Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng. Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng. Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng
Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay, nhiều tác giả đã nghiên cứu về hội họp trong doanh nghiệp, nhưng chưa có nghiên cứu nào tập trung vào công tác hoạch định hội họp tại Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng Vì vậy, tôi chọn đề tài này để làm rõ và phân tích sâu hơn về tổ chức các cuộc hội họp tại công ty.
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
- Phương pháp thu thập, tổng hợp tài liệu;
Phương pháp khảo sát thực tế được áp dụng để xem xét và quan sát các khía cạnh liên quan đến công tác tổ chức hội họp tại Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng.
Ý nghĩa đề tài
+ Hệ thống hoá được cơ sở lý luận về công tác tổ chức các cuộc hội họp
+ Khái quát được về Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng
+ Đánh giá được thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng
+ Đưa ra được các giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng.
Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung đề tài được triển khai thành 3 chương:
Chương 1 Cơ sở lý luận về tổ chức hội họp
Chương 2 Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng
Chương 3 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỘI HỌP
Khái niệm tổ chức hội họp
Tổ chức có thể được hiểu qua ba khái niệm chính: đầu tiên, tổ chức là sự kết hợp các yếu tố sản xuất; thứ hai, tổ chức là sự liên kết giữa các cá nhân và quá trình hoạt động trong hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra; cuối cùng, tổ chức bao gồm việc xác định cơ cấu và kết nối các hoạt động khác nhau trong tổ chức.
Tổ chức là quá trình xây dựng cấu trúc bộ máy của cơ quan, bao gồm việc xác định số cấp quản lý, tổ chức các phòng ban, và phân công trách nhiệm cũng như quyền hạn cho từng phòng ban và cá nhân Đồng thời, cần thiết lập hệ thống các phòng ban liên quan, xác định chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận trong tổ chức.
Hội họp là một trong những nội dung rất quan trọng trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức
Họp là sự tập hợp có tổ chức của nhiều người theo những nguyên tắc nhất định, diễn ra tại một địa điểm và thời gian cụ thể Mục đích của cuộc họp là để truyền đạt, trao đổi và thảo luận thông tin, cũng như tìm kiếm các biện pháp giải quyết những vấn đề và nhiệm vụ mà các thành viên tham gia đều quan tâm.
Hội họp là một hoạt động quan trọng của cơ quan, nhằm tổ chức và tiếp xúc có mục tiêu để quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền Qua đó, Thủ trưởng cơ quan lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các công việc theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình, tuân thủ quy định của pháp luật.
1.1.3 Khái niệm tổ chức hội họp
Từ khái niệm tổ chức và hội họp có thể đưa ra khái niệm tổ chức hội họp như sau:
Tổ chức hội họp là quá trình sắp xếp và phối hợp giữa nhiều người nhằm đạt được mục tiêu cụ thể của một cơ quan Qua đó, Thủ trưởng cơ quan sẽ lãnh đạo và điều hành các hoạt động liên quan đến chức năng và thẩm quyền của mình, đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật.
Vai trò của tổ chức hội họp
Hội họp đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự hợp tác và phát triển trong tổ chức Đây là cơ hội để các thành viên trao đổi thông tin, chia sẻ ý kiến và cập nhật tình hình, từ đó đảm bảo mọi người hiểu rõ mục tiêu chung Hội họp tạo không gian thảo luận, giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định một cách minh bạch và dân chủ Ngoài ra, nó còn góp phần xây dựng mối quan hệ giữa các thành viên, tăng cường tinh thần đoàn kết và gắn kết Đồng thời, đây là dịp để lãnh đạo truyền tải tầm nhìn, định hướng chiến lược và truyền cảm hứng cho toàn đội ngũ.
Phân loại tổ chức hội họp
Căn cứ vào mỗi khía cạnh khác nhau, lại có cách phân loại khác nhau về hội họp Cụ thể như sau:
Thứ nhất, căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý
- Hội họp bàn bạc, ra quyết định;
Hội họp được tổ chức nhằm quán triệt các tư tưởng, quan điểm và chủ trương đã đề ra, đồng thời xây dựng kế hoạch và chương trình hành động để triển khai các quyết định đã được thông qua.
Hội họp đôn đốc và kiểm tra nhằm đánh giá kịp thời việc triển khai chương trình và kế hoạch công tác, đồng thời chỉ đạo và uốn nắn những lệch lạc nếu có.
- Hội họp sơ, tổng kết nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với những hoạt động vừa qua và đưa ra những phương hướng cho hoạt động tiếp theo
Thứ hai, căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp
- Hội họp trao đổi thông tin;
- Hội họp triển khai công việc;
- Hội họp mở rộng dân chủ;
- Hội họp giải quyết vấn đề
Thứ ba, căn cứ vào hình thức hội họp
Theo Quyết định 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ, có hai hình thức họp trong cơ quan hành chính nhà nước: họp trực tiếp và họp trực tuyến Hai hình thức này được thể hiện qua 8 dạng cụ thể trong hoạt động quản lý và điều hành của các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước.
Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp quan trọng, nơi thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước lắng nghe và trao đổi ý kiến, đề xuất từ các thủ trưởng cấp dưới, chuyên gia và nhà khoa học Mục tiêu của cuộc họp là thu thập thông tin và các cơ sở, căn cứ cần thiết để đưa ra quyết định chính xác.
5 cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền
Họp giải quyết công việc là cuộc họp giữa thủ trưởng cơ quan cấp trên và thủ trưởng hoặc cán bộ, công chức cấp dưới nhằm giải quyết công việc thường xuyên và bàn bạc về những vướng mắc trong quản lý, điều hành Cuộc họp này giúp thống nhất ý kiến chỉ đạo cho các công việc quan trọng, phức tạp, liên quan đến nhiều cấp, nhiều ngành, đồng thời xử lý các nội dung còn có ý kiến khác nhau trước khi ban hành quyết định Ngoài ra, nó cũng nhằm đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác của cấp dưới.
