Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Việt Hoàn

Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Việt Hoàn

Lời mở đầu

Nền kinh tế nớc ta đang từng bớc chuyển mình trong cơ chế thị trờng

có sự điều tiết của nhà nớc Để thực hiện việc hạch toán kế toán và kinh doanh

có hiệu quả thì công tác kế toán là không thể thiếu ở mỗi đơn vị kinh doanh,

kế toán ra đời do yêu cầu quản lý kinh tế và phát triển theo nền kinh tế quốcdân Kế toán là một công cụ quản lý kinh tế tài chính cần thiết trong bất cứchế độ kinh tế xã hội nào

Trong những năm gần đây thực hiện chủ trơng tăng cờng và quản lý nềnkinh tế, quản lý các doanh nghiệp của Đảng và Nhà nớc, đẩy mạnh côngnghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc Vị trí của công tác kế toán lại đợc nâng caolên một bớc, tăng cờng và cải thiện công tác kế toán đã trở thành một nhu cầuthiết thực đối với mỗi doanh nghiệp, mỗi ngành và đối với toàn bộ nền kinh tế

Để phát huy vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế và hạch toán kinhdoanh thì việc đầu tiên của công tác kế toán là tổ chức một cách khoa học vàhợp lý phù hợp với chế độ kinh tế hiện hành, với đặc điểm sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp và khả năng trình độ của cán bộ quản lý, đảm bảothực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán

Kinh doanh trong cơ chế thị trờng, các doanh nghiệp không thể tránhkhỏi sự cạnh tranh gay gắt Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải tìmkiếm đợc một khoản lợi nhuận nào đó trong kinh doanh Do đó mục tiêu củacác doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận Để mức lợi nhuận cao doanh nghiệpphải có doanh thu tiêu thụ cao và chi phí thấp Biện pháp hữu hiệu để đạt đợcmục đích này là phải thờng xuyên quan tâm đến khâu bán hàng Thông tin vềthị trờng là vô cùng cần thiết đối với nhà quản lý doanh nghiệp trong việc ấn

định giá cả, đánh giá đợc nguồn lực cung ứng và thị trờng có hiệu qủa haykhông? Giá thành, chất lợng của sản phẩm mẫu mã sản phẩm, nhu cầu của ng-

ời tiêu dùng… phản ảnh hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Do vậy việc phản ảnh hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Do vậy việchạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một hoạt động không thểthiếu và rất quan trọng ở bất kỳ một doanh nghiệp

Qua những kiến thức mà em đã đợc học và sau một thời gian thực tậptại Công Ty TNHH Đầu t Thơng mại Việt Hoàn đã giúp cho em hiểu rõ tầm

quan trọng của ngời làm công tác kế toán trong thực tế Chính vì vậy em đã cố

gắng đi sâu tìm hiểu và lựa chọn đề tài Kế toán bán hàng và xác định kết“Kế toán bán hàng và xác định kết

quả bán hàng tại Công ty TNHH Đầu t Thơng mại Việt Hoàn” làm chuyên

đề tốt nghiệp

Nội dung chuyên đề gồm 2 phần:

Phần 1: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công Ty TNHH Đầu t Thơng mại Việt Hoàn.

Phần 2: Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công Ty TNHH Đầu t Thơng mại Việt Hoàn.

Mặc dù đã rất cố gắng tìm hiểu thực tế và đợc sự giúp đỡ quan tâm của các cô các chú trong công ty và đợc sự giúp đỡ tận tình của cô giáo -Thạc sĩ Hàn Lan Th Song do nhận thức và trình độ bản thân em còn hạn chế, thời gian thực tập không nhiều nên chuyên đề thực tập này khó tránh khỏi những sai sót Vì vậy, em rất mong đợc tiếp thu và chân thành cảm ơn những ý kiến

đóng góp chỉ bảo để em có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của mình vàphục vụ tốt hơn cho công tác thực tế sau này

Em xin chân thành cảm ơn!

Phần 1 Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH đầu t thơng mại việt hoàn

1.1 Những đặc điểm quản lý và kinh doanh của công ty TNHH Đầu t

Th-ơng mại Việt Hoàn có ảnh hởng tới công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH Đầu t Thơng mại Việt Hoàn (tên giao dịch quốc tế làViet Hoan Co., Ltd)

Trụ sở tại: 299 Hoàng Văn Thụ - Hoàng Mai - Hà nội

Quyết định thành lập số1320/GP-UB của UBND thành phố Hà nội cấpngày 20/07/2000

Giấy phép kinh doanh số 041570 của UBKH Hà nội cấp ngày20/09/2000

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0105000150 do phòng đăng

ký kinh doanh Sở kế hoạch và đầu t Hà nội cấp ngày 10/12/2000

Bớc đầu thành lập Công ty TNHH Đầu t Thơng mại Việt Hoàn với sốvốn điều lệ là 5.000.000.00đ (năm tỷ VN đồng);

