Sơ đồ quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng thực phẩm đông lạnh nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH thương mại quốc tế tổng hợp PTP .... Nghiệp vụ giao nhận hàng thực phẩm đông lạnh
LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ TÀI
Sự phát triển của lĩnh vực ngoại thương ở Việt Nam trong những năm gần đây được ghi nhận với những bước tiến ấn tượng, tạo thành động lực thúc đẩy tăng trưởng kinh tế cũng như đóng vai trò quan trọng đối với hội nhập quốc tế Ngoại thương Việt Nam đã ghi nhận được nhiều thành tựu to lớn, hội nhập sâu rộng vào các thị trường quốc tế và sự phát triển của ngành logistic Trong đó mảng nhập khẩu hàng hoá đóng vai trò thiết yếu trong sự phát triển kinh tế của Việt Nam, giúp cung cấp nguyên liệu cho cho sản xuất kinh doanh tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của nội địa Việt Nam ngày càng mở rộng thị trường nhập khẩu thông qua sự phát triển mạnh mẽ của ngoại thương và hội nhập quốc tế qua các hiệp định thương mại tự do. Quá trình nhập khẩu hàng hoá mỗi bước là một mắt xích quan trọng để hàng hoá có thể thông quan và người nhận hàng có thể nhận hàng hoá.
Hiện nay, logistic ngày càng phát triển được xem là xương sống của nền kinh tế, khi giúp vận chuyển hàng hoá xuyên quốc gia, từ các quốc gia cách hàng ngàn xa số vận chuyển đến Việt Nam Và phương thức vận chuyển bằng đường biển hiện nay được sử dụng phổ biến, rộng rãi phù hợp cho hàng hoá trọng lượng nặng, cồng kềnh, tiết kiệm chi phí, tuyến giao thông tự nhiên Hoạt động giao nhận hàng hoá là một mắt xích quan trọng của cả quá trình nhập khẩu Hoạt động giao nhận gắn liền và song hành với quá trình vận tải Thông qua giao nhận, các tác nghiệp vận tải được tiến hành: tập kết hàng hoá, vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho, chuyển tải, đóng gói, thủ tục, chứng từ… Với nội hàm rộng như vậy nên có rất nhiều định nghĩa về giao nhận. Với công ty TNHH thương mại quốc tế tổng hợp PTP chuyên nhập khẩu các mặt hàng thịt đông lạnh để phân phối tại thị trường Việt Nam có thể thấy hoạt động giao nhận chính là một mắt xích quan trọng trong toàn bộ quá trình hoạt động của công ty, thực trạng giao nhận của công ty cũng bao gồm chuỗi hoạt động được tiến hành như trên và đang diễn ra tương đối hiệu quả nhưng vẫn tồn tại một số thách thức cần khắc phục Đối với báo cáo này tôi quyết định lựa chọn chuyên sâu phân tích nghiệp vụ chứng từ và những nghiệp vụ liên quan chứng từ trong hoạt động giao nhận hàng hoá mà bộ phận chứng từ của công ty đảm nhận Trước hết đây là đề tài có tính thực tiễn cao, là một phần không thể thiếu trong quá trình nhập khẩu, liên quan đến các thủ tục pháp lý và quản lý hồ sơ, giúp đảm bảo hàng hoá được nhập khẩu đúng quy trình Song song đó, đề tài này giúp nâng cao kỹ năng chuyên môn, đặc biệt trong việc quản lý chứng từ và chuỗi cung ứng - một kỹ năng quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics Hơn nữa, việc xử lý chứng từ thường gặp nhiều vấn đề phát sinh trong thực tế, thông qua quan sát và thực tập, hoàn thành bài báo cáo có thể giúp rèn luyện khả năng giải quyết vấn đề linh hoạt và hiệu quả. Cập nhật kiến thức về luật phát, chính sách thương mại quốc tế và sự phát triển của công nghệ số trong quản lý chứng từ cũng là một yếu tố hấp dẫn của đề tài này Vì thế với những nội dung đề cập ở trên là lý do để chọn đề tài “THỰC TRẠNG
GIAO NHẬN HÀNG THỰC PHẨM ĐÔNG LẠNH BẰNG ĐƯỜNG BIỂNTẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ TỔNG HỢP PTP”.
MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
Tổng hợp cơ sở lý luận về giao nhận hàng thực phẩm đông lạnh bằng đường biển từ đó làm tiền đề để phân tích thực trạng giao nhận hàng thực phẩm đông lạnh bằng đường biển, đưa ra khái niệm giải thích các thuật ngữ liên quan đến đề tài và để đánh giá nghiệp vụ thực tế tại công ty TNHH thương mại quốc tế tổng hợp PTP.Phân tích thực trạng giao nhận hàng thực phẩm đông lạnh bằng đường biển theo từng bước thực tế thông qua quan sát và làm việc trực tiếp để rút ra đánh giá cho phần thực trạng đồng thời đề xuất giải pháp nhằm tối ưu hoá quy trình hiệu quả và giảm thiểu những rủi ro.
Nhiệm vụ nghiên cứu: Đưa ra cơ sở lý luận về nghiệp vụ giao nhận hàng thực phẩm đông lạnh nhập khẩu bằng đường biển.
Phân tích thực trạng nghiệp vụ giao nhận hàng thực phẩm đông lạnh nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại phòng chứng từ của công ty TNHH thương mại quốc tế tổng hợp PTP. Đánh giá và đề xuất giải pháp về thực trạng giao nhận hàng thực phẩm đông lạnh bằng đường biển tại công ty TNHH thương mại quốc tế tổng hợp PTP.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Phương pháp thu thập dữ liệu:
Thu thập thông tin thông qua quan sát trực tiếp và thực tế quy trình làm việc cùng với các vấn đề phát sinh từ các chị nhân viên chứng từ sau đó ghi lại các thông tin cần thiết phục vụ cho bài báo cáo Cụ thể, các bước thực hiện như sau:
Quan sát trực tiếp quy trình làm việc:
Tham gia vào quá trình giao nhận hàng thực phẩm đông lạnh, từ lúc kiểm tra, chuẩn bị hồ sơ chứng từ đến khi hoàn thành việc giao nhận.
Quan sát cách hai chị nhân viên chứng từ thực hiện công việc như kiểm tra và xử lý hồ sơ, phối hợp với các đối tác vận tải và hãng tàu.
Ghi chép lại chi tiết từng bước trong quy trình làm việc, các điểm quan trọng và các vấn đề thường gặp trong thực tế.
Quan sát cách giải quyết các tình huống phát sinh:
Trực tiếp theo dõi cách xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình làm việc, như sai sót hay thiếu chứng từ, sai sót trong việc khai báo hải quan, hoặc sự cố về thời gian giao hàng.
