Bài tập lớn hệ thống tin kế toán 2 topic chu trình thanh toán của người mua công ty pnj

Trong thờiđại số hóa, PNJ không ngừng đổi mới để nâng cao chất lượng quản lý, đặc biệt trong chutrình thanh toán – một mắt xích quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, quan hệvới n

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

Nhóm sinh viên:  Phùng Đăng Thảo Phương – 11225305

Nguyễn Thị Thùy Linh – 11223675

Giáo viên hướng dẫn: TS Đinh Thế Hùng

Hà Nội, ngày 08 tháng 02 năm 2025

 LỜI MỞ ĐẦU 

Trong bối cảnh cuộc Cách mạng Công nghiệp 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ, cácdoanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc ứng dụng công nghệ số trong quản lý và vậnhành Đặc biệt, trong lĩnh vực kế toán – tài chính, sự phát triển của các hệ thống thông tin

kế toán (AIS) không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ mà còn nâng cao tính chínhxác, minh bạch và hiệu quả trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp

Công ty Cổ phần Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận (PNJ) là một trong những doanhnghiệp hàng đầu trong ngành chế tác và kinh doanh trang sức tại Việt Nam Trong thờiđại số hóa, PNJ không ngừng đổi mới để nâng cao chất lượng quản lý, đặc biệt trong chutrình thanh toán – một mắt xích quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, quan hệvới nhà cung cấp, khách hàng và hiệu quả hoạt động kinh doanh Việc áp dụng các côngnghệ hiện đại vào chu trình thanh toán giúp PNJ kiểm soát tốt hơn các giao dịch tài chính,giảm thiểu rủi ro, tăng tính bảo mật và nâng cao năng suất làm việc

Bài tập lớn này được thực hiện với mong muốn phân tích chuyên sâu về chu trìnhthanh toán của PNJ trong bối cảnh công nghệ số, từ đó đánh giá những lợi ích, hạn chế và

đề xuất giải pháp cải tiến Dưới sự hướng dẫn tận tình của Giáo sư Đinh Thế Hùng,chúng em có cơ hội tiếp cận, nghiên cứu và vận dụng kiến thức môn học "Hệ thống thôngtin kế toán 2" vào thực tế doanh nghiệp Chúng em hy vọng bài tập này sẽ không chỉ làmột báo cáo học thuật mà còn mang lại góc nhìn thực tiễn, hữu ích trong việc nâng caochất lượng quản lý tài chính của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số

Chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Giáo sư Đinh Thế Hùng vì nhữngbài giảng đầy tâm huyết, giúp chúng em tiếp cận sâu sắc hơn với lĩnh vực hệ thống thôngtin kế toán Đồng thời, chúng em cũng chân thành cảm ơn công ty PNJ đã cung cấpnhững thông tin thực tế quý báu, giúp chúng em có cơ sở để phân tích và nghiên cứu.Chúng em mong nhận được sự góp ý từ thầy để bài tập này được hoàn thiện hơn!

MỤC LỤC

      LỜI MỞ ĐẦU  2

Phần I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY PNJ 4

1 Thông tin chung về PNJ 4

2 Tầm nhìn, Sứ mệnh, Giá trị cốt lõi và mục tiêu 5

3 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển 5

4 Các nhãn hàng và sản phẩm của PNJ 6

a) Nhãn hàng 6

b) Sản phẩm PNJ 6

II, CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY PNJ 7

2.1 Mô tả chu trình 7

2.1.1.Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình 11

2.1.2 Xác định các chứng từ sử dụng: 12

2.2 Sơ đồ dòng dữ liệu 13

2.2.1 Hoạt động nhận đặt hàng 15

2.2.2 Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa dịch vụ: 16

2.2.3 Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ: 16

2.2.4 Hoạt động thu tiền: 17

2.3 Lưu đồ chứng từ 18

2.3.1 Hoạt động nhận đặt hàng: 19

2.3.2 Hoạt động xuất kho, lập hóa đơn 19

2.3.3 Hoạt động ghi sổ: 19

2.3.4 Hoạt động thu tiền: 20

III CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT ĐANG ÁP DỤNG 20

IV ĐỀ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP ĐỂ KIỂM SOÁT TỐT HƠN 22