Trong đó: Vốn góp bằng tiền: 5.000.000.000đ (năm tỷ VN đồng)

Vốn góp bằng hiện vật là không cóVốn lu động là 5.000.000.000đ (năm tỷ VN đồng)

Công ty TNHH Đầu t Thơng mại Việt Hoàn là một tổ chức kinh doanhhạch toán độc lập có đầy đủ t cách pháp nhân và đợc mở tài khoản tại Ngânhàng, đợc sử dụng con dấu riêng

Tên và địa chỉ Ngân hàng thơng mại cung cấp tín dụng: Sở GDI Ngân hàng Công thơng Việt Nam

-Tổng số tiền tín dụng: 1.000.000.000 (Một tỷ VN đồng)

1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý công ty

Công ty Đầu t Thơng mại Việt Hoàn có một cơ cấu tổ chức chặt chẽ,

đ-ợc thể hiện qua sơ đồ Bộ máy tổ chức quản lý công ty

Sơ đồ số 1:

Sơ đồ bộ máy quản lý

Công ty Đầu t Thơng mại Việt Hoàn

Sắp xếp bộ máy tổ chức quản lý một cách phù hợp cũng là một yếu tốquan trọng mang tính quyết định đối với sự tồn tại và phát triển công ty trongnền kinh tế thị trờng Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo kiểu trựctuyến chức năng Đứng đầu là giám đốc rồi đến phó giám đốc và các phòngban trực thuộc, có nhiệm vụ quản lý giám sát mọi hoạt động kinh doanh củacông ty

Các phòng ban của Công ty:

- Phòng Kinh doanh tổng hợp

- Phòng Hành chính

- Phòng Kế toán Tài chính

Giám đốc: Là ngời có quyền cao nhất, quyết định chỉ đạo mọi hoạt

động kinh doanh của công ty Giám đốc chịu trách nhiệm về việc thực hiện kếhoạch kinh doanh của công ty, cũng nh duyệt các chứng từ thanh toán, ký kếtcác hợp đồng mua, bán hàng hoá

PhòngKếtoánTàichính

- Trởng phòng kinh doanh tổng hợp: Lập các kế hoạch và thực hiệnquản lý kế hoạch kinh doanh, tham mu cho giám đốc trong việc ký kết cáchợp đồng kinh tế, có những quyết định đúng đắn trong công tác đối ngoại,quản lý vốn và tài sản, tham gia lập giá và quản lý kế hoạch, thực hiện cáchợp đồng nhập khẩu hàng hoá, phụ trách quá trình bán hàng và thu tiền,nguồn thu phát triển tổng hợp báo cáo theo thời kì.

- Phó phòng kinh doanh: Là ngời tham mu cho trởng phòng kinhdoanh, cùng đóng góp ý kiến đa lên giám đốc, nghiên cứu nắm bắt thị trờng

để có những biện pháp, chiến lợc kinh doanh phù hợp nhằm đem lại hiệu quảcao cho công ty

- Cán bộ kinh doanh: Là ngời trực tiếp kinh liên hệ đến từng kháchhàng, tìm hiểu nhu cầu thị trờng và thị hiếu ngời tiêu dùng, thực tế nghiên cứu

và giao dịch, thúc đẩy công tác tiêu thụ hàng hoá, lên kế hoạch bán hàng, cótrách nhiệm báo về phòng kinh doanh và giám đốc để giám đốc quyết định vàbáo cho kế toán viết hoá đơn bán hàng

Phòng Hành chính:

Trởng phòng hành chính thay mặt giám đốc giải quyết các thủ tục hànhchính liên quan đến hoạt động của công ty

Phòng hành chính có chức năng phục vụ các hoạt động của công ty nh

điều động phơng tiện, văn th, tiếp khách

Phòng Kế toán Tài chính: bao gồm

Kế toán trởng: là ngời chịu trách nhiệm tổ chức, hớng dẫn, kiểm tra, chỉ

đạo chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty đồng thời theo dõi và phản

ánh tình hình tài chính của Công ty cho Ban lãnh đạo giúp lãnh đạo Công typhân tích tình hình hoạt động kinh doanh cũng nh đề xuất các phơng án giảiquyết đúng đắn.

Kế toán tổng hợp: Cập nhật các hoá đơn, các phiếu thu, phiếu chi, nhậpxuất để ghi vào sổ kế toán, hạch toán số lợng hàng tồn kho đầu kì, số lợnghàng nhập, hàng xuất trong kì và số lợng hàng tồn cuối kì, cập nhật số liệumột cách chính xác vào máy tính, cuối kì lập báo cáo tài chính lên công ty,lập báo cáo thuế và tổng hợp kết quả của cả công ty.

