Môn học quản trị hành chính văn phòng yêu cầu chuẩn bị kế hoạch chuyến Đi công tác Đến nhật bản

HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG YÊU CẦU: CHUẨN BỊ KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC ĐẾN NHẬT BẢN GIẢNG VIÊN: TS... Bạn đang chuẩn bị cho chuyến công tác đến Nh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT TP HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

YÊU CẦU: CHUẨN BỊ KẾ HOẠCH CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC ĐẾN NHẬT

BẢN

GIẢNG VIÊN: TS Nguyễn Xuân Tùng

LỚP: QTKD47B THỰC HIỆN: Nhóm Chưa đặt tên

Quỳnh(NT)

2253401010112

TP HỒ CHÍ MINH, NGÀY 22 THÁNG 3 NĂM 2025

MỤC LỤC

1 MỤC TIÊU VÀ PHẠM VI CÔNG TÁC 1

1.1 Mục đích công tác 1

1.2 Thành phần tham gia công tác 1

1.3 Các bên liên quan và công việc cụ thể 1

1.4 Phạm vi chuyến đi 1

2 CÁC CÔNG VIỆC CHUẨN BỊ TRƯỚC CHUYẾN ĐI 2

2.1 Chuẩn bị giấy tờ và thủ tục hành chính 2

2.2 Lập kế hoạch và lịch trình chuyến đi 2

2.3 Chuẩn bị tài chính và chi phí 3

2.4 Thông báo nội bộ và liên lạc 4

3 CÁC CÔNG TÁC CHUẨN BỊ CHO GIAO TIẾP VÀ VĂN HÓA 4

3.1 Nghiên cứu văn hóa và giao tiếp kinh doanh tại Nhật Bản 4

3.2 Kiến thức cơ bản về lễ nghi, phong tục và thái độ làm việc tại Nhật 5

3.3 Những quy tắc cần lưu ý trong giao tiếp và đàm phán 6

3.4 Quy định nhập cảnh và xuất cảnh 6

3.5 Thông tin lãnh sự quán và đại sứ quán 7

4 LƯU Ý KHI ĐI 7

4.1 Quần áo và đồ dùng cá nhân 7

4.2 Tiền mặt và thẻ ngân hàng 8

4.3 Chuẩn bị tâm lý 8

4.4 Chế độ ăn uống và sức khỏe 8

5 CÔNG TÁC CHUẨN BỊ HẬU CẦN TRONG QUÁ TRÌNH CHUYẾN ĐI 9

5.1 Đi lại và phương tiện vận chuyển: 9

5.2 Lưu ý hỗ trợ trong suốt chuyến đi: 9

6 HOÀN THÀNH CÁC THỦ TỤC SAU CHUYẾN ĐI 10

6.1 Báo cáo chuyến đi 10

6.2 Tổng kết chi phí: 10

6.3 Đánh giá và rút kinh nghiệm 11

Giả định: Giả sử công ty của bạn là Công ty TNHH Mỹ phẩm ABC, chuyên sản xuất và phân phối các sản phẩm chăm sóc da cao cấp Bạn đang chuẩn bị cho chuyến công tác đến Nhật Bản để gặp đối tác Công ty XYZ Nhật Bản, nhằm thảo luận về việc mở rộng thị trường và hợp tác phát triển sản phẩm mới.

1 MỤC TIÊU VÀ PHẠM VI CÔNG TÁC

1.1 Mục đích công tác

- Thảo luận với Công ty XYZ Nhật Bản về cơ hội hợp tác mở rộng thị trường mỹ phẩm cao cấp

- Đàm phán phát triển sản phẩm mới phù hợp với thị trường Nhật Bản

- Tìm hiểu xu hướng tiêu dùng và cơ hội kinh doanh tại Nhật Bản

1.2 Thành phần tham gia công tác

- Giám đốc điều hành (Nam)

- Trưởng phòng kinh doanh (Nam)

- Trưởng phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm (Nam)

- Nhân viên hỗ trợ hành chính (Nam)

1.3 Các bên liên quan và công việc cụ thể

- Công ty XYZ Nhật Bản: Thảo luận hợp tác

- Đối tác phân phối tại Nhật Bản: Xây dựng kế hoạch phân phối

- Cơ quan chính phủ Nhật Bản (nếu cần): Xin cấp phép kinh doanh và xuất nhập khẩu

1.4 Phạm vi chuyến đi

- Thời gian công tác: 7 ngày (dự kiến từ 20/04/2025 - 27/04/2025).

