Phân tích thiết kế hệ thống: Quản lý điều hành Công ty du lịch - Quản lý tiền lương

Phân tích thiết kế hệ thống: Quản lý điều hành Công ty du lịch - Quản lý tiền lương

Lời giới thiệu

Với việc phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin nh vũ bão hiện nay, việcứng dụng các thành tựu của tin học trong đời sống trở nên vô cùng cần thiết, vớinhững u việt mà coong nghệ thông tin đem lại cho con ngời đã làm thay đổi cả mộtcách làm việc mới một cách làm viêc hiệu quả đem lại nhiều ích lợi nh tính chínhxác, nhanh chóng thuận tiện Cùng với đó là một t duy mới về công việc của conngời

Đối với Việt Nam cũng vậy, Việc ứng dụng và phát triển công nghiệ tin họctrong đời sống đòi hỏi vô cùng cấp bách đối với nền kinh tế của nớc ta hiện nay.Với những chính sách của Đảng và nhà nớc, cùng với nhu cầu đòi hỏi của xã hội ,việc ứng dụng công nghệ thông tin vào đời sống cũng nh công việc đợc đa lên hàng

đầu trong sự nghiệp phát triển của nớc nhà

Đặc biệt đối với bài toán quản lý việc tin học hoá đã trở thành nhu cầu vô cùngcần thiết tại các doanh nghiệp hiện nay Việc nhà quản lý nắm bắt đợc thông tin kịpthời nhanh chóng chính xác là một nhu cầu vô cùng cần thiết khi quản lý doanhnghiệp của mình Trong khi đó với những công việc bàn giấy thủ công, công việc

đó vô cùng khó khăn và mất rất nhiều thời gian, mà hiệu quả công việc không cao

so Nhng nếu tin học hoá trong công tác quản lý, thì mọi việc vô cùng đơn giản vàthuận tiện Giảm rất nhièu chi phí, nâng cao hiệu xuất công việc, tốn ít thời gian và

đặc biệt là vô cùng chính xác

Với hệ thống quản lý điều hành của một công ty du lịch chúng ta còn có thể ápdụng quản lý với rất nhiều công việc khác nhau nh quản lý điều hành nhân viên,quản lý điều hành các toul du lịch hay quản lý điều hành trả lơng cho cán bộ công

thống này em chỉ nêu và giải quyết với bài toán trả lơng cho công nhân viên tại mộtcông ty du lịch Với điều kiện thực tế dựa trên việc trả lơng cho công nhân viên tạicông ty du lịch và thơng mại Thủ Đô Hơn nữa do điều kiện thực tế viêc chi trả lơng

1

còn có liên quan tới rất nhiều nghiệp vụ khác nhau nên trên phạm vi bài này chỉ cóphân tích và thiết kế những công việc chủ yếu của nghiệp vụ trả lơng

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn

Hà Nội ngày 30-4-2005 Sinh viên

Nguyễn Tiến Đức

Công việc cấp phát lơng tởng nh nó là một công việc rất tất yếu đối với mọi công

ty Nhng để quản lý nó vận hành hoạt động một cách trôi chảy, vừa tiết kiệm về thờigian, vừa đem lại hiệu quả cao thì không chỉ trong thời buổi hiện tại mà trong tơnglai việc tin học hoá bài toán Quản Lý Cấp Phát Lơng sẽ làm cho các công việc trở

lên dễ dàng, chính xác, có tính chuyên nghiệp lại có tính mềm dẻo nhng vẫn có tínhbảo mật cao đối với nhiều đối tợng sử dụng khác nhau

Quản Lý Cấp Phát Lơng là một công việc đòi hỏi có độ chính xác cao Hơn nữa

đây còn là một bài toán khá mới đối với các công ty của Việt Nam , bởi việc ápdụng tin học hoá còn hạn chế mặt khác quy mô Quản Lý Cấp Phát Lơng của cáccông ty tơng đối nhỏ Tuy nhiên với chiến lợc tin học hoá hiện đại hoá các phơngpháp Quản Lý Cấp Phát Lơng thì cần phải có một hệ thống theo dõi và quản lý mộtcách khoa học phù hợp với những chiến lợc đã đề ra trong định hớng phát triển củacông ty mình