Kế toán bán hàng: Ghi hoá đơn và nhận các phiếu thu chi, viết phiếuxuất kho và phiếu nhập kho, cập nhật vào sổ kế toán của công ty

Bộ phận vận tải: Sau khi đã có quyết định bán hàng của ban giám đốc,nhận hoá đơn và phiếu xuất kho từ kế toán, xuống kho dự trữ trình phiếu xuất

và nhận hàng vận chuyển tới địa điểm cho khách hàng theo thỏa thuận

Thủ kho: Nhận phiếu xuất kho và cho xuất hàng, xuất đầy đủ lợng hàng

đã ghi trong phiếu xuất, cũng nh nhận phiếu nhập kho và cho nhập hàng kiểmtra một cách đầy đủ chính xác về số lợng hàng nhập cũng nh chất lợng củahàng hoá nhập kho, cập nhật hàng ngày lên thẻ kho, báo cáo số lợng hàng hoátồn lại hàng tháng, hàng quý lên ban giám đốc để có kế hoạch dự trữ hànghoá cũng nh có chiến lợc kinh doanh sao cho có hiệu quả

Thủ quỹ: Có trách nhiệm thu, chi tiền mặt đảm bảo chính xác, kịp thời

và đầy đủ đáp ứng nhu cầu hàng ngày của công ty

Mỗi bộ phận có một chức năng, nhiệm vụ để đảm bảo cho sự hoạt độngcủa công ty đợc thông suốt, liên tục đã tạo nên một mối liên hệ chặt chẽ vớinhau, mỗi bộ phận là một mắt xích quan trọng trong tổng thể hoạt động củaguồng máy của công ty, hình thành một tập thể vững mạnh, đoàn kết hoạt

động đem lại hiệu quả cao nhất cho công ty

Chính vì vậy mà công ty đã luôn duy trì đợc sản xuất kinh doanh có lãi,

đáp ứng đợc nhu cầu chung với chính sách của Nhà nớc Tuy nhiên, công tyvẫn phải không ngừng phấn đấu hơn nữa để đạt mục tiêu: Một đồng vốn bỏ ralàm sao để đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất, nâng cao hơn nữa đời sống nhânviên của công ty, tăng tích luỹ và đóng góp nhiều hơn cho Ngân sách Nhà n-ớc

1.1.3 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, nhằm phát huy hết thế mạnhcủa mỗi doanh nghiệp công ty đã liên danh liên kết với nhiều doanh nghiệp

có tiềm lực mạnh và uy tín để cùng thực thi các dự án có quy mô lớn tronglĩnh vực mà công ty hoạt động, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong côngcuộc xây dựng và phát triển đất nớc

Công ty Việt Hoàn luôn luôn mong muốn tham gia giải quyết các bàitoán khó của mọi đối tác là các nghành, địa phơng trong lĩnh vực mà công tyhoạt động

1.1.3.1 Các hoạt động kinh doanh của công ty

Hoạt động kinh doanh chính là thơng mại, trao đổi mua bán hàng hoáphục vụ cho nhu cầu in ấn của khách hàng Các mặt hàng đợc nhập khẩu trựctiếp từ nớc ngoài, chủ yếu là các nớc nh Trung Quốc, Hàn Quốc, ấn Độ hoặc đợc uỷ thác qua các công ty XNK là bạn hàng cùng hợp tác làm ăn cảtrong nớc và nớc ngoài Các mặt hàng sau khi đợc trao đổi mua bán đều đợcxem xét kỹ lỡng, đánh giá chất lợng đáp ứng đợc nhu cầu ngời tiêu dùng,mới đợc nhập vào kho và sau đó ban giám đốc lên kế hoạch tiêu thụ Chủ yếucung cấp cho các đại lý phục vụ nhu cầu in ấn, cung cấp trực tiếp cho kháchhàng: các cơ sở in ấn, cám ký

Với việc không ngừng nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh, mở rộngthị trờng, công ty đang đầu t đổi mới máy móc, thiết bị để dần nâng cao đợc

uy tín, tăng khả năng cạnh tranh của công ty mình

1.1.3.2 Đặc điểm thị tr ờng tiêu thụ và các bạn hàng

Các khách hàng của công ty chủ yếu là các khách hàng trên địa bàn HàNội, và một số tỉnh thành khác, nh:

- Anh Nguyễn Văn Hải

- Chị Nguyễn Thanh Thủy

… phản ảnh hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Do vậy việc

Với hơn 150 khách hàng bao gồm nhiều đơn đặt hàng, công ty đang cốgắng mở rộng địa bàn phân phối trên khắp cả nớc, đáp ứng mọi nhu cầu củakhách hàng Với mục tiêu mở rộng địa bàn hoạt động khắp cả nớc, nên việctiêu thụ hàng hoá cũng một phần thông qua các đại lý Do đó, việc một cơ sởgiao dịch nào đó muốn hợp tác mở đại lý tiêu thụ hàng hoá của công ty sẽ trựctiếp đến công ty giao dịch, trao đổi và ký hợp đồng để công ty chấp nhận cungcấp mặt hàng cho đại lý (công ty sẽ xây dựng giá bán riêng cho các đại lý)

