Tổng quan tình hình nghiên cứu
Tình hình nghiên cứu trong nước:
Vũ Thị Phụng (2021) đã biên soạn "Giáo trình lý luận về Quản trị văn phòng", xuất bản bởi Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
Chương 9 của giáo trình tập trung vào việc tổ chức hội họp và sự kiện văn phòng, cung cấp các khái niệm cơ bản cùng với việc phân tích quy trình và phương pháp tổ chức hiệu quả cho các hoạt động này.
Cuốn sách "Quản trị hành chính văn phòng" của Nguyễn Hữu Thân (2010), xuất bản bởi Nhà xuất bản Lao động - Xã hội tại Hồ Chí Minh, được chia thành 3 phần chính và 11 chương Tác phẩm này trình bày chi tiết từ những kiến thức cơ bản đến chuyên sâu về nghiệp vụ hành chính văn phòng, ứng dụng trong nhiều lĩnh vực và ngành nghề khác nhau.
Nguyễn Đình Hùng (2011) đã trình bày các nguyên tắc và kỹ thuật điều hành trong hội họp truyền thống, giúp nâng cao năng lực quản lý và giao tiếp Tuy nhiên, tài liệu này chưa phản ánh đầy đủ tác động của công nghệ số đến hoạt động hội họp, gây khó khăn trong việc áp dụng vào môi trường làm việc hiện đại với sự phổ biến của họp trực tuyến Do đó, nghiên cứu hiện nay nhằm kế thừa và phát triển nội dung từ tài liệu này, bổ sung góc nhìn mới phù hợp với bối cảnh chuyển đổi số và quản trị công hiện đại.
Nguyễn Văn Thâm (2003) đã nghiên cứu và hệ thống hóa các nguyên tắc tổ chức, quản lý và điều hành trong các cơ quan hành chính nhà nước, cung cấp nền tảng lý luận vững chắc về tổ chức công sở, bao gồm hội họp, quản lý thời gian, phân công công việc và điều hành hoạt động nội bộ Tuy nhiên, tài liệu này chưa đề cập đến tác động của công nghệ thông tin và chuyển đổi số đến cách thức tổ chức và vận hành công sở hiện đại Do đó, nghiên cứu hiện tại sẽ cập nhật và phát triển các nội dung liên quan, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số, nhằm đáp ứng yêu cầu đổi mới quản trị trong các cơ quan hành chính công, bao gồm tổ chức hoạt động hội họp hiệu quả và thích ứng.
Phùng Thị Thảo Anh (2022) đã tiến hành nghiên cứu về tổ chức hội họp và sự kiện tại Hội Phát triển Hợp tác Kinh tế Việt Nam – Asian, nhằm làm rõ vai trò và quy trình tổ chức, đồng thời chỉ ra những khó khăn và hạn chế trong thực tiễn triển khai tại tổ chức này.
Vũ Thị Giang (2017) đã nghiên cứu công tác tổ chức hội họp tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, nêu rõ những ưu điểm và hạn chế trong quy trình này, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức hội họp trong doanh nghiệp.
Nguyễn Văn Long (2017) đã tiến hành khảo sát và đánh giá quy trình tổ chức hội họp tại Văn phòng Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông, làm rõ các yếu tố ảnh hưởng và những tồn tại trong thực tiễn Tài liệu này cung cấp thông tin thực tiễn giá trị, nhấn mạnh vai trò quan trọng của công tác tổ chức hội họp trong quản trị văn phòng, đồng thời là nguồn tham khảo hữu ích cho các nghiên cứu trong cùng lĩnh vực.
Bài viết của Phạm Huy Giao (2020) cung cấp cái nhìn tổng quan về bản chất và thực tiễn của chuyển đổi số tại Việt Nam, nhấn mạnh vai trò của công nghệ số trong việc cải tiến quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý Mặc dù không đi sâu vào lĩnh vực tổ chức hội họp, nhưng những luận điểm về tác động của chuyển đổi số đến phương thức làm việc và giao tiếp trong các tổ chức là cơ sở quan trọng cho nghiên cứu đổi mới hoạt động hội họp trong môi trường hành chính công Tài liệu này có giá trị nền tảng, định hướng lý luận cho việc áp dụng công nghệ số vào tổ chức hội họp hiện nay.
TS Ngô Thị Thu Dung (2021) đã làm rõ khái niệm và các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình chuyển đổi số trong giáo dục đại học, nhấn mạnh vai trò của công nghệ số trong việc cải cách quản lý, giảng dạy và tương tác trong nhà trường Tác giả khẳng định tính cần thiết của chuyển đổi số đối với giáo dục và quản trị tổ chức Mặc dù nghiên cứu chủ yếu tập trung vào dạy học, nhưng các luận điểm về hạ tầng công nghệ, kỹ năng số và văn hóa tổ chức có thể áp dụng để cải thiện tổ chức hội họp trong các cơ quan hành chính công Tài liệu này là nguồn tham khảo lý luận quý giá cho việc xác định các yếu tố nền tảng của quá trình chuyển đổi số.
Nguyễn Đức Ca và Đinh Văn Thái (2024) đã trình bày một cái nhìn toàn diện về chuyển đổi số trong giáo dục đại học, bao gồm khái niệm, xu hướng phát triển và giải pháp triển khai hiệu quả Tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng của chuyển đổi số trong việc đổi mới quản trị đại học, nâng cao hiệu quả điều hành và tăng cường tương tác giữa các bên trong hệ thống giáo dục.
Tình hình nghiên cứu nước ngoài:
Nghiên cứu của Lei Wenwu (2019) trình bày một phương pháp và thiết bị hỗ trợ tự động hóa toàn bộ quy trình tổ chức cuộc họp Phương pháp này bao gồm việc xác định "điểm họp" tối ưu dựa trên lịch rảnh - bận và trạng thái thiết bị IoT, gửi lời mời động cho người tham dự, điều phối tài nguyên phòng họp, ghi nhận biên bản và phân công nhiệm vụ sau cuộc họp Nhờ đó, quy trình tổ chức cuộc họp được rút ngắn thời gian chuẩn bị, giảm xung đột lịch và nâng cao hiệu quả thực thi các hành động sau cuộc họp.
