Sáng kiến kinh nghiệm một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư Ở trường thpt xuân lộc

Công tác văn thư lưu trữ ở các phân hiệu chủ yếu là kiêm nhiệm chưa có chuyên môn, nghiệp vụ chính vỉ vậy hồ sơ, công văn, giấy tờ trước năm 1994 không duoc lap va bao quan can thận nê

(Do HDKH Sé GD&DT ghi)

SANG KIEN KINH NGHIEM Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở

Có đỉnh kèm: Cúc sản phẩm không thể hiện tong bản m SKKM

0 M6 hinh HDaCD(DVD) OFPhimanh OC Hién vat khac

(cde phim, dah, xin phim phan mens;

Năm học: 2014-2015

SƠ LƯỢC LY LICH KHOA HOC

THONG TIN CHUNG VE CA NHAN

Ho va tén: Hé Thi Huong

Ngảy tháng năm sinh: 05/06/1989

Nam, nit: Nit Bia chi: Khu phá 4, Thị trấn Gia 1èay, huyện Xuân Lộc, tinh Đằng Nai Điện thoại cơ quan: 0613 871115, ĐTDEP: 0976 329 864

Chức vụ: Nhân viên văn thư

Nhiệm vụ được giao: Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ văn thư lưu trữ

- Chuyên ngành đảo tạo: Quản trị Văn phòng - lưu trữ

1II.KTNIT NGIITỆM KIIOA HỌC

- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiêm: Quản lý hành chính

Số năm có kinh nghiệm: 03

- Gác sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: Khong

BM03-TMSKKN

SANG KIEN KINII NGIIEM: MOT SO BIEN PIIAP NANG CAO IHIỆU

QUA CONG TAC VAN THU O TRUONG THPT XUAN LOC

L LY DO CIION DE TAI

Nhu ching ta đã biết văn thư là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và đây là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhả nước Dặc biệt trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá thì các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp luôn quan tâm đến công tác văn thư vỉ làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của

cơ quan, gop phin nang cao hiệu suất và chất lượng công việc, phòng chống tệ nạn

quan liêu, giấy tờ và giữ gìn bí mật của nhà nước và cơ quan

Trong hoạt động của nhà trường Lừ việc đề ra các chính sách, chủ trương, kế hoach déu phải dựa vào thông tỉn mà hoạt động để đảm bảo thông tin bằng văn bán giấy tờ là công tác văn thư Chính vì vay công tác văn thư giữ một vai trỏ hết sức quan trọng là điều kiện không thể thiếu nhằm giúp Ban giám hiệu thu thập, xử

lý thông tin một cách chính xác từ đó đưa ra quyết định có hiệu quá góp phần hoàn

thành tôt nhiễm vụ của nhà trường,

Ban than tôi được phân công làm nhiệm vụ công tác văn thư của trường

Trong quá trình công tác tôi nhận thức được tầm quan trọng của sông tác văn thư

đối với công việc quản lý của nhà trường và tôi đã rút ra một số kinh nghiệm tử

công việc thực tế tại trường đây cũng chính lả lý do tôi chọn để tải một số biện

pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở trường THPT Xuân Lộc

IL CO SG LY LUAN VA TIIVC TIEN CUA CONG TAC VAN THU

1 Co’ sé ly luén céng tac van thu

“ông tác văn thư là khái niệm dùng chỉ toàn bộ công việc liên quan soạn thảo, ban hành văn băn, tổ chức quần lý, giải quyết văn bán, lập hỗ sơ hiện hành nhằm đảm báu thông tin văn bản cho hoạt động quán lý của cơ quan, tổ chức”,

[1,11] Nhu vay tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong sơ quan, lễ

chức đều tham gia thực hiện các công tác văn thư điều đó cho thấy công tác văn thư không phải của riêng những người làm công tác văn thư Muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình thi đều phải sử dụng vin ban, tai liệu để phổ biển các chủ

trương, chính sách, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tac

Nội dung của công tác văn thư gồm: Soạn tháo, ban hành văn bắn, Quản lý

văn bản đến; Quản lý văn bản đi, Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu

trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức, Quản lý và sử dựng can dẫu trong sông Lắc văn

thư

Hiệu quá hoạt động quần lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác văn thự của cơ quan làm tốt hay không Công tác văn thư yêu cầu đỏi hỏi

những cán bộ, nhân viên lâm công tác văn thư phải thực hiện công việc dám bảo

nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện dại

2 Cơ sở thực tiễn

2.1 Quả trinh phát triền trường THPT Xuân Lộc

Trường PTTH Xuân Lộc chỉnh thức dược thành lập theo quyết dị số

1768/QD UBT do ông Phạm Văn Nà - Chủ tịch UIDND tỉnh ký ngày 23/12/1985 do

thây Lloáng Văn Trọng làm hiệu trưởng Theo quyết định thành lập trường mang tên trường PTTII Xuân Lộc H

Trường PITH Xuân Lộc II chính thức ra dời đã đáp ứng dúng nhủ cầu, nguyện vọng của nhân dân các xã phía bắc huyện Xuân Lộc cũ và nằm trong kế

hoạch phát triển ngành piáo đục, trong sự nghiệp phát triển kinh tế- xã hội của huyện

Xuân Lộc và tỉnh Đồng Nai

Những năm đầu thành lập, cơ sé vat chat của trường là hai dãy phòng học tạm nhà cập 4 với 12 phòng học trên nền dat dé nang bụi, mưa lẫy Tuy với điều

kiên cơ sở vật chất còn rất tạm bợ, đội ngũ thầy, cô giáo còn gặp rất nhiều khó khăn

trong cuộc sống và điều kiên công tác nhưng đến tháng 5 năm 1986: 100% học sinh

khóa dầu tiên của trưởng đã dự thị và dễ tốt nghiệp PTTH đạt 929, vượt xã sơ với

mặt bằng của tỉnh lúc bấy giờ, có 28 em đậu vào các trường Đại học, Cao đẳng

bị đầy đủ các thiết bị, kết nỗi mang

Với ngôi trường mới dược đưa vào sử dụng, năm học 1998-1999, tổng số lớp của trường là S0 lớp Ngoài ra để đáp ứng nhu cầu học tập của con em lrên địa

ban huyện, nhà trường còn mở phân hiệu với 6 lớp 10 tại xã Sông Ray (thuộc

huyện Cắm Mỹ ngày nay), đây là cơ sở đầu tiên để hình thành Irường TIIPT Sông

lay Trường đã mở các phân hiệu sau: Năm học 1999-2000 phân hiệu Xuân Định, năm học 2003-2004 phân hiệu Xuân Iiưng, năm học 2005-2006 phân hiệu Xuân Tho

Ngày 6/11/2009, UBND tỉnh Ding Nai da ky Quyết dịnh số 32535/QĐ-

LĐND công nhận trường Trang học phổ thông Xuân Lộc dạt danh hiệu trưởng chuẩn

quốc gia

Năm học 2013-2014 trường có 87,3% đậu Dại học, Cao Dang Hién nay,

nhà trưởng có 42 lớp với 1617 học sinh Dội ngũ quản lý lả 03 trong đó 01 hiệu trưởng và 02 hiệu phó, nhân viên 08 người và giáo viên trực tiếp giảng dạy là 96

người đều đạt chuẩn và trên chuẩn (trong đó có 5 thạc sĩ và 3 giáo viên dang theo

học sau đại học), nhiều giáo viễn dược tặng huy chương vì sự nghiệp giáo dục, đạt

danh hiệu piáo viên giỏi cấp tỉnh

4

há trường tích cực đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và các gồng cụ

hiện đại vào hỗ trợ cho việc quản lý, giảng đạy va hoc tap

"Trường đã nhân được nhiều bằng khen của bộ va của tỉnh về thành tích cao trong giáo dục như: Năm hoc 2010-2011 UBND tinh tặng cờ là đơn vị thị đua xuất

sắc, năm học 2011-2012 tập thể nhà trường tiếp tạe được UDNTD tỉnh tặng bằng

khen tập thế lao động xuất sắc côn năm học 2012-2013 được Sở tặng cờ thì đơn vị

dẫn dẫu phong trảo thi dua yêu nước và bằng khen dúa Bộ giáo dục

Chỉ bệ nhà trường có 37 đẳng viên, Chỉ bộ được công nhận liên tục 7 nấm

liên đạt "trong sạch vững mạnh tiêu biêu” Các đoàn thể trong nhà trường hàng,

năm đều hoàn thành xuất sắc nhiệm vu

2.2 Thực trạng công tác văn thư của triòng

a Uu diém:

- Trường đã áp dụng cơ chế một cửa trong hoạt động công tác văn thư Thực

hiện cơ chế uỷ nhiệm, phân cong rõ quyền hạn và trách nhiệm giải quyết công việc

cho các phòng ban, bộ phận chuyên môn, cá nhân nên công việc được giải quyết

rất nhanh chóng và đúng lĩnh vực chuyên môn

- Nhân viên văn thư dễu có trách nhiệm cao trong công việc, luôn cố gắng

khắc phục khó khăn dễ hoàn thánh công việc dược giao

- Các văn bản đến và đi được làm thủ tục đăng ký nhanh chóng, tránh tình

trạng nhầm lần, that lac

- Trường đã trang, bị trang thiết bị văn phòng như máy photo, may in phục

vụ cho oông tác văn thư

b Nhược điểm:

- Trong quá trình phát triển của nhà trường đã mở nhiều phân hiệu để đáp

ứng nhu cầu học tập của các cm trên địa bàn huyện Công tác văn thư lưu trữ ở các

phân hiệu chủ yếu là kiêm nhiệm chưa có chuyên môn, nghiệp vụ chính vỉ vậy hồ

sơ, công văn, giấy tờ trước năm 1994 không duoc lap va bao quan can thận nên hồ

so that thoát không có lưu trữ tại trường

- Về soạn thảo và ban hành văn bản: Do dic thù của công việc một số giáo

viên lâm công tác giảng dạy và kiêm nhiệm công tác Đoán Thanh niên, Công doán,

Hai Chữ thập dỏ, Hội Khuyến học Để thực hiện các công việc kiểm nhiệm dó

họ phải tham mưu với Ban giám hiệu soạn thảo một số văn bản để giải quyết công việc Công tác văn thư của trưởng chưa dược quan tâm lắm việc triển khai hướng

dẫn quý thầy cô trong trường các văn bản quy định về việc soạn thâu và ban hình van ban con it Vì vậy văn bản ban hành còn sai size chữ, kiểu chữ, cách trình bày

thậm chí nhiều văn bản ban hành còn thiểu mmột số thành phần của thể thức văn bản

như nơi nhận, tên loại và trích yêu nội đung

+ Những năm trước nhà trường chưa nắm được lầm quan trọng của công tác

văn thư vì vậy chưa xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ cho cơ quan nên quy trình quản lý công lắc văn thư cỏn bị bất cập

