Báo cáo dự Án tình huống thực hiện phỏng vấn tại doanh nghiệp công ty uni flower

Trong CV của em có đề cập đến kinh nghiệm làm việc tại một công ty bán hàng lớn.. Ứng viên 2 Bảo Ngọc: Em tên là Bảo Ngọc, đã có 2 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tiếp thị bán hà

TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIỆT MỸ

KHOA QUẢ N TRỊ

*

BÁO CÁO DỰ ÁN TÌNH HUỐNG

THỰC HIỆN PHỎNG VẤN TẠI DOANH NGHIỆP

Tên môn học: KỸ NĂNG LÀM VIỆC

Tên nhóm: 1 thành viên

Ngành học: QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

Lớp: 5233VPR01 Giảng viên hướng dẫn: THS LÊ NGUYỄN TRUNG KIÊN

Thành phố Hồ Chí Minh, 28 tháng 3 năm 2025

~~~~~~~~

Nhận Xét - Đánh Giá

Đặng Tuấn Kiệt 423210089

Nguyễn Huy Khánh 423210070

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, nhóm chúng em xin gửilời cảm ơn chân thành đến Ban Giám Hiệu Trường Cao Đẳng Việt Mỹ đã tạo điều kiện thuận lợi để chúng em được học tập và rèn luyện trong một môi trường giáo dục năng động, hiện đại và chuyên sâu

Tiếp theo, chúng em xin gửilời tri ân đến Ban Chủ Nhiệm Khoa Quản Trị cùng quý

thầy cô đã đưa môn Kỹ Năng Làm Việc vào chương trình giảng dạy, giúp chúng em có cơ

hội tiếp cận và nắm bắt những kiến thức hữu ích, từ đó định hướng tốt hơn cho con đường sự nghiệp trong tương lai

Đặc biệt, nhóm chúng em xin gửilời cảm ơn sâu sắc đến ThS Lê Nguyễn Trung Kiên, người đã tận tình hướng dẫn và hỗ trợ trong suốt quá trình thực hiện bài tiểu luận

này, giúp chúng em hiểu rõ hơn về môn học cũng như tìm ra hướng đi đúng đắn khi gặp khó khăn

Do vẫn còn là sinh viên với vốn kiến thức và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, bài tiểu luận chắc chắn không thể tránhkhỏi những thiếu sót Chúng em rất mong nhận được sự góp ý từ thầy cô để có thể hoàn thiện và nâng cao hiểu biết của mình hơn nữa

Trân trọng!

PHẦN I: GIỚI THIỆU

1 Thông tin chung

2 Mục tiêu và ý nghĩa

3 Cấu trúc dự án

PHẦN II: NỘI DUNG TÌNH HUỐNG

1 Bối cảnh:

Thông tin tổng quan về dự án Công ty Uni Flower đang mở rộng quy mô và tuyển dụng thêm nhân viên kinh doanh trong mảng truyền thông để phát triển thị trường Ban tuyển dụng gồm anh Huy Khánh và chị Quỳnh Như—hai nhà tuyển dụng có nhiều kinh nghiệm trong ngành Họ sẽ tiến hành phỏng vấn ba ứng viên với những điểm mạnh và hạn chế khác nhau để tìm ra người phù hợp nhất cho vị trí này

Ứng viên 1 (Tuấn Kiệt) - Ứng viên có kinh nghiệm trong ngành sales

nhưng mới chuyển sang truyền thông

Ứng viên 2 (Bảo Ngọc) - Ứng viên có kinh nghiệm trong bất động sản

nhưng có thái độ làm việc chưa chuyên nghiệp

2 Mở đầu phỏng vấn

HR (Anh Huy Khánh):

Chào bạn, cảm ơn bạn đã đến tham gia phỏng vấn hôm nay Chúng ta sẽ bắt đầu bằng việc giới thiệu sơ qua về bản thân Bạn vuilòng chia sẻ lý do vì sao lại ứng tuyển vào

vị trí này và kinh nghiệm của mình nhé

Ứng viên 1 (Tuấn Kiệt):

Chào anh Huy Khánh, chào chị Quỳnh Như Em tên là Tuấn Kiệt, đã có hơn 3 năm kinh nghiệm làm nhân viên sales Mặc dù em chưa có nhiều kinh nghiệm trực tiếp trong truyền thông, nhưng em rất đam mê và tin rằng vớikinh nghiệm bán hàng, em sẽ nhanh chóng học hỏi và đóng góp hiệu quả cho công ty

HR (Chị Quỳnh Như):

Cảm ơn Kiệt đã giới thiệu Tiếp theo, c h ị có một câu hỏi cho em Trong CV của

