Thông qua việc áp dụng lý thuyết quản trị nhóm làm việc, bài thảo luận khôngchỉ giúp nâng cao kỹ năng tổ chức sự kiện mà còn cung cấp những kinh nghiệm thựctiễn cho hoa
Nhóm làm việc
Nhóm làm việc là sự kết nối giữa hai hoặc nhiều cá nhân, có sự tương tác và phụ thuộc lẫn nhau, cùng nhau hợp tác để đạt được mục tiêu chung đã được xác định.
Có nhiều tiêu chí khác nhau để phân loại nhóm làm việc:
Trong quá trình hoạt động, có hai loại nhóm làm việc: nhóm làm việc tạm thời và nhóm làm việc thường xuyên Nhóm làm việc tạm thời được thành lập để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể do tổ chức giao phó và sẽ giải thể khi nhiệm vụ hoàn thành Trong khi đó, nhóm làm việc thường xuyên có cấu trúc ổn định và lâu dài, gắn liền với cơ cấu tổ chức mà nhóm hoạt động trong đó.
Theo cách thức giao tiếp giữa các thành viên, nhóm làm việc được chia thành hai loại: nhóm thực tế và nhóm ảo Nhóm thực tế là nơi các thành viên trực tiếp làm việc cùng nhau, trao đổi thông tin và thực hiện các nhiệm vụ được giao Ngược lại, nhóm ảo bao gồm các thành viên cách xa nhau về mặt địa lý, giao tiếp chủ yếu qua các phương tiện truyền thông.
Theo mức độ tương đồng giữa các thành viên, nhóm làm việc được chia thành hai loại: nhóm đồng nhất và nhóm đa dạng Nhóm đồng nhất bao gồm các thành viên có đặc điểm giống nhau về nhân khẩu học, tính cách, kỹ năng, năng lực hoặc kinh nghiệm công tác Ngược lại, nhóm đa dạng là nhóm mà các thành viên chỉ có một vài hoặc không có đặc điểm tương tự nhau.
Theo mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức, có ba loại nhóm làm việc cơ bản, bao gồm nhóm đặc nhiệm, nhóm làm việc chức năng và nhóm dự án.
Mặc dù có nhiều tiêu thức phân loại nhóm làm việc khác nhau, nhưng tất cả các nhóm trong một tổ chức đều có những đặc điểm cơ bản chung Các nhóm này đều có mục tiêu xác định rõ ràng, phương thức hoạt động được quy định cụ thể, và sự giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên.
Định hướng mục tiêu là yếu tố quan trọng giúp các thành viên trong nhóm cùng hướng tới các mục tiêu chung cụ thể và rõ ràng Việc xác định lợi ích nhóm đặt trên lợi ích cá nhân sẽ tạo ra sự gắn kết và tăng cường hiệu quả làm việc chung.
Sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm tạo ra mối quan hệ gắn kết, tin tưởng và chia sẻ về các hoạt động cũng như mục tiêu chung Kết nối này hình thành nên các giá trị văn hóa, ý tưởng và nhận thức chung mà các thành viên cùng xây dựng và phát triển trong quá trình làm việc chung.
Các thành viên trong nhóm nhận thức rằng họ phụ thuộc vào nhau để đạt được mục tiêu chung, điều này chỉ có thể thực hiện khi tất cả đều hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình Nhà quản trị nhóm cần tham gia trực tiếp vào công việc, không đứng ngoài hay trên các thành viên khác, mà phải là một phần của tập thể để giám sát và hỗ trợ công việc của từng thành viên.
Ảnh hưởng lẫn nhau trong môi trường làm việc thể hiện sự tác động giữa các cá nhân, nơi mỗi người đều có sự kết nối và liên đới chịu trách nhiệm chung Sự tương tác này không chỉ thúc đẩy hiệu suất công việc mà còn tạo ra một môi trường hợp tác tích cực, góp phần vào thành công chung của tổ chức.
Mối quan hệ cấu trúc trong nhóm làm việc bao gồm các vai trò, quy tắc và tiêu chí mà các thành viên kiểm soát lẫn nhau Để đảm bảo hoạt động hiệu quả, nhóm cần có phương thức và quy trình làm việc được tổ chức chặt chẽ, bất kể sự ổn định của các thành viên chỉ diễn ra trong một khoảng thời gian ngắn hay dài.
Các thành viên trong nhóm thường xuyên giao tiếp và tương tác với nhau, tạo nên một mối quan hệ chặt chẽ Mỗi người đều có chuyên môn trong lĩnh vực công việc của mình và sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết Việc chia sẻ thông tin và giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên không chỉ giúp nâng cao năng suất mà còn đảm bảo chất lượng công việc.
- Động lực cá nhân: Thỏa mãn nhu cầu và mục tiêu của các thành viên trong nhóm
Quản trị nhóm làm việc
Khái niệm
Quản trị nhóm làm việc bao gồm các hoạt động cơ bản như xây dựng nhóm, giao tiếp, lãnh đạo và đánh giá hiệu quả công việc Mục tiêu chính là đạt được những mục tiêu chung đã xác định của nhóm, đồng thời đáp ứng nhu cầu cá nhân của từng thành viên trong nhóm.
Vai trò
Quản trị nhóm làm việc là yếu tố quan trọng giúp tổ chức đạt được mục tiêu chung, vì mục tiêu của nhóm luôn gắn liền với mục tiêu tổ chức Việc quản lý nhóm hiệu quả không chỉ làm cho nhóm linh hoạt hơn, mà còn giúp tổ chức dễ dàng thích ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh Đối với nhóm, quản trị quyết định sự tồn tại và phát triển, nếu thiếu quản lý, nhóm sẽ trở nên hỗn loạn và các thành viên sẽ khó giao tiếp và hỗ trợ nhau Quản trị nhóm còn tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, tạo ra sự cộng hưởng trong quá trình phối hợp công việc Đối với các thành viên, quản trị nhóm tạo sự gắn kết thông qua giao tiếp, thúc đẩy động lực làm việc và thỏa mãn nhu cầu tâm lý-xã hội Qua quá trình làm việc cùng nhau, các thành viên phát triển mối quan hệ xã hội chặt chẽ và có cơ hội chia sẻ kỹ năng, kinh nghiệm để làm việc hiệu quả hơn.
Các bước xây dựng kế hoạch
Bước 1: Phân tích tình huống hiện tại của nhóm:
Phân tích tình huống hiện tại của nhóm làm việc giúp xác định điểm mạnh và điểm yếu, từ đó tìm kiếm cơ hội và phát hiện những thách thức mà nhóm phải đối mặt.
Bước 2 Xác định mục tiêu cần đạt được.
Các mục tiêu sẽ xác định các kết quả cần đạt được và chỉ ra các điểm kết thúc trong công việc cần thực hiện Mục tiêu cần phải rõ ràng về thời hạn thực hiện và được lượng hóa ở mức cao nhất có thể để đảm bảo hiệu quả.
Hệ thống mục tiêu của tổ chức cần được phân loại dựa trên các căn cứ, cụ thể: + Tinh ưu tiên của mục tiêu.
+ Các bộ phận, nhóm khác nhau trong tổ chức gồm mục tiêu của các cổ đông, mục tiêu của ban giám đốc, mục tiêu của người lao động
+ Thời gian: Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và mục tiêu dài hạn.
Bước 3: Xây dựng kế hoạch Trong giai đoạn này, nhóm cần xem xét và tìm kiếm các phương án thực hiện hoạt động để lựa chọn Cần đặt ra từ hai đến ba phương án nhằm chuẩn bị cho nhiều tình huống có thể xảy ra.