- Họp chuyên môn : Là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ, chương trình, kế hoạch, báo cáo
Họp giao ban là cuộc họp giữa lãnh đạo các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước nhằm nắm bắt tình hình triển khai nhiệm vụ công tác, trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo để giải quyết các công việc thường xuyên.
Họp điều phối xử lý công việc là cuộc họp do người được thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước ủy nhiệm chủ trì, nhằm trao đổi các vấn đề còn có ý kiến khác nhau giữa các cơ quan liên quan Mục tiêu của cuộc họp là thống nhất ý kiến để trình lên cơ quan có thẩm quyền xem xét và quyết định công việc.
Họp tập huấn, triển khai là cuộc họp nhằm quán triệt và thống nhất nhận thức cũng như hành động về các chủ trương, chính sách lớn và quan trọng của Đảng và Nhà nước trong từng cơ quan, đơn vị hoặc ngành, địa phương.
Họp sơ kết và tổng kết là cuộc họp quan trọng nhằm kiểm điểm và đánh giá tình hình cũng như kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác trong sáu tháng, hàng năm hoặc một giai đoạn cụ thể Tại cuộc họp này, các cơ quan, đơn vị, ngành và địa phương sẽ thảo luận về phương hướng nhiệm vụ công tác cho sáu tháng, năm tới hoặc giai đoạn tiếp theo.
Họp chuyên đề là cuộc họp nhằm thảo luận, triển khai hoặc đánh giá việc thực hiện các chủ trương, chính sách quan trọng trên toàn quốc, tại một số địa phương hoặc trong các ngành, lĩnh vực cụ thể.
Nguyên tắc tổ chức hội họp
Để đảm bảo hiệu quả công việc, cần tuân thủ đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm đã được phân công Cấp trên không nên can thiệp vào công việc của cấp dưới, trong khi cấp dưới cũng không được đẩy công việc thuộc thẩm quyền của mình lên cho cấp trên.
Thứ hai, chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều
Thủ trưởng cơ quan cần thực hiện 6 hành động quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ công tác Cần lưu ý rằng không nên sử dụng cuộc họp như một phương tiện thay thế cho việc ra quyết định quản lý và điều hành.
Xác định rõ mục đích, yêu cầu và nội dung tham dự là rất quan trọng Cần đề cao trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc để tăng cường hiệu lực và hiệu quả trong công tác chỉ đạo Điều này giúp đảm bảo sự điều hành tập trung, thống nhất và thông suốt.
Vào thứ tư, theo kế hoạch đã đề ra, chúng ta sẽ thực hiện cải tiến và đơn giản hóa quy trình thủ tục, đảm bảo bố trí hợp lý Mục tiêu là nâng cao chất lượng, hiệu quả, tính thiết thực và tiết kiệm, tránh hình thức phô trương.
Vào thứ năm, cần lồng ghép các nội dung và công việc cần xử lý, đồng thời kết hợp các loại cuộc họp để tổ chức một cách hợp lý.
Vào thứ sáu, công việc cần giải quyết phải phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, đồng thời cần xem xét đặc điểm tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị.
Quy trình tổ chức một cuộc họp
Bước 1: Xác định mục đích, yêu cầu của cuộc họp
Mỗi loại cuộc họp có mục đích riêng như trao đổi thông tin, tổng kết, đánh giá, tham mưu tư vấn, giải quyết công việc, thông báo và triển khai Việc xác định rõ ràng mục đích của cuộc họp ngay từ đầu là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả cao nhất cho cuộc họp.
Mỗi cuộc họp cần đáp ứng các yêu cầu cụ thể để phù hợp với mục đích của nó Thông thường, cuộc họp phải đảm bảo chất lượng, tiết kiệm thời gian, giải quyết triệt để vấn đề và tránh lãng phí Các báo cáo trong cuộc họp cần được trình bày ngắn gọn, rõ ràng và tập trung vào các biện pháp xử lý.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch tổ chức
Sau khi xác định mục đích, yêu cầu của cuộc họp thì việc cần thiết là xây dựng kế hoạch tổ chức:
- Xác định mục tiêu cuộc họp;
- Xác định thành phần tham dự;
- Xác định thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp;
- Xác định nội dung cuộc họp;
Bước 3: Xây dựng chương trình nghị sự cuộc họp
Chương trình nghị sự thường được lập thành bảng, gồm có các nội dung thông tin sau:
- Trình tự vấn đề trình bày;
- Thời gian dự kiến thực hiện vấn đề;
- Người thực hiện vấn đề
Danh sách khách mời là những người tham gia cuộc họp, bao gồm các thông tin quan trọng như họ và tên, chức vụ, đơn vị, địa chỉ liên hệ, số điện thoại và email.
Giấy mời cần bao gồm các thông tin cơ bản như tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân mời, tên cuộc họp, họ tên và chức vụ của người được mời, cùng với thời gian, địa điểm và yêu cầu cụ thể.
- Chuẩn bị các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất, tài liệu phục vụ cuộc họp
- Chuẩn bị kinh phí tổ chức cuộc họp
Bước 1: Đón tiếp đại biểu, điểm danh và phát tài liệu (nếu có)
Người tổ chức sự kiện cần có mặt sớm để tiếp đón đại biểu, hoặc có thể ủy thác cho người có thẩm quyền thực hiện nhiệm vụ này Việc điểm danh đại biểu có thể được thực hiện qua nhiều hình thức như đăng ký tại bàn lễ tân, sử dụng sơ đồ vị trí chỗ ngồi, hoặc quét mã QR.