Qua việc khảo sát thực tế công việc Quản Lý Cấp Phát Lơng tại Công ty du lịch

và thơng mại Thủ Đô, em đã có đợc những điểm cơ bản cùng với cơ cấu quản lý của

hệ thống Nội dung của thực trạng công việc khảo sát nh sau:

Trớc tiên công ty du lịch và thơng mại thủ đô là một công ty nhà nớc nên mọihoạt đông của công ty về việc chi trả lơng cho cán bộ công nhân đều theo quy địnhcủa nhà nớc về việc chi trả lơng Việc Quản Lý Cấp Phát Lơng của công ty trên,hoàn toàn đang phải quản lý các công việc một cách thủ công: từ công việc nhậpcông cán, xử lý tính toán, duyệt công, cho đến việc xây dựng, tạo lập bảng thanhtoán dù nhờ vào một số mẫu biểu nh: bảng chấm công, bảng thanh toán lơng, việcgiám định công cán, chế độ của các phòng ban cho đến việc tính toán bảng xácnhận Bảng thanh toán của giám đốc đến việc cấp phát lơng Duy chỉ có sự hỗ chợcông việc tính toán bảng công nhờ phần mềm EXEL Thực chất ra hoàn toàn cha cómột hệ thống quản lý và cấp phát lơng nào tại cơ quan đợc lập trình xây dựng hệthống bằng bất kỳ ngôn ngữ lập trình tin học nào

Từ đó cá nhân em nghĩ: Với thực trạng của công việc trên hoàn toàn khôngtránh khỏi sự thất thoát về thông tin, sự giám định sẽ dẫn đến sai sót, mất nhiều thờigian khi cấp phát chi trả lơng cho công nhân viên công ty Lợi ích của việc tin họchoá vào Quản Lý Cấp Phát Lơng sẽ giảm đợc thời gian và công sức cho nhân viênphòng kế toán hàng tháng phải làm bản lơng cho nhân viên hơn nữa việc đó sẽ giúpcho nhà quản lý nhan chóng nắm bắt đợc tình hình lơng của nhân viên đồng thời tạo

3

cho cán bộ công nhân viên thêm tin tởng về mặt tiền lơng do tránh đợc sai sót do

tr-ớc đay làm thủ công

B yêu Cầu Của Hệ Thống Mới:

Chính vì vậy đòi hỏi khi xây dựng một hệ thống tin học hoá việc cấp phát lơng làphải chính xác tránh thất thoát thông tin, đem lại sự linh hoạt cho hệ thống, tiếtkiệm về thời gian và tránh sai sót trong việc cấp phát chi trả lơng

Hơn thế nữa việc xây dựng hệ thống mới bằng cách tin học hoá phải có sự mềmdẻo, dễ thích nghi với công việc chuyển đổi từ thủ công lên tin học hoá cho ngời sửdụng, để sao cho khi mọi tình huống bất ngờ xảy ra chính bản thân ngời sử dụng cóthể tự tìm kiếm sửa đổi và cập nhật thông tin mới một cách dễ dàng và chínhxác.Cùng với đó các nhà quản lý luôn luôn có thể tìm kiếm thông tin dễ dàng haydiều chỉnh mức lơng sao cho phù hợp với thực tế của công ty

+Đối chiếu theo họ tên.

+Đối chiếu theo chế độ lơng

+Đối chiếu các loại công

+Đối chiếu theo chế độ khác

+Thñ quü chi l¬ng (TiÒn MÆt).

B Phân tích chức năng:

1 Phân tích các chức năng

*Đối với chức năng tiếp nhận thông tin:

-Từ thực tế quản lý lơng của toàn công ty lại dựa hoàn toàn vào việc thu thập cácbảng chấm công từ các bộ phận ( gián tiếp, trực tiếp ), các chế độ lơng và các chế

độ khác nh: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, làm thêm giờ, tạm ứng, các khoảncộng trừ khác Do vậy các chức năng trên phải mang tính tất yếu trong việc thuthập thông tin tạo nền móng cho các quá trình sau

*Chức năng sử lý sơ bộ:

- Bao gồm sự giám định của các phòng ban nh: kế hoạch, diều hành, kế hoạch, tàivụ nhằm khẳng định cho các sự kiện, các dữ liệu trong bảng chấm công là chínhxác Tiếp đó sau khi giám định xong phải Tính Toán Duyệt Công, nhờ vào sự đốichiếu họ tên của các nhân viên trong từng bộ phận từ đó đối chiếu tiếp với chế độ l -