V KẾT LUẬN 22

TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

Phần I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY PNJ 

1 Thông tin chung về PNJ 

Tên doanh nghiệp  CÔNG TY CỔ PHÀN VÀNG BẠC ĐÁ QUÝ PHÚ NHUẬN

Tên tiếng Anh  Phu Nhuan Jewelry Joint Stock Company

Loại hình công ty  Công ty cổ phần

Người đại diện theo

pháp luật  Bà Cao Thị Ngọc Dung - Chủ tịch HĐQT PNJ

      Hiện tại, công ty PNJ có gần 7000 nhân viên với hệ thống bán sỉ, và gần 400 cửa hàng bán lẻtrải rộng trên toàn quốc Bên cạnh đó, Công ty TNHH Chế tác và Kinh doanh Trang Sức PNJ(PNJP) có công suất sản xuất đạt trên 4 triệu sản phẩm/năm, được đánh giá là một trong nhữngnhà máy chế tác nữ trang lớn nhất khu vực Châu Á với đội ngũ gần 1.500 nhân viên. 

        Trải qua hơn 30 năm hình thành và phát triển, PNJ đã đạt đươc nhiều thành tựu đáng kể: thuộc Top 500 nhà bán lẻ hàng đầu Châu Á Thái Bình Dương, Giải thưởng Chất lượng Châu Á Thái Bình Dương, Thương hiệu quốc gia, Top 100 Môi trường làm việc tốt nhất Việt Nam, Môi trường làm việc tốt nhất châu Á, Vietnam HR Awards 2020 … 

2 Tầm nhìn, Sứ mệnh, Giá trị cốt lõi và mục tiêu 

-   Tầm nhìn: “Trở thành công ty hàng đầu Châu Á về chế tác trang sức và bán lẻ sản phẩm tôn

vinh vẻ đẹp, vươn tầm thế giới.” 

-  Sứ mệnh: “PNJ không ngừng sáng tạo để mang lại những sản phẩm tinh tế với giá trị thật để

tôn vinh vẻ đẹp cho con người và cuộc sống.” 

- Giá trị cốt lõi: “Chính trực để trường tồn, Kiên định bám mục tiêu, Quan tâm cùng phát triển,

Tận tâm vì khách hàng, Tiên phong tạo khác biệt.” 

3 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển 

a 1998 – 1992: Hình thành và xác định chiến lược 

 Ngày 28/04/1988, cửa hàng Kinh doanh Vàng bạc Phú Nhuận ra đời trực thuộc UBND Quận Phú Nhuận trong thời điểm ngành kim hoàn chưa phát triển và thị trường còn nhiều hạn chế        Năm 1992, chính thức mang tên công ty Vàng Bạc Đá Quý Phú Nhuận và xác định chiến lược phát triển trở thành nhà sản xuất kinh doanh trang sức chuyên nghiệp Tại thời điểm này, PNJ còn mở rộng hoạt động bằng việc sáng lập Ngân hàng Đông Á với tỷ lệ vốn góp 40%.(Công

ty đổi tên thành Công ty Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận). 

b 1993 – 2000: Mở rộng mạng lưới và ngành nghề 

 Năm 1994, PNJ thành lập chi nhánh đầu tiên tại Hà Nội, mở đầu cho chiến lược mở rộng hệ thống trên toàn quốc Sau đó, lần lượt các chi nhánh như Đà Nẵng năm 1998, Cần Thơ năm1999,

hệ thống PNJ luôn được mở rộng không ngừng. 

      Chỉ sau vài năm, trang sức PNJ nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường, được người tiêu dùng tin yêu và khẳng định uy tín của mình với các danh hiệu và giải thưởng đạt được: 

 Chứng nhận danh hiệu “Hàng Việt Nam chất lượng cao”. 

 Huân chương Lao động Hạng 3, Huân chương Lao động Hạng 2. 

 Được tổ chức DNV cấp chứng nhận Hệ thống Quản trị Chất lượng theo tiêu  

chuẩn ISO. 

c 2001 – 2004: Đẩy mạnh xây dựng thương hiệu và thực hiện cổ phần hóa 

      Năm 2001, Nhãn hiệu PNJ Silver chính thức ra đời song song với việc tiếp tục phát triển nhãnhàng trang sức vàng PNJ bằng nhiều chương trình tiếp thị bùng nổ với sự bảo trợ của Hội đồng vàng thế giới. 

