Công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Doanh nghiệp tư nhân sản xuất và kinh doanh thương mại Thành Phong

Công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Doanh nghiệp tư nhân sản xuất và kinh doanh thương mại Thành Phong

Lời mở đầu.

Ngày nay, trong điều kiện nền kinh tế của nớc ta đang dần đợc đổi mới,nền kinh tế thị trờng đang dần đòi hỏi các doanh nghiệp sản xuất và kinhdoanh phải tự hạch toán kinh doanh để đạt đợc hiệu quả kinh doanh cao nhất.Trớc sự cạnh tranh khốc liệt, gay gắt chịu sự điều tiết của các quy luật kinh tế

nh quy luật giá trị, quy luật cạnh tranh mà cụ thể hơn là phải cạnh tranh bằngchất lợng của sản phẩm, mẫu mã làm sao cho phù hợp với thị hiếu của ngờitiêu dùng và phải đặc biệt chú ý tới mức giá thành của sản phẩm để có thể phùhợp với điều kiện kinh tế của ngời tiêu dùng Để đạt đợc điều này, các doanhnghiệp phải tiến hành các biện pháp quản lý liên quan đến quá trình sản xuấtcủa sản phẩm, để làm sao đa sản phẩm của mình ra thị trờng và đợc ngời tiêudùng chấp nhận Do đó hạch toán kế toán là công việc không thể thiếu đợctrong việc quản lý về cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho sản xuất.Bởi vì thông tin của hạch toán có nhiệm vụ phản ánh một cách đầy đủ, chínhxác, trung thực, kịp thời và có hệ thống

Mặt khác, muốn cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành đợc đều

đặn không gián đoạn thì một trong những vấn đề cần đợc quan tâm trớc nhất

là vật liệu cho sản xuất phải đợc đáp ứng kịp thời, đầy đủ cả về số lợng và chấtlợng, chủng loại so với nhu cầu sản xuất

Trong quá trình phát triển kinh tế của nớc ta hiện nay, kinh tế hàng hoávới cơ chế thị trờng biến động về giá cả của các loại vật t diễn ra thờng xuyên

Sự biến động này sẽ ảnh hởng trực tiếp đến chi phí nguyên vật liệu, công cụdụng cụ trong giá thành sản phẩm Đồng thời có tác động mạnh đến sản xuất,kinh doanh của doanh nghiệp Do vậy, kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng

cụ phải trở thành công cụ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý

Nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh phải đợcphản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tốcơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sảnphẩm - kết quả của quá trình sản xuất Dới bất kỳ một xã hội nào thì tiêu dùngcàng cao, không chỉ đòi hỏi về mặt số lợng mà còn đòi hỏi cả về mặt chất l-ợng Để có thể tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải năng động

và sáng tạo trong kinh doanh, phải quan tâm đến tất cả các khâu của quá trìnhsản xuất

Đặc biệt phải sử dụng hiệu quả, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, công

cụ dụng cụ nhằm mang lại lợi ích cho nhà sản xuất tạo ra nhiều sản phẩm hơn,hạ giá thành đơn vị của từng loại sản phẩm có tính cạnh tranh cao trên thị tr-ờng và giúp cho doanh nghiệp thu đợc lợi nhuậm cao nhất

Nhận thức đợc tầm quan trọng của hạch toán nguyên vật liệu, công cụdụng cụ đối với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Qua thờigian thực tập và nghiên cứu kế toán với sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo

Nguyễn Hải Hà và các nhân viên trong phòng kế toán của Doanh nghiệp

Thành Phong , em đã mạnh dạn đi sâu tìm hiểu đề tài '' Công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Doanh nghiệp t nhân sản xuất và kinh doanh thơng mại Thành Phong ''.

Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm ba phần :

- Phần thứ nhất : Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu, công cụ

dụng cụ trong DNSX

- Phần thứ hai : Hình thức tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu,

công cụ dụng cụ tại Doanh nghiệp t nhân sản xuất và kinh doanh thơng mạiThành Phong

- Phần thứ ba : Một số phơng hớng nhằm hoàn thiện công tác kế toán

nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Doanh nghiệp t nhân sản xuất và kinhdoanh thơng mại Thành Phong

phần I - lí luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất

I/ Những vấn đề chung về nguyên vật liệu, công cụ

động Trong đó, con ngời với t cách là chủ thể lao động sử dụng t liệu lao

động tác động vào đối tợng lao động tạo ra sản phẩm, hàng hoá

Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL, CCDC là những đối tợng lao

động đợc biểu diễn dới dạng lao động hoá nh: đờng trong doanh nghiệp sảnxuất bánh kẹo, vải trong doanh nghiệp may mặc, bông trong doanh nghiệpdệt

Khác với tài sản cố định, NVL, CCDC chỉ tham gia vào một chu kỳ sảnxuất kinh nhất định, giá trị của nó kết chuyển một lần vào giá thành sản phẩm

và chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để tạothành hình thái vật chất của sản phẩm, hàng hoá.

Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL, CCDC là cơ sở vật chất cấuthành nên thực thể sản phẩm, là yếu tố không thể thiếu đợc trong quá trình sảnxuất kinh doanh Do vậy, việc cung cấp NVL, CCDC có kịp thời hay không

ảnh hởng rất lớn tới quy trình sản xuất, chất lợng NVL, CCDC quyết định đếnchất lợng của sản phẩm, hàng hoá

Xét cả về mặt hiện vật và giá trị, NVL, CCDC đều là những yếu tố khôngthể thiếu của bất kỳ quá trình tái sản xuất nào Dới hình thái hiện vật, nó đợcbiểu hiện là một bộ phận quan trọng của tài sản lu động Dới hình thái giá trị,

nó đợc biểu hiện là vốn lu động đặc biệt là vốn dự trữ

Từ vai trò to lớn của NVL, CCDC nh vậy, việc quản lý chúng chính làquản lý vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Để tăng tốc độ chuchuyển của vốn lu động cần thiết phải sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL,CCDC trong một chừng mực nào đó giảm mức tiêu hao NVL, CCDC là cơ sở

để tăng thêm sản phẩm cho xã hội, tiết kiệm đợc nguồn tài nguyên không phải

đủ tính chất đặc điểm nh TSCĐ hữu hình ( tham gia nhiều chu kỳ sản xuấtkinh doanh, giá trị bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng, giữ nguyên hìnhthái vật chất ban đầu cho đến lúc h hỏng )

Do CCDC có giá trị nhỏ, chóng hao mòn và h hỏng đòi hỏi phải thaythế và bổ sung thờng xuyên nên đợc xếp vào TSLĐ và đợc mua sắm bằng vón

lu động của DN nh đối với VL

Qua những đặc điểm trên của CCDC làm cho việc quản lý và hạch toánkhông hoàn toàn giống nh quản lý và hạch toán TSCĐ cũng nh vật liệu Điềunày thể hiện rõ nhất ở khâu quản lý, tổ chức và hạch toán về hiện trạng công

cụ lao động từ kho xuất dùng đến khi bị h hỏng nh phơng pháp hạch toán giátrị hao mòn của CCDC vào chi phí SXKD trong kỳ

2 Yêu cầu quản lý NVL, CCDC.

Kinh doanh có lãi là mục đích hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp nào.Muốn vậy doanh nghiệp phải quản lý NVL, CCDC một cách toàn diện và cóhiệu quả từ khâu thu mua đến khâu sử dụng Để tổ chức công tác quản lý nóichung và công tác hạch toán NVL, CCDC nói riêng doanh nghiệp phải đảmbảo các yêu cầu sau:

Doanh nghiệp có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản với điều kiện bảoquản tốt; có đầy đủ số nhân viên bảo vệ và thủ kho có nghiệp vụ thích hợp vớicông việc bảo quản; nắm vững việc ghi chép sổ sách tại kho; việc bố trí sắpxếp trong kho phải gọn gàng bảo đảm yêu cầu về công tác bảo quản và kỹthuật cho phép, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi, kiểm tra.

