LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan rằng đề tài "Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần S-Power" là kết quả nghiên cứu do chính em thực hiện, dưới sự hướng dẫn của
Tính cấp thiết của đề tài
Kinh tế xã hội đang phát triển mạnh mẽ, dẫn đến việc quyền lợi của con người ngày càng được chú trọng Mức lương và chế độ đãi ngộ cho người lao động trở thành vấn đề được xã hội đặc biệt quan tâm.
Tiền lương là khoản thu nhập của người lao động, được xác định qua thỏa thuận về chất lượng và khối lượng công việc Nó không chỉ ảnh hưởng đến đời sống cá nhân mà còn tác động lớn đến nền kinh tế và xã hội Đối với doanh nghiệp, tiền lương là chi phí quan trọng, do đó việc hạch toán và trích theo lương cần chính xác Mức lương hợp lý sẽ thúc đẩy người lao động làm việc hiệu quả, trong khi mức lương không tương xứng có thể làm giảm tinh thần và hiệu suất công việc.
Các doanh nghiệp cần nghiên cứu và xây dựng quy trình kế toán tiền lương phù hợp với đặc điểm riêng, nhằm đáp ứng nhu cầu của người lao động và tạo động lực cho họ cống hiến Việc này cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả Tuy nhiên, xây dựng quy trình kế toán tiền lương tối ưu là một thách thức phức tạp, không phải công ty nào cũng tìm ra giải pháp phù hợp Do đó, việc chú trọng vào quản lý quy trình kế toán tiền lương là rất quan trọng cho hiệu quả hoạt động của toàn bộ hệ thống kế toán trong mỗi tổ chức.
Với nhận thức về tầm quan trọng của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, cùng với kiến thức tích lũy từ quá trình học tập và thực tập tại doanh nghiệp, tôi đã chọn đề tài “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần S-Power” để nghiên cứu và phân tích một cách sâu sắc.
Tổng quan nghiên cứu
Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là vấn đề quan trọng đối với doanh nghiệp và người lao động Tiền lương không chỉ phản ánh giá trị sức lao động mà còn ảnh hưởng đến thái độ và hiệu suất công việc Khi tiền lương hợp lý, người lao động có động lực làm việc tốt hơn; ngược lại, nếu không hợp lý, sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực Nhiều sinh viên đã chọn nghiên cứu về “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương” nhằm cải thiện quy trình quản lý trong doanh nghiệp.
Hoàng Trường Giang (2023) trong khóa luận tốt nghiệp “Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Parito” đã phân tích thực trạng công tác kế toán tiền lương tại doanh nghiệp TNHH Tác giả nêu rõ những ưu điểm như bảng lương được thiết kế hợp lý, giúp lập kế hoạch và dự toán quỹ lương chính xác hơn, cùng với việc sử dụng phần mềm kế toán để tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác Bên cạnh đó, tác giả cũng chỉ ra những nhược điểm của công ty và đề xuất các giải pháp cải thiện.
Khóa luận tốt nghiệp của Thân Thị Thoa (2023) tập trung vào việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Cơ điện và Xây dựng DVIC E&C Tác giả đã phân tích thực trạng kế toán tiền lương tại doanh nghiệp thiết kế và thi công nhà xưởng, đồng thời đề xuất các giải pháp hợp lý để khắc phục nhược điểm, bao gồm việc hoàn thiện quy trình chấm công cho công nhân viên và áp dụng hình thức thanh toán lương đồng bộ cho các công nhân.
Nguyễn Thị Phương (2024) trong khóa luận tốt nghiệp của mình đã nghiên cứu về việc hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng Biga Việt Nam, một doanh nghiệp chuyên cung cấp hàng hóa và ứng dụng panel trong các công trình công nghiệp và dân dụng Công ty áp dụng nhiều hình thức trả lương khác nhau, bao gồm trả theo thời gian, theo sản phẩm, và theo khối lượng công việc hoàn thành Tác giả đã tiến hành phân tích để chỉ ra những điểm mạnh và điểm yếu của công ty.
Các nghiên cứu trước đây tại Học viện Ngân hàng đã làm rõ thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại các công ty thực tập Những nghiên cứu này đã chỉ ra cơ sở lý thuyết, phân tích thực trạng và đề xuất định hướng cải thiện Tuy nhiên, các giải pháp đưa ra vẫn chưa cụ thể và phù hợp với thực tế doanh nghiệp Do đó, tôi đã chọn đề tài “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần S-Power” cho khóa luận của mình, nhằm giải quyết những tồn tại và áp dụng giá trị từ các nghiên cứu trước.
Tại Công ty Cổ phần S-Power, đề tài nghiên cứu về quy trình và phương pháp tính lương chưa được triển khai, vì vậy tôi đã chọn nó làm đề tài khóa luận Dựa trên kiến thức đã học và kinh nghiệm thực tập, tôi sẽ tìm hiểu chi tiết về các khoản trích theo lương Mục tiêu của tôi là đề xuất những giải pháp thiết thực nhằm cải tiến công tác kế toán tiền lương, giúp hệ thống này hoạt động hiệu quả hơn.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu của nghiên cứu này là phân tích thực trạng hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần S-Power Nghiên cứu nhằm làm rõ các lý thuyết liên quan và cung cấp cái nhìn thực tiễn về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
Bài viết tổng hợp và làm rõ các nội dung cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tiền lương tại Công ty Cổ phần S-Power, nêu rõ những kết quả đạt được và các hạn chế trong quy trình triển khai Cuối cùng, bài viết đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm cải thiện hiệu quả công tác kế toán tiền lương tại công ty.
Câu hỏi nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu nghiên cứu về "Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần S-Power", tôi sẽ làm rõ các câu hỏi nghiên cứu quan trọng.
- Cơ sở lý luận chung về tiền lương và các khoản trích theo lương là gì?
- Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần S-Power như thế nào?
- Những ưu điểm và hạn chế trong công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần S-Power là gì?
Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần S-Power, cần áp dụng một số biện pháp như cải tiến quy trình ghi chép và báo cáo, sử dụng phần mềm kế toán hiện đại, đào tạo nhân viên về nghiệp vụ kế toán, và thường xuyên kiểm tra, đánh giá quy trình làm việc Những biện pháp này sẽ giúp tăng cường tính chính xác, minh bạch và hiệu quả trong quản lý tiền lương.
Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thiện khóa luận này, em đã áp dụng phương pháp nghiên cứu định tính kết hợp với các phương nghiên cứu cụ thể sau:
Phương pháp nghiên cứu tài liệu bao gồm việc tìm kiếm, tham khảo và nghiên cứu các tài liệu có sẵn nhằm thu thập dữ liệu thứ cấp phục vụ cho quá trình nghiên cứu.
