Bài tập lớn học phần tương tác người máy Đề tài thiết kế giao diện cho website quản lý lịch trình, kế hoạch cá nhân

Giải pháp Trước thực trạng người dùng gặp nhiều khó khăn trong việc theo dõi và quản lý thời gian cá nhân bằng các công cụ hiện có, nhóm chúng em đề xuất xây dựng giao diện website quản

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦY LỢI

BÀI TẬP LỚN

HỌC PHẦN: TƯƠNG TÁC NGƯỜI MÁY

ĐỀ TÀI: Thiết kế giao diện cho website quản lý lịch trình, kế hoạch

cá nhân GV.Nguyễn Thị Thu Hương.

2251172448 Nguyễn Quang Phố 09/07/2004 64KTPM5

2151173808 Lê Ngọc Khôi Nguyên 08/09/2003 63KTPM1

2151170537 Nguyễn Trung Kiên 29/06/2003 63KTPM1

2151173791 Ngô Hoàng Tuấn Linh 09/11/2003 63KTPM1

2251172384 Đặng Lê Khanh 19/12/2004 64KTPM5

Hà Nội, năm 2025 Phân công nhiệm vụ:

Thành viên Nhiệm vụ Điểm

LỜI CAM KẾT

Chúng em xin cam kết rằng toàn bộ nội dung có trong báo cáo với đề tài “Thiết

kế giao diện cho website quản lý lịch trình, kế hoạch cá nhân” là kết quả của

quá trình nghiên cứu, tìm hiểu nghiêm túc và làm việc công bằng, trung thực của tất cả các thành viên trong nhóm

Báo cáo được thực hiện dựa trên kiến thức đã học trong môn học Tương tác

người – máy, kết hợp với quá trình phân tích nhu cầu người dùng, xây dựng ý

tưởng giao diện, thiết kế nguyên mẫu và đánh giá trải nghiệm người dùng Chúng em đã cố gắng vận dụng các nguyên tắc và phương pháp đã học để tạo rasản phẩm có tính ứng dụng cao, đáp ứng tiêu chí về sự tiện lợi, dễ sử dụng và thân thiện với người dùng

Nhóm cam đoan không sao chép nội dung từ các nguồn tài liệu không rõ nguồn gốc, không sử dụng nội dung của người khác mà không trích dẫn hợp lệ Mọi tàiliệu tham khảo trong quá trình làm báo cáo đều được ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo

Nếu phát hiện có bất kỳ vi phạm nào liên quan đến đạo đức học thuật, bản quyền hay quy định của nhà trường, chúng em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước hội đồng chấm điểm và Ban giám hiệu nhà trường

Chúng em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô đã tận tình giảng dạy và hướng dẫn để chúng em có thể hoàn thành đề tài này một cách tốt nhất

LỜI CẢM ƠN

Sau ba năm học tập và nghiên cứu tại Khoa Công Nghệ Thông Tin,

Trường Đại Học Thủy Lợi Chúng em đã được trải nghiệm trong môi

trường đào tạo chất lượng và chuyên nghiệp, chúng em đã được sự chỉ dạy nhiệt tình cùng hướng dẫn tận tâm của các thầy cô trong Khoa và các thầy

cô trong Trường

Trước hết, chúng em xin được bày tỏ lòng biết ơn tới các thầy cô giáo

trong Khoa Công Nghệ Thông Tin nói riêng và các thầy cô Trường Đại

học Thủy Lợi nói chung đã trang bị cho chúng em những kiến thức quý

báu làm hành trang giúp sức chúng em trong những năm nghiên cứu và họctập sắp tới

Chúng em xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến ThS Nguyễn Thị Thu

Hương đã hỗ trợ và giúp đỡ chúng em, trong quá trình thực hiện bài tập

lớn này Nhờ sự cung cấp những kiến thức và kỹ năng quý báu để thực hiện bài tập lớn một cách hiệu quả Những lời khuyên, định hướng và phảnhồi của cô đã giúp chúng em giải quyết các khó khăn và thắc mắc trong quá trình thực hiện bài tập

Trong quá trình làm bài tập này, mặc dù cá nhân chúng em đã rất nỗ lực nhưng đồ án cũng như sản phẩm không thể tránh khỏi những thiếu sót do còn hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm thực tế cũng như thời gian

Chúng em rất mong nhận được sự cảm thông và những góp ý từ Thầy Cô

và các bạn để đề tài được hoàn thiện và phát triển hơn

Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn

I.ĐỀ XUẤT ĐỀ BÀI

1.1 Giới thiệu vấn đề

- Bối cảnh:

Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thôngtin và các thiết bị thông minh, nhu cầu quản lý thời gian cá nhân, lập kế hoạch công việc và lịch trình hằng ngày trở thành một yếu tố không thể thiếu trong đờisống hiện đại Đặc biệt, khi khối lượng công việc ngày càng nhiều, việc quên lịch họp, trễ deadline, hay bỏ lỡ các sự kiện quan trọng là điều thường xuyên xảy ra nếu người dùng không có một công cụ hỗ trợ phù hợp Từ sinh viên, người đi làm cho đến người nội trợ hay người lớn tuổi – ai cũng cần một giải pháp tiện lợi để theo dõi và sắp xếp thời gian hiệu quả.