Bước 4: Đánh giá và lựa chọn kế hoạch tối ưu nhất.
Khi lập kế hoạch và phương án thực hiện, bạn cần xem xét các điểm mạnh và yếu của từng phương án, sau đó đánh giá chúng theo các tiêu chuẩn phù hợp với mục tiêu đã đề ra Việc đánh giá này nên trung thành với các tiền đề đã xác định, giúp bạn lựa chọn phương án tối ưu nhất Một số căn cứ để xem xét đánh giá bao gồm hiệu quả, khả năng thực hiện và mức độ rủi ro liên quan.
- Kế hoạch nào sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức?
Kế hoạch nào đạt được mục tiêu hiệu quả nhất và có tác động lớn nhất đến kết quả cần đạt? Kế hoạch nào thể hiện rõ nhất hệ thống tiêu chuẩn đã được lựa chọn?
- Kế hoạch nào tạo được sự ủng hộ của mọi người khi thực hiện?
- Cuối cùng, kế hoạch nào có chi phí thấp nhất?
Bước 5: Quyết định kế hoạch Sau khi đã cân nhắc nhóm cần chọn kế hoạch hành động và bắt tay vào tiến hành kế hoạch.
Phân công công việc
Nguyên tắc trong phân công công việc
- Đúng người, đúng việc, đúng năng lực, đúng thời điểm.
- Rõ ràng, công khai, minh bạch.
- Có kiểm tra, giám sát và phản hồi kết quả.
Các vai trò của các thành viên
Trong mỗi nhóm, các thành viên thường đảm nhận một hoặc nhiều vai trò mà họ cảm thấy thoải mái và phù hợp Theo Meredith Belbin, có 9 vai trò quan trọng mà các thành viên cần nắm vững để đạt được thành công trong nhóm.
- Vai trò thi hành công việc.
Trong nhóm, vai trò của người này là đưa ra kế hoạch và ý tưởng, biến chúng thành những công việc dễ thực hiện Họ đảm nhận trách nhiệm như những nhà tổ chức thực tế, giúp định hướng và quản lý tiến trình công việc hiệu quả.
Phong cách làm việc của chúng tôi nghiêm túc, kỷ luật và ngăn nắp, với định hướng công việc rõ ràng Nhân viên của chúng tôi là những người chăm chỉ, có tư duy hệ thống và chuyên nghiệp, luôn tập trung vào việc đánh giá hiệu quả công việc thông qua cách tiếp cận khuôn mẫu.
+ Hạn chế có thể chấp nhận được: Họ không linh hoạt và không dễ tiếp thu với sự đổi mới, cải tiến.
- Vai trò tìm kiếm giải pháp.
Trong nhóm, vai trò của việc phát triển và quản lý thông tin liên lạc cả bên trong lẫn bên ngoài là rất quan trọng Người đảm nhận vai trò này không chỉ cung cấp cơ hội mà còn mang đến những ý tưởng mới, góp phần thúc đẩy sự sáng tạo và hiệu quả trong công việc nhóm.
Phong cách làm việc của họ tập trung vào việc cải tiến và giao tiếp hiệu quả với mọi người Họ yêu thích sự đa dạng và luôn tò mò khám phá những khả năng mới.
+ Nhận diện: Nhiệt tình, tinh thần mạo hiểm cao, hướng ngoại, cởi mở.
Hạn chế có thể chấp nhận được trong công việc là khi sự mới mẻ không còn, dẫn đến sự bất cẩn Đôi khi, sự thiếu thực tế và quá nhiệt tình khiến họ dễ bị phân tâm, từ đó không thể hoàn thành những nhiệm vụ đã bắt đầu.
- Vai trò phân tích đánh giá.
Trong nhóm, vai trò của những người tìm cách giải quyết các vấn đề khó khăn, thách thức thường là những người có tư duy sáng tạo nhất Họ làm việc theo phong cách sáng tạo, cần có không gian riêng và được công nhận để phát huy khả năng Những người này thường có xu hướng nội tâm, cần thời gian để tưởng tượng và phát triển các giải pháp mới lạ, độc đáo cho những vấn đề phức tạp.
+ Hạn chế có thể chấp nhận được: họ thường thích nghi hơn là bắt tay vào công việc nên đôi khi quá mơ mộng.
- Vai trò định hướng.
Vai trò trong nhóm là phân tích các vấn đề và tình huống để đạt được sự hiểu biết sâu sắc Người đảm nhận vai trò này thường có khả năng đưa ra những nhận định chính xác và có cái nhìn chiến lược quan trọng.
+ Phong cách làm việc: Họ thích phân tích, lập luận, tìm hiểu.
+ Nhận diện: đặt nhiều câu hỏi để tìm hiểu, nhìn nhận toàn diện và khám phá ra được các nguyên nhân hợp lý.
Hạn chế có thể chấp nhận được là khi con người trở nên lý trí, dành nhiều thời gian để phân tích và tìm hiểu vấn đề Họ thường có xu hướng quan trọng hóa vấn đề, thiếu cảm thông và trở nên xa cách với những người xung quanh.
Trong vai trò của mình trong nhóm, tôi đảm bảo rằng tất cả các kỳ hạn đều được thực hiện đúng hẹn và các mục tiêu đã đề ra đều đạt được Tôi luôn thúc đẩy cả nhóm tiến về phía trước, vượt qua những chướng ngại vật và xử lý mâu thuẫn một cách dễ dàng.
Phong cách làm việc của họ luôn hướng đến việc đạt được kết quả, với sự hối thúc mạnh mẽ để toàn đội cùng nhau hợp tác Họ tìm kiếm những thử thách mới và đảm bảo mọi hoạt động diễn ra hiệu quả.
Hạn chế có thể chấp nhận được thường xuất phát từ sự thiếu kiên nhẫn và phản ứng giận dữ hoặc thất vọng đối với những người có tham vọng hoặc nỗ lực thấp hơn.
- Vai trò kiểm soát chất lượng.
+ Vai trò trong nhóm: Theo dõi các quy trình, giúp các thành viên làm rõ dự định, tóm tắt những gì mọi người cần làm.
+ Phong cách làm việc: Họ thích các thủ tục, quy trình, quyết định đặt ra mục tiêu và làm việc cùng nhau.
+ Nhận diện: Bình tĩnh, kiên nhẫn, chủ động và cởi mở, họ làm rõ các mục tiêu và điều hành buổi thảo luận
Hạn chế có thể chấp nhận được thường dẫn đến việc thao túng người khác và giao phó công việc dễ dàng, do đó, họ có xu hướng để lại quá nhiều nhiệm vụ cho người khác.
Trong nhóm, vai trò quan trọng là phân tích rủi ro và dự đoán các vấn đề có thể phát sinh, nhằm kiểm soát chất lượng và đảm bảo an toàn tối ưu.
+ Phong cách làm việc: Rất tỉ mỉ và chi tiết, họ có khuynh hướng cầu toàn.
+ Nhận diện: hay căng thẳng và lo lắng thái quá, yêu thích sự chính xác.
+ Hạn chế có thể chấp nhận được: khó có thể giao việc cho người khác.
- Vai trò chuyên gia, cố vấn.
Vai trò trong nhóm là tạo ra không khí thoải mái và gắn kết giữa các thành viên Người đảm nhận vai trò này rất hữu ích và thường là thành viên nhạy cảm nhất trong nhóm.
Các công cụ hỗ trợ phân công công việc
- Ma trận RACI: Xác định trách nhiệm, quyền hạn, tham vấn và thông báo cho từng công việc.
