Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Nhà máy Thiết Bị Bưu điện

Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Nhà máy Thiết Bị Bưu điện

Mở đầu

Trong lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh thì tiêu thụ hàng hoá chính là mối quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp Nhất là trong nền kinh

tế hàng hoá nhiều thành phần ở nớc ta hiện nay cũng nh trên toàn cầu, nó là

điều bức xúc khiến những ngời làm kinh tế phải quan tâm

Những năm gần đây, sự hình thành nền kinh tế nhiều thành phần theo

định hớng XHCN, sự phát triển nhanh chóng của cung cầu trên thị trờng làm cho khối lợng hàng hoá cung ứng đã vợt quá nhu cầu của thị thờng, đồng thời

sự phát triển phong phú đa dạng của nhu cầu làm cho cung trở nên lạc hậu Cho nên tiêu thụ sản phẩm có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối với doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩm mà cả đối với nền kinh tế quốc dân

Hiện nay các doanh nghiệp phải tự chủ trong sản xuất kinh doanh và

đều bình đẳng, cạnh tranh hợp pháp, liên doanh tự nguyện, phải tự mình lựa chọn hớng sản xuất kinh doanh và làm sao đề ra phơng án tổ chức sản xuất kinh doanh có hiệu quả Đơn vị kinh tế nào tổ chức tốt nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá, tiết kiệm chi phí bán hàng, đảm bảo sản phẩm có chất lợng cao, đợc ngời tiêu dùng chấp nhận là cơ sở quan trọng nhất để tạo uy tín cho nhãn hiệu hàng hoá sẽ có điều kiện tồn tại và phát triển Ngợc lại đơn vị nào không bán đợc hàng hoá của mình và xác định không chính xác kết quả kinh doanh sẽ dẫn

đến tình trạng "lỗ thật, lãi giả" dần dần sẽ đa doanh nghiệp tới tình trạng hoạt

động kinh doanh kém hiệu quả và đi tới phá sản Thực tế nền kinh tế quốc dân

đã và đang cho thấy điều đó

Là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, thuộc Tổng công ty Bu chính viễn thông Việt Nam, Nhà máy Thiết bị Bu điện, trong guồng quay sôi

động của thị thờng, cũng coi vấn đề tiêu thụ sản phẩm là vấn đề quan trọng hàng đầu Một trong những công cụ giúp cho công tác tổ chức quản lý hoạt

Trang 1

động sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả cao là kế toán nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng.

Xuất phát từ vai trò vị trí tầm quan trọng của bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, trong thời gian thực tập tại Nhà máy Thiết bị Bu Điện, nhằm

bổ sung kiến thức thực tế, đợc sự giúp đỡ tận tình của các anh chị phòng kế toán thống kê và của thầy cô giáo hớng dẫn, tôi đã tìm hiểu đề tài "Tổ chức

kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Nhà máy Thiết Bị

kết quả bán hàng ở nhà máy Thiết Bị Bu Điện

- Ch ơng 3 : Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định

kết quả bán hàng tại Nhà máy Thiết bị bu điện

Tôi xin chân thành cám ơn thầy giáo - Phó giáo s, tiến sĩ Ngô Thế Chi, cô giáo Nguyễn Thu Hoài và các anh chị ở phòng Kế toán thống kê - nhà máy Thiết bị Bu điện đã giúp đỡ tôi rất nhiều trong thời gian thực tập để hoàn thành luận văn này

Chơng 1

Lý luận cơ bản về kế toán bán hàng và xác định kết

quả bán hàng I- Sự cần thiết phải tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.

1/ Các khái niệm

Bán hàng: Là việc thực hiện quan hệ trao đổi, trong đó doanh nghiệp

chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, lao vụ cho khách hàng và nhận đợc quyền thu tiền hoặc thu đợc tiền từ khách hàng

Xét về mặt chu chuyển vốn thì bán hàng là quá trình chuyển từ vốn thành phẩm hàng hóa sang vốn bằng tiền Nh vậy, quá trình bán hàng là quá trình vận động ngợc chiều của hàng và tiền (H-T) Kết thúc quá trình này khách hàng có đợc hàng để thoả mãn nhu cầu của mình còn doanh nghiệp thu

đợc tiền để tái sản xuất giản đơn và tái sản xuất mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh Nh vậy, quá trình bán hàng là khâu cuối cùng của chu kỳ sản xuất, nơi diễn ra quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của sản phẩm hàng hóa

Doanh thu bán hàng.

Đối với doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán sản phẩm, hàng hóa cung ứng lao vụ dịch vụ cha có thuế GTGT và các khoản phụ thu, phí thu thêm ngoài giá bán mà doanh nghiệp đợc hởng

Đối với doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán sản phẩm, hàng hóa hoặc cung ứng lao vụ dịch vụ ( tổng giá thanh toán ) và các khoản phụ thu, phí thu thêm ngoài giá bán mà doanh nghiệp đợc hởng

Kết quả bán hàng : Là chênh lệch giữa doanh thu tiêu thụ của số hàng

đã bán sau khi trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu với chi phí bỏ ra (giá vốn

Trang 3

hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp) của số hàng đó, biểu hiện bằng số tiền lãi hay lỗ Kết quả bán hàng là một chỉ tiêu tổng hợp phản ánh kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp.

Kết quả bán hàng đợc tạo ra từ quá trình bán hàng Giữa kết quả bán hàng và quá trình bán hàng có mối quan hệ chặt chẽ Tổ chức tốt quá trình bán hàng là cơ sở tạo ra kết quả bán hàng cao và ngợc lại

2/ ý nghĩa, vai trò của quá trình bán hàng và kết quả bán hàng.

Bán hàng không phải chỉ mới xuất hiện khi có các nhà buôn mà mầm mống của nó có từ thời Công xã nguyên thuỷ khi xuất hiện sự trao đổi, dấu hiệu của nền sản xuất hàng hoá Từ đó cho tớí nay, bán hàng tồn tại cùng với

sự phát triển của sản xuất hàng hoá nh một cách thức để thoả mãn nhu cầu và duy trì sản xuất Nói đúng hơn là thoả mãn nhu cầu để duy trì sản xuất và duy trì sản xuất để thoả mãn nhu cầu Vậy, trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, bán hàng có ý nghĩa gì, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp, những tế bào của nền kinh tế?

Doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng hiểu theo nghĩa chung nhất là

tổ chức kinh tế hoạt động sản xuất kinh doanh vì mục tiêu lợi nhuận Lợi nhuận là mục tiêu cao nhất của doanh nghiệp Để tạo ra lợi nhuận, doanh nghiệp phải tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của mình trên cơ sở giải quyết tốt các vấn đề cơ bản của sản xuất là : sản xuất cái gì? sản xuất nh thế nào? và sản xuất cho ai? Khác hẳn cơ chế sản xuất theo kế hoạch của Nhà nớc trong nền kinh tế kế hoạch hoá, nền kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt đòi hỏi doanh nghiệp phải "bán thứ thị trờng cần chứ không phải bán cái mình có" Điều đó cũng có nghĩa là đòi hỏi doanh nghiệp phải coi thị trờng là khâu quan trọng nhất của quá trình tái sản xuất hàng hoá, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đều phải xuất phát từ thị trờng Rõ ràng nhu cầu

là mục tiêu của sản xuất và thỏa mãn nhu cầu, là yếu tố quyết định của quá

trình kết thúc sản xuất Nhận thức nh vậy để thấy rằng bằng chứng duy nhất cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp là sản phẩm của doanh nghiệp đ-

