Thiết kế quy trình bán hàng tại 1 cửa hàng thuộc chuỗi sc ice, biết rằng công ty sử dụng 3 hình thức bán hàng bán trực tiếp tại cửa hàng, bán hàng qua app sci, bán hàng qua app của các hãng shipper

Quy trình bán hàng tại cửa hàng SC-ice5 Quy trình bán hàng tại cửa hàng SC-ice Bán trực tiếp tại cửa Hệ thống tiếp nhận đơn hàng Thanh toán Pha chế Giao hàng cho khách hoặc shipper Bán

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

~~~~~~*~~~~~~

ĐỀ TÀI THẢO LUẬN SỐ 2

Bộ môn : Hệ thống thông tin kế

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

51 Vũ Trung Kiên Nội dung 2 A

52 Phạm Gia Tuấn Kiệt Nội dung 4 A

53 Chu Phạm Nhật Linh PowerPoint + Thuyết trình A

54 Nguyễn Khánh Linh Nội dung 3 A

55 Nguyễn Nhật Linh Nội dung 2 A

56 Nguyễn Thị Nhật Linh Nội dung 3 A

57 Phạm Diệu Linh Nội dung 4 A

58 Phạm Đào Phương Linh Nội dung 1 A

59 Phạm Thị Linh Word + Thuyết trình A

60 Vũ Khánh Linh Nội dung 1 A

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

2

Tại: Google Meet

I Thành phần tham dự

1 Vũ Trung Kiên: Trưởng nhóm

2 Phạm Đào Phương Linh

3 Phạm Gia Tuấn Kiệt

II Nội dung cuộc họp

1 Nhóm trưởng đưa lên bảng phân công nhiệm vụ cho các thành viên

2 Các thành viên tiến hành xem và nhận các nhiệm vụ được giao

Cuộc họp kết thúc vào lúc 23 giờ 30 phút ngày 3 tháng 4 năm 2025

Nhóm trưởng

Vũ Trung Kiên

3

Đề tài thảo luận số 2

S&C là 1 DN mới thành lập với mục đích mở chuỗi cửa hàng kinh doanh trà sữa và kem với thương hiệu SC-ice Hiện tại, DN đã mở 1 cửa hàng với diện tích 100 m2 bán trà sữa tại phố Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội

1, Thiết kế quy trình bán hàng tại 1 cửa hàng thuộc chuỗi SC-ice, biết rằng công ty

sử dụng 3 hình thức bán hàng: bán trực tiếp tại cửa hàng, bán hàng qua app SCI, bán hàng qua app của các hãng shipper.

4

Quy trình bán hàng tại cửa hàng SC-ice

5

Quy trình bán hàng tại cửa hàng SC-ice

Bán trực tiếp tại cửa

Hệ thống tiếp nhận đơn hàng

Thanh toán

Pha chế

Giao hàng cho khách hoặc shipper

Bán hàng qua app của các hãng shipper

Khách đặt hàng qua app giao hàng

Thanh toán qua app

Tiếp nhận đơn hàng

Pha chế

Giao hàng cho shipper

1 Bán trực tiếp tại cửa hàng

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng

 Nhân viên chào hỏi khách hàng, gửi menu

 Giới thiệu các sản phẩm nổi bật, các chương trình khuyến mãi, và giúp khách chọnlựa sản phẩm phù hợp

Bước 2: Xác nhận đơn hàng

 Nhân viên ghi nhận đơn hàng

 Đọc lại yêu cầu của khách để xác nhận đơn hàng

Bước 3: Thanh toán

 Khách hàng chọn hình thức thanh toán: Tiền mặt, thẻ, ví điện tử, hoặc quét QR

 Đưa bill cho khách hàng

Bước 4: Pha chế

 NV pha chế/chế biến và bàn giao cho khách hàng

Bước 5: Giao hàng cho khách

 Khách hàng nhận hàng và kiểm tra

2 Bán hàng qua app SCI (app của SC-ice)

Bước 1: Khách đặt hàng qua app SCI

 Khách đăng nhập app SCI, chọn món, ghi chú, chọn hình thức thanh toán

Bước 2: Hệ thống tiếp nhận đơn hàng

 Hệ thống gửi thông báo đơn hàng đến cửa hàng

 Nhân viên tiếp nhận và xác nhận đơn hàng, kiểm tra tồn kho nguyên liệu:

Nếu đủ hàng: Xác nhận đơn và chuyển pha chế

Nếu hết hàng: Thông báo hủy/hỗ trợ đổi món qua app

Bước 3: Thanh toán

 Khách thanh toán trực tiếp trên app (thẻ, ví điện tử)

 HTTTKT ghi nhận doanh thu ngay khi giao dịch thành công

Bước 4: Pha chế

 Nhân viên pha chế thực hiện đơn hàng

Bước 5: Giao hàng

6

 Nếu khách chọn giao hàng tận nơi: Đóng gói, chuyển cho đối tác vận chuyển.

