Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công Công ty in Công Đoàn

Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công Công ty in Công Đoàn

Lời mở đầu

Trong những năm vừa qua, nhờ thực hiện chính sách mở cửa diện mạo nền kinh tế nớc ta ngày càng một khởi sắc Cơ chế thị trờng thực sự đã mở ra một bớc ngoặt quan trọng, đánh dấu một sự đổi mới từ bên trong nền kinh tế,

đồng thời cũng tạo ra nhiều cơ hội thuận lợi cho sự phát triển mạnh mẽ của các doanh nghiệp Việt Nam trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế Các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trờng phải chấp nhận cạnh tranh nh là một quy luật tất yếu để từ đó chủ động sáng suốt vach ra cho mình một phơng án kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất Không những tồn tại mà còn phải phát triển phải

có tích luỹ để tái sản xuất mở rộng, điều đó đặt ra cho các nhà doanh nghiệp rất nhiều câu hỏi sản xuất cái gì? sản xuất nh thế nào? sản xuất cho ai? Làm thế nào để sản phẩm sản xuất ra đợc thị trờng chấp nhận thu hút thị hiếu ngời tiêu dùng ngày một cao của xã hội với chất lợng cao nhất mà giá cả hợp lý và hấp dẫn Hớng tới những mục tiêu đó, các doanh nghiệp sản xuất cần phải không ngừng đổi mới, sáng tạo và thực hiện cải tiến trong công tác quản lý điều hành sản xuất, phải tiến hành đồng bộ các biện pháp quản lý đối với các yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất, phải giám sát từ khâu đầu đến khâu cuối của quá trình sản xuất, tức là từ thu mua nguyên vật liệu và khai thác đợc thị trờng tiêu thụ cho sản phẩm để đảm bảo cho việc bảo toàn, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn Thực tiễn đã chứng minh một trong những công cụ quản lý sắc bén đặc biệt hiệu quả và có vai trò quan trọng không thể thiếu đối với các doanh nghiệp

là hạch toán kế toán Trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí NVL thờng chiếm một tỷ lệ không nhỏ trong tổng chi phí giá thành sản phẩm, vì vậy tổ chức hạch toán kế toán NVL nói riêng và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn doanh nghiệp nói nói chung một cách khoa học, chặt chẽ hợp

lý và hiệu quả Từ đó góp phần tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm nâng cao hiệu quả Tổ chức kế toán NVL cũng là một trong những điều kiện chủ yếu

để tăng cờng vai trò của kế toán nhằm duy trì và phát triển doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng

Sau một thời gian thực tập tại công công ty Công Đoàn thấy rõ đợc tầm quan trọng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh tính phức tạp khó khăn của công tác kế toán NVL đợc sự hớng dẫn của thầy giáo:

Trần Đức Vinh và sự giúp đỡ của tập thể cán bộ phòng kế toán công công

ty in Công Đoàn tôi đã đi sâu nghiên cứu đề tài:

"Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công công ty in Công

Đoàn”

Nội dung của chuyên đề gồm có ba phần:

Phần I: Cơ sở lý luận của hạch toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất.

Phần II: Thực trạng hạch toán ở công công ty in Công Đoàn.

Phần III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu ở công công ty in Công Đoàn.

Phần I Cơ sở lý luận của hạch toán nguyên vật liệu

trong doanh nghiệp sản xuất

I Sự cần thiết phải hạch toán kế toán nguyên vật liệu (NVL) trong các doanh nghiệp sản xuất:

1-Khái niệm và đặc điểm của NVL:

Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL là đối tợng lao động, là một trong

ba yếu tố không thể thiếu đợc trong quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên sản phẩm Song không phải đối tợng lao động nào cũng là NVL mà chỉ những đối tợng lao động do tác động bởi lao động có ích của con ngời tạo ra

và có thể phục vụ cho quá trình sản xuất hay tái tạo sản phẩm mới chở thành NVL Chẳng hạn nh than đá dầu khí khi cha khai thác còn nằm trong lòng đất thì mới là đối tợng lao động nhng khi đợc khai thác nên để cung cấp cho nghành công nghiệp làm nguyên vật liệu đốt thì đợc gọi là nguyên vật liệu chính vì vậy mà NVL là đối tợng lao động đã đợc thay đổi do lao động có ích của con ngời tác động tới

Trong qúa trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, NVL có

đặc điểm là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu dùng hoàn toàn và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để hình thành nên thực thể của sản phẩm hay nói cách khác giá trị của NVL đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào sản phẩm mới tạo ra

2- Vai trò của NVL trong quá trình sản xuất.

NVL có vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất Là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên sản phẩm, NVL chính là yếu tố đầu vào không thể thiếu để

đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc diễn ra liên tục đúng tiến độ kế hoạch và có hiệu quả

Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất cũng nh trong giá thành sản phẩm do vậy có thể nói số lợng và

chất lợng NVL có tác động trực tiếp có tính chất quyết định đến số lợng và chất lợng sản phẩm NVL có đúng số lợng và chất lợng tốt, đúng quy cách mới góp phần tạo ra những sản phẩm tốt về chât lợng và số lợng hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất vạch ra Đồng thời việc giảm chi phí NVL một cach hợp lý mà không

ảnh hởng tới chất lợng sản phẩm giúp việc hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

NVL có tầm quan trọng trong quá trình sản xuất và có ảnh hởng không nhỏ đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất Vì vậy các doanh nghiệp phải quản lý NVL chặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thu mua cho đến khâu sử dụng để sản xuất ra sản phẩm, đảm bảo tiết kiệm triệt

để mà vẫn đạt hiệu quả cao

3- Yêu cầu quản lý với NVL.