ợc tiêu thụ tốt trên thị trờng và doanh nghiệp làm ăn có lãi Thế nhng, thị trờng luôn là một thực thể phức tạp và biến động không ngừng Trong khi đó, sản phẩm của doanh nghiệp chỉ có "chu kỳ sống" nhất định Việc thị trờng chấp nhận sản phẩm của doanh nghiệp cũng chỉ mang tính lịch sử Thực tế này đòi hỏi doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm, tăng tính tiện ích, đa dạng hóa chủng loại, cải tiến mẫu mã cho phù hợp với nhu cầu thị trờng để sản phẩm đợc tiêu thụ tốt và doanh nghiệp có lợi nhuận để tái sản xuất giản đơn và tái sản xuất mở rộng Nói cách khác, việc có tiêu thụ đợc hàng hay không, có tạo đợc lợi nhuận hoạt động sản xuất kinh doanh hay không có vai trò quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp Điều đó xuất phát từ ý nghĩa ban đầu của bán hàng

Ngày nay trong nền kinh tế thị trờng, bán hàng và kết quả bán hàng vẫn thể hiện những ý nghĩa cơ bản đối với doanh nghiệp cũng nh toàn bộ nền kinh

tế, đó là :

- Thông qua quá trình bán hàng sẽ thu hồi đợc vốn để bù đắp cho những khoản chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất đã chi ra để tiến hàng tái sản xuất giản đơn và tái sản xuất mở rộng Nói một cách khái quát, bán hàng sẽ

đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc diễn ra liên tục, là điều kiện tồn tại và phát triển của xã hội

- Kết quả bán hàng đợc tạo ra từ quá trình bán hàng biểu hiện bằng số tiền lãi hoặc lỗ Kết quả bán hàng là nguồn để doanh nghiệp tái sản xuất mở rộng, là nguồn để phân phối cho các chủ sở hữu, làm nghĩa vụ với Nhà nớc, ngời cung cấp, cải thiện đời sống cho ngời lao động Nói tóm lại, kết quả bán hàng đảm bảo lợi ích của các bên liên quan

Trang 5

- Trên giác độ chu chuyển vốn, bán hàng là quá trình chuyển hóa hình thái biểu hiện của vốn doanh nghiệp từ hàng hóa sang tiền tệ, kết thúc một vòng luân chuyển vốn Vì vậy đẩy nhanh quá trình bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm vốn một cách tơng đối do rút ngắn đợc chu kỳ thu hồi vốn, tăng vòng quay lu thông, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.

- Kết quả bán hàng là một chỉ tiêu tài chính quan trọng và cơ bản, phản

ánh tổng quát hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sự lành mạnh của tình hình tài chính, 2 điều kiện quyết định mở ra khả năng tham gia thị trờng vốn của doanh nghiệp Thông qua thị trờng này, doanh nghiệp có thể huy

động đợc một lợng lớn vốn từ xã hội dới hình thức phát hành cổ phiếu, trái phiếu để đầu t mở rộng quy mô, tăng năng lực sản xuất

- Xét trên góc độ kinh tế vĩ mô, quá trình bán hàng ở mỗi doanh nghiệp nếu đợc thực hiện tốt sẽ góp phần điều hòa sản xuất và tiêu dùng, đảm bảo sự cân đối tiền và hàng trong từng ngành cũng nh trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân

- Ngoài ra, trong điều kiện xu thế toàn cầu hóa mạnh mẽ và chủ trơng một nền kinh tế mở cửa của nớc ta thì việc tiêu thụ tốt sản phẩm ở mỗi doanh nghiệp có thể làm nên uy tín và sức mạnh của đất nớc trên trờng quốc tế

3/ Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng.

Việc bán hàng liên quan đến từng khách hàng, từng phơng thức tiêu thụ, từng thể thức thanh toán, từng loại thành phẩm nhất định, do đó công tác quản

lý tiêu thụ thành phẩm cần bám sát các yêu cầu cơ bản sau:

- Phải nắm bắt theo dõi chính xác khối lợng và kết cấu hàng hoá, thành phẩm tiêu thụ, giá thành và giá bán của từng loại thành phẩm tiêu thụ

- Quản lý chặt chẽ từng phơng thức tiêu thụ, từng thể thức thanh toán,

đồng thời phải theo dõi tình hình thanh toán công nợ của khách hàng để có biện pháp thu hồi vốn đầy đủ, kịp thời

- Theo dõi chặt chẽ các trờng hợp làm giảm doanh thu tiêu thụ: Giảm giá hàng hoá và hàng bán bị trả lại

- Đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế với ngân sách nhà nớc

4/ Vai trò, nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Để kế toán thực sự là công cụ sắc bén có hiệu lực, không ngừng khai thác mọi khả năng tiềm tàng nhằm thúc đẩy sản xuất và tiêu thụ của doanh nghiệp thì kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác quá trình tiêu thụ, ghi chép đầy

đủ các khoản chi phí tiêu thụ, doanh thu tiêu thụ, xác định kết quả sản xuất kinh doanh một cách chính xác

- Lập và báo cáo kết quả kinh doanh đúng chế độ kịp thời cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan, đồng thời định kỳ tiến hành phân tích kinh tế đối với hoạt động tiêu thụ và xác định kết quả

Thực hiện tốt nhiệm vụ trên sẽ quản lý tốt thành phẩm, hàng hoá và tiêu thụ thành phẩm Tuy nhiên, những vai trò quan trọng trên chỉ phát huy tác dụng khi kế toán nắm vững nội dung việc tổ chức kế toán

II- Nội dung kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Trang 7

1/ Kế toán bán hàng.

1.1 Kế toán giá vốn hàng bán :

Để xác định giá vốn hàng bán, kế toán căn cứ vào từng phơng thức bán hàng và theo từng phơng pháp kế toán hàng tồn kho Có 2 phơng pháp kế toán hàng tồn kho, đó là phơng pháp kê khai thờng xuyên và phơng pháp kiểm kê

định kỳ

Có 2 phơng thức bán hàng, đó là phơng thức bán hàng trực tiếp và

ph-ơng thức gửi hàng

- Phơng thức bán hàng trực tiếp : Theo phơng thức này khách hàng uỷ

quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp bán hoặc giao hàng tay ba Ngời nhận hàng sau khi ký vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp thì hàng đợc xác định là bán

Để phản ánh tình hình bán hàng theo phơng thức này kế toán sử dụng chủ yếu tài khoản : TK 155 - Thành phẩm, TK 156 - hàng hoá, TK632- Giá vốn hàng bán,

- Theo phơng thức gửi hàng : Theo phơng thức này, định kỳ doanh

nghiệp gửi hàng cho khách hàng trên cơ sở của thoả thuận trong hợp đồng mua bán hàng giữa hai bên giao hàng tại địa điểm đã quy ớc trong hợp đồng Khi xuất kho gửi đi hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào khách hàng chấp nhận thanh toán thì khi ấy hàng mới chuyển quyền sở hữu và

đợc ghi nhận doanh thu bán hàng

Trờng hợp này, kế toán sử dụng tài khoản 157 : hàng gửi đi bán để phản

ánh quá trình gửi hàng, TK 632 - giá vốn hàng bán

a/ Theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

• Trình tự kế toán

- Quy trình kế toán đối với phơng thức bán hàng trực tiếp

XuÊt kho VT,hµng ho¸

Hµng göi ®i kh«ng ®­îc chÊp nhËn

Thµnh phÈm sx göi ®i b¸n

* Tính trị giá vốn hàng xuất kho để bán :

Do mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm riêng, yêu cầu và trình độ quản lý khác nhau nên có thể lựa chọn một trong các phơng pháp sau cho phù hợp với doanh nghiệp của mình Có các phơng pháp tính giá vốn nh sau :