em có đề cập đến kinh nghiệm làm việc tại một công ty bán hàng lớn Em có thể chia sẻ một chút về công việc cụ thể tại công ty đó không? Và em đã làm gì để hoàn thành tốt công việc?

Ứng viên 1 (Tuấn Kiệt):

Dạ tại công ty cũ, em chủ yếu làm việc trong mảng bán lẻ Công việc của em là tư vấn và bán hàng trực tiếp cho khách hàng, chăm sóc và duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ Một trong những chiến lược em hay áp dụng là tạo dựng sự tin tưởng với khách hàng, lắng nghe và hiểu rõ nhu cầu của họ Kết quả là em luôn đạt được doanh số mục tiêu hàng tháng

(Trong khi HR đang phỏng vấn Bảo Ngọc bước vào phòng phỏng vấn, đến trễ 10 phút

Ứng viên 2 (Bảo Ngọc):

Xin chào hai anh chị Em xin lỗi vì đã đến trễ Em đã gặp phải một sự cố giao thông bất ngờ trên đường và dù đã cố gắng hết sức để đến đúng giờ nhưng không thể kịp Em rất mong anh chị thông cảm

HR (Anh Huy Khánh):

Chào Bảo Ngọc,cảm ơn bạn đã đến Mặc dù việc đến trễ không phải là điều chúng tôi mong muốn,nhưng chúng tôi đánh giá cao sự chân thành của bạn trong việc giải thích tình huống này Hy vọng lần sau bạn sẽ sắp xếp thời gian tốt hơn

Ứng viên 2 (Bảo Ngọc):

Em tên là Bảo Ngọc, đã có 2 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tiếp thị bán hàng, chuyên bán các mặc hàng đồ uống Em mong muốn được gia nhập công ty vì em thấy công ty có môi trường làm việc chuyên nghiệp và cơ hội để phát triển Em rất mong

có cơ hội đóng góp và học hỏi thêm từ các anh chị trong công ty

HR (Chị Quỳnh Như) :

Bảo Ngọc, trong CV của em có đề cập đến kinh nghiệm làm việc tại một công ty tiếp thị nước ngọt C2 trước đây Em có thể chia sẻ chi tiết hơn về công việc của mình ở đó không?

Ứng viên 2 (Bảo Ngọc):

Dạ, tại công ty cũ, em làm việc với vai trò nhân viên tiếp thị bán hàng, chuyên bán các mặt hàng đồ uống Công việc của em chủ yếu là giới thiệu sản phẩm, tìm hiểu nhu cầu khách hàng và cung cấp các mức giá phù hợp với ngân sách và yêu cầu của họ Em cũng chịu trách nhiệm theo dõi và chăm sóc khách hàng sau bán hàng để đảm bảo họ hài lòng và

có thể giới thiệu thêm khách hàng mới

HR (Huy Khánh):

Trong quá trình làm việc, em gặp phải thử thách nào và em đã vượt qua nó như thế nào?

Ứng viên 2 (Bảo Ngọc):

Một thử tháchlớn em gặp phảilà làm việc với những khách hàng có yêu cầu rất cao

và kỳ vọng không thực tế về giá cả Em đã phải dành thời gian giải thích cặn kẽ về giá cả

và chất lượng hàng hoá, so sánh với các nơi cung cấp hàng hoá tương tự và cuối cùng đã thuyết phục được khách hàng Em học được rằng kiên nhẫn và kỹ năng giao tiếp tốt rất quan trọng trong việc xây dựng lòng tin với khách hàng

HR (Chị Quỳnh Như) :

C h ị thấy Bảo Ngọc có vẻ rất biết cách chăm sóc khách hàng Một câu hỏi cuối cùng, em có thể cho chúng tôi biết lý do tại sao em lại muốn chuyển sang công ty Uni Flower không?

Ứng viên 2 (Bảo Ngọc):

Dạ, em đã nghiên cứu về công ty và nhận thấy công ty có một môi trường làm việc rất chuyên nghiệp, năng động với một người trẻ, em muốn có cơ hội học hỏi nhiều hơn Em rất mong muốn

có thể phát triển bản thân và gắn bó lâu dài với công ty để cùng đóng góp vào sự phát triển chung

HR (Anh Huy Khánh):

Chúng tôi rất cảm ơn hai bạn đã chia sẻ Một câu hỏi chung cho hai bạn, đó là mức lương mong muốn khi ở vị trí này là bao nhiêu?

HR (Chị Quỳnh Như) :

