Kỹ năng lắng nghe và phản hồi hiệu quả trong giao tiếp

Lý do chọn đề tài Như chúng ta biết, giao tiếp là điều rất quan trọng đối với năng lực điều chỉnh hành vi của mỗi người, bởi nó không chỉ quyết định đến sự hình thành và phát triển tâm l

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP HCM

KHOA TÂM LÝ HỌC

TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

TÂM LÝ HỌC GIAO TIẾP

(Học kỳ 2, năm học 2024 - 2025)

KỸ NĂNG LẮNG NGHE VÀ PHẢN HỒI HIỆU QUẢ

TRONG GIAO TIẾP

GVHD: PGS TS Phạm Văn Tuân Sinh viên thực hiện:

1 Họ và tên: Phan Thị Kim Phương

2 Mã số SV: 50.07.611.086

3 Lớp: VB2-B

TP Hồ Chí Minh, tháng 4 năm 2025

I Giới thiệu nghiên cứu

1 Lý do chọn đề tài

Như chúng ta biết, giao tiếp là điều rất quan trọng đối với năng lực điều chỉnh hành vi của mỗi người, bởi nó không chỉ quyết định đến sự hình thành và phát triển tâm lý, ý thức, nhân cách mà còn giúp cho con người đạt được năng suất, chất lương, hiệu quả trong mọi lĩnh vực hoạt động

Giao tiếp là quá trình truyền đạt thông tin, ý kiến và ý nghĩa giữa các cá nhân, nhóm hoặc tổ chức khác nhau Nó là cách chúng ta trao đổi và tương tác với nhau để chia sẻ thông tin, hiểu và được hiểu, xây dựng mối quan hệ và đạt được mục tiêu chung

Giao tiếp có thể diễn ra qua nhiều hình thức khác nhau như lời nói, viết, ngôn ngữ cơ thể, hình ảnh, âm thanh và sử dụng phương tiện truyền thông Nó bao gồm việc lắng nghe, diễn đạt, hiểu và phản hồi thông tin một cách hiệu quả

Mục đích của giao tiếp là truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và chính xác, xây dựng sự đồng lòng, tạo sự thấu hiểu và tạo nền tảng cho sự hợp tác và tương tác xã hội

Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi kỹ năng ngôn ngữ, lắng nghe chăm chỉ, sự nhạy bén

về ngữ cảnh và khả năng tương tác một cách tôn trọng và hiệu quả với người khác Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong đời sống cá nhân, công việc, học tập và mọi mối quan hệ xã hội Nó giúp chúng ta xây dựng mối quan hệ tốt, giải quyết xung đột

và xây dựng một cộng đồng hoà hợp và phát triển

Kỹ năng giao tiếp là khả năng của một người trong việc ứng xử và truyền đạt ý kiến, thông tin một cách rõ ràng, dễ hiểu đến người khác Bằng cách sử dụng các phương tiện giao tiếp như ngôn ngữ, cử chỉ, giọng điệu và biểu cảm khuôn mặt để tạo

ra sự hiểu biết, tương tác và truyền đạt thông điệp, lắng nghe và phản hồi để đạt mục tiêu trong giao tiếp. Điều này giúp xây dựng mối quan hệ xã hội tốt đẹp, làm việc nhóm và thể hiện sự chuyên nghiệp trong môi trường công việc

Kỹ năng giao tiếp là năng lực nhận biết nhanh chóng các biểu hiện bên ngoài và

có thể đoán biết diễn biến tâm lý từ bên trong của đối tác giao tiếp, đồng thời biết sử dụng những phương tiện ngôn ngữ, phi ngôn ngữ, biết cách định hướng để điều chỉnh, điều khiển quá trình giao tiếp để đạt đến hiệu quả

Ngày nay, trong xu thế hội nhập và phát triển, mọi loại hình công việc, các hoạt động đời sống thường ngày đều đòi hỏi con người chúng ta cần phải có kĩ năng giao tiếp tốt

