TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI HAUI TRƯỜNG KINH TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K15 Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 5 1.1. Khái quát về văn phòng và công tác văn phòng 5 1.1.1. Khái niệm văn phòng 5 1.1.2. Vị trí, vai trò, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng 6 1.1.3. Khái niệm công tác văn phòng 11 1.1.4. Vai trò của công tác văn phòng 13 1.2. Hiện đại hóa công tác văn phòng 14 1.2.1. Khái niệm về hiện đại hóa 14 1.2.2. Khái niệm về hiện đại hóa công tác văn phòng 15 1.2.3. Sự cần thiết phải hiện đại hóa công tác văn phòng 16 1.3. Nội dung cơ bản hiện đại hóa công tác văn phòng 17 1.3.1. Đội ngũ nhân sự 17 1.3.2. Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 18 1.3.3. Nghiệp vụ hành chính văn phòng 19 1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa công tác văn phòng 24 1.4.1. Các yếu tố bên trong 24 1.4.2. Các yếu tố bên ngoài 26 TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 28 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VÂN HÀ 29 2.1. Khái quát chung về Ủy ban nhân dân xã Vân Hà 29 2.1.1. Giới thiệu chung về UBND Vân Hà 29 2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của Ủy ban nhân dân xã Vân Hà 30 2.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Vân Hà 31 2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ 31 2.2. Thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND xã Vân Hà 34 2.2.1. Nhận thức của cán bộ nhân viên về hiện đại hóa công tác văn phòng 34 2.2.2. Đội ngũ nhân sự 37 2.2.3. Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 45 2.2.4. Nghiệp vụ hành chính văn phòng 52 2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND xã Vân Hà 63 2.3.1. Yếu tố bên trong 63 2.3.2. Yếu tố bên ngoài 65 2.4. Đánh giá chung về kết quả nghiên cứu hoạt động hiện đại hóa công tác văn phòng 66 2.4.1. Ưu điểm 66 2.4.2. Nhược điểm 67 2.4.3. Nguyên nhân 68 TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 70 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VÂN HÀ 71 3.1. Mục tiêu, phương hướng hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND xã Vân Hà 71 3.1.1. Mục tiêu hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND xã Vân Hà 71 3.1.2. Phương hướng hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND xã Vân Hà 74 3.2. Giải pháp nâng cao hiện đại hóa công tác văn phòng 80 3.2.1. Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ nhân viên 80 3.2.2. Thay đổi tư duy làm việc thủ công, hướng đến số hóa toàn diện 81 3.2.3. Tăng cường đầu tư, mua sắm và thay thế các thiết bị văn phòng 82 3.2.4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin 83 2. Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu về cơ sở lý luận của hiện đại hóa công tác văn phòng. Phân tích thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân xã Vân Hà. Đưa ra một số các giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện công tác hiện đại hóa tại Ủy ban nhân dân xã Vân Hà. 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung hoạt động nghiên cứu vào các nội dung xoay quanh vấn đề hiện đại hóa công tác văn phòng. 3.2. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu tại UBND xã Vân Hà. Phạm vi thời gian: Đề tài tìm hiểu hiện đại hóa công tác văn phòng từ năm 2022 đến năm 2024. Phạm vi nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu hiện đại hóa công tác văn phòng về đội ngũ nhân sự, cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng, nghiệp vụ hành chính văn phòng vào quá trình hoạt động tại Ủy ban nhân dân xã Vân Hà. 4. Phương pháp nghiên cứu 4.1. Phương pháp phân tích và tổng hợp Tác giả sẽ sử dụng phương pháp phân tích và tổng hợp để thu thập và đánh giá các dữ liệu liên quan, từ đó hệ thống hóa các thông tin theo từng chủ đề nghiên cứu. Phương pháp này được áp dụng để phân tích các số liệu đã thu thập và đưa ra những nhận xét, đánh giá từ lý luận đã có sẵn, nhằm làm rõ thực trạng công tác văn phòng. 4.2. Phương pháp quan sát Là phương pháp thu thập thông tin về đối tượng nghiên cứu bằng cách trực tiếp hoặc gián tiếp, ghi chép lại những nhân tố liên quan đến đối tượng nghiên cứu như cử chỉ, hành vi, trạng thái,... Trong suốt quá trình thực tập tại UBND xã Vân Hà, tác giả sẽ sử dụng phương pháp quan sát để trực tiếp ghi nhận và đánh giá thực trạng công tác văn phòng. Việc quan sát tác phong làm việc của cán bộ, môi trường làm việc và cơ sở vật chất sẽ cung cấp cái nhìn trực quan về các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công tác văn phòng tại UBND xã, làm rõ các yếu tố tác động đến quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng. 4.3. Phương pháp điều tra khảo sát Phương pháp này áp dụng để thu thập ý kiến từ cán bộ công chức tại UBND xã. Khảo sát sẽ giúp thu thập thông tin từ các cán bộ về mức độ hiệu quả và sự thay đổi trong công việc sau khi triển khai các biện pháp hiện đại hóa. Thứ nhất, tác giả sẽ khảo sát cán bộ, công chức đang làm việc tại UBND xã Vân Hà được tiến hành thông qua bảng hỏi với các nội dung xoay quanh: mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc hàng ngày; đánh giá về trang thiết bị, cơ sở vật chất văn phòng; đánh giá về nghiệp vụ hành chính văn phòng. Mục tiêu của khảo sát là thu thập ý kiến từ người trực tiếp thực hiện công việc hành chính, qua đó phản ánh đúng thực trạng tổ chức và vận hành văn phòng. 5. Kết cấu của khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung của bài luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng Chương 2: Thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân xã Vân Hà Chương 3: Một số giải pháp nhằm hiện đại hóa công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân xã Vân Hà.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
Khái quát về văn phòng và công tác văn phòng
1.1.1 Khái ni ệm văn phòng
Trong những năm qua, khái niệm “văn phòng” đã trở nên phổ biến trong nhiều lĩnh vực, đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu, hỗ trợ điều hành và đảm bảo công tác hậu cần Đây là nơi tổ chức, thu thập, xử lý, truyền tải, phân phối, sử dụng và quản lý thông tin nội bộ cũng như từ bên ngoài, nhằm hỗ trợ lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành.
Hiện nay, khái niệm “văn phòng” được hiểu theo nhiều cách khác nhau, với nhiều tài liệu, giáo trình và nghiên cứu khoa học đưa ra các quan điểm riêng biệt.
Theo Nguyễn Hữu Tri trong cuốn "Quản trị văn phòng", văn phòng được định nghĩa là một thực thể khách quan trong mỗi tổ chức, có nhiệm vụ thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị.
Theo Nguyễn Thành Độ trong giáo trình Quản trị văn phòng, văn phòng được định nghĩa là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị Đây là nơi thu thập, xử lý, cung cấp và truyền đạt thông tin, hỗ trợ cho hoạt động quản lý Đồng thời, văn phòng cũng đảm nhận dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Trong Cẩm nang Tổ chức và Quản trị văn phòng của Hồ Ngọc Cẩn, văn phòng được định nghĩa là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, nơi thu thập và xử lý thông tin để hỗ trợ quản lý Nó cũng đảm nhận vai trò chăm lo các dịch vụ hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Các định nghĩa về văn phòng, dù khác nhau trong cách diễn đạt, đều nhấn mạnh vai trò trung tâm trong việc điều phối và hỗ trợ hoạt động quản lý của tổ chức Trong bối cảnh này, khái niệm văn phòng được hiểu một cách mở rộng, không chỉ là bộ máy hành chính truyền thống mà còn là nền tảng cho việc hiện đại hóa quản trị thông qua công nghệ, tổ chức và con người.