Phương pháp phỏng vấn được áp dụng để thu thập dữ liệu sơ cấp từ các nhân viên kế toán trong công ty, tập trung vào cách thức thực hiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
Phương pháp thu thập và xử lý số liệu bao gồm việc lấy dữ liệu từ các chứng từ và sổ sách kế toán của doanh nghiệp Sau đó, tiến hành xử lý, tổng hợp và phân tích dữ liệu một cách có chọn lọc để đảm bảo độ chính xác và phù hợp với mục tiêu của khóa luận.
Kết cấu khoá luận
Kết cấu khoá luận gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần S-Power
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần S-Power.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP
Những vấn đề chung về tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1.1 Khái niệm, bản chất, phân loại tiền lương a Tiền lương
Theo Bộ luật Lao động năm 2019, tiền lương được định nghĩa là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác Mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu, và người sử dụng lao động phải đảm bảo trả lương bình đẳng, không phân biệt giới tính đối với những người lao động thực hiện công việc có giá trị tương đương.
Tiền lương của người lao động được xác định dựa trên chất lượng và số lượng công việc, phản ánh kết quả lao động và quyền lợi của họ Đây là nguồn thu nhập chính của người lao động và cũng là chi phí quan trọng cho doanh nghiệp Để tối ưu hóa chi phí sản xuất và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, doanh nghiệp cần có chiến lược quản trị lao động hợp lý nhằm gia tăng lợi nhuận và cải thiện thu nhập cho người lao động.
Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, các khoản trích theo lương là nghĩa vụ tài chính mà cả người lao động và người sử dụng lao động phải thực hiện để đảm bảo ổn định đời sống cho người lao động và duy trì hoạt động của doanh nghiệp Các khoản này bao gồm nhiều loại hình khác nhau.
Bảo hiểm xã hội (BHXH) là hệ thống bảo hiểm do nhà nước và người sử dụng lao động cùng tham gia đóng góp, nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động trong các tình huống như bệnh tật, tai nạn lao động, nghỉ thai sản, hưu trí và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Bảo hiểm y tế (BHYT) là một hệ thống bảo hiểm mà cả nhà tuyển dụng và người lao động cùng đóng góp, nhằm đảm bảo quyền lợi về sức khỏe và chi phí y tế cho nhân viên cùng gia đình họ.
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) là chế độ bảo hiểm được hình thành từ sự đóng góp của cả doanh nghiệp và người lao động, nhằm cung cấp hỗ trợ tài chính tạm thời cho những người mất việc Để được hưởng quyền lợi này, người lao động cần đáp ứng các yêu cầu theo quy định của pháp luật.
- Kinh phí công đoàn (KPCĐ): Là khoản tiền mà doanh nghiệp phải đóng để phục vụ cho các hoạt động của tổ chức công đoàn
Căn cứ Điều 85 và Điều 86 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và hướng dẫn tại Nghị định 58/2020/NĐ-CP, Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 thì:
Mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc được tính dựa trên lương hàng tháng của người lao động, bao gồm các khoản đóng góp vào quỹ hưu trí, tử tuất, quỹ ốm đau, thai sản, và quỹ tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp.
Trong năm 2024, mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho các quỹ như hưu trí, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm y tế của người lao động sẽ được quy định cụ thể.
Các khoản trích theo lương
Trích vào chi phí của doanh nghiệp
Trích vào lương của NLĐ
Bảo hiểm xã hội (BHXH) 17.5% 8% 25.5%
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 1% 1% 2%
Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2% 2%
Mỗi tháng, doanh nghiệp phải đóng 32% tổng quỹ lương cho cơ quan Bảo hiểm xã hội, bao gồm BHXH, BHYT và BHTN Ngoài ra, nếu có tổ chức công đoàn, doanh nghiệp cũng cần đóng góp 2% quỹ lương cho Liên đoàn lao động cấp Quận/Huyện (KPCĐ).
1.1.2 Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của tiền lương
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì cuộc sống ổn định cho người lao động và hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp Do đó, các doanh nghiệp cần có bộ phận kế toán chuyên trách để quản lý và tính toán các vấn đề liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương Công việc này dựa vào dữ liệu từ bảng chấm công và tài liệu thu nhập của người lao động, nhằm đảm bảo thanh toán lương và chế độ bảo hiểm được thực hiện chính xác, giúp cân đối chi phí trong doanh nghiệp.
Kế toán tiền lương là một chức vụ thiết yếu trong mọi doanh nghiệp, không phân biệt ngành nghề Chức năng này đảm bảo việc ghi chép và tính toán tiền lương diễn ra hiệu quả, giúp doanh nghiệp quản lý quỹ lương một cách hợp lý Đồng thời, nó cũng đảm bảo các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội và tiền lương được chi trả đầy đủ, đúng hạn và tuân thủ các quy định pháp luật.
Kế toán tiền lương có nhiệm vụ ghi chép và phản ánh chính xác tình hình lao động, bao gồm số lượng, chất lượng và thời gian sử dụng lao động Họ phải tính lương, thưởng, phụ cấp đúng theo chế độ hiện hành và đảm bảo thanh toán kịp thời Ngoài ra, kế toán cần xây dựng hệ thống thang bảng lương để kê khai với cơ quan bảo hiểm và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách liên quan đến lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn Việc giám sát sử dụng các quỹ này cũng rất quan trọng để đảm bảo tính hợp lý và tuân thủ quy định Kế toán cần thường xuyên cập nhật các thay đổi trong chính sách tiền lương và chế độ bảo hiểm để tránh sai phạm cho doanh nghiệp Cuối mỗi kỳ, họ tổng hợp và phân bổ tiền lương vào chi phí sản xuất – kinh doanh, lập báo cáo liên quan đến lao động và chế độ bảo hiểm Cuối cùng, việc phân tích tình hình sử dụng lao động và các quỹ tiền lương, bảo hiểm sẽ cung cấp thông tin chính xác cho nhà quản trị trong quá trình ra quyết định.
1.1.3 Các hình thức trả lương a Trả lương theo thời gian Đây là hình thức chi trả lương căn cứ vào thời gian làm việc, chức vụ và mức thu nhập đã thỏa thuận của người lao động Phương thức này thường áp dụng cho các công việc gián tiếp hoặc những công việc trực tiếp mà không thể đo đếm được số lượng sản phẩm làm ra
Trong các doanh nghiệp, hình thức tính lương thường áp dụng cho nhân viên văn phòng như bộ phận hành chính nhân sự và kế toán Mức lương được xác định dựa trên nhiều yếu tố như ngành nghề, thâm niên công tác, trình độ chuyên môn và kỹ năng Các đơn vị tính lương có thể là hàng năm, hàng tháng, hàng tuần hoặc theo giờ Hiện nay, doanh nghiệp sử dụng hai phương pháp tính lương theo thời gian: tính lương giản đơn và tính lương có thưởng.
