Báo cáo cuối môn nghiệp vụ tổ chức sự kiện

6 1.2.1 Tìm hiểu về nội dung công việc của nhân viên tô chức sự kiện sự kiện trong doanh.... 6 nghiệp tô chức 6 1.2.2 Mô tả lại yêu cầu về tố chất, kiến thức, kỹ năng và thái độ của một

TRƯỜNG CAO BANG FPT POLYTECHNIC

BO MON KINH Ế

CHUYEN NGHANHQUAN H CONG CHUNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

88 Education

FPT POLYTECHNIC

BÁO CÁO CII MÔN

NGHỆP VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

GVHD Cô fing Kau Oanh Lop: PR18310Ilhóm

3

Sinh viênưthhên

Lê TiậNgc AnhMSSV: PS32292

Tran Bing TanMSSVPS3264

Ngugn ThKim Thi MSSVPS3233 Tran ThAnh ThuMSsv2Ps3227

Thành rấHồ Chí Minh, thámgă8n

2023

Mục lục

1.1.3 Những sự kiện chính trong năm vừa qua mà doanh nghiệp đã thực hiện 4 1.2 Tìm hiểu về nhân viên tô chức sự kiện trong doanh nghiệp 6 1.2.1 Tìm hiểu về nội dung công việc của nhân viên tô chức sự kiện sự kiện trong doanh 6

nghiệp tô chức 6

1.2.2 Mô tả lại yêu cầu về tố chất, kiến thức, kỹ năng và thái độ của một nhân viên tổ chức sự kiện mà khách hàng doanh nghiệp/khách hàng cá nhân lựa chọn cho các sự kiện 7 1.2.3 Xác định cơ hội và thách thức của một nhân viên tổ chức sự kiện phải đối mặt trong 8

CHƯƠNG 2: DỰ TOÁN VÀ HUY ĐỘNG NGÂN SÁCH CHO SỰ KIỆN 5 s5 << 9

2.1 Thực hiện dự toán ngân sách cho sự kiện 9 2.2 Lập bảng kế hoạch huy động ngân sách cho sự kiện 10

3.1 Ban tổ chức và tiến độ thực hiện 11

3.1.2 Tiến độ thực hiện 12

3.3 Địa điểm tổ chức sự kiện 12

3.4 Chuẩn bị liên quan đến khách mời 13

3.6 Hậu cần 15

3.7 Chuẩn bị trang thiết bị tổ chức sự kiện 15

3.8 Chuẩn bị tài liệu cho sự kiện 15

3.9 Truyền thông trước sự kiện 16

CHUONG 1: TONG QUAN VE DOANH NGHIEP

1.1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp

1.1.1 Tên và lịch sử hình thành và phát triển

1.1.1.1 Tên doanh nghiệp

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT PULSE

Dia chỉ: Tầng 8, Tòa nhà Thiên Phước 1, 244 Cống Quynh, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1,

TP HCM

Điện thoại: 0702816165

Email: info@pulse.vn

Website: https://www.pulse.vn/

1.1.1.2 Logo cia Pulse Active:

pulse QCTIVe

Hinh 1.1: Logo cua Pulse Active

1.1.1.3 Tầm nhìn và sứ mệnh của Pulse Active:

Thông qua các sự kiện thể thao độc đáo, Pulse Active mong muốn quảng bá rộng rãi lối sống lành mạnh và năng động thông qua các sự kiện kết hợp chạy bộ, tạo ra những sân chơi lành mạnh cho giới trẻ, góp phần xây dựng hình ảnh Việt Nam năng động và hội nhập

Với mỗi sản phẩm bán ra, Pulse Active sẽ trích một phần lợi nhuận để đóng góp vào các tổ chức xã hội liên kết với sự kiện đang được tổ chức tại thời điểm đó với mục đích thiện

nguyện, giúp đỡ các hoàn cảnh khó khăn hoặc những mục đích tốt đẹp khác

1.1.1.4 Lịch sử hình thành và phát triển

Năm 2013: Pulse Active được thành lập bởi Bady Pham và Phillip Nguyen để khuyến khích lối sống nãng động và lành mạnh Họ cũng tô chức giái chạy HCMC Run lần đầu tiên tại Phú

Mỹ Hưng

Năm 2014: Pulse Active tô chức coneert Zedd — True Colors Tour tại Việt Nam

Năm 2015: Pulse Active tô chức giải việt dã Prisma-The Night Run

Năm 2016: Pulse Active tổ chức cuộc thi Marathon quốc tế Đà Nẵng và Challenge Viet Nam Nam 2017-2022: Pulse Active tiếp tục tô chức các giải chay nhu HCMC Marathon, Da Nẵng Marathon, Challenge Viet Nam va Prisma - The Night Run voi sy tham gia cua hang ngan người chạy