Chúng tôi rất cảm ơn hai bạn đã chia sẻ Một câu hỏi chung cho hai bạn, đó là mức lương mong muốn khi ở vị trí truyền thông này là bao nhiêu?

Ứng viên 2 (Bảo Ngọc, Tuấn Kiệt)

Dạ, em đã tham khảo thị trường và mức lương cho vị trí này dao động từ 7 triệu đến 10 triệu đồng mỗi tháng Tuy nhiên, em rất linh hoạt và sẽ sẵn sàng thảo luận thêm

về mức lương phù hợp với mức độ công việc và cơ hội phát triển nghề nghiệp tại công ty

HR (Huy Khánh):

Cảm ơn hai bạn đã chia sẻ Chúng tôi hiểu rằng mức lương là một yếu tố quan trọng trong việc quyết định gia nhập công ty Tuy nhiên, ngoài lương, công ty chúng tôi còn chú trọng đến môi trường làm việc, cơ hội đào tạo và thăng tiến nữa Đồng thời, chúng tôi rất ấn tượng với những gì hai bạn chia sẻ Chúng tôi sẽ liên lạc với hai bạn trong thời gian sớm nhất Chúng ta kết thúc buổi phỏng vấn ở đây Chúc hai bạn một ngày tốt lành!

Phần III Nội dung tình huống

Câu 1: Yếu tố quan trọng nhất khi tổ chức sự kiện thành công là gì?

A Chỉ tập trung vào trang trí sân khấu

B Hiểu rõ mục tiêu, đối tượng khách mời và ngân sách

C Chạy theo xu hướng mà không cần theo sát yêu cầu kháchhàng

D Chỉ cần có khách mời nổi tiếng là đủ

Đáp án: B – Hiểu rõ mục tiêu, đối tượng khách mời và ngân sách

Câu 2: Khikháchhàng nói "Tôi cần thêm thời gian để quyết định về sự kiện", bạn

nên làm gì?

A Ngừng tư vấn và chờ kháchhàng liên hệ lại

B Cung cấp thêm thông tin hữu ích về lợi ích của sự kiện

C Giảm giá ngay để thuyết phục kháchhàng

D Hối thúc khách ký hợp đồng ngay để đảm bảo lịch trình

Đáp án: B – Cung cấp thêm thông tin hữu ích về lợi ích của sự kiện

Câu 3: Một hợp đồng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần có yếu tố nào sau đây?

A Chỉ cần có chữ ký của bên tổ chức

B Không cần điều khoản cụ thể, chỉ cần thỏa thuận miệng

C Có đầy đủ thông tin hai bên, ngân sách, điều khoản và tiến độ thanh toán

D Bên tổ chức có thể thay đổi nộidung hợp đồng tùy ý

Đáp án: C – Có đầy đủ thông tin hai bên, ngân sách, điều khoản và tiến độ thanh toán

Câu 4: Điều nào quan trọng nhất khilàm việc với nhà cung cấp dịch vụ sự kiện?

A Luôn yêu cầu mức giá thấp nhất

B Duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp, làm việc rõ ràng

C Chỉ liên hệ khi có sự cố xảy ra

D Mờihọ hợp tác lâu dài mà không cần thỏa thuận cụ thể

Đáp án: B – Duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp, làm việc rõ ràng

Câu 5: Nếu kháchhàng chê chi phí tổ chức quá cao, bạn nên làm gì?

A Giảm giá ngay lập tức

B Giải thích giá trị dịch vụ và so sánh với các sự kiện tương tự

C Chấm dứt cuộc trò chuyện vì khách không có khả năng chi trả

D Nói rằng giá sẽ tăng sớm để ép khách ký hợp đồng

Đáp án: B – Giải thích giá trị dịch vụ và so sánh với các sự kiện tương tự

PHẦN IV: ỨNG VIÊN CẦN CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI ĐẾN PHỎNG VẤN SỰ KIỆN

1 Tìm hiểu về công ty và vị trí ứng tuyển

Tên công ty, lĩnh vực hoạt động, quy mô tổ chức sự kiện

Các loại sự kiện công ty thường tổ chức (triển lãm, hội thảo, lễ khai trương, concert, fashion show, activation …)

Mô tả công việc cụ thể của vị trí ứng tuyển (Tổ chức sự kiện, Quản lý dự

án, Sales sự kiện, Truyền thông sự kiện …)

Yêu cầu kỹ năng: Lập kế hoạch, quản lý ngân sách, điều phối nhân sự, sáng tạo nộidung, đàm phán với đối tác …

