Kế toán bán hàng ở Cửa hàng thương mại Cát Linh

Kế toán bán hàng ở Cửa hàng thương mại Cát Linh

Lời mở đầu

Vận hành kinh doanh trong nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà

n-ớc theo định hớng XHCN đã, đang và sẽ đặt ra hàng lọat những nhiệm vụ, thách thức trớc các doanh nghiệp Việt Nam; mà trớc hết và quan trọng là hệ thống các doanh nghiệp Nhà nớc

Các doanh nghiệp này muốn tồn tại và phát triển nhất định phải có phơng pháp kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế Nghiên cứu phân tích thị trờng để rồi từ

đó tìm ra các chiến lợc phục vụ để phát triển thị trờng, để tiêu thụ sản phẩm luôn là vấn đề mỗi doanh nghiệp quan tâm Nh là một cuộc chiến tranh sinh tồn, hàng loạt chính sách, biện pháp đã đợc các doanh nghiệp thực hiện nhằm tạo ra một chỗ đứng cho mình

Các doanh nghiệ thơng mại Nhà nớc trên thị trờng bán lẻ ở các đô thị lớn sau giai đoạn lúng túng ban đầu của thời kỳ đổi mới dần từng bớc tạo vị thế và

uy tín trên thị trờng hàng hóa Muốn vậy, các doanh nghiệp này phải giám sát tất cả các quy trình: từ khâu mua hàng đến khâu tiêu thụ để đảm bảo việc bảo toàn và tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn, giữ uy tín với bạn hàng, thực hiện

đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nớc, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của công nhân viên Doanh nghiệp phải đảm bảo có lợi nhuận để tích lũy mở rộng phát triển các loại hình kinh doanh Với một cơ chế kinh tế mới đòi hỏi doanh nghiệp phải phản ứng nhanh nhậy đối với những biến động của thị trờng, phải

có đầu óc sáng tạo, năng động, phân tích các thông tin thu thập đợc để đề ra các quyết định chính xác nhằm kinh doanh có hiệu quả, đứng vững và phát triển trên thơng trờng

Vì vậy, mỗi doanh nghiệp khi bắt đầu kinh doanh trên thị trờng bao giờ cũng đề ra cho mình những mục tiêu nhất định Có nhiều mục tiêu để doanh nghiệp phấn đấu nh là vị thế an toàn và đích cuối cùng là đem lại nguồn lợi

doanh nghiệp sẽ tiêu thụ sản phẩm của mình để thu hồi vốn nhằm mục đích tồn tại và phát triển.

Sau thời gian thực tập ở Cửa hàng thơng mại Cát Linh, em nhận thấy kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng là một bộ phận quan trọng trong việc quản lý các hoạt động kinh doanh của cửa hàng Vì thế, luôn đòi hỏi phải

đợc hoàn thiện Chính vì vậy, em quyết định nghiên cứu công tác kế toán của cửa hàng với chuyên đề" Kế toán bán hàng" để làm báo cáo thực tập tốt nghiệp

Để hoàn thiện tốt báo cáo này, em xin chân thành cảm ơn sự hớng dẫn tận tình của cô giáo Phan Thanh Hà( GVHD) cùng toàn thể các cô chú trong CHTM Cát Linh, đặc biệt là phòng kế toán đã tạo điều kiện thuận lợi và nhiệt tình giúp đỡ em Tuy nhiên, bể học là mênh mông, sự hiểu biết là vô cùng nên chắc chắn bài báo cáo của em còn có nhiều thiếu sót Vì vậy, em rất mong có

đợc sự góp ý của cô giáo và các cô các chú

Em xin chân thành cảm ơn!

Đoàn Thị Hồng-TA-KT1A- NNQT 2

Phần 1

đánh giá thực trạng

công tác kế toán của đơn vị

I đặc điểm, tình hình

A Công ty dịch vụ thơng mại Tràng Thi:

Công ty dịch vụ thơng mại Tràng Thi đợc thành lập ngày 29/04/1993 số

1787 QĐ/UB của ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội cho phép đăng ký thành lập doanh nghiệp Nhà nớc theo Nghị định 388/HĐBT của Hội Đồng Bộ Trởng.Theo quyết định số 2882 QĐ/ UB đổi tên và xác định lại nhiệm vụ của Công ty kim khí điện máy Hà Nội thành tên mới: Công ty dịch vụ thơng mại Tràng Thi thuộc Sở thơng nghiệp Hà Nội

