Luận văn tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu xám của trung tâm thông tin thư viện Đại học xây dựng hà nội

- Lam ré vai trò nguồn tải liệu “xám” hiện nay nói chung vả đối với công tác nghiền cứu khoa học và giáo dục đảo tạo của trường đại học Xây dựng Hà Nội nói riêng ~ Tìm hiểu các sản phẩ

MỤC LỤC

MO DAU

1 Tinh cap thiat cia dé ai 1

2.Mục đích va nhiém vu nghién am 2

3.Bi tượng và phạm vì nghiên cứu 3

4.Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu 3

3.1ách sử nghiên cứu 3

6 nghĩa nghiên cửu 4

7.Câu trúc niên luận 5

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN- THƯ VIỆN

ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HÀ NỘI

1.1 Quá trình hình thành và phát triển trường Đại học Xây đựng Hà Nội 6

1.3 Giới thiệu về Trung tâm thông tỉn- thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội?

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển của [rung tâm — 7 1.2.3 Chúc năng và nhiễm vụ 8

1.3.3 Cơ cầu tổ chức Ð

1.2.4 Nguần lực théng tin 10

1.2.5 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 12

CHƯƠNG 3.HIỆN TRẠNG NHUNG SAN PHAM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN NGUÒÔN _ TÀI LIỆU “XÂM "LAI TRUNG TÂM THÔNG TIN-THƯ VIÊN DẠI HỌC XÂY DỰNG HÀ NỔI

3.1 Tâm quan trợng của săn phẩm và dich vu thông tin nguôn lãi liệi

2.1.1 Đặc điểm sản phẩm thông tỉn tài liệu “xán? 15

2.12 Dặc điểm cịch vụ thông tin nguần tải liện “xám” — 18

2.2 Thực trạng sắn phẩm và địch vụ thông tin nguồn tài Hiện "xám” tại Trung tâm thông tín- thư viên Đại học Xây dựng Hà Nôi I9

2.3.1 Sản phẩm thông tin nguồn lải liệu “xám” của Trung tâm 19

3.2.2 Dịch vụ nguồn tài liệu “xăm” của Trung tâm 46

3.1 Xây dựng chiến lược phát triển nguồn tin về nguồn tải liệu “xăm” — 54

3.2 Nâng cao trinh độ đội ngũ cán bê thông tin- thư viện 55

3.3 Da dạng hóa các sản phẩm và địch vụ thông tín tài liệu 'xám” 56

3.4 Xây đựng và cing cé ha tng co s6 thong tin S6

3.5 Hưởng đân người đủng tin khai thác tải liệu “xám” 57

phối hợp chia s Gn tin “xám” với các cơ quan (hông lìn -thúr trong va

58

3.7, Hoàn thiện diểm truy cập thông tin 38

3.8 Dây mạnh số hóa tải liệu xám” 59

1.Tính cấp thiết của đề tải

Hiện nay các trường đại học đang đảo tạo trên quy mô rộng lớn, đề đáp

ứng như cầu nâng cao chất lượng đảo tạo và nghiên cứu khoa học thì họ phải dựa

vảo nguỗn lực thông tin ở thư viễn là rất nhiều Đặc biệt là các trường dào tạo

chuyên ngành về kĩ thuật, nguồn tài liệu “xám” trong thư viện là rất cần thiết sẽ

là những sản phim img dụng vào thực tẾ, có tính khả thị cao

Nguồn tài liệu “xám” hiện nay đóng vai trò vô cùng quan trọng, nó là kết

quả của quá trình nghiên cứu khoa học được tích lũy lâu dài và là những kiến

thức nền tảng giúp cho sự phát triển sau này thông qua sự tìm hiểu sáng tạo của

những cá nhân, tập thể Miỗi sản phẩm đi Hiển với hoạt động địch vụ của tải liệu

“xám” và có điểm khác biệt so với các nguồn tải liệu khác

;Tải liệu “ xám” là một loại théng tin rất quan trọng hiện nay, nó được hiểu

là loại tải liệu chứa đựng trị thức khoa học của nhân loại Loại tải hệu nảy có

ham hong trì thức cao, có tính cập nhập, đi sâu vảo từng vẫn dễ Chính vi thể đã

có nhiều nước trên thế giới đã quan tâm đặc biệt đến nguén tài hiệu nảy: Thư

viên Quốc hôi Mỹ, Thư viên hoàng gia Đan Mạch, Trung tâm thông tin khoa học

công nghệ khật Bản và ngay trong hệ thống thư viện thì ở hệ thông thư viện nao cũng có nguồn tài liệu này: thư viện công cộng, thư viện chuyên ngành, thư

viện đa ngành Ở Việt nam nguồn tải liệu nảy đã vả đang được quan tâm thu

thập va khai thác, nhưng do đặc trưng của từng cơ quan thông tin và thư viện nên

nguỗn tải liệu này được chủ trọng ở nhiều mức độ kháu nhau

Trong xu thế phát triển chung của đất nước, hoạt dộng nghiên cứu khoa

học và giáo dục dào tạo của các trường dại học ngày cảng mổ rộng, nâng cao

chất lượng Do đó nguồn tài hiệu “xám” của mỗi trường ngày cảng tăng nhanh về

số lượng và mang tinh chuyên sâu, đó là nguồn tải liêu phục vụ đắc lực trong quá

trình nghiên cứu, giảng đạy và học tập

Ngày nay nguồn lài liệu “xám” tại các trường đại học đang được nhiều

nhóm người dùng tin quan tâm, trong đó có Tung tâm thông tm- thư viện đại

học Xây dựng 1à Nôi Việc tổ chức quản lý và khai thác sử dụng nguồn tài liệu

“xám” hiện nay là vẫn để võ cùng bức thiết quan trọng, bởi lẽ chúng chịu những, yếu tổ tác động như: chính sách, pháp lý, công nghệ Chính vì vậy, tôi lựa chọn

dé ai “Tum hiểu sản phẩm và dịch vụ thông tin nguôn tải lậu “xám” của

Trung tâm thing tin- the vién dai hoc Xay dựng Hà Nội" làm khóa luận tốt

nghiệp của mình

2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

* Muc dich nghién citu

- Lam ré vai trò nguồn tải liệu “xám” hiện nay nói chung vả đối với công

tác nghiền cứu khoa học và giáo dục đảo tạo của trường đại học Xây dựng Hà

Nội nói riêng

~ Tìm hiểu các sản phẩm vá địch vụ thông tin (SP&IDVTT) nguồn tài liều

“xám” đã và đang phục vụ người đủng tín tại Trung tâm thông tin- thư viện Đại

học Xây dựng Hà Nôi Những ưu điểm và hạn chế của 8P&T2VTT tải liệu “xám”

nâng cao chat luong SP&DVTT tài liệu “xám”

* Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu khái quát quả trình hình thành và phát triển, đặc điểm nguồn

tài liệu “xám”, nhu cầu tin của người sứ dụng Thực trạng các SP&IDVTT tải liệu

“xám” ở Trung tâm thông tm- thư viện Dại học Xây dựng Hà Nội Từ đó đưa ra

các kiến nghị vả giải pháp mang tính khả thị dối với nguồn thông tín nảy trong

thời gian tới

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đôi tượng nghiên cứu: Nguồn tài liệu “xám” của Trung tim théng tin-

thư viện Đại học Xây đựng IIả Nội

- Phương diện nghiên cứu: Các SD&I2VTT tải liệu “xám”