Nếu cuộc họp cần có các tài liệu thì trước khi bắt đầu cuộc họp phải chuẩn bị và phát đầy đủ cho những người tham gia cuộc họp
Bước 2: Khai mạc, điều hành cuộc họp
- Giới thiệu đại biểu, chương trình;
- Đọc diễn văn khai mạc;
- Trình bày các báo cáo, tham luận;
- Tiến hành thảo luận các vấn đề được đặt ra;
- Ghi biên bản cuộc họp;
- Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn hội trường, sắp xếp bàn ghế…;
- Hoàn thiện các văn bản liên quan đến cuộc họp;
- Thông báo kết quả cuộc họp;
- Thanh, quyết toán chi phí tổ chức cuộc họp;
- Triển khai các nội dung được thông qua, xây dựng chương trình hành động, tổng kết rút kinh nghiệm việc tổ chức cuộc họp;
- Lập hồ sơ cuộc họp
Hội họp là hoạt động thiết yếu trong tổ chức và điều hành của cơ quan, giúp quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền và thu thập ý kiến để tư vấn Thủ trưởng cơ quan lãnh đạo và chỉ đạo các công việc theo quy định pháp luật Tuy nhiên, hội họp tiêu tốn thời gian và tiền bạc, vì vậy chỉ nên tổ chức khi cần thiết và đảm bảo tính ngắn gọn, hiệu quả Đây là cơ sở để nghiên cứu và phân tích thực trạng tổ chức hội họp tại Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP NƯỚC HẢI PHÒNG
Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Giai đoạn từ 1905 đến trước ngày 13/5/1955, hệ thống cấp nước tại Việt Nam do người Pháp thiết kế và quản lý bao gồm một nhà máy nước tại Lán Tháp, Uông Bí, Quảng Ninh với công suất 5000 𝑚³/ngày Hệ thống ống cấp nước D600 dài hơn 300 km được xây dựng từ những năm đầu thập niên 1900, cung cấp nước từ Lán Tháp về Hải Phòng Trạm bơm tăng áp Đinh Tiên Hoàng, xây dựng năm 1934, bao gồm một đài nước cao 25m với dung tích 500 𝑚³, sáu đài nước cao 8m với tổng dung tích 1.800 𝑚³, và một trạm bơm tăng áp Từ năm 1934 đến 1954, hai giếng khai thác nước ngầm tại Nhà hát Lớn và Trại Cau được xây dựng, với tổng công suất khai thác 3.840 𝑚³/ngày.
Từ 1955 đến 1986, Nhà máy nước Hải Phòng chính thức được thành lập vào năm
1967 trực thuộc sở Nhà đất (nay là Sở Xây dựng) quản lý
Năm 1986, theo Quyết định số 845/QĐ-UB ngày 28/10 của Chủ tịch UBND thành phố Hải Phòng, Nhà máy nước Hải Phòng đã được chuyển đổi thành Công ty Cấp nước Hải Phòng, với việc đổi tên và quy định quyền hạn mới cho công ty.
Vào năm 1993, UBND thành phố Hải Phòng đã ban hành Quyết định số 71/QĐ-TCCQ vào ngày 14/01/1993, quy định về việc thành lập doanh nghiệp Nhà nước và quy chế hoạt động của Công ty Cấp nước Hải Phòng.
Năm 1998, Nhà máy nước Lán Tháp, Uông Bí được bàn giao cho tỉnh Quảng Ninh quản lý, khai thác cấp cho Quảng Ninh
Vào năm 2007, Công ty Cấp nước Hải Phòng đã chuyển đổi thành Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Hải Phòng, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, theo quyết định số 1787/QĐ-UBND ngày 10/8/2006 Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty được quy định theo quyết định số 2801/2006/QĐ-UBND ngày 25/12/2006.
Năm 2008, Công ty đã tiếp nhận và quản lý nhà máy nước Vĩnh Bảo từ huyện Vĩnh Bảo, cùng với việc tiếp nhận và quản lý Xí nghiệp điện nước Cát Bà từ huyện Cát Hải.
Năm 2009, cổ phần hoá xí nghiệp cấp nước Vật Cách của công ty thành Công ty
Công ty Cổ phần Kinh doanh Nước Sạch Số 2 Hải Phòng, trước đây là Cổ phần Cấp Nước Vật Cách, hiện là công ty con của Công ty Cổ phần Cấp Nước Hải Phòng.
Vào ngày 12 tháng 12 năm 2014, UBND thành phố Hải Phòng đã ban hành Quyết định số 2808/QĐ-UBND, phê duyệt phương án chuyển đổi Công ty TNHH MTV Cấp nước Hải Phòng thành công ty cổ phần.
Vào ngày 06/02/2015, Sở Giao dịch chứng khoán Hà Nội đã tổ chức phiên đấu giá cổ phần lần đầu ra công chúng của Công ty TNHH MTV Cấp nước Hải Phòng, với 16.832.117 cổ phần được chào bán, chiếm 22,68% vốn điều lệ sau cổ phần hoá Giá khởi điểm là 10.500 đồng/cổ phần, trong đó giá đấu thành công cao nhất đạt 11.000 đồng/cổ phần, giá thấp nhất là 10.500 đồng/cổ phần, và giá đấu thành công bình quân là 10.501 đồng/cổ phần.
Công ty đã chính thức chuyển đổi thành Công ty cổ phần từ ngày 08/4/2015, theo giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh số 0200171274, thay đổi lần thứ 7, với vốn điều lệ đạt 742.069.400.000 đồng.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty
Chức năng, nhiệm vụ của Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng cụ thể như sau:
- Khai thác, xử lý và cung cấp nước
- Xây dựng công trình cấp, thoát nước
- Sản xuất đồ uống không cồn, nước khoáng (sản xuất nước tinh lọc)
- Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn hệ thống quản lý chất lượng nước, lập quy hoạch và dự án đầu tư, thẩm tra và thẩm định dự án cấp nước Chúng tôi cũng quản lý các công trình cấp nước tại nội và ngoại thành Hải Phòng, tư vấn đấu thầu xây lắp, cung ứng vật tư và thiết bị cho các công trình cấp thoát nước Ngoài ra, chúng tôi hướng dẫn quy trình vận hành và bảo dưỡng thiết bị trong ngành nước.
Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật bao gồm giám sát thi công xây dựng công trình hạ tầng kỹ thuật, thiết kế và thi công hệ thống cấp thoát nước cho công trình dân dụng và công nghiệp Chúng tôi cũng thực hiện thiết kế kết cấu cho các công trình xây dựng, giám sát lắp đặt thiết bị cơ khí và công nghệ liên quan đến cấp thoát nước Ngoài ra, chúng tôi giám sát thi công xây dựng công trình giao thông như đường bộ và cầu, đảm bảo chất lượng và tiến độ cho các dự án hạ tầng kỹ thuật.
- Có quyền chỉ đạo, điều hành và sử dụng các nguồn lực của các đơn vị trực thuộc để thực hiện nhiệm vụ;
- Thực hiện tổ chức, quản lý, giám sát và kiểm tra các đơn vị trực thuộc Công ty;
- Tổ chức học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ, nghiệp vụ cho cán bộ, công nhân viên;
- Quản lý và sử dụng cơ sở vật chất
2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty
Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Tổ chức - Hành chính Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng
- Giải quyết các công việc liên quan đến: chính sách người lao động, tiền lương, tiền thưởng;
- Tham mưu cho lãnh đạo về công tác tổ chức, tuyển dụng, đào tạo;
- Giải quyết các công việc hành chính của cơ quan, quản lý con dấu, tổ chức các cuộc hội họp, …
Điều phối và xử lý các văn bản, tài liệu, thông báo gửi đến Công ty; đồng thời quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, công văn đi và đến theo đúng quy định.
- Làm đầu mối tiếp khách khi đến làm việc tại Công ty;
- Thực hiện, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện các nội dung theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
Vai trò của Phòng Tổ chức - Hành chính trong việc tổ chức các cuộc họp tại Công ty
Phòng Tổ chức - Hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và tư vấn cho Công ty, đặc biệt là Ban Giám đốc, trong việc tổ chức và điều hành các cuộc họp Phòng này chịu trách nhiệm thực hiện nhiều nhiệm vụ thiết yếu liên quan đến công tác tổ chức.
Xây dựng kế hoạch tổ chức họp là bước quan trọng, bao gồm việc lập kế hoạch và chương trình họp dựa trên lịch trình hoạt động hàng tháng, quý, năm hoặc tình hình thực tế của Công ty.
Để tổ chức một cuộc họp hiệu quả, cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết như cơ sở vật chất, kinh phí, phương tiện đi lại, thiết bị nghe nhìn và không gian họp hợp lý Đồng thời, cần theo dõi và nhắc nhở các đơn vị liên quan để đảm bảo việc chuẩn bị đúng thời hạn và đạt chất lượng cao.
Gửi thông báo và mời họp là việc quan trọng, bao gồm việc phát hành giấy mời, thông báo hoặc công văn đến các cá nhân và đơn vị liên quan theo chỉ đạo Cần đảm bảo rằng thông tin được chuyển đến một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.
Chuẩn bị tài liệu họp là bước quan trọng, bao gồm việc phân công các bộ phận hoặc cá nhân chuẩn bị các văn bản liên quan Cần kiểm tra kỹ nội dung và hình thức của tài liệu trước khi trình phê duyệt và nhân bản Để đảm bảo hiệu quả, nên cung cấp tài liệu cho các thành viên trước để họ có thời gian nghiên cứu nếu cần.
Trong quá trình họp, việc hỗ trợ bao gồm đón tiếp và ghi danh đại biểu, phát tài liệu, cũng như đảm bảo hậu cần chu đáo Đồng thời, cần theo dõi diễn biến cuộc họp, nhắc nhở các thành viên thực hiện đúng chương trình và xử lý kịp thời các sự cố phát sinh liên quan đến âm thanh, ánh sáng, điện và nước.
Tổng kết và lập biên bản họp là quá trình ghi nhận và tổng hợp các nội dung thảo luận, ý kiến thống nhất cũng như các ý kiến khác biệt để trình Ban Giám đốc xem xét Việc lập biên bản cuộc họp cần phải chi tiết và chính xác.
Thông báo kết quả họp và theo dõi việc thực hiện là rất quan trọng Cần soạn thảo và gửi thông báo đến các bên liên quan về kết quả cuộc họp Đồng thời, cần đôn đốc các đơn vị và cá nhân thực hiện các kết luận đã được thống nhất.
- Lưu trữ hồ sơ:Thu thập và lưu trữ tài liệu họp thuộc trách nhiệm của Phòng Tổ chức
- Hành chính Nhắc nhở các đơn vị hoàn thiện hồ sơ nếu thuộc phạm vi công việc của họ.
Phòng Tổ chức - Hành chính thực hiện các nhiệm vụ nhằm đảm bảo các cuộc họp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, góp phần tích cực vào hoạt động chung của Công ty.
Các loại hình hội họp của Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng
Các phiên họp thường kỳ của Công ty gồm có:
- Họp giao ban thường kỳ quý;
- Học giao ban thường kỳ 6 tháng;
- Họp giao ban thường kỳ 9 tháng;
- Hội nghị tổng kết năm;
- Hội nghị sơ kết và tổng kết chuyên đề;
Bên cạnh đó, còn có cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, họp Hội đồng quản trị
Tổng Giám đốc triệu tập phiên họp thường kỳ theo kế hoạch hoạt động của Công ty và căn cứ theo quy định của Công ty
Tổng Giám đốc chủ trì hầu hết các cuộc họp của Công ty Nếu vắng mặt, một Phó Tổng Giám đốc sẽ được uỷ quyền để chủ toạ phiên họp Thông thường, trong các cuộc họp, Tổng Giám đốc sẽ tham gia nếu không có bận rộn khác.