Địa chỉ giao dịch: Số 12 phố Tràng Thi quận Hoàn Kiếm- Hà Nội

1 Chức năng, nhiệm vụ, phơng hớng hoạt động, vị trí của công ty với ngành

1.1 Chức năng, nhiệm vụ:

Công ty dịch vụ thơng mại thị trờngàng Thi là doanh nghiệp Nhà nớc có

t cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập Công ty chịu sự quản lý của Nhà nớc, của Sở thơng nghiệp và các ban ngành có liên quan

Công ty hoạt động theo điều lệ của công ty do ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt; Vì vậy, công ty có chức năng nhiệm vụ sau:

• Kinh doanh bán buôn, bán lẻ các hàng hóa tiêu dùng, t liệu sản xuất, vật

t, hóa chất, thiết bị, phơng tiện phục vụ mọi nhu cầu của thị trờng

• Làm đại lý cho các thành phần kinh tế trong và ngoài nớc

• Tổ chức sản xuất, gia công, dịch vụ sửa chữa đồ dùng điện tử, điện lạnh, phơng tiện đồ điện

• Tổ chức các hoạt động dịch vụ kinh doanh khách sạn, cho thuê văn phòng đại diện và các dịch vụ du lịch

• Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc để mở rộng các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, sản xuất dịch vụ của doanh nghiệp

1.2 Phơng hớng hoạt động:

Đoàn Thị Hồng-TA-KT1A- NNQT 4

Xuất phát từ nhiệm vụ của ngành thơng mại Hà Nội là phát triển kinh doanh những mặt hàng tiêu dùng, t liệu sản xuất, vật liệu xây dựng, vật t hóa chất,thiết bị phơng tiện, dịch vụ sửa chữa, phục vụ mọi nhu cầu của thị trờng Tùy thuộc vào vị trí địa lý của các đơn vị trực thuộc công ty mà phát triển các ngành nghề phù hợp với khả năng của đơn vị mình

1.3 Vị trí của Công ty với ngành

Công ty thơng mại dịch vụ Tràng Thi là một trong những đơn vị dẫn đầu ngành thơng mại Hà Nội và có doanh thu thuộc loại cao nhất

Công ty có mạng lới kinh doanh rộng phục vụ đa dạng hóa các mặt hàng

và các mạng lới nằm hầu hết ở các quận nội, ngoại thành Hàng năm số tiền

mà công ty nộp cho ngân sách nhà nớc rất cao

Công ty có 12 đơn vị thành viên bao gồm: Trung tâm thơng mại, xí nghiệp và cửa hàng

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Phòng tổ chức

hàng chính

TTTM Thanh Trì

Phòng kinh doanh XNK

Phó GĐ phụ

Phòng kế toán

Phó GĐ phụ trách tài chính

TTTM

Đông AnhGiám đốc

CHTM Giảng Võ

CHTMGia Lâm

Qua sơ đồ trên ta thấy đợc cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty dịch vụ

th-ơng mại Tràng Thi Công ty đợc tổ chức theo mô hình quản lý trực tiếp trong

đó mỗi bộ phận đều đợc phân công các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn một cách rõ ràng, cụ thể:

- Giám đốc: Là ngời có quyền hạn cao nhất trong tổ chức bộ máy của công ty, có quyền và nghĩa vị pháp lí trớc pháp luật và nhà nớc

- Phó giám đốc phụ trách cơ bản: phụ trách về việc thanh tra khiếu nại Phó giám đốc phụ trách tài chính: phụ trách xây dựng kế hoạch kinh doanh và các mặt hoạt động tài chính của công ty cũng nh các mặt hoạt động chuyên môn và kinh tế

- Phó giám đốc phụ trách xuất nhập khẩu: phụ trách các mặt kinh doanh

và cá mặt hàng kinh doanh xuất nhập khẩu

- Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ tham mu cho ban giám đốc và giúp cho công việc quản lí của giám đốc

- Phòng kế toán: có nhiệm vụ hạnh toán chi tiết, tổng hợp, lập báo cáo, phân tích các hoạt động kinh tế của công ty, báo cáo tình hình tài chính với cơ quan chức năng của nhà nớc, xây dựng kế hoạch tài chính của công ty, xác

