Luận văn tiêu chuẩn kỹ thuật mô tả qui trình nghiệp vụ và quản lý qui trình nghệp vụ dữ liệu Đặc tả và khuôn dạng dữ liệu Đặc tả mô tả qui trình và quản lý qui trình nghiệp vụ

Lời nói đầu TCVN xxx: 2015 được xây dựng trên cơ sở các fiêu chuẩn tham khảo như: ISO 230B1- 1:2006, Information and documentation — Recards management processes — Metadata for records

Mục lục

1 Phạm vi áp dụng

Tài tiệu viện dẫn

2

3 Thuật ngữ và định nghĩa

4 Ký hiệu và thuật ngữ viết tắt

5 Dữ liệu đặc tả mõ tả qui trinh nghiệp vụ

5.1 Loại (Calegory)

5.2 Tên

5.3 Định danh

5.4 Khoảng thời gian

8.6 Miều tả

5.6 Thực thể liên quan

8.7 Lịch sử thay đổi

8.1 Loai (Category)

6.2 Tên

6.3 Định danh

6.4 Khoảng thời gian

6.5 Thực thể liên quan

6.6 Lịch sử thay đổi

7_ Mô tả quản lý qui trình nghiệp vụ

Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả

8 Yêu câu đối vời mô tả quản lý qui trinh nghiệp vụ

Error! Bookmark not detined Error! Bookmark nat defined Errors! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark nat defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark nat defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not detined Error! Bookmark nat defined Error! Bookmark nat defined

9 Yêu cầu đổi với dữ liệu đặc tả mô tà quản lý qui trình nghiệp vụ Error! Bookmark not defined

9.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý tại thời điểm khởi tạo, chuyển, phê duyệt Error! Bookmark

not defined

9.2 Di liều đặc tả mô tả quản lý sau thời điềm khởi tao, chuyển phê duyệt Error! Boakmark

not defined

10 Dữ liệu đặc tả mô tả quan lý thao tác khởi tạo

10.1 Đữ liệu đặc †ả mồ tả quản lý tại thời điểm khởi tạo

10.1.4 Binh danh (Identifier)

10.1.2 Béi trong (Agent)

10.4.3 Thao tác khởi tạo

40.1.4 Quan hé (Refation)

Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined

10.1.5 Quyền khởi tạo (Right)

10.1.6 Miều tả (Description)

10.1.7 Qui định (Mandate)

10.2 Dữ liệu đặc ta mé tả quan ly sau thời điểm sau khởi tạo

Kiểm tra tinh toan ven (Integrity check)

10.2.1

10.2.2 Lich sir (History)

411 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác chuyển

11.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý tại thời điểm chuyên

11.4.1

1112

11.13

11.1.4

11.1.5

11.1.6

11.4.7

Định danh (identiffer)

Đối tượng (Agenl) Thao tác chuyên

Quan hệ (Relation)

Quyén chuyén (Right)

Miéu ta (Description) Qui định (Madate)

11.2 Dữ liệu đặc tả mô tả quan ly sau thời điểm sau chuyền

14.2.1 Kiém tra tinh toan ven (Integrity check)

14.2.2 Lịch sử (History)

12 Dữ liệu đặc tá mô tả quản tý thao tác phé duyệt

12.1 Dữ liệu đặc tà mô tả quản lý tại thời điểm phê duyệt

12.1.1

12.1.2

1213

12.1.4

1215

12.1.6

12.1.7

Định danh (identifier)

Đối tượng (Agent) Thao tác phê duyệt

Quan hệ (Relation)

Quyền phê duyệt (Right)

Miéu ta (Description)

Qui dinh (Madate)

12.2 Dữ liệu đặc tả mö tä quản lÿ sau thởi điểm sau phê duyệt

12.2.1 Kiểm tra tính toàn ven (Integrity check)

12.2.2 Lịch sử (History)

13 Khuôn dạng lưu trữ các dữ liệu đặc tả

13.1 Binh danh (identifier)

13.2 Đối lượng (Agent)

