Luận văn tìm hiểu thực trạng Ứng dụng phầm mềm virtua tại thư viện tạ quang bửu trường Đại học bách khoa hà nội

LOI CAM ON Tôi xin bảy tổ lỏng biết ơn sâu sắc đến các thầy cô giáo khoa Thông tin — Thư viện Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia IIà Nội, những người đã tận t

LOI CAM ON

Tôi xin bảy tổ lỏng biết ơn sâu sắc đến các thầy cô giáo khoa Thông

tin — Thư viện Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn - Đại học

Quốc gia IIà Nội, những người đã tận tình đạy đỗ tôi trong suất 4 năm

học tập đưới mái trường,

Tôi xin chân thành cắm ơn các

án bộ công tác tại thư viên Ta Quang

Đửu, gia đình và bạn bẻ đã tạo điêu kiện, nhiệt tình giúp đỡ và hỗ trợ tôi

trong quá trình nghiên cứn đê tải này

Đặc biệt tôi xi gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Th§ Đào Thị

yên, người trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thành khoá luận nảy

Hã Nội, ngày tháng năm 2009

đình viên

Ta Thi Hồng Nhung

DANIIMUC TU VIET TAT

FBRD Functional Requirement for Bibliographic Records

Chức năng yêu câu biểu ghi thư mục

180 International Standard Ogamnization: TỔ chức tiêu

OPAC Online Public Access Catalogue: Mue luc truy nhập

công cộng true luyén

RFID Radio Frequency Identification: céng nghé x4e nhén

dối tương bằng sóng vô tuyến

SDI Selective Dissemination of Information : Dinh vị phố

biến thông tin

739.50 viện Chuẩn ding dé trao dai thông tin về sách giữa các thư

DANII MUC UNIT ANIT

Hinh 01 : So đồ cơ cầu tổ chức của thư viện Tạ Quang Bứu - 11

Hình 02 : Biểu đồ thẳng kê số đầu ẫn phẩm - 15

Hình 03 : Biểu đồ thống kê số bản tài liệu 15 Tĩình 04: Các văn phòng đại diện của công ty VTLS trên thế giới 21

Tình 06: Giới thiệu hình ảnh về Virtua -37

Hình 08 : Giao diện khung công việc mẫu cho biểu ghi thư mục 36

Hinh 10: Giao điện chỉ tiết tài liệu trong biển mục °ÖƑ37

Hình 11: Giao điện biểu ghỉ nhập tài liệu theo khô mẫu MACR 40

Hình 12: Giao điện biểu ghi bạn đọc 2

Hình 13: Giao diện thông tin cả nhân và thông tin mượn trả của bạn đọc 42

Hình 17: Giao dién tim kiém tài liệu của phan hé OPAC tai thư viện 54

Hinh 19: Biéu ghi MARC cua ban

Hình 20 Dich chuyén dến các bản ghi 62

Hình 21 : Biểu đồ mức thỏa mãn của người dùng tỉn „62

MỤC LỤC

LOINOI DAU

1 Tỉnh cấp thiết của đề tải

2 Mục đích nghiên cứu

3.Tình hình nghiên cứu thco hướng của dễ tải

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

7 Bồ cục của khỏa luận

CHƯƠNG 1: GIỚI THIẾU TÔNG QUAN VỀ THƯ VIÊN VÀ VIỆC

UNG DUNG PHAN MEM VIRTUA TAI THU VIEN TA QUANG BUU

TRUONG DAI HOC BACH KHOA HÀ NỘI

1.1 Khái quát về Thư viện Tạ Quang Bửu

Trường Đại học Dách khoa IIả Nội

1.1.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị

1.1.3 Vấn tài liệu

1.1.6 Đặc điểm người dùng tin và nhụ cầu tín tại Thư viễn

1.2.1 Các tính năng cơ bản của phần mềm Viruua

1.2.2 Các phân hệ chính của phần mêm

CHIƯƠNG 2 TIIỰC TRẠNG ỨNG DỤNG PHIÂN MẺÉM VIRTUA

TAT THU VIEN TA QUANG RUU

2.1 Qué trinh tin hoc héa va ứng dụng phần mém Virtua

tại Thư viên Tạ Quang Bửu

2.2 Các phần hệ của phần mễm Virtua dược ứng dụng

tai thu viện Tạ Quang Bửu

2.2.1 Phân hệ bễ sung -

2.4.3 Phân hệ lưu thông

2.4.4 Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC

2.4.5 Phân hệ quản lý xuất bản phẩm nhiều ky

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHIẬN XÉT VẢ GIẢI PHÁP NHIÄM NÂNG

CAO THIỆU QUA UNG DUNG PLAN MEM VIRTUA

'TẠI THƯ VIÊN TẠ QUANG BỨU TRONG THỜI GIAN TỚI

3 2.1 Tăng cường khai tháo các tính năng của phần mềm Virtua

3.2.2 Nâng cao trỉnh độ đội ngũ cán bộ thông tin- thư viện

3.2.3 Xây đựng vả phát triển nguồn tin điện tử

3.2.4 Đào tạo người dùng tì

LỜI NÓI DẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Thang tin tri thức lả nguồn tải nguyên vơ tận của đất nước Thơng,

tin nĩi chung và thơng tin khoa học cơng nghệ nĩi riêng giữ vai trỏ rất quan

trọng trong đời sống xã hội, tạo nên những ưu thế về chính trị - kinh tế cho mỗi quốc gia Tắt ộ các quốc gia đều quan tam đến việc sử dụng thơng tin

để nâng cao khá năng duy trì vị trí của mình trong một thị trường tồn cầu

mang tính cạnh tranh ngày cảng cao

Ngày nay, sự phát triển mạnh mẽ như vũ bão của cơng nghệ thơng

tin và INTERNET đã dẫn đến sự bủng bổ thơng tin tồn cầu Nguồn thơng

tin được sản sinh ra với số lượng ngày cảng lớn mạnh, phong phú về loại

hình và khĩ kiểm sốt về chất lượng nội dung

Trong giai đoạn hiện nay, cĩ rất nhiễu vấn để đang đặt ra đối với các

cơ quan thơng tin — thư viện Các quan hệ quốc tễ mới, sự phát triển kinh tế

xã hội, khoa học và cơng nghệ đã tạo ra những tiền để quan trạng cho sự phát triển và hoạt động thơng tin khoa học Đơng thời cũng chính sự phát triển đĩ, chính những nhu cầu giao lưu và hợp tác trên phạm vi quốc tế đã đời hỏi được cung cấp những sản phẩm và dich vụ thơng tin thu viện với

chất lượng ngày một cao hon

Thư viện muốn lam tốt vai trỏ của mình trong thời dai bing nd

thơng tin cần phải cĩ sự hỗ trợ của cơng nghệ Các phần mềm thư viện ra

đời nhằm mục đích đĩ

liiện nay trên thé giới và Việt Nam tồn tại khá nhiều phần mềm

quan trị thư viên khác nhau như: II.TB của sơng ty máy tỉnh truyền thơng

CMC, Libol cia cơng ty cơng nghệ tin học "Lĩnh Vân, OSI.IB của cơng,

ty Trường Thành, CDS/ISIS do UNDSCO phát triển, Greetone của

“trưởng Đại học Waikato, Virtua của cdnp ty VTLS Inc Méi phần mềm đều cĩ những tính năng ưu việt phù hợp với điều kiên thực tế của mỗi