David E Sorkin (2008) trong bài viết "Điều hành một cuộc họp hiệu quả" trên Social Science Research Network đã đưa ra các hướng dẫn quan trọng để tổ chức cuộc họp thành công Các yếu tố cốt lõi bao gồm việc xác định rõ mục tiêu của cuộc họp, xây dựng chương trình họp mạch lạc, giới hạn số lượng người tham dự và thời gian hợp lý, đồng thời duy trì sự cân bằng giữa việc kiểm soát tiến trình và tạo không gian cho thảo luận cởi mở.
Frederick Rajendran Ravikumar & Subramaniam Tirumalaiswamy (2006),
Phương pháp và hệ thống quản lý cuộc họp mô tả quy trình số hóa hiệu quả, bao gồm việc lập lịch và chọn người tham dự, gửi thư mời để cho phép bổ sung đề mục thảo luận Hệ thống tự động hợp nhất các đề mục thành danh sách tổng hợp, từ đó lựa chọn chủ đề cuối cùng và thông báo chương trình họp hoàn chỉnh đến tất cả các thành viên.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu là hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực trạng tổ chức hoạt động hội họp trong bối cảnh chuyển đổi số tại Học viện Hành chính và Quản trị công Nghiên cứu sẽ đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động hội họp trong bối cảnh chuyển đổi số tại Học viện Hành chính Quốc gia, hiện nay là Học viện Hành chính và Quản trị công.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu đã đề ra, đề tài tập trung thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Hệ thống hóa và làm rõ cơ sở lý luận về việc tổ chức hoạt động hội họp trong bối cảnh chuyển đổi số;
Khảo sát thực tế và đánh giá hoạt động tổ chức hội họp tại Học viện Hành chính Quốc gia trong bối cảnh chuyển đổi số nhằm chỉ ra những hạn chế hiện tại và xác định các hoạt động cần tiếp tục thực hiện.
Để nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động hội họp trong bối cảnh chuyển đổi số tại Học viện Hành chính Quốc gia, cần đề xuất một số giải pháp như áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình tổ chức, tăng cường đào tạo kỹ năng số cho cán bộ, và xây dựng nền tảng trực tuyến để hỗ trợ việc kết nối và trao đổi thông tin giữa các thành viên.
Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu
Các hoạt động hội họp được tổ chức tại Học viện Hành chính Quốc gia trong bối cảnh chuyển đổi số.
Phạm vi nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu này tập trung vào thực trạng hoạt động hội họp tại Học viện Hành chính Quốc gia trong bối cảnh chuyển đổi số.
- Phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu về hoạt động hội họp trong bối cảnh chuyển đổi số tại Học viện Hành chính Quốc gia
- Phạm vi thời gian: Từ năm 2021 đến năm 2024.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp điều tra xã hội học được áp dụng thông qua việc sử dụng phiếu khảo sát đối với giảng viên và sinh viên tại Học viện Hành chính Quốc gia Mục tiêu là nghiên cứu thực trạng tổ chức hoạt động hội họp trong bối cảnh chuyển đổi số tại Học viện.
Phương pháp thu thập và xử lý thông tin bao gồm việc thu thập dữ liệu liên quan đến đề tài nghiên cứu từ nhiều nguồn khác nhau, sau đó tiến hành sàng lọc và loại bỏ những thông tin không phù hợp.
Phương pháp phân tích tổng hợp bao gồm việc tìm kiếm, chọn lọc và tiếp thu tài liệu từ sách, báo tại thư viện hoặc các trang web uy tín Mục tiêu là khai thác những nội dung cần thiết phục vụ cho đề tài nghiên cứu.
Giả thuyết nghiên cứu
Nghiên cứu cho thấy việc áp dụng công cụ và công nghệ số tại Học viện Hành chính Quốc gia sẽ nâng cao hiệu quả và chất lượng hoạt động hội họp Chuyển đổi số trong tổ chức hội họp không chỉ giúp giảm chi phí mà còn tiết kiệm thời gian so với phương pháp truyền thống.
Đóng góp mới của đề tài
Nghiên cứu này đóng góp quan trọng vào việc hệ thống hóa và củng cố lý luận về tổ chức hoạt động hội họp trong bối cảnh chuyển đổi số tại Học viện Hành chính Quốc gia Bài viết đã khái quát thực trạng tổ chức hội họp tại Học viện, chỉ ra những ưu điểm và hạn chế, đồng thời đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động hội họp trong bối cảnh chuyển đổi số.
Cấu trúc của đề tài
Đề tài bao gồm 3 chương:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức hoạt động hội họp trong bối cảnh chuyển đổi số
- Chương 2: Thực trạng hoạt động hội họp trong bối cảnh chuyển đổi số tại Học viện Hành chính Quốc gia
- Chương 3: Giải pháp đảm bảo hiệu quả hoạt động hội họp trong bối cảnh chuyển đổi số tại Học viện Hành chính Quốc gia.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỔI SỐ
Một số khái niệm cơ bản
Họp là phương thức giao tiếp quan trọng, nơi nhóm người thảo luận và ra quyết định về các vấn đề trong tổ chức Qua cuộc họp, các hoạt động cần triển khai được xác định và kiểm tra thực hiện Sự tham gia của nhiều người có thể dẫn đến ý kiến khác nhau, nhưng một cuộc họp hiệu quả giúp hạn chế những khác biệt này và đạt được kết quả ngay lập tức Để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả cao, tất cả các cuộc họp cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện hợp lý.