Ghi chép và tổng hợp thông tin:
Lập bảng ghi chép chi tiết các thông tin cần thiết như: thời gian, nội dung công việc, các khó khăn phát sinh, và cách xử lý.
Sử dụng các ghi chép này để phân tích và phục vụ cho nội dung bài báo cáo.
Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thiện bài báo cáo về thực trạng giao nhận hàng thực phẩm đông lạnh bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại Quốc tế Tổng hợp PTP, tôi đã tiến hành thu thập dữ liệu thứ cấp từ nhiều nguồn khác nhau. Chi tiết cách thực hiện như sau:
Thu thập tài liệu học thuật và thông tin từ các nguồn chính thống:
Mục tiêu: Xây dựng cơ sở lý luận và làm tiền đề cho việc phân tích thực trạng nghiệp vụ cũng như thị trường và đối thủ cạnh tranh.
Tra cứu các sách học thuật, giáo trình liên quan đến logistics, vận tải quốc tế, và nghiệp vụ giao nhận hàng hóa.
Tham khảo các bài viết, báo cáo chuyên ngành từ các website chính thống nhưTổng cục Hải quan, Bộ Công Thương, và các hiệp hội logistics tại Việt Nam.
Ghi chú và trích dẫn các thông tin liên quan để đưa vào phần lý luận và phân tích thị trường trong bài báo cáo.
Thu thập tài liệu nội bộ và thông tin từ website công ty:
Mục tiêu: Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh và năng lực hoạt động của công ty.
Thu thập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2022 đến (3 quý) 2024, bao gồm: doanh thu, lợi nhuận và chi phí Làm việc trực tiếp với chị kế toán trưởng (phòng kế toán) để được cung cấp báo cáo tài chính.
Thu thập sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty, nguồn tài liệu nội bộ để thực hiện bảng cơ cấu nhân sự.
Truy cập website chính thức của công ty nhằm thu thập thông tin để giới thiệu tổng quan công ty, lấy thông tin về sản phẩm và các hoạt động nổi bật.
Thu thập bộ chứng từ của công ty nhằm phân tích và đánh giá thực trạng nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty.
Phương pháp phân tích - tổng hợp:
Mục tiêu: Hiểu rõ thực trạng giao nhận hàng thực phẩm đông lạnh bằng đường biển tại công ty, bao gồm các bước trong quy trình nghiệp vụ.
Thực hiện: Phân tích thực trạng dựa trên quy trình giao nhận thực tế và nguồn tài liệu nội bộ:
Làm việc cùng hai nhân viên chứng từ để hiểu rõ cách xử lý các tình huống thực tế.
Đối chiếu quy trình thực tế với quy trình lý thuyết từ tài liệu học thuật để xác định nếu có điểm khác biệt và nguyên nhân.
Nghiên cứu bộ chứng từ giao nhận của công ty, bao gồm hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận đơn đường biển, và các giấy tờ liên quan.
Mục tiêu: Đưa ra các đánh giá toàn diện về thuận lợi, thách thức và các giải pháp từ thực trạng giao nhận hàng hóa của công ty.
Tổng hợp các điểm thuận lợi: Dựa trên kết quả phân tích, liệt kê các yếu tố tích cực trong quy trình giao nhận.
Tổng hợp các thách thức: Xác định các thách thức chính và đề xuất các giải pháp cải tiến dựa trên thông tin thu thập được từ thực tế và các tài liệu tham khảo.
Kết luận tổng quan: Đúc kết các nội dung phân tích để đưa ra cái nhìn tổng quan về thực trạng giao nhận tại công ty.
MÔ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP
Thực tập tại phòng ban chứng từ của công ty TNHH thương mại quốc tế tổng hợp PTP Phòng ban chứng từ đảm nhận xử lý các giấy tờ chứng từ về nhập khẩu hàng hoá và hãng tàu, các chứng từ để hoàn thành thủ tục hải quan, thanh toán, đăng ký và chuẩn bị các chứng từ để được cấp giấy chứng nhận kiểm dịch sản phẩm động vật trên cạn nhập khẩu.
Trong khoảng thời gian 10 tuần thực tập tôi được tiếp xúc và làm các công việc: Tuần đầu tiên khi chỉ mới tiếp xúc với công việc thực tế, tôi được chỉ dẫn việc đầu tiên là làm quen với bộ mặt chứng từ của công ty, kiểm tra và đối chiếu các thông tin để đọc hiểu bộ chứng từ.
Hai tuần tiếp theo tôi được giao công việc kiểm tra chứng từ và trả lời gmail với bên xuất khẩu sau khi kiểm tra, tôi được các chị hướng dẫn tận tình và chỉ bảo các lưu ý cần phải nhớ cho công việc kiểm tra, công việc kiểm tra cần cẩn thận, phải kiểm tra và đối chiếu các thông tin trên bề mặt để tránh sai sót và thiếu các công tin bắt buộc và nếu phát hiện bất kỳ sai sót cần phải báo cho bên xuất khẩu sửa thông tin.
Tuần tiếp theo tiếp đến công việc khai lên hệ thống một cửa quốc gia để truyền đơn đăng ký cấp giấy chứng nhận kiểm dịch sản phẩm động vật nhập khẩu trên cạn.
Ba tuần tiếp sau đó, được các chị chỉ dẫn khai báo hải quan và các thủ tục liên quan đến hải quan như khai Eport để có thể thông quan và lấy hàng, khai báo hải quan được thực hiện thông qua phần mềm Ecus điện tử.
Ba tuần cuối cùng sau khi thành thạo với công việc tôi sẽ thực hiện các công việc như đã kể trên, tiến hành làm các công việc theo tiến trình từ khi nhận được bộ chứng từ nháp từ phía xuất khẩu.
Môi trường làm việc chuyên nghiệp và thân thiện: nhân viên của phòng ban chứng từ công ty có chuyên môn cao và kinh nghiệm làm việc nhiều năm, hơn nữa các chị cũng nhiệt tình hỗ trợ và chỉ dẫn trong quá trình thực tập để quá trình thực hiện báo cáo trở nên suôn sẻ và nhanh chóng hơn Môi trường làm việc thoải mái giúp tôi dễ dàng tiếp cận với quy trình thực tế.
Cơ hội tiếp xúc trực tiếp với quy trình công việc thực tế: được tham gia vào toàn bộ quá trình xử lý chứng từ nhập khẩu, từ kiểm tra chứng từ đến khai báo hải quan và thủ tục kiểm dịch Có cơ hội sử dụng các phần mềm chuyên dụng như Ecus và hệ thống một cửa quốc gia giúp hiểu rõ hơn về quy trình giao nhận nhập khẩu.
