Đồ Án cơ sở Đề tài xây dựng hệ thống quản lý giao nhận hàng

Trước thực trạng đó, việc xây dựng một hệ thống quản lý giao nhận hàng hiệnđại, tích hợp đầy đủ các chức năng như tạo đơn, theo dõi trạng thái, tương tác kháchhàng, quản lý nhân sự và xử

ĐỒ ÁN CƠ SỞ

Đề Tài: Xây dựng hệ thống quản lý giao nhận hàng

Ngành: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Chuyên ngành: HỆ THỐNG THÔNG TIN

Giảng viên hướng dẫn : Nguyễn Văn Danh Sinh viên thực hiện: Trịnh Quang Khải MSSV: 2280601382 Lớp: 22DTHG7

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP HCM

      THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - 2025

ĐỒ ÁN CƠ SỞ

Đề Tài: Xây dựng hệ thống quản lý giao nhận hàng

Ngành: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Chuyên ngành: HỆ THỐNG THÔNG TIN

Giảng viên hướng dẫn : Nguyễn Văn Danh Sinh viên thực hiện: Trịnh Quang Khải MSSV: 2280601382 Lớp: 22DTHG7

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP HCM

         THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - 2025

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại công nghệ số phát triển mạnh mẽ, hoạt động thương mại điện tử

và dịch vụ logistics ngày càng đóng vai trò thiết yếu trong nền kinh tế Cùng với sự giatăng về số lượng đơn hàng và yêu cầu giao nhận ngày một cao, các đơn vị vận chuyểnđang đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý đơn hàng, tối ưu hóa quá trìnhphân phối, đảm bảo thời gian giao hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng Việcquản lý thủ công hoặc thiếu một hệ thống đồng bộ không chỉ làm tăng chi phí vậnhành mà còn ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và uy tín của doanh nghiệp

Trước thực trạng đó, việc xây dựng một hệ thống quản lý giao nhận hàng hiệnđại, tích hợp đầy đủ các chức năng như tạo đơn, theo dõi trạng thái, tương tác kháchhàng, quản lý nhân sự và xử lý hậu mãi trở nên vô cùng cần thiết Hệ thống này khôngchỉ giúp đơn vị vận chuyển tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệusuất làm việc mà còn đảm bảo khả năng mở rộng linh hoạt trong tương lai

Đề tài “Xây dựng hệ thống quản lý giao nhận hàng” được thực hiện nhằm hiệnthực hóa giải pháp số hóa toàn diện cho hoạt động logistics, từ đó góp phần nâng caonăng lực cạnh tranh và chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp vận chuyển trong kỷnguyên số

MỤC LỤC

4

DANH MỤC BẢNG BIỂU

5

DANH MỤC HÌNH ẢNH

6

tử Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn còn quản lý đơn hàng và vận hành thủ công hoặc bán

tự động, gây ra tình trạng sai sót, chậm trễ trong giao hàng, thiếu tính minh bạch, khókiểm soát hiệu suất và gây ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng

Xuất phát từ thực tế đó, đề tài “Xây dựng hệ thống quản lý giao nhận hàng” đượclựa chọn nhằm giải quyết các vấn đề tồn tại trong hoạt động quản lý đơn hàng Hệthống này không chỉ giúp doanh nghiệp tin học hóa toàn diện các quy trình như tạođơn, phân phối, giao hàng, theo dõi trạng thái đơn hàng mà còn hỗ trợ quản lý nhân sự,lưu trữ hóa đơn, cung cấp báo cáo phân tích hiệu quả vận hành, cũng như cải thiệntương tác giữa khách hàng và bộ phận chăm sóc khách hàng

Việc triển khai hệ thống góp phần nâng cao tính chính xác, tăng tốc độ xử lý, bảomật thông tin và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng trong vận hành thực tế Ngoài ra, đềtài cũng là cơ hội giúp sinh viên ứng dụng kiến thức đã học về cơ sở dữ liệu, lập trình,thiết kế giao diện và phân tích hệ thống vào giải quyết bài toán thực tiễn, từ đó nângcao kỹ năng nghề nghiệp và năng lực xây dựng giải pháp công nghệ