Trả lương theo thời gian giản đơn bao gồm mức lương chính được xác định theo chính sách nội bộ của doanh nghiệp, kết hợp với các khoản phụ cấp theo quy định pháp luật, trong đó có mức lương tối thiểu theo từng vùng Công thức tính lương theo thời gian giản đơn là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Trả lương theo thời gian giản đơn = Lương cơ bản + Phụ cấp
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp
1.2.1 Kế toán tiền lương a Chứng từ sử dụng
Việc tổ chức chứng từ kế toán trong doanh nghiệp bao gồm xây dựng, lựa chọn và sử dụng các loại chứng từ phù hợp Những chứng từ này ghi nhận thông tin về sản phẩm, thời gian làm việc và kết quả công việc của người lao động Chúng cũng được sử dụng để ghi nhận chi tiết và tổng hợp các khoản thanh toán đối với người lao động Một số loại chứng từ kế toán trong lĩnh vực tiền lương bao gồm:
Hợp đồng lao động là văn bản thỏa thuận giữa người lao động và nhà tuyển dụng, quy định mức lương, điều kiện làm việc, quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên Nó cũng là cơ sở để tính toán công và các khoản liên quan.
Bảng chấm công là biểu mẫu quan trọng để ghi nhận số giờ làm việc thực tế của người lao động hàng tháng, được áp dụng riêng cho từng phòng ban.
Bảng thanh toán lương là tài liệu quan trọng dùng để chi trả lương, phụ cấp và các khoản thu nhập bổ sung cho người lao động, đồng thời giúp kiểm tra quá trình thanh toán tiền lương một cách chính xác.
Bảng thưởng là chứng từ quan trọng dùng để ghi nhận và theo dõi các khoản thưởng, cũng như chi phí liên quan đến thu nhập bổ sung của người lao động.
Bảng tạm ứng lương: Chứng từ này ghi nhận thông tin về người lao động có nhu cầu tạm ứng lương tại nơi làm việc
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành là tài liệu quan trọng xác nhận số lượng sản phẩm hoặc công việc đã được thực hiện bởi từng cá nhân Đây là cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương cho người lao động.
Doanh nghiệp sử dụng nhiều loại chứng từ như đề nghị thanh toán lương, quyết định thôi việc, chấm dứt hợp đồng lao động và các hồ sơ liên quan Những chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát tài chính, đảm bảo quản lý nhân sự và chi trả lương được thực hiện một cách minh bạch, chính xác và tuân thủ quy định pháp luật.
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, Tài khoản 334 – Phải trả người lao động ghi nhận các khoản nợ của doanh nghiệp đối với người lao động, bao gồm tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản thu nhập khác Cấu trúc tài khoản 334 được quy định rõ ràng để đảm bảo tính minh bạch trong việc thanh toán.
Bên Nợ phản ánh các khoản mà doanh nghiệp đã thanh toán hoặc tạm ứng cho người lao động, bao gồm tiền lương, tiền công, thưởng, tiền BHXH đã trả, cùng với các khoản trừ vào thu nhập như thuế, bảo hiểm bắt buộc và các khoản trừ nội bộ khác.
Bên Có ghi nhận các khoản tiền mà doanh nghiệp phải thanh toán cho người lao động, bao gồm tiền công, lương, thưởng và các khoản phụ cấp, hỗ trợ khác liên quan đến thu nhập cá nhân.
Số dư bên Có phản ánh thu nhập mà doanh nghiệp còn nợ người lao động tại thời điểm hiện tại, bao gồm các khoản phải trả nhưng chưa được thanh toán.
Số dư bên Nợ cho thấy doanh nghiệp đã thanh toán cho người lao động vượt mức số tiền cần thiết, có thể do ứng trước quá mức hoặc nhầm lẫn trong quá trình chi trả Việc hạch toán chi phí tiền lương cần được thực hiện một cách chính xác để tránh những sai sót này.
Mỗi tháng, kế toán xác định tổng số tiền lương phải chi trả cho người lao động dựa trên “Bảng thanh toán tiền lương” và các chứng từ liên quan Khoản chi này được phân bổ hợp lý vào chi phí sản xuất, kinh doanh theo từng bộ phận sử dụng lao động, thông qua “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”.
Kế toán thực hiện việc ghi nhận các nghiệp vụ kế toán liên quan theo sơ đồ hạch toán như sau:
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ kế toán tiền lương theo thông tư 133/2016/TT-BTC
1.2.2 Kế toán các khoản trích theo lương a Chứng từ kế toán sử dụng
Danh mục và biểu mẫu các chứng từ kế toán được ban hành kèm theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính bao gồm:
Mẫu số 10-LĐTL Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
Mẫu số 11-LĐTL Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội b Tài khoản sử dụng
TK 338 – Phải trả, phải nộp khác được sử dụng để ghi nhận các khoản nợ phải thanh toán hoặc phải nộp phát sinh ngoài phạm vi các tài khoản trong nhóm 33 (từ TK 331 đến TK 336) Tài khoản này cũng được dùng để hạch toán các khoản doanh thu đã thu trước từ khách hàng cho những dịch vụ mà doanh nghiệp sẽ thực hiện trong tương lai.
TK 338 có các tài khoản cấp 2 liên quan tới các khoản trích theo lương như sau:
- TK 3382 - kinh phí công đoàn
- TK 3383 - bảo hiểm xã hội
- TK 3385 - bảo hiểm thất nghiệp
Kết cấu của tài khoản này như sau:
- Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các khoản liên quan theo quy định trong biên bản xử lý
- KPCĐ chi tại đơn vị
- Số BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý cấp trên
- Kết chuyển doanh thu chưa thực hiện
- Các khoản đã trả, đã nộp khác
- Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết chưa rõ nguyên nhân
- Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc khấu trừ vào lương của CNV
- KPCĐ vượt chi được cấp bù
- Số BHXH đã chi trả CNV khi được cơ quan BHXH thanh toán
Số dư Nợ (nếu có): Số dư Có:
- Số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp
-Số tiền còn phải trả, phải nộp khác -Giá trị tài sản thừa chờ gỉải quyết c Cách hạch toán các khoản trích theo lương
Vào cuối mỗi tháng, kế toán sẽ trích lập các khoản BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ dựa trên tổng tiền lương thực tế cần chi trả cho người lao động Việc trích lập này tuân theo tỷ lệ quy định hiện hành và được tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của từng bộ phận sử dụng lao động Sau đó, kế toán sẽ ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan theo sơ đồ hạch toán đã được thiết lập.