- không gian nghiên cứu: Irung tâm thông tin- thư viên Dại học Xây

dựng Tà Nội từ năm 2005 - nay

4 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

- Cơ sở lý luận: dựa trên quan điểm của chủ nghĩa Mác Lênin và tư

tưởng Hồ Chí Minh về công Lác thông tim- thư viên, các văn bán pháp quy về

thông tin khoa học đổi với trung tâm thông tin- thư viện các trường đại học

- Phương pháp nghiên cứu: trao đỗi, quan sát, nghiên cứu, thông kê, xử lý,

phân tích, tổng hợp tài liệu

5 Lịch sử nghiên cứu

Vấn đề khai tháo và sử dụng nguồn tài liệu “xám” đã vả đang thụ hút rất

nhiều sự quan tâm của giới nghiên cứu Dã có rất nhiều đề tải nghiên cứu, khóa

ập đến nguồn thông tin về tải liệu ”xám” Nhưng

luận, luận văn, hội thảo đã

mỗi để tài tiếp cận khai thác ở mức đô, khia cạnh, thời gian va dia điểm khác

nhau

Có một số bài viết “Nguồn tài liệu nội sinh phục vụ nhiệm vụ dảo tạo va

nghiên cứu khoa học của trường Đại học Sư phạm 1 Hà Nôi” của Nguyễn Thị Minh Ngọc đăng trên bản tin số 22, tháng 9/2009; “ Một số vấn để xung quanh

việc thu thập, khai thác tài liêu xám” của 'T8 Nguyễn Viết Nghĩa đăng trên tạp

chí Thông tin và tư liệu, số 4, 1999, Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị

của tác giá Nguyễn Hoảng Anh “Công Lác thu thập, xứ lý vả tổ chức phục vụ tải liệu xám tại Thư viện Quân dội”

Nhung hiện nay vẫn chưa có để tài nào nghiên cứu về sản phẩm và dich

vụ nguẫn tại liệu “xám” tại trường †3ai học Xây đựng Hà Nội Chính vì thể tôi

chon đề tài “Tìm hiểu những sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám”

của Trung tâm thông tin- thư viện đại học Xây dựng Hà Nội”, với hì vọng từ

những đề tài trước đó và đề tài này của tôi sẽ góp phần làm sáng tô những sản

phim và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu “xám” Từ đó chúng la nhận thấy vai trỏ, dặc diễm của nguồn tại liều “xám” giai đoạn hiện nay trong nghiên cứu khoa

học và giáo đục đảo tạo tại các trường đại hạc nói riêng và nền kinh tế -xã hội noi chung

ú Ý nghĩa nghiên cứu của đề tài

*ƒ nghĩa lý luận

Khóa luận góp phần làm phong phú vốn hiểu biết chung về các sản phẩm

và dich vụ thông tin nguồn tải liệu “xám” tại Trung tâm thông tin- thư viện Dại

học Xây dựng Hà Nội, đồng thời cho thấy giả trị khoz học nguồn tải liệu “xám”

ở đây

* Ý nghĩu thực tiền

hóa luận phăn ánh toàn bộ nguằn tài liệu “xám” và công tác phục vụ nha

cầu của người dùng tin tại Trung tâm thông tỉn- thư viện trường Đại Học Xây

dựng Hà Nội, những nhận xét, dánh giá về việc tạo lập vả cung cấp SP&IDVTT

nguén tài liêu “xám” Từ đỏ đưa ra một số giải pháp nhằm phát triển thêm SP&IDVTT mới, nâng cao tính hiệu quả trong việc đáp ứng nhu cầu tin của

người dùng tin trong thời gian tới

7 Cấu trúc khóa luận

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, tại liệu tham khảo Nội dung trình

bày ở 3 chương:

Chương 1 Khải quái về Trung tâm thông tỉn- thư viện Đại học Xây dựng Hà

Nội

Chương 2 Hiện trạng những sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu

“xám” tại Trung tâm thông tỉn- thự viện Đại học Xây dựng Hà Nội,

Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và địch vụ

thông tìn nguồn lài liệu “ám” tại Trung tâm trong thời gian lới

CHƯƠNG 1

KHÁI QUÁT VẺ TRUNG TÂM THÔNG TTN- THƯ VIỆN

DAT HOC XÂY DỰNG HÀ NỘI

1.1 Quả trình hình thành và phát triển trường Đại học Xây dựng Hà Nội

"Trường Dại học Xây dung (National University of Civil Engineering) là một

cơ sở giáo dục chuyên ngành xãy dựng ở Hà Nội, được thành lập vào ngày 8 tháng 8 năm 1966, theo theo Quyết định số 144/CP ngày 8/8/1966 của Hội dông chính phủ Tiền thân là khoa Xây dựng (1956 - 1966) của trường Dại học Bách khoa Hà Nai

Nhà trường là một cơ sở đảo tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ

đại học và trên đại học cho nhiều ngành khác nhau trong lĩnh vực xây dựng

Đồng thời là trung tâm nghiên cứu khoa học vả triển khai ứng dụng các tiến bộ

khoa học công nghệ trong lĩnh vực xây dựng vào đời sống,

TTrải quá bao năm tháng, Nha trưởng đã dào tạo dược trên 35.000 kỹ sư và

kiến trúc sư, 1.242 thạc sỹ, 13 tiến sỹ chuyên ngảnh Bỗi dưỡng sau dai hoc cho

trên 2.500 kỹ sư, bồi dưỡng nghiệp vụ giảm sát thi công cho trên 5.000 người

Những sinh viên do trường Đại học Xây dựng dào tạo hiện dang làm việc tại các

cơ quan nghiên cứu, thiết kế, thi công, quản lý và khai thác các công trình trên mọi lĩnh vực xây dựng thuộc cáo bộ, ngảnh, trong các viện nghiên cứu, sở, tổng,

công ty trên khắp cả nước

Quy mê đào tạo hiện nay của trưởng là trên 25.000 người (rong đỏ: hệ

dài hạn tập trung trên 14.900 sinh viên, học cấp bằng đại học thứ hai trên 1.700,

hệ cử luyển 210, hệ hên thông trên 270, học viên cao học trên 700 và gần 60

nghién ctu sinh)

Nhà trường hiện nay có tổng số giảng viên và nhân viên là 875 người,

trong đó có 6ố1 cắn bộ giảng dạy, 214 nhân viên, 4 tiến sĩ khoa học, 144 tiến sĩ,

2 giáo su, 3l7 thạc sĩ, 67 phó giáo sư, 6 nhà giáo nhân dân, 202 giảng viên chỉnh, S5 nhà giáo ưu tú 55 Ngoài ra có 62 nhà giáo (trong đó có 12 giáo sư và

phó giáo sư) đã nghỉ hưu, nhưng ký hợp đồng tiếp tục giảng dạy và đào tạo piảng

viên trẻ lliện nay giảng viên có trình độ sau đại học chiếm 76,7% trong đó

25,56 % là tiến sĩ

1.2 Giới thiệu về Trung tâm thông tìn- thự viện Dại học Xây dựng Hà Nội

1.2.1 Quả trình hình thành và phát triển của Trung tâm

Quá trình hình thành Thư viện trường gẵn với lịch sử hình thành và phát

triển của nhà trường (ngày 8/8/1966) Từ đó tới nay thư viện trải qua nhiều biến động thay đổi, mới đầu thư viện trường là một phòng tư liệu nhỏ lưu giữ tải liệu

của trường

Giữa năm 1969, dầu năm 1970 Nhà trường sơ tán về Hương Canh thuộc

huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phú và phòng tư liệu của trường cũng được

chuyển về đây Năm 1976 Nhà trường đã chuyển về Ha Noi va xây dựng lại cơ

sở các phỏng ban trong đó só phòng từ liệu của trường,

Lãnh đạo Nhà trường thấy được tầm quan trọng của thư viện trường trong

công tác giáo dục dào tạo và nghiên cửu khoa học Chính vì vậy năm 2001 Thư

viện trường đại học Xây dựng được đổi mới, từ một phòng tư liệu đã trưởng

thành Trung lãm Thông tin -Thư viện (gọi tắt là Trung tâm) với cơ sở vật chất

khang trang, có đầy đủ chức năng và nhiềm vụ của một Irung tâm thông tin -thu

viện đại học phục vụ các công tác: Đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng

dung và quản lí tư liệu của trường đại học Xây dựng Hà Nội

1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ

* Chức năng

Trung tâm có +1 chức năng cơ bản, đó là:

+ Chức năng thông tin

+ Chúc năng văn hóa

+ Chức năng giáo dục

+ Chức nắng nghiền cứu

Tuy nhiên, đối với Trung tâm TT — TV trường đại học thì chức năng giáo

dục quan trọng nhất Ngoài ra, Trung tâm còn có chức năng thu thập, xử lý, bảo

quản, cung cấp và phổ biến thông tin tư liệu bằng nhiều hình thức khác nhau

* Nhiệm vu

+ 'ham mưu cho lãnh đạo về phương hướng tổ chức vả xây dựng kế hoạch ngắn hạn và chiến lược phát triển; tổ chức và điều phối hệ thống thông tin, nr

liệu, thư viện, nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng day và học tập trong

trường Dại học Xây dựng Hà Nội

+ Thu thập, bổ sung, tran đổi thông tư tư liệu cần thiết tiến hành xứ lý, cập

nhật dữ liệu đưa vào hệ thông quân lý và tìm tin tự động

+ Phục vụ thông In tự liệu cho bạn dọc là giáo viên, cán bộ và sinh viên

trong công tác giảng dạy, nghiên cứu vả học tập

! Giới thiệu hướng đẫn bạn đọc sử dụng tài liệu mới giúp người dùng tin

tiếp cận cơ sở dữ liệu và khai thác các nguồn tin trên mạng,

! Kết hợp các đơn vị chức năng trong trường hoàn thành tất công việc được

giao, quán lý, sử dụng cỏ hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn tải liệu của Trung

tâm

¡Thu nhận lưu chiểu những xuất bản phẩm của Đại học Xây dựng 1à Nội

vả các nhà xuất bản, các nguồn tài liệu xám dược cấp bộ vả cấp Nhà nước dã

được nghiệm thu đánh giá do các đơn vị thuộc Dại học Xây dựng Hà Nội chủ trì

hoặc do cán bộ Đại học Xây dựng Hà Nội thực hiện Xây dựng các cơ sở đữ liêu đặc thù của Đại học Xây dựng Hà Nội

! Nghiên cứu triển khai và ứng dụng những thành tựu khoa học và kỹ thuật

mới vào xử lí và phục vụ thông tin, thư viện

— Phát triển quan hệ trao đối, hợp tác trực tiếp Với các trung tâm thông tin, thư viện, các tô chức khoa học, o trường đại học trong và ngoài nước

1.2.3 Cơ cẩu tổ chức

Tổ chức cơ cầu của Trung lâm (xem sơ đồ sau)

Ban giảm đốc Trung tâm

Phòng

bổ sung

và xử lí nghiệp

- Bộ phận bổ sung: nghiên cứu tình hinh xuất bán trong và ngoài nước, xác

dịnh diện bổ sung tải liệu, thu thập và bổ sung các loại hình tài liệu dưới sác hình Thức khác nhau

- Hộ phận xử lý: xử lý tài liệu được nhập về pdm cd: ding ki, din nhãn, xử

lý nội dung, xử lý hình thức, lập phiêu

* Phòng phục vụ

- Tổ chức hệ thống phục vụ bạn đọc

- Quản lý tải liệu

- Tổ chức các hoạt động, dịch vụ

- Phục vụ bạn đọc các loại hình tài liệu

- Phòng phục vụ gầm có: phòng mượn, phòng quốc vấn, phỏng ngoại văn

* Phòng phục vụ tra cửa lin

- Tổ chức các hoạt động, địch vụ tra cứu tim tin

* Phòng máy tính

-_ Hiên soạn các ấn phẩm thông tin thư mục

- Nghiên cửu ứng dụng thông tin, quản lý hệ thống máy chủ vả thiết bị

mạng, quản lý các cơ sở dữ liệu

Hiện nay do hệ thống máy không được bảo trì, nên phòng nảy đang tạm

ngừng hoạt đông, trong thời gian tới hệ thống máy được nâng cắp phòng máy sẽ

quay trở lại hoạt đông theo đúng chức năng và nhiệm vụ của mình,

Hiện nay thư viện có tất cá 15 cán bộ, trong đó đa số cán bộ được đảo tạo

chuyên ngành thông tín -thư viện số cán bộ còn lại dược dảo tạo từ các chuyên

nganh khác nhau (kiến trúc, toán -tin, văn thư lưu trữ, quản trị tin, quốc tế) Cán

bộ phân bế vào các phòng như sau:

- Phòng giám đốc: 1 người

- Phòng giáo trỉnh: 4 người

- Phòng quốc văn: 3 người

- Phòng ngoại văn: ] người

- Phòng tin học: 3 người

- Phòng xử lý nghiệp vụ: 2 người

1.3.4 Nguôn lực thông tìn

Trải qua quá trinh hình thành và phát triển lâu đài, đến nay Trung tâm đã

có nguồn tài liệu đa dạng về loại hình, phong

đã xây dựng các phòng riêng dựa vảo chức nị

liệu một cách hợp lý, phủ hợp với điều kiện

dây

phủ về nội dung Từ đó Trung lâm

ăng nhiệm vụ để quản lý nguồn tài

khai thác và sử dụng nguồn tin tại

Hiện nay nguồn tải liệu tại Trung tâm thông tin -thư viện Dại học Xây

"Bảng 2: SỐ lượng tải liệu của phòng dọc ngoại vẫn thông kê năm 201 ]

Số tạp chí hiện có

- Tạp chí tiếng “Việt: 71 loại

- Tap chí nước ngoài : có một số tạp chỉ dược sắp xếp trên giá củng sách

của NDT ma mdi một cơ quan thông tin- thư viện cần phải xác định rõ đối tượng

NDT dé tit dé xây dựng nên chiến lược tổ chức hoạt động thông tin một cach hiệu quả nhất lâm cho nguễn tín trở thành tài nguyên thông tin

NDT tai Trung tâm bao gềm:

- Những người làm công tác lãnh đạo, quản lý

- Cán bộ nghiên cửu /giảng viền

- Sinh viên

- Nghiên cứu sinh và học viên sau đại học

+ Những người làm công lác lãnh đạo, quản lý

Ho la những người có nhu cầu tìm đọc các tài liệu thuộc diễn để tải nghiên

cứu khoa học, các tài liệu có tính bao quát Nhóm đối tượng này tuy không nhiều

nhưng dặc biệt quan trọng, họ là những người trực tiếp ra quyết dịnh ảnh hướng,

đến sự phát triển của nhả trường

Ilo can nguồn tải liệu này vì đây là nguồn tải liệu có nguồn thông tín khoa

học cao, cung cấp thông tin chuyên sâu về những lĩnh vực mà hạ đang công tắc

để họ có thế áp dụng vào công việc của minh

+ Cán bộ nghiền củu/ giảng viên

Đội ngũ cán bộ nghiên cửu/giáng viên lả những người có trình độ học vẫn cao, nhu cầu lớn dỗi với các loại sách tham khảo, đặc biệt là tài liệu tham khảo

nước ngoài Ilọ cần những nguằn tài liệu “xám” để hỗ trợ quá trình nghiên cửu,

piảng dạy và tiếp nhận thêm những nguồn trị thức khoa hoc

| Sinh viên

Nhóm đối tượng này chiếm số lượng đông dao cla Trung lam Sinh viên

là những nhả khoa học và công nghệ trong tương lai vả không thế thiếu của sự

nghiệp công nghiệp hỏa- hiện đại hóa đất nước Trung tầm phục vụ tất cả các khoa, các khóa, các hệ dảo tạo, trong đó chủ yếu là sinh viên chỉnh quy

Trong quá trình học tập và nghiên cứu tại trường, nguồn tải liệu “xám” là

cần thiết đối với nhóm người dùng tin nay, ho cần những thông lin xác thực và khoa hoc dé dap ứng nhu cầu của bản thân Nhất là những thông tin đối với họ

trong học tập, nghiên cứu khoa học và làm khóa luận tốt nghiệp

+ Nghiên cứu sinh và học viên sau dại hoe

Là đối tượng thường xuyên đến Trung tâm, có nhu cẩu sử dụng các loại

sách tham khảo, đặc biệt là các luận án tiến sĩ, thạu sỹ Họ là một trong những

nhém đối tượng chính của nguồn tải liệu “xám”, họ là một lực lượng nóng cốt

nguễn nhân lực khoa hoe va kĩ thuật hiện nay Hầu hết nhóm này là kĩ sự, thạc sĩ

cỏ mục tiêu học lên cao họ rất cần nguồn tải liệu nảy để tham khảo hỗ trợ qua

trình nghiên cứu của họ

Đổi tượng bạn dọc này có trình độ học vấn, họ biết cảch sử dụng và khai

thác nguồn tài liệu “xám” của 1rung tâm, với khả năng chuyên sâu và trình độ lý luận và thực tiễn nên họ có khả năng tiếp nhận nguồn tri thức có trong nguồn tài

liệu “xám” Đồng thời có nhiễu thông tin phản hồi đóng góp vào việc phục vụ

ngày cảng hoàn thiện hơn

* Nim câu tin

V

sc liếp cận, chiếm hữu và sở hữu trí thức chỉ thật sự có hiệu quả trên tính tự giác của sinh viên và học viên Việc tiếp cân chiếm hữu những kiến thức

đã có là việc học xem xét quá khứ, từm tòi khám phá những cái chưa có thật sự là

việc học chơ tương lai 'Thư viện đại học mỡ ra một môi trưởng tri thức rộng lớn,

thông thoáng và đa dạng để sinh viên thỏa sức mở rộng tim nhin và ước mơ của

mình Trung lãm có đổi lượng phục vụ đó là cán bộ quần lý, cán bộ nghiên cứu,

giáo viên, sinh viên, nghiền cứu sinh, học viên cao học trong trường, tất cả đối

tượng trên đều được phục vụ tại chỗ, cho mượn lài liệu về nhà

+ Nhóm người dùng tin là sinh viễn, học viên, nghiên cứu sinh

Người đùng tin là các sinh viên, học viên học tập tại các chuyên ngành,

sinh viên các lớp dự án, học viên cao học dược đảo lạo kại nhà trường Nhụ sầu

của họ phong phú vả đa dang, nhưng tài liệu chú yếu liên quan đến ngành học gồm: giáo trình, tài liệu tham khảo, tài liệu tra cửu Ngoài ra họ có nhu cầu về

tải liêu nghe nhìn như: băng, dĩa, C13-ROM phục vụ cho việc học tiếng và tài

liệu của họ chủ yếu là phục vụ cho quá trình học tập, bồi dưỡng ngoại ngữ

+ Nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo quan Wi, cắn bộ nghiên cứu,

giáo viên

Nhóm người dùng tin nảy có trình độ cáo, hoạt động chủ yếu trong lĩnh

vực lãnh dạo quản lý, giảng dạy vả nghiên cửu khoa học T2o đó, nhu cầu tin vừa

mang tính chất chuyên sâu, vừa mang tính chất trải rộng và mới Lọ có nhu cầu

về tài liệu mang tính chất nghiền cứu, lý luận va mang tính chất thời sự, sử dụng,

tài liêu thuộc nhiễu ngôn ngữ khác nhau

Trên cơ sở các nhóm người dùng tin và nhu cầu tin của người đủng tin,

‘Trung tam da vA đang từng bước nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động để đáp

img nhu cầu tin đầy da, kịp thời, phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy,

học tập của thẫy và trò trường đại học Xây đựng Hà Nội

CHƯƠNG 2

TIEN TRẠNG NHỮNG SAN PIIÄM VÀ DICII VU TIONG TIN

NGUON TAI LIEU “XAM”TAI TRUNG TAM THONG TIN-THU VIEN

ĐẠI HỌC XÂY DỰNG IIÀ NOI

3.1 TÂm quan trọng của sản phẩm và dich vu thang tin nguén tai Hiệu “xâm”

3.1.1 Đặc diễm sẵn phẩm thông tin tài liệu "xám

+* Khái mệm về lài liệu "%ảm”

Tải liệu “xám” có tên gọi thco thuật ngữ tiếng Anh là “grey literatnrc”,

hiện nay có nhiều định nghĩa trong và ngoài nước về tài liệu “xám” đã từng gây

tranh luận trong giới nghiên cứu Năm 1995 nhóm công tác liên cơ quan về tài

liệu "xám” đưa ra định nghĩa: “ Tài liệu “xám” bao gằm các tải liệu mã nguồn

mở ở bên trong hoặc bên ngoài quốc gia, thường có sẵn thông qua các kênh

chuyên biệt và có thể không có mặt ở các kênh thông thường, trong các hệ thống,

xuât bản, phân phối, kiểm soát thư tịch hoặc bố sung đo các nhà sách hoặc đại lý

cơ quan, đơn vị nghiên cửu, trường học, doanh nghiệp, ở đạng in ấn và điện tử

và không bị chỉ phổi bởi các nhà xuất bán hoạt động vì mục đích thương mại

Một số định nghĩa khác về tải liệu xám: “Không hiển diện trong các thư

mục như cơ sở dữ liêu hay báng chỉ mục ở dang in ân và điện tử” hoặc “chỉ các

bai trình bày, báo cáo, ghi chép hoặc các tài liệu khác được sản sinh và xuất bản

bởi các cơ quan nhà nước, cơ quan và viện nghiên cứu và các đơn vị khác, không,

được phát hành hoặc đánh chỉ mục bởi các nhà xuất bản hoạt động vi mục đích

thương mại Rất nhiễu tài liệu loại này rất khó tìm kiểm” (Thư viện William &

Mary Viện nghiên cứu Hải đương học Virgimia)

“Chỉ tải liệu vả đạng tải liệu có vòng đời ngắn, phát hành với số lượng han

chế, không thuộc kênh phân phối và xuất bản chính thức.” (Thư viện Y học —

Đại học Ottawa)

“Chỉ các nghiên cứu hoặc không dược xuất bản hoặc được xuất bản với mục

đích phi thương mại” (Thư viện Đại học NewIngland)

