Luận văn thạc sĩ hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của tổng công ty bưu Điện việt nam

Các nghiên cứu có liên quan trực tiếp Vấn đề hoàn thiện bộ máy tổ chức cán bộ quản lý tại các tổ chức, doanh nghiệp là vấn đề được đặc biệt quan tâm trong các luận án tiến sĩ, luận văn

ĐẠI HỌC QUOC GIA ITA NOI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

PHÍ CÔNG CHUNG

HOÀN THIỆN BỘ MÁY

TO CHUC QUAN LY CUA TONG CONG TY

BUU DIEN VIET NAM

LUAN VAN THAC SI QUAN LY KINH TE

CHƯƠNG TRÌNH DỊNH HƯỚNG THUC HANH

Tà Xội - 201%

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

PHÍ CÔNG CHUNG

HOÀN THIỆN BỘ MÁY

TO CHUC QUAN LY CUA TONG CONG TY

BUU DIEN VIET NAM

Chuyên ngành: Quán lý kinh tế

Mã số: 60 34 04 10

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ KINH TẾ

CHƯƠNG TRÌNII ĐỊNH HƯỚNG THỰC IIÀNII

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: T5 PHAN LRUNG CHÍNH

Hà Nội - 2015

LOI CAM DOAN

Tôi tên là : Phí Công Chung

Tiọc viên lớp :QIL2012-E.CH(QLEKT 1)

Tôi xin cam đoan:

1 Luan văn "Thạc sỹ quân lý kinh tế “oàn thiện bộ máy tỗ chức quân lý

của Tổng công 0 Bưu điện Liệt Nam” là do chính tôi thực hiện dưới sự

hướng dẫn của TS Phan Trung Chính

2 Các số liêu, tài liêu, dẫn chứng mà tôi sử dung trong luận văn do chính tôi

thu thập, xử lý mà không có sự sao chép không hợp lệ nào

LOI CAM ON

Dé hoan thành chương trình cao học và bản luận văn này, bên cạnh

những nỗ lực của bản thân, tác giá đã nhận được sự quan tâm, động viên, giúp

đỡ tận tình của các thầy cô, gia đình và bạn bẻ trong suốt quá trình học tập,

công Lắc

“Tác giả xin gỗi lời cảm ơn chân thành tới

- Người hướng dẫn khoa hạc: TS Phan Trung Chính - người thầy đã

hướng dẫn và chỉ bảo lận tỉnh cho tác giá trong suốt quá trình nghiên cứu và hoán thiên hiện vẫn nảy,

- Các thầy cô giáo Khoa Kinh tế Chính trị - Trường Đại học Kinh tế -

Đại học Quốc gia Hà Nội, các thầy cô giáo đã giảng đạy cho tác giả trong thời gian tham gia khỏa học tại Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội

- Ban lãnh đạo Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, bạn bẻ, đồng nghiệp

đã giúp dỡ và cung cắp tải liệu cho tôi trong quả trình thực hiện luận văn

Mặc dù đã rất tâm huyết để hoàn thành Luận văn bằng tất cả sự nhiệt

tỉnh và năng lực của bản thân, tuy nhiên Luận văn không tránh khỏi những,

thiểu sót, tác giã rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các

thay cô và bạn đọc để tác giả có thể hoản thiện tốt hơn luận văn của mình

Xin trần trọng cảm ơn!

TÓM TẮT LUẬN VĂN

Tên luận văn: Hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của Tổng công ty Bưu

điện Việt Nam

Tác giả: Phí Công Chung

Chuyên ngành: Quản lý kinh tế

Bản vệ năm: 2015

Giáo viên hướng dẫn: Tiến sĩ Phan Trung Chính

Mục đích và nhiệm vụ nghiên cúu:

+» Mục dich nghiên cứu:

Góp phần lam rõ cơ sở lý luận, phân tích làm rõ thực trạng, để xuất giải

pháp hoán thiện Bồ máy quản lý của Tổng công ty Bưu diện Việt Nam

++ Nhiệm vụ nghiên cứu:

Thân tích làm rõ cơ sở lý luận về Bộ máy tổ chức quản lý, hoàn thiện bộ

máy tổ chức quân lý của doanh nghiệp Khảo sát dánh giá thực trang, rút ra

những kết quả đạt được, những mặt cần hoàn thiện và nguyên nhân của Bộ xmáy Lễ chức quản lý của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam trong giai đoạn

2008 — 2014 Dé xuất giải pháp hoàn thiện Bộ máy tổ chức quản lý của Tổng,

công ty Dưu điện Việt Nam đến năm 2020

++ Những đóng góp mới cúa luận văn:

Luận văn đã hệ thông hóa lý luận cơ bản về quản lý của doanh nghiệp Phân tích thực trạng bộ máy tế chức quản lý cấp Tổng công ty Bưu điện Việt

Nam Phân tích các hạn chế, tần tại vả nguyễn nhân Kết quả quan trong cua

luận văn là đưa ra được một số phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện

bộ máy tế chức quản lý cấp Tổng công ty Bưu điện Việt Nam đến năm 2020.

CHƯƠNG 1: TÔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊM CỬU

1.1 Các nghiên cứa có liên quan trực tiếp - - 4

CHƯƠNG 2: NHỮNG VẤN ĐỂ LY LUAN CG BAN VE BO MAY TO CHUC

2.1 Những vấn đẻ lý luận cơ bản về bộ máy tổ chức quản lý 8

2.1.3 Cơ chế phối hợp hoạt dộng của bộ máy quản lý

2.1.4 Các nguyên tắc tô chúc bộ máắp quản Jô

3.2.3 Căn cứ dễ hoàn thiện bộ máy tÖ chức quản lý

3.2.4 Nội đụng và quy trình hoàn thiện bộ máy iễ chức quảm I

3.2 Địa điểm và thời gian thục hiện nghiên cứu 37

3.2.1 Dia diém thực hiện nghiên cửu

3.2.2 Thời gian thực hiện nghiên củu

CHƯƠNG 4: THUC TRANG BO MAY TO CHUC QUAN LY CAP TONG

CONG TY BLU DUN VIET NAM

41 Khải quái mô hình bộ máy lễ chức quân lý của Tổng công ty Bưu điển

4.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Bưu dign Vigt Nam 39

4.1.2 Chức năng, nhiệm vụ hoại động sẵn xuất kinh daanh của Tổng công ty

Bưu điện Việt Nam giai đoạn 2008 - 2012

4.1.3 Mô hình bộ máu tố chức quan WV

4.14 Quạ mô hoại động và lình hình sẵn xuất kinh doanh của Tỗng công ty

Buu dign Vit Nam

4.1.5 Nhan xét chung

4.2 Phần lich Ihực Hưng bộ máy tổ chúc quân lý giai đoạn 2013 - 2014 cấp Tổng

4.2.3.3 Nhận xét về sự thay dỗi cơ cầu bộ máy tô chức cấp Tổng công ty

4.2.3 Phân định chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyễn hạn trong bộ máy quân lý cấp Tổng công ty

4.3.3 Nguyên nhân của các hạn chế bắt cập

CHƯƠNG 5: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIÊN BỘ MÁY tô CHỨC QUÁN LÝ CÁP TÓNG CÔNG TY BƯU ĐIỆN VIỆT NAM 68

5.1, Phương hướng sản xuất kinh doanh và bộ máy tỏ chức quản lý của Tổng,

công ty lưu điện Việt Nam

3.1.3 Đi mới má hình tÖ chức quân lý và diễu hành sân xuất kinh doanh

5.2 Giải pháp hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý cấp Lỗng công ty

3.2.4 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ quản lý

3.2.5 Nâng can hiệu lực, hiệu quả của bộ máy quận

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TÁT

1 |BC-VT Buu chính - Viễn thông

2 |BĐ-VHX Bưu điện Văn hóa xã

#' |'€hủúch » oe ass thành viên Tông công ty Bưu

5 |CNTT Công nghệ thông tin

Phó Tổng giám | Phó Tổng giám đốc Tổng công ty Bưu điện Việt

7 |SXKD Sản xuất kinh doanh

9 |TMĐT Thuong mai điện tử

10 | Tổng giám đốc 'Tổng giám đốc Tổng công ty Bưu điện Việt Nam

11 | VNPost Téng céng ty Buu dién Viét Nam

12 |VT-CNTT Viễn thông - Công nghệ thông tin

DANH MUC BANG BIEU

1 |Bảng 4] | Cơ cấu đội ngũ Lãnh đạo Tổng công ty 62

Cơ cấu Lãnh đạo các Ban/ Văn phòng cấp Tổng

2 | Hình 22 | Mô hình cơ cầu theo trực tuyến 23

3 | Hình 2.3 | Mô hình cơ cầu theo chức năng 24

4 | Hình 2.4 | Mô mình tổ chức hỗn hợp 25

5 | Hình 2.5 | Mô hình cơ cấu theo ma trận 26

6 | Hình 2.6 | Mô hình cơ cấu theo chương trình ~ mục tiêu 28

Mô hình tổ chức của Tổng công ty Bưu chính

Viét Nam tir 01/01/2008

8 | Hinh 4.2 | Biểu đồ mạng lưới bưu chính cả nước 2013 43

Biểu dé kết quả sản xuất kinh doanh năm 2008

'Việt Nam giai đoạn 2013 -2014

Mô hình cơ cầu bộ máy tổ chức quản lý cấp

12 |Hình46 Tổng công ty giai đoạn 2013 -2014 $0

PHẢN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

'Trong xu thể phát triển của ngành Bưu chính trong những năm tới cũng

dang đặt ra nhiều cơ hội vả thách thức đổi với Tổng công ty Bưu điện Việt

Nam dó là: 8ự loàn cầu hoá ngành Bưu chính lạo ra mỗi mạng lưới hoạt dộng

ngây cảng phụ thuộc lẫn nhau, trong khi Việt Nam ngày càng hội nhập sâu

với hoạt động toàn cầu của ngành bưu chính, sự tham gia của nhiều thành

phần vào thị trường bưu chỉnh; sự thay đổi về công nghệ dỏi hỏi phải nhanh

chóng hiện đại hoá trang thiết bị công nghệ Bưu chỉnh, việc chuyển sang mô

hình định hướng kinh doanh thay thể hoạt động công ích; xu hướng tiêu dùng,

tăng, xu hướng kinh doanh da dạng, xu hướng cạnh tranh ngày cảng tăng sẽ vừa là cơ hội, vừa là thách thức đối với Tổng công ty Buu điện Việt Nam

Chính vì những lý do trên dặt ra cho Hộ máy tổ chức quản lý của Tổng,

céng ty Buu điện Việt Nam cần phải sớm hoàn thiện để thích ứng với xu hướng mới và khắc phục những hạn chế tổn tại hiện nay Do đó, là người trực tiếp tham gia công tác tổ chức của Bộ máy tổ chức quản lý cấp Tổng công ty

tôi chọn vấn để: “Toàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của Tổng công ty Bưu

điện Việt Nam” làm để tải luận văn tốt nghiệp chương trình cao học chuyên ngảnh Quản lý Kinh tế

Đề tải: “Toàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của Tổng oông ty Bưu điện

Việt Nam” là phù hợp với mã số và chuyên ngành Quần lý kinh tế

Câu hỏi nghiên cứu của học viên đổi với vẫn để nghiên cứu

- Pĩ sao cần phái hoàn thiện bộ máy tỖ chức quản lô của Tổng công ty Bưu

điện Việt Nam trong giai đoạn hiện nay

- Sự cần thiết và tính phù hợp của các giải pháp đề hoàn thiện hộ máy tô chức

quản lỷ của Tng công ọ' Bưu diện Việt Nam giải doan 2015 - 2020.

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục đích nghiên cứu: Góp phần làm rõ cơ sử lý luận, phân tích làm rõ

thực trạng, đề xuất giải pháp hoàn thiện Bộ máy quản lý của Tổng công ty

Bưu điện Việt Nam

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Phân tích làm rõ eư sở lý luận về Bộ máy tổ chức quản lý của doanh nghiệp, hoàn thiện bộ máy tổ chức quấn lý của doanh nghiệp

- Khảo sát, phân tích, làm rõ thực trạng về Bộ máy tổ chức quản lý của

Tổng công ty Bưu diện Việt Nam trong giai đoạn 2008 - 2014 Từ đó rúi ra

những kết quả dạt dược, những mặt cần hoàn thiện và nguyễn nhân

- Để xuất giải pháp hoàn thiện Bộ máy tổ chức quản lý của Tổng công

†y Bưu diện Việt Nam đến năm 2020

3 Đối tượng và nhạm ví nghiền cứu

3.1 Dối tượng nghiên cửu

Bộ máy tổ chức quần lý của Tổng công ty Bưu diện Việt Nam

3.2 Phạm vị nghiên cứu

- Về không gian: Tổng công ty Buu điện Việt Nam có không gian trải

khắp đất nước với quy mẽ rộng lớn bao gồm Hộ máy quản lý cấp Tỗng công,

†y và bộ máy tổ chức quân lý của các công ty, đơn vị trực thuộc Tổng công ty

Bưu điện Việt Nam Luận văn lập trung nghiên cứu Bộ máy quản lý cắp Tẳng

công ty Bưu điện Việt Nam (còn gọi là khối Cơ quan lồng công ty) Bộ máy

quan ly thuộc các công ty, đơn vị trực thuộc chỉ được đề cập ở mức độ liên

quan cần thiết

- Về thời gian: Giới hạn phân tích thực trạng giai đoạn 2008 - 2014 - là giai đoạn tách khỏi Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, trong đó tập

trung chủ yếu giai doan 2013 - 2014 dễ làm rõ những vấn dề cần hoàn thiện

Giải pháp để xuất đến năm 2020.

4, Kết cầu của luận văn

Ngoái phần mở đầu và kết luận, mục lục, tài liệu tham khảo vả các phụ lục, nội đung chỉnh của luận văn được bê cục thành 5 chương

Chương 1: Tổng quan tình hình nghiền cứu

Chương 2: Những vân để lý luận cơ bản về bộ máy tổ chức quản lý của doanh

nghiệp

Chương 3: Phương pháp và thiết kế nghiền cứu

Chương 4: Thực trạng bộ máy tô chức quản lý cấp “Tống công ty Bưu điện

Việt Nam

Chương 5: Phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức quản

lý cấp Tổng công ty Bưu điện Việt Nam đến năm 2020

“

CHƯƠNG 1: TỎNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU

1.1 Các nghiên cứu có liên quan trực tiếp

Vấn đề hoàn thiện bộ máy tổ chức cán bộ quản lý tại các tổ chức,

doanh nghiệp là vấn đề được đặc biệt quan tâm trong các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, dưới nhiều góc độ khác nhau như:

Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện cơ cầu tổ chức bô máy quản lý tại Tổng công

ty cổ phần Xây lắp Thủy sản Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị Hồng Nhung

(2013) đã đề cập đến cơ sở lý luận của tổ chức bộ máy quản lý, phân tích những,

nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, xác định mục tiêu việc

thiết kế cơ cầu tổ chức, quá trình thiết kế cơ cầu tổ chức bộ máy quản lý

Luận văn thạc sĩ ''Mô hình tổ chức quản lý công ty lâm nghiệp Nghi

Lộc`” của tác giả Nguyễn Văn Hà (2014) mới đề cập đến Bộ máy quản lý, cán

bộ quản lý một cách tách rời, chưa đề cập đến mối liên quan, quan hệ biên

chứng một cách chặt chế giữa hai phạm trù Bộ máy và Cán bộ

Từ tỉnh hình nghiên cứu nêu trên có thể khẳng định: Cho đến nay, chưa

có để tài nghiên cứu về bộ máy tổ chức quản lý của Tổng công ty Bưu điện

Việt Nam được công bố nên đề tài được nghiên cứu độc lập va không tring

lặp Quá trình thực hiện đề tài sẽ có sự kế thừa một số vấn đề lý luận cơ bản

của công trình trên

1.2 Các nghiên cứu có liên quan

Cho đến nay, ở Việt Nam đã có nhiều nghiên cứu liên quan đến bộ máy

quản lý và cán bộ quản lý của tổ chức hay doanh nghiệp Ngoài ra, còn có các

tải liệu đề cập đến các nội dung liên quan đến các vấn đề hoàn thiện bộ máy quản lý, xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý nói chung Trong số đó, có thể kể

dén cac nghién cứu:

- — Trần Xuân Sầm, Xác định cơ câu và tiêu chuẩn cán bộ lãnh đạo chủ

chốt trong hệ thống chỉnh trị đổi mới, Chính trị Quốc gia, Hà Nôi, 1998 Trong sách trinh bảy cơ sở lý luận và thực tiễn của việc xác định tiêu chuẩn

cán bộ; thực trạng việc thực hiện liêu chuẩn đối với đội ngũ cán bộ lãnh đạo

chủ chốt trong hệ thông chính trị, xác định tiêu chuẩn cán bộ trong những

xăm tới và phương hướng, giải pháp xây dựng đội ngũ cán bộ theo tiêu chuẩn xác định

- Nguyễn Phú Trọng, Trần Xuân Sầm, Luận cứ khoa học cho việc nâng

cao chất lượng đội ngũ cán bộ trong thời kỳ dẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện

đại hóa đất nước, Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2001 Nội dung dé cap dén cơ

sở lý luận của việc sử dụng tiêu chuẩn cán bộ trong công tác cán bộ, những

kinh nghiệm xây dựng tiêu chuân cán bộ của Đăng phù hợp với từng giải

đoạn cách mạng; những quan điểm, phương hướng chung trong việc nâng cao chất lượng công tác cán bộ, trong đó có nội dung vé “tiêu chuẩn hóa cán bộ”

Cuốn sách nêu hật lên dược cán bộ, công chức là nhân tổ có tính quyết dịnh

đối với sự phát triển của mỗi quốc gia

- Nguyễn Tlữu Trị, Kiện toàn va déi mới tổ chức bộ máy của Đảng đáp

từng yêu cầu nhiệm vụ mới, Chỉnh trị quốc gia, Hả Nội, 2006 Tác giả cho

rằng, tổ chức có vai trò to lớn đối với hoạt động của con người và xã hội, bởi

vì nó tạo ra sự thông nhất và nhân sức mạnh cũa tập thể và mỗi người lên gấp

bội Irong cuộc đâu tranh giảnh chính quyền, theo cách nói của Lênin, giai cấp vô sẵn không có vũ khí nào tốt hơn là "sự tổ chức"

- Trần Đính Hoan, Đảnh giá quy hoạch, luân chuyển cán bộ lãnh dao,

quản lý thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, Chính trị quốc gia,

TIA Nội, 2009 Đây là kết quả nghiên cứu của để tài khoa học "Những vấn để

lý luận vả thực tiễn về dánh giá, quy hoạch Juan chuyển cán bộ lãnh đạo, quản

lý trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước" Cuốn sách khẳng

định, dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam do Hỗ Chí Minh sáng

lập và rên luyện, gần B0 năm qua, cách mạng Việt Nam đã giành được nhiều

thắng lợi vẻ vang Từ một nước nô lệ, Việt Nam đã trở thành một quốc gia

độc lập, là ngọn cờ tiên phong trong phong trảo giải phóng đân tộc Trong

hơn 20 năm qua, công cuộc đổi mới đã giảnh được nhiều thành tựu quan

trọng, tạo điều kiện và cơ sở vững chắc cho quá trình phát triển đất nước tronp những năm tiếp theo Có được những thẳng lợi dé là nhờ đường lỗi

chmh trị đúng din, là do Hồ Chí Minh và Ding Céng sin Viét Nam đã dày

công xây dựng dội ngũ cán bộ dap img những yêu cầu và nhiệm vụ của mỗi

giai doan cách mạng Quan điểm của Hỗ Chí Minh cho rằng, cán bộ là gốc

của mọi công việc, muốn việc thành công hoặc thất bại, đều đo cán bộ tốt hay

kém Quan diểm nảy luôn dược Đáng Công sẵn Việt Nam quản triệt và thực hiện 'Irong công cuộc đổi mới, công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước ở Việt

Nam hiện nay, đội ngũ cán bộ lãnh đạo ngày cảng vươn lên, nắng động, sáng

tạo, góp phần xứng đáng vào thánh tựu to lớn của đất nước Song các tác giả

cho ring trong hoàn cảnh mới, sự tác đông của kinh tế thị trường đã bộc lộ những yếu kém, khuyết điểm của đội ngũ cán bộ lãnh đạo Mộ bộ phận

không nhỏ cán bộ bị thoái hoá về chính trị và phẩm chất, tham ô, lãng phí,

quan liễu, bẻ phái, mắt đoàn kết, cơ hội và thực đụng, không it cán bộ bị giảm

sũt uy lín, không cỏn là sông bộc của dân, thâm chí trù dập, ức hiếp nhân dân Nhin chung đội ngũ cán bộ hiện nay, xét về chất lượng, số lượng và cơ câu có nhiều mặt chưa ngang tầm với đổi hỏi của thời kỳ đẩy mạnh

- Đỗ Minh Cương, Quy hoạch cán bộ lãnh dạo quán lý, Chính trị quốc

gia, Hà Nội, 2009 Nội dung của cuốn sách đã để cập đến những vấn đề: Sự

cẦn thiết của công tác quy hoạch cán bộ lãnh đạo, quản lý trong công tác cán

bộ nói chung; các yêu cầu và quan diém dối với công tác quy hoạch Quy

hoạch cán bộ có vai trò quan trọng trong công tác cán bộ, xây dựng Đảng

vững mạnh; quy hoạch cán bộ là để có kế hoạch đảo tạo, bồi đưỡng cán bộ đáp ứng các yêu câu của công tác tổ chức cán bộ nói chung Cuốn sách là tài

liệu bế ích cho luận văn nảy nghiên cứu, bởi việc thực hiện đào tạo bồi dưỡng

cán bộ cần phải gắn với công Lac quy hoạch cán bộ

Nhìn chung, các công trình nghiên cứu nêu trên đều để cập đến van dé

cán bộ, ông chức, cáo tiêu chuẩn đối với án bộ dông chức, cơi yếu tố con người trong tổ chức bộ mảy lả nhân tố dặc biệt quan trọng quyết định sự

thành công hay thất bại của một tổ chức Ngoài ra, một số nghiên cứu cũng

nêu vai trò của tổ chức nói chung, con người phải gắn với tổ chức thì mới phát huy được sức mạnh của tổ chức, cá nhân trong tổ chức Để sử dụng dúng

con người trong tổ chức một số tài liệu đã nêu ra yêu cầu quy hoạch cán bộ

quản lý, cản bộ lãnh đạo trong các tổ chức chính quyển, tổ chức Đăng nói

chung Các tài liệu này đã cung cấp nhiều tư liệu quỷ báu về cư sở lý luận,

kiến thức, kinh nghiệm về xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, cán bộ lãnh

dao quan ly ‘Tuy nhiên, để tài “Hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của Lỗng

công ty Bưu điện Việt Mam” có đối tượng nghiên cứu khác với các tài liêu nghiên cứu về cán bộ, công chức, bộ máy tổ chức chính quyền, tổ chức Đăng

†3iêu này thể hiện ở đặc điểm của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam là doanh nghiệp nhà nước Do vậy các yêu cầu về bộ máy quân lý và cán bộ quản lý

khae với yêu cầu về bộ máy chính quyển và oán bộ ông chức trong bộ máy

chính quyển

Qua

không trùng lặp với bất kỳ công trình nào đã dược công bế Tuy nhiễn, một số

o công trình nêu trên có thể khẳng định rằng: Đề tài nghiên cứu

vần để lý luận về bộ máy và cán bộ quân lý` sẽ được luận văn chú ý kế thửa cỏ chọn lọc và phát triển trong khung lý thuyết của đề tài

.

CHƯƠNG 2: NHỮNG VẤN ĐÈ LÝ LUẬN CƠ BẢN VẺ BỌ MÁY TỎ

CHỨC QUẢN LÝ CỦA DOANH NGHIỆP

2.1 Những vấn đề lý luận cơ bản về bộ máy tổ chức quản lý

2.1.1 Quản lý, bộ máy quản lị: và chức năng tổ chức trong quản lJ

3.1.1.1 Khái niệm quản b>

Theo những cách giải thích khác nhau, quản lý có thể được hiểu như là

quả trình thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đỏ các cá nhân làm việc

với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và mục đích đã định

Quản lý là quá trình hoạt đông có mục đích, có tổ chức của con người, là một

tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra - kiểm soát

hoạt động trong một tổ chức nhằm hoàn thành mục tiêu của tổ chức đó

Có nhiều khái niệm khác nhau, nhưng khái niệm khái quát nhất được

sử dụng rộng rãi đó là: Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý đến đối

tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu của tổ chức trong điều kiên biến động của môi trường

Trong khái niệm trên có các yếu tố

# Chủ thể quản lý: Luôn là con người với tư cách là cá nhân hay tập thể (Bộ

máy quản lý) Vì vậy hoạt động của toàn bô hệ thống quản lý đều phụ thuộc vào

chủ thể quản lý, đó là: Trình độ, năng lực, phẩm chất, tư cách của người hay tập

thể đội ngũ lao động quản lý Một tổ chức mạnh hay yếu hoạt đông hiệu quả hay

yếu kém, tổ chức quản lý gọn nhẹ, năng động hay công kénh, chồng chẻo phụ

thuộc trước hết bởi đội ngũ lao đông quản lý của tổ chức đó

- Đối tượng quản lý: Trong phạm vi luận văn này, chỉ nghiên cứu đối tượng quản lý với tư cách là một tập thể con người khác nhau về tính cách,

hoàn cảnh, trình đô văn hóa, chuyên môn, nghề nghiệp luôn luôn hoạt động

vỉ mục tiêu của tô chức.

- Mục tiêu quản lý: là trạng thái mong đợi của toàn bộ hệ thống cần đạt

định hướng ngắn hạn, có tính chất hoạt đông cụ thể, có thể lượng hóa được tới

trong tương lại Do vậy mà mục tiêu cảng rõ ràng, chính xác và khả thi thi

hiệu quả hoạt động quản lý càng cao

# Môi trường và các nguồn lực: là tập hợp các yếu tố bên ngoài tác động qua lại với tổ chức Đó là môi trường chính trị pháp lý, kinh tế xã hội, môi

trường vĩ mô, vi mô nó tác động trực tiếp tới hoạt động quản lý và ảnh

hưởng tới mục tiêu quản lý của tổ chức Môi trường luôn luôn biến đông, do

đó việc phân tích, đánh giá môi trường và vận dụng vào hoạt động của tổ

chức là một yêu cầu quan trọng với mỗi nhà quản lý

Những yếu tố trên tác đông lẫn nhau thể hiện nội dung cơ bản của khái

niệm quản lý nói chung và quản lý ngành nói riêng

% Khái niệm bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý về mặt lý luân là cách nói ẩn dụ được bắt nguồn từ

quan điểm lý luận thuộc trường phái cổ điển với triết lý “‘co hoc’ xem tổ

chức như một cỗ máy hoàn chỉnh có cơ cấu gồm tổng thể các chỉ tiết máy hợp

2

thành được thiết kể theo những nguyên lý nhất định và cơ cấu đó quyết định

một cơ chế vận hành phủ hợp Khi vân dụng cho bộ máy có con người tham

dự thì mỗi con người trong tổ chức được coi như là một chỉ tiết máy Khi

quản lý một tổ chức lớn với hai phân hệ: Phân hệ quản lý và phân hệ bị quản

lý thi hình thành một bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý thực hiện chức năng của phân hệ quản lý, đóng vai trò

là chú thể quản lý, đối với phân hệ bị quản lý dong vai trỏ là đối tượng quản

lý Từ đó rút ra một số đặc điểm của bộ máy quản lý như sau:

- Là một chỉnh thể dược cấu thánh bởi nhiều bộ phận khác nhau dễ thực

hiện các chức năng quản lý trong quá trình quản lý dễ dạt mục tiêu

- Toàn bộ các bộ phận cần thiết của bộ máy quân lý hình thành cơ cấu tổ

chức quản lý đám nhiễm những chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng mục đích cuối cùng là hoạt động để đạt được mục tiêu quản lý đã xác định

- Các bộ phận cấu thành bộ máy quản lý có mỗi quan hệ khăng khít với nhau

tạo thành một chỉnh thể có tác dông qua lại lẫn nhau theo một trật tự thứ bậc chặt

chẽ, thống nhất và có những mỗi quan hệ ngang, quan hệ dọc nhưng luôn đảm bảo tính thống nhất và đồng hộ để thực hiện chức năng của chủ thể quần lý

- Hô máy quân lý vừa mang tính hệ thông, vừa là một bê phận của hệ

thống Một mặt nếu thiếu tính hệ thống thì các bộ phận cấu thành đó không có

sự phối hợp, tác động qua lại lẫn nhau một cách đẳng bộ, hoạt động rời rạc,

đơn nhất thì không trở thành bộ máy Mặt khác, đặt trong những mỗi quan hệ

khác, hệ thống đó lại là bộ phận của một bộ máy lớn hơn Do dé, quan niệm

về bộ máy luôn mang tính tương dối

- Bộ máy quản lý cũng như từng bộ phân cấu thành của nó cần sự ổn

định để đấm bảo tính liên tục trong hoạt động nhưng không phải là bất biến

Khi diều kiện và hoàn cảnh cu thé thay déi thì bộ máy quản lý cũng phải thay đổi cho phù hợp với yêu cầu mới

- Cơ cấu tổ chức quyết định cơ chế vận hành hay cơ chế hoạt động của

bộ máy quản lý

Từ phân tích trên có thể hiểu vả sử dụng thuật ngữ '*Bộ máy quản ly”

như sau: Bộ máy quản lý của một tổ chức là hệ thống các bộ phận, các con người được liên kết với nhau theo những nguyên tắc nhất định tạo thành một

cơ cầu và cơ chế hoạt động đồng bộ để thực hiện các chức năng quản lý nhằm đạt mục tiêu đã xác định

2.1.1.3 Chức năng tô chức trong quan lý

Chức năng tổ chức trong quản lý là hoạt động quản lý nhằm thiết lập

một hệ thống các vị trí cho mỗi cả nhân và bô phân sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất đề thực hiện mục tiêu của tổ

chức Chức năng tổ chức trong quản lý gồm hai nội dung cơ bản đó là: Thiết

lập cơ cầu tổ chức và phối hợp hoạt động của con người trong cơ cầu tổ chức

Hai nội dung tương ứng trong hai trạng thái tĩnh và động Ở trạng thái

tĩnh: Thiết lập cơ cấu tổ chức; Ở trạng thái đông: Phối hợp hoạt động trong cơ

cầu tổ chức

3.12 Cơ cẩu bộ máy tô chức quản |!

2.1.2.1 Khải niệm

Cơ cầu bộ máy tổ chức quản lý là một tổng thé các bộ phận hợp thành,

các bộ phận này có mối liên hệ mật thiết hữu cơ phụ thuộc lẫn nhau được

chuyên môn hoả, thực hiện các chức năng quản lý với những trách nhiệm và

quyền hạn nhất định nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức [19]

- Quyén han và trách nhiệm

- Cấp quần lý và tầm quan ly

- Cán bộ quản lý

+* Hình thành các bộ phận

Là sự phân chia thành các bộ phận trong cơ cấu tổ chức, bao gồm sự

phân chia tổng thể thành oáo bộ phận mang tỉnh độc lập tương đối thực hiện

những hoạt động nhất dịnh Việc hình thành các bộ phân của tổ chức phản

ảnh quá trình chuyên môn hóa và hợp thành nhóm hoạt động theo chiều

ngang Nếu không biết cách phân chia tổ chức thành các bộ phận thi cấp quán

lý trực tiếp có thể sẽ làm hạn chế quy mô của tổ chức Việc hợp nhóm các

hoạt động và con người tạo thành các bộ phận nhằm mở rộng tố chức để khai

thác, huy động nguồn nhân lực thực hiện các mục tiêu kế hoạch |8]

+ Chuyên môn hoá công việc

Đó là sự phân chia chức năng, nhiệm vụ thành các công việc mang tỉnh

dộc lập tương dối cho các bộ phận và cá nhân Chuyên môn hoá cỏn dược gọi

là phân công lao đông có lợi thé la phat huy khả năng chuyên sâu vả tăng hiệu suất làm việc cho hộ phận và cá nhân Chuyên môn hoá lả cơ sở để phan chia

ra các bộ phận và biển mỗi cá nhân thành chuyên gia trong một số công việc

nhất định tạo cho mỗi cá nhân có thể Iya chon cho minh những công việc và

vị trí phủ hợp với Lải năng và lợi ích của họ, đồng thời cũng là cơ sở cho chức

năng tố chức chọn được đúng người, giao đúng việc vào từng bệ phận trong

cơ sầu tổ chức

+* Quyên hạn và trách nhiệm

*ˆ Quyền hạn

Quyền hạn là quyền tự chủ trong hành động, trong quá trình quyết định

và đôi hỏi sự tuân thủ quyết định pẵn hển với một vị trí (hay chức vụ) quần lý

nhất định trong tổ chức Quyền hạn của một vị trí quản lý sẽ được giao phó

12

cho người nào nắm giữ vị trí đó Quyền hạn là chất kết dinh trong cơ cấu tổ

chức, là sợi dây liên kết các bô phân với nhau, là phương tiện mà nhờ đó các

hoạt động được đặt dưới sự chỉ huy của một nhà quản lý và sự phối hợp giữa

các đơn vị được thực hiện Trong tổ chức quyền bạn chia lam 3 loại: Quyền

hạn trực tiếp, quyên hạn tham mưu và quyền hạn chức năng [8]

- Quyền hạn trực tiếp: Là quyền hạn cho phép người quản lý đưa ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp đưới Lả một mắt xích trong dây

chuyển chỉ huy, mỗi nhà quản lý với quyên hạn trực tuyển có quyền Tả quyết

dịnh cho cấp đưới trực tiếp và nhận sự báo cáo Lử họ

- Quyền hạn tham mưu: Hản chất của mỗi quan hệ tham mưu là cố vẫn

Chức năng của các tham :mưu (hay bộ phận tham mưu) là điều tra, khảo sát,

nghiên cứu, phân tích và đưa ra những ý kiến tư vẫn cho những người quản lý trực

tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ Sản phẩm lao động của cán bộ hay bộ

'phận tham mưu lả những lời khuyên chứ không phải là các quyết định cuối cùng,

- Quyén hạn chức năng: là quyển trao cho một cá nhân ra quyết định và

kiểm soát những hoạt đông nhất định của một bộ phânchức năng được chuyển

môn hoá Để thu được kết quả tốt nhất trong việc giao phó quyền hạn chức

năng, nhà quần lý của tố chức cần đầm bảo rằng phạm vi quyền hạn đó được

chỉ rõ cho người được ủy quyển và cả những người chịu sự tác động của

mục tiêu xác định Quyển hạn không gắn với trách nhiệm một cách tương ứng

sẽ tạo cơ hội cho sự lạm dụng và ngược lại cũng không để nhà quản lý phải

chịu trách nhiệm về một việc nào đó nếu người dé không có đủ quyền han

thực hiện nó.

$* Cấp quản lý và tâm quản lý

Sở đĩ cỏ các cấp quản lý trong tổ chức lả do giới han của tầm quản lý (hay tầm kiểm soái) - số thuộc cắp báo cáo trực tiếp với một nhá quản lý nhất

dịnh Tầm quản lý rộng sẽ cẩn íL cấp quản lý, tầm quản lý hep din dén nhiều

cấp [8]

Tâm quản lý luôn gắn liền với chức năng tổ chức Một tố chức cần phải

quyết định xem mỗi nhà quản lý có thể trực tiếp kiểm soát được bao nhiêu

thuộc cấp, và con số này là hết sức khác nhau đối với những tỗ chức khác

nhau [8]

Muốn xác định tầm quần lý phủ hợp, cần tìm hiểu các mỗi quan hệ

- Tâm quản lý và năng lực của nhà quân lý có quan hệ tỉ lê thuận Néu

các yếu tố khác không thay đỗi, nha quan lý có năng lực cao sẽ có tâm quản

lý rộng vả ngược lại

- Tính phức tạp của hoạt đồng quán lý và tầm quản lý có quan hệ tí lê

nghịch Nếu công việc quản lý quá ổn định, không phức tạp thì tầm quản lý có

thế rộng và ngược lại nếu công việc quản lý thay đối thường xuyên, giảu tinh sáng tạo thì tầm quần lý lại cần hẹp

- Năng lực và ý thức tự tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh của cấp đưới và

tam quan lý có quan hệ tỉ lê thuân Thuộc cấp cảng được dao tao tốt và có ý

thức cao thì cảng cần Ít quan hệ tác động giữa cấp trên và ấp dưới

- Tâm quản lý và sự rõ rảng trong xác dịnh nhiệm vụ, quyền hạn, trách

nhiệm có quan hệ tỉ lệ thuận Nếu một người được đảo tạo tối, thực hiện nhiệm vụ xác định được rõ rằng và có đủ quyền hạn để hoàn thành nó một

cách hiệu quả, thì sẽ chỉ cân sự chú ý tỗi thiểu của cấp trên

- Năng lực của hệ thống thông tin có ảnh hưởng đến tâm quản lý Một hệ

thống có khả năng cung cấp và truyền đạt thông tin cũng như quyết định một cách nhanh chóng, chính xác, dầy đủ sẽ rút ngắn khoảng cách giữa cấp trên và

Ấ Ae

cap dudi.

* Can bd quan ly trong cư cầu bộ máy tổ chức

vˆ Khái niệm

Cán bộ quản lý là các cá nhân có vi tri trong cơ cầu bộ máy tế chức để

thực hiện chức năng và nhiệm vụ quản lý nhất định của bộ máy quán lý nhằm

đảm bảo cho tổ chức đạt được những mục đích của minh với kết quả và hiệu

qua vav [7]

Mật căn bộ quần lý dược xác định bởi ba yếu tổ cơ bán

- Thứ nhất, có vị trí và vị thế trong cơ cấu tổ chức với quyển hạn nhất

dinh trong quá trình ra quyết định

- Thứ hai, có chức nãng thực hiện chức năng và nhiệm vụ quản lý nhất

định trong bệ máy quản lý

- Thứ ba, có chuyên môn nghiệp vụ dé dap ứng những dỏi hỏi nhất dịnh

của công việc

Trang một bộ máy quản lý có nhiều cán bộ quản lý với chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm khác nhau Việc phân loại cán bộ quần lý

thường được tiến hành theo hai tiêu thức: theo cấp quan lý và theo phạm vị

thoại động quản lý

- Theo cấp quản lý: cán bộ quản lý trong một tổ chức được chia thành ba

loại: cán bộ quan lý cấp cao, cản bộ quan lý cấp trung và cán bộ quan lý cấp

co SỞ:

+ Cân bộ quản lý cấp cao: là những người chịu trách nhiệm quản lý toàn diện đối với hoại déng của tổ chức và đại điện cho tổ chức trong mối

quan hệ với môi trường bên ngoài tổ chức Trong một doanh nghiệp, cán bỗ

quản lý cấp cao có thế kế đến như chủ tịch hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng thành viên, tổng giảm đốc

+ Cán bô quần lý cấp trung: là những người chịu trách nhiệm quân lý

những bộ phân và phân hệ của tổ chức Ile là người giữ vị trí liên hệ giữa cản

1s

bộ quần lý cấp cao và cán bộ quản lý cấp cơ sở Trách nhiệm mang tính

nguyên tắc của các nhà quản lý cấp trung là chỉ đạo quá trình triển khai cáo

chỉnh sách của tổ chức và thiết lập mỗi quan hệ cân bằng giữa đòi hỏi của

những nhả quán lý với năng lực cúa cáo nhân viên

+ Cán bộ quản lý cấp cơ sở: là những người chịu trách nhiệm trước

công việc của những người lao động trực tiếp Họ kiểm soát hoại động của

những nhà quản lý khác Ví dụ về cán bộ quản lý cấp cơ sở trong doanh

nghiệp có thể là tổ trưởng, đốc công, quản đốc Các cán bộ quan ly cap cơ sở

thường dược ơi là các giám gắt viên

- Theo phạm vi quản lý: Cán bộ quản lý trong một tổ chức gỗm có cần

bộ quản lý chức năng và cán bộ quản lý tổng hợp Trong đó

+ Cán bộ quản lý chức năng: là người chịu trách nhiệm quấn lý một

chức năng hoạt động của tổ chức, như quần lý tài chính, quân lý nguồn nhân lực, quản lý công nghệ

+ Căn bộ quản lý tổng hợp: là người chịu trách nhiệm quản lý tất cả cáo

hoạt động của một đơn vị phức tạp như tổ chức, chỉ nhánh hay đơn vi hoạt động đôo lập Một tổ chức nhỏ có thể có chỉ có một vài cán hộ quan lý tổng

hợp như giảm đốc và phó giảm đốc công ty Một tổ chức lớn có thể có nhiều

cán bộ quản lý tổng hợp phụ trách các đơn vị mang tính độc lập tương đối

+* Những yêu oầu đối với cản bộ quản lý

Dé hoan thành tốt vai trỏ, chức năng nhiệm vụ đặt ra, các cán bộ quản

lý pha dat được ữ mức độ nhất định những yêu câu về kỹ năng quản lý và

phẩm chất dạo đức cá nhân

Những yêu cầu về kỹ năng quân lý

Kỹ năng là khả năng của con người có thể đưa kiến thức vào thực tế

nhằm đạt dược những kết quả mong muốn với hiệu quả cao Các kỹ năng cần

thiết đối với các nhà quan lý có thể chia thành ba nhóm: kỹ năng kỹ thuật; kỹ

16

năng thực hiện các mối quan hệ oon người; kỹ năng nhận thức

- K¥ nang kf thuat: 14 kha nang eda nha quản lý thể hiện kiến thức và tải năng trong quả trình quản lý các hoạt động thuộc lĩnh vực chuyên môn của

mình Nó bao gồm gác kỹ năng thực hiên các quả trinh quản lý

- kỹ năng thực hiện các mỗi quan hệ cơn người: lả khả năng của một cơn

người có thế làm việc được với những người khác

- — Kỹ năng nhận thức: là khả năng phát hiện, phân tích vài giải quyết

những vẫn để phức tạp KỸ năng đòi hỏi nhà quản lý phải có khả năng thấy

dược bức tranh toàn cảnh về thực trạng vả xu thể biến động của don vi do

mình phụ trách, của toàn tổ chức và mỗi trường Nhận ra dược những nhân tổ

chính trong mỗi hoàn cảnh, nhận thức được môi quan hệ giữa các phan tử, bộ

phan trong tổ chức và mỗi quan hệ cúa tổ chức với môi trường

s# Yêu cầu về phẩm chất đạo đức cả nhân

Để làm việc có kết quả, bên cạnh kỹ năng, nha quan lý còn cần có

những phẩm chất cá nhân nhất dịnh Phẩm chất cả nhân là cơ sở, nền tảng dễ

cán bô quan lý phát huy tài năng của minh đóng góp vảo sự phát triển của tổ

- Có tính nguyên tắc trong công việc: biết đặt lợi ích của xã hội, lợi ích

của tổ chức lên trên lợi ích cá nhân

- Cán hộ quản lý phải là người có văn hóa: có kiến thức, có thái dỗ dùng

mực đối với những người xung quanh, tạo được ấn tượng tốt, gây được sự chú

17

ý và kính trọng, tỏ ra tự tin trong hành động và lời nói: hành động một cách

đúng đắn và có sáng tạo theo pháp luật và chuẩn mực đạo đức xã hội

- Co y chi: chap nhận rủi ro, có khả năng duy trì công việc trong điều

kiện bắt định hoặc không chắc chắn Chịu được căng thẳng, duy trì được công

việc ngay cả khi phải chịu những áp lực năng nề

= Có tư duy phục thiên: nhà quản lý phải biết tiếp thu phê bình vả tự phê

bình, dám thừa nhận cái sai của mình và cái đúng của người khác

2.1.3 Cơ chế phối hợp hoạt động của bộ máy quản lý

2.1.3.1 Quan niệm về cơ chề phối hợp

Cơ chế phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những con người,

bô phận, phân hệ và hệ thống riéng ré nhằm thực hiên cỏ hiệu lực, hiệu quả

các mục tiêu chung của tổ chức Không có phối hợp, con người không thể nhận thức được vai trò của mình trong tổng thể Nguyên tắc của phối hợp là

tạo ra sức mạnh lớn hơn sức mạnh của từng cá nhân riêng lẻ trong bộ máy

quản lý Mục tiêu của cơ chế phối hợp là đạt được sự thống nhất hoạt đông

của các bộ phận cả bên trong và bên ngoài bộ máy quản lý

Để phối hợp được phải mô tả chỉ tiết sự phân chia công việc lên một sơ

đỗ Sơ đồ chỉ rõ các ô vị trí của từng bộ phân có chức năng, nhiệm vụ cụ thể Sơ

đồ chỉ rõ các quan hệ ngang quan hệ chéo để phối hợp giữa các bộ phận chức

năng Các quan hệ dọc chỉ rõ các cấp quản lý và cấp trên, cấp dưới trực tiếp

3.1.3.2 Sự phân quyên trong quản lý

Phân quyền là sự phân chia thâm quyền và quyền hạn ra quyết định

quan ly trong một cơ cầu tổ chức cho các cấp quản lý khác nhau

Thim quyén la quyén hạn được tổ chức trao cho mét cá nhân hay một

bô phận trong cơ cấu tổ chức của hệ thống quản lý Thẩm quyền của một cấp

hoặc cá nhân người quản lý được gọi là quyền hạn của cấp đó hoặc cá nhân

đó Thắm quyền quản lý chỉ phát huy tác dụng khi hội đú ba điều kiện

18

- Tỉnh hợp pháp khi được bỗ nhiệm chức vụ

- Cấp dưới phải thừa nhận thẩm quyền đó là chính đáng

- Bản thân nhà quản lý phải có năng lực và uy tín để cấp dưới tin tưởng

vào thẩm quyền của nhà quản lý

Sự phân quyển là giải pháp giúp vừa phát huy sức mạnh tê chức, vừa phát huy năng lực và sáng kiến của các cấp quần lý trong hệ thống

Thân quyển có thé mang tinh cố dịnh lâu dài, có thể phân quyền thco vụ

việc, tỉnh huông, thời gian cụ thể Một tế chức bộ máy được coi là phần

quyển mạnh khi

- Nhiễu số lượng quyết định duoc thông qua ở các cấp bên dưới

- Thực hiện mạnh chế độ uỷ quyền trong quản lý LÝ quyền là hành vì

cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn dễ họ nhân danh mình ra quyết

định hoặc thực hiện những công việc nhất định

- Phân quyền là xu hướng phân tán mạnh quyền ra quyết định cho cấp

dưới trong hệ thống thứ bậc quản lý

Mỗi tế chức, mỗi doanh nghiệp đều phải xác định được cơ chế hoạt

động với những phương án phân quyền phù hợp mà vẫn đầm bảo được nguyên tắc vừa thống nhất trong chỉ huy, vừa phát huy tính năng động, sáng,

tạo, trách nhiệm của các cắp quan ly

Cáo nguyên tắc của phân quyền

- Không uỷ quyển vượt cấp: chỉ uỷ quyền cho cấp dưới trực tiếp, không

vượt cấp xuống cắp thấp hon

- Uỷ quyển phải gắn với quyền hạn, trách nhiễm và lợi ích của người

được uỷ quyền

- Uy quyén trên tỉnh thần tự giác, không áp đặt

- Bao dim đủ thông tin cho mỗi người dược uỷ quyển

- Phải có kiểm tra, giảm sát trong quá trình thực hiện

18

Để cơ chế hoạt động được nhịp nhàng, ăn khớp còn cần xây dựng, ban

hành các quy chế như

- Quy ché phối hợp giữa các bộ phận chức năng

- Quy ché uy quyén quan ly

- Quy ché vé ché dé trach nhiém

2.1.4 Cac nguyén tắc tổ chứe bộ máy quản lý

2.1.4.1 Nguyên tắc gắn với phương hướng, mục tiêu của tổ chức

Phương hướng, mục tiêu của tổ chức hay doanh nghiệp sẽ chỉ phối cơ

cấu và cơ chế hoạt động của bộ máy quản lý Nếu tổ chức hay doanh nghiệp

có mục tiêu, phương hưởng và quy mô hoạt động rất lớn (phạm vi cả nước

hay khu vực) thì cơ cầu tổ chức cũng phải có quy mô tương ứng và yêu cầu

năng lực, trình độ của cán bộ quản lý hoạt đông trong bộ máy cũng cần có trình độ tương thích nhất định Như vậy, bộ máy quản lý luôn phải gắn với

phương hướng, mục tiêu của tổ chức, đồng thời phải tương thích về cơ cầu, cơ

chế hoạt động và cán bộ quản lý trong bộ máy

21.42 Nguyên tắc chuyên môn hỏa, cân đối

Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức bộ máy phải được phân công tới

các bộ phận mang tính chuyên ngành, chuyên sâu vừa đảm bảo đô sâu về

chuyên môn trong từng lĩnh vực, vừa không bị chồng chéo giữa các chức

năng Chuyên môn hoá đảm bảo sự phân chia chức năng, nhiệm vụ rõ ràng,

minh bạch với sự cân xứng với trách nhiệm, quyền hạn Chuyên môn hoá

giúp các bộ phận chức năng để xuất các quyết định có căn cứ khoa học và thực tiễn cho người ra quyết định mả cỏn là cơ sở để phân cấp, uỷ quyền

trong quản lý

21.43 Nguyên tắc quản lý hệ thong

Là một hé thống hoàn chỉnh gồm các bộ phan cau thành có tác động

qua lại, tương tác, hỗ trợ lẫn nhau phục vụ mục đích chung của đơn vị Để

20

đảm bảo tính hệ thống, việc tổ chức bộ máy của đơn vi phải xây dưng hợp lý

và không ngừng tăng cường được các mỗi liên hệ dọc và ngang, mỗi thành

viên phải là một đơn vị thống nhất hoàn chỉnh,vừa có khả năng độc lập hoạt đông và thích nghi với môi trường khách quan, vừa năm trong sự lãnh đạo trong khuân khổ thống nhất của toàn hệ thống Để đảm bảo tính hệ thống khi xây dựng tổ chức bộ máy quản lý phải tính đến các tính chất của nguyên tắc

quản lý hệ thống ngành, đó là tính tập hợp (thể hiện ở từng bộ phân, từng cấp

đô được tập trung như quan lý ngồn vốn, nhân lực, hệ thống thu chi, thông tin,

kiểm tra kiểm toán ) tính liên hệ (bao gồm cả những mối liên hệ xuôi và

ngược của các yếu tố nguồn lực có quan hệ hữu cơ với nhau), tính mục đích

(mục đích quản ly tai chính ngân sách rõ ràng) và tính thích ứng (phải thích

ứng với môi trường phát triển kinh tế xã hội địa phương, bên trong và bên ngoải, vĩ mô và vi mô )

2.1.4.4 Nguyên tắc thông nhất trách nhiệm, quyền hạn và lợi ích

Cả ba yếu tố trách nhiệm, quyền hạn và lợi ích không thể tách rời trong,

một thực thể đặc biệt đối với người lãnh đạo quản lý, việc tổ chức bộ máy

quần lý phải đảm bảo xác định rõ ràng ba yếu tổ trên đối với mỗi bô phận,

mỗi cá nhân người quản lý Chỉ khi người lãnh đạo có đầy đủ quyền hạn và

trách nhiệm họ mới có khả năng và điều kiện thảnh hệ thống tốt và nêu khong

có lợi ích tương xứng thì sẽ không bảo đảm điều kiện vật chất để người lãnh

đạo có khả năng hoàn thành trách nhiệm, bảo đảm yếu tổ lãnh đạo, quản lý;

Quản lý phải chú ý đến lợi ích của con người, đảm bảo sự kết hợp hài

hỏa các lợi ích, trong đó lợi ích của con người lao động là động lực trực tiếp,

đồng thời chú ý đến lợi ích của tổ chức và của xã hội, kết hợp hài hòa các lợi ích Giải quyết các mồi quan hệ lợi ích trong quản lý sẽ bảo đảm cho hệ thống

quản lý vận hành thuận lợi và có hiệu quả, ngược lại, nêu quan hệ lợi ích bị

rối loạn sẽ là nguyên nhân của sự: rối loạn tổ chức, phá vỡ hệ thống quan ly

21

2.1.4.5 Nguyên tắc hiệu lực, hiệu quả

Là nguyên tắc rất quan trọng trong cơ cầu tổ chức

Nguyên tắc này yêu cầu cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý phải thu được

kết quả hoạt động cao nhất, đảm bảo hiệu lực của người lãnh đạo, hiệu quả

của bộ máy, hiệu suất hoạt động của tổ chức Vận dụng nguyên tắc đòi hỏi người quản lý phải nắm rõ nội dung vả thực chất của nguyên tắc, nắm vững

sự diễn biển của đối tượng quản lý, từ đó mà sáng tạo những hình thức và

biên pháp thích hợp để tác động vào đối tượng quản lý, đồng thời cũng tự

mình tôn trọng và thực hiện đúng nguyên tic quan ly

Để đạt được yêu cầu hiệu quả, cơ cầu bộ máy tổ chức quản lý phải đảm

bảo hợp lý nhất, phù hợp với quy mô của hê thống Bộ máy tổ chức quản lý

phải tạo ra được và duy trì một phong cách văn hóa của đơn vị Cơ cấu bộ

máy tổ chức quản lý phải tạo ra các bộ phận có quy mô hợp lý tương ứng với

trình độ và khả năng tổ chức của cán bộ lãnh đạo quần lý

2.1.5 Một số mô hình bộ máy tổ chức quan ly

2.1.5.1 Mô hình tổ chức trực tuyén

Cơ cấu theo thực tuyển là một mô hình tổ chức quản lý, trong đó nhà

quản trị ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới và ngược lại, mỗi

người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người

lãnh đạo trực tiếp cấp trên [20]

Cơ cấu theo trực tuyến được minh họa qua sơ đỗ sau:

22

Đặc điểm cơ bản của loại hình này là: Mỗi quan hệ giữa các thành viên

trong bộ máy tổ chức được thực hiện theo trực tuyến Người thừa hành chỉ

nhận mệnh lệnh từ một người phụ trách trực tiếp Là một mắt xích trong dây

chuyền chỉ huy, mỗi nhà quản trị với quyền hạn trực tuyến có quyền Ta quyết

định cho cấp dưới trực tiếp và nhận sự báo cáo của họ

Cơ cấu trực tuyến có ưu điểm là tạo thuận lợi cho việc áp dụng chế độ

thủ trưởng, tập trung, thống nhất, làm cho tô chức nhanh nhạy linh hoạt với sự

thay đổi của môi trường và có chỉ phí quản lý doanh nghiệp thấp Tuy nhiên

cơ cấu theo trực tuyến lại hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình đô

nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý và đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến

thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phân quản lý chuyên môn

2.1.3.2 Mô hình tổ chức theo chức năng

Cơ cấu theo chức năng là loại hình cơ cấu tổ chức trong đó từng chức

năng quản lý được tách riêng do một bộ phân một cơ quan đảm nhận Cơ cau này có đặc điểm là những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên

môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình

23

Sơ đô cơ cầu theo chức năng -

vụ giữa các bộ phận Thúc đây sự chuyên môn hoá kỹ năng nghề nghiệp, nâng

cao chất lượng và kỹ năng giải quyết vấn dé Tuy nhiên cơ cấu theo chức

năng làm cho cấp dưới phải phục tùng nhiều đầu mối chỉ đạo khác nhau của

củng một cơ quan quản lý cấp trên làm suy yếu chế độ thủ trưởng

2.1.5.3 Mô hình tổ chức hỗn hop

Mô hình tổ chức hỗn hợp là sự kết hợp của nhiều mô hình tổ chức khác

nhau nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

Ưu điểm lớn nhất của mô hình hỗn hợp là sự kết hợp nhiều mô hình cho

phép tổ chức lợi dụng được các ưu thế của mô hình tổ chức chính, đồng thời cũng

giảm được ảnh hưởng từ các nhược điểm của nó Các ưu điểm khác của mô hình

này là giúp xử lý được các tình huống hết sức phức tạp, có tác dụng tốt đối với các

tổ chức lớn và cho phép chuyên môn hóa một số cơ cầu tổ chức [8]

24

Mặt khác, cơ cầu tổ chức này có thê làm cho việc hình thành các bộ

phân, phân hệ quá nhỏ và tăng thêm nhược điểm của mỗi loại mô hình hơn là

ưu điểm Tuy vậy, việc kết hợp đúng đắn các mô hình thuần túy có thể giảm

được các nhược điềm nói trên

'Giảm đóc khu vực Giảm đốc khu vực Giảm đốc khu vực

Cơ cầu ma trận là kiểu cơ cấu quản lý hiệu quả, hiện đại Cơ cầu nảy

được xây dựng bằng cách kết hợp cơ cấu trực tuyến và chương trình - mục

tiêu Việc quản lý các chương trình được tổ chức phủ hợp với cơ cấu chương

trình - mục tiêu Trong cơ cau này, các cán bộ quản trị theo chức năng và theo sản phẩm đều có vị thế ngang nhau Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cùng,

một cấp lãnh đạo và có thẩm quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mả họ phụ

trách [20].

Mô hình cơ cấu theo ma trận trong kỹ thuật

đốc Marketing đốc Kỹ thuật đốc Tài chính đốc Sản xuất

“Trưởng phỏng “Trường phông “Trưởng phòng “Trưởng phông

thiết kế cơ khí điện thủy lực

Trong cơ cầu ma trận nhân viên trong tổ chức chịu sự lãnh đạo của hai

người lãnh đạo: Giám đốc bộ phận chuyên môn và lãnh đạo chương trình

Trong mô hình này người lãnh đạo chương trình làm việc với chuyên gia không dưới quyền mình, họ trực thuộc quyền của người lãnh đạo trực tuyến,

Người lãnh đạo chương trình quyết định cái gì và khi nào phải làm theo

chương trình cụ thể, còn những người lãnh đạo trực tuyển thì quyết định ai sẽ

thực hiện và thực hiện như thế nào công tác này hoặc công tác khác

Để hình thành cơ cấu tổ chức ma trận, khi xác định cơ cấu theo chiều

ngang cần phải lưa chọn và bổ nhiêm người lãnh đạo chương trình và cấp phó

của họ theo từng quan hệ, phù hợp với cơ cấu chương trình Xác định và bổ

26

nhiệm những người thực hiện có tinh thần trách nhiệm trong mỗi bộ phan

chuyên môn hóa, tổ chức phỏng, ban chuyên môn hoá để quản lý chương

trình Tổ chức các mối liên hệ và các luồng thông tin

Ưu điểm của cơ cấu tổ chức theo ma trận là: giảm bớt công việc của

người lãnh đạo cấp trên bằng cach giao cho cấp quản lý trung gian quyền Ta

quyết định trong điều kiện duy trì sự thống nhất giữa công tác phối hợp vả kiểm tra những quyết định về tổ chức kỹ thuật chủ chốt ở cấp trên Bảo đảm

tính mềm dẻo và linh hoạt để sử dụng các nguồn lực khi thực hiện một số

chương trình trong phạm vi tổ chức: Xoá bỏ những khâu và cơ cầu trung gian

trong việc quản lý các chương trình về mặt nghiệp vụ Tăng cường trách nhiệm cá nhân của người lãnh đạo đối với chương trình nói chung cũng như

Với từng yếu tố của chương trình

Tuy nhiên cơ cầu này còn một số hạn chế: khi tổ chức áp dụng mô hình

cơ cầu theo ma trận làm cho nhân viên dưới quyền lâm vào tình trạng bối rồi

khi phải nhận những mệnh lệnh trái ngược nhau từ hai cấp quản lý Mặt khác

khi có sự trùng lắp về quyền hạn và trách nhiệm của các nhà quản trị sẽ tạo ra

các xung đột Hơn nữa đây là một loại hình cơ câu phức tạp và không bền

vững, nó dễ bị thay đổi trước những tác động của môi trường

2.1.5.5 Mô hình tô chức theo chương trình - mục tiêu

Trong cơ cấu theo chương trình - mục tiêu, các ngành có quan hệ đến

việc thực hiện chương trình - mục tiêu được liên kết lại và có một cơ quan để

quản lý thống nhất chương trình gọi là ban chủ nhiệm chương trình mục tiêu

Ban chủ nhiệm chương trình - mục tiêu có nhiệm vụ điều hoà phối hợp các

thành viên, các nguồn dự trữ, giải quyết các quan hệ lợi ích nhằm đạt được mục tiêu của chương trình đã xác định [20]

27

Sơ đô cơ cầu theo chương trình -mục tiêu (A là cơ quan thừa hành )

E—— Người lành đạo chưng |

Ngành.đa | —| Ngườiãnhđao | —— „| Ngành,địa

không phải thành lập thêm một bộ máy mới Cơ quan quản lý chương trình tổ

chức gọn nhẹ Sau khi hoàn thành chương trình, các bộ phận chuyên trách quản

lý chương trình giải thể, các ngành, địa phương vẫn hoạt động bình thường

Tuy nhiên cơ cấu này đòi hỏi phải có những điều kiện nhất định đó là

sự nắm bắt thông tin, trình độ xây dựng chương trình và sự điều hành của ban

chủ nhiệm Mặt khác cơ cấu theo chương trình - mục tiêu dé xảy ra xung đột

giữa mục tiêu chương trình và mục tiêu của tổ chức

2.2 Hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý

2.2.1 Quan niệm về hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý

Theo từ điển tiếng Việt: “Hoàn thiên” có nghĩa “Tốt và đầy đủ đến mức

thấy không cần phải làm gì thêm nữa” Tuy nhiên, trong thực tế không có khái niệm “Hoàn thiện” mãi mãi mà nó chỉ đúng trong một khoảng thời gian nhất

định Đổi với bộ máy tổ chức quản lý chịu ảnh hưởng của các nhân tổ bên

trong và bên ngoài luôn biến đông: nhân tố bên trong trước hết là phải xuất phát từ chức năng hoạt động của tổ chức đề thiết kế bộ máy quản lý mà chức

28

năng này cũng chỉ ổn định trong một thời gian nhất định; nhân tố bên ngoài

luôn biến động mà bộ máy quản lý phải thích nghỉ Do đó có thể quan niệm

về hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý như sau:

Hoan thiện bộ máy quản lý là việc rà soát, bố trí, sắp xếp các bộ phận

trong bộ máy quản lý sao cho các bộ phận đó trở lên tính gọn, được phối hop

hoạt động nhịp nhàng, ôn định, không chồng chéo, không trùng lặp nhiệm vụ

nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của Bộ máy quản lý trong một

giai đoạn nhất định

3.2.2 Mục tiêu và yêu cầu hoàn thiện bộ máy tô chức quản lị

2.2.2.1 Mục tiêu

Mục tiêu cơ bản của việc hoản thiên bộ máy tổ chức quản lý là xây

dựng bộ máy tinh gon, hợp lý Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, chức năng nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền han rõ ràng, minh bach, cơ chế hoạt động đồng bộ, thống

nhất được xây dựng trên cơ sở có luận cứ khoa học vững chắc, phù hợp với

thực tế, đảm bảo cho bộ máy quản lý hoạt động có hiệu lực, hiệu quả để thực

hiện tốt các chức năng quản lý

= Bộ máy quản lý tỉnh gọn có nghĩa là: Số lượng, chất lượng các bộ phận của cơ cấu tổ chức đủ để đảm bảo hoàn thảnh các chức năng, nhiệm vụ của tổ

chức, không thừa, không thiếu

ễ Số lượng, chất lượng của từng bộ phận chính là yếu tổ cán bộ quản lý

phải lựa chọn đúng người, giao đúng việc được định biên về số lượng và đảm

bảo chất lượng nguồn nhân lực

- Co cau hoat déng va phối hợp phải đồng bộ theo chiều ngang (ngang quyền) giữa các khâu chức năng và thống nhất theo chiều dọc (không ngang

quyển) theo các cấp quản lý