Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty Đầu tư và phát triển Nam Hồng

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty Đầu tư và phát triển Nam Hồng

lời nói đầu

Hiện nay trong nền kinh tế quốc dân nói chung và trong từng doanh nghiệpxây lắp nói riêng đã không ngừng đợc đổi mới và phát triển cả hình thức, quy mô vàhoạt động xây lắp Cho đến nay cùng với chính sách mở cửa, các doanh nghiệp tiếnhành hoạt động xây lắp đã góp phần quan trọng trong việc thiết lập nền kinh tế thịtrờng và đẩy nền kinh tế hàng hoá trên đà ổn định và phát triển Thực hiện hạch toántrong cơ chế hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp xây lắp phải tự lấy thu bù chi, tự lấythu nhập của mình để bù đắp những chi phí bỏ ra và có lợi nhuận Để thực hiệnnhững yêu cầu đó các đơn vị phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình thicông từ khi bỏ vốn ra cho đến khi thu đợc vốn về, đảm bảo thu nhập cho đơn vị thựchiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nớc và thực hiện tái sản xuất mở rộng.Muốn vậy các đơn vị xây lắp phải thực hiện tổng hoà nhiều biện pháp, trong đó biệnpháp quan trọng hàng đầu không thể thiếu đợc là thực hiện quản lý kinh tế trongmọi hoạt động xây lắp của doanh nghiệp

Hạch toán là một trong những công cụ có hiệu quả nhất để phản ánh kháchquan và giám đốc có hiệu quả quá trình hoạt động xây lắp của doanh nghiệp

Chi phí vật liệu là một trong những yếu tố của qúa trình sản xuất kinh doanh,thông thờng chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn khoảng từ 70% giá trịcông trình Vì thế công tác quản lý nguyên vật liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng,thông qua công tác quản lý nguyên vật liệu có thể làm tăng hoặc giảm giá thànhcông trình Từ đó buộc các doanh nghiệp phải quan tâm tới việc tiết kiệm triệt để chiphí nguyên vật liệu, làm sao cho với một lợng chi phí nguyên vật liệu nh cũ sẽ làm

ra đợc nhiều sản phẩm xây lắp hơn, tức là làm cho giá thành giảm đi mà vẫn đảmbảo chất lợng Bởi vậy làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ lànhân tố quyết định làm hạ thấp chi phí giảm giá thành, tăng thu nhập cho doanhnghiệp, đây là một yêu cầu thiết thực, một vấn đề đang đợc quan tâm nhiều trongquá trình thi công xây lắp của các doanh nghiệp xây lắp hiện nay

Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụdụng cụ trong việc quản lý chi phí của doanh nghiệp Trong thời gian thực tập tạiCông Ty Đầu t và phát triển Nam Hồng em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu đề tài

“Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty Đầu t và phát triển Nam Hồng ” làm chuyên đề tốt nghiệp của mình Trong quá trình nghiên

cứu về lý luận thực tế để hoàn thành đề tài Em nhận đợc sự tận tình giúp đỡ củathầy giáo Trần Trờng Giangvà các thầy cô giáo trong khoa kế toán trờng Đại học

Kỹ thuật công nghiệp Thái Nguyên cùng các bạn, các cô phong tài chính kế toán tạicông ty Kết hợp với kiến thức học hỏi ở trờng và sự nỗ lực của bản thân nhng dothời gian và trình độ chuyên môn còn hạn chế, nên chuyên đề của em không thểtránh khỏi những thiếu sót

Nội dung của chuyên đề này ngoài lời mở đầu và kết luận đợc chia làm 3phần:

Phần thứ nhất: Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán

nguyên vật liệu công cụ dụng cụ ở doanh nghiệp xây lắp

Phần thứ hai: Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu

-công cụ dụng cụ ở Công ty Đầu T và Phát Triển Nam Hồng

Phần thứ ba: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán

Nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ở công ty Đầu T và Phát Triển Nam Hồng

Phần thứ I Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ trong các doanh

nghiệp xây lắp.

I Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp xây lắp.

-1 Vị trí của vật liệu - công cụ, dụng cụ đối với quá trình xây lắp.

Nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của t liệu sản xuất, nguyên vật liệu

là đối tợng của lao động đã qua sự tác động của con ngời Trong đó vật liệu là nhữngnguyên liệu đã trải qua chế biến Vật liệu đợc chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ

và nguyên liệu gọi tắt là nguyên vật liệu Việc phân chia nguyên liệu thànhvật liệu chính, vật liệu phụ không phải dựa vào đặc tính vật lý, hoá học hoặc khối l -ợng tiêu hao mà là sự tham gia của chúng vào cấu thành sản phẩm Khác với vậtliệu, công cụ dụng cụ là những t liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn quy định vềgiá trị và thời gian sử dụng của tài sản cố định Trong quá trình thi công xây dựngcông trình, chi phí sản xuất cho ngành xây lắp gắn liền với việc sử dụng nguyênnhiên vật liệu, máy móc và thiết bị thi công và trong quá trình đó vật liệu là mộttrong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành lên sảnphẩm công trình Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sảnxuất kinh doanh trong kỳ

Trong doanh nghiệp xây lắp chi phí về vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn từ65%- 70% trong tổng gía trị công trình Do vậy việc cung cấp nguyên vật liệu, công

cụ dụng cụ kịp thời hay không có ảnh hởng to lớn đến việc thực hiện kế hoạch sảnxuất (tiến độ thi công xây dựng) của doanh nghiệp, việc cung cấp nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ còn cần quan tâm đến chất lợng, chất lợng các công trình phụthuộc trực tiếp vào chất lợng của vật liệu mà chất lợng công trình là một điều kiệntiên quyết để doanh nghiệp có uy tín và tồn tại trên thị trờng Trong cơ chế thị trờnghiện nay việc cung cấp vật liệu còn cần đảm bảo giá cả hợp lý tạo điều kiện chodoanh nghiệp làm ăn có hiệu quả Bên cạnh đó, công cụ dụng cụ tham gia vào nhiềuchu kỳ sản xuất kinh doanh mà vẫn giữ nguyên đợc hình thái vật chất ban đầu, giátrị thì dịch chuyển một lần hoặc dịch chuyển dần vào chi phí sản xuất kinh doanhtrong kỳ Song do giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên có thể đợc mua sắm, dựtrữ bằng nguồn vốn lu động của doanh nghiệp nh đối với nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có vị trí hết sức quan trọng đối với hoạt độngsản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, nếu thiếu nguyên vật liệu - công cụ dụng

cụ thì không thể tiến hành đợc các hoạt động sản xuất vật chất nói chung và qúatrình thi công xây lắp nói riêng

Trong qúa trình thi công xây dựng công trình, thông qua công tác kế toánnguyên vật liệu công cụ, dụng cụ từ đó có thể đánh giá những khoản chi phí cha hợp

lý, lãng phí hay tiết kiệm Bởi vậy cần tập trung quản lý chặt chẽ vật liệu, công cụdụng cụ ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, công cụdụng cụ nhằm hạ thấp chi phí sản xuất sản phẩm trong chừng mực nhất định, giảmmức tiêu hao vật liệu, công cụ dụng cụ trong sản xuất còn là cơ sở để tăng thêm sảnphẩm cho xã hội Có thể nói rằng vật liệu công cụ dụng cụ giữ vị trí quan trọngkhông thể thiếu đợc trong quá trình thi công xây lắp

2.Nhiệm vụ kế toán vật liệu Công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp xây lắp:

Kế toán là công cụ phục vụ việc quản lý kinh tế vì thế để đáp ứng một cáchkhoa học, hợp lý xuất phát từ đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ, từ yêu cầuquản lý vật liệu, công cụ dụng cụ, từ chức năng của kế toán vật liệu, công cụ dụng

cụ trong các doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện các nhiệm vụ sau:

+ Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vậnchuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất và tồn kho vật liệu Tính giá thành thực tếvật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vậtliệu t về các mặt: số lợng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịpthời, đầy đủ, đúng chủng loại cho quá trình thi công xây lắp

+ áp dụng đúng đắn các phơng pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu, hớng dẫn,kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toánban đầu về vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở chế độ đúng phơngpháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điềukiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngànhkinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân

+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật t phát hiệnngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật t thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩmchất Tính toán, xác định chính xác số lợng và giá trị vật t thực tế đa vào sử dụng và

đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh

II Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ:

1 Phân loại nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ:

Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu - công cụ dụng cụ bao gồm rất nhiềuloại khác nhau, đặc biệt là trong ngành xây dựng cơ bản với nội dung kinh tế và tínhnăng lý hoá học khác nhau Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiếttới từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho kế hoạch quản trị … cần thiết cần thiếtphải tiến hành phân loại nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ

Trớc hết đối với vật liệu, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trongquá trình thi công xây lắp, căn cứ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì nguyên

vật liệu đợc chia thành các loại sau:

+ Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp xâylắp, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm

+ Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, khôngcấu thành thực thể chính của sản phẩm Vật liệu phụ chỉ tác dụng phụ trong quátrình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Làm tăng chất lợng vật liệu chính và sản phẩm,phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ thi công, cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật baogói sản phẩm Trong ngành xây dựng cơ bản gồm: sơn, dầu, mỡ… cần thiết phục vụ cho quátrình sản xuất

+ Nhiên liệu: Về thực thể là một loại vật liệu phụ, nhng có tác dụng cung cấpnhiệt lợng trong qúa trình thi công, kinh doanh tạo điều kiện cho qúa trình chế tạosản phẩm có thể diễn ra bình thờng Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, khí, rắn nh:xăng, dầu, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, chocác phơng tiện máy móc, thiết bị hoạt động

+ Phụ tùng thay thế: Là những loại vật t, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữamáy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất… cần thiết

+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công

cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản

+ Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình thi công xây lắp nh gỗ,sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định Tuỳthuộc vào yêu quản lý và công ty kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trongtừng loại vật liệu nêu trên lại đợc chia thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiếthơn bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu Trong đó mỗi loại, nhóm, thứ vật liệu đ ợc

sử dụng một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số thập phân để thay thế tên gọi,nhãn hiệu, quy cách của vật liệu Ký hiệu đó đợc gọi là sổ danh điểm vật liệu và đợc

sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp

2 Đánh giá quá trình thi công xây lắp:

Do đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ có nhiều thứ, thờng xuyên biến

động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yều cầu của công tác kế toán vật liệu,công cụ dụng cụ phải phản ánh kịp thời hàng ngày tình hình biến động và hiện cócủa vật liệu, công cụ dụng cụ nên trong công tác kế toán cần thiết phải đánh giá vậtliệu, công cụ dụng cụ

2.1 Đánh giá vật liệu công cụ dụng cụ theo giá thực tế.

a Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho.

Tuỳ theo nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ đợc xác

định nh sau:

+ Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài thì giá thực tế nhập kho:

+ Đối với phế liệu, phế phẩm thu hồi đợc đánh giá theo giá ớc tính

b Giá thực tê vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho.

Vật liệu, công cụ dụng cụ đợc thu mua và nhập kho thờng xuyên từ nhiềunguồn khác nhau, do đó giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho không hoàn toàngiống nhau Khi xuất kho kế toán phải tính toán xác định đợc giá thực tế xuất khocho từng nhu cầu, đối tợng sử dụng khác nhau Theo phơng pháp tính giá thực tếxuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán

Để tính giá trị thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho có thể áp dụng mộttrong các phơng phap sau:

+ Phơng pháp tính theo đơn giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ: Theo phơng phápnày giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho đợc tính trên cơ sở số liệu vậtliệu, công cụ dụng cụ xuất dùng và đơn giá bình quân vật liệu, công cụ dụng cụ tồn

Giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho x Đơn giá bình quân

Đơn giá bình quân =

+ Phơng pháp tính theo giá thực tế đích danh: Phơng pháp này thờng đợc ápdụng đối với các loại vật liệu, công cụ dụng cụ có giá trị cao, các loại vật t đặcchủng Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tếcủa vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lợng xuấtkho theo từng lần

+ Phơng pháp tính theo giá thực tế nhập trớc - xuất trớc: Theo phơng pháp này

phải xác định đợc đơn giá nhập kho thực tế của từng lần nhập Sau đó căn cứ vào sốlợng xuất kho tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc và tính theo giá thực tế nhậptrớc đối với lợng xuất kho thuộc lần nhập trớc Số còn lại (tổng số xuất kho - số xuấtthuộc lần nhận trớc) đợc tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau Nh vậy giá thực

tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhậpkho thuộc các lấn mua vào sau cùng

+ Phơng pháp tính theo giá thực tế nhập sau - xuất trớc: Ta cũng phải xác định

đơn giá thực tế của từng lần nhập nhng khi xuất sẽ căn cứ vào số lợng xuất và đơngiá thực tế nhập kho lần cuối Sau đó mới lần lợt đến các lần nhập trớc để tính giáthực tế xuất kho Nh vậy giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳlại là giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kỳ

2.2 Đánh giá vật liệu công cụ dụng cụ theo giá hạch toán.

Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lợng, chủng loại vật liệu, công

cụ dụng cụ nhiều, tình hình xuất diễn ra thờng xuyên Việc xác định giá thực tế củavật liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày rất khó khăn và ngay cả trong trờng hợp có thểxác định đợc hàng ngày đối với từng lần nhập, đợt nhập nhng quá tốn kém nhiều chiphí không hiệu quả cho công tác kế toán, có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toántình hình nhập, xuất hàng ngày Giá hạch toán là loại giá ổn định đợc sử dụng thốngnhất trong doanh nghiệp, trong thời gian dài có thể là giá kế hoạch của vật liệu, công

cụ dụng cụ Nh vậy hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá vật liệu,công cụ dụng cụ xuất Cuối kỳ phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có

số liệu ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán Việc điềuchỉnh giá hạch toán theo giá thực tế tiến hành nh sau:

Trớc hết xây dựng hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu, công cụdụng cụ (H)

Từng cách đánh giá và phơng pháp tính giá thực tế xuất kho đối với vật liệucông cụ dụng cụ có nội dung, u nhợc điểm và những điều kiện áp dụng phù hợp nhất

định, do vậy doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, khả năng,

trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán.