- Phơng pháp bình quân gia quyền : đợc tính lấy tổng trị giá của thành phẩm (hàng hoá) tồn kho đầu kỳ cộng với giá thực tế của thành phẩm (hàng hoá) nhập kho trong kỳ chia cho tổng số lợng thành phẩm hàng hoá tồn đầu kỳ cộng với số lợng thành phẩm (hàng hoá) nhập trong kỳ Theo phơng pháp này

sẽ tính đợc giá vốn cho từng loại thành phẩm (hàng hoá)

- Phơng pháp nhập trớc xuất sau : theo phơng pháp này trị giá vốn xuất bán trong kỳ đợc xác định : lấy số lợng thành phẩm (hàng hoá) nhập trong kỳ nhân với giá thực tế của kỳ này, nếu số lợng nhập trong kỳ nhỏ hơn số lợng xuất trong kỳ thì sẽ lấy tiếp số nhập của kỳ trớc còn tồn lại đầu kỳ này, nhân với giá thực tế nhập kho của lô hàng đó

- Phơng pháp nhập sau xuất trớc : theo phơng pháp này trị giá vốn xuất bán trong kỳ đợc xác định : lấy số lợng thành phẩm (hàng hoá) nhập kỳ trớc còn tồn lại đầu kỳ nhân với giá thực tế của kỳ trớc, nếu số lợng xuất bán trong

Cuối kỳ kết chuyển trị giá TP và hàng gửi bán tồn kho cuối kỳ

kỳ lớn hơn số lợng tồn đầu kỳ thì sẽ lấy tiếp số nhập trong kỳ nhân với giá thực tế nhập kho kỳ này của lô hàng đó.

- Phơng pháp hệ số giá : theo phơng pháp này giá vốn xuất kho trong kỳ

đợc xác định dựa vào tổng thành tiền xuất kho trong kỳ tính theo giá hạch toán nhân với hệ số giá Hệ số giá của thành phẩm (hàng hoá) đợc xác định dựa vào

đơn giá hạch toán và số lợng tồn đầu kỳ, số lợng nhập trong kỳ, giá trị tồn kho thực tế đầu kỳ, giá thành nhập kho thực tế trong kỳ Công thức tính hệ số giá (Hs) nh sau :

1.2/ Kế toán doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu.

Nội dung doanh thu bán hàng đã đợc đề cập ở trên, sau đây chỉ nêu nội dung các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm

• Thời điểm ghi nhận doanh thu

Doanh thu tiêu thụ đợc ghi nhận khi đồng thời thoả mãn tất cả năm điều kiện sau:

Trang 11

Hs = TĐTĐKKthànhthànhphẩmphẩmtheotheogiágiáHTTT++ Nhập Nhập thànhthànhphẩmphẩmtrongtrong kỳ kỳtheotheogiágiáHTTT

- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho ngời mua.

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá nh ngời sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá

- Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn

- Doanh nghiệp đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng

- Xác định đợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

Nh vậy tại thời điểm ghi nhận doanh thu có thể phát sinh nguồn tiền hoặc không

* Các khoản giảm trừ doanh thu

- Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho ngời mua do hàng hoá

kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu

- Trị giá hàng bán bị trả lại: Là giá trị khối lợng hàng bán đã xác định

là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán

- Nếu doanh nghiệp xuất khẩu sản phẩm hàng hoá hoặc sản xuất sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp thuộc đối tợng chịu thuế tiêu thu dặc biệt thì thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp cho số sản phẩm hàng hoá dịch

vụ bán ra cũng đợc coi là khoản giảm trừ doanh thu tiêu thụ

- Chiết khấu thơng mại : là khoản tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ

hoặc đã thanh toán cho ngời mua hàng do việc ngời mua hàng đã mua hàng với khối lợng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thơng mại đã ghi trên hợp

đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng

* Chứng từ và tài khoản sử dụng.

Chứng từ kế toán : Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, hoá đơn kiêm

phiếu xuất kho, chứng từ tính thuế, chứng từ trả tiền, giấy báo có, giấy báo nợ, phiếu thu, phiếu chi, chứng từ bán hàng

Tài khoản kế toán.

Kế toán doanh thu tiêu thụ và các khoản giảm trừ doanh thu sử dụng chủ yếu các tài khoản sau:

- TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp các dịch vụ : phản ánh DTBH của doanh nghiệp thực hiện trong một kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh

- TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ: phản ánh tình hình bán hàng trong nội bộ 1 doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập (giữa đơn vị chính với các đơn vị phụ thuộc và các đơn vị phụ thuộc với nhau)

- TK 521 - Chiết khấu thơng mại : phản ánh số chiết khấu TM đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng và kết chuyển toàn bộ số chiết khấu sang TK

511 để xác định doanh thu thuần cuối kỳ hạch toán

- TK 531 – Hàng bán bị trả lại: Phản ánh giá trị hàng bán bị trả lại và kết chuyển trị giá hàng bán bị trả lại sang TK 511, TK 512 để xác định doanh thu thuần cuối kỳ hạch toán

- TK 532 – Giảm giá hàng bán: Phản ánh số tiền giảm gía cho khách hàng và kết chuyển sang TK511, TK 512 để xác định doanh thu thuần cuối kỳ hạch toán

- TK 333 ( TK 3331, TK 3332, TK 3333): Phản ánh tình hình thanh toán giữa doanh nghiệp với Nhà nớc về các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp, đã nộp

* Qui trình kế toán.

Trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu về doanh thu bán hàng và cung cấp DV và các khoản giảm trừ doanh thu nh sau:

a/ Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ :

- Trờng hợp bán hàng theo phơng thức trực tiếp :

(1) Căn cứ vào giấy báo có, phiếu thu hoặc thông báo chấp nhận thanh toán của khách hàng, kế toán ghi :

Nợ TK 112, 111, 131 - tổng giá thanh toán

Trang 13

Có TK 511 - giá cha có thuế GTGT

Có TK 333(1) - thuế GTGT(2) Trờng hợp bán hàng thu bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi sang tiền "đông" Việt Nam theo tỷ giá mà Ngân hàng Nhà nớc công bố tại thời

điểm thu tiền Nếu doanh nghiệp ghi theo tỷ giá hạch toán thì khoản chênh lệch giữa tỷ giá thực tế và tỷ giá hạch toán đợc ghi ở TK 413 - chênh lệch tỷ giá

(3) Khoản tiền chiết khấu thơng mại, hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ, kế toán ghi :

Nợ TK 521, 531, 532 - giá cha thuế

Nợ TK 333(1) - thuế GTGT

Có TK 111, 112, 131 - tổng giá thanh toán(4) Đối với trờng hợp hàng bán bị trả lại trong kỳ, doanh nghiệp phải nhập kho lại số hàng đó theo trị giá vốn, kế toán ghi :

Nợ TK 155, 156

Có TK 632(5) Cuối kỳ kinh doanh, toàn bộ số tiền chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại đợc kết chuyển sang bên nợ TK 551 để giảm trừ doanh thu, kế toán ghi :

Nợ TK 511

Có TK 521, 531, 532(6) Trờng hợp bán hàng trả chậm, trả góp : doanh thu bán hàng đợc xác

định theo giá bán trả ngay 1 lần, thuế GTGT đợc tính theo doanh thu, số tiền chênh lệch giữa giá trả chậm, trả góp với giá trả ngay 1 lần đợc đa vào TK 338(7) - doanh thu cha thực hiện, kế toán ghi :

Nợ TK 131 - tổng giá thanh toán

Có TK 511 - giá bán cha thuế (tính theo giá bán trả ngay 1 lần)