- Bảng phân công công việc: Liệt kê các công việc, người phụ trách, thời gian thực hiện và các thông tin liên quan.
- Các phần mềm quản lý dự án: Sử dụng các phần mềm như Microsoft Project, Trello,Asana để quản lý và phân công công việc.
Để tổ chức sự kiện “Chuyến đi tập huấn cán bộ hội của Liên chi hội sinh viên Viện đào tạo quốc tế”, việc lập kế hoạch và phân công trách nhiệm cho nhóm làm việc là rất quan trọng Mỗi thành viên trong nhóm cần rõ ràng về nhiệm vụ của mình để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ Các công việc cần được phân chia hợp lý, bao gồm chuẩn bị nội dung, logistics, truyền thông và quản lý thời gian Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc mà còn nâng cao tinh thần làm việc nhóm, góp phần tạo nên thành công cho sự kiện.
Xây dựng nhóm làm việc
Xác định mục tiêu nhóm theo tiêu chí SMART
Mục tiêu của nhóm được xác định theo tiêu chí SMART, cụ thể là tổ chức một chuyến đi chơi 2 ngày 1 đêm nhằm gắn kết các thành viên trong Liên chi Hội Sinh viên Viện Đào tạo Quốc tế Chuyến đi sẽ bao gồm các hoạt động vui chơi, trò chơi teambuilding, tiệc tối và đêm lửa trại, với mong muốn 100% thành viên tham gia đầy đủ.
Tổ chức chuyến đi tập huấn cho cán bộ hội nhằm gắn kết tình cảm giữa các thành viên trong Liên chi Hội thông qua các hoạt động trải nghiệm, trò chơi tập thể và thư giãn.
Du lịch tập thể không chỉ là chuyến tham quan, nghỉ dưỡng mà còn là một "khóa huấn luyện kỹ năng" cho các thành viên Qua chuyến dã ngoại, các thành viên sẽ rèn luyện kỹ năng mềm như giao tiếp, xử lý tình huống và teamwork Mục đích của chuyến đi du lịch tập huấn của Liên chi Hội Sinh viên Viện Đào tạo Quốc tế là hướng đến những giá trị tốt đẹp cho cá nhân, tập thể và doanh nghiệp, do đó cần được khuyến khích tổ chức nhiều hơn và chất lượng hơn trong tương lai.
Mục tiêu chính của chuyến đi là tăng cường kết nối giữa các thành viên, đảm bảo 100% người tham gia có cơ hội tương tác và giao lưu thông qua ít nhất 3 hoạt động nhóm trong suốt hành trình.
Sau chuyến đi, ít nhất 90% thành viên tham gia cảm thấy thư giãn và thoải mái hơn so với trước khi đi, theo đánh giá từ khảo sát cuối chuyến Việc này cho thấy hiệu quả tích cực của những hoạt động giải trí trong việc giảm căng thẳng.
Phát triển kỹ năng mềm là một quá trình quan trọng, trong đó ít nhất hai thành viên tham gia vào việc tổ chức trò chơi và quản lý hoạt động Qua đó, họ có cơ hội rèn luyện và cải thiện các kỹ năng như lãnh đạo, giao tiếp và tổ chức sự kiện, từ đó nâng cao khả năng làm việc nhóm và sự tự tin trong môi trường giao tiếp.
- Tạo kỷ niệm đẹp: 100% thành viên tham gia sẽ được mời chụp ảnh, ghi lại kỷ niệm và tham gia các hoạt động chung.
* Achievable (Có thể đạt được):
Kế hoạch tổ chức chuyến đi 2 ngày 1 đêm dựa trên nguồn lực hiện có, bao gồm số lượng thành viên, khả năng tài chính và quỹ thời gian Do đó, các hoạt động nhẹ nhàng, mang tính giải trí và thư giãn hoàn toàn khả thi cho chuyến đi này.
Các hoạt động được phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng nhóm thành viên, như nhóm tổ chức trò chơi và nhóm hậu cần, nhằm đảm bảo mọi sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và thành công.
Mục tiêu cần được thiết lập phù hợp với quy mô và khả năng tổ chức của nhóm, đồng thời phải tính toán các yếu tố như chi phí, thời gian và mức độ tham gia của các thành viên.
Các hoạt động trong chuyến đi như trò chơi và cắm trại không yêu cầu quá nhiều công tác chuẩn bị phức tạp, phù hợp với khả năng của nhóm tổ chức.
Chi phí dự kiến cho chuyến đi đã được tính toán hợp lý, đảm bảo rằng mỗi thành viên có thể tham gia mà không gặp khó khăn về tài chính.
* Time-bound (Giới hạn thời gian):
- Chuyến đi sẽ được tổ chức vào giữa tháng 5 và kéo dài trong 2 ngày 1 đêm.
Mỗi hoạt động trong chuyến đi sẽ được phân bổ thời gian cụ thể, bao gồm thời gian cho các trò chơi tập thể, tiệc hóa trang, đêm lửa trại và tổng kết sau chuyến đi.
Các mục tiêu liên quan đến kết nối, thư giãn và phát triển kỹ năng sẽ được đánh giá thông qua khảo sát ý kiến của các thành viên ngay sau chuyến đi, trong khoảng thời gian 1-2 ngày sau khi trở về.
Xác định nét đặc trưng nhóm, thành viên
2.1.2.1 Nét đặc trưng của nhóm
* Giá trị cốt lõi nhóm
- Đoàn kết: Luôn hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau để đạt mục tiêu chung.
- Trách nhiệm: Mỗi thành viên đều có vai trò và cam kết hoàn thành nhiệm vụ của mình.
- Sáng tạo: Không ngừng tìm kiếm ý tưởng để nâng cao chất lượng sự kiện.
- Hiệu quả: Làm việc có kế hoạch, tối ưu hóa thời gian và nguồn lực.
- Tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và sáng tạo.
- Đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, mang lại trải nghiệm học tập và gắn kết cho các cán bộ hội.
- Xây dựng tinh thần đồng đội và phát triển kỹ năng mềm cho các thành viên.
- Nhóm là một tập thể chuyên nghiệp, có kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện tập huấn.
- Cam kết mang đến một chương trình chất lượng, giúp các cán bộ hội phát triển kỹ năng và tạo dựng mối quan hệ bền chặt.
- Luôn tiên phong trong sáng tạo, đổi mới phương pháp tổ chức sự kiện để nâng cao trải nghiệm cho người tham gia.
* Màu sắc đại diện nhóm: Mùa xanh dương
Màu xanh dương tượng trưng cho sự tự do, lạc quan và sáng tạo, mang lại cảm giác thư thái trong mọi tình huống Ngoài ra, nó còn thể hiện tính chuyên nghiệp, sự tin cậy và tinh thần đoàn kết.
Với màu sác biểu tượng này sẽ thúc đẩy tinh thần vui chơi, đoàn kết của 1 tập thể lên cao hơn.
"Kết nối - Sáng tạo - Thành công!"
(Thể hiện tinh thần gắn kết, đổi mới và hướng tới mục tiêu chung của nhóm.)
* Cơ chế hoạt động của nhóm
Mỗi thành viên trong nhóm cần nghiêm túc tuân thủ giờ giấc khi tham gia các cuộc họp và hoạt động chung, hạn chế việc đến muộn hoặc vắng mặt mà không thông báo trước.
Khuyến khích một thái độ vui vẻ, hòa đồng và thiện chí trong làm việc nhóm là rất quan trọng Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người đều lắng nghe ý kiến của nhau, từ đó đảm bảo sự hợp tác hiệu quả và tôn trọng lẫn nhau.
