Báo cáo bài tập thực hành môn phân tích thiết kế phần mềm bài tập thực hành 6 viết báo cáo phân tích thiết kế phần mềm

Mô tả công việc Học viên làm bài test đầu vào online hoặc giấy; nhân viên ghi danh hoặc học vụ thu điểm và lưu lại kết quả.. Mô tả công việc Nhân viên ghi danh hoặc học vụ chọn lớp học

Lập dự trù, kế hoạch triển khai và bảo trì phần mềm

MSSV Họ tên Nội dung được phân công

22520008 Cao Thiên An 1.1 Khảo sát hiện trạng bằng phỏng vấn

1.2 Phân tích hiện trạng và yêu cầu cho tương lai

23521469 Lê Vũ Khánh Thảo 1.3 Xác định phạm vi, khả năng, mục tiêu cho phần mềm mới 1.4 Đề xuất phương án và cân nhắc tính khả thi 1.5 Lập dự trù, kế hoạch triển khai và bảo trì phần mềm

1.1 Khảo sát hiện trạng bằng phỏng vấn 2

1.2 Phân tích hiện trạng và yêu cầu cho tương lai 6

1.3 Xác định phạm vi, khả năng, mục tiêu cho phần mềm mới 25

1.4 Đề xuất phương án và cân nhắc tính khả thi 26

1.5 Lập dự trù, kế hoạch triển khai và bảo trì phần mềm 28

1.1 Khảo sát hiện trạng bằng phỏng vấn

Kế hoạch phỏng vấn tổng quan

Hệ thống: Quản lý khách hàng tại trung tâm Anh ngữ

Người lập: Cao Thiên An

STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc

Tìm hiểu các bước nhân viên ghi danh thực hiện khi tiếp nhận khách hàng mới

Quy trình xếp lớp và kiểm tra đầu vào

Làm rõ cách thức đánh giá và phân lớp học viên 15/6/2025 15/6/2025

Tìm hiểu các thao tác tạo, chỉnh sửa, xóa lớp học

Quản lý điểm và lịch học

Làm rõ cách cập nhật điểm, lịch học, kết quả học tập

Chứng chỉ và chương trình học

Hiểu rõ yêu cầu tạo/chỉnh sửa chương trình học và cấp chứng chỉ

Quản lý và tra cứu thông tin khách hàng

Xác định các thông tin cần lưu trữ, cách thức tra cứu

Làm rõ cách tạo thống kê, báo cáo về quá trình, kết quả giảng dạy

• Bảng kế hoạch phỏng vấn

Bảng kế hoạch phỏng vấn

Hệ thống: Quản lý khách hàng tại trung tâm Anh ngữ

Bà Nguyễn Thị Hoa – Quản lý trung tâm Phân tích viên: Cao Thiên An

Chị Trần Thảo – Nhân viên học vụ

Vị trí:Phòng họp tại Trung tâm Anh ngữ

Phương tiện: Phỏng vấn trực tiếp, ghi âm kết hợp ghi chép bằng biểu mẫu

Thời gian bắt đầu: 8h30 ngày 17/06/2025

Thời gian kết thúc: 10h30 ngày

Chi tiết buổi phỏng vấn:

- Tổng quan về hệ thống hiện tại

- Tổng quan về buổi phỏng vấn:

• Chủ đề 1: Quy trình ghi danh

• Chủ đề 2: Quy trình xếp lớp và kiểm tra đầu vào

• Chủ đề 3: Quản lý lớp học

• Chủ đề 4: Quản lý điểm và lịch học

• Chủ đề 5: Chứng chỉ và chương trình học

• Chủ đề 6: Quản lý và tra cứu thông tin khách hàng

• Chủ đề 7: Thống kê, báo cáo

Phát sinh ngoài dự kiến

• Bảng câu hỏi và ghi nhận trả lời

Trả lời Kết quả quan sát

Chủ đề 1: Quy trình ghi danh

Câu 1: Quy trình ghi danh hiện tại được thực hiện như thế nào?