Công tác tiêu thụ hàng hoá do bộ phận kinh doanh đảm nhận và cungcấp đến từng đối tợng khách hàng Phơng thức bán hàng đợc thực hiện mộtcách thuận lợi và nhanh chóng nhất, bán hàng trực tiếp đến từng khách hàngvới số lợng tuỳ theo yêu cầu với cớc phí vận chuyển cũng đợc áp dụng theo

nh thỏa thuận giữa bên mua và bên bán, hoặc bán hàng theo phơng thức trảchậm (bán chịu) Phơng thức thanh toán đa dạng: bằng tiền mặt (thanh toánngay hoặc trả chậm), bằng séc, chuyển khoản

Nhờ có chính sách tiêu thụ đúng đắn, kịp thời nên khối lợng hàng hoátiêu thụ của công ty ngày càng tăng, thị trờng tiêu thụ ngày càng đợc mởrộng, tạo đợc độ tin cậy đối với khách hàng cũng nh đang khẳng định vị trícủa công ty trên trị trờng Bên cạnh đó, công ty cũng gặp không ít những khókhăn, những điều kiện khách quan có thể mang đến những bất lợi ngoài ýmuốn mà công ty cũng cần phải giải quyết, để giúp cho quá trình tiêu thụhàng hoá ngày càng tốt hơn cũng nh sự tồn tại và phát triển của công ty

Qua một số năm kinh doanh, ta có thể khái quát tình hình tài chính củacông ty qua một số số liệu sau:

(Đơn vị tính: VN đồng)

Tổng TS có 20.356.500.000 21.432.200.000 23.650.400.000

TS lu động 11.250.000.000 12.120.300.000 14.270.830.000

Tổng TS nợ 20.356.500.000 21.432.200.000 23.650.400.000

TS nợ lu động 3.432.500.000 2.230.130.000 3.500.000.000Giá trị ròng 425.000.000 640.000.000 880.000.000Vốn lu động 4.320.000.000 6.240.000.000 8.450.000.000Doanh thu 35.688.000.000 38.548.000.000 42.875.000.000

Từ những cố gắng nhiều mặt trong công tác tổ chức kinh doanh, tổchức bán hàng, sử dụng các đòn bẩy kinh tế - tài chính Kết quả trong năm

2006 mà công ty đã đạt đợc chịu ảnh hởng tổng hợp bởi nhiều nhân tố, bêncạnh những mặt hàng chính góp phần chủ yếu vào việc tăng doanh thu, thìcác yếu tố khác cũng là không nhỏ Việc tổ chức chặt chẽ kế hoạch tiêu thụcủa đội ngũ lãnh đạo, sự nhạy bén năng động của các cán bộ kinh doanh trongquá trình thâm nhập thị trờng cũng nh tổ chức tốt việc tiêu thụ hàng hoá, đãphần nào nói lên sự thành công bớc đầu trong quá trình hoạt động kinh doanhcủa công ty

1.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Hiện nay công ty Đầu t Thơng mại Việt Hoàn tổ chức công tác kếtoán theo hình thức tập trung Theo hình thức này toàn công ty chỉ tổ chức mộtphòng kế toán tài chính Phòng kế toán tài chính chịu trách nhiệm tổ chứcthực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và công tác kiểm kêtrong toàn bộ công ty Đây là một hình thức phù hợp với quy mô và đặc điểmcủa công ty Việc tổ chức theo hình thức này đã đảm bảo đợc sự lãnh đạo tậptrung, thống nhất Do lựa chọn hình thức kế toán phù hợp nên công tác hạchtoán kế toán luôn đợc hoàn thành tốt, đảm bảo xử lý thông tin tài chính mộtcách nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ và đúng chế độ Công ty cũng chú ý đếnviệc trang bị và ứng dụng các phơng tiện kỹ thuật tính toán tiên tiến nh việc sửdụng máy vi tính trong công tác kế toán đã làm giảm khối lợng công việc ghichép, tính toán hàng ngày

Sơ đồ số 2:

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

Kế toán trởng: 01 ngời, chịu trách nhiệm tổ chức, hớng dẫn, kiểm tra,chỉ đạo chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty

Kế toán tổng hợp: 01 ngời, giúp việc cho kế toán trởng

Kế toán bán hàng: 01 ngời, giúp việc cho kế toán trởng

Bộ phận vận tải: gồm 2 lái xe và 2 công nhân bốc vác, đây là tổ phục vụchở hàng tới tận công trình theo yêu cầu của khách hàng