+ Tất cả ý kiến đóng góp của các thành viên đều phải mang tính xây dựng, không chỉ trích hoặc gây mâu thuẫn.
Các thành viên nên thể hiện sự trung thực và thẳng thắn khi chia sẻ quan điểm, đồng thời cần sẵn sàng tiếp nhận phản hồi để cải thiện bản thân.
- Phương thức ra quyết định:
Nhóm trưởng có quyền đưa ra quyết định cá nhân trong những tình huống cần giải quyết nhanh chóng hoặc các quyết định đã được phân quyền rõ ràng Các thành viên trong nhóm, dựa trên nhiệm vụ được giao, cũng có thể tự quyết định trong phạm vi công việc của mình mà không cần tham vấn cả nhóm.
Quyết định nhóm sẽ được đưa ra thông qua các cuộc thảo luận công khai về những vấn đề lớn có tầm ảnh hưởng đến toàn bộ nhóm Tất cả các thành viên sẽ tham gia vào quá trình thảo luận và quyết định cuối cùng sẽ được thông qua bằng biểu quyết hoặc sự đồng thuận chung, đảm bảo rằng mọi ý kiến đều được lắng nghe và tôn trọng.
* Giá trị cốt lõi của chuyến đi
- Hướng đến sự hài lòng, hạnh phúc, niềm vui của mọi thành viên trong nhóm xuyên suốt quá trình tham gia
- Tính kỉ luật, tự giác cộng tác và khuyến khích tinh thần đoàn kết, làm việc theo nhóm
Các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp trong nhóm làm việc
2.1.3.1 Môi trường vật chất
Môi trường làm việc mở, thân thiện giúp giao tiếp dễ dàng hơn so với không gian gò bó, căng thẳng.
2.1.3.2 Phương tiện và kênh truyền đạt thông tin giao tiếp
Các công cụ giao tiếp như email, phần mềm họp trực tuyến giúp tăng cường trao đổi thông tin, đặc biệt trong nhóm làm việc từ xa.
2.1.3.3 Hoàn cảnh tâm lý cá nhân của thành viên nhóm làm việc
Mỗi thành viên trong nhóm đều có tính cách và cách thể hiện cảm xúc riêng, điều này ảnh hưởng đáng kể đến cách họ giao tiếp và tiếp nhận thông tin.
Giao tiếp hiệu quả trong nhóm đòi hỏi sự lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau Các thành viên cần chân thành lắng nghe và nỗ lực hiểu rõ ý kiến, quan điểm cũng như cảm xúc của nhau để tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hợp tác.
- Những người có nhiều kinh nghiệm thường tự tin hơn khi trao đổi, trong khi người ít kinh nghiệm có thể gặp khó khăn và ngại phải bày tỏ ý kiến.
- Thành viên có thái độ tích cực và động lực làm việc
2.1.3.4 Quan hệ giữa các thành viên nhóm và bầu không khí tâm lý nhóm làm việc
Tất cả các thành viên trong nhóm đều quen biết nhau từ trước và đã từng là thành viên của Liên chi Hội sinh viên Viện Đào tạo Quốc tế, điều này tạo ra sự tin tưởng lẫn nhau Sự quen thuộc này giúp không khí nhóm trở nên thoải mái, tránh được tình trạng ngượng ngùng, cho phép các thành viên tự do bày tỏ quan điểm của mình.
Điểm mạnh điểm yếu của thành viên nhóm, phân chia công việc
VIÊN ĐIỂM MẠNH ĐIỂM YẾU PHÂN CHIA
1 Trà My Khả năng lãnh đạo, quản lý thời gian tốt. Đôi khi quá tập trung vào chi tiết nhỏ, thiếu linh hoạt.
- Lên kế hoạch cho chuyến đi và là người hướng dẫn, chịu trách nhiệm về rủi ro xảy ra trong suốt chuyến đi.
- Điều phối bao quát chương trình, xử lý các vấn đề rủi ro phát sinh.
Uyên Nhi Chăm chỉ, tỉ mỉ, sắp xếp công việc hợp lý.
Ngại giao tiếp với đám đông.
- Chuẩn bị thực phẩm, đồ uống cho bữa tiệc tối Lên list đồ cần mua và đi mua tại siêu thị cùng Nhon và Nguyệt.
- Điều phối chung, nắm rõ, địa điểm di chuyển.
Khánh Ly Khả năng làm việc nhóm hiệu quả, linh hoạt.
Dễ bị áp lực khi có nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
- Tính toán toàn bộ ngân sách chi tiêu cho cả chuyến đi.
- Check in, kiểm tra số lượng thành viên
Bảo Ngọc Sáng tạo, giao tiếp tốt, nhanh nhạy với xu hướng. Đôi lúc quá sáng tạo, không bám sát nội dung chính.
- Tìm hiểu thông tin về cách thức di chuyển, nơi lưu trú cùng các dịch vụ, hoạt động, ăn uống,
- Quay phim, chụp ảnh, chỉnh sửa nội dung media.
5 Hải Nam Kỹ năng quay phim, chỉnh sửa hình ảnh chuyên nghiệp.
Chỉnh sửa nội dung đôi khi mất quá nhiều thời gian.
- Tìm hiểu thông tin về cách thức di chuyển, nơi lưu trú cùng các dịch vụ, hoạt động, ăn uống,
- Quay phim, chụp ảnh, design ảnh.
Nguyệt Nghệ thuật tốt, sáng tạo trong dàn dựng chương trình.
Hay lo lắng về sự hoàn hảo của chương trình.
- Chuẩn bị thực phẩm, đồ uống cho bữa tiệc tối Lên list đồ cần mua và đi mua tại siêu thị cùng Uyên Nhi và Nhon.
- Kiểm soát hậu cần, nhân sự.
Năng động, có khả năng kết nối mọi người.
Chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện.
- - Chuẩn bị thực phẩm, đồ uống cho bữa tiệc tối Lên list đồ cần mua và đi mua tại siêu thị cùng Uyên Nhi và Nguyệt.
- Chuẩn bị đồ ăn uống, bếp núc.
8 Đức Nhật Hài hước, tạo không khí vui vẻ, dễ kết nối.
Dễ bị mất tập trung khi làm việc lâu.
- Khảo sát giá thuê xe và sắp xếp xe để đi
- Tổ chức trò chơi, hoạt động gắn kết nhóm. 9
Bích Ngọc Nhiệt tình, có khả năng quản trò và hoạt náo. Đôi khi chưa quản lý thời gian tốt.
Check out, kiểm tra số lượng nhân sự.
Phân tích các yếu tố ảnh hưởng của chuyến đi
Yếu tố khách quan (ngoại cảnh)
Thời tiết đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chuyến đi diễn ra suôn sẻ; nếu thuận lợi, các hoạt động tập huấn ngoài trời sẽ nâng cao trải nghiệm của thành viên Ngược lại, mưa bão, nắng nóng hoặc nhiệt độ quá lạnh có thể ảnh hưởng đến sức khỏe và tinh thần của nhóm, do đó cần kiểm tra dự báo thời tiết và chuẩn bị các phương án dự phòng Điều kiện giao thông và phương tiện di chuyển cũng cần được xem xét kỹ lưỡng, vì tình trạng kẹt xe, đường xấu hay sự cố kỹ thuật có thể làm giảm hiệu suất chuyến đi Nhóm nên nghiên cứu trước tuyến đường và chọn phương tiện di chuyển phù hợp Cuối cùng, địa điểm tổ chức có ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của thành viên; một địa điểm có cơ sở vật chất tốt và điều kiện sinh hoạt đầy đủ sẽ giúp chuyến đi thuận lợi, trong khi địa điểm không đảm bảo vệ sinh và an toàn có thể gây khó khăn Do đó, nhóm cần khảo sát địa điểm và chuẩn bị các phương án bổ sung trước chuyến đi.
