Hình 1.3 Minh họa thông tin chi tiết của lô hàng về thời gian và địa điểm xếp dỡNguồn: Nhóm tác giả tổng hợp 1.2 Tính chất hàng hóa 1.2.1 Tính chất của lô hàng - Hàng hóa là chất lỏng, d
TỔNG QUAN VỀ LÔ HÀNG VÀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC CỦA LÔ HÀNG
Giới thiệu thông tin lô hàng
- Người xuất khẩu: Plant Lipids Private Limited.
- Địa chỉ: 902/903, Kandukur Post, Sri Sailam Rd., Ranga Reddy Dist Telangana
- Người nhập khẩu: Công ty TNHH Ingreda.
- Địa chỉ: 82/14/2B Nguyen Xi, Ward 26, Binh Thanh District, Ho Chi Minh City, Vietnam.
Hình 1.1 Minh họa về thông tin chủ hàng
Nguồn: Nhóm tác giả tổng hợp
- Tên hàng: Chiết xuất ớt, phụ gia tạo màu thực phẩm,dạng lỏng,dùng trong sản xuất thực phẩm,nhà sản xuất: Plant Lipids Private Limited.
- Nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm: Ấn Độ.
- Phương thức gửi hàng: LCL/LCL.
Hình 1.2 Minh họa về thông tin lô hàng
Nguồn: Nhóm tác giả tổng hợp
- Cảng xếp hàng: Nhava Sheva, INDIA.
- Cảng dỡ hàng: Cảng Cát Lái (HCM).- Điều kiện giao hàng: CIF Cat Lai port.
- Ngày khởi hành từ cảng Nhava Sheva về cảng Cát Lái: 11/03/2025.
- Tên tàu, số chuyến: NYK Vesta 089E.
- Ngày tàu cập cảng Cát Lái: 23/03/2025.
- Các phương thức vận tải được sử dụng: đường bộ/ đường sắt/ đường biển,…
Hình 1.3 Minh họa thông tin chi tiết của lô hàng về thời gian và địa điểm xếp dỡ
Nguồn: Nhóm tác giả tổng hợp
Tính chất hàng hóa
1.2.1 Tính chất của lô hàng
- Hàng hóa là chất lỏng, dễ bị bay hơi, có mùi cay nóng
- Nhạy cảm với nhiệt độ và ánh sáng
- Có thể gây kích ứng da, mắt nếu như bị dính trực tiếp
- Cần đựng trong thùng chứa kín, chống rò rỉ
1.2.2 Yêu cầu vận chuyển của lô hàng
- Phải được vận chuyển container kín, chống thẩm thấu
- Đặt xa các hàng hóa có mùi hóa chất mạnh hoặc dễ bay hơi
- Chú ý hàng dễ đổ vỡ để có cách xếp hàng phù hợp
Quy trình tổ chức vận tải đa phương thức của lô hàng
- Bước 1: Tiếp nhận thông tin lô hàng từ chủ hàng.
MTO sẽ thu thập các thông tin cần thiết cho lô hàng từ Plant Lipids Private Limited, bao gồm người xuất khẩu, người nhập khẩu, tên hàng, số lượng, phương thức gửi hàng, ngày đi, ngày đến, cảng bốc hàng và cảng dỡ hàng.
Bước 2: Đàm phán với khách hàng, MTO cần trao đổi với Plant Lipids Private Limited về thời gian nhận hàng để xây dựng lịch trình vận chuyển phù hợp MTO sẽ tìm hiểu các yêu cầu cụ thể về dịch vụ vận tải, bao gồm loại hình dịch vụ, đặc điểm hàng hóa, tiêu chuẩn an toàn và mức độ theo dõi hàng hóa Việc thống nhất điều kiện giao nhận, địa điểm và thời gian giao nhận là cần thiết để đảm bảo tiến độ vận chuyển Ngoài ra, MTO cũng sẽ làm rõ các chứng từ cần thiết như vận đơn, hóa đơn thương mại, và chứng nhận xuất xứ Cuối cùng, hai bên sẽ thỏa thuận về điều khoản thanh toán và hợp đồng vận chuyển để xác định trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên.