ơng nh: cấp bậc lơng, hệ số lơng, các chế độ khác nh: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm ytế các loại công nh: công theo tháng, công theo sản phẩm, công theo thời gian.Với tất cả việc tính toán và gíam định các bảng công của từng bộ phận lập nên bảngthanh toán sơ bộ

Sau đó phải kiểm tra xem việc thiết lập đã đúng, đã trùng lặp cha và có cần sửa đổikhông

Gián Tiếp

Nhân

viên Nhânviên Nhânviên

Trực Tiếp Hớng dẫn du lịch

Phục Vụ Du Lịch

Nhân viên Nhânviên

Trực Tiếp

Điều Hành

Nhân viên

- Cần phải có một khâu xử lý đặc biệt với tất cả các bảng thanh toán nhờ vào việc

xử lý đối chiếu theo từng họ tên gồm: đầy đủ các dữ liệu đã có trong từng bộ phận

và tiếp tục đối chiếu, sửa chữa lại lần nữa trớc khi xác nhận chính thức bảng ThanhToán Lơng

- Việc xác nhận chính thức bảng thanh toán lơng phải đợc xác nhận bởi Giám

đốc, sau đó đến Kế toán trởng từ đó kế toán trởng sẽ chuyển giao cho thủ quĩ tiếpnhận bảng Thanh Toán Lơng và chuẩn bị ngân quĩ (Tiền Mặt) chi trả lơng

*Chức năng chi trả ( Cấp phát lơng ):

-Là một trong những chức năng quản lý cũng khá phức tạp việc chi trả từ thủ quĩ

đến các bộ phận Gián tiếp và Trực tiếp ở bộ phận Gián tiếp thì chi trả phân bổ tiếp

về các khâu Chuẩn bị toul du lịch , Điều hành toul , Gián tiếp và cuối cùng là đếntay các Nhân viên Cũng nh vậy ở bộ phận Trực tiếp sẽ chi trả về các khâu Trực tiếp

điều hành, Phục vụ du lịch và Trực tiếp hớng dẫn du lịch rồi cuối cùng cũng là cácNhân viên

2.Sơ đồ dòng dữ liệu:

2.1 Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ mức đỉnh:

9

ChuyÓn B¶ng Thanh To¸n

giao KiÓm tra

B¶ng ChÊmC«ng

TiÕp NhËn Th«ng Tin

C¸c Phßng

Ban

Xö Lý S¬ Bé

Xö Lý Vµ

X¸c NhËn

Xö Lý Vµ

X¸c NhËn

Chi Tr¶ (CÊp Ph¸t) L ¬ng

Chi Tr¶ (CÊp Ph¸t) L ¬ng

Phßng Tµi Vô

C¸c Bé PhËn

D÷ LiÖu Kho d÷ liÖu

TiÕp Nh©n Th«ng Tin

C¸c Phßng Ban

đối chiếu

Các Phòng Ban

Danh s¸ch cac §.vÞ Danh s¸ch c¸c §.vÞ

Danh s¸ch c¸c nh©n viªn Danh s¸ch c¸c nh©n viªn

Chơng III: Thiết kế hệ thống

Thành viên

Mã nhân viên.

Họ và tên.

Số năm công tác.

Ngày sinh.

Địa chỉ.

Quê quán.

Đơn vị Mã đơn vị Tên bộ phận

Bộ phận gián tiếp:

Tên bộ phận Chế độ: Tên chế độ Các phòng ban: Tên phòng ban

Công việc Bộ phận trực tiếp:

Tên bộ phận Bảng thanh toán Mã đơn vị Mã thành viên Ngày công Thành tiền Bảng chấm công:

Mã đơn vị

Mã thành viên

Cấp bậc l ơng

Chế độ

Ngày công

17

Dựa vào sơ đồ chức năng nghiệp vụ ta sẽ có 4 Môđun quan trọng sau:

1, Môđun Tiếp Nhận Thông Tin:

ở Môđun này cho phép ta thu nhập thông tin từ các bảng chấm công của từng bộphận ( Gián tiếp- Trực tiếp)

với Khoá quan trọng là: Mã Đơn Vị

+ Input: lấy dữ liệu nh: chế độ lơng, ho tên từng nhân viên, số ngày công để

l-u trữ cho các công việc về sal-u

+ Output: tất cả d liệu từ kho lu trữ trên

2, Môđun Xử Lý Sơ Bộ:

Môđun này sẽ giám định, đối chiếu các thông tin lấy vào dùng để tính toán,duyệt công

+ Input: Lấy dữ liệu từ kho dữ liệu là các bảng chấm công

+ Output: Đa ra các dữ liệu đã đợc tính toán, duyêt công trên bảng chấm công

mà đã đợc kiểm tra và điều chỉnh

3, Môđun Xử Lý & Xác Nhận

Môđun này sẽ xử lý, điều chỉnh một lần cuối trớc khi xác nhận tạo lên BảngThanh Toán, xử lí Bảng Thanh Toán kết hợp với việc chuẩn bị chi trả lơng về các bộphận

+ Input: Lấy dữ liệu đã đợc xử lí sơ bộ để tạo thành dữ liệu mới ttrong các bảngthanh toán

+ Output: Bảng Thanh Toán tơng ứng cùng với Tiền mặt để chi trả

4, Môđun Chi Trả (Cấp Phát) Lơng

ở Môdun này có tác dụng phân bổ chi trả lơng về các Bộ Phận Gián Tiếp vàTrực Tiếp sau đó phân bổ, chi trả về các Đơn vị rồi các Nhân viên

nhờ sự đối chiếu vào các dữ liệu đã qua xử lý Trong các Bảng Thanh Toán

+ Input: Dữ liệu trong các Bảng Thanh Toán và Tiền mặt đã đợc xác nhận.

+ Output: Tiền mặt

B Dự kiến thiết kế cơ sở dữ liệu

1) Dự kiến xây dựng cơ sở dữ liệu:

Việc lu trữ dữ liệu luôn luôn là công việc khó khăn trong bất kỳ hệ thống nào Khi thiết kế ta phải quyết định dữ liệu nào có thể lu vào bảng tạm thời hay buộcphải lu trong bảng thờng trực và cấu trúc của các bảng này nh thế nào Chúng taphải biến đổi (tối u hoá) cấu trúc lu trữ sao cho đạt hiệu quả Trong việc đặt tên về

đờng dẫn và th mục để lu trữ thông tin bao gồm:

Để truy cập và lấy thông tin nhanh nên em bố trí dung lợng mỗi tháng lơng đợc

lu trữ trong một tệp nhỏ Ví dụ nh : LUONG1_1998.DBF, LUONG2_1998.DBF

Ngoài ra còn có tệp để lu trữ các trờng hợp đặc biệt nh nghỉ việc, chuyển công tác Có thể đặt tên là HSLUU.DBF

viên: Dùng để biết còn bao nhiêu năm nữa thì đến tuổi hu trí

từng nhân viên

2.2, File Bộ Phận Gián Tiếp:

Đợc xây dựng nên đợc dùng để quản lý một cách dễ dàng đối với tất cả cácnhân viên thuộc từng đơn vị làm gián tiếp Nó gồm 1 trờng thông tin sau:

Là file chứa tất cả những thông tin về mọi chế độ mà tất cả những thành

viên đang công tác có thể đọc hởng nh: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, cấp bậc

l-ơng, chế độ lơng tháng, lơng theo thời gian, lơng theo sản phẩm

2.6, File Bảng Chấm Công:

Là một file chứa rất nhiều thông tin của từng đơn vị thuộc từng bộ phận

gián tiếp và trực tiếp Nó gồm 5 trờng:

- Mã Đơn Vị kiêủ ký tự: cho biết bảng chấm công này thuộc đơn vị nào của bộphận gián tiếp hay trực tiếp

nhân viên dùng để tính lơng cho từng nhân viên

2.7, File Bảng Thanh Toán:

Là một file lu trữ tất cả những dữ liệu sau khi tính toán ttừ bảng chấm công màkhi cấp phát lơng phải dựa vào kết quả của bảng thanh toán lơng này Nó gồm 4trờng:

phận gián tiếp hay trực tiếp

đối chiếu đối với các thắc mắc của từng nhân viên

nhận sau khi trả lơng tính theo bảng chấm công

2.8, File Đơn Vị:

Gồm 2 trờng Mã đơn vị và Tên bộ Phận kiểu ký tự

21

3 B¶ng c¬ së d÷ liÖu dù kiÕn nh sau:

B¶ng: thanhvien

Bảng: phongban

C Thiết kế một số giao diện chính của hệ thống

Đây là thiết kế dự kiến tạm thời menu chính của hệ thống từ menu này có thể phát triển ra các giao diện của hệ thống cũng nh chức năng của hệ thống quản lý Menu này đợc thiết kế dựa trên menu chuẩn của các phần mềm khác và có các tác

vụ công việc phù hợp với hệ thống nh vậy ngời sử dụng có thể dễ dàng làm việc A.Quản lý file:

Lời kết

Sau khi đợc học và làm bài kiểm tra hết môn phân tích & thiết kế hệ thống, emthấy rằng để có một hệ thống tốt thì khâu phân tích và thiết kế phải tốt phải đầu tthời gian cũng nh công sức cho công việc đó Việc phân tích tốt giúp tránh sai lầmtrong khi thiết kế tức là giảm đi thời gian làm lại nhiều lần, do đó đỡ tốn kém vềthời gian và tiền bạc Đồng thời, cần phải có một cái nhìn tổng quát, đầy đủ vàchính xác về hệ thống muốn xây dựng cũng nh mục tiêu mà hệ thống cần hớng tới Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin đáp ứng đợc nhu cầu ứng dụng tin học

đang phát triển nhanh chóng, quy mô ứng dụng ngày càng rộng lớn và là khâumang tính quyết định trong việc xây dựng hệ thống thông tin Đó là những mục tiêuhàng đầu của đảng và nhà nớc ta đang hớng tới về tin học hoá

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin không những chỉ ra công nghệ phân tích

và thiết kế với việc sử dụng những công cụ và phơng pháp khác nhau mà còn baogồm cả những kinh nghiệm tích luỹ trong quá trình phân tích và khảo sát những hệthống thông tin khác, cũng nh có một cách nhìn tổng quan hơn về hệ thống

Tuy nhiên, do đây là lần đầu tiên phân tích và thiết kế một hệ thống cũng nh

chập chững bớc đi trên một con đờng mới một môn khoa học mới đó là phân tích“phân tích

thiết kế hệ thống” nên em không tránh khỏi những sai lầm Vậy kính mong Thầy

nhận xét và góp ý để hệ thống quản lý này hoàn thiện hơn nữa Một lần nữa, emchân thành cảm ơn Thầy đã giảng dạy môn học này trong suốt kỳ học vừa rồi

Tài liệu tham khảo

25

 Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng – T¸c gi¶ §µo Thanh TÜnh NXB Qu©n §éiNh©n D©n 2004

 Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin – T¸c gi¶ NguyÔn V¨n Ba NXB §¹iHäc Quèc Gia Hµ Néi

 Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ tin häc hÖ thèng qu¶n lý, kinh doanh, nghiÖp vô - T¸cgi¶ Ng« Trung ViÖt, NXB Giao Th«ng VËn T¶i 1995

 Mét Sè Tµi LiÖu Chuyªn Nghµnh KÕ To¸n

Mục lục

Trang

Lời Giới Thiệu 1

Chơng I Khảo sát hệ thống 3

A Quy trình tổ chức, hoạt động: 3

B yêu Cầu Của Hệ Thống Mới 4

Chơng II Phân tích hệ thống 4

A Xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ: 4

1 Liêt kê chức năng 4

2 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ 5

B Phân tích chức năng: 7

1 Phân tích các chức năng 7

2 Sơ đồ dòng dữ liệu 8

1.1Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh 8

1.2Sơ đồ dòng dữ liệu mức dới đỉnh 10

C Phân tích dữ liệu mô hình thực thể: 12

1 Liệt kê các thực thể 12

2 Liệt kê các kiểu liên kết 12

2 Các thuộc tính của từng thực thể liên kết 14

3 Xây dựng mô hình thực thể quan hệ 14

Chơng III Thiết kế hệ thống 16

A Mô tả một số modul phức tạp và quan trọng 16

1 Môđun Tiếp Nhận Thông Tin: 16

2 Môđun Xử Lý Sơ Bộ: 16

3 Môđun Xử Lý & Xác Nhận: 16

4 Môđun Chi Trả (Cấp Phát) Lơng : 17

B Dự kiến thiết kế cơ sở dữ liệu 17

1 Dự kiến xây dựng cơ sở dữ liệu 17

27