Kỹ năng được phát triển: rèn luyện tính cẩn thận và tỉ mỉ khi kiểm tra chứng từ,nâng cao khả năng giao tiếp tiếng anh với đối tác xuất khẩu thông qua việc trao đổi công việc qua Email.
Nguồn tài liệu được hỗ trợ đầy đủ: công ty cung cấp đầy đủ các tài liệu liên quan đến bài báo cáo thực tập để tôi có thể dẫn chứng các dữ liệu vào đề tài báo cáo Hơn nữa, trong thời gian thực tập cũng được các anh chị hướng dẫn chia sẻ kinh nghiệm và lưu ý về những sai sót thường gặp trong thực tế.
Kinh nghiệm thực tế ban đầu còn hạn chế: trong những tuần đầu thực tập, việc chưa quen với quy trình thực tế hay các thuật ngữ khiến tôi gặp một số khó khăn trong việc nắm bắt yêu cầu công việc.
Áp lực xử lý sai sót: việc kiểm tra chứng từ đòi hỏi độ chính xác cao, trong khi một sai sót nhỏ có thể dẫn đến hậu quả lớn như trì hoãn giao hàng hoặc phát sinh chi phí bổ sung dẫn đến tâm lý lo lắng và áp lực trong giai đoạn đầu thực tập.
Thời gian học hỏi giới hạn: thời gian thực tập 10 tuần là khoảng thời gian khá ngắn để nắm bắt hoàn toàn các quy trình phức tạp và tích luỹ sâu hơn trong lĩnh vực này Một số công việc quan trọng chỉ được thực hiện bởi nhân viên chính thức vì khoảng thời gian thực tập ngắn nên hạn chế cơ hội thực hiện.
Việc cân bằng giữa công việc thực tập và thời gian dành cho viết báo cáo đòi hỏi khả năng quản lý thời gian hiệu quả.
BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI
Bố cục của đề tài gồm:
Chương 1: Cơ sở lý luận giao nhận hàng thực phẩm đông lạnh bằng đường biển Chương 2: Thực trạng giao nhận hàng thực phẩm đông lạnh bằng đường biển tại công ty TNHH thương mại quốc tế tổng hợp PTP
CƠ SỞ LÝ LUẬN GIAO NHẬN HÀNG THỰC PHẨM ĐÔNG LẠNH BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Khái niệm giao nhận
Theo quy tắc mẫu của FIATA, dịch vụ giao nhận được định nghĩa là bất kỳ hoạt động nào liên quan đến việc vận chuyển, tập kết, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói, hoặc phân phối hàng hóa Ngoài ra, nó còn bao gồm các dịch vụ tư vấn và các công việc liên quan khác, chẳng hạn như thủ tục hải quan, hỗ trợ tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, cũng như xử lý và thu thập các chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Căn cứ theo Luật Thương mại Việt Nam, dịch vụ giao nhận hàng hóa được coi là một hành vi thương mại, trong đó người cung cấp dịch vụ nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, thực hiện lưu kho, lưu bãi, xử lý thủ tục giấy tờ cần thiết và cung cấp các dịch vụ liên quan khác để giao hàng đến tay người nhận Các hoạt động này được thực hiện theo sự ủy thác từ chủ hàng, người vận tải hoặc từ các đơn vị giao nhận khác.
Tóm lại, giao nhận hàng hóa bao gồm các nghiệp vụ và thủ tục nhằm bảo đảm quá trình vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận Người giao nhận có thể trực tiếp thực hiện công việc này hoặc phối hợp thông qua đại lý và thuê dịch vụ từ bên thứ ba.
Đặc điểm của giao nhận
Không tạo ra sản phẩm cụ thể:
Hoạt động giao nhận không sản xuất ra sản phẩm vật chất mà chỉ thực hiện việc di chuyển hàng hóa, làm thay đổi vị trí của chúng trên không gian Đây không phải là sự tác động kỹ thuật trực tiếp vào đối tượng lao động mà chỉ là quá trình chuyển giao vị trí.
Phụ thuộc nhiều yếu tố bên ngoài
Giao nhận hàng hóa không thể chủ động hoàn toàn mà phải chịu sự chi phối bởi nhu cầu khách hàng, các quy định từ đơn vị vận chuyển, luật pháp, cũng như tập quán thương mại của các quốc gia liên quan như nước xuất khẩu, nước nhập khẩu và quốc gia trung gian.
Mang tính chất thời vụ:
Hoạt động giao nhận gắn liền với vận tải và thương mại quốc tế, nên chịu ảnh hưởng trực tiếp từ tính thời vụ của hoạt động xuất nhập khẩu Khi xuất nhập khẩu biến động theo mùa, giao nhận hàng hóa cũng bị ảnh hưởng tương tự.
Dựa vào cơ sở vật chất và năng lực người giao nhận: Để đáp ứng được yêu cầu giao nhận hàng hóa trong thời đại container hóa, cần có hệ thống hạ tầng hiện đại và thiết bị chuyên dụng Thời gian thực hiện giao nhận nhanh hay chậm phụ thuộc nhiều vào kỹ năng và kinh nghiệm của người tham gia quy trình Những người giao nhận có chuyên môn cao sẽ xử lý thông tin hiệu quả,đảm bảo chất lượng hàng hóa và tăng cường uy tín của doanh nghiệp, nhờ kinh nghiệm xử lý nhiều loại hàng hóa khác nhau.
Vai trò của giao nhận
Giao nhận hàng hóa ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong bối cảnh các hoạt động xuất nhập khẩu và thương mại toàn cầu phát triển mạnh mẽ.
Trước xu thế toàn cầu hóa, vận tải biển đã trở thành một phương thức vận chuyển hàng hóa quốc tế hiệu quả Với ưu thế về khả năng chuyên chở khối lượng lớn, chi phí hợp lý và chất lượng dịch vụ ổn định, vận tải biển tiếp tục được các quốc gia khai thác triệt để Điều này không chỉ thúc đẩy sự phát triển của kinh tế quốc tế mà còn giúp thương mại toàn cầu mở rộng đáng kể Tại Việt Nam, vận tải đường biển đã đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế từ lâu Dịch vụ giao nhận qua đường biển không chỉ đảm bảo hàng hóa được lưu thông thuận lợi mà còn góp phần lớn vào sự phát triển của ngành vận tải biển và nền kinh tế thương mại quốc tế nói chung. Đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, giao nhận là một yếu tố thiết yếu, giúp giảm bớt gánh nặng và hỗ trợ hiệu quả trong quá trình thực hiện các hoạt động nghiệp vụ Vai trò cụ thể bao gồm:
Giao nhận hoạt động như một cầu nối giữa người mua và người bán, góp phần quan trọng vào việc thúc đẩy kinh tế toàn cầu hóa.