13.3 Thao tác (Operatfon)}

13.4 Lich sir (History)

13.5 Quan hé (Relation)

13.6 Quyén (Right)

Errorl Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Errorl Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Errorl Bookmark not defined Errorl Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Errorl Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not defined Error! Bookmark not definsd Error! Bookmark not defined

13.7 Kiém tra tinh toan ven (Integrity check) Error! Bookmark nat defined 13.8 Miéu t& (Desription) 0 eee se Errortl Bookmark not defined 13.9 Qui dinh (Mandate) Error! Bookmark not defined

Phụ lục A (Tham khảo) TCVN ISO 8601 — Biểu diễn Ngày và Thời gian Error! Bookmark not defined

Phụ lục B (Tham khảo) Các loại quan hệ se Erroe! Bookmark not defined

Phụ lục C (Tham khảo) Các sơ đỗ tên quan hệ Error! Bookmark not defined

Phụ lục D (Tham khảo) Lược đỗ định danh Error! Bookmark not defined

Phụ lục E (Tham khảo) Sơ đồ vai trả quan hệ Error! Bookmark nat defined

Phụ lục E (Tham khao) Luge dé quyén khéi tao, chuyển, phé duyét Error! Bookmark not defined

Thu mục tải liệu tham khảo Error! Bookmark not defined

Lời nói đầu

TCVN xxx: 2015 được xây dựng trên cơ sở các fiêu chuẩn tham khảo như: ISO 230B1- 1:2006, Information and documentation — Recards management processes — Metadata

for records Part 1: Principles (Théng tin va tu liu — Qui trình quân lý hỗ sơ — Dữ liệu đặc tả cho hd so — Phan 7: Nguyén if); ISO 23081-2:2009, Information and

documentation — Managing metadata for records — Part 2° Concepival and

implementation issues (Théng tin va tư liệu - Quản lý dữ liệu đặc tả đổi với hỗ sơ dữ liệu

— Phản 2: Khái niệm và vấn đề triển Khai; Australian Govemment Fecordkeeping

Metadata Siandard, Version 20 (Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tá lưu giữ hồ sơ dữ liệu của

chỉnh phủ Úc, Phiên bàn 2.0), 2008 — AGRKMS và Queensiand recordkeeping metadata

standard and guideline, Version 1 † (Hướng dẫn và Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả lưu giữ hỗ

Sơ dữ liệu của bang Queensiand, Phién ban 1.1) -QRKMS

TCVN xxx: 2015 do Viện Công nghệ thông tin, Đại học Quốc gia Hà Nội biên soạn, Bộ Thông Tin và Truyền thông đề nghị,Tỏng cục Tiếu chuẩn Đo lưỡng Chất lượng thdm

định, Bộ Khoa học và Công nghệ công bó

Tiêu chuẩn kỹ thuật mô tả qui trình nghiệp vụ và quản lý qui trình

nghiệp vụ

Dữ liệu đặc tả và khuôn dạng dữ liệu đặc tả mô tả qui trình và

quản lý qui trình nghiệp vụu

Technical standards describe business processes and business process management

Metadata and metadata format describes the processes and business processes

management

1 Phạm vi áp dụng

Trọng †âm của iêu chuẩn kĩ thuật này là dữ liệu đặc tả cần chơ các quá trình quản lý hỗ sơ, cụ

thé tiêu chuẩn này xác định các thuộc tính dữ liệu đặc 1Ä mô tả, giỉ lại quí trinh nghiệp vụ bao

gồm chuỗi các thao tac đơn lẻ như: khởi tạo, chuyển, phê đuyệt

Tiêu chuẩn kỹ thuật nảy qui định khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả việc quản lý qui trình

nghiệp vụ bao gỏm các thao tac khdi tao, chuyển, phê duyệt trong hoại động nghiệp vụ và quá

Trinh quan ty hỗ sơ đữ liệu Việc áp dụng tiêu chuẩn này đảm bảo việc quản lý hiệu quả dữ liệu