Năm 2023: Pulse Active mở đăng ký cho giải Salonpas HCMC Marathon 2023, giải chạy việt

dã lớn nhất tại Việt Nam Tổ chức Giải Chạy Lazada Run 2023

1.1.3 Những sự kiện chính trong năm vừa qua mà doanh nghiệp đã thực hiện

1.1.3.1 Giải Marathon Thành phố Hồ Chí Minh

GIẢI HARATHON THÁNH PHỐ HỒ CHÍ HINH

HO CHÍ MÌNH CITY MARATHON 2025

TL 88057:

salonpas ``,

el

hips:/wwwfacebook.comhememarathon)

1.1.3.2 Cuộc Thi Marathon Quốc Tế Da Nang Manulife 2022

„0,2

JANG

RNATONAE

Vi):

Hinh: 1.3: Cuéc Thi Marathon Quoc Té Da Nang Manulife 2022 (Nguén: https:/www facebook com/DaNangInternationalMarathon) 1.1.3.3 Cuộc thi ba môn phối hợp Challenge Việt Nam lần thứ 2

Tình 1.4: Cuộc thủ ba môn phối hop Challenge Viét Nam lan thir 2 (Nguân: Báo Khánh Hoà - baokhanhhoa.vn)

1.1.3.4 Concert The Chainsmokers

1.2 Tìm hiểu về nhân viên tổ chức sự kiện trong doanh nghiệp

1.2.1 Tìm hiểu về nội dung công việc của nhân viên tô chức sự kiện sự kiện trong doanh nghiệp tổ chức

Nhân viên quản lý sự kiện cần phái chủ động để giám sát và tổ chức các sự kiện quy mô lớn Đảm báo các dự án thành công và hiệu quả về chỉ phí, chú ý đến ngân sách và thời gian quy định

- _ Khả năng nhìn nhận được “bức tranh toàn cảnh” và đạt được mục tiểu 6 moi giai doan tir khái niệm đến thực hiện

-_ Xác định cơ hội tổ chức sự kiện, hiểu thị trường và tạo ra sự quan tâm

- Tạo đề xuất sự kiện từ khái niệm đến kế hoạch

- Lap kế hoạch cho dự án từ thời gian biểu đến nhân lực Theo dõi tiến độ của dự án và đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn, trong phạm vi và trong

ngân sách

- _ Có thể đề xuất ý tưởng dé cai thiện địch vụ và chất lượng sự kiện

- _ Giám sát cơ sở vật chất của sự kiện và quản lý tat cá các chỉ tiết của sự kiện

- Phối hợp với các bộ phận khác dé thực hiện sự kiện theo kế hoạch

- _ Làm việc chặt chẽ với nhóm Marketing để đảm bảo thành công của sự kiện từ vé bán ra cho đến quảng bá với các đối tác tiềm năng

- _ Xử lý các vấn đề và khắc phục bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong ngày điển ra sự kiện

- — Tiến hành đánh g1á trước và sau sự kiện, báo cáo về kết quả

- _ Đưara giải pháp đề giải quyết các vấn đề một cách kịp thời

- _ Đánh giá thành công của sự kiện và gửi báo cáo cho ban quán lý khi cần

Nguồn: https://www.pulse.vn/wp-content/uploads/2021/12/1D_Event-Manager.pdf

1.2.2 Mô tả lại yêu cầu về tổ chất, kiến thức, kỹ năng và thái độ của một nhân viên tô chức

sự kiện mà khách hàng doanh nghiệp/khách hàng cá nhân lựa chọn cho các sự kiện Một nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần phái có những tổ chất, kiến thức, kỹ năng và thái độ sau đây để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng:

1.2.2.1 Tố chất:

- Sang tạo và tư đuy linh hoạt để đưa ra những ý tưởng mới và độc đáo cho sự kiện

- Ky nang giao tiếp tốt dé tương tác với khách hàng, đối tác và nhân viên hỗ trợ sự kiện

- - Sự tỉ mỉ và chỉ tiết trong công việc để đám bảo tính toàn vẹn và chất lượng của sự kiện

1.2.2.2 Kiến thức:

- _ Kiến thức vẻ lĩnh vực tô chức sự kiện, bao gồm các quy trình, phương pháp và công cụ để

lên kế hoạch và thực hiện sự kiện

- _ Hiểu biết về thị trường và khách hàng mục tiêu để định hình kế hoạch và chương trình

cho sự kiện

- - Kiến thức về kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, trang trí và thiết bị để có thể lựa chọn và sử dụng một cách hiệu quả

1.2.2.3 Kỹ năng:

- _ Kỹ năng lãnh đạo để có thé quan lý được nhân viên hỗ trợ sự kiện và đưa ra quyết định trong thời gian ngắn