Trong từng khâu luân chuyển của NVL từ khâu thu mua đến khâu bảo quản dự trữ và sử dụng yêu cầu đặt ra với công tác quản lý là không giống nhau:

- Khâu thu mua: Đòi hỏi quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại, giá cả hợp lý, cả về chi phí mua cũng nh kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Khâu bảo quản tại kho: phải tổ chức tốt kho tàng bến bãi, trang bị các phơng tiện cân đong, đo đếm, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu phù hợp với quy mô tổ chức của từng doanh nghiệp, tránh hhỏng, mất mát, lãng phí hao hụt nguyên vật liệu

- Khâu dự trữ: phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu một cách hợp lý để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra bình thờng.Không dự trữ quá nhiều gây ra tình trạng ứ đụng vốn cũng nh không dự trữ qúa ít làm gián đoạn quá trình sản xuất

- Khâu sử dụng: đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí nguyên vật liệu đã đề ra, đồng thời trong khâu này cần

tổ chức việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời

Từ những yêu cầu đặt ra chó thấy việc tăng cờng quản lý nguyên vật liệu

là rất cần thiết, công tác quản lý nguyên vật liệu cần phải không ngừng cải tiến cho phù hợp với thực tế sản xuất của mỗi doanh nghiệp Và để quản lý nguyên vật liệu đợc tốt cho tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là việc làm không thể thiếu đợc

4 Vai trò và chức năng nhiệm vụ của hạch toán kế toán nguyên vật liệu:

4.1 Vai trò của hạch toán kế toán nguyên vật liệu:

Hạch toán nguyên vật liệu là công cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm đợc tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh Hạch toán nguyên vật liệu có phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời về tình hình nhập-xuất-tồn cũng

nh về đơn giá thu mua nguyên vật liệu cả về kế hoạch và thực tế để căn cứ vào

đó lập kế hoạch cung ứng vật t, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và đề ra những biện pháp quản lý thích hợp

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu chính xác, kịp thời không những là cơ sở cung cấp số liệu cho việc hạch toán giá thành sản phẩm mà còn giúp các nhà quản trị doanh nghiệp biết đợc tình hình sử dụng vốn lu động, từ

đó có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng nhanh vòng quay vốn lu

động

4.2 Chức năng nhiệm vụ của hạch toán nguyên vật liệu:

Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, để thực sự là công cụ quản lý sắc bén và

có hiệu lực, kế toán nguyên vật liệu phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây:

- Thực hiện việc đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị doanh nghiệp

- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để hi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

- Giám sát kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu Phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyên vật liệu thiếu, thừa ứ đọng, kém phẩm chất để hạn chế đến mức tối đa thiệt hại

có thể xảy ra

- Tính toán, xác định chính xác số lợng và giá trị nguyên vật liệu thực tế đa vào sử dụng, từ đó phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng cho các đối tợng tập hợp chi phí

- Tham gia kiểm kê và đánh giá lại nguyên vật liệu theo chế độ qui định, tham gia phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh

- Tóm lại, có thể kết luận rằng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là việc làm vô cùng cần thiết phục vụ đắc lực cho công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng và quản lý sản xuất kinh doanh nói chung ở các doanh nghiệp sản xuất

II Những nội dung cơ bản trong tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất:

1 Phân loại nguyên vật liệu và lập danh điểm:

Phân loại nguyên vật liệu là việc phân chia nguyên vật liệu của doanh nghiệp thành các loại, các nhóm, các thứ theo tiêu thức phân loại nhất định Tuỳ theo yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong từng doanh nghiệp mà thực hiện việc phân loại nguyên vật liệu cho phù hợp Thông thờng có các phân loại nguyên vật liệu sau đây:

Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của chúng trong qúa trình sản xuất kinh doanh thì nguyên vật liệu đợc chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): đối với các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm đợc sản xuất ra nh sắt, thép trong doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xi măng, gạch, ngói Trong doanh

nghiệp xây dựng, giấy, mực trong doanh nghiệp in ấn, bông, sợi trong doanh nghiệp dệt, may mặc…

- Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong sản xuất, chế tạo sản phẩm nh làm tăng chất lợng của nguyên vật liệu chính hay tăng chất lợng sản phẩm, phục vụ cho sản xuất, cho việc bảo quản bao gí sản phẩm

nh các loại thuốc tẩy, thuốc nhuộm trong doanh nghiệp dệt, túi bán, chổi túi, bột chống váng trong doanh nghiệp in.…

- Nhiên liệu: là loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho hoạt động của máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải của doanh nghiệp

- Vật liệu, thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị cần lắp hoặc không cần lắp, các vật liệu kết cấu, các vật t xây dựng dùng cho công tác…xây dựng cơ bản trong doanh nghiệp

- Vật liệu khác: là loại vật liệu không đợc xếp vào các loại vật liệu trên gồm phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất loại ra nh sắt thép, vải vụn, giấy vụn hay phế liệu thu hồi đợc từ việc thanh lý tài sản cố định…

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà mỗi loại nguyên vật liệu trên lại đợc chia thành các nhóm một cách

cụ thể Cách phân loại này cho thấy vai trò của từng chủng loại nguyên vật liệu trong quá trình tạo ra sản phẩm và là cơ sở để xây dựng các tài khoản cấp ba thích hợp để hạch toán

Căn cứ vào mục đích cũng nh nội dung quy định phản ánh chi phí nguyên vật liệu vào các tài khoản kế toán thì nguyên vật liệu đợc chia thành:

- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất sản phẩm

- Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác nh phục vụ cho quản lý sản xuất, cho doanh nghiệp, cho bán hàng…

Cách phân loại này giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản để ghi chép, phản ánh chi phí nguyên vật liệu phát sinh trong kỳ và tính toán chi phí nguyên vật liệu cho các đối tợng chịu chi phí một cách chính xác.Cách phân loại này còn giúp cho doanh nghiệp thấy rõ khoản chi phí nguyên vật liệu trong chi phí sản xuất sản phẩm từ đó có biện pháp quản lý, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả

Ngoài hai cách phân loại chủ yếu trên, nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất còn có thể đợc phân loại căn cứ vào nguồn gốc của chúng nhsau:

- Nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài

- Nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến

- Nguyên vật liệu thuê ngoài chế biến

- Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh

- Nguyên vật liệu đợc ngân sách nhà nớc cấp hoặc cấp trên hoặc đợc viện trợ,

đợc tặng, biếu

Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp xây dựng đợc kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu đồng thời là căn cứ xác định chi phí cấu thành trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập kho