đặc tả được sử dụng trong việc quản lý hệ thống nghiệp vụ

Tiêu chuẩn kỹ thuật này qui định các dữ liệu đặc tả mô tả việc quản lý qui trinh nghiệp vụ trong hoạt động nghiệp vụ và quá trình quản lý hồ sơ dữ liệu Việc áp dựng tiêu chuẩn nảy đảm bảo

việc quản lý hiệu quà các thao tác khởi tạo, chuyển, phê duyệt vào hệ thống nghiệp vụ

Tiêu chuẩn này áp dụng cho tất cả các cơ quan nhà nước và các doanh nghiệp Áp dụng cho việc

quản lý các hỗ sơ công cộng bắt kể các định dạng

Tiêu chuắn nây đặc biệt liên quan đến các cơ quan nhà nước đang trong quá trinh thiết kế và triền

khai các hệ thống ICT đề tạo và quản lý các hỗ sơ bao gồm các hệ thống quản lý hỗ sơ và tài liệu

điện tứ (eDRMS)

2_ Tải liệu viện dẫn

Các tài liệu viện dẫn sau là rất cẫn thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn Đối với các tài liệu viện dẫn ghi

năm công bồ thì áp dụng bản được nêu Đi với các tôi liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp

dụng phiên bán mới nhất, bao gồm cả các sửa đồi.

TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001), Thông tin và tư liệu — Quản lý hỗ sơ — Phần 1: Yêu cẫu

chung

ISO 23081-1:2006, !nformalion and docurmentlailan — Flecords ranagerneiil prooesses — Metadala Tor

records — Part †- Principles (Thông tin và tư liệu — quá trình quăn lý hỗ sơ dữ liệu — Dữ liệu đặc tà -

Phần 1: Nguyên lý)

3 Thuật ngữ vả định nghĩa

3.1

Hé so (record)

Thông †in được tạo ra, nhận được và duy trí như là bằng chứng và thöng tin của một tố chức hoặc

cá nhân trong việc thực hiện các nghĩa vụ pháp lý hoặc trong một giao dịch nghiệp vụ Error!

Reference source not found

3.2

Đối tượng (agent)

Cả nhân, nhóm làm việc hoặc tổ chức chịu trách nhiệm hoặc tham gia vào việc tạo ra, ghi chựp lại

hỗ sơ và/hoặc các qui trình quản lý hỗ sơ Errorl Reference source not found

ju dac ta (metadata)

Dữ liệu mô tả ngữ cảnh nội dung và cẫu trúc của các hồ sơ và việc quản lý chúng theo thời gian

Error! Reference source not found

3.4

Truong (property)

Một thành phan đơn trong một dữ liệu đặc tả, một đơn vị đơn của thông tin

35

Truong con (sub property)

Một thành phan thuộc một Thuộc tinh, mô tà ngữ nghĩa hoặc giả trị của Thuôc tính đỏ

3.6

Thye thé (entity)

Bất kì một thứ cụ thể hoặc trừu tượng đang tồn tại, đã tổn tại và có thể tổn tại, bao gồm cả các

mỗi liên kết giữa các thứ nảy Error! Referance source not found

37

Dữ liệu đặc †á hỗ sơ lưu trữ (recordkeeping metadata)

Dữ liệu mô tả ngữ cảnh, nội dung và cấu trúc của các hỗ sơ và quản lý chúng theo thời gian Error! Reference source not found

Thông tìn có cấu trúc hoặc bán cảu trúc để cho phép việc tạo, quán lý và sử dụng hồ sơ theo thời

gian vã qua các miễn Dữ liệu đặc tà hỗ sơ lưu trữ có thể được sử dụng để xác định xác thực và

ngữ cảnh hóa hỗ sơ vã con người, các qui trình (quá trinh} và các hệ thống tạo, quản lý, duy trì và

str dung chung Errorl Reference source not found

38

Dữ

lêu đặc tá mô tá thao tác truy cập

Dữ liệu mó tả Thông tin, nội dung về thao tác truy cập vào Hỗ sơ,

3p

Đối tượng (agent)