Nếu có 14 việc đột xuất khiến không thể tham dự cuộc họp, cuộc họp sẽ được dời sang một ngày khác trong tuần, chờ Tổng Giám đốc trở về để tổ chức Trong trường hợp khẩn cấp, Tổng Giám đốc sẽ ủy quyền cho Phó Tổng Giám đốc phụ trách.
Phòng Tổ chức - Hành chính Công ty chịu trách nhiệm chuẩn bị cho phiên họp bằng cách kiểm tra và tổng hợp các hồ sơ, đề án, cũng như xây dựng chương trình họp và dự kiến thành phần tham dự để trình Tổng Giám đốc quyết định Ngoài ra, phòng cũng cần đảm bảo các điều kiện cần thiết như hội trường, phòng họp và cơ sở vật chất phục vụ cho phiên họp Giấy mời và tài liệu họp phải được gửi đến các thành viên và đại biểu ít nhất 03 ngày làm việc trước phiên họp, trừ trường hợp họp bất thường Các đơn vị trực thuộc Công ty có nhiệm vụ chuẩn bị các bài báo cáo và thảo luận.
Các phiên họp định kỳ của Công ty bao gồm các thành viên trong Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, và Trưởng các đơn vị, phòng ban, đây là những thành phần bắt buộc tham dự Tùy thuộc vào mục đích của từng cuộc họp, thành phần tham gia có thể được điều chỉnh, bao gồm cả một số cá nhân khác theo yêu cầu của Giám đốc.
Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng
2.4.1 Giai đoạn chuẩn bị tổ chức các cuộc họp
2.4.1.1 Công tác lập kế hoạch tổ chức các cuộc họp
Các cuộc họp định kỳ với thành phần, địa điểm và thời gian đã được quy định không yêu cầu lập kế hoạch tổ chức Những cuộc họp này bao gồm họp công tác tuần, tháng và tổng kết Tuy nhiên, đối với các cuộc họp lớn hơn, việc lập kế hoạch là bắt buộc và rất quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty.
Việc lập kế hoạch tổ chức các cuộc họp và hội nghị mang tính nghi thức gặp nhiều khó khăn do phải trải qua nhiều bước phức tạp Thông thường, Phòng Tổ chức - Hành chính của Công ty cần thực hiện các bước cụ thể để đảm bảo sự thành công của sự kiện.
Bước 1: Xác định mục đích, chủ trương;
Bước 2: Xây dựng tờ trình, lập kế hoạch cho cuộc họp;
Bước 3: Trình Tổng Giám đốc xem xét và phê duyệt;
Bước 4: Gửi tờ trình, kế hoạch được duyệt cho các cá nhân, đơn vị có liên quan; Bước 5: Phân công nhiệm vụ cụ thể
2.4.1.2 Công tác chuẩn bị nội dung cuộc họp
Công tác chuẩn bị cho cuộc họp được thực hiện sau khi phân công nhiệm vụ cho các đơn vị và cá nhân liên quan Tùy thuộc vào nội dung và tính chất của cuộc họp, các báo cáo và tài liệu cần thiết sẽ được giao cho những người có trách nhiệm thực hiện Nội dung cuộc họp sẽ được giao cho các cá nhân hoặc đơn vị chủ trì, hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị và trình ban lãnh đạo phê duyệt Cuộc họp tổng kết công tác năm 2024 sẽ triển khai các phương hướng nhiệm vụ cho năm tiếp theo.
Vào năm 2025, tất cả các đơn vị và phòng ban trong Công ty sẽ chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung báo cáo, sau đó gửi đến Phòng Tổ chức - Hành chính để trình Ban giám đốc phê duyệt.
Việc in ấn tài liệu và báo cáo cho cuộc họp cần dựa vào danh sách khách mời và thành phần tham dự để đảm bảo phù hợp, tránh lãng phí hoặc thiếu tài liệu Tài liệu cần được in ấn hoàn tất trước khi cuộc họp diễn ra.
Để tổ chức một cuộc họp hiệu quả, ngoài việc chuẩn bị tài liệu và báo cáo cho người tham dự, cần chú trọng đến việc chuẩn bị cơ sở vật chất và trang thiết bị cần thiết Việc này nên được thực hiện tùy thuộc vào quy mô của cuộc họp để đảm bảo sự phù hợp và thuận lợi cho tất cả các bên liên quan.
2.4.1.3 Xây dựng chương trình nghị sự
Tại Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng, Phòng Tổ chức - Hành chính chịu trách nhiệm xây dựng chương trình nghị sự cho các cuộc họp Chương trình nghị sự được chia thành hai mẫu: một cho Ban tổ chức và những người điều hành, giúp họ nắm bắt nội dung cụ thể, và một mẫu công khai để thông báo cho người tham dự về lịch trình cuộc họp Bản chương trình nghị sự cần chú ý đến việc dự đoán các tình huống phát sinh và đưa ra giải pháp cho những khó khăn có thể xảy ra.
Các nội dung cần được thể hiện tại bản chương trình nghị sự, bao gồm:
- Thứ tự các vấn đề trình bày;
- Nội dung các vấn đề (khái quát);
Tuy nhiên, đối với bản chương trình nghị sự dành cho ban tổ chức thì cần thêm thông tin sau:
- Người giới thiệu cuộc họp;
- Người phát biểu/ Các cá nhân, đơn vị thực hiện;
- Các phương tiện hỗ trợ cho cuộc họp;
- Các vấn đề rủi ro có thể xảy ra;
- Các phương án hỗ trợ dự phòng
2.4.1.4 Lập danh sách khách mời tham dự, viết và gửi giấy mời a) Lập danh sách khách mời tham dự
Khi lập danh sách đại biểu và khách mời cho cuộc họp, việc phân chia đại biểu thành từng nhóm là rất quan trọng Điều này không chỉ giúp việc gửi giấy mời trở nên dễ dàng hơn mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác đón tiếp các đại biểu và khách mời tham dự.