- Thành phố, địa điểm cần đến: Tokyo, Osaka

- Thời gian lưu trú:

+ 4 ngày tại Tokyo (20/04 - 24/04)

+ 3 ngày tại Osaka (24/04 - 27/04)

2 CÁC CÔNG VIỆC CHUẨN BỊ TRƯỚC CHUYẾN ĐI

2.1 Chuẩn bị giấy tờ và thủ tục hành chính

- Hoàn thành hồ sơ xin Visa, bao gồm:

+ Đơn xin Visa theo mẫu quy định

+ 02 ảnh 4x6 cm, phông nền trắng, chụp không quá 6 tháng

+ Hộ chiếu còn hạn tối thiểu 6 tháng kể từ ngày nhập cảnh

- Thư mời từ Công ty XYZ Nhật Bản, có đóng dấu và chữ ký đại diện công ty

- Chứng minh tài chính (bảng lương, sổ tiết kiệm, sao kê tài khoản ngân hàng 3 tháng gần nhất)

- Giấy xác nhận công tác (hợp đồng lao động, quyết định cử đi công tác do công ty cấp)

- Căn cước công dân để làm thủ tục xuất nhập cảnh nếu cần

- Giấy phép hoặc tài liệu cần thiết theo yêu cầu của đối tác và cơ quan nhà nước Nhật Bản

- Xác nhận đặt lịch hẹn với đối tác, chuẩn bị thư mời, lịch trình làm việc cụ thể

2.2 Lập kế hoạch và lịch trình chuyến đi

- Đặt vé máy bay:

+ Ngày đặt vé: 01/04/2025

+ Ngày khởi hành: 20/04/2025, chuyến bay Vietnam Airlines VN-3308 từ Sân bay Tân Sơn Nhất, TP HCM lúc 7:00 tới Sân bay Narita, Tokyo lúc 15:05 + Ngày di chuyển nội địa: 24/04/2025, tàu cao tốc Shinkansen Nozomi từ Tokyo đến Osaka lúc 10:00

+ Ngày về: 27/04/2025, chuyến bay Vietnam Airlines VN331 từ Sân bay Kansai, Osaka lúc 10:00 tới Sân bay Tân Sơn Nhất, TP HCM lúc 13:15

- Đặt phòng khách sạn:

● Ngày đặt phòng: 01/04/2025

+ Tokyo: Khách sạn APA Hotel Higashi Shinjuku Kabukicho Higashi địa chỉ Shinjuku-ku Kabukicho 2-17-7, Tokyo, Nhật Bản từ 20/04 - 24/04

+ Osaka: Khách sạn Osaka Tokyu REI địa chỉ tại Osaka Prefecture, Osaka, Kita-ku Doyamacho 2-1 , Nhật Bản từ 24/04 - 27/04

● Mô tả phòng: Đặt 2 phòng, mỗi phòng có 2 giường đơn

+ Phòng 1: Giám đốc điều hành & Trưởng phòng kinh doanh.

+ Phòng 2: Trưởng phòng nghiên cứu & Nhân viên hỗ trợ hành chính

- Lịch trình công tác:

20/04 Sân bay Narita, Tokyo và Khách sạn

APA Hotel Higashi Shinjuku

Kabukicho Higashi địa chỉ

Shinjuku-ku Kabukicho 2-17-7, Tokyo, Nhật

Bản

Đến Nhật Bản, nhận phòng khách sạn, nghỉ ngơi

21/04 Công ty XYZ địa chỉ 2 Chome-37-6

Shimoochiai Shinjuku City, Tokyo

161-0033, Nhật Bản

Gặp gỡ đối tác XYZ, thảo luận hợp tác kinh doanh

hướng tiêu dùng 23/04 Khách sạn APA Hotel Higashi

Shinjuku Kabukicho Higashi địa chỉ

Shinjuku-ku Kabukicho 2-17-7,

Tokyo, Nhật Bản

Họp nội bộ, lên kế hoạch triển khai hợp tác

24/04 Ga tàu Shinkansen Tokyo đến Ga tàu

Shinkansen Osaka

Di chuyển từ Tokyo đến Osaka bằng tàu cao tốc, nhận phòng khách sạn

25/04 Nhà phân phối X địa chỉ

Tenjimbashisuji 6 Chome Osaka

Gặp gỡ nhà phân phối, đàm phán

kế hoạch phân phối 26/04 Tại Công ty XYZ chi nhánh Osaka

địa chỉ Nakazaki 2 Kita

Tổng kết chuyến công tác, ký kết biên bản hợp tác

2.3 Chuẩn bị tài chính và chi phí

- Dự toán chi phí (VNĐ):

+ Vé máy bay 02 chiều: 20.000.000 VNĐ/người

+ Vé di chuyển nội địa (tàu cao tốc Tokyo - Osaka): 2.500.000 VNĐ/người

+ Khách sạn: 1.000.000 VNĐ/người/đêm x 7 đêm = 7.000.000 VNĐ/người + Ăn uống và di chuyển: 1.000.000 VNĐ/ngày x 7 ngày = 7.000.000 VNĐ/người

+ Chi phí khác, phát sinh và quà tặng đối tác: 7.000.000 VNĐ

+ Tổng chi phí dự kiến:

20.000.000 + 2.500.000 + 7.000.000 + 7.000.000) x 4 + 7.000.000 = 153.000.000 VNĐ

- Thủ tục cấp phát ngân sách:

+ Đề xuất ngân sách lên phòng kế toán

+ Tạm ứng kinh phí cho đoàn công tác

2.4 Thông báo nội bộ và liên lạc

- Thông báo kế hoạch công tác:

+ Gửi thông báo chính thức đến các phòng ban liên quan: Phòng Kinh doanh, Phòng Nghiên cứu & Phát triển sản phẩm, Phòng Tài chính - Kế toán

+ Cung cấp thông tin chi tiết về lịch trình, mục tiêu chuyến công tác

- Phân công công việc cho nhân sự ở lại:

+ Phòng Kinh doanh: Tiếp tục theo dõi hoạt động kinh doanh trong nước, cập nhật thông tin khách hàng

+ Phòng Nghiên cứu & Phát triển sản phẩm: Tiếp tục theo dõi các dự án hiện tại, chuẩn bị tài liệu hỗ trợ cho đoàn công tác nếu cần

+ Phòng Hành chính: Đảm bảo các công việc nội bộ không bị gián đoạn, hỗ trợ thông tin khi cần

- Cử đầu mối liên lạc:

+ Đầu mối liên lạc chính trong chuyến công tác: Trưởng phòng kinh doanh + Đầu mối liên lạc tại công ty: Nhân viên phòng hành chính

3 CÁC CÔNG TÁC CHUẨN BỊ CHO GIAO TIẾP VÀ VĂN HÓA

3.1 Nghiên cứu văn hóa và giao tiếp kinh doanh tại Nhật Bản

3.1.1Đặc điểm văn hóa Nhật Bản ảnh hưởng đến kinh doanh

Nhật Bản là một đất nước có nền văn hóa độc đáo với nhiều quy tắc nghiêm ngặt trong kinh doanh Việc hiểu rõ những quy tắc này sẽ giúp công ty ABC có một buổi làm việc hiệu quả hơn

