02050007611 tomtat các giải pháp quản lý dự Án chỉnh lý tài liệu lưu trữ của văn phòng các quận, huyện Ủy trên Địa bàn thành phố Đà nẵng

02050007611 tomtat các giải pháp quản lý dự Án chỉnh lý tài liệu lưu trữ của văn phòng các quận, huyện Ủy trên Địa bàn thành phố Đà nẵng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Nguyễn Đăng Toàn

CÁC GIẢI PHÁP QUẢN LÝ DỰ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG CÁC QUẬN, HUYỆN ỦY TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Định hướng: Nghiên cứu - Mã số: 8340406.01

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS Cam Anh Tuấn

Hà Nội – Năm 2024

Công trình được hoàn thành tại:

Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn,

Đại học Quốc gia Hà Nội

Người hướng dẫn khoa học: TS Cam Anh Tuấn

Phản biện 1: TS Trần Thị Loan

Phản biện 2: TS Trần Thanh Tùng

Luận văn đã được bảo vệ trước Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, họp tại: Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội Vào hồi: 12h00 phút, ngày 15 tháng 04 năm 2024

Có thể tìm hiểu luận văn tại: Trung tâm thư viện Đại học Quốc gia Hà

Nội hoặc Phòng Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội

tổ chức chính trị - xã hội thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành ủy Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan Quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố cũng đã được quan tâm và chú trọng thực hiện Văn phòng tại các quận ủy, huyện ủy đã từng bước tiếp cận và triển khai công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ một cách có tổ chức thông qua các hoạt động quản lý nghiệp vụ, cụ thể là ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ, các kế hoạch, tờ trình xin kinh phí để hỗ trợ cho công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ hằng năm, thực hiện hợp đồng chỉnh lý tài liệu lưu trữ với các đơn vị, doanh nghiệp hoạt động về lĩnh vực lưu trữ để hoàn thiện khối tài liệu còn tồn đọng trong kho

Có thể khẳng định rằng, việc quản lý thực hiện trong công tác chỉnh

lý tài liệu lưu trữ đóng vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động của

mọi cơ quan, tổ chức, chính vì vậy tôi đã lựa chọn đề tài “Các giải pháp quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Văn phòng các quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng” để làm luận văn thạc sỹ

nhằm mục đích tìm hiểu, nâng cao nhận thức về trách nhiệm, quản lý thực hiện đối với công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các Văn phòng cấp quận

ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, cũng như bổ sung thêm những kiến thức lý luận và thực tiễn về lĩnh vực quản lý, tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói riêng, tổ chức và quản lý các hoạt động văn phòng nói chung

2 Mục tiêu nguyên cứu

- Hệ thống hóa lý luận và pháp lý của việc quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ;

- Khảo sát và đánh giá thực trạng quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Văn phòng các quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng;

- Đề xuất các giải pháp quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu cơ sở lý luận và tìm hiểu cơ sở pháp lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ và tổ chức quản lý, thực hiện dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ

- Tìm hiểu hệ thống các văn bản quy định do cơ quan nhà nước và các cơ quan Đảng ban hành liên quan đến việc quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức văn phòng quận ủy, huyện ủy theo quy định của pháp luật; Trách nhiệm của Văn phòng quận ủy, huyện ủy đối với công tác chỉnh lý

- Khảo sát thực trạng việc tổ chức quản lý các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Văn phòng các quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố

Đà Nẵng

- Tìm ra những ưu điểm, hạn chế đối với trách nhiệm của văn phòng quận ủy, huyện ủy trong tổ chức thực hiện các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ và nguyên nhân của các hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu là các giải pháp quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Văn phòng các quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố

Đà Nẵng

4.2 Phạm vi nghiên cứu:

4.2.1 Không gian:

Các văn phòng quận ủy, huyện ủy trên địa bàn Thành phố Đà Nẵng:

Quận ủy Hải Châu, Quận ủy Liên Chiểu, Huyện ủy Hòa Vang

4.2.2 Thời gian:

Khảo sát các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ được thuê khoán chuyên môn bên ngoài của các văn phòng quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng từ năm 2019 đến năm 2023

4.2.3 Phạm vi nội dung đề tài:

Đề tài có 02 phạm vi nội dung:

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Về cơ sở lý luận: Vấn đề này đề cập trong giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ”, của tác giả Chu Thị Hậu – Chủ biên, nhà xuất bản Lao động, năm 2017; Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng, PGS.TS Vũ Thị Phụng (Chủ biên) – TS.Cam Anh Tuấn – TS Nguyễn Hồng Duy – TS Nguyễn Thị Kim Bình – TS Phạm Thị Diệu Linh, nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2021