Để có kỹ năng giao tiếp tốt cần phải hiểu được và thực hiện tốt các kỹ năng trong giao tiếp, các kỹ năng có thể kể đến đó là kỹ năng lắng nghe và phản hồi hiệu quả

Kỹ năng lắng nghe và phản hồi hiệu quả là hai kỹ năng trong giao tiếp vô cùng quan trọng và cần thiết Chúng sẽ giúp cuộc giao tiếp đạt năng suất cao hơn, giúp giải quyết tốt nhiều vấn đề trong các mối quan hệ, công việc và cuộc sống hằng ngày Cụ thể giúp chúng ta tiếp cận được nhiều thông tin, mở mang thêm nhận thức và lĩnh hội thêm nhiều kiến thức mới, bên cạnh đó còn giúp chúng ta tạo ấn tượng tốt cũng như

mở rộng và nuôi dưỡng mối quan hệ tốt đẹp với mọi người

Thật vậy, để giao tiếp tốt cần phải có những kỹ năng giao tiếp cần thiết, cho nên tác giả đã quyết định chọn kỹ năng lắng nghe và phản hồi hiệu quả trong giao tiếp làm

đề tài nghiên cứu của mình, mong muốn tìm hiểu sâu hơn kiến thức và ứng dụng tốt hơn vào trong công việc và cuộc sống hằng ngày

2 Mục tiêu nghiên cứu

Nhận định kỹ năng lắng nghe và phản hồi hiệu quả trong giao tiếp

3 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã vận dụng một số phương pháp như: nêu vấn đề, phân tích, chứng minh, tổng hợp; phương pháp quy nạp và diễn dịch,

II Kết quả nghiên cứu

2.1 Một số lí luận cơ bản liên quan đến đề tài

2.1.1 Lắng nghe và kỹ năng lắng nghe

a) Lắng nghe

Khái niệm: Lắng nghe là hành động tập trung, chú ý để nghe và hiểu những gì người khác đang nói một cách chân thành và tôn trọng

Khái niệm chỉ ra rằng: khi lắng nghe, chúng ta cần tập trung vào người đang nói, không phân tán tâm trí và không gián đoạn Hành động lắng nghe không chỉ bao gồm việc chú ý đến những lời nói, cử chỉ, ngôn ngữ hình thể mà còn chú ý để hiểu được những điều ngụ ý của họ Bên cạnh đó, chúng ta cần thể hiện sự chân thành, thân thiện để họ cảm nhận được sự tôn trọng từ chúng ta

Lắng nghe không chỉ đơn thuần là việc nghe và hiểu ý kiến hoặc thông tin của người khác, mà còn là thể hiện sự quan tâm và đồng cảm Khi lắng nghe, chúng ta tạo

điều kiện thuận lợi để người khác chia sẻ cảm xúc, suy nghĩ và kinh nghiệm của họ một cách tự nhiên và thoải mái nhất Như ngạn ngữ Nga cũng có câu: “Con người mất

3 tuổi để học nói nhưng phải mất cả cuộc đời để học lắng nghe” là vậy

Lắng nghe hiệu quả giúp người khác cảm thấy được tôn trọng và lời nói của họ trở nên có giá trị Kỹ năng này được xem là nền tảng của một cuộc trò chuyện thành công trong bất kỳ bối cảnh nào, dù ở nơi làm việc hay trong các tình huống cuộc sống hằng ngày

Một nghiên cứu năm 1946 của Giáo sư Edgar Dale là Cone of Experience (Nón kinh nghiệm) đã chỉ ra rằng chúng ta chỉ nhớ từ 25-50% những gì chúng ta nghe Điều