Đồng thời, trong thời đại mà sự tối giản, tiện lợi và thân thiện với người dùng được đặt lên hàng đầu, việc chỉ cung cấp một công cụ quản lý lịch trình chưa

đủ Giao diện của hệ thống cần được thiết kế phù hợp với thói quen sử dụng củangười dùng, giúp họ dễ dàng tiếp cận và thao tác, dù là trên máy tính hay thiết

bị di động Đây cũng chính là trọng tâm nghiên cứu và ứng dụng trong môn họcTương tác người – máy, nơi đề cao việc lấy người dùng làm trung tâm trong thiết kế hệ thống

- Vấn đề hiện tại:

Thực tế hiện nay cho thấy mặc dù có nhiều ứng dụng quản lý lịch trình được phát triển và cung cấp trên thị trường, nhưng đa số người dùng vẫn gặp một số khó khăn nhất định:

● Nhiều ứng dụng có giao diện phức tạp, khó sử dụng cho người mới hoặc người không quen với công nghệ

● Thiếu tính năng nhắc nhở thông minh, cá nhân hóa theo nhu cầu

● Không tối ưu trên nhiều thiết bị: một số hệ thống chỉ hoạt động tốt trên trình duyệt máy tính nhưng gặp lỗi khi dùng trên điện thoại

● Giao diện không thân thiện, thiếu yếu tố thẩm mỹ hoặc không có khả năng tùy biến theo sở thích cá nhân

Những vấn đề này khiến người dùng cảm thấy bất tiện, nhanh chóng từ bỏ ứng dụng hoặc quay lại phương pháp thủ công như viết tay hoặc ghi chú trên giấy – kém hiệu quả và dễ bị lãng quên

- Mục tiêu dự án:

Dự án này hướng đến việc thiết kế một giao diện website quản lý lịch trình và

kế hoạch cá nhân có tính khả dụng cao, trực quan và dễ tiếp cận với mọi đối tượng người dùng Giao diện không chỉ đảm bảo đáp ứng các chức năng cơ bản như: thêm lịch hẹn, chỉnh sửa, xóa và hiển thị thông tin theo ngày/tuần/tháng,

mà còn cần được thiết kế theo các nguyên tắc UX/UI hiện đại để mang lại trải nghiệm người dùng tốt nhất.

Mục tiêu cụ thể gồm:

● Thiết kế giao diện rõ ràng, dễ sử dụng, kể cả với người mới bắt đầu

● Đảm bảo hệ thống hoạt động tốt trên cả desktop và thiết bị di động

(responsive design)

● Tích hợp tính năng nhắc nhở công việc theo thời gian thực

● Áp dụng các nguyên lý của Tương tác người – máy trong toàn bộ quá trình thiết kế

- Phương pháp thực hiện:

Để đảm bảo giao diện được thiết kế phù hợp với nhu cầu thực tế và mang lại trảinghiệm người dùng tốt, nhóm chúng em thực hiện dự án theo các bước sau:

1 Khảo sát nhu cầu người dùng: Thực hiện phỏng vấn và thu thập ý kiến

từ các nhóm người dùng mục tiêu như sinh viên, nhân viên văn phòng, người lớn tuổi…

2 Phân tích hành vi sử dụng: Tìm hiểu thói quen lập kế hoạch và ghi chú

của người dùng nhằm xác định những điểm còn bất cập và cải tiến trong giao diện

3 Xây dựng nguyên mẫu (wireframe, prototype): Thiết kế các bản vẽ

khung và bản mẫu giao diện bằng công cụ như Figma hoặc Adobe XD

4 Thử nghiệm khả dụng (usability testing): Mời người dùng trải nghiệm

thử giao diện và thu thập phản hồi

5 Hoàn thiện thiết kế: Dựa trên phản hồi thực tế, nhóm tiến hành điều

chỉnh giao diện để nâng cao hiệu quả sử dụng và tính thân thiện với người dùng

Toàn bộ quá trình được xây dựng dựa trên mô hình thiết kế lấy người dùng làm trung tâm – một trong những nội dung cốt lõi của môn Tương tác người – máy

dùng và dễ tiếp cận Đề tài “Thiết kế giao diện cho website quản lý lịch trình, kếhoạch cá nhân” là cơ hội để nhóm chúng em vận dụng những kiến thức đã học,

từ lý thuyết đến thực hành, nhằm tạo ra một sản phẩm thiết kế mang tính ứng dụng cao Đây không chỉ là bài tập môn học mà còn là một bước tiến trong việc tiếp cận và nâng cao chất lượng trải nghiệm người dùng trong môi trường công nghệ số

1.2 Giải pháp

Trước thực trạng người dùng gặp nhiều khó khăn trong việc theo dõi và quản lý thời gian cá nhân bằng các công cụ hiện có, nhóm chúng em đề xuất xây dựng

giao diện website quản lý lịch trình và kế hoạch cá nhân với mục tiêu mang

lại trải nghiệm sử dụng đơn giản, thuận tiện và hiệu quả cho người dùng ở mọi lứa tuổi

Giải pháp của chúng em không tập trung vào việc phát triển một hệ thống phức

tạp với nhiều tính năng thừa, mà thay vào đó là tập trung tối ưu hóa trải

nghiệm người dùng thông qua thiết kế giao diện trực quan, dễ thao tác và dễ

hiểu Dưới đây là các khía cạnh chính trong giải pháp thiết kế của nhóm:

1 Giao diện đơn giản, thân thiện và rõ ràng

● Thiết kế tối giản, sử dụng các biểu tượng, màu sắc và bố cục rõ ràng để người dùng dễ dàng nhận biết và thao tác

● Áp dụng các nguyên lý thiết kế thị giác và tương tác người – máy như tính phản hồi (feedback), tính nhất quán (consistency), khả năng học nhanh (learnability)

2 Quản lý lịch trình hiệu quả

● Cho phép người dùng thêm, sửa, xóa các sự kiện, kế hoạch hằng ngày một cách nhanh chóng

● Hiển thị lịch theo nhiều chế độ: ngày, tuần, tháng để linh hoạt theo dõi

● Tính năng nhắc nhở công việc (notifications) thông qua popup hoặc biểu tượng dễ nhìn

3 Tương thích đa nền tảng

● Thiết kế responsive giúp giao diện hiển thị tốt trên cả máy tính, máy tính bảng và điện thoại

