Đề tài hệ thống quản lý xuất nhập hàng tại một Đại lý trung gian modul 5 báo cáo thống kê Đại lý theo doanh thu

77 Băng tải Conveyor belt Hệ thống băng chuyền dùng để vận chuyển hàng hóa trong kho hoặc nhà máy.. 112 Xử lý hàng lỗi Defective Goods Handling Xử lý các sản phẩm bị lỗi hoặc hỏng 115

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN MÔN HỌC NHẬP MÔN CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM

BÀI TẬP LỚN

Nhóm BTL: 04

Đề tài : Hệ thống quản lý xuất nhập hàng tại

một đại lý trung gian Modul 5: Báo cáo thống kê đại lý theo doanh thu

I Lấy yêu cầu 3

Nhóm thuật ngữ liên quan đến người 3

Nhóm thuật ngữ liên quan đến hoạt động 9 Nhóm thuật ngữ về Luật lệ, Quy Định, Điều khoản 13

2.2 Ai được vào hệ thống và làm chức năng gì? 17 2.3 Các chức năng hoạt động thế nào? 17 2.4 Các đối tượng thông tin cần xử lý 21

3.4 Use Case thống kê đại lý theo doanh thu 25

I Lấy yêu cầu

1 Glossary List

TT Tiếng Việt Tiếng Anh Giải nghĩa

Nhóm thuật ngữ liên quan đến người

1 Nhà cung cấp Supplier Doanh nghiệp hoặc cá nhân cung cấp

hàng hóa hoặc dịch vụ cho đại lý trung gian

2 Khách hàng Customer Người hoặc tổ chức mua hàng từ đại lý

Accountant Người chịu trách nhiệm ghi chép và kiểm

soát tài chính liên quan đến xuất nhập hàng

6 Quản lý kho Warehouse

Người đảm nhiệm việc mua hàng và duy trì nguồn cung ứng

8 Nhân viên kiểm

soát chất lượng

Quality Control Inspector

Người chịu trách nhiệm kiểm tra và đảm bảo chất lượng hàng hóa

9 Nhân viên vận

hành hệ thống

System Operator

Người giám sát và vận hành hệ thống phần mềm quản lý kho

Người trực tiếp lái xe và giao hàng đến địa điểm yêu cầu

12 Nhân viên giao

nhận Dispatch Staff Receiving & Người chịu trách nhiệm tiếp nhận và gửi hàng ra khỏi kho

13 Chủ đại lý Agency Owner Người sở hữu và quản lý đại lý trung

gian

14 Nhà phân phối Distributor Doanh nghiệp mua hàng từ nhà sản xuất

và bán lại cho các đại lý hoặc khách hàng

Người kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho để đảm bảo tính chính xác

18 Kiểm soát viên

nội bộ

Internal Auditor

Người kiểm soát và đánh giá nội bộ về quy trình xuất nhập hàng

19 Nhân viên bảo

trì kho

Warehouse Maintenance Staff

Người chịu trách nhiệm bảo trì và sửa chữa cơ sở vật chất trong kho

20 Nhân viên an

ninh kho

Warehouse Security Staff

Người đảm bảo an ninh, giám sát an toàn cho kho hàng

Người giám sát và tối ưu hóa chuỗi cung ứng từ nhà cung cấp đến khách hàng

23 Nhân viên xử lý

đơn hàng

Oder Processing Staff

Người thực hiện quy trình xử lý các đơn hàng từ khách hàng

24 Nhân viên điều

phối vận tải

Transportation Coordinator

Người sắp xếp và điều phối các hoạt động vận chuyển hàng hóa

25 Nhân viên hỗ

trợ kỹ thuật

Technical Support Staff

Người cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho hệ thống quản lý kho

26 Nhân viên đóng

gói

Packaging Operator

Người thực hiện công đoạn đóng gói hàng hóa trước khi giao hàng

27 Kiểm toán viên

độc lập External Auditor Chuyên gia kiểm toán từ bên ngoài đánh giá hoạt động tài chính và quản lý kho