+ Ding ky vin bản đến va di còn viết tắt và ghủ số bị trùng hoặc bỏ sót số ký

hiệu văn bản nên khỏ khăn khi nghiên cửu, tìm hiểu và kiểm tra

!_ Công văn đi lưu ở văn thư côn thiếu và thậm chí nhiều công văn đi con lưu

là bản photo không đúng với quy định Tất cả văn bản đi không sắp xếp theo số

ký vấn bản để lập hỗ sơ lưu Dẫn đến nhiều công văn ban hành bj that thoát

6 cho việc tra cứu và sử dụng văn bản sau nảy

+ Công văn đến được Hiệu trưởng phân luồng cho các bộ phận chuyên môn,

cá nhân giải quyết Sau khi giải quyết công văn xong nhiều cá nhân đã không lưu

vin bản đến vào hồ sơ công việc

-_ Về quản lý hồ sơ giáo viên, học sinh

1 THỖ sơ giáo viên: Nhiều hồ sơ giáo viên không cập nhật, hỗ sung đầy đủ giây

tờ như phiêu bổ sung lý lịch mẫu 4a-BNV/2007, các quyết định nâng bậc lương và phụ cấp thâm niên nhà giáo, phiếu đánh giá xếp loại giáo viên hằng năm

+ Hồ sơ học sinh: Việc quân lý hỗ sơ học sinh vẫn còn một số hạn chế học bạ

trung học cơ sở những năm Irước nhà trường không có kế hoạch trả cho học sinh vi vây khối lương học ba cấp 2, 3 học sinh tốt nghiệp đã ra trưởng vẫn còn tổn dọng ở trường rất nhiều SỐ đăng bộ của nhà trường không cập nhật rõ học sinh chuyển đi chuyên đến, bổ học nên gông táo thống kê, háo cáo gặp nhiều khó khăn

e Nguyên nhân:

- Những năm trước dãy công tác văn thư nha trường chưa thực sự quan tâm

nhân viên phụ trách công việc văn thư là kiêm nhiệm chưa có chuyên môn, nghiệp

vu về công tác văn thư

- Trang thiết bị văn phòng phục vụ công tác văn thư hay xảy ra trục trặc, hư

hồng như máy photo bị dính mực, kẹt giấy, máy in hay bị hư vị vậy công việc vẫn thư hay bị trí trề Kinh phí đầu tư trang thiết bị và dụng cụ văn phòng như máy photo, may vi tính, hộp, bia hỗ sơ theo quy dịnh cỏn hạn c

- Văn thư tại trường thực hiện Tất nhiều công việc như; Quản lý công văn đi, đến: lưu trữ hỗ sơ, quan ly và cấp phat hoc ba, bằng tốt nghiệp học sinh, tiếp dân giải quyết thủ tục hành chính, quản lý hỗ sơ cán bộ công chức viên chức; làm số

đăng bộ làm công tác thì Công việc nhiều mà chỉ được biên chế một nhân viên

làm nên áp lực công việc rất nhiều mà chế đô đãi ngô thì rất ít

IH CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUÁ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRUONG THPT XUAN LOC

Trường TIIPT Xuân Lệc thánh lập và hoạt động 30 năm Những nắm trước

đây công tác văn thư nhà trường chưa thực sự quan tâm nhân viên phụ trách công

việc văn thư là kiêm nhiệm chưa có chuyên môn nghiệp vụ về văn thư chính vì vậy

6

nhiễu công văn giấy Us của những nấm trước đây bị thất thoát cũng gây khó khăn

trong việc tìm kiếm thông tin phục vụ trong hoạt động quản lý của nhà trường Trong những năm gần đây nhà trường đã nhận thấy lầm quan lrọng của công lắc xăn thư, nhả trường đã tuyển nhân viên văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ

và đưa ra những biện pháp tích cực nhất để đem lại hiệu quả cao và từ đó đưa công tác quản lý của nhà trường tốt hơn Sau day là các biện pháp trường THPT Xuân

hoạt động của cơ quan, doàn thé, xi nghiệp (gọi chưng lá cơ quan)”, |2,5-6| Chính

vi vay dễ hoạt động của cơ quan thực hiện xuyên suốt, nhanh chỏng và ding với quy định của nhà nước thí phải xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn để giải quyết công việc

Trong những năm gần đây nhà trường đã nhận thấy tim quan trọng của công

tác văn thư và thực hiện kế hoạch số 39/KH-LBNI huyện Xuân Lộc ngày 14 thang 3 nim 2014 về việc thực hiện công tác vẫn thư, lưu trữ năm 2014 Ban giám hiệu đã soạn thảo, ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ Việc xây đựng, ban

hành quy chế công tác văn thư lưu trữ của trường nhằm cụ thể hóa các quy định

của nhà nước về công lác văn Lhư, lưu trữ cho phủ hợp với tỉnh hình thực tỄ của

trường giúp cho việc thực hiện, quần lý và kiêm tra tốt hơn Trong bản quy chế đã

niêu rõ trách nhiệm quản ly, 16 chức thực hiện, quy trình soạn thảo, ban hành văn

bản; quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

nhà trường; quân lý và sử dụng con đấu

Bản Quy chế công tác văn thư lưu trữ của trường THPY Xuân Lộc banh hành

kèm theo quyết định số 56/QÐ-THPT ngàu 29/4/2014 của trường THPT Xuân Lộc

được thể hiện phu luc I

Quy trình thực hiện công tác văn thư tại trường TIIPT Xuân Lộc như sau:

* Soạn thảo và ban hành văn bin

liằng năm trong quá trình giải quyết công việc quản lý Ban giám hiệu đã

ban hành một số văn bản như sau: Quyết định, tờ trình, công văn, biển ban, thông

báo, báo cáo, giây đi đường, giây giới thiệu được thể hiện qua bảng thông kê sau:

Kế hoạch, công văn,

Đổ soạn thảo và ban hành một văn bản các bộ phận chuyên môn, cá nhân và

văn thư phải xác định các vẫn dé sau

- Xác định tính chất, mục đích của văn bản dự định soạn

+ Cần bộ soạn tháo văn bản bất đầu xây dựng dự tháo văn bản và xác dh

ban hành văn bắn dễ giải quyết vấn đề gì

! Xác định đỗi tượng nhận văn bản: Văn bản soạn ra để gửi cho ai, gửi cho

cấp trên hay cấp dưới

+ Xác định thời gian ban hành văn bản

- Xác định iên loại văn bản Giúp cho việc soạn thảo được nhanh chóng,

chính xác với mẫu mỗi loại văn bản Vì mỗi loại văn bản có cách thức soạn khác

nhau như công văn soạn khác với quyết định

- Thu thận và xử lý thông tin Phái thu thập đầy để thông tin, dữ liệu như

các văn bản quy pham pháp luật, văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ của cấp trên và

những thông tin từ thực tế

- Xác định đề cương văn bản và viết văn bản

-_ Trình lãnh đạu duyệt văn bản và làm thủ Lục phát hành

Cần bộ, nhân viên soạn thảo vấn bản chuyển văn bản cho văn thư trên luồng

thông qua hệ thông mail nhà trường Văn thư nhận văn bản thục hiện theo quy

trình sau:

Nếu chưư duyệt nội dung

Nhân viên văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức vả kỹ thuật trình bày văn bản

đứng thoo cáo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm

2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bảy văn bản hành

chính

Mot sé van bản nhà trường soạn thảo và bạn hành năm 2014 được thể hiện

ở phụ lục HH

*Quan ly van ban di Theo lĩnh vực chuyên môn và căn cứ vào thấm quyền của mình các bô phân

chuyên môn, cả nhân soạn thảo văn bản rôi chuyên luông cho Hiệu trưởng duyệt

nội dung sau đỏ chuyên mail cho nhân viên văn thư, khi nhận được văn bản đi thì

văn thư trường tiên hành thực hiện theo quy trình sau

Quy trình quản lý công văn đi

< ae š ˆ Soạn thảo văn bản và chuyên

Cho số, đăng kỷ vảo số, nhân

[Làm thủ tục và theo dõi chuyên)

phat ;

Van thư — Eel Xem mục e

Mô tả chỉ tiết công việc quản lý văn bản đi của trường

a/ Tiếp nhận, kiểm tra văn bản

Các bộ phận, cá nhân chuyên môn ban hành văn bản để giải quyết công việc

sau khi soạn thảo được Ban giám hiệu duyệt nội dung xong gửi cho văn thư theo

hệ thông mail của trường

Văn thư khi nhận được văn bản từ các bộ phận, cá nhân gửi tới tiến hành rà

soát, kiêm tra, điều chỉnh thể thức hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo

Thông tư số: 01/2011/TT-BNVcủa Bộ Nội vụ vẻ cách trinh bảy thể thức văn bản

có đúng size, kiêu chữ và loại chữ có đúng với quy định không Việc gửi văn bản qua mail kiêm tra và điêu chỉnh rât nhanh và tiết kiệm được giây in rat nhiéu

b/ Trình cho Ban giám hiệu ký duyệt: Sau khi kiểm tra và chỉnh sửa đúng thé

thức văn bản văn thư trình cho Ban giám hiệu nhả trường xem xét và ký duyệt

e/ Cho số, đăng ký vào số, nhân văn bản và đóng dâu

Văn bản được lãnh đạo duyệt nhân viên văn thư tiễn hành cho số văn bản

theo tên loại văn bản và đăng ký thông tin của văn bản vào số đăng ký văn ban di

va xem số lượng văn bản cần phát hành được ghi ở phần nơi nhận của văn bản để tiến hành nhân số lượng văn bản cho đủ

Đóng dẫu vào văn bản: Xác định dấu cần dóng văn bản là dấu của cơ quan, dấu Đảng, dấu Công đoàn hay dấu Đoản Thanh niền Đóng dấu phải thực hiện theo đứng quy định của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về việc quán lý và sứ dụng con đấu: Nghị định số 31/2009/NĐ - CP ngày

01/4/2009 của Chính phủ về sửa đốu bổ sung một số điều của Nghị định số

58/2001/NĐ-CP và Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 của Bộ Công an

quy định về con dấu của các cơ quan, tổ chức và chức danh Nhà nước

Sau khi đóng đấu văn bản ta tiến hành đăng ký vào số công vấn di Để thuận tiện cho công tác quần lý và tìm kiếm công văn được nhanh chóng nhà trường đã tiên hành nhập thông lin và đăng ký văn bản di trên phần mềm Excel Cuối năm

nhà trường in và đóng số đăng ký công văn đi để lưu

Mẫu số đăng kỷ văn bản di:

¡Tờ nội dung: được trình bay trên trang giấy khỗ A3 (420mm x 297mm),

báo gồm 08 cột thea mẫu sau

hiệu | Neay | Tên lại và ih[ vời | Nơi nhận [người Bị thang | yếu nội dung văn | Ê in 59 hi

văn n văn bản | bản we | yeune ky 3 văn bản | nhanbin 5 han {oe cha

Đăng lợ van bản vào số công văn di năm 2015 của trường được thể hiện ở

phat Ine Il

d/ Làm thủ tực và theo dõi chuyễn phát

Chuyển phát văn bán: Nhà trường chuyển phát theo đường bưu điện, mail và

trực tiếp Đa số công văn thường gửi bằng hình thức gửi qua dịa chỉ mai] công vụ piảm dược công văn giấy tò và tiết kiệm được thời gian, văn phòng phẩm thuận tiện cha công Lắc lưu trữ và Lm kiếm tải hiệu Chuyển phat theo các hình thức trực tiếp hoặc bưu điện phải lựa chọn bì thư và gấp văn bản, tải liêu thẳng không dé

nhắn va cha vàa bì Khi gắn văn bản thì không để trang nội dưng văn bản ra bên

ngoài tránh lộ thông tin của văn bản Ghi đây đú tên và địa chỉ của cơ quan hoặc oá

nhân nhận văn bản Bang théng kê công văn đi của trường THPT Xuân Lộc năm

2014 ban hành được chuyển phát như sau:

10

chuyển bằng mail công | chuyển trực tiếp và bưu

e/ Luu van ban di

Các văn bản của nhà trường ban hành phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư và một bản ở bộ phận chuyên môn, cá nhân ban hành văn bản dé lập ơ công việc Tất cả các văn bản công văn đi cuối năm văn thư sắp xếp và

lập hỗ sơ bam lai thành tập lưu công văn đi để đưa vào kho lưu trữ Việc lưu trữ

công văn nhà trường không chỉ lưu văn bản giấy mà còn lưu các file word và excel

ở máy tính văn thư theo năm để phục vụ cho công tác tra cứu văn bản tải liệu được

nhanh chong

*Quản lý văn bản đến:

Hang năm nhà trường nhân nhiều văn bản, tải liệu của Sở giáo dục, UBND

huyện Xuân Lộc, Công đoàn ngành gửi tới để chỉ đạo thực hiện các kế hoạch,

chủ trương, nhiệm vụ công việc và nhà trường cũng nhận nhiều văn bản của các cơ

quan và các cá nhân khác gửi đến để phối hợp, trao đổi công việc Nhà trường nhận văn bản đến chủ yếu bằng hình thức mail công vụ và đường bưu điện

Quy trình quản lý văn bản đến

Trách nhiệm

Văn thư [Nhập dữ liệu phân lung

Theo dõi đôn đóc việc xử em muce

‘Van thu lý văn; tổng hợp, báo cáo,

lưu hồ sơ

Mô tã chỉ tiết công việc quản lý văn bản đến cũa trường

a/ Tiếp nhận văn bản

-_ Văn thư tiếp nhận IÁI cả văn bán gửi đến cơ quan với moi hình thức như

bưu điện, fax, trực tiếp, mail công vụ Nhà trường tiếp nhận văn bản đến chủ yêu là của Sở Giáo đục tỉnh Đông Nai, UBND huyện Xuân Lộc, Huyện ủy Xuân

Lộc qua hệ thống mail công vụ của trường, đường bưu điện

bí Phân loại và đăng ký văn bản đến

*# Phân loại văn bản đến

- Văn bản gửi đến trên hệ thông mail công vụ của trường văn thư tiến hành

in văn bản, trưởng hợp công văn gửi bằng bưu diện phân loại và bóc bì văn bản

- Đóng đầu đến và ghỉ số và ngày đến: Tất cả các văn bản tải liệu của cơ quan, cá nhân khác gởi tới trường đêu được tập trung tai văn thư của trường để đóng dấu và ghi số ngày tháng đến Dấu đến được văn thư đóng dưới phần số ký hiệu của văn bản, sau đó ghi những nội dung cân thiết trong dâu đến

TRUONG THPT XUAN LOC

CÔNG VĂN Số

% Dang ky vin ban dén

Tất cả các văn bản đến đều được văn thư nhập các thông tin văn bản vào số đăng ký công văn đến được tạo bởi phần mếm excel

* Mẫu số đăng ký văn bản đến

+ Tờ nội dung: trình bảy trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) theo mẫu

Sau:

đến dén | gif hiệu |tháng nội dung OC nhận | chú

Văn thư sau khi đăng kỷ văn bản đến vào số xong sẽ chuyển cho Hiệu trưởng

để xin ý kiến phân luồng văn bản đến các phòng ban, bộ phận chuyên môn, cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết công văn.

d/ Nhập dữ Hiện, phan ludng vào số và chuyển giao văn bản

Sau khi nhận được ý kiến phân phối văn bản của Hiệu trưởng văn thư nhập

đầy đú thông tin còn lại vào số và phân chuyển cho các cá nhân biết và giải quyết

công văn đúng thời hạn được giao

Đôi với văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn và mật thi cán bộ văn thư chuyển ngay va kịp thời cho phòng ban, cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết và ký nhận vào số chuyên giao văn bản

e/ Theo dai đôn đốc xứ lý văn bản và Lổng hợp báo cáo lưu hỗ sơ

thân viên văn thư có nhiệm vụ theo đối, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã quy định và có nhiệm vụ tổng hợp sô liệu về văn bản

đến, bao gôm: tông sỐ vấn ban đến, văn bản đên đã được giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo cho ban giám hiệu

Vin ther lang hop, in danh mục văn bản đến từ phần mềm Execl dễ lập số

theo đối văn bản đến hàng tháng, tổng hợp số hàng quý, năm để báo cáo chủ

Hiệu trưởng,

* Quan ly ha se giáo viên

- HỖ sơ giáo viên là một loại hỗ sơ nhân sự Trong hồ sơ tập hợp tắt cá

văn bản tài liệu liên quan đến quá trình công tác làm việc của giáo viên Nhân viên văn thư luôn cập nhật và tìm hiểu Sắc văn bản quy định về lập hỗ sơ cán bộ

công chức viên chức như Quyết định sô 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 của

Bộ Nội vụ về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và mẫu biểu quần lý hỗ sơ cán bộ, công chức Trong văn bản đã hướng dẫn cụ thể việc kê

khai lý lịch và các tải liêu cần có trong hồ sơ cán bệ công chức viên chức

Œ

- TIỗ sơ của mỗi giáo viên được lưu giữ trong một bìa bao cứng trong đó có

các loại Biấy tờ sau luôn được cập nhật bỗ sung vào hỗ sơ: 8ơ yếu lý lịch, các

chứng chỉ bằng cấp, quyết định trúng tuyển bổ nhiệm vào ngạch, các quyết định nâng lương, phụ cấp thâm niên, phiếu đánh giá xếp loại công chức, viên chức hảng năm Trong quá trình lưu giữ tôi đã sắp xếp hỗ sơ theo tổ chuyên môn để cho dé tim kiếm và được cất trong tủ khóa cần thận Khi có sự chỉ đạo và đồng ý của hiệu trưởng mới được đem ra khai thác sử dụng

*IIỗ sơ học sinh:

Trường THPT Xuân Lộc thực hiện nhiệm vụ công tác giảng đạy học sinh

trong quá trình hoạt động hồ sơ của học sinh hình thành cũng khá nhiều phục vụ

cho công tác quản lý quá trình học tập phần đầu của học sinh như các hỗ sơ sau

sở dăng bộ, số học bạ, số điểm, số rút bằng tết nghiệp

- Số đăng bộ: Văn thự đầu năm học sẽ viết đây đủ các thông tín lý lịch học

sinh khối 10 thí trúng tuyển vào trường Tling năm thường xuyên cập nhật học sinh chuyển đi, chuyến đến và nghỉ học vào số đăng bộ đến cuối năm duyệt với Hiệu trưởng, đóng đấu và lưu cẩn thận trong tủ hồ sơ

- Học bạ học sinh: Là một loại hà sơ nó phản ảnh kết quá của quá trình học

tập của học sinh Tiọc bạ được sắp xếp theo từng khối, từng lớp để trong tủ khóa

cần thận cuối học kỳ I bàn giao cho giáo viên chủ nhiệm ghi kết quả học lập

của học sinh Sau khi Ban giám hiệu duyệt học bạ xong giáo viên chủ nhiệm bản

giao hoc bạ về văn thư kiểm tra đóng dấu và bảo quản trong tủ đựng hỗ sơ Học

ba hoc sinh khi cấp phát nhà trường lập số và ký nhận can thận

- $6 diễm chỉnh: Cuỗi năm học số điểm được in từ phần mềm quản lý điểm

xnedu vn giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm kiểm tra ký xác nhận điểm sau

đó ban giám hiệu đuyệt, văn thư đóng dấu và lưu để sau này dé tra tìm thông tin +kết quả học tập của học sinh

- Sổ cấp phát bằng tốt nghiệp: Sau khi lấy bằng tốt nghiệp THET từ Sở Giáo dục và Đảo tạo tỉnh Đồng Nai văn thư lập sổ cấp phát bằng tốt nghiệp điền đầy dú thông Iin học sinh vào số theo mẫu của Bộ Giáo dục quy định Học sinh hoặc phụ huynh nhận bằng tốt nghiệp mang chứng minh nhân đân hoặc số hộ

khấu để đối chiếu khi nhận bằng Nhận bằng ký lên và ghi rõ họ tôn vào số để

sau này có căn cử đối chiếu Số cấp phát bằng tốt nghiệp mỗi năm lập một cudn

xà được lưu vĩnh viễn

2 Tăng cường triển khai công tác văn thư cho dội ngũ cắn bộ, giáo viên, công nhân viên của trường

Thực hiện công tác văn thư tốt không chỉ yêu cầu nhân viên văn thư phải nắm vững các kiến thức lý luận, phương pháp và nghiệp vụ tiễn hành mã đôi hồi tất cả cán bộ, giáo viên, công nhân viên phải biết và nắm rõ các quy định của

nhà nước về công tác văn thư như soạn thảo, trình bày thể thức văn bản

Chính vì vậy để cho tat cả cán bộ, giáo viên, công nhân viên nắm rõ đòi hỏi

nhân viên văn thư phải tham mưu và kết hợp với Ban giám hiệu cỏ phương pháp

phổ biến, hướng dẫn những văn bản mới mà nhà nước quy dịnh như: triển khai

Nghị dịnh 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về

oông tác văn thư; Thông ự số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 thắng 01 nắm 2011của

Tiộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trỉnh bày văn bản hành chính