đó có nghĩa là khi bạn nói chuyện với sếp, đồng nghiệp, khách hàng hoặc vợ/ chồng của bạn trong 10 phút, họ chỉ chú ý chưa đến một nửa cuộc trò chuyện Một nghiên cứu khác của Adler, R và các cộng sự năm 2001 đã cho thấy trung bình chúng ta dùng 45% thời gian cho việc lắng nghe, nhiều hơn so với 30% nói, 16% đọc và 9% viết

b) Kỹ năng lắng nghe

Khái niệm: Kỹ năng lắng nghe là khả năng tập trung vào người nói và hiểu rõ ý nghĩa của những gì họ đang truyền tải bằng những nguyên tắc và kỹ thuật lắng nghe hiệu quả

Khái niệm chỉ ra rằng: khi thực hiện kỹ năng lắng nghe, không chỉ chú ý đến nội dung được truyền tải mà còn chú ý đến cách họ sử dụng từ ngữ, giọng điệu diễn đạt, ngôn ngữ hình thể mà còn quan tâm đến những cảm xúc, động cơ và thậm chí đoán được suy nghĩ của người nói

Kỹ năng lắng nghe là một trong những các kỹ năng quan trọng của giao tiếp, vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật Vì vậy, muốn thực hiện kỹ năng lắng nghe hiệu quả, chúng ta không những cần nắm vững kiến thức cơ bản mà cần vận dụng thường xuyên vào thực tế công việc và cuộc sống hằng ngày

2.1.1 Phản hồi và kỹ năng phản hồi

a) Phản hồi

Khái niệm: Phản hồi là sự phản ánh ý kiến giữa người nghe và người truyền tin,

là cách đưa ra những nhận xét, đánh giá nhằm thay đổi thái độ và hành vi của đối tượng giao tiếp

Vai trò của phản hồi: Đây là một điều tất yếu trong giao tiếp hằng ngày, giúp cá nhân phát triển và hoàn thiện nhân cách, đồng thời giúp xã hội trở nên phát triển hơn

b) Kỹ năng phản hồi

Khái niệm: Kỹ năng Phản hồi là một hình thức giao tiếp hướng đến việc chia sẻ thông tin chi tiết, kịp thời và thực tế về hiệu suất, hành vi của một cá nhân, nhằm mục tiêu giúp đỡ họ trên hành trình phát triển bản thân Kỹ năng phản hồi là một phần không thể thiếu trong giao tiếp xã hội

Khi được thực hiện đúng cách, phản hồi sẽ trở thành kỹ năng và là công cụ hữu hiệu cho cá nhân nâng cao năng lực tự nhận thức, cải thiện được hiệu quả công việc, hình thành kỹ năng, phong thái chuyên nghiệp, đồng thời hỗ trợ họ đạt được nhiều mục tiêu đề ra Theo nghiên cứu của Gallup, những ai nhận được phản hồi định kỳ từ cấp trên nhìn chung tỏ ra hứng thú với công việc hơn gấp 3,5 lần so với những người khác Ngoài ra, khi cảm thấy ý kiến đóng góp của họ được lắng nghe, cá nhân sẽ được truyền cảm hứng để làm việc tốt hơn gấp 4,6 lần

2.2 Tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe và phản hồi hiệu quả trong giao tiếp 2.2.1 Tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe hiệu quả trong giao tiếp

Thực tế đã cho thấy, để giao tiếp thành công thì chỉ nói hay, hỏi đúng thôi chưa

đủ mà còn phải biết lắng nghe Theo kết quả nghiên cứu của giáo sư Ralph Nichols các nhà quản lý chỉ có thể lắng nghe được 25% thông tin được truyền đến, 75% các báo cáo miệng không được chú ý, bị hiểu sai hoặc bị lãng quên nhanh chóng Sau một cuộc nói chuyện dài 10 phút thì chỉ khoảng 50% thông tin truyền đạt được nhắc lại Còn khả năng lắng nghe và nắm bắt được những ý sâu sắc trong lời nói của người khác lại càng hiếm hoi Bên cạnh đó, quá trình lắng nghe cũng sẽ bị chi phối bởi nhiều yếu tố, thậm chí cản trở chúng ta Theo các nhà nghiên cứu Hoa Kỳ, có 5 nhóm rào cản cơ bản đối với quá trình lắng nghe có hiệu quả:

- Rào cản sinh lý, bao gồm: khả năng nghe, nói, tốc độ suy nghĩ, …

- Rào cản môi trường: khí hậu, thời tiết, tiếng ồn…

- Rào cản mang tính quản điểm: những người có quan điểm khác nhau thường

lơ đễnh, thiếu tập trung khi nghe đối tác trình bày

- Rào cản về văn hóa: những khác biệt về văn hóa cũng gây trở ngại rất lớn cho quá trình lắng nghe

Vậy nên, để giao tiếp hiệu quả và xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp với người khác thì kỹ năng lắng nghe rất quan trọng Khi ta lắng nghe một cách chân thành, chúng ta có thể hiểu rõ hơn về tình cảm, ý kiến và nhu cầu của người khác, giúp tăng

cường sự tin tưởng và đồng cảm trong mối quan hệ giữa các cá nhân, giúp công việc chúng ta diễn ra theo hướng thuận lợi và những điều trong cuộc sống hằng ngày sẽ được giải quyết ổn thỏa Cụ thể, tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe hiệu quả trong giao tiếp tập trung ở những điểm sau:

Thứ nhất, giúp tiếp nhận thông tin: Những thông tin tốt là những điều mà ai

cũng cần nghe, hơn thế nữa những thông tin mang lại lợi ích cho bản thân thì lại càng phải lắng nghe và chú tâm hơn nhiều Việc lắng nghe sẽ giúp chúng ta tiếp nhận được nhiều thông tin, từ những thông tin về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, đến những thông tin liên quan đến công việc và các thông tin trong cuộc sống thường ngày Những thông tin đó sẽ giúp chúng ta có cách nhìn đa chiều về công việc, các mối quan

hệ xã hội và thế giới xung quanh, từ đó hình thành kiến thức, nhận thức và thói quen cho riêng mình Tuy nhiên khi tiếp cận thông tin cần phải có sự chọn lọc một cách cụ thể, đâu là những thông tin tốt cần phải tiếp thu và tuyên truyền, đâu là thông tin độc hại nên tránh xa hoặc lên án, phản bác, tố cáo Thông thường chúng ta nên tiếp cận thông tin ở những người có uy tín, những hội thảo có chất lượng, nếu trên mạng xã hội thì phải là những trang mạng có nguồn chính thống

Thứ hai, thể hiện người có hiểu biết: Kỹ năng lắng nghe tốt thể hiện một người

có sự hiểu biết sâu sắc, có thể phân tích và đánh giá chất lượng thông tin, lập luận của người nói, điều này đồng thời cũng cho thấy họ là người có tư duy phản biện và tôn trọng người khác

Thứ ba, giúp mở rộng kiến thức: Khi lắng nghe, chúng ta có thể học hỏi được

rất nhiều điều mới và tốt đẹp từ đối phương Đây chính là cơ hội để nâng cao hiểu biết

và học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm quý báu từ họ

Thứ tư, xây dựng lòng tin: Khi người nói cảm thấy đối phương tập trung lắng

nghe và không phán xét hay can thiệp những lời mình nói, họ sẽ có cơ hội tâm sự và

kể chuyện nhiều hơn Điều này rất hữu ích khi gặp khách hàng hoặc đối tác làm việc mới

Thứ năm, nhận biết và giải quyết vấn đề: Kỹ năng lắng nghe xuất sắc giúp

người nghe dễ dàng nhận ra những khó khăn mà đối phương hay chính mình đang gặp phải hoặc các vấn đề không mong muốn Điều này giúp họ nhanh chóng xác định và

có kế hoạch, phương pháp để giải quyết chúng một cách hiệu quả

Thứ sáu, mở rộng và nuôi dưỡng mối quan hệ tốt đẹp: Khi chân thành lắng

nghe người khác nói, đối phương sẽ nhanh chóng cảm thấy được coi trọng nên thoải mái và thường xuyên giao tiếp nhiều hơn Điều này giúp mở rộng và nuôi dưỡng nhiều mối quan hệ tốt đẹp, trong kinh doanh sẽ phát triển hợp tác hiệu quả hơn với các đối tác và khách hàng