Hình thức sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp theo thông tư 133/2016/TT-BTC
1.3.1 Hình thức Nhật ký chung
Trong hình thức kế toán này, các nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận theo thứ tự thời gian vào sổ Nhật ký chung Kế toán sử dụng thông tin từ Nhật ký chung để chuyển số liệu vào Sổ Cái, với mỗi bút toán liên quan đến ít nhất hai tài khoản Đối với các tài khoản có nhiều nghiệp vụ phát sinh, có thể mở Nhật ký phụ Cuối tháng hoặc theo định kỳ, số liệu từ Nhật ký phụ sẽ được tổng hợp và ghi vào Nhật ký chung hoặc chuyển trực tiếp sang Sổ Cái, tùy thuộc vào cách tổ chức ghi sổ của doanh nghiệp.
Sơ đồ 1.3 Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
1.3.2 Hình thức Chứng từ ghi sổ
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp và dễ dàng áp dụng trên máy tính Phương pháp này nổi bật với việc ghi sổ kế toán tổng hợp dựa trực tiếp trên "Chứng từ ghi sổ" Quá trình ghi sổ kế toán tổng hợp diễn ra qua hai bước chính.
- Ghi theo thứ tự thời gian phát sinh vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Ghi theo từng nội dung nghiệp vụ kinh tế vào Sổ Cái
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập dựa trên các chứng từ kế toán gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ có nội dung kinh tế tương tự Mỗi chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục theo thứ tự trong từng tháng hoặc cả năm.
Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ cần được đính kèm đầy đủ các chứng từ kế toán liên quan Trước khi thực hiện ghi sổ kế toán, chứng từ ghi sổ phải được kế toán trưởng phê duyệt.
Sơ đồ 1.4 Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
1.3.3 Hình thức Nhật kí – Sổ cái
Phương pháp ghi sổ kế toán này sử dụng một loại sổ tổng hợp duy nhất gọi là Nhật ký – Sổ Cái, nơi mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán được ghi trực tiếp Sổ này kết hợp hai chức năng: ghi chép theo trình tự thời gian và phân loại nghiệp vụ theo hệ thống tài khoản kế toán Tất cả các tài khoản của doanh nghiệp được phản ánh đồng thời cả bên Nợ và bên Có trên cùng một trang, giúp dễ dàng theo dõi và đối chiếu Việc ghi sổ dựa trên chứng từ kế toán gốc, với mỗi chứng từ được phản ánh bằng một dòng riêng biệt trong sổ kế toán.
Sơ đồ 1.5 Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái
1.3.4 Hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính: Công việc kế toán thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán được cài sẵn trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán nêu trên hoặc kết hợp các hình thức kế toán với nhau Nó không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định
Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính bắt đầu bằng việc kế toán sử dụng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp đã được kiểm tra để xác định tài khoản ghi Nợ và Có Thông tin này sau đó được nhập vào phần mềm kế toán, giúp tự động cập nhật dữ liệu vào các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết một cách đồng bộ Quá trình này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót so với hạch toán thủ công Cuối tháng, quý hoặc năm, kế toán thực hiện khóa sổ và lập báo cáo tài chính (BCTC).
Sơ đồ 1.6 Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức Kế toán trên máy vi tính
Trong chương 1, chúng tôi đã trình bày các lý thuyết cơ bản về tiền lương và các khoản trích theo lương, bao gồm định nghĩa, loại chứng từ kế toán, hình thức ghi sổ và phương pháp hạch toán Tuy nhiên, vẫn tồn tại khoảng cách giữa lý thuyết và thực tiễn, do đó, việc áp dụng kế toán cần sự nhạy bén và linh hoạt, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp.
Dựa trên lý luận đã trình bày ở chương 1, chương 2 của khóa luận sẽ tập trung vào việc nghiên cứu và phân tích thực trạng kế toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần S-Power.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN S-POWER
Khái quát chung về Công ty Cổ phần S-Power
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
- Tên công ty: Công ty Cổ phần S-Power
- Địa chỉ: Lô 47, Liền kề 27, KĐT Văn Phú, Phường Phú La, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội
Công ty Cổ phần S-Power chính thức đi vào hoạt động từ ngày 23 tháng 10 năm
Công ty Cổ phần Tư vấn và Phát triển Chiến lược Năng lượng (ESDC) được thành lập vào năm 2009 Trong suốt quá trình hoạt động, ESDC đã không ngừng cải tiến và mở rộng quy mô để đáp ứng nhu cầu thị trường Để thuận tiện hơn trong kinh doanh và thể hiện rõ lĩnh vực cốt lõi, vào ngày 01 tháng 08 năm 2017, công ty đã chính thức đổi tên thành Công ty Cổ phần S-Power.
S-Power hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực kỹ thuật năng lượng, cung cấp các dịch vụ bao gồm thí nghiệm hiệu chỉnh công trình điện, tư vấn thiết kế, giám sát thi công các công trình đường dây và trạm biến áp đến 110kV, thẩm tra hồ sơ thiết kế Bên cạnh đó, công ty còn cung cấp dịch vụ đào tạo chuyên môn và tư vấn chuyển giao công nghệ hiện đại trong ngành năng lượng
S-Power tự hào có đội ngũ cán bộ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, đã thành công trong việc triển khai nhiều dự án lớn, đặc biệt là tư vấn thiết kế và thí nghiệm hiệu chỉnh phần điện cho các nhà máy xi măng, trạm biến áp, và thủy điện vừa và nhỏ trên toàn quốc Các dịch vụ của chúng tôi luôn tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng ISO/IEC 17025:2005, từ đó xây dựng uy tín và sự tin cậy với đối tác và khách hàng.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh của công ty
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ cho các công trình điện, đặc biệt là nhà máy điện, trạm biến áp và các hệ thống điện liên quan Các chức năng và nhiệm vụ chính của công ty bao gồm việc đảm bảo hiệu quả và an toàn trong hoạt động của các công trình điện.
Công ty thực hiện thí nghiệm và hiệu chỉnh hệ thống điện cho các công trình như nhà máy điện, trạm biến áp và hệ thống điều khiển tự động Chúng tôi đảm bảo kiểm tra, hiệu chỉnh và nâng cao chất lượng thiết bị điện, giúp các công trình hoạt động ổn định và an toàn.