Mỗi cách phân loại đều có tác dụng riêng song phân loại theo nội dung

kế toán và yêu cầu quản trị vẫn là phổ biến

Trong sổ danh điểm nguyên vật liệu, vật liệu đợc theo dõi theo từng loại, từng nhóm, từng thứ qui cách một cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và

kế toán ở doanh nghiệp đợc dễ dàng và thống nhất Mỗi loại, mỗi nhóm vật liệu

đợc qui định một mã riêng, sắp xếp một cách trật tự, khoa học, rất thuận tiện khi cần tìm những thông tin về một nhóm, một loại vật liệu nào đó Trong sổ danh điểm vật liệu, bộ mã vật liệu phải chính xác, đầy đủ, không trùng lặp

Bộ mã vật liệu đợc xây dựng trên cơ sở số hiệu các tài khoản cấp 2 đối với tài khoản vật liệu

Vật liệu chính: 1521

Vật liệu phụ: 1522

Nhiên liệu: 1523

Phụ tùng thay thế: 1524

Phế liệu thu hồi: 1528

Trong mỗi tài khoản cấp 2 lại đợc phân thành nhóm và đặt mã số vật liệu cho mỗi loại tuỳ theo yêu cầu, số lợng vật liệu của từng doanh nghiệp

2 Đánh giá nguyên vật liệu:

Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những phơng pháp nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất.

Phơng pháp đánh giá nguyên vật liệu hợp lý có ý nghĩa quan trọng đối với công tác kế toán nguyên vật liệu trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ

mà yêu cầu quản lý và hạch toán đề ra Về nguyên tắc, nguyên vật liệu phải đợc

đánh giá theo giá trị vốn thực tế, có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán và phản ánh theo giá trị thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định giá trị thực tế xuất kho theo những phơng pháp qui định Tuy nhiên để đơn giản và giảm bớt khối l-ợng ghi chép, tính toán hàng ngày, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập xuất nguyên vật liệu, dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập xuất nguyên vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế

2.1 Đánh giá nguyên vật liệu theo thực tế nhập kho

Tuỳ theo từng nguồn nhập mà trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho đợc xác định nh sau:

Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho:

và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có)

- Trờng hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thi giá trị của nguyên vật liệu mua vào đợc phản ánh theo giá mua cha có thuế GTGT Thuế GTGT đầu vào khi mua nguyên vật liệu và thuế GTGT đầu vào của dịch vụ vận chuyển, bốc xếp đ… ợc khấu trừ và hạch toán vào TK133 “ thuế GTGT đợc khấu trừ”(1331)

- Trờng hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT, hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án thì giá trị của nguyên vật liệu mua vào đợc phản ánh theo tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT đâù vào không đợc khấu trừ (nếu có).

Ngoài ra, hàng tồn kho, các khoản chiết khấu thơng mại và giảm giá mua hàng do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất đợc trừ khỏi chi phí thu mua

Đối với nguyên vật liệu doanh nghiệp tự gia công chế biến:

Trị giá thực tế

NVL nhập kho =

Trị giá thực tế NVL xuất gia công chế biến +

Chi phí gia công chế biến

Đối với nguyên vật liệu gia công chế biến:

+

Chi phí vận chuyển NVL (đi và về)

+

Số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến NVL

Đối với nguyên vật liệu do nhà nớc cấp : giá vật liệu là giá trị ghi trên biên bản bàn giao

Đối với nguyên vật liệu đợc biếu tặng: giá vật liệu là giá vật liệu đợc biếu tặng hoặc giá trị vật liệu tơng đơng trên thị trờng cộng chi phí tiếp nhận(nếu có)

Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn liên doanh liên kết thì trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá

Đối với phế liệu thu hồi thì đợc đánh giá theo ớc tính của doanh nghiệp (giá thực tế có thể sử dụng hoặc bán đợc)

2.2 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế xuất kho:

Nguyên vật liệu thu mua và nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy giá thực tế của từng đợt nhập kho cũng khác nhau Vì thế khi xuất kho nguyên vật liệu, kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho

thực tế xuất kho nguyên vật liệu đã đăng ký đợc áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong cả niên độ kế toán.

Để tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho, có 4 phơng pháp:

- Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền : theo phơng pháp này, giá trị của từng loại nguyên vật liệu đợc tính theo giá trị trung bình của từng loại nguyên vật liệu tng ứng đầu kỳ với giá trị từng loại nguyên vật liệu đợc nhập trong kỳ Giá trị trung bình có thể đợc tính theo thời kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô nguyên vật liệu về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp

Đơn giá thực tế bình quân cuối kỳ của nguyên vật liệu xuất kho đợc tính theo công thức:

Số lợng NVL xuất tồn

Số lợng NVL nhập trong kỳ Sau đó tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo công thức:

Nhợc điểm của phơng pháp này: tính toán phức tạp và mất nhiều thời gian, thích hợp với doanh nghiệp có qui mô nhỏ, sử dụng ít nguyên vật liệu nhập xuất không thờng xuyên

- Tính theo giá thực tế đích danh: phơng pháp này đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý theo dõi nguyên vật liệu theo từng lô hàng Khi xuất kho nguyên vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của từng lô hàng để tính giá thực tế xuất kho

Ưu điểm: thuận tiện cho kế toán trong việc tính giá nguyên vật liệu, phản

ánh đợc các mối quan hệ giã hiện vật và giá trị

Nhợc điểm: phải theo dõi chi tiết nguyên vật liệu nhập kho theo từng lần nhập Theo phơng pháp này giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho sẽ không sát với thực tế trên thị trờng.

