tổ chức sự kiện những việc chẳng ngờ

Lẽ ra, công ty nên báo cho diễn giả biết trước về đối tượng khách tham dự, đồng thời kiểm soát được thời gian trình bày của các diễn giả để không rơi vào tình thế bị động.. Nếu có công t

Tổ chức sự kiện: những

việc chẳng ngờ

1 Đầu năm nay, một công ty tư vấn mới thành lập tổ chức hội

thảo nhằm giới thiệu hoạt động của mình Cho rằng việc này đơn

giản, công ty không thuê dịch vụ bên ngoài mà tự đứng ra lo liệu

Do đặt chỗ ở một khách sạn sang nhất nhì ở Sài Gòn nên mọi

thứ cần thiết cho hội thảo đã được sắp đặt chu đáo

Nhưng điều mà công ty không dự liệu trước là tính học thuật quá

sâu của hội thảo - nhiều giáo sư, tiến sĩ lên đọc những bài tham

luận dài lê thê - khiến người nghe khó tiếp thu, trong khi đó thời

gian dành cho phần thảo luận lại không còn Hội thảo kéo dài đến

hơn một giờ chiều, khách tham dự bỏ về gần hết, buổi tiệc trưa

của công ty xem như thất bại Vậy là chi hơn trăm triệu đồng để

quảng bá hình ảnh công ty nhưng hiệu quả lại không đạt như

mong muốn Có thể công ty cho rằng một hội thảo được tổ chức

trang trọng - thuê địa điểm đắt tiền, nhiều bài phát biểu “nặng ký”,

chiêu đãi ăn trưa - sẽ hấp dẫn khách mời Trong khi đó khách

tham dự lại muốn đặt câu hỏi và tranh luận để hiểu sâu về đề tài

Lẽ ra, công ty nên báo cho diễn giả biết trước về đối tượng khách

tham dự, đồng thời kiểm soát được thời gian trình bày của các

diễn giả để không rơi vào tình thế bị động

2 Cũng có những “sự cố” xảy ra ngoài ý muốn của doanh nghiệp

hay nhà tổ chức chỉ vì không rành “luật lệ” Đầu tiên là chuyện xin

phép tổ chức họp báo, vốn đã được cơ quan quản lý quy định rất

rõ: thời gian cấp phép cho doanh nghiệp Việt Nam là một ngày,

doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài là bảy ngày Ai lo tổ chức họp

báo cho doanh nghiệp nước ngoài mà không nắm quy định này,

cứ đợi đến sát ngày mới xin phép thì không chừng phải rơi vào

cảnh… hoãn họp! Kế đến là việc treo băng rôn quảng cáo cho sự

kiện Nếu có công ty tổ chức sự kiện nào hứa với khách hàng là

sẽ treo băng rôn ít nhất trong một tuần, tại hơn 20 địa điểm “đắc

địa” trong thành phố thì chỉ là… hứa hão!

Bởi vì thời gian treo băng rôn tối đa thường chỉ được phép năm

ngày và chỉ được treo ở 20 địa điểm

3 Thông thường, khi tổ chức họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ

trao giải thưởng… doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu

chuẩn “sao” của khách sạn Khách sạn càng nhiều sao càng

được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ… Đã

có doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng tại một khách sạn

hàng đầu ở TPHCM, thư mời phát đi rồi mới biết nơi tổ chức

không chứa nổi số khách mời Lẽ ra, nếu cẩn thận thăm dò trước,

có thể doanh nghiệp sẽ được cung cấp những số liệu cụ thể hơn

Chẳng hạn, nếu lượng khách mời vượt quá 500 người thì tại

TPHCM chỉ có các khách sạn Equatorial, Sheraton và Park Hyatt

là có khán phòng đủ rộng; ở Hà Nội thì có khách sạn Melia và

Deawoo Các khách sạn khác dù có nhiều “sao” nhưng sức chứa

chỉ tối đa 300-400 người Nhiều doanh nghiệp đã “sốc” khi làm

chương trình mang tính chất giao lưu cộng đồng tại các sân vận

động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… Hệ thống máy lạnh kém, ánh

sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ

sinh không đảm bảo… Có nơi lại không cho thời gian dàn dựng

và chạy thử chương trình, vì tiền thuê địa điểm chỉ được tính cho

thời gian diễn Muốn được việc, doanh nghiệp phải bóp bụng trả

thêm từ một nửa đến nguyên giá thuê, cho thời gian dàn dựng và

diễn tập này

4 Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương

trình cũng là một nguyên nhân gây trục trặc Người mẫu không

thể diễn khi sân khấu cứ được thiết kế theo kiểu… đủng đỉnh Ca

sĩ sẽ chịu trận nếu người phụ trách âm thanh không có sự chuẩn

bị chu đáo trước giờ diễn Ánh sáng trong thiết kế sân khấu cũng

vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn sắp

xếp đội hình người mẫu: cô mặc trang phục màu sậm thì đứng ở

nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng xuất hiện ở chỗ tối hơn;

người mẫu diễn trang phục màu đỏ thì không đượcđể đèn xanh

“đánh” vào… Người dẫn chương trình (MC) cũng có khi gây ra

những cảnh “dở khóc dở cười” Thông thường, bên làm chương

trình sẽ gửi bài nói của MC trước vài ngày để MC đọc và tập

dượt cho nhuần nhuyễn Nhưng cũng có khi lu bu quá nên quên,

hoặc do MC quá tự tin vào khả năng của mình nên không cần

xem trước Đã có trường hợp MC chỉ nhận bài nói của mình

trước vài giờ, thậm chí ngay khi chương trình bắt đầu Kết quả là

nội dung một đàng, dẫn chương trình đi một nẻo!

Vấn nạn “sao” cũng làm đau đầu giới tổ chức sự kiện không kém

“Sao” thì có nhiều chương trình mời chào, hoặc tự mình làm cao

nên thường không đến đúng giờ khiến ban tổ chức khốn khổ tìm

cách “chữa cháy” chương trình Quản lý các “sao” hoặc phải thật

mềm mỏng, hoặc phải đúng người, đúng giới, “sao” mới chịu

nghe Ở một chương trình thời trang theo phong cách hoài cổ,

đạo diễn yêu cầu người mẫu phải búi tóc cao để phù hợp với

chiếc áo dài có những họa tiết về cảnh làng quê xưa Lúc tập thì

không có vấn đề gì, do chưa phải mặc trang phục diễn Đến buổi

diễn thử, trong đội hình người mẫu mười mấy người tự nhiên có

hai cô tách ra đi làm đầu riêng - cô thì tóc duỗi, cô kia tóc xõa rẽ

ngôi giữa Lý do là vì tóc búi làm khuôn mặt các cô… không hợp

với trang phục diễn! Dù đạo diễn đã cố giải thích rằng diễn thời

trang cần nhất là làm toát lên ý tưởng bộ trang phục nhưng các

cô vẫn không nghe Nếu không kịp thời gọi ông bầu đến thì

chương trình đã có nguy cơ bị gián đoạn

5 Trong tay luôn có bảng danh mục công việc cần làm để nắm

bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất Ngoài ra, cũng

không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến

các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra

một cách an toàn và nhanh chóng nhất Đó là những tâm niệm cơ

bản của người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như doanh nghiệp

muốn tự đứng ra làm chương trình cho mình Quan trọng hơn

hết, không được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như

chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa

trên bàn tiếp tân… Có việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị

khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ

chức không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ

thấy chiếc khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ!

Những việc linh tinh này phải được liệt kê chi tiết trong bản danh

mục công việc cần làm và phải phân công cụ thể cho từng người

chịu trách nhiệm

Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến

các giải pháp xử lý khủng hoảng Theo đó, người tổ chức sẽ dự

đoán những tình huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ

thể từng trường hợp ra sao… Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố

gắng làm một chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để

xảy ra một sơ suất nào Trên thực tế, đây là điều không thể, có

khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ

hở mặt khác

Đối với mỗi người, kinh nghiệm học được là do tự mình rút tỉa từ

những vấp váp của bản thân trong cuộc sống, nhưng đôi khi ta

cũng học được qua câu chuyện của người khác Biết để không

phải đi vào vết xe đổ