Nhân viên ghi danh trực tiếp tư vấn khóa học, sau đó điền thông tin cá nhân học viên vào biểu mẫu giấy hoặc file Excel, rồi gửi cho nhân viên học vụ để tạo lớp

Mỗi bước đều làm thủ công, thông tin dễ bị sai sót hoặc trùng lặp

Câu 2: Những thông tin nào bắt buộc phải thu thập khi ghi danh?

Họ tên, ngày sinh, số điện thoại, email, trình độ tiếng Anh hiện tại (tự khai hoặc kiểm tra sơ bộ), mục tiêu học, thời gian rảnh, phương thức thanh toán

Có mẫu ghi danh in sẵn nhưng không đồng bộ

Câu 3: Các khó khăn thường gặp trong quy trình ghi danh?

Trùng thông tin, sai chính tả, thất lạc thông tin, cập nhật chậm khi học viên đổi lịch hoặc hủy ghi danh

Ghi chú thủ công dễ bị bỏ sót, tìm lại thông tin mất thời gian

Chủ đề 2: Quy trình xếp lớp và kiểm tra đầu vào

Câu 1: Trung tâm hiện đang kiểm tra đầu vào của học viên như thế nào?

Học viên làm bài test giấy hoặc online, kết quả được nhân viên ghi chú vào sổ và thảo luận với quản lý để xếp lớp phù hợp

Không có hệ thống lưu trữ điểm rõ ràng, dễ thất lạc

Câu 2: Căn cứ vào đâu để quyết định học viên thuộc lớp nào?

Dựa vào điểm test, độ tuổi, thời gian học phù hợp và chương trình mong muốn (IELTS, Giao tiếp, Thiếu nhi, v.v.)

Xếp lớp dựa nhiều vào cảm quan, chưa có quy chuẩn tự động

Câu 3: Có xảy ra trường hợp sai lệch hoặc xếp lớp không phù hợp không?

Có, đặc biệt khi học viên không làm test, chỉ tự khai trình độ Lúc đó phải điều chuyển lớp sau vài buổi học

Việc đổi lớp gây xáo trộn sổ điểm và danh sách lớp

Chủ đề 3: Quản lý lớp học

Câu 1: Trung tâm tạo và quản lý lớp học bằng cách nào?

Dùng bảng Excel để lập danh sách lớp, mỗi lớp có một file riêng gồm thông tin học viên, lịch học, giáo viên và điểm danh

Mỗi lần cần tra cứu hoặc cập nhật phải mở nhiều file, dễ nhầm lẫn Câu 2: Việc thêm học viên mới hoặc rút học viên khỏi lớp được thực hiện như thế nào?

Nhân viên học vụ cập nhật file Excel thủ công và thông báo qua Zalo nội bộ cho giáo viên

Việc cập nhật không đồng bộ giữa các bộ phận

Câu 3: Việc cập nhật điểm, lịch học, kết quả học tập được thực hiện như thế nào? Điểm do giáo viên gửi về qua email hoặc Zalo, nhân viên học vụ nhập lại vào file Lịch học và kết quả tổng kết được nhập riêng, không liên kết tự động

Dễ dẫn đến sai sót và khó kiểm tra chéo giữa điểm danh, kết quả và học phí

Chủ đề 4: Quản lý điểm và lịch học

Câu 1: Điểm học viên được nhập và lưu trữ như thế nào?

Giáo viên gửi file hoặc chụp ảnh bảng điểm gửi Zalo Nhân viên học vụ nhập tay vào bảng Excel từng lớp

Không có phần mềm tổng hợp điểm tự động, dễ nhầm điểm hoặc mất dữ liệu

Câu 2: Trung tâm có lưu trữ lịch học và lịch dạy ở đâu?