III/ Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ:

Vật liệu, công cụ, dụng cụng là một trong những đối tợng kế toán, các loại tàisản cần phải tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả hiện vật,không chỉ theo từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ… cần thiết và phải đợctiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập,xuất kho Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chitiết về lựa chọn, vận dụng phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ chophù hợp nhằm tăng cờng công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản lý vậtliệu, công cụ, dụng cụ nói riêng

- Phiếu xuất kho (02 - VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03 - VT)

- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (08 - VT)

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (02 - BH)

Đối với các chứng từ thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúngquy định về mẫu biểu, nội dung phơng pháp lập Ngời lập chứng từ phải chịu tráchnhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chínhphát sinh

Mọi chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ phải đợc tổ chức luânchuyển theo trình tự và thời gian hợp lý, do đó kế toán trởng quy định phục vụ choviệc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liênquan

2 Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ:

Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý vật liệu, công cụ, dụng cụ do nhiều

bộ phận tham gia Song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ,dụng cụ hàng ngày đợc thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán doanhnghiệp Trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu thủ kho và kế toán vậtliệu phải tiến hành hạch toán kịp thời, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công

cụ, dụng cụ hàng ngày theo từng loại vật liệu Sự liên hệ và phối hợp với nhau trongviệc ghi chép và thẻ kho, cũng nh việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng

kế toán đã hình thành nên phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụgiữa kho và phòng kế toán

Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán vật liệu giữa kho vàphòng kế toán có thể thực hiện theo các phơng pháp sau:

Thẻ kho

Sổ kế toán chi tiết

Chứng từxuất

Chứng từ

nhập

Bảng kê tổnghợp N - X - T

2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Nội dung và trình tự kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ

theo sơ đồ sau:

Thẻ kho

Sổ đối chiếuluân chuyển

Chứng từ

nhập

Chứng từxuất

Bảng kê

nhập

Bảng kê xuất

2.3 Phơng pháp sổ số d:

Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp sổ

số d đợc khái quát theo sơ đồ sau:

KÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu, c«ng cô dông cô theo ph¬ng ph¸p sæ sè d

B¶ng kª

nhËp

B¶ng kª xuÊt

(4)

Ghi chó:

: Ghi hµng th¸ng: Ghi cuèi th¸ng: §èi chiÕu kiÓm tra

B¶ng kª luü

B¶ng kª tænghîp N - X - T

IV Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ:

Vật liệu là tài sản lao động, thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp, chonên việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị hàng tồnkho, giá trị phơng pháp kê khai thờng xuyên hay phơng pháp kiểm kê định kỳ

- Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép, phản

ánh thờng xuyên liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật liệu, công cụdụng, thành phẩm, hàng hoá… cần thiết trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có cácchứng từ nhập, xuất hàng tồn kho Nh vậy xác định giá trị thực tế vật liệu xuất dùng

đợc căn cứ vào các chứng từ xuất kho sau khi đã đợc tập hợp, phân loại theo các đốitợng sử dụng để ghi vào tài khoản và sổ kế toán Ngoài ra giá trị vật liệu, công cụdụng cụ tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳkiểm tra Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho đợc áp dụng trong phần lớncác doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp thơng mại, kinh doanh những mặthàng có giá trị lớn nh máy móc, thiết bị, ô tô… cần thiết

- Phơng pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phơng pháp không theo dõi ờng xuyên liên tục tình hình nhập, xuất hàng tồn kho trên các tài khoản hàng tồnkho, mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào sốliệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho Việc xác định giá trị vật liệu, công cụ dụng cụngxuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho màlại căn cứ vào giá trị vật liệu tồn kho định kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm

th-kê cuối kỳ để tính Chính vì vậy, trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trịvật liệu xuất dùng cho từng đối tợng, các nhu cầu sản xuất khác nhau: Sản xuất hayphục vụ quản lý sản xuất cho nhu cầu bán hàng hay quản lý doanh nghiệp … cần thiết Hơnnữa trên tài khoản tổng hợp cũng không thể biết đợc số mất mát, h hỏng, tham ô… cần thiết(nếu có), phơng pháp kiểm kê định kỳ đợc quy định áp dụng trong các doanh nghiệpsản xuất có quy mô nhỏ

A Kế toán tổng hợp VL, CCDC theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

A.1 Kế toán tổng hợp các trờng hợp tăng vật liệu, công cụ dụng cụ:

1 Tài khoản kế toán sử dụng.

Sự biến động của vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất sau khi phản ánh trênchứng từ kế toán sẽ đợc phản ánh trực tiếp ở các tài khoản cấp 1, cấp 2 về vật liệu

Đây là phơng pháp kế toán phân loại vật liệu để phản ánh với giám đốc một cách ờng xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình hiện có và sự biến động của vật liệu, đểtiến hành hạch toán kế toán sử dụng các tài khoản : tài khoản 152 "NLVL" tài khoảnnày dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên liệu vật liệutheo giá thực tế

th-Tài khoản 152 có thể mở thành tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từngloại nguyên liệu vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêucầu kế toán giá trị của doanh nghiệp, bao gồm:

Tài khoản 1521 Nguyên liệu vật liệu chínhTài khoản 1522 Vật liệu phụ

Tài khoản 1524 Phụ tùng thay thếTài khoản 1525 Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bảnTài khoản 1528 Vât liệu khác

Trong từng tài khoản cấp 2 lại có thể chi tiết thành các tài khoản cấp 3, cấp

4… cần thiết tới từng nhóm, thứ … cần thiết vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý tài sản ở doanhnghiệp

* Tài khoản 153 "Công cụ dụng cụ" tài khoản 153 sử dụng để phản ánh tìnhhình hiện có và sự biến động tăng giảm loại công cụ dụng cụ theo giá thực tế

Tài khoản 153 "Công cụ dụng cụ" có 3 tài khoản cấp 2

Tài khoản 1531 Công cụ dụng cụTài khoản 1532 Bao bì luân chuyểnTài khoản 1533 Đồ dùng cho thuê

* Tài khoản 151 "Hàng mua đang đi đờng" tài khoản này dùng để phản ánh giátrị các loại vật t hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ng-

ời bán, nhng cha về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đờng đã vềnhập kho

* Tài khoản 331 "Phải trả ngời bán" đợc sử dụng để phản ánh quan hệ thanhtoán giữa doanh nghiệp với những ngời bán, ngời nhận thầu về các khoản vật t, hànghoá, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết

Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp tăng vật liệu, công cụ dụng cụ sửdụng nhiều tài khoản liên quan khác nh: TK 111 (1), TK (112 (1), TK 141, TK 128,

TK 222, TK 411, TK 627, TK 641 và TK 642

2 Phơng pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:

Vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất tăng do nhiềunguồn khác nhau: Tăng do mua ngoài, do tự chế hoặc thuê ngoài gia công, tăng donhận vốn góp của các đơn vị cá nhân khác… cần thiết Trong mọi trờng, doanh nghiệp phảithực hiện đầy đủ thủ tục kiểm nhận nhập kho lập các chứng từ theo đúng quy định.Trên cơ sở các chứng từ nhập, hoá đơn bán hàng và các chứng từ có liên quan khác,

kế toán phải phản ánh kịp thời các nội dung cấu thành nên giá trị thực tế của vậtliệu, công cụ dụng cụ nhập kho vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp, đồng thờiphản ánh tình hình thanh toán với ngời bán và các đối tợng khác một cách kịp thời.Cuối tháng tiến hành tổng hợp số liệu để kiểm tra và đối chiếu với số liệu kế toánchi tiết Dới đây là các phơng pháp kế toán nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:

a Tăng vật liệu, công cụ dụng cụ do mua ngoài.