Để tối ưu hóa thời gian và chi phí cho lô hàng xuất khẩu từ Ấn Độ đến Việt Nam, MTO cần lựa chọn sự kết hợp giữa các phương thức vận tải như đường bộ, đường sắt và đường biển, dựa trên điều kiện hạ tầng, khoảng cách và đặc tính hàng hóa Cụ thể, hàng hóa sẽ được vận chuyển từ nhà máy Plant Lipids tại Telangana đến cảng Nhava Sheva, có thể sử dụng vận tải đường bộ nếu quãng đường ngắn hoặc kết hợp với đường sắt để tiết kiệm chi phí cho quãng đường dài Chặng vận chuyển chính sẽ diễn ra bằng đường biển (LCL) từ cảng Nhava Sheva đến cảng Cát Lái, sau đó hàng sẽ tiếp tục được vận chuyển bằng đường bộ đến địa chỉ của Công ty TNHH Ingreda tại quận Bình Thạnh.
- Bước 4: Lựa chọn người vận tải
Sau khi xác định phương thức vận tải phù hợp, MTO cần tìm kiếm và lựa chọn các đối tác vận tải uy tín cho từng chặng trong hành trình, bao gồm vận tải nội địa tại nước xuất khẩu, vận tải quốc tế và vận tải nội địa tại nước nhập khẩu MTO sẽ tham khảo bảng giá, lịch trình, thời gian vận chuyển và năng lực phục vụ của các hãng tàu biển, công ty vận tải đường bộ và đường sắt để đưa ra quyết định Đặc biệt, nếu lô hàng vận chuyển theo hình thức LCL, việc chọn hãng tàu có tuyến vận tải phù hợp với thời gian yêu cầu của khách hàng là rất quan trọng để đảm bảo hàng đến đúng lịch, tránh phát sinh lưu kho bãi hoặc chậm trễ giao nhận Trong trường hợp này, MTO đã chọn hãng tàu NYK Line cho tuyến đường quốc tế từ Ấn Độ về Việt Nam.
Bước 5: Lựa chọn tuyến đường là giai đoạn quan trọng để đáp ứng yêu cầu về thời gian và chi phí của khách hàng MTO sẽ xây dựng và so sánh ít nhất ba phương án vận chuyển khác nhau, kết hợp các phương thức như đường bộ, đường sắt và đường biển Đồng thời, MTO cần xem xét lịch trình tàu biển, tình trạng hạ tầng giao thông, khả năng xử lý chứng từ tại các điểm chuyển tiếp, cũng như điều kiện thời tiết và chính sách thương mại tại các khu vực liên quan để chọn ra tuyến đường tối ưu nhất.
- Bước 6: Xác định chi phí và giá thành cho từng phương án.
Sau khi xây dựng ba tuyến đường khả thi, MTO sẽ tính toán chi tiết chi phí cho từng tuyến, bao gồm chi phí vận tải nội địa, phí xếp dỡ, lưu kho, cước vận chuyển đường biển quốc tế, chi phí bảo hiểm và các khoản phí phát sinh khác tại cảng đến cũng như chi phí vận tải nội địa tại nước nhập khẩu Tiếp theo, MTO sẽ so sánh các phương án dựa trên chi phí, thời gian và tính khả thi, từ đó đánh giá hiệu quả kinh tế của từng phương án Quá trình này giúp lựa chọn phương án tối ưu nhất, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và đảm bảo hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
- Bước 7: Lựa chọn phương án thực hiện: dựa trên ba phương án bên dưới để chọn phương án tối ưu nhất, phù hợp yêu cầu khách hàng
Sau khi phân tích ba phương án vận chuyển, MTO sẽ lựa chọn phương án tối ưu dựa trên các tiêu chí như chi phí, thời gian, an toàn, độ tin cậy, khả năng đáp ứng yêu cầu chứng từ và điểm giao nhận Đối với lô hàng phụ gia thực phẩm dạng lỏng, các yếu tố quan trọng cần cân nhắc bao gồm an toàn, thời gian giao hàng đúng hẹn và khả năng giám sát hàng hóa Phương án được chọn sẽ mang lại lợi ích cao nhất cho cả khách hàng và MTO, đồng thời đảm bảo tính khả thi trong quá trình thực hiện.
