Tìm hiểu về nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng tại Bộ Tư pháp. Tìm hiểu về nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng tại Bộ Tư pháp. Tìm hiểu về nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng tại Bộ Tư pháp. Tìm hiểu về nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng tại Bộ Tư pháp
Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu những lý luận chung về HTQLCL và tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015
- Đánh giá được tính hiệu quả trong hoạt động của cơ quan và hoạt động của văn phòng cơ quan khi áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015;
Phân tích và đánh giá thực trạng áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 tại Bộ Tư pháp giúp nhận diện điểm mạnh và hạn chế trong công tác văn phòng Từ đó, đề xuất các giải pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả áp dụng ISO, tối ưu hóa quy trình làm việc và chất lượng dịch vụ.
Lịch sử nghiên cứu
Nghiên cứu về ISO được hỗ trợ bởi nhiều văn bản quy định của Nhà nước và các đề tài nghiên cứu ứng dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai và tiếp cận tài liệu cụ thể.
quan trọng để nghiên cứu và phát triển đề tài liên quan.
Bên cạnh các văn bản pháp quy từ nhà nước, nhiều sách, báo và công trình nghiên cứu khoa học đã được các tác giả dày công nghiên cứu chi tiết, cung cấp thêm thông tin chuyên sâu về vấn đề này.
- Nguyễn Hữu Thái Hoà (2007), Hành trình văn hoá ISO và giấc mơ chất lượng
Việt Nam, NXB Trẻ Giáo trình đề cập đến những nhận định chiến lược riêng mà chỉ có
Việt Nam sẽ phát huy hiệu quả cao mà Trung Quốc và các quốc gia khác không có được
Giáo trình Quản trị chất lượng của GS.TS Nguyễn Đình Phan và TS Đặng Ngọc Sự (2012) cung cấp kiến thức toàn diện về quản trị chất lượng, từ khách hàng đến tiêu chuẩn hoá Giáo trình này bao gồm đảm bảo và cải tiến chất lượng, kiểm tra và đo lường chất lượng, chi phí chất lượng, và thống kê trong kiểm soát chất lượng, giúp người đọc nắm vững các yếu tố then chốt để quản lý chất lượng hiệu quả.
- Hoàng Diên (2014), Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng vào cơ quan hành chính nhà nước, Tin tổng hợp Bộ Nội vụ
Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được áp dụng trong hoạt động bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức tại Học viện Hành chính Quốc gia (TS Bùi Huy Tùng, ThS Nguyễn Thị Mai, 2022).
Nghiên cứu khoa học của nhóm Nguyễn Như Thủy tại Đại học Nội vụ Hà Nội tập trung vào việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động văn phòng tại Viện Phát triển Giáo dục và Văn hóa Việt Nam, nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.
Nghiên cứu này tập trung vào lý luận quản lý chất lượng và triển khai ISO trong cơ quan nhà nước, một lĩnh vực đã được nhiều đề tài khác khai thác Tuy nhiên, việc ứng dụng ISO để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Bộ Tư pháp vẫn là một khoảng trống nghiên cứu Đề tài này hướng đến mục tiêu lấp đầy khoảng trống đó, đóng góp vào việc tối ưu hóa hiệu quả làm việc thông qua ISO.
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu tài liệu là phương pháp then chốt, bao gồm việc thu thập, tìm hiểu sâu rộng các tài liệu về quản lý chất lượng và HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9000, giúp làm rõ cơ sở khoa học của hệ thống quản lý chất lượng.
Thu thập thông tin từ nhiều nguồn là bước đầu tiên trong nghiên cứu, sau đó sàng lọc và loại bỏ thông tin không phù hợp để đảm bảo tính chính xác và liên quan của dữ liệu.
- Phương pháp quan sát: Từ việc quan sát và trực tiếp tham gia các hoạt động tại
Bộ Tư pháp để tổng kết được những ưu, nhược điểm và chỉ ra nguyên nhân của hạn chế đó;
Phương pháp phân tích, tổng hợp được sử dụng để tìm kiếm và chọn lọc tài liệu từ các nguồn uy tín như sách, báo, và trang web, nhằm khai thác thông tin cần thiết cho đề tài nghiên cứu.