- Với khâu thu mua: mỗi loại vật liệu, CCDC có tính chất, công dụng,mức độ và tỉ lệ tiêu hao khác nhau Do đó, thu mua phải đảm bảo đủ số lợng,

đúng chất lợng, phẩm chất tốt, chỉ cho phép hao hụt trong định mức và đặcbiệt phải quan tâm tới chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, CCDCmột cách tối đa

- Với khâu bảo quản: cần đảm bảo theo đúng quy định, chế độ phù hợpvới tính chất lý hoá của mỗi loại vật liệu, CCDC Tránh làm lẫn lộn các loạivật liệu, CCDC khác nhau về tính chất làm ảnh hởng tới chất lợng

-Với khâu dự trữ: đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng đợc định mức dựtrữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo quá trình sản xuất đợc liên tục đồng thời tránh

đợc tình trạng ứ đọng vốn

-Với khâu sử dụng: cần sử dụng vật liệu, CCDC một cách tiết kiệm và

có hiệu quả trên cơ sở xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao vật liệu và dựtoán chi phí hợp lý Hệ thống đó không những phải có đầy đủ cho từng bộphận sản xuất mà còn không ngừng cải tiến để đạt tới định mức tiên tiến

Ngoài ra, cần thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vậtliệu, CCDC các thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ sách hạch toántổng hợp và chi tiết theo chế độ quy định Thực hiện tốt chế độ kiểm tra, kiểm

kê, đối chiếu NVL, CCDC xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong côngtác quản lý, sử dụng NVL, CCDC trong toàn xí nghiệp, từng tổ, đội, phân x-ởng sản xuất

3 Nhiệm vụ kế toán NVL, CCDC.

Để quản lý, tổ chức hạch toán tốt NVL , CCDC nhằm ngăn ngừa hiện ợng h hao, mất mát và lãng phí các yếu tố đầu vào đó thì cần thực hiện tốt cácnhiệm vụ sau:

t Tính toán, ghi chép, phản ánh một cách chính xác và kịp thời, trungthực Kiểm tra chặt chẽ tình hình cung ứng NVL, CCDC, về số lợng, chất l-ợng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp

- Phân bổ chính xác, đúng đối tợng giá trị vật liệu, CCDC xuất dùng,kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao, ngăn ngừa kịp thời việcdùng NVL, CCDC sai mục đích, lãng phí

- Kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ thờng xuyên để phát hiệnnhững NVL, CCDC ứ đọng, kém phẩm chất cần thay thế và có biện pháp giảiphóng thu hồi vốn, hạn chế thiệt hại

- Khi có yêu cầu của quản lý, tiến hành kiểm kê NVL, CCDC nghiêmtúc, lập báo cáo về vật liệu và đề xuất công tác, kế hoạch thu mua, bảo quản

và dự trữ Ngoài ra, cần phân bổ NVL, CCDC hợp lý đúng đối tợng chi phí sảnxuất kinh doanh trong kỳ

4 Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán NVL, CCDC

NVL, CCDC giữ một vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất Kếhoạch sản xuất sẽ bị ảnh hởng nếu NVL, CCDC không đợc cung cấp đủ số l-ợng, đúng chất lợng và kịp thời gian Chất lợng của sản phẩm hàng hoá sảnxuất ra phụ thuộc nhiều vào chất lợng của NVL, CCDC Và quan trọng hơn cả

là việc quản lý quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL, CCDC sẽtác động trực tiếp tới kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thông quachỉ tiêu giá thành và lợi nhuận

Từ những vấn đề đó, ta thấy rằng cần phải tổ chức và tổ chức tốt việc hạch toán NVL, CCDC

II Phân loại và tính giá NVL, CCDC

1 Các cách phân loại.

Phân loại NVL, CCDC là sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhautheo một đặc trng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận tiện cho việcquản lý và hạch toán

Sở dĩ phải phân loại NVL, CCDC là do vật liệu có nhiều loại và thờngxuyên biến động với vai trò và công dụng hết sức khác nhau Trên thực tế,NVL, CCDC thờng đợc phân ra thành những nhóm theo tiêu thức khác nhauvới đặc trng khác nhau

1.1 Phân loại theo công dụng kinh tế

Theo cách này NVL, CCDC đợc phân loại nh sau:

- Nguyên liệu, vật liệu chính: là đối tợng lao động chủ yếu hình thànhnên thực thể sản phẩm mới (kể cả bán thành phẩm mua vào) Nguyên liệu làsản phẩm cha qua chế biến công nghiệp và vật liệu chính là sản phẩm đã quamột hoặc vài lần chế biến công nghiệp

- Vật liệu phụ: cũng là đối tợng lao động nhng chỉ có tác dụng phụ trợtrong sản xuất, không phải là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thểsản phẩm Nó đợc kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm về màusắc, hình đáng, mùi vị và nâng cao chất lợng sản phẩm hoặc dùng để bảoquản, phục vụ các hoạt động của các t liệu lao động hay nhân viên

- Nhiên liệu: là những thứ tạo ra năng lợng, cung cấp nhiệt lợng cho quátrình sản xuất kinh doanh: hơi đốt, khí nén, xăng… và có thể đ và có thể đợc chia thành:

+ Nhiên liệu dùng trực tiếp cho sản xuất

+ Nhiên liệu sử dụng cho máy móc thiết bị

- Phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùng để thay thế, sửa chữa chomáy móc, thiết bị nh: ốc vít, săm, lốp

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị(cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ… và có thể đ)

- Phế liệu: là những vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất, thanh lýtài sản, có thể đợc sử dụng hoặc bán ra ngoài nh: vải vụn, gỗ vụn… và có thể đ

- Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại nh: vật t đặc chủng vật

đóng gói

- Dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất

- Dụng cụ đồ nghề

- Dụng cụ quản lý

- Dụng cụ quần áo bảo hộ lao động

- Khuôn mẫu đúc các loại

- Lán trại tạm thời

- Các loại bao bì dùng để đựng hàng hoá vật liệu

Do quá trình sản xuất kinh doanh cụ thể đợc tiến hành ở các doanhnghiệp khác nhau nên việc phân loại này cũng chỉ mang tính tơng đối Có loạivật liệu, CCDC ở doanh nghiệp này đợc coi là chính nhng ở doanh nghiệpkhác chỉ đợc coi là phụ mà thôi và ngợc lại Lại có vật liệu, CCDC trong mộtdoanh nghiệp vừa đợc coi là chính vừa coi là phụ đối với từng sản phẩm sảnxuất

Việc phân loại này giúp doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết,theo dõi một cách chính xác và thuận tiện từng loại vật liệu, từng thứ vật liệu,CCDC xác định tầm quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp, đó là cơ sở

để tính giá thành sản phẩm sản xuất ra

b Một số cách phân loại khác.