28 Nhân viên mua

hàng Purchasing Officer Người đảm nhiệm việc mua sắm hàng hóa từ các nhà cung cấp

29 Nhân viên hỗ

trợ vận hành

kho

Warehouse Operations Assistant

Người hỗ trợ các công việc vận hành và quản lý kho

30 Giám đốc vận

hành Operations Director Người chịu trách nhiệm điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động kho hàng

31 Nhân viên theo

dõi đơn hàng Order Tracking Staff Người theo dõi tiến độ xử lý và giao hàng của các đơn hàng

32 Nhân viên chăm

Người đại diện cho doanh nghiệp trong việc bán hàng và quảng bá sản phẩm

34 Giám đốc tài

chính

Chief Financial Officer

Người quản lý và kiểm soát các hoạt động tài chính của đại lý

35 Nhân viên giám

sát vận chuyển

Shipping Supervisor

Người giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa đến khách hàng

36 Chuyên gia

phân tích chuỗi

cung ứng

Supply Chain Analyst

Người phân tích và tối ưu hóa các quy trình trong chuỗi cung ứng

37 Nhân viên hỗ

trợ bảo hành

Warranty Support Staff

Người giải quyết các vấn đề bảo hành sản phẩm cho khách hàng

38 Nhân viên giám

sát đóng gói

Packaging Supervisor

Người giám sát quá trình đóng gói hàng hóa đảm bảo chất lượng

39 Nhân viên đào

tạo vận hành

kho

Warehouse Training Staff

Người hướng dẫn và đào tạo nhân viên

về quy trình vận hành kho

40 Kiểm soát viên

vận hành kho

Warehouse Operations Controller

Người kiểm soát và điều chỉnh quy trình vận hành kho hàng

41 Nhân viên pháp

lý Legal Officer Người xử lý các vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động xuất nhập hàng

42 Nhân viên giám

sát an toàn Supervisor Safety Người giám sát và đảm bảo an toàn lao động trong kho hàng

43 Nhân viên điều

phối nhập khẩu Coordinator Import Người điều phối và quản lý quy trình nhập khẩu hàng hóa

44 Nhân viên điều

phối xuất khẩu Coordinator Export Người điều phối và quản lý quy trình xuất khẩu hàng hóa

Nhóm thuật ngữ liên quan đến vật

45 Hàng hoá Goods Các sản phẩm, vật phẩm được sản xuất

hoặc mua bán trong quá trình kinh doanh

46 Đơn hàng Order Tài liệu yêu cầu mua hoặc bán hàng hóa,

dịch vụ từ khách hàng hoặc nhà cung cấp

47 Phiếu nhập kho Goods receipt

note

Tài liệu ghi lại việc nhập hàng hóa vào kho, bao gồm thông tin về số lượng, loại hàng, ngày nhập

48 Phiếu xuất kho Goods issue

note

Tài liệu ghi lại việc xuất hàng hóa từ kho, bao gồm thông tin về số lượng, loại hàng, ngày xuất

49 Hoá đơn Invoice Tài liệu pháp lý ghi lại chi tiết giao dịch

mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ

50 Mã đơn hàng Order code Mã số duy nhất được gán cho mỗi đơn

hàng để dễ dàng theo dõi và quản lý

51 Mã vạch Barcode Một dãy ký hiệu gồm các vạch và

khoảng trống, được sử dụng để mã hóa thông tin về sản phẩm

52 Máy quét mã

vạch Barcode scanner Thiết bị dùng để đọc và giải mã thông tin từ mã vạch

53 Sổ kho Stock ledger Sổ sách ghi chép chi tiết về tình hình

nhập, xuất, tồn kho của hàng hóa

54 Kệ hàng Shelving/Racki

ng Hệ thống giá, kệ dùng để sắp xếp và lưu trữ hàng hóa trong kho

55 Thẻ kho Stock card Thẻ ghi chép thông tin về số lượng,

chủng loại hàng hóa trong kho

57 Xe vận chuyển Transport

vehicle Phương tiện dùng để vận chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác

58 Bao bì đóng gói Packaging Vật liệu dùng để đóng gói, bảo vệ hàng

hóa trong quá trình vận chuyển hoặc lưu trữ

59 Container Vận

chuyển

Shipping container

Container lớn dùng để vận chuyển hàng hóa đường biển hoặc đường bộ

60 Máy quét mã

vạch

Barcode scanner

Thiết bị dùng để đọc và giải mã thông tin

từ mã vạch, chuyển đổi thành dữ liệu để máy tính hoặc hệ thống quản lý xử lý

61 Thiết bị GPS

theo dõi hàng

hoá

GPS tracking device

Thiết bị sử dụng công nghệ GPS để theo dõi vị trí và hành trình của hàng hóa

62 Camera giám

sát kho

Warehouse surveillance camera

Thiết bị camera được lắp đặt trong kho

để giám sát an ninh và hoạt động

sản phẩm Product catalog Danh sách liệt kê các sản phẩm mà công ty cung cấp hoặc quản lý

66 Phần mềm ERP ERP software Phần mềm tích hợp quản lý các hoạt

động kinh doanh như kế toán, nhân sự, kho bãi

67 Phiếu kiểm kê Inventory

check sheet Tài liệu ghi lại kết quả kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa trong kho

68 Máy in hoá đơn Invoice printer Thiết bị dùng để in hóa đơn hoặc các tài

liệu liên quan đến giao dịch

69 Phiếu yêu cầu

Tài liệu hướng dẫn cách sử dụng, bảo quản hoặc vận hành sản phẩm

72 Hệ thống tự

động hóa kho

Warehouse automation system

Hệ thống sử dụng công nghệ tự động để quản lý và vận hành kho hàng

73 Xe nâng hàng Forklift Xe chuyên dụng dùng để nâng, hạ và di

chuyển hàng hóa trong kho

74 Xe đẩy hàng Hand

truck/Trolley

Xe nhỏ dùng để vận chuyển hàng hóa trong kho hoặc cửa hàng

75 Hệ thống báo

cháy kho

Warehouse fire alarm system

Hệ thống cảnh báo cháy được lắp đặt trong kho để đảm bảo an toàn

76 Tủ lưu trữ hồ sơ Filing cabinet Tủ dùng để lưu trữ hồ sơ, tài liệu liên

quan đến hoạt động kho bãi

77 Băng tải Conveyor belt Hệ thống băng chuyền dùng để vận

chuyển hàng hóa trong kho hoặc nhà máy

78 Máy đóng gói

hàng hoá

Packaging machine

Máy dùng để đóng gói hàng hóa tự động hoặc bán tự động

Khu vực riêng trong kho dùng để kiểm tra và phân loại hàng hóa lỗi

81 Xe chở hàng Cargo truck Xe tải hoặc phương tiện chuyên dụng

hàng bin/Container Storage Thùng hoặc container nhỏ dùng để chứa hàng hóa trong kho

86 Kho chứa hàng Warehouse Khu vực hoặc nhà kho dùng để lưu trữ

kho rental contract Warehouse Hợp đồng pháp lý về việc thuê kho để lưu trữ hàng hóa

90 Bình chữa cháy Fire

extinguisher Thiết bị dùng để dập tắt đám cháy trong trường hợp khẩn cấp

Nhóm thuật ngữ liên quan đến hoạt động

Delivery Vận chuyển hoặc giao hàng đến khách

109 Theo dõi đơn

hàng Order Tracking Theo dõi trạng thái đơn hàng

112 Xử lý hàng lỗi Defective Goods

Handling Xử lý các sản phẩm bị lỗi hoặc hỏng

115 Điều chỉnh kho Inventory

Adjustment Điều chỉnh số lượng hàng tồn kho do sai lệch

116 Phân bổ hàng

hóa theo ưu tiên

Priority-based Goods Allocation Sắp xếp hàng hóa theo mức độ ưu tiên sử dụng

khấu Management Discount Quản lý và áp dụng các chương trình chiết khấu

122 Kiểm tra công

nợ khách hàng Customer Debt Checking Kiểm tra công nợ của khách hàng

123 Thanh toán đơn

hàng Order Payment Xử lý thanh toán cho đơn hàng

124 Quản lý công

nợ nhà cung cấp Supplier Debt Management Theo dõi và quản lý công nợ với nhà cung cấp

