Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Phương Nam

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Phương Nam

Lời mở đầu

Trong nền kinh tế thị trờng, dới sự chi phối của các quy luật kinh tế khách quan nh: quy luật cung cầu, quy luật giá trị, quy luật cạnh tranh đã làm cho các doanh nghiệp trong quá trình sản xuất phải luôn chú trọng tới yếu tố giảm chi phí

Do đặc điểm của công nghệ sản xuất của Công ty Phơng Nam nên tỷ lệ chi phí nguyên vật liệu trong tổng giá thành tơng đối lớn, vì vậy một trong những biện pháp tốt nhất để hạ giá thành sản phẩm là giảm tối đa chi phí về nguyên vật liệu

Để vừa giảm chi phí về nguyên vật liệu lại vừa đảm bảo chất lợng sản phẩm, công

ty luôn phải thực hiện tốt công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu bảo quản và sử dụng Công cụ đắc lực nhất phục vụ cho quá trình trên là công tác tổ chức hạch toán khoa học, hợp lý sẽ đa ra đợc những thông tin kinh tế kịp thời, chính xác giúp cho bộ phận quản lý có những quyết định đúng đắn, nhanh chóng phục vụ cho sản xuất đạt hiệu quả cao

Xuất phát từ vấn đề lý luận và yêu cầu thực tiễn đặt ra, em đã chọn đề tài: “

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Phơng Nam ", nhằm mục

đích vận dụng lý luận để tìm hiểu thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu trong

đơn vị sản xuất, tìm ra những u, nhợc điểm trong công tác quản lí và kế toán nguyên vật liệu, để từ đó rút ra kinh nghiệm học tập và đề xuất một số ý kiến với mong muốn là hoàn thiện hơn nữa tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Công ty Ph-

ơng Nam Kết cấu của đề tài gồm:

* Chơng 1: Tình hình thực tế tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công

ty Phơng Nam

* Chơng 2: Một số nhận xét và ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Phơng Nam

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thanh Quý giảng viên khoa kế toán trờng Đ.H Kinh tế quốc dân và tập thể cán bộ phòng kế toán Công ty Phơng Nam đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này

Do thời gian ngắn và trình độ chuyên môn còn hạn chế nên việc nghiên cứu

và xây dựng đề tài này chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận đợc sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các cán bộ kế toán của công

ty để chuyên đề này đợc hoàn chỉnh hơn

Hà Nội, ngày 03 tháng 05 năm 2003 Sinh viên

Vũ Thị Phơng Thảo

Chơng I thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở công ty

1959 sau đổi tên là Công ty Phơng Nam

Công ty Phơng Nam đợc Sở Kế hoạch và đầu t Hà nội cấp quyết định thành lập ngày 20/01/1997

Công ty có tên giao dịch là Phơng Nam company

Trụ sở chính của công ty: số 352 đờng Giải Phóng - quận Thanh Xuân - Hà nội

Diện tích mặt bằng hiện nay: 2700 m2,

trong đó diện tích: - Nhà xởng là 1300 m2,

-Văn phòng: 400 m2,

-Kho bãi: 1000 m2

1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty.

1.2.1 Mô hình bộ máy quản lý của công ty Phơng nam.

Biểu số 1 sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty phơng nam

Công ty có bộ máy tổ chức rất chặt chẽ và hiệu quả, phù hợp với chuyên ngành sản xuất kinh doanh của mình Tổng số công nhân của công ty có 500 ngời, trong đó: số cán bộ đại học , cao đẳng là 51 ngời, số công nhân kỹ thuật là 449 ng-ời

Cấu trúc quản lí của công ty theo hớng trực tuyến đợc thể hiện ở sơ đồ trên Trong qúa trình hoạt động các phòng ban phối hợp với nhau thực hiện các chức năng nhiệm vụ một cách hiệu quả

Phòng tài vụ Ban bảo vệ

Ban bảo vệ Phòng tổ chức

hành chính

Phòng tổ chức hành chính

Ban kinh tế cơ bản

Ban kinh tế cơ bản

Phòng

kỹ thuật

Phòng

kỹ thuật

Phân xưởng may

Phân xưởng

in lưới

Phân xưởng

-Giám đốc: phụ trách chung và phụ trách các mặt công tác cụ thể sau:

Công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiền lơng…( Phòng tổ chức lao động )Công tác kế hoạch, vật t và tiêu thụ ( Phòng kế hoạch vật t )

Công tác tài chính thống kê kế toán (Phòng tài vụ )

Tiến bộ kỹ thuật đầu t xây dựng cơ bản (Phòng kỹ thuật và ban XDCB)-Phó giám đốc kỹ thuật giúp cho giám đốc phụ trách các công tác:

Công tác kỹ thuật ( Phòng kỹ thuật )

Công tác bồi dỡng và nâng cao trình độ công nhân, công tác bảo hiểm lao

động ( Phòng tổ chức )

Điều hành kế hoạch tác nghiệp của các phân xởng

-Phó giám đốc kinh doanh: giúp việc cho giám đốc phụ trách các công việc.Công tác kinh doanh tiêu thụ sản phẩm (Phòng kế hoặc vật t )