Về cơ sở thực tiễn: Liên quan đến lĩnh vực này là những đề tài nghiên cứu khoa học, một số luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học của học viên, sinh viên như: Luận văn thạc sĩ

“Tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu tài chính – kế toán tại Công ty Lưới điện Cao thế thành phố Hà Nội” của Nguyễn Quyên; Khóa luận tốt nghiệp chuyên đề “Quản lý nhà nước về công tác Lưu trữ tại thành phố Đà Nẵng” của Nguyễn Thị Linh, năm 2018;

6 Phương pháp nghiên cứu

7 Kết cấu luận văn

Luận văn tốt nghiệp của tác giả, ngoài Phần mở đầu và phần kết luận, phần nội dung gồm 03 chương như sau:

Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý của việc quản lý các dự án

chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chương 2 Thực trạng của việc quản lý dự án chỉnh lý TLLT tại

Văn phòng cấp quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

Chương 3 Hoàn thiện việc quản lý dự án chỉnh lý TLLT tại Văn

phòng cấp quận ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

6

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA VIỆC QUẢN LÝ

CÁC DỰ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1.1 Khái quát về quản lý dự án chỉnh lý TLLT

1.1.1 Khái niệm

1.1.1.1 Quản lý

Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản

lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các

nguồn lực, các thời cơ của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện

môi trường luôn biến động.1

1.1.1.2 Dự án

Dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải

được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế

hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới”.2

1.1.1.3 Chỉnh lý TLLT

Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại

khoa học, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ;

xác định giá trị tài liệu; hệ thống hoá các hồ sơ tài liệu và làm các công

vụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

1.1.1.4 Quản lý dự án chỉnh lý TLLT

Quản lý dự án công tác chỉnh lý TLLT là việc lập kế hoạch, tổ chức

và quản lý, giám sát từ quá trình hình thành đến phát triển của dự án nhằm

đảm bảo dự án chỉnh lý TLLT đạt được mục tiêu đề ra

1.1.2 Mục đích quản lý dự án chỉnh lý TLLT

Mục đích của việc quản lý dự án chỉnh lý TLLT bao gồm:

- Quản lý dự án chỉnh lý TLLT đảm bảo thực hiện công tác chỉnh

lý thực hiện đúng quy trình, đạt được mục tiêu đề ra

1 TS Nguyễn Đức Lợi (2008), Giáo trình Khoa học quản lý, NXB Tài chính, Hà Nội

2 PGS.TS Từ Quang Phương (2014), Giáo Trình Quản Lý Dự Án, NXB Kinh Tế Quốc

Dân

- Quản lý dự án chỉnh lý TLLT đảm bảo tiến độ thực hiện hoạt động chỉnh lý

- Công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT góp phần kiểm soát chất lượng của công tác này

- Quản lý dự án chỉnh lý TLLT đảm bảo huy động được tất cả các nguồn lực có liên quan

- Thực hiện tốt công tác quản lý dự án chỉnh lý TLLT góp phần thúc đẩy từng bước xây dựng, hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê tra cứu, áp dụng các thành tựu của khoa học công nghệ có hiệu quả; hệ thống

cơ sở dữ liệu, số hóa hồ sơ tài liệu để quản lý và phục vụ tốt nhất nhu cầu tra cứu, khai thác, sử dụng tài liệu của tổ chức, cá nhân

1.1.3 Nguyên tắc quản lý dự án chỉnh lý TLLT

- Nguyên tắc hiệu quả

- Nguyên tắc khoa học

- Nguyên tắc hợp pháp

- Nguyên tắc bảo mật thông tin

1.1.4 Yêu cầu quản lý dự án chỉnh lý TLLT

- Công tác tổ chức, lên kế hoạch cho dự án chỉnh lý phải đáp ứng đúng với nhu cầu thực tiễn của cơ quan, đơn vị

- Lựa chọn đơn vị, cá nhân thực hiện công tác chỉnh lý đảm bảo đạt tiêu chuẩn về chuyên môn nghiệp vụ, nguồn nhân lực và hiệu suất công việc cao

- Tổ chức công tác kiểm tra, giám sát chặt chẽ trong quá trình thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu

- Công tác quản lý dự án chỉnh lý cần căn cứ vào mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý

- Đảm bảo quy trình thực hiện hoạt động chỉnh lý TLLT

- Các tài liệu sau khi chỉnh lý phải được đảm bảo chính xác về số lượng, chất lượng hồ sơ và cung cấp đầy đủ các chứng từ liên quan đến

dự án chỉnh lý TLLT

1.1.5 Trách nhiệm quản lý dự án chỉnh lý TLLT

8

Việc quản lý dự án chỉnh lý TLLT cần xác định rõ trách nhiệm đối với các trường hợp sau:

1.1.5.1 Trách nhiệm đối với cơ quan trực tiếp tiến hành chỉnh lý TLLT

a Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan

- Xây dựng kế hoạch cụ thể, phối hợp với các phòng, ban để thực hiện dự án

- Các phòng ban, cá nhân tổ chức thực hiện dự án công tác chỉnh

lý tài liệu tồn đọng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình có trách nhiệm phối với cơ quan có thẩm quyền về công tác lưu trữ để được hướng dẫn, tổ chức thực hiện dự án chỉnh lý tài liệu tại cơ quan

- Phân công, xác định trách nhiệm trong việc tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu, sử dụng kinh phí chỉnh lý tiết kiệm, có hiệu quả và tổ chức bảo quản, sử dụng tốt nguồn tài liệu sau chỉnh lý

- Xác định trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng (Phòng Hành chính, hoặc bộ phận phụ trách công tác văn thư, lưu trữ); công chức, viên chức làm công tác lưu trữ (hoặc văn thư, lưu trữ) của cơ quan

b Trách nhiệm của các phòng, ban

- Kiểm tra, rà soát lại thành phần tài liệu để nộp lưu đầy đủ vào lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định và phục vụ cho công tác chỉnh

lý TLLT

- Phối hợp với Văn phòng để thực hiện các các công tác khác có liên quan đến dự án chỉnh lý TLLT

c Trách nhiệm của văn phòng

- Xây dựng kế hoạch và dự toán kinh phí cho dự án chỉnh lý TLLT ngắn hạn, dài hạn đối với tài liệu của cơ quan, văn phòng và các phòng, ban khác

- Phân công nhiệm vụ cho công chức, viên chức phụ trách thực hiện dự án chỉnh lý TLLT tại cơ quan

- Chuẩn bị phòng kho, trang thiết bị, văn phòng phẩm đảm bảo dự

án chỉnh lý TLLT được thực hiện hiệu quả

- Tổ chức công tác kiểm tra, giám sát quá trình chỉnh lý TLLT tại

cơ quan

d Trách nhiệm của người thực hiện công tác lưu trữ

- Khảo sát, thu thập đầy đủ tài liệu lưu trữ cần đưa ra chỉnh lý để tham mưu, xây dựng và lập kế hoạch chỉnh lý TLLT tại cơ quan

- Tổ chức, triển khai công tác chỉnh lý TLLT theo kế hoạch, phương án chỉnh lý đã được duyệt và thực hiện theo đúng các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác chinh lý

- Báo cáo với Chánh văn phòng hoặc Phó Chánh văn phòng về tiến

độ và kết quả của việc thực hiện dự án Chỉnh lý TLLT

1.1.5.2 Trách nhiệm đối với cơ quan thuê khoán chuyên môn công tác chỉnh lý TLLT

- Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan

- Trách nhiệm của văn phòng

- Trách nhiệm của người thực hiện công tác lưu trữ

1.1.6 Biện pháp quản lý dự án chỉnh lý TLLT

- Xây dựng, lập kế hoạch dự án

- Tổ chức triển khai dự án bao gồm:

+ Việc bố trí nhân sự

+ Lập dự toán kinh phí thực hiện dự án

+ Xây dựng cơ chế phối hợp

- Thực hiện kiểm tra dự án

- Tổ chức nghiệm thu dự án

1.2 Quy định của Đảng và Nhà nước về tổ chức thực hiện chỉnh lý TLLT

- Văn bản quy định về nghiệp vụ chỉnh lý

- Văn bản quy định về tài chính phục vụ hoạt động chỉnh lý

- Văn bản quy định về đấu thầu

- Văn bản quy định về hoạt động dịch vụ lưu trữ

10

Chương 2 THỰC TRẠNG CỦA VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN CHỈNH LÝ TLLT TẠI VĂN PHÒNG CẤP QUẬN ỦY, HUYỆN

ỦY TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng quận ủy, huyện

ủy thuộc Thành ủy Đà Nẵng

Căn cứ Quy định số 46-QĐ/TW của Ban Chấp hành Trung ương

ngày 03/12/2021 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ

chức bộ máy cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc huyện ủy, quận

ủy, thành ủy trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy Ban Thường vụ Thành ủy ban

hành Quy định số 4302-QĐ/TU ngày 11/05/2022 về việc quy định chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy cơ quan chuyên trách tham

mưu, giúp việc quận ủy, huyện ủy

2.2 Tổng quan về hoạt động chỉnh lý TLLT tại các Văn phòng quận

ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng từ 2019 đến 2023

2.2.1 Sự cần thiết về việc tổ chức, triển khai các dự án chỉnh lý TLLT

tại các Văn phòng quận uỷ, huyện uỷ

- Đối với Văn phòng Quận uỷ Hải Châu: Trong năm 2019, Văn

phòng Quận ủy Hải Châu quận ủy có tham mưu, đề xuất triển khai tổ chức

dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ

- Đối với Văn phòng Quận uỷ Liên Chiểu: Dự án chỉnh lý TLLT

tại cơ quan được đề xuất và mục tiêu cho dự án lần này là giải quyết

dứt điểm các tài liệu tồn đọng từ năm 2020 trở về trước của quận uỷ

Liên Chiểu

- Đối với Văn phòng Huyện uỷ Hoà Vang: Căn cứ vào Kế hoạch số

131 -KH/HU của Huyện uỷ Hoà Vang về việc chỉnh lý, số hoá và tạo lập

cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Huyện uỷ Hoà Vang giai đoạn 1975 - 2025

Xuất phát từ thực trạng và yêu cầu của công tác lưu trữ tài liệu cơ quan

Huyện ủy, Huyện ủy Hòa Vang giao cho Văn phòng Huyện ủy có trách

nhiệm tổ chức thực hiện các dự án chỉnh lý TLLT tại cơ quan

2.2.2 Khái quát các dự án chỉnh lý TLLT của Văn phòng quận ủy,

huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

Trong phạm vi đối tượng nghiên cứu của đề tài, tác giả sẽ đi sâu hơn về tình hình thực hiện dự án chỉnh lý TLLT từ năm 2019 – 2023 tại Văn phòng Quận ủy Hải Châu, Quận ủy Liên Chiểu, Quận ủy Hòa Vang như sau:

Văn phòng Quận ủy Hải Châu là đơn vị đầu tiên tổ chức dự án chỉnh lý thông qua dịch vụ chỉnh lý nên thiếu những quy định về công tác chỉnh lý TLLT Văn phòng Quận uỷ Liên Chiểu đã xây dựng những quy định cụ thể về công tác lưu trữ nói chung và công tác chỉnh lý nói riêng, được áp dụng vào trong việc quản lý dự án chỉnh lý TLLT để có thể chuẩn

bị các bước thực hiện cơ bản trong việc tổ chức, triển khai dự án Đặc biệt, đối với văn phòng huyện uỷ Hoà Vang là đơn vị có thời gian tổ chức

dự án sau hai đơn vị văn phòng quận uỷ Hải Châu và Liên Chiểu nên có được những kinh nghiệm từ những dự án trước của cơ quan khác và cập nhật được nhiều thông tin, quy định mới do các cơ quan, ban, ngành quy định Do đó công tác quản lý và quy trình tổ chức thực hiện dự án có phần chặt chẽ, chỉnh chu và đầy đủ hơn các đơn vị khác

2.3 Biện pháp quản lý dự án chỉnh lý TLLT của Văn phòng các quận

ủy, huyện ủy trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

2.3.1 Lập kế hoạch tổng thể chỉnh lý TLLT

Trong những năm qua, công tác chỉnh lý TLLT tại Văn phòng quận

ủy Hải Châu, Liên Chiểu không được tổ chức, triển khai thực hiện thường xuyên mà chủ yếu là do cán bộ Văn thư - Lưu trữ đảm nhiệm và chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ lưu trữ Vì vậy, các Văn phòng quận ủy Hải Châu, Liên Chiểu không xây dựng kế hoạch chỉnh lý TLLT mà chỉ tổ chức, triển khai dựa trên nhu cầu cấp thiết của đơn vị và căn cứ các văn bản quy định, hướng dẫn của cơ quan cấp trên, các cơ quan có liên quan

về công tác lưu trữ

Riêng Văn phòng huyện ủy Hòa Vang đã triển khai xây dựng, tham mưu và trình Huyện ủy Hòa Vang ban hành Kế hoạch số 131-KH/HU ngày 07/06/2022 về công tác chỉnh lý, số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Huyện ủy Hòa Vang giai đoạn 1975 - 2025 Kế hoạch được xây dựng dựa trên hệ thống tài liệu lưu trữ của Huyện ủy từ năm