Hạch toán sửa chữa tài sản cố định theo chế độ kế toán hiện hành

Hạch toán sửa chữa tài sản cố định theo chế độ kế toán hiện hành

LỜI NÓI ĐẦU

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tài sản cố định

là cơ sở vật chất kỹ thuật chiếm tỉ trọng lớn trong tổng nguồn vốn của doanhnghịêp Nó phản ánh năng lực sản xuất, trình độ sản xuất cũng như khả năngphát triển của doanh nghiệp Do vậy tài sản cố định có ý nghĩa và vai trò vôcùng quan trọng đối với bất kì một cơ sở sản xuất kinh doanh nào Chính vìđiều này mà một trong những nguyên tắc để kinh doanh hiệu quả là sử dụnghợp lý và tối ưu tài sản cố định Nhưng để có thể quản lý được tài sản cố địnhthì nhất thiết phải có được những thông tin về tài sản cố định trong đó cónhững thông tin do kế toán cung cấp Do vậy kế toán tài sản cố định nóichung và kế toán sửa chữa tài sản cố định nói riêng trong các doanh nghiệpsản xuất kinh doanh cũng đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lýcủa doanh nghiệp

Do nhận thấy được tầm quan trọng của kế toán tài sản cố định đối với

hoạt động quản lý của doanh nghiệp nên em đã chọn đề tài: “Hạch toán sửa chữa tài sản cố định theo chế độ kế toán hiện hành” Trong bài viết này

chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót vì vậy em rất mong nhận đượccác ý kiến đóng góp của các thày cô giáo để giúp em hoàn thiện đề án này

Em xin chân thành cảm ơn!

B NỘI DUNG

I SỬA CHỮA TÀI SẢN CỐ ĐỊNH(TSCĐ) TRONG DOANH NGHIỆP

1 Sự cần thiết phải tiến hành sửa chữa tài sản cố định trong doanh nghiệp

- Vai trò của TSCĐ trong doanh nghiệp:

Để tiến hành một hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp đều

nhất thiết phải có đày đủ ba yếu tố: lao động, đối tượng lao động và tư liệu laođộng Trong đó đối tượng lao động được hiểu là tất cả những gì mà lao độngcủa con người tác động vào nhằm làm biến đổi hình thái của chúng cho phùhợp với mục đích của con người Ví dụ về đối tượng lao động như nguyên vậtliệu năng lượng, … Còn tư liệu lao động là những gì mà con người dùng đểtác động vào đối tượng lao động nhằm biến đổi chúng cho phù hợp với nhucầu của con người Máy móc, thiết bị, nhà xưởng,…là những ví dụ về tư liệulao động Tập hợp những tư liệu lao động và đối tượng lao động đó tạo thànhmột bộ phận tài sản chủ yếu của doanh nghiệp

Tài sản của doanh nghiệp là tất cả những nguồn lực thuộc quyền sở hữu

và sử dụng lâu dài của doanh nghiệp và mang lại giá trị kinh tế trong tương laicho doanh nghiệp Bộ phận chủ yếu và chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng tàisản của doanh nghiệp chính là TSCĐ TSCĐ là tư liệu lao động, là một trong

ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất do vậy nó đóng một vai trò quan trọngđối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Song khôngphải tất cả tư liệu lao động trong doanh nghiệp đều là TSCĐ mà TSCĐ chỉbao gồm những tư liệu chủ yếu có đủ tiêu chuẩn về mặt giá trị và thời gian sửdụng… được quy định trong chế độ lquản lý tài chính hiện hành của nhà

nước Theo quy định hiện nay, một tài sản chỉ được ghi nhận là TSCĐ khi nóthoả mãn đồng thời bốn tiêu chuẩn sau:

- Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tàisản đó: lợi ich kinh tế do tài sản mang lại được biểu hiện ở việc tăng doanhthu, tiết kiệm chi phí, tăng chất lượng của sản phẩm, dịch vụ khi doanhnghiệp kiểm soát và sử dụng một tài sản nào đó

- Giá trị ban đầu của tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy:Tiêu chuẩn này yêu cầu một tài sản nào đó muốn được ghi nhận là TSCĐ thìphải có cơ sở khách quan để xác định giá trị ban đầu của nó