 Hoặc khách đến cửa hàng nhận (nếu chọn take-away trên app)

3 Bán hàng qua app của hãng shipper (Beefood, ShopeeFood, Grab…)

Bước 1: Khách đặt hàng qua các app giao hàng

 Khách truy cập ứng dụng của hãng shipper, chọn cửa hàng SC-ice và đặt món

Bước 2: Khách hàng thanh toán qua app shipper

 Sau khi xác nhận đơn hàng, khách hàng tiến hành thanh toán qua các phương thức thanh toán có sẵn trong app của shipper, bao gồm thẻ tín dụng, ví điện tử, hoặc thanh toán tiền mặt khi nhận hàng (tùy theo lựa chọn của khách)

 Hệ thống app của shipper sẽ thông báo khi thanh toán thành công

Bước 3: Tiếp nhận đơn

 Đơn hàng từ app shipper được chuyển tự động vào POS cửa hàng và HTTTKT

 Nhân viên kiểm tra tồn kho và xác nhận "nhận đơn" hoặc "từ chối" (nếu hết hàng)

Bước 4: Pha chế/đóng gói

 In phiếu order từ POS (ghi rõ tên shipper, mã đơn)

 Pha chế và đóng gói kèm hóa đơn (theo quy định của app shipper)

Bước 5: Giao hàng

 Shipper tới cửa hàng lấy đơn

Tài xế nhận hàng và giao cho khách

2, Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 và cấp 1 cho hệ thống thông tin kế toán Doanh thu liên quan đến quy trình bán hàng và hệ thống hông thông tin kế toán về hàng tồn kho liên quan đến quy trình mua hàng:

7

10

Hệ thống hông thông tin kế toán về hàng tồn kho liên quan đến quy trình mua hàng:

11

3, Với quy trình hoạt động bán hàng như trên, DN có thể gặp phải các rủi ro gì

trong quá trình thu tiền bán hàng? Cách thức để khắc phục các rủi ro đó như thế

Hiểu sai yêu cầu của khách hàng -Yêu cầu khách hàng nhắc lại yêu cầu của họ

- Ghi chép cẩn thận các yêu cầu đặc biệt

Bỏ sót thông tin quan trọng từkhách hàng(ví dụ: số lượng, kích cỡ, màu sắc, thời gian giao hàng, yêu cầu đặc biệt khác)

- Sử dụng danh sách kiểm tra các thông tin cần thu thập cho từng loại sản phẩm/dịch vụ

Nhân viên ghi nhận sai số lượng, loại sản phẩm, giá cả, hoặc các yêu cầu đặc biệt của khách hàng

-Thiết lập quy trình kiểm tra lại đơn hàng trước khi xác nhận cuối cùng vớikhách hàng Có thể yêu cầu khách hàng ký xác nhận hoặc đọc lại thông tin đơn hàng

Thiếu thông tin khách hàng -Xây dựng quy trình bắt buộc thu thập

các thông tin liên hệ cơ bản của kháchhàng (tên, số điện thoại) khi tạo đơn hàng

Hệ thống xác nhận lỗi - Thường xuyên kiểm tra, bảo trì và

cập nhật phần mềm, thiết bị

- Chuẩn bị các thiết bị dự phòng (máy

in, máy quét) để sử dụng khi cần