Ngoài cách trên, có thể phân loại theo các cách nh sau:

- Phân loại theo nguồn hình thành:

+ NVL do mua ngoài

+NVL do doanh nghiệp tự sản xuất

+NVL do từ các nguồn khác: nhận cấp phát, biếu tặng, liên doanh liênkết

- Phân loại theo chức năng:

+ NVL, CCDC dùng cho sản xuất

+ NVL, CCDC dùng cho bán hàng

+ NVL, CCDC dùng cho quản lý doanh nghiệp

Tuy thế, việc phân loại theo 2 cách này không thuận tiện cho việc tổchức tài khoản và theo dõi trực tiếp, gây khó khăn cho việc tính giá thành

Trên cơ sở phân loại các NVL, CCDC doanh nghiệp cần xây dựng

“ Sổ danh điểm vật t" để thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách đểtiết kiệm thời gian trong việc đối chiếu giữa kho và tìm kiếm thông tin về mộtloại vật liệu, CCDC nào đó đặc biệt là trong điều kiện cơ giới hoá, tự động hoácông tác tính toán ở doanh nghiệp

2.Tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiệngiá trị của NVL, CCDC theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầuchân thực và thống nhất Tính giá có chính xác thì mới đảm bảo cho biệc quản

lý NVL, CCDC chặt chẽ và có hiệu quả

Về nguyên tắc, NVL, CCDC là tài sản dự trữ sản xuất thuộc loại tài sản

lu động nên đợc đánh theo giá thực tế đã đợc mua sắm, gia công chế biến tức

là giá trị của NVL, CCDC đợc phản ánh trên sổ kế toán Tuỳ theo việc ápdụng các phơng pháp tính thuế GTGT của từng doanh nghiệp mà trong giá trịthực tế có thể có VAT (nếu tính VAT theo phơng pháp trực tiếp) hay không cóVAT (nếu tính VAT theo phơng pháp khấu trừ)

*/Đối với NVL, CCDC nhập kho

Trên thực tế, NVL, CCDC có thể đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau

do đó giá vốn thực tế cũng đợc đánh giá khác nhau

- Đối với NVL, CCDC mua ngoài:

+Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phơng pháp trực tiếp:

+ Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phơng pháp khấu trừ:

Giá thực tế của = Giá mua ghi trên hoá + Chi phí thu + Thuế nhập

Hàng nhập kho đơn(không có VAT) mua thực

tế

khẩu(nếu có)

- Đối với NVL, CCDC thuê ngoài gia công chế biến:

Giá thực tế của = Giá thực tế của hàng + Chi phí thuê + Chi phí liênhàng nhập kho xuất kho chế biến ngoài chế biến quan khác

- Đối với NVL, CCDC

Giá thực tế của

hàng nhập kho

= Giá thực tế của hàngxuất kho chế biến

+ Chi phí chếbiến thực tế

- Đối với NVL, CCDC nhận góp vốn liên doanh:

Giá thực tế của

hàng nhập kho

= Giá trị hàng muatheo hoá đơn (cả VAT)

+ Chi phíthu mua

+ Thuế nhậpkhẩu (nếu có)

- Đối với NVL, CCDC đợc tặng thởng viện trợ

Giá thực tế của

hàng nhập kho

= Giá mua của vật liệu đang bán trên thị trờng

- Đối với phế liệu thu hồi từ sản phẩm hỏng, tài sản định thanh lý thì giánhập kho là giá có thể sử dụng, giá có thể bán đợc hoặc ớc tính

*/ Đối với NVL, CCDC xuất kho.

a Tính theo giá thực tế:

Mỗi một doanh nghiệp sản xuất, khi xuất dùng NVL, CCDC cũng đềuphải tính toán chính xác thực tế hàng xuất kho cho các nhu cầu và đối tợngkhác nhau Tuỳ vào đặc điểm của từng hoạt động, yêu cầu quản lý và trình độcủa kế toán mà có thể áp dụng các cách tính khác nhau nh sau:

* Phơng pháp nhập trớc-xuất trớc(FIFO)

Phơng pháp này NVL, CCDC đợc tính giá thc tế xuất kho trên cơ sở giả

định là lô nào nhập kho trớc sẽ đợc xuất dùng trớc, vì vậy NVL, CCDC xuấtkho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó… và có thể đ

Với phơng pháp này, việc tính toán đơn giản, dễ làm và tơng đối hợp lý.Song khối lợng công việc hạch toán nhiều, phụ thuộc vào xu thế giá cả trên thịtrờng

Nh vậy, phơng pháp này phù hợp với doanh nghiệp ít danh điểm NVL,CCDC

* Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO)

Phơng pháp này NVL, CCDC đợc tính giá thc tế xuất kho trên cơ sở giả

định là lô nào nhập kho sau sẽ đợc xuất dùng trớc, vì vậy việc tính giá xuấtcủa NVL, CCDC đợc làm ngợc lại với phơng pháp nhập trớc xuất trớc

* Phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ:

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểmNVL, CCDC nhng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều Theo phơngpháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL, CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

kế toán xác định đợc giá bình quân của 1 đơn vị NVL, CCDC Căn cứ vào ợng NVL, CCDC xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực

Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳ

Nh vậy, giá trị thực tế của NVL, CCDC phụ thuộc vào số nhập trong kỳ

và tồn đầu kỳ Chúng ta chỉ tính đợc giá này ở thời điểm cuối kỳ Do đó, trong

kỳ NVL, CCDC sẽ đợc ghi theo giá tạm tính và cuối kỳ điều chỉnh

Phơng pháp này tơng đối chính xác Tuy nhiên, do chỉ tiến hành vàocuối kỳ nên công việc bị dồn dập, ảnh hởng đến quyết toán cuối kỳ, lại khôngphản ánh đợc sự biến động của giá cả Phù hợp với doanh nghiệp ít danh điểmNVL, CCDC, tần suất nhập-xuất lớn

* Phơng pháp bình quân sau mỗi lần nhập:

*Phơng pháp bình quân cuối kỳ trớc

Giá bình quân

cuối kỳ trớc

= Giá thực tế tồn kho cuối kỳ trớc ( đầu kỳ này )

Lợng tồn kho cuối kỳ trớc (đầu kỳ này )

Đây là phơng pháp dễ làm, đơn giản nhng độ chính xác không cao vàkhông tính đến sự biến động của giá cả kỳ này

* Phơng pháp trị giá thực tế theo giá mua lần cuối

Với các phơng pháp kể trên, để tính đợc giá NVL, CCDC thì phải căn

cứ vào chứng từ xuất Tuy nhiên, có những doanh nghiệp do có nhiều chủngloại, mẫu mã khác nhau nên không có điều kiện kiểm tra từng nghiệp vụ xuấtkho hoặc với các doanh nghiệp áp dụng kiểm kê định kỳ Do đó tiến hành tính

theo phơng pháp trị giá thực tế theo giá mua lần cuối.

* Phơng pháp tính giá thực tế đích danh

Trong trờng hợp có thể nhận diện đợc từng thứ, từng nhóm hoặc từngloại NVL, CCDC với từng lần nhập kho và giá thực tế của nó thì có thể địnhgiá hàng tồn kho theo giá thực tế đích danh Nghĩa là, NVL, CCDC nhập khotheo giá nào thì xuất kho theo giá ấy

Phơng pháp này khá chính xác, thuận lợi cho kế toán trong việc tính giáNVL, CCDC song lại đòi hỏi phải hạch toán tỉ mỉ, chi tiết Nó thích hợp vớidoanh nghiệp có những loại vật liệu có đặc điểm riêng, giá trị lớn, có điềukiện bảo quản riêng

b Tính theo giá hạch toán.

