Bài giảng - Kế toán máy ( combo full slides )

- HTTT kế toán cùng các HTTT chức năng - Liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp - Cung cấp những báo cáo kế toán với những thông tin tổng hợp - Cung cấp những thông tin chi t

KẾ TOÁN MÁY

BỘ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Một hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính và kỹ

năng sử dụng máy tính để thực hiện công việc kế toán

 Sự hiểu biết đối với một hệ thống thông tin kế toán một cách

rõ ràng, vì càng hiểu biết rõ về hệ thống thì hiệu quả khai thác

hệ thống càng cao

 Vị trí và vai trò của con người trong hệ thống thông tin quản

lý dựa trên máy tính nói chung và hệ thống thông tin kế toán hiện đại nói riêng

MỤC ĐÍCH CỦA MÔN HỌC

Trang bị cho sinh viên những hiểu biết

toàn diện về:

CHƯƠNG 1 – HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỚI CÁC TỔ CHỨC

 Điểm khác nhau giữa dữ liệu kế toán và

thông tin kế toán

Sổ cái tài khoản phải thu của khách hàng Nhật ký bán hàng

- Thông tin là 1 khái niệm rộng lớn hơn

nó bao gồm nhiều giá trị của dữ liệu

- Nó thể hiện 1 quan hệ, một xu thế và có mức trừu tượng cao hơn, diễn tả thực chất hơn,

- Thông tin luôn mang ý nghĩa, có tính định hướng

Chỉ là 1 giá trị, 1 trạng thái cụ thể

Thông tin kế toán

Dữ liệu kế toán Khái niệm

Tiêu thức

2 Những người sử dụng thông

tin kế toán

1

Nhà quản lý

2

Các nhà đầu tư

3

Nhà nước

II HỆ THỐNG THỐNG TIN KẾ TOÁN

1 Khái niệm

Một HTTT kế toán được hiểu là tập hợp các nguồn lực như con người, thiết bị máy móc được thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin

Phần cứng

Phần mềm

Con người

Cơ sở

dữ liệu

Các thủ tục

Hệ thống thông tin kế toán

Các yếu tố cấu thành HTTT kế toán

- Truy xuất dữ liệu nhanh, chính xác, đảm bảo độ an toàn cao

+ Phần mềm kế toán:

 Phần mềm:

sở dữ liệu

Cơ sở

dữ liệu

Quan hệ giữa các thành phần trong yếu tố phần mềm của HTTT kế toán

Cơ sở dữ liệu

 Các thủ tục

Chức năng của HTTT kế toán

2 Vai trò, vị trí của HTTT kế toán trong quản trị DN

 Vị trí của HTTT kế toán trong quản trị DN

Báo cáo hàng tồn kho

HTTT kế

toán

- HTTT kế toán cùng các HTTT chức năng

- Liên kết hệ thống quản trị với

hệ thống tác nghiệp

- Cung cấp những báo cáo kế toán với những thông tin tổng hợp

- Cung cấp những thông tin chi

tiết

 Vai trò của HTTT kế toán trong quản trị DN

Thông tin vào

3 Tiến trình kế toán

 Được bắt đầu từ khi xác định các chỉ tiêu hạch toán

cho đến khi lập các báo cáo định kỳ

Gồm 4 bước:

 Bước 1: Ghi nhật ký kế toán

 Bước 2: Ghi sổ cái

 Bước 3: Thực hiện các bút toán điều chỉnh cuối kỳ

 Bước 4: Khoá sổ kế toán

 Nghiệp vụ:

Là những sự kiện hoặc sự việc diễn ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh mà nó làm thay đổi tình hình tài chính hoặc số lời lãi thu về của doanh nghiệp

 Chu trình nghiệp vụ:

Được hiểu là lưu lượng các hoạt động lặp đi lặp lại của một doanh nghiệp đang hoạt động

4 Các chu trình nghiệp vụ cơ bản trong

hệ thống thông tin kế toán

4 Các chu trình nghiệp vụ cơ bản trong

hệ thống thông tin kế toán

Gồm 4 chu trình nghiệp vụ điển hình:

 Chu trình cung cấp

 Chu trình sản xuất

 Chu trình tiêu thụ

 Chu trình tài chính

Mô hình chu trình nghiệp vụ của HTTT kế toán

Các sự kiện kinh tế

Chu trình

cung cấp

Chu trình sản xuất

Chu trình tiêu thụ

Chu trình tài chính

Chu trình báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính

Ghi chép những sự kiện kinh tế phát sinh liên

quan đến hoạt động mua hàng, dịch vụ

Các sự kiện kinh tế

- Yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết

- Nhận hàng hoá, dịch vụ

- Xác định việc thanh toán với người bán

- Tiến hành thanh toán theo hoá đơn

a Chu trình cung cấp

Các báo cáo

- Báo cáo hoá đơn chưa xử lý

- Báo cáo chứng từ thanh toán

- Báo cáo yêu cầu tiền

Các sổ sách kế toán

- Nhật ký ghi chép chứng từ thanh toán

- Nhật ký ghi chép séc

- Chuyển đổi chi phí tạo thành phẩm

- Thanh toán lương

b Chu trình sản xuất

Các chứng từ

- Bảng chấm công

- Phiếu nhập mua nguyên vật liệu đầu vào

- Phiếu xuất nguyên vật liệu cho sản xuất

- Yêu cầu mua TSCĐ

- Chứng từ ghi sổ ghi bút toán tính khấu hao

- Chứng từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ

- Báo cáo thanh toán lương

- Báo cáo kiểm kê Séc phát hành

- Báo cáo thu nhập

- Báo cáo tình trạng hàng tồn kho

- Báo cáo chi phí sản xuất

- Báo cáo chi tiết TSCĐ

- Sổ chi tiết hàng tồn kho

- Sổ chi tiết chi phí sản phẩm

- Sổ chi tiết TSCĐ

c Chu trình tiêu thụ

Gồm những sự kiện liên quan đến hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ, vận chuyển hàng và những khoản phải thu khác

- Giao hàng hoá dịch vụ cho khách hàng

- Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền hàng

- Nhận tiền thanh toán

- Phiếu thu tiền (đối với hàng bán thanh toán ngay)

- Giấy báo trả tiền của khách hàng gửi tới (đối với hàng bán chịu)

- Bảng phân tích nợ theo thời gian

c Chu trình tiêu thụ

Các báo cáo

- Báo cáo bán hàng

- Báo cáo phân tích nợ theo thời gian

- Báo cáo nhận tiền

Các phân hệ nghiệp vụ

- Hệ thống thu quỹ

- Hệ thống chi quỹ

e Chu trình báo cáo tài chính

Thực hiện các báo cáo về các nguồn tài chính và các kết quả đạt được từ việc sử dụng các nguồn tài chính này

- Hệ thống sổ cái

- Hệ thống báo cáo tài chính

Chức năng:

Các phân hệ nghiệp vụ

III TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH XỬ

Đơn đặt hàng

KHÁCH

HÀNG

Lệnh bán hàng Hoá đơn bán hàng

Giấy báo tình hình thanh toán

Xử lý đơn đặt hàng

Lập hóa đơn

Thanh toán

Chứng từ thanh toán

KẾ TOÁN VIÊN

Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ trong quy trình bán hàng

2 Các chế độ xử lý nghiệp vụ kế toán

III TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH XỬ

LÝ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

a Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán

 Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán thủ công

Lên báo cáo

Báo cáo tài chính

Sổ sách kế toán

Sơ đồ quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán thủ công

Lập chứng từ

Nhập chứng từ vào máy Tổng hợp số liệu

Lên báo cáo

Báo cáo tài chính

Sổ sách kế toán

Sơ đồ quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán tự động hoá

 Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán tự động hóa

2 Hệ thống mã hoá trong xử lý các nghiệp vụ kế toán

 Khái niệm mã hoá

Là cách thức sử dụng bộ “mã hiệu” để thay thế các thông tin ở dạng tự nhiên của các đối tượng cần quản lý

và thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tượng đó

 Lợi ích của việc mã hoá dữ liệu

- Nhận diện đối tượng nhanh chóng, tránh nhầm lẫn

- Tăng tốc độ truy cập, tăng độ chính xác, giảm thời gian truy nhập, lưu trữ, xử lý và tiết kiệm bộ nhớ