Phơng pháp tính theo giá đích danh đợc áp dụng đối với doanh nghiệp có

ít loại nguyên vật liệu hoặc nguyên vật liệu ổn định và nhận diện đợc

- Tính theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc(FIFO): phơng pháp nhập

tr-ớc, xuất trớc áp dụng dựa trên giả định là số nguyên vật liệu nào nhập kho trớc thì đợc xuất trớc và nguyên vật liệu tồn lại cuối kỳ là nguyên vật liệu đợc nhập kho cuối cùng Theo phơng pháp này thì giá trị nguyên vật liệu xuất kho đợc tính giá của lần nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, còn giá trị của nguyên vật liệu tồn kho đợc tính theo giá của lần nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho

Phơng pháp này thích hợp với điều kiện giá cả ổn định, đảm bảo thu hồi vốn cho doanh nghiệp trong trờng hợp đơn thực tế của từng lần nhập kho có xu hớng giảm dần

- Tính theo phơng pháp nhập sau, xuất trớc(LIFO): phơng pháp nhập sau, xuất trớc áp dụng dựa trên giả định số nguyên vật liệu nhập kho sau thì đợc xuất trớc và nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ là nguyên vật liệu đợc nhập trớc Theo phơng pháp này thì giá trị nguyên vật liệu xuất kho đợc tính theo giá của lần nhập sua hoặc gần sau cùng, giá trị của nguyên vật liệu tồn kho đợc tính theo giá của lần nhập đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ tồn kho

Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp đơn giá thực tế từng lần nhập kho có xu hớng tăng dần, đảm bảo thu hồi vốn nhanh và ít tồn kho

3 Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:

3.1 Chứng từ kế toán sử dụng

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến việc nhập xuất nguyên vật liệu đều phải đợc lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ quy

định ghi chép ban đầu về nguyên vật liệu

Các chứng từ về kế toán nguyên vật liệu bao gồm:

- Phiếu nhập kho

- Biên bản kiểm nghiệm NVL

- Phiếu xuất kho vận chuyển

- Phiếu xuất kho

- Hoá đơn GTGT

- Hoá đơn bán hàngNgoài các chứng từ bắt buộc sử dụng theo qui định của nhà nớc, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán nh:

- Phiếu xuất nguyên vật liệu theo hạn mức

- Biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu

- Phiếu báo nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ

Và các chứng từ khác tuỳ tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp Các chứng từ bắt buộc phải lập kịp thời đầy đủ theo đúng qui định

3.2 Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu:

Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu, tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp để sử dụng các sổ(thẻ) kế toán chi tiết sau:

- Sổ(thẻ) kho

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Sổ(thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu

- Sổ số d Sổ( thẻ ) kho đợc sử dụng theo dõi số lợng nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo từng kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày.…

Sổ(thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d sử dụng để hạch toán từng lần nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu nhằm phục vụ cho việc ghi sổ kế toán đợc nhanh chóng, kịp thời

3.3 Các phơng pháp kế toán chi tiết

3.3.1 Phơng pháp ghi thẻ song song

- ở kho: việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu hàng ngày do thủ kho tiến hành ghi trên thẻ kho để ghi theo số lợng Thẻ kho do kế toán nguyên vật liệu lập và giao cho thủ kho để ghi chép mỗi loại nguyên vật liệu vào một thẻ kho Khi nhận các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi

chép số thực nhập, xuất vào chứng từ và thẻ kho Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã đợc phân loại theo từng thứ nguyên vật liệu về phòng kế toán.

ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ(thẻ) chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng thứ nguyên vật liệu Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết nguyên vật liệu và kiểm tra

đối chiếu với thẻ kho Để có số liệu kiểm tra, đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ(thẻ) chi tiết nguyên vật liệu vào bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu theo từng nhóm, loại nguyên vật liệu

Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu m theo phơng pháp ghi thẻ

song song:

Ghi chú: ghi hàng ngày:

Ghi cuối ngày :

đối chiếu kiểm tra:

Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra,đối chiếu, quản lý chặt nguyên vật liệu

Thẻ kho

Sổ(thẻ) kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp N-X-T

(3)

(1)(3)

(2)(1)

Nhợc điểm: ghi chép nhiều , trùng lặp giữa thủ kho và kế toán, hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán do kiểm tra, đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng.

Điều kiện áp dụng: thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên và trình độ của nhân viên kế toán không cao

3.3.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống nh phơng pháp ghi thẻ song song

ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng nguyên vật liệu ở từng kho cho cả năm đợc ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng Để có số liệu kế toán phải nhập bảng kê chứng từ nhập, xuất do thủ kho gửi lên Cuối tháng kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển, thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp

Sơ đồ trình từ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp sổ đối

chiếu luân chuyển:

Ghi chú:

Đối chiếu, kiểm traGhi cuối tháng Ghi hàng ngày

Ưu điểm: Khối lợng ghi chép giảm do chỉ ghi một lần vào cuối tháng Nhợc điểm: Ghi sổ trùng lặp giữa thủ kho và kế toán về chỉ tiêu số lợng Chức năng kiểm tra của kế toán bị hạn chế do chỉ kiểm tra một lần vào cuối tháng

(4)

Điều kiện áp dụng: các doanh nghiệp có khối lợng chủng loại NVL nghiệp vụ nhập xuất NVL ít trình độ nhân viên kế toán thấp.

3.3.3-Phơng pháp ghi sổ số d

ở kho: thủ kho dùng thẻ kho để ghi tình hình nhập, xuất, tồn kho về mặt

số lợng Cuối tháng sử dụng sổ số d để ghi số tồn kho cuối tháng

ở phòng kế toán: kế toán mở sổ số d dùng cho cả năm để ghi số tồn kho của từng loại vật liệu vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị

Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu theo chỉ tiêu giá trị Việc kiểm tra đối chiếu đợc tiến hành vào cuối tháng

Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phơng pháp ghi sổ số d:

Ghi chú:

Đối chiếu, kiểm traGhi cuối tháng Ghi hàng ngày

Ưu điểm: không bị trùng lắp giữa thủ kho và kế toán, giảm bớt khối lợng ghi chép, công việc tiến hành dàn đều trong tháng.

