Bài tập lớn phân tích thiết kế hướng Đối tượng Đề tài hệ thống quản lý khảo sát cho thư viện

CHƯƠNG 1: KHỞI TẠO DỰ ÁN 1.1 Thực trạng hệ thống Trong bối cảnh các thư viện ngày càng chú trọng việc nâng cao chất lượng phục vụ và tối ưu hóa các hoạt động quản lý, việc phát hành, t

ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐIỆN – ĐIỆN TỬ

BÀI TẬP LỚN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HƯỚNG ĐỐI TƯỢNG

Đề tài: Hệ thống quản lý khảo sát cho thư viện

Giảng viên hướng dẫn: TS Nguyễn Thanh Bình

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Việt Hùng 20242164M

Nguyễn Quang Đức 20242258M

Nguyễn Trọng Quyết 20242211M

Dương Đình Nhật 20242223M

Hà Nội, 11/2024

Mục lục

CHƯƠNG 1: KHỞI TẠO DỰ ÁN 4

1.1 Thực trạng hệ thống 4

1.2 Đề xuất hệ thống 4

CHƯƠNG 2: QUẢN TRỊ DỰ ÁN 6

2.1 Khối lượng công việc 6

2.2 Sơ đồ Gantt 6

2.3 Sơ đồ Pert 6

CHƯƠNG 3: TÌM HIỂU HỆ THỐNG 7

3.1 Thực trạng về hệ thống 7

3.1.1 Cơ cấu tổ chức hiện tại 7

3.1.2 Chu trình nghiệp vụ khảo sát ý kiến bạn đọc [ ] 9

3.1.3 Phạm vi hệ thống mới 11

3.1.4 Yêu cầu chức năng của hệ thống 12

3.1.5 Yêu cầu phi chức năng của hệ thống 13

3.1.6 Từ điển dữ liệu 13

3.2 Mô hình hóa chức năng 15

3.2.1 Use case phát hành khảo sát 15

3.2.2 Use case theo dõi số lượng phản hồi khảo sát 15

3.2.3 Use case trả lời khảo sát 16

3.2.4 Use case Lưu trữ dữ liệu khảo sát 18

3.3 Mô hình hóa cấu trúc 19

3.3.1 CRC Card 19

3.3.2 Class diagram 19

3.3.3 Object diagram 19

3.4 Mô hình hóa hoạt động 19

CHƯƠNG 4 THIẾT KẾ 22

4.1 Thiết kế lớp 22

4.1.1 Sơ đồ lớp 22

4.1.2 Mô tả phương thức 22

4.2 Cơ sở dữ liệu 22

4.2.1 Mô hình thực thể liên kết 22

4.2.2 Bảng dữ liệu 22

4.2.3 Sơ đồ dữ liệu – quan hệ 22 4.3 Thiết kế giao diện 22 Tài liệu tham khảo 23

CHƯƠNG 1: KHỞI TẠO DỰ ÁN

1.1 Thực trạng hệ thống

Trong bối cảnh các thư viện ngày càng chú trọng việc nâng cao chất lượng phục vụ và tối

ưu hóa các hoạt động quản lý, việc phát hành, thu thập và quản lý khảo sát theo phương pháp thủ công đã bộc lộ nhiều hạn chế Các thư viện truyền thống gặp khó khăn trong việc tạo lập khảo sát, phân phối đến đông đảo độc giả, theo dõi tiến độ phản hồi và xử lý dữ liệu để phân tích Những hạn chế này không chỉ làm giảm hiệu quả hoạt động mà còn gây lãng phí nguồn lực và làm chậm trễ trong việc đưa ra các quyết định chiến lược Hơn nữa, việc quản lý khảo sát bằng tay thường dẫn đến sự không đồng bộ, dễ xảy ra sai sót và thiếu chính xác trong việc thu thập và lưu trữ thông tin, ảnh hưởng đến chất lượng các giải pháp cải tiến dịch vụ thư viện

Trước sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và nhu cầu ngày càng tăng về tự động hóa, việc xây dựng một hệ thống phát hành, thu thập và quản lý khảo sát hiện đại là một bước tiến tất yếu Một hệ thống như vậy sẽ giúp thư viện dễ dàng tạo lập các khảo sát linh hoạt, phát hành nhanh chóng qua nhiều kênh khác nhau, đồng thời theo dõi tiến độ phản hồi và tự động xử lý dữ liệu Các tính năng như nhắc nhở tham gia khảo sát, tổng hợp báo cáo tự động và phân tích dữ liệu theo thời gian thực không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn mang lại trải nghiệm tốt hơn cho người tham gia khảo sát Hệ thống này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và cải thiện chất lượng dữ liệu, đảm bảo các phản hồi thu được chính xác và đáng tin cậy hơn