- Giúp cho việc nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tượng mang một số thuộc tính chung

2 Hệ thống mã hoá trong xử lý các nghiệp vụ kế toán

 Các phương pháp mã hoá dữ liệu kế toán

Mã hoá tuần tự

Sử dụng những số (ký hiệu) liên tiếp nhau theo trình

tự tăng dần hoặc giảm dần để mã hoá

2 Hệ thống mã hoá trong xử lý các nghiệp vụ kế toán

 Các phương pháp mã hoá dữ liệu kế toán

2 Hệ thống mã hoá trong xử lý các nghiệp vụ kế toán

 Các phương pháp mã hoá dữ liệu kế toán

Mã hoá theo seri

Sử dụng những những dẫy số theo quy luật để mã hoá đối tượng

 Ưu điểm:

Dễ quản lý các đối tượng theo từng nhóm

 Nhược điểm:

- Số lượng của từng nhóm đối tượng là hạn chế

- Không chèn thêm được đối tượng vào nhóm

 Ví dụ:

Mã hoá hoá đơn, chứng từ (số seri)

2 Hệ thống mã hoá trong xử lý các nghiệp vụ kế toán

 Các phương pháp mã hoá dữ liệu kế toán

2 Hệ thống mã hoá trong xử lý các nghiệp vụ kế toán

 Các phương pháp mã hoá dữ liệu kế toán

Mã hoá tổng hợp

Sử dụng kết hợp hai phương pháp mã hoá với nhau

Thường sử dụng pp mã hoá gợi nhớ với tuần tự hoặc phân cấp

CHƯƠNG 2 – CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VỚI KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

Khái niệm

I CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Là sự hoà nhập giữa công nghệ máy tính với công nghệ liên lạc viễn thông nhờ vào công nghệ vi điện tử

II ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1 Khái niệm kế toán máy

Là quá trình ứng dụng CNTT trong HTTT kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính

kế toán cần cho quá trình ra quyết định quản trị

Doanh nghiệp áp dụng kế toán máy:

Hình thức xử lý

Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ Kế toán thủ công Kế toán máy

Nhập dữ liệu đầu vào

- Tài liệu gốc (hoá đơn bán hàng,

phiếu thu, chi …)

Ghi chép thủ công Nhập qua bàn phím

hoặc các thiết bị vào khác

Xử lý dữ liệu

- Biến đổi dữ liệu trên các sổ nhật

ký thành thông tin trên các sổ cái

Thủ công Tự động theo chương

- Tệp nhật ký

- Tệp sổ cái

- Tệp tra cứu

Kết xuất thông tin

- Báo cáo quản trị

- Báo cáo tài chính

Thủ công Tự động theo chương

trình

2 So sánh kế toán thủ công với kế toán máy

3 Phần mềm kế toán

 Khái niệm

Là hệ thống các chương trình để duy trì sổ sách kế toán trên máy vi tính Với phần mềm kế toán, người ta có thể ghi chép các nghiệp vụ, duy trì các số dư tài khoản và chuẩn bị các báo cáo và thông báo về tài chính

 Đặc điểm

- Hầu hết được viết bằng ngôn ngữ CSDL với một bộ các thủ tục chương trình cơ sở, đảm bảo các chức năng xử lý cơ bản nhất của công tác kế toán

- Các phần mềm được xây dựng rất mềm dẻo và linh hoạt, cho phép người sử dụng có thể vận dụng một cách linh hoạt