● Ưu tiên thao tác chạm trên giao diện mobile, đảm bảo mọi chức năng vẫn

sử dụng được khi không có chuột

4 Thiết kế theo nhu cầu người dùng

● Khảo sát thực tế người dùng để lựa chọn chức năng phù hợp và tránh dư thừa

● Xây dựng nguyên mẫu dựa trên hành vi và mục tiêu sử dụng thực tế, đảmbảo giải quyết đúng "nỗi đau" của người dùng

5 Tập trung vào trải nghiệm người dùng (UX)

● Dựa trên phản hồi từ thử nghiệm mẫu (prototype testing), nhóm tiến hànhđiều chỉnh liên tục để giao diện dễ sử dụng hơn

● Thêm các yếu tố hỗ trợ như phân loại công việc (theo nhóm màu), đánh dấu ưu tiên, tính năng tìm kiếm kế hoạch,

1.3 Phân công các thành viên tham gia

Nguyễn Trung Kiên - Giới thiệu vấn đề

- Phân tích nhiệm vụ: Tìm kiếmNguyễn Quang Phố - Phân tích : theo dõi thói quen

Lê Ngọc Khôi Nguyên - Phân tích người dùng

- Phân tích nhiệm vu: Quản lý nhóm và phân công công việcĐặng Lê Khanh - Phân tích nhiệm vụ: Thông báo

II.PHÂN TÍCH NGƯỜI SỬ DỤNG VÀ PHÂN TÍCH NHIỆM VỤ

2.1 Giới thiệu

Trong quá trình phát triển một hệ thống tương tác người – máy, việc phân tích người sử dụng và phân tích nhiệm vụ đóng vai trò nền tảng, giúp đảm bảo sản phẩm được thiết kế xoay quanh nhu cầu và hành vi thực tế của người dùng Việc hiểu rõ người sử dụng không chỉ bao gồm thông tin nhân khẩu học, kỹ năng công nghệ, mà còn cần đi sâu vào thói quen, mục tiêu và khó khăn họ gặp phải khi sử dụng các công cụ quản lý thời gian hiện nay

Bên cạnh đó, phân tích nhiệm vụ giúp nhóm phát triển nắm bắt các hành động

cụ thể mà người dùng sẽ thực hiện trên hệ thống Thông qua mô hình HTA (Hierarchical Task Analysis), nhóm xác định được trình tự thao tác, các mục tiêu phụ và đặc trưng kỹ thuật của từng nhiệm vụ Điều này là cơ sở quan trọng

để xây dựng các giao diện phù hợp, hỗ trợ tối đa trải nghiệm người dùng và giảm thiểu lỗi thao tác

Phần này trình bày rõ đặc điểm người sử dụng hệ thống, các nhóm người dùng điển hình cũng như mô tả các nhiệm vụ chính trong quá trình sử dụng hệ thống quản lý lịch trình cá nhân Các phân tích này sẽ đóng vai trò then chốt trong quátrình thiết kế và thử nghiệm nguyên mẫu sau này

(2) Người dùng theo nhóm: Bao gồm trưởng nhóm và thành viên, thường

là nhóm làm việc hoặc học tập Họ cần các tính năng phân công, theo dõi tiến độ và giao tiếp nội bộ, sử dụng công cụ cộng tác thường xuyên

(3) Người dùng chuyên nghiệp/doanh nghiệp nhỏ: Có nhu cầu quản lý nhiều dự án hoặc đội nhóm, yêu cầu cao về báo cáo, phân tích và khả năng tích hợp công cụ khác Kỹ năng sử dụng phần mềm thành thạo.

- Kết luận: Giao diện phần mềm cần được thiết kế phù hợp với người dùng

có kỹ năng từ mức học việc trở lên, tối ưu cho người dùng thường xuyên,

hỗ trợ tốt trên Windows, macOS, Android và iOS; vừa thân thiện cho người mới, vừa cung cấp đầy đủ chức năng nâng cao cho người chuyên nghiệp và làm việc nhóm

Tiền điều kiện:

- Người dùng đã đăng nhập vào hệ thống thành công

- Hệ thống đã có sẵn các sự kiện được người dùng tạo trước đó

- Giao diện có chức năng tìm kiếm hoặc thanh công cụ hỗ trợ tìm kiếm sự kiện

Mô tả phân rã chức năng bằng văn bản – Mô hình HTA (Hierarchical Task Analysis):

Nhiệm vụ chính: Tìm kiếm sự kiện theo từ khóa

0 Tìm kiếm sự kiện

 0.1 Xác định mục tiêu tìm kiếm (tên sự kiện, ngày, nội dung, nhãn màu )  0.2 Nhập từ khóa vào ô tìm kiếm

 0.3 Nhấn nút “Tìm kiếm” hoặc hệ thống tự động lọc theo từ khóa

 0.4 Xem danh sách kết quả trả về

   0.4.1 Duyệt danh sách kết quả

   0.4.2 Chọn sự kiện mong muốn để xem chi tiết

Ràng buộc khi thực hiện nhiệm vụ:

- Hiệu suất hệ thống: Thời gian phản hồi kết quả tìm kiếm phải nhanh (tốt nhất < 1 giây).