- Có thời gian hữu dụng từ một năm

- Có giá trị từ 10.000.000 đồng trở lên

Xét theo hình thái biểu hiện TSCĐ được phân thành hai loại: TSCĐhữu hình và TSCĐ vô hình TSCĐ hữu hình là những tài sản có hình thái vậtchất cụ thể và có đày đủ các tiêu chuẩn để ghi nhận là TSCĐ, bao gồm: nhàcửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn,thiết bị dụng cụ quản lý, vườn cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sảnphẩm… Còn TSCĐ vô hình là những tài sản có đủ tiêu chuẩn ghi nhân TSCĐnhưng không có hình thái vật chất cụ thể như: quyền sử dụng đất, quyền pháthành, bản quyền, bằng sáng chế, nhãn hiệu hàng hóa, phần mềm máy vi tính,giấy phép hoặc giấy phép nhượng quyền…

Như vậy có thể thấy TSCĐ chính là cơ sở vật chất kỹ thuật của doanhnghiệp Nó phản ánh trình độ kỹ thuật và năng lực sản xuất của doanh nghiệp.Mặt khác từ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ cho thấy TSCĐ đều là những tài sản

có giá trị đầu tư lớn do đó nó chiếm một tỉ trọng lớn trong tổng tài sản củadoanh nghiệp Tỉ trọng này còn phụ thuộc vào đặc điểm của từng lĩnh vực vàhoạt động kinh doanh Đối với các doanh nghịêp thương mại tổng TSCĐchiếm khoảng trên 30% tổng tài sản nhưng đối với doanh nghiệp công nghiệp

tỉ trọng này là khoảng 70% Chính vì TSCĐ chiếm tỉ trọng rất lớn trong tổngvốn đầu tư và phản ánh cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp cho nên nógiữ một vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp

Tuy nhiên TSCĐ đóng vai trò quan trọng như vậy trong doanh nghiệpkhông chỉ bởi có giá trị lớn chiếm tỉ trọng lớn trong tổng vốn đầu tư củadoanh nghiệp mà còn vì nó tham gia vào tất cả các khâu, các quá trình hoạtđộng của doanh nghiệp từ hoạt động cung ứng, sản xuất, tiêu thụ đến quản lý

Như vậy có thể thấy được vai trò quan trọng của TSCĐ đối với sự tồntại của một doanh nghiệp Đó là vì TSCĐ chính là một trong những tư liệu laođộng chủ yếu của doanh nghiệp, phản ánh cơ sở vật chất kỹ thuật của doanhnghiệp, chiếm giá trị đầu tư rất lớn so với tổng nguồn vốn và tham gia vào tất

cả các quá trình hoạt động của doanh nghiệp Chính vì vai trò to lớn đó củaTSCĐ đối với doanh nghiệp cho nên để hoạt động hiệu quả doanh nghiệp cầnphải quản lý và sử dụng TSCĐ một các hợp lý và tối ưu Do giá trị TSCĐ lớn,thời gian hữu dụng kéo dài nên doanh nghiệp cần thường xuyên bảo dưỡngduy trì hoạt động bình thường cho tài sản Mặt khác trong quá trình sử dụngTSCĐ không thể tránh khỏi những hỏng hóc vì vậy nhất thiết phải tiến hànhsửa chữa TSCĐ trong doanh nghiệp

- Đặc điểm của TSCĐ:

Trong quá trình hoạt động, TSCĐ tuy không thay đổi về mặt hình tháinhưng giá trị tài sản giảm dần do bị hao mòn TSCĐ lại được cấu thành bởinhiều bộ phận, chi tiết khác nhau nên khi tham gia vào quá trình sản xuất kinhdoanh, các bộ phận, chi tiết này bị hao mòn, hư hỏng không đều nhau Do vậy

để duy trì, khôi phục khả năng hoạt động bình thường cho TSCĐ, để đảm bảo

an toàn trong lao động sản xuất kinh doanh cần thiết phải tiến hành sửa chữa,thay thế những bộ phận, chi tiết của TSCĐ đã bị hao mòn, hư hỏng

TSCĐ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, thời gian sửdụng lâu dài có khi lên tới 10 hay 20 năm Trong thời gian hữu dụng đó nhucầu thị trường có thể đã có sự thay đổi, điều kiện, năng lực của doanh nghiệpcũng thay đổi làm cho yêu cầu về chất lượng cũng như mẫu mã, chủng loạisản phẩm, hàng hoá cũng thay đổi Điều này đòi hỏi phải cải tạo, nâng cấpTSCĐ đã có để có đủ tính năng có thể sản xuất ra những mặt hàng đáp ứngđược nhu cầu của thị trường, đồng thời nâng cao năng suất phù hợp với yêucầu đổi mới sản xuất của doanh nghiệp.

