tiết kiệm thời gian với bản ghi chép công việc

Tiết kiệm thời gian với bản ghi chép công việc Mỗi ngày bạn dành bao nhiêu thời gian để làm những việc linh tinh vô bổ?. Bạn có thường nghĩ “Giá mà mỗi ngày dài thêm vài tiếng nữa, chắc

Tiết kiệm thời gian với bản ghi chép

công việc

Mỗi ngày bạn dành bao nhiêu thời gian để làm những việc linh tinh vô bổ? Bạn có thật sự BIẾT mình đã phung phí bao nhiêu thời gian để đọc thư, tám chuyện, uống cà phê hay ăn trưa chưa? Bạn có biết mình thường kiểm tra email, viết báo cáo hoặc lập kế hoạch dự án vào thời điểm nào trong ngày không? Bạn có thường nghĩ “Giá mà mỗi ngày dài thêm vài tiếng nữa, chắc

mình sẽ làm được nhiều việc hơn” không?

Mọi người đều thấy rằng trong cùng trong một ngày làm việc nhưng từng thời điểm khác nhau sẽ cho hiệu quả làm việc khác nhau, tùy thuộc vào năng lượng làm việc Bạn ăn trưa cách đây bao lâu? Bạn mới nghỉ ngơi được bao lâu? Bạn có đang bị căng thẳng không? Có khó chịu không? Tóm lại là có hàng tá nguyên nhân có thể tác động lên năng suất làm việc của bạn

Đó là lý do bạn cần tới bảng ghi chép hoạt động để theo dõi cách sử dụng thời gian của mình Có thể khi mới áp dụng, bạn sẽ thấy sốc vì đã tiêu hoang thời gian khủng khiếp đến vậy Trí óc có thể là bộ máy tuyệt vời nhất trên thế giới, nhưng trong trường hợp cần nhớ lại những lần đã tiêu phí thời gian

để lướt web, tám chuyện, đọc email rác và hàng tỉ những thứ tầm phào như

vậy, trí nhớ lại là một kẻ chỉ đường tồi tệ

Làm sao sử dụng?

Bảng ghi chép hoạt động giúp bạn hiểu được làm sao để sử dụng thời gian hiệu quả và khi nào mình làm việc sung sức nhất trong một ngày Khi sử

dụng, bạn không cần vội vàng điều chỉnh hành vi của mình ngay lập tức mà

chỉ cần ghi nhận lại mọi việc trong ngày theo bảng mẫu này

Bảng ghi chép công việc đầy đủBất cứ hành động nào, từ mở email, làm việc, đi uống nước, nói chuyện phiếm với đồng nghiệp…đều cứ ghi hết lại kèm theo thời gian xảy ra Bạn có thể ghi chú thêm cảm xúc của mình trong lúc đó như tỉnh táo, chán ngấy, mệt mỏi, sung sức…(Bạn có thể kẹp chung Bảng ghi chép hoạt động này với Nhật ký căng thẳng)

Học được gì từ Bảng ghi chép hoạt động

Sau vài ngày ghi chép hoạt động kiểu này, hãy bắt đầu phân tích thời gian biểu mỗi ngày của bạn Đừng choáng nếu phát hiện ra bạn dành đa số thời gian quý báu trong ngày cho toàn những chuyện tầm phào nhé!

Từ đó, bạn sẽ nhận ra có lúc mình làm việc thật sung mà đôi khi lại ỉu xìu như bánh tráng yểu Tình trạng này phần lớn phụ thuộc vào việc bạn nghỉ giải lao được bao lâu, ăn uống hết bao lâu, chất lượng dinh dưỡng như thế nào Căn cứ vào Bảng ghi chép hoạt động, bạn sẽ dần nhận thức được những thay đổi này

Hãy giải phóng thời gian của bạn bằng cách áp dụng một trong những phương thức sau:

1 Bỏ qua những công việc không thuộc phạm vi trách nhiệm của bạn, bao gồm những việc mà ai đó trong công ty bạn có trách nhiệm phải làm, có thể

vì lương họ thấp hơn hoặc công việc của họ phải vậy

2 Ưu tiên xử lý các công việc quan trọng vào thời gian bạn cảm thấy tràn đầy năng lực, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc

3 Nên hạn chế số lần chuyển đổi từ công việc này sang công việc khác trong

cùng một ngày Ví dụ, quy định một thời gian cố định cho việc đọc và trả lời email

4 Giảm thiểu thời gian sinh hoạt cá nhân như pha cà phê (có thể nhờ mọi người trong nhóm đi mua giùm, vừa tiết kiệm thời gian vừa giúp gắn kết tinh thần của mọi người)

Điểm chính yếu

Bảng ghi chép hoạt động không chỉ là công cụ hữu dụng để thu xếp lại cách

sử dụng thời gian mà còn giúp bạn kiểm tra được những thay đổi trong năng lượng làm việc, sự tập trung cũng như hiệu quả làm việc trong suốt một ngày

Có thể nói, bảng ghi chép hoạt động chính là trợ thụ đắc lực giúp bạn “bắt tận tay, day tận mặt” những nhân tố chính đã quăng thời gian của bạn qua cửa số cũng như nhận diện đâu là thời điểm làm việc hiệu quả nhất trong ngày để từ đó phân bổ công việc hợp lý