Công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại xí nghiệp in thuộc sở văn hoá thông tin Hà Tây

Công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại xí nghiệp in thuộc sở văn hoá thông tin Hà Tây

Lời mở đầu

Qua nghiên cứu, chúng ta đã nhận thấy trong quản lý kinh tế, quản lý con ngời

là vấn đề cốt lõi nhất, cũng đồng thời là vấn đề tinh tế, phức tạp nhất Khai thác đợcnhững tiềm năng của nguồn lực con ngời chính là chìa khoá để mỗi doanh nghiệp đạt

đợc thành công trong sản xuất kinh doanh Vì vậy, việc phân chia và kết hợp các lợi íchphải đợc xem xét, cân nhắc kỹ lỡng Các lợi ích đó bao gồm: lợi ích cá nhân ngời lao

động, lợi ích của ông chủ (hay của doanh nghiệp) và lợi ích xã hội Lợi ích vật chất củacá nhân ngời lao động đợc thể hiện ở thu nhập của ngời đó

Thu nhập và tiền lơng đối với ngời lao động là hai phạm trù kinh tế khác nhau.Tiền lơng dùng để chỉ số tiền nhà nớc trả cho ngời lao động trong khu vực nhà nớcthông qua các thang, bảng lơng và phụ cấp Thu nhập bao gồm ngoài khoản tiền lơng,còn tiền thởng, tiền chia lợi nhuận và các khoản khác mà các doanh nghiệp phân phốicho ngời lao động theo sản lợng hay chất lợng lao động Trong đó, tiền lơng là phầnthu nhập chính, chiếm tỷ trọng lớn, nó có tác dụng lớn đến việc phát triển kinh tế, ổn

định và cải thiện đời sống của ngời lao động Vì vậy, đối với mọi doanh nghiệp, vấn đềtiền lơng trong những năm tới có vị trí quan trọng đặc biệt

Để tạo ra động lực to lớn, giải phóng đợc sức sản xuất, trớc hết cần có quỹ tiềnlơng đủ lớn để chi trả cho ngời lao động Tuy nhiên, việc quản lý, phân phối quỹ tiền l-

ơng đó theo cách thức nào sao cho công bằng, hợp lý, đúng luật pháp, kích thích tinhthần hăng say làm việc và khả năng sáng tạo của mọi ngời lao động, phát huy tác dụng

đòn bẩy kinh tế của tiền lơng trong sản xuất, đồng thời đảm bảo sản xuất kinh doanh

có lãi, lại là một vấn đề không đơn giản đối với các doanh nghiệp Điều này đòi hỏidoanh nghiệp phải tìm đợc một phơng thức quản lý, hạch toán tiền lơng phù hợp, tuânthủ quy định của Nhà nớc về chính sách đãi ngộ, nhng cũng phải có những ứng dụngsáng tạo căn cứ vào thực tế sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp

Là sinh viên khoa Kế toán trờng cao đẳng công nghiệp Hà Nội, qua thời gianthực tập tại xí nghiệp in thuộc sở văn hoá Hà Tây, em đã có điều kiện củng cố, tích luỹ,làm sáng tỏ những kiến thức tiếp thu đợc trong nhà trờng về cách thức tổ chức, nộidung trình tự công tác kế toán trong các doanh nghiệp Đồng thời, quá trình thực tập tốtnghiệp đã giúp em có thêm những kiến thức thực tế về lĩnh lực mà em mong muốn đ-

ợc tìm hiểu kỹ hơn Đó là vấn đề hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền l ơng vàcác khoản trích theo lơng tại xí nghiệp

Nội dung bản Báo cáo thực tập tốt nghiệp này ngoài lời mở đầu và kết luận baogồm 3 chơng:

Chơng I Cơ sở lý luận về hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng

trong các doanh nghiệp

Chơng II Thực trạng hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại xí

nghiệp in thuộc sở văn hoá thông tin Hà Tây

Chơng III Phơng hớng hoàn thiện hạch toán tiền lơng với việc nâng cao hiệuquả sử dụng ngời lao động

Vì lĩnh vực nghiên cứu này còn mới mẻ đối với bản thân em cho nên chuyên đềthực tập này không tránh khỏi những thiếu sót Em xin chân thành cảm ơn và rất mongnhận đợc sự chỉ bảo hớng dẫn của các thầy cô trong Khoa Kế toán, nhất là cô giáoHoàng Thị Việt Hà

Em xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo, Phòng Kế toán Tài chính và Phòng Tổ chứcHành chính của xí nghiệp In Hà Tây đã tạo mọi điều kiện để tôi hoàn thành chuyên đề

thực tập tốt nghiệp của mình tại Công ty

Sinh viên :

Đàm Thị Hiền

Chơng I

Lý luận chung về kế toán tiền lơng và các khoản

1.1 Lý luận chung về tiền lơng trong các doanh nghiệp.

1.1.1 Khái niệm, bản chất của tiền lơng

1.1.1.1 Khái niệm tiền lơng.

Tiền lơng, trớc hết là số tiền mà ngời sử dụng lao động trả cho ngời lao động Làbiểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá cả của yếu tố sức lao động mà ngời

sử dụng lao động phải trả cho ngời lao động tuân theo các nguyên tắc cung cầu, giá cảcủa thị trờng và pháp luật hiện hành của Nhà nớc Trong quá trình hoạt động sản xuấtkinh doanh, đối với các chủ doanh nghiệp, tiền lơng là một phần chi phí cấu thành chiphí sản xuất kinh doanh Đối với ngời lao động, tiền lơng là thu nhập từ quá trình lao

động của họ Mặt khác, tiền lơng còn phản ánh quan hệ phân phối sản phẩm giữa toànxã hội Mức tiền lơng, sự vận động của tiền lơng đợc quyết định bởi các quy luật kinh

tế, cơ sở để xác định mức tiền lơng chủ yếu dựa trên trình độ phát triển của sản xuất,

các chính sách tiền lơng của doanh nghiệp, dựa trên yêu cầu phát triển toàn diện củangời lao động và giới hạn tăng tiền lơng.

Chính vì vậy tiền lơng, tiền công phải đợc xác định trên cơ sở tính đúng tính đủdựa trên hao phí lao động và hiệu quả lao động Đó là giá trị các yếu tố đảm bảo quátrình tái sản xuất sức lao động, thoả mãn các yêu cầu tối thiểu của cuộc sống và cácnhu cầu khác

Cùng với khái niệm tiền lơng nh trên là một loạt các khái niệm cùng với nó nhtiền lơng danh nghĩa, tiền lơng thực tế, tiền lơng tối thiểu, chế độ tiền lơng, hình thứctiền lơng

1.1.1.2 Bản chất của tiền lơng.

Tiền lơng

là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động, do đó tiền lơng là một phạm trùkinh tế gắn liền với lao động tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá Mặt khác, trong điềukiện tồn tại nền sản xuất hàng hoá và tiền tệ, tiền lơng là một yếu tố chi phí sản xuất,kinh doanh cấu thành nên giá thành của sản phẩm, lao vụ, dịch vụ Ngoài ra, tiền lơngcòn là một đòn bẩy kinh tế quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăngnăng xuất lao động, có tác dụng động viên, khuyến khích tinh thần hăng hái lao động,kích thích và tạo mối quan tâm của ngời lao động đến kết quả công việc của họ Nóicách khác, tiền lơng chính là một nhân tố thúc đẩy năng xuất lao động

1.1.2 Chức năng của tiền lơng.

1.1.2.1 Chức năng tái sản xuất sức lao động:

Lịch sử phát triển của loài ngời là quá trình phát triển kế tiếp nhau từ hình tháixã hội này sang hình thái xã hội khác, là sự lặp đi lặp lại của quá trình tái sản xuất xãhội trong đó tái sản xuất sức lao động là cốt lõi Bản chất của tái sản xuất sức lao động

là duy trì và phát triển sức lao động, nghĩa là đảm bảo cho ngời lao động có một khối ợng tiền lơng sinh hoạt nhất định, để họ có thể:

l Duy trì và phát triển sức lao động của chính bản thân mình

- Sản xuất ra sức lao động mới

- Tích luỹ kinh nghiệm, nâng cao trình độ để hình thành kỹ năng lao động,tăng cờng chất lợng lao động