- Ngôn ngữ: Hệ thống cần hỗ trợ tìm kiếm tiếng Việt có dấu và không dấu

- Tính bảo mật: Chỉ hiển thị các sự kiện do người dùng tạo hoặc được chia sẻ; không hiển thị dữ liệu của người khác

- Độ chính xác từ khoá: Hệ thống cần có khả năng gợi ý gần đúng trong trường hợp người dùng nhập sai chính tả

- Thiết bị sử dụng: Giao diện tìm kiếm cần hiển thị tương thích tốt trên cả máy tính và thiết bị di động

- Kết nối mạng: Tìm kiếm vẫn cần đảm bảo hoạt động ổn định trong điều kiện mạng yếu

2.3.2 Quản lý nhiệm vụ

Mục tiêu:

Giúp người dùng nhanh chóng thêm, quản lý và theo dõi công việc một cách thuận tiện từ bất kỳ vị trí nào trong ứng dụng Hệ thống hỗ trợ ghi chú chi tiết (tiêu đề, ngày đến hạn, mức độ ưu tiên, nhãn, ghi chú, tệp đính kèm ), phân loại nhiệm vụ theo ngữ cảnh (dự án, nhãn, mức ưu tiên), theo dõi tiến độ (hôm nay, sắp tới, đã hoàn thành) và đảm bảo không bỏ lỡ công việc quan trọng nhờ hệ thống nhắc việc và lịch lặp Người dùng có thể chỉnh sửa, xóa hoặc sắp xếp lại nhiệm vụ bất kỳ lúc nào

Tiền điều kiện:

- Người dùng đã đăng nhập vào hệ thống thành công

- Hệ thống đã có sẵn các sự kiện được người dùng tạo trước đó

- Giao diện có chức năng tìm kiếm hoặc thanh công cụ hỗ trợ tìm kiếm sự kiện

Mô tả phân rã chức năng bằng văn bản – Mô hình HTA (Hierarchical Task Analysis):

Nhiệm vụ chính: Quản lý nhiệm vụ

0.1 Thêm nhiệm vụ mới

1.1 Mở giao diện tạo nhiệm vụ

1.2 Nhập tiêu đề nhiệm vụ 1.3 Chọn dự án gán nhiệm vụ1.4 Gán nhãn (tùy chọn)1.5 Chọn mức độ ưu tiên1.6 Thiết lập ngày hết hạn hoặc lịch lặp1.7 Lưu nhiệm vụ

0.2 Xem danh sách nhiệm vụ

  2.1 Xem chi tiết nhiệm vụ

0.3 Chỉnh sửa nhiệm vụ

  3.1 Chọn nhiệm vụ cần chỉnh sửa

3.2 Cập nhật nội dung, thời gian, nhãn, ưu tiên,…

  3.3 Lưu thay đổi

0.4 Xoá nhiệm vụ

4.1 Chọn nhiệm vụ cần xoá4.2 Xác nhận xoá

Ràng buộc khi thực hiện nhiệm vụ:

- Hiệu suất hệ thống: Việc thêm, chỉnh sửa, xoá hoặc sắp xếp nhiệm vụ phải diễn ra gần như tức thì (thời gian phản hồi dưới 1 giây) để đảm bảo trải nghiệm mượt mà cho người dùng

- Ngôn ngữ: Hệ thống cần hỗ trợ nhập và hiển thị tiếng Việt có dấu và không dấu trong các trường như tiêu đề, ghi chú, nhãn, để người dùng dễ dàng thao tác

- Tính bảo mật: Mỗi người dùng chỉ có thể truy cập và quản lý danh sách nhiệm vụ của chính họ hoặc các nhiệm vụ được chia sẻ; không thể xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu của người dùng khác

- Độ chính xác từ khoá: Khi tìm kiếm hoặc lọc nhiệm vụ, hệ thống nên hỗ trợ gợi ý từ khoá gần đúng, bao gồm các trường hợp nhập sai chính tả hoặc thiếu dấu

- Thiết bị sử dụng: Giao diện quản lý nhiệm vụ cần tương thích tốt và hiển thị rõ ràng trên cả máy tính, máy tính bảng và điện thoại di động

- Kết nối mạng: Ứng dụng cần hỗ trợ hoạt động ổn định, đặc biệt cho các thao tác cơ bản như thêm, chỉnh sửa hoặc xem nhiệm vụ, ngay cả khi kết nối mạng yếu hoặc tạm thời mất kết nối (hỗ trợ chế độ ngoại tuyến nếu cóthể)

2.3.3 Tạo sự kiện trên lịch

Mục tiêu:

- Cho phép người dùng dễ dàng lên kế hoạch và thêm sự kiện mới vào lịch,phục vụ việc quản lý thời gian, ghi nhớ các buổi họp, sinh nhật, công việc

cá nhân hoặc sự kiện quan trọng

Tiền điều kiện:

● Người dùng đã đăng nhập vào hệ thống thành công

● Hệ thống có giao diện lịch hiển thị theo ngày/tuần/tháng

● Giao diện hỗ trợ tạo sự kiện mới bằng nút chức năng hoặc tương tác trực tiếp trên ô lịch

Mô tả phân rã chức năng bằng văn bản – Mô hình HTA (Hierarchical Task Analysis):

Nhiệm vụ chính: Tạo sự kiện mới trên lịch

0 Tạo sự kiện trên lịch

 0.1 Mở giao diện tạo sự kiện

   0.1.1 Nhấn nút “+ Tạo sự kiện” hoặc nhấn trực tiếp vào ngày/giờ trên lịch

 0.2 Nhập thông tin sự kiện

   0.2.1 Nhập tiêu đề sự kiện

   0.2.2 Chọn ngày và giờ bắt đầu/kết thúc

   0.2.3 Chọn màu hoặc nhãn cho sự kiện (tuỳ chọn)

0.2.4 Nhập ghi chú (nội dung chi tiết nếu cần)

   0.2.5 Đính kèm tệp hoặc liên kết (nếu có)

 0.3 Thiết lập nhắc nhở

   0.3.1 Chọn thời gian nhắc trước (ví dụ: 10 phút, 1 giờ, 1 ngày…)

 0.4 Lưu sự kiện

   0.4.1 Nhấn “Lưu” để hoàn tất

   0.4.2 Kiểm tra sự kiện hiển thị đúng trên lịch

Đặc trưng liên quan đến nhiệm vụ:

● Trực quan và thao tác nhanh: Cho phép tạo sự kiện trực tiếp từ giao

diện lịch chỉ với vài thao tác

● Tùy chỉnh linh hoạt: Cho phép người dùng cài đặt thời gian, màu sắc,

ghi chú, tệp đính kèm, v.v

● Tích hợp nhắc nhở: Giúp người dùng không bỏ lỡ sự kiện quan trọng.