Nhà trường ban hành văn bản gửi đến các bộ phân chuyên môn, cá nhân văn bản hướng dẫn soạn thảo văn bản theo thông tư mới Văn thư đã lập các biểu mẫu các loại vấn bản như quyết dịnh, thông bảo, bảo cáo, công văn, tờ trình, kế hoạch gửi đến các phòng ban, bộ phận tham kháo và sử dụng khi soạn thảo văn bản cho nhanh và dúng với thể thức theo quy định

Thân viên văn thư đã hướng dẫn quý thầy cô kiêm nhiệm công tác Doàn 'Thanh niên, Công đoàn, Hội Chữ thập đó, Hội Khuyến học cách trinh bày thé

thức văn bản và cách lập hỗ sơ công việc dễ hưu hỗ sơ

3 Ứng đụng công nghệ thông tin vào công tác van thu

Công nghệ thông tin là sử dụng máy tính và phần mềm máy tinh dé

chuyển đổi, lưu trữ, bảo về, xử lý, truyền và thu thập thông tin Khái niệm công, nghệ thông tin trong Nghị quyết 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ như sau

14

“Công nghệ (hông lin là tập hợp cáo phương pháp khoa học, các phương Liên và

công cụ kỹ thuật hiện đại Chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức khai thác va sir dung có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông Lin rat phong phú và tiền năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”, [3] 'Irong thời kỳ công nghiệp hóa biên đại hóa đất nước hiên nay củng với chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt

dộng của cơ quan dặc biệt trong công tác văn thư trở thành một trang những yêu

cầu cân thiết

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công Lác quản lý hoạt động nhà trường nói chung và công tác văn thư nói riêng đã tạo một môi trường làm việc

khoa học, hợp lý giữa các bộ phận, phòng ban chuyên môn nhằm giải quyết các

công việc đơn giản, nhanh chóng, tiện lợi

Những năm trước đây công lác văn thư chủ yếu là sử dụng gidy but dé ding

kỷ, phi chép vào số sách Vải năm trở lại đây được sự quan tâm của Sở Giáo duc

và lãnh đạo nhả trường một số số sách nhả trường không còn ghi bing tay ma

thay vào là dùng máy tính nhập đữ liệu để cho công tác lưu trữ, bảo quản, tra

tỉm một cách nhanh nhất đặc biệt hạn chế được số sách tiết kiệm được chi phí và

thời gian Sau đây là những ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư

va quan lý hỗ sơ má nhà trường đã và dang áp dụng:

- Soan thio văn bán bằng phần mễn word được tập hợp va lưu vào file công,

văn đi theo tháng và Lhco năm trên máy Linh văn thư Vd: Eolder công văn di tháng 1/2015, Eoldcr công văn di thang 2/2015

- Sễ đăng ký công văn đi, đến được làm bằng phần mềm excel, thông tin của văn bản được nhập đây đủ đến cuối năm tải chính in déng thành số để lưu Dăng

ky công văn bằng phần mềm excel sẽ nhanh chóng hơn, dễ tra tìm văn bản hơn

dỡ mắt nhiều thời gian tìm kiếm

- Gửi văn bản từ trường qua các cơ quan khác đã sử dụng mail công vụ:

hups2dongnai govvn và hups/dongnaiedu.vn Việc gửi công văn bằng mail

nhanh, đỡ mất nhiều thời gian giúp cho việc giải quyết công văn và báo cáo được kịp thời không bi tri tré và đỡ tốn kinh phí chuyển công văn bằng đường

bưu điện

- Hồ sơ học sinh: Nhà trường dang sử dụng, phần mềm quăn lý học sinh

xnedu vn, phần mềm này rất tiện ích để quân ly hd so lý lịch học sinh, điểm học

sinh, quá trình học tập của học sinh tại trường, Số điểm học sinh cuối hoc ky

được bộ phận tin học in sido viên bộ môn kiểm fra, ký xác nhận điểm là xong

trước đây giáo viên phải viết từng cột điểm vào số điểm chính để bị sai và nhằm lẫn việc chỉnh sửa tốn nhiều thời gian Hệ thống này giúp nhà trường phối hợp với phụ huynh học sinh rất dễ vả thuận tiện Theo đợt nhà trường gửi điểm học sinh qua hệ thông tin nhắn điện thoai báo kết quả học tập của học sinh để phụ huynh tiện theo dõi kết quá học tập của cơn em mình

- Hỗ sơ cán bộ, giáo viên, công nhãn viên: Hồ sơ này l một loại hồ sơ thể

hiện quá trình công tác của một cá nhân được lưu vĩnh viễn Được sự quan tâm

của cần trên, Sở Giáo dục đã tô chức triển khai và tập huần cho cán bộ, nhân viên quản lý hỗ sơ cán bộ công chức viên chức phần mềm Pmis Phần mềm này thể hiện thông tin và quá trình công tác của tat cả cán bô, giáo viên, công nhân viên trong trường Việc tra cứu thông tin nhanh chóng không phải lây hồ sơ ra

để tìm kiểm, khi Sở yêu cầu báo cáo thông tin cán hộ, giáo viên, sông nhân viên

chỉ việc xuất ra in và gửi đi là xong rất nhanh, chính xác hơn

sử vật chất là cần thiết nhất Bởi vì khi có nguỗn nhân lực ma không có các thiết bị

hỗ trợ thì công việc hay bị trì trễ, thực hiện không thông suốt bị ử đọng Vì vậy cần

tăng cường mua sắm và trang bị các thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn

thư để nâng cao hiệu quả công việc Cho tới hiên nay nha trường đã trang bị cho

văn thư 01 máy in; 01 máy photocopy sao chụp hai mặt và có tính năng Scan, in xăn bản; 01 máy photocopy siêu tốc phục vụ cho công tác thi và photo số lượng,

nhiều; trang bị thêm tủ vả hộp đựng hề sơ cán bộ công chức viên chức, học bạ, số

điểm chính Vì vậy công việc của văn thư giải quyết được nhanh hơn không còn bị

trì trệ như những năm trước

IV IMEU QUA DE TAI

Trong thời gian làm việc tại trường tôi nhận thấy khi thực hiện các giải pháp trên đã mang lại môt số hiệu quả công việc được thể hiện như sau:

Công tác soạn thảo ban hành văn bản của các bộ phận chuyên môn, cá nhân

thự hiện sỏ tiến bộ đã đúng thể thức, kỹ thuật trình bảy van ban theo quy dink

Công tác quản lý công văn đi, đến của nhà trường thực hiện theo một quy

trình khoa học, hợp lý và đúng theo quy định giúp cho công tác tra cửu và tìm

kiếm thông tin phục vụ cho công tác quản lý nhanh chóng, chính xác hơn tránh

mắt thởi gian và công sức hơn

Kết quả công tác công tác văn thứ được thể hiện rã trong bản bảo cáo khảo sát, đánh giá công tác hành chính văn phòng năm 2014 được thể hiện ở

phy luc V

Đầu năm nhà trường dã lập danh mục hỗ sơ vi vậy tất cả văn bản, tải liệu

đã được lập hỗ sơ và được đóng tập lưu cẩn thận đã tránh được tỉnh trạng thất

thoát Việc lập hề sư công việc đây cũng là Hiên để để thúc đây công tác lưu trữ

thực hiện tốt

Danh mục hồ sơ của trường THPT Xuân Lộc năm 2014 được thể hiện ở phụ lục K1

Công việo oủa ban giảm hiệu giao tôi luôn hoàn thành và cuối nắm tôi hoàn

thành tốt công việc được giao

Hỗ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên, hồ sư học sinh được quản lý khoa

học, cân thân hơn

Y.ĐÈ XUẤT, KIIUYÊN NGHỊ

1 Đái với Sở Giáo đục tỉnh Đồng Nai

Rà soát lại số lượng, chất lượng và vị trí việc làm của đội ngũ làm công

tac van thu trong các trường học

Tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ và triển khai các văn bản hướng dẫn mới nhất về công tác văn thư, lưu trữ cho các nhân viên văn thư ở các trưởng học

Công tác văn thư có tỉnh chất công việc khá nhiều để cho nhân viên làm văn thư ở các trường học được an tâm công tác thì lãnh đạo Sở cần xem xét vả có chế

đô đãi ngô hợp lý hơn như chế độ phụ cấp trách nhiệm, chế độ độc hai, phu cấp

thâm niên

2 Đối với các cơ sở đào tạo bôi dưỡng cán bộ nhân viên văn thư

Các trường Đại học, Cao ding va Trung cắp chuyên nghiệp có kế hoạch xây

dựng chương trình khung đào tạo ngành Văn thư - Lưu trữ Trong quá trình dào tạo các trường thường xuyên tổ chức cáo lớp tham quan, tỉm hiểu về công tác văn thư

lưu trữ thực tế ở các cơ quan, đoanh nghiệp để cho sinh viên không còn bỡ ngỡ khi tiếp xúc trực tiếp công việc Thực hiện phương châm học đi đôi với hành, vừa đảo

tạo lý thuyết gắn với thực hành

3 Đấi với trường 'THPT Xuân Lậc

Tổ chức triển khai hướng dẫn cáo văn bản về công Lắc văn thư cho toàn

bộ giáo viên, công nhân viên được biết để thực hiện cho đúng quy định

'[ăng cường trang bị một số trang thiết bị, cơ sở vật chất như các tủ hỗ SƠ,

kệ trưng bày, hộp, bia hồ sơ theo dúng tiên chuẩn của ngành văn thư Để thực công tác quản lý, bão quân hỗ sơ khoa học, nhanh chóng,

Cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông lin vào công tác văn thư như

trang bi phan mém quan lý công văn đi, đến để thực hiện phân luồng, quan hy, kiểm tra quá trình giất quyết công văn được chính xác hơn và giải quyết công việc thực hiện đúng tiến độ được giao

IV.DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Vương Đình Quyền (2011) Lý luận và phương pháp công tác văn thư,

nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, 11

2 Vương Đình Quyền - Nguyễn Van [kim (1996), Văn bản và lưu trữ học đại cương, nhà xuât bản Giáo dục, 5-6

3 Nghị quyết 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ về việc phát triển

công nghệ thông lin trong những năm 90

17

II PHỤLỤC

Phụ lục T: Bản Quy chế công tác văn thư lưu trữ của trường

THPT Xuân Lộc banh hành kèm theo quyết định số 56/QĐ-THPT ngày

29/4/2014 cũa trường TITIPT Xuân Lộc

Phụ lục II: Một số văn bản nhà trường soạn thảo và ban hành năm 2014

- Quyết định số 52/QD-THPT.XI, ngày 14 tháng 4 năm 2014

vềviệc ban hành quy chế tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính tại trường THPT Xuân Lộc

