Đề tài tìm hiểu một doanh nghiệp thực tế vè Đánh giá về thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu của doanh nghiệp bằng cách sử dụng bảng checklist

ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG KINH DOANH – KHOA KẾ TOÁN MÔN HỌC: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU MỘT DOANH NGHIỆP THỰC TẾ VÈ ĐÁNH GIÁ VỀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT TRONG CHU TRÌNH DOANH THU CỦA

ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG KINH DOANH – KHOA KẾ TOÁN

MÔN HỌC: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU MỘT DOANH NGHIỆP THỰC

TẾ VÈ ĐÁNH GIÁ VỀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT TRONG CHU TRÌNH DOANH THU CỦA DOANH NGHIỆP BẰNG CÁCH SỬ DỤNG BẢNG CHECKLIST

Nhóm 8: - Nguyễn Trường Mỹ Lợi

- Chí Mẫn Nhi

- Đinh Ngọc Bảo Trâm Giảng viên: Phạm Trà Lam

Phòng học – Buổi học: B1.704 – Chiều thứ 5

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 24 tháng 4 năm 2024

BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

Mức độ hoàn thành công việc

26 Nguyễn Trường Mỹ

Lợi

- Giới thiệu tổng quát về kiểm soát

hệ thống thông tin kế toán, chu trình doanh thu, hệ thống ERP

- Tìm hiểu doanh nghiệp

- Làm ppt

100%

32 Chí Mẫn Nhi - Tìm hiểu doanh nghiệp

- Thực trạng kiểm soát chu trình doanh thu

- Đánh giá chung về thủ tục kiểm soát chu trình doanh thu

- Làm ppt

100%

42 Đinh Ngọc Bảo Trâm - Tìm hiểu doanh nghiệp

- Đánh giá chung về thủ tục kiểm soát chu trình doanh thu

- Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát chu trình doanh thu

- Làm ppt

100%

Mục lục CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ

TOÁN, CHU TRÌNH DOANH THU VÀ HỆ THỐNG ERP 6

1.1 Giới thiệu tổng quát về kiểm soát hệ thống thông tin kế toán 6

1.1.1 Kiểm soát an ninh thông tin 6

1.1.1.1 Chu trình an ninh 6

1.1.1.2 Hai nguyên tắc cơ bản để xây dựng kiểm soát an ninh thông tin 6

1.1.2 Kiểm soát ngăn ngừa 6

1.1.2.1 6

1.1.2.2 6

1.1.2.3 6

1.1.2.4 Kiểm soát truy cáp người dung 6

1.1.3 Kiểm soát bảo mật thông tin 7

1.1.5 Kiểm soát tính toàn vẹn 7

1.1.6 Kiểm soát tính khả dụng 8

1.2 Giới thiệu tổng quát về chu trình doanh thu 8

1.2.1 Khái niệm: 8

1.2.2 Các hoạt động chính của chu trình doanh thu: 8

1.2.2.1 Xử lý đặt hàng 8

1.2.2.2 Xuất kho và gửi hàng 9

1.2.2.3 Lập hoá đơn và ghi nhận nợ phải thu 9

1.2.2.4 Hoạt động thu tiền 9

1.3 Giới thiệu sơ lược về ERP 9

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV TÔN HOA SEN 10

2.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH MTV Tôn Hoa Sen 10

2.2 Cơ cấu tổ chức công ty 11

2.3 Hệ thống kế toán tại công ty 11

2.4 Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại công ty TNHH MTV Tôn Hoa Sen 12

2.4.1 Các chính sách liên quan đến hàng tiêu thụ tại công ty 12

2.4.2 Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại công ty 12

Đối với bán hàng trả chậm: 12

- Sau khi giao hàng, bộ phận thu tiền sẽ gửi hóa đơn bán hàng cho khách hàng 12

- Khách hàng thanh toán tiền hàng theo hình thức chuyển khoản hoặc séc 12

- Bộ phận Thu tiền sẽ theo dõi và đôn đốc thu hồi công nợ khách hàng 12

Đối với bán hàng thu tiền trước: 12

- Khách hàng thanh toán toàn bộ tiền hàng trước khi nhận sản phẩm 12

- Bộ phận Thu tiền sẽ thu tiền trực tiếp từ khách hàng hoặc qua hệ thống thanh toán online 12

- Sau khi nhận được thanh toán, bộ phận Kho sẽ xuất kho và giao hàng cho khách hàng 12

Kiểm soát tiếp nhận và xử lý đơn hàng: bao gồm các thủ tục kiểm soát việc tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng và đề xuất bán hàng của phòng kế hoạch kinh doanh của công ty 12

Kiểm soát giao hàng cho khách hàng: bao gồm các thủ tục kiểm soát việc xuất hàng giao cho khách hàng theo lệnh xuất hàng được phê chuẩn 12

Kiểm soát lập hóa đơn bán hàng: bao gồm các thủ tục kiểm soát việc lập chính xác về số lượng, giá cả, chiết khấu,.đúng như lệnh bán hàng được phê chuẩn 12