TSCĐ có giá trị lớn nên cần phải thường xuyên bảo dưỡng, thay thếnhững bộ phận hỏng nhằm duy trì năng lực hoạt động bình thường của tài sảnđồng thời tăng thời gian hữu dụng, kéo dài tuổi thọ của tài sản tránh trườnghợp chưa hết thời hạn khấu hao mà TSCĐ đã hỏng không thể sử dụng được

và phải đầu tư mua mới tài sản khác Vì như vậy sẽ làm tăng khấu hao đượctính vào chi phí sản xuất kinh doanh do đồng thời tính khấu hao của tài sảnmua mới những vẫn phải tính cả khấu hao của TSCĐ hỏng nhưng chưa hếtthời hạn khấu hao Điều này làm chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ tăng vàdẫn đến lợi nhuận của doanh nghiệp bị giảm, hiệu quả hoạt động của doanhnghiệp là giảm xuống

Xuất phát từ vai trò quan trọng của TSCĐ trong doanh nghiệp và đặcđiểm hoạt động của nó cho thấy việc sửa chữa TSCĐ trong doanh nghiệp làrất cần thiết Nó không chỉ nhằm bảo dưỡng, duy trì hoạt động bình thườngcho tài sản mà còn giúp kéo dài tuổi thọ, nâng cao năng suất, chất lượng chosản phâm làm tăng lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp

2 Phân loại sửa chữa TSCĐ trong doanh nghiệp

Trong quá trình sử dụng, TSCĐ cần được bảo dưỡng thường xuyênhoặc sửa chữa khi chúng bị hư hỏng nhằm duy trì năng lực hoạt động bìnhthường của TSCĐ Tuỳ theo mức độ sửa chữa người ta chia nghiệp vụ sửa

chữa TSCĐ của doanh nghiệp thành sửa chữa thường xuyên, sữa chữa lớn vàsửa chữa nâng cấp TSCĐ.

- Sửa chữa thường xuyên TSCĐ: Là công việc sửa chữa nhỏ có tính

chất bảo dưỡng hoặc thay thế những bộ phận, chi tiết nhỏ của TSCĐ Việc sửachữa này nhằm giữ cho TSCĐ có trạng thái tốt, bình thường đảm bảo an toànlao động trong quá trình sản xuất kinh doanh Thí dụ, để duy trì trạng thái tốtcho toà nhà văn phòng, nhà xưởng cần phải định kỳ quét sơn, sửa chữa máinhà Máy móc, thiết bị công nghệ cần phải thường xuyên lau chùi, bơm dầu,điều chỉnh và nếu có bộ phận hay chi tiết nào bị hư hỏng thì phải được thay thế

Đặc điểm của loại hình sửa chữa này là thời gian tiến hành sửa chữangắn, chi phí sửa chữa chiếm một tỉ trọng nhỏ không đáng kể so với tổng chiphí kinh doanh trong kỳ Vì vậy chi phí sửa chữa thường xuyên được tập hợptrực tiếp vào chi phí kinh doanh của kỳ hạch toán mà nghiệp vụ sửa chữa diễn

ra Chi phí sửa chữa này được phản ánh trên báo cáo kết quả kinh doanh của

kỳ hiện hành

- Sửa chữa lớn TSCĐ: Là công việc sửa chữa có tính chất khôi phục

năng lực hoạt động của TSCĐ, được thực hiện khi TSCĐ bị hư hỏng nhiềuphải thay thế các bộ phận quan trọng hoặc thay thế phần lớn các bộ phận, chitiết của nó Đặc điểm của loại hình sửa chữa này là thời gian sửa chữa thườngkéo dài đòi hỏi phải ngừng sử dụng tài sản, chi phí sửa chữa lớn chiếm tỉtrọng đáng kể so với tổng chi phí kinh doanh của một kỳ hạch toán Vì vậytheo nguyên tắc phù hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phải được phân bổ vàochi phí kinh doanh của nhiều kỳ khác nhau

Trong quan hệ với công tác kế hoạch, nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐđược chia thành hai loại là sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch và sửa chữa lớnTSCĐ ngoài kế hoạch

Sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch là sửa chữa những TSCĐ mà doanhnghiệp đã có dự kiến từ trước Chi phí để tiến hành sửa chữa lớn sẽ được lập

dự toán trước Do đó trong trường hợp này kế toán phân bổ chi phí sửa chữavào chi phí kinh doanh bằng cách trích trước theo dự toán