Thực tế cho thấy rằng, gía cả NVL, CCDC luôn biến động nên việc tínhgiá NVL, CCDC theo giá thực tế là rất phức tạp, khó khăn và mất nhiều côngsức Do vậy, ngời ta sử dụng giá hạch toán Đây là loại giá ổn định đợc xác

định ngay ở đầu kỳ hạch toán dựa trên giá thực tế của kỳ trớc hay giá kếhoạch của kỳ này Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh sang giá thực tếbằng công thức:

Mỗi một phơng pháp tính giá có u, nhợc điểm riêng, trên cơ sở đặc

điểm hoạt động của mình mà mỗi doanh nghiệp nên chọn cho mình một

ph-ơng pháp tính giá thích hợp nhất để đem lại hiệu quả kinh tế cao

III/ Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

1 Tổ chức hạch toán chi tiết.

Hạch toán chi tiết NVL, CCDC là một công việc có khối lợng lớn, nó

đòi hỏi phải phản ánh tình hình biến động vật t cả về số lợng, chất lợng và giátrị theo chủng loại và theo từng kho

Công tác kế toán thực tế ở nớc ta hiện nay đang áp dụng 3 phơng pháphạch toán chi tiết vật t: phơng pháp thẻ song song; phơng pháp số đối chiếuluân chuyển và phơng pháp sổ số d Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, trình

độ kế toán và quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn phơng pháp hạch toán chophù hợp

1.1 Phơng pháp thẻ song song.

Đây là phơng pháp thờng đợc áp dụng với những doanh nghiệp có ítchủng loại vật t và phần lớn đợc lu chuyển qua kho, mật độ nhập-xuất dày

đặc, có hệ thống kho tàng tập trung, thuận lợi cho việc đối chiếu và kiểm tra

Theo phơng pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất NVL,CCDC để tiến hành ghi thẻ kho (mở theo từng danh điểm trong từng kho) Kếtoán NVL, CCDC cũng dựa trên chứng từ nhập xuất NVL, CCDC để ghi số l-ợng và tính thành tiền NVL, CCDC nhập xuất vào “Thẻ kế toán chi tiết vậtliệu” Cuối kỳ kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vậtliệu” với thẻ kho tơng ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “Sổ kế toánchi tiết vật liệu” kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập – xuất -tồn vật liệu” theo từng loại NVL, CCDC để đối chiếu với số liệu kế toán tổnghợp nhập, xuất vật liệu

Phơng pháp thẻ song song ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đốichiếu Tuy nhiên, việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn nhiều trùnglặp nên tốn nhiều công sức

Ta có sơ đồ hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phơng pháp thẻ songsong nh sau ( Sơ đồ 1.1 )

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL, CCDC

Theo phơng pháp thẻ song song.

Sổ tổng hợp

Tổng hợp chi tiết vật

t

Sổ thẻ chi tiết vật t Thẻ kho

Chứng từ nhập kho

Ghi chú:

Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng Đối chiếu

1.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- Tại kho: Theo phơng pháp này, tại kho vẫn phải mở thẻ kho để theodõi về mặt số lợng đối với từng loại danh điểm NVL, CCDC nh phơng phápthẻ song song

- Tại phòng kế toán: Để tiện cho việc theo dõi, kế toán sử dụng “sổ đốichiếu luân chuyển” để hạch toán số lợng và giá trị của từng danh điểm vật ttheo từng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổnghợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng vật t, mỗi thứ chỉ

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL, CCDC

Theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

1.3 Phơng pháp sổ số d.

Đặc điểm của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp

vụ của thủ kho với việc ghi chép ở phòng kế toán ở kho chỉ hạch toán về số ợng còn ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị vật t tạo điều kiện đối chiếuthờng xuyên, xoá bỏ sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán Côngviệc đợc tiến hành cụ thể nh sau:

l Tại kho: Vẫn sử dụng thẻ kho để theo dõi số lợng vật t nhập kho, xuấtkho và tồn kho giống nh các phơng pháp trên

Theo định kỳ, thủ kho tiến hành tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuấttheo từng nhóm vật t và lập phiếu giao nhận chứng từ, rồi nộp cho kế toán kèmtheo chứng từ gốc

- Tại phòng kế toán: Hàng ngày hoặc định kỳ (3-5 ngày) nhân viên kếtoán phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủkho và thu nhận chứng từ Khi nhận đợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giátrị, tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ Từ

đó, kế toán tiến hành ghi vào “Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn vật t ” Bảng này

đ-ợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ và mỗi danh điểm vật t đđ-ợc ghi mộtdòng

Cuối tháng, kế toán tính ra số tồn kho cuối kỳ bằng số tiền của từng loạivật t trên bảng luỹ kế Số tồn kho này đợc dùng để đối chiếu với sổ số d và

đối chiếu với kế toán tổng hợp

Sơ dồ 1.3 Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL, CCDC

IV/ Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu,

công cụ dụng cụ

Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là sự ghi chép sự biến động về mặt giá trị của NVL, CCDC trên các sổ kế toán tổng hợp Trong

hệ thống kế toán hiện hành, NVL, CCDC thuộc nhóm hàng tồn kho Do đó, chúng đợc hạch toán theo một trong hai phơng pháp hạch toán hàng tồn kho sau:

1 Phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng,giảm NVL, CCDC một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản kế toán.Vì vậy, tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán ta cũng xác định đ ợc giá trịNVL, CCDC Tuy hạch toán phức tạp, mất nhiều thời gian, công sức và ghichép nhiều sổ sách nhng phơng pháp này có độ chính xác cao, cung cấp thôngtin về hàng tồn kho một cách kịp thời Và thờng áp dụng phơng pháp này chocác đơn vị sản xuất, các đơn vị thơng nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giátrị lớn nh: máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lợng cao

1.1/ Tài khoản sử dụng.

Để theo dõi tổng quát tình hình biến động NVL, CCDC kế toán sử dụngcác tài khoản sau:

- Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”

+ Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê

Số d bên Nợ: Trị giá thực tế của NVL tồn kho.

Tài khoản 152 không quy định các tài khoản cấp 2 Tuy vậy, theo yêucầu quản lý và phân loại NVL của từng doanh nghiệp, có thể quy định tàikhoản chi tiết cho từng tài khoản theo từng nhóm, từng thứ NVL

- Tài khoản 151 “Hàng mua đi đờng”:

Tài khoản này dùng để theo dõi các loại NVL, hàng hoá mà doanhnghiệp đã thu mua hay chấp nhận mua nhng cuối tháng cha về nhập kho

Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng.

Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển

giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng

D Nợ: Giá trị hàng đang đi đờng (đầu kỳ và cuối kỳ).

- TK 153 : công cụ dụng cụ

Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm cácloại CCDC theo giá trị thực tế của DN

+Bên Nợ : phản ánh giá trị thực tế của CCDC nhập kho do mua ngoài,

tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến

Phản ánh giá trị CCDC thừa phát hiện khi kiểm kê

+ Bên Có : Phản ánh giá trị thực tế của CCDC xuất kho

Phản ánh giá trị của CCDC trả lại cho ngời bán hoặc giảm giá

Phản ánh giá trị CCDC thiếu hụt khi kiểm kê

+ D cuối kỳ bên Nợ : Phản ánh giá trị của CCDC tồn kho cuối kỳ.