- Báo cáo số 104/BC-THPT.XL ngày 15 tháng 9 năm 2014 về việ báo cáo kết quả thực hiện chương trình mục tiên quốc gia nước sạch và vệ

sinh mồi trường trong trường học

- Kế hoạch số 22/KH-THPT ngày 20 tháng 02 năm 2014 về công

tác phòng chỗng tham những năm 2014

- Tờ trình số 83/TTr-THPT.XI ngày 24 tháng 7 năm 2014 về việc

duyệt danh sách trúng tuyển vào lớp 10 năm học 2014-2015

Phu lu ITT: Dang ky van ban nhà trường ban hành vào số đăng

ký công văn đi năm 2015

-Đăng ký sông văn, tờ trinh, báo cáo, thông báo, biên bản nhà

trường ban hành vào sö đăng ký công văn đi năm 2015

-Đăng ký văn bản Quyết dinh trường ban hành vào số đăng ký

công văn đi năm 2015

Phụ lục IV: Đăng ký văn bản đến vào số đăng ký công văn dến

năm 2015

Phụ lục V: Báo cáo khảo sát, đánh giá công tác hành chính

văn phòng năm 2014 của trường THPT Xuân Tộc

Phụ lực VL: Danh mục hỗ sơ của trường THPT Xuân Lộc năm

2014

NGƯỜI THỰC HIẸN

T1ể Thị IIương

Thụ lục T:

SỐ GD&DT TỈNH DÔNG NAI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRUONG THPT XUAN LOC

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

So: 56 (QP-THPT XT Xuân Lộc, ngày 29 tháng 4 năm 2012

QUYẾT ĐỊNII

Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ

cửa trường THPT Xuân Lộc

THỆU TRƯỞNG TRƯỜNG THPT XUÂN LỘC

Căn cứ Quyết định số 1768/QD-UBND ngày 23 tháng 12 năm 1985 của CBND Tỉnh Đồng Nai về việc thành lập trường Phố thông trung học Xuân Lộc LH,

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về

công lắc văn thư,

Căn cứ Nghị dịnh số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa

đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của

Chỉnh phủ về công táp văn thư,

Căn cứ Nghị định số 01/2013/ND-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy

định chỉ tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

"thông tư số 01/⁄2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn

thể thức và kỹ thuật trình bảy văn bản hành chỉnh,

Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định vé thời hạn bảo quản hô sơ, tải liệu hinh thành phô biển trong hoạt động của các cơ quan, tô chức;

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn

quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hề sơ tải liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Xét để nghị của Ông (Bả) Tổ trưởng Tổ Hành chính,

QUYẾT ĐỊNH:

Diều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về công tác văn thư,

lưu trữ của trường THET Xuân Lộc;

Điều 2 Quyết định này có hiệu lực kỂ từ ngày ky va thay thé Qu

30 ngày 10 thắng 4 năm 2012,

Tiều 3 Ông (Bả) TẾ trưởng ‘16 Hanh chính vả bộ phận chuyên môn, đoàn thể trong nhả trường chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./,

định số

- 8ở Giáo đục và Đào tạo; (ý tên, động đấu)

~ Hiệu trướng và các Phỏ Hiện trướng, zk săn ˆ

SO GD&BT TINH BONG NAI CỘNG TOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRUONG THPT XUAN LOC Độc lập - Tự do - Iạnh phúc

QUY CHE

Về công Lác văn thư, lưu trữ

cửa trường THIPT Xuân Lộc

(Ban hành kèm theo Quyết định số 56/QD-THPT

ngày 20 thẳng 4 năm 2014 của trường THPT Xuân Lộc.)

Chương l QUY ĐỊNH CHUNG

Diều 1 Pham vi và đối tượng điều chỉnh

1 Phạm vi áp dụng

a) Quy chế này áp dụng trong quản lý và hoại động công tác văn thư, lưu trữ

của trường trường TIIPT Xuân Lộc (sau đây gọi là nhà trường)

b) Quy chế này dược áp dung thống nhất tại TỔ Hãnh chính và các bộ phận

chuyên môn, đoàn thể trang nhà trường (sau dây gọi chung là các bộ phận)

2 Dóối tượng điều chỉnh

a) Công tác văn thư: soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn ban va tai liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; lập hồ sơ hiện hành

vá giao nộp hỗ sơ vào lưu trữ; quản lý sử dụng con đấu trong văn thư

b) Công tác lưu trữ: thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường

Điều 2 Trách nhiệm quản lý, tễ chức thực biện công tác văn thư, lưu trữ

1 Hiệu trưởng có trách nhiệm chung và các Phó lliệu trưởng có trách nhiệm chỉ đạo các bộ phận được phân công phụ trách tổ chức thực hiện công tác

văn thư, lưu trữ của nhà trường, ký ban hảnh các văn bản và tài liệu khác hình

thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, chỉ đạo triển khai thực hiện, xử lý

van ban di va van ban dén

2 Tổ trưởng Tế [lành chính giúp Iliéu trưởng trực tiếp quản ly và kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của nhà trường; tô chức hướng dân nghiệp vụ vỀ công tác văn thu lưu trữ của các bộ phận

3 Trưởng các bộ phận có trách nhiệm phân công, kiểm tra, dồn đốc cán bộ,

siáo viên, nhân viên của bô phận minh thực biện nhiệm vụ dược giao, phối hợp với

các bộ phận khác để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Quy chế nay

4 Cám bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường/ thực hiện nhiệm vụ được giáo

trong việc soạn thảo, ban hảnh văn bản; quân lý văn bản vả tài liệu khác hình thành

trong quá Irình hoạt động của nhả trường; lập hồ sơ hiện hành va giao nộp hồ sơ

vào lưu trữ theo quy định tại Quy chế này

Điều 3 Tổ chúc, nhiệm vụ của văn (hư và lưu trữ cơ quan

Phụ trách công tác văn thư, lưu trữ nhà trường có 01 người chuyên trách làm việc dưới sự điều hành trực tiếp của Hiệu trưởng hoặc Tô trưởng Tổ Tổ Hảnh

chính

1 Nhiệm vụ của văn thư nhá trường,

4) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trỉnh Hiệu trưởng,

b) Chuyển giao văn ban dén cho các bộ phận, cá nhân sau khi có ý kiến của

Hiệu trướng:

©) Giúp Tổ trưởng Tổ Hành chính theo đối, đôn đốc việc giải quyết văn bản

đến;

d) Phối hợp với các hộ phận, trình dự thảo văn bản đi dễ Hiệu trưởng hoặc

Thó Hiệu trưởng xem xót, đuyệt, ký ban hành,

đ) Kiểm tra thế thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghỉ số, ký hiệu và ngày,

tháng, năm của văn bản di, đóng dấu nhà trường, và đấu mức dé khan, mit (néu có),

e) Đăng ký văn bản đi, làm thủ tục, chuyển phát và theo đối việc chuyển nhát

văn bản đi, lưu văn bản đi,

#ø) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;

h) Quan lý số sách và cơ sở đữ liệu đăng ký, quản lý văn bán, lảm thủ tục

cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bệ, giáo viên, nhân viên của nhà trường;

i) Bao quan, sit dung con dấu cơ quan và các loại con dấu khác,

k) Ứng dụng các thành tựu khoa học, công nghệ thông tìn vào công táo văn

thu nha trường

2 Nhiệm vụ của lưu trữ nhà trường,

_ #) Hướng dẫn oán bộ, giáo viên, nhân viên nhả trường lập hồ sơ và chuẩn bị

ho so, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành;

b) ‘Thu thap hé so, tài liệu đến hạn nộp lưu trữ vào lưu trữ hiện hành;

6) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu,

d) Bảo đảm bí mật, an toản hỗ sơ, tài liệu;

đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng, hồ sơ, tài liệu lưu trữ:

e) Lua chọn hỗ sơ, tải liệu thuộc điện nộp lưu để giao nệp vào lưu trữ lịch sử

theo quy định và thực hiện các thủ tục tiêu hy tài liệu hết giá trị

Điều 4, Nhân viên văn thư và lưu trữ

Nhân viên văn thư lưu trữ phái đám báo liêu chuẩn nghiệp vụ vá oáo ngạch

công chức ngành văn thư vả lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành

Pidu 5 Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ

Tang nim, Tổ trưởng Tô IIành chỉnh (ham mưu IIiệu trưởng trong việc lập

dự trừ kinh phí và tỗ chức thực hiện trang bị các thiết bị chuyên dùng, tổ chức các

hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của công tác văn thư và lưu trữ nhà trường từ nguên kinh phí được cấp thường xuyên hoặc từ phí khai thác, sử dụng tải liệu lưu

trữ

Điều 6 Bảo vệ bi mật Nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ

1 Mọi hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ của nhà trườngthực hiện theo

quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhả nước vả quy định tại Quy chê này

2 Hiệu trưởng, Phá Hiệu trường và các Trưởng bô phận có trách nhiệm

quản lý văn bản độ mật: tuyệt mật, tỗổi mật, mật trong lĩnh vực phụ trách Nhân

viên văn thư và lưu trữ cam kết bảo vệ bí mật cơ quan, bí mật Nha nude theo quy

định của pháp luật hiện hành

Những hình thức văn bán đối với nhà trường được phép ban hành là các loại

văn bản hành chính thông thường như: quyết định (cá biệt), quy chế, quy định,

thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, để án, đự án, báo cáo,

biên bản, tờ trình, hợp đông, công văn, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận,

giây chứng nhận, giây ủy quyên, giây mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi

đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu pửi, phiếu chuyển vả các văn bản chuyên

ngành của nhả trường,

Diều 8 Thế thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trưởng gác bộ phân hoặc cán bó, giáo viên, nhân viên chịu trách nhiệm chủ trì soạn thảo văn bản phải thực hiện đúng thể thức và kỹ thuật trình bảy văn bản theo quy định của Thông Lư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ

hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (Kèm theo các

phụ lục quy định)

Diều 9 Soạn thảo văn bản

Vise soạn thân văn bản hành chính hông thường của nhà trường được quy

đmh như sau

1, Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Hiệu trưởng giao

'Trưởng bô phân hoặc cán hô, giáo viên, nhân viên trực tiếp chủ trì hoặc phối hợp

22

soạn thảo Các văn ban chỉ đạo của cáo cơ quan cấp trên, cần phái được triển khai

bằng văn bản đi của nhà trường Căn cứ ý kiến chỉ đạo của Hiệu trưởng ,, Trưởng

bộ phận có thể chuyển giao cho giáo viên, nhân viên Irang bộ phận mình trực tiếp

soạn thảo văn bản, đồng thời Trưởng bộ phận phải chịu trách nhiệm về nội dung,

tình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn ban do giáo viên, nhân viên thực hiện

2 Khi được giao Irực liếp chủ tri soan thao văn bản, cán bộ, giáo viên, nhân

viên có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: Xác dịnh hình thức, nội dụng và