Ý nghĩa của đề tài
Nghiên cứu này hệ thống hóa và làm rõ các khái niệm về tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015, đặc biệt trong quản lý hành chính và công tác văn phòng, đồng thời bổ sung góc nhìn khoa học về hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) trong cơ quan nhà nước tại Việt Nam.
Nghiên cứu khảo sát và phân tích việc áp dụng TCVN ISO 9001:2015 tại Bộ Tư pháp, làm rõ thành tựu, thách thức và nguyên nhân tồn tại Đề xuất các giải pháp thực tiễn để nâng cao hiệu quả triển khai HTQLCL trong môi trường hành chính công, tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng.
Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung đề tài được triển khai thành 3 chương:
Chương 1 Một số vấn đề lý luận về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng
Chương 2 Tình hình triển khai việc ứng dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 vào công tác văn phòng tại Bộ Tư pháp
Chương 3 Giải pháp nâng cao hiệu quả trong việc ứng dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 vào công tác văn phòng tại Bộ Tư pháp
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO
Một số khái niệm
Chất lượng là một khái niệm phức tạp với nhiều định nghĩa khác nhau tùy theo góc nhìn và lĩnh vực nghiên cứu Hiện nay, có nhiều quan điểm đa dạng về chất lượng được thể hiện qua nhiều định nghĩa tiêu biểu.
Theo Giáo sư người Mỹ Juran: “Chất lượng là sự phù hợp với nhu cầu”
Giáo sư Crosby lại cho rằng: “Chất lượng là sự phù hợp với các yêu cầu hay đặc tính nhất định”
Chất lượng, theo định nghĩa từ điển Tiếng Việt, là tổng thể các tính chất và thuộc tính cơ bản của một sự vật hoặc sự việc, giúp phân biệt nó với những sự vật hoặc sự việc khác.
Theo định nghĩa của Tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hoá (ISO) trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000, chất lượng là mức độ mà các đặc tính của một thực thể đáp ứng nhu cầu đã nêu ra hoặc tiềm ẩn.
Chất lượng là khả năng tập hợp các tính chất và đặc trưng của sản phẩm, hệ thống hoặc quy trình, hướng đến cải tiến để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
1.1.2 Khái niệm Quản lý chất lượng
Quản lý chất lượng là hoạt động phối hợp nhằm định hướng và kiểm soát chất lượng, được triển khai rộng rãi trong mọi ngành và loại hình tổ chức Quản lý chất lượng giúp tổ chức thực hiện đúng công việc cần thiết, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế thông qua việc áp dụng hiệu quả các tư tưởng và công cụ quản lý chất lượng.
Trong định nghĩa của Tổ chức Quốc tế về tiêu chuẩn hoá , quản lý chất lượng có ba điểm cốt lõi như sau:
Thứ nhất, quản lý chất lượng mang tính nhà nước, do nhà nước thống nhất quản lý một cách chung nhất
Thứ hai, quản lý chất lượng có sự phối hợp giữa các cơ quan, tổ chức của nhà nước
Thứ ba, quản lý chất lượng phải tuân thủ những quy định của pháp luật nhà nước và các điều khoản, thông lệ quốc tế
1.1.3 Khái niệm Hệ thống quản lý chất lượng
Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) là tập hợp các yếu tố tổ chức, công cụ và phương tiện để thực hiện mục tiêu quản lý chất lượng, bao gồm cơ cấu tổ chức, trách nhiệm, thủ tục và nguồn lực Trong cơ quan hành chính nhà nước, HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO là mô hình quản lý hiện đại, giúp kiểm soát hoạt động và nâng cao hiệu quả làm việc Hệ thống này tạo ra phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ công việc, trách nhiệm, trình tự thực hiện và thời gian hoàn thành, khắc phục tình trạng quản lý hành chính truyền thống.