Việc triển khai hệ thống phát hành, thu thập và quản lý khảo sát cho thư viện là một giải pháp cần thiết để khắc phục những hạn chế của phương pháp thủ công, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của độc giả Hệ thống này không chỉ hỗ trợ thư viện trong việc đánh giá, cải tiến các hoạt động hiện tại mà còn tạo điều kiện để phát triển các dịch vụ mới dựa trên ý kiến đóng góp của độc giả Trong kỷ nguyên số hóa, một hệ thống quản lý khảo sát tiên tiến sẽ giúp thư viện trở nên chuyên nghiệp hơn, đáp ứng tốt hơn nhu cầu người dùng và giữ vững vị thế trong cộng đồng tri thức ngày càng cạnh tranh

1.2 Đề xuất hệ thống

• Tên dự án: Phần mềm quản lý khảo sát cho thư viện ABC

• Người đề xuất: Nhóm 2 OOD

• Tính cấp thiết của nghiệp vụ: Trong bối cảnh công nghệ 4.0 ngày nay, việc áp dụng các công cụ công nghệ vào hoạt động thư viện trở nên ngày càng quan trọng Tuy nhiên, nhiều thư viện vẫn sử dụng phương pháp khảo sát thủ công thông qua phiếu giấy, gây khó khăn trong việc thu thập và xử lý thông tin Cách làm này không những mất thời

gian, mà còn có nguy cơ sai sót trong việc lưu trữ, thống kê và phân tích dữ liệu khảo sát, làm giảm hiệu quả trong việc nghiên cứu thói quen, nhu cầu của độc giả

• Quản lý khảo sát thủ công có thể gặp phải những vấn đề như:

- Khó khăn trong việc tổng hợp và phân tích kết quả khảo sát, làm giảm độ chính xác và độ tin cậy của dữ liệu thu thập được

- Việc lưu trữ khảo sát thủ công mất nhiều không gian và thời gian, dễ dẫn đến việc thất lạc hoặc hư hỏng tài liệu

- Quá trình thu thập ý kiến từ độc giả kéo dài, dẫn đến việc thiếu thông tin kịp thời cho việc ra quyết định trong quản lý thư viện

- Phản hồi từ độc giả không được xử lý nhanh chóng và thiếu tính chính xác, gây khó khăn trong việc cải tiến dịch vụ thư viện

Việc duy trì phương pháp khảo sát thủ công có thể tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu, nhưng lại gây ra nhiều vấn đề về hiệu suất và độ chính xác trong công tác quản lý Vì vậy, việc triển khai một hệ thống phần mềm tự động hóa để phát hành, thu thập và lưu trữ khảo sát cho thư viện là cần thiết, giúp giải quyết các vấn đề trên và nâng cao hiệu quả công việc

Sau khi thu thập ý kiến từ một số thư viện đang sử dụng phương pháp khảo sát thủ công, chúng tôi nhận thấy rằng một phần mềm khảo sát tích hợp, có khả năng tự động hóa quy trình thu thập, phân tích và lưu trữ kết quả sẽ giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng dịch vụ Phần mềm này sẽ giúp thư viện dễ dàng tạo và phát hành khảo sát, đồng thời theo dõi kết quả khảo sát một cách nhanh chóng và chính xác, hỗ trợ công tác ra quyết định, cải tiến dịch

vụ và nâng cao sự hài lòng của độc giả

CHƯƠNG 2: QUẢN TRỊ DỰ ÁN

2.1 Khối lượng công việc

2.2 Sơ đồ Gantt

2.3 Sơ đồ Pert

CHƯƠNG 3: TÌM HIỂU HỆ THỐNG

3.1 Thực trạng về hệ thống

3.1.1 Cơ cấu tổ chức hiện tại

- Ban lãnh đạo: Chịu trách nhiệm lãnh đạo và quản lý toàn bộ hoạt động của thư

viện, đảm bảo thư viện vận hành đúng mục tiêu và chiến lược đã đề ra Nhiệm vụ chính bao gồm lập kế hoạch phát triển dài hạn, xây dựng chính sách bổ sung tài liệu, quản lý ngân sách và điều phối các phòng ban Ngoài ra, giám đốc còn đại diện thư viện tham gia các hội nghị, ký kết hợp tác và quảng bá hình ảnh thư viện

