Xuất phát từ tầm quan trọng của việc quản lý đồng bộ và kiểm soát rủi ro trong cả chu trình mua hàng và chu trình bán hàng, Nhóm 4 lựa chọn Công ty FPT Shop để tìm hiểu sâu hơn về các qu
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BÁN LẺ KỸ THUẬT SỐ FPT
Giới thiệu chung về công ty
1.1.1 Thông tin chung về công ty
- Tên công ty: Công Ty Cổ Phần Bán Lẻ Kỹ Thuật Số FPT
- Tên quốc tế: FPT DIGITAL RETAIL JOINT STOCK COMPANY
- Tên viết tắt: FRT JSC
- Địa chỉ: 261-263 Khánh Hội, Phường 02, Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Người đại diện: Hoàng Trung Kiên
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần ngoài NN
Ngành nghề kinh doanh chính bao gồm bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông tại các cửa hàng chuyên doanh Lưu ý rằng không bao gồm các mặt hàng mà nhà đầu tư nước ngoài không được thực hiện quyền phân phối theo quy định của pháp luật.
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
FPT Shop, thuộc công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT (hay còn gọi là FPT retail), hiện đang sở hữu ba chuỗi bán lẻ: FPT Shop, F.studio và nhà thuốc FPT Long Châu Ban đầu, FPT Shop được thành lập từ công ty InStore, chuyên cung cấp các sản phẩm công nghệ mới và hiện đại phục vụ người tiêu dùng tại Việt Nam.
Vào tháng 8/2007, [In]store đã chính thức đổi tên thành FPT Shop với mục tiêu mở rộng thị trường và chiếm lĩnh thị phần trong nước thông qua việc mở rộng chuỗi cửa hàng bán lẻ trên toàn quốc Đến năm 2012, FPT Shop đã chuyển đổi thành công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT, hay còn gọi là FPT Retail, trực thuộc FPT Trading – Công ty TNHH Thương mại FPT.
Đến năm 2013, FPT Shop đã hoàn thiện cấu trúc khi tách khỏi FPT Trading, tập trung hoàn toàn vào lĩnh vực bán lẻ Hiện nay, FPT Shop đã mở rộng quy mô hoạt động ra 63 tỉnh thành, với tổng cộng 630 cửa hàng thuộc chuỗi bán lẻ FPT Retail trên toàn quốc.
Sản phẩm kinh doanh của công ty
FPT Shop sở hữu danh mục sản phẩm đa dạng với chất lượng cao, có nguồn gốc xuất xứ chính hãng bao gồm:
Tại FPT Shop, khách hàng có thể dễ dàng tìm thấy các sản phẩm điện thoại nổi bật từ các thương hiệu hàng đầu như Apple, Samsung, Oppo và Xiaomi Đặc biệt, FPT Shop cung cấp bảng xếp hạng điện thoại hàng tháng, giúp khách hàng có cái nhìn tổng quan về những mẫu điện thoại hiện nay.
- Laptop : bày bán rất nhiều loại máy tính bảng của gần 10 hãng sản xuất danh tiếng Apple, Samsung và Asus, với nhiều mức giá khác nhau
PC - Linh kiện - Màn hình cung cấp đa dạng phụ kiện tiện ích cho iPhone, iPad, Samsung, Sony, HTC, bao gồm loa di động, pin dự phòng, tai nghe, bút cảm ứng, cùng với dịch vụ hỗ trợ USB 3G, Sim và phần mềm.
- Các dịch vụ khác: cung cấp nhiều loại thẻ cào/ thẻ game, các dịch vụ thanh toán hóa đơn khác nhau, chế độ trả góp, chế độ bảo hiểm…
Quy mô của công ty
FPT Shop là chuỗi bán lẻ hàng đầu tại Việt Nam, chuyên cung cấp các sản phẩm kỹ thuật số như điện thoại di động, máy tính bảng, máy tính xách tay và phụ kiện điện tử Kể từ khi thành lập vào năm 2007, FPT Shop đã không ngừng mở rộng mạng lưới cửa hàng trên toàn quốc, phục vụ nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng.
Theo báo cáo của Công ty Cổ phần Chứng khoán FPT (FPTS), vào năm 2024, số lượng cửa hàng FPT Shop dự kiến sẽ giảm 15,9% so với năm trước, đạt 635 cửa hàng Trong số đó, mô hình FPT Shop Điện Máy sẽ có khoảng 60 cửa hàng, được hình thành từ việc chuyển đổi các cửa hàng FPT Shop tiêu chuẩn.
Trong quý I năm 2024, doanh thu của FPT Shop giảm 21% so với cùng kỳ năm trước, chỉ đạt 3.583 tỷ đồng, chiếm 39% tổng doanh thu của FPT Retail Đây là quý thứ năm liên tiếp FPT Shop ghi nhận lỗ, phản ánh những thách thức trong hoạt động kinh doanh của chuỗi này.
Tầm nhìn và sứ mệnh, mục tiêu của công ty
FPT Shop hướng đến việc trở thành đối tác uy tín của các nhà sản xuất công nghệ hàng đầu thế giới, đồng thời là điểm đến tin cậy cho khách hàng Việt Nam trong bối cảnh phát triển xã hội và thị trường công nghệ.
FPT Shop cam kết mang đến cho mọi khách hàng trải nghiệm mua sắm tích cực với các sản phẩm kỹ thuật số chính hãng, chất lượng cao và giá cả cạnh tranh Chúng tôi tự hào cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng thân thiện, được đảm bảo bởi uy tín của doanh nghiệp, nhằm phục vụ nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng.
6 thuật số FPT hướng tới trở thành Hệ thống bán lẻ các sản phẩm Viễn thông Kỹ thuật số hàng đầu Việt Nam
Công ty Cổ phần Bán lẻ Kỹ thuật số FPT đặt mục tiêu mở rộng hệ thống cửa hàng trên toàn quốc, nhằm trở thành nhà bán lẻ hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực sản phẩm Viễn thông Kỹ thuật số Với quy mô ngày càng lớn, FPT Shop cam kết mang đến cho mọi khách hàng những trải nghiệm mua sắm tích cực thông qua việc cung cấp sản phẩm kỹ thuật số chính hãng, chất lượng cao, giá cả cạnh tranh và dịch vụ chăm sóc khách hàng thân thiện, được đảm bảo bởi uy tín của doanh nghiệp.