Lịch được ghi trong Excel riêng từng lớp và được in ra dán tại bảng thông báo Nhân viên học vụ thông báo thay đổi qua nhóm Zalo

Việc thay đổi lịch thường không cập nhật kịp cho các bộ phận khác

Câu 3: Việc tính điểm tổng kết lớp học được thực hiện ra sao?

Dựa vào các cột điểm giữa kỳ, chuyên cần và cuối kỳ, nhân viên học vụ tính tổng kết trong Excel

Chưa có công thức chuẩn, đôi khi phải tính lại nếu học viên thắc mắc

Chủ đề 5: Chứng chỉ và chương trình học

Câu 1: Trung tâm hiện có bao nhiêu chương trình học?

Khoảng 6 chương trình chính: Anh văn thiếu nhi, thiếu niên, giao tiếp, TOEIC, IELTS, luyện nói, mỗi chương trình chia theo cấp độ

Không có tài liệu tổng hợp toàn bộ chương trình trong một hệ thống Câu 2: Việc cấp chứng chỉ hoàn thành khoá học được thực hiện như thế nào?

Khi lớp kết thúc, nhân viên học vụ in chứng chỉ theo mẫu có sẵn Word, điền tên học viên và gửi quản lý ký tên, đóng dấu

Có sai sót trong việc điền tên, sai chính tả do làm tay

Câu 3: Trung tâm có theo dõi học viên đã nhận chứng chỉ chưa?

Chưa có hệ thống theo dõi chính thức, chỉ ghi chú trong file hoặc sổ tay Nếu học viên mất thì tìm lại khó

Không có hệ thống đối chiếu giữa điểm tổng kết và số chứng chỉ đã cấp

Chủ đề 6: Quản lý và tra cứu thông tin khách hàng

Câu 1: Các thông tin nào của học viên cần lưu trữ?

Họ tên, ngày sinh, giới tính, số điện thoại, email, địa chỉ, chương trình học, lớp học hiện tại, lịch sử học tập và kết quả các khóa học

Thông tin được lưu rải rác trong nhiều file Excel, khó tra cứu nhanh

Câu 2: Khi cần tìm thông tin học viên cũ, nhân viên thường làm gì?

Phải mở từng file theo năm/lớp để dò tìm, thường mất thời gian và dễ bỏ sót.

Không có chức năng tìm kiếm tập trung theo tên, số điện thoại,

Câu 3: Trung tâm có chính sách bảo mật thông tin khách hàng không?

Hiện tại chưa có quy định cụ thể, chủ yếu là "niềm tin" nội bộ Chỉ nhân viên ghi danh và học vụ có quyền xem file thông tin

Có rủi ro bị lộ thông tin nếu file Excel bị chia sẻ hoặc thất lạc

Chủ đề 7: Thống kê, báo cáo

Câu 1: Trung tâm hiện có thực hiện thống kê số lượng học viên hoặc lớp học định kỳ không?

Có, thống kê hàng tháng gồm số lớp đang hoạt động, số học viên mới đăng ký, số học viên kết thúc khóa, do nhân viên học vụ tổng hợp bằng Excel

Việc thống kê mất nhiều thời gian, dữ liệu thủ công không đồng bộ, dễ sai sót

Câu 2: Các báo cáo nào thường được yêu cầu bởi quản lý?

Báo cáo tổng số học viên theo từng chương trình học, doanh thu từng tháng, tỷ lệ nghỉ học, kết quả lớp, danh sách học viên cần gia hạn hoặc kết thúc khóa

Các báo cáo đều làm tay, nhiều file Excel chồng chéo Không có mẫu chuẩn

Câu 3: Trung tâm mong muốn phần mềm mới hỗ trợ gì trong thống kê, báo cáo?

Tự động hóa các báo cáo, có thể lọc theo lớp, thời gian, học viên hoặc kết quả học tập Quản lý muốn xem thống kê trực quan, có biểu đồ hoặc xuất file PDF/Excel

Hiện chưa có phần mềm nào hỗ trợ, quản lý phải chờ nhân viên tổng hợp mất vài ngày

1.2 Phân tích hiện trạng và yêu cầu cho tương lai

• Tổng hợp các xử lý

Phần mềm: Quản lý khách hàng tại trung tâm Anh ngữ

Công việc: Ghi danh học viên mới

Số thứ tự: 1 Ngày lập 17//6/2025

Nhân viên ghi danh tiếp nhận thông tin từ học viên, tư vấn khóa học phù hợp, thu thập dữ liệu cá nhân và ghi nhận vào hệ thống

2 Điều kiện bắt đầu Học viên mới có nhu cầu đăng ký học tại trung tâm

Họ tên, ngày sinh, giới tính, SĐT, email, địa chỉ, mục tiêu học tập, thời gian rảnh

4 Kết quả đầu ra Học viên được tạo hồ sơ và lưu vào hệ thống

5 Nơi sử dụng Giao diện ghi danh học viên mới

6 Những quy tắc, điều kiện đi kèm

SĐT và email không trùng lặp; tất cả thông tin bắt buộc phải có định dạng đúng

Công việc: Tư vấn chương trình học phù hợp

Nhân viên ghi danh dựa trên mục tiêu học và trình độ đầu vào để tư vấn chương trình phù hợp (IELTS, Giao tiếp, Thiếu nhi, )

2 Điều kiện bắt đầu Học viên cung cấp mục tiêu học và thông tin sơ bộ về trình độ

Mục tiêu học tập, trình độ hiện tại (tự khai hoặc test nhanh), độ tuổi

4 Kết quả đầu ra Đề xuất chương trình học cụ thể cho học viên

5 Nơi sử dụng Giao diện tư vấn chương trình

6 Những quy tắc, điều kiện đi kèm Phải khớp với độ tuổi, trình độ và thời lượng phù hợp; nhân viên có thể sửa đổi nếu học viên test đầu vào

Công việc: Kiểm tra đầu vào cho học viên

1 Mô tả công việc Học viên làm bài test đầu vào online hoặc giấy; nhân viên ghi danh hoặc học vụ thu điểm và lưu lại kết quả

2 Điều kiện bắt đầu Học viên đăng ký ghi danh và chưa có điểm test đầu vào

3 Thông tin đầu vào Bài kiểm tra, họ tên, thông tin cá nhân

4 Kết quả đầu ra Điểm test đầu vào của học viên được lưu vào hồ sơ

5 Nơi sử dụng Giao diện nhập và lưu kết quả kiểm tra đầu vào

6 Những quy tắc, điều kiện đi kèm Mỗi học viên chỉ có một kết quả test hợp lệ trong vòng 6 tháng; điểm phải được nhập đúng định dạng

Công việc: Phân lớp học viên dựa trên kết quả đầu vào

1 Mô tả công việc Nhân viên ghi danh hoặc học vụ chọn lớp học phù hợp dựa trên điểm test, thời gian học và độ tuổi của học viên

2 Điều kiện bắt đầu Học viên đã hoàn thành test đầu vào và có hồ sơ ghi danh đầy đủ

3 Thông tin đầu vào Điểm đầu vào, độ tuổi, chương trình mong muốn, thời gian rảnh

4 Kết quả đầu ra Học viên được xếp vào lớp phù hợp và cập nhật danh sách lớp

5 Nơi sử dụng Giao diện phân lớp học viên

Không vượt quá sĩ số tối đa mỗi lớp; lớp phải đúng cấp độ; học viên chỉ có thể tham gia 1 lớp tại 1 thời điểm

Công việc: Tạo mới lớp học Số thứ tự: 5

1 Mô tả công việc Nhân viên học vụ tạo lớp học mới theo chương trình đào tạo, phân công giáo viên, thiết lập thời gian và thêm học viên

2 Điều kiện bắt đầu Có nhu cầu mở lớp mới do số lượng học viên đủ hoặc lịch đào tạo yêu cầu