thư viện Tại Việt Nam, một sề thư viện đang sử dụng phan mém Virtua của cơng ty V'I.8 lne là một trong những phần mềm đã và đang được sử

dụng rộng rãi trên khắp thể giới Thư viện Tạ Quang Bửu trường Đại học Bách khoa Hà Nội là một thư viên điện tử lớn Để đáp img sự phát triển

của thư viện trong tương lai, cùng với những tiện ích mà phần mềm

Virtua mang Jai, Thu viên Tạ Quang Bửu đã lựa chọn và sử dụng phần

mềm này để áp dụng cho thư viên minh

2 Mục đích nghiên cứu

Mục dich của đề tài là nhằm nghiên cứu tẳng quan về phần mềm 'Virtua, tìm hiểu những tính năng cơ bản của phần mềm; thực trạng ứng dụng phần mềm Virtua và nêu lên những thuận lợi và khỏ khăn trong việc ung dung phan mềm Virtua tại thư viên Tạ Quang Bủu Qua đó có thể mở

ra hướng phát triển của phan mềm này tại các thư viện ở Việt Nam

3, Tình hình nghiên cứu theo hướng của để tải

Để tài nghiên cứu thực trạng ứng dụng phần mềm tại thư viện đã được nhiều khoá luận để cập dến như : « Tìm hiểu ửng dụng phần mềm quản trị thư viện Libol tại Trung tâm Thông tín thư viện Đại học IIả Nội » của Hoàng Anh Tuấn ; « Nghiên cửu các phân hệ của phần mễm hệ quản trị

thư viện tích hop U.[6» của Đoàn tức Vĩnh

Các để tài kể trên dều nghiên cứu các phân hệ chính vả tình hình ứng, dung phan mềm tại một số thư viện cụ thể Bên cạnh đó, một số khoá luận

có dể cập tới hoạt đồng thông tin - thư viện tại thư viên Tạ Quang Bửu

Trường Dai hoc Bách khoa Hà Nội như : « Nghiên cứu hoạt động tự động

hoá tại Trung tâm mạng thông tin - thư viện Trường Đại học Bách khoa IIà Nội » của Nguyễn Quang Huy, « ‘Tim hiểu khung phân loại L.C và quá trình 4p dụng LCC tại Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại học Bách khoa

Hả Nội » của Nguyễn Thị Duyên

Tuy nhiên, những để tài trên cũng mới chỉ giải quyết một số khía

cạnh trong hoạt động thông tin — thư viện Nhìn chung chưa có để tài nào

để cap trực tiếp đến phần mềm Virtua và thực trạng ứng dụng phần mềm lai

thư viện 'ạ Quang Bửu rường Đại học Bách khoa Hà Nội l3o đó tôi đã

chon để tải : « Tìm hiểu thực trạng ứng dụng phần mềm Virtua tại thư viện

Ta Quang Btu Trường Đại học Bach khoa Hã Nội » làm đề tải khoá luận

Qua kết quả đạt được trong quá trình nghiên cứu, tôi hi vọng sẽ đóng góp

được một phần về mặt lý luận vả thực tiễn trong công tác lựa chọn và ứng

dụng phần mễm thư viện diễn tử tại các thư viện ở Việt Nam

4 Đối tượng và phạm vỉ nghiên cứu

41 Đối tượng nnhiên cứu

Khoa luận tập trung vào nghiên cứu các phân hệ của phần mềm Virtua clia cong ty VTLS Inc

Tìm hiểu các chức năng chính của từng phân hệ và đánh giá phần smém trong quá trình hoạt động tại thư viện Tạ Quang Dửu

5.2 Phương pháp cụ thể

Trong khóa luận, các vấn để được giải quyết nhờ vận dụng các

phương nhập:

~ Phương pháp nghiên cứu tư liệu

- Phương pháp khảo sát thực tế tại thư viện Ta Quang Bửu

- Phương pháp phân tích dánh giá, tổng hợp tư liệu

Nghiên cứu nhằm đóng góp vảo việc tìm hiếu thực trạng ứng dụng

phần mềm thư viện Virtua tại thư viện Tạ Quang Bứu

6.2 Đóng góp về thực tiễn

Đề tải tuy mới chỉ đừng lại ở việc giới thiêu tổng quan về phần mém và những ứng dụng của phần mềm tại thư viện Tạ Quang Bứu song

để lải cũng đã đáp ứng được những mục dich sau

- Tim hiểu phần mềm thư viên Virtua

- Tìm hiểu quá trình áp dụng các phân hệ của phan mềm tại Thư viện Tạ Quang Bửu

- Đưa ra ưu, nhược diễm của phần mềm trong quả trình áp dung lại

'Thư viện 'la Quang Bửu

- Dưa ra một số khuyến nghị, giải pháp

7 Bỗ cục của khóa luận

Khóa luận được tổ chức theo một bố cục pằm: phan dit van dé, nội dung, kết luận vả danh mục tài liệu tham khảo Irong đó phần nội dung

được chia thành 3 chương như sau:

- Chương 1 Giới thiệu tổng quan về Thư viện vá việc img dung

phần mềm Virtua tại thư viên Tạ Quang Hữu rường Đại học Bách khoa

Ha Ni.

- Chương 2 Thực trạng ứng dụng phần mễm Virlua lại thư viện Tạ Quang Bửu

- Chương 3 Một số nhận xết và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả

ứng dụng phần mềm Virua tại Thư viện Tạ Quang Bửu trong thời gian

tới.

CHƯƠNG 1: GIỚI TIIỆU TỎNG QUAN VẺ THƯ VIỆN VÀ VIỆC

UNG DUNG PHẢN MÉM VIRTUA TAI TIIU VIEN TA QUANG

BỬU TRƯỜNG ĐẠI HỌC BACH KHOA HA NỘI

1.1.Khái quát về Thư viện Tạ Quang Bửu Trường Đại học Bách khoa

Hà Nội

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Trường Dại học Bách khoa Hà Nội thành lập năm 1956 Thư viện

trường Đại học Bach khoa được thành lập ngay khi thánh lập trường theo

Keli dinh số 147/ ND-CT của Chính phủ do Bệ trưởng Hệ Giáo dục

Nguyễn Văn Iuyên ký ngày 06/03/1956

Thi thành lập, Thư viện trường được xây dựng với quy mô 800 chỗ ngồi cho khoáng 2400 lượt độc giả/ngày Thư viện Trưởng Đại học Bách

khoa là một thư viện lớn nhất, hiện đại nhất trong số các thư viện trường đại học ở nước ta Ban đầu, vốn tải liệu gủa thư viện có khoáng 5000 cuỗn

sách do trường Viễn Đông Bác Cổ và Đông Dương học xá chuyển giao miên công tác phục vụ cũng bị hạn chế Thư viện phục vụ theo hai hình

thức là đọc tại chỗ và cho mượn về nhà (nhưng chỉ dược mượn một số lượng nhỏ giáo trình và sách tham khảo)

Năm 1965, nhà nước Liên Xổ đã giúp thư viện nâng cấp về trang thiết bị, cơ sở vật chất, các hoạt động của thư viện đã được cải thiện hơn Sách báo Na dược bổ sung rất nhiều

Trong thời gian 1965-1975, củng với vốn tài liệu phong phú, Thư viện Bách khoa đã phục vụ đắc lực cho đội ngũ cán bộ trong việc nghiên

cứu học tập phục vụ sắn xuất và chiến đầu Tuy còn gặp nhiều khó khăn, song thư viện đã không ngừng vươn lên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đề

ra, phục vụ tốt nhất nhu cầu tin của người đùng tin.