      Ngày 2/1/2004: PNJ chính thức cổ phần hóa, chuyển đổi từ doanh nghiệp kinh tế Đảng thành Công ty Cổ phần Vàng Bạc Đá Quý Phú Nhuận Cũng trong thời gian này, PNJ đạt danh hiệu Top 500 Doanh nghiệp bán lẻ hàng đầu Châu Á – Thái Bình Dương và đón nhận Huân chương Lao động Hạng nhất. 

d 2005 – 2008: Tái tung thương hiệu và phát triển nhãn hàng cao cấp 

     Đây là giai đoạn phát triển khá mạnh mẽ của PNJ trên mọi mặt Bên cạnh PNJ, PNJSilver thìnhãn hiệu trang sức CAO Fine Jewellery chính thức ra đời Song song đó, PNJ còn là nhà tài trợtrang sức và vương miện cho cuộc thi Hoa hậu Hoàn vũ 2008 tổ chức tại Việt Nam. 

      Vào ngày 3/4/2008, PNJ chính thức thay đổi logo mới nhân kỷ niệm 20 năm thành lập và pháttriển với hình ảnh chuyên nghiệp, xứng tầm cho chặng đường mới PNJ trở thành một trong 200doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam theo công bố của chương trình Phát triển của Liên hợp quốc(UNDP) và vinh dự đón nhận danh hiệu cao quý do Chủ tịch nước trao tặng: Huân chương Độclập Hạng ba. 

4 Các nhãn hàng và sản phẩm của PNJ 

a) Nhãn hàng 

- Cửa hàng PNJ Gold: Hướng đến những đối tượng khách hàng là nữ có độ tuổi từ 25 – 45.

Những khách hàng này thường có mức thu nhập và chi tiêu từ trung bình khá trở lên. 

- Cửa hàng PNJ Silver: Hướng đến nhóm khách hàng trẻ có độ tuổi từ 15 –25 Những khách

hàng của nhóm này thường là những đối tượng yêu thích phụ kiện thời trang và thích khẳng địnhmình. 

- Cửa hàng CAO Fine Jewellery: Nhóm khách hàng mà PNJ muốn hướng đến là những khách

hàng có thu nhập cao Là những khách hàng Việt kiều, hay du khách nước ngoài,… những ngườisẵn sàng chi trả cho những sản phẩm trang sức đắt tiền. 

- Xuất khẩu thành phẩm vàng bạc nữ trang: Tính đến thời điểm hiện tại PNJ đang là doanh

nghiệp duy nhất hoạt động trong mảng xuất khẩu này Thị trường mà PNJ hướng đến chủ yếu làcác thị trường của Mỹ, Đức, Đan Mạch,… 

b) Sản phẩm PNJ 

- Dòng sản phẩm đá quý PNJ: Đá quý PNJ là sản phẩm đa dạng về chủng loại, nhiều màu sắc.

Nó mang đến cho khách hàng sự cuốn hút, tò mò và đầy hấp dẫn Đây là dòng sản phẩm mangtầm nghệ thuật cao và ngày càng trở nên phổ biến trên thị trường. 

- Dòng sản phẩm kim cương: Kim cương mang trong mình sự cuốn hút không có giới hạn,

mang đầy nét bí ẩn phía sau sự lộng lẫy và sang trọng của nó Đây là sản phẩm tượng trưng chotình yêu và sự lãng mạn trong cuộc sống Kim cương của PNJ có độ tinh khiết cao, giác cắt hoànhảo mang đến sự tinh xảo cho sản phẩm Tùy vào từng mẫu sẽ có họa tiết khác nhau, số lượngkim cương được đính khác nhau. 

- Sản phẩm vàng: Tại các cửa hàng vàng bạc đá quý PNJ luôn trưng bày nhiều loại như: Vàng

miếng SJC, vàng 18K, vàng 9999 – vàng 24K,… Hay các loại vàng miếng thần tài, vàng 12 congiáp PNJ phục vụ cho những ngày lễ thần tài,… Ngoài ra còn có thêm các loại tượng phật phongthủy, tranh phong thủy,… làm bộ quà tặng phục vụ cho các doanh nghiệp. 