Thủ kho: 01 ngời

Thủ quỹ: 01 ngời

Bộ phận bán hàng: 02 nhân viên nữ, trong lúc đông khách thì đợc thủquỹ và kế toán viên phụ giúp công việc cho 2 nhân viên bán hàng là giới thiệusản phẩm giúp khách hàng có sự lựa chọn đúng đắn và bán lẻ thu tiền ngay tạicửa hàng của Công ty cho khách hàng

Mỗi ngời trong từng bộ phận tuy có chức năng, nhiệm vụ riêng song lại

có mối quan hệ chặt chẽ với nhau

1.1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty

1.1.5.1 Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng

Chứng từ kế toán là giấy tờ có đầy đủ tính chính xác và có giá trị pháp

lý khi công ty sử dụng để tiến hành thu, chi các hoạt động phát sinh và tiếnhành ghi sổ kế toán

Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau:

- Tên, ký hiệu, số chứng từ

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ

- Tên, địa chỉ của ngời lập và ngời nhận chứng từ

- Diễn giải các nghiệp vụ phát sinh

- Số tiền của nghiệp vụ phát sinh bằng số và bằng chữ

- Họ tên, chữ ký của ngời lập, thủ trởng đơn vị và các chữ ký liênquan

Công ty áp dụng các chứng từ kế toán nh sau:

- Hợp đồng lao động: ký kết giữa ngời lao động và ngời sử dụng lao

động, để làm căn cứ thanh toán tiền lơng cho ngời lao động

- Hợp đồng khác: nh hợp đồng hợp tác kinh doanh, hợp đồng mua bán,

ký kết, hợp đồng sử dụng dịch vụ… phản ảnh hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Do vậy việc ợc giao cho kế toán quản lý để làm thủ đthục nhận và thanh toán

 Về lơng:

- Bảng chấm công: theo dõi ngày làm việc thực tế của nhân viên, nghỉphép, nghỉ việc, nghỉ hởng BHXH để làm căn cứ tính lơng cho nhân viên

Bảng chấm công sẽ do trởng phòng hành chính tính ngày công và chuyển cho

- Công ty hạch toán theo tháng, quý, năm

- Công ty kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

- Công ty nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

- Phơng pháp xác định giá vốn hàng xuất kho theo phơng pháp đích danh

1.1.5.2 Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại công ty

Công ty hạch toán kế toán theo hầu hết hệ thống tài khoản cấp 1 banhành theo quyết định số 1141 TC/QĐ/ CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trởng

Bộ Tài chính và chính thức áp dụng trong toàn quốc ngày 01/01/1996, cùngvới các tài khoản cấp 2,3 cần thiết để phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tếtài chính phát sinh trong công ty phù hợp với đặc trng riêng của công ty Mỗi

bộ phận kế toán có nhiệm vụ theo dõi một số tài khoản nhất định

Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng công ty

đã thực hiện nghiêm túc quy định về việc sử dụng một số tài khoản chủ yếu

- TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

- TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

1.1.5.3 Hệ thống sổ kế toán của công ty

Căn cứ vào số lợng tài khoản sử dụng cũng nh quy mô, đặc điểm hoạt

động của công ty Hình thức kế toán đợc sử dụng là hình thức kế toán “Kế toán bán hàng và xác định kếtchứng

từ ghi sổ”

Sơ đồ số 3:

Trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ ở công ty

Với nghiệp vụ bán lẻ: nhân viên cửa hàng viết hóa đơn bán hàng hoặcghi vào bảng kê bán lẻ (để làm căn cứ tính thuế GTGT) khi thu tiền và giaohàng cho khách Cuối ngày nhân viên bán hàng tập hợp các hóa đơn và bảng

kê bán lẻ để nộp cho kế toán để kế toán viên viết phiếu thu tiền cho thủ quỹ kýnhận và thu tiền về két

Với nghiệp vụ bán buôn: khách hàng sẽ liên hệ trực tiếp với bộ phậnbán hàng viết hóa đơn GTGT, một liên chuyển cho kế toán để viết phiếu thutiền và phiếu xuất kho Khách hàng giữ một liên, cầm phiếu thu thanh toáncho thủ quỹ, thủ quỹ sẽ thu tiền, ký xác nhận vào phiếu thu sau đó xuống kho

đa phiếu xuất kho và hóa đơn (giá trị gia tăng đã có dấu "đã thu tiền" cho thủ

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợp chi tiết

kho) Thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ sẽ tiến hành xuất khotheo nội dung của hóa đơn và giữ phiếu để ghi vào thẻ kho.