Nhợc điểm: chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền ở phòng kế toán nên khi cần thông tin về nhập, xuất, tồn phải dựa vào thẻ kho Việc kiểm tra gặp nhiều khó khăn

Điều kiện áp dụng: áp dụng với doanh nghiệp có nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu thờng xuyên, nhiều chủng loại và đã xây dựng hệ thống danh

điểm vật liệu, hệ thống đơn giá hạch toán hợp lý Nhân viên kế toán có trình độ, thủ kho có chuyên môn, có ý thức trách nhiệm

4 Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

4.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX)

Theo phơng pháp này, việc nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hoá đ… ợc phản ánh thờng xuyên liên tục trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có chứng từ nhập, xuất kho Việc xác định trị giá nguyên vật liệu xuất dùng căn cứ vào chứng từ xuất kho khi đã đợc tập hợp, phân loại theo

đối tợng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán Phơng pháp này đợc áp dụng phần lớn trong các doanh nghiệp sản xuất và thơng mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị cao

*Tài khoản kế toán sử dụng

Kế toán sử dụng một tài khoản nh sau:

TK152- “nguyên vật liệu”: dùng theo dõi giá thực tế của toàn bộ nguyên vật liệu hiện có, tăng, giảm qua kho của doanh nghiệp theo giá trị thực tế

Bên nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ

Bên có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ

D nợ: phản ánh giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho

Tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp có thể mở các tài khoản cấp 2,3 cụ thể:

TK1521: nguyên vật liệu chính

TK1522: nguyªn vËt liÖu phô

TK151 TK152 TK621

Hàng nhập kho đi ờng kỳ trớc

đ-NVL xuất dùng cho sản xuất sản phẩm

Mua NVL trả tiền ngay Xuất NVL phục vụ sản

xuất, bán hàng, QLDN TK133

Mua NVL cha trả tiền Xuất bản trực tiếp, gửi bán

Thuế nhân lực NVL phải nộp ngân sách

Giảm giá hàng mua trả lại ngời bán

Nhận góp vốn liên doanh

Nhập kho NVL thuê ngoài gia công chế biến

Xuất thuê ngoài gia công chế biến

TK311,111,112,141,311 TK152 TK621

Tăng do mua ngoài Xuất để chế tạo sản phẩm

TK151,… TK627,641,642,…

Tăng NVL do các Xuất NVL cho các

nhu cầu khác

4.2 Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK)

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp theo dõi, phản ánh thờng xuyên tình hình nhập, xuất NVL trên các tài khoản hàng tồn kho tơng ứng Ph-

ơng pháp này chỉ áp dụng đối với các xí nghiệp t nhân, doanh nghiệp có quy mô nhỏ, hệ thống quản lý nghiệp vụ phải chặt chẽ

* Tài khoản kế toán sử dụng.

- TK152: dùng kết chuyển giá trị thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ vào TK611

- TK611: dùng để phản ánh giá trị thực tế của vật t hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kỳ Tài khoản này cuối ký không có số d

Ngoài ra kế toán NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ cũng sử dụng các tài khoản liên quan khác giống nh phơng pháp KKTX.

Công thức xác định giá trị thực tế NVL xuất dùng trong kỳ:

Trị giá thực tế NVL

xuất dùng trong kỳ =

Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ +

Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ -

Trị giá thực tế NVL tồn cuối kỳ

* Phơng pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu.

Trờng hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:

Giá trị NVL mua vào trong kỳ Chiết khấu thơng mại giảm

giá hàng mua hàng mua trả lại

ThuÕ nhËp khÈu tÝnh vµo gi¸ trÞ NVL nhËp khÈu

XuÊt NVL dïng cho s¶n xuÊt kinh doanh XDCB

NVL tù s¶n xuÊt hoÆc thuª

ngoµi gia c«ng chÕ biÕn

NVL xuÊt kho thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn

kú (tæng gi¸ thanh to¸n)

Gi¶m gi¸, hµng tr¶ l¹i

TrÞ gi¸ NVL xuÊt sö dông

- H×nh thøc sæ kÕ to¸n chøng tõ ghi sæ+ Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ

+ Sæ c¸i

+ Sæ (thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt

- H×nh thøc sæ kÕ to¸n nhËt ký sæ c¸i+ NhËt ký chøng tõ

+ C¸c sæ (thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt

- H×nh thøc sæ kÕ to¸n nhËt ký chøng tõ+ NhËt ký chøng tõ

+ B¶ng kª

+ Sæ (thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt

Phần II Thực trạng hạch toán kế toán nguyên vật liệu ở Công ty in công đoàn

I Đặc điểm chung của Công ty in công đoàn.

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty In Công Đoàn là doanh nghiệp Nhà nớc thuộc Tổng liên Đoàn Lao động Việt Nam

Địa chỉ Công ty tại : Số 169 Tây Sơn - Hà Nội

Nguồn vốn của Công ty do: Ngân sách cấp

Nguồn vốn vayNguồn vốn tự bổ xungLĩnh vực kinh doanh: In tổng hợp các loại sách báo, tạp chí…

Tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty: 270 ngời

Trong đó nhân viên quản lý có: 35 ngời

Công ty đợc thành lập trong thời kỳ chống Pháp Tiền thân của Công ty

là "Nhà In Công Đoàn" đợc thành lập ngày 22 tháng 8 năm 1946 tại xóm Mẫu - thôn Cao Văn - huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên nhiệm vụ chủ yếu của Công

ty lúc đó là in các tài liệu, sách báo phục vụ công tác tuyên truyền của Đảng Công Đoàn Việt Nam trong thời kỳ kháng chiến chống Pháp

Buổi đầu thành lập với cơ sở vật chất nghèo nàn lạc hậu, tới nay nhà máy

đã phát triển thành Công ty lớn mạnh với nhiều trang thiêt bị máy móc hiện đại

Năm 1965, Nhà in Lao động đợc Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam cho phép đầu t một dây truyền hai máy in cuộn để in báo Lao động bằng nguồn vốn viện trợ của Tổng công hội Trung Quốc

Năm 1972 đế quốc Mỹ mở rộng phá hoại miền Bắc, trớc tình hình đó, ban Bí th Trung Ương quyết định trng dụng hai máy in cuộn của Công ty để xây dựng cơ sở dự phòng in báo Nhân dân tại Hoà Bình, phần lớn máy móc thiết bị cùng với một số cán bộ công nhân viên đợc đa vào tăng cờng cho công

