Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng

Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng

Chơng 1: Lý luận chung về kế toán bán hàng

và xác định kết quả bán hàng

1.1 Sự cần thiết của việc tổ chức kế toán bán hàng

và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại.

1.1.1 Khái niệm về bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Bán hàng: là việc luân chuyển quyền sở hữu hàng hóa, thành phẩm,dịch vụ cho khách hàng đồng thời thu tiền hoặc có quyền thu tiền về số sảnphẩm, hàng hóa dịch vụ đã cung cấp Số tiền này đợc gọi là DTBH vaCCDV

Hàng bán có thể là thành phẩm do đơn vị sản xuất ra ( đối với DNSX ),cũng có thể là các loại vật t, sản phẩm có hình thái vật chất hay không cóhình thái vật chất mà DN mua vào với mục đích để bán ( đối với DNTM ).Dịch vụ cung cấp đuợc thực hiện trên cơ sở những công việc đã thỏathuận theo hợp đồng trong một hoặc nhiều kỳ kế toán

Quá trình bán hàng chính là quá trình chuyển hóa vốn kinh doanh từhình thái thành phẩm, hàng hóa sang hình thái tiền tệ và hình thành kết quảbán hàng

Nh vậy quá trình bán hàng chỉ đuợc hoàn tất khi thỏa mãn hai điềukiện là

- Giao sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng

- Khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho số hàng

đó

Kết quả bán hàng: Khi quá trình bán hàng hình thành bao giờ doanhnghiêp cũng thu về một kết quả nhất định, đó là kết quả bán hàng Đó là sựchênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần và chi phí phát sinh trong quátrình bán hàng

Kết quả bán hàng có thể là lãi hoặc lỗ Nếu có lãi thì đây là một dấuhiệu tích cc, an toàn đối với DN vì nó đảm bảo cho sự tồn tại, phát triển của

DN trên thị truờng Nguơc lại, lỗ trong bán hàng là một truờng hợp bất khảquan trong kinh doanh vi điều này đồng nghĩa với việc doanh thu không bù

đắp đuơc chi phí, sẽ gây khó khăn về vốn cho giai đoạn hoạt động sau

1.1.2.Vai trò của tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.

Hoạt động đơn lẻ cũng đồng nghĩa với viêc DN đang tuớc bỏ dầnquyền đợc hoạt động của mình Nh vậy để tồn tại và phát triển trong nềnkinh tế thi trờng, các DN luôn tạo cho mình các mối quan hệ mật thiết vớicác đối tợng khác nh : DN bạn, nhà đầu t, ngân hàng, nhà nuớc… và đối t-ợng không thể thiếu là khách hàng

Mỗi một đối tợng quan tâm đến kết quả bán hàng ở những phơng diệnkhác nhau nhng đều có chung một mục đích là đa ra những quyết định cólợi nhất cho mình Đáp ứng yêu cầu đợc biết, kế toán nói chung, kế toánbán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng luôn là công cụ đắc lựctrong việc cung cấp thông tin phục vụ cho đối tợng này

Thông qua số liệu mà kế toán bán hàng và kết quả bán hàng cung cấp,cho phép DN nắm bắt chính xác tình hình tiêu thụ hàng hóa của DN: Tiêuthụ nhanh hay chậm, kinh doanh lãi hay lỗ… để có cơ sở điều chỉnh lại các

kế hoạch, chiến lợc trong kinh doanh nh: Kế hoạch dự trữ hàng hóa, nênhay không nên chuyển hớng kinh doanh, mở rộng hay thu hẹp quy mô kinhdoanh Từ đó góp phần tích cực trong việc thúc đẩy nhanh hơn, tốt hơn hoạt

động kinh doanh và đa DN tới một vị thế cao hơn trên thị trờng

Đối với các đối tợng khác, nh Nhà nớc từ những số liệu đó sẽ thực hiệnkiểm tra, giám sát, đánh giá hoạt động của DN để đa ra kế hoạch, đờng lốiphát triển nhanh và toàn diện trong nền KTQD

Về các đối tác khác nh nhà kinh doanh, nhà cung cấp, nhà đầu t, ngânhàng… Sẽ dựa vào đó để đa ra quyết định phù hợp: Nh có nên tiếp tục làm

ăn với DN hay không, nên mở rộng hay thu hẹp quy mô đầu t nên tiếp tụccho vay hay không

Khách hàng ngời quyết định tới vận mệnh của DN, có thể nắm bắt đợcmột số thông tin qua các phơng tiện thông tin đại chúng, từ đó thấy đợcmức độ phù hợp của sản phẩm mà đa ra quyết định mua nhiều thậm chí tẩychay SP của DN …

Qua những phân tích trên đây phần nào cho thấy tầm quan trọng của tổchức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

1.1.3 Yêu cầu quản lý KTBH và XĐKQBH.

Thứ nhất: Xác định chính xác thời điểm hàng hóa đợc coi la tiêu thụ

để kịp thời lập báo cáo bán hàng và phản ánh doanh thu Đồng thời đôn đốc

việc thu tiền hàng, tránh hiên tợng thất thoát tiền hàng, anh hởng đến kếtquả chung

Thứ hai: Tổ chức chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển hợp lý, hợppháp Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản vào sổ sách phù hợp với đặc

điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị

Thứ ba: Sử dụng phơng pháp xác định trị giá vốn hàng bán, tổng hợp

đầy đủ chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN phát sinh, phân bố chúng hợp

lý cho số hàng còn lại cuối kỳ kết chuyển chi phí cho hàng tiêu thụ trong kỳ

1.1.4 Nhiệm vụ của KTBH và XĐKQBH trong DN

Để thực hiện tốt vai trò quan trọng đó, KTBH và XĐKQBH có nhiêm

vụ sau

Phản ánh, kiểm tra và giám sát tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng

về số lợng, chất lợng giá cả và thời hạn thanh toán

Tính toán đúng đắn giá vốn của hàng đã bán, tổng hợp, phân bố đầy

đủ, chính xác và kịp thời các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý DNcho từng loại hàng bán… Nhằm xác định đúng kết quả bán hàng đồng thờikiểm tra tình hình thc hiện các dự toán chi phí của DN

Phản ánh và tính toán đúng đắn, chính xác doanh thu bán hàng, doanhthu thuần và kết quả bán hàng, kiểm tra tình hình thc hiện kế hoạch doanhthu và kết quả kinh doanh của DN

Kiểm tra giám sát tiến độ thc hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch phânphối lợi nhuận, kỷ luật thanh toán và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc

Cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kỳphân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định vàphân phối kết quả

1.2 Những vấn đề chung về bán hàng và xác định kết quả bán hàng.

1.2.1 Các phơng thức bán hàng và phơng thức thanh toán.

Quá trình bán hàng chính là quá trình chuyển hóa vốn kinh doanh từhình thái thành phẩm, hàng hóa sang hình thái tiền tệ và hình thành kết quảbán hàng

Có các phơng thức bán hàng sau:

1.2.1.1 Phơng thức bán hàng trực tiếp.

Theo phơng thức này, bên khách hàng ủy quyền cho cán bộ nghiệp vụ

đến nhận hàng tại kho của DN bán hoặc giao nhận tay ba Ngời nhận hàngsau khi ký vào chứng từ bán hàng của DN thì hàng hóa đợc xác định là tiêuthụ, số tiền về cung cấp hàng hóa ngời mua có thể thanh toán hoặc chấpnhận thanh toán

- Thanh toán qua ngân hàng: Khác với phơng thức trên, phơng thứcnày đợc coi là phơng thức thanh toán gián tiếp với trung gian thanh toán là

ngân hàng ở đây ngân hàng làm nhiệm vụ chuyển tiền từ tài khoản của

ng-ời mua sang tài khoản của DN và ngợc lại

Khách hàng có thể sử dụng các hình thức thanh toán nh :

+Thanh toán bằng séc

+Thanh toán bằng th tín dụng

+Thanh toán bù trừ

+ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi…

Phơng thức này đợc DN áp dụng phổ biến đối với khách hàng lớn và

đã mở tài khoản tại ngân hàng

1.2.2 Doanh thu bán hàng, thuế GTGT, các khoản giảm trừ.

1.2.2.1 Doanh thu bán hàng, nguyên tắc xác định doanh thu bán hàng.

Doanh thu bán hàng: là toàn bộ số tiền thu đợc hoặc số thu đợc từ cácgiao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu nh: bán sản phẩm, hàng hóa,cung cấp dịch vụ cho khách hàng gồm cả các khoản phụ thu và phí thuthêm ngoài giá bán(nếu có)

Kế toán doanh thu bán hàng đợc thực hiện theo nguyên tắc:

- Đối với DN nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì doanh thubán hàng là giá bán cha có thuế GTGT

-Đối với DN nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì doanh thubán hàng là tổng giá thanh toán của số hàng đã bán

Doanh thu bán hàng có thể đợc ghi nhận trớc, trong hoặc sau thời điểmthu tiền Song nó chỉ đợc ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời năm điều kiệnsau:

- DN đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sởhữu sản phẩm, hàng hóa cho ngời mua

- DN không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa nh ngời sở hữu hànghóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa

- Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn

- DN đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng

- Xác định đợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

Doanh thu thuần: Là khoản chênh lệch giữa doanh thu bán hàng và cáckhoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Chiết khấu thơng mại, giảm giá hàngbán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu tính trêndoanh thu bán hàng thực tế mà DN đã thực hiện trong một kỳ kế toán

1.2.2.2 Thuế GTGT.

Thuế GTGT là phần thuế ngời tiêu dùng phải chịu nhng ngời bán phảinộp hộ Số thuế ở đơn vị nộp thuế theo phơng pháp khấu trừ thì đợc khấu trừvào thuế đầu vào Còn đơn vị nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp đợc tínhvào chi phí quản lý doanh nghiệp phần thuế.phí, lệ phí để tính trừ vào kếtquả hoạt động kinh doanh

Cũng vì mục tiêu đó,cácDN còn áp dụng các chính sách bán hàng sau:-Chiết khấu thơng mại: Là khoản DN bán giảm giá niêm yết chokhách hàng mua hàng với khối lợng lớn

-Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho ngời mua do hàng hóa của

DN kém phẩm chất,sai quy cách hay lạc thị hiếu

-Hàng bán bị trả lại: Là giá trị của khối lợng hàng bán đã xác địnhtiêu thụ nay bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán

-Các khoản thuế: Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp

1.2.3 Phơng pháp xác định trị giá vốn hàng hóa.

Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ chi phí kinh doanh liên quan đến quátrình bán hàng bao gồm trị giá vốn hàng xuất kho, chi phí bán hàng và chiphí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán

Trị giá vốn xuất kho để bán:

Đối với DNSX, trị giá vốn thành phẩm xuất kho để bán hoặc thànhphẩm hoàn thành không nhập kho đa đi bán ngay chính là giá thành sảnxuất thực tế của thành phẩm hoàn thành

Đối với DNTM, trị giá vốn hàng xuất kho để bán bao gồm trị giá muathực tế và chi phí mua của số hàng xuất kho

Trị giá vốn hàng xuất kho có thể đợc tính theo một trong các phơngpháp sau:

-Phơng pháp thực tế đích danh

-Phơng pháp bình quân gia quyền.