TK 153 có 3 TK cấp 2 sau :

TK 153.1 : Công cụ, dụng cụ

TK 153.2 : Bao bì luân chuyển

TK 153.3 : Đồ dùng cho thuê

1.2/ Ph ơng pháp hạch toán.

Sự biến động của NVL, CCDC đợc tổng hợp thông qua sơ đồ 1.4 và sơ

đồ 1.5 Các sơ đồ này phản ánh sự tăng, giảm của NVL, CCDC và thể hiện rõnguyên nhân của các sự biến động đó

TK142

Chiết khấu TM hoặc trả

lại NVL cho ng ơiì bán TK128, 222

VAT

đầu vào

Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê kho

Trị giá NVL

TK 154

Xuất NVL trả vốn góp liên doanh

Xuất NVL để góp liên doanh

Hàng mua đi đ ờng nhập kho

TK 338,721

Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL

Nhận vốn góp liên doanh bầng NVL

TK 411

TK111,112,331

TK138,642

TK411TK128, 222TK154

TK621,627,641,642

GTT NVL xuất kho sử dụng trong kỳ

TK152,153 TK111,112,311,331

2 Phơng pháp kiểm kê định kỳ.

Là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hìnhbiến động của các vật t, hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại hàngtồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ

sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế và xuất dùng cho sản xuấtkinh doanh và các mục đích khác Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản

ánh giá trị vật t cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị đã xuấtdùng trong kỳ:

Giá trị NVL,CCDC xuấttrong kỳ

= Tổng giá trịNVL nhập

+ -

Chênh lệch trị giá tồn kho cuối kỳ

và đầu kỳ

Theo phơng pháp này, mọi biến động vật t không theo dõi, phản ánhtrên các tài khoản tồn kho; giá trị vật t mua và nhập kho trong kỳ đợc theo dõiphản ánh trên một tài khoản riêng ( TK 611- Tài khoản mua hàng ) Do đó, độchính xác không cao mặc dù tiết kiệm đợc công sức ghi chép Và nó chỉ thíchhợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật t khác nhau, cógiá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng hay xuất bán

2.1/ Tài khoản sử dụng:

- Tài khoản 611 “Mua hàng”

Bên Nợ:

+ Trị giá NVL, CCDC tồn đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê)

+ Trị giá NVL, CCDC mua vào trong kỳ

Bên Có:

+Trị giá NVL, CCDC trả lại ngời bán hoặc đợc giảm giá

+Trị giá NVL, CCDC tồn cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê)

+Trị giá NVL, CCDC đã gửi bán nhng cha xác định là tiêu thụ

Tài khoản này không có số d và đợc chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2

TK 6111: Mua nguyên liệu, vật liệu

TK 111,112,311,331

3 Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phơng diện kế toán một khoảngiảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắcchắn

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập vào cuối niên độ kế toán nhằmghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc ( giá trị thực tế ) nhngcha chắc chắn, qua đó phản ánh đợc giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồnkho trên báo cáo tài chính

Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phải lập cho từng thứ, từngnhóm có tính chất nh nhau

- Tài khoản sử dụng: Tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”.Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kếtoán

Bên Có: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán

D Có: Giá trị đự phòng giảm giả hàng tồn kho hiện có

- Trình tự hạch toán: Chỉ ghi vào cuối niên độ kế toán

+ Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập cuối niên độ trớc

Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp đợc ban hành đồng bộ cả chế độchứng từ, sổ sách, tài khoản và báo cáo tài chính, tạo điều kiện thuận lợi cho

việc áp dụng thực tế Để dễ làm, dễ hiểu, minh bạch, công khai, dễ kiểm tra,

dễ kiểm soát thì cần có hệ thống chứng từ chính xác và hệ thống sổ sách hạchtoán rõ ràng

Do tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế nên các tiêu thức đặc trngcho chứng từ rất phong phú, nguyên tắc lập chứng từ là phải bao gồm đầy đủcác yếu tố nh sau:

- Tên chứng từ: Là sự khái quát hoá nội dung của nghiệp vụ

- Tên, địa chỉ của đơn vị cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ

- Ngày và số thứ tự của chứng từ

- Nội dung của nghiệp vụ kinh tế

- Quy mô của nghiệp vụ về số lợng, giá trị

- Chữ ký của những ngời chịu trách nhiệm về thực hiện các nghiệp vụ

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quy định TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính, các chứng từ kế toán vật tbao gồm:

1141 Phiếu nhập kho (mẫu 011141 VT)

- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)

- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT)

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH)

- Hoá đơn cớc vận chuyển (mẫu 03-BH)

Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy

định của Nhà nớc, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ

kế toán hớng dẫn nh:

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04-VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật t (mẫu 05-VT)

- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)

Và các chứng từ khác tuỳ vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanhnghiệp

Mọi chứng từ kế toán NVL, CCDC phải đợc tổ chức luân chuyển theotrình tự thời gian do kế toán trởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh ghichép tổng hợp kịp thời các số liệu trên sổ kế toán

2 Tổ chức hạch toán chi tiết NVL, CCDC

Tuỳ thuộc vào loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô và trình độ quản

lý, trình độ nghiệp vụ kế toán cũng nh nhu cầu về phân công lao động kế toán

mà áp dụng các hình thức sổ cho phù hợp Mỗi doanh nghiệp chỉ đợc áp dụngmột hình thức sổ thống nhất để đảm bảo tính khoa học, tiện cho việc ghi chép,kiểm tra và đối chiếu

Song song với 3 phơng pháp hạch toán chi tiết NVL, CCDC thì chúng tacũng có các hình thức sổ chi tiết tơng ứng với nó

2.1/ ph ơng pháp thẻ song song

Việc hạch toán sự biến động của NVL, CCDC đợc theo dõi ở cả hai nơi

- Tại kho: thủ kho tiến hành mở thẻ kho theo định kỳ (3-5 ngày) hoặcthờng ngày

- Tại phòng kế toán: kế toán phải mở sổ, thẻ chi tiết vật t

Cuối tháng, trên cơ sở hai sổ, thẻ chi tiết trên kế toán lập ra bảng tổnghợp chi tiết vật t

2.2/ ph ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- Tại kho: thủ kho vẫn mở thẻ kho nh ở phơng pháp thẻ song song

- Tại phòng kế toán: kế toán sẽ mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạchtoán số lợng và giá trị của từng danh điểm vật t

2.3/ ph ơng pháp sổ số d

- Tại kho: thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình xuất, nhập,tồn kho của NVL, CCDC nh 2 hình thức trên Song bên cạnh đó, thủ kho còntiến hành lập phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất và nộp cho kế toán kèm theochứng từ gốc

- Tại phòng kế toán: Khi nhận đợc chứng từ, kế toán tiến hành ghi vàobảng luỹ kế nhập-xuất-tồn vật t mở cho từng kho và mỗi danh điểm vật t ghi 1dòng Sau đó lập sổ số d để đối chiếu

nhập-Trình tự ghi sổ kế toán đợc tóm tắt bằng sơ đồ sau:

Báo cáo tài chính

Bảng cân đối SPS Bảng tổng hợp chi tiết

đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi sổ Cái TK 152, 153 Các chứng

từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kếtoán chi tiết

Cuối tháng, tính ra tổng số tiền phát sinh ghi trên ổ đăng ký chứng từ ghi

sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số d của TK 152, 153trên sổ Cái Căn cứ vào sổ Cái TK 152, 153 ta lập bảng cân đối số phát sinh.Sau khi đối chiếu đúng khớp số liệu ta tiến hành lập báo cáo tài chính

Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ, sổ Cái TK 152, 153

Cuèi th¸ng, tõ c¸c sæ chi tiÕt, c¸c nhËt ký chøng tõ liªn quan kÕ to¸n tiÕnhµnh ghi vµo nhËt ký chøng tõ sè 5, 6, b¶ng kª sè 3, sæ C¸i TK 152, 153; Tõb¶ng ph©n bæ sè 2 tiÕn hµnh ghi vµo b¶ng kª sè 4, 5, 6 vµ nhËt ký chøng tõ sè

I/ Đặc điểm tình hình chung tại doanh nghiệp t nhân sản xuất& kinh doanh thơng mại thành phong

1 Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp

Doanh nghiệp t nhân sản xuất và kinh doanh thơng mại Thành Phong làmột doanh nghiệp t nhân hoạt động hạch toán độc lập, thuộc khu Công nghiệp

tự phát Trại Gà ở Phú Diễn- Từ Liêm - Hà Nội Phía Bắc giáp đơng 32 Hà Nội

- Sơn Tây, phía Tây giáp với công ty Trờng Thành, phía Nam giáp với công tyNhật Quang Tổng diện tích của DN trên 5000m2 đất sử dụng cho việc sảnxuất và kinh doanh của doanh nghiệp

Doanh nghiệp đợc thành lập ngày 02/01/2001 theo giấy chứng nhận

ĐKKD số 0101000754 do Sở Kế hoạch và đầu t Thành phố Hà Nội cấp Têngiao dịch của doanh nghiệp là :Thành Phong COMMERCIAL PRODUCTIONand OPERTION PRIVATE ENTERPRISE

Tên viết tắt là : Thanh Phong PTE

*Ngành nghề kinh doanh chính của DN là :

- sản xuất gia công các mặt hàng cơ khí, nội thất, mộc nội thất

- lắp đặt các công trình điện công nghiệp, điện dân dụng, điện gia dụng

- sản xuất các sản phẩm phục vụ cho ngành điện gia dụng

- đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá

*Mặt hàng chủ yếu của DN

DN chú trọng sản xuất các loại bàn ghế bằng sắt, gỗ, tủ sắt văn phòng,

tủ đựng tài liệu, giờng tầng sinh viên, giá sắt đựng hàng, đựng tài liệu

2 Những mặt thuận lợi, khó khăn trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

2.1/ Những mặt thuận lợi :

Do vị trí địa lý nơi DN đóng ở gần đờng 32 nằm trong khu Công

nghiệp tập trung nên thuận lợi cho việc vận chuyển NVL vào DN và chuyển hàng hoá đi bán, thuận tiện cho việc giao dịch Mặt hàng của DN là sản xuất gia công các mặt hàng cơ khí, nội thất, mộc thất nên nguồn NVL rất phong phú, đa dạng, đáp ứng đợc nhu cầu cung ứng cho quá trình sản xuất

Về mặt cơ sở kỹ thuật, cơ sở hạ tầng đợc xây dựng đồng bộ , hoàn thiệnkhép kín nên thuận lợi trong việc tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh

- quy trình sản xuất chế biến của DN kéo dài, tốn nhiều khoản chi phí

về điện và chi phí nhân công

- mặt hàng của DN chủ yếu là xuất dùng trong nớc ( tại khu vực và các tỉnh lẻ ) Nên có nhiều sự cạnh tranh gay gắt, nhiều khó khăn trong việc tiêu thụ hàng hoá

II- Tổ chức sản xuất kinh doanh của DN

1 Cơ sở vật chất kỹ thuật của DN

Tài sản cố định gồm cóvăn phòng làm việc, văn phòng giao dịch và hệ thống nhà xởng, kho tàng chiếm 4500m2 trong tổng diện tích Bao gồm :

- 01 để chứa đựng hàng hoá với dung lợng 1000 tấn/kho

- 01 kho chứa đựng hàng hoá , vật t và vận chuyển hàng hoá để xuất bán

- máy móc thiết bị hiện đại phù hợp với công tác SXKD Các loại máy

nh : máy cắt tôn, máy nhấc, máy hàn dây, máy mài, máy khoan, máy gấp tay, máy dập, bảo hộ lao động

Doanh nghiệp có 03 dây chuyền sản xuất Trong đó 2 dây chuyền sản xuất cơ khí nội thất, 1 dây chuyền sản xuất gỗ nội thất

2 Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh

* Cơ cấu tổ chức bộ máy của DN :

Hiện nay công ty có 300 cán bộ công nhân viên.Trong đó bao gồm :

đốc và phụ trách điều hành sản xuất trong phân xởng mình DN có 04 phòngban chức năng và 2 phân xởng

Nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban nh sau:

- Giám đốc: là ngời đại diện của nhà nớc, lãnh đạo toàn bộ mọi hoạt

động của DN theo chính sách, pháp luật cuả nhà nớc, đảm bảo cho hoạt độngcủa đơn vị đạt hiệu quả cao nhất và chịu trách nhiệm trớc nhà nớc, trớc cấptrên về kết qủa hoạt động sản xuất của DN

- Phó giám đốc là ngời giúp đỡ giám đốc trong quản lý xí nghiệp, thaymặt giám đốc khi giám đốc đi vắng

- Phòng thiết kế kỹ thuật: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất để thiết kế

các sản phẩm mới hoặc hiệu chỉnh các sản phẩm cũ theo yêu cầu, khả năngsản xuất của DN

- Phòng hành chính quản trị: Thảo công văn, nhận, gửi , lu trữ các giấy

tờ, tài liệu, quản lý tài sản, vốn khu vực hành chính nh bàn ghế , trông giữ xecho cán bộ công nhân viên, vệ sinh công cộng trong đồng thời quản lý trạm ytế

- Phòng tài vụ: Hoạt động dới sự quản lý của kế toán trởng.

- Phân xởng sản xuất kinh doanh : còn gọi là phòng cung tiêu Có chức

năng cung ứng NVL và tiêu thụ sản phẩm Gồm các tổ sản xuất :

+ tổ đột, dập, cắt

+ tổ hàn

+ tổ tẩy rửa

+ tổ sơn

+ tổ kiểm tra chất lợng sản phẩm

*phơng pháp tổ chức chỉ đạo quản lý kinh doanh

Về mặt tổ chức chỉ đạo quản lý kinh doanh của DN theo chơng trình kếhoạch đã lập trớc đó do giám đốc và phó giám đốc lên kế hoạch Sau đó giám

đốc sẽ phân chia, chỉ đạo công việc theo từng nội dung cho các phòng ban vàcác phân xởng tiến hành công việc

3 Hoạt động sản xuất kinh doanh

Hoạt động sản xuất kinh doanh chính của DN là cơ khí nội thất và mộc nội thất, bàn, tủ, ghế văn phòng để xuất bán ra thị trờng trong khu vực và các vùng lân cận Số lợng sản phẩm hàng hoá của DN là 100% tiêu dùng nội