2.2.2 Tầm quan trọng của kỹ năng phản hồi hiệu quả trong giao tiếp

Nhiều người vẫn nghĩ đơn giản rằng việc phản hồi trong các cuộc nói chuyện chỉ đơn giản là trả lời lại những câu hỏi đặt ra hay có những biểu cảm hời hợt, hùa theo câu chuyện mà họ đang nói Thế nhưng không phải vậy, kỹ năng phản hồi trong giao tiếp cần nhiều hơn như vậy Bạn cần phải đưa ra những câu trả lời mang tính tích cực nhằm giúp người nhận có thể dễ dàng tiếp thu những ý kiến mà bạn đóng góp và tăng thêm phần động lực để cố gắng hơn Những lời chỉ trích hay đóng góp tiêu cực không chứa tinh thần xây dựng mà còn làm cuộc giao tiếp trở nên tồi tệ hơn

Việc đưa ra phản hồi tích cực giúp người nghe dễ dàng chấp nhận thông điệp và sẵn sàng nỗ lực hơn Trong lĩnh vực giáo dục, việc đưa ra phản hồi tích cực sẽ giúp người học có thêm động lực hoàn thành tốt các kỳ thi mang tính quyết định Ngược lại, những lời chỉ trích hoặc phản hồi tiêu cực không chỉ không thúc đẩy thay đổi, mà còn

có thể gây căng thẳng và không ổn định cho người nghe Điều này có thể ảnh hưởng đến nỗ lực của chúng ta trong tương lai

Kỹ năng phản hồi là yếu tố rất quan trọng trong giao tiếp, góp phần thành công trong nhiều lĩnh vực như trong học tập, công việc, giúp bạn cải thiện bản thân, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp Trong công việc, phản hồi giúp mọi người nhận hiểu rõ vấn

đề để từ đó điều chỉnh hành vi hoặc cải thiện kỹ năng Trong học tập, phản hồi giúp mọi người hiểu rõ hơn về nhiệm vụ, năng lực của mình để từ đó nâng cao kết quả học tập Nhìn chung phản hồi không chỉ giúp cá nhân hoàn thiện hơn mà còn tăng cường

sự gắn kết, hiểu biết lẫn nhau

2.3 Các nguyên tắc và kỹ thuật tiến hành kỹ năng lắng nghe và phản hồi hiệu quả trong giao tiếp

2.3.1 Các nguyên tắc và kỹ thuật tiến hành kỹ năng lắng nghe hiệu quả trong giao tiếp

Thứ nhất, tập trung vào cuộc giao tiếp

Để lắng nghe tốt, cần phải tập trung hoàn toàn vào người nói, cố gắng hiểu rõ ý muốn và suy nghĩ của họ Đôi khi, người nói sẽ diễn tả những suy nghĩ phức tạp hoặc

không rõ ràng, lúc này người nghe cần phải kiên nhẫn để đối phương có thể diễn tả rõ hơn

Thứ hai, tuyệt đối không được ngắt lời

Tuyệt đối không ngắt lời khi đối phương đang nói, vì nếu ngắt lời sẽ khiến đối phương cảm thấy không được tôn trọng và mất hứng thú để chia sẻ tiếp ý tưởng hay câu chuyện Hãy để người nói có không gian và thời gian để chia sẻ, giãi bày, đặt bản thân vào đối phương để cảm nhận và thấu hiểu