Các quy định và chính sách địa phương là yếu tố quan trọng không thể bỏ qua khi tổ chức chuyến đi, đặc biệt tại những khu vực có quy định nghiêm ngặt về an toàn và vệ sinh Việc không tìm hiểu trước có thể dẫn đến vi phạm quy định, ảnh hưởng đến hoạt động và uy tín của tổ chức Do đó, việc nắm rõ và tuân thủ các quy tắc địa phương là cần thiết để tránh những tình huống không mong muốn.
Thời gian là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả và trải nghiệm chuyến đi Chọn thời điểm tổ chức phù hợp giúp nhóm tận dụng điều kiện thời tiết thuận lợi, đảm bảo lịch trình không bị gián đoạn và tránh những thời kỳ cao điểm làm tăng chi phí và khó khăn trong di chuyển Nếu chuyến đi diễn ra vào mùa cao điểm du lịch, giá vé, dịch vụ ăn uống và lưu trú có thể tăng cao, gây áp lực tài chính cho nhóm Ngược lại, tổ chức vào mùa thấp điểm có thể giảm chi phí, nhưng nhóm cần cân nhắc các yếu tố như thời tiết, số lượng người tham gia và khả năng sắp xếp lịch trình phù hợp với tất cả thành viên.
Yếu tố nội bộ (từ nhóm và tổ chức chuyến đi)
Kế hoạch tổ chức là yếu tố quyết định sự thành công của chuyến đi Một kế hoạch chi tiết và khoa học giúp nhóm làm việc hiệu quả, phân công trách nhiệm rõ ràng và đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng tiến độ Ngược lại, thiếu kế hoạch cụ thể có thể dẫn đến tình trạng lộn xộn, chậm trễ hoặc thiếu hụt nguồn lực Do đó, trước chuyến đi, nhóm cần lập kế hoạch chi tiết về lịch trình, nhiệm vụ của từng thành viên, chuẩn bị tài liệu cần thiết và dự phòng các tình huống phát sinh.
Ngân sách là yếu tố quan trọng quyết định phạm vi và chất lượng của chuyến đi Nếu không có kế hoạch tài chính hợp lý, nhóm có thể gặp khó khăn trong việc chi trả cho các khoản phí như di chuyển, ăn uống, lưu trú và các hoạt động bổ trợ Chi phí phát sinh ngoài dự kiến có thể ảnh hưởng đến toàn bộ kế hoạch và tạo áp lực cho nhóm Để tránh tình trạng này, nhóm cần lập ngân sách rõ ràng, dự trù các khoản chi phí phát sinh và đảm bảo kiểm soát tài chính một cách chặt chẽ.
Tinh thần và sự phối hợp của thành viên là yếu tố quan trọng trong việc duy trì hiệu suất hoạt động nhóm Một tập thể có tinh thần đoàn kết, trách nhiệm và hợp tác tốt sẽ giúp chuyến đi diễn ra suôn sẻ, tạo động lực cho từng cá nhân tham gia Ngược lại, sự thiếu nhất quán, bất đồng quan điểm hoặc không tuân thủ nguyên tắc chung có thể gây khó khăn cho chuyến đi Do đó, nhóm cần xây dựng tinh thần làm việc tích cực, khuyến khích giao tiếp cởi mở và tổ chức các buổi họp trước chuyến đi để thống nhất cách làm việc.
Sự cố bất ngờ có thể xảy ra trong quá trình di chuyển và tham gia hoạt động, như thành viên bị ốm, mất đồ cá nhân, phương tiện hỏng hóc hoặc thay đổi đột xuất từ tổ chức Để giảm thiểu rủi ro, nhóm cần chuẩn bị phương án dự phòng, lập danh sách liên hệ khẩn cấp và đảm bảo mỗi thành viên đều nắm rõ kế hoạch xử lý tình huống bất ngờ.
Tiến hành khảo sát
TIẾN HÀNH KHẢO SÁT LẦN 1 (ĐỊA ĐIỂM VÀ THỜI GIAN)
STT CÂU HỎI CÂU TRẢ LỜI
1 Bạn chọn chuyến đi Ba Vì hay Sóc
Sơn? o Ba Vì o Sóc Sơn
2 Thời gian tổ chức đã phù hợp hay chưa ? o Đã phù hợp o Chưa phù hợp: …(ý kiến)
3 Bạn có muốn đóng góp ý tưởng nào o Không đối với sự kiện? o Có: …(ý kiến)
45/45 người tham gia khảo sát
80% người tham gia chọn chuyến đi Ba Vì, trong khi chỉ 20% chọn chuyến đi Sóc Sơn Lý do chính cho sự lựa chọn này là Ba Vì là một địa điểm mới mẻ, nhiều bạn trong nhóm chưa từng đến, và nơi đây có nhiều tiện ích cùng các hoạt động vui chơi phong phú hơn.
Theo khảo sát, 30% người tham gia cho rằng thời gian dự kiến là phù hợp, trong khi 70% cho rằng chưa phù hợp với ngày 01/04/2025 và 02/04/2015, diễn ra vào thứ Ba và thứ Năm.
Vào tuần thứ 4, nhiều bạn gặp khó khăn với lịch học và làm việc Do đó, nhóm đã quyết định thay đổi lịch sang ngày 17/05/2025 và 18/05/2025, tức là vào thứ 7 và chủ nhật.
- Câu hỏi 3: 100% không có thêm ý kiến đóng góp khác.
=> Chốt đi Ba Vì và thời gian tổ chức là ngày 26-27/10/2024 (Thứ 7 và Chủ nhật).
TIẾN HÀNH KHẢO SÁT LẦN 2 (PHƯƠNG TIỆN)
STT CÂU HỎI CÂU TRẢ LỜI
1 Bạn thích di chuyển bằng phương thức nào? o Thuê xe 45 chỗ o Xe ô tô cá nhân
2 Bạn có ý kiến gì khác về phương tiện di chuyển không? o Không o Có:…….(ý kiến)
45/45 người tham gia khảo sát.
Khoảng 90% người lựa chọn thuê xe 45 chỗ để di chuyển, trong khi chỉ có 10% chọn sử dụng xe ô tô cá nhân Lý do chính cho sự lựa chọn này là do số lượng người đi đông và nhóm không có đủ phương tiện cá nhân để đáp ứng nhu cầu di chuyển.
- Câu hỏi 2: 100% không ai có ý kiến thêm
=> Chốt di chuyển bằng xe 45 chỗ.
TIẾN HÀNH KHẢO SÁT LẦN 3 (LƯU TRÚ) ST
CÂU HỎI CÂU TRẢ LỜI
1 Bạn muốn nghỉ ngơi tại địa điểm nào nào? o Le Farm Happy Homestay o Chill Villa
2 Bạn có ý kiến gì khác về nơi lưu trú không? o Không o Có:…….(ý kiến)45/45 người tham gia khảo sát
- Câu hỏi 1: 20% người chọn Chill Villa, còn 80% người chọn Le Farm Happy
- Câu hỏi 2: 100% không ai có ý kiến thêm
=> Chốt lưu trú tại Le Farm Happy Homestay.