-Phơng pháp nhập trớc xuất trớc

-Phơng pháp nhập sau xuất trớc

*Phơng pháp thực tế đích danh: theo phơng pháp này khi hàng nhậpkho phải theo dõi riêng từng lô hàng về số lợng cũng nh giá cả khi xuất ra

sử dụng thuộc lô hàng nào thì tính theo giá của lô hàng đó

Phơng pháp này đợc áp dụng đối với DN có ít loại mặt hàng hoặc mặthàng ổn định và nhận diện đợc

*Phơng pháp bình quân gia quyền: theo phơng pháp này, giá trị củatừng loại hàng tồn kho đợc tính theo giá trị trung bình của từng loại hàngtồn kho tơng tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho đợc mua hoặc sảnxuất trong kỳ Giá trị trung bình cũng có thể đợc tính theo thời kỳ hoặc mỗikhi nhập một lô hàng về phụ thuộc vào tình hình kinh doanh của DN

*Phơng pháp nhập trớc xuất trớc: phơng pháp này đặt trên giả định làhàng tồn kho đợc nhập trớc thì sẽ xuất trớc và hàng tồn kho cuối kỳ là hàngtồn kho đợc nhập tại thời điểm cuối kỳ

Theo phơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đợc tính tho giá của lôhàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho

đợc tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳcòn tồn kho

*Phơng pháp nhập sau xuất trớc: áp dụng trên giả định là hàng tồn kho

đợc nhập sau thì đợc xuất trớc và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồnkho đợc nhập trớc đó

Theo phơng pháp này thì trị giá hàng xuất kho đợc tính theo giá của lôhàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị hàng tồn kho đợc tính theo giá củahàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho

Tính trị giá vốn của hàng đã bán:

Kế toán căn cứ vào trị giá vốn hàng xuất kho để bán, chi phí bán hàng

và chi phí quản lý DN của số hàng đã bán để tổng hợp lại tính trị giá vốncủa hàng đã bán nh sau:

Trị giá vốn Trị giá vốn Chi phí bán hàng vàHàng đã bán = hàng xuất kho + chi phí quản lý DN

CPBH của số hàng đã bán

Giá

vốn hàng

đã

bán

1.2.4 Chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN.

1.2.4.1.Chi phí bán hàng.

Chi phí bán hàng là chi phí lu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trongquá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ nh chí phí bao gói sản phẩm,bảo quản hàng hóa, chi phí vận chuyển, tiếp thị hàng hóa…

Nội dung: theo quy định hiện hành CPBH của DN bao gồm các loạichi phí sau:

- Chi phí nhân viên: Bao gồm các khoản tiền lơng, tiền phụ cấp phảitrả cho nhân viên bán hàng…và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ trêntiền lơng theo quy định

- Chi phí vật liệu, bao bì: Bao gồm các chi phí để bao gói sản phẩm.Bảo quản, nhiên liệu trong quá trình vận chuyển hàng hóa…

- Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Bao gồm chi phí công cụ, dụng cụ đo lờng,tính toán, làm việc trong khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa

- Chi phí khấu hao TSCĐ: Bao gồm chi phí khấu hao về nhà kho, cửahàng, phơng tiện bốc dỡ, vận chuyển…

- Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa: Bao gồm các chi phí bỏ ra

để sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa trong thời gian quy định

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm chi phí thuê TSCĐ, thuê kho,bãi, thuê bốc vác, vận chuyển, hoa hồng cho các đại lý bán hàng…

- Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c: Bao gåm c¸c chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸tr×nh tiªu thô s¶n phÈm ngoµi c¸c chi phÝ kÓ trªn nh: chi phÝ tiÕp kh¸ch, chiphÝ qu¶ng c¸o, tiÕp thÞ…

Sơ đồ: Kế toán CPBH

Diễn giải sơ đồ:

(1)Chi phí nhân viên phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm

(2)Giá trị vật liệu phục vụ cho quá trình bán hàng

(3a) CC,DC cho quá trình bán hàng trong trờng hợp phân bổ một lần.(3b) CC,DC cho quá trình bán hàng trong trờng hợp phân bổ nhiều lần.(4) Trích khấu hao TSCĐ cho bộ phận bán hàng

(5) Trích trớc chi phí bảo hành sản phẩm trong kỳ

(6) Chi phí bằng tiền khác phát sinh trong quá trình bán hàng

(7) Các khoản đợc ghi giảm CPBH thực tế phát sinh trong kỳ (nếu có).(8) Cuối kỳ xác định và kết chuyển CPBH để xác định kết quả kinhdoanh

(9a) Phân bổ CPBH cho số sản phẩm, hàng hóa còn lại cuối kỳ chatiêu thụ

(5)

(6a) (6b)

(7)

(9b) (3a) (3b)

(9b) Sang kỳ kế toán sau, kết chuyển CPBH từ TK1422 sang TK911

để xác định kết quả kinh doanh

1.2.4.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý DN là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh,quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động chungcủa DN