- Bước 8: Lập kế hoạch và lộ trình vận chuyển cho lô hàng theo phương án đã chọn.
MTO sẽ xây dựng một kế hoạch chi tiết cho toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa, từ việc thu gom tại kho của người bán đến khi giao hàng tại cảng đích của người nhập khẩu Kế hoạch này bao gồm lịch trình vận chuyển rõ ràng, thời gian cho từng chặng, phương thức vận tải cụ thể cho mỗi đoạn đường, cùng với các điều kiện cần thiết để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và đúng tiến độ.
Bước 9 trong quy trình logistics là tổ chức thực hiện, theo dõi và cập nhật thông tin MTO sẽ liên hệ với hãng tàu và nhà vận tải để xác nhận lịch trình tàu, nhận container rỗng và vận chuyển hàng hóa từ kho người bán đến cảng xuất khẩu Đồng thời, MTO cần phối hợp với các bên liên quan để hoàn tất thủ tục xuất khẩu, bao gồm hải quan, kiểm tra chất lượng hàng hóa và các chứng từ cần thiết nhằm đảm bảo hàng hóa thông quan thuận lợi và đúng thời gian Trong suốt quá trình vận chuyển, MTO sẽ theo dõi tình trạng hàng hóa, cập nhật thông tin về vị trí và tình trạng giao nhận để xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh có thể ảnh hưởng đến thời gian giao hàng.
- Bước 10: Kiểm tra kết quả
MTO thường xuyên liên lạc với các hãng vận tải để theo dõi tình hình hàng hóa và vị trí lô hàng thông qua hệ thống Tracking and Tracing Điều này giúp MTO cập nhật kịp thời thông tin về trạng thái hàng hóa, phát hiện sớm các sự cố hoặc thay đổi không mong muốn, và thông báo cho khách hàng Ngoài ra, MTO đánh giá mức độ thực hiện dịch vụ bằng cách so sánh kết quả thực tế với kế hoạch ban đầu, kiểm tra chi phí thực tế so với ngân sách và đánh giá doanh thu, lợi nhuận từ hợp đồng vận chuyển.
- Bước 11: Xử lý khiếu nại
Trong trường hợp xảy ra thiếu hàng, mất hàng hoặc hư hỏng hàng hóa, MTO cần kiểm tra kỹ lưỡng thông tin từ các bên liên quan như hãng vận tải, kho bãi và chứng từ vận chuyển để xác định nguyên nhân sự cố Việc xử lý khiếu nại không chỉ giải quyết vấn đề mà còn thể hiện trách nhiệm và chuyên nghiệp của MTO trong việc bảo vệ quyền lợi khách hàng Đây cũng là cơ hội để MTO rút kinh nghiệm và cải tiến quy trình vận chuyển, ngăn ngừa sự cố tương tự trong tương lai.
PHÂN TÍCH CHI TIẾT VỀ CÁC BƯỚC QUAN TRỌNG TRONG
Lựa chọn phương thức vận tải, người vận tải và tuyến đường vận tải
2.1.1 Lựa chọn phương thức vận tải
Dựa trên đặc điểm của các phương thức vận tải, việc lựa chọn kết hợp nhiều phương thức khác nhau là cần thiết để thực hiện toàn bộ chuỗi vận tải theo yêu cầu của khách hàng.
Khoảng cách vận chuyển từ nơi gửi hàng đến nơi giao hàng, có thể căn cứ để lựa chọn như sau:
+ Khoảng cách từ 500 – 750km: vận chuyển đường bộ chiếm ưu thế
+ Khoảng cách từ 750 – 1500km: vận tải đường sắt là sự lựa chọn tối ưu
Với khoảng cách trên 1500km, vận tải đường biển là lựa chọn tối ưu giúp giảm chi phí vận chuyển.