Quá trình tái sản xuất sức lao động đợc thực hiện nhờ việc trả công cho ngời lao

động thông qua tiền lơng Tiền lơng chỉ thực hiện tốt chức năng này khi đợc thanh toán

đúng nguyên tắc “trao đổi ngang giá giữa hoạt động lao động và kết quả lao động”

1.1.2.1.1 Chức năng đòn bẩy kinh tế:

Thực tế cho thấy rằng, khi đợc trả công xứng đáng thì ngời lao động sẽ làm việctích cực, sẽ không ngừng cố gắng hoàn thiện mình hơn, và sẽ có lợi cho việc hìnhthành con ngời mới theo định hớng xã hội chủ nghĩa

ở một mức độ nhất định, tiền lơng là một bằng chứng thể hiện giá trị, địa vị và

uy tín của ngời lao động trong gia đình, trong doanh nghiệp và ngoài xã hội Do đó cầnthực hiện sự đánh giá đúng năng lực và công lao của họ đối với sự phát triển của doanhnghiệp để tiền lơng trở thành công cụ khuyến khích vật chất, là động lực thúc đẩy sảnxuất phát triển

1.1.2.1.2 Chức năng là công cụ quản lý của Nhà nớc:

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, ngời sử dụng đứng trớc hai sức ép, đó là:chi phí hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh Họ thờng tìm cách để giảm thiểu chiphí, trong đó có chi phí tiền lơng trả cho ngời lao động Chế độ tiền lơng là những đảmbảo cho tính pháp lý của Nhà nớc về quyền lợi tối thiểu mà ngời lao động đợc hởng từngời sử dụng lao động cho việc hoàn thành công việc của họ Nhà n ớc dựa vào chứcnăng trên của chế độ tiền lơng, kế hợp với tình hình kinh tế xã hội cụ thể để xây dựngnên một cơ chế tiền lơng phù hợp, ban hành nó nh một văn bản pháp luật, buộc ngời sửdụng lao động phải tuân theo Đối với ngời sử dụng lao động, phải tự giác tiết kiệm lao

động cũng nh các chi phí khác

1.1.2.1.3 Chức năng điều tiết lao động:

Trong quá trình thực hiện kế hoạch phát triển cân đối giữa các ngành, các vùng

và trên toàn quốc, Nhà nớc thờng thông qua chế độ chính sách về tiền lơng nh hệ thốngthang lơng, bảng lơng, các chế độ phụ cấp cho từng ngành, từng vùng để làm công cụ

điều tiết lao động Nhờ đó tiền lơng góp phần tạo ra một cơ cấu lao động hợp lý, tạo

điều kiện cho sự phát triển của đất nớc

1.1.2.1.4 Chức năng thớc đo hao phí lao động xã hội:

Khi tiền lơng đợc trả cho ngời lao động ngang với giá trị sức lao động mà họ bỏ

ra trong quá trình thực hiện công việc, thì xã hội có thể thực hiện chính xác hao phí lao

động của toàn thể cộng đồng thông qua tổng quỹ lơng cho toàn thể ngời lao động Điềunày có ý nghĩa trong công tác thống kê, giúp Nhà nớc hoạch định chính sách và vạch racác chiến lợc

1.1.3 Quỹ tiền lơng, các hình thức trả lơng.

1.1.3.1 Quỹ tiền lơng và phơng pháp xác định quỹ tiền lơng.

* Nội dung của quỹ tiền lơng:

Quỹ tiền lơng là toàn bộ số tiền lơng phải trả cho tất cả các loại lao động dodoanh nghiệp quản lý, sử dụng, bao gồm các khoản sau:

- Tiền lơng tính theo thời gian

- Tiền lơng tính theo sản phẩm

- Tiền lơng khoán

- Phụ cấp làm thêm giờ, làm đêm

- Phụ cấp đào tạo

- Phụ cấp trách nhiệm

Ngoài ra, trong quỹ tiền lơng kế hoạch còn đợc tính cả các khoản chi trợ cấpBHXH cho ngời lao động trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động

Về phơng diện hạch toán, tiền lơng trả cho ngời lao động đợc chia làm hai loại:Tiền lơng chính và tiền lơng phụ

+ Tiền lơng chính: Là tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian làm nghĩa

vụ chính đã quy định của họ, bao gồm: Lơng cấp bậc, các khoản phụ cấp thờng xuyên

và tiền thởng trong sản xuất

+ Tiền lơng phụ: Là tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian không làmviệc chính nhng vẫn đợc hởng lơng theo chế độ quy định nh: Tiền lơng trong thời giannghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã hội, hội họp, học tập, thời gian ngừng sảnxuất

đơn vị sản phẩm hoá thực hiện sung

Quỹ tiền lơng bổ sung là quỹ tiền lơng trả cho thời gian không tham gia sảnxuất theo chế độ vẫn đợc hởng lơng gồm: nghỉ phép năm, nghỉ phép theo chế độ lao

động, hội họp, làm công tác xã hội

Quỹ tiền lơng Đơn giá Tổng doanh Tổng chi phí thực hiện theo = tiền lơng x doanh thu - thực hiện

doanh thu thực hiện

Tổng doanh thu thực hiện và tổng chi phí thực hiện đã loại trừ các yếu tố tănggiảm do các nguyên nhân khách quan đợc các cơ quan có thẩm quyền quyết định

Quỹ tiền lơng Đơn giá Lợi nhuận

thực hiện theo = tiền lơng x thực hiện

lợi nhuận

Lợi nhuận thực hiện để xác định quỹ tiền lơng theo lợi nhuận đợc tính theo côngthức sau:

Lợi nhuận Tổng DT Tổng CP Đơn giá

thực hiện = thực hiện - thực hiện + tiền lơng

* Hình thức trả lơng theo thời gian giản đơn: Tiền lơng theo thời gian bao gồm:

+ Lơng tháng: Là tiền lơng trả cho công nhân viên theo tháng và bậc lơng đãsắp xếp theo quy định của Nhà nớc

Lơng tháng = Lơng cấp bậc công việc + Phụ cấp (nếu có)

+ Lơng ngày: Là tiền lơng trả cho ngời lao động theo ngày làm việc thực tế

Mức lơng Số ngày làm Lơng cấp bậc công việc

ngày = việc thực tế x số ngày làm việc theo chế độ

+ Lơng giờ: áp dụng cho những ngời làm việc tạm thời theo từng công việc

Mức lơng Mức lơng ngày

giờ = Số giờ làm việc (không quá 8 tiếng)

Trả lơng theo thời gian có u điểm là: Đơn giản, dễ tính, phản ánh đợc trình độ

kỹ thuật và điều kiện làm việc của công nhân Tuy nhiên, hình thức này còn có nhiềuhạn chế, cụ thể là:

- Hình thức trả lơng theo thời gian mang tính bình quân, cha thực sự gắn với kếtquả sản xuất nên hiệu quả lao động cha cao

- Tiền lơng tính trả cho ngời lao động cha đảm bảo đầy đủ nguyên tắc phân phốitheo lao động vì cha tính đến một cách đầy đủ chất lợng lao động

* Hình thức trả lơng theo thời gian có thởng: Thực chất hình thức này là sự kết hợp

giữa việc trả lơng theo thời gian với tiền thởng khi ngời lao động hoàn thành vợt mứcchỉ tiêu về khối lợng và chất lợng

Mức lơng = Mức lơng theo thời gian giản đơn + Tiền thởng

Hình thức trả lơng này có nhiều u điểm hơn hình thức trả lơng theo thời giangiản đơn, vừa phản ánh đợc trình độ tay nghề, vừa khuyến khích đợc ngời lao động cótrách nhiệm hơn với công việc

b Hình thức trả lơng theo sản phẩm.