Theo Barge, J.K (1994), hội họp là một quá trình phức tạp, trong đó các thành viên không chỉ chia sẻ thông tin mà còn tạo ra ý nghĩa và sự đồng thuận thông qua đối thoại Vai trò của người dẫn dắt và các thành viên rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả của cuộc họp.
Theo Allen, J A., Lehmann-Willenbrock, N., và Blascovich, J (2014), hội họp đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thời gian và tài nguyên của tổ chức Nếu được tổ chức và quản lý hiệu quả, hội họp có thể nâng cao hiệu suất công việc Ngược lại, nếu thiếu tổ chức và mục đích rõ ràng, chúng sẽ gây lãng phí thời gian và tài nguyên.
Theo Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 19 tháng 11 năm 2018 của Thủ Tướng Chính phủ, chế độ họp trong hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước được quy định rõ ràng Họp là một hình thức quan trọng trong quản lý nhà nước, giúp Thủ trưởng cơ quan thực hiện lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các hoạt động nhằm giải quyết công việc theo chức năng và thẩm quyền của mình, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật.
Hội họp là sự tập hợp của nhiều người tại một địa điểm để thảo luận và giải quyết các vấn đề quan trọng Cuộc gặp gỡ này diễn ra theo quy trình và thủ tục nhất định, nhằm tìm ra phương pháp làm việc chung, thường dẫn đến việc đưa ra các nghị quyết hoặc quyết định.
Theo quan điểm của PGS.TS Vũ Thị Phụng “Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng” do PGS.TS Vũ Thị Phụng - Chủ biên (2021), NXB Đại học
Quốc gia Hà Nội: Hội họp (gồm các cuộc họp, hội nghị, hội thảo) là hình thức hoạt động thường xuyên, phổ biến trong các cơ quan, tổ chức
Dựa trên các nghiên cứu trước đây, bài nghiên cứu này xác định rằng hội họp là một hình thức quản lý, đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết công việc Thông qua hội họp, thủ trưởng cơ quan có thể trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các hoạt động liên quan đến chức năng và thẩm quyền của cơ quan theo quy định pháp luật.
1.1.2 Khái niệm tổ chức hoạt động hội họp
Tổ chức hội họp là kỹ năng thiết yếu cho nhà quản trị văn phòng, giúp họ áp dụng kiến thức, phương pháp và kinh nghiệm cá nhân để tiến hành các cuộc họp hiệu quả trong cơ quan và tổ chức.
Hiện nay, chưa có khái niệm thống nhất về tổ chức hoạt động hội họp Để định nghĩa rõ ràng về tổ chức cuộc họp, trước tiên cần tìm hiểu khái niệm "tổ chức" Theo một số tài liệu, "Tổ chức" được hiểu là
Theo Chester I Barnard (1938) trong tác phẩm “Chức năng của nhà điều hành”, tổ chức được định nghĩa là một hệ thống các hoạt động của hai hoặc nhiều người, được kết hợp một cách có ý thức Điều này cho thấy tổ chức không chỉ là tập hợp cá nhân mà còn là sự kết hợp có mục tiêu của các thành viên để đạt được những mục tiêu chung Sự phối hợp, tương tác và cam kết của các thành viên là rất quan trọng, đồng thời cần có sự lãnh đạo và quản lý chặt chẽ để định hướng các hoạt động của tổ chức.
Theo Ban Tổ chức Cán bộ - Chính phủ (2000), tổ chức được hiểu là một đơn vị xã hội có sự điều phối có ý thức, với phạm vi hoạt động rõ ràng, nhằm đạt được các mục tiêu chung Điểm mới quan trọng trong định nghĩa này là nhấn mạnh rằng mỗi tổ chức có phạm vi hoạt động riêng, phụ thuộc vào các yếu tố như chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, cơ cấu và nguồn lực, những điều kiện này quyết định phạm vi hoạt động của tổ chức.
Tổ chức hoạt động hội họp bao gồm việc xác định và phân chia công việc liên quan, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng Quá trình này bắt đầu từ việc xác định mục tiêu cuộc họp, chuẩn bị nội dung, lựa chọn thành phần tham gia, cho đến việc điều hành cuộc họp một cách hiệu quả.
1.1.3 Khái niệm chuyển đổi số
Cho đến nay, khái niệm chuyển đổi số vẫn chưa được thống nhất và được hiểu theo nhiều cách khác nhau trong các lĩnh vực khác nhau.
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, cải thiện mối quan hệ với khách hàng và nâng cao khả năng ra quyết định Việc áp dụng các công cụ như hệ thống quản lý tài chính tự động, phần mềm CRM và phân tích dữ liệu lớn (Big Data) là rất quan trọng trong quá trình này.
Theo Vial, Gregory (2019), chuyển đổi số là quá trình cải thiện thực thể thông qua những thay đổi đáng kể về các thuộc tính của nó, nhờ vào sự kết hợp của công nghệ thông tin, máy tính, truyền thông và kết nối Khái niệm này nhấn mạnh rằng chuyển đổi số không chỉ là việc áp dụng công nghệ, mà còn là sự thay đổi sâu rộng trong các yếu tố cơ bản của thực thể, giúp nó thích ứng và phát triển trong môi trường số hiện đại.
Chuyển đổi số, theo Gartner (2017), là việc áp dụng công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra cơ hội mới và gia tăng doanh thu Điều này chứng tỏ rằng chuyển đổi số không chỉ là thay đổi công nghệ mà còn là một chiến lược quyết định cho sự phát triển và tồn tại của doanh nghiệp trong thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt.
Phân loại hội họp
1.2.1 Căn cứ theo cách thức triệu tập cuộc họp
Căn cứ vào cách thức triệu tập cuộc họp, hội họp được phân loại như sau:
Họp định kỳ: llà hình thức họp thông tin được tổ chức theo chu kỳ cố định
Theo tuần, tháng, quý hoặc năm, nhằm tạo điều kiện cho các cơ quan và đơn vị trao đổi, cập nhật và nắm bắt tình hình hoạt động liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của mình.