Bảng 2.1 trình bày đánh giá các đặc tính của các phương thức vận tải khác nhau, bao gồm vận tải đường bộ, vận tải đường sắt, vận tải thủy và vận tải không Mỗi phương thức vận tải có những ưu điểm và nhược điểm riêng, ảnh hưởng đến hiệu quả và chi phí vận chuyển hàng hóa Việc hiểu rõ các đặc tính này giúp lựa chọn phương thức vận tải phù hợp nhất cho từng nhu cầu cụ thể.
Tốc độ (Speed) Cao Thấp Thấp Rất cao
Khả năng cung cấp door-to- door
Rất cao Thấp Rất thấp Thấp Độ tin cậy (Reliability) Rất cao Cao Cao Rất cao
Sự an ninh (Security) Rất cao Cao Cao Rất cao
Sự linh hoạt (Flexibility) Rất cao Thấp Thấp Thấp
Sự sẵn sàng (Availability) Rất cao Thấp Rất thấp Thấp
Khả năng tiết kiệm nhiên liệu
Thấp Rất cao Rất cao Rất thấp
Sự an toàn (Safe) Cao Rất cao Rất cao Rất cao
2.1.2 Lựa chọn nhà vận tải
Bảng 2.2So sánh các tiêu chí để tìm ra nhà vận tải phù hợp
Tiêu chí Maersk Line MSC ONE
Maersk nổi bật với dịch vụ chất lượng cao và quản lý chuỗi cung ứng đầu-cuối, thường cao hơn mức trung bình Họ phù hợp với các loại hàng hóa yêu cầu lịch trình ổn định và cần dịch vụ trọn gói.
Giá vận chuyển của MSC thường rẻ hơn Maersk, đặc biệt khi khách hàng có khối lượng lớn hoặc lâu dài.Phù hợp với:
Doanh nghiệp cần tối ưu chi phí, vận chuyển hàng hóa số lượng lớn.
Nằm giữa Maersk và MSC, dịch vụ của chúng tôi không quá cao nhưng cũng không quá rẻ, thường xuyên có khuyến mãi hấp dẫn để cạnh tranh Chúng tôi phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt trong lĩnh vực hàng hóa thương mại khu vực châu Á.
Có thể bao gồm chuyển cảng tại
Nếu muốn lịch trình ổn định, ít delay: Maersk là lựa chọn an toàn.
Dịch vụ vận chuyển thường dừng trung chuyển tại Colombia hoặc Singapore, có thể mất thêm 1-2 ngày tùy thuộc vào cảng trung chuyển Tuy nhiên, với sức tải lớn, phương thức này rất phù hợp cho hàng hóa có khối lượng lớn và không quá gấp Nếu bạn ưu tiên chi phí và không cần gấp, lựa chọn MSC là hợp lý.
Mạnh tuyến intra- Asia, đôi khi có tuyến direct nhanh hơn.
Thường có tuyến ngắn hơn trong nội Á, nếu trúng tuyến nhanh thì có thể đi thẳng đến Việt Nam nhanh hơn các hãng khác.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận tải đáng tin cậy với giá cước cạnh tranh cho các tuyến nội địa Hệ thống eBooking và eTracking hiện đại giúp khách hàng dễ dàng theo dõi hành trình Đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp luôn sẵn sàng phản hồi nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu của bạn.
Container chất lượng cao phù hợp cho hàng giá trị lớn và giao đúng hạn, với khả năng vận chuyển lớn cho lô hàng không quá gấp Tuy nhiên, lịch trình có thể không ổn định và hệ thống tracking còn đơn giản, dẫn đến việc xử lý khiếu nại chậm hơn so với các hãng khác Đặc biệt, tại Ấn Độ và Việt Nam, lịch trình ổn định hơn cùng với container chất lượng, hệ thống theo dõi hiện đại và dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt, rất thích hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt trong lĩnh vực hàng tiêu dùng và thời trang.
Khả năng thực hiện và kiểm soát hành trình có khả năng thực hiện hành trình rất tốt nhờ đội tàu lớn và quản lý tuyến đường bài bản
Hệ thống kỹ thuật số mạnh mẽ giúp kiểm soát hành trình, cho phép theo dõi container theo thời gian thực và cung cấp cảnh báo sớm về bất kỳ sự chậm trễ hoặc thay đổi nào.
