Xu hướng phát triển của ngành công nghiệp sự kiện

Xu hướng phát triển của ngành công nghiệp sự kiện Xu hướng phát triển của ngành công nghiệp sự kiện Xu hướng phát triển của ngành công nghiệp sự kiện

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC

XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -

TIỂU LUẬN CUỐI KỲ

BỘ MÔN TỔNG QUAN SỰ KIỆN

Đề bài : Xu hướng phát triển của ngành công nghiệp sự kiện

Họ và tên : Nguyễn Thị Bích Liên

Mssv : 19031548

Giảng viên : ThS Bùi Nhật Quỳnh

Khoa : Quản trị Dịch vụ Du lịch và Lữ hành

Hà Nội, tháng 6, năm 2022

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 4

NỘI DUNG 4

I Các nhân tố cơ bản thúc đẩy sự ra đời của ngành công nghiệp sự kiện 4

1.Bốn nhân tố chủ chốt thúc đẩy sự ra đời của ngành công nghiệp sự kiện 4

1.1 Sự gia tăng mạnh mẽ nhu cầu tổ chức sự kiện 4

1.2 Yêu cầu tính chuyên môn hóa trong công tác tổ chức sự kiện để đảm bảo sự kiện mang lại những trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng và các bên liên quan 5

1.3 Những thành tựu về công nghệ tin học và truyền thông 9

1.4 Sự gia tăng các nhà tài trợ, cũng như sự ủng hộ của các chính phủ đối với sự kiện 11

II Tình hình tổ chức sự kiện ở Việt Nam 11

2 Thực trạng và giải pháp về tổ chức sự kiện ở Việt Nam 11

2.1 Thực trạng 12

2.2 Giải pháp đầu tư đúng mức, đúng trọng điểm kích thích sự phát triển 13

III.Xu hướng phát triển của ngành công nghiệp sự kiện trong tương lai 14

3 Năm xu hướng tổ chức sự kiện trong tương lai 14

3.1 Tổ chức sự kiện chú trọng đến công nghệ 14

3.2 Tổ chức sự kiện gắn liền sự bùng nổ truyền thông 14

3.3.Tổ chức sự kiện xanh 15

3.4 Tổ chức sự kiện theo cách thức kết nối mới 15

3.5 Tổ chức sự kiện đội nhóm gắn với bán hàng 16 KẾT LUẬN 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO 18

MỞ ĐẦU

Từ thuở xa xưa, con người đã tổ chức sự kiện để hiện thực hóa ý tưởng về các lực lượng siêu nhiên chi phối mạnh mẽ cuộc sống của mình và để ghi lại những dấu mốc cho cuộc sống của họ Tuy nhiên, lúc đó sự kiện do các thành viên trong cộng đồng cùng chung tay tổ chức Mãi cho đến cuối những năm 80 thế kỷ 20 ngành công nghiệp sự kiện mới ra đời Mặc dù mới ra đời , nhưng ngành công nghiệp này có tốc độ phát triển rất nhanh và hứa hẹn sẽ còn tiếp tục phát triển mạnh mẽ trong tương lai Ở khuôn khổ bài tiểu luận này, tôi xin được bàn luận về một khía cạnh nhỏ của ngành công nghiệp sự

kiện đó là Xu hướng phát triển của ngành công nghiệp sự kiện Để làm

rõ cho vấn đề này, bài tiểu luận sẽ nghiên cứu các khía cạnh : Các nhân tố

cơ bản thúc đẩy sự ra đời của ngành công nghiệp sự kiện, tình hình tổ chức

sự kiện ở Việt Nam, xu hướng phát triển của ngành công nghiệp sự kiện trong tương lai

NỘI DUNG

I Các nhân tố cơ bản thúc đẩy sự ra đời của ngành công nghiệp sự kiện

1 Bốn nhân tố chủ chốt thúc đẩy sự ra đời của ngành công nghiệp sự kiện 1.1 Sự gia tăng mạnh mẽ nhu cầu tổ chức sự kiện

Thuở ban đầu, sự kiện được các thành viên trong cộng đồng cùng chung tay tổ chức Chưa hề có tổ chức sự kiện nào đảm nhiệm Các sư kiện lúc đó quy mô chưa lớn, khởi đầu chỉ là những nghi thức đơn giản, chưa được tổ chức một cách bài bản, mà chỉ là sự tập hợp các thành viên của cộng đồng nhỏ nơi sinh