2 Mục tiêu đề tài:

Đề tài “Xây dựng hệ thống quản lý giao nhận hàng” được thực hiện với mục tiêu

nghiên cứu và triển khai dự án phần mềm theo đúng quy trình và tiêu chuẩn chuyênngành công nghệ thông tin, đảm bảo tiếp cận bài toán thực tế một cách khoa học, chặtchẽ và có hệ thống

Cụ thể, tôi phát triển tập trung phân tích các nghiệp vụ vận hành trong mô hìnhdoanh nghiệp giao nhận hàng, bao gồm các chức năng từ khâu tạo đơn hàng, phân phốinhân sự, giao hàng, theo dõi trạng thái đơn hàng cho đến chăm sóc khách hàng, quản

lý tài khoản và xử lý sự cố phát sinh trong quá trình giao nhận Trên cơ sở đó, xây

1

dựng hệ thống với các module quản lý riêng biệt như: quản lý đơn hàng, quản lý nhânviên, khách hàng, trạng thái giao hàng, báo cáo và thống kê.

Hệ thống hướng đến việc tin học hóa toàn diện quy trình vận hành, giảm thiểu thaotác thủ công, tăng độ chính xác và hiệu quả quản lý Đồng thời, đảm bảo cung cấp trảinghiệm người dùng thân thiện, tích hợp nhiều tiện ích như: theo dõi đơn hàng theo thờigian thực, hỗ trợ CSKH trực tuyến, lưu trữ hóa đơn – tài liệu, thông báo quaemail/SMS, và phản hồi đánh giá dịch vụ

Quy trình phát triển hệ thống được thực hiện theo các bước chuẩn: từ khảo sát vàphân tích yêu cầu thực tế, thiết kế kiến trúc hệ thống, xây dựng các chức năng, kiểmthử phần mềm cho đến triển khai và bảo trì Hệ thống cũng được thiết kế với mục tiêu

dễ nâng cấp và mở rộng trong tương lai, hỗ trợ tích hợp với các dịch vụ giao hàngnhanh và nền tảng thanh toán phổ biến

Mục tiêu cuối cùng của đề tài là phát triển một phần mềm quản lý giao nhận hànghiện đại, chuyên nghiệp, có khả năng ứng dụng thực tế tại các doanh nghiệp vậnchuyển vừa và nhỏ, từ đó góp phần nâng cao năng lực quản lý, tối ưu quy trình giaonhận và cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng

3 Phương pháp nghiên cứu đề tài:

Để xây dựng một hệ thống quản lý giao nhận hàng hiệu quả và đáp ứng đầy đủ yêucầu thực tiễn, tôi đã triển khai nghiên cứu và phát triển hệ thống theo quy trình gồm 5bước chính:

3.1 Phân tích yêu cầu:

Ở giai đoạn đầu, tiến hành xác định các chức năng cốt lõi của hệ thống, bao gồm:quản lý sản phẩm, đơn hàng, khách hàng, thống kê doanh thu, Đồng thời, nhóm thảoluận và ghi nhận các yêu cầu chi tiết từ góc độ người dùng, từ đó lập bản thiết kế tổngquan ban đầu, làm nền tảng cho các bước phát triển tiếp theo

3.2 Thiết kế mô hình hệ thống:

Nhóm sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL để xây dựng mô hình dữ liệu, đảmbảo logic và khả năng mở rộng Bên cạnh đó, giao diện người dùng được thiết kế theo

2

hướng thân thiện, trực quan, dễ sử dụng với người quản lý cửa hàng Các bản thiết kếchi tiết được hoàn thiện nhằm phục vụ cho quá trình lập trình và phát triển hệ thống.