Phân khúc khách hàng của công ty
Khách hàng doanh nghiệp: Pepsico, FPT FIS, Manulife, Thái Tuấn, Kinh Đô, Công ty bánh kẹo Phạm Nguyên, BMW, Tập đoàn Hoa Sen, Sacombank
Khách hàng cá nhân: Người tiêu dùng khắp mọi miền đất nước
Khách hàng mục tiêu của FPT Shop chủ yếu là những người từ 15 đến 50 tuổi, đang trong quá trình học tập và làm việc, với nhu cầu sử dụng thiết bị điện tử cao Đối tượng chính mà FPT Shop hướng tới bao gồm học sinh, sinh viên và nhân viên văn phòng, những người có nhu cầu thứ cấp về công nghệ.
FPT Shop phục vụ một đối tượng khách hàng đa dạng, từ doanh nghiệp đến cá nhân tiêu dùng Nhóm khách hàng mục tiêu của FPT Shop có tiềm năng lớn, tạo nên một thị trường màu mỡ, mở ra cơ hội phát triển cho hãng trong tương lai.
Cơ cấu tổ chức của công ty
1.6.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của FPT Shop
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công Ty Cổ Phần Bán Lẻ Kỹ Thuật Số FPT
Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Chủ tịch Hội đồng Quản trị (HĐQT)
Chủ tịch HĐQT giữ vị trí lãnh đạo cao nhất trong quản trị doanh nghiệp, có trách nhiệm định hướng chiến lược phát triển lâu dài, giám sát hoạt động của Ban điều hành và đưa ra quyết định quan trọng để bảo vệ lợi ích của cổ đông, đồng thời đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Tổng Giám đốc (CEO) là người điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có trách nhiệm thực hiện các kế hoạch đã được Hội đồng Quản trị phê duyệt CEO phân bổ nguồn lực và đưa ra các quyết định quan trọng trong quá trình điều hành, đồng thời chịu trách nhiệm chính về kết quả kinh doanh và sự phát triển của công ty.
Phó Tổng Giám đốc Điều hành
Phó Tổng Giám đốc Điều hành đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Tổng Giám đốc quản lý và điều phối các hoạt động của công ty Người này đảm bảo rằng các phòng ban hoạt động hiệu quả và tuân thủ đúng định hướng chiến lược chung Bên cạnh đó, Phó Tổng Giám đốc cũng là người đại diện cho CEO trong việc xử lý công việc khi được ủy quyền.
Phó Tổng Giám đốc kiêm Giám đốc Vận hành
Chịu trách nhiệm giám sát hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, đảm bảo hàng hóa và dịch vụ được cung cấp đúng quy trình, thời gian và chất lượng Đồng thời, tham gia cải tiến quy trình nhằm tối ưu chi phí và nâng cao hiệu suất hoạt động.
Là người phụ trách xây dựng và triển khai chiến lược phát triển nguồn nhân lực cho công ty, tôi đảm nhận nhiệm vụ tuyển dụng, đào tạo, xây dựng chính sách lương thưởng và phát triển văn hóa doanh nghiệp Đồng thời, tôi cũng cam kết đảm bảo nguồn nhân lực được sử dụng hiệu quả và giữ chân những nhân tài quý giá.
Giám đốc Tài chính (CFO)
CFO chịu trách nhiệm quản lý hoạt động tài chính – kế toán của doanh nghiệp, bao gồm lập ngân sách, phân tích tài chính, kiểm soát chi phí và quản lý dòng tiền Đồng thời, CFO cũng là người tư vấn chiến lược tài chính cho Ban lãnh đạo, nhằm đảm bảo an toàn tài chính và tối ưu hiệu quả đầu tư.
Giám đốc Công nghệ (CTO)
Là người lãnh đạo công nghệ trong doanh nghiệp, bạn sẽ xây dựng định hướng và chiến lược phát triển công nghệ Bạn cũng chịu trách nhiệm thiết kế, triển khai và bảo trì hệ thống công nghệ thông tin, đảm bảo rằng các giải pháp kỹ thuật hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động kinh doanh.
Giám đốc Chuyển đổi số (CDO)
Giám đốc chuyển đổi số dẫn dắt các dự án chuyển đổi số trong doanh nghiệp, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện trải nghiệm khách hàng Họ đảm bảo việc ứng dụng công nghệ vào quy trình quản trị, sản xuất và bán hàng được triển khai đồng bộ và hiệu quả trên toàn tổ chức.
1.6.2 Cơ cấu tổ chức của cửa hàng FPT Shop
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của cửa hàng FPT Shop
1.6.3.Sơ đồ bộ máy kế toán
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ bộ máy kế toán
Chức năng, nhiệm vụ của từng cán bộ kế toán
Kế toán trưởng là người lãnh đạo bộ phận kế toán, có trách nhiệm điều hành và giám sát các hoạt động kế toán để đảm bảo báo cáo tài chính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật Ngoài ra, kế toán trưởng còn đóng vai trò tư vấn tài chính cho Ban lãnh đạo và định hướng chiến lược tài chính của công ty.
Kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý giao dịch thu – chi và thanh toán với đối tác, khách hàng Bộ phận này kiểm soát công nợ, lập chứng từ thanh toán như ủy nhiệm chi và phiếu thu – chi, đồng thời thực hiện đối chiếu số dư tài khoản ngân hàng và tiền mặt để đảm bảo tính minh bạch trong dòng tiền.
Kế toán bán hàng giữ vai trò thiết yếu trong việc ghi nhận doanh thu, xuất hóa đơn và lập phiếu bán hàng trên hệ thống Bộ phận này không chỉ theo dõi doanh thu theo từng cửa hàng và kênh bán hàng mà còn kiểm tra và đối chiếu dữ liệu để đảm bảo tính chính xác.
Bộ phận kế toán kho – vật tư hàng hóa tại FPT Shop có nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho, đảm bảo quy trình nhập – xuất hàng hóa diễn ra chính xác Họ thực hiện kiểm kê định kỳ và đối chiếu số liệu với thực tế, đồng thời theo dõi lượng hàng hóa luân chuyển giữa các kho và cửa hàng trong hệ thống.
Kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp số liệu kế toán từ các bộ phận khác, lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế theo quy định Họ cũng kiểm soát chi phí và doanh thu của toàn hệ thống, đảm bảo tính chính xác trong hạch toán và báo cáo tài chính.
Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt trong quỹ công ty, thực hiện các giao dịch thu chi theo quy định Họ cũng kiểm tra và đối chiếu số dư quỹ hàng ngày với kế toán thanh toán, đảm bảo rằng số liệu tiền mặt luôn khớp với sổ sách kế toán.