sống theo dòng thời gian, những lần tập hợp để tiến hành các sự kiện đó của cộng đồng dần được bồi đắp thêm những yếu tố mới Càng ngày , giao lưu kinh

tế và văn hóa càng phát triển Theo đó, nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng gia tăng Đặc biệt trong xã hội hiện đại, sự kiện đang phát triển với tốc độ nhanh chóng đi cùng với nhu cầu quảng bá hình ảnh điểm đến, quảng bá thương hiệu

và sản phẩm mới của các doanh nghiệp: Đó là nhu cầu tổ chức những sự kiện khác nhau, chẳng hạn, hội nghị khách hàng, lễ ra mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành, các cuộc thi lớn ( thi tiếng hát truyền hình, hội thao), hội thảo, triển lãm…

Sự tăng trưởng nhanh chóng của các sự kiện trong những thập kỷ qua đã dẫn đến sự ra đời các cá nhân, các tổ chức và các hiệp hội chuyên đảm nhiệm hoạt động tổ chức sự kiện và các nhà chuyên cung cấp dịch vụ cho sự kiện Trên cơ

sở đó hình thành một ngành công nghiệp sự kiện, gồm những người thực hiện, nhà cung cấp và các hiệp hội chuyên nghiệp Trong bối cảnh nhiều quốc gia trên thế giới đã nhanh chóng nhận ra những cái lợi ích sự kiện mang lại, nên đã

có những nỗ lực đầu tư cho lĩnh vực này

Ví dụ tiêu biểu tại nước Úc, vào những năm 80, các doanh nhân của thời kỳ bùng nổ kinh tế tại đây đã nhanh chóng nhận được tiềm năng của lĩnh vực sự kiện, Cuộc thi tranh Cup quốc phòng của Mỹ tại Perth và Fremantle năm

1986-1987 đã được xem như là một cơ hội để đưa Perth lên bản đồ, nhằm thu hút những lợi ích quan trọng về kinh tế và du lịch đến vùng Tây nước Úc Năm

1988 đã có một sự bùng phát về sự kiện đặc biệt, với Lễ kỉ niệm hai trăm năm nước Úc nhiều người đã nhận thức như là chương trình kỷ niệm lớn và sựu kiện

du lịch Sự bùng nổ này đã được chính quyền và công chúng ủng hộ Đây là điều chưa từng có trước đây ở đất nước này

1.2 Yêu cầu tính chuyên môn hóa trong công tác tổ chức sự kiện để

đảm bảo sự kiện mang lại những trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng và các bên liên quan

Vậy trước khi tìm hiểu về những yêu cầu chuyên môn hoá trong công tác tổ chức sự kiện thì ta sẽ tìm hiểu về tổ chức sự kiện là gì

Tổ chức sự kiện :

Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được

Ở những nước phát triển tổ chức sự kiện được xem như một ngành, một nghề đặc thù Vì thế, họ đã có cả một hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối đầy

đủ và chặt chẽ Theo đó, tổ chức sự kiện bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:

– Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh

– Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…

– Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

– Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm

– Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại

– Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí

– Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,

– Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…

– Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…

– Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…

– Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề

– Workshops: Bán hàng

– Conferences: Là các buổi Hội thảo

– Conventions: Là các buổi Hội nghị

– Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội

– Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao

– Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing

– Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại

– Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Một quy trình tổ chức sự kiện “chuẩn” bao gồm những nội dung sau:

– Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện:

+ Hiểu biết về thương hiệu/ nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện

+ Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực,…

+ Hình thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

+ Chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,…

+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện

– Giai đoạn thực hiện sự kiện:

+ Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện

+ Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện

+ Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện

+ Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện

+ Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện

+ Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới

– Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:

+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện

+ Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện

+ Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện

+ Chăm sóc khách hàng

Ngoài ra trong quá trình thực hiện sự kiện bạn cần phải có phương án dự phòng

và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện cũng như đảm bảo vệ sinh, an toàn

và an ninh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, …

1.3 Những thành tựu về công nghệ tin học và truyền thông

Công nghệ thông tin và truyền thông đựơc ví như đòn bẩy để tạo nên điểm sáng của ngành công nghiệp sự kiện Nếu như trước đây, việc tổ chức sự kiện cần một không gian , và đòi hỏi những bên liên quan tham gia vào sự kiện một cách trực tiếp thì giờ đây, công nghệ giải quyết cho ta vấn đề về thời gian và tối ưu hoá vấn đề đi lại, một minh chứng không thể phủ nhận mức độ mang tính giải pháp của nó là đại dịch Covid 19 Khi mà cả nhân loại phải ghánh chịu sự mất mát và điều trị cách ly thì những hoạt động tụ tập là điều không thể diễn ra được Các cuộc họp khẩn cấp, hội thảo trong nhiều lĩnh vực đều đã chuyển sang hình thức online, trực tuyến

Các công nghệ tổ chức sự kiện hiện đại đang dần tạo nên những xu hướng mới, mang đến những trải nghiệm độc đáo và thú vị cho người tham dự Thay vì tổ chức các chương trình sự kiện theo lối mòn đã quá nhàm chán và quen thuộc, nhiều doanh nghiệp đã chủ động đón đầu xu hướng này, nắm bắt kịp thời xu hướng chuyển đổi công nghệ trong thời đại mới

Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 đã mang đến những thay đổi lớn về cách thức

và hành vi sử dụng công nghệ Chưa bao giờ các thiết bị công nghệ lại phổ biến

và phát triển nhanh như lúc này Giờ đây, chúng ta hoàn toàn có thể nhìn thấy, trải nghiệm, tương tác trong những không gian ảo hay chứng kiến những màn trình diễn tuyệt vời thông qua các ứng dụng công nghệ tại sự kiện Nhiều công nghệ tổ chức sự kiện hiện đại liên tục ra đời và đang định hình nên một tương lai mới cho ngành sự kiện

Một ví dụ điển hình là công nghệ ứng dụng RFID

Công nghệ ứng dụng RFID : Được biết đây là một công nghệ ứng dụng trường điện tử để có thể nhận dạng tự động và theo dõi các thẻ hỗ trợ được gắn vào

đối tượng vật thể Nói cách khác, RFID chính là một kỹ thuật nhận dạng sóng

vô tuyến từ xa và cho phép đọc dữ liệu trên một con chip qua đường dẫn sóng

vô tuyến trong khoảng cách phù hợp

RFID kiểm soát số lượng, thông tin khách mời

Đối với những khách mời khi tham dự sự kiện sẽ được nhà tổ chức cấp cho 1 vòng đeo tay RFID với đầy đủ thông tin cá nhân: Tên, đơn vị công tác, điện thoại, mã số…

Khi đến cổng chính kiểm soát, khách mời chỉ cần đưa vòng tay vào thiết bị đầu đọc RFID để hiển thị thông tin check in trên hệ thống quản lý Lập tức hệ thống

sẽ thông báo và xác nhận xem khách mời đó có trong danh sách tham dự hay không Đối với những sự kiện có phân chia khu vực rõ ràng như: Khu vực dành cho khách V.I.P và khu vực khách thường RFID cũng sẽ thông báo tại cổng check in ra vào, qua đó nhân viên sẽ hướng dẫn đúng vị trí khu vực ứng từng hạng vé mời

Việc trang bị ứng dụng RFID này giúp đơn vị tổ chức sự kiện

• Xác định chính xác đối tượng tham gia sự kiện, tránh tình trạng gian lận, trà trộn, vé chợ đen

• Cập nhật, kiểm tra nhanh chóng danh sách khách mời có trên hệ thống

• Giảm thời gian, nhân lực đáng kể và tránh tình trạng xếp hàng, ùn tắc

• Dịp Pr giúp cho đơn vị tổ chức thể hiện tính hiện đại và chuyên nghiệp

RFID giúp xác định vị trí khách mời

Để hoành thành được vai trò này, nhà tổ chức cần 1 thiết bị hỗ trợ gọi là ăng-ten RFID, ăng-ăng-ten này hoạt động ngay cả môi trường trong và ngoài trời, được

lắp vào các vào các góc ở khu vực tổ chức sự kiện Ăng ten RFID có hiệu suất

và phạm vi hoạt động rộng lớn do đó sẽ giúp thu thập tín hiệu phát ra trên vòng đeo tay khách mời một cách nhanh chóng Nhờ đó hệ thống xác định được danh tính và vị trí khách mời đang đứng Ứng dụng này sẽ giúp ích rất nhiều trong những trường hợp khẩn cấp, cần xác định vị trí khách mời để liên lạc

RFID đang được sử dụng rất rộng rãi và dẫn đầu xu hướng trong hoạt động tổ chức, quản lý sự kiện

phủ đối với sự kiện

Tổ chức sự kiện là ngành mới tại Việt Nam nhưng đang bước vào giai đoạn phát triển mạnh mẽ

Theo thống kê, thị phần cho tổ chức sự kiện, hội nghị tại TP.HCM đã đạt tới hơn 1.900 tỷ đồng, được trải đều cho các nhà hàng khách sạn cao cấp đến trung cấp; các trung tâm yến tiệc, hội nghị và con số này sẽ không ngừng tăng Dịp cuối năm, bên cạnh các sự kiện lớn như hội thảo, hội nghị, trưng bày, triển lãm… thì các hình thức tổ chức liên hoan, gặp mặt, hội họp của các ban ngành đoàn thể cũng được dự báo tăng mạnh

Khu vực TP.HCM sẽ không chỉ là điểm tổ chức của các doanh nghiệp tại chỗ

mà với quy mô, thương hiệu sẵn có, dự báo các trung tâm tổ chức hội nghị yến tiệc ở đây còn thu hút một lượng lớn khách hàng từ các tỉnh như: Bình Dương, Đồng Nai, Tây Ninh, Long An… về Sài Gòn đặt tiệc dịp cuối năm và dự báo

sẽ tăng từ 25% đến 35% so với lượng khách nội tại

II Tình hình tổ chức sự kiện ở Việt Nam

2 Thực trạng và giải pháp về tổ chức sự kiện ở Việt Nam

2.1 Thực trạng

Trở về thời điểm 10 năm về trước, khi đó ngành tổ chức sự kiện ở Việt Nam vẫn còn rất mới mẻ đối với nhiều người Thậm chí nhiều người còn chưa hiểu ngành dịch vụ này là như thế nào Bởi đa số nếu các doanh nghiệp hay công ty muốn tổ chức sự kiện sẽ tự làm chứ không đi thuê ngoài cho mất công cả Thời điểm đó ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam ta không được phát triển và nhiều người biết đến cũng là do tác động của điều kiện kinh tế xã hội đang còn chậm phát triển, nên doanh nghiệp cũng chưa nhận thức rõ rệt việc định vị quảng bá thương hiệu khác rộng hơn Trong khi đó ở trên thế giới lĩnh vực này

đã trở thành 1 ngành không thể thiếu ngày càng phát triển hơn và vững mạnh

từ lâu rồi Vậy cho nên các sự kiện tự tổ chức của các công ty tại Việt Nam ta thời đó vẫn còn rất sơ xài, đơn giản và chưa có bài bản Nhưng chỉ trong khoảng 5 năm trở lại đây, ngành tổ chức sự kiện đã bùng phát

và dần có vị thế hơn Cùng với đó sự phát triển của một số dịch vụ tổ chức sự kiện cũng đã được nhiều doanh nghiệp quan tâm và đầu tư hơn Một số các đơn

vị doanh nghiệp, công ty, đoàn thể ngay từ đầu đã xác định phương hướng phát triển của họ là đẩy mạnh quảng bá công ty, quan tâm chăm lo cho nhân viên và lấy được sự tin tưởng, thiện cảm của đối tác, khách hàng Họ đã tham vấn với những công ty tổ chức sự kiện để dàn dựng sao cho sự kiện trở nên ấn tượng và thu hút Nhờ vậy cho nên ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam dần phát triển mạnh mẽ và bùng phát trong những năm trở lại đây

Việt Nam hiện nay có đến hàng trăm doanh nghiệp, tổ chức có cung cấp dịch

vụ tổ chức sự kiện lớn và chuyên nghiệp; đồng thời cũng có vô vàn doanh nghiệp, tổ chức nhỏ, lẻ không chuyên khác Và ngày nay phải nói rằng những công ty tổ chức sự kiện tại Việt Nam mọc lên như nấm nhưng chưa đủ độ chuyên nghiêp

Các doanh nghiệp uy tín, chuyên nghiệp và hoạt động lâu năm thì không nói đến, nhưng những công ty dịch vụ tổ chức sự kiện nhỏ đang hoạt động khá manh mún, thiếu chuyên nghiệp, thường mang đặc tính mạnh ai nấy làm và hầu