Có TK 333(1) - Thuế GTGT

Có TK 338(7) - doanh thu cha thực hiệnGhi nhận doanh thu tiền lãi bán hàng trả chậm, trả góp hàng kỳ, kế toán ghi :

Nợ TK 338(7) - doanh thu cha thực hiện

Có TK 515 - doanh thu hoạt động tài chính(7) Trờng hợp bán hàng theo phơng thức đổi hàng : khi doanh nghiệp xuất hàng trao đổi với khách hàng, kế toán phải ghi doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra Khi nhận hàng của khách hàng, kế toán ghi hàng nhập kho

và tính thuế GTGT đầu vào

+ Khi xuất hàng trao đổi, ghi nhận doanh thu

Nợ TK 131 - tổng giá thanh toán

Có TK 511 - giá bán cha thuế

Có TK 333(1) - thuế GTGT đầu ra+ Khi nhập hàng của khách

Nợ TK 152, 156 - giá cha thuế

Nợ TK 133 - thuế GTGT đầu vào

Có TK 131 hoặc 331 - tổng giá thanh toánNếu ghi vào TK 331 thì cuối kỳ kết chuyển bù trừ công nợ, kế toán ghi

Nợ TK 331

Có TK 131Nếu trị giá hàng mua vào nhỏ hơn trị giá hàng bán ra, thì số tiền còn d lại trên TK131 kế toán sẽ phải theo dõi để thu tiếp khi thu đợc số tiền còn lại, ghi :

Nợ TK 111, 112

Có TK 131Nếu trị giá hàng mua vào lớn hơn trị giá hàng bán ra, thì số tiền còn d

có trên TK131 hoặc d có trên TK 331 kế toán sẽ phải theo dõi để thanh toán nốt cho ngời bán Khi trả số tiền còn lại cho ngời bán, kế toán ghi :

Trang 15

Nợ TK 131 hoặc 331

Có TK 111, 112(8) Trờng hợp doanh nghiệp đem thành phẩm (hoặc hàng hoá) sử dụng nội bộ cho sản xuất kinh doanh thuộc diện chịu thuế GTGT, kế toán xác định doanh thu của số hàng này tơng ứng với chi phí sản xuất hoặc giá vốn, kế toán ghi :

Nợ TK 621, 627, 641, 642 - ghi theo giá vốn

Có TK 512 - ghi theo giá vốn

Đồng thời ghi thuế GTGT :

Nợ TK 133

Có TK 333(1)

- Trờng hợp doanh nghiệp bán hàng theo phơng thức gửi hàng

(9) Khi doanh nghiệp đem thành phẩm (hoặc hàng hoá) giao cho các chi nhánh (trực thuộc doanh nghiệp) bán hàng Cuối tháng các chi nhánh kê số hàng đã bán trong tháng, doanh nghiệp xuất hoá đơn GTGT và ghi : Nợ

Có TK 512 - Giá bán cha thuế GTGT

Có TK 333(1) - Thuế GTGT

Đồng thời ghi : Nợ TK 632 - ghi theo giá vốn

Có TK 157 - ghi theo giá vốn

b/ Đối với doanh nghiệp nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp : khi

khách hàng chấp nhận thanh toán thì doanh thu ghi nhận bao gồm giá cha thuế

và thuế GTGT Cuối kỳ kế toán tính toán, xác định thuế GTGT phải nộp theo phơng pháp trực tiếp đối với hoạt động SXKD, ghi :

Nợ TK 511 Số thuế GTGT phải nộp

Có TK 3331 Số thuế GTGT phải nộp

2/ Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

2.1/ Kế toán chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí lu thông phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ Chi phí bán hàng bao gồm các khoản nh: Chi phí nhân viên, chi phí vật liệu bao bì, chi phí dụng cụ, đồ dùng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền cho khâu bán hàng.

Cuối kỳ hạch toán, chi phí bán hàng cần đợc phân bổ, kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh Việc tính toán phân bổ và kết chuyển chi phí bán hàng đợc vận dụng tuỳ theo loại hình và điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài, trong kỳ sản xuất hàng hoá đợc tiêu thụ không nhiều thậm chí cha đợc tiêu thụ trong khi chi phí bán hàng đã phát sinh lớn hoặc trong doanh nghiệp thơng mại có hàng tồn kho lớn và không ổn định giữa các kỳ thì một phần hoặc thậm chí toàn bộ chi phí bán hàng cần phải tính cho hàng còn lại cuối kỳ

Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng còn lại cuối kỳ theo công thức:

2.2/ Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp

Trang 17

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản cụ thể, có nội dung công dụng khác nhau, bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác phục vụ công tác quản lý.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí gián tiếp sản xuất kinh doanh, cần đợc dự tính và quản lý chi tiêu tiết kiệm, hợp lý Hoạt động quản lý doanh nghiệp liên quan đến mọi hoạt động trong doanh nghiệp do vậy cuối kỳ cần đ-

ợc tính toán phân bổ kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh Cũng giống

nh chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng cần tính toán phân bổ cho sản phẩm, hàng hoá còn lại cha tiêu thụ cuối kỳ trong trờng hợp doanh nghiệp sản xuất có chu kỳ sản xuất dài, trong kỳ không có hoặc có ít sản phẩm tiêu thụ hoặc doanh nghiệp thơng mại có dự trữ hàng hoá giữa các kỳ có biến

động lớn

Cách tính toán phân bổ cũng giống nh đã trình bày ở chi phí bán hàng

* Tài khoản và chứng từ kế toán sử dụng.

- Chứng từ: Phiếu xuất kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu chi,

bảng thanh toán lơng, bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định

- Tài khoản sử dụng:

Kế toán chủ yếu sử dụng các tài khoản sau

* Phơng pháp kế toán.

TK LQ ( 111,112,131,141,214,334 )

3/ Kế toán xác định kết quả bán hàng.

Kết quả bán hàng của doanh nghiệp là chênh lệch giữa doanh thu thuần

hàng hoá của hoạt động bán hàng với giá thành toàn bộ của sản phẩm hàng

hoá đã tiêu thụ

Tài khoản sử dụng chủ yếu là TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

TK 142(2)

chờ kếtchuyển

TK 642

Kết chuyển CPQLDN

K/c chi CPBH

Tập hợp chi phí bán hàng Kết chuyển chi phí BH

CPQLDN chờ kết chuyển

doanh nghiệpTập hợp chi phí quản lý

4/ Sæ kÕ to¸n vµ b¸o c¸o kÕ to¸n.

Sæ chi tiÕt c¸c

TK 155,157, 632,

512, 531, 532

641, 642, 911,511,131

Báo cáo kế toán: Theo quy định hiện hành số liệu của kế toán bán hàng và

xác định kết quả bán hàng đợc dùng để lập các chỉ tiêu liên quan trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt tập trung ở báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Ngoài ra theo theo yêu cầu chỉ đạo, điều hành kinh doanh về hoạt động tiêu thụ của các nhà quản lý doanh nghiệp, kế toán còn phải lập báo cáo kế toán quản trị phản ánh chi tiết tình hình hàng tồn kho, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của doanh nghiệp vào một thời điểm bất kỳ

Bảng kê

số 1,2,11,

Sổ kế toán chi tiết, thẻ kho

Nhật ký chứng từquỹ, 5,8,10

Bảng chi tiết

số phát sinh

Sổ cái

Bảng cân đối kế toán vàbáo cáo kế toán khác

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu

Chơng 2 Tình hình thực tế Về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ ở nhà máy thiết bị bu điện

I- Đặc điểm chung của nhà máy Thiết bị Bu Điện

1/ Quá trình hình thành và phát triển của nhà máy.