HTQLCL cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:
- Xác định rõ sản phẩm, dịch vụ cùng các yêu cầu kỹ thuật tương ứng nhằm đảm bảo đáp ứng kỳ vọng của khách hàng
Kiểm soát chặt chẽ các yếu tố kỹ thuật, quản lý và nhân sự theo kế hoạch là yếu tố then chốt để đảm bảo chất lượng sản phẩm Mục tiêu chính là giảm thiểu, loại bỏ và ngăn ngừa các sai sót, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm một cách bền vững.
Hệ thống quản lý chất lượng theo theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000
1.2.1 Giới thiệu về tổ chức ISO
Iso là tên viết tắt của Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hoá (International Organization for Standardization), một tổ chức phi chính phủ được thành lập vào năm
ISO, tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế, được thành lập năm 1947 tại Geneva, Thụy Sĩ, là một liên minh toàn cầu với hơn 180 cơ quan tiêu chuẩn quốc gia thành viên, trong đó Việt Nam chính thức gia nhập vào năm 1977.
ISO hướng đến việc thúc đẩy sự phát triển và hài hòa các tiêu chuẩn quốc tế, tạo điều kiện thuận lợi cho trao đổi hàng hóa và dịch vụ giữa các quốc gia ISO cải thiện hiệu quả, chất lượng và tính nhất quán trong hoạt động sản xuất, thương mại và thông tin thông qua việc xây dựng và ban hành các bộ tiêu chuẩn.
7 các tổ chức Các tiêu chuẩn do ISO ban hành đều mang tính tự nguyện nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh tế toàn cầu
Cơ cấu tổ chức của ISO bao gồm Đại hội đồng, Hội đồng ISO, Ban Quản lý kỹ thuật, Ban Thư ký trung tâm, và các ban kỹ thuật trực thuộc, với ba hình thức thành viên chính: thành viên đầy đủ, thành viên thông tấn và thành viên đăng ký.
1.2.2 Giới thiệu về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là hệ thống tiêu chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng, được ban hành bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế (ISO) nhằm xây dựng một mô hình quản lý chất lượng được thừa nhận trên toàn cầu và có khả năng ứng dụng rộng rãi ISO 9000 tổng hợp những kinh nghiệm quản lý chất lượng ưu việt, đề cập đến các nội dung cốt lõi như xây dựng chính sách chất lượng, nghiên cứu thị trường, thiết kế sản phẩm, tổ chức cung ứng, kiểm soát quy trình, đánh giá nội bộ, quản lý tài liệu và đào tạo nhân lực.
ISO 9000 nổi bật với tính linh hoạt, phù hợp cho cả tổ chức sản xuất và dịch vụ, không phân biệt quy mô hay hình thức sở hữu.
Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015
TCVN ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn thuộc bộ ISO 9000, quy định các yêu cầu đối với Hệ thống Quản lý Chất lượng (HTQLCL) nhằm chứng minh năng lực cung cấp sản phẩm/dịch vụ đáp ứng yêu cầu khách hàng và quy định pháp lý, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
TCVN ISO 9001:2015 gồm 10 điều khoản, trong đó 3 điều khoản đầu mang tính giới thiệu và 7 điều khoản sau quy định các yêu cầu cụ thể mà HTQLCL cần tuân thủ.