Đây là hình thức trả lơng cơ bản áp dụng cho khối lao động trực tiếp sản xuất.Căn cứ trả lơng là số lợng sản phẩm hay khối lợng công việc đã hoàn thành trong kỳ đãqua kiểm tra chất lợng sản phẩm, đơn giá sản phẩm, tỷ lệ thởng luỹ tiến do doanhnghiệp tự xây dựng Các doanh nghiệp có thể áp dụng trả lơng sản phẩm theo các hìnhthức sau:

* Trả lơng theo sản phẩm gián tiếp: Hình thức trả lơng này chỉ áp dụng cho công

nhân phụ mà công việc của họ có ảnh hởng trực tiếp đến kết quả lao động của côngnhân chính nh công nhân sửa chữa thiết bị trong nhà máy Thu nhập của công nhânphụ này tuỳ thuộc vào kết quả sản xuất của công nhân chính

LP = MP x TC

Trong đó:

LP: Lơng của công nhân phụ

MP: Mức lơng cấp bậc của công nhân phụ

TC: Tỷ lệ hoàn thành định mức sản lợng bình quân của công nhân chính

Ưu điểm: Cách trả lơng này khuyến khích công nhân phụ phục vụ tốt cho côngnhân chính

Nhợc điểm: Do phụ thuộc vào kết quả của công nhân chính nên việc trả lơng

ch-a đợc chính xác, chch-a thực sự đảm bảo đúng hch-ao phí lch-ao động mà công nhân phụ bỏ rch-a

* Trả lơng theo sản phẩm tập thể: Hình thức này áp dụng đối với những công

việc cần một tập thể công nhân thực hiện nh lắp đặt thiết bị, sản xuất theo dâychuyền

Nhợc điểm: Sản lợng của công nhân không trực tiếp quyết định tiền lơng của họ,

do vậy ít kích thích công nhân nâng cao năng suất lao động cá nhân, tiền l ơng vẫnmang tính bình quân

* Trả lơng theo sản phẩm luỹ tiến: Hình thức này áp dụng trả lơng cho công

nhân viên làm việc ở khâu trọng yếu mà việc tăng năng suất lao động sẽ thúc đẩy tăngnăng suất lao động ở những khâu khác hoặc trong trờng hợp cần giải quyết kịp thờimột công việc nào đó theo đúng thời hạn quy định

Ưu điểm: Thúc đẩy ngời lao động tăng nhanh năng suất lao động

Nhợc điểm: Nếu áp dụng tuỳ tiện hình thức này sẽ dẫn tới bội chi lơng

100 Trong đó:

Lth: Tiền lơng trả theo sản phẩm có thởng

L: Tiền lơng trả theo đơn giá cố định

M: % tiền thởng trả cho 1% hoàn thành vợt mức chỉ tiêu

Hình thức trả lơng này áp dụng cho những công việc lao động giản đơn, có tínhchất đột xuất nh bốc dỡ nguyên vật liệu, thành phẩm, sửa chữa nhà cửa Trong trờnghợp này doanh nghiệp xác định mức tiền lơng trả cho từng công việc mà ngời lao độngphải hoàn thành.

Tiền lơng = Mức lơng quy định x Khối lợng công việc

khoán công việc cho từng công việc đã hoàn thành

* Hình thức trả lơng khoán theo quỹ lơng.

Hình thức trả lơng này là một dạng đặc biệt của tiền lơng trả theo sản phẩm đợc

sử dụng để trả cho những ngời làm việc tại các phòng ban của doanh nghiệp Theo hìnhthức này, căn cứ vào khối lợng công việc của từng phòng ban doanh nghiệp tiến hànhkhoán quỹ lơng Quỹ lơng thực tế phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc đợc giaocho từng phòng ban Tiền lơng thực tế của từng nhân viên ngoài việc phụ thuộc vàotiền lơng thực tế của phòng ban mình còn phụ thuộc vào số lợng nhân viên của phòngban đó

1.1.3.3 Các chế độ trả lơng phụ, thởng, phụ cấp

1.1.3.3.1 Một số chế độ trả lơng phụ.

Tiền lơng phụ là các khoản tiền lơng trả cho công nhân viên trong thời gian họthực hiện các nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính nh: tiền lơng làm thêm giờ, tiền l-

ơng đợc hởng khi nghỉ phép, nghỉ lễ tết, học, họp, ngừng nghỉ sản xuất Các khoản l

-ơng phụ này cũng đợc trả dựa trên những quy định của Nhà nớc

* Chế độ trả lơng làm thêm giờ: Theo nghị đinh 26/CP ngày 23/5/1993, những

ngời làm việc trong thời gian ngoài giờ làm việc quy định trong hợp đồng lao động đợchởng tiền lơng làm thêm giờ Số giờ làm thêm đợc trả bằng 150% tiền lơng giờ tiêuchuẩn (nếu vào ngày bình thờng) và đợc trả bằng 200% tiền lơng giờ tiêu chuẩn (nếulàm vào ngày nghỉ hoặc ngày lễ)

Tiền lơng cấp bậc (chức

Tiền lơng làm vụ) kể cả phụ cấp lơng x 150% x Số giờ

thêm giờ Số ngày quy định trong tháng làm thêm

* Tiền lơng nghỉ phép: Theo quy định hiện hành, khi công nhân viên nghỉ phép,

họ sẽ đợc hởng 100% lơng cấp bậc Hiện nay, mỗi năm công nhân viên đợc nghỉ phép

12 ngày, nếu làm việc liên tục từ 5 năm trở lên thì đợc hởng thêm một ngày, nếu làmviệc liên tục từ 30 năm trở lên thì đợc thêm 6 ngày nghỉ phép

* Các trờng hợp khác nh: đi học, đi họp căn cứ vào các chính sách, chế độ về

lao động tiền lơng của Nhà nớc mà doanh nghiệp áp dụng trả lơng cho thích hợp

* Khi ngừng việc ngời lao động vẫn đợc hởng một khoản lơng nhỏ hơn mức

l-ơng chính thức khi đi làm Các trờng hợp ngừng nghỉ việc do nguyên nhân khách quan,

do ngời khác gây ra hoặc do khi chế thử, sản xuất thử sản phẩm mới Với mỗi trờnghợp mức lơng quy định nh sau:

+ 70% lơng khi không làm việc do nguyên nhân khách quan

+ ít nhất 80% lơng nếu phải làm việc khác có mức lơng thấp

+ 100% lơng khi ngừng việc do chế thử, sản xuất thử

Cách tính này thống nhất với mọi lao động theo % lơng cấp bậc kể cả phụ cấp

1.1.3.3.2 Chế độ thởng.

Theo quy định của Nhà nớc, hiện nay có hai hình thức thởng:

* Thởng thờng xuyên: Là hình thức thởng gắn liền với việc nâng cao năng xuất

lao động Xét về thực chất hình thức thởng thờng xuyên này nhằm quán triệt hơn nữahình thức phân phối lơng theo lao động Thởng thờng xuyên bao gồm:

* Thởng định kỳ: Là hình thức thởng nhằm bổ sung thêm thu nhập cho ngời lao

động Hình thức thởng này căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ nên gắnngời lao động với tập thể và doanh nghiệp mình Thởng định kỳ đợc lấy từ quỹ khen th-ởng của doanh nghiệp Thông thờng có các hình thức sau: Thởng thi đua vào dịp cuôinăm, thởng sáng tạo, chế tạo sản phẩm mới

1.1.3.3.3 Chế độ phụ cấp.

Theo điều 4 thông t liên bộ số 20/LB-TT ngày 2/6/1993 của liên Bộ Lao Thơng binh xã hội có các loại phụ cấp sau:

động-* Phụ cấp làm đêm: áp dụng với ngời lao động làm thêm giờ vào ban đêm (từ

22 giờ đến 6 giờ sáng) thì ngoài số tiền trả cho ngời làm thêm giờ, ngời lao động còn

đợc hởng phụ cấp làm đêm với mức phụ cấp là: 30% với những công việc không thờngxuyên làm về ban đêm; 40% với những công việc không thờng xuyên làm việc theo ca(chế độ làm việc 3 ca)

* Phụ cấp trách nhiệm: áp dụng với những ngời vừa làm công tác sản xuất hoặc

làm công tác chuyên môn nghiệp vụ vừa kiêm công tác quản lý, không có chức vụ lãnh

đạo hoặc những ngời làm công việc đòi hỏi trách nhiệm cao Có ba mức hệ số phụ cấp:0,1; 0,2; 0,3 so với mức lơng tối thiểu

*Phụ cấp độc hại-nguy hiểm: áp dụng với nghể hoặc công việc có điều kiện lao

động độc hại, nguy hiểm cha xác định trong mức lơng Có bốn mức phụ cấp: 0,1; 0,2;0,3; và 0,4 so với mức lơng tối thiểu

Ngoài ra còn có phụ cấp thu hút, phụ cấp đắt đỏ.