Hiểu về đối tượng kháchhàng mà công ty hướng đến

2 Chuẩn bị hồ sơ cá nhân

CV cá nhân: Nêu rõ kinh nghiệm làm sự kiện, kỹ năng tổ chức, các dự án từng

tham gia

Portfolio (nếu có): Hình ảnh, video, tàiliệu về các sự kiện đã từng thực hiện Bằng cấp, chứng chỉ: Các chứng chỉ liên quan đến quản lý sự kiện, marketing, truyền thông (nếu có)

Thư giới thiệu: Từ đối tác, công ty cũ hoặc kháchhàng đã từng làm việc

3 Kiến thức chuyên môn cần ôn tập

Quy trình tổ chức sự kiện: Lên kế hoạch, thiết kế concept, tìm kiếm nhà cung cấp, vận hành sự kiện, đánh giá hiệu quả

Ngân sách sự kiện: Cách phân bổ chi phí, quản lý tài chính, dự trù rủi ro

Kỹ năng đàm phán: Làm việc với nhà tài trợ, đối tác, nhà cung cấp

Kinh nghiệm xử lý sự cố : Phương án dự phòng khi có vấn đề xảy ra trong sự kiện

Công nghệ trong sự kiện: Ứng dụng công nghệ vào quản lý và vận hành sự kiện

Marketing sự kiện: Các kênh truyền thông, chiến lược quảng bá sự kiện hiệu quả

4 Chuẩn bị trả lời các câu hỏi phỏng vấn

Câu hỏi thườnggặp

Giới thiệu bản thân và lý do bạn ứng tuyển vào vị trí này?

Bạn có kinh nghiệm làm sự kiện chưa? Hãy kể về một sự kiện bạn từng tham gia tổ

chức

Theo bạn, yếu tố quan trọng nhất để tổ chức một sự kiện thành công là gì? Bạn có kinh nghiệm làm việc với nhà tài trợ và đối tác không?

Bạn sẽ làm gì nếu sự kiện gặp sự cố như mất điện, thời tiết xấu, khách mờihủy phút

chót?

Câu hỏi tình huống

Nếu sự kiện bị thiếu ngân sách, bạn sẽ xử lý thế nào?

Làm thế nào để thu hút khách tham gia sự kiện?

Nếu có xung đột giữa các thành viên trong team, bạn sẽ giải quyết ra sao? Nếu kháchhàng không hàilòng về một sự kiện bạn tổ chức, bạn sẽ phản hồi như thế

nào?

Bạn sẽ làm gì để đảm bảo tiến độ sự kiện mà không bị vượt ngân sách?

5 Trang phục và tác phong chuyên nghiệp

Mặc trang phục lịch sự, phù hợp vớilĩnh vực sự kiện (vest nhẹ, sơ mi, hoặc trang phục phong cách nhưng gọn gàng, chỉn chu)

Đến đúng giờ hoặc sớm hơn 10- 15 phút

Thể hiện sự sáng tạo, linh hoạt và khả năng xử lý tình huống trong buổi phỏng vấn

6 Chuẩn bị câu hỏi cho nhà tuyển dụng

Ứng viên nên đặt câu hỏi để thể hiện sự quan tâm đến công việc, ví dụ:

Công ty thường tổ chức sự kiện ở quy mô nào?

Có cơ hộilàm việc vớikháchhàng quốc tế không?

Công ty có hỗ trợ đào tạo thêm cho nhân viên không?

Lộ trình phát triển của một nhân viên sự kiện trong công ty như thế nào?

Công ty sử dụng những công nghệ gì trong quản lý sự kiện?

PHẦN V: ĐÁNH GIÁ

1 Thành công của buổi phỏng vấn

Nhận được nhiều chia sẻ thực tế và lờikhuyên hữu ích từ những người có kinh nghiệm lâu năm trong ngành sự kiện

Hiểu rõ hơn về các yêu cầu công việc, thách thức và cơ hội trong lĩnh vực tổ chức sự

kiện Buổi phỏng vấn mang tính định hướng, giúp ứng viên có cái nhìn thực tế hơn về công việc tổ chức và quản lý sự kiện

Nhờ sự chuẩn bị kỹ lưỡng và hỗ trợ từ đội ngũ HR, buổi phỏng vấn diễn

ra đúng giờ, chuyên nghiệp và hiệu quả

2 Hạn chế của buổi phỏng vấn

Thời gian hạn chế nên chưa thể khai thác sâu hơn về các chiến lược tổ chức

sự kiện và kinh nghiệm quản lý dự án thực tế

Một số chia sẻ mang tính cá nhân, chưa thể phản ánh đầy đủ mọi góc nhìn trong ngành sự kiện

Chưa có cơ hội thực hành xử lý tình huống sự kiện để ứng viên trải nghiệm thực tế hơn