b Tăng do nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ tự chế hoặc thuê ngoài gia công, chế biến, căn cứ vào giá thực tế nhập kho, kế toán ghi:

c Tăng do nhận vốn góp liên doanh của đơn vị khác, đợc cấp phát, quyên tặng

kế toán ghi:

d Tăng do thu hồi vốn kinh doanh:

e Trờng hợp kiểm kê phát hiện thừa:

f Trờng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho sản xuất s ản phẩm không hết nhận lại kho, kế toán ghi:

g Tăng giá vật liệu, công cụ dụng cụ do đánh lại gia

A.2 Kế toán tổng hop các trờng hợp giảm vật liệu, công cụ dụng cụ:

Vật liệu, công cu dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất giảm chủ yếu docác nghiệp vụ xuất kho dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, cho nhu cầu phục vụ

và quản lý doanh nghiệp để góp vốn liên doanh với đơn vị khác, nhợng bán lại vàmột số nhu cầu khác Các nghiệp vụ xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ cũng phải

đựoc lập chứng từ đầy đủ đúng quy định Trên cơ sở các chứng từ xuất kho, kế toántiến hành phân loại theo các đối tợng sử dụng và tính ra giá thực tế xuất kho để ghichép phản ánh trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp Cuối tháng cũng phải tổnghợp số liệu để đối chiếu, kiểm tra với số liệu, kế toán chi tiết Để phản ánh cácnghiệp vụ xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán sử dụng nhiều tài khoản khácnhau nh TK 152, TK 153, TK 241 TK 621, TK627, TK 641, TK 642, TK 141… cần thiết Tuỳvật liệu, công cụ dụng cụ đều là hàng tồn kho, thuộc tài sản lu động của doanhnghiệp, nhng có sự khác nhau về đặc điểm tham gia vào quá trình hoạt động sảnxuất kinh doanh do vậy phơng pháp kế toán tổng hợp xuất dùng vật liệu, công cụdụng cụ có sự khác nhau nhất định

1 Kế toán tổng hợp giảm vật liệu

a Xuất kho dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm, cho công tác xâydựng cơ bản, cho các nhu cầu sản xuất kinh doanh khác

b Xuất kho vật liệu tục tục chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến,

c Xuất kho vật liệu góp vốn liên doanh với đơn vị khác

- Trờng hơp doanh nghiệp góp vốn liên doanh với đơn vị khác bằng vật liệu thìphải căn cứ vào giá trị vốn góp do hợp đồng liên doanh xác định để phản ánh vào

TK 128 đầu t ngắn hạn khác (nếu là góp vốn liên doanh ngắn hạn) hoặc TK 222

-góp vốn liên doanh Đồng thời phải xác định số chênh lệch giữa đơn vị vốn -góp vớithực tế xuất kho (giá trị ghi sổ kế toán của doanh nghiệp) để phản ánh vào TK 412 -Chênh lệch đánh giá lại tài sản

d Xuất kho vật liệu để bán, cho vay căn cứ vào giá thực tế xuất kho

e Vật liệu mất mát, thiếu hụt trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản Trongtrờng hợp này phải xác định nguyên nhan và trách nhiệm vật t đơn vị và ngời chịutrách nhiệm bảo quản, sử dụng rồi quỳ theo nguyên nhân cụ thể và quá trình xử lý

kế toán ghi sổ từng trờng hop

f Giảm giá trị do đánh giá lại: Căn cứ vào số chênh lệch do đánh giá lại

2 Phơng pháp kế toán tổng hợp xuất dụng công cụ, dụng cụ:

Công cụ, dụng cụ xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh

và một số nhu cầu khác Căn cứ vào các chứng từ xuất kho công cụ, dụng cụ kế toántập hợp phân loại theo các đối tợng sử dụng, rồi tính ra giá thực tế xuất dùng phơng

án vào các tài khoản liên quan Tuy nhiên, do đặc điểm , tình chất cũng nh giá trị vàthời gian sử dụng của công cụ, dụng cụ và tính hiệu quả của công tác kế toán màviệc tính toán phân bổ giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng vào các đối tợng sửdụng có thể đợc thực hiện một lần hoặc nhiều lần

a Phơng pháp phân bổ 1 lần (phân bổ ngay 100% giá trị).

Nội dung khi xuất dùng công cụ, dụng cụ kế toán căn cứ vào các phiếu xuấtkho công cụ, dụng cụ để tính ra giá thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng rồi tính(phân bổ) ngay 1 lần (toàn bộ giá trị) vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.Phơng pháp phân bổ 1 lần đợc áp dụng thích hợp đối với những công cụ, dụng

cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng qúa ngắn

b Phơng pháp phân bổ nhiều lần:

Nội dung giá thực tế xuất dùng công cụ, dụng cụ kế toán tiến hành tính toán,phân bổ dần giá trị thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng vào chi phí sản xuất kinhdoanh từng thời kỳ hạch toán phải chịu Số phân bổ cho từng thời kỳ đợc tính nhsau:

Giá trị CCDC xuất dùng phân bổ cho từng kỳ =

Trờng hợp doanh nghiệp chỉ phân bổ 2 lần thì khi xuất dùng tiến hành phân bổngay 50% giá trị thực tế công cụ, dụng cụ xuất dùng vào chi phí sản xuất kinhdoanh kỳ đó và khi báo hỏng sẽ tiến hành phân bổ nốt giá trị còn lại của công cụ,dụng cụ h hỏng vào chi phí sản xuất kinh doanh của đơn vị, bộ phận báo hỏng

Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu, côngcụ dụng cụ theo phơng pháp kê khai

Thuế nhập khẩu

TK 411

TK 154

Nhận góp vốn liên doanh, cổ phần, cấp phát

Nhập kho do tự chế hoặc thuê ngoài gia công, chế biến

Phân bổ đầu vào CPSXKD trong kỳ

Xuất bán, gửi bán

TK 154Xuất tự chế hoặc thuê ngoài

gia công, chế biến

TK 128, 222Xuất góp vốn liên doanh

TK 38,(1381)Phần hiện thiếu khi kiểm kê chờ

xử lý

TK 412Chênh lệch giảm do đánh giá lại

SDCK : xxx

TK 152 "NVL"

B Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp kiểm kê

định kỳ:

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi, phản ánh thờngxuyên, liên tục tình hình nhập, xuất vật liệu công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hoátrên các tài khoản hàng tồn kho tơng ứng Giá trị của vật t, hàng hoá mua vào vànhập kho trong kỳ đợc theo dõi, phản ánh một tài khoản riêng - TK 611 "Muahàng" Còn các tài khoản hàng tồn kho chỉ dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kholúc đầu và cuối kỳ Hơn nữa giá trị hàng tồn kho lại không căn cứ vào số liệu trêncác tài khoản, sổ kế toán để tính mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê Tiếp đó là giá trịhàng xuất kho cũng không căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho để tổng hợp,phân loại theo các đối tợng sử dụng rồi ghi sổ mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê vàgiá trị vật t, hàng hoá mua vào (nhập kho) trong kỳ, tính theo công thức sau:

Trị giá xuất kho = Trị giá tồn đầu kỳ + Trị giá nhập trong kỳ - Trị giá tồn cuối kỳ

Có thể khái quát phơng pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu về vật liệu, công

cu, dụng cụ theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng theo phơng pháp kiểm kê

định kỳ.

TK 151, 152, 153

TK 611"Mua hàng"

SDĐK: xxx Kết chuyển vật liệu, công cụ

dụng cụ tồn lúc đầu kỳ

TK 111, 112, 141

Mua trả tiền ngay

TK 331 (311)Thanh toán

dụng cụ tồn lúc cuối kỳ

dùng cho sản xuất kinh doanh

TK 631(2) Xuất bán

TK 111, 138, 334 Thiếu hụt mất mát

TK 412 Chênh lệch đánh giá giảm

Nhận vốn góp cổ phần

TK 412 Chênh lệch đánh giá tăng

SDCK: xxx

Phần thứ II.