ra bên ngoài

- Thủ thư: Chịu trách nhiệm quản lý kho tài liệu và hỗ trợ bạn đọc trong việc tìm

kiếm, sử dụng tài nguyên thư viện Nhiệm vụ chính gồm sắp xếp, bảo quản tài liệu theo đúng quy định; hướng dẫn bạn đọc tra cứu thông tin qua hệ thống quản lý; và theo dõi, xử lý việc mượn trả tài liệu Ngoài ra, thủ thư còn đóng vai trò giáo dục bạn đọc về cách sử dụng tài liệu hiệu quả và đúng quy định

- Chuyên viên biên mục: đảm bảo tài liệu được phân loại và biên mục chính xác

trước khi đưa vào sử dụng Nhiệm vụ bao gồm phân loại tài liệu theo tiêu chuẩn (như Dewey hoặc UDC), nhập dữ liệu tài liệu vào hệ thống quản lý, dán nhãn và

mã hóa tài liệu Chuyên viên này đảm bảo rằng tài liệu được tổ chức một cách khoa học để dễ dàng phục vụ bạn đọc

- Chuyên viên bổ sung: chịu trách nhiệm lập kế hoạch bổ sung các tài liệu mới

nhằm đáp ứng nhu cầu của bạn đọc và xu hướng phát triển tri thức Nhiệm vụ chính bao gồm khảo sát nhu cầu, đề xuất mua sắm tài liệu phù hợp, và xây dựng mối quan hệ với các nhà xuất bản, tổ chức để nhận tài trợ tài liệu Người này đóng vai trò quan trọng trong việc giữ cho tài nguyên thư viện luôn phong phú và cập nhật

- Chuyên viên thông tin: hỗ trợ bạn đọc khai thác hiệu quả các tài nguyên thông

tin của thư viện Nhiệm vụ chính gồm cung cấp thông tin chuyên sâu theo yêu cầu, hướng dẫn bạn đọc sử dụng hệ thống thư viện số, và xây dựng tài liệu hướng dẫn

sử dụng tài nguyên thư viện Ngoài ra, chuyên viên thông tin còn phối hợp với các

bộ phận khác để tổ chức các buổi tập huấn nâng cao kỹ năng tra cứu và tìm kiếm thông tin

- Nhân viên phục vụ bạn đọc: hỗ trợ trực tiếp tại quầy mượn trả tài liệu và giải đáp

các thắc mắc của bạn đọc Nhiệm vụ bao gồm xử lý thủ tục mượn trả, gia hạn tài liệu, và quản lý việc vi phạm quy định về mượn sách Bên cạnh đó, nhân viên này cũng đảm bảo không gian thư viện được duy trì gọn gàng và thân thiện với bạn đọc

- Nhân viên tổ chức sự kiện: chịu trách nhiệm lập kế hoạch và triển khai các sự

kiện, hoạt động quảng bá nhằm tăng cường sự gắn kết giữa thư viện và cộng đồng Nhiệm vụ chính bao gồm tổ chức các buổi hội thảo, giao lưu tác giả, và các sự kiện văn hóa; phối hợp với các bộ phận khác để triển khai chương trình; và đảm bảo các sự kiện diễn ra thành công, đúng tiến độ và ngân sách Người này cũng chịu trách nhiệm đánh giá hiệu quả sau sự kiện để rút kinh nghiệm

- Nhân viên truyền thông: thực hiện các hoạt động quảng bá và xây dựng hình ảnh

thư viện với cộng đồng Nhiệm vụ chính bao gồm quản lý trang web, mạng xã hội

và các kênh thông tin khác của thư viện; sáng tạo nội dung để thu hút bạn đọc; xây dựng các chiến dịch truyền thông nhằm giới thiệu tài nguyên, sự kiện của thư viện;

và theo dõi, phân tích hiệu quả truyền thông để đưa ra các điều chỉnh phù hợp

- Nhân viên hành chính: đảm bảo các hoạt động văn phòng và thủ tục hành chính

của thư viện diễn ra suôn sẻ Nhiệm vụ chính gồm soạn thảo, lưu trữ hồ sơ, văn bản hành chính; quản lý lịch làm việc của lãnh đạo và các phòng ban; xử lý các thủ tục liên quan đến nhân sự, tuyển dụng, đào tạo; và phối hợp với các bộ phận khác để giải quyết các vấn đề liên quan đến hành chính