- Tinh thần tập thể: Người Nhật ưu tiên lợi ích chung hơn cá nhân, nên chiến

lược hợp tác cần hướng đến lợi ích đôi bên

- Chú trọng chi tiết và tính chính xác: Khi thuyết trình, cần có dữ liệu rõ

ràng, minh bạch

- Lịch sự và khiêm tốn: Người Nhật không thích sự phô trương, hãy thể hiện

sự chuyên nghiệp và chân thành

- Nguyên tắc "Nemawashi": Đây là một cách tiếp cận trong đàm phán, nghĩa

là tạo sự đồng thuận trước khi đưa ra quyết định chính thức

- Tôn trọng cấp bậc trong doanh nghiệp: Khi giao tiếp, cần hiểu rõ vai trò

của từng thành viên để thể hiện sự kính trọng đúng mức

- Tính kiên nhẫn trong đàm phán: Người Nhật thường cân nhắc kỹ trước khi

đưa ra quyết định, do đó cần kiên trì và nhẫn nại

3.1.2 Nghiên cứu thị trường Nhật Bản

Tổng quan thị trường mỹ phẩm Nhật Bản

- Nhật Bản là một trong những thị trường mỹ phẩm lớn nhất thế giới với doanh thu hàng tỷ đô la mỗi năm

- Người tiêu dùng Nhật có xu hướng ưa chuộng các sản phẩm chăm sóc da thiên nhiên, hữu cơ

- Các thương hiệu mỹ phẩm Nhật có uy tín cao, yêu cầu khắt khe về chất lượng

- Kênh phân phối chính: cửa hàng bách hóa, cửa hàng tiện lợi, kênh thương mại điện tử

Đối thủ cạnh tranh chính

- Thương hiệu nội địa: Shiseido, SK-II, Kosé, Kanebo.

- Thương hiệu nước ngoài: L'Oréal, Estée Lauder, Lancôme.

- Chiến lược cạnh tranh: Các thương hiệu Nhật Bản thường nhấn mạnh vào

công nghệ tiên tiến, chiết xuất thiên nhiên, và thiết kế tinh tế

3.2 Kiến thức cơ bản về lễ nghi, phong tục và thái độ làm việc tại Nhật

- Cúi chào (Ojigi):

+ 15 độ: Chào thông thường

+ 30 độ: Chào đối tác quan trọng

+ 45 độ: Thể hiện sự biết ơn hoặc xin lỗi

- Trao danh thiếp (Meishi):

+ Luôn dùng hai tay, mặt chữ hướng về phía người nhận.

+ Nhận danh thiếp bằng hai tay, đọc kỹ trước khi cất vào hộp đựng

- Phong cách đàm phán:

+ Không vội vàng yêu cầu quyết định ngay, người Nhật thường thảo luận nội bộ trước

+ Nên sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tránh nói "không" trực tiếp

+ Chuẩn bị kỹ lưỡng trước mỗi cuộc họp, bao gồm kế hoạch và tài liệu

+ Tránh thể hiện cảm xúc quá mức, luôn giữ thái độ điềm tĩnh

- Tinh thần tập thể: Người Nhật ưu tiên lợi ích chung hơn cá nhân, nên chiến

lược hợp tác cần hướng đến lợi ích đôi bên

- Chú trọng chi tiết và tính chính xác: Khi thuyết trình, cần có dữ liệu rõ

ràng, minh bạch

- Lịch sự và khiêm tốn: Người Nhật không thích sự phô trương, hãy thể hiện

sự chuyên nghiệp và chân thành

- Nguyên tắc "Nemawashi": Đây là một cách tiếp cận trong đàm phán, nghĩa

là tạo sự đồng thuận trước khi đưa ra quyết định chính thức

- Tôn trọng cấp bậc trong doanh nghiệp: Khi giao tiếp, cần hiểu rõ vai trò

của từng thành viên để thể hiện sự kính trọng đúng mức

- Tính kiên nhẫn trong đàm phán: Người Nhật thường cân nhắc kỹ trước khi

đưa ra quyết định, do đó cần kiên trì và nhẫn nại

3.3 Những quy tắc cần lưu ý trong giao tiếp và đàm phán

- Tôn trọng thời gian, luôn đến đúng giờ hoặc sớm hơn lịch hẹn

- Giao tiếp nhẹ nhàng, tránh nói quá to hoặc thể hiện cảm xúc mạnh

- Sử dụng danh xưng phù hợp, gọi đúng chức danh của đối tác

- Hạn chế tiếp xúc cơ thể, tránh bắt tay quá chặt hoặc vỗ vai

- Không ngắt lời khi đối tác đang nói, thể hiện sự lắng nghe bằng cách gật đầu nhẹ