Cả nhân, nhôm công †ác hoặc tố chức chịu trach nhiệm hoặc tham gia vào việc khởi tạo, chuyển, phê

duyệt, cập nhật, chỉnh sửa, cấp quyền, thừa kế và trao đôi hồ sơ dữ liệu và/hoặc các qui trình quản lý

hé sơ và các cá nhân, nhôm công tác hoặc tổ chức quản tý các hoạt động trên

3.10

Hé théng (systems)

Tập các phản Từ tương quan hoặc tương tác nhau

[Nguên: ISO 9000:2005, định nghĩa 3.2.1]

311

Hà thống hỗ sơ dữ liệu (records systems)

Hệ thống thông tin dé inu nhân, quản lý và cung cấp khỏi †ao chuyền, phê duyệt đến hỗ sơ dữ liệu

Theo thời gian

CHU THICH 1 Phủ hợp với định nghĩa 3.17 trong ISO 15489-1:2001

3.12

Hệ thông quản lý hỗ sơ dữ liệu (records management system)

Hệ thống chỉ đạo và kiểm soát một tổ chức về mặt hỏ sơ dữ liệu

313

Lập tãi liệu (động tử) (docurnert)

Ghỉ lại, chứng minh hoặc ghi chú lại đề lấy lại sau đó

3.14

Lược đổ mã hóa (encording scheme}

Danh sách được kiềm soát của tắt cả các giả trị có thẻ chấp nhận bằng ngón ngữ tự nhiên và/hoặc như

là một chuối văn bản cú pháp mã hỏa được thiết kế đề xứ lý máy

10

3.18

Phan toai (classification)

Dinh danh và sắp xếp có hệ thống các hoạt động nghiệp vụ và/hoặc hỗ sơ dữ liệu vào các đanh mục phân loại theo các qui ước có câu trúc Iö-gich, phương pháp và các qui tắc theo thủ tục được thé hiện

trong một hệ thống phân loại

3.18

Quan ly qui trinh nghiép vu (business processes management)

Là hoạt động quản lý có trách nhiệm kiểm soát hiệu quả vá có hệ thống đổi với các thao tác khới tạo, chuyền, phê đuyệt hồ sơ dữ liệu Bao gồm qua trinh thu nhận và duy trị bằng chứng và thông fín về các

thao tác khởi tạo chuyên, phê duyệt hồ sơ dữ liệu

3.17

Tài liệu (documents)

Thông in hoặc đổi tượng được ghi lại mà có thẻ được xứ lý như một đơn vị

3.18

Theo dõi (tracks)

Việc tạo lập, Thu giữ và duy tri thông tin vẻ việc di chuyến và sử dụng các hồ sơ dữ liệu

3.18

Thực thê lian quan (Related entity)

Thực thể có liên quan đến một hành động, một thao tác trong hệ thống quản lý hỗ sơ Trong tiếu chuẩn nảy có 2 Thực thể có liên quan đền thao tác khối tạo, chuyển, phê duyệt của đối tượng vào hỗ sơ dữ

liệu: Đồi tượng khới tạo, chuyên, phê đuyệt — Xác định đói tượng thực hiện thao tác khởi Tạo,

chuyển, phê duyệt và Hồ sơ khói tạo, chuyên, phê duyêt— Xác định hỗ sơ mà đối tượng khởi tạo,

chuyển phê duyệt

3.20

T6 chtre (organization)

Người hoặc nhóm người cô chứng năng riệng của họ với trách nhiệm, quyén han va méi quan hệ đề

đạt được các mục Tiêu của minh

3.21

Cu phép cia dik ligu dac ta (metadata syntax)

là quy tắc tạo ra các trường cấu trúc hoặc các trường của dữ liệu đặc tả, được biểu diễn qua một

số ngôn ngữ đănh dầu hoặc ngôn ngữ lập trình khác nhau

1

3.22

Kho lưu trữ dữ liệu đặc ta (metadata database)

là cơ sở đữ liệu hzu trữ đữ liệu đặc tà đẻ bảo đảm tinh nhất quán, độ in cậy và tinh sẵn có của

thông tin được khởi tao

3.23

Nội dung dữ dc ta (metadata content)

là gia trị được gán chơ từng trường hoặc tưởng con của dữ liệu đặc tả

12