Công tác quản trị và bảo vệ ( Phòng hành chính và ban XDCB )

b.Các phòng ban:

* Phòng kế hoạch : với chức năng tham mu giúp giám đốc lập kế hoạch sản

xuất, giao kế hoạch sản xuất cho các đơn vị Giúp giám đốc tổng hợp kiểm tra và

đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch nhiệm vụ của các đơn vị Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ cung ứng vật t xuất nhập khẩu, quản lý kho thành phẩm và nguyên liệu của công ty

Tham mu cho giám đốc các mặt công tác: Các kế hoạch tổng hợp ngắn hạn (1 năm) hoặc dài hạn và các kế hoạch tác nghiệp

-Kế hoạch giá thành

-Điều độ sản xuất hàng ngày ( kế hoạch tác nghiệp )

-Cung ứng vật t, nguyên vật liệu

-Tiêu thụ sản phẩm

* Phòng kỹ thuật : Phòng Kỹ thuật quản lý, kiểm tra hớng dẫn các đơn vị

thực hiện mặt hàng sản phẩm đúng thiết kế mẫu mã, quy trình kỹ thuật theo hợp

đồng kinh tế đã đăng ký với khách hàng Nghiên cứu cải tiến các mặt hàng, chế tác mẫu mã và sản phẩm mới vv Tham mu cho giám đốc về các công tác:

-Công tác tiến bộ kỹ thuật

-Quản lý quy trình kỹ thuật và quy trình công nghệ sản xuất

-Nghiên cứu các mặt hàng mới, mẫu mã bao bì

-Quản lý và xây dựng kế hoạch, tu sửa thiết bị

-Giải quyết các sự cố máy móc, công nghệ của sản xuất

-Tham gia đào tạo công nhân về mặt kỹ thuật

Nhiệm vụ của phòng là theo dõi thực hiện các quy trình công nghệ đảm bảo chất lợng sản phẩm, đồng thời đa ra dự án mua sắm thiết bị mới

* Phòng kế toán tài vụ : có chức năng tham mu cho giấm đốc về công tác tài

chính ( chi tiết ở phần sau )

Phòng Kế toán - tài vụ thực hiện công tác tài chính theo các chế độ tài chính, chính sách của nhà nớc Đặc biệt theo Nghị định 56 và Nghị định 59 CP ngày 3/10/1996 thực hiện hoạt động giám sát hoạt động tài chính

*

Phòng tổ chức hành chính : với chức năng tham mu cho giám đốc về mặt

qui hoạch cán bộ, đề bạt , phân công cán bộ lãnh đạo và quản lí trong công ty Quản lí lao động tiền lơng, quản lí hồ sơ lí lịch cán bộ công nhân viên Giải quyết thủ tục về chế độ Ngoài ra phòng còn quản lí toàn bộ về nhà cửa, đất đai , xây dựng và các công việc hành chính khác

Nhiệm vụ của phòng tổ chức là điều độ tiến độ sản xuất, điều hoà bố trí tuyển dụng lao động cho phù hợp với tiến độ sản xuất, soạn thảo ra nội quy, quy chế quản lý các công văn, chỉ thị và giải quyết các vấn đề về tiền long, BHXH, BHYT sau đó chuyển lên phòng kế toán tính lơng và các khoản có tính chất lơng

-Điều động, tuyển dụng lao động Giải quyết các chính sách cho ngời lao

động

*Ban bảo vệ: tham mu cho giám đốc các mặt công tác nh bảo vệ, tự vệ,

thực hiện nghĩa vụ quân sự Đội bảo vệ với chức năng đảm bảo trật tự an ninh an toàn trong công ty và xã hội Bảo vệ tài sản của công ty cũng nh của công dân

*Ban xây dựng cơ bản: tham mu cho giám đốc các mặt công tác kế hoạch

xây dựng, sửa chữa nhỏ trong công ty

-Thực hiện các kế hoạch tác nghiệp

-Ghi chép và thống kê các số liệu ban đầu ( ghi lại những sản phẩm làm ra

từ công nhân), đồng thời ghi phiếu nhập kho Ngoài ra thống kê phân xởng phải chấm công và tính lơng cho công nhân ở phân xởng mình từ đó chuyển lên giám

đốc duyệt sau đó chuyển lên phòng tài vụ để nhận lơng cho công nhân ở phân ởng mình

x Phân xởng may: chuyên gia công các loại cặp da, túi sách, va ly

-Phân xởng dệt: có nhiệm vụ gia công các sản phẩm phục vụ sản xuất sản phẩm da

-Phân xởng in lới: in lới trên các sản phẩm túi xách ví da theo yêu cầu

-Tổ cơ điện: phụ trách sửa chữa và bảo quản sử dụng máy móc của các phân xởng và các phòng ban

1.3 Quy trình tổ chức sản xuất tại công ty Phơng Nam

Mỗi sản phẩm hoàn thành đều phải tiến hành theo các bớc sau:

Biểu số 2 Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất của công ty phơng

nam

Do công ty sản xuất chuyên làm theo đơn đặt hàng hoặc nhận gia công là chủ yếu Chính vì vậy khi có nhu cầu sản xuất thì NVL mua ngoài hoặc do đơn vị thuê gia công gửi sang Nguồn NVL chính chủ yếu ở đây là: Vải ( da, giả da, vải pvc… ), sợi

Sau khi nhận đợc đơn đặt hàng NVL đợc xuất vào từng phân xởng:

Sợi đợc xuất vào phân xởng Dệt, dệt dây quai làm dây đeo túi Sau khi dây quai dệt xong chuyển sang cho phân xởng May

Da, giả da đợc cắt, in lới theo yêu cầu của đơn đặt hàng Phân xởng May tiếp nhận dây quai và sản phẩm cắt, in thực hiện bớc cuối cùng may hoàn thiện một chiếc túi xách, ví, ba lô

1.3.2 Tổ chức các yếu tố sản xuất

Nhân lực: Sau khi ký hợp đồng hoặc nhận đơn đặt hàng của khách hàng

Công ty giao nhiệm vụ cho từng phân xởng, các quản đốc có nhiệm vụ điều động nhắc nhở nhân công để tiến hành sản xuất cho kịp tiến độ sản xuất, hoàn thành tốt hợp đồng ký kết

Nguyên vật liệu: Thông thờng khi có nhu cầu vật liệu cho sản xuất phát sinh,

thì các quản đốc có nhiệm vụ báo cáo tình hình với giám đốc công ty và phòng kế

Dệt (dệt dây quai)

Dệt (dệt dây quai)

Sản PhẩmSản Phẩm

Nhập khoNhập kho

hoạch Trên cơ sở đó để có kế hoạnh cung ứng kịp thời cho sản xuất tránh tình trạng thiệt hại do ngừng sản xuất tạo ra.

Máy móc thiết bị: Kể từ khi thành lập, công ty đã có đầy đủ trang thiết bị

hiện đại nhập khẩu của nớc ngoài Ngoài ra, hàng năm công ty đầu t mua sắm các trang thiết bị mới nhằm nâng cao năng suất lao động, cải tiến công nghệ sản xuất , hạ giá thành sản phẩm

II Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và sổ sách kế toán tại công ty Phơng Nam

2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Biểu số 3 Sơ đồ bộ máy kế toán ở công ty Phơng Nam

Phòng tài vụ của công ty gồm 10 ngời Trong đó có:

- Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp

- Phó phòng kiêm kế toán giá thành

- Cán bộ kế toán phụ trách các phần kế toán khác

Kế toán trưởngKiêm kế toán tổng hợp

Kế toán công nợ

Kế toán

TL &

BHXH

Kế toán

TL &

BHXH

Kế toán vật liệu

Kế toán vật liệu

Kế toán

TSCĐ

Kế toán

TSCĐ

Kế toán tiêu thụ

Kế toán tiêu thụ

Kế toán

TGNH

Kế toán

TGNH

Thủ quỹThủ quỹ

kế toán tập trung rất phù hợp với công việc kế toán ở công ty Phơng Nam vì công

ty Phơng Nam là doanh nghiệp có quy mô nhỏ

Nhiệm vụ của phòng kế toán :

+ Giám sát tình hình hoạt động tài chính của công ty

+ Tổ chức hạch toán kinh tế độc lập cho riêng doanh nghiệp

+ Tổng hợp lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi chu kỳ kinh doanh theo chế

độ quy định của ngành chủ quản

+ Lập kế hoạch tài chính cho kỳ kinh doanh tiếp theo

1.4.2 Nhiệm vụ và chức năng của cán bộ nhân viên phòng tài vụ:

-Kế toán trởng ( trởng phòng tài vụ ): là ngời chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động tài chính và là ngời điều hành bộ máy kế toán của công ty Đồng thời kế toán trởng phải kiểm tra đối chiếu việc thực hiện luân chuyển chứng từ có đúng không Ngoài ra kế toán trởng còn hớng dẫn chỉ đạo việc lu giữ tài liệu, sổ sách kế toán, lựa chọn các hình thức kế toán thích hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Chức năng quan trọng nhất của kế toán trởng là tham mu cho giám đốc nhằm giúp cho giám đốc đa ra những quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh của đơn vị đặc biệt về vấn đề tài chính của công ty

-Phó phòng tài vụ ( kế toán giá thành sản phẩm ): là ngời thay kế toán trởng giải quyết công việc có tính tạm thời trong lúc kế toán trởng vắng trong thời gian ngắn Đồng thời là ngời theo dõi và tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong doanh nghiệp để từ đó tính giá thành sản phẩm và quyết định giá bán cho sản phẩm

-Kế toán ngân hàng: Quản lý các loại vốn ngân hàng, phụ trách việc vay, trả, giao dịch với ngân hàng

-Kế toán công nợ: theo dõi hạch toán các khoản công nợ của công ty khi mua hàng hoá của các cơ quan khác, hoặc công ty bán chịu cho khác hàng những sản phẩm mà công ty sản xuất ra để tiêu thụ (Hay gọi là hình thức thanh toán sau )