đô mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

soạn thảo văn bản, trình duyệt bản thảo văn ban có kẻm theo tải liệu liên quan

Trong 1 trường hợp cần thiết, đề xuất với liệu trưởng việc tham khảo ý kiến của các

bộ phan khác và các cơ quan, đơn vị, tổ chức có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý

kiến để hoàn chỉnh bản thảo

3 Khi dược giao phối hợp soạn thảo văn bản, cán bộ, giáo viễn, nhân viên

có trách nhiệm cung cấp thông tin, dể xuất ý kiển trang lĩnh vực dược giao phụ

trách để người được giao lrực chủ Irỉ soạn thao văn bản có thể hoàn thành

nhiệm vụ kịp thời, đây đủ, chính xác thco quy định

Pidu 10 Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

Công việc đuyệt bản thảo, sửa chữa, bỗ sung bản thảo đã đuyệt có thể được thực hiện qua vin ban giấy hoặc trao đổi qua hộp thư điện Lử của các cá nhân do nhả trường đã cấp

1 Trưởng bê phận được giao trực tiếp chủ trì soạn thảo văn bản có trách

nhiệm duyệt bản thảo (sửa chữa, bổ sung) và ký tất xác nhận da duyét vào cuối

dòng của phần nội dung văn bản (đã hoàn chỉnh sau khi duyệt) do giáo viên, nhân

viên soạn thảo trước khi trình lãnh dạo nhả trường kỷ ban hành Đổi với văn bản

quan Irạng phải ký tắt xác nhận đã đuyệt ở cuối mỗi Irang

2 Lãnh đạo nhà trường duyệt nội đụng văn bản (đã được lrưởng bộ phận đuyệt và ký tất xác nhận) và ký ban hành Các nội dung chưa phù hợp, Lãnh đạo

nhà trường ý kiến bễ sung vào Phiếu giải quyết văn bản đến hoặc ghỉ trực tiếp vào

văn bản soạn tháo (hoặc cho ý kiến qua hôp thư điện tử) yêu cầu sửa chữa bễ sung,

dễ trình ký ban hành cho dúng quy dịnh

3 Cấn bộ, giáo viên, nhân viên soạn thảo văn bản sau khi hoàn thành dự

thảo văn ban di, chuyên cho nhân viên văn thư trình lãnh đạo nhà trưởng đuyệt, ký ban hành Hỗ sơ trình ký bao gồm: Phiểu giải quyết văn bản đến; bản chính văn

bản đến, dự thảo văn bán đi và các tài liêu khác có liên quan Trường hợp lãnh đạo

nhả trường có sửa chữa, bỗ sung bản thảo văn bản, lãnh đạo nhà trường chuyên lại

cho nhân viên văn thư dễ chuyên glao cá nhân phụ trách soạn thâo điều chỉnh, bỗ

sung và gửi lại nhân viên văn thư trình lại lần nữa với lãnh đạo nhà trường xem

xé quyết định

Diễu 11 Dánh máy, nhân bản

1 Việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường do cản bộ, giáo viên, nhân viên dược giao giải quyết công việc thực hiện Trường hợp văn bản của lãnh

23

đạo được dự tháo bằng bán viết tay, người được giao đánh máy phải đám bão đứng

nguyên văn bản thảo, đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trỉnh bảy văn bản

Trường hợp phát hiện có sai sói hoặc không rõ rang trong bản thảo viết tay thi

người đánh máy phải hỏi lại cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó

2 Nhân bản dùng số lượng phát hảnh

3) Số lượng văn bản nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng được ghủ tại nơi nhận văn bản Tiểu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê

đủ danh sách, cần phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư

b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản ở nơi nhân trên nguyên

tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan có chức năng, thấm quyên giải quyết, tổ chức thực

hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm Ira liên quan tới nội dung văn bản vả cơ

quan cap trên gửi văn bản chỉ đạo; không gửi vượt cập, không gửi nhiều bản cho

một đối tượng, không gửi đến các đối Lượng không thuậc phạm vi điều chỉnh và

khéng có liên quan đến nội dung văn bản

ø) Các dối tượng được quy dịnh chỉ gửi bing văn bản diện tử (hco quy định

tại Quyết dịnh số 239/QĐ-SGI2ĐT ngày 15/3/2010 của Sở GI24ĐT' ban hành Quy

định lam thoi về sứ dụng văn bản diện tử: dễ giao dich văn bản hành chính của Sử

GD&ÐT tỉnh Đồng Nai) thi văn bản đi không cần phải nhân bản ra giấy để gửi, chỉ cần nhân bản đủ số lượng để lưu

3 Giữ bí mật nội dưng văn bản và thưc hiện đánh máy, nhân bản theo đúng

thời gian quy dịnh

4 Việc nhân bản văn bản mật do Iiiệu trưởng nhà trưởng quyết định và

được thực hiện theo các quy định về bảo mật Nhà nước

Điều 12 Kiểm tra văn bản trước khi ban hành

1 TIiệu trưởng, Phó TIiệu trưởng, cáo Trưởng bộ phận và can bộ, giáo viên,

nhân viên chủ tri soạn thảo văn bản phải kiểm tra, chịu trách nhiệm trước pháp luật

và trước Iiiệu trưởng về độ chính xác của nội dung văn bin khi soạn thảo, duyệt bản thảo, ký ban hành theo nhiệm vụ được giao Cán bộ, giáo viên, nhân viên chủ trì soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn, đối chiến quy định của pháp luật về bảo

vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tương nhận văn bản trình

người ký văn bản quyết định; xác định văn ban gui di bing hình thức văn bán điện

tử hay văn bản giầy

2 Nhân viên văn thư hoặc Tổ Trưởng "Tế Ilành chính kiểm tra và chịu trách

nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản trước THiệu trưởng và trước pháp luật Trường hợp dự thảo văn bản đi chưa đúng quy định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trinh bày và thẳm quyền ký ban hành, nhân viên văn thư hoặc Tổ trưởng Tổ Hảnh chính được quyền yêu cầu bộ phận hoặc cá nhân chủ trỉ soạn thảo văn bản điều chỉnh, bd sung cho đúng quy định

Điều 13 Ký văn bản

1 Thẫm quyển ký văn bản

4) Hiệu trưởng có thẩm quyền kỷ 14t

văn bản của nhà trường ban hành;

b) Hiệu trưởng có thể giao Phó Hiệu trưởng ký thay (KT.) các văn bản

thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền

của Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng ký thay chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và

trước pháp luật về nội dung văn bản đã kỷ

2 Người ký văn bản có trách nhiệm kiểm tra và yêu cầu về số lượng bản ký

trực tiệp, số lượng bản phát hành Khi ký văn bản không ký bằng bút chỉ, không

dùng mục đô hoặc các thứ mực đề phai

Điều 14 Bản sao văn bản

Các hình thức, thể thức bin sac văn bản thực biện theo đúng hướng dẫn tại 'Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ

1 Các hình thức bản sao được quy định tại Quy chế này gồm bán sao y ban

chính, bản trích sao và bản sao lục

2 Thể thức bản sao được quy định như sau

Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục, tên cơ quan, tổ chức sao văn bắn, số, ký hiệu bán sao, địa danh vá ngày, tháng, năm sáo; chức vụ,

họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; đầu của nhà trưởng, nơi nhận (như phụ

luc kém theo Quy ché nay)

Việc quản lý văn bản dến và văn bản di dược thực hiện theo quy dịnh tại

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 cảa Bộ Nội vụ hướng dẫn quần lý

văn bản, lập hỗ sơ và nộp lưu hỗ sơ tải Hệu vào Lưu trữ cơ quan Các loại biểu mẫu, hỗ sơ, số sách trong quản lý văn bản được áp dụng theo quy định tại Thông

tư sẽ 07/2012/TT-BNV

Diéu 15 Trình tự quản lý văn bản đến

TẤt cả văn bán, kế cá đơn, thư do cá nhân gửi đến nhà trường qua đường bưu

diễn, gửi trực tiếp, gửi bằng fax và gửi qua hộp thư điện tứ (sau dây gọi chung là

25

văn bản đến) trước tiên phái được chuyển đến nhân viên văn thư xử lý thco trình tự

3 Giải quyết và theo dõi, dôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Diễu 16 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1 Văn bản đến từ mọi nguồn đều phải tập trung tại văn thư dễ làm thủ tục tiếp nhân, dăng ký vào Số Công văn dến Các văn bản do cán bộ, giáo viên, nhân viên đi họp mang về hoặc nhận trực Liếp, hoặc nhận từ hộp thư điện tử của nhà trường đều phải đăng ký lại văn thư trước khi xứ lý theo quy định Các văn bản đến không đăng ký lại văn thư, các bộ phận, cá nhân không có trách nhiệm giải i

quyết

2 Dối với văn bản đến được quy định tại Diều 15 của Quy chế này, cán bộ

văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, bóc bì, kiểm tra số lượng văn bán, số lượng

trang, phân loại, dóng đấu dến, đăng kỷ vào Số Công văn đến Trường hợp văn bản

én bị thiếu, rách, bị bóc niêm phong hoặc vẫn bản bên trong không dũng với số

ghỉ ngoài bì, nơi nhận, văn bản hỗa lốc hẹn giờ mà chuyển đến cơ quan muộn hon

thời gian ở ngoái bì hoặc trường hợp phát hiện sai sôi, cán bộ văn thư kịp thời

thông báo cho nơi gửi biết hoặc báo cáo với Tổ trưởng Tổ Ilành chính xem xét giải quyết Nếu cần thiết phải lập biên bản có chữ ký xác nhận của người đưa văn bản

đến

3 Văn bán khẩn đến ngoài giờ lâm việc, ngây lỄ, ngây nghỉ, nhân viên bảo

vệ nhà trường có trách nhiêm ký nhận và báo cáo ngay với Tổ trưởng Tổ Hành chính, chuyển ngay cho nhân viên văn thư xứ lý theo quy định

4 Nếu là văn bản mật hoặc văn bản có tên cụ thể của cán bộ, giáo viên,

nhân viên là người nhận, cần được chuyển giao cho người có thầm quyền, cá nhân liên quan xử lý trước khi bóc bỉ Sau khi người có thấm quyền hoặc cá nhân liên

quan bóc bì, các văn bản có liên quan công việc của nhà trường phải chuyển lại cho nhân viên văn thư đăng ký, chuyển xứ lý theo quy dịnh; các văn bản mật sau khi dược Hiệu trưởng xử lý phải được chuyển cho người có trách nhiềm liên quan

quản lý theo chế độ mật

$ Trường hợp là văn bản điện đủ, nhân viên văn thư hoặc người phụ trách hộp thư điện tử của nhả trường tải xuống, in ấn và thực hiện đăng ký văn bản đến theo quy định Nếu là bản fax cần chụp lại để bảo quản lâu dài không bị phai mực

và được đóng dâu văn bản đến, lưu cùng với bản chính của bản fax

Điều 17 Trình, chuyễn giao văn bản đến

1 Văn bản đến phải được lập Phiếu xử lý văn bản đến, trình Hiệu trưởng

hoặc Phó Hiệu trưởng xử lý và chuyên giao các bộ phận, cá nhân ngay trong ngày nhận, trong giờ làm việc sau khi có ý kiến xử lý của Iiiệu trưởng hoặc Phó IHiệu trưởng khi chuyển giao văn bản đến các bộ phận, ca nhân, nhân viên văn thư phải vào Sẽ chuyển giao văn bản đến và Số 'Fheo dõi giải quyết văn ban đến