TIẾN HÀNH KHẢO SÁT LẦN 4 (ĂN UỐNG) ST
CÂU HỎI CÂU TRẢ LỜI
1 Bạn muốn tự chuẩn bị đồ ăn hay đặt combo sẵn của Homestay? o Tự chuẩn bị o Đặt combo sẵn của Villa
2 Bạn muốn ăn nướng hay ăn lẩu hay cả 2? o Ăn nướng o Ăn lẩu o Cả 2
3 Bạn có bị dị ứng với bất kì loại thực phẩm nào không?
Nếu có, bạn bị dị ứng với (các) loại thực phẩm nào? o Không o Có … (tự trả lời)
4 Bạn có ý kiến gì khác không? o Không o Có: …… (ý kiến)
45/45 người tham gia khảo sát
Chọn tự chuẩn bị đồ ăn là 100%, vì mọi người đều mong muốn tạo ra những kỷ niệm đẹp bên nhau Việc cùng nhau nấu ăn không chỉ mang lại món ăn ngon mà còn tạo ra không khí hòa đồng và vui vẻ.
Theo khảo sát, 60% người tham gia chọn ăn lẩu, 30% chọn ăn nướng và 10% muốn kết hợp cả hai Đa số lựa chọn lẩu vì thời tiết hiện tại rất thích hợp cho món ăn này, trong khi những người còn lại muốn thưởng thức cả hai món do điều kiện tài chính cho phép.
- Câu hỏi 3: 100% các bạn không bị dị ứng với loại thực phẩm nào.
- Câu hỏi 4: 100% không ai có ý kiến thêm.
=> Chốt tự chuẩn bị đồ ăn và ăn lẩu.
* Chốt lại kế hoạch sau khảo sát:
- Di chuyển: Di chuyển bằng xe 45 chỗ (khoảng 4.000.000đ/ xe giá thuê di chuyển).
- Lưu trú: Le Farm Happy Homestay => 2 căn 10.800.000k (Bể bơi ngoài trời, bếp BBQ, bàn ăn ngoài trời cùng các tiện ích khác).
- Ăn uống: Mua đồ ăn ở nhà đem đi (thịt, gà, xúc xích, rau củ, ) cho tiệc tối và bữa sáng nhóm tự nấu tại Villa.
- Dự trù ngân sách: 1.000.000 đ
=> Chi phí trên người: khoảng 450.000 đ/người.
2.4 Lên kế hoạch chi tiết (thời gian, địa điểm, chi phí, timeline, phương tiện, )
2.4.3 Địa điểm: Le Farm Happy Homestay -Thôn Muồng Cháu, Ba Vì.
2.4.4 Phương tiện di chuyển: Xe khách 45 chỗ.
2.4.5 Chi tiết lịch trình:
THỜI GIAN NỘI DUNG MÔ TẢ
10h30 11h00 Tập trung điểm danh tại trường
Tất cả thành viên tự di chuyển bằng phương tiện cá nhân, tập trung tại cổng trường Đại học Thương Mại.
2 11h00 11h30 Dâng hương - Đoàn dâng hương tượng đài Bác
3 12h 12h30 Điểm danh nhân sự - Điểm danh
4 12h30 14h30 Di chuyển - Di chuyển đến địa điểm tập huấn 5
- Check-in nhận phòng villa
- Các thành viên chuẩn bị căn cước công dân 6
Tự do thư giãn, nghỉ ngơi tại villa để chuẩn bị cho các hoạt động tiếp theo.
18h30 19h00 Chuẩn bị đồ ăn tối
Sơ chế các thực phẩm rau củ, thịt đã mang đi
12 20h00 20h30 Dọn dẹp Rửa bát, quét dọn khu vực bàn ăn.
7h00 7h30 Ăn sáng Ăn mì tôm mà nhóm đã chuẩn bị.
15 7h30 9h30 Chụp ảnh, vui chơi tự do 16
9h30 10h00 Dọn dẹp hành lý
Di chuyển về phòng, dọn xếp đồ và check-out.
10h15 12h15 Di chuyển lại về trường
Di chuyển về Trường Đại học Thương Mại và kết thúc chuyến đi.
2.4.6.1 Trò chơi gắn kết 1: Bước chân đoàn kết.
- Có 4 đội chơi Mỗi đội chơi gồm 10 người.
- Có 2 lượt chơi, mỗi lượt chơi có 2 đội đấu với nhau Chung kết gồm 2 đội chiến thắng ở 2 lượt trước.
- Cứ mỗi lần di chuyển gồm 2 người trong một đội bị buộc chân với nhau.
- 2 người được buộc chân, di chuyển bóng bằng má từ bên xuất phát đến vạch đích (5m) Luân phiên theo cặp.
- Đội nào có nhiều bóng hơn trong rổ trong 5 phút thì đội đó chiến thắng lượt đó.
- Bóng rơi giữa đường phải quay lại từ vạch xuất phát.
- Lần lượt các cặp trong đội di chuyển Cặp 1 về vạch đích, cặp 2 mới được xuất phát.
- Chuẩn bị: 200 bóng bay mini, 5 bơm bóng bay, 4 dải cuộn băng khác màu.
2.4.6.2 Trò chơi gắn kết 2: Kéo co.
- Có 4 đội chơi, 10 người/đội chơi.
- Mỗi đội bắt buộc phải có cả nữ và nam Quy đổi: 1 nam = 2 nữ
Tổng cộng có 2 lượt đấu, trong đó các đội sẽ bốc thăm để xác định đối thủ của mình Hình thức bốc thăm diễn ra theo cách các đội có cùng số sẽ là đối thủ của nhau trong vòng bảng.
- Vòng chung kết sẽ gồm 2 đội thắng ở 2 cặp đấu trước để tìm ra đội chiến thắng cuối cùng
Hai đội, mỗi đội gồm 10 người, xếp thành hai hàng dọc đối diện nhau Mỗi đội có quyền tự chọn cách sắp xếp thành viên và vị trí đứng Khi có hiệu lệnh từ trọng tài, tất cả sẽ cùng kéo dây về phía mình Đội nào có người đứng đầu hàng dẫm chân vào vạch chuẩn trước sẽ thua cuộc.
- BTC quấn dây đỏ ở vạch giữa dây, nằm ở vạch chuẩn Bên nào giẫm vào vạch chuẩn trước là thua cuộc.
- Trong quá trình thi đấu các đội không được phép thay người.
- Các đội phải đủ thành phần theo quy định của Ban tổ chức.
- Chuẩn bị: dây thừng, vạch kẻ.
LƯỢNG ĐƠN VỊ ĐƠN GIÁ THÀNH
3 Mì ly Hảo Hảo 2 thùng 100.000 đ 200.000 đ
7 Xúc xích, viên thả lẩu
10 Cốc, bát đĩa giấy 1 bộ 300.000 đ 300.000 đ
16 Bơm bóng bay 5 cái 20.000 đ 100.000 đ
18 Dây thừng kéo co 1 dây 200.000 đ 200.000 đ
19 Dự trù ngân sách 1.000.000 đ 1.000.000 đ
2.5 Dự trù rủi ro có thể gặp phải và đưa ra hướng giải quyết
2.5.1 Yếu tố ngoại cảnh
* Thời tiết xấu (mưa bão, nắng nóng , )
=> Theo dõi dự báo thời tiết sát sao trước và trong ngày diễn ra sự kiện
=> Chuẩn bị các vật dụng bảo hộ (áo mưa, ô, kem chống nắng, nước uống).
* Sự cố giao thông (kẹt xe, tai nạn, xe hỏng hóc , )
=> Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ xe uy tín, kiểm tra kỹ phương tiện trước khi xuất phát.
=> Có phương án xe dự phòng hoặc liên hệ dịch vụ cứu hộ khi cần thiết.
