những quyết định về địa điểm tổ chức sự kiện

Những quyết định về địa điểm tổ chức sự kiện Những quyết định cụ thể trực tiếp trong địa điểm giải quyết những mâu thuẫn nội tại của địa điểm, đáp ứng được yêu cầu của sự kiện về một đị

Những quyết định về địa

điểm tổ chức sự kiện

Những quyết định cụ thể trực tiếp trong

địa điểm giải quyết những mâu thuẫn

nội tại của địa điểm, đáp ứng được yêu cầu của sự kiện

về một địa điểm cụ thể Sức chứa của phòng tổ chức: nhà

tổ chức phải biết sức chứa hợp lệ của căn phòng và tuân

theo đúng quy định Có thể phát thiếp mời nhiều hơn và

theo các thời điểm khác nhau Chẳng hạn, buổi sáng

riêng, buổi chiều riêng và buổi tối riêng

Trong những trường hợp như vậy phải có mở đầu và kết

thúc chính thức cho từng hoạt động tổ chức sự kiện và

phải đảm bảo rằng các khách mời đều ra về trước khi

hoạt động sự kiện tiếp theo diên ra Tuy nhiên việc này là

khó bảo đảm Do vậy cần phải chấp hành những quy định

về sức chứa là 4m vuông cho một khách dự

 Vệ sinh: vệ sinh trước, trong và sau khi sự kiện diễn

ra Cần có đội dọn vệ sinh liên tục để đảm bảo cho

các hoạt động sự kiện diễn ra an toàn Điều này cũng

có thể được thực hiện miễn phí nếu được thỏa thuận

trước trong hợp đồng

 Khoanh vùng, giới hạn: phải tìm hiểu những gì được

phép và không được phép làm Phải làm việc với

chính quyền địa phương, làm việc với các ngành

chức năng: cứu hỏa, y tế, cảnh sát Nếu sự kiện sử

dụng đèn chiếu, bong treo phải làm việc với cơ quan

hàng không, v.v… bằng văn bản

 Bảo hiểm: quyết định bảo hiểm cho mình, cho khách

mời, dụng cụ và thiết bị An toàn phải đặt lên trên các

mối quan tâm về bảo hiểm Cần tìm các giải pháp

hữu hiệu can thiệp để các hoạt động sự kiện diễn ra

được an toàn An toàn bao gồm an toàn với người,

với vật và với môi trường

 Thời gian: phải quyết định sử dụng địa điểm vào thời

gian nào? Kéo dài bao lâu? Phải biết rõ giờ ngày

tháng năm sử dụng địa điểm Những hạn định thời

gian đó phải ghi rõ trong hợp đồng để tránh hiểu lầm

Cần thiết phải có thêm thời gian bố trí sắp đặt tùy

theo từng loại hình và nội dung sự kiện yêu cầu

 Những vần đề thuộc các quy chế riêng: những địa

điểm thuộc các công trình lịch sử, viện bảo tàng,

phòng triển lãm nghệ thuật và các địa điểm khác có

một số quy chế riêng về những sự kiện được phép và

không được phép diễn ra Đó là những điều đặc biệt

áp dụng cho từng địa điểm nêu trên Cần đảm bảo

khách không ghi bất cứ thứ gì lên tường và họ phải

biết cái gì làm được, cái gì không làm được.Trong

viện bảo tàng, Nhà tổ chức phải trả thêm phí bảo vệ,

khách không được vào khu vực hạn chế đi lại

 Hoàn thiện và bổ sung: rất ít loại địa điểm tổ chức sự

kiện đã hoàn hảo theo yêu cầu tổ chức sự kiện

Thông thường các địa điểm đều phải bổ sung và

hoàn thiện mới thỏa mãn được yêu cầu sự kiện

Chẳng hạn như hệ thống ánh sáng Ánh sáng dễ tạo

ấn tượng, tạo nên tâm lý môi trường không gian sự

kiện, cây cảnh, đồ gỗ và nhiều thứ khác, thậm chí

thực hiện cải tạo phòng ốc v.v… theo yêu cầu cụ thể

của sự kiện đặt ra

 Nhà bếp: nhà bếp đặt ở khu vực nào? Phòng nào?