Nội dung:theo quy định hiện hành, CPQLDN gồm các loại chi phí sau:

- Chí phí nhân viên quản lý: Bao gồm tiền lơng, phụ cấp phải trả choban giám đốc, nhân viên các phòng ban của DN và các khoản trích BHXH,BHYT, KPCĐ trên tiền lơng nhân viên quản lý theo quy định

- Chi phí vật liệu quản lý: Bao gồm các loại vật liệu, nhiên liệu xuấtdùng cho hoạt động quản lý của ban giám đốc và các phòng ban của DN,cho sửa chữa TSCĐ…dùng chung cho toàn DN

- Chi phí đồ dùng văn phòng: Bao gồm chi phí về đồ dùng, dụng cụvăn phòng dùng trong công tác quản lý chung toàn DN

- Chi phí khấu hao TSCĐ: Bao gồm chi phí khấu hao của nhữngTSCĐ dùng chung cho toàn DN nh văn phòng làm việc, kho tàng…

- Thuế, phí, lệ phí: Bao gồm thuế nhà đất, thuế môn bài…và cáckhoản phí, lệ phí giao thông, cầu phà…

- Chi phí dự phòng: Bao gồm các khoản trích dự phòng giảm giáhàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm các khoản chi về dịch vụ muangoài, thuê ngoài nh tiền điện, nớc, thuê sửa chữa TSCĐ dùng chung toànDN

- Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm các khoản chi bằng tiền ngoài cáckhoản đã kể trên nh chi hội nghị, tiếp khách, chi công tác phí, chi đào tạocán bộ…

CPQLDN là một khoản chi phí gián tiếp do đó cần đợc lập dự toán vàquản lý chi tiêu tiết kiệm, hợp lý Đây là chi phí liên quan đến mọi hoạt

động trong DN, do vậy cuối kỳ cần phải đợc tính toán, phân bổ để xác địnhkết quả kinh doanh

Việc hach toán, phân bổ và kết chuyển CPQLDN vào cuối kỳ cũng

Diễn giải sơ đồ:

(1) Chi phí nhân viên quản lý

(2) Giá trị vật liệu phục vụ cho quản lý chung toàn DN

(3a) CC,DC cho quản lý chung toàn DN trong trờng hợp phân bổ mộtlần

(3b) CC,DC cho quản lý chung toàn DN trong trờng hợp phân bổnhiều lần

(4) Trích khấu hao TSCĐ cho bộ phận quản lý

(5) Thuế, phí, lệ phí

(6) Chi phí dự phòng

(7) Chi phí bằng tiền khác phát sinh trong quản lý chung toàn DN.(8) Các khoản đợc ghi giảm CPQLDN thực tế phát sinh trong kỳ (nếucó)

(9) Cuối kỳ xác định và kết chuyển CPQLDN để xác định KQKD.(10a) Phân bổ CPQLDN cho số sản phẩm, hàng hóa còn lại cuối kỳcha tiêu thụ

(10b) Sang kỳ kế toán sau, kết chuyển CPQLDN từ TK 1422 sang TK

911 để xác định KQKD

1.2.5 Xác định kết quả bán hàng.

Kết quả bán hàng là khoản chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuầnvới trị giá vốn hàng bán ra và CPBH,CPQLDN phân bổ cho hàng đã bán Để tính toán chính xác kết quả bán hàng của từng nhóm sản phẩm,hàng hóa, dịch vụ, kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi riêng trị giá vốnhàng bán, CPBH,CPQLDN và doanh thu của từng nhóm sản phẩm, hànghóa, dịch vụ…

1.3 Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.

1.3.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng.

1.3.1.1 Chứng từ sử dụng.

Chứng từ kế toán vừa là vật mang tin, vừa là vật truyền tin về cácnghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành ở các đơn vị.Chứng từ kế toán là cơ sở kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của mọinghiệp vụ, đồng thời là căn cứ kế toán để thực hiện việc tổ chức hạch toánban đầu cũng nh kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ sách, tài liệu trongDN

Trong các DNTM thờng sử dụng các chứng từ bán hàng sau:

- Hợp đồng mua bán hàng hóa

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

- Phiếu nhận hàng của nhân viên bán hàng

- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng

- Báo cáo bán hàng…

1.3.1.2.Tài khoản sử dụng.

Để phản ánh quá trình bán hàng và kết quả bán hàng trong DN, kếtoán sử dụng một số tài khoản sau:

- TK 156 “Hàng hóa”: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảmhàng hóa trong DNTM, dịch vụ và những cơ sở sản xuất có tổ chức hoạt

động kinh doanh hàng hóa

- TK 156 gồm 2 tài khoản cấp 2:

- + TK 156(1): Trị giá mua hàng hóa

- + TK 156(2): Chi phí thu mua hàng hóa

- TK 611” Mua hàng”: Phản ánh trị giá vốn của hàng luân chuyểntrong tháng( trong trờng hợp DN hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp

kê khai thờng xuyên)

- TK 157 “Hàng gửi đi bán”:Phản ánh trị giá hàng hóa, sản phẩm

đã gửi hoặc chuyển đến cho khách hàng nh gửi bán đại lý, ký gửi nhng cha

đợc khách hàng chấp nhận thanh toán

- TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Phản ánhdoanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của DN trong một kỳ kế toán củahoạt động sản xuất kinh doanh

- TK 512 “Doanh thu nội bộ”: Phản ánh doanh thu của số sảnphẩm, hàng hóa, dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ DN