Thanh toán

Mất mát, thất thoát tiền mặt

do trộm cắp, nhầm lẫn, hoặc sai sót khi trả lại tiền thừa

- Đào tạo nhân viên thu ngân về quy trình kiểm đếm tiền mặt cẩn thận

- Sử dụng máy đếm tiền để tăng độ chính xác

- Có quy định về việc xử lý tiền thừa

- Có biện pháp xử lý khi phát hiện gian lận

Sai sót trong quá trình giao dịch (nhập sai số tiền, chọn sai loại giao dịch)

- Yêu cầu khách hàng kiểm tra lại hóa đơn trước khi thanh toán

- Thiết lập quy trình hủy và điều chỉnhgiao dịch sai sót có sự phê duyệt của quản lý

Pha chế

Sai sót về công thức, định lượng

- Chuẩn hóa công thức pha chế và cung cấp hướng dẫn chi tiết cho nhân viên

- Sử dụng dụng cụ đo lường chính xác

Vấn đề về nguyên liệu ( không đảm bảo chất lượng, hết hạn sử dụng, thiếu hụt )

-Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có kiểm định chất lượng

- Kiểm tra kỹ hạn sử dụng và chất lượng nguyên liệu khi nhập hàng và trước khi sử dụng

- Quản lý kho nguyên liệu chặt chẽ, đảm bảo đủ hàng và bảo quản đúng cách

Thực hiện nghiên cứu về trải nghiệm người dùng (UX) và thiết kế giao diệnngười dùng (UI) một cách kỹ lưỡng, tập trung vào sự đơn giản, trực quan

và dễ điều hướng

Mô tả sản phẩm không đầy đủhoặc không chính xác, gây hiểu lầm cho khách hàng

- Đảm bảo mô tả sản phẩm đầy đủ cácthông số kỹ thuật, tính năng, lợi ích, hướng dẫn sử dụng, và các thông tin liên quan khác

- Cung cấp hình ảnh và video sản phẩm rõ ràng, đa góc độ để khách hàng có cái nhìn trực quan

Thông tin cá nhân và thông tin thanh toán của khách hàng không được bảo mật an toàn,

- Sử dụng các giao thức mã hóa mạnh

mẽ để bảo vệ dữ liệu trong quá trình truyền tải và lưu trữ

16

Hệ thống bị quá tải khi có lượng lớn đơn hàng cùng lúc, dẫn đến chậm trễ hoặc ngừng hoạt động.

- Đầu tư vào cơ sở hạ tầng máy chủ mạnh mẽ, có khả năng chịu tải cao

- Tối ưu hóa mã nguồn và cơ sở dữ liệu của ứng dụng để tăng tốc độ xử lý

Lỗi phần mềm trong quá trình

xử lý đơn hàng

- Kiểm thử phần mềm kỹ lưỡng

- Thiết lập hệ thống giám sát liên tục

để phát hiện sớm các lỗi phát sinh.Mất mát dữ liệu đơn hàng do

lỗi hệ thống hoặc các sự cố không mong muốn

-Thiết lập quy trình sao lưu dữ liệu tự động và định kỳ

- Thường xuyên kiểm tra quy trình phục hồi dữ liệu để đảm bảo có thể khôi phục dữ liệu khi cần thiết

Thanh toán

Hệ thống không ghi nhận doanh thu

- Lập bộ phận kỹ thuật xử lý nhanh chóng ngay khi xảy ra lỗi