3.3 Phát triển website:

Dựa trên các bản thiết kế đã được phê duyệt, nhóm tiến hành lập trình và xây dựngwebsite bằng các công cụ như Visual Studio Code, MySQL và PHP Các module chứcnăng được triển khai lần lượt theo đúng yêu cầu đã phân tích, đảm bảo tính đồng bộ và

3.5 Triển khai và bảo trì website:

Hệ thống sau khi hoàn thiện được triển khai trên môi trường thực tế Nhóm tiếnhành hướng dẫn người quản lý cửa hàng sử dụng website một cách hiệu quả Đồngthời, nhóm cam kết hỗ trợ bảo trì, xử lý lỗi kỹ thuật và nâng cấp hệ thống khi có yêucầu phát sinh hoặc cần cập nhật công nghệ mới

4 Kết cấu bài báo cáo:

Bài Báo cáo môn học này gồm 4 phần:

PHẦN 2: NỘI DUNG.

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT VÀ THU THẬP THÔNG TIN

1.1 Khảo sát yêu cầu hệ thống:

Đề tài: “Xây dựng hệ thống quản lý giao nhận hàng ”

1.1.1Mô tả hệ thống :

Hệ thống quản lý đơn hàng cho đơn vị vận chuyển là một giải pháp tin học hóa toàndiện, hỗ trợ từ khâu tạo đơn, phân phối, giao nhận đến hỗ trợ khách hàng và quản lýhậu mãi Đơn vị vận chuyển có nhiều nhân viên làm việc ở các bộ phận khác nhau nhưđiều phối viên, nhân viên giao hàng, nhân viên kho, chăm sóc khách hàng,… Mỗinhân viên được lưu trữ thông tin chi tiết bao gồm mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, sốđiện thoại, chức vụ, email và khu vực phụ trách Hệ thống cho phép phân công nhân

sự theo phòng ban, đồng thời phân quyền truy cập phù hợp với vai trò của từng chứcvụ

Khách hàng là đối tượng sử dụng dịch vụ giao hàng và có thể đăng ký tài khoản để sửdụng hệ thống Thông qua giao diện thân thiện, khách hàng có thể đăng nhập bằng têntài khoản và mật khẩu, được xác thực thông tin an toàn Sau khi đăng nhập, kháchhàng có thể quản lý tài khoản, thay đổi thông tin cá nhân, xem lịch sử hoạt động vàđược bảo mật bằng các cơ chế như mã hóa dữ liệu, xác thực hai lớp và giám sát hành

vi truy cập

Khi tạo đơn hàng, khách hàng cần cung cấp đầy đủ thông tin như họ tên, số điện thoại,địa chỉ gửi và nhận, mô tả hàng hóa, trọng lượng, kích thước, hình thức thanh toán vàghi chú nếu có Hệ thống sẽ hiển thị lại thông tin để khách hàng xác nhận và chỉnh sửatrước khi lưu vào cơ sở dữ liệu Mỗi đơn hàng được gán một mã định danh duy nhất,đồng thời hệ thống sẽ chuyển tiếp thông tin đến bộ phận vận hành để phân phối chonhân viên giao hàng phù hợp theo tuyến đường và khu vực phụ trách Hệ thống cũngkết nối với dịch vụ giao hàng nhanh để gửi thông tin vận chuyển, nhận lại mã theo dõiđơn hàng và lưu trữ phục vụ việc tra cứu về sau

Trạng thái đơn hàng được cập nhật theo thời gian thực từ khi khởi tạo đến khi hoàn tấthành trình, bao gồm các trạng thái như đang xử lý, đang giao hàng, giao thành công,giao thất bại, hoặc đơn hàng bị hủy Những sự cố như giao không thành công lần đầu(delay 1), giao nhiều lần thất bại, hoặc không giao được hàng do khách từ chối, yêucầu trả hàng… cũng được hệ thống ghi nhận chi tiết và hiển thị dưới dạng danh sách

có thể lọc để hỗ trợ nhân viên vận hành xử lý kịp thời

Khách hàng có thể dễ dàng tra cứu trạng thái đơn hàng thông qua mã vận đơn hoặctruy cập bằng tài khoản cá nhân Đồng thời, hệ thống cung cấp thông báo trạng tháiqua email, tin nhắn hoặc thông báo trên giao diện web Người dùng có thể theo dõi chi