- TK 3387 “Doanh thu cha thực hiện”: Phản ánh doanh thu cha thựchiện của DN trong kỳ kế toán

- TK 521 “Chiết khấu thơng mại”: Phản ánh khoản chiết khấu

th-ơng mại mà DN đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho ngời mua hàng do việcngời mua hàng đã mua hàng, dịch vụ với khối lợng lớn theo thỏa thuận vềchiết khấu thơng mại ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kếtmua, bán hàng

TK 521 có 3 tài khoản cấp 2:

+ TK 521(1): Chiết khấu hàng hóa

+ TK 521(2): Chiết khấu thành phẩm

+ TK 521(3): Chiết khấu dịch vụ

- TK 531 “Hàng bán bị trả lại”: Phản ánh trị giá của số sản phẩm,hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do vi phạm cam kết, viphạm hợp đồng kinh tế, hàng bị mất, kém phẩm chất, sai quy cách…

- TK 532 “Giảm giá hàng bán”: Phản ánh khoản giảm giá hàng bánthực tế phát sinh trong kỳ kế toán

- TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Phản ánh trị giá vốn thành phẩm,hàng hóa, dịch vụ, giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp(đối với DN xâylắp) bán trong kỳ

- TK 641 “Chi phí bán hàng”: Phản ánh các chi phí thực tế phátsinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ nh chi phí chàohàng, giới thiệu sản phẩm, hoa hồng bán đại lý, chi phí đóng gói sản phẩm

TK này đợc mở thành 7 tài khoản cấp 2 tơng ứng với các nội dung củaCPBH

- TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”: Phản ánh các khoản chiphí quản lý chung toàn DN nh chi phí lơng nhân viên quản lý, khấu haoTSCĐ…

Tài khoản này đợc mở thành 8 tài khoản cấp 2 tơng ứng với nội dungcủa từng loại CPQLDN

- TK 3331 “Thuế GTGT phải nộp”: Phản ánh số thuế GTGT đầu ra,

số thuê GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp, số thuế GTGT đợc khấu trừ,

số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào NSNN

- TK3331 có 2 tài khoản cấp 3:

- TK 3331(1): Thuế GTGT đầu ra

- TK 3331(2): Thuế GTGT hàng nhập khẩu

- TK 911 “Xác định kết quả”: Tài khoản này dùng để xác định kếtquả hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động khác của DN trongmột kỳ kế toán

1.3.2 Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu.

* Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Diễn giải sơ đồ:

(1) Giá vốn hàng xuất kho

(2a) Hàng hóa xuất gửi bán

(2b) Hàng gửi bán đã đợc tiêu thụ

(3) Nhập kho hàng gửi đi bán

(4a) Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thu tiền ngay

(5b) (4a)

(4b) (5a)

(2a)

(3)

TK 632 TK 911 TK 511 TK 111

(6) Kết chuyển giá vốn hàng bán.

(7) Kết chuyển CPBH

(8) Kết chuyển CPQLDN

(9a) Kết chuyển lãi hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ

(9b) Kết chuyển lỗ hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ

* Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng theo phơng pháp kiểm kê

định kỳ.

Diễn giải sơ đồ:

(1) DN mua hàng hóa

(2a) Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho đầu kỳ

(2b) Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ

(3) Xác định tổng giá trị hàng xuất bán

(4a) Giá trị hàng hóa gửi bán nhng cha đợc chấp nhận thanh toán

(4b) Giá trị hàng hóa gửi bán đã đợc chấp nhận tiêu thụ

(5a) Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thu tiền ngay

(2a)

(4a) (4b)

(6a) (5b)

(5a) (6b)

(7) (3)

(1)

(2b)

(6a) Cuối kỳ kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu vào TK 511

(10a) Kết chuyển lãi hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ

(10b) Kết chuyển lỗ hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ

1.3.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.

Số lợng sổ kế toán và kết cấu mẫu sổ kế toán sử dụng ở DN phụ thuộcvào hình thức kế toán đã lựa chọn trong 4 hình thức kế toán sau:

 Hình thức Chứng từ ghi sổ sử dụng các loại sổ sau:

1.3.4 Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong

điều kiện áp dụng máy vi tính.

1.3.4.1 Mã hóa các đối tợng.

Để thực hiện tổ chức kế toán trên máy vi tính nhất thiết phải có sự mãhóa, khai báo và cài đặt các đối tợng có liên quan để đảm bảo sự liên kếtchặt chẽ giữa các luồng thông tin

Mã hóa là hình thức để thực hiện phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp đối ợng cần quản lý Mã hóa cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách dễ dàngcác đối tợng khi gọi mã

Việc xác định đối tợng cần mã hóa là hoàn toàn tùy thuộc vào yêucầu quản trị DN Thông thờng các đối tợng sau cần đợc mã hóa trong kếtoán bán hàng và xác định kết quả bán hàng: khách hàng, hàng hóa, chứng

từ, tài khoản…Việc mã hóa này đợc thực hiện thông qua các danh mục

1.3.4.2 Xác định danh mục

* Danh mục tài khoản

Hệ thống tài khoản là xơng sống của toàn bộ hệ thống Hầu hết cácthông tin kế toán đều đợc phản ánh thông qua các tài khoản Vì vậy, việcxây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý, khaithác thông tin tiếp theo, đặc biệt trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy.Bằng việc khai báo và mã hóa có hệ thống kèm theo việc thiết kế cáctrạng thái và các kết nối ( có thể bằng dạng số, dạng ký tự, hoặc kết hợp cảhai tùy theo đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở DN ), tài khoản bán hàng

có thể khai báo thêm các tiểu khoản chi tiết thông qua việc thực hiện một sốcách sau:

- Thông qua số hiệu tài khoản và các tài khoản liên quan theo danhmục tài khoản đợc Nhà nớc quy định để khai báo các biến mã nhận biết t-

ơng ứng tùy thuộc yêu cầu quản lý của DN kèm theo phần khai báo, diễn

- Thông qua việc khai báo các thông tin cụ thể về các tài khoản, khaibáo mối quan hệ giữa các tài khoản chính và các tài khoản chi tiết.