- Kiểm tra hóa đơn/đơn đặt hàng thường xuyên

Lỗi thanh toán qua app

- Phân công bộ phận thường trực chăm sóc khách hàng hỗ trợ giao dịch ngay khi xảy ra lỗi

Pha chế Pha chế sai loại hàng

- Đối chiếu, kiểm tra hàng với hóa đơn và phiếu giao hàng trước khi giao

- Xác nhận với khách hàng loại hàng trước khi pha chế

Giao hàng cho khách

Mất hàng, thiếu mặt hàng - Kiểm tra, đối chiếu kĩ với hóa đơn và phiếu giao hàng trước khi giao

Mất đơn đặt hàng -Phân chia việc rõ ràng giữa bộ phận

ghi nhận hóa đơn và bộ phận pha chế/giao hàng

- Bộ phận ghi nhận hóa đơn kiểm tra thường xuyên đơn đặt hàng

- Áp dụng công nghệ thông tin/thiết bị

hỗ trợ

17

Lỗi thanh toán qua app - Phân công bộ phận thường trực chăm sóc khách hàng hỗ trợ giao dịch

ngay khi xảy ra lỗi

Lỗi đồng bộ thanh toán giữa app và cửa hàng

- Phân công bộ phận kỹ thuật nhanh chóng sửa lỗi, bảo trì định kì

- Bộ phận ghi nhận hóa đơn luôn theo dõi tình trạng đơn hàng

Tiếp nhận đơn

Xác nhận đơn khi không đủ nguyên liệu

- Đối chiếu, kiểm tra nguyên liệu còn

dư tại quầy và kho định kì sau mỗi buổi

- Phân bổ trách nhiệm với bộ phận pha chế kiểm tra nguyên liệu trước khixác nhận đơn

Quên xác nhận đơn hàng, xác nhận/từ chối nhầm đơn hàng

- Lập bộ phận tiếp nhận đơn riêng biệtvới pha chế/giao hàng

- Áp dụng công nghệ thông tin/thiết bị

hỗ trợ

Pha chế/đóng gói

Pha chế sai loại hàng

- Đối chiếu, kiểm tra hàng với hóa đơn và phiếu giao hàng trước khi giao

- Xác nhận với khách hàng loại hàng trước khi pha chế

Quên in hóa đơn

- Bộ phận tiếp nhận hóa đơn và giao hàng luôn kiểm tra kĩ trước khi xác nhận giao hàng

Giao hàng cho khách

Mất hàng, thiếu mặt hàng

- Kiểm tra, đối chiếu kĩ với hóa đơn

và phiếu giao hàng trước khi giao hàng

Hàng bị hư hại trong quá trìnhvận chuyển

-Yêu cầu nâng cấp đồ vận chuyển đối với đơn vị vận chuyển

- Luôn đóng gói cẩn thận với từng món hàng

Tài xế lấy nhầm đơn - Phân công bộ phận xác nhận và kiểmtra mã số shipper và mã đơn vận

chuyển trước khi giao hàng

4, Ban giám đốc của DN đang xây dựng phương án nhượng quyền thương hiệu

SC-ICE cho các đối tác tiềm năng nhằm mở rộng thị phần và nâng cao giá trị thương

hiệu Hệ thống thông tin kế toán của DN cần cung cấp các thông tin gì để Ban Giám

đốc ra quyết định nêu trên? Hãy tự thiết kế 1 phương án hợp lý để Nhà quản trị có

thể thực hiện nhượng quyền thương hiệu.