để phục vụ hiệu quả nhất cho công tác kế toán

+ Hiệu chỉnh (sửa, xoá, bổ sung) và cập nhật lại CSDL kế toán theo yêu cầu

- Xử lý các dữ liệu kế toán thành thông tin tài chính kế toán

- Kết xuất các báo cáo kế toán và thông báo về tài chính từ CSDL kế toán

Kế toán viên Mua hàng

Kế toán viên Hàng tồn kho

…

Phần mềm kế toán

Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu

Thông tin kế toán

- Dữ liệu kế toán và các

dữ liệu khác

- Yêu cầu quản trị

Cơ sở dữ liệu kế toán

3 Phần mềm kế toán

 Một số phần mềm kế toán trên thị trường hiện nay

- Phần mềm kế toán nước ngoài: Microsoft Money, QuickBook, Solomon, Sirius, Sun Account, Myob

- Phần mềm kế toán Việt Nam: Fast Accounting, Misa, ACSoft, Effect, KTSYS, AccNet, Exact Enterprise SQL

- Ưu điểm của phần mềm kế toán Việt Nam so với phần mềm

kế toán nước ngoài

+ Ngôn ngữ sử dụng là Tiếng Việt

+ Giao diện thân thiện bằng thực đơn hay biểu tượng

+ Giá cả phù hợp

+ Bảo trì thuận tiện

+ Biểu mẫu, cách thức phù hợp với quy định của Nhà nước

3 Phần mềm kế toán

 Các giải pháp về phần mềm kế toán cho doanh nghiệp

- Tự viết chương trình kế toán:

Ưu điểm:

Chương trình sẽ hoàn toàn phù hợp với yêu cầu, đặc thù nghề nghiệp của doanh nghiệp

Nhược điểm:

+ Đòi hỏi một lực lượng chuyên nghiệp về phát triển HTTT

kế toán, có khả năng thực thi tất cả các giai đoạn

+ Tự đào tạo đội ngũ cán bộ sử dụng phần mềm

+ Khó thực thi đối với đa số các doanh nghiệp hiện nay

3 Phần mềm kế toán

 Các giải pháp về phần mềm kế toán cho doanh nghiệp

- Mua các phần mềm kế toán trọn gói:

Ưu điểm:

+ Không đòi hỏi đội ngũ chuyên nghiệp về phát triển hệ thống

+ Nhanh, rẻ tiền hơn

+ Nhà cung cấp sẽ đảm nhận tất cả các khâu từ cài đặt chương trình đến đào tạo người sử dụng và bảo trì hệ thống

Nhược điểm:

Không đáp ứng được mọi với yêu cầu của doanh nghiệp, do

đó cần một thời gian triển khai nhất định trước khi chính thức đưa chương trình vào sử dụng để nhà cung cấp phần mềm tiến hành sửa chữa lại chương trình sao cho phù hợp với yêu cầu công tác kế toán của doanh nghiệp

3 Phần mềm kế toán

 Các giải pháp về phần mềm kế toán cho doanh nghiệp

- Thuê các công ty phần mềm viết chương trình

Ưu điểm:

+ Đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp

+ Không đòi hỏi một đội ngũ chuyên nghiệp về phát triển

4 Cơ sở dữ liệu kế toán

 Khái niệm:

Là tập hợp các dòng dữ liệu có cấu trúc, được lưu trữ trong các tệp có quan hệ với nhau, được quản trị một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhằm đạt được mục đích tồn tại của HTTT kế toán là xử lý dữ liệu kế toán thành thông tin tài chính kế toán có ích cho quá trình ra quyết định quản trị

 Các loại tệp trong CSDL kế toán

- Tệp danh mục từ điển: Lưu trữ các dữ liệu liên quan đến các thuộc tính của hệ thống, ít thay đổi, được duy trì

và sử dụng cho nhiều kỳ kế toán

- Tệp nghiệp vụ giao dịch: Lưu trữ các dữ liệu về tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: mua hàng, bán hàng, thu tiền, chi tiền, …

- Tệp báo cáo: Lưu trữ các thông tin đã qua xử lý

Số hoá đơn

Mã hàng

Mã khách hàng

Mã kho

Tài khoản

Mã đồng tiền

III CHỨNG TỪ TRÙNG VÀ VẤN ĐỀ KHỬ TRÙNG KHI LÀM KẾ TOÁN BẰNG MÁY

1 Phân loại các nghiệp vụ phát sinh có chứng từ trùng

 Thế nào là chứng từ trùng?