Họp đột xuất là cuộc họp không diễn ra theo lịch trình cố định, nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu thông tin, trao đổi và triển khai các công việc phát sinh bất thường trong hoạt động của cơ quan.
1.2.2 Căn cứ vào hình thức tổ chức cuộc họp
Họp chính thức là cuộc họp diễn ra công khai, có phạm vi rộng rãi, nhằm đáp ứng nhu cầu công việc, thực hiện kế hoạch đã được định sẵn hoặc theo chỉ đạo từ cấp trên.
Họp không chính thức là cuộc họp nội bộ, không công khai, được tổ chức để thảo luận các vấn đề quan trọng và bảo mật theo yêu cầu của lãnh đạo.
1.2.3 Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp
Họp trao đổi thông tin là cuộc họp quan trọng nhằm phổ biến và truyền đạt thông tin, giúp nắm bắt tình hình hoạt động của cơ quan, đơn vị Qua đó, cuộc họp này hỗ trợ giải quyết các vấn đề một cách kịp thời và triệt để.
Họp giải quyết vấn đề là hình thức thảo luận nhằm phân tích các tình huống cụ thể phát sinh trong quá trình thực hiện quyết định Mục tiêu của cuộc họp là đạt được sự thống nhất cao về nhận thức và đồng thuận trong hành động, từ đó thúc đẩy những chuyển biến rõ rệt trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Bên cạnh đó, còn có các cuộc họp nhằm lấy ý kiến trước khi ban hành quyết định quản lý hoặc để truyền đạt chủ trương, chính sách…
1.2.4 Căn cứ theo nội dung công việc
Căn cứ vào quy trình quản lý, lãnh đạo, hội họp được chia thành 10 loại, bao gồm:
Họp tham mưu, tư vấn;
Họp giải quyết công việc;
Họp điều phối công việc;
Họp tập huấn triển khai;
Họp sơ kết hoặc tổng kết;
Họp trực tuyến từ xa
Theo Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ, chế độ họp trong hoạt động quản lý và điều hành của các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước được quy định một cách rõ ràng và cụ thể.
Họp tham mưu, tư vấn là hình thức họp mà thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước lắng nghe và trao đổi ý kiến từ cấp dưới, chuyên gia và nhà khoa học Mục đích của cuộc họp này là thu thập thông tin đầy đủ, tạo cơ sở vững chắc trước khi ra quyết định theo chức năng và thẩm quyền.
Họp giải quyết công việc là cuộc họp giữa thủ trưởng cơ quan cấp trên và thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới hoặc cán bộ, công chức của cơ quan Mục đích của cuộc họp này là để giải quyết các công việc thường xuyên, bàn bạc về những vướng mắc trong quản lý, điều hành, và thống nhất ý kiến chỉ đạo cho các công việc quan trọng, phức tạp Cuộc họp cũng nhằm xử lý những nội dung còn ý kiến khác nhau trước khi ban hành quyết định, giải quyết các vấn đề vượt quá thẩm quyền của cấp dưới, và đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác của cấp dưới.
Họp chuyên môn là cơ hội để các bên tham gia trao đổi và thảo luận về các vấn đề liên quan đến chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ, chương trình, kế hoạch và báo cáo.
Họp giao ban là cuộc họp định kỳ của lãnh đạo cơ quan nhà nước, nhằm theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác, trao đổi ý kiến và chỉ đạo giải quyết các công việc hàng ngày.
Họp điều phối xử lý công việc là cuộc họp do người được thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước ủy quyền chủ trì, với sự tham gia của các cơ quan liên quan Mục đích của cuộc họp là thảo luận các vấn đề bất đồng và thống nhất ý kiến để trình lên cơ quan có thẩm quyền xem xét và quyết định.
Họp tập huấn triển khai là cuộc họp quan trọng nhằm quán triệt và thống nhất nhận thức về các chủ trương, chính sách lớn của Đảng và Nhà nước Cuộc họp này diễn ra trong phạm vi cơ quan, đơn vị hoặc từng ngành, địa phương, giúp đảm bảo mọi thành viên đều hiểu rõ và hành động đúng theo tinh thần của các chính sách đã đề ra.
Họp sơ kết, tổng kết là cuộc họp nhằm đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ trong một khoảng thời gian nhất định, như sáu tháng hoặc hàng năm Cuộc họp này không chỉ kiểm điểm tình hình công tác mà còn thảo luận về phương hướng nhiệm vụ cho giai đoạn tiếp theo của cơ quan, đơn vị, ngành hoặc địa phương.
Vai trò của hội họp
Tổ chức hội họp là hoạt động thiết yếu trong các cơ quan, đóng vai trò quan trọng trong việc trao đổi, thu thập và truyền tải thông tin trực tiếp, từ đó đảm bảo tính thông suốt và hiệu quả trong quản lý và điều hành.
Các cuộc họp không chỉ là hình thức giao tiếp mà còn là công cụ quan trọng giúp lãnh đạo tổng kết quá trình làm việc, đánh giá kết quả đạt được, nhận diện hạn chế và rút ra bài học kinh nghiệm Từ đó, các giải pháp được đề xuất nhằm nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Tổ chức hội họp không chỉ làm rõ các thành tựu đã đạt được và đánh giá hiệu quả của nhiệm vụ, mà còn xác định giá trị của sự kiện Đây là cơ hội để thiết lập các định hướng hợp tác chiến lược, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững trong tương lai.
Trong bối cảnh xã hội phát triển và hội nhập, tổ chức hội họp ngày càng trở nên quan trọng, góp phần đáp ứng xu hướng xã hội hóa và nâng cao hiệu quả quản lý trong tất cả các lĩnh vực.