Dịch vụ giao nhận giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu rủi ro hàng hóa, đồng thời tối ưu hóa thời gian hoàn thành đơn hàng, đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm trong giao nhận quốc tế.
Công ty giao nhận cũng giúp hạn chế tối đa các tranh chấp, khiếu nại liên quan đến tổn thất hàng hóa Trong trường hợp phát sinh sự cố, họ sẽ phối hợp với công ty bảo hiểm để giải quyết và bảo vệ lợi ích của nhà xuất nhập khẩu.
Khi hàng hóa cần trung chuyển qua nước thứ ba, công ty giao nhận sẽ đảm nhiệm việc sắp xếp phương tiện từ tàu đầu tiên đến tàu tiếp theo, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đến nơi nhận một cách an toàn, tiết kiệm thời gian và chi phí, nhất là khi doanh nghiệp còn ít kinh nghiệm trong lĩnh vực này.
Nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu
Làm thủ tục nhập khẩu theo qui định của nhà nước.
Thực hiện những công việc ở giai đoạn đầu của khâu thanh toán.
Thuê phương tiện vận tải: tuỳ vào điều kiện Incoterms mà bên nhập khẩu sẽ có trách nhiệm thuê phương tiện vận tải hoặc không.
Mua bảo hiểm (nếu có)
Làm thủ tục hải quan
Kiểm tra hàng hoá nhập khẩu
Khái niệm hàng thực phẩm đông lạnh (cụ thể là mặt hàng thịt đông lạnh)12 1.6 Đặc điểm giao nhận mặt hàng thịt đông lạnh bằng đường biển
Mặt hàng thịt đông lạnh bao gồm các loại thịt từ động vật như thịt bò, thịt lợn, thịt gà, và các loại thịt thú khác, được làm lạnh và lưu trữ ở nhiệt độ dưới -18 độ C Quá trình đông lạnh giúp ngăn chặn sự phát triển của vi khuẩn và enzyme trong thịt, từ đó bảo quản được hương vị, kết cấu và giá trị dinh dưỡng của sản phẩm.
1.6 Đặc điểm giao nhận mặt hàng thịt đông lạnh bằng đường biển:
Giao nhận mặt hàng thịt đông lạnh bằng đường biển là quá trình vận chuyển thịt được đông lạnh để bảo quản trong suốt hành trình từ nơi sản xuất đến thị trường nước nhập khẩu Đặc điểm của giao nhận hàng thịt đông lạnh bao gồm:
Yêu cầu nhiệt độ: Thịt đông lạnh cần duy trì ở nhiệt độ dưới -18 độ C để đảm bảo không bị tan chảy và giảm thiểu sự phát triển của vi khuẩn Việc duy trì nhiệt độ này trong suốt quá trình vận chuyển là rất quan trọng để đảm bảo chất lượng thực phẩm. Đóng gói và bảo quản: Hệ thống đóng gói chất lượng cao là cần thiết để bảo vệ thịt khỏi sự ô nhiễm và tác động từ môi trường bên ngoài Các phương pháp đóng gói như hút chân không hay sử dụng bao bì chuyên dụng giúp ngăn ngừa sự biến chất của thịt trong quá trình vận chuyển.
Sử dụng công nghệ lạnh hiện đại: Việc áp dụng công nghệ lạnh tiên tiến giúp duy trì nhiệt độ ổn định và đảm bảo an toàn thực phẩm cho hàng hóa Các phương tiện vận tải được trang bị các thiết bị làm lạnh và cảm biến nhiệt độ để theo dõi trạng thái của sản phẩm trong suốt hành trình, hiện nay mặt hàng này được vận chuyển bằng đường biển được đóng trong container lạnh được trang bị hệ thống kiểm soát nhiệt độ.
Quy định kiểm dịch động vật: tuân thủ các quy định về kiểm dịch tại nước nhập khẩu Tại Việt Nam, để nhập khẩu mặt hàng này phải có giấy chứng nhận kiểm dịch sản phẩm động vật trên cạn nhập khẩu.
Khái niệm bộ chứng từ đối với nghiệp vụ chứng từ nhập khẩu
Hoá đơn thương mại (commercial invoice): Là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của người bán đòi người mua phải trả số tiền hàng ghi trên hoá đơn.
Vận đơn đường biển (Bill of Lading): Là chứng từ do người chuyên chở (chủ tàu, thuyền trưởng) cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận việc hàng hoá đã được tiếp nhận để vận chuyển Tuy mỗi hãng tàu đều có mẫu vận đơn riêng, nhưng về nội dung chúng có những điểm chung.
Chứng từ bảo hiểm: Là chứng từ do người/ tổ chức bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm, nhằm hợp thức hoá hợp đồng bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm.
Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of quality): Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng, giấy chứng nhận chất lượng có thể do người cung cấp hàng,cũng có thể do cơ quan giám định hàng hoá cấp, tuỳ theo sự thoả thuận giữa hai bên mua bán.
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): Xác định xuất xứ hàng hoá là công việc rất cần thiết và quan trọng trong thương mại quốc tế Các quốc gia quan tâm đến xuất xứ hàng hoá để:
Áp dụng thuế chống bán phá giá và trợ giá.
Thống kê thương mại và theo dõi hệ thống hạn ngạch.
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O) là cơ sở để xác định nguồn gốc xuất xứ hàng hoá.
Giấy chứng nhận kiểm dịch: Là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của nhà nước cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hoá đã được an toàn về mặt dịch bệnh.
Giấy chứng nhận kiểm dịch sản phẩm động vật (Animal product sanitary inspection certificate) do cơ quan kiểm dịch động vật cấp cho các hàng hoá là động vật (súc vật, cầm thú, ) hoặc các sản phẩm động vật (trứng, thịt, lông, da, cá, ) hoặc bao bì của chúng, xác nhận đã kiểm tra và xử lý chống các bệnh dịch.
Phiếu đóng gói (Packing list): Là chứng từ hàng hoá liệt kê tất cả những mặt hàng, loại hàng được đóng gói trong từng kiện hàng (thùng hàng, container…) và toàn bộ lô hàng được giao Phiếu đóng gói do người sản xuất/ xuất khẩu lập ra khi đóng gói hàng hoá.
THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG THỰC PHẨM ĐÔNG LẠNH BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ TỔNG HỢP PTP
Tổng quan về công ty TNHH thương mại quốc tế tổng hợp PTP
2.1.1 Giới thiệu chung và quá trình phát triển của công ty:
Hình 1: Logo của công ty TNHH Thương mại Quốc tế Tổng hợp PTP
(Nguồn: Website của công ty PTP)
Công ty TNHH thương mại quốc tế tổng hợp PTP được thành lập vào tháng 3/2022 tại địa chỉ 235/60 Đặng Thuỳ Trâm, Phường 13, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam. Đến tháng 2/2023, từ công ty gốc ban đầu thành lập thêm hai công ty TNHH thương mại dịch vụ xuất nhập khẩu Vạn Tường Phát địa chỉ tại 16A1 Vũ Ngọc Phan, Phường 13, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam và công ty TNHH đầu tư thương mại xuất nhập khẩu Tâm Bình địa chỉ tại 65/6 Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Công ty TNHH Thương mại Quốc tế Tổng hợp PTP là đơn vị chuyên nhập khẩu và phân phối các thực phẩm thịt chất lượng với các thương hiệu nổi tiếng từ các quốc gia Mỹ, Úc, Brazil, Nga, Đức, Hà Lan, Ấn Độ, , với sứ mệnh mang đến cho khách hàng những sản phẩm chất lượng, an toàn Được thành lập với mục tiêu thúc đẩy thương mại quốc tế, công ty đã nhanh chóng xây dựng được uy tín trong lĩnh vực này, đặc biệt là các sản phẩm thực phẩm đông lạnh phục vụ cho tiêu dùng.
PTP hoạt động trên nhiều thị trường lớn trên thế giới, bao gồm châu Á, châu Âu, và châu Mỹ, với mạng lưới đối tác rộng khắp Công ty luôn chú trọng đến việc đảm bảo uy tín, đáp ứng nhanh chóng và kịp thời nhu cầu của đối tác thông qua hệ thống logistics hiện đại và đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp.
Với phương châm "Mua chữ Tín, bán niềm Tin" công ty luôn đồng hành với người tiêu dùng, sẵn sàng mang đến cho khách hàng nguồn thực phẩm chất lượng, đảm bảo an toàn với giá thành cạnh tranh nhất hiện nay.
Với tầm nhìn trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực thương mại quốc tế và logistics tại khu vực, PTP không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh bằng việc ứng dụng công nghệ tiên tiến, mở rộng thị trường và cải tiến quy trình hoạt động Công ty luôn cam kết mang lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng, đồng thời góp phần thúc đẩy sự phát triển của ngành thương mại và logistics tại Việt Nam.
Tại PTP, công ty luôn chú trọng 3 yếu tố tiên quyết cho người tiêu dùng Việt: Thịt tươi, thịt ngon và thịt sạch Do vậy, nhiều năm nay, PTP luôn là thương hiệu được ưu tiên lựa chọn hàng đầu cho các nhà phân phối khắp Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng và cả nước Việt Nam nói chung.
Từ thông tin được tìm hiểu từ website của công ty có thể thấy công ty PTP thể hiện định hướng cũng như sự uy tín của mình thông qua tầm nhìn, sứ mệnh, trách nhiệm,chất lượng của công ty như sau:
Tầm nhìn: Trở thành doanh nghiệp hàng đầu trong kinh doanh thương mại ngành thực phẩm tươi sống.
Không ngừng tìm kiếm nguồn sản phẩm có chất lượng tốt, giá cả cạnh tranh trên thế giới nhằm đem đến cho khách hàng nguồn thực phẩm có chất lượng tốt và giá cả cạnh tranh nhất.
Giữ mối quan hệ tốt với kênh phân phối hiện có, mở rộng kênh phân phối mới, tăng cường đội ngũ bán hàng, chăm sóc khách hàng, đội ngũ giao hàng chuyên nghiệp.
Sẵn sàng phục vụ và lắng nghe mọi ý kiến đóng góp của khách hàng để PTP có thể phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
Trách nhiệm: Bất cứ khách hàng tìm đến sản phẩm của PTP, PTP luôn ý thức được tầm quan trọng của tính chất công việc Mọi sai sót, chậm trễ của PTP sẽ là mang đến sự tổn thất lớn cho quý khách hàng PTP luôn đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu để tạo ra được chất lượng tốt nhất.
Chất lượng: Với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương maị quốc tế, PTP luôn có mối quan hệ tốt đối tác xuất khẩu uy tín trên toàn cầu Sản phẩm của các nhà sản xuất do PTP cung cấp được thực hiện nghiêm ngặt vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm theo đúng quy định quốc tế và theo tiêu chuẩn ISO, HACCP của châu Âu từ khâu sản xuất tại nhà máy Với lợi thế có được nguồn hàng dồi dào với nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, toàn bộ hàng hóa nhập khẩu về Việt Nam được kiểm tra nghiêm ngặt bởi cơ quan Thú Y đạt chất lượng, sau đó sản phẩm mới được phân phối đến tay người tiêu dùng.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức và nhân sự:
Hình 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH thương mại quốc tế tổng hợp PTP
(Nguồn: Tài liệu được cung cấp bởi công ty PTP)
Bảng 2.1: Bảng cơ cấu nhân sự của công ty TNHH thương mại quốc tế tổng hợp PTP năm 2024
(Nguồn: Tài liệu được cung cấp bởi công ty PTP)
Mặt hàng thịt đông lạnh:
(Nguồn: Website công ty PTP)
Hình 4: Sản phẩm thịt bò nhập khẩu
(Nguồn: Website công ty PTP)
Hình 5: Sản phẩm thịt gà nhập khẩu
(Nguồn: Website công ty PTP)
Thịt trâu nhập khẩu Hình 6: Sản phẩm thịt trâu nhập khẩu
(Nguồn: Website công ty PTP)
2.1.4 Thị trường và đối thủ cạnh tranh:
2.1.4.1 Tổng quan thị trường của Công ty PTP:
Công ty TNHH Thương mại Quốc tế Tổng hợp PTP hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu và phân phối thịt đông lạnh, với mạng lưới cung ứng từ các quốc gia như Mỹ, Úc, Brazil, và EU Thị trường của công ty bao gồm:
Các thành phố lớn: Tập trung chủ yếu tại Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Hải Phòng, và các khu đô thị lớn.
Khách hàng mục tiêu: Bao gồm hệ thống cửa hàng bán lẻ thực phẩm, cửa hàng nhỏ tại các khu vực chợ,
Nhu cầu ngày càng tăng: Với sự gia tăng tiêu thụ thịt nhập khẩu ở Việt Nam, công ty PTP đang tận dụng xu hướng này để mở rộng thị phần.
Cạnh tranh mạnh mẽ: Công ty đối mặt với các đối thủ lớn như Vissan và các nhà nhập khẩu khác, trong khi vẫn duy trì lợi thế về chất lượng và dịch vụ.