Sửa chữa lớn TSCĐ ngoài kế hoạch là sửa chữa những TSCĐ hư hỏngnặng ngoài dự kiến của doanh nghiệp Do vậy chi phí sửa chữa phải đượcphân bổ vào chi phí kinh doanh của những kỳ hạch toán sau khi nghiệp vụ sửachữa đã được hoàn thành

- Sửa chữa nâng cấp TSCĐ: Kết quả của việc sửa chữa nâng cấp là

TSCĐ hiệu quả hơn, năng suất cao hơn hoặc tăng thêm tính năng hoạt độngcủa TSCĐ, kéo dài tuổi thọ của nó

Bản chất của nghiệp vụ sửa chữa nâng cấp TSCĐ là một ngiệp vụ đầu

tư bổ sung cho TSCĐ Vì vậy chi phí sửa chữa nâng cấp được kế toán phảnánh làm tăng nguyên giá của TSCĐ được sửa chữa nâng cấp

II HẠCH TOÁN SỬA CHỮA TSCĐ THEO CHẾ ĐỘ HIỆN HÀNH

1 Hạch toán sửa chữa thường xuyên TSCĐ

- Chứng từ sử dụng: Do nghiệp vụ sửa chữa thường xuyên là nghiệp

vụ sửa chữa nhỏ nên thường do doanh nghiệp tự làm Do đó chứng từ sử dụngtrong nghiệp vụ này thường bao gồm:

+ Các hoá đơn bán hàng do người bán cấp: ví dụ như hoá đơnmua dầu nhớt,…

+ Phiếu xuất kho phụ tùng, vật liệu thay thế cho sửa chữa thườngxuyên của doanh nghiệp

- Tài khoản sử dụng: Do chi phí sửa chữa thường xuyên được tập hợp

trực tiếp vào chi phí kinh doanh trong kỳ hạch toán mà nghiệp vụ sửa chữadiễn ra nên các tài khoản được sử dung để hạch toán chi phí sửa chữa này là:

+Các tài khoản tập hợp chi phí tuỳ thuộc phạm vi sử dụng của TSCĐđược sửa chữa: TK 627, TK641, TK642

+ Các tài khoản phản ánh yếu tố chi phí: TK 111, 112, 152, 214, 331,334…

- Phương pháp hạch toán: Tập hợp chi phí sửa chữa thường xuyên

theo từng đối tượng sử dụng, kế toán ghi:

Nợ TK 627: chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ o bộ phận sản xuất

Nợ TK 641: Chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ ỏ bộ phận bán hàng

Nợ TK 642: Chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ dùng cho quản lýdoanh nghiệp

Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng phương pháp khấu trừ( nếu có)

Có TK 111, 112: Chi phí sửa chữa bằng tiền

Có TK 152: Vật liệu, phụ tùng xuất dùng cho sửa chữa

Có TK 214: Hao mòn TSCĐ dùng cho sửa chữa

Có TK 334: Tiền lương công nhân sửa chữa

Có TK 331: Phải trả người bán các dịch vụ, hàng hoá dùng chosửa chữa

2 Hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ trong doanh nghiệp

- Chứng từ sử dụng: Do đặc điểm của sửa chữa lớn TSCĐ là thời gian

sửa chữa kéo dài, chi phí sửa chữa lớn và thường theo hình thức giao thầu nên

nó phải được dự kiến trước và phải được lập dự toán kinh phí sửa chữa Dovậy trong trường hợp này, kế toán sử dụng những chứng từ sau đây:

+ Kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa được cấp thẩm quyềnduyệt

+ Hợp đồng sửa chữa

+ Hoá đơn sửa chữa do bên thực hiện xuất cho đơn vi

+ Hợp đồng sửa chữa do bên thực hiện xuất cho đơn vị

+ Biên bản nghiệm thu, bàn giao khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành+ Và các chứng từ khác có liên quan

- Tài khoản sử dụng: Do sửa chữa lớn TSCĐ thường được lập dự toán

chi phí trước nên chi phí sửa chữa lớn sẽ được phân bổ dần vào chi phí kinhdoanh của nhiều kỳ bằng cách trích trước vào chi phí Trong trường hợpTSCĐ hư hỏng đột xuất ngoài dự kiến của doanh nghiệp phải tiến hành sửachữa lớn thì chi phí sửa chữa sẽ được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh củacác kỳ kế toán sau khi thực hiện nghiệp vụ sửa chữa Do vậy để hạch toán chiphí sửa chữa TSCĐ kế toán sử dụng các tài khoản sau:

+ TK 241( 2413): Tập hợp chi phí sửa chữa TSCĐ

+ TK 335: Chi phí trả trước dùng trong trường hợp sửa chữa lớn TSCĐtheo kế hoạch có lập dự toán

+ TK 242: Chi phí trả trước dùng trong trường hợp sửa chữa lớn TSCĐngoài kế hoạch

+ Các tài khoản chi phí: TK 627, 641, 642

+ Các tài khoản phản ánh yếu tố chi phí: TK 111, 112, 152, 334, 331, 338

- Phương pháp kế toán:

*

Truờng hợp sửa chữa lớn theo kế hoạch: Trong trường hợp này doanh

nghiệp sẽ lập dự toán chi phí sửa chữa và kế toán sẽ phân bổ vào chi phí sảnxuất kinh doanh bằng cách trích trước Theo đó kế toán sẽ hạch toán như sau:

- Khi tiến hành trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ tính vào kinh doanhtheo dự toán, kế toán ghi:

Nợ TK 627: Trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ ở bộ phận sản xuất

Nợ TK 641: Trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ ở bộ phận bán hàng

Nợ TK 642: Trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ ở bộ phận QLDN

Có TK 335: Số chi phí trích trước được tính vào chi phí kinhdoanh trong kỳ

- Khi phát sinh nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ, kế toán tập hợp chi phísửa chữa do doanh nghiệp tự làm hoặc thuê ngoài:

Nợ TK 241( 2413): Giá thành công trình sửa chữa

Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ( nếu có)

Có TK 111,112: Chi phí bằng tiền

Có TK 152: Vật liệu phụ tùng dùng để sửa chữa

Có TK 334: Lương công nhân sửa chữa

Có TK 214: Khấu hao máy móc thiết bị dùng để sửa chữa

Có TK 331: Phải trả người bán

- Khi công việc sửa chữa lớn hoàn thành bàn giao, căn cứ vào giá trịđược quyết toán của công việc:

+ Nếu giá thành thực tế lớn hơn giá thành dự toán đã trích trước:

Nợ TK 335: Giá thành dự toán đã trích trước

Nợ TK 627, 641, 642: Phần dự toán thiếu

Có TK 2413: Giá thành thực tế+ Nếu giá thành thực tế nhỏ hơn giá thành dự toán:

Nợ TK 335: Giá thành dự toán đã trích trước

Có TK 2413: Gía thành thực tế

Có TK 627, 641, 642: Phần dự toán thừa

* Trường hợp sửa chữa ngoài kế hoạch:

- Khi phát sinh nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ, kế toán cũng tập hợp chiphí sửa chữa lên tài khoản 2413:

Nợ TK 2413

Nợ TK 133

Có TK 111, 112, 334, 152, 214, 331

- Khi công việc sửa chữa lớn hoàn thành:

Nợ TK 627, 641, 642: Phần chi phí sửa chữa được phân bổ vàochi phí kinh doanh kỳ này

Nợ TK 242: Phần chi phí sửa chữađược phân bổ vào chi phí kinhdoanh các kỳ sau

Có TK 2413: Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh

- Sang các kỳ kế toán sau, kế toán tiếp tục phân bổ phần chi phí chưađược phân bổ:

Nợ TK 627, 641, 642

Có TK 242

3 Hạch toán sửa chữa nâng cấp TSCĐ

- Chứng từ sử dụng: Cũng giống như trường hợp sửa chữa lớn TSCĐ,

thời gian sửa chữa nâng cấp TSCĐ cũng kéo dài, chi phí sửa chữa lớn do đó

nó cũng phải được lập dự toán chi phí sửa chữa và phải được cấp có thẩmquyền phê duyệt mới được tiến hành Chính vì vậy hệ thống chứng từ sửachữa nâng cấp TSCĐ cũng bao gồm:

+ Kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa được cấp thẩm quyềnduyệt

+ Hợp đồng sửa chữa

+ Hoá đơn sửa chữa do bên thực hiện xuất cho đơn vi

+ Hợp đồng sửa chữa do bên thực hiện xuất cho đơn vị

+ Biên bản nghiệm thu, bàn giao khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành+ Và các chứng từ khác có liên quan

- Tài khoản sử dụng: Do chi phí sửa chữa nâng cấp TSCĐ được tập

hợp và ghi tăng nguyên giá của tài sản được sửa chữa nên trong trường hợpnày sử dụng các tài khoản sau để hạch toán:

+ TK 2413: Tập hợp chi phí sửa chữa nâng cấp TSCĐ