1.2 Lý luận chung về các khoản trích theo lơng trong các doanh nghiệp

Ngoài tiền lơng trả cho ngời lao động theo tỷ lệ quy định, công nhân viên chứccòn đợc hởng các khoản trợ cấp thuộc quỹ phúc lợi xã hội, trong đó có trợ cấp BHXH,

BHYT, KPCĐ mà theo chế độ hiện hành, các khoản này doanh nghiệp phải tính vàochi phí sản xuất kinh doanh.

1.2.1 Bảo hiểm xã hội.

Quỹ bảo hiểm xã hội dùng để trợ cấp cho ngời lao động có thời gian đóng gópquỹ trong các trờng hợp họ mất khả năng lao động

Qũy BHXH đợc hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng sốqũy tiền lơng cấp bậc và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực, đắt đỏ, thâm niên) củacông nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ tríchBHXH là 20% trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, đợc vào lơngtháng.Qũy BHXH đợc chi tiêu cho các trờng hợp ngời lao động ốm đau, thai sản, tainạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hu trí, tử tuất Qũy này do cơ quan bảo hiểm xã hộiquản lý

Số KPCĐ doanh nghiệp trích đợc một phần nộp lên cơ quan quản lý công đoàn,một phần để lại doanh nghiệp để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp

Tiền lơng phải trả cho ngời lao động cùng với các khoản trích theo lơng(BHXH, BHYT, KPCĐ) hợp thành chi phí nhân công trong tổng chi phí sản xuất kinhdoanh Quản lý tốt việc tính toán, trích lập, chi tiêu và sử dụng quỹ tiền l ơng, quỹBHXH, BHYT, KPCĐ không chỉ có ý nghĩa với việc tính toán chi phí SXKD mà còngóp phần đảm bảo đời sống cho ngời lao động tại doanh nghiệp

1.3 Yêu cầu, nhiệm vụ của kế toán tiền lơng, và các khoản trích theo lơng.

1.3.1 Yêu cầu của kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng.

Trong các doanh nghiệp sản xuất ngày nay, tổ chức hạch toán tiền lơng và cáckhoản trích theo lơng phải đảm bảo yêu cầu tính đúng, tính đủ và phải đảm bảo trả l-

ơng cho ngời lao động một cách công bằng mà cụ thể là việc tính trả lơng cho ngời lao

động phải đảm bảo thực hiện theo các nguyên tắc sau:

* Nguyên tắc trả lơng ngang bằng: Nguyên tắc này dùng thớc đo giá trị sức lao

động để tính trả lơng cho ngời lao động Đây là một nguyên tắc quan trọng vì nó đảmbảo đợc sự công bằng bình đẳng trong việc trả lơng Nguyên tắc này đợc thể hiện trong

hệ thống thang lơng, bảng lơng, và các hình thức trả lơng trong cơ chế chính sách trả

l-ơng

* Nguyên tắc đảm bảo năng suất lao động tăng nhanh hơn tiền lơng bình quân: Đây là một nguyên tắc quan trọng trong việc tính trả lơng vì có nh vậy mới tạo

điều kiện cho việc giảm giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

Điều đó khẳng định rằng việc trả lơng theo nguyên tắc này không phải là chiếm dụnggiá trị thặng d của ngời lao động

* Nguyên tắc hợp lý về tiền lơng giữa ngời lao động khác ngành nghề trong nền kinh tế quốc dân.

1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng.

Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng ở doanh nghiệp cần phải thựchiện các nhiệm vụ sau:

+ Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách trung thực, kịp thời, đầy đủ vềthời gian, số lợng, chất lợng, và kết quả lao động của ngời lao động

+ Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách, đúng chế độ tiền lơng và c cáckhoản phụ cấp, trợ cấp cho ngời lao động Đồng thời, phải thực hiện thanh toán kịp thờitiền lơng và các khoản khác cho ngời lao động

+ Tính toán, phân bổ hợp lý, chính xác chi phí tiền lơng và các khoản tríchBHXH, BHYT, KPCĐ cho các đối tợng sử dụng

+ Thực hiện kiểm tra tình hình lao động và sử dụng lao động, tình hình chấphành các chính sách, chế độ tiền lơng, về BHXH, BHYT, KPCĐ; kiểm tra tình hình sửdụng quỹ lơng, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ

+ Định kỳ tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình quản lý vàchi tiêu quỹ tiền lơng phụ Cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phậnliên quan

1.4 Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng.

1.4.1 Hạch toán ban đầu

* Hạch toán ban đầu của kế toán tiền lơng

Để hạch toán chi tiết tiền lơng kế toán sử dụng những chứng từ kế toán sau:

a Bảng chấm công (mẫu C01-H): Dùng để theo dõi ngày công thực tế làm

việc, nghỉ việc, nghỉ hởng BHXH của từng công nhân viên để làm căn cứ để tính trả

l-ơng, BHXH trả thay lơng cho từng cán bộ công nhân viên trong cơ quan

Hàng ngày tổ trởng (Ban, phòng, nhóm) hoặc ngời đợc uỷ quyền căn cứ vào sự

có mặt thực tế của cán bộ thuộc bộ phận mình để chấm công cho CBCNV trong ngày,ghi vào ngày tơng ứng cho cán bộ từ cột 1-31 theo các ký hiệu quy định trong chứngtừ

Cuối tháng, ngời chấm công, ngời phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công vàchuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan nh phiếu nghỉ hởng BHXH về bộphận kế toán kiểm tra, đối chiếu Kế toán tiền lơng căn cứ vào các ký hiệu chấm côngcủa từng ngời tính ra số công theo từng loại tơng ứng để ghi vào cột 32, 33, 34

Ngày công đợc quy định là 8 giờ Khi tổng hợp quy thành ngày công, nếu còngiờ lẻ thì ghi số giờ lẻ bên cạnh số công và đánh dấu phẩy ở giữa

Bảng chấm công đợc lu ở các phòng ban kế toán cùng các chứng từ liên quan

Phong pháp chấm công tuỳ thuộc vào điều kiện công tác và trình độ kế toán của

đơn vị để sử dụng một trong các phơng pháp chấm công sau:

+ Chấm công ngày

+ Chấm công giờ

+ Chấm công nghỉ bù

b Bảng thanh toán tiền lơng (mẫu 02a-H): Là chứng từ làm căn cứ để thanh

toán tiền lơng, phụ cấp cho công nhân viên, đồng thời kiểm tra việc thanh toán tiền

l-ơng cho cán bộ công nhân viên trong cơ quan

Cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán tiền lơng lập bảngthanh toán tiền lơng chuyển cho kế toán, phụ trách kế toán và thủ trởng đơn vị ký duyệt Trên cơ sở đó lập phiếu chi và phát lơng cho công nhân viên

c Giấy báo làm việc ngoài giờ (mẫu số C05-H):

d Bảng thanh toán tiền lơng

e Giấy thôi trả lơng

* Hạch toán ban đầu của kế toán các khoản trích theo lơng.