Sự mở rộng không ngừng của hoạt động này đã trở thành một phần văn hóa thiết yếu, không chỉ trong giao tiếp và kết nối mà còn góp phần quan trọng vào sự vận hành của các tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước Đặc biệt, tổ chức hội họp giữ vai trò then chốt trong việc định hướng, điều phối và nâng cao chất lượng hoạt động của các tổ chức trong xã hội.
Các cuộc họp không chỉ là công cụ kết nối mà còn là phương tiện quản lý hiệu quả, giúp lãnh đạo kiểm soát công việc chặt chẽ hơn Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định nhiệm vụ cốt lõi, huy động nguồn lực, đặt ra chỉ tiêu chiến lược và đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận Hơn nữa, tổ chức hội họp còn giúp giám sát tiến độ, đo lường kết quả và điều chỉnh chiến lược kịp thời để đạt được mục tiêu chung một cách hiệu quả và bền vững.
Tổ chức hội họp là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững giữa các cơ quan Một môi trường làm việc đoàn kết và hỗ trợ lẫn nhau không chỉ nâng cao hiệu suất công việc mà còn tạo nền tảng vững chắc cho các cơ hội hợp tác chiến lược trong tương lai giữa lãnh đạo, tổ chức và các đối tác.
Nguyên tắc tổ chức hội họp
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, việc tổ chức các cuộc họp phải tuân thủ sáu nguyên tắc cơ bản sau:
Mọi công việc cần được thực hiện đúng theo thẩm quyền được giao, và mỗi cá nhân phải tự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ và quyền hạn của mình Cấp trên và cấp dưới không được can thiệp vào thẩm quyền giải quyết công việc của nhau.
Việc tổ chức họp cần tuân thủ pháp luật, đảm bảo tính dân chủ, công khai và minh bạch, đồng thời phải bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định hiện hành.
Các cuộc họp vào thứ ba nên được tổ chức theo kế hoạch đã định hoặc chỉ khi thật sự cần thiết, đảm bảo phù hợp với yêu cầu công việc và đặc điểm của từng cơ quan, đơn vị.
Cần xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung và thành phần tham dự của cuộc họp Mỗi cá nhân phải nghiêm túc thực hiện trách nhiệm của mình, bao gồm chỉ đạo, chủ trì và tham dự cuộc họp, cùng với trách nhiệm của các cơ quan liên quan trong việc đảm bảo và phục vụ cuộc họp.
Vào thứ năm, cần tổ chức các cuộc họp liên quan một cách hợp lý, đồng thời tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin để cải tiến và đơn giản hóa các thủ tục Mục tiêu là đảm bảo chất lượng, hiệu quả, tính thiết thực, tiết kiệm và tránh hình thức, phô trương.
Vào thứ sáu, việc tổ chức họp cần đảm bảo không làm ảnh hưởng đến các hoạt động khác của cơ quan, tổ chức và người đứng đầu, cũng như việc tiếp nhận và giải quyết các thủ tục theo quy định của pháp luật.
Quy trình tổ chức một cuộc họp
Bước 1: Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp:
Việc tổ chức hội họp đòi hỏi phải có kế hoạch cụ thể cho lịch trình và chương trình làm việc nhằm đảm bảo nội dung được chuẩn bị kỹ lưỡng Kế hoạch hội họp cần chỉ rõ các vấn đề quan trọng.
+ Thời gian tham dự hội họp;
+ Thành phần tham dự hội họp;
+ Địa điểm tổ chức hội họp;
+ Phương tiện kĩ thuật, vật chất phục vụ buổi họp;
+ Các chương trình khác (tham quan, văn nghệ);
+ Quy định thành phần hội họp;
Xác định thời gian tổ chức cuộc họp và chuẩn bị địa điểm với đầy đủ bàn ghế, ánh sáng, hệ thống âm thanh, bục phát biểu, khẩu hiệu và hoa trang trí.
Để tổ chức một cuộc họp hiệu quả, cần chuẩn bị đầy đủ các phương tiện làm việc như tài liệu in ấn, máy ghi âm, và hệ thống loa đài Việc xác định rõ ràng nội dung, chủ đề, mục tiêu và yêu cầu của cuộc họp là rất quan trọng, vì thiếu sót này có thể dẫn đến lãng phí thời gian và tiền bạc Thông thường, việc tổ chức họp được quy định trong quy chế hoạt động và kế hoạch hội họp hàng năm của cơ quan, từ đó văn phòng và các đơn vị liên quan sẽ đề xuất lên lãnh đạo Ngoài ra, khi có công việc quan trọng cần thông báo hoặc lấy ý kiến, lãnh đạo sẽ giao nhiệm vụ cho văn phòng tổ chức cuộc họp.
Tùy thuộc vào tính chất, quy mô và mục đích của cơ quan, tổ chức khi tổ chức hội họp, việc lập kế hoạch có thể cần thiết hoặc không, và có thể yêu cầu các tiêu chí kỹ thuật đặc biệt trong quá trình xây dựng.
Kế hoạch là tập hợp các hoạt động được sắp xếp hợp lý nhằm đạt được mục tiêu Kế hoạch hội họp là văn bản chỉ đạo, trình bày các yếu tố cốt lõi liên quan đến tổ chức và triển khai hoạt động hội họp.
Kế hoạch hội họp bao gồm các nội dung cơ bản sau:
Bước 3: Xây dựng chương trình nghị sự
Chương trình nghị sự của cuộc họp hay hội nghị, còn gọi là lịch trình cuộc họp, là tài liệu tổng hợp thông tin cần thiết về cuộc họp, bao gồm nội dung cụ thể và thời gian cho từng phần Thông thường, chương trình nghị sự được chia thành hai phần chính.
Cuộc họp bao gồm các thông tin quan trọng như chủ đề, nội dung chính, thời gian bắt đầu và kết thúc, địa điểm tổ chức, tên người chủ trì, thư ký ghi biên bản, cùng với danh sách những người tham dự.