Kiểm soát ghi nhận doanh thu bán hàng: bao gồm các thủ tục kiểm soát việc cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán máy đúng với số liệu ghi trên từng hóa đơn 12

2.4.3 Thủ tục kiểm soát chu trình doanh thu thông qua ứng dụng tin học tại công ty 14

CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CÔNG TY TNHH MTV TÔN HOA SEN 15

3.1.Ưu điểm nổi bật của thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu 15

3.1.1 Cấu trúc tổ chức gọn nhẹ, hiệu quả: 15

3.1.2 Hệ thống kiểm soát chặt chẽ: 15

3.1.3 Lưu trữ chứng từ khoa học, an toàn: 15

3.1.4 Sổ sách kế toán chuẩn mực: 16

3.1.5 Kiểm soát chéo hiệu quả: 16

3.1.6 Báo cáo minh bạch, kịp thời: 16

3.1.7 Ứng dụng công nghệ: 16

3.2 Nhược điểm của thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu 19

CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY 19

PHỤ LỤC

Hình 1: Các hoạt động chính của chu trình doanh thu

Hình 2 Tích hợp hệ thống ERP

Hình 3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty

Hình 4 Ảnh chụp màn hình khi đăng nhập vào hệ thống

Hình 5 Ảnh chụp màn hình màn hình chính của hệ thống

Hình 6: Bảng checklist đánh giá kiểm soát trong chu trình doanh thu

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN, CHU TRÌNH CHI PHÍ

1.1 Giới thiệu tổng quát về kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

1.1.1 Kiểm soát an ninh thông tin

Kiểm soát an ninh thông tin là một tập hợp các biện pháp nhằm bảo vệ thông tin khỏi các mối đe dọa như truy cập trái phép, sử dụng trái phép, tiết lộ trái phép, thay đổi trái phép và phá hủy trái phép

Một chu trình an ninh bao gồm 4 bước:

- Bước 1: đánh giá các mối đe dọa liên quan đến bảo mật thông tin mà tổ chức phải đối mặt và lựa chọn biện pháp ứng phó thích hợp

- Bước 2: liên quan đến việc phát triển các chính sách bảo mật thông tin và truyền đạt chúng tới tất cả nhân viên

- Bước 3: liên quan đến việc mua lại hoặc xây dựng các công cụ công nghệ cụ thể

- Bước 4: đòi hỏi phải thường xuyên giám sát hiệu suất để đánh giá tính hiệu quả của chương trình bảo mật thông tin của tổ chức

1.1.2 Kiểm soát ngăn ngừa

1.1.2.1 Kiểm soát truy cập người dùng

Xác thực là quá trình xác minh danh tính của người hoặc thiết bị đang cố gắng truy cập hệ thống

Ba thông tin xác thực có thể được sử dụng để xác minh danh tính của một người:

- Thông tin mà người đó biết, chẳng hạn như mật khẩu hoặc mã PIN

- Thứ mà người đó có, chẳng hạn như thẻ căn cước

- Một số đặc điểm thể chất hoặc hành vi (gọi là dấu hiệu sinh trắc học) của một người như dấu vân tay

1.1.2.2 Kiểm soát truy cập vật lý

Kiểm soát truy cập vật lý đóng vai trò như lá chắn bảo vệ, ngăn chặn sự xâm nhập trái phép vào khu vực hoặc tài sản cụ thể Mục tiêu chính của PAC là bảo vệ tài sản khỏi bị mất cắp, phá hoại hoặc sử dụng sai mục đích, đồng thời đảm bảo an toàn cho con người và tài sản bên trong khu vực được bảo vệ

1.1.2.3 Kiểm soát thay đổi và quản lý việc thay đổi

Kiểm soát thay đổi và quản lý việc thay đổi đóng vai trò như những người gác cửa cẩn trọng, đảm bảo mọi thay đổi đối với hệ thống, sản phẩm hoặc quy trình đều được thực hiện một cách bài bản, có kiểm soát và được ghi chép đầy đủ

1.1.2.4 Kiểm soát phát hiện

Kiểm soát phát hiện, hay còn gọi là kiểm soát điều tra, đóng vai trò như những

"vệ sĩ tinh nhuệ" bảo vệ hệ thống thông tin, mạng lưới và cơ sở hạ tầng của tổ chức khỏi các mối đe dọa an ninh

1.1.3 Kiểm soát bảo mật thông tin

Mục tiêu chính của kiểm soát bảo mật thông tin là bảo vệ thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp không bị tiết lộ trái phép Thông tin nhạy cảm bao gồm:

- Kế hoạch chiến lược: Chiến lược kinh doanh, kế hoạch marketing, kế hoạch phát triển sản phẩm,

- Bí mật thương mại: Công thức sản xuất, danh sách khách hàng, dữ liệu nghiên cứu và phát triển,