Khi lập danh sách đại biểu, cần ghi rõ họ tên, chức vụ, địa chỉ công tác và số điện thoại hoặc phương thức liên hệ để tránh nhầm lẫn và sai sót trong quá trình thực hiện công việc Bên cạnh đó, việc soạn thảo và gửi giấy mời cũng rất quan trọng.
Khi tổ chức một cuộc họp, việc lập danh sách khách mời và gửi giấy mời đến các đại biểu, đơn vị liên quan là rất quan trọng Tùy thuộc vào tính chất và quy mô của từng cuộc họp, cần lựa chọn phương thức mời phù hợp Giấy mời có thể được trình bày dưới nhiều dạng khác nhau, nhưng cần đảm bảo đáp ứng các yếu tố cơ bản.
- Hình thức giấy mời đảm bảo tính khoa học, logic và mang tính thẩm mỹ;
- Thể thức của văn bản;
- Các nội dung được thể hiện trên giấy mời:
Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng thường là tên của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân mời trong các cuộc họp và hội nghị.
Tên cuộc họp hoặc hội nghị đã được xác định trong kế hoạch tổ chức và sẽ được sử dụng theo đúng tên trong kế hoạch Ví dụ, Hội nghị tổng kết năm 2024 và triển khai kế hoạch năm tới.
+ Họ và tên, chức vụ người được mời (căn cứ vào danh sách khách mời);
+ Thời gian tổ chức: thời gian đã được xác định tại kế hoạch Chẳng hạn 9h ngày
+ Địa điểm tổ chức: đã được xác định tại kế hoạch;
+ Các yêu cầu khi tham dự;
- Thẩm quyền ký giấy mời:
Giấy mời sau khi được soạn thảo và chọn hình thức sẽ được trình lên Tổng Giám đốc hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị, tùy thuộc vào nội dung của từng cuộc họp.
Giấy mời cho cuộc họp cần được gửi đi ít nhất 03 ngày làm việc trước ngày họp, bao gồm tài liệu, văn bản, nội dung và các yêu cầu liên quan Tuy nhiên, trong trường hợp cuộc họp khẩn, cần có sự chỉ đạo từ Ban lãnh đạo.
Công tác gửi giấy mời được thực hiện vào các thời điểm khác nhau, tùy thuộc vào thành phần và địa chỉ của các đại biểu, khách mời.
Đánh giá công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng
Chất lượng các cuộc họp đang ngày càng được nâng cao một cách đáng kể
Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao và được đào tạo bài bản, đảm bảo thực hiện công việc theo đúng quy định pháp luật.
Công tác lập kế hoạch cho các cuộc hội họp được tiến hành sớm, nhằm đảm bảo các đơn vị trực thuộc và các đơn vị liên quan có thể chủ động trong công việc của mình.
21 tác chuẩn bị cho hội họp được tiến hành một cách nhanh chóng và kịp thời, mang lại hiệu quả cao
Phòng Tổ chức - Hành chính đã phát huy hiệu quả trong vai trò tham mưu tổ chức hội họp, nổi bật là việc tổng hợp báo cáo và đề xuất các giải pháp, ý tưởng mới nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức.
Công tác chuẩn bị được thực hiện một cách kỹ lưỡng và chu đáo, đảm bảo mọi khâu và nội dung công việc đều được kiểm soát chặt chẽ, không để xảy ra bất kỳ sự thiếu sót nào.
Công tác tổ chức và điều hành các cuộc họp được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, quy định của Công ty và quy chế làm việc của cơ quan.
Ban lãnh đạo gần gũi, khả năng xử lý khéo léo, linh hoạt, thích ứng với từng trường hợp đã giúp chất lượng cuộc họp ngày càng tăng
Cơ sở vật chất đã đáp ứng được công tác, phục vụ tổ chức hội họp, góp phần quan trọng làm nên hiệu quả của các cuộc họp
Công tác dự trù kinh phí đã được thực hiện đúng quy định và phù hợp với tổ chức hội họp Thời gian chuẩn bị cho cuộc họp nhìn chung khá tốt, khớp với thời gian thực tế của các công việc.
Công tác kiểm tra và giám sát được chú trọng và thực hiện liên tục trong suốt quá trình chuẩn bị, tổ chức, điều hành và kết thúc cuộc họp.
Bên cạnh những ưu điểm, sự tích cực trong công tác tổ chức các cuộc hội họp thì còn có những hạn chế như sau:
Công tác lập kế hoạch tổ chức các cuộc họp chưa đủ linh hoạt để dự đoán các tình huống phát sinh, dẫn đến việc người phụ trách thường gặp khó khăn và cảm thấy hoang mang trong quá trình xử lý.
Mặc dù được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, chất lượng trang thiết bị vẫn chưa đạt yêu cầu, thường xuyên xảy ra sự cố như loa máy, ảnh hưởng đến hiệu quả của cuộc họp.
Việc ứng dụng khoa học công nghệ trong tổ chức cuộc họp vẫn chưa được chú trọng đúng mức, chủ yếu chỉ được sử dụng để soạn thảo văn bản và gửi báo cáo.
Đội ngũ CBCNV có nhiều năm kinh nghiệm, trong đó một số người đã đến tuổi nghỉ hưu, dẫn đến việc đổi mới chậm và thường áp dụng phương pháp truyền thống Việc ứng dụng công nghệ thông tin và ngoại ngữ trong công việc cũng diễn ra chậm, khiến cho quá trình nghiên cứu và giải quyết các vấn đề mới mất nhiều thời gian.