3 Thuật ngữ và định nghĩa
4 Bối cảnh của tổ chức
- Hiểu tổ chức và bối cảnh của tổ chức
- Hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm
- Xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng
- Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống
- Sự lãnh đạo và cam kết
- Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức
- Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội
- Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu
- Hoạch định các thay đổi
- Thông tin dạng văn bản
- Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện
- Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
- Thiết kế và phát triển sản phẩm, dịch vụ
- Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp
- Sản xuất và ung cấp dịch vụ
- Thông qua sản phẩm và dịch vụ
- Kiểm soát đầu ra không phù hợp
9 Đánh giá kết quả thực hiện
- Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá
- Xem xét của lãnh đạo
- Sự không phù hợp và hành động khắc phục
Mục đích, ý nghĩa của việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015
Việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng không chỉ đáp ứng yêu cầu của cơ quan mà còn mang lại nhiều ý nghĩa sau:
- Nâng cao chất lượng công tác hành chính của cơ quan phục vụ hệ thống quản lý nhà nước
- Khắc phục những thiếu sót và nhược điểm trong công tác hành chính như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ,…
- Cải cách thủ tục hành chính rườm rà, phức tạp trong văn phòng
- Cải thiện mối quan hệ làm việc nội bộ giữa các phòng ban và với khách hàng
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm cũng như năng lực của cán bộ văn phòng đối với hoạt động của cơ quan
- Nâng cao nhận thức của cả lãnh đạo và cán bộ công chức về vai trò của công tác văn phòng trong toàn bộ hệ thống
- Tạo cơ sở đo lường và đánh giá hiệu quả công việc một cách khách quan
- Quy định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn của từng vị trí trong văn phòng
- Tạo ra quy trình thực hiện công việc và thủ tục hành chính rõ ràng, minh bạch
- Lãnh đạo kiểm soát được mục tiêu, đánh giá chất lượng công việc của các đơn vị, phòng, ban trong cơ quan
- Ngăn chặn sai sót và tăng khả năng phát hiện đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời các điểm không phù hợp
- Đáp ứng tốt hơn kỳ vọng của người dân, tổ chức nhằm nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.
Nội dung áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng
Trong công tác văn phòng, việc áp dụng TCVN ISO 9001:2015 cần linh hoạt, dựa trên hướng dẫn nghiệp vụ, tình hình thực tế và tuân thủ quy định của Nhà nước.
Quy trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO cần phân định rõ trách nhiệm của từng cá nhân để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của tiêu chuẩn, đảm bảo tính hiệu quả và nghiệp vụ.
Hiện nay, tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 được áp dụng rộng rãi trong nhiều cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp, đặc biệt là trong các nghiệp vụ văn phòng.
+ Soạn thảo và ban hành văn bản;
+ Quản lý văn bản đi, đến;
+ Quản lý hồ sơ nhân sự;
+ Tổ chức các sự kiện, hội nghị;
+ Kiểm soát và theo dõi tiến độ công việc
Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 được áp dụng rộng rãi không chỉ trong văn phòng mà còn ở các phòng ban chuyên môn, giúp nâng cao hiệu quả công việc và hiệu suất tổng thể của tổ chức.
Nguyên tắc, yêu cầu trong quá trình áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng
TCVN ISO 9001:2015 được xây dựng dựa trên các nguyên tắc quản lý chất lượng cốt lõi, kết hợp lý luận và thực tiễn quản lý, nhằm đảm bảo hiệu quả và tính nhất quán trong hệ thống quản lý chất lượng.
Hướng vào khách hàng là yếu tố then chốt, mọi hoạt động của văn phòng phải tập trung đáp ứng và làm hài lòng nhu cầu của người dân, tổ chức và các bên liên quan, lấy sự thỏa mãn của khách hàng làm thước đo hiệu quả công việc.
Thủ trưởng cơ quan cần chủ động dẫn dắt và cam kết xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, đóng vai trò then chốt trong việc duy trì và cải tiến hệ thống này để đạt hiệu quả cao nhất.
Tất cả cán bộ, công chức, viên chức và người lao động cần tích cực tham gia vào quy trình thực hiện công việc theo chuẩn ISO, thể hiện ý thức trách nhiệm cao và sự phối hợp nhịp nhàng.
Quy trình làm việc văn phòng cần được xây dựng một cách có hệ thống, tuân thủ theo chuỗi quy trình với đầu vào và đầu ra được xác định rõ ràng, cho phép đo lường và kiểm soát hiệu quả ở từng giai đoạn.
và **nâng cao hiệu quả làm việc**.
Ra quyết định dựa trên bằng chứng là yếu tố then chốt để điều hành và cải tiến hiệu quả Thay vì dựa vào cảm tính hoặc ý kiến chủ quan, hãy ưu tiên sử dụng số liệu, thông tin khách quan và các đánh giá cụ thể Việc này giúp đảm bảo mọi quyết định đều có cơ sở vững chắc, từ đó tối ưu hóa kết quả và giảm thiểu rủi ro.