125 Đối soát công

nợ Reconciliation Đối chiếu công nợ với các bên liên quan Debt

126 Quản lý vận

đơn Management Shipment Quản lý và theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa

Đánh giá hiệu suất hoạt động của kho hàng

136 Tổng hợp doanh

số bán hàng

định kỳ

Periodic Sales Revenue Summary

Tổng hợp và báo cáo doanh số bán hàng định kỳ

140 Tư vấn khách

hàng Consulting Customer Hỗ trợ tư vấn khách hàng về sản phẩm/dịch vụ

141 Chăm sóc khách

hàng Customer Care Chăm sóc và duy trì quan hệ khách hàng

Nhóm thuật ngữ về Luật lệ, Quy Định, Điều khoản

Hướng dẫn về lập hóa đơn, chứng từ hợp

lệ trong kinh doanh

145 Quy định về

bảo quản hàng

hoá

Goods Storage Regulations Cách bảo quản hàng hóa để đảm bảo chất lượng và tuổi thọ

146 Tiêu chuẩn chất

lượng hàng hoá

Product Quality Standards

Các tiêu chí để đánh giá chất lượng hàng hóa trước khi đưa vào thị trường

147 Chính sách đổi

trả hàng

Return and Exchange Policy

Quy tắc về hoàn trả hoặc đổi hàng khi có lỗi hoặc không phù hợp

148 Quy định bảo

hiểm hàng hoá

Goods Insurance Regulations

Chính sách bảo hiểm hàng hóa để giảm thiểu rủi ro trong vận chuyển

Quy trình xử lý hàng bị hỏng, lỗi trong kho hoặc sau vận chuyển

Quy tắc vận chuyển hàng hóa đặc biệt như hóa chất, hàng dễ vỡ

154 Chính sách

quản lý nhà

cung cấp

Supplier Management Policy

Nguyên tắc lựa chọn, đánh giá và quản lý nhà cung cấp

155 Quy trình xử lý

hàng tồn kho

lâu năm

Long-term Inventory Handling Process

Cách xử lý hàng tồn kho lâu ngày để giảm thiểu tổn thất

156 Điều khoản bảo

hành sản phẩm

Product Warranty Terms

Các cam kết bảo hành sản phẩm sau khi bán ra thị trường

157 Quy định về

hàng hoá nhập

khẩu

Import Goods Regulations Quy tắc nhập khẩu hàng hóa từ nước

ngoài vào thị trường nội địa

158 Quy định về

hàng hoá xuất

khẩu

Export Goods Regulations Quy tắc xuất khẩu hàng hóa ra thị trường quốc tế

159 Luật thương

mại điện tử

E-commerce Law

Các quy định pháp lý áp dụng cho giao dịch thương mại điện tử

160 Điều kiện giao

hàng

Delivery Conditions

Điều khoản về trách nhiệm và phương thức giao hàng

Yêu cầu giảm tác động môi trường trong vận chuyển hàng hóa

162 Quy tắc kiểm

tra hàng trước

khi xuất kho

Pre-Dispatch Inspection Rules

Hướng dẫn kiểm tra hàng trước khi xuất khỏi kho

163 Tiêu chuẩn ISO

trong quản lý

kho

ISO Standards

in Warehouse Management

Tiêu chuẩn quốc tế ISO áp dụng trong quản lý kho hàng

164 Quy định an

toàn lao động

trong kho

Warehouse Occupational Safety Regulations

Biện pháp bảo đảm an toàn cho nhân viên làm việc trong kho

165 Quy định kiểm

tra chất lượng

đầu vào

Incoming Quality Control Regulations

Tiêu chuẩn kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho

166 Điều khoản

trách nhiệm nhà

vận chuyển

Carrier Liability Terms Quy định về trách nhiệm của nhà vận chuyển đối với hàng hóa

167 Chính sách bảo

vệ dữ liệu khách

hàng

Customer Data Protection Policy

Nguyên tắc bảo mật và bảo vệ thông tin khách hàng

168 Quy định quản

lý tài sản trong

kho

Warehouse Asset Management Regulations

Quy định về cách quản lý tài sản, thiết bị trong kho

169 Quy trình truy

xuất nguồn gốc

sản phẩm

Product Traceability Process

Cách truy xuất nguồn gốc sản phẩm trong chuỗi cung ứng

Quy định về đóng gói hàng hóa khi xuất khẩu

172 Tiêu chuẩn

GMP trong bảo

quản kho

GMP Standards in Warehouse Storage

Tiêu chuẩn thực hành tốt trong bảo quản kho theo GMP

Quy định pháp lý về việc thanh toán trễ hạn

2 Business Model

2.1 Mục đích - Phạm vi

Mục đích: Hệ thống là một ứng dụng cho máy để bàn (Desktop - Based) cho phép

quản lý hoạt động xuất/nhập hàng của một đại lý bán hàng trung gian

Phạm vi:

❖ Kiểu ứng dụng: Desktop - Based application (Winform)

❖ Đối tượng phục vụ: 1 đại lý bán hàng trung gian ( có thể chạy trên nhiều máy của nhân viên nhưng đồng bộ về cơ sở dữ liệu)

❖ Đối tượng sử dụng: nhân viên quản lý, nhân viên quản trị, nhân viên kinh doanh

Chính sách đền bù khi hàng hóa bị mất mát

175 Tiêu chuẩn

HACCP trong

kho thực phẩm

HACCP Standards in Food Warehousing

Tiêu chuẩn an toàn thực phẩm trong kho theo HACCP

176 Quy định về

thời gian lưu trữ

hồ sơ kế toán

Accounting Records Retention Regulations

Thời gian tối thiểu cần lưu trữ hồ sơ kế toán theo luật

Quy trình kiểm tra hàng hóa xuất nhập kho bằng công nghệ RFID

178 Điều khoản về

bảo hiểm kho

hàng

Warehouse Insurance Terms

Các điều khoản bảo hiểm cho kho hàng

179 Điều khoản hợp

tác giữa đại lý

và nhà cung cấp

Cooperation Terms Between Dealers and Suppliers

Quy định về hợp tác giữa đại lý và nhà cung cấp

180 Chính sách xử

lý hàng hoàn

kho

Returned Goods Handling Policy

Quy trình xử lý hàng hóa bị trả lại kho

➢ Quản lý thông tin mặt hàng

➢ Quản lý nhập hàng

➢ Quản lý xuất hàng

➢ Quản lý sản phẩm theo doanh thu

➢ Quản lý đại lí theo doanh thu

2.2 Ai được vào hệ thống và làm chức năng gì?

❖ Nhân viên quản lý:

- Quản lý thông tin mặt hàng: tìm, xem, thêm, sửa, xóa mặt hàng

- Xem báo cáo thống kê: xem thống kê sản phẩm theo doanh thu và thống

kê đại lý theo doanh thu

❖ Nhân viên quản trị : quản lý account nhân viên: tìm, xem, thêm, sửa, xóa (theo

yêu cầu của nhân viên tương ứng)

❖ Nhân viên kinh doanh :

- Cho phép nhà cung cấp nhập hàng đến kho và xuất hóa đơn

- Cho phép xuất hàng ra các đại lý trung gian và xuất hóa đơn

2.3 Các chức năng hoạt động thế nào?

❖ Quản lý nhập hàng:

Nhà cung cấp đến giao hàng cho đại lý Nhân viên kinh doanh tiếp nhận hàng

và đăng nhập vào hệ thống quản lý dưới quyền “nhân viên” → Giao diện hệ thống hiện ra với các lựa chọn: “Nhập hàng”, “Xuất hàng”→ Nhân viên chọn “Nhập hàng” → trang nhập hàng hiện ra với ô “Tìm Kiếm” NCC(Nhà cung cấp) theo tên và mã số thuế →Nhân viên hỏi tên và mã số thuế của NCC → Nhân viên nhập tên + nhập mã số thuế sau đó click “Tìm kiếm” Có 2 trường hợp xảy ra:

● Nếu xuất hiện Nhà cung cấp cần tìm → Nhân viên click vào Nhà cung cấp vừa tìm được→ Thực hiện các bước tiếp theo

● Nếu không xuất hiện Nhà cung cấp đang tìm (NCC mới) → Nhân viên click vào ô “Thêm mới”→ Giao diện hiện ra với các ô nhập thông tin cần thiết của Nhà cung cấp mà nhân viên cần nhập: tên, mã số thuế, sđt, email, thông tin người đại diện (tên, số cccd, email, số điện thoại), thông tin tài khoản ngân hàng(stk, tên ngân hàng, tên người thụ hưởng) → Nhân viên nhập từng thông tin cho đến khi đầy đủ thông tin→ Click vào “Hoàn tất”, thông tin của Nhà cung cấp sẽ được lưu vào hệ thống

Sau khi đã chọn/thêm mới Nhà Cung cấp, màn hình sẽ hiện ra thanh “Tìm kiếm mặt hàng” Nhân viên Click vào thanh “Tìm kiếm” →Nhân viên nhập Mặt hàng theo mã Mặt hàng và theo tên → click “Tìm kiếm”→ Hệ thống hiện lên danh sách các Mặt hàng chứa tên vừa nhập Có 2 trường hợp xảy ra:

● Nếu tìm thấy tên Mặt hàng cần tìm→Click chọn Mặt hàng, màn hình hiện ra các thông tin của mặt hàng (mã mặt hàng, tên, mô tả, giá nhập, giá bán, nguồn gốc, tình trạng hàng, thương hiệu ).→ Nhân viên tìm

thanh “Nhập số lượng”→Nhập số lượng →Hệ thống sẽ thực hiện tính giá tiền của mặt hàng và thêm vào hoá đơn →Nhấn nút “Thêm mặt hàng”

● Nếu không tìm thấy tên Mặt hàng (MH mới) →Nhân viên Click vào ô “Nhập mới”, giao diện sẽ hiện ra các ô để nhân viên thực hiện nhập thông tin của mặt hàng →Nhân viên thực hiện nhập hết thông tin của

MH →Sau khi nhập hết thông tin nhân viên tìm thanh nhập số lượng của Mặt hàng→Click vào nút “Hoàn tất”, hệ thống sẽ lưu thông tin của mặt hàng mới và đơn giá của mặt hàng sẽ được thêm vào danh sách hoá đơn Mặt hàng sau khi được thêm vào danh sách hoá đơn, Nhân viên chọn “Tiếp tục với mặt hàng mới”, giao diện sẽ quay lại trang xuất hiện thanh “Tìm kiếm mặt hàng”→Lặp lại các bước từ tìm kiếm Mặt hàng cho đến khi hết hàng nhập→ Sau khi nhập xong hết các Mặt hàng, nhân viên sẽ chọn nút “Hoàn tất”→Hệ thống sẽ báo nhập thành công và in ra hoá đơn nhập Hoá đơn sau khi hoàn tất

sẽ hiển thị 2 yêu cầu:

● Đại lý muốn thanh toán trực tiếp→Nhân viên chọn “Xác nhận thanh toán trực tiếp”→Hoá đơn sẽ được in ra và giao diện thông báo “Thanh toán thành công”

● Đại lý muốn thanh toán qua tài khoản ngân hàng → Nhân viên chọn “Xác nhận thanh toán qua STK” → Hệ thống sẽ hiển thị STK và mã QR ngân hàng của Nhà cung cấp được lưu trong hệ thống Nhân viên sau khi hoàn tất thanh toán→click nút “Đã thanh toán”→ Hệ thống hiển thị “Thanh toán thành công”, hoá đơn sẽ được in ra