Để bảo vệ nguồn tài liệu khoa học quý hiểm và phục vụ cho công tác

đảo tạo, giảng dạy của nhà trường, sách và 'Thư viên cũng theo trường đi sơ

tán nhiều lần từ Lạng Sơn (1965-1968) đến IIà Bắc (1970-1972) Thời kỳ

nay thư viện gặp khó khăn về nhiều mặt, lừ khâu bảo quần kho tải liêu cho

tới các hoạt động phục vụ bạn đọc Phương thức phục vụ chủ yếu là chơ

mượn tai liệu về nhà

Năm 1973 Thư viện được tách ra thành một đơn vị độc lập trực

thuộc Ban giám hiệu trường ‘Tit diy ‘Thu viên Trường Đại học Bách khoa

Hà Nội đã có nhiều điều kiện để phát triển và hoàn thiện hơn

‘lw sau dai thing mma xudn nim 1975 dén nam 1994, ‘Thu vién tiép

tục phát triển cả về số lượng va chất lượng tải liệu để đáp ứng nhu cầu đảo

†ạo và giảng dạy của Nhà trường, các tài liệu khoa học công nghệ bing

tiêng Anh được chú trọng bỗ sung

Từ năm 1995 đến năm 2003, thư viện đã chuyển mình sang một giai

đoạn mới với nhiều điều kiện thuận lợi Củng với việc cải cách giáo dục

niẳng cao chất lượng đào tạo, đấy mạnh công tác nghiên cứu khoa học phục

vụ đời sống và quốc phòng, Thư viện đã được Dan giám hiệu nhà trường

quan tâm hơn, ngân sách cho dầu tư tải hiệu cũng đã dược nâng thêm rất

nhiễu, kho tài liệu ngảy cảng phong phú cá về nội dung va da dang vé hinh

thức và ngôn ngữ

Trường Đại học Bách khoa là một trưởng chuyên đào tạo cán bộ

khoa học và công nghệ, 'Thư viên là một bộ phận không thể tách rời trong,

hoạt động của nhà trường Thư viện là nơi cung cấp cho độc giá những tài

liệu có giá trị phục vụ nghiên cửu và giáng day Hàng năm, số lượng người dũng tin toàn trường lên đến hơn 35.000 người Diễu đó khiển Thư

viện luôn trong tỉnh trạng quá tải, thiếu tải liệu và chỗ ngôi Mặc dù Thư viện dã tăng thời pian phục vụ, mở cửa thông tầm tử 8h-21h nhưng vẫn

chưa đáp ứng được nhu cầu cao của người dùng tin

Do yêu cau dao lạo của trường ngày càng mể rộng, quy mô dao lao

tăng nhanh nên tháng 4/2002 được sự cho phép và đầu tư của Đảng và

Wha nước, Trường Đại học Bách khoa IIà Nội đã tiến hành khởi công xây dựng công trình thư viện điện tử với tổng mức đầu tư khoảng 220 Lý đồng

'Lèa nhà 'Ihư viên điện tử có tổng dién tich san 36.860 m2 chiều cao công

trình là 10 tằng với quy mỗ 4000 chỗ ngồi, phục vụ 10.000 lượt độc

giángày Sau khi đi vào hoạt dộng, đây được coi là thư viên diễn tử lớn

nhật ở Việt Nam Ngày 7/10/2006, Trường Dại học Bách khoa Hà Nội đã

long trong tiên hành lễ khánh thành tòa nhà Thư viện điện tử và đặt tên cho tòa nhà là Thư viện Tạ Quang Buu Tir day Thu viên Ta Quang Bửu

đã chính thức đi vào hoạt động trong một mỗi trường hoàn toàn mới mẻ, hiện dại và khang trang gấp nhiều lần thư viễn cũ

Thư viện Tạ Quang Bửu ra dời đã đáp ứng nhu cầu tất yếu của công tác giáo đục dao tạo, ngây cảng khẳng định vai trỏ to lớn của mình, dân trở thành giảng đường thứ hai quen thuộc và quan trọng đối với các sinh

viên, nghiên cửu sinh, giảng viên trong trường,

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

1.1.2.1 Chức nắng

‘Thu viện lạ Quang Bửu là một thư viện khoa học kỹ thuật da mgảnh, phục vụ công tác giảng day, đảo tạo và nghiên cứu khoa học trong nhà trường Thư viện Ta Quang Bitu phuc wy cho việc đảo tạo trên

40.000 sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh với 67 chuyên

ngành đại học và 33 chuyên ngành cao học, 57 chuyên ngành tiễn sĩ, góp

phần to lớn vào công tác giáo dục, đào tạo sinh viên, học viên và nghiên cứu sinh, đổng thời nâng cao chất lượng giảng dạy, nghiên cửu khoa học

va trinh độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, giảng viên của

nhà trường,

"Thư viện có các nhiệm vụ cơ bản sau:

1 Thu thập, tổ chức quản lý, phát triển các nguồn tin phục vụ bạn

doc

+ Nghiên cứu và áp dụng các công nghệ mới, các Liêu chuẩn quốc

tế nhằm tự động hoá các hoạt động thông tin - thư viện

+ 'từng bước xây dựng hệ thống thông tin số và thư viện số

+ Nghiên cứu tổ chức phát triển các dịch vụ, nâng cao chất lượng

phục vụ bạn đọc

1 Phát triển nguồn lực thông tin tiến tới trở thành đầu mỗi cung cấp

thông tin cho các thư viện khác trong khu vực

+ Nghiên cứu, phát triển vả ứng dụng các công nghệ, dịch vụ của

thư viện điện tử

+ Xây dựng vốn tải liệu đủ lớn về số lượng, phong phú về chủng loại, dạt chất lượng cao Chủ động tìm cách da dạng hóa, phát triển các

nguồn tin và kênh thu thập thông tin, tải liệu một cách hiệu quả tạo ra các

sản phẩm và dịch vụ thông tin có giá trị

+ Tổ chức các phỏng đọc, phòng mượn đảm bảo đáp ứng đầy đủ

nhụ cầu thông tin của đội ngũ giáo viên và sinh viên trong rường

1 Vận hành vả khai thác Thư viện Tạ Quang Bửu Trường Đại học

Bách khoa Hà Nội một cách có hiệu quả cao, đảm bão phục vụ đồng thời

khoảng 4.000 bạn đọc sử dụng các địch vụ khác nhau trong thư viện, làm

tối công tác thông tin khoa học công nghệ phục vụ cho công tác đảo tạo

và nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong lrường

Đại học Bách khoa 1à Nội và xa hơn là phục vụ cho hệ thống các trường,

dại học công nghệ nói chung

+ 'TÃ chức tốt công tác lưu trữ các luận án, luận văn và các để tài khoa

1 01 Phó giám đốc phụ trách về công nghệ thông tin

1 01 Phó giám đốc phụ trách về nghiệp vụ thư viện

- Khối các phòng ban gồm :

+ Phòng xử lý thông tin

1 Phòng công nghệ thư viện điện tử

¡ Phòng địch vụ thông tín — tư liệu.

Hình 01 : Sơ đồ cơ cầu tổ chức của thư viên Ta Quang Bửu

1.1.3.2 Đôi ngũ cán bộ

Tổng số cán bô thư viên hiện nay là 42 người, trong đó:

+ 09 Thạc sỹ Thông tin thư viện va Công nghệ thông tin (chiếm

20%)

+ 05 Kỹ sư Công nghệ thông tin và các ngành kỹ thuật (chiếm 129) + 23 Cử nhân Thông tin Thư viên (chiếm 56%)

+ 02 Cử nhân ngoại ngữ (chiếm 59)

+ 03 Cử nhân Kinh tế và Tài chính kế toán (chiếm 79%)

100% cản bộ Thư viện sử dụng máy vi tính thành thạo; 100% cán bộ

Thư viện đạt trình độ B Anh văn trở lên.

1.1.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị

Diện tích sử dụng

Thư viện được giao sử dụng 5 tầng toả nha (Ur tang 1 dén tang 5)

trong toà nhả thư viên diện tử, với tổng diện tích vào khoảng 17 500m”

Trang thiết bị

+118 thang máy Lính và Mạng

- Hệ thống máy chủ cơ sở dữ liệu (Database server) cải đặt phan mềm quản lý thư viện Virua: quản lý CSDL thư mục về tải liệu thư viên, thông tin bạn dọc va moi thông tin vé hoạt động mượn trả

- Hệ thống máy chủ thư viên số phục vụ khai thác thông tin đã

phương tiện như các đữ liệu được lưu trữ dưới dạng số hoá bao gồm hình ảnh đỗ hoạ, âm thanh, phim tải liệu người đọc có thể kết nối khai thác

thông qua mạng máy tính trong thư viện để dọc các tải liệu toàn văn

- Hệ thống các thiết bị không day (wireless) nhằm phục vụ cho người

dùng có khả năng truy xuất đến thư viện khi sử dụng các máy tỉnh di động

Hệ thông các thiết bị đâm bảo an ninh thông tin cho mạng thư viện báo gồm các bức lường lửa (Irewall), các thiết bị giảm sáL truy cập ghi

logfile nhằm ngăn chặn các hacker tân công phả hoại các hệ thống trong

LẦU xà siểm sát nÝn nHẤn KÊt nổi tò "

thư viện vả giám sát các cuộc kết nội tử xa vào mạng thư viện.

TIệ thống các thiết bị lưu trữ, phân bổ các thông tin truy xuất lam giúp người sử dụng có thể truy xuất nhanh tới các thông tin trên mạng được

sử dụng thường xuyên IIệ thống này cũng làm giảm dung lượng khai thác trên áo đường kết nỗi chu phí cao như Intornot, đồng thời tăng tốc độ truy cập mạng cho người sử dụng

Hệ thẳng các thiết bị mạng phục vụ chơ truy cập từ xa vào mạng, 'Thư viên điên tử (tương tự dial-up qua modem) giúp cho bạn đọc cũng như

các tổ chức giáo dục khác cỏ khả năng tra cứu và khai thác thông tin kịp

thời tại mắt cứ nơi đâu chứ không nhất nhiết phải đi tới thư viện

+118 théng mạng điện thoại dịch vụ

+ Hệ thống mạng đầm bảo an ninh (giám sát an ninh và bảo về):

Hệ thống mạng quản lý từ hoá sách và sóng radio củng với các thiết

bị kiểm soát an ninh (công từ, công chíp REID, máy nạp/khử từ, trạm lập

trình REID) đảm bảo khả năng chống mắt sách, ngăn chặn hành vi mang,

sách trái phép ra khỏi thư viên

Hệ thống khoá tử kiểm soát vào ra: Hệ thống kiểm soát sử dụng thé

từ, mã vạch (barcode) sẽ ghỉ nhận số liệu về người väo/ra các phòng bảo

mật và lưu trữ sế liệu này trên máy tính để người quản trị hệ thống có thể kết xuất dữ liệu và lập báo cáo dịnh kỳ kiểm tra sự vào ra của toà nhà dễ ngăn chăn sự xâm nhập của người lạ vào các khu vực cần được bảo vệ

Hệ thống Camera theo đối được bố trí tại các phòng đọc, các tầng nhằm mục đích giám sát mọi hoạt động gây ảnh hưởng đến an ninh, an toàn

của toà nhà Thư viện điện tử và phòng chống mắt sách

+ Các trang thiết bị chuyên dụng khác

1.1.8 Vốn tải liệu

Trải qua hơn 50 năm đầu tư và phát triển, Thư viện đã bồ sung, thu thập và xây dựng được một nguồn tài nguyên thông tin tương dối lớn, da dang về

hình thức với nội dung bao hàm các ngành khoa học kỹ thuật và công nghệ Ngoài ra các tải liệu về khoa học xã hội, văn học nghệ thuật cũng được chủ

trọng đầu tư (chiếm khoảng 159)

‘Tuy vậy, sơ với quy mô đảo tạo của Nhà trường như hiện nay,

nguồn lực thông tin hiện tại của Thư viện chưa đắp ứng được nhủ câu của

bạn đọc, cần phải tăng cường mạnh mẽ cá về số lượng và chất lượng mới

có thế đáp ứng được các nhụ cầu khai thác thông tin của bạn đọc đặc biệt là

khi trường Đại học Bách khoa IIà Nội đang chuyển đổi sang hình thức đào

†ạo theo tín chỉ Để đạt được mục tiêu là thư viên đầu mối cung cấp và chia

sẻ thông tin cho các thư viện khác trong khu vực Thư viện Tạ Quang Bửu

oần phái có chỉnh sách thích hợp và sự đầu tư mạnh mẽ nhằm phát triển

nguồn lực thông tin

Biểu đồ đầu mục tài liệu

Hình 03 : Biểu đồ thống kê số bản tài liệu

+ Tài liệu hiện đại

Để đáp ứng nhu cầu của bạn đọc vả từng bước hiện đại hoá thư

viện, bên cạnh việc bỗ sung các tài liệu truyền thống thư viện đã chu trong đầu tư các loại hình tải liệu khác: Cơ sở dữ liêu điện tử online, Số lượng

các nguồn tài liệu hiện đại tính đến năm 2007 được trình bày ở Bảng 2.

Co sé dit liéu dién | Science direct Mua theo dự án

Blackwell Mua qua liên hợp thư viên

Proquest

Dia CD, dia mém 3200 Sách điện tử, tải liệu wan

văn

Bang 2: Théng ké nguồn tải Hiệu hiện đại năm 2007

1.1.6 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin tại Thư viện

$ Đặc điểm người dùng tin

Người đủng tin ở Thư viện lả toàn thể cán bộ công nhân viên, giảng,

viên, cán bộ nghiên cửu khoa học, học viên và sinh viên thuộc các hệ đào

tao trong toàn trường Người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu có thể được phân chia làm 2 nhóm chỉnh :

+ Nhóm cán bộ và giảng viên được chia thành 2 nhóm nhỏ

- Cán bộ lãnh dạo quán lý: Nhóm này chiếm tý lệ không cao trong số người dùng tin tại Đại học Bách khoa Hà Nội, nhưng đóng vai tro quan

trọng trong sự phát triển của trường Iọ vừa tham gia giâng dạy vừa làm công tác quản lý, dé ra mục tiêu và dịnh hướng chiến lược phát triển của

trường Thực chat của quá trình quản lý lả việc ra quyết đỉnh, đồng thời

cường đệ lao động của nhóm này TẤt cao nên thông tin che nhám người này mang tính chất tổng kết, dự báo có chất lượng cao Hình thức phục vụ là

cdc téng quan, tổng luận, ban tin chon lọc Do tính chất và đặc thủ công

việc vừa làm công lác quản lý lại vừa tham gia giăng dạy nên cán bộ quản

lý là những người có chuyền môn tương đổi sâu Họ vừa sử dụng thông tin chuyên sâu vừa là những người cung cấp những thông tin có giá trị Do vậy cần phải khai thác triệt dễ nguồn thong tin nay để có kế hoạch phát triển

sẵn phẩm thông tin phủ hợp với lĩnh vực đảo tạo của trường,

- Giảng viên và cán bô nghiên cứu

Đây là nhóm người có trình độ trên đại học và có khả năng sử dụng

ngoại ngữ cao (tối thiểu là 1-2 ngoại ngữ) Họ là những người chuyển giao

trị thức khoa học đến cho sinh viễn, tham gia trực tiếp vào quá trình đào tao

của trường, vừa là chủ thể sáng tạo ra thông lin vừa là người dùng tin

thường xuyên của Thư viện Vi tham gia giảng dạy nên họ phải thưởng

xuyên cập nhật những kiến thức mới, công nghệ mới và chuyên sâu liên

quan trực tiếp tới lĩnh vực mà họ giảng dạy, nghiên cửu Sản phim cua họ

là những bài giãng, giáo trình vả các công trình nghiên cửu, các dự án

Thông tin cho nhóm này là những thông tin chuyên sâu có tính thời sự về

khoa học và công nghệ thuộc các lĩnh vực trường dảo tạo Hình thức phục

vụ thông tin cho nhóm nảy lả các danh mục tài liệu chuyên ngành mới hoặc

sắp xuất bản, các thông tin thư mục chuyên đề, thông tin chọn lọc về khoa

học và công nghệ, tài liêu chuyên ngành là sách cũng như tạp chí khoa học

kỹ thuật nước ngoài, các cơ sở đữ liệu và các tài liệu điện tử

+ Nhóm hục viên cao học và sinh viễn

Đây là nhóm người dùng đông đáo và thường xuyên ở Thư viên, co thé chia thành bai nhóm nhê như sau:

- Họø viên cao học

Là người đã tốt nghiệp đại học vả tiếp tục nghiên cứu chuyên sâu về một lĩnh vực cụ thể Thông tin ho cin chủ yếu là tải liệu mang tính chất

chuyên ngành sầu phủ hợp với chương trình học hoặc dễ tài họ nghiên cửu:

sách tham khảo, tạp chí chuyên ngành, luận án, luận văn Nhu cầu tin của

ho rat da dang và phong phú Hầu hết trong số họ lá cản bộ vừa đi học vừa

di làm, rất hạn chế về thời gian, dỏi hỏi Thư viện phải đáp ứng nhu cầu bằng các hình thức địch vụ đặc thủ như phô tô tài liệu hoặc cho mượn về nha, cung cấp thông tin tử xa qua Intemet

- Bình viên

“rong tắt cả nhám bạn đọc thì sinh viên chiếm tỷ lệ cao nhất (85%) Sinh viên được chia làm hai giai đoạn Trong đó, giai đoạn 1 là 2 năm đầu

Giai đoạn này sinh viên chưa được phân ngành đều phấi học chương trình

cơ bản Với nhóm nảy, thư viện chủ yếu phục vụ sách giáo trình, một số sách tham khảo bằng liễng Việt, sách hưởng dẫn học ngoại ngữ, lải liệu mnáy tính, sách tin học Nhu cầu sử dụng Tiếng Việt cú» sinh viên lả chủ yêu, một số sử dụng tài liệu tiếng Anh, tiếng Pháp Giai đoạn 2 là những năm cuối, nhóm sinh viên này có trình độ chuyên môn tương đối cao, nhu

cầu tài liệu của sinh viễn này là sách tham khảo khoa học kỹ thuật trong

nước và nước ngoài, các tạp chí khoa học Với những sinh viên năm cuối,

để chuẩn bị làm dé an mén hoc va dé an tốt nghiệp, họ có nhu cầu tham khảo luận án, luận văn, ngoài tiếng Việt, ngôn ngữ mà họ sử dụng nhiều lả tiếng Anh, tiếng Pháp vả một số ít sinh viên sử dụng ngoại ngữ tiếng Ngã

'Tử những dic diém của nhóm người dùng tin như trên, để làm tốt công tác phục vụ thông tin tài liệu, Thư viện phải tiến hành xem xét, đánh

giá nhu cầu lin của họ, trên cơ sở đó có biện pháp dé đáp img ti da nhu

cầu của người dùng tin ở Thư viên Tạ Quang Bữu

+*- Đặc diễm nhu cầu tin Nhu cầu tin là những dỏi hỏi khách quan về thông tin của cá nhân hay tập thể nhằm duy trì các hoạt dộng của con người Nghiên cửu nhu cầu tin là nhận dạng về nhu cầu thông tin và tải liệu của người dùng, trên cơ sở

đó tìm ra biện pháp cụ thể và phù hợp để cung cấp thông tin hoặc tài liệu

cho họ Thông tin và tài liệu đã trở thành chất liệu không thể thiểu được

trong quá trình giảng dạy, nghiên cứu và học tập của người đừng tìn

+ Nhu cầu thông tin thco các lĩnh vực chuyên môn (ngành đảo tạo)

Người dùng tin ở trưởng Đại học Bách khoa Hà Nội có nhụ cau tin

chuyên sâu theo chuyên ngành đảo Tạo chiếm ưu thế, ngoài ra họ còn có

xhu cầu tham khảo tải liệu về các ngành khoa học liên quan Đặc biệt, sinh

viên năm thứ nhật và năm thứ hai chưa có nhu cầu cao vẻ tài liệu chuyên

ngành, đa số sử dụng tải liệu là sách giáo trình cơ bản, cơ sở

+ Nhu cầu tin thco ngôn ngữ tải liệu

liiện nay liếng Anh và tiếng Pháp là ngôn ngữ thứ hai của người dùng tin tại trường Sinh viên được học tiếng Anh kỹ thuật trong chương,

trình học tập chỉnh khóa dũng hỗ trợ rất nhiều trong việc đọc tải liệu tham

khảo tiếng nước ngoài

Ngoài việc sử dụng tài liệu băng tiếng Việt, hầu hết người dùng tin ở Đại học Bách khoa Hà Nội có nhú cầu sừ dụng lài liệu tham khảo bằng

tiếng Anh, nhất là cán bộ giảng day và nghiên cứu Nhiều người trong số

họ sử đụng được từ 2 đến 3 thứ tiếng để đọc tài liệu

+ Nhu cau tin theo dang tài liệu

Nhìn chung tải liệu truyền thống vẫn được người dùng tin trong

trường sử dụng nhiều nhất Các tài liệu điện tử như đĩa mềm, Œ ROM, và

cơ sở dữ liệu cũng dược người dùng quan tâm Tuy nhiên do số lượng tài

liệu điện tử ở Thư viện Tạ Quang Bửu cỏn chưa nhiều

Các nguễn tin cho thư viện điện tử cần phải được số hoá, trong đó có

cả tài liệu diện tử toàn văn để người dùng tin có thể tra cứu và đọc tài liệu trực tiếp mà không phải lên Thư viện

+ Nhu cầu thông tin theu thời gian xuất bản của tài liệu

Do dic thủ lá trường đại học kỹ thuật vả công nghệ nên hầu hết

người dửng tin & đây có nhu cầu đọc các tải liệu khoa học kỹ thuật mới xuất bản Để nắm bắt được những thông tin mới về khoa học và công nghệ, giảng viên luôn luôn phải cập nhật những kiến thức mới Ngoài giáo trình,

tải Gu tham kháo được sinh viên tìm đạc nhiều Theo thống kẽ ở e

phòng đọc thì có hon 90% người dùng tin có nhú cầu đọc tải liệu xuất bán

từ năm 2000 trở lại đây

1.2 Khái quát về phần mềm Virtua trong việc triển khai ứng

dụng tại Thư viện Tạ Quang Bửu

Phần mềm tích hợp quản trị thư viện là một cụm các công trình

được viết để giải quyết các công đoạn khác nhau trong thư viên, được tổ chức theo kiểu phân hệ (module), mỗi phân hệ nhằm giải quyết một nhóm các thao tác, giữa các phân hệ có quan hệ mật thiết với nhau, kết quả của

phân hệ này coi là đầu vào của phân hệ kia

Virtua là một phần mềm của Hoa Kỳ với những ưu điểm nỗi trội đang được sử dụng ở rất nhiều thư viên lớn trên thể giới Năm 2006, Thư viện Tạ Quang Bửu quyết định mua và sử dụng phần mềm Virtua vào việc

tự động hóa hoạt động thông tin thư viện

1.2.1 Các tính năng cơ bản của phần mềm Virtua

Virtua la giai pháp thư viện điện tử cho các thư viện thuộc sở hữu

của công ty VTLS, Inc.( Tên day du 1a Visionary Technology in Library Solution)

Công ty VTLS Inc (http./Avww.vtls.com)

VTLS Inc là một công ty hàng đầu trên thế giới về giải pháp công nghệ cho thư viện Công ty cung cấp các giải pháp cho một cơ sở khách

hang đa dạng với hơn 900 thư viện tại 37 quốc gia Là nhà cung cấp các giải pháp thư viện hơn 30 năm, VTLS§ có một kiến thức sâu rộng về nhu

cầu hiện tại của các thư viện và các trung tâm thông tin Đồng thoi VTLS

cũng là một công ty hàng đầu trong việc cung cấp các sản phẩm cho các

thư viên với “các nhu cầu trong tương lai VTLS là một trong số ít các công ty trong ngành công nghiệp thư viện được cấp chứng chỉ đạt tiêu

chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 VTLS đáp ứng đẩy đủ các nhu cầu và

nguyên vọng của các thư viện trên khắp thể giới Nhân viên của công ty

có hơn 120 chuyên gia bao gồm các kỹ sư phần mềm và chuyên gia thư viên với nhiều năm kinh nghiệm Trụ sở chính của VTLS được đặt tại

Blacksburg, Virginia, My Ngoài ra, VTLS cũng có văn phòng tại An D6,

Thái Lan, Brazil, Canada, Thuy Sỹ

VTLS, Inc Global Offices

Hình 04: Các văn phòng đại diện của công ty VTLS trén thé gidi

'Virtua, một trong những sản phẩm dẫn đầu trong các hệ thống thư

viện tích hợp Nó đã được tích hợp các chức năng tiên tiến như FRBR (Functional Requirements for Bibliographic Records - Chite nang Bién

mục yêu cầu gủa biểu ghi thư mục), cập nhật và thông báo thông tin

thông qua hệ thống 81 (Service of I3isseminatine Information - Hệ dịch

vụ phân tán thông tin trên Web) Virtua, durgc phat triển dựa trên tất cả

các tiêu chuẩn Liên tiến trong lĩnh vực thư viện, độ tich hợp cao, linh

hỏi hiện tại và tương lai của các thư viên)

Với hơn 25 năm kinh nghiệm làm việc với các thư viện, VTLS biết

rẳng “không có hai thư viên có củng một nhu cầu” (không có thư viện nào

có nhụ cầu giống nhau), đó là lý do tại sao VTLS đã thiết kế và phát triển một phần mềm linh hoạt cho phép tạo ra hỗ sơ bạn dọc cho mỗi thư viện, kiểm tra, kiểm soát truy cập và hơn 600 chức năng qua hệ thống, được

thiết kế kỹ thuật nhằm đem đến sự linh hoạt và sử dụng dé dang ma ban

doc va nhãn viên thư viên yêu cầu Virtua piúp bạn tạo lập các quy tắc và những tham số phủ hợp nhất với thư viện của bạn

Dễ đàng để sử dụng và dé dang dé dao tao, Virtua cung cấp các chức

nắng tích hợp giữa các phân hề, gồm có các chức năng: biên mục, bỗ sung,

quẫn lý xuất bản phẩm nhiễu kỳ, lưu thông, báo cao Va hơn nữa, việc di chuyển giữa các phân hệ đễ đảng

Ở Việt Nam, hiện có 04 thư viện đang sử dụng phần mềm nay, Dé

1 Thư viện Trung tâm Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh

2 Thư viện Đại học Bách khoa Hồ Chí Minh

3 Thư viện Tạ Quang Tứu, Đại học Bách khoa 11à Nội

4 Thư viện Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn I1ầ Chí Minh

Phần mềm Virtua hiện được sử dụng tại hơn 900 thư viện trên toàn

thể giới

Các tính năng cơ bản của phần mềm:

+ Quản lý thư viên lớn tới hảng triệu biểu ghi

+ Chạy ổn định trên hệ điều hành UNIX

+ Hê quản trị dữ liệu Oracle

+ Cấu trúc 3 tầng khách-chủ

Datahase Mail Server Fulltext Search Digital Data

+ Hỗ trợ Unicode cho từng ngôn ngữ

+ Giao diện đồ họa người dùng (GUI)

+ Hỗ trợ chuẩn biên mục chuẩn biên mục MARC 21, UNIMARC, USMARC, AACR2, ISBD

+ Hỗ trợ đầy đủ các chuẩn trao đổi đữ liệu ISO 2709

+ Liên kết với các thư viên, mượn liên thư viên thông qua giao thức

Z39.50

+ Tích hợp các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID

1 118 trợ các khung phân loại théng dung nhu DDC, BBK, LC

+ Công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tải nguyên số

+ Khả năng tuỳ biển cao

+ Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở,

1 Bão mật và phân quyền chặt chẽ

1.2.2 Cae phan hệ chính của phần mềm

Phan mém Virtua có các phân hệ để thực hiện các chức năng của hoạt dộng thông tin - thư viện Phần mềm pằm các phân hệ chủ yếu sau

- Phân hệ bỗ sung

- Phân hệ biên mục

- Phân hệ lưu thông

- Phân hệ quân lý xuất bản phẩm nhiều kỳ

- Phân hệ tra cửu mục lục trực tuyén OPAC

- Phân hệ báo cáo và thống kê

- Phân hệ quản lý dữ liệu số

- Phân hệ mượn liên thư viên

- Phân hệ quân trị hệ thống,

Vấn để đảo tạo nguồn nhân lực kỹ thuật cao đã trở thành yếu tố

quyết định sự thành công của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất

nước Đặc biệt, việc gấp rút đàu tạo đội ngũ khoa học và công nghệ trễ, có

trình đô cao, hoài bão lớn và có khả năng giái quyết những vấn dé then chốt, ngảy càng trở nền cấp bách, đặt trước hệ thống đại học Việt Nam

xihững nhiệm vụ hết sửo lớn lao

1rong sự nghiệp đối mới đó, thông tin đóng một vai trò hết sức quan

trọng, đặc biệt là trong thời đại của cuộc cách mạng tin học đang bao trùnL lên mọi ngành, mọi lĩnh vực trên toàn thể giới Đởi vậy, việc nắm bắt thông tin, thường xuyên cập nhật thông tin với tốc độ nhanh nhất đã trở thành một trong những điều kiện không thể thiểu để phát triển các trường đại học

Trong bếi cảnh đỏ, Thư viện điện tử đã ra dời trong các trường đại học lớn trên thế giới và ngày nay, cũng đã đến lúc các trường đại học Việt Nam cần

phải được trang bị thư viện điện tử, như lả một bộ phận không thể thiếu được trong nhà trường,

Để nhanh chóng giúp người dùng tin tra tỉm tài liệu một cách nhanh

chóng và hiện quả, thư viện đã tiến hành quả trình tin học hoá các hoạt

đông của thư viễn từ năm 1994 Năm 1994, Thư viên bắt đầu sử dụng phần

mém CDSASIS do UNESCO phat trién Tuy nhiên CDS/ISIS cũng bộc lộ

nhiều hạn chế như khả năng tích hợp kém, chưa hỗ trợ LUNICOI2E, khó

quản lý các cơ sở dữ liệu toản văn, chuyến tải lên mạng không thuận

tiện Cho đốn nay, phần mềm này chỉ phủ hợp với những thư viện nhỏ

Trong khi đó Trường Đại học Bách khoa Ha Nội là trường đại học khoa

học kỹ thuật công nghệ lớn của Việt Nam, lả nơi đáo tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ khoa học công nghệ vá quần ly tinh dé cao cho nên kinh tế quốc

dan, đồng thời là trung Lâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ phục vụ công cuộc xây dựng đất nước

Trong những năm gần đây, Nhà trường liên tục đối mới phương pháp giảng dạy, nầng cap sơ sở hạ tầng nhằm nâng cao chất lượng giảo dục Bên cạnh giảng đường, phỏng thí nghiệm, xưởng thực hành, hư viện là mệt

hình thức hoạt động ảnh hưởng sâu rộng đến kết quả học tập, giảng đạy và

nghiên cứu khoa học của sinh viên vả cán bộ giáo viên trong trưởng ĐỀ

thực hiện những mục tiêu và nhiệm vụ trên, Trường Dại học Bách khoa Hà

Nội cần được đầu tư một cách đông bộ toàn diện, trong đó Thư viện điện tứ phải được coi lả một trong những ưu tiên hảng dầu Bởi vì đây lả nơi cung

cấp thông tín phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cửu khoa học vả chuyển giao công nghệ toàn diện, mới nhất và nhanh chóng của nhà trường Trong,

giai đoạn hiện nay, ' hư viện điên tử lả giải pháp thích hợp nhất, vì nó là

nguồn cũng cấp và cập nhật thông tin thuận lợi và nhanh chóng nhất cho

sinh viên và cán bộ của Trường

Để đáp ứng được nhu cầu ngày cảng phát triển của thư viện, Thư

viện Tạ Quang Tiửu - Trường Đại học Bách khoa Hà Nội đang sử dụng

phần mềm Virtua để quản lý, điều hành các hoạt động của thư viên trong,

đó có hoạt động xử ly thing tin Virtua cd xuất xứ từ Iloa kỳ được phát

triển đựa trên các tiêu chuẩn tiên tiến trong lĩnh vực thư viện, độ tích hop

cao, linh hoạt và có tỉnh mở Virtua cung cấp các hỗ trợ đa ngôn ngữ và

dua trên nền táng Oracle Iiện nay, Virua đã được áp dụng cho hơn 900

thư viện trên thế giới

TDưới đây là hình ảnh giới thiệu phan mém Virtua trén trang web

của công ty VTLS, Inc

Hình 06: Giới thiệu hình ảnh về Virtua

Việc áp dụng phần mềm quản lý thư viên Virtua vào Thư viện Tạ

Quang Bửu đã tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xử lý thông tin, đặc

biệt là việc chuẩn hoá và trao đổi dữ liệu với các thư viên khác Virtua cho

phép các cán bộ thư viện xử lý, quản lý tài liệu, quản lý bạn đọc một các nhanh chóng thuận tiện và hiện đại theo phương thức và quy mô của các

thư viện tiên tiền

2.2 Các phân hệ của phần mềm Virtua được ứng dụng tại thư viện Tạ

Quang Bửu

2.2.1 Phân hệ bổ sung

Phân hệ bổ sung giúp thư viên quản lý công tác bổ sung tài liệu

thông qua việc mua, trao đồi, nhận tài liệu biểu tặng, cung cấp việc kiểm

soát tài chính một cách đáng tin cậy và lập báo cáo thống kê kịp thời

Phân hệ bổ sung có các chức năng chủ yếu sau

~ Tạo kế hoạch phân bể nguồn vốn bổ sung tài liệu

- Quan lý don dat: dé dang tạo và theo dõi đơn đặt hàng, hóa đơn,

biên lai, biên nhận, cho phép ghi nhân mọi khoản chỉ tại các thời điểm

khác nhau trong thực hiện một hợp đồng/đơn đặt hàng, tự động tạo, in đơn đặt hàng, hóa đơn, biên lai, biên nhận

Virtua cung cap 09 dạng mẫu để sử dụng cho việc in đơn đặt mua

hàng, biên nhân, khiếu nại và hóa đơn Các mẫu này đều có thể hiệu chỉnh dưới dạng văn bản để phản ánh các thông tin cụ thể và cần thiết của thư

viện Thêm vào đó có thể dịch các tp tin và lưu chúng dưới một tệp tin khác

Standing Order IMonographic Set

- Quan ly tin dung: Virtua được thiết kế để hỗ trợ hiệu quả việc lập

kế hoạch vốn, chỉ tiêu và quản lý quỹ, tính năng quản lý tài khoản một

cách hiệu quả và linh hoạt các chi tiêu, cho phép lựa chọn các báo cáo lên

đến mực tối đa

- Theo đối qua Irình nhập hàng

- Khiếu nại với tài liệu thất lạc, sai quy cách: cho phép lập và in thư khiếu nại gửi cho nhà cung cấp Thư khiếu nại có thể duoc in ra hoặc gửi qua thư điện tử (email)

- Dáo cáo tài chính

-Biên mục sơ lược: cho phép biên mục sơ lược ấn phẩm ngay trong quá trình bổ sung (định thông lin xếp giá), thông tin biên mục có thể dược lay từ một bản ghỉ biên mục có sẵn;

- Kiểm tra trùng: có khả năng phát hiện sự trùng lặp của đăng ký cá

biệt

++ Tỉnh hình sứ dụng phân hệ tại Thư viên Tạ Quang Bửu

BỖ sung là công tác đầu tiên trong quy trình hoạt động thư viện Tài

liệu được bé sung vẻ là đầu vào cho công tác biên mục và các quy trình

nghiệp vu, quan ly tiép theo

Phan hệ bé sung cho phép biên mục sơ lược các tải liệu mới nhập

về từ nhiễu nguồn khác nhau: mua, tăng biếu

Fuy nhiên do điều kiện khách quan hiện nay thư viện vẫn chưa sử

dụng hết tính năng của phân hệ bồ sung Tính năng lập đơn đặt hàng, theo đối thời gian giao hàng và lập thư khiếu nại nếu vide bản giao chậm trễ vẫn chưa được thực hiện rộng rãi Thư viên mới chỉ áp dung một số tính

ming don giản của đơn đặt hàng cho một tài liệu, một nhóm tài liệu, chưa

sử dụng đơn đặt theo kế hoạch (Planned order) Hinh thie giti don vin

chưa sử dụng gửi đơn đặt qua Email

2.2.2 Phân hệ biên mục:

Phân hệ biên mục cung cấp cho cán bộ thư viện công cụ hữu hiệu

và tiện ích để tiễn hành công tác biên mục (cập nhật, nhập mới, xóa các

biểu ghi thư mục trong CSDL, in phích và tạo các biểu ghi thư mục) nhằm đáp ứng nhu cầu tra cứu của độc giả

Phân hệ biên mục có các chức năng sau:

- Giao diện dé hoa người dùng (GUI)

~ Quản lý tính nhất quán

~ Cho phép tải, sao chép các biểu ghi thư mục

- Chức năng FRBD( Chức năng yêu cầu biểu ghi thư mục)

Danh mục tệp tin (File Danh mục)

'Tạo mới - Create Lua chon khuôn mẫu co sin dé

tạo biểu ghi MARC

ghi cần xóa

Hiệu chỉnh - Edit [] Lựa chọn một tệp tin của các

biểu ghi nội bộ để hiệu chỉnh

Set Translation(bảng chuyền đổi

kí tự) đề chuyên đôi các tệp tin sang b6 ky tu Unicode

Lưu biểu ghi nội bộ vảo một tệp

tin khác hoặc lưu đẻ lên một biểu

Lưu kết hop — Save

as Combine Lưu biểu ghi ERBR theo biểu

mẫu MARC

Danh mục hiệu chỉnh (Edit Danh mục)

Thanh danh mục Biểu Phím tắt | Chức năng

tượng

Hiéu chỉnh - Edit

Sao chép - Copy BỊ Ctrl C Sao chép văn bản lựa

chọn Dan - Paste BỊ Ctrl V Dán văn bản lựa chọn

Thêm trường - Add | [8] Shift,Ctrl, A | Thêm nhãn MARC

Validate Record biểu ghi

Với những gì hiển thị trên thanh công cụ của phân hệ biển mục trên

đây cho thấy phân hệ biên mục cung cấp cho cán bộ thư viện một công cụ

"hữu hiệu và tiện lợi để tiền hành công táo biên mục

Phan hé cho phép nhập mới, sửa chữa, xóa duyệt, đặt các giá trị

mặc định cho biên mục chỉ tiết các biểu ghi được bộ phan bễ sưng nhập

sơ lược vào hệ thống,

4» Tỉnh hình sử dụng phân hệ Biên mục tại Thư viện:

Hiện nay Thư viện lạ Quang Bửu đã ứng dụng hầu hết các tính

năng của phần hệ Biên mục Cán bộ tiến hành biên mục theo chuẩn AACR2 va MARC 21

'Thư viện Tạ Quang Bửu từ khi chuyển dỗi sang thư viện điện tử dã tiếp cận và tăng cường sử dụng các chuẩn xử lý thông tin quốc gia và quốc

tẾ trong quá trình xử lý thông tin, tải liệu Thư hiện nay đang sử đụng quy tic mô tá AACR2 để biên mục tài liệu

AACR2 được chính thức xuất bản vào cuỗi năm 1978, nhưng đến

tháng 1 năm 1981 mới thực sự được áp dụng tương đối rộng rãi Từ đó đã trải qua nhiều lần xuất bản có bổ sung và sửa chữa

Khác với cách bế cục của các qui tắc biên mục trước dó, AACR2

trình bay các qui định về mô tả trước các qui định lựa chon tiêu để, bởi vỉ

trình tự này phủ hợp với thực tiễn biên mục hiện nay và trong tương lai tại

phần lớn các thư viện và cơ quan thư mục Ngoài ra, nó cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp các biểu ghi mê tả sách và các loại hình tư liệu

khác trong cong một thư mục

AACR2 đặt nền tảng cho sự hợp tác biên mục trên phạm vỉ quốc gia

và quốc tế, cải tiển các dịch vụ thư mục vả tiết kiêm được giá thánh l2o cung cấp một mẫu mô tả thông nhất cho tất cả các loại hình tư liêu, nên qui

tắc nảy đã tạo khả năng thực hiện mục lục tích hợp đã phương tiện

(multimedia) Ngoài ra, qui tắc nảy giảm được thời gian tìm kiếm tư liệu

cho người sử dụng bằng cách cung cấp những tiêu đề (điểm truy nhập)

tương thích nhiều hơn với những hình thức quen dùng trong sách báo và tham chiều trích dẫn

Thư viện Quốc hội MMỹ đã đi đầu rong việc áp dụng AACR2 và có

những đóng góp đáng kể trong việo sửa đổi, hiệu chỉnh qui tắo nảy

AAŒR2 cũng nói rã trong quả trình mô tả, có khi người biển mục

phải tra cứu nhiều chương Thí dụ, một xuất bản phẩm nhiều kỳ có thế đưược sẵn xuất đưới dạng vi phiéu (microfiche) hay đĩa quang (CD-ROM) Trong tình huéng nay, họ vừa phải dựa vào các qưi định trong chương mỗ

tả xuất bản phẩm nhiều kỳ, vừa phải tra cứu các chương qui định về mô tả

tư liệu vi hình hay về các tư liệu đa phương tiện (mulúmedia)

Với chuẩn mô tả AACR2, tải liệu được xử lý trên máy theo khổ mẫu

biên mục MARC 21 Tại thư viên Tạ Quang Bưu chí sử dụng một số

trường chính, thuận tiện cho việc xử lý tải liệu đặc thù của trường Dại học Bach Khoa Hà Nội

Thư viện Tạ Quang Bửu đã áp dụng phân hệ Biên mục trong các

hoạt động của mình như: tạo các biểu ghi MARC (biên mục gốc), hiệu

chỉnh các biểu ghi MARC hiện hành, xóa, sao chép, lưu các biểu ghi MARC

Ở Thư viện có 2 hình thức biên mục là biên mục gốc vả biên mục

sao chép

"_ Biên mục gốc

Thư viện tiến hành biên mục gốc chủ yếu với lài liệu tiếng Việt

Biên mục gốc này đôi hồi cán bộ phải có trình độ nghiệp vụ tốt Hiên mục

tài liêu gốc tốn thời gian và công sức nhưng thư viện sẽ chủ động trong

quả trình biên mục lải liệu mà không phải phụ thuộc việc tim kiểm trên

mang

Quy tỉnh biên mục gốc:

Hiên mục gốc thực hiện với các tài liệu mới và hồi cỗ nhưng chưa

có trong CSDL, bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài

1 Nhận tải liệu (tử bộ phân bd sung)

5 Dan chi tir va RFID (dối với tài liệu kho mở),

6 Mô tả biên mục cho tài liệu theo chuẩn nghiệp vụ AACR2 và khổ

mẫu MARC21: định từ khóa, làm tóm tắt

- Định chủ đề (Subject Ileadings) duoc thuc hién va trinh bay tai

trường 650

- Định từ khóa có kiểm soát lây từ bộ từ khỏa của Trung tâm Thông

tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia Đấi với tài liệu có tử khoá dặc