Việc trích nộp và thanh toán BHXH, BHYT của các đơn vị phải tuân theo quy

định của Nhà nớc

a Phiếu nghỉ hỏng BHXH (Mẫu C03-H)

Là chứng từ lao động tiền lơng đợc dùng để xác nhận ngày nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn, nghỉ con ốm của ngời lao động làm căn cứ để tính trợ cấp BHXH trả thay lơng do chế độ quy định

b Bảng thanh toán BHXH (mẫu C04- H)

Bảng này làm căn cứ tổng hợp và thanh toán BHXH trả thay lơng cho ngời lao

động, lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan quản lý BHXH

Tuỳ thuộc vào số ngời phải thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lơng trong tháng của đơn vị, kế toán có thể lập bảng này cho từng phòng, ban, bộ phận hoặc toàn đơn vị

Cơ sở lập bảng này là “Phiếu nghỉ hởng BHXH”

Khi lập bảng phải ghi chép chi tiết theo từng trờng hợp nh nghỉ bản thân ốm, nghỉ con ốm Trong mỗi khoản phải phân ra số ngày và số tiền trợ cấp BHXH trả thay lơng

Cuối tháng, sau khi kế toán BHXH tính tổng số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp trong tháng và luỹ kế từ đầu năm đến tháng báo cáo cho từng ngời và cho toàn đơn vị, bảng này đợc chuyển cho trởng ban BHXH xác nhận và chuyển cho kế toán trởng BHXH duyệt chi

Bảng này lập thành 2 liên:

Một liên lu tại cơ quan quản lý quỹ BHXH để thanh toán số thực chi và ghi sổ

kế toán nơi cấp phát

Một liên đợc chuyển cho đơn vị đợc hởng BHXH để làm cơ sở thanh toán BHXH cho từng cá nhân và ghi sổ kế toán của đơn vị

1.4.2 Tài khoản sử dụng.

Kế toán tính toán và thanh toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng cho ngời lao động, tình hình trích lập và sự dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

* Tài khoản 334- Phải trả công nhân viên

- Tài khoản này dùng để thanh toán các khoản với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lơng, tiền công, trợ cấp BHXH, tiền lơng và các khoản khác thuộc về thunhập của công nhân viên

- Kết cấu:

Bên nợ:

+ Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên

+ Tiền lơng, tiền thởng, BHXH, và các khoản khác đã trả công nhân viên.+ Tiền lơng công nhân viên lĩnh chậm

Bên có:

+ Tiền lơng và các khoản khác phải trả công nhân viên

Số d cuối kỳ: Tiền lơng và các khoản khác còn phải trả công nhân viên.Tài khoản 334 có thể có số d bên nợ trong trờng hợp cá biệt: số tiền đã trả lớn hơn số tiền phải trả

* Tài khoản 338- Phải trả, phải nộp khác

- Tài khoản này phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về BHXH, BHYT, KPCĐ, các khoản

khấu trừ vào lơng theo quy định của pháp luật; giá trị tài sản thừa chờ xử lý; các khoản vay mợn tạm thời

- Kết cấu:

Bên nợ:

+ Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ

+ Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn

+ Xử lý giá trị tài sản thừa

+ Các khoản đã trả, đã nộp khác

Bên có:

+ Các khoản phải trả, phải nộp hay thu hộ

+ Giá trị tài sản thừa chờ xử lý+ Số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp và đợc cấp bù

Số d bên có: Số tiền còn phải trả, phải nộp hay giá trị tài sản thừa chờ xử lý

Số d bên nợ (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, vợt chi cha đợc thanh toán.Tài khoản 338 có 6 tài khoản cấp hai:

TK 338.1: Giá trị tài sản thừa chờ xử lý

Ngoài các tài khoản trên, kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng còn sử dụng các tài khoản khác liên quan nh:

Phơng pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:

- Hàng tháng, tính ra các khoản tiền lơng và các khoản phụ cấp mang tính chất lơng phải trả cho công nhân viên và phân bổ cho các đối tợng sử dụng, kế toán định khoản:

Nợ TK 622: Tiền lơng phải trả cho công nhân sản xuất

Nợ TK 627 (627.1): Phải trả nhân viên quản lý phân xởng

Nợ TK 641 (641.1): Phải trả cho nhân viên bán hàng

Nợ TK 642 (642.1): Phải trả nhân viên quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 241: Phải trả cho công nhân XDCB và sửa chữa lớn TSCĐ

Có TK 334: Tổng tiền lơng phải trả công nhân viên

- Số tiền thởng phải trả công nhân viên:

Nợ TK 431 (431.1): Thỏng thi đua từ quỹ khen thởng

Nợ TK 622, 627, 641, 642: Thỏng trong SXKD

Có TK 334: Tổng số tiền thởng phải trả

- Khấu trừ vào lơng công nhân viên tiền BHXH, BHYT:

Nợ TK 334: Phần trừ vào lơng của công nhân viên

- Thanh toán tiền lơng, tiền công, BHXH, và các khoản khác cho CNV:

+ Nếu thanh toán bằng tiền, kế toán ghi:

Nợ TK 334

Cã TK 111, 112.

+ NÕu thanh to¸n b»ng vËt t, hµng ho¸:

Ghi nhËn gi¸ vèn vËt t hµng ho¸:

Nî TK 632

Cã TK 152, 153, 154, 155

Ghi nhËn gi¸ thanh to¸n:

Nî TK 334: Tæng gi¸ thanh to¸n

Cã TK 512: Gi¸ thanh to¸n kh«ng cã thuÕ GTGT

Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền lơng

TK 141 TK 334 TK 622, 627, 641, 642 Khấu trừ tiền tạm ứng Tiền lơng và các khoản

thừa cho CNV khác phải trả CNV

TK 335

TK 338 (8) Tiền lơng Trích trớc

nghỉ phép tiền lơng Thanh toán Tiền lơng phải trả nghỉ phép

lơng lĩnh lĩnh chậm

chậm của CNV

1.4.1 Phơng pháp kế toán các khoản trích theo lơng.

- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất theo tỷ lệ quy định

- Khấu trừ BHXH, BHYT vào lơng của công nhân viên:

Nợ Tk 338 (338.3)

Có TK 334+ Trờng hợp chế độ tài chính quy định toàn bộ số trích BHXH phải nộp lên cấp trên, việc chi tiêu BHXH cho CNV tại doanh nghiệp đợc quyết toán sau, kế toán ghi:

Nợ TK 138 (138.8)

Có TK 334Khoản BHXH phải trả trực tiếp cho CNV là khoản phải thu từ cơ quan quản lý chuyên trách

- Khi chuyển tiền nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cấp trên:

Ta có sơ đồ hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lơng nh sau:

Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lơng

Chứng từ gốc

Sổ quỹ Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Sổ chi tiết

Sổ cái

Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản

Báo cáo kế toán

Để đáp ứng nhu cầu của công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiền

l-ơng và các khoản trích theo ll-ơng nói riêng, mỗi doanh nghiệp đều phải nghiên cứu và thiết lập một hệ thống sổ sách cho phù hợp

Tuỳ thuộc đặc điểm và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà lựa chọn sao cho phù hợp Theo chế độ tài chính hiện hành, có 4 hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chung, Nhật ký chứng từ, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký sổ cái

Mỗi một hình thức lại có các sổ kế toán đặc trng và trình tự luân chuyển chứng

từ cũng khác nhau Sau đây, em xin trình bày hình thức ghi sổ theo Nhật ký chung

1.5.1 Hình thức ghi sổ Nhật ký chung.

Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ: Ghi đối chiếu

Theo hình thức này, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc để ghi vào sổ Nhật ký chung, rồi ghi vào sổ cái các tài khoản, nếu doanh nghiệp có mở sổ kế toán chi tiết thì

đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, kế toán sẽ ghi vào các sổ chi tiết

Trờng hợp doanh nghiệp mở các sổ nhật ký đặc biệt thì kế toán phải căn cứ vào các chứng từ liên quan để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt và định kỳ ghi vào sổ cái

Cuối tháng, quý, năm, kế toán lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản và lậpbáo cáo tài chính

1.5.2 Hình thức Nhật ký sổ cái.

Theo hình thức này, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc để ghi vào nhật ký sổ cái Sau đó ghi vào sổ, thẻ kết toán chi tiết

Cuối tháng, phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa Nhật ký

sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết

1.5.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ.

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sau đó, ghi vào sổ cái; các chứng

từ gốc còn đợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Cuối tháng, tính ra tổng số các nghiệp vụ kinh tế tài chính trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái Từ đó lập bảng đối chiếu số phát sinh Sau khi khớp đúng, số liệu trên sổ cái và sổ chi tiết sẽ đợc dùng để lập BCTC

1.5.4 Hình thức Nhật ký chứng từ.

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc và các bảng phân bổ, kế toán ghi vào các nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ chi tiết liên quan

Cuối tháng, số liệu từ các Nhật ký chứng từ đợc dùng để ghi vào sổ cái; từ các

sổ, thẻ chi tiết ghi vào bảng tổng hợp chi tiêt theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái Số liệu tổng cộng ở sổ cái và Nhật ký chứng từ, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết

đợc dùng để lập BCTC

Chơng 2

Thực trạng tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại xí nghiệp in thuộc Sở Văn Hoá thông tin

tỉnh Hà Tây

2.1_ Khái quát về tổ chức quản lý và hoạt động sản xuất kinh

doanh tại xí nghiệp

2.1.1_ Quá trình hình thành và phát triển

* Xí nghiệp In Hà Tây đợc thành lập năm 1948, tên gọi lúc đó là xởng In Hồng

Quang Có trụ sở tại 8A phố Hoàng Hoa Thám-Thị xã Hà Đông Công nghệ lúc bấy

giờ rất đơn giản gồm một vài máy in Typô cũ kỹ

Năm 1965 đợc sáp nhập với xí nghiệp In Sơn Tây thành xí nghiệp in Hà Tây, cơ sở đã tơng đối phát triển về số lợng công nhân, máy móc, sản phẩm in đã tăng nhanh Thời kỳ này phục vụ đắc lực sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc

Năm 1976 sáp nhập với Xí nghiệp In Hoà Bình thành Xí nghiệp In tỉnh Hà SơnBình

* Đến năm 1992, tách tỉnh Hà Sơn Bình thành hai tỉnh Hà Tây và Hoà Bình, từ đó

đến nay mang tên Xí nghiệp In Hà Tây

* Thực hiện quy chế ban hành kèm theo nghị định 338-HĐBT về thành lập vàgiải thể doanh nghiệp Xí nghiệp In đợc UBND tỉnh Hà Tây quyết định thành lập lạitheo quyết định số 570/QĐ/UB ngày 22-12-1992 Với chức năng nhiệm vụ là: In báo

Hà Tây,in các loại sách tập san, biểu mẫu, tạp chí Theo giấy phép kinh doanh số

104348 do Trọng tài kinh tế nhà nớc tỉnh Hà Tây cấp ngày 8-1-1993

* Xí nghiệp In là doanh nghiệp nhà nớc hạch toán độc lập với số vốn kinh doanhkhi thành lập là:

- Tổng vốn kinh doanh: 243,117 triệu đồng

Trong đó: + Vốn cố định: 176,930 triệu đồng

+ Vốn lu động:66,187 triệu đồng

- Theo nguồn vốn:

+ Vốn ngân sách cấp: 225,119 triệu đồng

+ Vốn doanh nghiệp tự bổ xung: 17,998 triệu đồng

* Vào thời điểm khi thành lập lại năm (1992) nhà xởng của Xí nghiệp là nhàcấp 4 có diện tích là 1000m2 đợc giao sử dụng Sau khi thành lập lại Xí nghiệp In HàTây đứng trứơc một thử thách lớn Nền kinh tế thị trờng phát triển, Xí nghiệp gặp rấtnhiều khó khăn trong sản xuất kinh doanh Nguồn vốn kinh doanh quá nhỏ bé, máymóc thiết bị lạc hậu, thị trờng bị thu hẹp do sản phẩm không đáp ứng yêu cầu củakhách hàng Thị xã Hà Đông nằm cạnh thủ đô Hà Nội nơi có những cơ sở In của trung

ơng và các bộ, ngành có điều kiện trang bị kỹ thuật hiện đại, chất lợng tốt do vậy vớicông nghệ của Xí nghiệp không cạnh tranh đợc trên thị trờng Công nhân thiếu việclàm, tiền lơng thấp cuộc sống sinh hoạt của công nhân gặp nhiều khó khăn.

* Đứng trớc tình hình đó tập thể ban giám đốc và toàn thể cán bộ công nhânviên chức Xí nghiệp quyết tâm tháo gỡ khó khăn, mạnh dạn thay đổi công nghệ in từ intypô cũ lạc hậu sang in ốp sép Xí nghiệp đã vay vốn ngân hàng kết hợp vốn ngân sáchcấp để đầu t toàn bộ máy in ốp sép và các thiết bị phục vụ sau in.Công tác nhân sựcũng đợc đổi mới, đào tạo lại công nhân theo công nghệ mới, tinh giảm bộ máy hànhchính, giải quyết cho một số công nhân về hu theo chế độ Xí nghiệp cử một số côngnhân và con cán bộ công nhân viên đi học tại Trờng trung cấp in để nâng cao trình độ

Tổ chức sắp xếp và củng cố lại quy trình sản xuất và quản lý Xí nghiệp Với quy mô 54cán bộ công nhân viên trong đó có 9 cán bộ công nhân viên quản lý, hành chính, kếtoán, kỹ thuật còn lại là số công nhân trực tiếp sản xuất là 45 ngời

* Với những cố gắng và sự đầu t đúng hớng, phơng án sản xuất phù hợp hiệuquả Xí nghiệp In thuộc Sở văn hoá Hà Tây từ đầu năm 1993 dần lấy đợc uy tín vớikhách hàng, sản lợng ngày càng nâng cao, chất lợng sản phẩm đẹp, thu nhập và đờisống công nhân ổn định, tăng số nộp ngân sách nhà nớc

* Với phơng châm đổi mới thiết bị để không ngừng nâng cao chất lợng sảnphẩm, hàng năm Xí nghiệp đã mạnh dạn vay vốn ngân hàng và sử dụng quỹ khấu hao

để tiếp tục đầu t cải tiến những máy móc thiết bị, từ máy in một màu đến đầu t máy inhai màu Cải tạo nâng cấp nhà xởng và nhà làm việc trên diện tích 440m2 quay ra mặt

đờng quốc lộ số 6 thuộc phờng Quang Trung – Hà Đông để giành lợi thế thơng mại

Từ đó trụ sở của Xí nghiệp In khang trang bề thế hơn và có địa chỉ tại : Số nhà 15Quang Trung – Thị xã Hà Đông – Tỉnh Hà Tây

Trong vòng 12 năm qua tính đến ngày 31-12-2004:

- Tổng giá trị tài sản cố định của Xí nghiệp là : 3.086.114.229 đồng tăng so với năm

1992 là : 2.880.297.229 đồng

- Tổng vốn kinh doanh năm 2004 là: 1.741.171.169 đồng tăng so với năm 1992 là:1.498.052.356 đồng

- Tổng doanh thu năm 2004 vợt so với năm 1992 là: 2.815.213.739 đồng

- Số lợng công nhân là 62 ngời trong đó lao động gián tiếp là 12 ngời và lao độngtrực tiếp là 50 ngời Điều đó cho thấy Xí nghiệp đang trong thời kỳ phát triển rất mạnh

đã ký đợc rất nhiều hợp đồng in với bạn hàng trong và ngoài tỉnh, lớn nhất là báo HàTây và nhà xuất bản giáo dục Sản phẩm của Xí nghiệp In thuộc Sở văn hoá Hà Tây cóchỗ đứng trên thị trờng và đã bắt đầu chiếm đợc cảm tình của khách hàng

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp In.