Tình hình thc tế tổ chức công tác kế toán vật liệu, công cụ

dụng cụ ở công ty đầu t và phát triển nam hồng

I Đặc điểm tình hình chung ở công ty đầu t và phát triển nam hồng

1.Quá trình hình thành, phát triển của Công ty

Công ty đầu t và phát triển Nam Hồng đợc thành lập theo quyết định số129/TCCQ ngày 25/1/1982 của Uỷ ban Hà Nam Trụ sở chính của công ty đợc đặttại 193 Lê Hoàn - Quang Trung - Phủ Lý Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh

tế độc lập, có t cách pháp nhân Có con dấu riêng và mở tài khoản giao dịch tạiNgân hàng đầu t và phát triển nông thôn Hà Nam

Khi mới thành lập Công ty đợc giao nhiệm vụ xây dựng nhà ở theo kế hoạchcủa tỉnh, tổng nhận thầu thi công xây dựng nhà ở và các tiểu khu nhà ở hoàn chỉnh,chủ yếu bằng phơng pháp lắp ghép tấm lớn Để thực hiện nhiệm vụ đợc giao ngaytrong thời gian đầu từ năm 1982 - 1985, Công ty đã triển khai xây dựng hoàn chỉnh,

đa vào bàn giao sử dụng các tiểu khu nhà ở lắp ghép 2 tầng và bắt đầu tiếp thu côngnghệ thi công xây dựng nhà lắp ghép cao tầng bằng phơng pháp đúc lắp bê tông tấmlớn Tuy nhiên trong giai đoạn này do chỉ dựa trên cơ sở sẵn có của hai Công ty, cha

đợc đầu t nhiều nên năng lực còn hạn chế, Công ty chỉ đạt sản lợng 10.000m2 đến13.000m2 nhà ở lắp ghép hàng năm Nhng do đợc sự quan tâm, lãnh đạo kịp thời củathành uỷ Uỷ ban nhân dân tỉnh, sở Xây dựng Hà Nam, Công ty đợc đầu t lớn cáctrang thiết bị hiện đại, bộ máy của Công ty đợc dần dần bổ sung củng cố lực lợngcán bộ công nhân viên là 1020 ngời, năm 1988 tăng lên đến 1500 năm 1990 và giữ

đến mức tơng đơng năm 1992, đội cơ giới ban đầu quản lý 15, cần trục các loại, 3máy ủi, máy xúc và hàng trục các loại máy móc thiết bị khác đủ tiêu chuẩn để xâydựng nhà lắp ghép cao tầng theo công nghệ mới đúc bê tông tấm lớn bằng tấm đổchồng trên sân đúc lớn Poligol và lắp ghép tấm lớn Về tổ chức sản xuất, Công tyhình thành một công trờng chuyên thi công móng, bốn công trờng sản xuất thi côngtổng hợp, thi công các giai đoạn: đúc cấu kiện bê tông, bốc hạ vận chuyển cấu kiện,lắp ghép mối nối đến hoàn thiện điện nớc Các đội xởng phụ thuộc bao gồm đội cơgiới, xởng sửa chữa, xởng cơ điện, xởng mộc, đội điện nớc, bộ máy quản lý củaCông ty gồm 13 phòng ban dới sự chỉ đạo điều hành chung của Giám đốc Công tytạo thành một khối thống nhất, các khâu công việc đợc tiến hành đồng bộ, ăn khớp.Một số công trình tiêu biểu mà Công ty đã thi công trong thời gian gần đâyTrờng cấp III Kim Bảng, Sở Môi trờng Hà Nam, Chợ Bình Lục, Sở Y tế Với xu thế toàn cầu hoá hiện nay để có thể đứng vững và cạnh tranh với cácCông ty trong và ngoài nớc Tập thể cán bộ công nhân viên toàn Công ty luôn nỗ lựcphấn đấu vơn lên để tự phát triển mình và góp phần phát triển đất nớc

2 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty đầu t và phát triển Nam Hồng

- Bộ máy quản lý: Bộ máy quản lý của Công ty đầu t và phát triển Nam Hồngbao gồm: Giám đốc, phó giám đốc, kế toán trởng, phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật,vật t, tiếp thị, phòng tổ chức lao động - tài chính, phòng tài chính kế toán

Đứng đầu là giám đốc là ngời chịu trách nhiệm trớc pháp luật về hoạt động sảnxuất kinh doanh của công ty, là ngời điều hành quản lý vĩ mô toàn công ty Trực tiếp

ký kết các hợp đồng kinh tế giao, nhận thầu và thanh lý bàn giao các công trìnhhoàn thành cho bên A Giám đốc công ty còn là ngời chủ tài khoản của doanhnghiệp

- Phó giám đốc công ty là ngời giúp việc cho giám đốc và đợc giám đốc phâncông một số việc của giám đốc Phó giám đốc là ngời chịu trách nhiệm trớc giám

đốc về những mặt phân công và đồng thời có thay mặt giám đốc giải quyết việcphân công

- Phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, vật t, tiếp thị có trách nhiệm tham gia làm

hồ sơ dự thầu và lập kế hoạch tiến độ thi công trên cơ sở các hợp đồng đã đợc ký

tr-ớc khi thi công, bóc tách bản vẽ, tiên lợng, dự toán tiến độ thi công

- Phòng tổ chức lao động - hành chính: Có chức năng, nhiệm vụ giúp giám đốccông ty tổ chức bộ máy điều hành và quản lý của công ty cũng nh các đơn vị trựcthuộc, đáp ứng yêu cầu sản xuất về công tác tổ cức cán bộ lao động, đồng thời giúpgiám đốc nắm đợc khả năng trình độ kỹ thuật của cán bộ công nhân viên, đề ra ch-

ơng trình đào tạo bôì dỡng cán bộ công nhân viên lành nghề phục vụ kịp thời chosản xuất kinh doanh

- Phòng tài chính kế toán: Chịu trách nhiệm huy động các nguồn vốn và điềuhoà phân phối cho các đội (từng công trình) dựa trên cơ sở tiến độ thi công, thờngxuyên kiểm tra, giám sát về mặt tài chính đối với các đội xây dựng trực thuộc công

ty Hạng mục công trình hoàn thành với bên A Đảm bảo chi lơng cho cán bộ côngnhân trong toàn công ty và kiểm tra chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý, hợp lệ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp - Công ty đầu t và pháttriển Nam Hồng

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Căn cứ vào đặc điểm Công ty và các đơn vị trực thuộc trên cùng một địa bàn, căn cứ vào năng lực cán bộ và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, bộ máy kế toán Công ty đợc tổ chức theo quan hệ trực tuyến, mô hình kế toán tập trung Đứng đầu là kế toán trởng, giúp việc kế toán trởng có

kế toán tổng hợp và các nhân viên kế toán khác Chức năng và nhiệm vụ của lãnh đạo và nhân viên kế toán trong phòng Tài vụ đợc thể hiện nh sau:

+ Kế toán trởng: Là ngời đào tạo về chuyên ngành kế toán tài chính có thâm niên công tác và đã đợc bồi dỡng chơng trình kế toán trởng, chịu trách nhiệm trớc giám đốc, cấp trên và Nhà nớc về toàn bộ công tác tài chính của Công ty, có trách nhiệm điều hành và tổ chức công việc trong phòng Tài vụ, h- ớng dẫn hạch toán, kiểm tra việc tính toán, ghi chép tình hình hoạt động kế toán tài chính thep pháp luật Định kỳ, kế toán trởng dựa trên các thông tin từ các nhân viên trong phòng, đối chiếu sổ sách, lập báo cáo tài chính theo quy

định phụ vụ cho Giám đốc và các đối tợng có nhu cầu thông tin về tình hình tài chính của Công ty

+ Kế toán tổng hợp: Là ngời chịu trách nhiệm chính về công tác hạch toán kế toán tại Công ty, trực tiếp kiểm tra và giám sát quá trình thu nhận, xử

lý và cung cấp thông tin kế toán tài chính, phụ trách điều hành kế toán viên

Phòng tài chính kế toán

Xí nghiệp

xây lắp số 1 XD 1Đội XD 2Đội XD 3Đội XD 4Đội XD 5Đội XD 6Đội XD 7Đội XD 8Đội

liên quan đến việc đi sâu hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nh nghiệp

vụ kho, thanh toán, giá thành, tiêu thụ sản phẩm và ghi chép vào sổ Nhật ký chung, tính các số d tài khoản và vào sổ Cái Định kỳ lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo kế toán, đồng thời hỗ trợ kế toán trởng trong việc vận dụng hệ thống tài khoản phù hợp và lập các báo cáo tài chính theo quy định và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của công tác quản lý Ngoài ra kế toán tổng hợp còn chịu trách nhiệm quan lý, lu trữ và bảo quản chứng từ kế toán, thực hiện các phần hành kế toán cha phân công cho nhân viên khác.

+ Kế toán vốn bằng tiền: Là ngơi chịu trách nhiệm về các chứng từ liên quan đến vốn bằng tiền, phản ánh đầy đủ các luồng tiền vào ra nh theo dõi quỹ tiền mặt, các khoản tiền vay, tiền gửi của Công ty tại ngân hàng Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có và các chứng

từ gốc kèm theo, kế toán tiến hành ghi sổ quỹ tiên mặt, sổ tiền gửi ngân hàng Cuối tháng cộng số tiến tồn quỹ, số tiền còn lại ở ngân hàng lập báo cáo quỹ, báo cáo tiền gửi ngân hàng.

+ Kế toán hàng tồn kho kiêm tài sản cố định và chi phí quản lý: Có nhiệm vụ phản ánh tình hình hiện có hàng tồn kho và tài sản cố định Cuối tháng lập các báo cáo tổng hợp nhật xuất tồn, bảng chi tiết nguyên vật liệu, sổ tổng hợp tài sản cố định, sổ tổng hợp chi phí quản lý.

+ Kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội: Chịu trách nhiệm về công tác kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội của cán bộ công nhân viên toàn Công ty Hàng tháng tính toán lơng, thởng lập bảng phân bổ, ghi chép sổ chi tiết, sổ tổng hợp tiền lơng và bảo hiểm xã hội dựa trên các chế độ, chính sách và ph-

ơng pháp tính lơng phù hợp với từng đối tợng

+ Kế toán các khoản phải thu phải trả: Theo dõi, hạch toán các khoản phải thu, phải trả với khách hàng và nhà cung cấp Hàng ngày kế toán tiến hành tập hợp các hoá đơn, chứng từ về vật t, tài sản, điện, nớc, điện thoại phục vụ tại các xí nghiệp, văn phòng Công ty và chứng từ.

+ Kế toán thanh toán tạm ứng kiêm kế toán thuế: Có trách nhiệm theo dõi chi tiết việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng cho các đơn vị thi công, các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nớc

+ Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành: Tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất trong kỳ theo từng đối tợng hay hạng mục công trình, kiểm tra việc phân bổ chi phí so với định mức đợc duyệt và tính giá thành sản phẩm hoàn thành, lập các sổ chi phí sản xuất, thẻ tính giá thành, bảng tổng hợp chi

phí sản xuất và giá thành sản phẩm.

+ Kế toán tiêu thụ: Tập hợp các hoá đơn, chứng từ có liên quan đến việc nghiệm thu, bàn giao công trình hoàn thành, cung cấp các lao vụ dịch vụ, cho thuê kiốt, t vấn thiết kế, xây dựng

+ Thủ quỹ: Là ngời theo dõi và quản lý két tiền mặt tại Công ty, là ngời cuối cùng kiểm tra về thủ tục xuất nhập quỹ và sổ Hàng ngày phải báo cáo trực tiếp với kế toán trởng.

Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống háo và tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế toán theo một trình tự và phơng pháp ghi chép nhất định Hình thức tổ chức hệ thống kế toán bao gồm: số lợng các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp kết cấu sổ, mối quan hệ, kiểm tra, đối chiếu đó lập báo cáo kế toán Để phù hợp với hệ thống kế toán của các nớc đang phát triển, thuận lợi cho sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán mới ra ngày 1/10/1994 trên máy vi tính theo hình thức kế toán nhật ký chung và sử dụng gần hết 71 tài khoản do Bộ Tài chính ban hành Niên độ kế toán đợc công ty áp dụng từ 31/12 năm nay đến 1/1 năm sau và kỳ kế toán Công ty đầu t và phát triển Nam Hồng làm theo một a 4 quý.

KT HTK,TSC

Đ,CPQL

KT T.L BHXH P.thu KT

P.trả

KT T.toán thuế

KT CPSX và G.thành

Thủ quỹ

Kế toán các đơn vị phụ thuộc

Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán NKC

Trình tự ghi sổ:

(1) Hàng tháng căn cứ chứng từ gốc hợp lệ lập điều khoản kế toán rồi ghi vào

sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian rồi từ sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái

(2) tổng hợp cần mở thêm các sổ nhật ký đặc biệt thì cũng căn cứ vào chứng từgốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt rồi cuối tháng từ sổ nhật ký đặc biệt ghi vào sổcái

(3) Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời đợc ghi vào sổ kế toán chitiết

(4) Lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết

(5) Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản

(6) Kiểm tra đối chiếu số liệu số cái và bảng tổng hợp số liệu chi tiết

(7) Tổng hợp số liệu lập bảng báo cáo kế toán

(7)

II Tình hình thực tế tổ chức kế toán vật liệu - công cụ, dụng cụ ở công ty đầu T Phát triển nam hồng

1 Phân loại vật liệu công cụ dụng cụ

Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầuthị trờng công ty phải sử dụng một khố lợng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiềuthứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu công cụ, dụng cụ có vai trò, tính năng lýhoá riêng Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu công cụ dụng cụ thìphải tiến hành phân loại vật liệu công cụ dụng cụ một cách khoa học,hợp lý Tạicông ty đầu t và phát triển Nam Hồng cũng tiến hành phân loại VLCCDC Songviệc phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quảnnguyên vật liệu công cụ dụng cụ ở kho Nhng trong công tác hạch toán do sử dụngmã vật t nên công ty không sử dụng tài khoản cấp II để phản ánh từng loại vật liệucông cụ dụng cụ mà công ty đã xây dựng mỗi thứ vật t một mã số riêng, nh quy địnhmột lần trên bảng mã vật t ở máy vi tính bởi các chữ cái đầu của vật liệu công cụdụng cụ Vì vậy tất cả các loại vật liệu sử dụng đều hạch toán tài khoản 152 "nguyênliệu vật liệu" các loại công cụ dụng cụ sử dụng đều hạch toán vào tài khoản 153

"công cụ dụng cụ" Cụ thể ở công ty Đầu t phát triển nam Hồng sử dụng mã vật t

nh sau:

* Đối với vật liệu của công ty đợc phân loại nh sau:

+ NVL không phân loại thành NVL chính, vật liệu phụ mà đợc coi chúng làvật liệu chính: "Là đối tợng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất hìnhthành nên sản phẩm xây dựng cơ bản Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mfacông ty sử dụng nh: xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, vôi ve, đá, gỗ… cần thiết Trong mỗi loại

đợc chia thành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ: xi măng trắng, xi măng P400, xi măngP500, thép  6A1, thép 10A1, thép  20A2… cần thiết thép tấm, gạch chỉ, gạch rỗng, gạch

+ Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng đợcnữa, vỏ bao xi măng… cần thiết Nhng hiện nay công ty không thực hiện đợc việc thu hồi phếliệu nên không có phế liệu thu hồi

Công ty bảo quản vật liệu, công cụ dụng cụ trong hai kho theo mỗi công trình

là một kho nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thicông xây dựng Vì vậy, các kho bảo quản phải khô ráo, tránh ô xy hoá vật liệu -

công cụ dụng cụ, các kho có thể chứa các chủng loại vật t giống hoặc khác nhau.Riêng các loại cát, sỏi, đá vôi đợc đa thẳng tới công trình Công ty xác định mức dựtrữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển bảo quảndựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kinh tế kế hoạch vật t đa ra Để phục vụ choyêu cầu của công tác hạch toán và quản lý NVL, công cụ dụng cụ công ty đã phânloại NVL một cách khoa học nhng công ty cha lập sổ danh điểm và mỗi loại VLcông ty sử dụng bởi chữ cái đầu là tên của vật liệu Yêu cầu đối với thủ kho ngoàinhững kiến thức ghi chép ban đầu, còn phải có những hiểu biết nhất định các loạinguyên vật liệu của ngành xây dựng cơ bản để kết hợp với kế toán vật liệu ghi chépchính xác việc nhập, xuất bảo quản NVL trong kho.

* Đối với công cụ - dụng cụ nh sau:

- Công cụ dụng cụ: dàn giáo, mác, cuốc, xẻng… cần thiết

- Bao bì luân chuyển: vỏ bao xi măng… cần thiết

- Đồ dùng cho thuê: các loại máy móc phục vụ thi công… cần thiết

2 Tổng chức công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty

Đầu t và phát triển Nam Hồng

Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung, tuy nhiên cũng cómột số vận dụng mẫu sổ phù hợp với thực tế vàphát huy tốt các chức năng của kếtoán Cụ thể khi vật liệu, công cụ dụng cụ mua về đến kho của công ty trình tự hạchtoán đợc tiến hành nh sau:

2.1 Thủ tục nhập kho:

2.1.1 Trờng hợp nhập vật liệu, công cụ dụng cụ từ nguồn mua ngoài:

Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại vật liệu công cụ dụng cụ về đếncông ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho

Khi vật liệu, công cụ dụng cụ đợc chuyển đến công ty, ngời đi nhận hàng(nhân viên tiếp liệu) phải mang hoá đơn của bên bán vật liệu, công cụ dụng cụ lênphòng kinh tế kế hoạch, kỹ thuật, tiếp thị, trong hoá đơn đã ghi rõ các chỉ tiêu:chủng loại, quy cách vật liệu, khối lợng vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hìnhthức thanh toán… cần thiết

Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, phòng kinh tế kế hoạch, kỹ thuật, tiếp thịxem xét tính hợp lý của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp

đồng đã ký, đúng chủng loại, đủ số lợng, chất lợng đảm bảo… cần thiết thì đồng ý nhập kho

số vật liệu đó đồng thời nhập thành 2 liên phiếu nhập kho

Ngời lập phiếu nhập kho phải đánh số hiệu phiếu nhập và vào thẻ kho rồi giaocả 2 liên cho ngời nhận hàng Ngời nhận hàng mang hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

và 2 liên phiếu nhập kho tới để nhận hàng Thủ kho tiến hành kiểm nhận số lợng vàchất lợng ghi vào cột thu nhập rồi ký nhận cả 2 liên phiếu nhập kho, sau đó vào thể

kho Cuối ngày thủ kho phải chuyển cho kế toán vật liệu một phiếu liên nhập cònmột liên phiếu phải nhập (kèm theo hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) chuyển cho kếtoán công nợ để theo dõi thanh toán Đồng thời kế toán vật liệu phải đối chiếu theodõi kế toán công nợ để phát hiện những trờng hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập khocha vào thẻ kho hoặc nhân viên tiếp liệu cha mang chứng từ hoá đơn đến thanh toán

nợ Kế toán theo dõi công nợ phải thờng xuyên theo dõi thông báo số nợ của từngngời và có biện pháp thanh toán dứt điểm tránh tình trạng nợ lần dây da

Thủ tục nhập kho đợc biểu diễn theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 04

Hàng tháng nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kế toáncông ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho, đồng thời kế toán rút sổ

số d cuối tháng và ký xác nhận vào thẻ kho

Bắt đầu từ những chứng từ gốc sau đây, kế toán vật liệu sẽ tiến hành công việccủa mình

Vật liệu,

công cụ,

dụng cụ

Ban kiểmnghiệm

Phòng kỹthuật vật t,

Hoá đơn

Phòng kế toán

Hoá đơnBiên bảnkiểmnghiệm

Phiếunhập kho

Họ và tên ngời mua hàng: Nguyễn Văn Hùng

Đơn vị: Công ty Đầu t và phát triển Nam Hồng

Địa chỉ: Thanh Xuân Bắc - Hà Nam Số TK: _ _ _ _ _ _ _ _ _

Hình thức thanh toán: chịu Mã số

Số tiền viết bằng chữ: Tám mơi triệu tám trăm năm mơi ngàn đồng chẵn

Đơn vị bán có thể sử dụng hoá đơn kiêm phiếu xuất kho để thay cho hoá đơnbán hàng Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho là căn cứ để đơn vị bán hạch toán doanh thu

và ngời mua hàng làm chứng từ để ghi sổ kế toán

Căn cứ vào hoá đơn và số hàng thực tế đã về, phòng kỹ thuật vật t viết phiếunhập kho ngày 8/10/99 - Số 358 Thủ kho xác định số lợng và đơn giá tiến hànhnhập kho

Mẫu số 03

Đơn vị: Cửa hàng27B Phiếu nhập kho

Thanh xuân - Hà Nam (Liên 2: Giao co khách hàng)

Tên ngời mua: Nguyễn Văn Hùng

Theo hoá đơn số 358 ngày 8/10/2003 của

cửa hàng vật liệu xây dựng số 23 Thanh Xuân –Hà Nam

STT Tên quy cách sản phẩm,

hàng hoá

Đơn vịtính

Yêu cầu Thực nhập

Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Bảy mơi bảy triệu đồng chẵn

Ngời mua hàng Ngời viết hoá đơn Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

Đối với công cụ dụng cụ: Do công cụ dụng cụ trong mỗi công trình XDXB có số l ợng ít hơn so với vật liệu Vì thế cả khâu vận chuyển và bảo quản công cụ dụng cụ

-đơn giản hơn vật liệu Căn cứ vào yêu cầu công cụ dụng cụ nhân viên tiếp liệu thumua mang hoá đơn về nh sau:

Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01/GTGT - 3LLLiên 2: giao cho khách hàng L/99

Đơn vị bán hàng: Cửa hàng Hoa Đô

Họ và tên ngời mua hàng: Nguyễn Văn Hùng

Đơn vị: Công ty Đầu t và phát triển Nam Hồng

Địa chỉ: Lê hoàn- Ha Nam Số TK: _ _ _ _ _ _ _ _ _

Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS

107

2.500.0001.000.000

25.000.0007.000.000

Số tiền viết bằng chữ: Ba mơi ba triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn

Phiếu nhập kho Số 160 Ngày 9/10/2003

Tên ngời nhập: Nguyễn Văn HùngTheo hoá đơn số 360 ngày 9/10/2003

STT Tên quy cách sản phẩm,

hàng hoá

Đơn vịtính

Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Ba mơi hai triệu ngàn đồng chẵn.

Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01/GTGT - 3LLLiên 2: giao cho khách hàng I/99 - F

Đơn vị bán hàng: Cửa hàng ki ốt số I chợ Hà Đông

Họ và tên ngời mua hàng: Nguyễn Văn Hùng

Đơn vị: Công ty Đầu t và phát triển Nam Hồng

Địa chỉ: Lê hoàn - Hà Nam Số TK: _ _ _ _ _ _ _ _ _

Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS

20420

12000350.0006.000

240.0001.100.000120.000

Số tiền viết bằng chữ: Một triệu tám trăm bốn mơi tám nghìn đồng chẵn

Đơn vị: Công ty Đầu t và phát triển Nam Hồng Phiếu nhập kho Số

161

Tên ngời nhập: Nguyễn Văn HùngTheo hoá đơn số 622 ngày 9/10/2003

STT Tên quy cách sản

phẩm, hàng hoá

Đơn vịtính

420

350.0006.000

2.1.3 Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến.

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế theo số lợng và giá cả phòng kinh tế, kế hoạch,

kỹ thuật, tiếp thị lập phiếu nhập kho Khi lập phiếu nhập kho phải thực hiện cùngkho cùng nhóm, cùng nguồn nhập, phải kiểm nghiệm trớc khi nhập và lập biên bảnkiểm nghiệm mới đợc nhập kho Cuối ngày kế toán vật liệu phải đối chiếu kế toáncông nợ và đa phiếu nhập kho cho kế toán công nợ làm báo cáo kế toán

2.2 Thủ tục xuất kho.

Vật liệu chủ yếu đợc xuất kho cho các đội xây dựng và xí nghiệp xây lắp trựcthuộc công ty thi công các công trình

- Xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh

Căn cứ vào số lợng vật t yêu cầu tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ

kỹ thuật, phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật vật t lập phiếu xuất kho gồm 2 liên Ngờilĩnh vật t mang 2 liên phiếu vật t đến kho để xin lĩnh vật t Thu kho căn cứ vào quyết

định của đội trởng và theo tiến độ thi công để xuất vật liệu, công cụ dụng cụ Thủkho giữ lại một liên để vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật t để hạch toán,một liên gửi cán bộ kỹ thuật phụ trách công trờng để kiểm tra số lợng và chất lợngvật liệu, công cụ dụng cụ đa từ kho đến nơi sử dụng

Phiếu xuất kho số 136.

(Liên 2: giao cho khách hàng)Ngày 16/10/2003

Họ tên ngời nhận hàng: Hoàng Bình

Địa chỉ: Xí nghiệp xây lắp số 1

Lý do xuất kho: thi công công trình "Cục PCCC Hà Nam"

Xuất kho tại: Công ty

Tên quy cách sản

phẩm, hàng hoá

Đơn vịtính

Yêu cầu Thực xuất

Căn cứ vào dự toán vật liệu cho từng công trình, phòng kỹ thuật vật t lập phiếu xuấtkho nh sau:

Đơn vị: Công ty ĐT và PT Nam Hồng Phiếu xuất kho số 136Thanh Xuân - Hà Nam (Liên 2: giao cho khách hàng)

Ngày 13/10/2003

Họ tên ngời nhận hàng : Nguyễn Việt Trung

Lý do xuất kho : Thi công công trình "Tạp chí cộng sản Hà Nam"

Số TT Tên quy cách sản phẩm,

hàng hoá

Đơn vịtính

Tiền thuế VAT 5%

3 Trình tự nhập - xuất kho vật liệu.

Công tác kế toán vật liệu ở Công ty Đầu t và phát triển Nam Hồng do mộtthủ kho và một kế toán viên đảm nhận Phần hành kế toán nhập kho xuât kho vậtliệu đều đợc xử lý trên máy vi tính Vì vậy các công đoạn lập sổ, ghi sổ kế toán tổng

hợp, chi tiết đều do máy thực hiện Thủ kho và nhân viên kế toán vật liệu chỉ phảilàm thủ tục ban đầu và tập hợp liệt kê các chứng từ gốc liên quan đến nhập - xuất vậtliệu, tạo cơ sở dữ liệu để đa vào máy.

3.1 Trình tự nhập kho vật liệu.

ở Công ty Đầu t và phát triển Nam Hồng, việc mua vật t thờng do phòng kếhoạch đảm nhận, mua theo kế hoạch cung cấp vật t hoặc theo yêu cầu sản xuất Khivật liệu đợc mua về, ngời đi mua sẽ mang hoá đơn mua hàng nh: hoá đơn bán hàng,hoá đơn (GTGT) của đơn vị bán, hoá đơn cớc phí vận chuyển… cần thiết lên phòng kế toán.Trớc khi nhập kho, vật t mua về sẽ đợc thủ kho và kế toán vật liệu kiểm tra số lợng,chất lợng quy cách đối chiếu với hoá đơn nếu đúng mới cho nhập kho và kế toán vậtliệu sẽ viết phiếu nhập kho Trờng hợp vật liệu mua về có khối lợng lớn, giá trị caothì công ty sẽ có ban kiểm nghiệm vật t lập "Biên bản kiểm nghiệm vật t" Sau khi

đã có ý kiến của ban kiểm nghiệm vật t về số hàng mua về đúng quy cách, mẫu mã,chất lợng theo hoá đơn thì thủ kho mới tiến hành cho nhập kho

Hàng ngày phòng kế hoạch viết phiếu sản xuất cho từng phân xởng sản xuất.Theo phiếu sản xuất và dựa trên cơ sở tính toán kỹ thuật các phân xởng sản xuất sẽ

có yêu cầu xuất loại vật t nào, số lợng bao nhiêu Khi đó phòng kế hoạch sẽ viếtphiếu đồng thời cử ngời xuống các phân xởng để thông báo về lệnh sản xuất Phânxởng sẽ cử ngời đại diện (quản đốc hoặc phó quản đốc phân xởng) xuống kho đểnhận NVL

Sau khi đối chiếu khối lợng NVL trên phiếu xuất kho tại cột số lợng yêu cầu

đối với khối lợng NVL thực tế có trong kho, thủ kho sẽ ghi vào phiếu xuất kho ở cột

số lợng thực xuất và ký xác nhận Sau đó thủ kho tiến hành xuất kho NVL

4 Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Đầu t và phát triển Nam Hồng

Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ đòihỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn kho cho từng nhóm,từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ cả về số lợng, chất lợng chủng loại và giá trị.Bằng việc tổ chức kế toán,hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ Công ty Đầu