Quy trình triển khai áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng
Tính minh bạch trong áp dụng TCVN ISO 9001:2015 được thể hiện qua việc xây dựng quy trình công việc rõ ràng, thống nhất và dễ hiểu Mỗi bước trong quy trình được mô tả chi tiết, xác định cụ thể người thực hiện, công việc cần làm và kết quả đầu ra.
Tính hợp lý đòi hỏi quy trình và biểu mẫu phải phù hợp với đặc thù của từng cơ quan, tổ chức, đồng thời tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật và quy phạm hành chính Điều này đảm bảo tính hiệu quả và hợp pháp trong hoạt động của tổ chức.
Cải tiến liên tục, một nguyên tắc cốt lõi của TCVN ISO 9001:2015, đòi hỏi việc đánh giá thường xuyên hệ thống quản lý chất lượng để phát hiện sai sót và đề xuất các điều chỉnh, nâng cấp phù hợp.
1.6 Quy trình triển khai áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng
Quy trình áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng gồm các bước sau:
Bước 1: Cam kết của lãnh đạo và thành lập Ban chỉ đạo
- Sự cam kết mạnh mẽ và xuyên suốt của lãnh đạo là yếu tố tiên quyết để triển khai TCVN ISO 9001:2015 thành công
Để triển khai ISO hiệu quả, cơ quan cần thành lập Ban chỉ đạo ISO, bao gồm lãnh đạo và các cán bộ chuyên môn, cùng Tổ giúp việc ISO để hỗ trợ quá trình thực hiện.
- Lãnh đạo trực tiếp chỉ đạo, tạo điều kiện về nhân lực, tài lực và thời gian để triển khai hệ thống
Bước 2: Khảo sát thực trạng, xác đinh phạm vi, lựa chọn tư vấn
- Khảo sát, đánh giá hiện trạng hoạt động văn phòng: Các quy trình đang có, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, mức độ phân công công việc
- Xác định phạm vi áp dụng ISO
- Lựa chọn tư vấn có năng lực và kinh nghiệm
Bước 3: Đào tạo nhận thức và lựa chọn phương pháp áp dụng
- Tổ chức đào tạo, tập huấn về nhận thức TCVN ISO 9001:2015 cho toàn thể cán bộ, đặc biệt là Ban chỉ đạo và tổ chuyên trách
- Giới thiệu các nguyên tắc của HTQLCL, vai trò của từng cá nhân trong quá trình thực hiện ISO
Bước 4: Lập kế hoạch triển khai và tiến hành thực hiện
- Xây dựng kế hoạch chi tiết, bao gồm: Mục tiêu chất lượng, thời gian thực hiện từng giai đoạn, người chịu trách nhiệm, phương pháp đánh giá
- Tiến hành soạn thảo tài liệu ISO: Sổ tay chất lượng, chính sách chất lượng, quy trình, biểu mẫu
- Thẩm định - ban hành tài liệu: Áp dụng vào thực tế công việc, sau đó theo dõi, đánh giá và cải tiến
Chương 1 đã trình bày một số vấn đề lý luận cơ bản về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng Nội dung bao gồm các khái niệm liên quan, cấu trúc hệ thống quản lý chất lượng, mục đích, ý nghĩa, nguyên tắc và yêu cầu khi áp dụng tiêu chuẩn này Đồng thời cũng làm rõ quy trình triển khai áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 qua các bước cụ thể Đây được coi là cơ sở để phân tích thực tiễn tình hình triển khai ứng dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại Bộ Tư pháp ở Chương 2
TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI VIỆC ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN
TCVN ISO 9001:2015 VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
Giới thiệu về Bộ Tư pháp
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Tư pháp
Ngày 28/8/1945, Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hoà tuyên cáo thành lập Nội các Thống nhất Quốc gia Nội các này bao gồm 12 Bộ, trong đó có Bộ Tư pháp.