Xí nghiệp In thuộc sở văn hoá thông tin Hà Tây là một doanh nghiệp nhà nứơc

địa phơng có những nhiệm vụ sau:

- Hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị, phục vụ tốt nhiệm vụ chínhtrị là in tờ báo của Đảng bộ tỉnh Hà Tây, các tạp chí, thông báo nội bộ của các banngành trong tỉnh và nhu cầu về in sách, biểu mẫu giấy tờ quản lý khác

- Tạo lợi nhuận và nguồn vốn để không ngừng mở rộng quy mô sản xuất cả vềchiều sâu và chiều rộng Đây là nhiệm vụ rất quan trọng để xí nghiệp tồn tại và pháttriển trong cơ chế thị trờng

- Quản lý và sử dụng tốt nguồn vốn ngân sách Nhà nớc cấp Xí nghiệp In là mộtdoanh nghiệp Nhà nớc nên phần lớn vốn tự có của xí nghiệp có nguồn gốc là vốn ngânsách

- Quản lý đội ngũ công nhân viên chức, cải tiến kỹ thuật, nâng cao tay nghề gópphần nâng cao năng suất, đảm bảo và không ngừng nâng cao thu nhập cho ngời lao

động

- Thực hiện mối quan hệ tốt với bạn hàng

- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nớc, nộp thuế đầy đủ đúng hạn

- Chấp hành chính sách pháp luật của Nhà nớc

- Tạo điều kiện cho các đoàn thể trong xí nghiệp hoạt động tốt, tạo công ăn việclàm cho cán bộ công nhân viên

2.1.3 Tổ chức quản lý và bộ máy quản lý tại xí nghiệp

Để đảm bảo quy trình công nghệ chặt chẽ, bộ máy quản lý gọn nhẹ và hiệu quả,sản phẩm đòi hỏi có độ chính xác, mẫu hàng, mẫu in đẹp, tinh tế Tổ chức bộ máyquản lý của xí nghiệp theo loại hình cơ cấu tổ chức quản lý trực tuyến chức năng (tổchức quản lý theo một cấp) Các phòng ban chức năng và bộ phận sản xuất có mối liên

hệ mật thiết với nhau và đặt dới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc xí nghiệp

Cụ thể theo sơ đồ sau:

đàm thị hiền – CĐkt4 – k4 chuyên đề thực

tập

Phòng kếhoạch sảnxuấtPhòng Tổ chức Phòng Kế toánTài vụ

Ghi chú:

: Mối quan hệ chỉ đạo hoặc dây chuyền: Đối chiếu kiểm tra

Tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp đợc căn cứ vào nhiệm

vụ kế hoạch và định hớng lâu dài của Xí nghiệp

Hiện nay biên chế tổ chức quản lý của Xí nghiệp gồm 3 phòng ban chức năng, hai phân xởng và một bộ phận sản xuất

* Ban giám đốc Xí nghiệp (gồm 2 ngời).

a Giám đốc.

Là ngời quyết định việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệptheo luật doanh nghiệp Nhà nớc, pháp luật của Nhà nớc, nghị quyết của Đại hội công nhân viên chức, là ngời chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc và tập thể ngời lao động về kết quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp

b Phó giám đốc.

Phó giám đốc kỹ thuật là ngời giúp việc giám đốc, phụ trách và điều hành phòng kế hoạch sản xuất, chỉ đạo các bộ phận sản xuất hoàn thành kế hoạch sản xuất trong tháng và các nhiệm vụ phục vụ cho nhu cầu của Xí nghiệp Có trách nhiệm cùng với giám đốc hoàn thành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp

- Có nhiệm vụ tổ chức, điều hành, bố trí nhân sự Xí nghiệp

- Bảo vệ an toàn cho Xí nghiệp

- Thờng trực phòng chống cháy nổ, an toàn vệ sinh lao động

- Củng cố và duy trì nội quy, quy chế của Xí nghiệp

c Phòng Kế toán

- Dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc vói nhiệm vụ hạch toán hiệu quả sản xuất trong kỳ

- Thông kê lu trữ, cung cấp các số liệu, thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời về tình hình sản xuất của xí nghiệp- Lập các báo cáo tài chính, quyết toán thuế, các khoản nộp ngân sách, thanh toán trong nội bộ và ngoài doanh nghiệp.

- Cùng Ban Giám đốc xây dựng và lập các kế hoạch về sản xuất kinh doanh, dự trữ vật

t, bảo toàn và phát triển vốn

2.1.4 Tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ sản phẩm

2.1.4.1 Tổ chức sản xuất kinh doanh:

Sản phẩm sản xuất của Xí nghiệp đợc thực hiện bắt đầu từ khi nhận mẫu in, nội dung các loại ấn phẩm của khách hàng để tiến hành chế bản Kết thúc quá trình sản xuất cho ra sản phẩm phục vụ cho nhu cầu sử dụng của khách hàng trên mọi lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân

Đặc điểm sản xuất của các loại ấn phẩm đã chi phối trực tiếp đến quá trình tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý của Xí nghiệp Để phù hợp với quá trình công nghệ sản xuất sản phẩm, Xí nghiệp tổ chức sản xuất thành một bộ phận chế bản và hai phân xởng sản xuất chính cụ thể nh sau:

2.1.4.1.1 Bộ phận chế bản, bình phơi, vi tính.

Nhiệm vụ của bộ phận này là đánh trên máy vi tính theo đúng mẫu của khách hàng qua khâu sửa bài, soát lỗi ra tờ can vi tính Công nhân bình bản phơi bình trên đế phim theo thứ tự các mầu chỉ định và chuyển cho công nhân phơi bản phơi và hiện bản bình trên các tấm kẽm chuyên dùng sau đó chuyển cho phân xởng máy in

Bộ phận này gồm 7 công nhân làm việc trên các thiết bị nh máy vi tính, máy phơi bản và các dụng cụ chuyên dùng khác

2.1.4.1.2 Phân xởng máy in.

Nhiệm vụ của bộ phận này là nhận các bản kẽm từ bộ phơi bản chuyển sang Căn cứ vào lệnh sản xuất, số lợng màu in, số lợng sản phẩm đặt in tiếp đó là lên bảng kẽm và in theo mẫu ra tờ in hoàn chỉnh Phân xởng máy in gồm 19 công nhân với số l-ợng thiết bị gồm: 4 máy in 8 trang và 1 máy in 4 trang Trong đó có 2 máy in 2 màu

2.1.4.1.3 Phân xởng sách.

Nhiệm vụ của phân xởng này hoàn thiện tờ in thành sản phẩm hoàn chỉnh bao gồm rất nhiều công đoạn Bắt đầu từ khi nhận tờ in hoàn chỉnh, công nhân sách tiến hành theo các công đoạn sau

Phân xởng này gồm 24 công nhân với các trang thiết bị nh: Máy vào bìa, máy dao, máy đóng ghim một số công đoạn còn làm thủ công nh gập sách, bắt tay sách, khâu sách.

2.1.4.2 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm.