 Danh mục chứng từ

Việc tổ chức, theo dõi, quản lý, cập nhật, luân chuyển, xử lý các loạichứng từ trên hệ thống máy tính cần phải đợc thực hiện và tuân thủ chặt chẽquy trình luân chuyển, cập nhật và xử lý chứng từ đợc DN quy định

Để quản lý, mỗi chứng từ gốc mang một mã hiệu xác định Với mãhiệu chứng từ, có thể tiến hành lọc, in ra các bảng kê chi tiết và bảng tổnghợp theo từng loại chứng từ

 Danh mục khách hàng

Danh mục này đợc dùng để theo dõi chi tiết bán sản phẩm, hàng hóa

và các khoản phải thu của từng khách hàng Mỗi khách hàng đợc nhận diệnbằng một mã hiệu gọi là mã khách hàng Tùy quy mô và phạm vi giao dịch

mà quyết định phơng pháp mă hóa cho phù hợp và hiệu quả:

- Nếu khách hàng lớn, có thể sử dụng phơng pháp đánh số ký hiệu tăngdần 1,2,3…Song mã kiểu này không mang ý nghĩa gợi nhớ

- Nếu khách hàng không nhiều, có thể mã hóa theo tên viết tắt hoặcghép chữ cái đầu trong tên khách hàng Mã kiểu này mang tính gợi nhớ cao

- Mã hóa theo kiểu khối : mã gồm hai khối, khối nhóm khách hàng vàkhối số thứ tự tăng dần của khách trong mỗi nhóm Việc tạo nhóm kháchhàng có thể tiến hành theo tiêu thức địa lý hay tính chất tổ chức công việc.Ngoài ra, mỗi khách hàng còn đợc mô tả chi tiết thông qua các thuộctính khác nh địa chỉ, tài khoản, hạn thanh toán…

 Danh mục hàng hóa

Việc quản lý nhập, xuất, tồn kho hàng hóa đợc thực hiện thông quadanh mục hàng hóa Mỗi hàng hóa mang mã hiệu riêng, bên cạnh mã hiệu

là các thuộc tính mô tả khác nh tên hàng hóa, đơn vị tính, tài khoản kho…

kế toán tự động trên máy theo đúng yêu cầu Kế toán không phải lập các sổ

kế toán, các báo cáo mà chỉ lọc và in ra theo yêu cầu sử dụng

Trong trờng hợp cần thiết có thể cải tiến, sửa đổi nội dung, mẫu biểucủa các sổ kế toán cũng nh các báo cáo kế toán quản trị, song phải đảm bảotính hợp lý, thống nhất và đúng chế độ kế toán quy định

1.3.4.4 Tổ chức bộ máy kế toán và quản trị ngời dùng.

Quản trị ngời dùng là một vấn đề quan trọng khi tổ chức bộ máy kếtoán trong điều kiện sử dụng máy vi tính, giúp cho DN về tính bảo mật dữliệu Do đó công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phảithực hiện phân quyền nhập liệu cũng nh quyền in sổ sách, báo cáo kế toáncho các nhân viên kế toán, quyền khai thác thông tin của giám đốc điềuhành, các nhân viên khác trong DN một cách rõ ràng để có thể kiểm tra,quy trách nhiệm cho các nhân viên nhập liệu khi có sai sót và đảm bảo sựbảo mật về số liệu

Nh vậy, ngoài việc quản lý đối tợng liên quan trực tiếp đến chu trìnhbán hàng theo các danh mục đặc thù cũng nh các phần hanh kế toán khác,việc quản lý, sử dụng chứng từ, tài khoản, sổ kế toán trong kế toán máycũng rất khác so với kế toán thủ công Tuy nhiên nội dung công tác kế toánbán hàng và xác định kết quả bán hàng vẫn phải tuân theo chế độ, thể lệquản lý kinh tế, tài chính và chuẩn mực chế độ kế toán hiện hành

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty vât t kỹ thuật xi măng là doanh nghiệp của nhà nớc, thànhviên của Tổng công ty xi măng Việt Nam, vốn kinh doanh thuộc sở hữu củaNhà nớc Công ty có t cách pháp nhân, hạch toán độc lập

Tên giao dịch chính thức của công ty:

Hoạt động chủ yếu là kinh doanh xi măng

Tiền thân của Công ty là Xí nghiệp vật t kỹ thuật xi măng ( Xí nghiệpVTKTXM ) trực thuộc Liên hiệp các xí nghiệp xi măng - Bộ xây dựng Xínghiệp đợc thành lập theo quyết định số 203A/BXD-TCLĐ ngày 12 tháng

02 năm 1993 của Bộ trởng Bộ xây dựng

Ngày 30/9/1993, Bộ xây dựng ra quyết định số 445/BXD- TCLĐ đổitên xí nghiệp VTKTXM thành Công ty vật t kỹ thuật xi măng ( Công tyVTKTXM), lúc đó công ty có nhiệm vụ là :