- Kế toán vật liệu: Phụ trách theo dõi quá trình nhập xuất tồn vật t trên sổ sách

-Kế toán tiêu thụ: tổng hợp thống kê việc tiêu thụ sản phẩm

-Kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời số lợng, giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng tài sản cố định trong toàn

Xí nghiệp đồng thời kế toán phần hành này cũng có nhiệm vụ tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản

và chế độ qui định

-Kế toán tiền lơng: phụ trách việc hạch toán tiền lơng BHXH, BHYT, KPCĐ, tiền công, thởng và các khoản phải trả cho ngời lao động

-Kế toán tổng hợp: Cuối kì kế toán (tháng, quý hoặc năm) sau khi bộ phận

kế toán chi tiết vào sổ kế toán chi tiết, lên bảng kê, bảng phân bổ và nhật kí chứng

từ, kế toán tổng hợp kiểm tra sau đó vào Sổ Cái, lên bảng cân đối kế toán và lập các báo cáo tài chính, xác định kết quả kinh doanh, tổng hợp mọi số liệu và chứng

từ mà các kế toán viên giao cho Kiểm tra việc ghi chép, luân chuyển chứng từ

-Thủ quỹ: thu chi tiền mặt hàng ngày

2.2 Tổ chức hệ thống sổ kế toán

Công ty Phơng Nam là một doanh nghiệp sản xuất nên để hoàn thành tốt

nhiệm vụ và xử lý thông tin kịp thời chặt chẽ, kế hoạch sản xuất có hệ thống, phòng kế toán áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ

Niên độ kế toán của công ty đợc bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12 trong năm

Từ năm 1999 khi nhà nớc áp dụng 2 luật thuế mới là thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp trong hạch toán Công ty đã áp dụng việc tính thuế theo phơng pháp khấu trừ

Trình tự ghi sổ: Trình tự ghi sổ đợc khái quát qua sơ đồ sau

Biểu số 4 Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

Bộ sổ kế toán công ty sử dụng bao gồm:

Bảng kê: Có 8 bảng kê, trong đó phục vụ cho việc ghi sổ Nhật ký đợc

gọn nhẹ, nhanh chóng, các bảng kê thờng sử dụng có:

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Báo cáo tài chính Báo cáo tài chính

BK 1 - Tiền mặt (ghi Nợ)

BK 2 - TGNH (ghi Nợ)

BK 4 - Chi phí sản xuất theo phân xởng

BK 5 - Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí xây dựng cơ bản

Bảng phân bổ: Sử dụng để chia chi phí cho các đối tợng chi phí theo

công dụng và mục đích chi phí Bảng phân bổ thờng dùng để hạch toán trớc khi ghi bảng kê chi phí Có 3 sổ phân bổ:

BPB 1 - Tiền lơng và khoản trích theo lơng

BPB 2 -Vật liệu, CCDC

BPB 3 - Khấu hao TSCĐ

Sổ chi tiết: Gồm các sổ chi tiết đợc quy định sẵn kết cấu để phục vụ ghi

BK hoặc Nhật ký-chứng từ

Sổ cái: sổ cái ghi ngày cuối cùng kỳ báo cáo trên cơ sở các nhật ký

chứng từ; sổ cái mở cho từng tài khoản

iii Tình hình tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty phơng nam

3.1 Tình hình vật liệu của công ty Phơng nam

3.1.1 Đặc điểm vật liệu của công ty

Công ty Phơng Nam thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyên sản xuất các sản phẩm túi xách, ví da, ba lô Công ty sản xuất ra nhiều loại sản phẩm khác nhau theo yêu cầu đơn đặt hàng hoặc gia công thuê cho nớc ngoài do đó nguyên vật liệu sử dụng với khối lợng lớn, đa dạng nhiều chủng loại Chính vì vậy nguyên vật liệu là thành phần chính cấu tạo nên các sản phẩm đa dạng đó Vật liệu của công ty đợc đa vào với hai hình thức chính là nhập khẩu và mua trong nớc

Do đặc điểm sản xuất sản phẩm trên của công ty là chủ yếu nên vật liệu của công

ty thuộc những ngành công nghiệp dệt may(chủ yếu là da và giả da) dễ bị h hỏng kém phẩm chất do tác động của độ ẩm và khí hậu gây ẩm mốc và mủn, mà chất lợng sản phẩm lại chịu ảnh hởng lớn từ chất lợng vật liệu Vì vậy khâu đảm bảo nguyên vật liệu là hết sức quan trọng, nó quyết định đến chất lợng sản phẩm của công ty Do tính chất vật liệu nh vậy nên công ty rất chú trọng đến khâu phân loại, bảo quản, kho tàng

• Kho thành phẩm: Bảo quản các sản phẩm hoàn thành theo hợp đồng

3.1.2 Phân loại nguyên vật liệu cuả công ty

Để đáp ứng nhu cầu hạch toán chi phí nguyên vật liệu qua đó tính giá thành sản phẩm Công ty đã sử dụng phơng pháp phân loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế vầ yêu cầu quản trị trong công ty nguyên vật liệu chính bao gồm:

+Nguyên vật liệu chính: Các loại vải nh: Vải da, vải giả da và sợi

+ Nguyên vật liệu phụ gồm: Mút, khuy bấm, dây khoá, đầu khoá, chỉ vắt

sổ, chỉ may…

Xuất phát từ yêu cầu đảm bảo tính an toàn trong bảo quản vật liệu Công ty

đã xây dựng hệ thống nội quy đến kho tàng thì không đợc phép vào kho (nội quy trong việc nhập xuất nguyên vật liệu) Trong nội quy của công ty về kho bãi xác

định rõ trách nhiệm vật chất trong trờng hợp hao hụt h hỏng, thiếu, mất nguyên vật liệu thì ngời quản lý kho phải chịu trách nhiệm vật chất trớc ban lãnh đạo công ty Các kho dự trữ của công ty đợc xây dựng khô ráo, không dột nát bố trí gần phân xởng, thuận tiện cho việc chuyên chở, cung ứng kịp thời cho sản xuất Chính vì vậy vật liệu trong kho đợc quản lý tốt không xảy ra mất mát h hỏng

3.1.3-Các nguồn nguyên vật liệu chủ yếu

Vật liệu mua ngoài: Đây là nguồn nhập chủ yếu của của công ty

+ Vật liệu nhập ngoại nhiều nhất của công ty là các sản phẩm vải mà chủ yếu nhập từ Hàn Quốc, Trung Quốc…

+ Vật liệu mua trong nớc : nh sợi, vải, khoá đợc nhập chủ yếu ở các hộ gia

đình

3.1.4- Đánh giá nguyên vật liệu

3.1.4.1 Giá nguyên vật liệu nhập kho

Công ty áp dụng phơng pháp đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thực tế

Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu đợc mua từ nhiều nguồn khác nhau và theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu trong từng trờng hợp cũng khác nhau Vì vậy giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho đợc xác

+ Chi phí mua

phát sinh

-Các khoản giảm giáTuy nhiên công ty có những sản phẩm tự chế biến lại là nguyên vật liệu đầu vào cho các sản phẩm khác Các sản phẩm này đợc nhập kho sau khi hoàn thành

- Vật liệu do doanh nghiệp gia công chế biến (nếu có):

Giá thực tế vật

liệu nhập kho =

Giá thực tế NVL xuất kho

để gia công

+ Chi phí gia công chế biến +

Chi phí vận chuyển bốc dỡ-Phế liệu: đánh giá theo ớc tính (giá thực tế có thể sử dụng đợc hoặc có thể bán đợc)

3.1.4.2 Giá vật liệu xuất kho

Nguyên vật liệu sau khi đợc nhập kho, tuỳ thuộc vào nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty mà nguyên vật liệu có thể đợc xuất ra phục vụ cho quá trình này Tuy nhiên không phải mọi nguyên vật liệu đều cùng nhập tại một thời điểm, theo cùng một giá, mà chúng nhập theo thời điểm khác nhau và giá của chúng luôn biến động Vì vậy, để theo dõi và đánh giá chính xác việc tính giá xuất kho nguyên vật liệu phải theo phơng pháp phù hợp với đơn vị

Tại công ty Phơng Nam, giá thực tế vật liệu xuất kho đợc tính theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ

3.2 Tổ chức chứng từ kế toán ở công ty Phơng Nam

1 Chứng từ sử dụng :

- Hoá đơn giá trị gia tăng (do bên bán lập)

- Các loại phiếu nhập kho, xuất kho,

- Biên bản kiểm nhận hàng hoá

- Các chứng từ về chi phí mua hàng

- Các chứng từ thanh toán tiền: Phiếu chi, phiếu tạm ứng, giấy báo nợ ngân hàng

2.Tổ chức chứng từ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu

* Đối với vật liệu mua ngoài

Nguyên vật liệu của Công ty đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau trong đó nhập từ mua ngoài là chủ yếu

Việc cung ứng vật t cho sản xuất, cho các đối tợng khác trong Công ty do phòng Kế hoạch vật t thực hiện Căn cứ vào tình hình sản xuất và dự trữ nguyên

vật liệu của toàn Công ty, phòng Kế hoạch vật t lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu.

Khi nhận đợc hoá đơn, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của ngời bán gửi đến nay do nhân viên cung tiêu của Công ty mang về, phòng Kế hoạch vật t phải đối chiếu với hợp đồng kinh tế đợc ký kết giữa hai bên để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán đối với từng chuyến hàng Khi nguyên vật liệu về đến Công ty phải thành lập Ban kiểm nghiệm vật t để tiến hành kiểm nghiệm vật t về số lợng, chất lợng, quy cách nguyên vật liệu

Biểu số 5

Hoá đơn giá trị gia tăng Mẫu số 02-B/GTKL 3LL

Địa chỉ: Số 20 Kim Đồng – Thanh xuân-Hà Nội

Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Văn Cờng

Đơn vị: Công ty Phơng Nam

Địa chỉ: 358 Đờng Giải Phóng

Hình thức thanh toán: Tiền gửi ngân hàng MST:0100232455-1

Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm năm mơi hai triệu hai trăm bảy mơi hai ngàn