VẬN HÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁN LẺ KỸ THUẬT SỐ FPT
Chu trình mua hàng tại FPT Shop
2.1.1 Mô tả chu trình mua hàng tại FPT Shop
Chu trình mua hàng tại FPT Shop được thiết kế chặt chẽ để đảm bảo cung ứng hàng hóa đúng thời điểm và chất lượng, đồng thời kiểm soát chi phí hiệu quả Quy trình bắt đầu với việc tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp, bao gồm bốn hoạt động chính: nhận yêu cầu và đặt hàng, nhận và bảo quản hàng, ghi nhận nợ phải trả, và thanh toán với người bán.
Các hoạt động trong chu trình mua hàng
(1) Nhận yêu cầu mua hàng và đặt hàng
Hoạt động 1: Nhận yêu cầu mua hàng và đặt hàng
Công việc 1.1 Tiếp nhận yêu cầu mua hàng
Nhu cầu mua hàng tại FPT Shop chủ yếu đến từ bộ phận quản lý hàng tồn kho và bộ phận kinh doanh, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn cung hàng hóa phù hợp với nhu cầu thị trường Dựa trên dữ liệu doanh số, xu hướng tiêu dùng, dự báo nhu cầu tương lai và tình trạng tồn kho hiện tại, các bộ phận này phân tích và xác định chính xác số lượng và chủng loại sản phẩm cần nhập, từ đó lập phiếu yêu cầu mua hàng gửi cho bộ phận mua hàng.
Phiếu yêu cầu mua hàng được tạo trên hệ thống phần mềm nội bộ hoặc dưới dạng chứng từ giấy, bao gồm nhiều liên, trong đó một liên lưu tại bộ phận lập và một liên chuyển cho bộ phận mua hàng Chứng từ này cần có chữ ký của trưởng bộ phận yêu cầu để đảm bảo trách nhiệm đối với hàng hóa được yêu cầu Phiếu mua hàng phải cung cấp đầy đủ thông tin cụ thể như tên mặt hàng, mã sản phẩm, số lượng, thời gian cần hàng và lý do mua.
Sau khi nhận yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng sẽ kiểm tra tính cần thiết và sự phù hợp với chính sách cũng như tình hình tài chính của đơn vị Họ xác minh nhu cầu bằng cách đối chiếu với tồn kho thực tế và kế hoạch kinh doanh Tiếp theo, bộ phận này tổng hợp yêu cầu và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Quyết định phê duyệt dựa vào giá trị hàng mua, kế hoạch dự trữ, khả năng tài chính và hệ thống kho bãi của doanh nghiệp.
Nếu thông tin được xem là hợp lý, chúng tôi sẽ tiến hành bước tiếp theo Ngược lại, nếu phát hiện thông tin thiếu sót hoặc không hợp lý, bộ phận mua hàng sẽ liên hệ lại với chi nhánh để làm rõ và thực hiện điều chỉnh cần thiết.
Công việc 1.2 Lựa chọn nhà cung cấp và đặt hàng
Lựa chọn nhà cung cấp
Sau khi đơn yêu cầu mua hàng được phê duyệt, bộ phận mua hàng sẽ tổng hợp nhu cầu và tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Mục đích của FPT Shop trong hoạt động lựa chọn nhà cung cấp là tìm kiếm đối tác uy tín, đảm bảo chất lượng hàng hóa và dịch vụ với giá cả hợp lý Quy trình lựa chọn nhà cung cấp bài bản không chỉ giúp tối ưu chi phí mà còn duy trì sự ổn định của chuỗi cung ứng, giảm thiểu rủi ro và thúc đẩy đổi mới Hợp tác với các đối tác đáng tin cậy sẽ giúp FPT Shop xây dựng nền tảng phát triển bền vững, nâng cao khả năng thích ứng với biến động thị trường và tận dụng cơ hội tăng trưởng hiệu quả.
FPT Shop xác định rõ nhu cầu và mục tiêu hợp tác nhằm đảm bảo quá trình lựa chọn diễn ra hiệu quả và phù hợp với chiến lược phát triển Các yếu tố quan trọng cần xem xét bao gồm:
Danh mục sản phẩm/dịch vụ: Xác định rõ loại hàng hóa hoặc dịch vụ mà nhà cung cấp bán để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp
Đánh giá số lượng và tần suất cung ứng là rất quan trọng để xác định xem nhà cung cấp có đáp ứng được nhu cầu mua của đơn vị trong từng giai đoạn (tháng, quý, năm) hay không.
Để đánh giá nhà cung cấp một cách hiệu quả, cần định nghĩa rõ ràng các tiêu chí quan trọng như giá cả, chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, năng lực đổi mới, uy tín, khả năng đáp ứng linh hoạt và cam kết bền vững Những tiêu chí này không chỉ giúp lựa chọn đối tác phù hợp mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Mục tiêu hợp tác: Xác định rõ mong muốn từ mối quan hệ hợp tác
Bên cạnh đấy FPT Shop còn Đề nghị báo giá, theo dõi báo giá từ nhà cung cấp Từ
Phòng mua hàng thực hiện "Yêu cầu mua hàng" và lập "Đề nghị báo giá" gửi đến các nhà cung cấp truyền thống cũng như nhà cung cấp mới phù hợp với tiêu chí của các phòng ban Dựa trên báo giá nhận được và các yêu cầu về nhà cung cấp, phòng mua hàng tiến hành lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.
FPT Shop đã trở thành nhà phân phối chính thức tại Việt Nam cho nhiều nhãn hàng điện tử nổi tiếng như Microsoft, IBM, Toshiba và Sony Đồng thời, F.Studio by FPT được công nhận là chuỗi bán lẻ đạt tiêu chuẩn cao cấp APR (Apple Premium Reseller), chuyên cung cấp các sản phẩm Apple chính hãng với dịch vụ chăm sóc khách hàng 6 sao.
Sau khi chọn nhà cung cấp phù hợp, bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng để xác định yêu cầu về hàng hóa, giá cả, điều kiện giao hàng và thanh toán Đơn đặt hàng là tài liệu chính thức gửi đến nhà cung cấp, nêu rõ loại hàng hóa, số lượng, đơn giá dự kiến, thời gian và địa điểm giao hàng, cũng như các điều khoản thanh toán Nó có thể bao gồm yêu cầu về chất lượng hàng hóa và điều kiện giao nhận Sau khi hoàn tất, đơn mua hàng được gửi đến nhà cung cấp để xác nhận và bắt đầu quá trình cung ứng Đơn đặt hàng được lập thành nhiều liên: 1 liên lưu, 1 liên gửi người bán, 1 liên cho bộ phận nhận hàng và 1 liên cho phòng kế toán Bộ phận mua hàng gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp và chờ phản hồi.