2.5.3 Nguyên nhân của những hạn chế
Những hạn chế trong công tác tổ chức các cuộc hội họp là do các nguyên nhân sau đây:
Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng hiện chưa có quy định cụ thể về chế độ họp, dẫn đến việc quản lý hội họp còn thiếu chặt chẽ và hợp lý.
Kinh nghiệm từ các cuộc họp trước chưa mang lại hiệu quả cho cán bộ, dẫn đến việc lặp lại các lỗi cũ trong những cuộc họp sau Đội ngũ cán bộ của Phòng Tổ chức - Hành chính đang dần già hoá, điều này là một trong những hạn chế trong công tác tổ chức các cuộc họp.
Nguồn kinh phí cho tổ chức hội họp còn hạn chế và chưa được phân bổ hợp lý, dẫn đến tình trạng lãng phí trong nhiều cuộc họp Việc phân bổ chi phí cho các nội dung cần thiết gặp nhiều khó khăn.
Cách trình bày các nội dung cần truyền tải trong cuộc họp thường chỉ mang tính chất một chiều, không sinh động
Các yếu tố ngoại cảnh cũng là một trong những nguyên nhân gây ảnh hưởng đến công tác tổ chức các cuộc hội họp và việc diễn ra
Việc tổ chức các cuộc họp tại Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng đã được chuẩn bị một cách khoa học và đầy đủ Khảo sát thực trạng cho thấy những ưu điểm và hạn chế trong công tác tổ chức hội họp Những kết quả này sẽ là cơ sở để đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức hội họp trong Chương 3.
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP NƯỚC HẢI PHÒNG
Xây dựng và hoàn thiện thể chế có liên quan đến việc tổ chức hội họp
Việc xây dựng và ban hành các văn bản quy định về tổ chức hội họp là rất quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức và điều hành các cuộc họp Thiếu các quy định nghiêm ngặt sẽ dẫn đến khó khăn và giảm hiệu quả trong công việc tổ chức.
Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng cần ban hành các văn bản sau:
Quy định về chế độ hội họp được thiết lập nhằm giảm thiểu số lượng cuộc họp, đồng thời nâng cao chất lượng tổ chức và điều hành các cuộc họp, từ đó cải thiện hiệu quả công việc.
- Quy định về chế độ công tác phí, chế độ chi tổ chức các cuộc hội họp tại Công ty
Việc xây dựng và tổ chức thực hiện các văn bản này sẽ giúp Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng cải thiện chất lượng tổ chức hội họp, đồng thời tạo ra tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công việc của các đơn vị và cá nhân.
Nâng cao vai trò của các cán bộ nhân viên trong công tác tổ chức các cuộc hội họp
Việc xây dựng và ban hành các văn bản quy định về tổ chức hội họp là rất quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức và điều hành các cuộc họp Thiếu các quy định nghiêm ngặt sẽ dẫn đến khó khăn và giảm hiệu quả trong công việc tổ chức.
Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng cần ban hành các văn bản sau:
Quy định về chế độ hội họp được thiết lập nhằm giảm thiểu số lượng cuộc họp, đồng thời nâng cao chất lượng tổ chức và điều hành các cuộc họp, từ đó cải thiện hiệu quả công việc.
- Quy định về chế độ công tác phí, chế độ chi tổ chức các cuộc hội họp tại Công ty
Việc xây dựng và tổ chức thực hiện các văn bản này sẽ giúp Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng cải thiện chất lượng tổ chức hội họp, đồng thời tạo ra tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công việc của các đơn vị và cá nhân.
3.2 Nâng cao vai trò của các cán bộ nhân viên trong công tác tổ chức các cuộc hội họp
Nâng cao công tác tham mưu và tổng hợp, chủ động xây dựng các chương trình và kế hoạch tổ chức hội họp, đồng thời đôn đốc công tác hậu cần để phục vụ hiệu quả cho công tác chỉ đạo và điều hành của ban lãnh đạo.
Trưởng phòng Phòng Tổ chức - Hành chính cần theo dõi và kiểm tra công tác tổ chức các cuộc họp tại Công ty trước khi diễn ra, nhằm kịp thời đôn đốc và khắc phục các vấn đề trong công tác chuẩn bị Đồng thời, cần nhắc nhở người phụ trách hậu cần chú ý đến việc chuẩn bị chu đáo.
Trong cuộc họp, việc tổng hợp và bao quát tất cả các hoạt động là rất quan trọng để cung cấp thông tin đầy đủ cho lãnh đạo Đồng thời, cần hỗ trợ giải quyết các tình huống phát sinh nhằm đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ và không bị gián đoạn.
Khi kết thúc cuộc họp, cần ban hành thông báo kết luận cuộc họp rõ ràng, đúng với nội dung diễn ra tại cuộc họp
Để cải thiện chất lượng nhân sự trong tổ chức hội họp, công ty cần lập kế hoạch cụ thể cho các khóa đào tạo nâng cao về nghiệp vụ văn phòng, đặc biệt chú trọng vào việc bồi dưỡng kỹ năng tổ chức hội họp.
Chú trọng trong việc xây dựng kế hoạch chương trình tổ chức hội họp
Để nâng cao chất lượng và hiệu quả các cuộc họp trong Công ty, việc xây dựng kế hoạch và chương trình tổ chức rõ ràng là rất quan trọng Cần xác định mục đích, nội dung và sự cần thiết của cuộc họp trước khi triển khai, nhằm tối ưu hóa số lượng và chất lượng Điều này giúp tránh tổ chức các cuộc họp không cần thiết, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
Kế hoạch tổ chức cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, bao gồm xác định chủ đề, nội dung, thành phần tham gia, thời gian và hình thức tổ chức Các thông báo về cuộc họp cần được gửi đầy đủ và kịp thời để mọi thành viên nắm rõ thông tin Ngoài ra, việc chuẩn bị sẵn sàng ứng phó với các tình huống bất ngờ là yếu tố quan trọng giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra.