1.1.2 V ị trí, vai trò, ch ức năng và nhi ệ m v ụ c ủa văn phòng
Văn phòng là bộ phận quan trọng hỗ trợ lãnh đạo trong việc quản lý thông tin và điều hành Mối quan hệ giữa văn phòng và các nhà quản trị là mật thiết và liên tục, với trách nhiệm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin từ cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức Điều này giúp lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả Văn phòng cũng đóng vai trò cầu nối, triển khai chỉ đạo từ lãnh đạo đến các phòng ban, đảm bảo sự phối hợp đồng bộ trong hoạt động Ngoài ra, văn phòng còn xây dựng và duy trì mối quan hệ với các tổ chức bên ngoài, hỗ trợ tổ chức hội họp và tiếp đón đối tác, góp phần tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho đơn vị.
Văn phòng không chỉ là trung tâm thông tin mà còn đảm nhận nhiệm vụ hậu cần, đảm bảo cơ sở vật chất và trang thiết bị làm việc cho toàn cơ quan Việc cung cấp đầy đủ và kịp thời các phương tiện kỹ thuật, văn phòng phẩm và môi trường làm việc là điều kiện cần thiết để duy trì hoạt động hiệu quả và ổn định của tổ chức.
Văn phòng đóng vai trò trung tâm trong việc tổ chức và quản lý các hoạt động của đơn vị, tiếp nhận và lưu trữ văn bản cũng như thông tin liên quan đến chỉ đạo từ lãnh đạo Tất cả các quyết định và chỉ thị quan trọng đều phải thông qua văn phòng để được ghi nhận, triển khai và theo dõi tiến độ thực hiện.
Nhờ đó, văn phòng không chỉ là nơi truyền tải thông tin mà còn đóng vai trò như
“trung tâm thần kinh” điều phối hoạt động của toàn bộ cơ quan
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận và xử lý các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ đối ngoại Bộ phận văn phòng tổ chức các buổi họp, tiếp đón khách và làm việc với đối tác, góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và thân thiện cho đơn vị Việc duy trì mối quan hệ với các đối tác được thực hiện thông qua chia sẻ thông tin, tổ chức sự kiện và các buổi gặp mặt định kỳ.
Văn phòng không chỉ đóng vai trò kết nối đối ngoại mà còn hỗ trợ trực tiếp cho lãnh đạo Tất cả chỉ đạo từ cấp trên được văn phòng tiếp nhận và triển khai kịp thời đến các bộ phận liên quan, giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc một cách hiệu quả.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối giữa quản lý và các đối tượng trong và ngoài tổ chức, giúp triển khai công việc hiệu quả Bộ phận này tiếp nhận và xử lý các hoạt động bên ngoài, sau đó chuyển đến các bộ phận liên quan để thực hiện Văn phòng cũng là dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của đơn vị và lãnh đạo, đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ như lập kế hoạch, quản lý văn thư, lưu trữ và tiếp đón khách Ngoài ra, văn phòng còn hỗ trợ lãnh đạo trong việc đặt phòng, vé máy bay và photo tài liệu khi có yêu cầu.
Tóm lại, văn phòng có vị trí như là một trung tâm kết nối mọi hoạt động bên trong và bên ngoài của một cơ quan, tổ chức đó
Văn phòng là trung tâm quan trọng trong mọi cơ quan và tổ chức, đóng vai trò thiết yếu trong việc xử lý các công việc hành chính.
Văn phòng không chỉ là bộ phận hỗ trợ lãnh đạo trong quản lý và điều hành mà còn thực hiện nhiều chức năng quan trọng như tham mưu, tổng hợp, giúp việc điều hành và hậu cần Các chức năng này vừa độc lập vừa phối hợp chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy.
Chức năng tham mưu và tổng hợp trong công tác văn phòng là rất quan trọng, vì nó hỗ trợ lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định quản lý then chốt Tại bất kỳ tổ chức hay đơn vị nào, việc chú trọng đến công tác văn phòng sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý.
Hiện đại hóa công tác văn phòng
1.2.1 Khái ni ệ m v ề hi ện đạ i hóa
Hiện đại hóa công tác văn phòng là quá trình tích hợp công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc Quá trình này không chỉ bao gồm việc trang bị máy móc và phần mềm hiện đại, mà còn cải tiến quy trình làm việc và quản lý tài liệu một cách khoa học và chính xác Nhờ hiện đại hóa, công việc thủ công được giảm thiểu, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tăng cường khả năng phối hợp giữa các bộ phận Việc ứng dụng phần mềm văn phòng, hệ thống quản lý văn bản, chữ ký số và lưu trữ điện tử cũng góp phần tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch và thân thiện.
Hiện đại hóa được định nghĩa là quá trình làm cho một cái gì đó trở nên hiện đại, phù hợp với trình độ phát triển cao của thời đại về kỹ thuật, công nghệ, tổ chức và tư duy.
Theo Trần Hồng Lưu, hiện đại hóa là quá trình áp dụng thành tựu khoa học - công nghệ và kinh nghiệm lịch sử nhằm đổi mới toàn diện mọi lĩnh vực trong đời sống xã hội, từ đó thúc đẩy sự phát triển của xã hội lên một trạng thái mới.
Khái niệm "hiện đại hóa" trong quản lý hành chính và công tác văn phòng không chỉ liên quan đến việc trang bị thiết bị hiện đại, mà còn bao gồm việc thay đổi phương thức làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý trong tổ chức thông qua ứng dụng công nghệ.
1.2.2 Khái ni ệ m v ề hi ện đại hóa công tác văn phòng
Hiện đại hóa công tác văn phòng là yếu tố then chốt trong cải cách hành chính, nhằm xây dựng nền hành chính hiện đại, công khai và minh bạch Quá trình này không chỉ bao gồm việc trang bị thiết bị hiện đại mà còn cải tiến quy trình làm việc, thay đổi phương thức quản lý và xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử Việc áp dụng phần mềm điều hành công việc, hệ thống quản lý văn bản, chữ ký số và các ứng dụng hành chính khác cũng rất quan trọng Do đó, cần chú trọng hiện đại hóa công tác văn phòng để nâng cao chất lượng làm việc của cán bộ nhân viên.
Theo Lưu Kiếm Thanh trong Tạp chí Tổ chức Nhà nước, việc hiện đại hóa công tác văn phòng cần tập trung vào nghiên cứu và tối ưu hóa các quy trình thực hiện nhiệm vụ, đặc biệt chú trọng vào việc hoàn thiện nội dung công việc văn phòng.
Hiện đại hóa công tác văn phòng là một quá trình toàn diện, không chỉ đơn thuần là ứng dụng công nghệ hay đầu tư trang thiết bị Quá trình này cần bắt đầu từ việc rà soát, cải tiến và chuẩn hóa quy trình công việc bên trong bộ máy hành chính, thay vì chỉ chú trọng đến hình thức hay công cụ hỗ trợ bên ngoài Quan điểm này mang lại tính thực tiễn cao, phù hợp với áp lực cải tổ bộ máy hành chính theo hướng “tinh gọn, hiệu lực, hiệu quả” Việc tối ưu hóa quy trình cũng phản ánh đúng đặc trưng của thời kỳ chuyển đổi số, khi năng suất không chỉ đến từ việc sử dụng công nghệ.