địa Hàng năm DN có thể sản xuất tới hơn 10.000 sản phẩm tủ sắt, bàn ghế các loại

Doanh nghiệp là đơn vị hạch toán độc lập do DN là đơn vị t nhân nên phần lớn vốn của DN là của chủ DN đầu t Do đó các nhân viên và công nhân

đều làm việc trên tinh thần và trách nhiệm đợc giao Điều này đã giúp cho DNlàm ăn ngày một có lãi và phát triển hiệu quả kinh tế rất cao Nó đã tạo thuận lơị cho DN có chỗ đứng trên thị trờng và ngày càng chứng tỏ đợc khả năng của mình

Sau đây là một số dẫn chứng những năm gần đây của DN :

( Nguồn : Sổ theo dõi tổng hợp - kế toán trởng )

III/ Tình hình hoạt động thực tế của DN

1.Tổ chức bộ máy kế toán của DN

Bộ máy kế toán của công ty bao gồm các tổ chức năng

Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại DNTN Thành Phong đợc tóm tắttheo sơ đồ sau:

Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong phòng kế toán nh sau:

* Kế toán trởng : chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ công tác kếtoán tài chính của DN, giám sát phụ trách chung các hoạt động cuả phòng tàichính, chỉ đạo thực hiện phơng thức hạch toán, tạo các nguồn vốn cho DN,tham mu tình hình tài chính, thông tin kịp thời cho giám đốc về tình hình sảnxuất kinh doanh của DN

* Kế toán tiền lơng: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu hạchtoán về lao động, thời gian lao động, kết quả lao động vào các sổ sách cầnthiết đúng chế độ, đúng phơng pháp

* Kế toán vật t, TSCĐ: Định kỳ vào sổ sách các hoá đơn, chứng từ cóliên quan đến việc nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu Hàng tháng, kế toán vậtliệu báo cáo tình hình nhập xuất tồn kho qua đó phân tích tình hình thu mua,

sử dụng, dự trữ, quản lý vật t rồi đề xuất các biện pháp chấn chỉnh nhằmkhông ngừng nâng cao hiệu quả và hiệu năng quản lý Kế toán có nhiệm vụ tổchức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về số lợng hiện trạng và giá trị TSCĐtrong DN, tính toán và phân bổ khấu hao hàng tháng vào chi phí sản xuất theo

đúng nguyên tắc chế độ hớng dẫn, tính toán xác định số khấu hao phải nộpngân sách, số phải trả nợ ngân hàng bằng nguồn khấu hao TSCĐ, đôn đốc tìnhhình thu nộp và thanh toán đó

* Kế toán thành phẩm, doanh thu: Có trách nhiệm tổ chức ghi chépphản ánh, hạch toán kế toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trongquản lý kho thành phẩm và kho tiêu thụ sản phẩm hàng hoá

* Kế toán thanh toán với ngời bán: Có nhiệm vụ kiểm tra các hoá đơn,chứng từ rồi tiến hành tổ chức ghi chép, phản ánh, hạch toán toàn bộ cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi đối tợng thanh toán vào các loại sổsách chi tiết liên quan Theo định kì, kế toán thanh toán với ngời bán lập báocáo tập hợp toàn bộ thuế GTGT đầu vào để đa cho kế toán tiêu thụ lên báo cáothuế GTGT

* Thủ quỹ: Căn cứ vào các chứng từ thu chi của kế toán thanh toánchuyển sang, thủ quỹ tiến hành kiểm tra tình hợp lý, hợp pháp, tính chuẩn xáccon số sủa chúng trớc khi thực hiện nghiệp vụ thu chi

*Kế toán tổng hợp :phụ trách việc tổng hợp các số liệu từ các kế toáncủa các bộ phận, sau đó trình kế toán trởng

* Thủ kho : có trách nhiệm quản lý kho và theo dõi tình hình nhập, xuấtthành phẩm, CCDC, vật liệu vào thẻ kho để theo dõi số lợng

* Các nhân viên kinh tế phân xởng: Hàng tháng, hàng quý các nhânviên kế toán phải đối chiếu phân ngang với nhau và đối chiếu với phân xởng

để lên tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất tại DN

Ngoài ra, nhân viên kinh tế phân xởng còn nhiệm vụ quản lý nhân viênlao động của phân xởng Nhân viên kinh tế phân xởng chịu sự chỉ đạo của kếtoán trởng, có nhiệm vụ thông tin kịp thời cho kế toán trởng các tình huống

đột xuất ở phân xởng để có biện pháp xử lý kịp thời

2 Hình thức hạch toán mà DN đang áp dụng

Với điều kiện sản xuất kinh doanh thực tế về quy mô hoạt động, trình

độ quản lý, DN đã áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc phản ánh ở các chứng từ gốc,sau đó sẽ đợc tập hợp và phân loại để lập chứng từ ghi sổ, ghi vào các sổ kếtoán tổng hợp Các chứng từ liên quan đến tiền còn đợc tập hợp riêng để vào

sổ quỹ Đối với các chứng từ liên quan đến các sổ thẻ kế toán chi tiết cũng đợcphản ánh vào các sổ thẻ kế toán chi tiết , cuối tháng làm căn cứ để lập bảngtổng hợp chi tiết theo từng tài khoản, định kỳ lập các báo cáo tài chính

Để phục vụ công tác kế toán phản ánh đợc các nghiệp vụ kinh tế phátsinh tại DN, DN đã sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp của Bộtài chính

Các sổ, thẻ chi tiết DNsử dụng bao gồm :

3 Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

- Thuế GTGT đầu vào khấu trừ đợc phản ánh trên TK 133 Khi mua vật

t, hàng hoá, TSCĐ, kế toán tổng hợp số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ trên

TK 133

- thuế GTGT đầu ra phải thu đợc phản ánh trên TK 3331 Khi bán sảnphẩn, hàng hoá kế toán tổng hợp số thuế GTGT đầu ra phải thu trên TK 3331

Đến cuối tháng căn cứ dòng tổng cộng trên TK 133 và 3331 để quyếttoán thuế GTGT

IV Tình hình hạch toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hiện nay ở doanh nghiệp

Vật liệu, công cụ dung cụ gồm nhiều thứ, nhiều chủng loại khác nhau

có quy cách, kích cỡ, chất lợng khác nhau và số lợng vật liệu đợc sử dụngdùng để chế tạo ra sản phẩm cũng khác nhau Mặt khác, với nhu cầu sản xuất

và nhu cầu sử dụng vật liệu, CCDC sao cho thuận lợi về hiệu quả sử dụng nêntrong quá trình sản xuất kinh doanh thì NVL, CCDC đợc mua về từ nhiềunguồn khác nhau Trong quá trình thu mua diễn ra nhiều quan hệ thanh toán

VL, CCDC khi xuất kho cho sản xuất lại liên quan đến địng mức Bởi vậy nênviệc hạch toán chi tiết và tổng hợp VL, CCDC là một vấn đề quan tâm hàng

đầu Từ việc hạch toán đó nó phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời về thông tincủa sản xuất cho giám đốc của đơn vị và qua thông tin đó, lãnh đạo đơn vị biết

đợc tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình

Tình hình hạch táon cụ thể hiện nay ở DN nó tuỳ thuộc vào nhiều khíacạnh khác nhau Dựa trên cơ sở nhập xuất vật t, số lợng, chứng từ, hoá đơn,quy mô sản xuất rộng hay hẹp mà mỗi đơn vị có thể chọn cho mình một ph-

ơng pháp hạch toán cụ thể mang tính chất toàn diện, phù hợp với tình hình sảnxuất của DN mình

Vậy với nền kinh tế thị trờng hiện nay yêu cầu của cơ chế quản lý đòihỏi một hệ thống, chế độ kế toán phù hợp với đặc điểm yêu cầu và trình độquản lý kinh tế tài chính của DN Các DN kinh doanh phải có lãi, có nghĩa lànhững mặt hàng mình sản xuất ra phải có sức cạnh tranh lớn trên thị trờng

Nh vậy công việc tổ chức, hạch toán VL, CCDC ở mỗi đơn vị sản xuất là côngviệc thiết yếu cần thiết

1.Tình hình chung về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở doanh nghiệp

1.1 Đặc điểm vật liệu, CCDCvà kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu, CCDC.