Khi nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng, hai bên sẽ ký hợp đồng mua bán, tạo ra ràng buộc pháp lý giữa họ Hợp đồng này sẽ nêu rõ các điều khoản quan trọng như thông tin hàng hóa, số lượng, đơn giá, thời gian và địa điểm giao hàng, điều kiện thanh toán, cũng như trách nhiệm bảo hành và xử lý các vấn đề phát sinh.
Hợp đồng sẽ được trình ban giám đốc FPT Shop phê duyệt và sau khi hai bên ký kết, hợp đồng này sẽ được lập thành nhiều bản Một bản sẽ được lưu tại bộ phận mua hàng, trong khi một bản khác sẽ được chuyển cho phòng kế toán để làm căn cứ thanh toán.
Chu trình bán hàng tại FPT shop
2.2.1 Mô tả chu trình bán hàng tại FPT Shop
Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, chu trình doanh thu là yếu tố quan trọng quyết định sự thịnh vượng và bền vững của doanh nghiệp Mỗi giai đoạn từ tiếp nhận đơn hàng đến thu hồi công nợ cần được thực hiện với độ chính xác và hiệu quả cao Đối với FPT Shop, một trong những nhà bán lẻ hàng đầu tại Việt Nam, tối ưu hóa chu trình doanh thu không chỉ là yêu cầu thiết yếu mà còn là chiến lược quan trọng để nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Tại FPT Shop, chu trình doanh thu không chỉ là quy trình vận hành mà còn là hành trình trải nghiệm khách hàng được chăm chút kỹ lưỡng FPT Shop tích hợp đa kênh để tiếp nhận đơn hàng, từ nền tảng trực tuyến cho đến hệ thống cửa hàng vật lý.
FPT Shop cam kết xử lý nhanh chóng và chính xác mọi yêu cầu của khách hàng Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và hệ thống giao hàng linh hoạt giúp tối ưu hóa sự hài lòng của khách hàng Hóa đơn bán hàng được lập tức, tạo điều kiện cho khách hàng theo dõi giao dịch và quản lý tài chính một cách minh bạch Ngoài ra, FPT Shop cung cấp nhiều phương thức thanh toán, từ tiền mặt đến các hình thức thanh toán điện tử hiện đại, nhằm mang lại sự tiện lợi tối đa cho khách hàng.
Chu trình doanh thu của FPT Shop bao gồm bốn hoạt động chính, thể hiện cam kết của doanh nghiệp đối với chất lượng sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng Đây không chỉ là một chuỗi hoạt động kinh doanh mà còn là minh chứng cho sự chuyên nghiệp và uy tín của FPT Shop trong ngành bán lẻ.
- Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng (1.0)
- Cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng (2.0)
- Lập hoá đơn bán hàng và theo dõi công nợ (3.0)
Các hoạt động trong chu trình bán hàng:
(1), Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng:
- Công việc 1.1: Tiếp nhận đơn đặt hàng :
Bộ phận bán hàng của FPT Shop tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng với các sản phẩm và số lượng mong muốn Khách hàng có thể đặt hàng qua nhiều kênh khác nhau, bao gồm các chi nhánh cửa hàng offline hoặc qua website/app FPTshop.com.vn online Đơn đặt hàng cần điền đầy đủ thông tin theo mẫu quy định.
+ Họ tên; Số điện thoại; Email
+ Sản phẩm muốn mua; Thương hiệu; Số lượng; Màu sắc
+ Phương thức mua hàng: Mua ngay; Trả góp 0%; Trả góp qua thẻ
+ Phương thức nhận hàng: Nhận hàng trực tiếp tại cửa hàng hoặc giao hàng tận nơi
+ Phương thức thanh toán: Trả tiền mặt; Thẻ ATM; Thẻ Quốc tế (Visa, MasterCard); Trả góp
- Công việc 1.2: Kiểm tra hạn mức tín dụng/khả năng thanh toán của khách hàng :
Trước khi xử lý đơn hàng, cần thiết lập và kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng Tại FPT Shop, việc kiểm tra hạn mức tín dụng phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể của khách hàng.
Trong trường hợp khách hàng cá nhân mua hàng và thanh toán ngay, chiếm 99% giao dịch tại FPT Shop, việc kiểm tra hạn mức tín dụng là không cần thiết Khách hàng có thể thanh toán trực tiếp tại quầy bằng tiền mặt, thẻ hoặc ví điện tử, hoặc thanh toán online trước khi giao hàng mà không phát sinh công nợ.
Trường hợp cần kiểm tra hạn mức tín dụng
1 Đối với Khách hàng mua trả góp
Tín dụng khách hàng cần được phê duyệt dựa trên lịch sử tín dụng, thu nhập chứng minh và nợ xấu hiện tại thông qua các công ty tài chính đối tác của FPT Shop như FE Credit và Home Credit Quá trình kiểm tra này giúp giảm thiểu rủi ro nợ xấu, đặc biệt là đối với các đơn hàng có giá trị cao.
2 Khách hàng là doanh nghiệp có tài khoản công nợ
Một số khách hàng doanh nghiệp lớn và trung thành có thể ký hợp đồng thanh toán sau với FPT Shop Để đảm bảo tính khả thi, FPT Shop sẽ kiểm tra lịch sử tín dụng của khách hàng trên hệ thống, xác nhận rằng họ có lịch sử thanh toán tốt và hạn mức tín dụng không vượt quá giới hạn đã thiết lập Khi hạn mức tín dụng được phê duyệt, quá trình bán hàng sẽ tiếp tục Nếu khách hàng không vượt quá hạn mức cho phép, đơn đặt hàng sẽ được chấp nhận và khách hàng sẽ nhận thông báo.
Ngược lại, nếu khách hàng vượt quá mức tín dụng mà công ty đề ra, công ty sẽ từ chối đơn đặt hàng
Công việc 1.3: Kiểm tra HTKho:
Sau khi được phê duyệt hạn mức tín dụng, hệ thống công ty sẽ kiểm tra tình trạng hàng tồn kho Nhân viên bán hàng có quyền truy cập vào dữ liệu tồn kho để xác định số lượng hàng hóa hiện có Nếu khách hàng yêu cầu số lượng vượt quá mức tồn kho, bộ phận bán hàng sẽ thông báo cho khách hàng hoặc điều chỉnh số lượng hàng hóa trong lần gửi hàng đầu tiên Đồng thời, bộ phận kiểm soát hàng tồn kho sẽ tiến hành đặt hàng bổ sung và gửi yêu cầu tương ứng.