● Đồng bộ thời gian thực: Sự kiện được đồng bộ ngay sau khi lưu, hiển thị

tức thì trên lịch

● Khả năng chỉnh sửa: Sau khi tạo, người dùng vẫn có thể vào lại để

chỉnh sửa thông tin sự kiện

2.3.4 Nhắc nhở công việc

Mục tiêu:

- Giúp người dùng không bỏ lỡ các nhiệm vụ quan trọng bằng cách nhận thông báo đúng thời điểm Tính năng này đảm bảo người dùng được nhắcnhở theo đúng lịch trình đã thiết lập

Tiền điều kiện:

● Người dùng đã đăng nhập thành công vào hệ thống

● Đã có các nhiệm vụ được thiết lập với thời gian cụ thể hoặc có cài đặt nhắc nhở

● Thiết bị của người dùng bật quyền thông báo cho ứng dụng

Mô tả phân rã chức năng bằng văn bản – Mô hình HTA (Hierarchical Task Analysis):

Nhiệm vụ chính: Nhắc nhở công việc theo lịch trình

0 Nhắc nhở công việc

 0.1 Kiểm tra danh sách nhiệm vụ có thời gian đến hạn hoặc cần nhắc

 0.2 So sánh với thời gian hiện tại

 0.3 Kích hoạt thông báo

   0.3.1 Hiển thị thông báo trên thiết bị

   0.3.2 Phát âm thanh hoặc rung (nếu thiết lập)

 0.4 Ghi nhận phản hồi từ người dùng (mở, tắt, hoãn, hoàn thành)

Đặc trưng liên quan đến nhiệm vụ:

● Tự động hóa: Hệ thống chủ động kiểm tra và gửi nhắc nhở.

● Tùy chỉnh thông báo: Có thể bật/tắt, đặt thời gian nhắc riêng cho từng

nhiệm vụ

● Đa nền tảng: Hỗ trợ nhắc trên cả thiết bị di động và desktop nếu có.

● Tác vụ nhanh: Cho phép người dùng hoàn thành, hoãn hoặc xem chi tiết

ngay từ thông báo

2.3.5 Chia sẻ sự kiện/công việc

Mục tiêu:

- Hỗ trợ người dùng chia sẻ sự kiện hoặc nhiệm vụ với người khác để cùngphối hợp thực hiện, quản lý công việc nhóm hiệu quả hơn

Tiền điều kiện:

● Người dùng đã đăng nhập thành công

● Có ít nhất một sự kiện hoặc nhiệm vụ đã được tạo

● Hệ thống hỗ trợ tính năng chia sẻ (qua email, liên kết, hoặc tài khoản cùng hệ thống)

Mô tả phân rã chức năng bằng văn bản – Mô hình HTA (Hierarchical Task Analysis):

Nhiệm vụ chính: Chia sẻ sự kiện hoặc nhiệm vụ với người khác

0 Chia sẻ sự kiện/nhiệm vụ

 0.1 Chọn sự kiện/nhiệm vụ cần chia sẻ

 0.2 Nhấn vào tùy chọn “Chia sẻ”

 0.3 Chọn phương thức chia sẻ (email, liên kết, chọn người dùng trong hệ thống)

 0.4 Nhập thông tin người nhận hoặc cài đặt quyền chia sẻ

 0.5 Xác nhận và gửi lời mời/đường dẫn

 0.6 Người nhận xác nhận và truy cập vào nhiệm vụ/sự kiện

Đặc trưng liên quan đến nhiệm vụ:

● Hợp tác nhóm: Nhiều người có thể cùng theo dõi hoặc chỉnh sửa một

nhiệm vụ/sự kiện

● Cấp quyền truy cập: Hệ thống hỗ trợ phân quyền (xem, chỉnh sửa, nhận

thông báo)

● Bảo mật: Đảm bảo chỉ người được chia sẻ mới có quyền truy cập.

● Đa dạng phương thức chia sẻ: Gửi qua email, sao chép liên kết, mời

trong ứng dụng

2.3.6 Quản lý nhóm và phân công công việc

Mục tiêu:

Người dùng có thể tạo nhóm làm việc để phối hợp với các thành viên khác

Mỗi nhóm có thể có nhiều thành viên với vai trò khác nhau (chủ nhóm, thành viên…)

Phân công công việc cho từng thành viên trong nhóm, gắn nhiệm vụ cụ thể cho từng người

Theo dõi tiến độ công việc của nhóm qua giao diện quản lý nhóm và nhiệm vụ liên kết

Cho phép thêm/xoá thành viên, chuyển quyền quản lý nhóm

Hỗ trợ giao tiếp và bình luận trong từng nhiệm vụ nhóm để trao đổi công việc

Tiền điều kiện:

Người dùng đã đăng nhập vào hệ thống thành công

Người dùng đã có ít nhất một dự án hoặc nhiệm vụ để phân công

Các thành viên được mời vào nhóm đã chấp nhận tham gia

Mô tả phân rã chức năng bằng văn bản – Mô hình HTA (Hierarchical Task Analysis):