Các loại sổ kế toán công ty sử dụng nh sau:

- Sổ kế toán chi tiết

- Sổ quỹ

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Sổ cái

1.1.5.4 Hệ thống báo cáo kế toán của công ty

Các báo cáo của Công ty đợc trình bày bằng đồng Việt Nam (VND)phù hợp với Hệ thống Kế toán Việt Nam và Chuẩn mực Kế toán Việt Nam do

Bộ Tài chính ban hành

Cuối tháng bộ phận kế toán mới tập hợp số liệu để viết báo cáo kết quảkinh doanh của tháng

Bộ phận kế toán lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi quý và cuối niên độ

kế toán nhằm phản ánh tổng quát tình hình kết quả kinh doanh của Công tycho Giám đốc và các đối tợng ngoài Công ty Công ty lập cả 4 báo cáo tàichính sau:

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả kinh doanh

- Báo cáo lu chuyển tiền tệ

- Thuyết minh báo cáo tài chính

Cuối kỳ công ty còn lập bảng tổng hợp TSCĐ, báo cáo tình hình thựchiện nhiệm vụ, báo cáo bán ra, báo cáo mua vào (theo tháng ), báo cáo chi phíbán hàng, báo cáo chi phí dịch vụ, báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp

1.2 Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công

ty TNHH Đầu t Thơng mại Việt Hoàn

1.2.1.1 Đặc điểm hàng hóa

Trong nền kinh tế thị trờng, yếu tố quyết định đến công tác tiêu thụ sảnphẩm là sản phẩm phải có chất lợng cao, giá bán phù hợp, đáp ứng mọi nhucầu về hình thức cũng nh chủng loại Chính những yếu tố này mới khiến ngờitiêu dùng dễ chấp nhận những mặt hàng của công ty Vì mặt hàng chủ yếucủa công ty là bản kẽm in, mực in, cao su in, tất lô, keo láng bóng là nhữngsản phẩm phục vụ công việc in ấn Do đó, cũng cần xây dựng một kế hoạch

để phục vụ kịp thời cho các nhà in, các cơ sở in ấn, cám ký đáp ứng nhu cầu

đòi hỏi của khách hàng

Do đặc điểm hàng hoá của công ty, nên việc dự trữ hàng hoá cũng làrất quan trọng, để đảm bảo phục vụ kịp thời nhu cầu quanh năm của kháchhàng cũng nh những tháng tăng thêm của mùa vụ Do đó việc dự trữ, bảoquản hàng hoá cũng là rất cần thiết Từ khi hàng hoá đợc mua về nhập khophải có chế độ bảo quản trong điều kiện tốt nhất, để đảm bảo đợc chất lợng vàkhi có nhu cầu của khách hàng, thì hàng hoá đợc luân chuyển kịp thời, đầy đủ

và đảm bảo đợc cả về số lợng và chất lợng

Trong cơ chế thị trờng nh hiện nay, luôn chứa đựng trong nó một sựcạnh tranh gay gắt và khốc liệt Do đó, để đối mặt với thị trờng các doanhnghiệp đều phải có một chiến lợc tiêu thụ hàng hóa hợp lý, cần phải có một

kế hoạch tiêu thụ sao cho đáp ứng đợc nhu cầu thị trờng

Do vậy, công tác lập kế hoạch là rất quan trọng và cần thiết đối với tấtcả các loại hình doanh nghiệp sản xuất cũng nh thơng mại Việc xây dựngmột kế hoạch buôn bán cũng nh tiêu thụ để xác định đợc mục tiêu của quátrình tiêu thụ hàng hoá Mặt khác, trong cơ chế cạnh tranh khốc liệt của thị tr-ờng lại càng đòi hỏi ngời quản lý phải lập ra một kế hoạch tiêu thụ cụ thể,hợp lý, chính xác nhằm phục vụ khách hàng mọi nơi, mọi lúc Trên cơ sở đócông ty sẽ tổ chức việc tiêu thụ hàng hoá theo đúng định hớng đã định ra Nếucông tác tiêu thụ không đợc kế hoạch hoá chặt chẽ thì quá trình tiêu thụ sẽ bị

động, cung không phù hợp với cầu, quá trình kinh doanh sẽ khập khiễng, dẫntới hiệu quả kinh doanh thấp Từ đó nó sẽ kéo theo hàng loạt các vấn đề cầnphải giải quyết nh: kế hoạch về vốn, kế hoạch dự trữ hàng hoá, về lao động,tiền lơng công nhân viên khiến cho quá trình kinh doanh diễn ra bất thờng

sẽ làm ảnh hởng không nhỏ tới sự tồn tại và phát triển của công ty

1.2.1.2 Đặc điểm tiêu thụ hàng hóa

Đối mặt với thị trờng, các doanh nghiệp đều phải lập kế hoạch tiêu thụsản phẩm hàng hoá Chỉ tiêu kế hoạch doanh thu tiêu thụ sản phẩm cũng làmột chỉ tiêu tài chính cho biết khả năng tiếp tục của quá trình tái sản xuất củamột doanh nghiệp Lập kế hoạch đồng nghĩa với việc đặt mục tiêu tiêu thụhàng hoá trong kỳ, xác định đợc doanh thu tiêu thụ sẽ đạt đợc trong kỳ, từ đó