Năm 1954, Tổng cục bu điện đã thành lập nhà máy Thiết bị truyền thanh để sản xuất những sản phẩm phục vụ ngành bu điện và dân dụng Sản phẩm chủ yếu gồm loa truyền thanh, điện từ, thanh nam châm, máy điện thoại dã chiến phục vụ cho quân đội trong cuộc chiến đấu chống ngoại xâm bảo

vệ tổ quốc

Đến năm 1968, do yêu cầu phát triển của đất nớc, Tổng cục Bu điện đã tách nhà máy ra làm 4 nhà máy trực thuộc để đảm đơng các nhiệm vụ khác nhau kịp thời đáp ứng các nhu cầu trên mọi trận tuyến với tinh thần tất cả vì tuyền tuyến

Năm 1975, sau khi miền Nam hoàn toàn giải phóng, kỹ thuật thông tin

bu điện đã phát triển lên một bớc mới, chiến lợc đầu t theo chiều sâu, nâng cấp mạng thông tin phục vụ của ngành bu điện đòi hỏi sự thích ứng mới của nhà máy cả trong cung cấp sản phẩm và hoạt động, Tổng cục bu điện đã sát nhập 4 nhà máy thành một nhà máy duy nhất Sản phẩm nhà máy cung cấp ra đã bớc

đầu đa dạng hoá bao gồm: Các thiết bị hữu tuyến, vô tuyến, thiết bị truyền thanh, thu thanh, một số sản phẩm chuyên dùng cho cơ sở sản xuất của các ngành và một số sản phẩm dân dụng khác

Trong tháng 12/ 1986 do yêu cầu của Tổng cục bu điện, nhà máy một lần nữa tách thành 2 nhà máy

- Nhà máy thiết bị bu điện, tại 61- Trần Phú – Ba Đình- HN

- Nhà máy Vật liệu điện từ, loa âm thanh, tại 63 Nguyễn Huy Tởng- Thanh Xuân - Hà Nội

Bớc vào thập kỷ 90, thập kỷ của khoa học kỹ thuật công nghệ, nhu cầu thị trờng ngày càng đòi hỏi ở tầm cao, nhất là về chất lợng sản phẩm nó đóng vai trò quyết định đến khối lợng sản xuất, tác động trực tiếp đến quy mô của nhà máy Tháng 3 năm 1990 Tổng cục bu điện lại một lần nữa nhập 2 nhà máy trên thành Nhà máy thiết bị bu điện theo quyết định số 202 của Tổng cục bu

điện, nhà máy tiến hành sản xuất kinh doanh tại Hà Nội ở 2 khu vực: cơ sở 1 ở

61 Trần phú - Q Ba Đình và cơ sở 2 ở 63 Nguyễn Huy Tởng - Q Thanh Xuân Tại tỉnh Bắc Ninh Nhà máy đã tiếp quản 1 cở sản xuất tại Lim, đang tiến hành sản xuất ống nhựa mềm cho dân dung, sản xuất ống nhựa HDPE cho ngành BCVT Tại TP Hồ Chí Minh Nhà máy đã thuê mới 1 lô đất ở khu công nghiệp quận Bình Chánh, đã và đang tiến hành sản xuất 1 số sản phẩm nh ống nhựa cho ngành BCVT, sản xuất tủ đấu dây và tiến tới sẽ hình thành thêm một số bộ phận nh cơ khí, lắp ráp điện tử, tại đây

Hiện nay, nhà máy thiết bị bu điện là một DNNN thuộc Tổng công ty

Bu chính viễn thông Việt Nam Qua gần 50 năm hoạt động với đờng lối đúng

đắn của ban lãnh đạo nhà máy, từ một DN có nguy cơ giải thể trong thời kỳ bao cấp nay đã trở thành một trong những cơ sở công nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất cung ứng và lắp đặt các thiết bị chuyên ngành cho mạng bu chính viễn thông Việt Nam Nhà máy đã không ngừng mở rộng quy mô sản xuất cả về chiều rộng và chiều sâu, đổi mới máy móc thiết bị, trang bị dây chuyền lắp ráp điện tử hiện đại, nâng cao tay nghề công nhân viên và trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý để nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất l-ợng sản phẩm Nhà máy cũng rất coi trọng việc nghiên cứu nhu cầu thị trờng, chiến lợc tiêu thụ sản phẩm và xâm nhập thị trờng bằng mọi cách để mở rộng thị trờng tiêu thụ đang đợc nhà máy từng bớc đa vào thực hiện Ngoài trụ sở ở

Hà Nội, nhà máy còn có hai chi nhánh ở hai thành phố lớn là Đà Nẵng và TPHCM Đây là hai thành phố mà lợng tiêu thụ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu của nhà máy Đáp ứng nhu cầu ngày càng phong phú và đa dạng

Trang 23

cũng nh thị hiếu luôn thay đổi của ngời tiêu dùng, nhà máy đã tiến hành đa dạng hoá sản phẩm nh sản xuất các sản phẩm phục vụ ngành bu chính, sản phẩm phục vụ sản xuất công nghiệp

Dới đây là một số chỉ tiêu về quy mô và chất lợng mà nhà máy đã đạt

- Doanh thu ( Không có thuế GTGT): 160.000 ( triệu đồng)

- Các khoản nộp ngân sách : 23.000( triệu đồng)

- Tổng lợi nhuận (Trớc thuế): 9.350 ( triệu đồng)

Năm 2002, nhà máy đang nỗ lực trong sản xuất kinh doanh, tìm kiếm thị trờng tiếp cận công nghệ mới, tăng vòng quay của vốn, nâng cao chất lợng

và trình độ của cán bộ công nhân viên, duy trì các sản phẩm truyền thống mở rộng thị trờng tiêu thụ để phấn đấu đạt kết quả kinh doanh đề ra

2/ Đặc điểm chung về mặt tổ chức sản xuất và quản lý sản xuất của nhà máy.

2.1/ Đặc điểm quy trình công nghệ.

Nhà máy thiết bị Bu điện là nhà máy sản xuất và lắp ráp cơ khí, sản phẩm của nhà máy rất đa dạng phong phú , do đó nhà máy tổ chức sản xuất và quản lý theo đối tợng sản phẩm và tổ chức sản xuất theo công nghệ Đặc trng của hình thức sản xuất theo đối tợng sản phẩm là quy trình chế biến sản phẩm

đợc gói gọn trong một bộ phận sản xuất Mỗi phân xởng chỉ nhận chế tạo một loại sản phẩm hoặc một chi tiết sản phẩm nhất định dẫn đến trình độ chuyên môn cao Đặc trng của hình thức sản xuất theo công nghệ là các linh kiện đợc sắp xếp đa vào dây chuyền công nghệ để lắp ráp chế tạo ra sản phẩm

Sản phẩm của nhà máy bao gồm nhiều loại khác nhau ảnh hởng tới quy trình công nghệ phức tạp qua nhiều bớc công việc Từ khi đa NVL vào chế biến đến khi nhập kho thành phẩm là một quá trình liên tục khép kín, sản phẩm đợc sản xuất hàng loạt theo đơn đặt hàng Chu kỳ sản xuất sản phẩm khác nhau tuỳ thuộc vào từng loại sản phẩm nhng đều tuân theo các bớc sau:

Trang 25

Do quy trình khép kín nên nhà máy có thể tiết kiệm thời gian, NVL, nhanh chóng chuyển bán thành phẩm ở các tổ sản xuất ra thành phẩm phục vụ công tác tiêu thụ.

2.2/ Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất của Nhà máy.