2 Nếu là văn bản “KHÄN” phải bóc bị, đăng ký, trình Hiệu trưởng hoặc

Phó Hiệu trướng xứ lý ngay và kịp thời chuyển giáo cho người được phân công,

lE Ất LÁ cá độc nnÄi Si làn cá ` ¿ thần cẤn có thể chuyỄ

giải quyêt, kế cả lúc ngoài giờ làm việc Trường hợp quá khân cập có thể chuyên

ngay cho người có trách nhiệm xử lý rồi giao lại cắn bộ văn thư đăng ký văn bản

đến sau

3 Yêu cầu chuyển piao chính xác, giữ bỉ mật nội dung vin ban

Điều 18 Giải quyết và theo dõi, đồn đốc việc giải quyết ván bản đến

1 Hiệu trưởng chịu trách nhiệm chung, Phó Hiệu trưởng chịu trách nhiệm

đôi với các bộ phân được phân công phụ trách, có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết

kịp thời văn bản đến

2 Các Trưởng bộ phận và cá nhân được giao nhiệm vụ cần giải quyết kịp thời, đúng luật định và báo cáo lIiệu trưởng hoặc Phó Liiệu trưởng sau khi đã giải quyết

3 Tổ trưởng Tổ Hành chính có trách nhiệm (hoặc giao nhân viên văn thư)

giúp LIiệu trưởng tô chức theo đối, đôn đốc các bộ phận và cán bộ, giáo viên, nhân

viên trong việc giải quyết văn bản đến

4 Thời hạn hoàn thành gidi quyét văn bản đến đếi với loại khẩn chậm nhất

là trong ngây mà cơ quan gửi văn bản đến yêu cầu giải quyết, đối với loại bình

thường lả trước 01 ngảy mà cơ quan gửi văn bản đến yêu câu giái quyết Trường

hop văn bán đến không có yêu cầu về thởi hạn trả lời thi thời hạn giải quyết không quá 15 ngày làm việc

Diéu 19 Trình tự quản lý văn bản đi

'TẤt cả văn bản do nhà trường phát hành phải được nhân viên văn thư quân lý

theo trình tự sau

1 Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bay văn bản; ghủ số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản,

2 Đóng dấu nhà trường va dau mức độ khẩn, mật (nếu có};

3 Ding ky vin ban đi,

4 Lâm thủ tục, chuyển phát vả theo đối việc chuyển phát văn bán đi, trường

hop văn bản đi là văn bản diễn tử phải dược gửi di từ hộp thư diện tử của nhà

trường từ địa chỉ lanloc(@dongnai cdu vn để gửi đến các cơ quan, đơn vi

3 Lưu văn bản đi

Điều 20 Chuyển phát và đính chính văn bản đi

Văn bắn sau khi được ky ban hành và đăng ký cân được chuyển phat tong

ngày, châm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Nếu là văn bản khẩn phải được đồng đấu “IOÁ TỐC”, “THƯỢNG KIIÁN” hoặc “KITAN” Luy theo mức độ trên

vin bản và cả ngoái bì thư Tối với văn bản mật phải đóng du “TUYET MAT”,

“TOL MAI” hoac “MẬT” tuỷ theo mức độ trên văn bản và cả ngoài bì thư Có thé được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển văn bản điện thử qua mạng

thông tin nhanh (Website, Email) như đã quy định tại Quyết dịnh số 239/QÐ-

8GDĐT ngày 15/3/2010 cla Sé GD&DT ban hành Quy định tạm thời về sử dụng

văn ban diễn tử dễ giao dịch văn bản hành chỉnh của Sở GD&ĐÐT tinh Đồng Nai

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của nhà trường

Văn bân đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ

tục ban hành phải dược dinh chính bằng văn bản hành chính của nhà trường

Diễu 21 Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản di phải lưu hai bản: bán gốc (1ả bản hoàn chỉnh vẻ nội dung, thể

thức văn bản dược nhà trường ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thâm

quyền) lưu tại Văn thư nhà trường và băn chính (là bán hoàn chính về nội dung,

thể thức văn bản và được nhà trường ban hành, tức là bản được chụp lại từ bản gic khi chưa có đồng dầu cơ quan Sẽ rồi mới được đúng dẫu phát hành) lưu rong hỗ

sơ giải quyết công việc của cán bộ, giáo viên, nhân viên chủ trì soạn thảo Bản gốc lưu tại Văn thư nhà trường phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký

Văn bản di có chế độ mật được lưu tại văn thư theo chế độ báo vệ bí mật

Nhà nước Tuyệt đối không dược mang bản lưu ra khối nhà trường, khi cần khai thác phải có sự dồng ý của Hiệu trưởng

ân lưu phải sử dụng loại giấy tốt có độ pII trung tính, im bằng mực bền

mau co thé báo quản lâu dài

_ Mue3 _ LẬP HÒ SƠIIEN HÀNH

VÀ GIAO NỌP TIỎ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ NHÀ TRƯỜNG

Việc lập hồ sơ hiên hành và giao nộp hỗ sơ, tải liệu vào lưu trữ nhà trường

được thực hiện theo quy dịnh tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV Các loại biểu

mẫu, hỗ sơ, số sách trong việc lắp hề sơ hiện hành và giao nộp hỗ sơ, tải liệu vào lưu tr được áp dụng theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV

Diéu 22 Nội dung việc lập hỗ sơ và yêu câu đôi với hỗ sơ được lập

1 Hồ sơ là một tập văn bán, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn dé,

một sự việc, một dối tượng cụ thê hoặc có đặc diễm chung, như tên loại văn bản; cơ

quan ban hành văn bản, thởi gian hoặc đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dối, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của môi bộ

phận hoặc của một cá nhân

2 Nội dung việc lập hồ sơ hiên hành

4) Mũ hễ sơ: Căn cứ danh mục hồ sơ được lập hàng năm đã được xác định

nhiệm vụ và phân công cụ thé, cán bô, công chức chuẩn bị các bìa hồ sơ cho từng

công việc, phi tiêu đề lên bìa để quần lý văn bân liên quan đến công việc được giao giải quyết Bia hỗ sơ được sử dụng theo mẫu quy định

b) Thu thập vần bán dưa vào hồ sơ: Cập nhật văn bản, tải liệu hình thành trong quá trình theo đối, giải quyết công việc váo từng bìa hỗ sơ có liên quan và

sp xÉp thơo trình tự hợp lý

e) Kết thúc và biển mục hỗ sơ: Sau khi hoàn tất một công việc, tiến hảnh

kiểm tra tập hồ sơ đã lập, bố sung văn bản còn thiếu, loại ra văn bản trùng, thừa, bản nháp và các tải liệu không cần thiết Chuẩn bị sẵn sàng để nộp lưu trữ theo thời

hạn quy dịnh

3 118 so được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của nhà trường;

văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chế với nhau và phân

ánh dung trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc

Điều 23 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường

1 Các bộ phận và cá nhân phải giao nộp hồ sơ có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiên hành của nhà trường theo thời hạn quy định Trường hợp cần thiết muốn giữ

lại hề số công việc đã kết thúc và đã đến hạn nộp, cán bộ, giáo viên, nhân viên phải

lập danh mục gửi cán bộ lưu trữ vả chỉ được giữ lại không quá hai năm Mọi cán

bộ, giáo viên, nhân viên trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác

dều phải bàn giao lại hồ sơ, tải liêu cho bộ phận hay người kế nhiệm

2 Thời hạn giao nộp như sau:

a) Tài liệu hành chính, tải liện chuyên môn nghiệp vụ: 8au một năm kể từ

năm công việc kết thúc

b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: Sau một

năm kế từ năm công trình được nghiệm thu chính thức

£) Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán

đ) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim, tải liệu ghi 4m, ghi hình và tải

liệu khác: 5au ba tháng kế từ khi công việc kết thúc

3 Khi nộp tải liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tải liệu lưu nộp” và hai ban “Biên bản giao nhận tài liêu” Bộ phận hoặc cá nhân giao nộp tài liệu giữ mỗi

loại một bản

Diều 24 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hỗ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường

1 Hiệu trưởng hoặc Phỏ Hiệu trưởng có trách nhiệm chỉ dạo công tác lập

ho sơ vá giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành thuộc phạm vi quản lý của

mình Trên cơ sở đẻ xuất danh mục hồ sơ hảng nắm của các bộ phận, nhân viên

van thư lưu trữ giúp Tổ trưởng Tế Ilành chính tổng hợp va trình ITiệu trưởng phê duyệt danh mục hồ sơ hàng năm vào tháng 12 nằm trước

29

2 Tổ trưởng TỔ Hành chính có trách nhiệm tham mưu cho Ban lãnh dao

nhả trường trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hề sơ và giao nộp hồ

sơ, lải liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các bộ phận; tổ chức thực biện việc lập hỗ

Sơ Và giao nộp hỗ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại nhà trường

3 Trưởng các bộ phận chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo nhả trường dối với cán bộ, giáo viên, nhân viên bộ phận mình phụ trách trong việc lập hồ sơ, bão quần và giao nộp hỗ sơ, tải liệu vào lưu trữ hiện bảnh của nhà trường;

4 Trong quá trình theo đôi, giải quyết công việc, mỗi cán bộ, giáo viên, nhân viên phải lập hồ sơ về công việc đó và giao nộp vào lưa trữ nhà trường theo quy định

5 Nhân viên văn thư lưu trữ có trách nhiệm theo đối kẽL quá xử ly công việc của cán bộ, giáo viên, nhân viên được giao giải quyết văn bản đến để đôn đốc nộp hỗ

sơ công việc vào lưu trữ đứng thời hạn quy định

6 Nhân viên văn thư lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn việc lập hồ sơ; thực

hiện việc tiến nhân bản giao hỗ sơ, tải liệu vào lưu trữ nhà trưởng theo đúng thời hạn và thủ tục quy định

Mục 4

QUAN LY VA SU DUNG CON DAU TRONG CONG TAC VAN THU Diéu 25 Quản lý và sử dụng con dấu