Để tạo ra một không gian họp hiệu quả, cần chú trọng đến việc đảm bảo trang thiết bị cần thiết, không gian thoải mái và công nghệ hỗ trợ tốt Điều này không chỉ nâng cao chất lượng thảo luận mà còn tăng cường tính tương tác và sự tập trung của các thành viên Cải tiến quy trình tổ chức họp sẽ mang lại hiệu quả tức thời và góp phần xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp, năng động trong cơ quan.
Nâng cao chất lượng cơ sở vật chất, công tác hậu cần phục vụ hội họp
Cơ sở vật chất và công tác hậu cần là yếu tố then chốt đảm bảo thành công cho mỗi cuộc họp Tại Công ty, các trang thiết bị hội họp như micro, máy tính, loa, máy chiếu và máy ảnh đã đáp ứng nhu cầu cơ bản, nhưng vẫn chưa được sử dụng một cách hiệu quả và tối ưu Hầu hết các thiết bị chỉ hoạt động ở mức cơ bản, và tình trạng trục trặc thiết bị thường xuyên xảy ra, ảnh hưởng đến chất lượng của các cuộc họp.
Bộ phận hậu cần cần chú trọng đến việc kiểm tra, bảo trì và sửa chữa thiết bị định kỳ để đảm bảo các cuộc họp diễn ra suôn sẻ Ngoài ra, công tác trang trí phòng họp cũng cần được quan tâm, đảm bảo phù hợp với nghi thức và hài hòa với nội dung cuộc họp.
Đội ngũ hậu cần cần luôn sẵn sàng ứng phó với các tình huống bất ngờ Đội lễ tân nên nâng cao tính chuyên nghiệp và thái độ nhiệt tình trong việc đón tiếp khách mời Khi sắp xếp chỗ ngồi, lễ tân cần kiểm soát chặt chẽ số lượng và thành phần tham gia để đảm bảo sự giới thiệu chính xác và đầy đủ.
Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin hiện nay đóng vai trò quan trọng trong công việc văn phòng, đặc biệt trong việc tổ chức hội họp Việc áp dụng CNTT không chỉ là xu hướng cần thiết mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các tổ chức.
Trong giai đoạn chuẩn bị, ban tổ chức nên gửi tài liệu dạng file mềm cho các thành viên dự họp trước vài ngày Điều này giúp mọi người có thời gian nghiên cứu và đóng góp ý kiến, đồng thời tiết kiệm chi phí in ấn và thời gian thảo luận Xu hướng "họp không giấy" không chỉ hiện đại mà còn thân thiện với môi trường, vì vậy cần được duy trì lâu dài.
Thứ hai, họp trực tuyến là một phương thức tổ chức hiện đại mà công ty cần triển khai
Phương thức này cho phép các thành viên tham gia từ xa, tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển Công nghệ hiện đại đảm bảo hình ảnh và âm thanh chất lượng cao, ổn định Dữ liệu được chia sẻ dễ dàng trong thời gian thực, và nội dung cuộc họp có thể được lưu trữ để tham khảo sau này.
Trong trường hợp lãnh đạo hoặc các thành viên chủ chốt không thể tham dự trực tiếp, họp trực tuyến là giải pháp hiệu quả để duy trì sự liên tục trong trao đổi thông tin và ra quyết định Giải pháp này không chỉ linh hoạt mà còn tăng tính chủ động cho người tham gia Để ứng dụng hiệu quả các giải pháp công nghệ thông tin, công ty cần nâng cao kỹ năng sử dụng công nghệ cho toàn thể nhân viên, nhằm đáp ứng nhu cầu hiện tại và xây dựng một văn phòng điện tử hiện đại, phù hợp với yêu cầu phát triển trong thời kỳ 4.0.
Một số giải pháp khác
- Cần khuyến khích sự tham gia nhiệt tình của người tham dự
- Cần tăng cường công tác phối hợp giữa các đơn vị, bộ phận để đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn
- Cần tăng cường tổ chức các buổi tập huấn, huấn luyện cho CBCNV về công tác tổ chức các cuộc hội họp
Cần thiết lập một bộ nội quy về chế độ họp và treo tại phòng họp để các thành viên có thể nắm rõ và tuân thủ nghiêm ngặt, từ đó nâng cao hiệu quả của cuộc họp.
Cần nghiên cứu và lựa chọn nội dung họp một cách phù hợp, thiết thực và cụ thể Các cuộc họp nên tập trung vào việc thảo luận trực tiếp về các vấn đề, tránh lan man và không trình bày toàn văn những tài liệu đã gửi đến đại biểu Công ty cần hạn chế những nội dung không cần thiết để nâng cao hiệu quả cuộc họp.
27 tổ chức các cuộc hợp kéo dài nhiều ngày; đẩy mạnh việc sử dụng công nghệ thông tin trong việc chuyển giao tài liệu, triển khai văn bản
Cần tổ chức hiệu quả công tác kiểm tra, giám sát và đánh giá trước và sau mỗi cuộc hội họp để đảm bảo điều kiện tốt nhất cho hội nghị, đồng thời rút ra kinh nghiệm quý báu trong việc tổ chức các cuộc họp sau này.
Chương 3 tổng hợp kết quả từ 3 chương trước, tập trung vào việc đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức hội họp tại Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng Ba yếu tố chủ chốt để cải thiện chất lượng hội họp bao gồm: chuẩn bị chu đáo kế hoạch và chương trình, vai trò của người chủ trì, và sự tham gia tích cực của các thành viên Tổ chức hội họp hiệu quả sẽ góp phần nâng cao hoạt động của cơ quan.