5

tiết hành trình đơn hàng, tra cứu các đơn hàng đã đặt, đã hoàn thành, đang chờ xử lý,

đã hủy hoặc hoàn trả Mọi thông tin giao dịch, bao gồm phương thức thanh toán, giá trịđơn hàng, thời gian giao hàng và hóa đơn đều được lưu trữ và hiển thị minh bạch

Để nâng cao trải nghiệm người dùng, hệ thống tích hợp chức năng trò chuyện trực tiếpgiữa khách hàng và nhân viên chăm sóc khách hàng (CSKH) Người dùng có thểnhanh chóng gửi câu hỏi, yêu cầu hỗ trợ, khiếu nại hoặc phản hồi, và được nhân viênphản hồi kịp thời Ngoài ra, người dùng còn có thể hỏi thông tin về chính sách đổi/trả,bảo hành, hoặc các quy định liên quan đến đơn hàng

Hệ thống cho phép lưu trữ tài liệu, hóa đơn và các tệp tin liên quan đến giao dịch, tạođiều kiện thuận tiện cho khách hàng xem lại lịch sử và thực hiện đối soát Nhiềuphương thức thanh toán được hỗ trợ như thẻ tín dụng, ví điện tử,… Người dùng có thểtải xuống và in hóa đơn bất cứ lúc nào Hệ thống cũng thu thập phản hồi, đánh giá dịch

vụ và lập báo cáo khảo sát mức độ hài lòng nhằm giúp doanh nghiệp cải tiến chấtlượng phục vụ Định kỳ hàng tháng, hệ thống sẽ tổng hợp dữ liệu thống kê gồm sốlượng đơn hàng giao thành công, thất bại, đơn hàng bị hoàn trả cũng như các phản hồitiêu cực, giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch tối ưu hóa hoạt động giao hàng vànâng cao trải nghiệm khách hàng

1.1.2 Biểu mẫu :

6

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐẶC TẢ YÊU CẦU.

2.1 Yêu cầu chức năng:

2.1.1 Yêu cầu đăng nhập và quản lý tài khoản:

Quản lý tài khoản:

 Giao diện quản lý tài khoản: Tạo trang quản lý tài khoản, cho phép người dùngthay đổi thông tin cá nhân như địa chỉ, số điện thoại và mật khẩu

 Xác thực và xác minh: Đảm bảo rằng người dùng đã đăng nhập và xác thựcthành công trước khi cho phép họ thay đổi các thông tin cá nhân

 Xem lịch sử hoạt động: Cung cấp tính năng hiển thị lịch sử hoạt động của tàikhoản, bao gồm thông tin đăng nhập, đăng xuất và các lần thay đổi thông tin cánhân Điều này giúp người dùng dễ dàng theo dõi và kiểm tra các hoạt độngliên quan đến tài khoản của mình

Bảo mật tài khoản:

Đảm bảo sự an toàn cho tài khoản người dùng bằng cách áp dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa thông tin, xác thực hai yếu tố và giám sát hoạt động đăng nhập

để phát hiện và ngăn chặn các hành động xâm nhập hoặc bất kỳ hoạt động xấu nào

2.1.2 Tạo đơn hàng:

 Giao diện cho người dùng để nhập thông tin đơn hàng

Yêu cầu người dùng cung cấp thông tin về sản phẩm, số lượng, địa chỉ giao hàng

và thông tin liên hệ khác cần thiết

Cung cấp các trường thông tin cho phép người dùng nhập mô tả sản phẩm, trọng lượng, kích thước hoặc bất kỳ thông tin khác liên quan

 Xác nhận thông tin đơn hàng:

Hiển thị thông tin đơn hàng mà người dùng đã nhập để xác nhận tính chính xác.Yêu cầu người dùng kiểm tra thông tin đơn hàng và chỉnh sửa nếu cần thiết trước khi tiếp tục