- Khi trao danh thiếp, dùng hai tay và nhận danh thiếp với sự kính trọng

- Tránh sử dụng ngôn ngữ cơ thể quá mạnh mẽ, không chỉ tay vào người khác

- Trong bữa ăn, tránh cắm đũa vào bát cơm, vì điều này mang ý nghĩa xấu trong văn hóa Nhật Bản

3.4 Quy định nhập cảnh và xuất cảnh

3.4.1 Nhập cảnh vào Nhật Bản

- Khai báo hải quan nếu mang theo tiền mặt trên 1.000.000 Yên Nhật (~7.000 USD)

- Không mang theo thực phẩm tươi sống, đồ chế biến sẵn hoặc sản phẩm từ động vật chưa qua kiểm dịch

3.4.2 Xuất cảnh từ Việt Nam

- Kiểm tra hành lý, đảm bảo không mang theo vật cấm

- Đến sân bay ít nhất 3 giờ trước giờ bay

- Tuân thủ quy định nhập cảnh của Nhật Bản về hàng hóa, tài chính

- Khai báo hải quan chính xác, đặc biệt là các sản phẩm mẫu mang theo

- Cập nhật thông tin về tình hình dịch bệnh, kiểm tra y tế (nếu cần)

3.5 Thông tin lãnh sự quán và đại sứ quán

- Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản

+ Địa chỉ: 50-11, Motoyoyogi-cho, Shibuya-ku, Tokyo 151-0062, Japan + Điện thoại: +81-3-3466-3311

- Số điện thoại khẩn cấp tại Nhật

+ Cảnh sát: 110

+ Cứu hỏa và cấp cứu: 119

- Thông tin liên hệ đối tác XYZ Nhật Bản

+ Công ty XYZ Nhật Bản

+ Địa chỉ: 1-2-3 Shibuya, Tokyo, Nhật Bản

+ Người liên hệ: Ông Tanaka Hiroshi – Giám đốc Kinh doanh

+ Điện thoại: +81-3-1234-5678

+ Email: hiroshi.tanaka@xyz.co.jp

4 LƯU Ý KHI ĐI

4.1 Quần áo và đồ dùng cá nhân

4.1.1 Trang phục

- 2-3 bộ vest công sở lịch sự

- Áo khoác phù hợp với thời tiết Nhật Bản

- Giày công sở thoải mái

- Trang phục thoải mámái

4.1.2 Đồ dùng cá nhân

- Điện thoại và sim quốc tế/eSIM

- Adapter đổi nguồn điện (Nhật Bản dùng điện 100V, phích cắm loại A)

4.1.3 Tiền mặt và thanh toán

- Đổi khoảng 50.000 - 100.000 Yên Nhật (~8-16 triệu VND)

- Mang theo thẻ tín dụng quốc tế

4.2 Tiền mặt và thẻ ngân hàng

- Đổi một ít tiền mặt sang yên Nhật để sử dụng ngay khi đến nơi

- Chuẩn bị thẻ ngân hàng quốc tế để thanh toán tiện lợi hơn

- Kiểm tra hạn mức giao dịch quốc tế của thẻ trước khi đi

4.3 Chuẩn bị tâm lý

- Nắm rõ kế hoạch làm việc, dự trù các tình huống có thể xảy ra

- Giữ tinh thần thoải mái, tự tin khi gặp gỡ đối tác

- Đối diện với sự khác biệt văn hóa với thái độ cởi mở và học hỏi

4.4 Chế độ ăn uống và sức khỏe

- Tìm hiểu trước về thực đơn Nhật Bản: Một số món phổ biến như sushi,

sashimi, ramen, udon, tempura, nhưng cũng có nhiều món lạ như natto (đậu nành lên men) có thể khó ăn với người lần đầu thử

- Tránh thực phẩm gây dị ứng hoặc không hợp khẩu vị: Nếu có dị ứng thực

phẩm (hải sản, đậu nành…), nên tìm hiểu kỹ nguyên liệu món ăn trước khi gọi

- Hạn chế uống rượu sake hoặc bia nếu không quen: Người Nhật thường có

văn hóa uống rượu trong các buổi tiếp khách, nhưng nếu không quen, có thể lịch sự từ chối