24 phận mua hàng trong đơn vị Các lần tiếp theo sẽ đủ số lương hàng hóa khách hàng đã đặt hàng Bên cạnh đó, cty sẽ:
kiểm tra kĩ các tình trạng mặt hàng đang lưu thông trong kho
Hạn mức sử dụng, động cơ, tính năng của hàng hóa còn chạy tốt hay không
Kiểm tra các mã, thông tin, chủng loại về các đơn hàng
Công việc 1.4 - Phản hồi thông tin của khách hàng về đơn hàng:
Sau khi kiểm tra tình trạng tín dụng và hàng tồn kho, bộ phận bán hàng sẽ thông báo cho khách hàng về kết quả đơn hàng Đối với những đơn hàng không đạt yêu cầu, FPT Shop sẽ gửi thông báo từ chối đến khách hàng Ngược lại, với các đơn hàng được chấp nhận, doanh nghiệp sẽ cung cấp thông tin về đơn hàng, bao gồm chi tiết hàng hóa và số lượng có thể cung cấp.
Công việc 1.5 - Lập đơn hàng cho khách hàng :
Khi đơn hàng được chấp thuận, bộ phận bán hàng sẽ tạo Lệnh bán hàng và chuyển giao cho các bộ phận liên quan để tiếp tục quy trình Lệnh bán hàng bao gồm đầy đủ thông tin về tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, thành tiền, cùng với thông tin khách hàng, địa chỉ, thời gian giao hàng và hình thức thanh toán.
Một bản sao Lệnh bán hàng sẽ được gửi đến khách hàng để thông báo về việc chấp nhận đơn đặt hàng, đồng thời xác nhận thông tin liên quan đến điều kiện giao hàng và thanh toán.
(2), Cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng
Công việc 2.1: Lấy hàng và đóng gói hàng hóa:
Sau khi đơn hàng được phê duyệt, thủ kho sẽ chọn hàng hóa để đóng gói cho khách hàng dựa trên Lệnh bán hàng chuyên Thủ kho sử dụng Phiếu đóng gói hàng hóa để xác định loại hàng hóa qua mã vạch sản phẩm và số lượng từng loại Nhân viên kho sẽ ghi lại số lượng của từng mặt hàng vào Phiếu đóng gói hàng hóa, làm cơ sở để lập Phiếu xuất kho.
Sau khi hoàn tất quá trình đóng gói, hàng hóa sẽ được chuyển đến bộ phận nhận hàng Tại đây, bộ phận nhận hàng sẽ tiến hành đối chiếu giữa đơn hàng và phiếu đóng gói để đảm bảo tính chính xác của đơn hàng.
Công việc 2.2: Giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng:
CÁC RỦI RO CÓ THỂ XẢY RA TRONG QUY TRÌNH MUA – BÁN HÀNG VÀ CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT
Quy trình mua hàng
Bảng 3.1: Rủi ro xảy ra trong quá trình mua hàng
Nội dung công việc Rủi ro tiềm tàng Nguyên nhân Biện pháp kiểm soát
Nhận yêu cầu mua hàng và đặt hàng
Tiếp nhận yêu cầu mua hàng
Yêu cầu đặt hàng không chính xác (sai số lượng, sai chủng loại)
- Nhân viên nhập sai dữ liệu, không kiểm tra tồn kho trước khi đặt hàng
- Thiếu sự trao đổi thông tin đầy đủ giữa các bộ phận, đặc biệt là giữa bộ phận mua hàng và bộ phận yêu cầu
- Thiết lập quy trình kiểm tra tồn kho trước khi lập yêu cầu, áp dụng phần mềm tự động đề xuất số lượng cần đặt
- Xác nhận yêu cầu mua hàng qua các bộ phận liên quan, và sử dụng mẫu yêu cầu chuẩn để giảm thiểu sai sót
Tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp và đặt hàng
Mua với chi phí cao do không tìm kiếm nhiều nhà cung cấp
- Không theo dõi xu hướng giá cả:
Doanh nghiệp không có bộ phận hoặc công cụ giám sát biến động giá nguyên vật liệu và hàng hóa
- Phụ thuộc vào một nhà cung cấp: Khi giá tăng, doanh nghiệp không có lựa chọn thay thế và buộc phải chấp nhận mức giá cao
- Không có hợp đồng mua hàng dài hạn:
Chỉ mua theo từng đợt nhỏ, không có thỏa thuận cố định giá trong thời gian
- Thiết lập bộ phận hoặc công cụ giám sát biến động giá nguyên vật liệu và hàng hóa
- Tìm kiếm ít nhất 3 nhà cung cấp trở lên để có sự so sánh về giá cả trước khi đặt hàng
- Nên có thỏa thuận cố định giá trong thời gian dài, tránh dẫn đến bị ảnh hưởng khi giá tăng đột biến
31 dài, dẫn đến bị ảnh hưởng khi giá tăng đột biến
Nhân viên mua hàng được nhận tiền hoa hồng, các lợi ích khác từ nhà cung cấp
- Thiếu kiểm soát và giám sát chặt chẽ:
Doanh nghiệp không có quy trình kiểm tra giao dịch giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp, dẫn đến tình trạng móc nối
Công ty thiếu quy định rõ ràng về đạo đức nghề nghiệp, dẫn đến việc không có chính sách cấm nhận hoa hồng hoặc quà tặng từ nhà cung cấp Điều này tạo ra kẽ hở cho các hành vi không đúng mực trong mối quan hệ giữa nhân viên và đối tác.
Một số nhà cung cấp chủ động hối lộ bằng tiền hoặc quà tặng để nhận được ưu tiên trong các đơn đặt hàng.
Thiếu quy trình lựa chọn nhà cung cấp minh bạch có thể dẫn đến việc nhân viên mua hàng thao túng quyết định, đặc biệt khi không có đấu thầu hoặc xét duyệt công khai.
Thiếu hụt kiểm toán nội bộ và cơ chế báo cáo dẫn đến việc không có bộ phận kiểm toán để phát hiện và xử lý các giao dịch bất thường.