Trong cuộc họp, cần liệt kê các công việc cần triển khai, thời gian dự kiến cho từng công việc, người chịu trách nhiệm thực hiện và tên người hoặc đơn vị phối hợp thực hiện nếu có.
Bước 4: Soạn thảo và lập danh sách khách mời
Giấy mời hội họp phải được ghi rõ những nội dung sau đây:
+ Người triệu tập và chủ trì;
+ Người được triệu tập; người được mời tham dự;
+ Nội dung cuộc họp, thời gian, địa điểm họp;
+ Các yêu cầu cụ thể đối với người được triệu tập hoặc được mời tham dự
Giấy mời họp phải được gửi đến các thành viên tham dự ít nhất ba ngày làm việc trước cuộc họp, kèm theo tài liệu và nội dung liên quan, trừ trường hợp họp đột xuất.
Bước 5: Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội họp
Khi chọn địa điểm cho các cuộc hội họp, cần xem xét tính chất và mục tiêu của cuộc họp, số lượng và đặc điểm của người tham dự, cũng như các điều kiện hiện có của cơ quan, tổ chức Địa điểm có thể là trong cơ quan hoặc bên ngoài.
Ban tổ chức cần chuẩn bị một khu vực riêng cho đại biểu và khách mời trước khi vào hội trường, bao gồm các khu vực như để xe, vệ sinh, ăn uống và nghỉ giải lao.
Sau khi xác định địa điểm tổ chức hội họp, Ban tổ chức sẽ phối hợp với các cán bộ, phòng, ban và đơn vị liên quan để chuẩn bị hệ thống âm thanh, ánh sáng đầy đủ và xây dựng các phương án dự phòng cần thiết.
Sau khi chuẩn bị xong hệ thống và trang thiết bị tại hội trường, Ban tổ chức cần tiến hành kiểm tra tổng thể để đảm bảo an toàn và ổn định cho các thiết bị trong suốt cuộc họp.
Bước 1: Đón tiếp đại biểu
Hoạt động đón tiếp đại biểu là bước khởi đầu quan trọng trong buổi hội nghị của cơ quan, tổ chức, thể hiện sự trân trọng và thiện chí đối với các đại biểu và khách mời tham dự.
Đối với các cuộc họp nhỏ, việc đón tiếp đại biểu có thể thực hiện riêng lẻ Nhiệm vụ này sẽ được giao cho một cá nhân hoặc nhóm người trong cơ quan phụ trách.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG HỘI HỌP TRONG BỐI CẢNH CH UYỂN ĐỔI SỐ TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Khái quát về Học viện Hành chính Quốc gia
Học viện Hành chính và Quản trị công, trước đây là Học viện Hành chính Quốc gia, là một đơn vị sự nghiệp công lập đặc biệt trong hệ thống giáo dục quốc dân Là một trong những trường đại học trọng điểm quốc gia, Học viện có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước.
Tên đầy đủ: Học viện Hành chính và Quản trị công
Tên viết tắt: APAG (Academy of Public Administration and Governance) Địa chỉ Học viện Hành chính và Quản trị công (trụ sở chính miền Bắc):
- Cơ sở chính (trung tâm): Số 77 đường Nguyễn Chí Thanh, phường Láng
Hạ, quận Đống Đa, thủ đô Hà Nội, nước Việt Nam
- Cơ sở 2: Số 36, 38 đường Xuân La, phường Xuân La, quận Tây Hồ, thủ đô Hà Nội, nước Việt Nam
- Cơ sở 3: Số 371 đường Nguyễn Hoàng Tôn, phường Xuân Đỉnh, quận Bắc Từ Liêm, thủ đô Hà Nội, nước Việt Nam
Ngày 28/12/2024, Ban Chấp hành Trung ương Đảng ban hành Quyết định số 214-QĐ/TW về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Học viện Chính trị
Vào ngày 08/01/2025, Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh đã ban hành Quyết định số 55-QĐ/HVCTQG, quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính và Quản trị công Học viện này có trụ sở chính tại Hà Nội, cùng với một phân hiệu tại thành phố Hồ Chí Minh và một phân hiệu tại tỉnh Quảng Nam, trở thành một trong sáu Học viện trực thuộc Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh.
Vào ngày 08/01/2025, Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh đã ban hành Quyết định số 55-QĐ/HVCTQG, quy định về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính và Quản trị công.
(Xem chi tiết tại Phụ lục 1)
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy
- Lãnh đạo Học viện Quốc gia (nay là Học viện Hành chính và Quản trị công):
Học viện Hành chính và Quản trị công được lãnh đạo bởi một Giám đốc và tối đa bốn Phó Giám đốc, tất cả đều do Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh bổ nhiệm.
Giám đốc Học viện Hành chính và Quản trị công là người lãnh đạo chính, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh và pháp luật về mọi hoạt động của Học viện.
Phó Giám đốc Học viện Hành chính và Quản trị công có trách nhiệm báo cáo trước Giám đốc Học viện và tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan đến nhiệm vụ được giao.
+ Các đơn vị chức năng:
(1) Ban Tổ chức cán bộ
(2) Ban Quản lý đào tạo
(3) Ban Kế hoạch - Tài chính
(4) Ban Quản lý khoa học và Hợp tác quốc tế
- Các đơn vị giảng dạy, nghiên cứu, thông tin, xuất bản:
(2) Khoa Quản trị nhân lực
(3) Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng
(4) Khoa Quản lý phát triển xã hội
(7) Khoa Khoa học liên ngành - Ngoại ngữ - Tin học
(8) Trung tâm Khảo thí và Đảm bảo chất lượng đào tạo
(9) Trung tâm Thông tin - Thư viện
(10) Tạp chí Quản lý nhà nước
Phân hiệu Học viện Hành chính và Quản trị công tại Thành phố Hồ Chí Minh được quản lý bởi một Giám đốc và tối đa hai Phó Giám đốc, với cơ cấu tổ chức không vượt quá sáu đơn vị thành viên.