Người dùng quản lý nhóm và phân công công việc trong ứng dụng

0 Quản lý nhóm và phân công công việc

0.2 Xem và quản lý danh sách nhóm

2.1 Truy cập trang “Nhóm của tôi”

2.2 Xem danh sách nhóm đang tham gia hoặc quản lý2.3 Chọn nhóm cụ thể để xem chi tiết

0.3 Thêm và xoá thành viên trong nhóm

3.1 Mở giao diện quản lý thành viên3.2 Nhập email người dùng để mời3.3 Gửi lời mời

3.4 Xoá thành viên khỏi nhóm (nếu cần)3.5 Phân quyền cho thành viên (quản lý, chỉ xem…)

0.4 Phân công công việc cho thành viên

4.1 Chọn nhiệm vụ cần phân công4.2 Chỉnh sửa nhiệm vụ

4.3 Gán thành viên cụ thể thực hiện nhiệm vụ4.4 Lưu thay đổi

0.5 Theo dõi tiến độ nhiệm vụ nhóm

5.1 Xem các nhiệm vụ theo người thực hiện5.2 Kiểm tra trạng thái hoàn thành hoặc đang xử lý5.3 Gửi bình luận hoặc nhắc nhở (tuỳ chọn)

0.6 Giải tán hoặc rời nhóm

6.1 Mở cài đặt nhóm6.2 Chọn chức năng “Giải tán” hoặc “Rời nhóm”

6.3 Xác nhận thao tác

Đặc trưng liên quan đến nhiệm vụ:

● Tạo và quản lý nhóm: Cho phép người dùng tạo nhóm mới, thêm mô tả, mời thành viên tham gia

● Phân quyền: Gán vai trò cho từng thành viên (quản trị viên, thành viên thường…)

● Phân công nhiệm vụ: Gán công việc cụ thể cho từng người trong nhóm, giúp theo dõi trách nhiệm rõ ràng

● Theo dõi và cập nhật tiến độ: Kiểm soát được trạng thái nhiệm vụ và có thể phản hồi/bình luận trong từng nhiệm vụ

● Bảo mật và linh hoạt: Thành viên chỉ thấy nhiệm vụ được giao; nhóm có thể giải tán hoặc rời nhóm linh hoạt

● Tích hợp nhắc việc: Gửi thông báo khi có nhiệm vụ được giao hoặc gần đến hạn

2.3.7 Phân tích thói quen người dùng :

Mục tiêu :

Cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quan và trực quan về thói quen lập kế hoạch, tần suất hoàn thành nhiệm vụ, thời gian làm việc và phân bổ thời gian theo ngày/tuần/tháng Từ đó, giúp người dùng nhận biết được thói quen tốt – xấu và có điều chỉnh hợp lý để nâng cao hiệu quả quản lý thời gian cá nhân

Tiền đề điều kiện :

● Người dùng đã đăng ký tài khoản và đăng nhập vào hệ thống

● Người dùng đã sử dụng hệ thống để tạo và hoàn thành nhiều kế hoạch, lịch trình trong khoảng thời gian nhất định (ví dụ: 1 tuần trở lên)

● Hệ thống đã lưu trữ đầy đủ dữ liệu về các hành vi tạo kế hoạch, hoàn thành công việc, thời điểm làm việc, trạng thái hoàn thành,

3 Hệ thống hiển thị các biểu đồ phân tích bao gồm:

○ Tần suất tạo kế hoạch theo ngày/tuần

○ Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch đúng hạn

○ Khung giờ làm việc hiệu quả nhất (dựa trên thời gian hoàn thành

kế hoạch)

○ Tần suất trì hoãn hoặc hủy kế hoạch

4 Người dùng có thể lọc theo mốc thời gian (tuần/tháng/năm) hoặc loại công việc (cá nhân, công việc, học tập…)

5 Hệ thống cung cấp phần tổng kết “Phân tích hành vi” với một số gợi ý: ví

dụ “Bạn thường hoàn thành tốt các kế hoạch vào buổi sáng”, “Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch vào cuối tuần thấp”,…

6 Người dùng có thể xuất báo cáo dạng PDF hoặc lưu trữ vào tài khoản cá nhân

2.4.4 Dòng sự kiện phụ

● Nếu không có đủ dữ liệu trong hệ thống, hệ thống sẽ hiển thị thông báo:

“Bạn cần tạo thêm và hoàn thành một số kế hoạch để có thể phân tích hành vi.”

● Nếu kết nối mạng bị gián đoạn khi tải dữ liệu, hệ thống hiển thị thông báolỗi và gợi ý thử lại

2.4.5: Hậu điều kiện

● Người dùng có được cái nhìn tổng quát về thói quen cá nhân trong việc lập và thực hiện kế hoạch

● Dữ liệu thống kê được cập nhật theo thời gian thực mỗi khi người dùng hoàn thành hoặc thay đổi kế hoạch.

● Người dùng có thể lưu trữ hoặc chia sẻ báo cáo phân tích

Mô tả phân rã chức năng bằng văn bản – Mô hình HTA cho chức năng “Phân tích và theo dõi thói quen”

Mục tiêu chính:

Hiển thị thông tin phân tích thói quen lập kế hoạch và sử dụng thời gian của người dùng nhằm hỗ trợ cải thiện hiệu suất cá nhân

0 Phân tích và theo dõi thói quen

● 0.1. Người dùng đăng nhập vào hệ thống

● 0.2 Người dùng truy cập mục “Thống kê & Phân tích thói quen”.

● 0.3 Hệ thống truy xuất dữ liệu lịch sử kế hoạch cá nhân.

○ 0.3.1 Lọc các kế hoạch đã tạo.

○ 0.3.2 Phân loại theo ngày, tuần, giờ.

○ 0.3.3 Xác định các kế hoạch đã hoàn thành, đang tiến hành và bị

hủy

● 0.4 Hệ thống phân tích dữ liệu và tạo biểu đồ.

○ 0.4.1 Biểu đồ tần suất lập kế hoạch.

○ 0.4.2 Biểu đồ tỷ lệ hoàn thành kế hoạch.

○ 0.4.3 Biểu đồ khung giờ hiệu quả.

○ 0.4.4 Phân tích hành vi trì hoãn.

● 0.5 Hiển thị giao diện phân tích thói quen cho người dùng.

○ 0.5.1 Cho phép lọc theo mốc thời gian.