Công ty chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn thiết kế toàn diện, bao gồm lập dự án đầu tư, thiết kế kỹ thuật và lập hồ sơ mời thầu Phạm vi thiết kế của chúng tôi bao gồm bản vẽ kỹ thuật và bản vẽ thi công cho hệ thống điện, đường dây và trạm biến áp với cấp điện áp lên tới 220kV.
Công ty chúng tôi chuyên tư vấn giám sát và kiểm tra chất lượng công trình, thiết bị và hệ thống điện Chúng tôi đảm nhận việc nghiệm thu và kiểm tra hiệu chỉnh các thiết bị trong các công trình đường dây và trạm biến áp với cấp điện áp lên đến 110kV.
Cung cấp vật tư cho các công trình nhà máy điện và trạm biến áp, bao gồm thiết bị điện như rơ le, tủ bảo vệ, cáp điện và cáp quang, đảm bảo chất lượng và đáp ứng yêu cầu kỹ thuật của dự án.
Công ty S-Power chuyên cung cấp dịch vụ cho ngành điện, với các lĩnh vực kinh doanh chính bao gồm nhiều hoạt động liên quan đến năng lượng.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn kỹ thuật và thiết kế cho các dự án đầu tư công trình điện, bao gồm việc lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thi công cho hệ thống điện, đường dây và trạm biến áp.
Cung cấp vật tư thiết bị điện là việc cung cấp các thiết bị và vật tư cần thiết cho các công trình điện, bao gồm tủ bảo vệ, rơ le, cáp điện, cáp quang và nhiều thiết bị điện khác.
Giám sát thi công và đảm bảo chất lượng công trình là rất quan trọng, đặc biệt trong lĩnh vực điện Tư vấn giám sát và kiểm tra chất lượng các công trình điện, như trạm biến áp và đường dây điện, giúp đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quá trình thi công.
Công ty cung cấp dịch vụ toàn diện từ tư vấn, thiết kế, giám sát đến cung cấp vật tư, đảm bảo các công trình điện hoạt động hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật nghiêm ngặt.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
Xây dựng một bộ máy quản lý hiệu quả, phù hợp với điều kiện hoạt động thực tế của doanh nghiệp, là yếu tố then chốt quyết định thành công của tổ chức Do đó, công ty Cổ phần S-Power đã thiết lập cơ cấu tổ chức quản lý theo mô hình tối ưu.
(Sinh viên tự tổng hợp)
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại S-Power
Mỗi bộ phận trong tổ chức của Công ty Cổ phần S-Power được xác định chức năng và nhiệm vụ rõ ràng, nhằm nâng cao hiệu quả trong quản lý và vận hành doanh nghiệp.
Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần S-Power
2.2.1 Đặc điểm tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần S-Power a Đặc điểm về lao động
Công ty Cổ phần S-Power chuyên cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao trong lĩnh vực kỹ thuật năng lượng Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm trong thí nghiệm hiệu chỉnh, tư vấn thiết kế và giám sát công trình điện, S-Power có khả năng linh hoạt và nhanh chóng đáp ứng các yêu cầu khắt khe trong triển khai dự án.
Phòng HCNS của công ty, được Ban Giám đốc ủy quyền, quản lý cơ cấu nhân sự và thực hiện các nhiệm vụ như tuyển dụng, quản lý nhân sự, và xử lý vấn đề điều động, tinh giản nhân lực Các trưởng phòng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý đội ngũ cán bộ và nhân viên, xác định thời gian làm việc, theo dõi thái độ làm việc, và phân công nhiệm vụ cụ thể Qua đó, công ty giám sát tiến độ công việc hàng ngày, đánh giá năng lực và hiệu quả làm việc, đồng thời đưa ra biện pháp điều chỉnh nhằm đảm bảo chất lượng công việc đạt chuẩn.
Công ty Cổ phần S-Power hiện có 20 nhân viên chính thức, với cơ cấu nhân sự được tổ chức theo các phòng ban và thời gian làm việc cụ thể.
(Nguồn: Phòng HCNS tại S-Power)
Bảng 2.1 Cơ cấu lao động tại công ty CP S-Power
Công ty Cổ phần S-Power có cơ cấu lao động rõ ràng: Phòng kế toán chiếm 20% tổng số nhân sự, đảm nhiệm quản lý tài chính và kế toán Phòng Thiết kế là bộ phận lớn nhất với 35%, thực hiện tư vấn thiết kế và giám sát công trình, đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn Bộ phận HCNS có tỷ trọng thấp nhất, chỉ 15% tổng số nhân sự Tất cả nhân viên đều có tác phong nhanh nhẹn, giàu kinh nghiệm và khả năng ứng biến linh hoạt, đóng góp quan trọng vào thành công của công ty.
Mỗi tháng, kế toán tiền lương dựa vào bảng chấm công đã được xác nhận để kiểm tra độ chính xác và đầy đủ Sau khi kiểm tra, kế toán lập bảng thanh toán lương và trích các khoản theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo quy định Bảng lương được gửi đến Kế toán trưởng và Tổng Giám đốc để phê duyệt Sau khi được phê duyệt, kế toán thực hiện thanh toán cho nhân viên chính thức qua chuyển khoản vào tài khoản Vietcombank vào ngày 10 hàng tháng Nhân viên thử việc nhận 85% mức lương chính thức trong thời gian thử việc 01 tháng Việc chi trả lương là quan trọng, thu hút sự chú ý của toàn bộ cán bộ và nhân viên, nhằm động viên và khuyến khích tinh thần làm việc nhóm, sáng tạo, nâng cao năng suất lao động, tạo ra giá trị cho xã hội Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian.
= Lương cơ bản+Phụ cấp
Số ngày làm việc theo quy định một tháng 𝑥 𝑠ố 𝑛𝑔à𝑦 𝑙à𝑚 𝑣𝑖ệ𝑐 𝑡ℎự𝑐 𝑡ế - các KGT
+ Phụ cấp bao gồm: phụ cấp chức vụ, ăn ca, điện thoại và xăng xe
+ Số ngày làm việc theo quy định một tháng của công ty: 22 ngày
Các khoản giảm trừ từ lương của người lao động bao gồm: bảo hiểm xã hội (8%), bảo hiểm y tế (1,5%), bảo hiểm thất nghiệp (1%) và mức đóng quỹ công đoàn chung là 56.000 đồng.