để có thể chủ động trong kế hoạch dự trữ cũng nh tiêu thụ hàng hoá Để đảmbảo tính chính xác trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, công ty đã lập kế hoạchdựa trên cơ sở thực tế tiêu thụ hàng hoá giữa các quý trong năm, cùng với đự

đoán nhu cầu thị trờng thực tế để điều chỉnh sao cho phù hợp lợng hàng hoábán ra cũng nh mua vào giữa các quý Thực tế cho thấy, công việc tiêu thụthuận lợi hơn vào những tháng cuối năm (quý 4), công việc in ấn, láng bóngcác sản phẩm của các cơ sở in, các nhà in nhiều lên về số lợng Do vậy, đòihỏi cung cấp mực in, bản kẽm in là rất nhiều, vì thế hàng hoá của công tycũng bán đợc nhiều hơn theo các đơn đặt hàng Còn những tháng giữa năm(quý 2, quý 3) thì lợng hàng bán ra cũng chậm Nhng không vì thế mà công tykhông lập ra một kế hoạch dự trữ hay tiêu thụ hàng hoá để sẵn sàng đáp ứngnhu cầu khi cần thiết của khách hàng

Một nhân tố cũng rất quan trọng quyết định đến việc thực hiện kếhoạch tiêu thụ hàng hoá cũng nh dự trữ hàng hoá của công ty đó là vốn Làmột loại hình doanh nghiệp thơng mại phải chấp nhận những khó khăn vềvốn Nguồn hàng hoá cha lu thông cũng có nghĩa là vốn vẫn nằm trong kho,việc dự trữ háng hoá đôi khi đã tạo nên một sự bế tắc về vốn Hơn thế nữa,công ty phải chấp nhận những khoản nợ ngắn hạn hay những khoản nợ đếnhạn nhng cha đòi đợc từ phía khách hàng Vốn cha lu thông vì hàng hoá còntồn kho, vốn cha đòi đợc từ những khoản nợ và khi nhu cầu đòi hỏi việc dựtrữ hàng hoá cũng nh khi có một hợp đồng hàng hoá đợc ký kết, ngời lãnh

đạo lại phải quyết định đi vay để đảm bảo vốn cho quá trình dự trữ hàng hoá,cũng nh đảm bảo vòng luân chuyển của quá trình kinh doanh Do đó, vấn đềvốn luôn là một bài toán khó đối loại hình doanh nghiệp thơng mại nh côngty

Việc thực hiện kế hoạch là khâu cuối cùng quyết định đến sự tồn tại vàphát triển của công ty, là yếu tố tác động trực tiếp giúp cho quá trình kinhdoanh của công ty đợc thông suốt, giải quyết đợc yêu cầu nhiệm vụ của công

ty, cũng nh nắm bắt đợc nhu cầu thị trờng về mặt hàng nào tiêu thụ đợc nhiềuhơn, mặt hàng nào còn ứ đọng tồn kho, từ đó giúp cho việc xây dựng một kếhoạch trong thời gian tới cũng nh cố chiến lợc dự trữ hàng hoá đảm bảo quátrình tiêu thụ cách thờng xuyên liên tục và có hiệu quả

1.2.2 Kế toán tiêu thụ hàng hóa tại công ty

1.2.2.1 Các ph ơng thức bán hàng tại công ty

Hiện nay Công ty áp dụng 2 phơng thức bán hàng sau:

- Bán hàng thu tiền trực tiếp: Phơng pháp này áp dụng với các kháchhàng thanh toán ngay gồm cả bán buôn và bán lẻ song bán lẻ tại Công ty vẫn

là chủ yếu

- Bán hàng theo phơng thức trả chậm (bán chịu) theo phơng pháp nàykhách hàng có thể trả một phần hoặc nợ toàn bộ tiền hàng Công ty sẽ ký kếthợp đồng mua hàng với khách hàng để ràng buộc pháp lý Nếu khách hàng cónhu cầu Công ty sẽ vận chuyển hàng hóa đến cho khách sau đó thực hiện hợp

đồng giao hàng cho khách hàng theo yêu cầu Ngoài ra, Công ty còn nhận tiềnứng trớc của khách hàng sau đó thực hiện hợp đồng giao hàng Khách hàngmua theo phơng thức này thờng là mua với số lợng lớn (cho các công trìnhxây dựng lớn) hoặc là chủ các cửa hàng bán lẻ khác

1.2.2.2 Các ph ơng thức thanh toán trong bán hàng tại công ty

- Đối với bán hàng thu tiền trực tiếp: khách hàng nộp tiền và kế toán sẽviết phiếu thu, hoá đơn cho khách hàng Hoá đơn đợc viết thành ba liên, mộtliên lu lại, một liên giao cho thủ kho để xuất hàng, liên còn lại giao cho kháchhàng