* Địa điểm tổ chức (sự cố kỹ thuật, mất điện, thiếu cơ sở vật chất, )
=> Khảo sát địa điểm trước khi tổ chức, kiểm tra kỹ hệ thống điện, nước, âm thanh, ánh sáng.
=> Chuẩn bị các thiết bị dự phòng như máy phát điện, micro không dây, pin dự phòng.
* Vấn đề tài chính (thiếu ngân sách, chi tiêu vượt kế hoạch, )
=> Lập dự toán chi tiết, phân bổ ngân sách hợp lý.
=> Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi, lưu giữ hóa đơn để minh bạch tài chính.
* Vấn đề về sức khỏe của thành viên tham gia
=> Kiểm tra sức khỏe thành viên trước chuyến đi, yêu cầu mang theo thuốc cá nhân.
=> Có đội ngũ y tế hoặc chuẩn bị túi sơ cứu, danh sách bệnh viện gần khu vực tổ chức.
* Thành viên bị lạc đoàn
=> Lập danh sách số điện thoại của từng thành viên.
=> Luôn điểm danh trước khi tham gia một hoạt động nào đó.
* Thành viên rút lui hoặc thiếu trách nhiệm
=> Lựa chọn nhân sự có tinh thần trách nhiệm cao, cam kết với công việc.
=> Có kế hoạch dự phòng, phân công người có thể hỗ trợ nếu thành viên vắng mặt.
2.6 Đánh giá sau chuyến du lịch
2.6.1 Đánh giá hiệu quả hoạt động của nhóm
2.6.1.1 Đánh giá hiệu quả hoạt động của nhóm
Nhóm đã chuẩn bị kỹ lưỡng cho chuyến đi với kế hoạch tổ chức chi tiết, bao gồm mục tiêu chương trình, thời gian, địa điểm, danh sách thành viên tham gia, phân công nhiệm vụ, dự toán ngân sách và phương án dự phòng cho các rủi ro có thể xảy ra Tất cả công tác chuẩn bị được lên lịch cụ thể, từ việc liên hệ địa điểm tổ chức, đặt phương tiện di chuyển, chuẩn bị tài liệu tập huấn đến phân công nhân sự phụ trách từng mảng công việc.
2.6.1.2 Hiệu quả trong công tác tổ chức và triển khai thực hiện
Trong chuyến đi, các thành viên đã phối hợp chặt chẽ, thể hiện tinh thần làm việc tích cực Mọi nhiệm vụ được giao đều được thực hiện nghiêm túc và đúng định hướng Đặc biệt, sự chủ động hỗ trợ lẫn nhau trong các tình huống khó khăn đã giúp chuyến đi diễn ra suôn sẻ và đạt được các mục tiêu đề ra.
Một trong những điểm nổi bật trong công tác tổ chức là khả năng ứng biến linh hoạt của các thành viên trong nhóm Trong suốt quá trình diễn ra chương trình tập huấn, nhóm đã nhanh chóng điều chỉnh và sắp xếp lại công việc trước những thay đổi nhỏ về lịch trình do thời tiết và điều kiện khách quan, mà không gây ảnh hưởng lớn đến tổng thể sự kiện.
2.6.1.3 Hiệu quả trong việc quản lý ngân sách và hậu cần
Công tác quản lý tài chính của nhóm được thực hiện hiệu quả với bảng dự trù kinh phí chi tiết cho các hạng mục như chi phí đi lại, ăn ở, thuê địa điểm, in ấn tài liệu và các khoản chi khác Nhóm đã nỗ lực kiểm soát chi tiêu để đảm bảo không vượt quá ngân sách cho phép.
Nhóm đã chuẩn bị đầy đủ về công tác hậu cần, đảm bảo mọi thành viên có tài liệu và dụng cụ cần thiết cho buổi tập huấn Tuy nhiên, việc sắp xếp chỗ nghỉ ngơi còn một số vấn đề nhỏ, khiến một số thành viên cảm thấy không thoải mái Đây là điểm cần lưu ý để cải thiện trong các chuyến đi sau.
2.6.1.4 Hiệu quả trong việc đạt được mục tiêu của chuyến đi
Chuyến đi nhằm gắn kết tình cảm giữa các thành viên và tạo cơ hội cho cán bộ Hội gặp gỡ, chia sẻ và thân thiết hơn Đồng thời, chuyến đi cũng giúp bồi dưỡng, nâng cao nhận thức và năng lực, cũng như truyền đạt kinh nghiệm chuyên môn Đánh giá chung cho thấy nhóm đã đạt được phần lớn các mục tiêu đề ra, với nội dung tập huấn được triển khai đầy đủ và sự tham gia tích cực từ các thành viên, cùng nhiều phản hồi tích cực sau chuyến đi.
2.6.2 Đánh giá kết quả sau chuyến đi
Chuyến đi tập huấn cán bộ hội của Liên chi hội sinh viên Viện Đào tạo Quốc tế đã được tổ chức thành công, tạo cơ hội cho các cán bộ hội gặp gỡ, chia sẻ và gắn kết với nhau Hoạt động này không chỉ bồi dưỡng, nâng cao nhận thức và năng lực của các thành viên mà còn góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả trong các hoạt động và công việc của hội.
Dự trù rủi ro có thể gặp phải và đưa ra hướng giải quyết
Yếu tố ngoại cảnh
* Thời tiết xấu (mưa bão, nắng nóng , )
=> Theo dõi dự báo thời tiết sát sao trước và trong ngày diễn ra sự kiện
=> Chuẩn bị các vật dụng bảo hộ (áo mưa, ô, kem chống nắng, nước uống).
* Sự cố giao thông (kẹt xe, tai nạn, xe hỏng hóc , )
=> Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ xe uy tín, kiểm tra kỹ phương tiện trước khi xuất phát.
=> Có phương án xe dự phòng hoặc liên hệ dịch vụ cứu hộ khi cần thiết.
* Địa điểm tổ chức (sự cố kỹ thuật, mất điện, thiếu cơ sở vật chất, )
=> Khảo sát địa điểm trước khi tổ chức, kiểm tra kỹ hệ thống điện, nước, âm thanh, ánh sáng.
=> Chuẩn bị các thiết bị dự phòng như máy phát điện, micro không dây, pin dự phòng.
Yếu tố nội bộ
* Vấn đề tài chính (thiếu ngân sách, chi tiêu vượt kế hoạch, )
=> Lập dự toán chi tiết, phân bổ ngân sách hợp lý.
=> Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi, lưu giữ hóa đơn để minh bạch tài chính.
* Vấn đề về sức khỏe của thành viên tham gia
=> Kiểm tra sức khỏe thành viên trước chuyến đi, yêu cầu mang theo thuốc cá nhân.
=> Có đội ngũ y tế hoặc chuẩn bị túi sơ cứu, danh sách bệnh viện gần khu vực tổ chức.
* Thành viên bị lạc đoàn
=> Lập danh sách số điện thoại của từng thành viên.
=> Luôn điểm danh trước khi tham gia một hoạt động nào đó.
* Thành viên rút lui hoặc thiếu trách nhiệm
=> Lựa chọn nhân sự có tinh thần trách nhiệm cao, cam kết với công việc.
=> Có kế hoạch dự phòng, phân công người có thể hỗ trợ nếu thành viên vắng mặt.