11

 Lưu thông tin đơn hàng trong cơ sở dữ liệu

Lưu trữ thông tin đơn hàng trong cơ sở dữ liệu của hệ thống

Gán một số đơn hàng duy nhất hoặc mã định danh để dễ dàng theo dõi và xử lý

 Gửi thông tin đơn hàng tới dịch vụ giao hàng nhanh

Sử dụng giao thức để gửi thông tin đơn hàng từ hệ thống của bạn đến dịch vụ giao hàng nhanh

Chuyển giao thông tin vận chuyển, địa chỉ giao hàng và bất kỳ yêu cầu đặc biệt nàokhác cần thiết cho việc giao hàng

 Xác nhận đơn hàng và cung cấp số theo dõi

Nhận thông tin xác nhận từ dịch vụ giao hàng nhanh về việc đơn hàng đã được ghi nhận và sẽ được giao hàng

Lưu trữ số theo dõi của đơn hàng để bạn và người dùng có thể theo dõi trạng thái giao hàng

 Cung cấp tinh năng theo dõi đơn hàng

Hiển thị trạng thái giao hàng và cung cấp thông tin cập nhật về quá trình vận

chuyển

Cho phép người dùng theo dõi đơn hàng trong hệ thống của bạn hoặc thông qua liên kết đến trang web của dịch vụ giao hàng nhanh

 Cung cấp trạng thái đơn hàng và hoàn tất

Nhận thông tin cập nhật từ dịch vụ giao hàng nhanh về trạng thái giao hàng, bao gồmthông tin về việc giao hàng thành công hoặc thất bại

Cập nhật trạng thái đơn hàng trong hệ thống của bạn và thông báo cho người dùng

về kết quả giao hàng

2.1.3 Theo dõi đơn hàng:

Thông báo: Thông báo, cập nhập trạng thái đơn hàng qua email, tin nhắn hoặc

thôngbáo trực tuyến

12

Xem trạng thái của các đơn hàng đã đặt, bao gồm cập nhập hành trình đơn hàng từ lúctạo đơn đến khi hoàn tất hành trình giao hàng cho khách hàng, v.v

Xem trạng thái sự cố: bộ lọc danh sách đơn hàng gặp sự cố trong quá trình giao

đếnkhách hàng giúp shop dễ dàng tìm kiếm đơn hàng, tiết kiệm thời gian và quản lý hiệu quảhơn các đơn hàng sự cố Bao gồm các trạng thái:

+ Delay giao lần 1: Danh sách các đơn hàng giao lần đầu không thành công (kháchhàng hẹn lại ngày giao, không liên lạc được, …)

+ Delay giao nhiều lần: Danh sách các đơn hàng giao không thành công 2 lần trở lên Shop nên check các đơn này để kịp thời xử lý để giao đến khách hàng thành công, tránhcác trường hợp ngoài ý muốn dẫn đến giao lần 3 thất bại sẽ cập nhật “không giao đượchàng”, “lưu kho”

+ Không giao được hàng: là danh sách đơn hàng không giao được hàng bởi các

lý do sau

Giao 3 lần không thành công

Khách từ chối nhận hàng

Shop hủy đơn hàng yêu cầu trả hàng

2.1.4 Yêu cầu tra cứu và xem lịch sử giao dịch

 Tra cứu đơn hàng: Dựa trên mã vận đơn, thông tin khách hàng để xem trạng thái đơn hàng đã đặt, hành trình giao hàng, giá trị đơn hàng,

 Xem lịch sử giao dịch: Các phương thức thanh toán bao gồm thông tin chi tiết

về các đơn hàng đã hoàn thành, đơn hàng còn chờ xử lý và đơn hàng đã hủy, đơn hàng hoàn trả

2.1.5 Yêu cầu chat với nhân viên CSKH.

 Trò chuyện trực tiếp: Giao hàng nhanh cung cấp dịch vụ trò chuyện trực tiếp để người dùng có thể liên hệ với nhân viên chăm sóc khách hàng một cách thuận tiện và nhanh chóng

13

 Hỗ trợ nhanh chóng: Nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ phản hồi các yêu cầu, thắc mắc, khiếu nại của người dùng trong thời gian ngắn nhất có thể.