Doanh nghiệp có thể chủ động sắp xếp kế hoạch nhận hàng nhờ vào việc thực hiện hành trình ổn định trên nhiều tuyến chính Tuy nhiên, khả năng kiểm soát hành trình của họ chưa đạt được như Maersk, với hệ thống tracking cơ bản hơn và thông tin cập nhật chậm Do đó, thường xuyên phải liên hệ với đại lý để xác minh thông tin.
MSC cam kết giao hàng đúng thời gian nếu không có biến động lớn, đồng thời có khả năng vận hành hành trình hiệu quả tại khu vực châu Á nhờ vào mạng lưới tuyến nội Á mạnh mẽ.
Hệ thống theo dõi hành trình hàng hóa của ONE rất rõ ràng và dễ dàng tra cứu qua website, giúp người dùng có thể kiểm soát tình trạng hàng hóa hiệu quả Mặc dù không mạnh mẽ như Maersk về công nghệ, ONE vẫn cam kết mang đến độ minh bạch và ổn định cho khách hàng.
Năng lực vận chuyển là hãng tàu lớn nhất thế giới tính đến năm 2022, sở hữu đội tàu hiện đại và nằm trong nhóm dẫn đầu về năng lực vận chuyển Mặc dù năng lực vận chuyển thấp hơn so với Maersk và MSC, hãng vẫn đảm bảo khả năng vận chuyển cực lớn Năng lực này giúp hãng đáp ứng tốt cho các lô hàng lớn, thường xuyên và yêu cầu khắt khe về thời gian Mạng lưới phủ rộng của hãng cũng góp phần nâng cao hiệu quả vận chuyển.
Maersk dễ dàng kết nối các cảng chính toàn cầu và thường xuyên dẫn đầu về tổng sức chở (TEU) Hãng cung cấp nhiều lựa chọn về chuyến tàu và lịch trình linh hoạt, phù hợp cho doanh nghiệp có nhu cầu vận chuyển lớn Đặc biệt, Maersk bảo đảm sự ổn định trên các tuyến nội Á như Ấn Độ – Việt Nam Mặc dù ONE có ít tàu hơn, nhưng họ vận hành hiệu quả và đáp ứng tốt các lô hàng vừa và nhỏ, thích hợp cho doanh nghiệp cần dịch vụ ổn định trong khu vực.
Nguồn: Kết quả phân tích của tác giả
Dựa trên bảng so sánh giữa Maersk Line, MSC và ONE, ONE là lựa chọn tối ưu cho PLANT LIPIDS PRIVATE LIMITED trong việc xuất khẩu hàng từ Ấn Độ sang Việt Nam Với đặc thù là doanh nghiệp chuyên về nguyên liệu tự nhiên, ONE mang lại sự cân bằng giữa thời gian, chi phí và chất lượng dịch vụ, đặc biệt mạnh về tuyến vận chuyển Ấn Độ - Việt Nam Hãng cung cấp các chuyến đi thẳng, rút ngắn thời gian vận chuyển còn 15–19 ngày, giảm thiểu rủi ro trễ tàu và ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa Cước phí của ONE hợp lý, phù hợp với nhu cầu của PLANT LIPIDS, trong khi vẫn đảm bảo lịch trình và container ổn định Hệ thống theo dõi hiện đại của ONE giúp kiểm soát chuỗi cung ứng hiệu quả Tóm lại, ONE là lựa chọn chiến lược giúp tối ưu hóa hiệu quả vận chuyển hàng hóa sang Việt Nam, tiết kiệm chi phí và đảm bảo uy tín trong kinh doanh.