16 phần mềm, mà còn từ cách tổ chức lại luồng công việc sao cho logic, khoa học, và dễ kiểm soát
1.2.3 S ự c ầ n thi ế t ph ả i hi ện đại hóa công tác văn phòng
Trong bối cảnh xã hội đang chuyển mình mạnh mẽ bởi công nghệ 4.0, các cơ quan và tổ chức cần thay đổi mô hình làm việc truyền thống để thích nghi Hoạt động văn phòng, nơi xử lý phần lớn công việc hành chính và thông tin, cần được đổi mới mạnh mẽ để theo kịp tốc độ phát triển hiện nay.
Hiện đại hóa công tác văn phòng là điều cần thiết để nâng cao năng suất lao động, tránh phụ thuộc vào phương pháp thủ công và giấy tờ Việc áp dụng công nghệ, từ phần mềm quản lý văn bản đến hệ thống tự động hóa quy trình, sẽ giúp văn phòng trở nên gọn gàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Hiện đại hóa không chỉ là việc trang bị máy móc mà còn bao gồm việc thay đổi tư duy quản lý, tổ chức công việc và nâng cao kỹ năng của đội ngũ cán bộ Để máy tính, phần mềm và mạng nội bộ phát huy hiệu quả, người sử dụng cần có kiến thức và phương pháp tiếp cận hiện đại.
Trong bối cảnh cạnh tranh và cải cách hành chính hiện nay, hiện đại hóa văn phòng là yếu tố quan trọng để tăng cường tính minh bạch, rút ngắn thời gian xử lý công việc, giảm thiểu giấy tờ, tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng phục vụ người dân và tổ chức Hoạt động văn phòng, nơi điều hành, xử lý và lưu trữ thông tin, cần được cải tiến để đáp ứng yêu cầu công việc một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và thông tin yêu cầu các công tác văn phòng phải thay đổi để phù hợp Việc áp dụng thiết bị hiện đại, công cụ số và phần mềm quản lý là điều kiện thiết yếu để nâng cao hiệu quả hoạt động Do đó, hiện đại hóa văn phòng trở thành một nhu cầu cấp bách trong mọi tổ chức.
Đổi mới không chỉ giảm áp lực cho người lao động mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tăng tính chính xác trong xử lý công việc Sự kết hợp giữa thiết bị hiện đại và ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ nhanh chóng trong việc xử lý văn bản, lưu trữ dữ liệu, tra cứu và trao đổi thông tin, từ đó góp phần tinh gọn bộ máy hành chính và nâng cao chất lượng phục vụ.
Hiện đại hóa công tác văn phòng không chỉ là một lựa chọn hợp lý mà còn là yêu cầu cần thiết để các cơ quan, tổ chức theo kịp xu thế và nâng cao hiệu quả hoạt động bền vững trong tương lai.
Nội dung cơ bản hiện đại hóa công tác văn phòng
Hiện đại hóa công tác văn phòng là một quá trình toàn diện, bao gồm việc thay đổi con người, thiết bị, quy trình làm việc và tư duy tổ chức Quá trình này nhằm cải tiến công nghệ, hệ thống thông tin và phong cách làm việc, từ đó tăng hiệu quả hoạt động, giảm lãng phí và nâng cao chất lượng phục vụ Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc hiện đại hóa văn phòng trở nên cần thiết để đảm bảo cơ quan hoạt động linh hoạt, chính xác và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao từ xã hội.
Yếu tố con người đóng vai trò then chốt trong mọi sự đổi mới Dù có thiết bị và phần mềm hiện đại, nếu nhân viên không có kỹ năng sử dụng và không cập nhật kiến thức, thì thiết bị chỉ là vật trang trí Do đó, việc đầu tiên trong quá trình hiện đại hóa là chú trọng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
Theo Nguyễn Hữu Thân, đội ngũ cán bộ văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hành chính diễn ra hiệu quả Việc hiện đại hóa tư duy và năng lực làm việc của họ là cần thiết, nếu không, các trang thiết bị hiện đại sẽ trở nên lãng phí.
Quan điểm của tác giả Lưu Kiếm Thanh được khẳng định trong các nghiên cứu về cải cách hành chính, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hiện đại hóa công tác quản lý.
Hiện đại hóa hành chính không chỉ đơn thuần là nâng cấp thiết bị, mà còn quan trọng hơn là cải cách đội ngũ thực thi Việc hiện đại hóa trang thiết bị cần phải đi đôi với việc nâng cao tri thức của con người sử dụng chúng, trong đó việc trang bị tri thức cần được thực hiện trước Do đó, con người không chỉ là đối tượng phục vụ mà còn là chủ thể dẫn dắt quá trình đổi mới trong công tác hành chính hiện đại.
Cán bộ, nhân viên văn phòng ngày nay không chỉ cần trình độ chuyên môn cao mà còn phải am hiểu công nghệ thông tin và có tư duy cải tiến Họ cần xác định vai trò của mình là người tiên phong trong việc chuyển đổi phương thức làm việc hiện đại và hiệu quả Sự chủ động, cầu tiến và khả năng thích nghi với môi trường số là tiêu chí quan trọng trong đánh giá chất lượng nhân sự Nhân viên cần thành thạo công nghệ thông tin, biết sử dụng phần mềm quản lý, xử lý văn bản điện tử và giao tiếp qua các nền tảng số Để xây dựng đội ngũ này, tổ chức cần đầu tư vào đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, khuyến khích học tập thường xuyên qua tài liệu chuyên ngành, hội thảo và đào tạo online Cán bộ cũng cần chủ động cập nhật tri thức mới từ các nguồn thông tin và học hỏi từ môi trường làm việc.
Cơ quan cần thiết lập chính sách đào tạo định kỳ và bồi dưỡng kỹ năng số cho nhân viên văn phòng, nhằm cập nhật xu hướng mới Khi con người chủ động thay đổi, việc khai thác thiết bị và công nghệ mới sẽ trở nên hiệu quả hơn.
1.3.2 C ơ sở v ậ t ch ấ t, trang thi ế t b ị văn phòng
Cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hiện đại hóa hoạt động hành chính, bên cạnh yếu tố con người Một hệ thống văn phòng hiện đại sẽ nâng cao hiệu quả công việc và cải thiện chất lượng dịch vụ.
19 phòng dù có đội ngũ giỏi đến đâu nhưng nếu thiếu công cụ hỗ trợ phù hợp thì hiệu suất vẫn sẽ bị giới hạn
Trước khi công nghệ ra đời, nhân viên văn phòng phải thực hiện nhiều công việc thủ công như viết tay văn bản, phân loại hồ sơ và lưu trữ bằng tủ giấy, dẫn đến việc tiêu tốn thời gian và sức lực Những công việc này không chỉ dễ gây ra sai sót mà còn làm tăng khối lượng công việc, khiến cán bộ mệt mỏi và chất lượng xử lý giảm sút.
Ngày nay, nhờ vào sự phát triển của công nghệ như máy tính cấu hình cao, máy in, scan, photocopy đa chức năng, và mạng nội bộ tốc độ cao, nhiều công việc đã được tự động hóa Nhân viên có thể nhanh chóng tra cứu, xử lý, chia sẻ và lưu trữ thông tin, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí cho tổ chức.
Hiện đại hóa thiết bị không chỉ đơn thuần là việc "mua sắm máy mới", mà còn đòi hỏi một kế hoạch đầu tư hợp lý, bảo trì định kỳ và cập nhật phần mềm Việc tổ chức đào tạo sử dụng thiết bị đúng cách là rất quan trọng, vì một thiết bị hiện đại nhưng không được vận hành đúng sẽ trở thành lãng phí Ngược lại, nếu một thiết bị bình thường được sử dụng tối ưu và gắn liền với quy trình làm việc khoa học, nó sẽ mang lại giá trị lớn.
Trang thiết bị nên được xem là công cụ hỗ trợ cho chiến lược hiện đại hóa, không chỉ là hình thức đầu tư tạm thời Sự kết hợp giữa thiết bị, con người và quy trình sẽ tạo ra một văn phòng hoạt động hiệu quả, mượt mà và minh bạch.
1.3.3 Nghi ệ p v ụ hành chính văn phòng
Trong hệ thống quản lý hành chính hiện đại, nghiệp vụ hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác và đầy đủ, phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý nhà nước.
Công tác văn thư – lưu trữ là một phần quan trọng trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, đóng vai trò thiết yếu trong việc bảo đảm thông tin cho công tác điều hành và quản lý Đồng thời, nó cũng giúp gìn giữ các tài liệu có giá trị pháp lý, lịch sử và thực tiễn.
Công tác văn thư là hoạt động chuyên môn quan trọng trong việc tổ chức, xử lý và quản lý văn bản của các cơ quan, tổ chức Theo Luật Lưu trữ Việt Nam năm 2011, văn thư bao gồm việc thu thập, xử lý, lưu giữ và cung cấp thông tin dưới dạng văn bản, phục vụ cho công tác quản lý và điều hành.
Các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa công tác văn phòng
Cơ cấu tổ chức là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả công tác văn phòng Một cơ cấu tổ chức hợp lý giúp phân công nhiệm vụ rõ ràng, tạo sự phối hợp nhịp nhàng và đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả Ngược lại, cơ cấu tổ chức không hợp lý sẽ dẫn đến chồng chéo công việc, phân bổ không hợp lý, gây lãng phí tài nguyên và thời gian Để hiện đại hóa công tác văn phòng, cần tổ chức cơ cấu một cách khoa học và linh hoạt, cho phép các bộ phận hoạt động độc lập nhưng vẫn hỗ trợ lẫn nhau Cơ cấu tổ chức cũng cần phản ánh tính chuyên nghiệp, tránh sự phô trương và lãng phí trong hoạt động hành chính.
Văn hóa công sở bao gồm các giá trị, chuẩn mực và thói quen làm việc trong cơ quan hành chính, ảnh hưởng đến thái độ làm việc của cán bộ công chức Một môi trường công sở tích cực, nơi tôn trọng lẫn nhau, chia sẻ thông tin và khuyến khích sáng tạo, sẽ tạo nền tảng vững chắc cho sự thành công trong công tác văn phòng.
Mỗi cơ quan đều có các nội quy, quy chế và quy định liên quan đến hoạt động chính, bao gồm quy chế hoạt động, nội quy ra vào, quy trình tiếp nhận hồ sơ và giải quyết thủ tục hành chính, trách nhiệm trong xây dựng và quản lý văn bản, quy chế công tác văn thư lưu trữ, và nội quy phòng cháy chữa cháy.
Tất cả cán bộ, công chức và cá nhân trong cơ quan đều phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy chế, quy định và nội quy của cơ quan Việc thực hiện các quy định này không chỉ dựa vào luật pháp hành chính mà còn chịu ảnh hưởng mạnh mẽ từ văn hóa công sở Các cá nhân trong UBND phải nhận thức rằng việc hoàn thành tốt nhiệm vụ hay vi phạm quy chế không chỉ dẫn đến xử lý theo pháp luật mà còn có thể bị chỉ trích và lên án trong môi trường làm việc.
Các tiêu chí về văn hóa công sở trong các cơ quan hành chính nhà nước đã được quy định trong các chỉ thị mới nhất của Chính phủ, nhấn mạnh tinh thần trách nhiệm và sự minh bạch trong công việc UBND xã cần tăng cường đào tạo về văn hóa công sở và phát huy trách nhiệm của cán bộ công chức để nâng cao chất lượng công việc hành chính Mỗi cơ quan có văn hóa công sở riêng, ảnh hưởng đến hoạt động bố trí văn phòng.
Ngân sách và tài chính
Ngân sách của UBND xã là yếu tố quan trọng trong hiện đại hóa công tác văn phòng, ảnh hưởng đến đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị công nghệ và đào tạo cán bộ Theo Nghị quyết số 28-NQ/TW (2020) của Bộ Chính trị, việc đầu tư vào cơ sở vật chất và công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước là then chốt để nâng cao hiệu quả hoạt động hành chính công.
Ngân sách của cơ quan nhà nước hạn chế, dẫn đến việc không có khả năng bổ sung hoặc thay thế các thiết bị cũ và lỗi thời Điều này khiến cho hoạt động bố trí không được quan tâm và chú trọng đúng mức.
1.4.2 Các y ế u t ố bên ngoài Điều kiện chính trị, pháp lý
Chính sách và quy định của Nhà nước tác động mạnh mẽ đến công tác hành chính tại các cơ quan công quyền Việc cải cách hành chính, xây dựng chính phủ điện tử và ứng dụng công nghệ thông tin đã thúc đẩy nhu cầu hiện đại hóa công tác văn phòng Các cơ quan hành chính cần tuân thủ các quy định này để đáp ứng yêu cầu của Nhà nước và phục vụ người dân một cách nhanh chóng và chính xác.
Chính phủ đã ban hành nhiều chỉ thị và nghị quyết yêu cầu các cơ quan nhà nước áp dụng công nghệ thông tin trong công tác hành chính, bao gồm phần mềm quản lý, hệ thống lưu trữ điện tử và công cụ giao tiếp trực tuyến Tuân thủ các quy định này không chỉ nâng cao hiệu quả văn phòng mà còn cải tiến quy trình làm việc, phục vụ người dân tốt hơn.
Khoa học và công nghệ
Sự phát triển của khoa học và công nghệ, đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ thông tin, đã tạo ra những thay đổi lớn trong hoạt động văn phòng tại các cơ quan hành chính Việc áp dụng các giải pháp công nghệ hiện đại như phần mềm quản lý công việc và hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử giúp đơn giản hóa quy trình hành chính, nâng cao năng suất và hiệu quả công việc Những ứng dụng này không chỉ tiết kiệm thời gian xử lý mà còn tăng cường tính công khai, minh bạch và khả năng kiểm soát trong hệ thống hành chính.
Có thể nói, khoa học – công nghệ đã trở thành đòn bẩy quan trọng trong tiến trình
27 hiện đại hóa công tác văn phòng, thúc đẩy cải cách hành chính một cách bền vững và thực chất
Việc ứng dụng công nghệ thông tin tại các cơ quan hành chính đã mang lại những chuyển biến tích cực trong hoạt động văn phòng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành điện tử như e-Office và iDesk đã thay thế quy trình xử lý giấy tờ thủ công, giúp giảm tình trạng tồn đọng văn bản, rút ngắn thời gian phê duyệt và nâng cao khả năng theo dõi tiến độ công việc Ngoài ra, các phần mềm họp trực tuyến, lưu trữ đám mây và chữ ký số được triển khai đồng bộ, đảm bảo hoạt động điều hành không bị gián đoạn, đặc biệt trong thời gian dịch bệnh hoặc làm việc từ xa.
Việc tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng giúp chúng ta nhận thức rõ tầm quan trọng và sự cần thiết của việc này trong thời kỳ phát triển hiện nay Chúng ta cần chú trọng đến ba nội dung chính trong quá trình hiện đại hóa: đội ngũ nhân sự, cơ sở vật chất, và nghiệp vụ hành chính văn phòng, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan và cải thiện môi trường làm việc.
THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ VÂN HÀ
Khái quát chung về Ủy ban nhân dân xã Vân Hà
2.1.1 Gi ớ i thi ệ u chung v ề UBND Vân Hà
Tên cơ quan đơn vị: Uỷ ban nhân dân xã Vân Hà
Mã số thuế: 2400210277 Địa chỉ trụ sở chính: Thôn Yên Viên, Xã Vân Hà, Thị Xã Việt Yên, Tỉnh Bắc Giang
Phạm vi hoạt động (ngành nghề kinh doanh chính): Đơn vị hành chính, đơn vị sự nghiệp Địa chỉ email: vanha_vietyen@bacgiang.gov.vn
Về vị trí địa lý: Vân Hà nằm ở phía tây nam của huyện Việt Yên, cách trung tâm huyện 12 km
Phía Đông giáp phường Hòa long, TP Bắc Ninh; Phía Tây giáp phường Tam Đa, Yên Phong, Bắc Ninh;
Phía Bắc giáp xã Tiên Sơn, Việt Yên, Bắc Giang;
Phía Nam giáp phường Vạn An, TP Bắc Ninh
Về địa hình: Xã Vân Hà cách trung tâm khoảng 13.5 km, xã nằm hoàn toàn ở ngoại đê Sông Cầu, không có các tuyến giao thông chính đi qua
Xã Vân Hà hiện có khoảng 2.730 hộ gia đình với tổng dân số gần 9.860 người, được phân bố tại ba thôn: Yên Viên, Thổ Hà và Nguyệt Đức Mỗi thôn mang những đặc trưng văn hóa, lịch sử và nghề truyền thống riêng, trong đó Thổ Hà nổi bật với làng nghề gốm cổ nổi tiếng trên toàn quốc.
Nguồn thu nhập chính của người dân Vân Hà chủ yếu đến từ tiểu thủ công nghiệp và dịch vụ truyền thống, đặc biệt là các nghề như làm gốm, nấu rượu, sản xuất bánh đa nem, mì gạo và bánh đa nướng Chính quyền xã đang nỗ lực thúc đẩy chuyển dịch cơ cấu kinh tế để phát triển bền vững hơn.
30 hướng công nghiệp hóa – hiện đại hóa nông thôn nhằm hỗ trợ các hộ sản xuất mở rộng quy mô, áp dụng công nghệ mới và phát triển sản phẩm OCOP.
2.1.2 L ị ch s ử hình thành và phát tri ể n c ủ a Ủ y ban nhân dân xã Vân Hà
Xã Vân Hà, nằm bên bờ bắc sông Cầu, là một vùng đất cổ kính thuộc thị xã Việt Yên, tỉnh Bắc Giang Trước năm 1954, địa bàn này từng là một phần của xã Sơn.
Sau năm 1954, xã Sơn Hà được chia thành hai xã là Tiên Sơn và Vân Hà Theo Nghị quyết của Quốc hội khóa IX kỳ họp thứ X vào ngày 6 tháng 11 năm 1996, tỉnh Hà Bắc được chia tách thành hai tỉnh Bắc Giang và Bắc Ninh Từ ngày 1 tháng 1 năm 1997, tỉnh Bắc Giang chính thức hoạt động, trong đó xã Vân Hà thuộc huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang.
Xã Vân Hà hiện nay bao gồm ba thôn: Thổ Hà, Yên Viên và Nguyệt Đức Làng Vân (Yên Viên) từng là trung tâm huyện lỵ của huyện Việt Yên vào cuối thế kỷ 19 và đầu thế kỷ 20 Trụ sở Ủy ban nhân dân xã Vân Hà hiện đặt tại xóm 4, thôn Yên Viên.
Xã Vân Hà nổi bật với các làng nghề truyền thống như gốm Thổ Hà, rượu làng Vân, và sản xuất bánh đa nem, bánh đa nướng, mỳ gạo Hiện tại, xã có khoảng 560 hộ gia đình tham gia sản xuất các sản phẩm truyền thống và 140 hộ chuyên làm nghề nấu rượu.
Xã Vân Hà nổi bật với nhiều di sản văn hóa vật thể và phi vật thể, bao gồm các lễ hội truyền thống độc đáo Trong số đó, lễ hội Cầu nước thôn Yên Viên diễn ra vào rằm tháng 4 âm lịch được xem là một trong những lễ hội đặc sắc nhất cả nước Đặc biệt, lễ hội thôn Thổ Hà đã được công nhận là di sản văn hóa phi vật thể quốc gia vào năm 2013.
2.1.3 Sơ đồ cơ cấ u t ổ ch ứ c c ủ a UBND xã Vân Hà
Hình 2.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức của UBND xã Vân Hà
Nguồn: Văn phòng – Thống kê UBND xã Vân Hà 2.1.4 Ch ức năng, nhiệ m v ụ
Chủ tịch UBND có nhiệm vụ điều hành và đôn đốc công tác của các thành viên UBND cùng công chức chuyên môn cấp xã, đảm bảo tuân thủ quy định Đồng thời, Chủ tịch cũng chịu trách nhiệm thực hiện các chính sách, pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND.
Chủ tài khoản ngân sách xã có trách nhiệm quản lý ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật và quản lý tài sản, tài chính tại địa phương Ngoài ra, họ ủy quyền cho các phó chủ tịch UBND ký thay các văn bản khi vắng mặt.
Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó chủ tịch UBND xã
Giúp việc cho Chủ tịch UBND trong việc xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm, trình UBND và HĐND quyết định Đồng thời, thực hiện kiểm tra và đôn đốc việc tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đối với các bộ phận chuyên môn, công chức và tổ trưởng.
Giúp chủ tịch UBND tổ chức các cuộc họp, ký các loại hồ sơ, theo dõi các quyết định sau khi ban hành
Chúng tôi trực tiếp tổ chức và thực hiện các công tác liên quan đến Giáo dục, Y tế, Văn hóa, Thể dục thể thao, Dân số và kế hoạch hóa gia đình, trẻ em, cũng như chính sách thương binh xã hội Đồng thời, chúng tôi cũng chú trọng đến việc xây dựng làng xã văn hóa và quản lý Nhà nước trong các lĩnh vực văn hóa.
Nhiệm vụ của Chỉ huy trưởng quân sự xã
Đề xuất với cấp Ủy Đảng và chính quyền địa phương về các biện pháp lãnh đạo, chỉ đạo trong việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ quốc phòng Tập trung vào việc xây dựng và huấn luyện lực lượng dân quân cũng như lực lượng dự bị động viên theo quy định.
Tổ chức quản lý và sử dụng an toàn vũ khí, trang thiết bị, cũng như vũ khí tự tạo, đảm bảo sẵn sàng chiến đấu Quản lý công trình quốc phòng theo phân cấp, thực hiện kiểm tra và báo cáo sơ kết, tổng kết công tác quốc phòng tại địa phương.
Ban Tài chỉnh – Kế toán:
Tham mưu cho UBND xã trong việc quản lý Nhà nước về tài chính, tài sản, kế hoạch và đầu tư, đồng thời tổng hợp và thống nhất quản lý kinh tế hợp tác xã và kinh tế tư nhân Hỗ trợ UBND xã trong việc xây dựng toàn bộ thu chi ngân sách để trình HĐND xã phê duyệt, tổ chức thực hiện dự toán thu chi ngân sách, quyết toán ngân sách và kiểm tra các hoạt động tài chính khác của địa phương.
Ban Địa chính – xây dựng:
Thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND xã Vân Hà
2.2.1 Nh ậ n th ứ c c ủ a cán b ộ nhân viên v ề hi ện đại hóa công tác văn phòng
Trong bối cảnh cải cách hành chính và hiện đại hóa công tác văn phòng tại các cơ quan nhà nước, việc áp dụng công nghệ mới trở thành nhu cầu thiết yếu, đặc biệt tại UBND các xã, phường UBND xã Vân Hà, với vai trò là đơn vị hành chính cấp xã, cũng đang nỗ lực nâng cao chất lượng dịch vụ công và hiệu quả công việc thông qua hiện đại hóa các nghiệp vụ hành chính văn phòng Các công tác như văn thư, lưu trữ hồ sơ và quản lý cơ sở vật chất tại UBND xã Vân Hà đang được triển khai với sự hỗ trợ của công nghệ tiên tiến Để có cái nhìn toàn diện về quá trình này, khảo sát thực tế đã được thực hiện nhằm thu thập ý kiến và đánh giá của cán bộ công chức về tầm quan trọng của việc hiện đại hóa công tác văn phòng và những tác động tích cực mà nó mang lại cho công việc hành chính tại xã.
Thông qua khảo sát thực tế với phiếu khảo sát dành cho cán bộ nhân viên tại Ủy ban xã, kết quả cho thấy tầm quan trọng của việc hiện đại hóa công tác văn phòng, từ đó đưa ra một số nhận định đáng chú ý (Phụ lục 01).
Kết quả khảo sát cho phép đưa ra một số nhận định như sau (Phụ lục 01):
Bảng 2.1 Đánh giá tầm quan trọng của hiện đại hóa công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân xã Vân Hà
STT Mức độ Số lượng (phiếu) Tỷ lệ (%)
Nguồn: Tác giả khảo sát Hình 2.2 Tầm quan trọng của hiện đại hóa công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân xã Vân Hà
Nguồn: Tác giả khảo sát
Cán bộ, nhân viên tại UBND xã Vân Hà đều có đánh giá tích cực về ảnh hưởng của hiện đại hóa công tác văn phòng Việc áp dụng hiện đại hóa vào công tác văn phòng được xem là bước đi phù hợp và cần thiết Theo khảo sát, 46,43% cán bộ công chức cho rằng hiện đại hóa mang lại hiệu quả cao.
Rất quan trọng Quan trọng Bình thường Ít quan trọng Không quan trọng
Gần một nửa số cán bộ công chức UBND xã Vân Hà nhận thức được tầm quan trọng của việc hiện đại hóa và đánh giá cao tác động tích cực của công nghệ Cụ thể, 46,43% cán bộ công chức cho rằng hiện đại hóa công tác văn phòng là rất quan trọng, cho thấy sự cần thiết và cấp bách trong việc ứng dụng công nghệ thông tin Thêm vào đó, 32,14% cán bộ công chức nhận định công tác hiện đại hóa là quan trọng, phản ánh sự nhận thức về việc áp dụng công nghệ Tuy nhiên, 17,86% cán bộ công chức chỉ cho rằng việc hiện đại hóa ở mức bình thường, có thể do họ chưa hoàn toàn nhận thức được lợi ích của công nghệ hoặc vẫn duy trì thói quen làm việc truyền thống.
Theo khảo sát, chỉ có 3,57% cán bộ công chức cho rằng công tác hiện đại hóa là ít quan trọng, cho thấy một số cá nhân vẫn chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của việc đổi mới phương thức làm việc Tuy nhiên, không có cán bộ công chức nào (0%) cho rằng việc hiện đại hóa công tác văn phòng là không quan trọng Điều này cho thấy tất cả cán bộ công chức UBND xã Vân Hà đều nhận thức được rằng hiện đại hóa công tác văn phòng là yêu cầu thiết yếu trong tiến trình cải cách hành chính hiện nay.
Kết quả khảo sát cho thấy việc hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND xã Vân Hà được đa số cán bộ công chức đánh giá tích cực.
Trong số 37 cán bộ công chức, 78,57% nhận định rằng công tác ứng dụng công nghệ vào hành chính là rất quan trọng hoặc quan trọng, cho thấy sự đồng thuận cao về việc hiện đại hóa Tuy nhiên, vẫn còn một bộ phận nhỏ cán bộ công chức cần được tuyên truyền thêm về lợi ích thiết thực của việc này, đặc biệt là trong việc tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc và cải thiện chất lượng dịch vụ công.
Con người là yếu tố quyết định cho sự phát triển bền vững của các tổ chức, đặc biệt tại UBND xã Vân Hà, nơi yêu cầu sự chính xác và hiệu quả trong công tác hành chính Việc xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng, với đạo đức và năng lực tốt, là nền tảng cho thành công trong mọi hoạt động Để hiện đại hóa công tác văn phòng, UBND xã Vân Hà cần đầu tư vào công nghệ và thiết bị, đồng thời sắp xếp tổ chức nhân sự phù hợp với năng lực chuyên môn của từng cán bộ, nhân viên Điều này sẽ tối ưu hóa quy trình công việc, nâng cao hiệu quả xử lý công vụ và cải thiện khả năng phục vụ người dân.
Cán bộ công chức tại UBND xã Vân Hà cần có kiến thức chuyên môn vững vàng và kỹ năng sử dụng công nghệ hiện đại Trong môi trường làm việc mới, họ phải nhanh chóng thích ứng với phần mềm quản lý, hệ thống lưu trữ điện tử và các công cụ công nghệ khác để nâng cao hiệu quả công việc Để không bị lạc hậu, cán bộ nhân viên cần liên tục học hỏi, nâng cao trình độ và đảm bảo hòa nhập với xu hướng công nghệ đang phát triển mạnh mẽ trong công tác hành chính.
Bảng 2.2 Cơ cấu lao động theo nhóm tuổi UBND xã Vân Hà
Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán ĐVT: Người
Nhóm tuổi từ 31 - 45 chiếm tỷ lệ cao nhất trong cơ cấu lao động của UBND xã Vân Hà, tăng từ 81.48% (năm 2022) lên 85.71% (năm 2024), cho thấy vai trò chủ chốt của họ trong công tác hành chính nhờ vào kinh nghiệm và năng lực chuyên môn vững vàng Ngược lại, nhóm tuổi từ 22 - 30 giảm từ 7.41% (năm 2022) xuống 3.57% (năm 2024), phản ánh sự chuyển dịch trong cơ cấu nhân sự Trong khi đó, nhóm tuổi trên 45 duy trì tỷ lệ ổn định, từ 11.11% (năm 2022) xuống 10.72% (năm 2024), cho thấy sự ổn định trong đội ngũ nhân sự lớn tuổi, nhưng có thể không đáp ứng đầy đủ nhu cầu phát triển lâu dài của UBND xã.
Giới tính là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng nhân sự tại UBND xã, với 85.71% là nam giới và chỉ 14.29% là nữ giới Các vị trí quản lý chủ yếu do nam giới đảm nhiệm, do nữ giới có thể gây gián đoạn trong công việc.
Chỉ tiêu Năm 2022 Năm 2023 Năm 2024
Số lượng % Số lượng % Số lượng %
39 sau khi lập gia đình Quá trình gián đoạn diễn ra với thời gian lớn thì chất lượng công việc cũng bị ảnh hưởng và giảm đi
Về trình độ chuyên môn
Bảng 2.3 Trình độ cán bộ, nhân viên tại UBND xã Vân Hà năm 2024
STT Trình độ Số lượng (phiếu) Tỷ lệ (%)
Nguồn: Tác giả khảo sát
Dựa trên bảng số liệu khảo sát, 75% cán bộ, nhân viên tại UBND xã Vân
Đội ngũ cán bộ tại đây có trình độ đại học, cho thấy nền tảng chuyên môn vững vàng và kiến thức sâu rộng trong lĩnh vực hành chính và pháp lý Các cán bộ có trình độ đại học chủ yếu giữ các vị trí quan trọng như Chủ tịch, Phó Chủ tịch xã, và Trưởng Công an xã Bên cạnh đó, 14,29% cán bộ có trình độ cao đẳng và 7,14% có trình độ trung cấp, phản ánh sự đa dạng trong cơ cấu nhân sự tại UBND xã Nhóm cán bộ này chủ yếu đảm nhiệm các công việc hành chính đơn giản, nhưng với chính sách đào tạo phù hợp, họ có khả năng nâng cao trình độ chuyên môn để đáp ứng tốt hơn yêu cầu công việc trong tương lai Ngoài ra, có 3,57% cán bộ đạt trình độ trên đại học.
40 lệ nhỏ nhưng cho thấy một phần đội ngũ đã được đào tạo nâng cao, góp phần bổ sung nguồn nhân lực chất lượng cho bộ máy hành chính
Đội ngũ cán bộ, nhân viên tại UBND xã Vân Hà có trình độ chuyên môn vững chắc, với đa số đạt trình độ đại học trở lên Tuy nhiên, để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, cần chú trọng đào tạo và bồi dưỡng cán bộ có trình độ cao đẳng, trung cấp, nhằm hoàn thiện cơ cấu nhân sự và đáp ứng tốt hơn yêu cầu cải cách hành chính hiện nay.
Về thái độ, tác phong làm việc của cán bộ, nhân viên tại Ủy ban
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã có cơ hội làm việc với đội ngũ cán bộ công chức tại UBND xã Vân Hà Qua khảo sát và đánh giá thực tế, thái độ làm việc của họ nhìn chung khá tích cực và chuyên nghiệp Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề cần cải thiện để nâng cao hiệu quả công việc hành chính.
Thái độ làm việc của cán bộ, nhân viên tại UBND xã Vân Hà là yếu tố then chốt đảm bảo chất lượng công tác hành chính và hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước Cán bộ công chức tại đây thể hiện tinh thần trách nhiệm cao và nhiệt huyết trong công việc Lãnh đạo UBND xã luôn coi con người là trung tâm, quyết định đến chất lượng công việc và hiệu quả tổ chức Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, thân thiện và luôn sẵn sàng hỗ trợ thực tập sinh, giúp họ nhanh chóng làm quen với công việc Dù khối lượng công việc lớn, các nhân viên vẫn đảm bảo tiến độ, góp phần vào sự phát triển của UBND xã.
Các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND xã Vân Hà
UBND xã Vân Hà có cơ cấu tổ chức ổn định với Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các bộ phận chuyên môn như Văn phòng – Thống kê, Địa chính – Xây dựng, Văn hóa – Xã hội, Tư pháp – Hộ tịch, cùng các đoàn thể xã hội.
Rất hiện đại Hiện đại Bình thường Ít hiện đại Chưa hiện đại
Mỗi bộ phận đều được phân công nhiệm vụ rõ ràng, có đầu mối phụ trách công việc liên quan đến hành chính văn phòng
Số lượng cán bộ cấp xã hạn chế dẫn đến việc một người phải kiêm nhiệm nhiều công việc, như văn thư, lưu trữ, thống kê và tham mưu tổng hợp Áp lực gia tăng khi triển khai các ứng dụng công nghệ mới như phần mềm quản lý văn bản, họp trực tuyến và chữ ký số Hiện đại hóa công tác văn phòng ở cấp xã vẫn đang trong quá trình thích nghi và chưa đồng đều giữa các bộ phận.
2.3.1.2 Ngân sách của Ủy ban
Ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc xác định tốc độ và quy mô hiện đại hóa văn phòng Với ngân sách hạn chế của xã Vân Hà, nhiều dự án công nghệ thông tin cần sự hỗ trợ từ huyện hoặc các cấp trên Việc triển khai phần mềm hành chính hiện đại như quản lý hồ sơ cán bộ và lưu trữ điện tử vẫn gặp khó khăn, dẫn đến nhiều thao tác phải thực hiện thủ công.
Văn hóa công sở tại UBND xã Vân Hà đã có những chuyển biến tích cực trong những năm gần đây, với cán bộ, công chức ngày càng quen thuộc với việc sử dụng phần mềm hành chính, gửi nhận văn bản qua hệ thống công vụ, tham gia họp trực tuyến và thay thế hồ sơ giấy bằng máy tính cá nhân.
Tinh thần hợp tác giữa các bộ phận rất tốt, với sự sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau khi gặp khó khăn về kỹ thuật hoặc quy trình số hóa văn bản Việc sử dụng linh hoạt các nhóm Zalo công việc giúp nhắc lịch họp, gửi tài liệu, từ đó rút ngắn thời gian thông tin và thay thế hình thức thông báo giấy tờ truyền thống.
2.3.2.1 Điều kiện chính trị và pháp lý
Đảng và Nhà nước đang chú trọng thúc đẩy cải cách hành chính, xây dựng chính quyền điện tử và chuyển đổi số, tạo nền tảng quan trọng cho việc hiện đại hóa cấp xã Các văn bản như Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư và Luật Lưu trữ, cùng với nhiều chỉ thị và kế hoạch từ cấp huyện đến tỉnh, đã cung cấp định hướng rõ ràng cho UBND xã Vân Hà trong quá trình triển khai.
Cán bộ xã Vân Hà đã có cơ sở để áp dụng phần mềm quản lý văn bản và tiếp nhận công văn điện tử, sử dụng chữ ký số, tiến tới môi trường làm việc không giấy tờ Chính sách nhất quán từ Trung ương đến địa phương đã giúp UBND xã chủ động hơn trong việc sắp xếp tổ chức, bố trí thiết bị và phối hợp với các phòng ban liên quan.
2.3.2.2 Khoa học và công nghệ
Sự phát triển của công nghệ thông tin đã cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ cho hoạt động hành chính, giúp UBND xã Vân Hà tiếp cận các phần mềm dùng chung như hệ thống quản lý văn bản điện tử, cổng dịch vụ công, email công vụ và các phần mềm nội bộ khác.
Sự phát triển của internet và các thiết bị văn phòng như máy tính, máy in, và thiết bị mạng đã giúp rút ngắn thời gian xử lý công việc và giảm chi phí in ấn cũng như gửi công văn truyền thống Hình thức trao đổi thông tin qua nhóm Zalo công vụ và họp trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến và tiện lợi, đặc biệt trong những thời điểm cần linh hoạt như phòng chống dịch hoặc xử lý công việc đột xuất.
Nền tảng công nghệ hỗ trợ đang giúp UBND xã Vân Hà chuyển đổi các hoạt động văn phòng như soạn thảo, ban hành, lưu trữ văn bản, báo cáo tiến độ công việc và tổ chức cuộc họp sang phương thức điện tử hóa Sự chuyển đổi này không chỉ nâng cao tính minh bạch mà còn tăng cường sự chuyên nghiệp trong quản lý hành chính.
Đánh giá chung về kết quả nghiên cứu hoạt động hiện đại hóa công tác văn phòng
Về nghiệp vụ hành chính văn phòng
Công tác văn thư - lưu trữ tại UBND xã Vân Hà được thực hiện hiệu quả với quy trình quản lý văn bản đi và đến chặt chẽ Từ việc tiếp nhận, kiểm tra thể thức văn bản, đến đóng dấu và lưu trữ, mọi bước đều tuân thủ đúng quy định Sự chú trọng và cải tiến liên tục trong công tác văn thư giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính chính xác của hồ sơ, tài liệu Văn bản đi được xử lý nhanh chóng và đúng thể thức, trong khi các văn bản đến cũng được giải quyết kịp thời để trình lãnh đạo xin ý kiến chỉ đạo.
Công tác tổ chức cuộc họp tại Ủy ban xã đã được hiện đại hóa nhờ ứng dụng công nghệ họp trực tuyến qua các nền tảng như Zoom và Microsoft Teams Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại mà còn mang lại sự linh hoạt cho các cán bộ, đặc biệt trong trường hợp họ không thể tham gia trực tiếp.
Về cơ sở vật chất trang thiết bị
Trang thiết bị làm việc được cải thiện với phòng làm việc gọn gàng và máy tính đầy đủ cho cán bộ chính Hệ thống mạng ổn định giúp xử lý văn bản điện tử dễ dàng hơn Đặc biệt, tài liệu và thông tin trong các cuộc họp được gửi qua email hoặc nhóm Zalo trước, giúp mọi người chuẩn bị kỹ lưỡng, từ đó cuộc họp diễn ra hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
Đội ngũ cán bộ tại UBND xã Vân Hà thể hiện tinh thần làm việc nghiêm túc, nhiệt huyết và thân thiện Nhân viên luôn sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp và công dân, đồng thời giúp đỡ các thực tập sinh để đảm bảo tiến độ công việc.
67 độ chuyên môn và nghiệp vụ tốt, có khả năng làm việc hiệu quả, đóng góp vào sự phát triển chung của xã
Bên cạnh những kết quả đạt được, vẫn còn tồn tại một số bất cập trong hiện đại hóa công tác văn phòng:
Về nghiệp vụ hành chính văn phòng
Nghiệp vụ văn thư lưu trữ hiện nay vẫn mang tính thủ công và truyền thống, dẫn đến hiệu quả chưa cao Cán bộ công chức chưa thành thạo phần mềm quản lý văn bản, gây ra sai sót trong việc nhập số liệu Tài liệu cũ bị xuống cấp do điều kiện bảo quản kém và lưu trữ chủ yếu vẫn thực hiện thủ công Công tác tổ chức cuộc họp tại UBND xã Vân Hà cũng chủ yếu dựa vào ghi chép tay, sử dụng biên bản mẫu có sẵn, dẫn đến lưu trữ không đồng bộ và thiếu hệ thống Trong khi các cuộc họp quan trọng có biên bản chính thức, các cuộc họp nhỏ lại chỉ được ghi chép bằng sổ tay, không có bản lưu trữ chính thức hoặc file điện tử, ảnh hưởng đến khả năng tra cứu và bảo mật thông tin.
Về cơ sở vật chất trang thiết bị
Mặc dù UBND xã Vân Hà đã trang bị một số thiết bị hiện đại, nhưng việc bảo trì và bảo dưỡng chưa đầy đủ dẫn đến tình trạng hư hỏng và chậm trễ trong công việc Số lượng máy photocopy và máy scan hạn chế, thường xuyên gặp sự cố, trong khi một số máy tính có dấu hiệu hư hỏng và máy in gặp lỗi Tình trạng này làm giảm tốc độ xử lý thủ tục hành chính cho người dân, đặc biệt khi chỉ có một máy scan duy nhất trong văn phòng, gây ùn tắc trong công việc.
Về đội ngũ nhân sự
Việc tiếp cận và cập nhật thông tin của nhân viên còn chậm, với thái độ làm việc chưa nghiêm túc, như việc sử dụng điện thoại cá nhân hoặc nói chuyện riêng trong giờ hành chính Bên cạnh đó, vấn đề kỷ luật giờ giấc cần được xem xét nghiêm túc, mặc dù quy định làm việc đã rõ ràng với thời gian từ 8h đến 11h và 13h30 đến 16h30, nhưng vẫn có cán bộ đến muộn khoảng 5 phút.
10 phút, thậm chí rời vị trí làm việc không báo trước
Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin của cán bộ tại UBND xã Vân Hà còn hạn chế, đặc biệt là đối với những người có thâm niên làm việc và quen với phương thức truyền thống Thêm vào đó, việc cán bộ công chức ra về đột xuất trong giờ làm việc vì lý do cá nhân hoặc gia đình đã dẫn đến tình trạng công dân không được tiếp nhận hồ sơ kịp thời, gây ra sự chậm trễ trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.
Sự hạn chế trong việc ứng dụng công nghệ thông tin tại UBND xã Vân Hà chủ yếu do đặc điểm nhân sự, với nhiều cán bộ có thâm niên công tác và độ tuổi trung niên, gây khó khăn trong việc tiếp cận công nghệ hiện đại Mặc dù đã có các lớp tập huấn từ cấp trên, nhưng nội dung vẫn nặng lý thuyết và thiếu tính thực hành, dẫn đến việc tiếp thu và vận dụng công nghệ còn mang tính hình thức và đối phó.
Một phần nguyên nhân đến từ việc phân bổ và quản lý trang thiết bị chưa được thực hiện một cách bài bản Mặc dù đã đầu tư vào các thiết bị như máy in, máy scan và máy tính, nhưng vẫn thiếu kế hoạch kiểm tra định kỳ Việc sử dụng thiết bị mang tính thụ động, dẫn đến tình trạng hỏng hóc không kịp thời được thay thế, khiến nhiều bộ phận phải chia sẻ thiết bị hoặc tạm dừng xử lý hồ sơ do lỗi kỹ thuật.
Tác phong hành chính chưa nghiêm túc là một nguyên nhân quan trọng dẫn đến tình trạng cán bộ đi muộn, ra về sớm hoặc rời vị trí không có lý do chính đáng Việc lãnh đạo Ủy ban chưa quán triệt và nới lỏng trong công tác này đã khiến cán bộ nhân viên không thực hiện nghiêm chỉnh.
Tư tưởng ngại đổi mới vẫn còn tồn tại trong một bộ phận cán bộ, khiến họ chưa sẵn sàng chuyển sang quy trình điện tử hóa Nhiều người vẫn quen với cách làm truyền thống và chọn phương thức gửi tài liệu họp qua email hoặc theo dõi văn bản điện tử, nhưng vẫn có cán bộ ưu tiên xin bản in giấy "cho dễ làm".
Chương 2 đã tập trung trình bày và phân tích toàn diện thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND xã Vân Hà, bắt đầu từ việc khái quát đặc điểm cơ bản của cơ quan, bao gồm: lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, chức năng – nhiệm vụ, đến khảo sát cụ thể ba nội dung trọng tâm: đội ngũ nhân sự, cơ sở vật chất – trang thiết bị và nghiệp vụ hành chính văn phòng Dựa trên số liệu khảo sát thực tế cùng quan sát trong quá trình thực tập, luận văn đã phản ánh khá đầy đủ những ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân Các yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến tiến trình hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND xã Vân Hà, bao gồm: cơ cấu tổ chức, văn hóa công sở, ngân sách tài chính, cùng các điều kiện khách quan như chính sách pháp luật và khoa học công nghệ Chương 3 đưa ra những giải pháp phù hợp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác văn phòng tại UBND xã Vân Hà trong giai đoạn tới