Thứ ba, tôn trọng người đang đối thoại

Khi giao tiếp, ngoài chỉnh chu lời nói và ngoại hình của mình, chúng ta nên dành sự tôn trọng cho người mình đang giao tiếp, bởi đây là mấu chốt của cuộc trò chuyện, khi chúng ta tôn trọng đối phương thì chúng ta cũng nhận được điều tương tự

từ họ, điều này sẽ giúp cuộc đối thoại trở nên chân thành, cởi mở hơn giúp chúng ta dễ dàng đạt được những điều mà cả hai đều mong muốn, tạo sự gắn bó bền chặt trong các mối quan hệ sau này

Thứ tư, thấu hiểu khi lắng nghe

Trong nhiều trường hợp, người nghe cần tinh ý để nhận ra những ngụ ý mà đối phương muốn truyền đạt Việc thấu hiểu giúp mỗi người có thể đưa ra phản hồi phù hợp, tạo ra không khí giao tiếp thoải mái và hiệu quả hơn

Thứ năm, vận dụng ngôn ngữ hình thể

Cách để cho người khác cảm nhận là họ đang nhận được sự tôn trọng, không chỉ lạ sự chăm chú lắng nghe hết câu chuyện, mà cần phải kết hợp với ngôn ngữ hình thể của mình, từ những cái gật đầu nhẹ nhàng, ánh mắt, nét mặt tự nhiên, thoải mái đến

cử chỉ tay chân chân và điệu bộ Điều này sẽ giúp người đang giao tiếp cảm thấy tự tin hơn để trình bày những điều họ mong muốn và cũng cảm nhận được tính chuyên nghiệp của chúng ta

Thứ sáu, không phán xét, áp đặt

Không ai muốn chia sẻ những câu chuyện của mình với một người bảo thủ, luôn lấy tư tưởng của mình áp đặt, phán xét người khác, đòi hỏi đối phương phải đồng thuận và không được bảo vệ quan điểm của họ Do đó, để có được kỹ năng giao tiếp hiệu quả, mỗi người cần có một tư tưởng cởi mở, khách quan và nhìn nhận mọi việc từ nhiều hướng khác nhau

Hãy hạn chế cái tôi của bản thân trong giao tiếp, đừng lúc nào cũng cho rằng

quan điểm của mình là đúng, việc tiếp thu, học hỏi từ người khác sẽ giúp mỗi người tiến bộ và hoàn thiện hơn mỗi ngày

Thứ bảy, đặt câu hỏi mở

Những câu hỏi “Có hoặc Không” thường tạo ra những câu trả lời cụt ngủn và khiến cuộc trò chuyện trở nên bí bách Điều này không hữu ích trong kỹ năng lắng nghe hiệu quả, gây khó khăn cho việc thấu hiểu đối phương vì không thể khám phá được nhiều điều từ một câu trả lời ngắn, không mang tính mô tả Thay vào đó, hãy hỏi những câu hỏi mở để thể hiện bản thân đang quan tâm đến những gì đối phương nói, chẳng hạn: Bạn có thể cho tôi biết sâu hơn về điều đó? Bạn nghĩ thế nào về chúng? Có những khía cạnh nào của vấn đề mà chúng ta chưa đề cập đến? Bạn nghĩ kết quả tốt nhất trong tình huống này là gì?

Thứ tám, giữ giao tiếp bằng mắt tốt

Trong một cuộc trò chuyện, giao tiếp bằng mắt đặc biệt quan trọng, điều này cho đối phương biết rằng người nghe đang lắng nghe những gì họ nói và không bị phân tâm bởi bất cứ điều gì khác xung quanh Hãy áp dụng quy tắc 50/70, tức là duy trì giao tiếp bằng mắt trong 50% đến 70% thời gian lắng nghe, giữ liên lạc trong 4 - 5 giây trước khi nhìn đi chỗ khác