- Uống đủ nước và mang theo đồ ăn vặt nếu cần: Nếu chưa quen với đồ ăn

Nhật, có thể mang theo bánh, mì gói hoặc các thực phẩm dễ ăn từ Việt Nam

- Điều chỉnh múi giờ trước khi bay: Nhật Bản nhanh hơn Việt Nam 2 tiếng,

nên điều chỉnh giờ sinh học trước để tránh mệt mỏi

- Mang theo thuốc cá nhân: Nhất là thuốc đau đầu, tiêu hóa, dị ứng, vì thuốc ở

Nhật có thể không giống với thuốc Việt Nam

- Ngủ đủ giấc và giữ lịch trình làm việc hợp lý: Việc thay đổi môi trường có

thể khiến cơ thể mệt mỏi, cần đảm bảo thời gian nghỉ ngơi hợp lý để có thể tập trung làm việc

5 CÔNG TÁC CHUẨN BỊ HẬU CẦN TRONG QUÁ TRÌNH CHUYẾN ĐI

5.1 Đi lại và phương tiện vận chuyển:

- Đặt taxi: taxi ở nhật sạch sẽ và an toàn, nhưng khá đắt đỏ, tài xế thường không

biết nói tiếng anh Có thể đặt taxi qua các app Japan Taxi, DiDi Japan, có thể tải trên cả iOS và Android.Có thể thanh toán theo 2 hình thức là tiền mặt và thẻ ngân hàng visa

- Trong thời gian đi tàu Shinkansen: Sử dụng các ứng dụng như Hyperdia

hoặc JR East để tra cứu giờ tàu và các tuyến đường Các sân ga Shinkansen có thông báo rõ ràng về các tuyến tàu, hướng di chuyển, và thời gian khởi hành Kiểm tra biển chỉ dẫn: Trước khi lên tàu, hãy chắc chắn rằng bạn đang đứng ở đúng sân ga dành cho tuyến tàu bạn sẽ đi Có thể mua vé trực tuyến tại quầy ở ga tàu hoặc có thể đặt vé tàu onl qua các trang web của công ty tàu Có thể chọn ghế tùy theo sở thích, bao gồm vé thường và vé cao cấp ( green car)

- Dịch vụ đưa đón sân bay:

+ Tới Sân bay Narita, Tokyo lúc 15:05, sẽ có nhân viên của khách sạn đón và di chuyển về Khách sạn APA Hotel Higashi Shinjuku Kabukicho Higashi địa chỉ Shinjuku-ku Kabukicho 2-17-7, Tokyo, Nhật Bản Số điện thoại lễ tân: +81 3-5638-9111, liên hệ để nắm được tình hình cụ thể

+ Ngày 27/4 tại Osaka, Khách sạn Osaka Tokyu REI sẽ có dịch vụ trung chuyển

ra tận sân bay Địa chỉ tại Osaka Prefecture, Osaka, Kita-ku Doyamacho 2-1 , Nhật Bản Số điện thoại lễ tân là +81 6-6315-0109

5.2 Lưu ý hỗ trợ trong suốt chuyến đi:

Lưu ý rằng, khi gọi các số khẩn cấp ở Nhật Bản, nếu bạn không nói tiếng Nhật, họ

có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh trong một số trường hợp Tuy nhiên, việc học một số

từ vựng cơ bản trong tiếng Nhật sẽ rất hữu ích khi bạn cần liên lạc trong tình huống khẩn cấp Dưới đây là một số từ vựng cơ bản trong tiếng Nhật mà bạn có thể sử dụng khi gặp tình huống khẩn cấp:

-Tình huống y tế

+Giúp tôi!: 助助助助助助助 (助助助助助助助助 - Tasukete kudasai)

+Tôi bị thương: 助助助助助助助 (助助助助助助助 - Kega o shimashita)

+Tôi cần bác sĩ: 助助助助助助助 (助助助助助助助助助助 - Isha ga hitsuyou desu)