Ví dụ: Nhân viên Đỗ Thị Bích thuộc bộ phận phòng Kế toán ((Hợp đồng thử việc-Phụ lục 01; Hợp đồng lao động-Phụ lục 02)
Trong tháng 12/2024, có 31 ngày, bao gồm 22 ngày làm việc và 8 ngày nghỉ vào thứ 7 và chủ nhật Tiền lương của nhân viên Đỗ Thị Bích, thuộc phòng Kế toán, sẽ được tính dựa trên số ngày làm việc thực tế với lương cơ bản là 10.500.000 đồng.
-Phụ cấp chức vụ: 700.000 đồng
-Phụ cấp ăn ca: 660.000 đồng
-Phụ cấp điện thoại: 400.000 đồng
-Phụ cấp xăng xe: 550.000 đồng
Số ngày làm việc trong tháng 12 của nhân viên Đỗ Thị Bích là 22 ngày
Các khoản phụ cấp = 700.000 + 660.000 + 400.000 + 550.000 = 2.310.000 đồng Lương đóng bảo hiểm = Lương cơ bản + PC chức vụ = 10.500.000 + 700.000 11.200.000 đồng
Các khoản giảm trừ: 1.232.000 đồng, trong đó:
(Nguồn: Phòng Kế toán tại S-Power)
Biểu 2.1 Trích Phiếu lương nhân viên Đỗ Thị Bích tháng 12/2024
(Nguồn: Phòng HCNS tại S-Power)
Bảng 2.2 Trích danh sách mã nhân viên trong file Excel chấm công tại công ty
CP S-Power tháng 12/2024 c Các phúc lợi và chiến lược trả lương
Công ty cung cấp nhiều chế độ đãi ngộ đa dạng cho nhân viên, bao gồm thưởng lễ, thưởng cuối năm và chế độ nghỉ phép hợp lý Những chính sách này không chỉ tạo ra môi trường làm việc tích cực mà còn thể hiện sự quan tâm đến đời sống và quyền lợi của người lao động Để khuyến khích nhân viên cống hiến, chiến lược trả lương được thiết kế linh hoạt, dựa trên năng lực và hiệu suất làm việc của từng cá nhân, nhằm tạo động lực và công nhận giá trị của mỗi nhân viên.
Công ty Cổ phần S-Power có khả năng xây dựng và thực thi các chính sách lương hợp lý và bền vững, đảm bảo quyền lợi cho nhân viên Điều này không chỉ tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp lâu dài mà còn góp phần vào sự thành công chung của công ty.
2.2.2 Kế toán tiền lương tại Công ty CP S-Power a Chứng từ sử dụng
Chứng từ kế toán là yếu tố quan trọng trong hoạt động của Công ty Cổ phần S-Power, giúp thống kê và ghi chép thu nhập cho người lao động Những tài liệu này là cơ sở để xây dựng báo cáo tài chính, phân tích chi tiêu và hiệu quả công việc, từ đó thực hiện các điều chỉnh cần thiết Hệ thống chứng từ kế toán cũng là căn cứ để các cơ quan quản lý nhà nước kiểm tra tính chính xác của dữ liệu liên quan đến tiền lương, đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động và đáp ứng yêu cầu pháp luật Vì vậy, việc lập chứng từ kế toán cần được thực hiện minh bạch, rõ ràng và tuân thủ các chuẩn mực kế toán hiện hành.
Trong toàn bộ quá trình hạch toán tiền lương tại Công ty Cổ phần S-Power, các chứng từ được sử dụng bao gồm:
1 Bảng chi tiết chấm công (Bảng 2.3)
3 Bảng thanh toán tiền lương (Bảng 2.5)
Mỗi ngày, nhân viên phòng HCNS thực hiện chấm công cho toàn bộ cán bộ, công nhân viên dựa trên “Bảng chi tiết chấm công” Cuối tháng, “Bảng chấm công” hoàn thiện sẽ được chuyển cho bộ phận Kế toán, nơi thông tin này được sử dụng để lập “Bảng thanh toán tiền lương” cho tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty.
(Nguồn: Phòng HCNS tại S-Power)
Bảng 2.3 Bảng chi tiết chấm công của nhân viên tháng 12/2024 Đơn vị: Công ty Cổ phần S-Power
(Nguồn: Phòng Kế toán tại S-Power)
Bảng 2.4 Trích bảng chấm công nhân viên phòng Kế toán tháng 12/2024 Đơn vị: Công ty Cổ phần S-Power
(Nguồn: Phòng Kế toán tại S-Power)
Bảng 2.5 Trích Bảng thanh toán lương phòng Kế toán tháng 12/2024 Đơn vị: Công ty Cổ phần S-Power
(Nguồn: Phòng Kế toán tại S-Power)
Bảng 2.6 Bảng tổng hợp thanh toán lương tháng 12/2024 b Hạch toán tiền lương
Vào ngày 31/12/2024, bộ phận phụ trách tiền lương sẽ tính toán số tiền chi trả cho từng bộ phận trong doanh nghiệp, dựa trên "Bảng tổng hợp thanh toán lương tháng 12/2024 (Bảng 2.6)" và các dữ liệu cụ thể liên quan.
(Nguồn: Phòng Kế toán tại S-Power)
Hình ảnh 2.1 Hạch toán chi phí tiền lương tháng 12/2024 trên phần mềm kế toán MISA
2.2.3 Kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần S-Power a Chứng từ kế toán sử dụng
1 Bảng thanh toán lương (Bảng 2.5)
2 Bảng trích các khoản theo lương (Bảng 2.7)
Quy trình xử lý kế toán tiền lương tại Công ty Cổ phần S-Power bắt đầu bằng việc lập “Bảng thanh toán lương” dựa trên dữ liệu lương của công nhân viên Sau đó, kế toán lập “Bảng trích các khoản theo lương” để gửi cho Kế toán trưởng kiểm tra Nếu có sai sót, bảng sẽ được điều chỉnh; nếu đúng, Kế toán trưởng phê duyệt và chuyển lên Tổng giám đốc để ký duyệt Cuối cùng, kế toán lập Uỷ nhiệm chi (UNC) và gửi tới ngân hàng Vietcombank để nộp các khoản bảo hiểm cho doanh nghiệp.