2.1.3 Lựa chọn tuyến đường vận tải
So sánh dựa trên tiêu chí khoảng cách và thời gian
Bảng 2.3 Tuyến Road/ Rail/ Sea
Kho người bán → Lingampalli, Hyderabad,
Serilingampally, Hyderabad, Telangana, Ấn Độ
NHAVA SHEVA, INDIA → CANG CAT LAI
Nguồn: kết quả phân tích của tác giả
Chặng Phương thức Thời gian Khoảng cách
Kho người bán( Telangana) → NHAVA
Nguồn: kết quả phân tích của tác giả
Bảng 2.5 Tuyến Road/ Air/ Road/ Sea
Kho người bán-Rajiv Gandhi International Airport
Rajiv Gandhi International Airport (HYD)-
Chhatrapati Shivaji Maharaj International Airport
NHAVA SHEVA PORT- CATLAI Port Sea 288 5346
Nguồn: Kết quả phân tích của tác giả
So sánh các tuyến vận tải dựa trên phân tích chi tiết chi phí
Công ty vận tải cung cấp dịch vụ vận tải đường bộ tại Ấn Độ: Navata Supply ChainSolutions
Công ty vận tải cung cấp dịch vụ vận tải đường sắt tại Ấn Độ: MCS Logistics International Private Ltd.
Hãng bay Nội địa IndiGo
- Các tuyến đường vận tải
STT Chỉ tiêu Thời gian (h) Chi phí (USD)
1 Phí bốc xếp hàng hóa 0.5 10
2 Phí vận chuyển đến ga Lingampalli 1.15 30
3 Phí xếp dỡ và chuyển hàng tại ga 0.5 8
8 Thủ tục hải quan xuất khẩu 24 1.5
15 Phí dịch vụ làm hàng 1 1.5
16 Phí phụ trội cân bằng cont 0 8
STT Chỉ tiêu Thời gian (h) Chi phí (USD)
1 Phí bốc xếp hàng hóa 0.5 10
2 Phí vận chuyển đến Nhava Sheva 13 305
Tại cảng Nhava Sheva, India
7 Thủ tục hải quan xuất khẩu 24 1.5
13 Phí dịch vụ làm hàng 1 1.5
14 Phí phụ trội cân bằng cont 0 8
STT Chỉ tiêu Thời gian (h) Chi phí
1 Phí bốc xếp hàng hóa 0.5 10
2 Phí vận chuyển đến HYD 11/30 11.11
Tại Rajiv Gandhi International Airport (HYD)
1 Cước hàng không (Air Freight) 1h30 929.63
Tại Chhatrapati Shivaji Maharaj International Airport (BOM)
1 Phí vận chuyển từ BOM đến Cảng Nhava
Tại cảng Nhava Sheva, India
7 Thủ tục hải quan xuất khẩu 24 1.5
13 Phí dịch vụ làm hàng 1 1.5
14 Phí phụ trội cân bằng cont 0 8
GST (Goods and Services Tax) là loại thuế gián thu mà Chính phủ Ấn Độ áp dụng cho hầu hết hàng hóa và dịch vụ, bao gồm cả dịch vụ logistics và vận chuyển hàng hóa nội địa Đối với dịch vụ vận chuyển hàng hóa nội địa bằng đường hàng không, mức thuế hiện tại là 18% trên tổng tiền dịch vụ, bao gồm cước và phụ phí.
So sánh thời gian và chi phí tại các tuyến đường sau đó lựa chọn tuyến vận tải phù hợp nhất
Chiết xuất ớt là sản phẩm nhạy cảm, dễ bay hơi và có mùi cay, đòi hỏi điều kiện vận chuyển ổn định để bảo vệ chất lượng Cần bảo quản sản phẩm trong môi trường tránh ánh sáng và nhiệt độ thay đổi đột ngột, đồng thời đảm bảo an toàn cho người vận chuyển do khả năng gây kích ứng khi tiếp xúc trực tiếp Việc vận chuyển nhanh chóng là cần thiết để giảm thiểu rủi ro và bảo vệ chất lượng của chiết xuất ớt.
Lô hàng cần được vận chuyển trong container kín, chống thẩm thấu để ngăn ngừa thất thoát và đảm bảo an toàn Nhiệt độ trong container nên duy trì từ 20-25 độ C, tránh thay đổi nhiệt độ đột ngột, và hàng hóa cần được đặt xa các sản phẩm có mùi hóa chất mạnh hoặc dễ bay hơi Việc xếp hàng cẩn thận và hợp lý là rất quan trọng do hàng hóa dễ đổ vỡ Do đó, việc lựa chọn tuyến vận tải cần đảm bảo ổn định môi trường, không có sự thay đổi nhiệt độ đột ngột và tránh tiếp xúc với các yếu tố có thể gây hư hại cho hàng hóa.