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

Sở công nghiệp hà nội

Công ty Phơng Nam

Biên bản kiểm nghiệm vật t

Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 005321, 005538, ngày 7 tháng 1 năm 2003 Ban kiểm nghiệm gồm:

Bà : Nguyễn Thị Đào: Đại diện phòng Kế hoạch vật t - trởng ban

Ông: Lê Minh : Đại diện phòng Kỹ thuật - uỷ viên

Bà: Nguyễn Thị Lan - Thủ kho - uỷ viên

Đã kiểm nghiệm loại vật t dới đây:

M vậtã

t

Tên, nhãn hiệu vật t

Đơn vị tính

Số lợngTheo

chứng từ

Thực nhậpVp

Uỷ viên Uỷ viên Trởng ban

Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật t, bộ phận thu mua xem xét tình hình vật liệu Nếu nguyên vật liệu không đúng quy cách phẩm chất thì trả lại ngời bán Nếu vật liệu vật hao hụt trong định mức thì tính vào giá nhập kho, ngoài định mức thì quy trách nhiệm bồi thờng

Khi nguyên vật liệu đợc chấp nhận nhập kho thì phòng Kế hoạch vật t lập phiếu nhập kho Phiếu đợc lập thành 2 liên, 1 liên phòng Kế hoạch vật t giữ, 1 liên ngời lập giao cho thủ kho để ghi thẻ kho rồi chuyển về phòng Kế toán để ghi sổ Thông thờng mỗi một loại vật t sẽ lập một phiếu nhập kho, nhng có thể lập một phiếu nhập kho cho nhiều loại vật t

Họ tên ngời giao hàng : Nguyễn Văn Cờng

Nhập tại kho: Nguyên vật liệu chính

*Đối với vật liệu là thành phẩm do công ty tự sản xuất nhập kho.

Thực chất đây là quá trình nhập kho thành phẩm mà thành phẩm của công

ty ở đây là dây quai Sau khi thành phẩm đợc sản xuất xong, quản đốc phân xởng dệt và công nhân phải tự kiểm tra sản phẩm trớc khi cán bộ kiểm tra Cán bộ kiểm

tra sau khi kiểm tra thử nghiệm sản phẩm về số lợng, chất lợng lập biên bản kiểm nghiệm (giống nh ở biểu số 2) để kiểm tra thử nghiệm, phòng kế hoạch viết phiếu nhập kho giống nh phiếu nhập kho của trờng hợp nguyên vật liệu mua ngoài

Phiếu nhập kho này lập thành 2 liên:

• Đối với phế liệu thu hồi: Phế liệu thu hồi của công ty Phơng Nam ở đây

chỉ là những sản phẩm thừa của quá trình sản xuất nh vải vụn, chỉ vụn, bìa giấy cắt…hầu nh có giá trị không cao Chính vì vậy mà công ty Phơng Nam không làm thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi mà sau mỗi kỳ sản xuất, phế liệu đợc lấy ra từ phân xởng sản xuất nhập thẳng vào kho vật liệu phụ, không qua một hình thức kiểm tra đong đếm nào Nghĩa là công ty không phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi

Biểu số 9 Thủ tục nhập kho NVL đợc khái quát qua sơ đồ sau:

3 Tổ chức chứng từ xuất kho nguyên vật liệu:

Tại Công ty, nguyên vật liệu xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh Ngoài ra nguyên vật liệu có thể xuất bán, cho vay

Chứng từ sử dụng để xuất kho nguyên vật liệu là "Phiếu xuất kho" Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh nguyên vật liệu lập Phiếu đợc lập cho một hoặc nhiều thứ nguyên vật liệu tại cùng một kho, cùng sử dụng để sản xuất một loại sản phẩm Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên:

- 1 liên ngời lĩnh giữ

- 1 liên gửi lên phòng Kế hoạch vật t

-1 liên thủ kho chuyển cho phòng Kế toán

Kiểm nghiệm đánh giá chất lượng vật liệu mua về

Làm thủ tục nhập kho: Phiếu nhập kho

Làm thủ tục nhập kho: Phiếu nhập kho

Họ tên ngời nhận: Nguyễn Thị Loan

Yêu cầu

Thực xuất Đơn giá Thành tiền

4 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty:

Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và đặc điểm về sản phẩm của Công

ty, theo yêu cầu quản lý kế toán áp dụng phơng pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Về mặt lý tởng phơng pháp này phù hợp với tình hình của Công ty hiện nay Phơng pháp này đợc sử dụng đòi hỏi Công ty xây dựng đợc hệ thống danh điểm nguyên vật liệu hoàn thiện Thực tế công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho và phòng Kế toán đợc tiến hành nh sau:

1 Tại kho:

Khi nhận đợc chứng từ về nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thủ kho thực hiện việc kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ Sau khi nhập kho hoặc xuất kho nguyên vật liệu xong thủ kho ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho và ký vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Các chứng từ nhập, xuất hàng ngày đợc thủ kho giao cho kế toán nguyên vật liệu phụ trách theo dõi kho

Thẻ kho dùng để tiến hành ghi chép, phản ánh hàng ngày về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lợng.