Cần ban hành quy tắc đạo đức nghiêm ngặt, cấm nhân viên mua hàng nhận quà, tiền hoa hồng hoặc các lợi ích khác từ nhà cung cấp Nếu phát hiện nhân viên vi phạm, sẽ tiến hành kỷ luật nghiêm khắc để đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong hoạt động mua sắm.
- Thực hiện nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn nhà cung cấp
Nhận hàng từ nhà cung cấp
Nhận hàng không đúng số lượng, chủng loại của đơn đặt hàng
- Nhà cung cấp giao hàng không đúng với đơn đặt hàng đã được phê duyệt
- Bộ phận nhận hàng không kiểm tra đối chiếu với đơn đặt hàng trước khi nhận
- Bộ phận nhận hàng phải đối chiếu số lượng, chủng loại hàng hóa với đơn đặt hàng trước khi nhập
Áp dụng hệ thống phê duyệt hai bước giúp tăng cường quy trình nhận hàng, trong đó bộ phận mua hàng sẽ xác nhận trước khi tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp, và bộ phận nhận hàng cũng sẽ xác nhận trước khi nhận hàng từ bộ phận mua hàng.
Nhà cung cấp giao hàng kém chất lượng
- Nhà cung cấp sử dụng nguyên vật liệu chất lượng kém, không rõ nguồn gốc
- Nhà cung cấp hay đổi trong quy trình sản xuất và cung cấp sản phẩm
- Áp lực giao hàng số lượng lớn dưới thời gian gấp khiến quy trình đánh giá chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu
Thực hiện đánh giá rủi ro nhà cung cấp định kỳ là rất quan trọng, giúp kiểm tra chất lượng sản phẩm và dịch vụ Điều này không chỉ đảm bảo chất lượng mà còn khuyến khích nhà cung cấp chủ động hơn trong việc kiểm soát chất lượng của họ.
Để đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng, cần thiết lập các cam kết về nguồn thu mua nguyên vật liệu thô và quy trình sản xuất Các nhà cung cấp phải trình bày đề xuất chi tiết và chính xác về những thay đổi có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
- Nâng cao hiệu quả quy trình kiểm tra hàng đầu vào Tránh đưa vào sản xuất và ra thành phẩm mới phát hiện sai khác trong chất lượng
Chuyển hàng đến nơi bảo quản hoặc sử dụng
Hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển đến các bộ phận sử dụng hoặc bảo quản chưa kỹ lưỡng
Quá trình bảo quản và vận chuyển sản phẩm cần được thực hiện cẩn thận để tránh hư hỏng Đảm bảo tuân thủ quy trình bảo quản nghiêm ngặt và sử dụng bao bì phù hợp là rất quan trọng trong việc bảo vệ chất lượng sản phẩm.
Phát hiện sai sót khi kiểm đếm, mất hàng
Quá trình kiểm đếm hàng hóa cần được thực hiện một cách kỹ càng và kho bãi cần được quản lý chặt chẽ Để nâng cao hiệu quả, nên áp dụng hệ thống kiểm kê thường xuyên, thực hiện đối chiếu lượng hàng hóa và sử dụng mã vạch hoặc RFID để quản lý.
Ghi nhận nợ phải trả
Chấp nhận hóa đơn mua hàng
Ghi nhận sai số lượng và trị giá hàng mua
- Không đối chiếu giữa các chứng từ: đơn mua hàng, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho
- Nhân viên cố tình gian lận hoặc thông đồng với bộ phận khác để biển thủ tài sản
- Thực hiện kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các chứng từ trước khi ghi nhận
- Phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận
- Kiểm soát nhân sự thường xuyên
Ghi chép, theo dõi công nợ
Ghi nhận sai số tiền phải trả nhà cung cấp
- Có sai sót trên hóa đơn người bán gửi đến
- Nhân viên kế toán ghi sai hoặc bỏ sót hóa đơn
- Không đối chiếu, rà soát công nợ định kỳ với nhà cung cấp
- Kiểm soát chặt chẽ hóa đơn khi người bán gửi đến
- Đối chiếu giữa hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu nhập kho trước khi ghi nhận nợ
- Đối chiếu bảng tổng hợp chi tiết nợ phải trả người bán và sổ kế toán tổng hợp
Hàng nhập kho nhưng chưa ghi nhận công nợ
- Bộ phận kế toán chưa nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp
- Quy trình kế toán chưa chặt chẽ, phụ thuộc vào ghi nhận thủ công
- Hệ thống bị lỗi hoặc cập nhật dữ liệu chậm
- Yêu cầu bộ phận mua hàng theo dõi và cung cấp hóa đơn kịp thời
- Xây dựng quy trình kiểm soát công nợ theo chu kỳ nhất định
- Cài đặt cảnh báo tự động trong phần mềm khi có hàng nhập nhưng chưa ghi nhận công nợ
Thanh toán với người bán
Lập chứng từ đề nghị thanh toán
Sai số liệu trong phiếu đề nghị thanh toán
- Nhầm lẫn số liệu: Nhầm lẫn giữa các dòng thông tin trên hóa đơn hoặc các chứng từ liên quan
- Bỏ sót thông tin: Quên nhập một số khoản mục hoặc thông tin quan trọng
- Không có người kiểm soát độc lập:
Không có bộ phận hoặc cá nhân độc lập thực hiện việc kiểm tra tính chính xác của phiếu đề nghị thanh toán trước khi phê duyệt
- Không đối chiếu với chứng từ gốc:
Phiếu đề nghị thanh toán không được đối chiếu cẩn thận với hóa đơn mua
Tự động hóa nhập liệu giúp tích hợp hệ thống để tự động thu thập dữ liệu từ các chứng từ gốc, chẳng hạn như quét hóa đơn và liên kết với phiếu nhập kho.
Thiết lập cảnh báo là một bước quan trọng để theo dõi sự khác biệt lớn giữa số liệu nhập vào và dữ liệu tham chiếu, chẳng hạn như so sánh với đơn đặt hàng Việc này giúp phát hiện kịp thời các sai lệch và đảm bảo tính chính xác trong quá trình quản lý dữ liệu.