Trong nhiều năm qua Nhà nớc luôn coi trọng việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp, luôn coi vấn đề này là một trong những nội dung chủ yếu của quản lý doanh nghiệp

Đối với nhà máy thiết bị Bu điện cũng vậy, để đáp ứng yêu cầu chuyên môn hoá sản xuất, thuận tiện cho việc hạch toán kinh tế thì toàn bộ cơ cấu quản lý và sản xuất của nhà máy đợc sắp xếp, bố trí thành các phòng ban, phân xởng, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

và sản xuất của nhà máy có thể phác hoạ qua sơ đồ sau

* Ban giám đốc: Gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc.

+ Giám đốc : là ngời đại điện cho nhà máy chiụ trách nhiệm trớc Nhà

nớc và pháp luật về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy, có nhiệm vụ điều hành quản lý toàn bộ nhà máy

+ Phó giám đốc: Một phó giám đốc chỉ đạo công tác kinh doanh và

một phó giám đốc chỉ đạo về mặt kỹ thuật

* Các phòng ban chức năng: Có trách nhiệm quản lý và thực thi bộ

phận của mình đợc ban giám đốc giao

+ Phòng tổ chức: Tổ chức lao động sản xuất nhân sự , điều hoà bố trí

tuyển dụng lao động, lập các kế hoạch về bảo hộ lao động

+ Phòng Lao động tiền lơng : Xây dựng định mứctiền lơng và kế hoạch

đơn giá tiền lơng, duyệt đơn giá tiền lơng cho các đơn vị sản xuất

+ Phòng đầu t phát triển: Xây dựng các chiến lợc, kế hoạch ngắn hạn,

dài hạn, nghiên cứu bổ sung dây chuyền công nghệ

+ Phòng kế toán thống kê: Ghi chép, theo dõi mọi hoạt động sản xuất

kinh doanh, tổ chức hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, quản

lý toàn bộ tài sản của Nhà máy, quan hệ với các cơ quan tài chính, cơ quan thuế để cung cấp vốn liếng cho mọi hoạt động kinh doanh của đơn vị, theo dõi cơ cấu nguồn vốn và nguồn hình thành nên tài sản này

+ Phòng vật t: Tổ chức quản lý vật t, tìm nguồn vật t và cung cấp vật t

cho bộ phận sản xuất theo định mức đã lập.

+ Phòng điều độ sản xuất : Phối hợp sản xuất giữa các phân xởng,

phòng ban, điều độ sản xuất kịp tiến độ kế hoạch đề ra

+ Phòng công nghệ: Theo dõi thực hiện các quy trình công nghệ

nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, tính toán các thông số kỹ thuật đa vào sản xuất chế tạo sản phẩm

+ Phòng hành chính bảo vệ: Quản lý các con dấu, tiếp khách, bảo vệ

an ninh trật tự về chính trị, kinh tế – xã hội của nhà máy Quan sát tình hình thực hiện và chấp hành nội dung kỷ luật của nhà máy đề ra Mọi sản phẩm xuất đi tiêu thụ đều đợc sự kiểm tra của bảo vệ về số lợng, phơng tiện và ngời vận chuyển

* Bộ phận bán hàng

+ Ban nguồn: Chuyên chế tạo những loại nguồn ( ổn áp) một chiều có

công suất lớn, hoạt động liên tục 24/ 24giờ có tác dụng nuôi mạng Bu điện

+ Chi nhánh 1 (KV Miền Bắc) : tiêu thụ sản phẩm của Nhà máy ở các

tỉnh thuộc khu vực Miền Bắc đến tỉnh Quảng Bình

+ Chi nhánh 2 (KV Miền Trung) : tiêu thụ sản phẩm của Nhà máy ở các tỉnh thuộc khu vực Miền Trung từ tỉnh Quảng Trị đến tỉnh Ninh Thuận

Trang 27

+ Chi nhánh 3 (KV Miền Nam) : tiêu thụ sản phẩm của Nhà máy ở các tỉnh thuộc khu vực Miền Nam từ tỉnh Bình Thuận trở vào.

+ Trung tâm bảo hành: Bảo hành các sản phẩm của nhà máy bán ra thị

trờng

* Bộ phận trực tiếp sản xuất bao gồm:

+ Phân xởng 1 (phân xởng chế tạo khuôn mẫu): Là phân xởng cơ khí

có nhiệm vụ chủ yếu là chế tạo các khuôn mẫu của các sản phẩm phục vụ cho việc sản xuất của các phân xởng khác

+ Phân xởng 2: Chế tạo các sản phẩm có tính chất cơ khí nh cắt kim

loại,hàn, đột các chi tiết sản phẩm

+ Phân xởng 3: Sản xuất nam châm ngoài ra còn lắp ráp các sản phẩm

khác

+ Phân xởng 4: Là phân xởng cớ khí lớn nhất ở cơ sở 2 có nhiện vụ sản

xuất các sản phẩm cơ khí Phân xởng này tiến hành hầu hết các khâu từ đầu

đến cuối quy trình sản xuất sản phẩm

+ Phân xởng 5: là phân xởng cơ khí và lắp ráp cơ khí.

+Phân xởng 6: Sản xuất các sản phẩm nhựa nh dây bu chính, vỏ tủ

nhựa, vỏ máy điện thoại

+ Phân xởng 7: Sản xuất, kiểm tra, lắp ráp, các sản phẩm điện thoại + Phân xởng 8: Sản xuất lắp ráp loa, tăng âm

+ Phân xởng 9: Lắp ráp các bán thành phẩm từ các khâu sản xuất khác.

+ Phân xởng bu chính: Sản xuất các sản phẩm bu chính nh dấu bu

điện, kìm bu chính, phôi niêm phong

+ Phân xởng PVC cứng, mềm: sản xuất ống nhựa luồn cáp, ống sóng,

ống nhựa phục vụ dân dụng

3/ Tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy

3.1/ Tổ chức bộ máy kế toán.

Chức năng kế toán ở nhà máy là thu nhận, hệ thống hoá các thông tin về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị nhằm cung cấp các thông tin kế toán cần thiết phục vụ cho cho công tác quản

lý giúp lãnh đạo đề ra các quyết định sáng suốt để nâng cao hiệu quả hoạt

động kinh doanh

Nhà máy tổ chức kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán Phòng kế toán thống kê của nhà máy đợc biên chế 07 ngời đảm nhiệm các phần hành kế toán khác nhau Bộ phận kế toán thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở bộ phận các phân xởng, khối văn phòng cùng với việc tổng hợp số liệu chung toàn nhà máy, lập các báo cáo kế toán

định kỳ, hớng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của nhà máy

- Kế toán trởng (kiêm trởng phòng kế toán ): Chỉ đạo các bộ phận kế

toán về nghiệp vụ và ghi chép các chứng từ ban đầu đến việc sử dụng sổ sách

kế toán, thay mặt giám đốc tổ chức công tác kế toán của nhà máy, cung cấp thông tin kế toán tài chính cho giám đốc và chịu trách nhiệm về sự chính xác của các thông tin đó

- Kế toán tổng hợp kiêm thanh toán với ngời bán, thanh toán nội bộ,

thanh toán với ngân sách, : Mở sổ theo dõi thanh toán với ngời bán, thanh

toán nội bộ với các đơn vị phụ thuộc, mở sổ chi tiết thanh toán các khoản với ngân sách nh thuế, BHXH, BHYT, KFCĐ Tổng hợp toàn bộ số liệu kế toán phát sinh tại khu vực văn phòng và tổng hợp số liệu kế toán phát sinh trên toàn Nhà máy để đa ra báo cáo tài chính đồng thời đảm nhiệm công tác hạch toán chi phí sản xuất

- Kế toán thu chi kiêm kế toán TSCĐ và vay ngắn hạn của CBCNV:

Thanh toán thu chi các khoản bằng tiền mặt, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, trích và phân bổ khấu hao TSCĐ Hớng dẫn các bộ phận, các đơn vị phụ thuộc quản lý TSCĐ, làm thủ tục vay và trả nợ vay ngắn hạn của CBCNV trong Nhà máy, mở số theo dõi chi tiết từng món vay

Trang 29

- Kế toán NLVL, CCDC, kiêm kế toán thanh toán tạm ứng, thanh toán lơng: Theo dõi và hạch toán tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu, công cụ

dụng cụ, tham gia kiểm kê định kỳ và đột xuất, cung cấp số liệu cho phòng

điều độ sản xuất, hớng dẫn thủ kho mở thẻ kho ghi chép và quy định phơng pháp đối chiếu luân chuyển chứng từ giữa kho và kế toán Theo dõi và thanh toán các khoản tạm ứng Thanh toán lơng sản phẩm và long thời gian phát sinh hàng kỳ, thu các khoản theo lơng của CBCNV

- Kế toán thành phẩm, tiêu thụ: Theo dõi tình hình nhập, xuất , tồn

kho thành phẩm và hàng gửi bán, tính giá thực tế xuất kho thành phẩm, phản

ánh giá trị, số lợng hàng xuất bán, hàng đã tiêu thụ và hàng bị trả lại, ghi chép, theo dõi các khoản phải thu của khách hàng và tình hình thanh toán, xác

định thuế GTGT đầu ra

- Kế toán ngân hàng kiêm vay ngắn hạn, vay trung hạn của các ngân hàng : Ghi chép theo dõi và phản ánh thờng xuyên thu chi bằng tiền gửi ngân hàng, các khoản nợ, vay ngắn hạn và dài hạn, phụ trách việc mở L/C nhập khẩu

- Thống kê: Thống kê sản lợng toàn nhà máy (cả 4 khu vực sản xuất)

Lập báo cáo gửi các cơ quan cấp trên nh Cục Thống kê Hà Nội, Tổng công ty

Bu chính VTVN, Bộ Tài chính

- Còn ở các phân xởng có các nhân viên kinh tế thực hiện hạch toán ban

đầu, thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của các phân xởng sản xuất và gởi những chứng

từ đó về phòng kế toán trung tâm của nhà máy

- ở các đơn vị phụ thuộc( CN1, CN2, CN3, ) có tổ kế toán thực hiện công tác kế toán ở đơn vị, định kỳ tổng hợp số liệu, lên biểu kết quả HĐ SXKD, bảng cân đối phát sinh các tài khoản gửi về phòng kế toán nhà máy để

kế toán văn phòng Nhà máy tổng hợp lại lên báo cáo quyết toán hợp nhất

- Cơ cấu bộ máy kế toán của nhà máy đợc thể hiện qua sơ đồ sau

Sơ đồ 2 :

3.2/ Hệ thống chứng từ, tài khoản, báo cáo và sổ kế toán

Nhà máy áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết

định số 1411- TC/ QĐ/ CĐKT ngày 1/11/1995 và các văn bản, thông t hớng dẫn bổ sung của Bộ Tài Chính

Hệ thống chứng từ của nhà máy Thiết bị bu điện bao gồm những chứng

từ bắt buộc và những chứng từ nội bộ theo hớng dẫn của bộ Tài Chính Các chứng từ thờng đợc sử dụng:

Trang 31

Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ cung cấp

Kế toán trưởng(kiêm trưởng phòng)

Kế toán thành phẩm tiêu thụ

Kế toán thu chi, TSCĐ, vay CBCNV

K.toán ngân hàng, vay

NH và TH

Kế toán vật tư, tạm ứng, tiền lương

Nhân viên thống kê

Các nhân viên kinh tế phân xưởng

K.toán TH kiêm th.toán với người bán

Kế toán các chi nhánh

- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội

bộ, thẻ kho, biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm.

- Hoá đơn GTGT

- Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng.

- Thẻ TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ

- Danh mục tài khoản của nhà máy sử dụng hầu hết các tài khoản theo

QĐ 1141 Nhà máy cũng sử dụng thêm các tài khoản cấp 2 để ứng yêu cầu

quản lý

- Hình thức kế toán nhà máy áp dụng là hình thức Nhật ký chứng từ và

có sự kết hợp với hình thức Nhật ký chung

- Trình tự ghi sổ tuân theo các bớc đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 3 Trình tự ghi sổ ở nhà máy thiết bị bu điện.

Chứng từ gốc vàcác bảng phân bổ

tiếtBảng kê và NKCT

Sổ cái

Bảng tổng hợpchi tiếtBảng cân đối số PS

Ghi hàng ngày

Hệ thống báo cáo bao gồm hệ thống báo cáo tài chính bắt buộc gồm:

+ Bảng cân đối kế toán ( mẫu sổ 01- DN)

+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( B02- DN)

+ Báo cáo lu chuyển tiền tệ ( B03- DN )

+ Thuyết minh báo cáo tài chính ( B09- DN )

+ Và các báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu quản lý nội bộ nhà máy nh: Báo cáo tình hình sản xuất, Báo cáo sản lợng doanh thu

Công tác kế toán ở nhà máy mang tính chất thủ công Việc ứng dụng tin học chỉ là ứng dụng chơng trình excel hỗ trợ cho viêc tính toán và lập bảng biểu

Kỳ kế toán của nhà máy là quý, nhà máy kê khai nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế, đánh giá hàng tồn kho theo giá hạch toán, cuối kỳ tính giá thực tế theo phơng pháp hệ số giá, hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phơng pháp ghi thẻ song song, kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, thực hiện khấu hao tài sản theo phơng pháp tuyến tính

II- Thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán

hàng ở nhà máy thiết bị Bu điện

1/ Tình hình chung về bán hàng tại Nhà máy Thiết bị bu điện

Hiện nay, nhà máy thiết bị Bu điện áp dụng chủ yếu hai phơng thức tiêu thụ :

Trang 33

- Phơng thức tiêu thụ trực tiếp: Hàng đợc bán trực tiếp tại nhà máy

qua kho hoặc không thông qua kho

- Phơng thức gửi hàng: Hàng đợc tiêu thụ thông qua 3 chi nhánh bán

hàng đặt tại 3 miền Bắc, Trung, Nam Các chi nhánh có vai trò nh các đại lý Bên cạnh đó nhà máy cũng có một mạng lới đại lý rộng khắp 53 tỉnh thành trong cả nớc, giúp sản phẩm của nhà máy chiếm lĩnh thị trờng rộng lớn trong cả nớc, khách hàng của nhà máy không chỉ có các đơn vị trong ngành mà còn

có các đơn vị ngoài ngành sử dụng

Nhà máy Thiết bị bu điện thành lập 3 chi nhánh tiếp thị tại 3 thành phố lớn :

- Chi nhánh Miền Bắc (CN1) : văn phòng giao dịch ở Hà Nội, bán hàng

ở các tỉnh phía Bắc, từ tỉnh Quảng Bình đổ ra

- Chi nhánh Miền Trung (CN2) : văn phòng giao dịch tại Đà Nẵng, bán hàng từ tỉnh Quảng Trị đến tỉnh Ninh Thuận

- Chi nhánh Miền Nam (CN3) : văn phòng giao dịch tại TP Hồ Chí Minh, bán hàng từ tỉnh Bình Thuận đổ vào

Do đặc thù sản phẩm của Nhà máy Thiết bị bu điện chủ yếu là các sản phẩm phục vụ cho ngành bu điện nên khách hàng mua hàng của Nhà máy Thiết bị bu điện chủ yếu là các Bu điện tỉnh thành và các công ty trong ngành

Bu chính viễn thông thông qua các chi nhánh tiếp thị Ngoài ra có một số khách hàng ngoài ngành Vì vậy ảnh hởng đến phơng thức thanh toán của Nhà máy, chủ yếu thanh toán theo phơng thức trả chậm

Nhà máy Thiết bị bu điện chỉ mở tài khoản giao dịch thanh toán tại ngân hàng công thơng Ba Đình, các chi nhánh không đợc quyền mở tài khoản giao dịch thanh toán, mọi khoản tiền thanh toán giữa Nhà máy với ngời mua

và ngời bán, với ngân sách, đều thông qua tài khoản ở ngân hàng Ba Đình

Do đó khi thu đợc tiền bán hàng của các chi nhánh tiếp thị bằng chuyển khoản

đều thông qua tài khoản thanh toán nội bộ, TK 136 và TK 336

2/ Kế toán giá vốn hàng bán ở Nhà máy.