- Nhân viên kế toán: chịu trách nhiệm quản lý tài chính của thư viện, đảm bảo các

khoản thu chi minh bạch và đúng quy định Nhiệm vụ chính bao gồm lập kế hoạch tài chính, quản lý ngân sách; thực hiện các thủ tục thanh toán, báo cáo tài chính định kỳ; và kiểm tra, giám sát việc sử dụng nguồn lực tài chính Ngoài ra, nhân viên kế toán còn hỗ trợ các bộ phận trong việc mua sắm tài liệu hoặc thiết bị khi cần thiết

- Nhân viên bảo trì cơ sở vật chất: đảm bảo mọi trang thiết bị và cơ sở hạ tầng của

thư viện hoạt động ổn định Nhiệm vụ chính bao gồm kiểm tra định kỳ hệ thống ánh sáng, máy móc, điều hòa và sửa chữa các thiết bị bị hỏng Người này đảm bảo thư viện luôn là một không gian sạch sẽ, an toàn và thoải mái cho bạn đọc

- Nhân viên bảo trì thiết bị CNTT: đảm bảo các hệ thống và thiết bị công nghệ

của thư viện hoạt động ổn định Nhiệm vụ bao gồm kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ các thiết bị CNTT như máy tính, máy in, máy quét; xử lý các sự cố kỹ thuật phát sinh; và nâng cấp, cài đặt phần mềm hỗ trợ cho các hoạt động thư viện Nhân viên này còn phối hợp với chuyên viên CNTT để đảm bảo an ninh mạng và dữ liệu của thư viện

3.1.2 Chu trình nghiệp vụ khảo sát ý kiến bạn đọc [ ]

STT Trách nhiệm Tiến trình Mô tả tiến trình Tiến trình phụ

1 Thư viện

Xác định mục tiêu khảo sát, đối tượng tham gia, câu hỏi khảo sát

+ Nhân viên lập kế hoạch khảo sát mỗi năm một lần, gồm: mục đích, phương Lập kế hoạch

và phương thức thực hiện

thức, nhân sự,, thời gian, địa điểm, kinh phí

+ Trưởng bộ phận Thư viện xem xét, cho ý kiến, điều chỉnh kế hoạch khảo sát + Trình kế hoạch cho Ban Giám hiệu

+ Ban Giám hiệu xem xét, nếu không chấp thuận hoặc có điều chỉnh tì chuyển lại cho Thư viện hoàn thiện, nếu chấp thuận thì ký duyệt và cho tiến hành khảo sát

3 Thư viện, thủ

thư

Phát hành khảo sát và theo dõi tiến độ, khuyến khích người tham gia hoàn thành

+ Thư viện thiết kế bảng hỏi khảo sát + Thư viện chuyển mẫu bảng hỏi cho

TT CNTT + TT CNTT chuyển phiếu khảo sát đến bạn đọc qua hệ thống email của Trường

4 Bạn đọc

Trả lời các câu hỏi trong phiếu khảo sát

+ Bạn đọc trả lời các câu hỏi theo mẫu được gửi qua email

5 Thư viện

Thu thập, lọc và phân tích dữ liệu khảo sát

+ Thư viện tổng hợp thông tin trả lười từ bạn đọc

+ Thư viện kiểm tra tính hợp lệ trong thông tin trả lời của bạn đọc, loại bỏ dữ liệu không hợp lệ

Tổ chức khảo sát

Trả lời khảo sát

Xử lý kết quả Kiểm tra và xử lý

+ Thư viện tổng hợp, thống kê, xử lý và phân tích số liệu

6 Thư viện

Tổng hợp kết quả, lập báo cáo và lưu trữ tài liệu khảo sát để tham khảo sau này

+ Thư viện viết báo cáo kết quả khảo sát: kết quả, phân tích số liệu, đề xuất + Thư viện chuyển báo cáo đến các bọo phận liên quan

3.1.3 Phạm vi hệ thống mới

Giám đốc thư viện nhận thấy việc trả lời khảo sát qua với hình thức cũ (bạn đọc nhận được khảo sát lại phải thực hiện thao tác tải về, trả lời theo mẫu phiếu sau đó lại gửi lại mail cho thư viện, kèm theo đó sau khi nhận được các câu trả lời, cán bộ thư viện phải tổng hợp, kiểm tra thủ công) quá lỗi thời, tốn thời gian và không đem lại hiệu quả tiếp cận cao nên yêu cầu có một chương trình mới thực hiện các chức năng như sau:

- Phát hành khảo sát (Tiến trình 3 - Tổ chức khảo sát)

- Trả lời khảo sát (Tiến trình 4 - Trả lời khảo sát)

- Kiểm tra tính hợp lệ câu trả lời (Tiến trình 5 - xử lý kết quả)

- Lưu hồ sơ (Tiến trìnhh 6 – tổng hợp, báo cáo, lưu hồ sơ)

Các tiêu chuẩn thu gọn phạm vi hệ thống:

- Các bước trong chu trình có thể tự động hóa

- Phương pháp thực hiện chưa tối ưu

Sơ đồ chu trình nghiệp vụ cho hệ thống :

Tổng hợp, báo cáo , lưu hồ sơ

1 Thư viện

Khảo sát được gửi tới bạn đọc thông qua hình thức form online qua email

Bạn đọc nhận khảo sát và trả lời trực tiếp trên form online rồi gửi khảo sát

Kết quả trả về được

hệ thống tự động lọc các phản hồi không hợp lệ

4 Thư viện

Dữ liệu khảo sát thu thập được lưu trữ tại sever của thư viện

3.1.4 Yêu cầu chức năng của hệ thống

- Phát hành khảo sát:

• Cho phép tạo khảo sát với nhiều loại câu hỏi (trắc nghiệm, tự luận, thang đánh giá)

• Hỗ trợ tùy chỉnh giao diện và định dạng khảo sát

• Cung cấp liên kết hoặc mã truy cập để phát hành khảo sát qua các kênh truyền thông

- Trả lời khảo sát:

• Cung cấp giao diện dễ sử dụng để người tham gia trả lời khảo sát

• Hỗ trợ lưu tạm thời và tiếp tục hoàn thành sau

Tổ chức khảo sát

Trả lời khảo sát

Kiểm tra tính hợp lệ

lệ

Tổng hợp, báo cáo , lưu hồ sơ

• Đảm bảo tương thích trên nhiều thiết bị (máy tính, điện thoại, máy tính bảng)

• Cho phép bạn đọc xem lại và chỉnh sửa phản hồi trong thời gian quy định

- Kiểm tra tính hợp lệ:

• Kiểm tra câu trả lời bắt buộc và định dạng hợp lệ

• Phát hiện gian lận (trả lời trùng lặp,spam…)

- Lưu trữ dữ liệu khảo sát:

• Cho phép xuất dữ liệu dưới các định dạng phổ biến (CSV, Excel)

• Lưu trữ dữ liệu an toàn và tuân thủ các quy định bảo mật

• Hỗ trợ tìm kiếm, sắp xếp và phân loại dữ liệu để dễ dàng quản lý và phân tích

3.1.5 Yêu cầu phi chức năng của hệ thống

• Dữ liệu khảo sát phải được mã hóa khi lưu trữ và truyền tải

• Chỉ người dùng được ủy quyền mới có quyền truy cập vào dữ liệu khảo sát

• Hệ thống phải dễ dàng cập nhật và nâng cấp mà không ảnh hưởng đến

dữ liệu và tính liên tục của dịch vụ

• Log hệ thống phải được ghi lại đầy đủ để hỗ trợ chẩn đoán và sửa lỗi nhanh chóng

Từ điển dữ liệu:

Dữ liệu Tên gọi khác Mô tả Nguồn gốc dữ liệu

Người tham gia khảo

sát

Bạn đọc Độc giả

Mã độc giả, họ và tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, email

UC trả lời khảo sát

Phiếu khảo sát

Mã phiếu, mã độc giả, danh sách sách câu hỏi, ngày phát hành,ngày kết thúc trạng thái , ghi chú

UC phát hành khảo sát

UC trả lời khảo sát

Cán bộ thư viện Người quản lý

Người dùng

Mã cán bộ, họ và tên, chức vụ, ngày bắt đầu làm việc, số điện thoại, email, lịch sử thao tác, trạng thái làm việc

UC phát hành khảo sát

UC kiểm tra tính hợp

lệ

UC lưu trữ dữ liệu khảo sát

Thông tin

Các mô tả cần thiết về mục đích khảo sát, danh sách câu hỏi, danh sách lựa chọn, ghi chú

UC phát hành khảo sát

Form khảo sát

Mã khảo sát, câu hỏi khảo sát Các mẫu khảo sát có sẵn [link],[link],[link]

UC phát hành khảo sát

UC trả lời khảo sát