Phân hiệu Học viện Hành chính và Quản trị công tại tỉnh Quảng Nam được tổ chức với Giám đốc và tối đa 02 Phó Giám đốc, cùng với cơ cấu tổ chức không vượt quá 06 đơn vị cấu thành.
Các ban, khoa, trung tâm, tạp chí, văn phòng và phân hiệu của Học viện Hành chính và Quản trị công đều là các tổ chức có cùng cấp bậc Người đứng đầu các đơn vị này được bổ nhiệm bởi Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh.
Tình hình khảo sát thực trạng hoạt động hội họp tại Học viện Hành chính Quốc gia trong bối cảnh chuyển đổi số
2.2.1 Những văn bản được áp dụng về hoạt động hội họp tại Học viện Hành chính Quốc gia
Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg, ban hành ngày 09 tháng 11 năm 2018, quy định về chế độ họp trong hoạt động quản lý và điều hành của các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước Quyết định này nhằm nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo tính minh bạch trong các cuộc họp của cơ quan nhà nước.
- Kế hoạch số 887-KH/HVHC&QTC ngày 08 tháng 5 năm 2025 về việc
“Ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong giảng dạy và nghiên cứu khoa học” nhân Kỷ niệm Ngày Khoa học và công nghệ Việt Nam năm 2025
Công văn số 3557/HCQG-QLĐT ngày 23 tháng 10 năm 2024 thông báo về việc tổ chức Hội nghị sinh hoạt chính trị và đối thoại giữa Học viện với sinh viên, học viên trong đợt 2 năm 2024.
- Kế hoạch số 266-KH/HVHC&QTC ngày 06 tháng 02 năm 2025 về việc
Tổ chức Hội nghị điển hình tiên tiến giai đoạn 2025 - 2030;
Thông báo số 08-TB/VP ngày 10 tháng 3 năm 2025 thông báo về việc tổ chức tập huấn sử dụng phần mềm trong khuôn khổ dự án Xây dựng mô hình quản trị thông minh của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh tại Học viện Hành chính và Quản trị công.
Kế hoạch số 522-KH/HVHC&QTC, ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2025, nhằm tổ chức Hội nghị công tác cố vấn học tập năm 2025 của Học viện Hành chính và Quản trị công.
- Giấy mời số 426-GM/HVHC&QTC ngày 20 tháng 3 năm 2025 về việc Viết bài Hội thảo khoa học cấp Học viện “Quản trị địa phương: Lý luận và thực tiễn”;
Thông báo số 548-TB/HVHC&QTC ngày 26 tháng 3 năm 2025 triệu tập Hội nghị Điển hình tiên tiến giai đoạn 2025 - 2030 Hội nghị sẽ phổ biến và quán triệt Quyết định số 5029-QĐ/HVCTQG ngày 26/10/2017 của Giám đốc Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, đồng thời bầu Ban thanh tra nhân dân cho nhiệm kỳ mới.
2.2.2 Giới thiệu phương pháp khảo sát Để tiến hành đánh giá thực trạng hoạt động hội họp của học viện Hành chính Quốc gia trong bối cảnh chuyển đổi số, nhóm nghiên cứu đã tiến hành khảo sát bằng hình thức Google Form, kết quả thu về gồm 252 phiếu đối với giảng viên và sinh viên đang làm việc và học tập tại Học viện, số lượng và cơ cấu được thể hiện ở bảng sau:
STT Đối tƣợng Số lƣợng
Bảng 2 1 Bảng cơ cấu giảng viên và sinh viên tham gia khảo sát
(Nguồn: Khảo sát của nhóm nghiên cứu)
Trong quá trình điều tra khảo sát, tỷ lệ giảng viên và sinh viên tham gia được thể hiện qua bảng 2.1 và biểu đồ 2.1, cho thấy mức độ quan tâm đến hoạt động hội họp tại Học viện trong bối cảnh chuyển đổi số Cụ thể, giảng viên chiếm 21%, sinh viên năm nhất 10%, sinh viên năm hai 28%, sinh viên năm ba 20%, và sinh viên năm bốn 21% Dữ liệu cho thấy sinh viên năm hai có tỷ lệ tham gia khảo sát cao nhất, cho thấy họ quan tâm nhiều nhất đến hoạt động hội họp Giảng viên và sinh viên năm bốn có tỷ lệ tham gia lớn thứ hai, cũng cho thấy sự quan tâm đáng kể Sinh viên năm ba đứng thứ ba về tỷ lệ tham gia, trong khi sinh viên năm nhất có tỷ lệ tham gia thấp nhất.
Giảng viên và sinh viên tại học viện đều thể hiện sự quan tâm mạnh mẽ đến các hoạt động hội họp, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay Mức độ quan tâm giữa giảng viên và sinh viên khá đồng đều.
Biểu đồ 2.1 Số lƣợng giảng viên và sinh viên của Học viện tham gia khảo sát
(Nguồn: Khảo sát của nhóm nghiên cứu) 2.2.3 Tình hình tham gia các cuộc họp của giảng viên và sinh viên tại Học viện
Theo kết quả khảo sát, nhóm nghiên cứu nhận thấy tỷ lệ giảng viên và sinh viên tham gia các hoạt động hội họp tại Học viện được thể hiện rõ ràng.
Biểu đồ 2.2 Tình hình khảo sát các cuộc họp của giảng viên và sinh viên Học viện
(Nguồn: Khảo sát của nhóm nghiên cứu)
Tỷ lệ giảng viên và sinh viên tham gia các cuộc họp trực tiếp chỉ đạt 12%, cho thấy sự chuyển mình từ mô hình hội họp truyền thống sang hình thức linh hoạt hơn Sự phát triển của công nghệ số và các yếu tố khách quan như dịch bệnh hay lịch trình cá nhân đã khiến việc tham gia trực tiếp không còn là ưu tiên hàng đầu của nhiều người.