Đánh giá sau chuyến du lịch
Đánh giá hiệu quả hoạt động của nhóm
2.6.1.1 Đánh giá hiệu quả hoạt động của nhóm
Nhóm đã chuẩn bị kỹ lưỡng cho chuyến đi với kế hoạch tổ chức chi tiết, bao gồm các nội dung chính như mục tiêu chương trình, thời gian, địa điểm, danh sách thành viên tham gia, phân công nhiệm vụ, dự toán ngân sách và phương án dự phòng cho các rủi ro có thể xảy ra Mọi công tác chuẩn bị được lên lịch cụ thể, từ việc liên hệ địa điểm tổ chức, đặt phương tiện di chuyển, đến việc chuẩn bị tài liệu tập huấn và phân công nhân sự phụ trách từng mảng công việc.
2.6.1.2 Hiệu quả trong công tác tổ chức và triển khai thực hiện
Trong chuyến đi, các thành viên trong nhóm đã phối hợp tốt và thể hiện tinh thần làm việc tích cực Tất cả nhiệm vụ được giao đều được thực hiện nghiêm túc và đúng hướng Đặc biệt, sự chủ động trong việc hỗ trợ lẫn nhau khi gặp khó khăn đã giúp chuyến đi diễn ra suôn sẻ và đạt được các mục tiêu đề ra.
Một trong những điểm nổi bật trong công tác tổ chức là khả năng ứng biến linh hoạt của các thành viên trong nhóm Trong suốt quá trình diễn ra chương trình tập huấn, mặc dù có một số thay đổi nhỏ về lịch trình do thời tiết và điều kiện khách quan, nhóm đã nhanh chóng điều chỉnh và sắp xếp lại công việc mà không gây ảnh hưởng lớn đến tổng thể sự kiện.
2.6.1.3 Hiệu quả trong việc quản lý ngân sách và hậu cần
Công tác quản lý tài chính của nhóm được thực hiện hiệu quả với bảng dự trù kinh phí chi tiết cho các hạng mục như chi phí đi lại, ăn ở, thuê địa điểm, in ấn tài liệu và các khoản chi khác Nhóm đã nỗ lực kiểm soát các khoản chi để đảm bảo không vượt quá ngân sách cho phép.
Về công tác hậu cần, nhóm đã chuẩn bị đầy đủ tài liệu và dụng cụ cần thiết cho buổi tập huấn Tuy nhiên, việc sắp xếp chỗ nghỉ ngơi chưa hợp lý, khiến một số thành viên cảm thấy không thoải mái Đây là điểm cần cải thiện cho các chuyến đi sau.
2.6.1.4 Hiệu quả trong việc đạt được mục tiêu của chuyến đi
Chuyến đi nhằm gắn kết tình cảm giữa các thành viên và tạo cơ hội cho cán bộ Hội gặp gỡ, chia sẻ và thân thiết hơn Đồng thời, chuyến đi cũng giúp bồi dưỡng, nâng cao nhận thức và năng lực, cũng như truyền đạt những kinh nghiệm chuyên môn Đánh giá chung cho thấy nhóm đã đạt được phần lớn các mục tiêu đề ra, với nội dung tập huấn được triển khai đầy đủ và sự tham gia tích cực của các thành viên, cùng nhiều phản hồi tích cực sau chuyến đi.
Đánh giá kết quả sau chuyến đi
Chuyến đi tập huấn cán bộ hội của Liên chi hội sinh viên Viện Đào tạo Quốc tế đã diễn ra theo kế hoạch, nhằm tạo cơ hội cho các cán bộ hội gặp gỡ, chia sẻ và gắn kết với nhau Hoạt động này không chỉ giúp nâng cao nhận thức và năng lực của các thành viên mà còn góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả trong các hoạt động, công việc của hội.
Chuyến đi diễn ra theo đúng lộ trình đã đề ra trong kế hoạch ban đầu, với địa điểm tổ chức phù hợp, tạo không gian thuận lợi cho việc học tập và sinh hoạt chung Tuy nhiên, một số hoạt động chưa diễn ra đúng thời gian dự kiến do yếu tố khách quan như điều kiện thời tiết, ảnh hưởng phần nào đến chất lượng trải nghiệm của các thành viên.
Sau chuyến đi, ban tổ chức đã tiến hành khảo sát nhanh để thu thập ý kiến phản hồi từ các cán bộ hội tham gia Kết quả cho thấy đa số thành viên hài lòng với chuyến tập huấn, đặc biệt đánh giá cao các nội dung đào tạo về kỹ năng lãnh đạo và quản lý sự kiện, cho rằng đây là những kỹ năng thực tế có thể áp dụng ngay vào công tác hội Tuy nhiên, một số vấn đề liên quan đến hậu cần như bữa ăn và điều kiện nghỉ ngơi cũng được phản ánh, cho thấy cần cải thiện trong công tác tổ chức.
Đề xuất hướng giải quyết
Sau chuyến đi tập huấn cán bộ hội của Liên chi hội sinh viên Viện đào tạo quốc tế, chương trình đã thành công nhưng vẫn còn những vấn đề cần cải thiện Việc khắc phục những tồn đọng này sẽ giúp nâng cao chất lượng cho các đợt tập huấn trong tương lai.
Để khắc phục tình trạng một số thành viên không thể tham gia hoạt động do vấn đề cá nhân, ban tổ chức nên tiến hành khảo sát trước để nắm rõ lịch trình và sắp xếp kế hoạch hợp lý Việc lựa chọn thời điểm tổ chức hoạt động nên tránh xung đột với lịch học hoặc công việc của đa số thành viên.
Việc sắp xếp chỗ nghỉ ngơi chưa hợp lý đã khiến một số thành viên cảm thấy không thoải mái, điều này cần được khắc phục Ban tổ chức nên xem xét bổ sung các phương án dự phòng để đáp ứng nhu cầu thay đổi chỗ ở của các thành viên trong những chuyến đi sau.
Mặc dù đã nỗ lực kiểm soát ngân sách chặt chẽ, vẫn có những khoản chi phát sinh ngoài dự kiến, đặc biệt liên quan đến chi phí thuốc men và nhu cầu y tế Do đó, nhóm nên xây dựng một quỹ dự phòng cho vấn đề y tế, chiếm một tỷ lệ nhất định trong tổng ngân sách, nhằm ứng phó kịp thời với các tình huống khẩn cấp, đảm bảo sức khỏe cho các thành viên.
Quá trình làm việc nhóm giúp các thành viên rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian, đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm và khả năng phối hợp để đạt được mục tiêu chung.
Tổ chức một chuyến đi không chỉ là hoạt động giải trí mà còn là cơ hội để gắn kết cá nhân, nâng cao tinh thần làm việc nhóm và phát triển kỹ năng mềm Bên cạnh đó, việc thảo luận cũng giúp nhóm đưa ra các phương án dự phòng, chủ động ứng phó với tình huống bất ngờ, đảm bảo chuyến đi diễn ra an toàn và suôn sẻ.
Sự đoàn kết, lắng nghe và hợp tác giữa các thành viên là yếu tố quyết định thành công trong mọi hoạt động Bài học quan trọng này đã được nhóm rút ra từ quá trình thực hiện kế hoạch, giúp nâng cao hiệu quả làm việc nhóm trong tương lai.
Nhóm 5 đã thảo luận và xây dựng kế hoạch chi tiết cùng phân công trách nhiệm cho sự kiện "chuyến đi tập huấn cán bộ hội của Liên chi Hội Sinh viên Viện Đào tạo Quốc tế" Chúng em đã đưa ra một số giải pháp để giải quyết các vấn đề rủi ro Mặc dù đã nỗ lực trong quá trình thảo luận, nhóm vẫn gặp phải một số thiếu sót và thiếu kinh nghiệm thực tế Chúng em rất mong nhận được sự giúp đỡ và ý kiến từ thầy giáo cùng các bạn.