Tóm lại, tài liệu “xảm” là các tải liệu không duge công bỗ rộng rãi, thường

không có mặt trong các kênh phát hảnh, phân phối truyền thống, được công bố trong nội hộ cơ quan, đưn vị, trường học, nội dung chuyên sâu về một chuyên

nganh, lĩnh vực vá không chịu tác đông của các mục đích thương mai

Theo định nghĩa tài liệu “xám” của tác giả Nguyễn Thị Minh Ngọc, Trung

tâm thông tin- thư viện Đại học 8ư phạm T Hà Nội: “Là tải liệu nội sinh là những

tài liêu được hình thảnh trong quá trình hoạt đông khoa học kỹ thuật, sản xuất,

quản lý, nghiên cửu, học tập của các cơ quan, tổ chức, xí nghiệp, viện nghiên

cứu, trường dại học Phản ánh day da, có hệ thống về các thành tựu, tiềm lực

cũng như hướng phát triển của những đơn vị nảy và thường được lưu giữ ở các

thư viện và Irung tâm thông tim của đơn vị đó”

** Đặc điểm nguồn tài liệu “xám ”,

Hiện nay nguồn tài liệu “xám” oủa chúng la xuất hiện rất đa dạng mang nhiều các đặc điểm khác nhau về nội dưng và phong phú về số lượng Mỗi

trường đại học đào tạo nguồn nhân lực lại có những nguồn tài liệu xám khác

nhau, chính vì vậy dễ có thể phân rõ đặc diễm nguồn tài liệu này thì chúng ta

phải dựa vào điều kiện cụ thể tải liệu "xám” của từng trường

Để nhận dang đặc điểm nguồn tài liệu “xám” chúng ta phải đựa vào tính

chất của quá trình tạo ra nguồn tài liệu nội sinh của các trường dai hoc, theo tac

giả Trần Mạnh Tuần cần dựa vào tính chất sẽ phân tài liệu “xám” thành 3 loại:

- Nguồn tin phần ánh các kết quá hoạt động học lập dào tạo: Là các luận án,

luận văn, các kết luận khoa học, các tư liêu diễn dã, các tư liệu diều tra, các hỗ sơ

thí nghiệm, các chương trình đảo tạo, giáo trình, để cương bài giảng,

- Nguễn tin phản ánh kết quả nghiên cứu khoa học: Là các bảo cáo kết quả

nghiên cửu khoa học, các tư liệu trung gian được tạo nên từ việc triển khai các

chương trình, các đề tải nghiên cứu khoa học, đề án, dự án sắn xuất thử, các bảo

cáo khoa học, các ký yêu hội nghị, hội thảo

- Nguồn tin phản ánh tiểm lực đảo tạo và nghiên cửu khoa học: bao gồm các tải liệu về cơ cầu, quy mổ, trình độ đảo tạo, nguồn nhân lực khoa học, cơ sở

vật chất kỹ thuật để triển khai các hoạt động đảo tạo, nghiên cúu khoa học, các

thông tin phản ánh định hưởng phát triển của nhá trường

+* tai trò cũa tài liệu “xám”

Nguẫn tài liệu có vai trò rất quan trọng trong thư viện, nó chính lả một

trong bốn yếu tổ dễ cầu thánh lên thư viện Thư viện có phát triển hay không là

phụ thuộc vào một trong những yếu tổ này và trong đó là nguôn tài liệu Dặc biệt

là đối với cáo thư viên đại học, nguễn tải liệu “xám” phản ánh tiềm năng phát

triển của nhà trường, chính trong quá trình hoạt động đảo tạo vả nghiên cứu khoa

học, nhà trường đã tạo ra một khối lượng lài hệu có giá trị (gọi là nguồn tin nội

sinh hay tài liệu “xảm”) Đỏ là các công trình nghiên cứu khoa học, luận án, luận

văn, sách giáo trình, sách tham kháo, tài liệu hội nghị, hội thảo Nguồn thông

tin này rất có giá trị, phục vụ dắc lực cho công tác học tập, giảng dạy, nghiên cửu

khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên trong nhả trường

Tài liệu “xám” cho thấy gái nhìn tổng quan vừa chuyên sâu về một chuyên

ngành, lĩnh vực, chú để cụ thể thường tập trung vào một ngành, chuyển môn nảo

đó và được biên soạn theo tùng lĩnh vực nhất định đi sâu vào từng vấn để cụ thể

Bên cạnh đó góp phần bổ sưng vào nguồn tải nguyên thông Lin miễn phi cho

cộng đồng người sử đụng Một số nhà nghiên cứu còn cho rằng, tài liệu “xám” ra

dời nhanh chóng, mang tính lĩnh hoạt cao, cập nhật, cung cấp nhiều thông tím và kiến thức mới về lĩnh vực dang nghiên cứu

2.1.2 Đặc điểm dịch vụ thông tin nguân tài liệu “xám

+* Khái niệm dịch vụ

Nhu cầu thông tin và nhu cầu trao đổi thông tin thuộc nhóm nhu cầu tỉnh

thần Chỉ gần ở mức giúp người sử dụng trao đổi được thông tin, trong khi đó cỏ

nhu cầu, ngoài việc trao đối thông tin, người sử dụng dịch vụ còn cần được cung,

cấp những thông tăn cần thiết để thỏa mãn nhu uầu của họ

Theo tác giá Trần Mạnh Tuấn “ Dich vụ thông tin- thư viễn bao gồm

những hoạt động nhằm thỏa mãn những nhu cần thông tin và trao đổi thông tin

của người sử dụng các cơ quan thông tin -thư viên” Các hoại dộng dịch vụ thông tin thư viên bao gầm: (ho mượn tải liệu (miễn phí); Dich vu tài liệu tham

khảo (có thu phí), Dịch vụ tư van; Dich vụ dịch thuật, Dịch vụ internet; Dịch vụ

phổ biển thông tin có chọn lợc (S121); Dịch vụ phê biến thông tin hiện tại (2A8),

Các dịch vụ trao đối thông tin ( Hội thảo, Hội chợ, triển lãm, )

% Dae trưng của dịch vụ

- 'Tính vê hình: địch vụ là cái chúng ‡a không thể nhìn thấy, nắm lay hay

nhận điện được bằng các giác quan

- Tính không xác định: địch vụ pắn chặt với người cưng cấp dịch vụ, chất

lượng của dịch vụ lại phụ thuộc vào từng cá nhân thực hiện dich vu

- Tính không thể chia cắt: nó mang tính kiên hoàn, không bị gián doạn

Người sử dụng dịch vụ (người dùng tin) ở đây họ không quan tâm đến các kết quả riêng lẻ mà họ quan tầm đến kết quả mà họ nhận được có thỏa mãn nhu câu

của mình hay không

- Sự tổn kho: tốn thất do tén kho của dịch vụ, tốn thất nảy là lớn vả khó xác

định được đầy đú

32 Thực trạng sản phẩm và dịch vụ thông tin nguén tai liệu “xám” tại Trung

tâm thông tìn-thự viện Đại học Xây dụng Hà Nội

2.2.1 Sản phẩm thông tin nguồn tài liệu "xám" của Trung tâm

Nguồn tải liệu “xám” là một tài sản vô cùng quý giá dối với mỗi Trung,

†âm thông tin- thư viện trường đại học được thể hiện đưới nhiều dạng khác nhau, tùy thuộc vào điều kiện của mỗi trường để đưa ra các dạng lài liệu “xám” đặc