Mỗi thứ nguyên vật liệu sử dụng một thẻ kho Thẻ kho đợc sắp xếp theo loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu để tiện cho việc sử dụng, ghi chép, kiểm tra, đối chiếu

và quản lý

Mỗi thẻ kho có thể đợc mở trong một năm, chi tiết theo từng tháng, mở trên một tờ hoặc một số tờ căn cứ vào khối lợng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho

đó Thẻ kho đợc dùng cho một thứ vật t, sản phẩm, hàng hoá, nhãn hiệu, quy cách

ở cùng một kho Thẻ kho do phòng Kế toán lập và giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào các cột tơng ứng trong thẻ kho (mỗi chứng từ ghi một dòng), sau đó tính ra số tồn kho

Tuỳ theo tính chất của kho và tính chất của từng bộ phận định kỳ 3 đến 5 ngày kế toán nguyên vật liệu xuống kho nhận chứng từ do thủ kho chuyển giao và kiểm tra tại chỗ tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và đồng thời kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho Sau khi kiểm tra kế toán ký xác nhận trên thẻ kho Việc giao nhận chứng từ đợc ký nhận trên sổ tay giao nhận chứng từ, không có phiếu giao nhận chứng từ

Thẻ kho là chứng từ để thủ kho đối chiếu số liệu với kế toán trên sổ chi tiết

3 Chị cúc chỉ may Cuộn 3.000 3.000 9.000.000

Biểu số 14 Bảng tổng hợp xuất vật t

Tháng 1

2 Tại phòng kế toán:

Hàng ngày, khi nhận đợc các chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá

đơn mua hàng , kế toán vào sổ chi tiết Sổ chi tiết vật liệu đợc mở cho từng tháng, theo từng chứng từ, số, ngày cụ thể cho tất cả vật t nhập, xuất trong tháng Dựa vào

số lợng, giá trị nguyên vật liệu nhập trong tháng kế toán vào sổ theo đúng thứ tự thời gian, số hiệu chứng từ kể cả số lợng, đơn giá, và tổng cộng thành tiền trên sổ Còn đối với việc xuất vật t, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho chỉ vào cột số lợng trên sổ chi tiết Cuối tháng dựa vào bảng tổng hợp nhập vật t trong tháng của thủ kho gửi lên và số tồn đầu tháng , áp dụng phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ sẽ tính ra đơn giá xuất Đó chính là giá trị nguyên vật liệu xuất trong tháng trên sổ chi tiết Lúc này kế toán mới tính ra số tồn về lợng trên sổ chi tiết Số tồn đầu kỳ trên sổ chi tiết lấy từ số tồn của báo cáo Nhập - xuất - tồn vật liệu tháng trớc

Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết về nguyên vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho Mỗi sổ chi tiết đợc mở để theo dõi riêng một loại nguyên vật liệu ứng với một mã số cụ thể Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu vào sổ chi

tiết cả lợng và tiền, kế toán sẽ vào báo cáo Nhập - xuất - tồn ngay tại thời điểm đó

Số tồn trên sổ chi tiết cũng chính là số tồn trên báo cáo Nhập - xuất - tồn vật liệu

Ví dụ : Mở sổ chi tiết cho 2 vật liệu chính đó là vải và sợi theo hoá đơn mua vào số 005321 và HĐ số 005538 nh sau:

-Sổ chi tiết TK1521( mở cho Vải PVC): Biểu số 15

-Sổ chi tiết TK1521( mở cho Sợi PP900): biểu số 16

-Sổ chi tiết TK 1521(mở cho Sợi PP600): Biểu số 17

- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn : Biểu số 18

Có thể khái quát trình tự nội dung phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty nh sau:

Biểu số 19 Sơ đồ hạch toán vật liệu theo phơng pháp thẻ song song:

Sổ chi tiết vật liệu

Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu

Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu

Kế toán tổng hợp

Ghi cuối tháng

5 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Phơng Nam

Công ty Phơng Nam là một doanh nghiệp sản xuất với chủng loại vật liệu sử dụng đa dạng, để phù hợp với đặc điểm riêng của mình và nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong công ty, công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán tổng hợp hàng tồn kho

5.1 Tài khoản sử dụng:

- TK 621M" Chi phí NVLTT cho PX May

- TK 621I “Chi phí NVLTT cho PX In

và một số tài khoản khác nh:

- TK 6272 " Chi phí VL cho SXC"

- TK 6424" Chi phí VL cho quản lý DN"

- TK 1111" Tiền Việt nam "

• Trờng hợp công ty mua không có hợp đồng ký kết hoặc mua với số lợng ít,

kế toán thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tạm ứng

Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn (GTGT) định khoản nh sau:

Nợ TK 152 (chi tiết cho tiểu khoản)

Đã ghi sổ cái ngày tháng năm Ngày tháng năm

Kế toán ghi sổ kế toán tổng hợp Kế toán trởng

( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )

• Trờng hợp mua vật liệu nhập kho với hoá đơn có số lợng lớn thờng đợc thanh toán qua ngân hàng hoặc cha thanh toán cho ngời bán Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn (GTGT) của ngời bán ghi sổ:

Nợ TK 152 (chi tiết tài khoản)

Nợ TK 133

Có TK 331 ( chi tiết cho từng khách hàng.)