Tên lớp, mã lớp, chương trình học, giáo viên phụ trách, thời gian học, danh sách học viên ban đầu

4 Kết quả đầu ra Lớp học mới được tạo trong hệ thống, có thể xem và chỉnh sửa

5 Nơi sử dụng Giao diện quản lý lớp học

6 Những quy tắc, điều kiện đi kèm Tên lớp không trùng lặp; thời gian học không trùng với lịch của giáo viên hoặc học viên

Công việc: Cập nhật thông tin lớp học

1 Mô tả công việc Nhân viên học vụ chỉnh sửa các thông tin như tên lớp, lịch học, giáo viên phụ trách hoặc trạng thái lớp khi có thay đổi

2 Điều kiện bắt đầu Có lớp học đã tồn tại trong hệ thống cần chỉnh sửa

Mã lớp, các thông tin cần thay đổi (giáo viên, lịch học, phòng học, )

4 Kết quả đầu ra Lớp học được cập nhật và thông tin được đồng bộ đến các bộ phận liên quan

Không được trùng tên lớp; lịch học mới không được trùng lịch của giáo viên; chỉ nhân viên học vụ có quyền chỉnh sửa

Công việc: Xoá lớp học Số thứ tự: 7

1 Mô tả công việc Khi lớp học bị hủy do không đủ học viên hoặc lý do nội bộ, nhân viên học vụ tiến hành xoá lớp khỏi hệ thống

2 Điều kiện bắt đầu Lớp chưa bắt đầu hoặc chưa có học viên tham gia, hoặc có quyết định từ quản lý

3 Thông tin đầu vào Mã lớp cần xoá

4 Kết quả đầu ra Lớp bị xoá hoàn toàn khỏi hệ thống hoặc chuyển về trạng thái

6 Những quy tắc, điều kiện đi kèm Không được xoá lớp đã có học viên hoàn thành; bắt buộc thông báo cho giáo viên và học viên trước khi huỷ

Công việc: Thêm học viên vào lớp

1 Mô tả công việc Sau khi học viên đăng ký hoặc được chuyển lớp, nhân viên học vụ thêm học viên vào danh sách lớp hiện hành

2 Điều kiện bắt đầu Lớp học đang hoạt động, học viên có đầy đủ thông tin và điểm đầu vào

3 Thông tin đầu vào Mã lớp, mã học viên

4 Kết quả đầu ra Học viên được thêm vào danh sách lớp, hệ thống tự cập nhật danh sách điểm danh và lịch học

6 Những quy tắc, điều kiện đi kèm Lớp chưa vượt quá sĩ số quy định; học viên không học song song nhiều lớp cùng chương trình

Công việc: Rút học viên khỏi lớp

1 Mô tả công việc Khi học viên xin nghỉ, chuyển lớp, hoặc có lý do cá nhân, nhân viên học vụ thực hiện thao tác rút học viên khỏi lớp

2 Điều kiện bắt đầu Học viên đang nằm trong danh sách lớp

3 Thông tin đầu vào Mã lớp, mã học viên cần rút

4 Kết quả đầu ra Học viên được rút khỏi lớp; trạng thái học viên cập nhật thành "tạm nghỉ" hoặc "chờ xếp lớp lại"

Phải lưu lại lý do rút lớp; các điểm danh và kết quả liên quan cần được xử lý đồng bộ

Công việc: Ghi danh lại cho học viên cũ

1 Mô tả công việc Học viên đã từng học tại trung tâm quay lại học tiếp và được ghi danh lại từ thông tin cũ đã lưu trên hệ thống

2 Điều kiện bắt đầu Học viên có hồ sơ sẵn trong hệ thống, đã từng ghi danh trước đó

3 Thông tin đầu vào Mã học viên, thông tin cập nhật mới (nếu có), mục tiêu mới

4 Kết quả đầu ra Hồ sơ học viên được kích hoạt lại; phân lớp và chương trình học mới được cập nhật

5 Nơi sử dụng Giao diện ghi danh học viên cũ

Phải kiểm tra lại trình độ đầu vào nếu đã nghỉ quá 6 tháng; chỉ sử dụng 1 mã học viên duy nhất cho mỗi người

Công việc: Cập nhật điểm quá trình, điểm giữa kỳ, điểm cuối kỳ

Nhân viên học vụ nhập điểm do giáo viên gửi về cho từng học viên vào hệ thống, gồm các cột điểm thành phần như chuyên cần, giữa kỳ, cuối kỳ

2 Điều kiện bắt đầu Giáo viên đã hoàn thành chấm điểm và gửi bảng điểm

Mã lớp, mã học viên, điểm chuyên cần, điểm giữa kỳ, điểm cuối kỳ

4 Kết quả đầu ra Điểm thành phần được cập nhật vào hồ sơ học viên trong lớp

5 Nơi sử dụng Giao diện nhập điểm lớp học

6 Những quy tắc, điều kiện đi kèm Điểm phải nằm trong thang điểm hợp lệ (0–10); chỉ người có quyền mới được chỉnh sửa

Công việc: Tính điểm tổng kết lớp học

1 Mô tả công việc Hệ thống tính điểm tổng kết cuối khóa dựa trên các điểm thành phần của học viên trong lớp

2 Điều kiện bắt đầu Tất cả các điểm thành phần của học viên trong lớp đã được cập nhật đầy đủ

3 Thông tin đầu vào Điểm chuyên cần, điểm giữa kỳ, điểm cuối kỳ

4 Kết quả đầu ra Điểm tổng kết cho mỗi học viên, lưu vào hồ sơ

5 Nơi sử dụng Giao diện quản lý điểm tổng kết

Công thức tính điểm cố định, ví dụ: 20% chuyên cần + 30% giữa kỳ + 50% cuối kỳ; điểm dưới 5 có thể cảnh báo

Công việc: In bảng điểm hoặc phiếu kết quả

1 Mô tả công việc Sau khi có điểm tổng kết, nhân viên học vụ in bảng điểm hoặc phiếu kết quả cho từng học viên

2 Điều kiện bắt đầu Điểm tổng kết đã được tính và kiểm tra

3 Thông tin đầu vào Mã lớp, mã học viên, điểm tổng kết

4 Kết quả đầu ra File PDF bảng điểm hoặc phiếu kết quả được in hoặc gửi email

5 Nơi sử dụng Giao diện xuất điểm hoặc báo cáo lớp học

6 Những quy tắc, điều kiện đi kèm Mẫu in chuẩn, có thông tin lớp, học viên, điểm chi tiết, có thể xuất ra PDF hoặc Excel

Công việc: Cập nhật lịch học, lịch dạy

1 Mô tả công việc Nhân viên học vụ cập nhật hoặc điều chỉnh lịch học/lịch dạy của lớp (thêm, bù, dời buổi)

2 Điều kiện bắt đầu Có yêu cầu thay đổi từ học viên hoặc giáo viên; hoặc lịch cũ bị thay đổi vì lý do khách quan

3 Thông tin đầu vào Mã lớp, lịch cũ, lịch mới, lý do thay đổi

4 Kết quả đầu ra Lịch học/lịch dạy mới được lưu vào hệ thống và hiển thị trong giao diện lớp

5 Nơi sử dụng Giao diện quản lý lịch học

Tiêu đề	Viết báo cáo phân tích thiết kế phần mềm
Tác giả	Cao Thiên An, Lê Vũ Khánh Thảo
Người hướng dẫn	Ths. Phạm Nhật Duy
Trường học	Trường Đại học Công nghệ Thông tin - Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh
Chuyên ngành	Phân tích và thiết kế phần mềm
Thể loại	Báo cáo bài tập thực hành
Năm xuất bản	2025
Thành phố	Thành phố Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	31
Dung lượng	639,69 KB