Nh đã nêu ở trên, quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Xí nghiệp in theo dây chuyền khép kín nh sau:

Qua công tác tổ chức sản xuất với quy trình công nghệ sản xuất liên tục khép kín này cho ta thấy đặc trng chung nhất của kiểu tổ chức sản xuất ở Xí nghiệp là sản xuất hàng loạt sản phẩm với số lợng tuỳ theo đơn đặt hàng của khách hàng Sản phẩm bao gồm nhiều loại quy trình sản xuất khác nhau tuỳ theo từng sản phẩm

Ví dụ: In mẫu biểu tờ rời chỉ cần qua các công đoạn:

Vi tính – sửa bài – bình – phơi – in – cắt xén

Với in sách phải qua các công đoạn sau:

Vi tính – sủa bài – bình – phơi – in – dỗ đếm – gập sách – bắt tay sách – kiểm tay sách – khâu hoặc đóng ghim – vào bìa – xén sách – kiểm trả chất lợng – đóng bó – nhập thành phẩm

Sản phẩm có nhiều loại in nhiều màu hoặc ít màu khác nhau In trên chất liệu giấy tốt, xấu, dầy, mỏng khác nhau Do đó định mức vật liệu cho từng sản phẩm cũng khác nhau vì vậy theo quy định của ngành in sản phẩm đợc quy đổi về trang in quy chuẩn khổ 13 x19 và in 1 màu

Ví dụ: Nếu sản phẩm in khổ 39x27 in 4 màu đợc quy đổi về trang in quy chuẩn

nh sau:

Khách

hàng

Phân x ởng máy

Khách hàng

Phòng Kế toánPhòng

KHSX

Tổng trang in 13x19 = (39x27) : (13x19) x 4 = 16 trang.

Loại hình sản xuất này cho thấy chu kỳ sản xuất sản phẩm ngắn không bị kéo dài tạo điều kiện thuận lợi cho Xí nghiệp có thể tăng cờng độ lao động, năng lực sản xuất của máy móc thiết bị, phấn đấu nâng cao chất lợng sản phẩm, thúc đẩy quá trình luân chuyển vòng quay vốn nhanh, sớm thu hồi vốn tiếp tục sản xuất, giảm chi phí để lợi nhuận của doanh nghiệp thu đợc là lớn nhất

2.1.5 Tổ chức công tác kế toán và các hình thức kế toán tại Xí nghiệp

2.1.5.1 Tổ chức công tác kế toán.

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp, bộ máy kế toán

đ-ợc tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, toàn bộ công việc kế toán đđ-ợc thực hiện tập trung tại phòng Kế toán của Xí nghiệp

Trong Xí nghiệp, phòng Kế toán tài vụ là một phòng quan trọng với chức năng quản lý về tài chính, phòng Kế toán đã góp phần không nhỏ trong việc hoàn thành kế hoạch sản xuất hàng năm của Xí nghiệp Có thể nói, phòng Kế toán là ngời trợ lý đắc lực cho lãnh đạo của Xí nghiệp trong việc đa ra các quyết định Là ngời ghi chép, thu thập, tổng hợp các thông tin về tình hình tài chính và hoạt động của Xí nghiệp một cách chính xác và hạch toán đầy đủ, kịp thời

Dới các phân xởng không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà bố trí tổ trởng làm nhiệm vụ hớng dẫn, ghi chép chứng từ, số liệu chuyển về phòng Kế toán để xử lý và tiến hành công việc hạch toán Các nhân viên kế toán đều đợc đào tạo có trình độ Đại học và Trung cấp, phù hợp với nhiệm vụ và nhu cầu công việc

Từ yêu cầu thực tế của xí nghiệp và yêu cầu của trình độ quản lý, bộ máy kế toán gồm 3 ngời đợc tổ chức theo sơ đồ sau:

Bộ phận kế toán, mỗi ngời đảm nhiệm một số phần việc riêng Phụ trách bộphận kế toán là Kế toán trởng

a Kế toán trởng:

Giúp việc cho giám đốc và công tác chuyên môn của bộ phận kế toán, chịutrách nhiệm trớc cấp trên và chấp hành pháp luật, thể lệ chế độ tài chính Kế toán vềvốn, huy động vốn Kế toán trởng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp

Kế toán trởng kiêm kế toántổng hợp, tài sản cố định

Kế toán tiêu thụ và thanh toán Kế toán tiền lơng, BHXH, kế

toán nguyên vật liệu

đảm bảo gọn nhẹ, phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý Lựachọn hình thức sổ kế toán, tổ chức sử dụng vốn có hiệu quả, khai thác khả năng tiềmtàng, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính một cách chính xác, kịp thời và toàndiện, tham mu cho giám đốc ra quyết định kinh doanh.

- ở Xí nghiệp in Kế toán trởng còn kiêm các phần việc sau:

+ Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình tăng giảm khấu hao tài sản

cố định, lập bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định

+ Kế toán nguyên vật liệu chính: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn khonguyên vật liệu chính, mở sổ chi tiết và sổ tổng hợp nguyên vật liệu chính

+ Kế toán tổng hợp: Tập hợp chi phí sản xuất từ các bộ phận kế toán cóliên quan, phân bổ chi phí cho các đối tợng, sử dụng tính giá thành từng loại sản phẩm

và xác định chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ Ghi sổ Nhật ký chung, vào sổ cái, lậpbáo cáo tài chính

b Kế toán tiêu thụ và theo dõi thanh toán:

- Viết hoá đơn, theo dõi doanh thu bán hàng, theo dõi các khoản thanh toán thuchi trong và ngoài Xí nghiệp nh: Thanh toán với ngời mua, ngời bán, thanh toán bằngtiền mặt, tiền gửi ngân hàng, quyết toán thuế GTGT

- Kế toán thanh toán còn theo dõi vật t của khách hàng gửi gia công

2.1.5.2 Hình thức kế toán tại xí nghiệp

Hiện nay xí nghiệp đang áp dụng hệ thống tài khoản và biểu mẫu sổ sách banhành theo QĐ 114/TC/CĐKT ngày 01-11-1995 của Bộ trởng Bộ tài chính cùng với cácvăn bản quy định sửa đổi bổ sung theo chuẩn mực kế toán mới

Hình thức kế toán đang áp dụng là hình thức kế toán Nhật ký chung, kế toán tổng hợphàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

 Đặc điểm chủ yếu của hình thức Nhật ký chung.

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đựơc căn cứ vào chứng từ gốc để ghi sổ Nhật kýchung theo trình tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ánh đúng mối quan hệkhách quan giữa các đối tợng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản rồi ghi sổcái) Hình thức nhật ký chung thuận tiện cho việc ghi chép, ít trùng lặp và dễ áp dụngcho công nghệ kế toán máy

 Hệ thống sổ sách: áp dụng theo hình thức Nhật ký chung

* Phơng pháp ghi sổ kế toán:

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật

ký chung theo trình tự thời gian

để tránh ghi trùng lặp các chứng từ gốc liên quan đến các khoản thu chi tiền mặt,tiền gửi ngân hàng, hoá đơn bán hàng cha thu đợc tiền ghi trực tiếp vào các sổ nhật kýchuyên dùng là nhật ký thu chi tiền mặt, tiền gửi, nhật ký bán hàng không vào nhật kýchung và do kế toán chi tiết thanh toán đảm nhận

- Các chứng từ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng đợc ghi vào sổ quỹ tiềnmặt và sổ tiền gửi ngân hàng

- Các phiếu nhập xuất vật t đợc ghi vào sổ chi tiết vật t theo trình tự thời gian

- Căn cứ vào phiếu sản xuất tính trả lơng cho công nhân

- Các chứng từ hạch toán chi tiết đồng thời ghi vào các sổ (thẻ) kế toán chi tiết

- Cuối tháng căn cứ vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết vào sổ cái lập bảng tổng hợp số liệuchi tiết

- Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh các tài khoản

- Kiểm tra đối chiếu giữa sổ cái và bảng tổng hợp, số liệu giữa sổ cái với sổ quỹ vàcác sổ chi tiết

- Căn cứ vào bảng cân đối phát sinh các tài khoản và bảng tổng hợp số liệu chi tiết

để lập báo cáo tài chính

Ghi chú: : Ghi hàng ngày.

: Đối chiếu kiểm tra

:Ghi cuối tháng

chi tiết

Bảng cân đối sốphát sinh

Báo cáo tàichính