Phục vụ những gì? Có bao nhiêu công việc đối với

nhà bếp? phục vụ bao nhiêu khách cùng một thời

điểm? công suất của nhà bếp tới mức nào? Cần gặp

bên cung cấp thực phẩm tại địa điểm tổ chức để họ

kiểm tra thực địa và đưa ra những yêu cầu cụ thể Họ

sẽ có cách bố trí công suất và những vấn đề khác

của bếp cần chú ý là chỉ chấp nhận báo giá đồ ăn

của bếp bằng văn bản Đảm bảo giá bao gồm lựa

chọn thực đơn, số lượng, giá cả, thuế, giao hàng và

số nhân công phục vụ phải ghi chi tiết thời gian hiệu

lực của hợp đồng Yêu cầu phải ghi rõ nhân viên nào

sẽ phụ trách công việc Họ có phục vụ nhu cầu đồ

uống không? Có phụ trách việc thu dọn và rữa bát đĩa

không?

 Những dụng cụ cho ăn uống và nhân viên phục vụ:

bát đĩa, ly tách và dao dĩa tại nơi tổ chức thuộc loại

nào? Phải đảm bảo đã kiểm tra thực tế những thứ đó

tại nơi dụng cụ đó sử dụng được Trước ngày diễn ta

sự kiện hãy kiểm tra lại xem các dụng cụ này đã sẵn

sàng chưa, có đạt tiêu chuẩn không Số lượng các

dụng cụ nêu trên bao giờ cũng lớn hơn số thực khách

tham dự Số nhân viên phục vụ có cần bổ sung thêm

không? Nếu để khách tự đi lấy ly, nĩa dùng xong họ

sẽ để bất cứ nơi nào có thể, sau đó tiện lại lấy ly, nĩa

khác làm số lượng tăng lên đáng kể và nhân viên

phục vụ cũng phải tăng lên để giải quyết ngay hậu

quả này

 Phòng vệ sinh phục vụ sự kiện: cần bao nhiêu phòng

vệ sinh cho sự kiện theo quy định chung là một buồng

vệ sinh phục vụ 75 khách Cần kiểm tra cụ thể xem

đã có bao nhiêu buồng vệ sinh, hiện trang của chúng

thế nào? Cần sữa chữa và bổ sung thêm bao nhiêu?

Người tham dự được sử dụng những buồng vệ sinh

nào? V.v…

 Khu vực dành riêng cho nhân viên nghỉ: việc chăm

sóc nhân viên rất quan trọng không chỉ là lý do nhân

viên Nếu họ mệt, giận dữ, khát nước, mức độ phục

vụ và cả sự kiện có thể bị ảnh hưởng Phải đảm bảo

nhân viên được nghỉ ngơi cùng với thực phẩm món

ăn nhẹ và hoa quả Tìm hiểu và bố trí phòng vệ sinh

riêng cho nhân viên Nhân viên cũng cần được chăm

sóc chu đáo nhưng không làm trễ nải công việc một

cách không cần thiết, không quan hệ với khách tham

dự ngoài chức năng đã được xác định

Kinh nghiệm, trình độ của nhân viên và cán bộ quản lý:

nhân viên và cán bộ quản lý trong tổ chức sự kiện là bộ

mặt của công ty, tạo hình ảnh và ấn tượng công ty trong

công chúng Cần phải có những nhân viên và cán bộ tốt

nhất, nhiều kinh nghiệm nhất cho tổ chức sự kiện Hãy

dành thời gian tới nơi tổ chức sự kiện để quan sát và gặp

gỡ họ, điều chỉnh những gì không phù hợp Đối với cán bộ

quản lý cần phải biết được trình độ chung và trình độ của

từng cá nhân ở các vị trí khác nhau trong tổ chức sự kiện

Những gì cần được bổ sung và bổ sung bằng cách nào

Đối với Nhà tổ chức cũng cần nhìn nhận lại mình, nếu đã

từng tổ chức sự kiện nhỏ hơn thì hãy học hỏi kinh nghiệm

của những người đã tổ chức những sự kiện lớn hơn, nhất

là sự kiện cùng loại

Những quy định về phòng hỏa hoạn và an toàn: cần phải

biết các quy định và Nhà tổ chức sự kiện phải chịu trách

nhiệm xin giấy phép liên quan Không hy vọng nơi tổ chức

cung cấp cho chúng ta mọi thứ cần thiết Cần phải có đủ

các loại giấy phép (đồ uống, hoạt động quá giờ quy định,

dựng lều, phòng chống cháy nổ, v.v… )