trung của riêng mỉnh Hiện nay tại Irung tâm thông tin- thư viện đai học Xây

dung ITA Nội đang lưu giữ nhiều loại tài liệu xám khác nhau như: luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, dễ tài nghiên cửu khoa học cấp Bộ, ngành, các báo cáo kết quả

triển khai

Nguồn lài liệu này trước dây lưu giữ ở tư liệu các khoa, tử năm 2002 dến

nay được 'Irung tâm triển khai lưu giữ và lưu thông cho quả trinh quản lý và bảo

quản nhắm phục vụ nhu cầu thông tin của người dùng tin

Sản phẩm bao gồm

* Luận dn tiễn sĩ

Hiện nay Trung tâm thông lin- thư viện đại học Xây dựng Hà Nội có 160

luận án tiến sĩ thuộc các chuyên ngành: Xây dụng công trình dân dụng vả công

nghiệp; Địa kỹ thuật

y dựng; Kiến trúc ông trình; Quy hoạch đô thị và nông

thôn; Vật liệu và công nghệ vật liệu xây dựng; Xây dựng dường ôtô và dường

thành phố; Xây đựng công trình biển; Cấp thoát nước, Xây đựng công trinh

ngẦm và mỏ, Xây dựng ông trinh thuỷ; Xây dựng cầu, hằm

Đó là các chuyên ngành nhà trường đào tạo mang tỉnh chuyên sầu, luận án tiến sĩ là một nguồn tài liệu quý - một công trình nghiên cứu lâu đài của những

chuyên gia đầu ngành, để được làm luận án tiến sĩ thì trước đó tác giả của những,

luận ản này phải có công trình nghiên cứu khoa học đạt giải cấp Bộ là quy chế

bắt buộc trong chuyên ngành Vay dé lạo ra những luận án này thì phải có một

20

quá trinh tích lũy và nghiên cứu chuyên sâu và với những chuyên ngành kĩ thuật

còn mang tính khả thị, thực tiển rất cao

Mỗi luận án đi sâu vào một van dé chính, vi vậy nguồn thông tin trong

luận án giúp cho người dùng tin có thé tim hiểu sâu về một vẫn dễ trong quá

trình học tập và nghiên cứu tại trường He có thể học tập và khám phá sáng tạo

ra những cái mới dựa vào gái đã oó Cũng từ nguồn tài liệu này họ có thể tạo ra

một sản phẩm mới cho nguồn tải liêu “xám”

Trung tâm thu nhận tài liệu luận án tiến sĩ Lừ nắm 2004, những luận án liễn

sĩ trước đỏ dược lưu giữ ở các khoa cũng dã được chuyển về trung tâm

* Luận uăn thạc sĩ

Nguồn lài liệu này được nhân vảo Trung lâm từ năm 2002 khi cáo phòng

tư liệu của các khoa chuyển lên và cả những luận văn trước năm 2002 Hiện

Trung tâm có 4.660 cuốn, thuộc các chuyên ngành đào tạo thạc sĩ như: Xây đựng

công trình dân dụng vả công nghiệp, t3ja kỹ thuật xây dựng, Xây dựng dường ô

‡ö và đường thành phố; Xây dựng cầu, hấm, Xây dựng công trình biển; Xây dựng công trình thuỷ; Cơ học vật thể rắn, Toán ứng dụng, Kiến trúc; Công nghệ

môi trường, Kinh tế xây dựng, Kỹ thuật máy và thiết bị xây dựng, nâng

chuyển; Cấp thoát nước

Nguồn tải liệu này đã giúp ích rất lớn cho quá trinh học tập và nghiền cửu

của các sinh viên trong nhà trường, vỉ đây là trường đào tạo các chuyên ngành kĩ

thuật công nghệ xây dựng nên nguồn tài liệu nảy tập trung khai thác chính vào các chuyên môn kĩ thuật đảo tạo chính của nhả trường Lhông qua đó chính lả nên móng tạo ra các sẵn phẩm thông tin mới của quá trình học viên cao học

nghiên cứu đưa ra các giải pháp mang tỉnh khá thi trong tương lai 'Từ đó giúp

cho quá trình ứng dụng kĩ thuật vào thực tiễn đưa ra các phương pháp giải quyết

các vấn đề cỏn khó khăn trong chuyên môn của khoa học kĩ thuật công n

Sản phẩm đặc trưng cửa Trung tâm dõ là các dỗ án mới dược quản lý Đây

là nguồn tải liệu rất quý giá đặc biệt, những đổ án quản lý là các đỗ án của khoa

Kiến trúc, các đỗ án này được xứ ly bang cach phân loại rồi xếp giá theo số đăng

kí cá biệt

liiện nay tại Trung tâm có tất cả 320 đã án trong đó kém đĩa CD, những

đỗ án này giúp cho người dùng tím tìm hiểu các sáng tạo, những ý lướng, phong

cách thể hiện độc đáo của kiến trúc LŠ án thường mang tính thực tế cao được

thiết kế lính toán và khảo sát kĩ lưỡng, đó là sự phối hợp giữa thực tiễn và sự sảng tạo Khi tham khảo các đỗ ản, người đủng tin có thể tìm hiểu được thực dia

của từng khu vực vả quá trình tham kháo có thé đưa ra những công trình kiến

ấn nảy lập trưng 6 rất nhiều máng kiến

trúc sáng tạo mới phù hợp hơn Các dễ

trắc khác nhau: nhà ở, bảo tàng, trường học, bệnh viên, khách sạn, công viên,

khu nghỉ đưỡng, đô thị, đường phố nội đưng khá đa dạng

* Giáo trình và sách tham khảo (do cán bộ trong trường biên soạn)

Sản phẩm là giáo trình, tài liệu tham khảo do cán bộ trong nha trường biên

soạn viết ra, những tài liệu này chỉ có ở các môn chuyôn ngành, không có môn

khoa học cơ bản Hiện nay tại Irung tâm có 401 đầu sách do cán bộ trong trường

biên soạn và được xuất bắn (Iừ năm 2006 đến 2011 có 114 đầu sách của 57 giáng viên biên soạn xuất bản) Những tải liệu được nghiên cửu viết về chuyên ngành

kĩ thuật phục vụ cho các sinh viên và cán bộ trong trường, giúp cho người dủng

tin tìm hiểu và thu thập các thông tin phù hợp với yêu cầu trong quả trình nghiền

cứu vả học tập

* Các đề tài nghiên cứu khaa học và các bảo cáo tống hợp, tuyễn tập công

trình nghiên cứu khoa hạc

Ngoài các sản phẩm là luận án, luận văn Trung tâm còn quản lý các đề tài

nghiên cứu khoa học, nhưng chỉ là những đề tải nghiên cứu khoa học cấp Bộ từ

năm 2002 trở lại đây (trước đó những để tải nay quan ly tai các khoa) Hiện nay

Trung tâm có 347 dễ tài nghiên cứu khoa học với nội dung rất da dạng, nghiên cứu nhiều khía cạnh và chuyên ngành dào tạo khác nhau khững dễ tài này mang,

tính thực tiễn cao được các chuyên gia đánh giá nghiên cứu mang tính sáng tạo,

tinh moi va mang tinh kha thi

Những để tải nghiên cứu đã được công nhận bởi các chuyên gia, trong đó

tích lũy nhiều kiến thức khác nhau giúp người ding tin có thể khai thác theo

nhiễu khia canh, thu thập được các thông tin chính xác dễ dang Với số lượng để tài nghiên cứu khoa học do Trung tâm quản lý là không nhiều, những tài liệu nảy