- Thiết lập quy trình kiểm tra nhiều cấp: Áp dụng quy trình kiểm tra bởi ít nhất hai người độc lập (người lập và người kiểm tra)
- Đối chiếu bắt buộc với chứng từ gốc: Yêu cầu nhân viên phải đối chiếu
Để đảm bảo quy trình thanh toán hiệu quả, cần chuẩn bị 35 hàng hóa, phiếu nhập kho, hợp đồng mua bán và các chứng từ liên quan khác Mỗi dòng thông tin trên phiếu đề nghị thanh toán phải được đối chiếu với hóa đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Quá hạn thanh toán nhưng chưa lập chứng từ
- Thiếu hệ thống theo dõi và nhắc nhở về các khoản sắp đến hạn hoặc đã quá hạn thanh toán
- Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận:
Thiếu giao tiếp và phối hợp giữa bộ phận mua hàng, kho và kế toán gây ra tình trạng thông tin về các khoản phải trả không được cập nhật kịp thời, ảnh hưởng đến quá trình lập chứng từ của bộ phận kế toán.
Sử dụng phần mềm kế toán hoặc công cụ quản lý để tự động thông báo về các khoản thanh toán sắp đến hạn và đã quá hạn.
Quy trình bán hàng
Bảng 3.2: Rủi ro xảy ra trong quá trình bán hàng
Hoạt động Nội dung công việc Rủi ro tiềm tàng Nguyên nhân Biện pháp kiểm soát
Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
Tiếp nhận đơn đặt hàng
Lỗi kỹ thuật trong hệ thống đặt hàng
- Hệ thống website bị lỗi, không lưu đúng dữ liệu
- Kiểm tra hệ thống định kỳ và bảo trì
-Kiểm tra và tối ưu hệ thống thanh toán, giỏ hàng để tránh lỗi khi khách đặt hàng
Kiểm tra khả năng thanh toán của khách hàng
Khách hàng chọn trả góp nhưng không đủ điều kiện trả góp
- Không kiểm tra nhưng vẫn chấp nhận đơn hàng - Sai sót trong quá trình kiểm tra
-Tích hợp kiểm tra điều kiện trả góp trong quy trình đặt hàng
-Cung cấp thông tin chi tiết về yêu cầu trả góp trước khi khách hàng chọn phương thức này
Sai sót trong quá trình kiểm tra
-Thiếu quy trình kiểm soát nội bộ rõ ràng trong việc xác định hạn mức
-Thông tin tín dụng không được cập nhật kịp thời trên hệ thống
- Yêu cầu cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng minh tài chính
- Thường xuyên rà soát và cập nhật dữ liệu khách hàng
- Thiết lập quy trình kiểm duyệt rõ ràng với các cấp phê duyệt
- Thông tin khách hàng không đầy đủ hoặc không chính xác
- Áp dụng chính sách phân quyền truy cập và phê duyệt tín dụng
Kiểm tra HTKho Sai lệch giữa số lượng thực tế và sổ sách
- Nhập xuất hàng không được ghi chép kịp thời hoặc ghi sai
- Áp dụng phần mềm kế toán – kho tích hợp
- Kiểm tra hàng ngày hoặc hàng tuần
- Phân quyền rõ ràng người nhập dữ liệu
Phản hồi thông tin của khách hàng về đơn hàng
- Thiếu nhân sự chăm sóc khách hàng
- Không có hệ thống cảnh báo khi có phản hồi
- Phản hồi xử lý thủ công
- Áp dụng phần mềm để quản lý phản hồi tập trung
- Tự động phân công xử lý theo ca/kíp
- Đào tạo nhân viên xử lý nhanh, lịch sự
Lập đơn hàng cho khách hàng
Ghi sai thông tin khách hàng (họ tên, số điện thoại, địa chỉ, email…)
- Nhân viên nhập sai dữ liệu
- Không có kiểm tra định dạng
- Khách hàng cung cấp thiếu/thông tin sai
- Áp dụng form mẫu có kiểm tra định dạng
- Cho phép khách hàng xác nhận lại đơn trước khi lưu
- Tích hợp tự động điền thông tin với tài khoản khách hàng
Lấy sai sản phẩm (nhầm mẫu, màu, số lượng) - Thủ kho đọc sai đơn - Áp dụng mã vạch/QR code để kiểm tra trước khi lấy
Cung cấp hàng hoá cho khách hàng
Lấy hàng và đóng gói hàng hóa
- Không có mã vạch hoặc sản phẩm sắp xếp lộn xộn
- Sắp xếp kho theo mã hàng, khu vực
- Phần mềm kiểm tra lại sản phẩm khi scan
Áp dụng hệ thống phê duyệt hai bước giúp tăng cường quy trình nhận hàng, trong đó bộ phận mua hàng cần xác nhận trước khi nhận hàng từ nhà cung cấp, và bộ phận nhận hàng cũng phải xác nhận trước khi nhận hàng từ bộ phận mua hàng Điều này giảm thiểu rủi ro hư hỏng do đóng gói sai quy cách trong quá trình vận chuyển.