Ví dụ minh hoạ: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 135 ngày 7/01/2002 và hoá

đơn GTGT số 005538, kế toán định khoản:

Nợ TK 1521 : 1.319.515.125

Nợ TK 133: 131.951.512

Có TK 331: 1.451.466.638( Chi tiết cho Công ty TNHH Mai Phơng ) Căn cứ vào hoá đơn, nếu công ty cha trả tiền cho ngời bán thì để theo dõi nghiệp vụ thanh toán với ngời bán kế toán mở riêng sổ chi tiết thanh toán với ngời bán Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến TK 331 đợc thể hiện rõ trên sổ chi tiết TK 331( biểu số 21) Cuối tháng kế toán khoá sổ TK 331 theo từng nhà cung cấp,toàn

bộ số liệu ở dòng tổng cộng của ngời bán là căn cứ để vào nhật ký chứng từ số 5( biểu số 22), với nguyên tắc mỗi nhà cung cấp một dòng bao gồm cả phát sinh

Có TK331/Nợ TK152…và phần phát sinh Nợ TK 331 /Có TK 111,112 Còn nếu công ty đã trả tiền cho ngời bán bằng chuyển khoản thì kế toán vào nhật ký chứng

từ số 2.( biểu số 23)

NKCT số 2 dùng để phản ánh tổng quát quan hệ thanh toán giữa

Công ty với các đơn vị thành viên bán vật t, hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ cho Công ty bằng tiền gửi ngân hàng

Căn cứ lập: Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho

Phơng pháp lập: Cột ngày tháng ghi ngày tháng của hoá đơn, chứng từ vào

sổ Cột 331, 152.1, 152.2 ghi giá trị trên hoá đơn Cột cộng Có TK 112 là tổng của các cột 331, 152.1, 152.2

NKCT 2 là căn cứ để ghi vào Sổ cái TK 152

Biểu số 23 Nhật ký - chứng từ số 2

Tháng 1 năm 2003Chứng từ Diễn giải Ghi có TK112 ghi nợTK Cộng có TK

SH NT 15

GBC0331 10/1 Tr¶ cho c«ng ty

TNHH Mai ph¬ng 748.707.300 748.707.300GBC0731 20/1 Tr¶ cho c«ng ty

TNHH Mai ph¬ng 145.000.000 145.000.000GBC0754 29/1 Tr¶ cho c«ng ty

TNHH Mai ph¬ng 300.000.000 300.000.000

§· ghi sæ c¸i ngµy th¸ng n¨m Ngµy… th¸ng …n¨m…

KÕ to¸n ghi sæ KÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n trëng

Céng

nî TK336

Đã ghi sổ cái ngày tháng năm Ngày… tháng ….năm….

Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trởng

(Ký, họ tên ) (Ký, họ tên (Ký, họ tên )

Kế toán tổng hợp xuất vật liệu.

Tại Công ty nghiệp vụ xuất vật liệu đợc diễn ra thờng xuyên liên tục, vật liệu

sau khi xuất phải vài ngày sau mới có chứng từ gửi lên phòng Kế toán do đó làm giảm tính kịp thời của thông tin kế toán Vì vậy Công ty đã thống nhất quy định tất cả các nghiệp vụ xuất vật liệu trực tiếp cho sản xuất diễn ra hàng ngày trong tháng sẽ nhập chung về ngày 30 hàng tháng để tính toán, ghi sổ kế toán phù hợp với việc tính giá xuất Kế toán không sử dụng bảng kê số 3 để tính giá nguyên vật liệu xuất mà kế toán mà kế toán căn cứ vào bảng tổng hợp nhập vật t trong tháng

áp dụng phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ tính ra giá thực tế vật liệu xuất kho

Kế toán dựa vào phiếu xuất kho kế toán vào bảng phân bổ nguyên vật liệu( Biểu

số 25) theo định khoản sau

Nợ TK 621 ( chi tiết)

Có TK 152 (chi tiết) / Giá thực tế xuất khoVD: Nghiệp vụ xuất kho vải PVC cho PX May Căn vào PXK số 90ngày07/01/2003 kế toán định khoản

ký chứng từ số 1,2,5, kế toán tổng hợp ghi vào sổ cái TK152( biểu số 27) và sổ cái TK 331( Biểu số 28)

Cuối kỳ kế toán, các số liệu đợc tổng hợp trên bảng đối chiếu số phát sinh và bảng cân đối phát sinh

BiÓu sè 25B¶ng ph©n bæ vËt liÖu

Th¸ng 1 n¨m 2003

STT Ghi cã c¸c TK

Ghi nî c¸c TK