Chỉ 8% người tham gia đã từng tham dự các cuộc họp trực tuyến, một con số thấp hơn mong đợi trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ Mặc dù họp trực tuyến mang lại sự thuận tiện và linh hoạt, nhưng nhiều giảng viên và sinh viên vẫn gặp khó khăn trong việc sử dụng công nghệ Thiếu sự tin tưởng vào hiệu quả của hình thức họp này, đặc biệt ở những nhóm ít được tiếp cận hoặc đào tạo kỹ năng số, là nguyên nhân chính dẫn đến tỷ lệ thấp này.
74% giảng viên và sinh viên Học viện Hành chính Quốc gia đã tham gia cả hai hình thức họp trực tiếp và trực tuyến, cho thấy sự thích ứng nhanh chóng với chuyển đổi số Tỷ lệ cao này phản ánh tính linh hoạt và chủ động trong các hoạt động đào tạo và bồi dưỡng Đây cũng là minh chứng cho hiệu quả của các chính sách chuyển đổi số, từ hạ tầng công nghệ đến kỹ năng số của người sử dụng.
Mặc dù chỉ có 6% giảng viên và sinh viên chưa từng tham gia bất kỳ hình thức họp nào, nhưng con số này vẫn cần được chú ý Sự vắng mặt của nhóm này có thể do nhiều nguyên nhân, bao gồm thiếu thông tin, hạn chế về điều kiện tham gia như thiết bị và mạng Internet, hoặc sự thụ động trong việc tham gia các hoạt động ngoài chuyên môn.
Từ các số liệu khảo sát trên, có thể thấy hoạt động hội họp tại Học viện
Hành chính Quốc gia đang có những chuyển biến tích cực trong bối cảnh chuyển đổi số, với 94% người học và giảng viên đã tham gia họp, cho thấy sự linh hoạt và hiệu quả của mô hình hội họp số Tuy nhiên, để chuyển đổi số phát huy toàn diện, Học viện cần chú trọng đến nhóm chưa tham gia và tiếp tục nâng cao kỹ năng số, tạo điều kiện cho toàn bộ đội ngũ tham gia hiệu quả các hoạt động này.
2.2.4 Hình thức tổ chức hội họp chủ yếu của Học viện
Theo kết quả điều tra khảo sát, nhóm nghiên cứu nhận thấy hình thức hội họp đã có sự thay đổi đáng kể, chuyển hướng linh hoạt và phù hợp với công nghệ hiện đại, như thể hiện qua biểu đồ dưới đây.
Biểu đồ 2.3 Hình thức hội họp chủ yếu của Học viện
(Nguồn: Khảo sát của nhóm nghiên cứu)
Nhận xét chung
Các cuộc họp giao ban, họp chuyên môn và hội nghị cán bộ quản lý đã được tổ chức thường xuyên qua các nền tảng trực tuyến như Zoom và Microsoft Teams Điều này cho phép cán bộ, giảng viên từ các cơ sở khác nhau như Hà Nội, TP HCM, Tây Nguyên và miền Trung tham gia đầy đủ và đúng giờ, không còn phụ thuộc vào điều kiện di chuyển.
Nhiều hội thảo quốc gia và tọa đàm cấp khoa, bộ môn được tổ chức trực tuyến, thu hút sự tham gia của các chuyên gia và nhà khoa học trong và ngoài nước mà không bị giới hạn về địa lý.
Các đơn vị đã gửi tài liệu họp qua email công vụ, Google Drive hoặc hệ thống quản lý văn bản điện tử, nhằm tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả của các cuộc họp.
Nhiều phòng họp hiện nay vẫn chưa được trang bị đầy đủ và chuyên nghiệp các thiết bị hỗ trợ hội họp như camera, micro hội nghị, màn chiếu và hệ thống âm thanh.
- Thứ hai, trình độ sử dụng công nghệ thông tin của một bộ phận cán bộ, giảng viên còn hạn chế
Hiện tại, Học viện chưa có quy trình thống nhất cho việc tổ chức hội họp trực tuyến, dẫn đến các đơn vị tự tổ chức theo cách riêng Điều này gây ra sự thiếu đồng bộ trong việc chuẩn bị, điều hành, ghi biên bản và lưu trữ tài liệu họp.
- Thứ tư, mức độ tương tác trong các cuộc họp trực tuyến thường không cao
- Thứ 5, thiếu đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ trong các buổi họp trực tuyến quy mô lớn
Hạ tầng công nghệ thông tin hiện nay chưa được đầu tư đồng bộ và sâu sắc, dẫn đến việc nhiều đơn vị, đặc biệt là các phân viện khu vực và các khoa, bộ môn nhỏ, thiếu hệ thống trang thiết bị phù hợp như camera hội nghị, micro thu âm chất lượng và đường truyền ổn định, mặc dù một số phòng họp trung tâm đã được trang bị thiết bị cơ bản.
- Thứ hai là do thiếu một cơ chế hoặc quy định thống nhất về tổ chức và quản lý hội họp trực tuyến trong toàn Học viện
Một số cán bộ lớn tuổi hoặc ít tiếp xúc với công nghệ gặp khó khăn trong việc tham gia họp trực tuyến, điều này ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ của cuộc họp.
Nhiều cán bộ vẫn quen với hình thức họp trực tiếp và coi họp trực tuyến chỉ là giải pháp tạm thời Điều này dẫn đến việc họ chưa chú trọng nâng cao kỹ năng sử dụng công nghệ cho các cuộc họp.
Trong chương 2, nhóm nghiên cứu đã tiến hành phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức hoạt động hội họp tại Học viện Hành chính Quốc gia trong bối cảnh chuyển đổi số, dựa trên kết quả từ phiếu điều tra khảo sát Dựa trên những phân tích này, nhóm sẽ đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội họp trong thời đại số hóa.