○ 0.5.2 Hiển thị phần nhận xét và đề xuất cải thiện từ hệ thống.

● 0.6 Cho phép người dùng tải báo cáo dưới dạng PDF (tuỳ chọn).

● 0.7 Người dùng thoát khỏi chức năng hoặc tiếp tục sử dụng chức năng

độ phản hồi nhanh, khả năng gợi ý thông minh và hiển thị kết quả rõ ràng, dễ phân biệt

2 Quản lý nhiệm vụ:

Nhiệm vụ này tập trung vào quá trình tạo, chỉnh sửa, theo dõi và đánh dấu hoàn thành công việc hàng ngày hoặc công việc theo dự án Thiết kế giao diện cần đảm bảo tính trực quan với các nút thao tác rõ ràng (Thêm, Sửa, Xoá, Đánh dấu hoàn thành), đồng thời hỗ trợ phân nhóm và đặt ưu tiên cho từng nhiệm vụ nhằm giúp người dùng kiểm soát được khối lượngcông việc hiệu quả hơn

3 Tạo sự kiện trên lịch:

Là một chức năng cốt lõi giúp người dùng dễ dàng ghi nhớ và lên kế

hoạch cho các sự kiện sắp tới Hệ thống cần hỗ trợ thiết lập tiêu đề, thời gian, địa điểm, lời nhắc, cũng như nhãn phân loại Yêu cầu giao diện: thao tác đơn giản (kéo-thả, click chọn ngày), hỗ trợ lập lịch lặp lại và có thông báo trực quan cho các sự kiện sắp diễn ra.

4 Chia sẻ nhiệm vụ/sự kiện:

Trong bối cảnh làm việc nhóm hoặc gia đình cùng dùng chung một nền tảng quản lý thời gian, việc chia sẻ thông tin là không thể thiếu Hệ thống cần hỗ trợ tính năng gửi lời mời tham gia sự kiện, cấp quyền truy cập (chỉxem hoặc chỉnh sửa), và đồng bộ với email hoặc thông báo đẩy Giao diện cần tích hợp biểu tượng chia sẻ dễ nhận biết và có bảng chọn người nhận trực quan

5 Phân tích thói quen người dùng:

Đây là tính năng mang tính hỗ trợ và cải tiến hành vi người dùng dựa trên dữ liệu sử dụng hệ thống Giao diện cần trình bày bằng biểu đồ cột, tròn hoặc biểu đồ đường để phản ánh tần suất hoàn thành nhiệm vụ, tỷ lệ trì hoãn, khung giờ hoạt động cao nhất Người dùng có thể từ đó đưa ra điều chỉnh lịch trình hoặc thay đổi chiến lược làm việc cá nhân

3.2 Thiết kế kịch bản mẫu

3.2.1 Thiết kế kịch bản mẫu – “Tìm kiếm sự kiện”

1 Sau khi người dùng chọn vào mục “My project” trên thanh điều hướng thì hệ thống hiển thị trang quản lý các dự án

2 Khi người dùng click vào ô “Search by name, date…” trong giao diện

“Tìm kiếm sự kiện”, hệ thống lập tức chuyển sang giao diện có danh sách

gợi ý dropdown chứa các sự kiện khớp với từ khoá đang được nhập.Tại

đây, người dùng tiếp tục gõ từ khoá, ví dụ: “Họp lớp”, và chọn một sự kiện trong danh sách gợi ý

3 Nếu như không có sự kiện nào thì màn hình sẽ có nội dung là “Không tìmthấy sự kiện trong hệ thống”

Khi sự kiện được chọn, giao diện sẽ chuyển sang màn hình hiển thị bảng kết

quả chi tiết, bao gồm tên sự kiện, người tạo, ngày bắt đầu – kết thúc và mức độ

ưu tiên

Tại màn hình này, khi người dùng nhấn nút “View”, hệ thống sẽ mở hộp thoại

popup thông tin chi tiết về sự kiện, bao gồm tiêu đề, nội dung, thời gian

Sau khi xem thông tin, nếu người dùng nhấn nút “Chỉnh sửa”, giao diện sẽ chuyển sang màn hình chỉnh sửa sự kiện Tại đây, người dùng có thể cập nhật

lại nội dung, thời gian, mức độ ưu tiên hoặc nhãn của sự kiện

Sau khi hoàn tất chỉnh sửa, người dùng nhấn nút “Lưu”, hệ thống sẽ lưu lại

thay đổi và hiển thị thông báo cập nhật thành công, đồng thời quay lại màn hìnhbảng danh sách sự kiện

3.2.2 Thiết kế kịch bản mẫu - “Quản lý dự án nhóm”

4 Sau khi người dùng chọn vào mục “My project” trên thanh điều hướng thì hệ thống hiển thị trang quản lý các dự án

5 Nếu người dùng bấm vào nút “Add project” Hệ thống sẽ hiển thị các cửa

sổ để người dùng điền các trường thông tin cần thiết để tạo dự án

6 Nếu người dùng chọn cancel khi không muốn tạo dự án mới nữa thì sẽ cóhộp thoại mở ra để xác nhận hủy

7 Đây là giao diện khi người dùng muốn sửa thông tin của dự án có sẵn

8 Đây là giao diện khi người dùng muốn thêm một danh sách công việc

“Task list”

9 Giao diện khi người dùng muốn thêm công việc “Task”

10.Hộp thoại xác nhận khi người dùng hủy tạo mới task hoặc task list

11.Giao diện khi thêm người mới vào dự án

12.Hộp thoại xác nhận xóa dự án

3.2.3 Thiết kế kịch bản mẫu – “Quản lý nhiệm vụ”

1 Sau khi người dùng chọn vào mục “My Work” trên thanh điều hướng thì

hệ thống hiển thị trang quản lý nhiệm vụ

2 Người dùng bấm vào nút “Add Section” hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ để người dùng tạo 1 dự án mới