- Ky nang quan ly thời gian để có thé lên kế hoạch và thực hiện các hoạt động trong sự

kiện một cách hiệu quả

- - Kỹ năng quản lý rủi ro để có thế xử lý các tình huống khẩn cấp hoặc bắt ngờ trong sự

kiện

- - Kỹ năng làm việc nhóm

- _ Kỹ năng giao tiếp

- _ Kỹ năng xây dựng kịch ban

- - Khả năng sáng tao

- _ Kỹ năng dự đoán và quản lý rủi ro

- _ Kỹ năng xử lý tình huống

- _ Kỹ năng đàm phán, lập ngân sách

1.2.2.4 Thái độ:

Thai độ tích cực và chuyên nghiệp trong cách làm việc đề thu hút sự tín nhiệm của khách

hàng và đối tác

Sự kiên nhẫn và kiên trì trong giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức sự

kiện

Tỉnh thần cầu tiến và học hỏi để nâng cao kỹ năng và kiến thức của mình

1.2.3 Xác định cơ hội và thách thức của một nhân viên tổ chức sự kiện phải đối mặt trong công việc trên thực tế

1.2.3.1 Cơ hội:

Mở rộng mạng lưới quan hệ được gặp gỡ và làm việc với các chuyên gia, nha tai tro,

người nỗi tiếng và nhiều cá nhân có ánh hưởng khác

Phát triển kỹ năng quản lý đự án, rèn kỹ năng lập kế hoạch, phân công công việc, quán lý thời gian, quản lý nguồn lực và giải quyết vấn đề - những kỹ năng quản lý dự án quan trong trong nhiều ngành nghẻ khác

Cung cấp cơ hội để thể hiện sự sáng tạo và khả năng thiết kế

Kinh nghiệm đa dạng từ làm các sự kiện khác nhau, từ hội thảo và triển lãm đến buổi biểu

điễn và tiệc cưới

Phát triển cá nhân: Công việc tổ chức sự kiện đòi hỏi sự phát triển liên tục và tự học Nhân viên tổ chức sự kiện có thể tham gia các khóa đào tạo, hội thảo và học viện chuyên

nghiệp để nâng cao kỹ năng và kiến thức của mình

Thị trường công việc toàn cầu: Lĩnh vực tổ chức sự kiện có tiém năng phát triển mạnh mẽ

trên toàn cầu Với sự phát triển của các sự kiện quốc tế và sự gia tăng của du lịch, nhân

viên tổ chức sự kiện có thể tận dụng cơ hội làm việc tại các địa điểm và với khách hàng quốc tế

1.2.3.2 Thách thức:

Thị trường tổ chức sự kiện cạnh tranh khốc liệt, đòi hỏi nhân viên tổ chức sự kiện phải có

sự sáng tạo và đột phá để tạo sự khác biệt và thu hút khách hàng

Quản lý thời gian và ngân sách làm việc khó khăn, đòi hỏi sự tỉ mỉ và cần trọng trong từng bước thực hiện

Kiểm soát rủi ro là một thách thức đáng kế khi tô chức sự kiện, vì có thế xảy ra những vấn đề không lường trước, gây ảnh hưởng đến chất lượng và thành công của sự kiện

Có thê phải làm việc trong môi trường áp lực cao, đòi hỏi sự kiên trì và kiên nhẫn để xử