Thị phần và định vị:
Thị phần: Công ty PTP chiếm một tỷ lệ nhất định trong thị trường thịt đông lạnh nhập khẩu tại Việt Nam, ước tính khoảng 4% dựa trên doanh thu và khối lượng nhập khẩu. Định vị: PTP định vị là một thương hiệu đáng tin cậy, cung cấp sản phẩm thịt nhập khẩu đạt tiêu chuẩn quốc tế với mức giá cạnh tranh.
Bảng 2.2: Đối thủ cạnh tranh của công ty TNHH Thương mại Quốc tế Tổng hợp PTP
(Nguồn: Tác giả tự vẽ theo tài liệu tác giả tìm kiếm và tổng hợp)
Hình 7: Logo của công ty Vissan
(Nguồn: Website của công ty Vissan)
Doanh nghiệp lớn trong ngành thực phẩm chế biến và cung ứng thịt tại Việt Nam.
Sơ đồ quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng thực phẩm đông lạnh nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH thương mại quốc tế tổng hợp PTP
Hình 10: Sơ đồ quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng thực phẩm đông lạnh nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH thương mại quốc tế tổng hợp PTP
(Nguồn: Tài liệu được cung cấp bởi công ty PTP)
Nghiệp vụ giao nhận hàng thực phẩm đông lạnh nhập khẩu nguyên
2.3.1 Kiểm tra và chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa: Để nhập khẩu mặt hàng thịt đông lạnh thì bước đầu tiên mà phòng ban chứng từ xử lý là kiểm tra bộ chứng từ sau khi phòng thu mua đã liên hệ, thỏa thuận các điều khoản và đã ký kết hợp đồng hoàn tất với các bên liên quan Hiện tại, công ty mua bán hàng hoá thông qua trader, không phải mua trực tiếp từ nhà máy nên công việc gửi chứng từ để kiểm tra thì bên phía trader sẽ gửi bộ chứng từ đến gmail của công ty Công việc này thường được xử lý trước lịch tàu chạy để kiểm tra thông tin trước khi gửi phát nhanh bộ chứng từ gốc về địa chỉ công ty PTP tại Việt Nam.
Khi trader gửi bộ chứng từ nháp đến gmail của công ty, bộ phận chứng từ sẽ kiểm tra các thông tin trên bề mặt chứng từ đã khớp và đúng so với hợp đồng ngoại thương và thông tin trên website của hãng tàu hay không Ở đây lấy lô hàng số hợp đồng SO28874-4 (Tham khảo phụ lục) để kiểm tra các số liệu.
Trên vận đơn đường biển kiểm tra các thông tin: B/L no: DALA46838500.
Shipper/Exporter: GROVE SERVICES, INC 380 WASHINGTON STREET SUITE 1 WELLESLEY, MA 02481 US.
Consignee/Notify: PTP GENERAL INTERNATIONAL TRADE LIMITED COMPANY 235/60 DANG THUY TRAM STREET, WARD 13, BINH THANH DISTRICT, HO CHI MINH CITY VIETNAM TAX ID: 0317189964.
Place of receipt/Port of lading: OAKLAND, CA.
Port of discharge: BA RIA VUNG TAU, VIETNAM.
Place of delivery: HOCHIMINH, VIETNAM.
Ocean vessel/Voyage/Flag: YM WHOLESOME V 041W.
Description of packages and goods: FROZEN CHICKEN LEG QUARTERS.
Total: 9,075 CARTONS - Net weight per container: 27,225 KGS - Total net weight: 136,125 KGS - Gross weight: 141,570 KGS - Cargo shipped -18 degrees celsius - Freight prepaid.
Thông thường các thông tin chung xuất hiện trên hầu hết bộ chứng từ, các thông tin này sẽ được đối chiếu so với vận đơn đường biển.
Trên hoá đơn thương mại cần kiểm tra thêm thông tin: Payment Terms: T/T - Incoterms: CIF.
Trên phiếu đóng gói hàng hoá sẽ kiểm tra thêm thông tin: Export date: 10/3/2024 - Import date: 11/1/2024 - Plant no: P6137 - Health cert: 0813078, 081, 082, 087, 090. Đối với chứng nhận xuất xứ này, hàng có xuất xứ từ Mỹ nên thuộc biểu thuế B1 (thuế nhập khẩu ưu đãi thông thường) vì vậy không có mẫu CO nhưng nếu là hàng có xuất xứ từ quốc gia khác nằm trong các hiệp định thương mại được hưởng biểu thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt khi nhập khẩu vào Việt Nam thì sẽ có mẫu CO riêng. Như hàng thịt trâu đông lạnh xuất xứ từ Ấn Độ nhập khẩu vào Việt Nam sẽ làm theo mẫu CO AI (Tham khảo phụ lục), hàng thịt heo đông lạnh xuất xứ từ Nga nhập khẩu vào Việt Nam sẽ làm theo mẫu CO EAV (Tham khảo phụ lục), việc làm chứng nhận xuất xứ theo đúng mẫu rất quan trọng vì sẽ liên quan đến việc hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi của công ty Trên chứng nhận xuất xứ kiểm tra thông tin: HS code: 020714 - Origin: US
Thông thường chứng nhận kiểm dịch ở mỗi nước xuất xứ sẽ có mẫu trình bày khác nhau tuỳ thuộc vào cơ quan thuộc quốc gia đó nhưng các thông tin cần thiết vẫn phải bắt buộc có trên chứng nhận kiểm dịch Ở đây là bản chứng nhận kiểm dịch của nước xuất xứ Mỹ, trên chứng nhận kiểm dịch kiểm tra thông tin:
Country of destination: VIETNAM - ISO code: VN - Est no on product: P6137Certificate number: 0831554/ 0831544/ 0831547/ 0831537/ 0831528
Certificate type: Replacement Thông thường nếu không có sai sót gì thì loại chứng nhận sẽ là Original (bản gốc), vì có sai sót nên phía xuất khẩu sẽ có sửa đổi và gửi lại bản thay thế nên bộ chứng từ này mới là loại Replacement (bản thay thế) Đối với bản thay thế cần gửi gmail cho bên xuất khẩu gửi cả bản chứng nhận kiểm dịch original (bản gốc) cho công ty.
Kiểm tra trên chứng nhận kiểm dịch đã đánh dấu đúng hay không, đối với mặt hàng thịt gà đánh dấu vào ô 19 Kiểm tra trên cả 5 bản chứng nhận kiểm dịch thay thế xem 5 số trên bản chứng nhận kiểm dịch gốc có khớp so với trên phiếu đóng gói hàng hoá.