18

4.1 Các thông tin kế toán cần cung cấp cho Ban Giám đốc để quyết định nhượng quyền thương hiệu:

Để Ban Giám Đốc đưa ra được quyết định nhượng quyền một cách chính xác và toàn diện nhằm mở rộng thị trường và nâng cao giá trị thương hiệu Hệ thống thông tin kế toán của DN cần cung cấp các thông tin về báo cáo tài chính của doanh nghiệp để Ban Giám Đốc ra quyết định xây dựng phương án nhượng quyền thương hiệu SC-ICE Các báo cáo tài chính sẽ cung cấp cho Ban Giám đốc một cái nhìn rõ ràng về tình hình tài chính hiện tại của công ty, từ đó giúp họ đưa ra quyết định có nên thực hiện chiến lược nhượng quyền hay không Những thông tin này không chỉ phản ánh khả năng tài chính của công ty mà còn cho phép đánh giá được khả năng sinh lời, chi phí, dòng tiền và các yếu tố khác ảnh hưởng đến sự thành công của mô hình nhượng quyền

4.1.1 Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet)

 Tài sản dài hạn và tài sản ngắn hạn:

o Tài sản dài hạn (như nhà cửa, máy móc, thiết bị) cho biết khả năng của công ty trong việc duy trì và mở rộng các cơ sở vật chất (cửa hàng, kho bãi)khi nhượng quyền

o Tài sản ngắn hạn (như tiền mặt, hàng tồn kho, các khoản phải thu) phản ánhkhả năng thanh toán các chi phí hoạt động và khả năng dòng tiền ngắn hạn

để hỗ trợ việc mở rộng

 Nợ phải trả: Thông tin về các khoản nợ của công ty (nợ ngắn hạn và dài hạn) sẽ giúp đánh giá khả năng tài chính và mức độ phụ thuộc vào nợ vay, từ đó quyết định việc huy động vốn hoặc cần đảm bảo khả năng tài chính vững mạnh khi mở rộng qua nhượng quyền

 Vốn chủ sở hữu: Cung cấp thông tin về tài chính của công ty từ phía chủ sở hữu, giúp xác định khả năng tự tài trợ cho việc mở rộng hoặc cần sự hỗ trợ từ các nhà đầu tư, đối tác nhượng quyền

 Ý nghĩa đối với Ban Giám đốc:

 Giúp Ban Giám đốc hiểu rõ tình hình tài chính hiện tại của công ty, từ đó đánh giá khả năng chi trả cho các chi phí khởi động nhượng quyền (đào tạo, hỗ trợ, cung cấp nguyên liệu, v.v.)

 Đảm bảo rằng công ty có đủ tài sản và vốn chủ sở hữu để triển khai chiến lược mởrộng qua nhượng quyền

4.1.2 Báo cáo kết quả kinh doanh (Income Statement)

 Doanh thu: Phân tích doanh thu theo các kênh bán hàng (cửa hàng trực tiếp, app SCI, app của hãng shipper) Việc xác định các kênh bán hàng nào mang lại doanh

19

thu cao nhất sẽ giúp Ban Giám đốc quyết định tập trung vào những kênh hiệu quả khi mở rộng qua nhượng quyền.

 Chi phí bán hàng và chi phí quản lý: Chi phí bán hàng (như chi phí nguyên liệu, chi phí vận hành cửa hàng) và chi phí quản lý (như chi phí văn phòng, nhân sự, quảng cáo) sẽ giúp xác định mức độ sinh lời của mô hình kinh doanh và khả năng sinh lợi của việc mở rộng thương hiệu

 Lợi nhuận gộp và lợi nhuận ròng: Cung cấp cái nhìn tổng quan về khả năng sinh lời của công ty Đặc biệt là lợi nhuận gộp giúp đánh giá mức độ hiệu quả của việc bán sản phẩm, còn lợi nhuận ròng cho thấy công ty có thể duy trì lợi nhuận sau khitrừ các chi phí hoạt động

 Biên lợi nhuận: Xem xét biên lợi nhuận gộp và biên lợi nhuận ròng giúp Ban Giám đốc hiểu được khả năng sinh lời của công ty và mức độ bền vững của hoạt động kinh doanh

 Ý nghĩa đối với Ban Giám đốc:

 Báo cáo kết quả kinh doanh cho thấy khả năng tạo ra lợi nhuận và tính bền vững của doanh thu, qua đó giúp Ban Giám đốc xác định liệu mô hình kinh doanh có đủtiềm năng để mở rộng thông qua nhượng quyền hay không

 Giúp Ban Giám đốc xác định các khu vực có lợi nhuận cao để tập trung mở rộng khi nhượng quyền