❖ Quản lý xuất hàng

Người đại diện của đại lý con đến địa điểm của đại lý trung gian để trao đổi với nhân viên kinh doanh → Nhân viên đăng nhập vào hệ thống dưới quyền “nhân viên”→ Giao diện hệ thống hiện ra với các lựa chọn: “Nhập hàng”, “Xuất hàng”→ Nhân viên ấn vào “Xuất hàng” → Giao diện hệ thống hiện ra phần tìm kiếm gồm: ô nhập tên, mã số thuế; và danh sách các thông tin đại lý con bao gồm: mã đại lý, tên đại lý, mã số thuế, email, số điện thoại; nút thêm mới, nút tìm kiếm → Nhân viên hỏi tên và mã số thuế của đại lý con → Nhân viên nhập tên và mã số thuế vào ô tìm kiếm và ấn nút “tìm kiếm” Có 2 trường hợp xảy ra:

● Nếu hệ thống không tìm thấy đại lý con, nhấn nút “Thêm mới” → Giao diện “Thêm mới” hiện ra với các ô thông tin cần nhập: tên, mã số thuế, sđt, email, thông tin người đại diện (tên, số cccd, email, số điện thoại), thông tin tài khoản ngân hàng(stk, tên ngân hàng, tên người thụ hưởng) → Nhân viên cho đại lý xem lại thông tin và hỏi xác nhận:

○ Trường hợp đại lý xác nhận thông tin → Nhân viên nhấn nút “Xác nhận” → Hệ thống quay về giao diện chính → Lặp lại bước tìm kiếm

○ Trường hợp đại lý muốn thay đổi thông tin hoặc nhân viên nhập sai → Lặp lại bước nhập thông tin

● Nếu hệ thống tìm thấy đại lý con → Nhân viên click chọn đại lý tương ứng → Giao diện hệ thống hiện ra danh sách các mặt hàng gồm: mã hàng, tên hàng, mô tả, loại hàng, giá bán, số lượng tồn kho, thương hiệu, nguồn gốc → Nhân viên hỏi đại lý sản phẩm muốn lấy → Nhân viên tìm kiếm sản phẩm đại lý yêu cầu tương ứng Có 2 trường hợp xảy ra:

○ Ko tìm thấy hàng đại lý yêu cầu → Nhân viên hỏi đại lý có muốn đổi hàng không

■ Đại lý không đồng ý đổi và yêu cầu hủy đơn → Nhân viên click chọn nút “Hủy” ở phía dưới giao diện → Hệ thống hiển thị “Bạn có muốn hủy đơn hàng không” → Nhân viên nhấn “Xác nhận”

■ Đại lý không đồng ý đổi nhưng tiếp tục thực hiện đặt đơn → Lặp lại bước tìm sản phẩm

■ Đại lý đồng ý đổi hàng → Lặp lại bước tìm kiếm sản phẩm

○ Tìm thấy sản phẩm như mong muốn → Nhân viên click chọn vào sản phẩm → Giao diện hiện lên phần nhập số lượng → Nhân viên hỏi đại lý muốn lấy số lượng thế nào → Nhân viên nhập số lượng và ấn xác nhận

■ Đại lý muốn lấy thêm sản phẩm → Lặp lại từ bước tìm kiếm

■ Đại lý chọn đủ hàng → Nhân viên hỏi xác nhận từ đại lý → Sau khi xác nhận nhân viên ấn nút “Xác nhận”

○ → Hệ thống hiển thị giao diện đơn hàng bao gồm các thông tin:

mã đơn hàng, danh sách mặt hàng + số lượng, giá thành, chiết khấu, thuế VAT, tổng tiền đơn hàng, nhân viên thực hiện đơn → Nhân viên hỏi khách hàng xác nhận thông tin Có 2 trường hợp: ■ Khách hàng muốn hủy đơn → Nhân viên nhấn “Hủy đơn” ■ Khách hàng xác nhận → Nhân viên nhấn “Xác nhận” và in

ra hóa đơn

❖ Thống kê sản phẩm theo doanh thu: Quản lý cần thống kê sản phẩm theo

doanh thu → Quản lý đăng nhập vào hệ thống với quyền quản lý → Giao diện người dùng quyền quản lý hiện ra với 2 tùy chọn : quản lý mặt hàng và xem báo cáo thống kê → Giao diện xuất hiện 2 tùy chọn : Báo cáo thống kê sản