- Không có quy định đóng gói theo loại hàng
- Thiếu dụng cụ đóng gói phù hợp
- Quy định rõ quy chuẩn đóng gói theo loại hàng (điện tử, thủy tinh )
- Cung cấp đủ vật tư đóng gói (xốp, thùng, keo dán
Giao hàng hoá, cung cấp dịch vụ
Giao hàng trễ so với thời gian cam kết
- Lịch trình vận chuyển không tối ưu
- Kẹt xe, thời tiết, thiếu nhân lực
- Sử dụng phần mềm định tuyến giao hàng thông minh
- Chủ động gọi xác nhận lại thời gian giao hàng với khách
Giao sai sản phẩm, thiếu hàng, nhầm đơn
- Quá trình kiểm đếm không kỹ càng, kho bãi không được quản lý chặt chẽ
- Bắt buộc đối chiếu mã đơn, tên khách, số lượng trước khi giao
- Quét mã vạch xác nhận khi giao hàng
GTGT Đối chiếu xác nhận: Đối chiếu không chính xác (ghi nhận sai đơn hàng đã giao)
- Thiếu thông tin đối chiếu giữa các bộ phận
- Không đồng bộ hệ thống dữ liệu
- Tích hợp phần mềm bán hàng – kho – giao nhận trong cùng hệ thống
- Đối chiếu tự động theo mã đơn hàng
Lập sai thông tin trên hóa đơn (tên khách, mã số thuế, sản phẩm, số tiền)
- Không đối chiếu kỹ chứng từ
- Tích hợp phần mềm hóa đơn với hệ thống bán hàng để tự động điền thông tin
- Kiểm tra 2 bước trước khi ký hóa đơn
Hệ thống kế toán không cập nhật
- Phần mềm hóa đơn và kế toán không đồng bộ
- Nhập tay dễ sai sót
- Tích hợp hệ thống hóa đơn với phần mềm kế toán (ERP) để tự động cập nhật doanh thu, thuế GTGT
- Định kỳ đối chiếu giữa sổ hóa đơn và báo cáo kế toán
Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng
Không theo dõi đúng hạn thanh toán → nợ quá hạn
- Thiếu hệ thống cảnh báo nợ đến hạn
- Nhập liệu thủ công không cập nhật kịp thời
- Thiết lập cảnh báo tự động khi gần đến hạn thanh toán
- Lập bảng tổng hợp công nợ định kỳ, chia theo khách
Sai lệch giữa hóa đơn và số tiền thanh toán (trả thiếu/trả thừa)
- Lỗi xử lý nghiệp vụ trả góp hoặc khuyến mãi
- Có hệ thống kiểm tra chênh lệch tự động giữa hóa đơn và thanh toán
- Không cập nhật điều chỉnh giảm giá
- Cập nhật chính sách khuyến mãi và chiết khấu vào hệ thống ngay từ đầu
Gian lận / thất thoát do không kiểm tra đối chiếu công nợ
- Thiếu đối chiếu công nợ định kỳ
- Không phân quyền kiểm tra độc lập
- Lập báo cáo đối chiếu công nợ khách hàng hằng tuần
- Phân quyền kiểm tra – xác nhận công nợ cho bộ phận giám sát riêng
Kiểm tra nghĩa vụ thanh toán (đối với khách hàng mua trả góp/ trả sau)
Không kiểm tra định kỳ nghĩa vụ thanh toán đối với các khách hàng dẫn đến chậm trễ trong quá trình thu hồi nợ
- Nhân sự phụ trách theo dõi công nợ không theo dõi sát sao hoặc bỏ sót khách hàng
- Không có quy trình kiểm tra định kỳ nghĩa vụ thanh toán
- Phân công cụ thể trách nhiệm theo dõi từng nhóm khách hàng
- Áp dụng báo cáo định kỳ và kiểm tra đối chiếu công nợ hàng tuần/tháng
- Xây dựng quy trình kiểm tra và báo cáo công nợ định kỳ
Lập chứng từ thanh toán
Ghi sai thông tin khách hàng hoặc số tiền trên các chứng từ thanh toán
- Sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công
- Không đối chiếu với hóa đơn gốc
- Tích hợp hệ thống hóa đơn – bán hàng – kế toán để tự động lấy dữ liệu Thiết lập kiểm tra 2 bước trước khi lưu chứng từ
Xác nhận tình hình thanh toán và thu tiền
Không xác minh lại tình hình thanh toán mà ghi giảm khoản phải thu
- Ghi nhận thu tiền dựa vào thông tin chưa được xác thực (chẳng hạn do nhầm lẫn chứng từ hoặc báo cáo miệng)
- Thiếu quy trình kiểm tra chéo giữa bộ phận thu tiền
- Quy định bắt buộc đối chiếu chứng từ gốc (giấy nộp tiền, sao kê ngân hàng, biên lai thu tiền) trước khi ghi nhận thanh toán
- Đào tạo nghiệp vụ kế toán công nợ định kỳ
43 và kế toán công nợ
- Nhân viên thực hiện sai thao tác hoặc thiếu kiểm tra lại thông tin trước khi cập nhật
- Áp dụng quy trình kiểm duyệt hai bước (duyệt trước khi ghi nhận)
Khách hàng đã thanh toán nhưng chưa ghi sổ kịp thời
- Quy trình ghi nhận thanh toán còn thủ công, phụ thuộc vào con người nên dễ bị chậm trễ
- Thông tin thanh toán từ ngân hàng hoặc bên thu hộ chưa được chuyển đến kế toán đúng thời hạn
- Tự động hóa quy trình ghi nhận thanh toán bằng phần mềm kế toán tích hợp
- Phân quyền rõ ràng, có nhân sự chuyên trách ghi nhận thanh toán
- Thiết lập kết nối tự động giữa hệ thống ngân hàng và hệ thống kế toán của công ty để cập nhật giao dịch theo thời gian thực
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của thị trường bán lẻ công nghệ tại Việt Nam, việc tối ưu hóa quy trình mua và bán hàng là rất quan trọng để nâng cao lợi nhuận và duy trì vị thế doanh nghiệp Bài tiểu luận này phân tích hệ thống kế toán trong chu trình mua – bán hàng tại FPT Shop, làm rõ cách tổ chức và kiểm soát hai quy trình này, cùng với những thách thức mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong hoạt động.
FPT Shop nổi bật với hệ thống mua hàng chặt chẽ, đảm bảo sản phẩm từ các nhà cung cấp lớn được kiểm định chất lượng trước khi nhập kho và phân phối Hệ thống kiểm soát kho hiệu quả giúp tối ưu chi phí lưu kho, hạn chế tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa Quy trình mua hàng không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn được hỗ trợ bởi công nghệ phân tích dữ liệu, dự báo nhu cầu trong tương lai, tối ưu hóa kế hoạch nhập hàng và nâng cao hiệu suất kinh doanh.
Quy trình bán hàng tại FPT Shop được xây dựng trên nền tảng đa kênh, kết hợp giữa cửa hàng vật lý và hệ thống bán hàng trực tuyến Hệ thống thanh toán linh hoạt, bao gồm tiền mặt, thẻ tín dụng và trả góp, giúp mở rộng tệp khách hàng và gia tăng doanh số Đồng thời, hệ thống kế toán tích hợp với nền tảng quản lý bán hàng tự động hóa ghi nhận doanh thu, kiểm soát công nợ và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp cần cải thiện một số thách thức như rủi ro sai sót trong nhập liệu, gian lận thanh toán, lỗi hệ thống và thất thoát hàng hóa Để khắc phục, FPT Shop nên đầu tư vào tự động hóa quy trình, nâng cao bảo mật hệ thống và đào tạo nhân viên về kế toán và quản lý hàng hóa Ứng dụng AI và phân tích dữ liệu lớn sẽ giúp dự báo xu hướng mua sắm, tối ưu hàng tồn kho và nâng cao hiệu quả bán hàng.
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, FPT Shop cần đổi mới mô hình kinh doanh và ứng dụng công nghệ vào quản lý mua – bán hàng để nâng cao hiệu quả hoạt động Tối ưu hóa quy trình giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và doanh thu tốt hơn, đồng thời tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững, đảm bảo phát triển dài hạn trong thị trường bán lẻ công nghệ đầy biến động.