định nhu cầu về vốn, tình hình hiện có và biến động của các loại tài sản của công ty

Công ty dịch vụ thơng mại Tràng Thi có 12 cửa hàng trực thuộc Các cửa hàng là các đơn vị hạch toán kinh tế nội bộ trực thuộc công ty( hoạt động theo quy định chung đối với các doanh nghiệp trực thuộc Nhà nớc) và có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể

B Cửa hàng thơng mại Cát Linh

Cửa hàng thơng mại cát linh đợc thành lập ngày 19/12/1993 trên cơ sở sát nhập Cửa hàng kim khí điện máy và Cửa hàng kinh doanh phế liệu tổng hợp là một trong những cửa hàng trực thuộc Công ty dịch vụ thơng mại Tràng Thi

1 Chức năng, nhiệm vụ, phơng hớng hoạt động, vị trí của cửa hàng với ngành:

1.1 Chức năng, nhiệm vụ,phơng hớng hoạt động:

-Tổ chức kinh doanh theo đúng pháp luật, đ tổng hợp úng ngành nghề

đăng ký

- Đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, đẩy mạnh bán buôn kết hợp bán lẻ

- Mở rộng liên doanh, liên kết với các thành phần kinh tế góp phần tổ chức hoạt động thơng mại và dịch vụ trên địa bàn thành phố

- Quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản, tiền vốn, đội ngũ lao động, bảo toàn và tăng trởng vốn đợc giao

- Tổ chức tốt phong trào thi đua lao động sản xuất, thực hành tiết kiệm, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần, đảm bảo việc làm, thu nhập cho cán bộ công nhân viên, không ngừng nâng cao văn minh thơng nghiệp

- Với sản phẩm truyền thống là màng mỏng nylon và tấm lợp nhựa cửa hàng tiếp tục củng cố và duy trì mặt hàng truyền thống và không ngừng tìm ra phát triển những mặt hàng mới để phụ vụ nhu cầu của ngời tiêu dùng nh: T liệu sản xuất, vật liệu xây dựng, vật t hóa chất, thiết bị, phơng tiện, dịch vụ sửa chữa

1.2 Vị trí của của hàng đối với công ty, ngành:

Cửa hàng thơng mại Cát Linh là một trong 12 đơn vị trực thuộc của công

ty và có tổng doanh thu đứng hàng thứ 2

Với sản phẩm là màng mỏng thì cửa hàng là một trong những đại lý độc quyền ở phía Bắc của Công ty nhựa Rạng Đông Cửa hàng còn là nơi độc quyền phân phối các sản phẩm tôn ván nhựa tại thị trờng miền Bắc

Đoàn Thị Hồng-TA-KT1A- NNQT 8

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của cửa hàng:

Qua sơ đồ trên ta thấy cửa hàng đợc quản lý theo mô hình trực tiếp mỗi bộ phận đều đợc phân công các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn một cách rõ rệt, cụ thể Mô hình này đợc quản lý giống nh mô hình của công ty

3 Tổ chức bộ máy kế toán của cửa hàng, hình thức ké toán cửa hàng áp dụng:

3.1.Tổ chức bộ máy kế toán:

Với đặc thù là một cửa hàng thơng mại hạch toán kinh tế nội bộ nên hình thức kế toán của cửa hàng là tập trung Phòng kế toán của cửa hàng chịu trách nhiệm thực hiện mọi công tác từ việc thu nhận xử lý chứng từ, luân chuyển, ghi sổ, tổng hợp cho đến việc lập báo cáo kế toán, phân tích các chỉ tiêu kinh

tế, hớng dẫn kiểm tra kế toán cho quầy hàng Sau đó kế toán cửa hàng định kỳ tổng hợp số liệu gửi về phòng kế toán của công ty để lập báo cáo kế toán

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của cửa hàng:

Là một phòng ban quan trọng nhng phòng kế toán của cửa hàng chỉ gồm

5 nhân viên: 1 kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp, 2 kế toán quầy kiêm kế toán lao động tiền lơng, kế toán tài sản cố định, 1 kế toán kho và 1 kế toán quỹ

- Kế toán trởng là ngời chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động tài chính trong cửa hàng, là ngời chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của bộ máy kế toán Chức năng quan trọng nhất của kế toán trởng là tham mu cho Cửa hàng trởng