được xếp trên giá theo số đăng kí cá biệt

* Các niên lịch khoa học công nghệ

Hiện nay Trung lâm quản lý số lượng nảy ít chỉ cỏ 5 quyển (do cán bộ giảng dạy trong trường biên soạn) Nội dung chủ yếu về bộ máy hoạt động khoa

học công nghệ gồm: Tên cán bộ lãnh đạo và chức vụ; các phỏng ban; khoa, viện,

cơ sở hoạt dộng khoa học công nghệ Một số văn bản về khoa học công nghệ, Để

tài nghiên cứu khoa học các cấp; Công tác nghiên cửu khoa học của sinh viên,

Tuyển lập các gồng trình nghiên cứu khoa học

Tài liệu nảy giúp cho người dùng tin tìm hiểu về quá trình nghiên cứu

khoa học của nhà trường, các cán bộ trực tiếp quản lý tham gia đạt được nhiều thành tựu Hơn thể nữa, dưa ra một số những văn bản hướng dẫn nghiên cứu

khoa học giúp cho người dùng tin tìm hiểu trong quá trình nghiên cứu khoa học

cho dúng quy trình Tìm hiểu các thông tin về học tập và nghiên cửu khoa học,

đây là nguồn tải liệu rất hữu ích

* Tuyễn tập các công trình khoa học

Sản phẩm thông tin này được viết theo các năm, nội dung là tóm tắt các

công trình khoa học tiêu biểu của giảng viên, sinh viên trong trường nghiên cứu

SỐ tải liệu trên lại Trung Lâm gầm có 52 quyền, xếp giá theo số đăng kĩ cá biệt

* Xuất ban phẩm tiếp tục

3

Để có thể nắm bắt tong hop tình hình giáo dục đảo tạo, nghiên cứu khoa học và các công tác hoạt đông của các phòng, ban tổ chức của nhà trường thì người dùng tin có thể tìm hiểu khai thác qua xuất bản phẩm ở đây Đối với

nguồn tài liêu này vẫn chưa có nhiều tại Trung tâm đại học Xây dựng Hà Nội,

nhưng chỉ qua đó thấy rõ những hoạt động và thông tin khoa học của nhà trường

Hiện nay tại Trung tâm mới thu nhận 2 tạp chí là: Tạp chí khoa học công nghệ xây dựng và bản tin đại học xây dựng,

3.2.1.1 Công tác phát triển nguén tài liệu “xám”

Việc bổ sung phát triển vốn tài liệu là vô cùng cần thiết hiện nay cho Trung tâm, vỉ nguồn tài liệu “xám” luôn được nghiên cứu và phát triển, thông tin mang tính cập nhật và tính khoa học cao Để đáp ứng được nhu câu của người dùng tin, Trung tâm thường xuyên bổ sung nguồn tài liêu này

34 Chỉnh sách bồ sung

Đảm bảo việc lựa chọn và bổ sung tài liệu cho Trung tâm mang tính khách

quan và phủ hợp với chương trình đào tạo và mục tiêu giảng dạy của nhà trường Quy định trách nhiệm của các cá nhân, tập thể trong việc lựa chọn tải liệu; quy định về ngân sách bổ sung tải liệu; thống nhất các quy trình, thủ tục trong việc lựa chọn tài liệu nhằm đảm bảo sự thuận lợi và chính xác trong hoạt động bổ sung tải liệu

4È Ouy trình bồ sung tài liệu

Chứng từ, Đơn vị Thời gian

1 Đề nghị mua sách, bảo, tạp chỉ

a - Hàng năm, theo tiên độ | Phiêu yêu cầu | - Bộ môn lập

lập dự toán của nhà |šách thư viên | phiếu yêu trường, Trung tâm thông bao cầu sách, tạp

nhu cầu sách, báo để lập

nhu cầu năm tiếp theo và gti cho Trung tim

- Các nhu cầu sách giáo

(nếu thấy cần thiếp,

- làng quý Qháng cuối của mỗi quý), Trung tâm

thông báo đến các đơn vị

(qua công văn, lịch tuân)

để gửi nhu cầu sách, báo

của quý sau

- Các đơn vị có nhu cầu sách, tạp chí mới phát sinh đến Trung tâm (VD: giáo trình, tài liêu tham khảo đơn vị mới xuất bản, các

sich, tap chí mới bổ

sưng )

Phiêu yêu cần sách thư viên,

- Trưởng đơn

vị tập hợp, bỗ sung các yêu

cầu khác từ

đơn vị

- lrưng tâm tiếp nhận nhu

cầu, bể sung

nhu cầu khác

có như dầu phát sinh đột | š

xuat, cấp thiết, Trung tâm tiếp nhận yêu cầu cia don SẤn nhận vận LẦU Bổ

- lrung tâm tiếp nhận nhu

2 Thẩm định nha câu, lập kế boạch

- Khi tiếp nhận nhu cầu từ|- Kế hoạch - Trung tam

các đơn vị (hàng năm, |mua sách, lập kế hoạch

quý), Trung tâm tiến hành | báo, tạp và dự toán tổng hợp, thẩm định nhu | chí

câu, rả soát tỉnh trạng hiện

rả soái dự luán ngân |- Các phiếu sách năm để lập kế hoạch | cầu cần mua

và dự toán của năm, của

quý kèm theo các phiếu

yêu cầu gửi cho phòng tài

vụ kiểm soát đự loán và

- Căn cứ vào kế hoạch đã [Thông báo - Trung tâm

được BGH duyệt, Trung | đặt hàng lập thông báo

báo đất hàng

- Đồng thời, Trung lâm

- Trung tâm và phòng Tài | - Các báo giá - Trung tâm

vụ tiếp nhận các báo giá |niêm phong và phòng Tải

(Các bảng báo giá được | kín vụ nhận các

- Bién bản niêm phong

- Trung lâm và nhà trường | chọn nhà

phối hợp thực hiện xét | cung cấp

chọn nhà cung cấp

5 Ky hap déng mua

- Căn cử vào biến ban |- Quyét dinh - Phỏng tải

chọn nhà cung cấp, phòng |chọn - nhả vụ soạn thio

Tài vụ lập quyết định lựa | cung cấp hồ sơ trình

thảo và trình BGH ký hợp | - Hợp dong đồng với nhà cung cấp | với nhà cung - Trưng tim

Dềng thời chuyến I bản | cấp phổi hợp với

6 Triển khai, theo dõi thực hiện hi

Trung tâm để triển khai

đồng,

- Lập giấy dé nghị thanh

toán cho nhà cung cấp khi

công việc hoàn thành

Toán

- Mguôn tài liệu là sách im

Các Khoa /Bê môn của nhà trường có vai trò chính trong hoạt động lựa

chọn tài liệu cho Trung tâm vì cán bộ giảng dạy của từng chuyên ngành mới cô

27

những am hiểu sâu sắc về nội dung của chuyển ngành dé Trung tam sé bd sung nguồn tài liệu khi cắn bộ của khoa có trực tiếp yêu cầu, cán bộ có nguồn tài liệu phải trực tiếp đăng kí với khoa /bộ môn Sau khi khoa, bộ môn đó có ý kiến xác nhận dễng ý bễ sung nguẫn tài liệu này thì sẽ gửi lên phỏng dào tạo dé xác nhận

nguồn thông tin có hay không trong quá trình giảng dạy và phòng đảo tạo đồng ý

thì họ sẽ xác nhận gửi cho Trung tâm để bổ sung

Cán bộ lâm công tác bễ sung tài liêu, có kinh nghiệm về nội dung vốn tài

liệu cũng như chương trình giảng day của nhà trường, hoàn Loàn có khả năng hỗ trợ các Khoa /Bộ môn dễ lựa chọn tải liệu Để dắm bão cỏ sự cân đối trong vẫn

tài liệu của Trung tâm (sự cân đối phủ hợp với tỷ lệ sinh viên của tùng ngành

học) và ra quyết định bổ sung ở từng mảng tải liệu nhất định dễ cân dối vn wi liệu