- Dòng sản phẩm đồng hồ cao cấp: Năm 2019, PNJ bắt đầu triển khai kinh doanh đồng hồ Tại

đây, đồng hồ được làm từ những chất liệu cao cấp theo tiêu chuẩn quốc tế, với nhiều thương hiệunổi tiếng như: Thụy Sĩ, Nhật Bản, Italy,… 

II, CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY PNJ

chính xử lý 

1 Xử lý đặt 

hàng

Khách  hàng 

Yêu cầu đặt hàng  - Ngoài

Bộ phận  bán hàng

Nhận yêu cầu đặt hàng trên

hệ thống. 

Kiểm tra sản phẩm, hàng hóa. 

Kiểm tra thông tin, lịch sử khách hàng trên hệ th

- -

+ Liên 2: chuyển cho BP gửi hàng. 

+ Liên 3, 4: chuyển cho nhân viên kho (BP kho)

+ Liên 5: lưu trữ tại BP

+ + + +

Bộ phận  tín dụng

Nhận yêu cầu kiểm tra tín dụng. 

Kiểm tra tín dụng. 

Phản hồi kết quả kiểm tra tín dụng: 

+ Đạt yêu cầu: chuyển thông tin xác nhận để lập lệnh bán hàng về BP bán hàng. 

- + +Trong

+ Không đạt yêu cầu: không phê duyệt và báo

Nhận liên 3, 4 lệnh bán hàng từ nhân viên tư vấnbán hàng. 

Lưu trữ liên 4 lệnh bán hàng. 

Kiểm tra số lượng, mẫu mã hàng trong kho so  với đơn đặt hàng. 

Lập phiếu xuất kho 3 liên: 

+ Liên 1: chuyển cho nhân viên thu ngân (BP lập  hóa đơn). 

+ Liên 2: chuyển cho BP gửi hàng giữ + Liên 3:

lưu trữ

- + + + Trong

12

Bộ phận  gửi hàng

Nhận liên 2 lệnh bán hàng từ BP xử lý đặt hàng. 

Nhận liên 3 lệnh bán hàng đã duyệt và liên 2  phiếu xuất kho. 

Lập phiếu giao hàng 3 liên: 

+ Liên 1: chuyển cho BP lập hóa đơn + Liên 2: lưu trữ. 

+ Liên 3: gửi cho khách hàng. 

Gửi hàng cho khách hàng qua đơn vị vận  chuyển. 

Lưu trữ tại BP theo STT: 

+ Liên 2 phiếu xuất kho. 

+ Liên 2 lệnh bán hàng

- 

- + 

- +Trong

Đơn vị vận chuyển

Nhận hàng từ BP gửi hàng Vận chuyển hàng đến

KH

- -Ngoài

Khách  hàng

Kiểm tra hàng hóa được giao. 

Nhận liên 3 phiếu giao hàng từ BP gửi hàng

- -Ngoài

3 Lập hóa 

đơn

Bộ phận  lập hóa  đơn

Chọn đơn hàng trên ERP. 

+ Liên 2: chuyển cho BP kế toán. 

+ Liên 3: ghi sổ và lưu trữ

+ 

- 

- 

- +Trong

4  Thu tiền  Bộ phận kế

toán

Nhận giấy báo có từ ngân hàng. 

Ghi sổ chi tiết khách hàng theo chứng từ

- +Trong

13

Ngân hàng Chuyển tiền của KH cho PNJ. 

Gửi giấy báo có cho PNJ

- -Ngoài

Khách  hàng

Nhận liên 1 hóa đơn và liên 1 phiếu thu

Thanh toán tiền: 

+ Thanh toán trực tiếp với PNJ. 

+ Thanh toán qua ngân hàng

- -Ngoài

5 Hàng bán  bị Khách   Trả hàng kèm theo hóa đơn mua hàng.  - Ngoài

trả lại hàng 

Bộ phận  bán hàng

Nhận hàng trả lại cùng hóa đơn. 

Kiểm tra hàng. 

Lập phiếu nhập kho 2 liên: 

+ Liên 1: chuyển BP kế toán. 

+ Liên 2: lưu trữ

- + + Trong

Bộ phận kế toán

Nhận liên 2 phiếu nhập kho từ BP bán hàng

Kiểm tra thông tin đơn hàng. 

Lập phiếu chi 2 liên: 

+ Liên 1: chuyển cho thủ quỹ. 

+ Liên 2: lưu trữ.  

Ghi sổ

- + + +Trong

Thủ quỹ Nhận phiếu chi từ BP kế toán. 

Chi tiền trả cho khách. 