đa ra những quyết định đúng đắn trong kinh doanh; Hơn nữa,còn thực hiện công tác kế toán tổng hợp theo dõi và lập báo cáo kế toán

- Kế toán quầy: Theo dõi và lập sổ sách ở quầy bán hàng

- Kế toán kho: Theo dõi tình hình nhập xuất kho hàng hóa

- Kế toán quỹ: Có nhiệm vụ thu- chi và bảo toàn tiền mặt của cửa hàng.Mặc dù có quy định nhiệm vụ và chức năng của từng phần hành khác nhau nhng giữa các bộ phận lại có quan hệ chặt chẽ với nhau, thống nhất và cùng hỗ trợ cho nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ kế toán của cửa hàng

3.2 Hình thức kế toán cửa hàng áp dụng:

Cửa hàng sử dụng hình thức: Nhật ký- chứng từ để tổ chức hệ thống sổ sách kế toán

Kế toán quỹ

Kế toán TSCĐ

Kế toán kho

4 Những thuận lợi và khó khăn ảnh hởng đến công tác hạch toán kế toán của cửa hàng:

• Về thuận lợi: Đó chính là sự đoàn kết, nhất trí giữa ban phụ trách với các nhân viên trong cửa hàng Hơn thế nữa, ban lãnh đạo của cửa hàng cũng

nh các nhân viên đều là những ngời có khả năng, có kinh nghiệm và có tay nghề cao trong công việc Đặc biệt có đợc uy tín và sự tin cậy của bạn hàng trong công việc kinh doanh Nhờ những thuận lợi trên hàng năm Cửa hàng đã

đạt đợc những kết quả thuận lợi nhất định đảm bảo đợc đời sống của các nhân viên

• Về khó khăn: Ngoài những thuận lợi trên thì Cửa hàng cũng gặp những khó khăn nhất định Do cửa hàng có rất đông các nhân viên vì vậy cũng ảnh h-ởng rất lớn đến công tác hạch toán Ngoài ra, còn có sự cạnh tranh mạnh mẽ của nhiều Cửa hàng bên cạnh kinh doanh cùng mặt hàng

Sơ đồ ghi sổ hình thức Nhật ký- chứng từ

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Kiểm tra đối chiếu

Hình thức này gồm các loại sổ kế toán:

Nhật ký- chứng từ Sổ chi tiết

Bảng tổng hợpcác chi tiết

Sổ cái

Báo biểu kế toánBảng kê

Sổ quỹ

Căn cứ vào sổ chi tiết để vào bảng tổng hợp các chi tiết.

Căn cứ vào bảng kê và bảng tổng hợp các chi tiết để lập báo biểu kế toán

2 Trình tự luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán bán hàng:

Phiếu nhập(Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hoá)

Thẻ quầy hàng

PhÇn 2

néi dung chÝnh

§oµn ThÞ Hång-TA-KT1A- NNQT 14

Trình tự vào chứng từ, sổ sách phần kế toán bán hàng

Bớc 1: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ:

Trớc khi có hàng hoá đa ra bán, các quầy hàng phải nhập hàng hoá của kho của cửa hàng đến kho của các quầy hàng.Vì vậy, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ của cửa hàng chính là phiếu nhập kho của các quầy hàng

Khi vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ngời lập phiếu phải ghi rõ ngày thámg năm, số phiếu, theo lệnh điều động của ai để tiện tra cứu và truy cứu trách nhiệm nếu có sai sót

Nội dung của phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu gồm:

• Stt: ghi số thứ tự của hàng xuất ra kho của quầy

• Tên nhãn hiệu, phẩm chất, qui cách hàng hoá: dùng để ghi tên hàng hoá, phân biệt hàng khác nhau

Chú ý: khi ghi hết hàng hoá xuất mà phiếu vẫn còn khoảng trống cần gạch chéo để tránh bị ghi thêm

Số lợng (cột E) ở phiếu này là căn cứ để ghi cào cột 2(nhập từ kho trong ngày) ở thẻ quầy hàng

§¬n vÞ:CHTM C¸t Linh mÉu sè 03-VT-3LL

§oµn ThÞ Hång-TA-KT1A- NNQT 16

§Þa chØ: 47 C¸t Linh Ban hµnh theo Q§ sè 1141

TC/Q§/C§KT ngµy1/11/1995 cña BTC

§oµn ThÞ Hång-TA-KT1A- NNQT 18

phiÕu xuÊt kho

Kiªm vËn chuyÓn néi bé

§oµn ThÞ Hång-TA-KT1A- NNQT 20

Ngµy 13 th¸ng 9 n¨m 2004 No: 036218

Căn cứ theo lệnh điều động số 112 ngày13 tháng 9 năm 2004 của

Cửa hàng trởng về việc xuất hàng.