Vũ Trọng Khánh đặt nền móng cho Bộ Tư pháp khi ký Nghị định số 37 ngày 01/12/1945, văn kiện này cùng các Sắc lệnh của Chủ tịch nước định hình cơ cấu tổ chức và hoạt động của Bộ, Ngành Tư pháp.
Nghị định số 37 đặt nền móng cho nền tư pháp dân chủ nhân dân, tạo cơ sở pháp lý cho tổ chức và hoạt động của Bộ Tư pháp Nghị định này xác định vai trò trọng yếu của Bộ Tư pháp trong chính quyền, bước đầu xây dựng chế độ "Tư pháp nhân dân" của Nhà nước dân chủ cộng hòa.
Ngày 06/01/1946, Quốc hội được bầu ra từ cuộc Tổng tuyển cử đầu tiên Tại phiên họp đầu tiên ngày 02/3/1946, Quốc hội bầu Chính phủ Liên hiệp kháng chiến và ông Vũ Đình Hoè làm Bộ trưởng Bộ Tư pháp Bộ Tư pháp tiếp tục duy trì cơ cấu tổ chức theo Nghị định số 37-TP và được kiện toàn trong các năm tiếp theo.
Ngày 11/02/1960, Nghị định 01-CP của Hội đồng Chính phủ chính thức quy định về nhiệm vụ và tổ chức của Bộ Tư pháp, đánh dấu một bước quan trọng trong việc kiện toàn hệ thống tư pháp Việt Nam Nghị định này xác định rõ các nhiệm vụ trọng tâm của Bộ Tư pháp trong giai đoạn mới.
07 nhóm và tổ chức của Bộ Tư pháp gồm có 05 đơn vị trực thuộc: Vụ Tổ chức cán bộ,
Vụ Tuyên giáo, Vụ Nghiên cứu pháp luật, Trường cán bộ tư pháp, Văn phòng
Ngày 14/7/1960, Luật Tổ chức Hội đồng Chính phủ được thông qua, đánh dấu một thay đổi quan trọng khi Bộ Tư pháp không còn thuộc Hội đồng Chính phủ Trong 20 năm tiếp theo, ngành Pháp chế đảm trách công tác tham mưu và xây dựng pháp luật cho Chính phủ, đóng vai trò then chốt trong việc định hình chính sách và pháp luật quốc gia.
Tháng 11/1981, Bộ Tư pháp được tái thành lập theo Nghị định số 143-HĐBT, kế thừa và mở rộng chức năng của Uỷ ban Pháp chế, đồng thời tiếp nhận nhiệm vụ quản lý tổ chức các Toà án địa phương.
Trong giai đoạn từ 1981 đến nay, Bộ đã không ngừng đổi mới và phát triển, nhờ tinh thần trách nhiệm và cống hiến của nhiều thế hệ lãnh đạo và cán bộ.
Bộ, ngành Tư pháp đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, xây dựng hệ thống pháp luật đồng bộ, thống nhất, khả thi, công khai, minh bạch và dễ tiếp cận Hệ thống này vừa là công cụ quản lý xã hội, vừa bảo đảm quyền con người, quyền công dân, tạo nền tảng pháp lý cho phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc gia và hội nhập quốc tế.
2.1.2 Vị trí và chức năng của Bộ Tư pháp
Vị trí, chức năng của Bộ Tư pháp được quy định tại Điều 1 Nghị định số 39/2025/NĐ-CP ngày 26/02/2025 của Chính phủ, trong đó có những điểm chính như:
Bộ Tư pháp là cơ quan thuộc Chính phủ, chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về xây dựng pháp luật và tổ chức thi hành pháp luật Bên cạnh đó, Bộ Tư pháp còn quản lý thi hành án dân sự, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và công tác pháp chế Đồng thời, Bộ cũng quản lý các dịch vụ sự nghiệp công trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của mình.
2.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Tư pháp
Bộ Tư pháp thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn được quy định chi tiết tại Điều 2 của Nghị định số 39/2025/NĐ-CP, ban hành ngày 26/02/2025 bởi Chính phủ, liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ.
Bộ Tư pháp thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn theo luật định, bao gồm cả những quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ và cơ quan ngang bộ, nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật và hiệu quả hoạt động.
1 Trình Chính phủ dự án luật, nghị quyết của Quốc hội, dự án pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định, nghị quyết của Chính phủ; dự thảo quyết định của Thủ tướng Chính phủ trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm đã được phê duyệt và các dự án, đề án khác theo sự phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ
2 Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch phát triển dài hạn, 05 năm, hàng năm và các dự án quan trọng quốc gia; trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của bộ
3 Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của bộ
4 Chỉ đạo, theo dõi, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch, dự án, đề án đã được phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của bộ
Thực trạng triển khai ứng dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia
2.2.1 Nhận thức của Lãnh đạo Bộ
Nhận thấy vai trò quan trọng của ISO trong công tác văn phòng, Lãnh đạo Bộ Tư pháp đã ban hành các văn bản chỉ đạo và cấp kinh phí Mục tiêu được đề ra nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Tuy nhiên, hệ thống quy trình làm việc vẫn còn nhiều hạn chế.
Hiện trạng thiếu các tiêu chuẩn thống nhất và rõ ràng trong công việc khiến cán bộ, nhân viên khó nắm bắt cụ thể nhiệm vụ, vai trò và kế hoạch, từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng hoạt động chung của Bộ.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của chất lượng trong quản lý hành chính, Bộ Tư pháp đã chủ động ban hành văn bản hướng dẫn áp dụng ISO và đầu tư kinh phí mời chuyên gia tư vấn Đồng thời, Bộ cũng chú trọng đầu tư cơ sở vật chất, đặc biệt là hệ thống lưu trữ với trang thiết bị hiện đại như tủ, giá đựng tài liệu, hệ thống báo cháy và chống ẩm, đảm bảo công tác bảo quản hiệu quả.
Áp dụng TCVN ISO 9001:2015 thể hiện cam kết nâng cao chất lượng quản lý của lãnh đạo Nhờ đó, cán bộ nhân viên chuyển đổi từ làm việc theo kinh nghiệm sang quy trình bài bản, khoa học.
Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm triển khai TCVN ISO 9001:2015, đặt ra mục tiêu cụ thể cho công tác văn phòng trong toàn cơ quan.
- Áp dụng, duy trì và cải tiến liên tục HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015;
- Bảo đảm cung cấp đầy đủ các dịch vụ hành chính, nhân sự cho các phòng ban hoạt động hiệu quả;
- Hoàn thiện hệ thống quản lý nhân sự, tiền lương, hành chính nội bộ;
- Quản lý tốt tài sản, cơ sở vật chất, sử dụng hiệu quả và tiết kiệm;
- Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị, phòng ban khác trong cơ quan Bộ để hoàn thành nhiệm vụ chung
Kết quả khảo sát cho thấy toàn bộ nhân viên (100%) đã nắm vững chính sách và mục tiêu chất lượng của cơ quan, điều này giúp định hướng công việc rõ ràng và giảm thiểu sai sót, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
Đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản về quy trình ISO và có sự phân công công việc rõ ràng theo mô tả vị trí, từ đó nâng cao hiệu quả đánh giá năng lực và đảm bảo chất lượng công việc.
Để nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của Bộ Tư pháp, việc đẩy mạnh tuyên truyền và phổ biến kiến thức về ISO 9001:2015 là rất cần thiết, đặc biệt là khi vẫn còn một bộ phận CBNV chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của hệ thống này.
2.2.2 Thực trạng ứng dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng tại Bộ Tư pháp
Hiện nay, hoạt động văn phòng tại Bộ Tư pháp ứng dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 Các quy trình nghiệp vụ cơ bản đã được xây dựng và đưa vào sử dụng.
- Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản
- Trong công tác lưu trữ
- Trong công tác tổ chức các cuộc hội họp, sự kiện
- Trong công tác quản trị thiết bị
2.2.2.1 Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Soạn thảo và ban hành văn bản là nghiệp vụ then chốt giúp cơ quan, tổ chức trao đổi thông tin và điều hành công việc hiệu quả Thống kê năm 2024 cho thấy Bộ đã ban hành hơn 1.000 văn bản, khẳng định vai trò quan trọng của công tác này.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị và dự thảo
Các đơn vị và cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản cần chuẩn bị kỹ lưỡng bằng cách nghiên cứu các văn bản liên quan, đề xuất thành lập nhóm soạn thảo, chuẩn bị cơ sở vật chất cần thiết và dự thảo văn bản.
+ Trường hợp cần thiết thì chuyển văn bản xin ý kiến đóng góp tiếp thu và hoàn thiện dự thảo;
+ Chuyển dự thảo văn bản đã hoàn thiện cho lãnh đạo đơn vị xem xét;
+ Chỉnh sửa dự thảo văn bản
- Trách nhiệm thực hiện: CB, CC, VC, NLĐ chuyên môn
- Thời gian: Theo thời hạn giải quyết của văn bản
Bước 2: Trình ký số văn bản
+ CB, CC, VC, NLĐ chuyên môn được giao soạn thảo trình trên hệ thống bản dự thảo hoàn chỉnh;
+ Lãnh đạo đơn vị kiểm tra nội dung văn bản;
+ Ký nháy, trình Lãnh đạo Bộ ký số văn bản;
+ Lãnh đạo Bộ phê duyệt, ký số văn bản sau đó chuyển lại Văn thư Bộ làm thủ tục phát hành;
Văn bản ký thừa lệnh được soạn thảo bởi CB, CC, VC, NLĐ chuyên môn, trình bản dự thảo hoàn chỉnh trên hệ thống Lãnh đạo đơn vị kiểm tra nội dung, ký số và chuyển văn thư Bộ để phát hành, đảm bảo quy trình chuẩn và tính pháp lý của văn bản.
- Trách nhiệm thực hiện: CB, CC, VC, NLĐ chuyên môn; Lãnh đạo đơn vị; Lãnh đạo Bộ
Bước 3: Cấp số văn bản đi
- Nội dung: VB sau khi được Lãnh đạo Bộ ký số làm thủ tục cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống
- Trách nhiệm thực hiện: Văn thư Bộ
Bước 4: Đăng ký Văn bản đi
- Nội dung: Việc đăng ký văn bản đi phải đảm bảo đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết trên Hệ thống
- Trách nhiệm thực hiện: Văn thư Bộ
Bước 5: Đóng dấu chữ ký số, làm thủ tục phát hành
+ Việc Ký số của cơ quan, đơn vị thuộc Bộ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP;
+ Hình ảnh, vị trí chữ ký số thực hiện theo quy định tại Phục lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP;
+ Phát hành văn bản đi ký số trên hệ thống quản lý văn bản
- Trách nhiệm thực hiện: Văn thư Bộ
Bước 6: Lưu Văn bản điện tử
- Nội dung: Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của Bộ Tư pháp
- Trách nhiệm thực hiện: Văn thư Bộ
- Thời gian: Theo thời hạn bảo quản của tài liệu
Ứng dụng ISO giúp khắc phục hạn chế trong soạn thảo văn bản Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO thiết lập quy trình chuẩn hóa, nâng cao tính chính xác và hiệu quả ISO tạo sự thống nhất, giảm thiểu sai sót và rủi ro pháp lý.
23 quy trình chuẩn hoá, rõ ràng Quy trình này mô phỏng đầy đủ các bước cần thiết, kèm theo hướng dẫn chi tiết cho từng bước thực hiện
Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 giúp nâng cao ý thức và trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong soạn thảo và ban hành văn bản Mỗi cá nhân dễ dàng xác định vai trò và trách nhiệm trong quy trình.
Trong thực tế, việc bỏ qua bước dự thảo văn bản khi xử lý công việc gấp dẫn đến nhiều hạn chế trong soạn thảo và ban hành văn bản, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
2.2.2.2 Trong công tác lưu trữ