Lưu phiếu chi

- + +Trong

2.1.1.Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình

Các hoạt động Thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý

Hoạt động đặt hàng - Thông tin về hàng hóa cần bán (tên hàng, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, địa

điểm giao hàng)

- Thông tin về hàng tồn kho (tên hàng, số lượng, đơn giá)

- Thông tin về khách hàng (tên, địa điểm, mã số thuế, số dư nợ phải thu, số tài khoản)

- Thông tin về nợ phải thu (khách hàng, thời hạn thanh toán, số dư nợ chi tiết theotừng khách hàng, tuổi nợ)

- Tổng hợp tình hình đặt hàng hàng tháng theo từng khách hàng

Hoạt động lập hóa đơn - Thông tin về hàng hóa (tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng thành tiền)

- Thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế, thời hạn thanh toán, phương thứcthanh toán, số tài khoản)

Hoạt động xuất kho,

giao hàng

- Thông tin về hàng hóa cần xuất (tên hàng, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, địađiểm giao hàng, người giao hàng)

- Thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ)

Hoạt động Ghi sổ - thông tin về hàng tồn kho (hàng hóa, số lượng, trạng thái tồn tại như ở kho,cửa hàng

hay hàng đang chuyển), doanh thu (mặt hàng, khách hàng, khu vực, kênh phân phối),giá vốn hàng bán(mặt hàng, nhóm hàng)

-Thông tin về nợ phải thu ( khách hàng, thời hạn thanh toán, số dư nợ phải thu chi tiếttheo từng khách hàng, tuổi nợ)

- Tổng hợp theo dõi chi tiết theo từng hóa đơn, theo dõi số dư tổng hợp

Hoạt động thu tiền - Thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế, thời hạn thanh toán, phương

- Thông tin về phương thức thanh toán

- Tổng hợp quá trình thu tiền theo từng khách hàng

Đơn đặt hàng Bộ phận bán

hàng

Bộ phận kinhdoanh

-Hoạt động nhận đặt

hàng,-Xuất kho

-Ghi nhận sự đặt hàng của KH(mặt hàng, SL, chủng loại, thôngtin của KH)

-Để xem xét khả năng thanh toáncủa khách hàng

-Làm căn cứ để lập phiếu xuấtkho

Phiếu xuất

kho

Bộ phận kho(thủ kho lập)

-Xuất kho-Lâp hóa đơn-Giao hàng

- Ghi sổ

-Ghi số hàng thực xuất -Làm căn cứ lập hóa đơn bánhàng

-Kiêm luôn chức năng của phiếugiao hàng cho khách hàng

Hóa đơn bán

hàng (Hđ

GTGT)

Phòng kế toánlập (kế toán kholâp)

Phòng kế toán (Kếtoán trưởng)

-Giao hàng-Ghi sổ

-Để khách hàng làm căn cứ đểthanh toán công nợ cho công ty, -làm chứng từ để kê khai và nộpthuế,

-Làm căn cứ để ghi nhận doanhthu

Biên bản đối

chiếu công

nợ

Phòng kế toán( kế toán công nợlập)

Giám đốc -Thu tiền -Để đối chiếu số trên sổ sách của

công ty với số theo ghi chép củakhách hàng

-Làm căn cứ để khách hàngthanh toán nợ

Phiếu thu Phòng kế toán

(kế toán tiền lập)

-Thu tiền -Ghi nhận số tiền thực thu từ

khách hàng -Làm căn cứ ghi sổ quỹ , sổ chitiết liên quan

2.2 Sơ đồ dòng dữ liệu

Chu trình thanh toán

Sơ đồ cấp 0 hoạt động và dòng thông tin trong chu trình thanh toán

2.2.1 Hoạt động nhận đặt hàng

Hoạt động đầu tiên bắt đầu cho chu trình doanh thu là hoạt động nhận đặt hàng Hoạt độngnày sẽ tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, xem xét khả năng, điều kiện để đáp ứng các yêucầu của khách hàng và thông tin cho khách hàng kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng.Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở cho hoạt động đặt hàng thực hiện là các yêu cầu về hàng hóa,dịch vụ từ khách hàng chuyển đến

Các nội dung thực hiện trong hoạt động đặt hàng có thể biểu diễn trong sơ đồ dòng dữ liệusau:

Khách hàng 

Dữ liệu  hàng hóa  Đặt hàng