đoàn giải phóng, số còn lại tiếp tục hoạt động và đổi tên thành "Xởng in Công

Đoàn"

Sau năm 1986, với sự đổi mới kinh tế theo cơ chế thị trờng, Công ty đã gặp rất nhiều khó khăn, nhng đợc sự quan tâm lãnh đạo kịp thời của Đảng và Bộ Văn hoá, với truyền thống cách mạng và sáng tạo của toàn ngành, Công ty đã

nỗ lực vơn lên khắc phục và vợt qua những khó khăn, lúng túng ban đầu để thích nghi dần, thực hiện đổi mới quản lý, đổi mới sản xuất, từng bớc vơn lên

tự khẳng định mình bằng những sản phẩm in đứng vững trên thị trờng

Năm 1991 - 1994, ngành in Việt Nam có chủ trơng đổi mới công nghệ, loại bỏ công nghệ lạc hậu năng suất thấp bằng công nghệ mới in offset tiên tiến hiện đại năng suất gấp 20 lần sắp xếp chữ thủ ôcng truyền thống trớc đây

Tháng 5 năm 1994 đoàn chủ tịch Liên đoàn Lao động Việt Nam ra quyết

định số 446/TLĐ ngày 14/5/1994 phê duyệt dự án cho phép Công ty đầu t nâng cấp mở rộng bằng vốn vay ngoại tệ là 600.000USD của Ngân hàng Đầu t phát triển Việt Nam, để đầu t đổi mới công nghệ và đổi tên thành Xí nghiệp In Công

Ngoài ra Công ty còn là nơi cung cấp một khối lợng lớn ấn phẩm cho các nhà xuất bản: nhà xuất bản giáo dục, nhà xuất bản lao động, nhà xuất bản Kim đồng, các tài liệu thờng xuyên và đột xuất của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, các cơ quan và địa phơng trên cả nớc

Trong những năm gần đây, Công ty đã đạt đợc một số thành tựu sau:

1 Trang in cn (13*19) 4,5 tỷ trang 6 tỷ trang 7,4 tỷ trang

19 Lợi nhuận thuần

2 Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty

In Công Đoàn.

Công ty In Công Đoàn có một dây chuyền công nghệ in hiện đại công nghệ OFFST Với công nghệ in này, quy trình sản xuất sản phẩm bao gồm những công đoạn sau:

- Giai đoạn chế bán: căn bản vào yêu cầu của khách hàng và đặc tính của tài liệu để sắp xếp các thông tin văn bản và hình ảnh trên trang in và tạo ra bản

in mẫu chuẩn bị cho quá trình in hàng loạt sản phẩm của giai đoạn này là các bức phim in hoặc bản in kẽm

- Giai đoạn in hàng loạt (Phân xởng in offset): giai đoạn này nhận bản in

từ phân xởng chế bản điện tử, kết hợp giấy inm bản in, mực in tiến hành in…hàng loạt trên các máy in offset để tạo trang in các trang in sẽ đợc kiểm tra chất lợng ngay tại phân xởng in offset để loại bỏ ngay các trang in không đạt yêu cầu Sản phẩm của giai đoạn này là các trang in hoàn chỉnh, đạt tiêu chuẩn về chất lợng, kỹ thuật và thẩm mỹ theo yêu cầu của khách hàng

- Giai đoạn hoàn thiện ấn phẩm: giai đoạn này nhận các trang in từ phân xởng in offset đa lên các máy cắt, dỗ tạo ra các trang in nhỏ hơn để đa vào gấp thành các tay in của ấn phẩm Các tay in sẽ đợc soạn thảo theo thứ tự tạo thành quyển Các quyển đợc đa lên máy khấu gáy sau đó mang sang ép bìa sản phẩm của giai đoạn này là các ấn phẩm hoàn chỉnh do yêu cầu của khách hàng và có thể lu hành trên thị trờng.

Tơng ứng với ba giai đoạn của công nghệ in offset, cơ cấu sản xuất của Công ty đợc chia làm ba phân xởng chính:

- Phân xởng chế bản: có nhiệm vụ tạo ra các bản in mẫu, đợc sắp xếp theo một trật tự nhất định để phục vụ cho quá trình tiếp theo Công việc của phân xởng này đòi hỏi sự chính xác, tỉ mỉ cao

- Phân xởng in offset: từ những bản in mẫu, thực hiện công đoạn in trên giấy và chịu trách nhiệm chính về chất lợng sản phẩm

- Phân xởng đóng sách: có nhiệm vụ hoàn chỉnh sản phẩm đã in, đóng gói, kiểm tra chất lợng và số lợng sản phẩm

Cả ba phân xởng trên đợc đặt dới sự điều hành và giám sát chung của Phòng kỹ thuật cơ điện

Sơ đồ quy trình công nghệ in ở Công ty in Công Đoàn

3 Tổ chức sản xuất.

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, tổ chức hoạt động kinh doanh là nhân

tố cơ bản ảnh hởng trực tiếp đến công tác tổ chức hạch toán kế toán

Kiểm tra chất lợng

Sơ đồ tổ chức bộ máy sản xuất

4 Tổ chức Bộ máy quản lý của Công ty.

Là một doanh nghiệp hạch toán kinh doanh độc lập, Công ty In Công

Đoàn đã xây dựng một bộ máy quản lý phù hợp với quy mô sản xuất và đặc

điểm sản xuất kinh doanh của Công ty

Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty In Công Đoàn

Chức năng, nhiệm vụ của Ban giám đốc và các phòng ban:

- Giám đốc: là ngời có quyền quyết định cao nhất trong Công ty, Giám

đốc Công ty do Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trớc cơ quan cấp trên, trớc pháp luật về các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Phòng tổ chức hành chính: có chức năng tham mu cho giám đốc về công tá tổ chức bộ máy, tổ chức quản lý sản xuất, quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty, điều động sắp xếp lao động, thực hiện các chính sách tiền lơng đối với ngời lao động Ngoài ra còn thực hiện công tác bảo hộ lao