1 Con dấu của nhà trường dược giao cho nhân viền văn thư giữ và dỏng dấu

tại nhà trưởng đưới sự quấn lý, diều hành của Hiệu trưởng Nhân viên văn thư còn thể được giao giữ và sử dụng con dau của Đảng ủy, Công đoàn và các loại con đầu khác có) theo đúng quy định

2 Nhân viên văn thư cỏ trách nhiệm thục hiện những quy định sau:

a) Không giao con đấu cho người khác khi chưa dược phép bằng văn bản

của người có thâm quyền

b) Phải tự tay đóng dầu vào các văn bản, giấy tờ của nhả trường

6) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy là sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, không được đóng dấu khống chỉ

3 Văn bản của cơ quan, tổ chức nào ban hành thì đóng dấu của cơ quan, tổ

chức đó

Diều 26 Dóng đầu

1 Dóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiéu và dùng đúng mực dấu

quy dịnh Khi dóng dấu lên chữ ký thì dấu dóng phải trùm lên khoảng 1⁄3 chữ ký

về phía bên trái

2 Đối với trang phụ lục, dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần

tên cơ quan hoặc tên phụ lục

30

3 Việc đóng dấu giáp lai, đấu nổi phải thực hiện theo quy định của Bộ

trưởng, Thủ trưởng cơ quan quan ly ngành Trường hợp đóng dấu lên các bản hợp

đẳng, biên bản, dự Luán có nhiều trang, dấu được dong vào khoảng giữa mép phải

của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần tất cả các tờ giây

4 Đối với các văn bản, tải liệu bí mật Nhà nước, tủy theo mức độ mật phải

dong dâu độ mật: Tuyệt mật, Tôi mật, MậI

5 Không đóng dấu đối với các van ban ky vượt thấm quyên, thiểu chữ ký

Tắt xác nhận duyệt bản thảo của Trưởng các bộ phận, các bản sao có nội dung, chữ

ký không rõ ràng,

Chương TII

CÔNG TÁC LƯU TRỪ:

Muc 1

CONG TAC THU THAP, BO SUNG TALLI EU

Điều 27 Thu thập hỗ sơ, lãi liệu vào lưu trữ nhà trường

1 Hàng năm nhân viên văn thư lưu trữ nhả trường có trách nhiệm:

z) Lập kế hoạch thu thập hỗ sơ, lài liệu, lập danh mục hồ sơ công việc hàng

nằm Lham mưu Tô trưởng Tô Hành chính trình Hiệu trưởng ký ban hành

b) Phối hợp với các bộ phận, cả nhân xác dịnh hỗ sơ, tải liệu cần thu thập

©) [Tướng dẫn các bộ phận, cá nhân chuẩn bị hỗ sơ, tài liệu giao nộp và thống

+ê thành “Mục lục hồ sư, tải liệu nộp lưu"

d) Chuẩn bị các kho tảng và phương tiên để tiếp nhận tải liêu

e) Tế chức Liếp nhận tải liệu vả lập “ Điên bán giao nhận tải liệu”

2 Bộ phận có tải liệu giao nộp lưu trữ có trách nhiệm lập “Mục lục hỗ sơ,

tài liệu nộp lưu” gửi nhân viên văn thư lưu trữ củng với tài liêu giao nộp

Diéu 28, Chỉnh lý tải liệu

1 Khi phân loại và lập hồ sơ phải tôn trong sự hình thành của tải liệu theo trình tự giải quyết công việc Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được hoạt

động của nhà trưởng Nhân viên văn thư lưu trữ có trách nhiệm tô chức phân loại,

chính lý tải liệu, báo quản tại kho lưu trữ nhả trường, Khi có yêu cầu, cán bệ, giáo viên, nhân viên ác bộ phận phải có trách nhiệm phối hợp chính lý tải liệu

2 Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được các yêu cầu: Phân loại và lập hỗ

sơ hoản chỉnh, xác định thời hạn bảo quân cho từng hỗ sơ, tài liệu theo từng mức

độ bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn; hệ thông hóa hỗ sơ, tải liệu; lập

công cụ tra cứu gồm mục lục hỗ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cửu khác phục

vụ cho việc quần lý, tra cứu, sử dụng tải liệu, lập danh mạc xác định tài liệu hết giá

trị dễ lâm thủ tục tiêu hủy

Điều 29 Xác định giá trị tài Hiệu

1 Việc xác định giá trị tài liêu phải dạt dược các yêu cầu sau

31

8) Xác định tải Hệ ân bão quản vĩnh viễn vả tải liệu cần bão quán có thời

hạn tính bằng sô hrợng năm

b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy

2 Tế trưởng Tổ Hành chính phối hợp với các Trưởng bộ phận nghiên cứu tham mưu Liiệu trưởng ban hành Dáng thời hạn bảo quản tải liệu của nhà trưởng theo quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hỗ sơ, tài liệu hình thành phổ biển trong các hoạt

động của cơ quan, tổ chức

Điều 30 Tội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan

1 Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, nhà trường phải thành lập Hội đồng

Xác định giá trị tải liệu Hội đồng có nhiệm vụ tư vẫn cho Hiệu trưởng về việc

quyết định:

4) Mục lục hồ sơ, tải liệu giữ lại báo quản

b) Danh mục tài liệu hết giá trị

2 Thành phần của Hội dồng xác dịnh giá trị tải liệu gồm

a) lliệu trường giao DI Phó lliệu trưởng làm Chủ tịch Hội đồng,

b) Đại diện Tổ Hành chính: Ủy viên thường trực, Thu ky Héi déng;

c) Dại điện lãnh đạo các bộ phận có tài liệu xác định giá trị Uy viên

3 Hội dồng làm việc theo nhương thức sau dây

a) Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hỗ sơ, tài liệu giữ lại; đối với danh mục tải liệu hết giá trị, cần kiểm tra thực tế tài liệu

b) Hội đồng tháo luận tập thể và biểu quyết theo đa số về tải liệu dự kiến

tiêu hữy

c) Thông qua biên bản, trình Hiệu trưởng quyết định Biên bản cỏ đủ chữ ký của các thành viên hôi đồng dự hợp, lập thành 02 bản, 01 bản lưu tại hỗ sơ hủy tài liệu, 01 bản đưa vào hỗ sơ trình cơ quan lưu trữ cấp trên thẩm tra tải liệu hết giá trị

Điều 31 Tiên huỹ tài liệu hết giá trị

1 Hiệu trưởng có thâm quyền quy t định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của nhà

trưởng sau khi có ý kiến thắm định bằng văn bản của Hội đồng xác định giá trị tài liệu nhả trường và có ý kiến bằng văn bản của cơ quan lưu trữ cấp trên về kết quả thậm tra tài liệu hết giả trị Œá nhân không tự tiện hủy hỗ sơ, tài liệu đưới bất ky hình thức náo; không bán hồ sơ, lai liệu ra thị trưởng tự do

2 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

a) Việc tiêu húy tải liệu hết giá trị chí được thục hiện sau khi có quyết dịnh bằng văn bản của người có thẩm quyền

b) Khi tiêu hủy tai liệu phải hủy hết thông tin tài liệu

32

ø) Việc tiêu húy lài liệu phải được lập thành biên bản có xác nhận của người

thực hiện việc tiêu bủy và của đại điện bộ phận có tải liệu

d) Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bão quản tại nhà trưởng trong thời han ít nhật hai mươi năm, kế từ ngày tài liệu bị tiêu hủy,

4 Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo thủ tục vả hỗ sơ sau:

8) Hoàn thiên hề sơ trình cấp có thâm quyền ra quyết định tiêu huỷ tài liệu

hết giá tri

- Những hồ sơ, tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quân phải được sắp xếp bổ sưng vào mục lục hồ sơ tương úng của phông (khôi) tài liệu

- Hoàn thiện hỗ sơ và danh mục tải liệu hết giá trị ghi lai tổng số bó

liệu hết giá trị dược phép tiêu huỷ; ghi lại số và dánh số lai trật tự các hó

cần); hoàn chỉnh lại tiêu để các tập, viết lại lý do loại

- Trình cơ quan có thẩm quyền ra quyết định về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

b) Tễ chức tiêu huỷ tải liệu hết giả trị

Sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thm quyền, việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau:

- Đóng gói tài liệu hết piá trị

- Lập biên bản bản giao tài liệu hết giá trị giữa người quản lý kho lưu trữ và

người thực hiện tiêu huỷ tải liệu hêt giá trị;

- Thực hiện tiêu huỷ tài liệu hết giá trị: có thể được thực hiển tại nhà trường,

y cal gidy, ngâm nước hoặc xé nhỏ; hoặc có thể chuyển đến nhà máy giấy

- Lập biên bản về việc huỷ tài liệu hết giá trị

€) Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu huỷ tài hệu hết giá trị

Việc tiêu huý tải liệu hết giá trị phải được lập thánh hỗ sơ Hỗ sơ về việc tiêu huỷ tải liệu hết giá trị bao gồm:

(1) Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

(2) Danh mục tải liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh tải liệu hết giả trị

(3) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu

(4) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài hiệu

(5) Văn bản của cấp có thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị

(6) Quyết định của người có thẩm quyên cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

(7) Biên bản bản giao tài liệu hết giá trị

(8) Diên bản về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

(9) Các tài liệu có liên quan khác

33

3) Bao cdo théng kê được thực hiện theo quy định của Bộ Nội vụ về chế độ

báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ

A)Các loại số sách thống kê trong kho lưu trữ của nhà trưởng, như sau

* Các loại số sách thống kê chủ yếu bao gồm:

(1) Số nhập tài liệu

(2) Số xuất tải liệu

(3) Danh sách phông (Số thống kế phông)

(4) Phiểu phông

(5) Mục lục hồ sơ

(6 Mục lục văn bản

(7) Biên bản bản giao tải liệu

(8) Phiếu yêu cầu sử dụng tải liệu

(9) Hồ sơ tiêu huỷ tải liệu

(10) Bao cáo thống ké định kỳ

* Các loại số sách thống kê bỗ trợ bao gồm:

(1) Số đăng ký Mục lục hỗ sơ

(2) Hỗ sơ phông,

(3) Biên bản kiểm ứra số lượng, tinh trang tai liệu trong kho

(4) Số thống kê tải liệu quý, hiểm; tải liệu hạn chế sử dụng,

(5) Sách chỉ dẫn các phông lưu trữ

(6) Sơ đồ chỉ đẫn tài liệu trong kho,

Điều 33 Bảo quản tải liệu lưu trữ

1) Tai hiệu lưu trữ của nhà trường phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong

kho lưu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu hoặc không thuộc điện nộp lưu trữ hiện hảnh, cán bộ, giáo viên, nhân viên có trách nhiệm bảo quản an toàn

34