Chia làm 2 loại bé sung: bé sung lần 1 và bổ sung tái bản

Bé sung lần 1: bỂ sung với tải liêu mới mà ‘Trung tâm hiện chưa có, bổ

sưng đạng này sẽ tuân theo đúng quy trình bễ sung

Tổ sung tải bản: là tài liệu hiện có ở Trung lâm và số lượng vẫn chưa đú

để đáp ứng yêu cầu của người dùng tin Cán bộ 1rưng tâm sẽ kiểm kế lại số tài

liệu còn trong kho và xác định số lượng cần và trình Đan giám hiệu

- Tuận văn, luận án, dỄ tài nghiên cứu khoa học

Trung tâm có chỉnh sách xây đựng nguồn tài liệu nội sinh chất lượng khoa

học, đặc biệt là luận án tiến sĩ, luận văn cao học

+ Đối với luận án tiền sĩ

Các cả nhân là cán bộ nghiên cứu vả giảng dạy của nhà trường trước khi

hoàn thành luận án tiến sĩ (rong nước vả ngoài nước) đều phải nộp lại một bản

luận án cho Trung tâm

28

Tiêu chuẩn tiếp nhận: 01 bản luận án hoàn chỉnh m trên giấy A4, đóng bìa cứng, có phi tên dễ tài, tên tác giả và năm hoàn thành luận án trên bia và 01 dĩa

CD

+ Đôi với luận văn cao học

Trung tâm tiếp nhận và lưu chiểu toàn bộ luận văn cao học của học viên

lại trường,

Quy trình tiếp nhận: Sau khi có kết quả báo cáo, mỗi học viên phải tự nộp

luận văn cho 1rung tâm Học viên sẽ được nhận bản xác nhận đã nộp luận văn

'TTiêu chuẩn tiếp nhân: Ban in trình bảy theo đúng quy đỉnh của Phòng Sau

đại học, có chữ ký xác nhận của hội đồng khoa học chấm luận văn

Tệp điện tử: trình bày trên 01 tệp DỌC hay PDT và tép minh hoa kém theo

nếu có (trinh bày thống nhất với bản in về hình thức và nội dung)

+ Đối với để tài nghiên cửu khoa học:

'Trung tâm nhận lưu chiểu những dễ tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, sau

khi có kết quả báo cáo, tác giả nộp đề tải nghiên cứu khoa học

1 Đỗ án tết nghiệp:

Sau khi các dễ án dã dược báo về, sinh viện sẽ trực tiếp mang những đỗ án

nay đến nộp cho thư viện

Trung tâm thu nhận đỗ án của khoa Kiến trúc, sau khi đã giao nộp cán hộ

phòng trực tiếp xử lý nghiệp vụ và có trách nhiệm cấp giây biên nhân đã giao

Loại tài liệu Giáo trình Luận văn, luận án,

Bang 3 Sé lveng bd sung gide trinh và Luận văn, luận ám,

đề tài nghiên cứu của Trung tâm từ nắm 2008 dén 201 1

+# Công tác thu nhận

Thỏng xử lý nghiệp vụ trực tiếp thu nhận các nguồn tài liệu ”xám” nếu lả

luận án, luận văn thì cỏ kèm theo đĩa Cl2 Hình thức giao nộp: nhận trực tiếp

Sau khi đã giao nộp, cán bộ phòng xử lý nghiệp vụ có trách nhiệm cấp giấy biện

nhân đã giao nộp theo mẫu có sẵn (Xem phụ lực 1)

Việc thu nhận nguồn tải liệu “xám” có ý nghĩa vô củng quan trọng, lưu giữ những giá trị trị thức và phổ biến trị thức cho người dùng

4 Dãăng kí đóng dâu, đán nhần cho tài liệu °xảm'”

Đảm bảo tính đây đủ và chỉnh xác của tải liệu trong Irung tâm thông qua

việc vào số đăng kí môn loại tài liệu nhằm giúp cho việc tra cứu, ngăn ngừa tấn thất và nẵng cao hiệu quả phục vụ

Thông qua việc đăng kí tài liệu có thể kịp phân ánh tinh hình hoạt động

của toản thư viện, làm cơ sở để hoạch dinh kế hoạch công tác thông tin -thư viên nói chung và kế hoạch xây dựng kho sách tài liệu “xám "nói riêng Việc dang ki

tài liệu có thể nêu lên những thống kê chính xác làm cơ sở để báo cáo, tổng kết

hoạt động công tác thông tin thư viện của Trung tâm

Muễn phát huy được tác dụng của việc đăng kí tải liễu trong rung tâm

cẦn xây dung chế độ đăng ký đạt được yêu cầu nghiêm ngặt, đấm bảo được tính

30

chính xác và lính hoàn chỉnh của công tác đăng kí, tăng cường lính an toản cho tài liệu “xám” và từ dó làm phát huy dây đủ tác dụng của kho tin

Sau khi nguỗn lài liệu “xám” dược nhận sẽ dược dăng kí trực tiến vào số

đăng kí cá biệt, mãi tài liệu “xám"là một đơn vị đăng kí độc lập vả được định

một số SỐ đăng ki của từng tải liệu “xám” chính là số thứ tự mà nguồn tải liệu

này dược nhận vẻ hàng năm ‘lay theo từng loại hình tải liệu "xám ”mà định kí

hiệu xếp giá khác nhau

* Dang ki tang qudt là đãng kí từng 1ô, từng dợt nhập tải liệu vào thư viện

có chứng từ kẻm theo vào số Qua đăng ki tổng quát có thể cung cấp nhưng

thông tin khái quát của tài liệu như khối lượng tài liệu, khối lượng chung, khối

lượng riêng cho từng lĩnh vực, từng ngôn ngữ

Tác dụng của đăng ký lông quái Thông qua ding ki tang quat cé thé kip

thời nắm bắt toản bộ tình hình của các kho tải liệu “xám” nhập tải liệu vào thư viện, xuất tài liệu khỏi thư viện vả tình hình biến động của kho tài liệu, phân

phối tài liệu cho các kho

Phương pháp đăng kí tổng quát Căn cứ vào chứng từ ghỉ lại số lượng

chung của từng lô tải liệu “xám ”nhập vào thư viện 8é lượng tải liệu theo từng

môn loại tải liệu †3ơn vị đăng kí tổng quát là những chứng từ, tải liệu nhập vào

thư viện

Cách ghỉ vào xỗ đăng kí tẳng quải Tuàn bộ tài liệu nhập, xuất của thư

viện phải được ghi vào số DKIQ Irong đó ghi lại sự phân phối cho các kho,

các nguồn bả sung, loại hỉnh tải liệu

Nội dung số ĐKTQ tải liệu “xám “của Trung tâm

Cét 1 Ngày vào số: ngày ghi bằng số A Rap, tháng ghi bằng số La Mã

Cột 2 Số thứ tự: Nếu nguồn tải liệu nhập it có thể ghi liền tục

Nếu tài liệu nhập nhiễu có thể mỗi năm hoặc vài năm quay lại 1 lần bat

đầu bằng số 1 Số thứ tự trong số ĐKTQ gọi là số ĐKTQ Số này được ghi vào

31