+ Quản lý nguồn vốn góp tham gia liên doanh nghiền và sản xuất ximăng

+ Tổ chức bán lẻ xi măng tại địa bàn Hà Nội

+ Là lực lợng dự bị tăng cờng cung ứng xi măng cần thiết trên địa bànMiền Bắc ( từ Vinh trở ra )

Ngày 10/7/1995, Chủ tịch HĐQT Tổng công ty XMVN đã quyết định

số 833/TCT-HĐQT, về việc chuyển giao tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, tàisản và lực lợng cán bộ công nhân viên hai chi nhánh tại HN của CTXM

Bỉm Sơn và công ty xi măng Hoàng Thạch cho công ty VTKTXM quản lý

kể từ ngày 1/8/1995 với chức năng nhiệm vụ:

+Tổ chức kinh doanh, lu thông tiêu thụ xi măng và trên thị trờng HN +Làm Tổng đại lý tiêu thụ xi măng cho hai công ty xi măng HoàngThạch và xi măng Bỉm Sơn

+Các hoạt động tham gia liên doanh của công ty đợc bàn giao lại chocác thành viên khác trong Tổng công ty XMVN

Ngày 23/5/1998 Chủ tịch HĐQT Tổng công ty xi măng VN đã ra cácquyết định sau :

+Quyết định số 605/XMVN-HĐQT về việc chuyển giao tổ chức, chứcnăng nhiệm vụ, tài sản và lực lợng CBCNV hai Trung tâm tiêu thụ xi măngphía bắc Sông Hồng và một số Công ty VTKTXM cho Công ty vật t vận tải

xi măng quản lý kể từ ngày 01/6/1998

+Quyết định số 606/XMVN-HĐQT về việc chuyển giao tổ chức, chứcnăng, nhiệm vụ, tài sản và lực lợng CBCNV hai chi nhánh tại Hà Tây vàHòa Bình của công ty XMBS và công ty VTKTXM quản lý từ ngày01/6/1998

 Đổi tên chi nhánh công ty XMBS thành chi nhánh công ty VTKTXM

 Chuyển phơng thức làm Tổng đại lý sang mô hình mua đứt bán đoạn

Đến thời điểm này, địa bàn hoạt động của công ty đã đợc mở rộng từ HàNội (phia Nam), Hà Tây và Hòa Bình

Ngày 21/3/2000 theo quyết định số 97/XMVN-HĐQT của Chủ tịchHĐQT-Tổng công ty XMVN về việc chuyển giao tổ chức, chức năng,nhiệm vụ, tài sản và lực lợng CBCNV làm nhiệm vụ kinh doanh tiêu thụ ximăng của công ty VTKTXM quản lý từ ngày 01/4/2000 bao gồm:

Các chi nhánh tại Thái Nguyên, Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Lào Cai và haitrung tâm tiêu thụ xi măng phía Bắc Sông Hồng và một số công nhân củacông ty VTKTXM trớc đây chuyển sang

Ngày 27/3/2002, tại quyết định số 85/XMVN-HĐQT của Chủ tịchHĐQT- Tổng công ty XMVN về việc chuyển giao tổ chức, chức năngnhiệm vụ, tài sản và lực lợngCBCNV ở hai Chi nhánh Công ty VTKTXMtại Hà Tây, Hòa Bình cho công ty xi măng Bỉm Sơn quản lý kể từ ngày01/04/2002

Nh vậy kể từ khi thành lập đến nay, Công ty VTKTXM đã trải quanhiều biến động, do thay đổi mô hình tổ chức, chức năng nhiêm vụ vì vậy

vậy Công ty vẫn nhanh chóng sắp xếp ổn định tổ chức, với địa bàn hoạt

động ở hầu hết các tỉnh phía Bắc nh: Hà Nội, Hà Tây, Hòa Bình, Sơn La,Lai Châu, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Yên Bái, Thái Nguyên… SXKD hiệu quả SXKD hiệu quả

và dảm bảo đời sống thu nhập cho CBCNV và đơc thể hiện qua một số chỉtiêu sau:

2004

Năm2005

Dù doanh thu thuần ở mức thấp song lợi nhuận sau thuế đã tăng caohơn so với 2004 là do chi phí bán hàng năm 2004 quá cao, cao hơn gần 20

tỷ so với năm 2005

Trớc tình hình đó, năm 2006 công ty đã đề ra các phơng hớng, biệnpháp nhằm đạt các mục tiêu trong kinh doanh, đảm bảo công ăn việc làmcho CBCNV:

- Bám sát nhiệm vụ Tổng công ty giao, nắm chắc nhu cầu thị trờng.Luôn đảm bảo đủ chân hàng đáp ứng nhu cầu xi măng của thị trờng và giữbình ổn giá xi măng tại địa bàn đợc phân công

- Khắc phục mặt còn yếu kém, tồn tại trong năm 2005, nêu cao vai tròcán bộ, củng cố cửa hàng và cải tiến phơng thức bán hàng…để tiêu thụ 2,2triệu tấn xi măng trở lên

- Nhanh chóng ổn định hoạt động sản xuất của xí nghiệp bao bì VĩnhTuy đảm bảo sản lợng theo kế hoạch, hạn chế lỗ tới mức thấp nhất