(Nguồn: Phòng kế toán tại S-Power)
Sơ đồ 2.3 Quy trình thực hiện của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương b Hạch toán các khoản trích theo lương
Công ty sử dụng phương pháp tính các khoản trích theo lương dành NLĐ chính thức như sau:
Các khoản trích theo lương trừ vào lương NLĐ = Lương đóng bảo hiểm *
8% (BHXH) + 1,5% (BHYT) + 1% (BHTN) + 56,000đ/NLĐ (KPCĐ)
Các khoản trích theo lương trừ vào chi phí của DN = Lương đóng bảo hiểm
(Nguồn: Phòng Kế toán tại S-Power)
Bảng 2.7 Trích Bảng trích các khoản theo lương tháng 12/2024 tại các phòng ban
Chị Vũ Thị Tình là nhân viên thuộc phòng HCNS Lương đóng bảo hiểm của chị gồm lương cơ bản và phụ cấp chức vụ, tổng cộng là 12.000.000 VNĐ
Các khoản trích theo lương tính vào chi phí của DN:
Các khoản trích theo lương trừ vào lương của NLĐ:
(Nguồn: Phòng Kế toán tại S-Power)
Hình ảnh 2.2 Hạch toán các khoản trích theo lương tháng 12/2024 trên phần mềm Misa
(Nguồn: Phòng Kế toán tại S-Power)
Bảng 2.8 Trích sổ chi tiết TK 3382 – Kinh phí công đoàn tháng 12
(Nguồn: Phòng Kế toán tại S-Power)
Bảng 2.9 Trích sổ chi tiết TK 3383 – Bảo hiểm xã hội tháng 12
(Nguồn: Phòng Kế toán tại S-Power)
Bảng 2.10 Trích sổ chi tiết TK 3384 – Bảo hiểm y tế tháng 12
(Nguồn: Phòng Kế toán tại S-Power)
Bảng 2.11 trình bày sổ chi tiết tài khoản 3385 về bảo hiểm thất nghiệp trong tháng 12 Đơn vị thực hiện là Công ty Cổ phần S-Power, có địa chỉ tại Lô 47, Liền kề 27, Khu đô thị Văn Phú, Phường Phú La, Quận Hà Đông.
Thành phố Hà Nội, Việt Nam
SỔ CHI TIẾT TK 334 – Phải trả công nhân viên
(Nguồn: Phòng Kế toán tại S-Power)
Bảng 2.12 Trích Sổ chi tiết TK 334 – Phải trả công nhân viên tháng 12/2024
2.2.4 Kế toán thanh toán lương tại Công ty Cổ phần S-Power a Chứng từ kế toán sử dụng
1 Bảng thanh toán tiền lương (Bảng 2.5)
2 Bảng tổng hợp thanh toán lương (Bảng 2.6)
3 Giấy đề nghị thanh toán (Biểu 2.2)
5 Uỷ nhiệm chi (Biểu 2.4) b Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương và thanh toán lương nhân viên
(Nguồn: Phòng HCNS tại S-Power)
Sơ đồ 2.4 Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương và thanh toán lương
Hàng ngày, nhân viên Phòng HCNS lấy dữ liệu từ hệ thống máy chấm công để đảm bảo ghi nhận chính xác thời gian làm việc của nhân viên Máy chấm công ghi lại giờ vào, giờ ra, và các lần vắng mặt, cung cấp cơ sở cho việc tính lương Sau khi thu thập dữ liệu, nhân viên sẽ nhập vào "Bảng chấm công" trên Excel, tạo bản ghi chép chính thức Cuối tháng, Phòng Hành chính Nhân sự gửi chứng từ liên quan đến chấm công cho bộ phận kế toán tiền lương và tổng hợp các khoản trích theo lương để thuận tiện cho việc tính toán và chi trả lương.
Đánh giá thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP S-Power
2.3.1 Đánh giá chung về công tác kế toán tại Công ty CP S-Power
Công tác kế toán tại công ty được tổ chức khoa học và hợp lý, với sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, đảm bảo sự ăn khớp hoàn hảo với chuyên môn của từng cá nhân Sự phân công rõ ràng giúp hoạt động kế toán diễn ra suôn sẻ, ít xảy ra sai sót Đội ngũ kế toán có kiến thức chuyên sâu, thái độ làm việc nhiệt huyết và tinh thần trung thực, tạo nên một đội ngũ chất lượng và hiệu quả Mỗi nhân viên không chỉ thực hiện nhiệm vụ chính xác mà còn thể hiện trách nhiệm cao đối với công ty và khách hàng.
Công ty chú trọng đến việc lưu trữ và phân loại chứng từ kế toán một cách khoa học, đảm bảo tính chính xác và minh bạch, đồng thời dễ dàng tra cứu khi cần Doanh nghiệp duy trì quy trình chuẩn mực trong nghiệp vụ kế toán để đảm bảo hoạt động tài chính diễn ra suôn sẻ Các cán bộ kế toán luôn cập nhật và áp dụng kịp thời các quy định pháp luật mới vào thực tế Mỗi thành viên trong bộ phận kế toán chủ động nghiên cứu và áp dụng kiến thức chuyên môn, từ đó cải thiện năng suất và chất lượng công việc.
Công ty cam kết thực hiện các hoạt động kế toán một cách chính xác và minh bạch, với quy trình kiểm tra và giám sát chặt chẽ để phát hiện kịp thời các sai sót Tất cả báo cáo tài chính và chứng từ được chuẩn bị và lưu trữ cẩn thận, đảm bảo tính hợp lệ và dễ dàng truy xuất Nhờ vào sự tổ chức chặt chẽ và quy trình làm việc khoa học, công tác kế toán không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn xây dựng được sự tin cậy và uy tín với đối tác và khách hàng.
2.3.2 Đánh giá chung về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty CP S-Power
Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần S-Power, tôi đã áp dụng kiến thức từ trường học và nhận được sự hướng dẫn từ các anh chị trong phòng kế toán, giúp tôi hiểu rõ hơn về quy trình hạch toán và hoạt động của công ty Tôi nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đối với hoạt động doanh nghiệp, vì đây là những yếu tố cốt lõi giúp hoàn thiện hệ thống vận hành kinh doanh Dựa trên kiến thức tích lũy và kinh nghiệm thực tế, tôi xin trình bày một số nhận định về tình hình thực hiện kế toán tiền lương tại Công ty Cổ phần S-Power.
Về tổ chức kế toán tiền lương
Quy trình kế toán tiền lương tại công ty được tổ chức một cách bài bản và hợp lý, đảm bảo tính bảo mật dữ liệu nhân viên Doanh nghiệp chi trả lương đúng hạn hàng tháng, xây dựng niềm tin và mối liên kết vững chắc với nhân viên Điều này phản ánh sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong lĩnh vực hoạt động của mình.