4.1.3 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cash Flow Statement)

 Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh: Phản ánh khả năng của công ty trong việc tạo

ra tiền từ hoạt động kinh doanh hàng ngày Một dòng tiền dương cho thấy công ty

có khả năng tự tài trợ cho các hoạt động mở rộng hoặc nhượng quyền mà không phải dựa vào vay nợ

 Dòng tiền từ hoạt động đầu tư: Cho biết công ty có đang đầu tư vào các tài sản dài hạn hay không, và mức độ đầu tư này có ảnh hưởng đến khả năng mở rộng khi nhượng quyền hay không

 Dòng tiền từ hoạt động tài chính: Giúp đánh giá mức độ công ty phụ thuộc vào cácnguồn tài chính bên ngoài (vay nợ, phát hành cổ phiếu, v.v.) để duy trì hoặc mở rộng

 Ý nghĩa đối với Ban Giám đốc:

 Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh sẽ cho thấy công ty có đủ tiền mặt để hỗ trợ chiphí hoạt động nhượng quyền và có thể cung cấp đủ hỗ trợ tài chính cho các đối tácnhượng quyền trong suốt quá trình mở rộng

 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cũng giúp Ban Giám đốc hiểu rõ về tính thanh khoản

và khả năng tài chính để thực hiện các cam kết tài chính khi ký hợp đồng nhượng quyền

20

4.1.4 Các chỉ số tài chính khác

 Tỷ lệ sinh lời: Các chỉ số như lợi nhuận gộp/chi phí bán hàng, lợi nhuận

ròng/doanh thu giúp Ban Giám đốc đánh giá khả năng sinh lời của công ty, từ đó đưa ra quyết định mở rộng nhượng quyền ở các khu vực có tiềm năng sinh lời cao

 Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu: Giúp đánh giá mức độ rủi ro tài chính của công ty

và khả năng đối phó với các chi phí nợ khi mở rộng qua nhượng quyền

 Vòng quay tài sản, vòng quay vốn chủ sở hữu: Giúp đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản và vốn chủ sở hữu trong việc tạo ra lợi nhuận Các chỉ số này sẽ giúp Ban Giám đốc quyết định xem có nên huy động thêm vốn hay không để mở rộng qua nhượng quyền

4.1.5 Phân tích SWOT tài chính

 Điểm mạnh (Strengths): Các yếu tố tài chính mạnh như doanh thu ổn định, lợi nhuận cao, dòng tiền dồi dào

 Điểm yếu (Weaknesses): Các vấn đề tài chính cần cải thiện như chi phí cao, nợ lớn, hoặc lợi nhuận thấp

 Cơ hội (Opportunities): Các cơ hội tiềm năng từ việc mở rộng nhượng quyền, như thị trường chưa khai thác hoặc khả năng tạo ra lợi nhuận cao từ mô hình nhượng quyền

 Mối đe dọa (Threats): Những rủi ro tài chính khi mở rộng, như tình hình cạnh tranh, khả năng chịu đựng nợ và các yếu tố ngoại vi khác

 Ý nghĩa đối với Ban Giám đốc:

 Giúp Ban Giám đốc có cái nhìn toàn diện về sức mạnh tài chính và các yếu tố rủi

ro khi mở rộng thương hiệu SC-ice qua nhượng quyền

Để giúp Ban Giám đốc đưa ra quyết định nhượng quyền thương hiệu SC-ice, hệ thống

thông tin kế toán của DN cần cung cấp một loạt các thông tin tài chính và quản lý quan trọng Những thông tin này sẽ hỗ trợ Ban Giám đốc đánh giá hiệu quả hoạt động hiện tại của doanh nghiệp, xác định tiềm năng phát triển thương hiệu và xây dựng chiến lược nhượng quyền hiệu quả Cụ thể, hệ thống thông tin kế toán cần cung cấp các thông tin sau:

- Thông tin về doanh thu và lợi nhuận

 Doanh thu theo từng kênh bán hàng: Cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu từ các hình thức bán hàng khác nhau (bán trực tiếp tại cửa hàng, bán qua app SCI, bán qua các app của hãng shipper) Điều này giúp Ban Giám đốc đánh giá kênh bán hàng nào

có tiềm năng cao và phù hợp cho việc nhân rộng

21