 Ví dụ:

- Nghiệp vụ nộp tiền mặt vào ngân hàng

- Nghiệp vụ rút tiền từ ngân hàng nhập quỹ

- Nghiệp vụ chuyển tiền từ ngân hàng A sang ngân hàng

B

- Nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá trả bằng tiền mặt

- Nghiệp vụ bán hàng thu ngay bằng tiền mặt

Gồm các nhóm sau:

 Các phát sinh liên quan đồng thời tới tiền mặt và

tiền gửi ngân hàng

 Các phát sinh liên quan đến mua bán hàng hoá,

vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng

 Các phát sinh liên quan thanh toán tiền tạm ứng

mua hàng hoá, vật tư

 Các phát sinh liên quan đến cung cấp dịch vụ thu

tiền ngay

1 Phân loại các nghiệp vụ phát sinh có chứng từ trùng

2 Quy định về cập nhật chứng từ trùng

a Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

Phương án 1: chỉ nhập 1 chứng từ

Theo trình tự ưu tiên như sau:

- Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ VNĐ

- Chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn so với chứng từ tiền gửi ngân hàng

- Trong trường hợp chuyển tiền giữa 02 ngân hàng thì giấy báo nợ (chi) được ưu tiên hơn so với giấy báo có (thu)

Phương án 2: nhập cả 2 chứng từ thông qua tài khoản trung gian - tiền đang chuyển

Giấy báo có tiền

NT của ngân hàng

Giấy báo có tiền NT của ngân hàng

Giấy báo có tiền VNĐ của ngân hàng

Giấy báo nợ tiền NT của ngân hàng

Bán tiền mặt n.tệ Phiếu chi tiền NT Phiếu thu tiền

Phiếu chi tiền mặt

Rút tiền gửi ngân

Phiếu thu tiền mặt

Chuyển tiền giữa

b Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến mua bán vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng

Phương án 1: Cập nhật cả 02 chứng từ nhưng chứng từ liên quan đến vật tư không hạch toán

Phương án 2: Hạch toán qua tài khoản công nợ

Phương án 3: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn không cập nhật chứng từ thu chi tiền

c Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến thanh toán tiền tạm ứng mua vật tư

Phương án 1: Cập nhật cả 02 chứng từ nhưng chứng từ liên

quan đến vật tư không hạch toán Phương án 2: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn không cập nhật giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng

d Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến cung cấp dịch vụ thu tiền ngay

Phương án 1: Cập nhật cả 2 chứng từ - hạch toán qua tài khoản công nợ

Phương án 2: Cập nhật cả 2 chứng từ - hạch toán qua tài khoản tiền mặt

Thông tin về hóa đơn bán hàng sẽ được chuyển sang phần bảng

kê hóa đơn thuế GTGT đầu ra

Thông tin về phiếu thu tiền mặt sẽ được chuyển sang kế toán tổng hợp để lên sổ sách và báo cáo kế toán

Phương án 3: Chỉ nhập phiếu thu tiền mặt

Khi này trong phiếu thu tiền mặt phải chỉ rõ các thông tin liên quan đến hóa đơn gốc, thuế suất để lên bảng kê thuế GTGT đầu ra

IV QUY TRÌNH ÁP DỤNG KẾ TOÁN MÁY

 Công việc chuẩn bị và cài đặt

- Chuẩn bị phần cứng theo yêu cầu của doanh nghiệp

- Chuẩn bị về con người

- Cài đặt phần mềm cần thiết

 Công việc thực hiện một lần khi bắt đầu đưa kế toán máy

và sử dụng

- Đặt các thông tin hệ thống cho phù hợp với doanh nghiệp

- Xây dựng hệ thống các danh mục từ điển

- Vào số dư đầu kỳ, đầu năm cho các tài khoản -Vào tồn kho đầu kỳ, đầu năm cho các hàng hoá, n.vật liệu -Phân quyền cho người sử dụng phần mềm