Về tổ chức chứng từ, sổ sách và tài khoản sử dụng:
Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ kế toán tiền lương, doanh nghiệp áp dụng ghi chép sổ Nhật ký chung và sử dụng phần mềm kế toán, phù hợp với quy mô và mô hình hoạt động Quy trình lập và xử lý chứng từ kế toán tuân thủ Thông tư 133/2016/TT-BTC, đảm bảo tính hợp pháp Việc luân chuyển chứng từ được thực hiện theo quy trình rõ ràng, với đầy đủ và chính xác các loại giấy tờ như bảng công, bảng tính lương và phiếu chi, không có sai sót Số liệu tính và phân bổ chi phí lương được ghi nhận minh bạch và hợp lý Hoạt động in và lưu giữ hồ sơ kế toán được thực hiện cẩn thận tại phòng Kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho kiểm soát và bảo đảm độ chính xác, bảo mật dữ liệu liên quan đến tiền lương.
Phần mềm kế toán MISA đã được triển khai để xử lý nghiệp vụ kế toán và quản lý tiền lương, mang lại hiệu quả cao với khả năng xử lý số liệu nhanh chóng, rút ngắn thời gian thao tác so với phương pháp thủ công MISA đảm bảo tính chính xác và nhất quán với các chuẩn mực kế toán, giúp quản lý tài chính hiệu quả hơn Ngoài ra, phần mềm còn nâng cao năng suất công việc và duy trì tính minh bạch trong quy trình kế toán tiền lương.
Về cách xây dựng bảng lương tại công ty
Hệ thống bảng lương của công ty được xây dựng theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo và tuân thủ các quy định về tiền lương, thưởng và phúc lợi cho người lao động Bảng lương bao gồm lương cơ bản và các phụ cấp như chức vụ, hỗ trợ ăn trưa, xăng xe và chi phí điện thoại Mục tiêu là giảm nhầm lẫn và rút ngắn quy trình xác định lương thực nhận của nhân viên Bảng lương cũng hỗ trợ lập kế hoạch quỹ lương và tính toán ngân sách lương tương lai một cách chính xác, đồng thời đảm bảo tính thống nhất với dữ liệu thực tế Chính sách lương – thưởng này khuyến khích người lao động, gia tăng sự gắn bó và cống hiến cho doanh nghiệp.
Về cách thức thanh toán lương
Công ty áp dụng hình thức chuyển lương qua tài khoản cá nhân một cách linh hoạt, phù hợp với quy mô hoạt động, giúp quy trình chi trả tiền lương nhanh gọn và hiệu quả hơn Phương thức này còn giảm chi phí vận hành kế toán so với việc trả lương bằng tiền mặt, vì doanh nghiệp không cần đầu tư vào thiết bị kiểm đếm tiền mặt hay công cụ hỗ trợ cho hoạt động chi trả thủ công.
Hạn chế và nguyên nhân:
Mặc dù công ty đã thực hiện hệ thống chứng từ theo quy định pháp luật, nhưng vẫn còn một số điểm chưa hoàn chỉnh trong quá trình triển khai Cụ thể, doanh nghiệp chưa sử dụng biểu mẫu ghi nhận giờ làm thêm của nhân viên, mẫu biểu này rất quan trọng để làm rõ nội dung công việc ngoài giờ, bao gồm khung thời gian tăng ca và mức chi trả tương ứng Việc áp dụng mẫu phiếu này sẽ giúp bộ phận kế toán xác định lương tăng ca một cách chính xác hơn cho người lao động Biểu mẫu có thể được thiết kế riêng cho từng cá nhân hoặc nhóm công việc cụ thể, tùy thuộc vào tính chất công việc.
Hiện tại, công tác chấm công tại công ty gặp nhiều bất cập về kỹ thuật do chỉ sử dụng một thiết bị duy nhất để ghi nhận sự hiện diện của nhân viên Thiết bị này thường xuyên gặp lỗi và cần bảo trì, dẫn đến việc nhiều nhân viên không thể chấm công đúng giờ hoặc bị thiếu lượt ghi nhận Tình trạng này gây khó khăn cho bộ phận hành chính – nhân sự trong việc xử lý các biểu mẫu bổ sung để điều chỉnh thời gian làm việc, làm tăng khối lượng công việc thủ công và thời gian rà soát.
Cơ sở hạ tầng công nghệ tại văn phòng, đặc biệt là phòng kế toán, hiện chưa có kế hoạch nâng cấp hoặc bảo trì hệ thống máy tính Mặc dù phần mềm kế toán MISA đã được áp dụng trong hoạt động hàng ngày, nhưng việc sử dụng thường xuyên và lưu trữ nhiều chứng từ giao dịch yêu cầu thiết bị máy tính có hiệu suất cao, bộ nhớ lớn và tốc độ xử lý nhanh Nếu không có sự nâng cấp phù hợp, tình trạng chậm, treo máy hoặc gián đoạn trong quá trình xử lý nghiệp vụ có thể xảy ra.
Việc tổng hợp dữ liệu chấm công hiện nay do phòng HCNS thực hiện qua file Excel và chuyển cho bộ phận kế toán tiền lương vào cuối tháng Kế toán tiền lương sẽ nhập dữ liệu từ bảng chấm công vào phần mềm MISA Tuy nhiên, việc nhập lại dữ liệu nhiều lần có thể dẫn đến sai sót, và độ chính xác của quá trình chấm công hoàn toàn phụ thuộc vào phòng HCNS mà không có sự kiểm tra chéo từ các phòng ban khác Do đó, bất kỳ sai sót nào từ phòng HCNS, dù vô tình hay chủ quan, đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của bảng lương.
Thứ năm, hiện tại công ty chưa có quy định rõ ràng liên quan đến chế độ thưởng
Việc áp dụng hình phạt đối với các bộ phận và nhân sự trong doanh nghiệp gây khó khăn cho việc thúc đẩy tinh thần làm việc tích cực và ý thức trách nhiệm cá nhân Thiếu cơ chế kỷ luật rõ ràng làm giảm tính răn đe trong quản lý nhân sự Do đó, xây dựng một hệ thống chính sách khen thưởng hợp lý và minh bạch sẽ gia tăng động lực làm việc của nhân viên, đồng thời tạo ra môi trường chuyên nghiệp và công bằng hơn.
Giai đoạn 2020 – 2022, dịch Covid-19 đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của nhiều doanh nghiệp, trong đó có Công ty Cổ phần S-Power Công ty phải thực hiện các biện pháp phòng chống dịch, dẫn đến việc kinh doanh bị trì hoãn và gặp khó khăn trong luân chuyển vốn Tình hình tài chính trở nên khó khăn do ban điều hành chưa kịp thời cập nhật các chính sách mới và gặp thách thức trong việc tìm kiếm khách hàng Hiện tại, S-Power đang từng bước phục hồi và phát triển, nhưng vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục.