3 Nếu người dùng chọn cancel thì hệ thống sẽ quay trở lại trang đầu tiên

4 Khi người dùng bấm nút “Add Section” màu đỏ sau khi nhập tên dự án thì sẽ cập nhật thành công dự án

5 Khi người dùng muốn sửa nhiệm vụ trong dự án, họ sẽ bấm vào nhiệm vụ

và cửa sổ cho họ lựa chọn sửa hiện ra

6 Khi người dùng muốn xóa nhiệm vụ hệ thống sẽ hiển thị giống như trên

và thêm 1 cửa sổ để hỏi lại xem có chắc chắn muốn xóa nhiệm vụ đó không

7 Khi người dùng chọn tác vụ bên trên sẽ hiển thị các chức năng cho người dùng sử dụng Đây là chức năng comment

8 Còn đây là các chức năng khác

3.2.4 Thiết kế kịch bản mẫu – “Thống kê và phân tích người dùng”

Tình huống thực tế:

Người dùng đăng nhập vào hệ thống với mong muốn theo dõi lại hiệu suất làm việc và thói quen tạo kế hoạch trong tuần trước Họ kiểm tra biểu đồ tần suất tạo

kế hoạch và tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ, đồng thời lọc theo loại công việc để đánh giá hiệu quả từng nhóm hoạt động Sau đó, họ lựa chọn khoảng thời gian mới để so sánh và phát hiện điểm cần cải thiện

Thiết kế ban đầu:

Cửa sổ chính:

● Giao diện “Statistics & Habit Analysis” hiển thị các biểu đồ thống kê

dưới dạng lưới Mỗi khung biểu đồ thể hiện thông tin khác nhau như:

○ Tần suất tạo kế hoạch (Chart 1)

○ Tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn (Chart 2)

○ Khung giờ làm việc hiệu quả (Chart 3)

○ Tỷ lệ trì hoãn hoặc huỷ nhiệm vụ (Chart 4)

● Người dùng có thể sử dụng các bộ lọc ở phía trên (ngày, loại nhiệm vụ)

và nhấn nút “Search” để cập nhật lại thống kê theo tiêu chí mong muốn.

● Giao diện được tối ưu để người dùng chỉ cần vài thao tác là đã có thể quan sát toàn bộ hiệu suất cá nhân trong từng thời điểm cụ thể

Hộp thoại (popup)/gợi ý chi tiết:

● Khi người dùng di chuột hoặc tương tác với từng phần của biểu đồ, hệ thống có thể hiển thị các gợi ý chi tiết như:

○ Số lần tạo kế hoạch trong ngày cụ thể

○ Tỷ lệ hoàn thành theo từng loại nhiệm vụ

○ Giờ làm việc có hiệu suất cao nhất

○ Số lần trì hoãn

● Thông tin bổ sung này giúp người dùng không cần chuyển trang mà vẫn nắm được chi tiết cần thiết để điều chỉnh thói quen

Cây thực đơn:

● Trong menu chính (sidebar), mục “Statistics” cho phép người dùng truy

cập nhanh trang phân tích hành vi cá nhân

● Các mục khác hỗ trợ luồng làm việc đồng bộ:

○ Home: Trang tổng quan về các công việc, lịch

○ Search: Tìm kiếm nhiệm vụ hoặc dữ liệu hiệu suất

○ My Projects: Phân tích hiệu suất theo dự án cụ thể

○ My Works: Liệt kê và quản lý nhiệm vụ đang thực hiện

○ More: Mở rộng các tính năng nâng cao (ví dụ: xuất file phân tích,

chia sẻ thống kê)

Biểu diễn phác hoạ (gợi ý sơ đồ):

Giao diện chính:

Popup sự kiện:

3.3.4 Thiết kế kịch bản mẫu – “Thông báo sự kiện”

Tình huống thực tế:

Người dùng muốn được nhắc nhở trước khi một sự kiện diễn ra Ví dụ, sự kiện

“Task A” diễn ra vào 15h thứ Năm Người dùng muốn hệ thống nhắc trước 1 tiếng để kịp chuẩn bị

Thiết kế ban đầu:

Cửa sổ chính:

● Trong giao diện “My Works” hoặc “My Projects”, mỗi sự kiện có biểu

tượng ba chấm ( ) cho thao tác mở menu chức năng.

● Trong giao diện Reminders có biểu tượng ba chấm ( ) ⋮ ở cuối mỗi sự

kiện

● Khi người dùng nhấn vào chức năng này, một trang Popup nhỏ hiện ra cho phép người dùng chỉnh sửa thông báo ( Bật tắt thông báo, cài đặt thờigian nhận thông báo trước khi sự kiện đó diễn ra ) Ở phần chỉnh sửa thờigian có biểu tượng Sau khi người dùng nhấn vào đó sẽ hiện ra 1 popup nhỏ cho phép tùy chọn thời gian nhắc nhở

○ 10 phút trước

○ 30 phút trước

○ Tuỳ chỉnh thời gian

Hộp thoại (popup):

● Popup cài đặt thông báo gồm:

○ Toggle Switch bật/tắt thông báo

○ Thời gian

○ Nút Lưu và nút hủy

○ Cài đặt lựa chọn thời gian nhắc nhở

● Trong lựa chọn thời gian nhắc nhở gồm:

○ Thanh chọn nhanh các mốc thời gian phổ biến

○ Tuỳ chọn nhập tay/thời gian tuỳ chỉnh (dùng lịch hoặc trường nhậpgiờ)

○ Nút xác nhận ( OK ) và nút đóng

● Sau khi xác nhận, hệ thống lưu thời gian nhắc nhở và hiển thị thông báo “Lưu thông báo thành công “

Cây thực đơn:

● Từ My Works hoặc My Projects, người dùng có thể vào từng sự kiện và

cài đặt thông báo

Biểu diễn phác hoạ :