Đoàn Thị Hồng-TA-KT1A- NNQT 22

Họ và tên ngời vận chuyển: hợp đồng số:

Ph¬ng tiÖn vËn chuyÓn:

§oµn ThÞ Hång-TA-KT1A- NNQT 24

XuÊt t¹i kho: 47 C¸t Linh

NhËp t¹i quÇy: Tæng hîp

§oµn ThÞ Hång-TA-KT1A- NNQT 26

STT Tªn nh·n hiÖu, phÈm chÊt,quy c¸ch hµng hãa m· sè §VT Sè lîng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn

§oµn ThÞ Hång-TA-KT1A- NNQT 28

A B C D E F G

Tole PVC 0,65*0,80 m

§oµn ThÞ Hång-TA-KT1A- NNQT 30

1 2,5m tÊm 300 40,380 12,114,000

2 2,0m tÊm 200 32,300 6,460,000

§oµn ThÞ Hång-TA-KT1A- NNQT 32

XuÊt, ngµy13 th¸ng 9 n¨m 2004 NhËp,ngµy13 th¸ng 9 n¨m 2004

Ngêi lËp phiÕu: Thñ kho: Ngêi vËn chuyÓn QuÇy ký nhËn

Ngời lập phiếu: Thủ kho: Ngời vận chuyển Quầy ký nhận

Căn cứ theo lệnh điều động số 100 ngày6 tháng 9 năm 2004 của

Cửa hàng trưởng về việc xuất hàng.

TC/QĐ/CĐKT ngày1/11/1995 của BTCphiếu xuất kho

Kiêm vận chuyển nội bộ

Bớc 2 :Thẻ quầy hàng

Sau khi nhập kho từ kho của cửa hàng, quầy hàng sẽ phải theo dõi hàng hoá trên thẻ quầy hàng Mỗi hàng hoá sẽ đợc theo dõi trên một thẻ quầy khác nhau

Thẻ quầy hàng do các mậu dịch viên tại các quầy lập cuối tháng sẽ nộp lên phòng kế toán của cửa hàng

Nội dung thẻ quầy hàng gồm:

• Tên hàng, đơn vị tính, quy cách, đơn giá

• ngày tháng: ghi theo thứ tự

• Họ tên ngời bán hàng (mậu dịch viên)

• Tồn đầu ngày: tồn đầu ngày 1 hàng tháng là số kiểm kê của cuối tháng trớc chuyển sang Các ngày tiếp theo là số tồn cuối ngày của hôm trớc liền kề

• Nhập từ kho trong ngày(ca): theo ca của từng mậu dịch viên nếu có hàng nhập (chính là số cột ghi ở cột E bên phiếu xuất kho )

• Nhập khác trong ngày(ca) nếu có hàng hoá nhập vào không phải từ kho

Cộng nhập và tồn kho tronh ngày(ca) = Tồn đầu ngày + Nhập từ kho + Nhập khác

Đoàn Thị Hồng-TA-KT1A- NNQT 36

A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9

113 6/9/2004 Oanh 113 200 313 113 12/9/2004 Oanh 313 200 8.700.000 313 13/9/04 Oanh 113 300 113

413

thẻ quầy hàng

Tờ số 1

Ban hành theo QĐ số 1141 Mẫu số 15- BH TC/QĐ/CĐKT ngày1/11/1995 của BTC

Đơn vị: CHTM Cát Linh

Địa chỉ: 47 Cát Linh

Tồn cuối ngày (ca)

Nhập khác trong ngày(ca)

Nhập từ kho trong ngày(ca)

Tồn

đầu ngày

Họ tên người bán

N/T

Xuất bán Lượng Tiền

Xuất khác Lượng Tiền Kiểm kê ngày 31/8/2004