2.1/ Đặc điểm sản phẩm của nhà máy Thiết bị bu điện.

Nhà máy thiết bị Bu điện là đơn vị trong ngành bu chính viễn thông Việt Nam, có khả năng sản xuất và lắp ráp các thiết bị điện tử trên mạng lới bu chính viễn thông

Đáp ứng nhu cầu thị trờng, nhà máy sản xuất rất nhiều loại sản phẩm bao gồm từ 300 - 400 loại Tất cả đợc chia thành 6 nhóm chính:

- Nhóm sản phẩm thiết bị bu chính: Dấu bu chính, máy in cớc, kìm bu chính, phôi niêm phong, ca bin đàm thoại v.v

- Nhóm sản phẩm điện chính: Các loại tủ đấu dây, phiến đấu dây, bộ nguồn viễn thông khung công tơ

- Nhóm sản phẩm bảo an: Các thiết bị cắt sét, chống sét.v.v

- Nhóm sản phẩm điện thoại: Điện thoại POSTEF, VN, Casio, Panasonic

- Nhóm sản phẩm điện thanh: Loa nén, loa cối, loa treble, loa dùng cho máy tính

Liên 3: Dùng để vào thẻ kho và theo dõi thanh toán nội bộ.

Trờng hợp xuất kho thành phẩm để tiêu thụ ra bên ngoài, khách hàng vào phòng kế toán, kế toán tiêu thụ sẽ căn cứ vào hợp đồng (nếu có), hoặc căn cứ vào thông báo giá của Nhà máy, căn cứ vào lợng hàng tồn kho (xem trên thẻ kho thành phẩm) để viết hoá đơn GTGT Hoá đơn GTGT vừa là hoá đơn bán hàng vừa là phiếu xuất kho và là căn cứ để đơn vị hạch toán doanh thu

Hoá đơn GTGT đợc lập 3 liên (Biểu số 3):

- Liên 1: Lu lại quyển gốc

- Liên 2: (Hoá đơn đỏ) giao cho khách hàng

- Liên 3: Dùng để thanh toán

Biểu số 2

Đơn vị Phiếu xuất kho Mẫu số 03 - VT - 3LL

Địa chỉ Kiêm vận chuyển nội bộ Ban hành theo quyết định số

Ngày 26 tháng 01 năm 2002 TC/QD/CĐKT gày1/11/1995

Liên 3: Dùng để thanh toán nội bộ của Bộ Tài Chính

AP/00 - B

N0 026512Căn cứ lệnh điều động số ngày tháng năm 200

của về việc

Họ tên ngời vận chuyển : Hào - PVC Hợp đồng số:

Phơng tiện vận chuyển:

Xuất tại kho: Thành phẩm Trần Phú

Nhập tại kho: Chi nhánh 3 - TPHCM

Ngời vận chuyển(Ký, họ tên)

Thủ kho nhập(Ký, họ tên)

Biểu số 3

Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 - GTKT - 3LL

Liên 3 : Dùng để thanh toán HP/01B

Ngày 13 tháng 1 năm 2002 N o 056320

Đơn vị bán hàng : Nhà máy thiết bị Bu Điện.

Địa chỉ: 61 - Trần Phú - Hà Nội Số tài khoản

Trang 37

Cộng tiền hàng: 3.894.000Thuế suất GTGT : 10 % Tiền thuế GTGT: 389.400 Tổng cộng tiền thanh toán: 4.283.400

Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu hai trăm tám ba ngàn bốn trăm đồng

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

2.3/ Kế toán giá vốn hàng bán :

a/ Kế toán giá vốn hàng bán theo phơng thức bán hàng trực tiếp :

Cá nhân, đơn vị có nhu cầu lên phòng kế toán để làm thủ tục mua hàng

Kế toán căn cứ vào yêu cầu, hợp đồng kinh tế và thông báo giá viết hoá đơn GTGT

Hoá đơn GTGT đợc lập làm 3 liên Liên 1 lu quyển gốc, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 dùng để làm chứng từ vào thẻ kho và thanh toán Khách hàng nhận đợc liên 2 và liên 3 xuống kho để nhận hàng Thủ kho sau khi giao hàng, ký nhận giao hàng, chuyển liên 2 cho khách hàng để xuất trình cho bảo

vệ khi mang hàng ra khỏi cổng nhà máy, còn liên 3 giữ lại để vào thẻ kho thành phẩm Định kỳ chuyển hoá đơn, chứng từ cho kế toán thành phẩm để vào thẻ kho (Biểu 4) theo chỉ tiêu số lợng ở phòng kế toán và lu trữ Cuối mỗi

tháng kế toán thành phẩm tổng hợp lên bảng kê nhập - xuất - tồn (Biểu 5) theo

cả chỉ tiêu số lợng và giá trị làm cơ sở để lên bảng kê số 9 - tính giá thực tế xuất kho thành phẩm (Biểu 6A).

Để phản ánh tình hình tiêu thụ theo phơng thức tiêu thụ trực tiếp, kế toán nhà máy sử dụng theo TK 632 - giá vốn hàng bán Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản liên quan nh TK 154, 155, …

Chứng từ sử dụng: Hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng, hoá đơn GTGT,…

Sổ kế toán: Thẻ kho thành phẩm, Báo cáo xuất nhập tồn kho thành phẩm.

Sổ cái TK 155, sổ cái TK 632.(Biểu số 6B, 6C)

Ví dụ: Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 56320 ngày 13/01/2002 bán cho Cty

Điện cơ thống nhất một lợng hàng, kế toán căn cứ vào hoá đơn để vào thẻ kho, cuối tháng căn cứ vào thẻ kho để vào bảng kê Nhập - Xuất - Tồn, giá trị xuất kho đợc tính trên bảng là giá hạch toán Sau đó đa các số liệu đã tập hợp đợc trên bảng kê số 9 để tính đợc giá vốn thực tế hàng xuất kho trong kỳ, cụ thể

nh sau :

Biểu số 4

Doanh nghiệp Mẫu số 06 – VT Ban hành theo

Tên kho : Thành phẩm Trần Phú Thẻ kho QĐ số 186/TC-CĐKT ngày

Ngày lập thẻ: 01/01/2002 14/03/1995 của Bộ tài chính

Cộng phát sinh T1

Tháng 2

Cty Điện cơ TN PX6 PX6

1.000

1.000

2.000 3.000

233 233 1.677

910

677 1.677

1.677

0 2.000 5.000

Trang 39

58742 25/331/3

Céng ph¸t sinh T2 Th¸ng 3

Cty §iÖn c¬ TN Cty §iÖn c¬ TN

Céng PS th¸ng 3

4.000 1.000

5.000

5.000

1.000 0