động, công tác bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội đối với ngời lao động

- Phòng kế hoạch vật t: là nơi quan hệ trực tiếp với khách hàng và chịu trách nhiệm với cấp trên và khách hàng về chất lợng sản phẩm, về thời gian hoàn thành hợp đồng, về định mức tiêu thụ vật t cho quá trình sản xuất Xây dựng kế hoạch sử dụng vốn, kế hoạch năng suất lao động sau đó triển khai thực hiện ở các phân xởng làm công tác điều độ sản xuất Xác định nhu cầu tiêu dùng của thị trờng, điều tra khai thác nguồn hàng

- Phòng kế toán tài vụ: tham mu cho giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện công tác kế toán và thống kê, đồng thời kiểm tra kiểm soát công tác tài chính của Công ty Phòng kế toán tài vụ có trách nhiệm quản lý các nguồn vốn có hiệu quả, thanh toán ccsc hợp đồng kinh tế phát trinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, lập kế hoạch giá thành, số lợng in ấn, doanh thu của Công ty, cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất, kiểm tra và phân tích hoạt động tài chính, lập báo cáo quyết toán hàng quý, năm theo quy định

- Phòng kỹ thuật cơ điện: chịu trách nhiệm về kỹ thuật in, quản lý và ban hành các quy trình công nghệ của sản phẩm in, kiểm tra đôn đốc các bộ phận thực hiện tốt các quy trình công nghệ, hớng dẫn kỹ thuật sản xuất tới từng bộ phận và theo dõi quá trình thực hiện Chịu trách nhiệm bảo dỡng và sửa chữa máy móc thiết bị cho toàn Công ty để luôn đảm bảo tiến độ in ấn

- Các phân xởng: là cáp quản lý có nhiệm vụ tổ chức, quản lý mọi hoạt

động của phân xởng mình, hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch của Công ty giao phó

5 Tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán của Công ty In Công Đoàn.

Vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán là một nội dung quan trọng của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Việc vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán phù hợp vơi điều kiện cụ thẻ của doanh nghiệp về cơ cấu sản xuất, tính chất và quy mô sản xuất kinh doanh,

về sự phân cấp quản lý đã chi phối nhiều đến việc sử dụng cán bộ, nhân viên…

kế toán và việc thực hiện chức năng phản ánh giữa giám đốc và kế toán

Trên cơ sở lý luận đó, thực tế ở Công ty In Công Đoàn đã lựa chọn và tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung phù hợp với trình độ sản xuất và tổ chức quản lý của Công ty Theo mô hình này toàn bộ công tác kế toán trong Công ty (ghi sổ kế toán tổng hợp, chi tiết, lập báo cáo kế toán, kiểm toán ) đều tập trung tại phòng kế toán, ở các phân x… ởng Công ty không tổ chức bộ máy kế toán riêng Mọi chứng từ đều đợc tập trung về phòng kế toán tài

vụ của Công ty để xử lý và hệ thống hoá thông tin nhằm phục vụ cho công tác tài chính của Công ty

Xuất phát từ mô hình tổ chức cũng nh yêu cầu quản trị đặt ra, số lợng nhân viên kế toán ở phòng kế toán tài vụ của Công ty gồm 5 ngời, mỗi ngời có một chức năng nhiệm vụ riêng

- Kế toán trởng: đồng thời cũng là trờng phòng tài vụ, có nhiệm vụ phối hợp hoạt động của các nhân viên kế toán, phối hợp hoạt động giữa các nội dung của công tác kế toán nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt số liệu và quy trình kế toán kế toán trờng còn có nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra công tác của các nhân viên kế toán và lập kế hoạch cho thời gian tiếp theo

- Thủ quỹ: có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt, tình hình thanh toán nội bộ nh tạm ứng, thanh toán tạm ứng Đồng thời phụ trách công việc giao dịch, theo dõi, tính toán lãi vay, kế hoạch trả lãi vay và tiền gốc

vay với ngân hàng Hàng tháng, thủ quỹ phải nộp báo cáo quỹ cho kế toán ởng.

tr-Thủ quỹ theo dõi các tài khoản: TK111, TK12, TK141, TK311, TK341

- Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: tiến hành ghi chép, tính toán

và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lợng và giá trị thực tế của NVL, nhập, xuất, kiểm tra và việc chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu Cùng với thủ kho, tính toán kiểm tra số lợng và giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời, nguyên vật liệu thiếu, thừa, kém phẩm chấ giúp Công ty có biện phát xử lý kip thời hạn, hạn chế tốt đa thiêt hại có thể xảy ra

Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo dõi các tài khoản

TK152, TK153 (TK1531, TK1532), TK621

- Kế toán thanh toán tiền lơng: kế toán thanh toán tiền lơng có nhiệm vụ theo dõi các giao dịch của Công ty với nhà cung cấp và với khách hàng Hàng tháng, kế toán thanh toán phải lập báo cáo công nợ cho kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán theo dõi trên các tài khoản: TK331; TK131 (chi tiết theo từng

đối tợng); TK133 (TK1331, TK1332); TK333 (TK3331; TK3333; TK3334; TK3335; TK3339)

- Kế toán tiền lơng có nhiệm vụ tính chính xác lơng và các khoản trích theo lơng nh: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho cán bộ công nhân viên trong Công ty Kế toán tiền lơng phải lập bảng phân bổ tiền l-

ơng và các khoản trích theo lơng chuyển cho kế toán tổng hợp để lập bảng thanh toán lơng cho cán bộ công nhân viên Kế toán tiền lơng theo dõi các tài khoản: TK334; TK338 (TK3381; TK3382; TK3383; TK3384; TK3388); TK622; TK627(TK6271 - TK6278)

- Kế tóan tổng hợp: Đồng thời cũng là kế toán tập hợ chi phí và tính giá thành, có nhiệm vụ tập hợp các số liệu do các nhân viên kế toán khác cung cấp, vào sổ tổng hợp và lập các báo cáo kế toán