Thờng thì khi bán lẻ công ty không viết phiếu xuất kho chỉ có những ờng hợp nh xuất biếu, bán buôn thì mới viết phiếu xuất kho

tr Đối với phơng thức bán hàng trả chậm: thời điểm thu tiền không xẩy ra

đồng thời với thời điểm hàng xác định là tiêu thụ

Phơng thức thanh toán đợc dựa trên sự thoả thuận giữa hai bên theo hợp

đồng kinh tế đã ký kết bao gồm: tiền mặt, uỷ nhiệm chi, điện chuyển tiền, sécchuyển khoản

Để tiện cho việc thanh toán công ty mở tài khoản để thanh toán tại SởGDI - Ngân hàng Công thơng Việt Nam Ngân hàng này đại diện cho công ty

để bạn hàng có thể chuyển khoản qua ngân hàng hoặc thanh toán tiền hàngqua đờng bu điện

Thời hạn thanh toán:

Thanh toán ngay một lần hoặc thanh toán sau một khoảng thời giannhất định do sự thoả thuận của hai bên (tối đa là 1 tháng sau khi ngời muanhận đợc hàng)

Công ty luôn tạo điều kiện cho khách hàng trong khâu thanh toán Khikhách hàng nhận lô hàng tiếp theo thì thanh toán nốt số nợ của lô hàng trớchoặc thanh toán theo nh thời hạn thanh toán trong hợp đồng

1.2.2.3 Kế toán doanh thu bán hàng:

Kế toán sử dụng tài khoản 511 để hạch toán doanh thu bán hàng (không

có tài khoản doanh thu bán hàng chi tiết cho từng loại hàng hóa mà hạch toánchung vào TK 511) Đồng thời kế toán sử dụng sổ chi tiết bán hàng để theodõi các nghiệp vụ bán hàng phát sinh hàng ngày theo 2 phơng thức bán hàngthu tiền ngay và bán chịu

Hàng ngày nhận đợc các hóa đơn bán hàng (GTGT), bảng kê bán lẻhàng hóa, phiếu thu, kế toán bán hàng sẽ vào sổ theo các chỉ tiêu:

- Số chứng từ bán hàng và chứng từ thanh toán

- Số tiền khách hàng đã thanh toán

- Số tiền phải thu của khách hàng

Căn cứ vào số liệu ghi cụ thể nh sau:

- Cột số hóa đơn: Ghi số trên hóa đơn GTGT

- Cột ngày tháng: Ghi ngày viết hóa đơn (ngày bán)

- Cột tên khách hàng: Ghi tên khách hàng hoặc tên đơn vị mua

- Cột diễn giải: Ghi tóm tắt số lợng và tên hàng

- Cột cộng có TK 511: Ghi tổng số tiền hàng

- Cột cộng có TK 3331: Ghi số thuế GTGT phải nộp

- Cột tổng số tiền thanh toán : Ghi tổng số tiền hàng và thuế GTGT

- Cột chứng từ thanh toán: Ghi số và ngày trên phiếu thu

- Cột ghi có TK 511 ghi nợ các tài khoản liên quan

Tùy theo từng nghiệp vụ bán hàng phát sinh mà kế toán ghi sổ "chitiết bán hàng" theo định khoản phù hợp cụ thể Trên sổ chi tiết bán hàngtháng 7/2007 Công ty bán hàng cho Nguyễn Nam Khánh - 264 Thụy Khêtheo hợp đồng số 000540 ngày 01/07, Công ty đã thanh toán tiền mặt theophiếu thu ngày 01/07, kế toán ghi sổ theo định khoản:

Số phát sinh

Ghi chú

Cộng

“Kế toán bán hàng và xác định kếtSổ chi tiết bán hàng” là sổ tổng hợp doanh thu và là cơ sở để lập

“Kế toán bán hàng và xác định kếtChứng từ ghi sổ” ở Công ty, “Kế toán bán hàng và xác định kếtchứng từ ghi sổ” đợc lập 5 ngày một lần vàocác ngày 5, 10, 15, 20, 25, 30 hoặc 31 hàng tháng sau đó từ “Kế toán bán hàng và xác định kếtChứng từ ghi sổ”ghi vào sổ cái các TK liên quan

Ví dụ để ghi vào “Kế toán bán hàng và xác định kếtchứng từ ghi sổ” số 88 ta lấy số liệu ở dòng cộng (từngày 01/07 đến 05/07) ở “Kế toán bán hàng và xác định kếtsổ chi tiết bán háng”, kế toán lập “Kế toán bán hàng và xác định kếtchứng từ ghi sổ”

Tơng tự để ghi vào chứng từ ghi sổ số 90, 96, 99 ta cũng lấy số liệu ở

“Kế toán bán hàng và xác định kếtSổ chi tiết bán hàng” để lập :

Cty việt hoàn Ban hành theo QĐ số 1177

11/7 – 15/7)

Kèm theo 03 chứng từ gốc