Sau khi nhân viên đã kiểm tra, đối chiếu giữa các chứng từ và đảm bảo không có sai sót hay thiếu thông tin cũng như các thông tin đã khớp nhau, bước tiếp theo bộ phận chứng từ sẽ phản hồi email cho người bán với nội dung bộ chứng từ không sai sót thông tin, người bán gửi bộ chứng từ gốc về Việt Nam sớm Nếu trường hợp kiểm tra có sự sai sót và thiếu thông tin, bộ phận chứng từ sẽ báo cho bên xuất khẩu để sửa hoặc thêm thông tin và nhà xuất khẩu sẽ gửi lại bản đã được chỉnh sửa.
Trước khi có thông báo hàng đến, đối với hàng thịt đông lạnh sẽ làm đơn để đăng ký kiểm dịch sản phẩm trên cạn nhập khẩu, xin giấy phép để Cục Thú y đồng ý cho phép công ty được kiểm dịch số hàng theo nội dung công văn đề nghị Công ty làm đơn đăng ký kiểm dịch sản phẩm động vật nhập khẩu khai mặt hàng và số lượng của mặt hàng; nước xuất xứ; công ty xuất khẩu và nhà máy sản xuất nhằm xin giấy phép để cục Thú y đồng ý cho công ty được kiểm dịch số hàng như đã khai Giấy phép được khai trên trang cổng thông tin một cửa quốc gia Sau khi đã vào trang cổng thông tin một cửa quốc gia, lựa chọn “Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn”, tiếp đó nhấp vào trường “Nhóm thủ tục Cục Thú y” và lựa chọn “Nhóm các thủ tục Cục thú y 2020” Lúc này hiện các lựa chọn thủ tục, về giấy phép đăng ký kiểm dịch nhấp chọn trường số 4 “Đăng ký kiểm dịch động vật, sản phẩm động vật trên cạn nhập khẩu; đăng ký kiểm tra xác nhận chất lượng thức ăn chăn nuôi, thức ăn thủy sản có nguồn gốc động vật” Nhân viên chọn thêm mới và bắt đầu khai, điền những thông tin cần thiết từ bộ chứng từ và gửi hồ sơ, sau khi cơ quan đã tiếp nhận và xác minh đơn đăng ký sẽ trả về trạng thái “đã cấp CV KDNK” có nghĩa là giấy phép đã có hiệu lực và có thể đưa vào sử dụng Cụ thể của một bản giấy phép số 19404/TY-KDĐV đã được cục Thú y cấp phép (Tham khảo phụ lục) bao gồm các nội dung tương tự như đã trình bày ở trên Trên giấy phép hiển thị các thông tin đã được công ty điền vào đơn đăng ký như sau:
Tên hàng: XƯƠNG ỨC LỢN CÓ THỊT ĐÔNG LẠNH (0206.49.00).
Số lượng: 26000 (Kilogram) - Nước xuất xứ: CANADA - Cửa khẩu nhập: CẢNG
Công ty xuất khẩu: SURE GOOD FOODS LIMITED - Nhà máy sản xuất: OLYMEL S.E.C./OLYMEL L.P (Mã 270A).
Thời gian thực hiện: Đến hết tháng 12/2024 - Mục đích sử dụng: Kinh doanh thực phẩm.
2.3.3 Nhận thông báo hàng đến và đăng ký việc thực hiện kiểm tra về chuyên ngành:
Thông báo hàng đến hay Arrival Notice là chứng từ do hãng tàu gửi cho người nhận hàng trên vận đơn ở mục notify (thông báo) của vận đơn Trước khi hàng dự kiến cập cảng đích từ 2-4 ngày bên hãng tàu sẽ gửi thông báo hàng đến qua gmail của công ty để bộ phận chuẩn bị các thủ tục cho việc nhận hàng như thanh toán phí, lấy lệnh giao hàng Cụ thể ở đây là thông báo hàng đến (Arrival Notice) của hãng tàu
ONE (Tham khảo phụ lục), cần lưu ý ngày hàng đến: 16/05/2024, địa điểm nhận hàng: CAT LAI TERMINAL và bảng chi phí local charges:
Hình 11: Chi phí local charges của hãng tàu ONE
(Nguồn: tài liệu thông báo hàng đến của hãng tàu ONE được cung cấp bởi công ty PTP) Đăng ký việc thực hiện kiểm tra về chuyên ngành:
So với các mặt hàng khác thì mặt hàng thịt đông lạnh phải có thêm bước đăng ký kiểm dịch và được cấp giấy chứng nhận kiểm dịch sản phẩm động vật trên cạn nhập khẩu từ cục Thú y để hàng có thể thông quan vào Việt Nam Mặt hàng thịt đông lạnh là hàng hoá có yêu cầu bảo quản khắt khe và đặc thù, yêu cầu quy trình giao nhận và vận chuyển phải được thực hiện một cách cẩn thận, đáp ứng nghiêm ngặt các tiêu chuẩn về bảo quản và an toàn thực phẩm Mặt hàng được nhập khẩu với mục đích kinh doanh thực phẩm dùng cho tiêu dùng nên bước kiểm dịch là bắt buộc thực hiện Bước kiểm dịch cũng được thực hiện trên trang cổng thông tin một cửa quốc gia và được thực hiện theo các bước dưới đây.
Đăng nhập vào trang cổng thông tin một cửa quốc gia bằng tài khoản của công
Chọn “Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn” tiếp đến nhấp vào “Nhóm thủ tục Cục Thú y”, lựa chọn “Nhóm các thủ tục Cục Thú y 2020”.
Ấn vào thủ tục thứ năm “Giấy phép cấp GCN kiểm dịch động vật, sản phẩm động vật trên cạn nhập khẩu; đăng ký kiểm tra xác nhận chất lượng thức ăn chăn nuôi, thức ăn thuỷ sản có nguồn gốc động vật”, thêm mới và bắt đầu khai các thông tin như số giấy phép, tên hàng, số lượng kiện, trọng lượng, trọng lượng (cả bì), mã cửa khẩu nhập, công ty xuất khẩu, mã cửa khẩu xuất, nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, địa điểm kiểm dịch, thời gian kiểm dịch, đính kèm file giấy phép, vận đơn đường biển gốc và chứng nhận kiểm dịch nước xuất xứ bản gốc sau đó gửi hồ sơ.
Trong thời hạn 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ khai báo hợp lệ, Cục Thú y quyết định và thông báo cho công ty về địa điểm, thời gian để tiến hành kiểm dịch theo quy định.
Cơ quan kiểm dịch xuống cảng lấy mẫu kiểm tra và sẽ trả kết quả trong khoảng 4-5 ngày, nếu mẫu thông qua kiểm dịch sẽ ra chứng thư giấy chứng nhận kiểm dịch nhập khẩu nhưng ngược lại mẫu không đạt yêu cầu thì phải kiểm lại nếu nhiễm bất kỳ bệnh truyền nhiễm nào phải xử lý, tiêu huỷ theo quy định.