Từ thông tin các phần trên, ta có bảng tóm tắt so sánh về các chỉ tiêu như sau:
Bảng 2.6 Bảng so sánh các chỉ tiêu thời gian và chi phí vận chuyển
Chi phí vận chuyển (USD) 284.09 465.65 1425.1734
Thời gian vận chuyển (giờ) 331.15 331.5 323.62
Mức độ tối ưu thời gian và chi phí Cao Trung bình Thấp
Quãng đường vận chuyển (km) 6070 6073 6144
Nguồn: Kết quả phân tích của tác giả
Nhóm quyết định chọn tuyến đường 1 từ kho người bán đến Lingampalli, Hyderabad, rồi đến Nhava Sheva, Ấn Độ, và cuối cùng là cảng Cát Lái (TP.HCM) vì đây là tuyến ngắn nhất Tuyến đường này không chỉ giảm thiểu thời gian vận chuyển mà còn tối ưu hóa chi phí, mang lại hiệu quả cao trong quá trình giao nhận hàng hóa Sự kết hợp giữa tiết kiệm chi phí và rút ngắn thời gian giúp tuyến đường này đáp ứng tốt yêu cầu về hiệu quả trong vận chuyển.
Lập chứng từ vận tải
Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong vận chuyển hàng hóa, việc sử dụng chứng từ vận tải là rất quan trọng Tài liệu này xác nhận thông tin về quãng đường, phương thức vận chuyển và các yêu cầu đặc biệt của hàng hóa Chứng từ vận tải được đính kèm ở Phụ lục 1.
Giả sử giải quyết các tình huống khi có khiếu nại
Khách hàng đã phản ánh về việc đơn hàng không được giao đúng số lượng theo hợp đồng, cụ thể là lô hàng yêu cầu 1000kg nhưng thực tế chỉ nhận được 950kg.
Bước 1: Xác nhận thông tin khiếu nại
Kiểm tra các chứng từ liên quan đến đơn hàng, bao gồm biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, đơn đặt hàng và chứng từ vận chuyển, là cần thiết để xác nhận số lượng hàng hóa mà nhà cung cấp đã xuất đi và số lượng đã giao.
Liên hệ với khách hàng để làm rõ tình trạng thiếu hàng, chẳng hạn như khi khách hàng chỉ nhận được 950kg hoặc có thể có sự nhầm lẫn trong quá trình tổng hợp số lượng.
Bước 2: Kiểm tra quy trình đóng gói và vận chuyển
Kiểm tra quy trình đóng gói tại kho của nhà cung cấp là rất quan trọng để đảm bảo số lượng hàng hóa được đóng gói chính xác và đầy đủ Cần xem xét kỹ lưỡng để phát hiện bất kỳ sai sót nào trong quá trình kiểm đếm và đóng gói.
Bước 3: Điều tra nguyên nhân thiếu hàng
Khi gặp tình trạng thiếu hàng do lỗi từ nhà cung cấp, như sai sót trong quy trình đóng gói hoặc đếm sai, cần xác định nguyên nhân cụ thể Sau đó, yêu cầu bộ phận kho thực hiện các biện pháp cải tiến quy trình đóng gói và kiểm đếm để ngăn ngừa sự cố này tái diễn trong tương lai.
Nếu phát hiện thiếu hàng trong quá trình vận chuyển, trước tiên hãy liên hệ với đơn vị vận chuyển để xác minh tình trạng hàng hóa Đồng thời, kiểm tra các chứng từ vận chuyển, bao gồm biên bản giao nhận, để làm rõ nguyên nhân thiếu hụt hàng hóa từ kho của nhà cung cấp đến tay khách hàng.