 Thông tin truyền tải: Người dùng có thể theo dõi thông tin bằng cách hỏi nhân viên chăm sóc khách hàng về trạng thái đơn hàng, tình trạng giao hàng hoặc cáckiến thức về các chính sách liên quan đến đơn hàng

 Hỗ trợ thêm: Nhân viên chăm sóc khách hàng cũng có thể giúp giải đáp các câuhỏi về chính sách bảo hành, đổi trả, cũng như các vấn đề phát sinh khác liên quan đến đơn hàng

2.1.6 Lưu trữ và quản lý tài liệu.

 Cung cấp khả năng lưu trữ tài liệu: Khách hàng có thể tải lên tài liệu, lưu trữ và xem lại các tài liệu liên quan đến đơn hàng, thanh toán, hóa đơn,

2.1.7 Thanh toán và hóa đơn.

 Cung cấp phương thức thanh toán: Cho phép khách hàng thanh toán đơn hàng qua nhiều phương thức khác nhau như thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, ví điện tử,

 Truy cập vào thông tin chi tiết về hóa đơn và lịch sử thanh toán bao gồm thông tin về các giao dịch đã được thực hiện, só tiền thanh toán, và thời gian thực hiệngiao dịch

 Xem, tải xuống và in hóa đơn liên quan đến các đơn hàng đã hoàn thành, lưu trữ và quản lý hóa đơn

2.1.8 Phản hồi và đánh giá của khách hàng.

 Cung cấp hệ thống đánh giá trực tiếp đơn hàng, dịch vụ nhân viên

 Lập phiếu khảo sát chất lượng dịch vụ

 Cho phép khách hàng gửi phàn hồi, khiếu nại khi gặp vấn đề về dịch vụ

2.2 Yêu cầu phi chức năng:

Bảo mật thông tin và dữ liệu:

Hệ thống cần đảm bảo rằng thông tin và dữ liệu của khách hàng được bảo vệ một cách

an toàn, đồng thời cung cấp các cơ chế bảo mật để ngăn chặn các mối đe dọa an ninh thông tin

 Tốc độ và hiệu suất:

14

o Đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và nhanh chóng trong việc xử lý các yêu cầu tra cứu và cập nhật trạng thái đơn hàng.

o Đảm bảo thời gian phản hồi nhanh chóng khi khách hàng liên hệ qua chat hoặc yêu cầu hỗ trợ

 Cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu và báo cáo:

Giúp tối ưu hóa hoạt động giao hàng, quản lý kho và việc phát triển dịch vụ đápứng nhu cầu của khách hàng

 Khả năng mở rộng:

o Hỗ trợ khả năng mở rộng để xử lý số lượng đơn hàng lớn và đồng thời phục vụ nhiều khách hàng

 Hệ thống cần có khả năng tích hợp với các hệ thống và dịch vụ khác một cách dễ dàng, đồng thời cũng cần có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu

phát triển trong tương lai

 Khả năng tương thích:

o Hỗ trợ đa nền tảng, cho phép khách hàng truy cập và sử dụng hệ thống

từ các thiết bị di động, máy tính bảng và máy tính cá nhân mọi lúc, mọi nơi

 Giao diện người dùng thân thiện: Thiết kế giao diện người dùng đơn giản, dễ

sử dụng và linh hoạt khi thực hiện các tác vụ

 Hỗ trợ kỹ thuật:

o Xử lý nhanh chóng các sự cố kỹ thuật và cung cấp các giải pháp kịp thời

o Thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ và đảm bảo khôi phục dữ liệu sau mỗi

sự cố, giữ cho hệ thống luôn ổn định và an toàn

15

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ VÀ TỔ CHỨC DỮ LIỆU.

3.1 Mô hình BFD.

17