lý các tình huỗng khó khăn trong quá trình tổ chức sự kiện

CHƯƠNG 2: DỰ TOÁN VÀ HUY ĐỘNG NGÂN SÁCH CHO SỰ KIỆN

2.1 Thực hiện dự toán ngân sách cho sự kiện

- _ Thành phản chương trình: Hoạt động văn hóa văn nghệ

- _ Thời gian tô chức: Ngày 10 thang 8 nam 2023

Đối tượng tham gia: Sinh viên Cao đăng FPT Polytechnic

or I

HẠNG MỤC

1,960,000

B CÁC HẠNG MỤC HỢP TÁC NHÂN SỰ 12,000,000

Freaky - BGK

Phương Trinh -

C CÁC HẠNG MỤC LIÊN QUAN HOẠT ĐỘNG TỎ CHỨC 3,620,000

Không tôn

THUONG

Giá trị giải | ! giảinhật I

9 thưởng Giải giải nhỉ, 1

„ giải yêu thích 3,500,000

Bằng chữ: Hai mươi mốt triệu không trăm tám mươi nghìn đông

Bảng 2.1: Dự toán ngắn sách cho sự kiện Polyš Stars

2.2 Lập bảng kế hoạch huy động ngân sách cho sự kiện

1 Huy động cá Ban tô Người | 14 1,600,000 | 22,400,000

nhân chức

2 Bán vé tham gia| Khán giá | Vé 100 49,000 4,900,000 | Bán từ ngày 18/7

sự kiện — 10/8/2023

Bảng 2.2: Kê hoạch huy động ngân sách cho sự kiện Polv Stars

CHUONG 3: LẬP KẾ HOẠCH TO CHỨC SỰ KIỆN

3.1 Ban tổ chức và tiến độ thực hiện

3.1.1 Ban tổ chức

¡ |LêThịNgọc Anh | "S22 | 37263222 Í amnlinps3229201predu.vn Trưởng BTC

2 | Trần Đông Tân mo 26121259 | tamtdps32642@fpteduvn Thành viên BTC

3 | Nguyễn Thị Kim | P3323 T11 Í Thimkps32331/@fpt.edu.vn Thành viên BTC

4 | Tran Thi Anh PS3227 | 32706544 | 1 ttaps32270@fpt.edu.vn Thanh vién BTC

5 | Pham Nguyen | BS32L7 | 98382873 | Lư ntns32170@ptedu.vn Thành viên BTC

7 Huynh Thi Thuy PS3238 | 86709519 | huynhthithuyhuong2004py@gmail.co Thành viên BTC

g | Neuyen Quynh | PS3242 | 37934621 Í onps32422@fpt.edu.vn Thành viên BTC

9_ | Nguyễn Anh Thy ps 48 — nguyenanhthy605@gmail.com Thành viên BTC

10 Thanh Thảo 3 8 thaonttps32583 t.edu.vn Thanh vién BTC

¡¡ | bé thi Minh PS3258 | 98697072 | ss omltmps32586@fpt.edu.vn Thanh vién BTC

13 | Nguyễn Mai Anh | PS3609 | 78250672 Í trv7g9g12@smaiLcom Thành viên BTC

14 | Bùi Ngọc Diễm ps0 76 diembtnps36090@fpt.edu.vn Thanh vién BTC

Bang 3.1: Ban tô chức

3.1.2 Tiến độ thực hiện

B

SHINE YOUR LIGHT Thang 7

3

thong tai cac lop

Dung Standee

tai trén F

Mo form dang ky

Bang 3.2: Tién d6 thực hiện

3.2 Thu tuc hanh chinh

H sĩ

Hợp MC

Xin su hội

Xin phép dùng phòng học

team Media

tục

3.3 Dịa điểm tô chức sự kiện

¡ bên giữ 1 bản

¡ bên giữ 1 bản

- Địa điểm: Hội trường tòa P, trường Cao đăng FPT Polytechnic cơ sở TP HCM

- Địa chỉ: Tòa nhà Innovation, Lô 24, Công viên phần mềm Quang Trung, quận 12, TP HCM

- Lý do: Đây là địa điểm phù hợp với cuộc thi tìm kiếm tài năng vì đáp ứng đủ các trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng và màn hình LED Có điều hoà không khí cũng như môi trường trong nhà tránh được những ảnh hưởng hoặc sự có đo thời tiết gây ra

Hnh 31 1- Hân tramo hÃi tra#Ỳng tar P

3.4 Chuẩn bị liên quan đến khách mời

- Lập danh sách khách mời

5 Trưởng ngành Quan hệ công chúng và

1 | Đặng Kiêu Oanh oanhdk4(@fe.edu.vn

Tô chức sự kiện

Giảng viên ngành Quan hệ công chúng ;

2 | Pham Ngoc Binh binhpn4 @fe.edu.vn

và Tô chức sự kiện

` ; Giảng viên ngành Quan hệ công chúng

3 | Trân Thị Mỹ Hạnh , ; hanhtm@fe.edu.vn

và Tô chức sự kiện

Bảng 3.4: Danh sách khách mời của sự kiện

- Chuẩn bị thư mời

FPT POLYTECHNIC

THƯ MỜI

BAN TO CHUC CUOC THI TIM KIEM TAI NANG POLY'S STARS TRẤN TRỌNG KÍNH MỚI

CÔ ĐẶNG KIỀU OANH

ĐẾN THAM DỰ VÒNG CHUNG KẾT CUỘC THI TIM KIEM TAI NANG

VÀO LÚC:

17:30 - 10/08/2023

Tại hội trường toà P

Trường Cao đẳng FPT Polytechnic cơ sở TP HCM

Tod nha Innovation, 46 24, Céng viên phôn mềm Quang

SY HIEN DIEN CUA CÔ LÀ NIỀM VINH HANH CUA BAN TỔ CHỨC

XIN TRAN TRONG KÍNH MỜI !

Hình 3.2: Thư mời

Trung, Quộn 12, TP HOM

LÊ

FPT POLYTECHMNIC

TIMELINE SỰ KIỆN 17:30 Check=in 18:00 Bắt dầu chương trình 20:30 Công bố giải thưởng 21:00 Kết thúc

TU,

Or