Bước 4: Giải pháp bù đắp
Nếu có sự thiếu hụt hàng hóa do lỗi trong quá trình đóng gói, hãy ngay lập tức gửi bổ sung số lượng thiếu cho khách hàng Đừng quên kèm theo lời xin lỗi và thông tin về thời gian giao hàng dự kiến để khách hàng nắm rõ.
Nếu không thể gửi hàng bổ sung ngay lập tức, hãy đề xuất hoàn trả tiền cho phần hàng thiếu hoặc giảm giá tương ứng cho khách hàng Cung cấp voucher cũng là một cách hiệu quả để tạo cảm giác hài lòng, giúp khách hàng duy trì động lực mua sắm trong tương lai.
Bước 5: Kiểm tra và cải thiện quy trình đóng gói
Rà soát quy trình đóng gói tại kho của nhà cung cấp là cần thiết Cần làm việc chặt chẽ với bộ phận kho để cải tiến quy trình kiểm tra số lượng hàng hóa và đóng gói trước khi xuất kho, nhằm đảm bảo nhân viên thực hiện đúng quy trình kiểm đếm và đóng gói sản phẩm Đồng thời, cần đảm bảo các chứng từ giao nhận được đối chiếu cẩn thận để tránh sai sót.
Khách hàng đã thông báo về việc mất một phần trong đơn hàng 1000kg trong quá trình vận chuyển Sau khi kiểm tra, xác nhận có khoảng 200kg hàng hóa bị thất lạc từ Ấn Độ đến Việt Nam.
- Giải quyết tình huống mất hàng:
Bước 1: Xác minh thông tin mất hàng
Kiểm tra các chứng từ cần thiết như hóa đơn, danh sách đóng gói, biên bản giao nhận, phiếu xuất kho từ nhà cung cấp và biên bản giao nhận từ bên vận chuyển Đồng thời, xác nhận với khách hàng về số lượng hàng hóa bị mất trong quá trình giao nhận.
Bước 2: Điều tra quá trình vận chuyển
Xem xét quy trình vận chuyển hàng hóa từ kho nhà cung cấp tại Ấn Độ đến cảng Cát Lái, Việt Nam Liên hệ với đơn vị vận chuyển để xác nhận tình trạng lô hàng ở từng giai đoạn giao nhận.
Kiểm tra quy trình bốc xếp hàng hóa tại cảng xuất khẩu, cảng nhập khẩu và quá trình giao hàng từ kho đến tay khách hàng.
Bước 3: Liên hệ với bảo hiểm (nếu có)
Kiểm tra xem lô hàng có được bảo hiểm trong quá trình vận chuyển không.
Nếu có bảo hiểm, liên hệ với công ty bảo hiểm để khai báo sự cố và yêu cầu bồi thường cho phần hàng mất.
Bước 4: Giải quyết bồi thường
Nếu xác nhận rằng hàng hóa đã mất trong quá trình vận chuyển, gửi bổ sung hàng hóa cho khách hàng càng sớm càng tốt.
Nếu không thể cung cấp hàng ngay lập tức, hãy đề xuất hoàn tiền hoặc giảm giá tương đương với giá trị hàng bị mất Đồng thời, cung cấp voucher để bù đắp cho khách hàng khi hàng hóa bị thất lạc trong quá trình vận chuyển, thể hiện cam kết và khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng.
Bước 5: Cải thiện quy trình vận chuyển bằng cách đánh giá lại quy trình lựa chọn đơn vị vận chuyển và kiểm tra độ tin cậy của các đối tác Nếu cần thiết, hãy thay đổi đơn vị vận chuyển để đảm bảo an toàn cho lô hàng.
Tăng cường bảo hiểm cho các lô hàng để phòng ngừa các rủi ro có thể xảy ra đối với hàng hóa.
2.5.3 Tình huống hàng hóa hư hỏng
Khách hàng đã phản ánh về việc một số lọ chiết xuất ớt bị vỡ và hư hỏng khi nhận hàng, có thể do quá trình vận chuyển hoặc do đóng gói không đủ chắc chắn.
- Giải quyết tình huống hư hỏng hàng hóa:
Bước 1: Xác minh tình trạng hư hỏng