Cụ thể của một bản chứng nhận kiểm dịch sản phẩm động vật nhập khẩu số 19503/2024/E03/CN-KDSPĐVNK khi mẫu đã đạt yêu cầu Giấy chứng nhận thuộc lô hàng có số hợp đồng SO28874-4 đã được đề cập dữ liệu ở bước 2.3.1, trên giấy chứng nhận hiển thị các thông tin đã được đăng ký và kết quả kiểm dịch (Tham khảo phụ lục) được trình bày như sau:
Tôi kiểm dịch viên động vật ký tên dưới đây chứng nhận số sản phẩm động vật nêu trên:
1 Có đầy đủ giấy tờ hợp lệ.
2 Đã được kiểm tra và bảo đảm các yêu cầu vệ sinh thú y khi nhập khẩu.
3 Sản phẩm động vật được bao gói, bảo quản theo quy định.
4 Số sản phẩm động vật trên đã được khử trùng tiêu độc bằng nồng độ (nếu có).
5 Phương tiện vận chuyển, các vật dụng khác có liên quan kèm theo bảo đảm yêu cầu vệ sinh thú y, đã được khử trùng tiêu độc bằng nồng độ.
2.3.4 Khai và truyền tờ khai hải quan:
Tiếp đó bộ phận chứng từ sẽ khai báo lên hệ thống hải quan sau khi có đầy đủ bộ chứng từ gốc Khai báo hải quan là bước đầu tiên để công ty có thể hoàn tất các thủ tục hải quan bắt buộc với mục đích cho phép hàng hoá, phương tiện vận tải ở đây là tàu biển được nhập khẩu vào Việt Nam Công việc này được thực hiện trên phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5VNACCS Sau khi đã đăng nhập vào Ecus bằng tài khoản của công ty, tiến hành khai báo thông tin Đối với hàng nhập khẩu, chọn mục “tờ khai hải quan” lúc này sẽ hiện danh mục các nghiệp vụ, nhấp chọn nghiệp vụ “đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)” khi đó màn hình sẽ hiện ra bảng tờ khai nhập khẩu để nhập liệu cho từng chỉ tiêu Việc khai tờ khai sẽ tiến hành theo từng bước tương ứng:
1 Lấy thông tin tờ khai từ Hải quan (IDB)
2 Khai trước thông tin tờ khai (IDA)
3 Khai chính thức tờ khai (IDC)
4 Lấy kết quả phân luồng, thông quan
5 Ở bước này nếu tờ khai chính thức có bất kỳ sai sót cần chỉnh sửa thì bước này dùng để sửa tờ khai
5.1 Lấy thông tin tờ khai để sửa (IDD)
5.2 Khai trước thông tin tờ khai sửa (IDA01)
5.3 Khai chính thức tờ khai sửa (IDE)
5.4 Lấy kết quả phân luồng, thông quan sửa
Đánh giá
Các bước trong nghiệp vụ thực tế tại công ty cơ bản giống với nghiệp vụ được đưa vào ở cơ sở lý luận, tuy nhiên đối với mặt hàng thịt đông lạnh phải bắt buộc có bước kiểm dịch nghiêm ngặt để đảm bảo mặt hàng thịt không có xuất xứ từ vùng bệnh hay nhiễm bất cứ loại bệnh truyền nhiễm nào Và nghiệp vụ thực tế thường phát sinh các rủi ro như sai sót chứng từ từ phía đối tác, lỗi kỹ thuật phần mềm và thời gian xử lý kéo dài là những vấn đề không được đề cập trong lý thuyết.
Nghiệp vụ giao nhận hàng thực phẩm đông lạnh bằng đường biển tại công ty TNHH thương mại quốc tế tổng hợp PTP được tổ chức khá tốt, tận dụng hiệu quả công nghệ và nguồn lực, giúp giảm thời gian xử lý và cải thiện năng suất làm việc Đặc biệt, việc áp dụng các hình thức khai báo điện tử như ECUS, hệ thống một cửa quốc gia và hệ thống Eport giúp tối ưu hóa thời gian.
Quy trình rõ ràng và có hệ thống: Các bước trong quy trình giao nhận hàng hóa được thực hiện bài bản từ khâu kiểm tra chứng từ, xin giấy phép, đến việc khai báo hải quan và nhận hàng tại cảng Công ty áp dụng các công cụ hiện đại như phần mềm ECUS và hệ thống một cửa quốc gia, giúp nâng cao hiệu quả xử lý chứng từ và đăng ký kiểm dịch.
Nhân viên giàu kinh nghiệm và có chuyên môn: Bộ phận chứng từ thể hiện sự chuyên nghiệp trong việc kiểm tra và xử lý các chứng từ quan trọng Nhân viên được đào tạo kỹ lưỡng, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và đáp ứng yêu cầu của cơ quan chức năng.
Sử dụng công nghệ hỗ trợ: Công ty sử dụng hệ thống khai báo hải quan điện tử(ECUS5VNACCS) giúp giảm thiểu thời gian và sai sót khi xử lý dữ liệu Việc sử dụng lệnh giao hàng điện tử (EDO) cho thấy sự hiện đại hóa trong giao nhận, tối ưu hóa quy trình.
Khả năng phối hợp với các bên liên quan: Công ty có sự phối hợp tốt với hãng tàu, cơ quan kiểm dịch, và hải quan để xử lý nhanh các thủ tục cần thiết, đặc biệt đối với hàng hóa có yêu cầu bảo quản khắt khe như thịt đông lạnh.
Quá tải công việc: lượng hàng cập cảng hiện số lượng lớn, số lượng công việc cần làm và xử lý lớn hơn nhiều so với thời gian trước dẫn đến áp lực thanh toán cũng như quá tải công việc cho nhân viên của công ty.
Yêu cầu cao về quản lý chuỗi lạnh: Do đặc thù của hàng thịt đông lạnh, việc duy trì chuỗi lạnh từ cảng đến kho bảo quản cần đầu tư nhiều vào cơ sở hạ tầng và sự phối hợp chặt chẽ giữa các khâu Bất kỳ sự cố nào liên quan đến bảo quản nhiệt độ đều có thể gây hư hỏng hàng hóa, dẫn đến thiệt hại lớn.
Chi phí phát sinh: Các chi phí như cược container, phí lưu container tại cảng, và các chi phí liên quan đến kiểm dịch có thể tăng cao trong trường hợp hàng hóa bị phân luồng đỏ, lấy hàng trễ so với thời hạn được lưu container miễn phí tại cảng hoặc gặp sự cố kỹ thuật.