Thứ chín, hãy kiên nhẫn

Kiên nhẫn là một đức tính tốt và trong giao tiếp nó là một kỹ thuật lắng nghe hiệu quả vì nó cho phép bản thân mỗi người tập trung lắng nghe mà không ngắt lời người khác Kiên nhẫn không có nghĩa là cố gắng lấp đầy khoảng thời gian im lặng bằng những suy nghĩ khác hoặc chuẩn bị điều gì đó Đừng chuẩn bị câu trả lời trong khi đối phương vẫn đang nói, cũng đừng thay đổi chủ đề quá đột ngột vì nó thể hiện sự thiếu kiên nhẫn

2.3.1 Các nguyên tắc và kỹ thuật tiến hành kỹ năng phản hồi hiệu quả trong giao tiếp

Thứ nhất, đúng thời điểm

Việc xác định thời điểm hợp lý để cung cấp thông tin và phản hồi là một điều rất quan trọng và không thể bỏ qua Thông thường, việc cung cấp phản hồi ngay sau khi hành động kết thúc có lợi, bởi lúc đó cả người cung cấp phản hồi và người nhận phản hồi đều có cái nhìn rõ ràng về tình huống Tuy nhiên, trong một số tình huống, việc xem xét ngữ cảnh và đợi thời điểm phù hợp để phản hồi nó đòi hỏi ở kỹ năng của

từng người.

Thứ hai, sự thường xuyên

Để đạt được hiệu quả tối đa trong việc phản hồi, nó cần phải diễn ra một cách thường xuyên Thường xuyên phản hồi có thể giúp theo dõi sự tiến triển và sự thay đổi một cách hiệu quả hơn Nó cũng giúp cho người nhận phản hồi thực hiện điều chỉnh và cải thiện theo thời gian, nội dung và suy nghĩ Phản hồi thường xuyên cũng có thể cải thiện tốt mối quan hệ giữa người cung cấp và người nhận phản hồi, làm cho giao tiếp trở nên mạnh mẽ hơn

Thứ ba, đưa ra phản hồi thực tế và mang tính xây dựng

Phản hồi hiệu quả nên được xây dựng dựa trên thực tế và thông tin được lắng nghe cụ thể Điều này đòi hỏi người cung cấp phản hồi cần xem xét kỹ lưỡng tình huống hoặc hành vi mà họ đang nhận định Để đưa ra phản hồi thực tế, chúng ta cần phải:

- Tránh sử dụng ngôn ngữ tiêu cực hoặc chỉ trích mà không có dẫn chứng cụ thể

- Cung cấp ví dụ hoặc mô tả chi tiết để minh họa nội dung mà bạn muốn đưa ra

- Dựa vào sự quan sát và thực tế thay vì giả định hoặc suy luận

- Nên đưa ra giải pháp thực hiện với nội dung mà mình quan tâm phản hồi

Thứ tư, chuẩn bị trước cho những phản hồi

Trước khi bạn cung cấp phản hồi cho người khác, đánh giá kỹ vấn đề là một bước quan trọng Việc này không chỉ đảm bảo rằng bạn sẽ đưa ra phản hồi chính xác

và hữu ích để họ giải quyết vấn đề, mà còn giúp bạn trình bày góp ý một cách tỉ mỉ và chi tiết, tránh bỏ lỡ hoặc góp ý không đầy đủ về cho nội dung

Thứ năm, đảm bảo sự riêng tư của các phản hồi

Có thời điểm mà bạn nên cung cấp phản hồi riêng tư cho người nhận thay vì thảo luận nó trước mặt nhiều người

Thứ sáu, duy trì sự cân đối giữa khen ngợi và góp ý

Khi phản hồi, không chỉ chú tâm vào những điều mà mình sắp chia sẻ mà hãy nghĩ đến đối phương, cần cân bằng giữa khen ngợi và đưa ra những lời góp ý Việc cân bằng giữa khen ngợi thành tích và chỉ ra những điểm cần cải thiện giúp người nhận dễ tiếp thu cũng như trân trọng những ý kiến hơn Điều này cũng giúp họ cảm thấy sự nhìn nhận công bằng, đánh giá toàn diện và từ đó tạo động lực để cải thiện tốt