Nguyên vật liệu, CCDC là yếu tố cần thiết trong quá trình sản xuất kinhdoanh Hoạt động sản xuất kinh doanh chỉ có thể diễn ra khi có NVL, Tại

DN NVL chủ yếu là tôn, sắt, thép lá, gỗ Với nhu cầu của thị trờng và tình hình sản xuất kinh doanh của DN nên VL nhập kho là chủ yếu mua của các

đơn vị khác Trong quá trình cung cấp NVL, CCDC kế toán phải lập các

chứng từ về nhập NVL, CCDC, phải tuân thủ chính xác, trung thực về cả mặt giấ trị cũng nh số lợng, quy cách của NVL, CCDC

Do đặc thù của sản phẩm nên chi phí NVL đặc biệt là NVL chính chiếm

tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành, hiện nay chi phí này chiếm tới 80% tổngchi phí vật liệu dùng vào sản xuất Để có thể hạ thấp chi phí, sử dụng tiết kiệmvật liệu nhằm giảm giá thành sản phẩm, công ty quản lý chặt chẽ cả một quátrình từ thu mua đến dự trữ vật liệu

Về tình hình thu mua: Vật liệu của công ty đợc mua chủ yếu từ các đơn

vị trong nớc Đối với các đơn vị này, công ty có kế hoạch mua vật liệu cho cảnăm và gửi đến đơn vị cung cấp yêu cầu về số lợng, chủng loại, quy cách,phẩm chất Hiện nay do thị truờng đầu vào rất phong phú, dồi dào nên số l-uợng vật liệu tồn kho không nhiều, nó đợc xây dựng dựa trên kế hoạch tiêuthụ sản phẩm

1.2 Phân loại, đánh giá vật liệu :

* Phân loại:

Với sự đa dạng phong phú của vật liệu để có thể quản lý chặt chẽ và tổchức hạch toán chính xác, đảm bảo công việc đợc thực hiện dễ dàng khoa họckhông tốn nhiều thời gian công sức công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trêncơ sở công dụng của nó đối với quá trình sản xuất sản phẩm Theo cách nàyvật liệu đợc chia thành: vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, thiết bị

và vật liệu XDCB, phế liệu thu hồi

- NVL chính: Là các đối tợng lao động sau quá trình gia công chế biến

sẽ cấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm, bao gồm: Các loại thép,tôn, sắt, hợp kim

- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu có tác dụng phụ trợ trong quátrình sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lợngcủa sản phẩm, hoặc phục vụ cho nhu cầu quản lý, nhu cầu kỹ thuật.Vật liệubao gồm: que hàn, đá mài, hoá chất, dầu mỡ, tạp phẩm (nh bút, giẻ lau,nhựa ), vòng bi, dây đai

-Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng cho quá trìnhsản xuất, kinh doanh nh: gỗ than, xăng, dầu

-Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng đợc sử dụng cho hoạt độngsửa chữa, bảo dỡng TSCĐ của doanh nghiệp gồm: thép, vòng bi, phụ tùng

Đánh giá VL, CCDC là xác định giá trị của chúng theo những nguyêntắc nhất định Tức là tất cả các loại NVL, CCDC nhập, xuất, tồn kho đều phảiphản ánh theo giá thực tế Căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ về ci phí thumua phòng kế hoạch vật t viết phiếu nhập kho Sau khi vật liệu nhập kho theo

kế hoạch DN phải thanh toán tiền đã mua vật t Khi có nhu cầu sản xuất thì kếtoán viết phiếu xuất kho cho bộ phận sử dụng Ngời chịu sự phân công sổmang phiếu xuất lên phòng kế hoạch vật t để lĩnh vật t Chính vì vậy mà vấn

đề lãng phí NVL là rất ít xảy ra hay nói cách khác là phế liệu thu hồi là rất ít Cũng nh các doanh nghiệp khác công ty Thành Phong vật liệu đợc tính

nh sau:

- Đối với vật liệu nhập trong kì: Nguyên vật liệu của công ty đuợc nhậpchủ yếu từ hai nguồn là mua ngoài và vật liệu gia công chế biến Tuỳ từng tr -ờng hợp mà kế toán có cách hạch toán khác nhau

+ Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho: Vật liệu mua ngoài của công tychiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị vật liệu nhập kho Do công ty nộp thuếGTGT theo phơng pháp khấu trừ nên trị giá thực tế vật liệu nhập kho khôngbao gồm phần thuế GTGT

Giá thực tế vật

liệu nhập kho =

Giá ghi trênhoá đơn +

Chi phí thu mua

Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản, thuê khobãi Thông thờng chi phí này khoảng 10% giá trị thực tế vật liệu

- Đối với vật liệu xuất trong kì:

Do có nhiều loại vật liệu, giá cả lại thờng xuyên biến động, nghiệp vụnhập xuất diễn ra thờng xuyên nên doanh nghiệp áp dụng phơng pháp đơn giábình quân để tính giá đối với vật liệu xuất trong

GTT xuất trong kỳ = Số lợng x Đơn giá vật liệu xuất trong kỳ

2 Hạch toán chi tiết vật liệu tại DNTN SX- KD T Thành Phong

Để có thể giảm bớt khối lợng công việc đang làm, đồng thời kết hợp chặtchẽ việc ghi chép của thủ kho với hạch toán ở phòng kế toán, kế toán chi tiếtNVL, CCDC tại DN đợc thực hiện theo phơng pháp chứng từ ghi sổ

Phơng pháp này là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toánchi tiết vật liệu, CCDC

Giá thực tế VL, CCDC tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ

Số l ợng VL, CCDC tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ

Đơn giá bình

quân thực tế =

2.1./ Thủ tục nhập

NVL, CCDC nhập kho chủ yếu là từ các nguồn mua ngoài, từ các hợp

đồng đã ký kết với nhà cung cấp Căn cứ vào các hợp đồng đó, phòng kinhdoanh xây dựng kế hoạch sản xuất cho bộ phận sản xuất và có trách nhiệmtheo dõi tình hình vật t đảm bảo cho quá trình sản xuất của DN đợc diễn raliên tục Do đặc thù sản xuất khép kín nên nếu vật liệu về chậm sẽ dẫn đến sảnxuất bị ngng trệ, điều này sẽ ảnh hởng không nhỏ đến chất lợng của sản phẩm

Khi mua NVL, CCDC có các chứng từ gốc sau:

VD : Ngày 06/02/2004 Doanh nghiệp mua vật liệu của công ty TNHH Thơng

Mại Thanh Tuấn Sau khi hàng và hoá đơn cùng về, thủ kho tiến hành lập Biênbản kiểm nhận hàng hoá NVL :