- Thực hành triệt để công tác tiết kiệm, tăng cờng công tác kiểm tra,giám sát

2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty

* Lĩnh vực kinh doanh:

- Tổ chức lu thông, kinh doanh tiêu thụ xi măng trên địa bàn : Hà Nội,

Hà Tây, Hòa Bình, Vĩnh Phúc, Thái Nguyên, Phú Thọ, Lào Cai, Bắc Cạn,Sơn La, Lai Châu, Cao Bằng, Hà Giang, Tuyên Quang, Yên Bái Tổ chức

hệ thống bán buôn và mạng lới bán lẻ thông qua đại lý, cửa hàng

- Thực hiện mua xi măng từ các nhà máy thuộc tổng công ty theo kếhoạch

- Tổ chức kinh doanh tiêu thụ xi măng hiệu quả tại các địa bàn theo kếhoạch

- Tổ chức tốt công tác tiếp thị để bán hàng và nắm bắt nhu cầu tiêu thụ

xi măng từng tháng, quý và năm trên địa bàn đợc giao phụ trách, lập kếhoạch nguồn hàng đúng, sát nhu cầu

- Tổ chức hệ thống kho tàng đảm bảo đủ lợng hàng dự trữ hợp lý trongkinh doanh, đặc biệt vào mùa xây dựng

- Tổ chức và quản lý lực lợng, phơng tiện vận tải, bốc xếp của đơn vị.Khai thác sử dụng hiệu quả lực lợng vận tải để đa xi măng đến các đầu mốigiao thông, ga, cảng, đến chân công trình…

* Đặc điểm mặt hàng của công ty:

Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là xi măng Hoàng Thạch, ximăng Bỉm Sơn, xi măng Bút Sơn, xi măng Hải Phòng, xi măng Tam Điệp…với các chủng loại rất phong phú, có chất lợng cao, uy tín trên thị trờng nh:PC30, PC40,PCB30,PCB40…

Trong đó, xi măng Hoàng Thạch chiếm tỷ trọng lớn nhất khoảng40%, xi măng Bút Sơn 25%, xi măng Bỉm Sơn 20%, xi măng Hải Phòng10% và các loại xi măng khác Nh vậy xi măng Hoàng Thạch đợc ngời tiêudùng cả nớc tín nhiệm, thờng đợc sử dụng cho các công trình trọng điểmcủa cả nớc Do đó, công ty rất quan tâm chú trọng kinh doanh mặt hàngnày

2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty.

Bộ máy của công ty đơc thực hiên theo mô hình trực tuyến chức năng.Mỗi đơn vị, phòng ban có chức năng nhiệm vụ riêng, nhng kết hợp chặt chẽhài hòa cho mục tiêu chung của công ty

* Giám đốc công ty: Là ngời đứng đầu, do HĐQT của Tổng công ty

bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng và kỷ luật theo đề nghị của Tổng giám

đốc Đồng thời là ngời chịu trách nhiệm trớc Tổng công ty và pháp luật về

nhiêm chung, trực tiếp đảm nhận các lĩnh vực tổ chức nhân sự, tài chính kếtoán và quản trị văn phòng.

* Phó Giám đốc kinh doanh ( PGĐ kinh doanh ) :

- Phụ trách các nghiệp vụ kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh

- Phụ trách về hợp đồng kinh tế, kiểm tra và kiện toàn vật t hàng hóa,công tác nội chính, thanh tra kiểm tra

* Phó giám đốc phụ trách vận tải (PGĐ phụ trách vận tải ):

- Phụ trách đơn vị vận tải hàng hóa bằng các phơng tiện vận chuyểnhàng nội bộ DN từ đầu nguồn

- Làm công tác định mức trong khâu vận tải

- Phụ trách công tác đào tạo, cải tiến kỹ thuật và công tác đầu t, sửachữa lớn

Các phòng ban của Công ty có chức năng nhiêm vụ chủ yếu sau:

*Phòng Tổ chức lao động ( P.TCLĐ):

+ Xây dựng kế hoạch nhân sự, quy hoạch cán bộ, đào tạo nhận xét, đánhgiá cán bộ; bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, đề xuất nâng cao bậc lơng, tham m-

u giải quyết tranh chấp về lao động tiền lơng trong Công ty

+ Tổ chức lao động hợp lý, và thực hiện các chế độ chính sách đối vớingời lao động nh nghỉ phép, nghỉ hởng chế độ BHXH, theo dõi quyết toánthu, nộp BHXH, báo cáo tăng giảm BHXH

 Phòng Kinh tế kế hoạch (P.KTKH):

- Xây dựng kế hoạch, giao kế hoạch cho các phòng ban

- Lập dự thảo hợp đồng kinh tế mua, bán xi măng; hợp đồng thuê

ph-ơng tiện vận tải; hợp đồng thuê kho dự trữ xi măng

- Công tác xây dựng sửa chữa lớn

 Phòng Kế toán tài chính (P.KTTC):

- Xây dựng đơn giá, chi phí lu thông, kế hoạch tài chính

- Chỉ đạo lập chứng từ ban đầu và lập sổ hạch toán theo đúng quy địnhcủa Nhà Nớc, cấp trên

- Quản lý vốn tiền hàng, sử dụng vốn có hiệu quả, không để thất thoátvốn và tiền hàng

- Chỉ đạo về công nợ và thu hồi công nợ, không để tiền hàng đọng lạikhó đòi

- Giám sát các chứng từ, chỉ tiêu, đảm bảo theo đúng chế độ quy địnhcủa Nhà Nớc