Kế toán tổng hợp theo dõi tất cả các tài khoản còn lại mà Công ty sử dụng nh: TK211; TK214; TK414; TK415; TK421; TK431; TK511; TK632; TK641; TK642; TK721; TK711; TK911

Nhìn chung, tuy mỗi nhân viên kế toán có một nhiệm vụ khác nhau song luôn có sự phối hợp chặt chẽ trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ của mỗi ng-

ời nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của cả phòng

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty in Công Đoàn

Công ty In Công Đoàn áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định 1141 - TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính, hình thức ghi sổ kế toán Công ty đang vận dụng là hình thức "Chứng từ ghi sổ"

Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán này là các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh rõ chứng từ gốc đều đợc phân loại theo các chứng từ cùng nội dung, tính chất nghiệp vụ để lập chứng từ ghi sổ trớc khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp

Theo hình thức này, việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi theo thứ tự thời gian (ghi nhật ký) và ghi theo hệ thống (ghi theo tài khoản), giữa việc ghi

sổ kế toán tổng hợp và ghi sổ kế toán chi tiết

Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng:

- Sổ kế toán tổng hợp

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Sổ cái tài khoản

- Sổ kế toán chi tiết, thẻ kho, sổ xuất, nhập vật t, sổ chi tiết thanh toán với ngời mua…

Trình tự ghi sổ kế toán đợc khái quát nh sau:

Kế toán trởng

Kế toán tổng hợp toán và tiền lơngKế toán thanh Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ Thủ quỹ

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán ở Công ty In Công Đoàn

Ghi chú:

Ghi hàng ngày:

Ghi định kỳ:

Đối chiếu:

II Thực trạng hạch toán kế toán NVL ở Công ty In Công Đoàn.

1 Đặc điểm chung về nguyên vật liệu, phân loại nguyên vật liệu và nguyên vật liệu chi tiết ở Công ty In Công Đoàn.

* Đặc điểm chung về NVL của Công ty In Công Đoàn.

Do đặc thù của ngành in nên các loại NVL chính cần sử dụng là: giấy, mực, bản kẽm các loại phụ khác nh: gim, keo, kẹp, chỉ băng dính…

Cùng với sự chuyển đổi của nền kinh tế từ cơ chế cấp phát, quan liêu sang kinh tế thị trờng thì việc mua bán vận chuyển NVL của Công ty cũng dễ dàng và thuận tiên hơn

Thị trờng cung cấp giấy cho Công ty chủ yếu là nhà máy giấy Tân Mai (chủ yếu là cung cấp giấy báo), nhà máy giấy Bãi Bằng - Việt Trì (cung cấp giấy để in sách và giấy bìa) Hiện nay Công ty In Công Đoàn vừa là bạn hàng

Sổ quỹ

Sổ đăng ký chứng từ

Chứng từ gốc (bảng tổng hợp chứng từ)

lâu dài vừa là đạilý cho Công ty Giấy Bãi Bằng nên giá cả đầu vào của giấy khá

ổn định Điều này tạo điều kiện tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Hiện nay, ở Công ty có gần 400 thứ vật liệu khác nhau trong đó giấy và mực là hai loại vật liệu quan trọng nhất Hầu hết các loại vật liệu dùng cho công nghệ in của Công ty đều có sẵn trên thị trờng với giá cả ít biến động cho nên việc thu mua NVL không gặp khó khăn, tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng và kịp thời cho mọi nhu cầu sản xuất đồng thời giảm bớt đợc số lợng vật liệu dự trữ trong kho không để xảy ra tình trạng ứ đọng vốn

Có một số loại vật liệu nh: mực in và bản kẽm Công ty chủ yếu là nhập ngoại từ Đức, Nhật, Trung Quốc hoặc có thể mua qua uỷ thác ký hợp đồng chính thức hoặc mua các các trung gian phân phối

Mỗi loại vật liệu có tính chất lý, hóa học riêng, yêu cầu dự trữ và bảo quản cũng khác nhau, đặc biệt là giấy, loại vật liệu chính có đặc tính dễ cháy, hút ẩm, thấm nớc, dễ mối mọt Do đó phải chú trọng công tác quản lý sử dụng, tránh h hỏng, hao hụt lãng phí

* Phân loại vật liệu ở Công ty In công Đoàn.

- Vật liệu chính: gồm những vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm của Công ty gốm ba nhóm

+ Giấy các loại: nh giấy cuộn, giấy conche, giấy offset…

+ Mực in các loại: mực đen, mực màu của các nớc khác nhau

+ Kẽm các loại

- Vật liệu phụ: gồm rất nhiều chủng loại nh lỡi dao chổ tút bảng, chổi tút, băng dính, kim khâu, bột chống váng, bột phun khô

- Nhiên liệu, phụ tùng thay thế

- Phế liệu thu hồi

2 Kế toán nguyên vật liệu chi tiết và tổng hợp.

- Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng

Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn số 062534, Phiếu nhập kho số 22 giấy báo số d khách hàng ngày 29/1 số bút toán 056004, kế toán sẽ vào bảng kê chứng từ chi TGNH của tháng 1 năm 2002 để lập chứng từ vào cuối tháng nh sau

-chøng tõ ghi sæ

Sè 25Ngµy 31 th¸ng 1 n¨m 2002

- §èi víi vËt liÖu mua ngoµi nhËp kho cha tr¶ tiÒn nhµ cung cÊp

* Kế toán tổng hợp xuất vật liệu

Thực tế ở Công ty In Công Đoàn, xuất kho vật liệu chủ yếu là để phục vụ cho sản xuất sản phẩm Việc xuất vật liệu đợc căn cứ vào chứng từ gốc nh lệnh xuất giấy, giấy xin lĩnh vật liệu phiếu xuất giấy và phiếu xuất vật t

Các nghiệp vụ giảm vật liệu chủ yếu ở Công ty nh sau:

- Xuất kho vật liệu phục vụ sản xuất

Cuối tháng kế toán tập hợp các phiếu xuất và tổng hợp số liệu để lập chứng từ ghi sổ nh sau:

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam