Vậy thì chúng ta nên tự Đặt câu hỏi “làm sao có thể làm việc nhóm một cách hiệu quả nhất”

Đồng thời, sau khi hoàn thành tiểu luận, chúng ta sẽ cải thiện được khả năng làm việc nhóm và mở rộng được tư duy, suy nghĩ của mình mà không còn bị hạn hẹp và gò bó trong lối suy nghĩ c

MỤC LỤC

Giới thiệu đề tài

WarrenBuffet nhận xét: “Muốn đi nhanh hãy đi một mình, muốn

đi xa, hãy đi cùng nhau” Điều này chứng tỏ nếu bạn muốn phát triển bản thân, hoàn thiện khuyết điểm thì bạn phải có người đồng hành cùng với mình.Vì ngay cả chính bản thân cũng sẽ không thể nhìn rõ hết tất cả điểm mạnh và yếu của mình Khi làm việc chung với một nhóm, bạn sẽ có cho mình những trải nghiệm, kinh nghiệm thực tế có thể áp dụng trong nhiều hoàn cảnh

Làm việc nhóm là một yếu tố tốt và thiết yếu, nhưng không phải nhóm làm việc cũng thành công đạt hiểu quả trong quá trình làm việc Đôi khi chúng ta thắc mắc rằng: Làm thế nào một số nhóm làm việc hoạt động rất hiệu quả và đạt kết quả tốt hơn những nhóm khác? Và một số nhóm làm việc lại phải đối mặt với rất nhiều vấn đề như làm việc rời rạc, thiếu liên kết? Khó có thể đưa ra câu trả lời chính xác cho những câu hỏi này vì xây dựng một nhóm làm việc thành công cần rất nhiều yếu tố khác nhau Trên thực tế, có rất nhiều sinh viên có năng lực tốt nhưng lại không phát huy được hết khả năng của bản thân khi làm việc nhóm Xây dựng một nhóm làm việc không khó nhưng làm thế nào để các cá nhân phát huy hết tiềm năng của bản thân và đóng góp cho mục tiêu chung của nhóm đạt được hiệu quả cao, lại là điều ít nhóm nào làm được Nhóm làm việc

là những cá nhân luôn tương trợ, giúp đỡ nhau để cùng nhau phát triển, giữa các thành viên có sự tương tác với nhau Vì vậy, chìa khóa

để thành công phụ thuộc toàn bộ vào năng lực, trình độ, ưu thế… khác nhau của từng thành viên và sự hiểu biết về mục tiêu chung của nhóm

Tại bậc đại học, làm việc nhóm là phương pháp học tập quen thuộc và là kỹ năng không thể thiếu của sinh viên Mặc dù các sinh viên đều đã tiếp cận với hình thức làm việc nhóm, tuy nhiên trong

quá trình học tập, các em còn gặp khó khăn trong việc thu tập thông tin vì sẽ có nhiều thông tin trùng lặp, khó khăn trong việc tự giải quyết vấn đề với nhau Vậy thì chúng ta nên tự đặt câu hỏi: “Làm sao có thể làm việc nhóm một cách hiệu quả nhất”

Tiểu luận này là một tiểu luận quan trọng đánh giá và đưa ra được câu trả lời cho câu hỏi trên Đồng thời, sau khi hoàn thành tiểu luận, chúng ta sẽ cải thiện được khả năng làm việc nhóm và mở rộng được tư duy, suy nghĩ của mình mà không còn bị hạn hẹp và gò bó trong lối suy nghĩ cũ

1 Khái niệm

1.1 Khái niệm kỹ năng làm việc nhóm

Mỗi chúng ta, ai cũng có điểm mạnh/điểm yếu khác nhau, do

đó khi thực hiện một công việc thì cá nhân một người chỉ có thể hoàn thành công việc ở một số lĩnh vực nhất định Vậy nên muốn công việc được thực hiện nhanh chóng và đạt hiệu quả, thì từng thành viên nên tạo thành một nhóm kết hợp làm việc “nhịp điệu” với nhau Việc làm này sẽ giúp họ phát huy được điểm mạnh, bổ sung ý kiến

về khiếm khuyết lẫn nhau Dẫn đến mục đích cuối cùng đó là hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc, để làm được những điều đó phải có kỹ năng làm việc nhóm

Trước hết, ta cần biết kỹ năng là gì ? Kỹ năng chính là tổng hợp tất cả những khả năng thích ứng, giải quyết vấn đề với môi trường, tình huống cụ thể diễn ra trong cuộc sống hằng ngày Con người từ

bé phải tích lũy, trang bị đầy đủ các loại kỹ năng khác nhau được tiếp thu trong quá trình giáo dục và trải nghiệm thực tế Từ đó ra rút

ra được khái niệm “Kỹ năng làm việc nhóm” chính là khả năng hợp tác giữa các thành viên trong một nhóm để đạt được mục đích chung Kỹ năng làm việc nhóm đòi hỏi sự nhạy bén, kinh nghiệm của các thành viên Vận dụng tối đa, tổng hợp khả năng từng người để có thể sắp xếp công việc và phân chia nhiệm vụ hợp lý Từ đó tạo ra

một môi trường làmviệc tích cực, hỗ trợ và thúc đẩy được năng suất lên tối đa bằng những đóng góp của mỗi người

Kỹ năng làm việc nhóm được hình thành trên những kỹ năng cơ bản như lắng nghe, cân bằng cảm xúc, tư duy phản biện

1.2 Khái niệm làm việc nhóm

Làm việc nhóm được định nghĩa là “ tập hợp những giá trị, hành

vi và thái độ của các thành viên trong nhóm” cùng nhau đồng ý và tuân theo để đạt được mục tiêu chung Thể hiện được sự cộng tác, tôn trọng và “công tư phân mình”, không để ảnh hưởng chuyện cá nhân vào công việc chung Nhóm còn được phân ra làm 2 loại:

*Nhóm chính thức: Là nhóm được hình thành xuất phát từ nhu cầu của một tổ chức, trên cơ sở quyết định của tổ chức đó

*Nhóm không chính thức: Là nhóm hình thành theo tự nhiên từ mỗi nhu cầu khác nhau từ thành viên trong nhóm ví dụ nhóm bạn cùng có sở thích đu idol, nhóm mẹ bỉm sữa có chung chủ đề nói chuyện, chia sẻ về cuộc sống sau khi sinh, cách chăm sóc, nuôi dạy trẻ…

Thời gian tồn tại của mỗi nhóm chính thức, nhóm không chính thức đều phụ thuộc vào mục đích ban đầu, nếu nhóm đó được hình thành do dự án thì khi dự án kết thúc nhóm có thể sẽ bị tan rã Khái niệm về nhóm: “Nhóm là một tập hợp từ 2 người trở lên hoặc thành viên tụ họp với mục tiêu chung và mối quan tâm chung” Vậy nên làm việc nhóm, thì tất cả mọi thành viên sẽ đều ảnh hưởng và tác động lên nhau Với trình độ, chuyên môn, năng lực khác nhau nhưng lại bổ trợ, ảnh hưởng và tác động lên nhau

2 Kỹ năng cần có khi làm việc nhóm

2.1 Phân chia nhiệm vụ:

Nhóm phải có định hướng, mục tiêu rõ ràng, phải xây dựng được tầm nhìn của nhóm và sự tự tin cần thiết Để hình thành, đánh

giá bằng các tiêu chí cụ thể, đo được đồng thuận, khả thi và có thời hạn xác định theo mô hình SMART :

+ S = Specific: Đơn giản, hợp lí, cụ thể

+ M = Measurable: Đo lường được

+ A = Achievable: Tính thực tế, có thể đạt được

+ R = Relevant: Tính liên quan

+ T = Time-Bound: Thời hạn đạt được mục tiêu

Phân chia công việc còn là kỹ năng phân tích, sắp xếp và giao nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm Nhóm trường – người phân chia phải đảm bảo được tính minh bạch, phù hợp với từng thành viên để hiệu suất được nâng cao Việc phân chia nhiệm vụ rất quan trọng, vì đây chính là cơ hội để khai thác triệt để được năng lực của từng thành viên Mỗi thành viên nếu không được đặt đúng vị trí với năng lực, điểm mạnh của mình thì hiệu suất sẽ rất dễ bị kéo xuống Ngoài ra, tinh thần làm việc của thành viên đó sẽ không đạt đến mức độ hoàn hảo vì không đúng chuyên môn của mình Từ đó dần mất đi tính đoàn kết, tinh thần làm việc đoàn kết như mục tiêu được đề ra trước đó Ví dụ: một bạn A mạnh về thuyết trình, nhưng nhóm trưởng lại đưa mảng thiết kế powerpoint cho bạn A, thì khi bắt tay vào làm việc bạn sẽ không thể nào tập trung hết năng suất vào nhiệm vụ ấy, và sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm hiểu và hoàn thành công việc của mình Điều này không những dẫn đến mâu thuẫn trong công việc, ảnh hưởng “deadline” mà còn ảnh hưởng đến tinh thần của thành viên khác trong nhóm

Việc lựa chọn nhiệm vụ và khai thác tối đa năng lực từng thành viên là cách hiệu quả nâng cao quá trình hoàn thành công việc của

họ, “chọn mặt gửi vàng” giao công việc đúng người còn giúp nhân viên phát huy tính sáng tạo, mở rộng ra nhiều góc nhìn mới mẻ cho công việc ấy Tạo được sự phát triển vượt bật trong công việc của tập

thể Để có thể đặt vào cá thành viên vào đúng vị trí thích hợp của họ nhằm tận dụng tài năng của mỗi thành viên nhóm và phát huy tối đa tiềm năng của nhóm, người lãnh đạo nhóm cần nằm rõ 3 điều sau:

+ Hiểu rõ về nhóm: Nhóm trưởng cần phải hiểu rõ được mục tiêu chung của cả nhóm hướng tới là gì? Và để đạt được những mục tiêu đó ta cần phải vận dụng những biện pháp nào, lập dàn ý, và đưa

ra được quyết định định hướng cho mục tiêu của nhóm

+ Tìm hiểu về các thành viên trong nhóm : Trưởng nhóm phải là người đánh giá được năng lực, cảm xúc, tính cách của các thành viên Qua đó, đưa ra nhiệm vụ phù hợp để tăng tính hiệu quả trong nhiệm vụ của cả nhóm

+ Đưa ra bảng phân công : Sau khi phân chia công việc, nhóm trưởng phải đưa ra bảng phân công nhiệm vụ bao gồm thời gian hoàn thành nhiệm vụ, đánh giá mức độ hoàn thành công việc Nếu không hoàn thành đúng thời gian quy định thì sẽ trừ bao nhiêu phần trăm và mức độ hoàn thành dựa theo những tiêu chí trên mà trừ 1 điểm trên thang điểm 10

+ Tiêu chí đi kèm ( nếu có): Nếu bạn nào có đóng góp tích cực,

và hoàn thành công việc, tham gia đầy đủ các buổi họp nhóm đề ra

sẽ được thêm 1 điểm +

Tất cả phải đều để dưới dạng công khai, minh bạch Sau khi hoàn thành đánh giá nhiệm vụ sẽ dựa theo tiêu chí đề ra ngay từ đầu

mà nhận xét Từ đó, đưa ra điểm nhóm một cách tích cực, công bằng không gây ra tình trạng rối lọan trong quá trình làm việc

2.2 Giao tiếp, lắng nghe trong nhóm :

“Giao tiếp được hiểu là quá trình truyền tải và tiếp nhận thông tin giữa người này với người kia, giữa một cá nhận và một nhóm người và trong chính bản thân một con người để từ đó các bên tham gia có thể có chung quan điểm, nhận thức về vấn đề được đề cập

tới.” Bởi vì trong quá tình làm việc, các thành viên trong nhóm đều

có sức ảnh hưởng lên nhau nên việc giao tiếp cũng là một trong những yêu cầu cần thiết trong quá trình làm việc nhóm Quá trình giao tiếp được thể hiện qua nhiều phương tiện khác nhau như ngôn ngữ chữ viết, ngôn ngữ thân thể và lời nói Các thành viên trong nhóm nên giao tiếp thoải mái với nhau một cách trực tiếp và hướng đến mục tiêu đạt được thành công trong công việc Việc giao tiếp này giúp họcgiải quyết những khuất mắt ngay lập tức Rèn luyện kỹ năng giao tiếp : Bản thân có thể thoải mái trao đổi quan điểm, biết lắng nghe ý kiến và tôn trọng ý kiến từ người khác Tăng khả năng hòa nhập, có thêm tinh thần học hỏi từ mọi người Qua đó có thể mạnh dạn hơn trước đám đông

+ Khi làm việc nhóm, chúng ta cần phải bỏ qua “cái tôi” của bản thân, không vì sự ích kỷ của bản thân mà gây mẫu thuẫn ảnh hưởng tới nhiệm vụ chung của nhóm đề ra Mọi người cần phải tin tưởng, trao đổi thẳng thắn

+ Khi giao tiếp chúng ta cần hạn chế nhìn xuống khi giao tiếp,

vì đó là một trong những biểu hiện cho thấy bản thân đang không quan tâm đến đối phương Vì thế, khi giao tiếp, luôn nhìn thẳng về phía trước, nhìn vào các điểm như trán, chân mày, môi để tránh trường hợp nhìn vào mắt quá lâu sẽ gây ra áp lực vô hình cho đối phương Và cũng không nên thu hẹp mắt mình lại vì điều này vô hình chung sẽ gửi thông điệp sai lệch cho người nói

Tình huống:

Một nhóm sinh viên gồm 5 người đang thực hiện đề tài nghiên cứu về biến đổi khí hậu để chuẩn bị báo cáo cuối kỳ Trong quá trình làm việc, Minh – trưởng nhóm – nhận thấy một số thành viên thường xuyên đến trễ, ít đóng góp ý kiến trong các buổi họp Thay vì trách móc ngay, Minh quyết định tổ chức một buổi họp riêng, mở đầu bằng lời chia sẻ chân thành:

“Mình biết ai cũng bận, nhưng mình mong nhóm mình sẽ cùng nhau làm tốt nhất có thể Không khí nhóm dạo này có vẻ trầm hơn, mọi người có gặp khó khăn gì không?”

Sau lời mở đầu tích cực đó, Lan – một thành viên ít nói – chia sẻ rằng cô cảm thấy ngại phát biểu vì lo sợ bị đánh giá, và cô chưa hiểu

rõ vai trò của mình trong nhóm Minh lắng nghe chăm chú, không ngắt lời, sau đó tóm lược lại ý Lan để thể hiện sự thấu hiểu, đồng thời cùng cả nhóm phân chia lại nhiệm vụ cho rõ ràng và công bằng hơn

Nhờ sự giao tiếp cởi mở và kỹ năng lắng nghe tích cực, cả

nhóm bắt đầu gắn kết hơn, không khí làm việc cải thiện rõ rệt, và kết quả dự án cuối kỳ đạt điểm cao

Phân tích kỹ năng:

 Giao tiếp hiệu quả giúp người trưởng nhóm truyền đạt ý kiến

một cách rõ ràng, tôn trọng và xây dựng, tạo điều kiện để các thành viên chia sẻ suy nghĩ thật lòng

 Lắng nghe tích cực giúp phát hiện những rào cản trong làm

việc nhóm, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp, khơi gợi sự đồng cảm và gắn kết giữa các thành viên

Kết luận: Giao tiếp và lắng nghe không chỉ là cầu nối giữa các

cá nhân mà còn là nền tảng tạo nên sự hiểu nhau, tôn trọng lẫn nhau

và làm việc hiệu quả trong một tập thể

2.3 Kỹ năng quản lí thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng sắp xếp, phân bổ và sử dụng hiệu quả quỹ thời gian để hoàn thành công việc đúng hạn với chất lượng tốt nhất Trong khuôn khổ làm việc nhóm, kỹ năng này không chỉ áp dụng ở cấp độ cá nhân mà còn ảnh hưởng đến tiến độ chung của cả nhóm

Kỹ năng quản lý thời gian đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong làm việc nhóm vì nó giúp đảm bảo tiến độ chung, nâng cao

hiệu suất và tăng tính phối hợp giữa các thành viên Khi mỗi cá nhân biết cách sắp xếp công việc hợp lý, tuân thủ thời hạn và chủ động hoàn thành phần việc của mình, cả nhóm sẽ vận hành trôi chảy, tránh được tình trạng "nước đến chân mới nhảy", hạn chế stress, và giúp các thành viên phối hợp nhịp nhàng hơn Đồng thời, việc quản

lý thời gian hiệu quả còn góp phần giảm áp lực, tạo điều kiện để cả nhóm có thêm thời gian kiểm tra, điều chỉnh và hoàn thiện kết quả công việc một cách tốt nhất Đây là một trong những yếu tố then chốt giúp nhóm đạt được mục tiêu đề ra một cách bền vững và chuyên nghiệp

Tình huống: Nhóm sinh viên 5 người được giao làm một bài

thuyết trình cuối kỳ trong 2 tuần

Trưởng nhóm đề xuất chia bài thành 5 phần, mỗi người phụ trách 1 phần và yêu cầu nộp bản nháp sau 5 ngày đầu tiên để cả nhóm cùng rà soát, phản biện, hoàn thiện trong tuần tiếp theo

Một thành viên không quản lý thời gian tốt, trễ hẹn 3 ngày vì mải mê làm bài tập môn khác Cả nhóm bị lùi lịch duyệt nội dung, không kịp tập dượt kỹ lưỡng, ảnh hưởng đến phong độ thuyết trình

Trong khi đó, một thành viên khác sử dụng kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả: lập lịch làm việc theo ngày, ưu tiên theo deadline, dùng Google Calendar để nhắc nhở và kiểm soát thời lượng từng phần việc, đảm bảo hoàn thành sớm và hỗ trợ các thành viên còn lại

Kết quả: Nhóm học được bài học về tầm quan trọng của quản

lý thời gian và đưa ra quy định rõ ràng về deadline trong lần làm việc sau

2.4 Kỹ năng lắng nghe:

Từng thành viên trong nhóm phải lắng nghe ý kiến của nhau, quá trình đó sẽ giúp giải quyết các vấn đề mà nhóm mắc phải Lắng nghe và giao tiếp còn giúp nhóm đưa ra lựa chọn phù hợp cho đích

đến của mình Kỹ năng lắng nghe là không chỉ là việc lắng nghe và hiểu ý kiến, thông tin của người nói mà còn là cách ta quan tâm tới vấn đề của đối phương và đưa ra ý kiến phù hợp cho ý kiến đó Trong quá trình lắng nghe, người nghe sẽ được học hỏi nhiều điều từ đối phương như ý tưởng, vấn đề, biện pháp khắc phục

Những biểu hiện cần có trong kỹ năng lắng nghe:

+ Sử dụng ánh mắt: Nhìn vào mắt người đang trình bày cái nhìn “thiện chí”, thể hiện được mối quan tâm, chú ý của bản thân vào chủ đề của người trình bày Tránh cái nhìn dò xét, thăm hỏi, nhìn chằm chằm vì sẽ khiến cho người trình bày khó xử và cảm thấy áp lực, không thoải mái dưới ánh nhìn đó Và quan trọng phải áp dụng quy tắc 50/70, nghĩa là dành 70% để lắng nghe và 50% còn lại chính

là giao tiếp bằng mắt Bởi vì, lắng nghe không phải là ngồi im và lắng nghe mọi người bàn tán sôi nổi mà không làm gì ngoài việc ngồi, nghe Đó là hành động bị động, thiếu quan tâm trong vấn đề chung của cả nhóm

+ Hành động tán thành “gật đầu” biểu hiện thái độ khuyến khích, tránh những cử chỉ biểu hiện sự lơ đễnh như quay mặt đi chỗ khác, thường nhìn vào khoảng không, làm việc riêng Điều này sẽ thể hiện được sự thiếu chuyên nghiệm trong cách làm việc, đặc biệt là khi trao đổi vấn đề quan trọng Những hành động này còn cho thấy thái độ không tôn trọng người trình bày Từ đó, người nói sẽ dẫn đến tình trạng “kiệt sức” nản chí trong việc trình bày ý tưởng của bản thân

+ Không được ngắt lời khi đối phương đang trình bày, điều này

sẽ khiến cho người nói cảm thấy thiếu sự tôn trọng Hãy để đối phương nói xong và đưa ra ý kiến, vì trong môi trường làm việc nhóm đều là mối quan hệ “win-win”, ai cũng cần sự tôn trọng, hạn chế áp đặt, bảo thủ và “chen chân” vào câu chuyện của đối phương

Tình huống: Nhóm bạn gồm 4 người đang thực hiện một dự án

thiết kế poster truyền thông Trong buổi họp đầu tiên, một thành viên tên Lan đưa ra ý tưởng sử dụng tông màu tối để làm nổi bật thông điệp nghiêm túc của chiến dịch Tuy nhiên, Minh – một thành viên khác – cắt ngang khi Lan đang trình bày, phản đối ngay lập tức

mà không để cô nói hết ý Cả nhóm sau đó theo ý kiến của Minh mà không thảo luận thêm Kết quả là poster bị đánh giá thiếu chiều sâu

ý tưởng và không truyền tải được thông điệp như mong muốn Sau

đó, Lan chia sẻ rằng cô cảm thấy bị bỏ qua và không được lắng nghe

Phân tích vấn đề:

 Minh thiếu kỹ năng lắng nghe tích cực, không cho người khác trình bày trọn vẹn ý kiến

 Nhóm không tạo điều kiện để mọi thành viên đều có tiếng nói, dẫn đến quyết định thiếu toàn diện

 Điều này gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và khí thế làm việc nhóm

Cách giải quyết:

Tổ chức lại cuộc họp phản hồi: Trưởng nhóm nên mời mọi người cùng nhìn lại kết quả và mở ra không gian để tất cả thành viên chia sẻ quan điểm một cách bình đẳng

Đưa ra quy ước lắng nghe trong nhóm: Mỗi người phát biểu không bị ngắt lời; Có phân chia thời gian phát biểu rõ ràng; Khuyến khích việc ghi chép và đặt câu hỏi sau khi người khác trình bày

Rèn kỹ năng lắng nghe chủ động: Hướng dẫn các thành viên cách duy trì ánh mắt, gật đầu, đặt câu hỏi để thể hiện đang lắng nghe; Tránh phán xét sớm, thay vào đó hãy tóm tắt lại ý của người khác để xác nhận đã hiểu đúng