- Thông tin về giá cả: Bảng giá sản phẩm, chi phí sản xuất, giá cả cạnh tranh,

- Tài liệu hợp pháp: Hợp đồng, giấy phép kinh doanh, hồ sơ pháp lý,

- Cải tiến quy trình: Quy trình nội bộ, quy trình sản xuất, quy trình quản lý,

Để đạt được mục tiêu bảo vệ thông tin nhạy cảm, doanh nghiệp cần thực hiện bốn hoạt động cơ bản sau:

- Xác định và phân loại thông tin được bảo mật

- Mã hóa

- Các thủ tục kiểm soát truy cập

- Huấn luyện nhân sự

1.1.4 Kiểm soát quyền riêng tư

Mục tiêu chính của kiểm soát quyền riêng tư là bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp và các đối tác liên quan đến doanh nghiệp không bị tiết lộ trái phép

Doanh nghiệp thu thập, sử dụng, tiết lộ và lưu trữ thông tin cá nhân của khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp và các đối tác liên quan một cách tuân thủ nghiêm ngặt

1.1.5 Kiểm soát tính toàn vẹn

Kiểm soát tính toàn vẹn gồm:

- Kiểm soát nhập liệu (kiểm soát nhập liệu đầu vào, kiểm soát nhập dữ liệu theo

lô, kiểm soát nhập liệu trực tuyến)

- Kiểm soát xử lý

- Kiểm soát thông tin đầu ra

1.1.6 Kiểm soát tính khả dụng

Kiểm soát tính khả dụng là tập hợp các biện pháp, quy trình và công cụ được sử dụng để đảm bảo rằng hệ thống thông tin và dữ liệu có sẵn và hoạt động bình thường khi cần thiết Mục tiêu của kiểm soát tính khả dụng:

- Đảm bảo tính sẵn sàng của hệ thống: Hệ thống thông tin phải luôn sẵn sàng để

sử dụng khi cần thiết, với thời gian ngừng hoạt động tối thiểu

- Bảo vệ dữ liệu: Dữ liệu phải được bảo vệ khỏi mất mát, hỏng hóc và truy cập trái phép

- Đáp ứng các yêu cầu pháp lý: Nhiều ngành công nghiệp có các quy định yêu cầu

tổ chức phải duy trì mức độ khả dụng hệ thống nhất định

Các biện pháp kiểm soát tính khả dụng phổ biến:

- Sao lưu và phục hồi: Sao lưu dữ liệu thường xuyên và có kế hoạch phục hồi dữ liệu trong trường hợp xảy ra sự cố

- Giám sát hệ thống: Theo dõi hiệu suất hệ thống và cảnh báo về các sự cố tiềm ẩn

- Bảo trì hệ thống: Thực hiện bảo trì hệ thống định kỳ để ngăn ngừa sự cố

- Quản lý rủi ro: Xác định, đánh giá và giảm thiểu các rủi ro có thể ảnh hưởng đến tính khả dụng của hệ thống

- Kế hoạch dự phòng: Có kế hoạch dự phòng để xử lý các tình huống khẩn cấp có thể ảnh hưởng đến tính khả dụng của hệ thống

1.2 Giới thiệu tổng quát về chu trình chi phí

1.2.1 Khái niệm:

Chu trình doanh thu là một tập hợp các hoạt động kinh doanh liên quan đến việc

bán hàng và thu tiền từ khách hàng Nó bắt đầu từ khi nhận đơn đặt hàng của khách hàng và kết thúc khi tiền thanh toán được thu hồi đầy đủ Chu trình doanh thu đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh, quản lý dòng tiền và duy trì lợi nhuận cho doanh nghiệp.

1.2.2 Các hoạt động chính của chu trình doanh thu:

1.2.2.1 Xử lý đặt hàng

Hoạt động đầu tiên bắt đầu cho chu trình doanh thu là hoạt động nhận đặt hàng Hoạt động này sẽ tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, xem xét khả năng, điều kiện để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và thông tin cho khách hàng kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng

Hoạt động này sẽ thực hiện các nội dung:

- Nhận đặt hàng

- Xét duyệt tín dụng

- Kiểm tra hàng tồn kho

- Phản hồi yêu cầu của khách hàng

1.2.2.2 Xuất kho và gửi hàng

Hoạt động này sẽ tiến hành xuất kho, giao hàng hoặc thực hiện các dịch vụ cung cấp

cho khách hàng, đồng thời xác nhận được nội dung thực hiện thực tế của quá trình cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Hoạt động này sẽ thực hiện các nội dung :

+ Thực hiện xuất kho

+ Thực hiện giao hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng

Hình 1: Các hoạt động chính của chu trình doanh thu

1.2.2.3 Lập hoá đơn và ghi nhận nợ phải thu

Hoạt động này sẽ tổ chức ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ đã được thực hiện nhằm xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng Cơ sở để thực hiện hoạt động này là dòng thông tin cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện nhận từ hoạt động đặt hàng, và dòng thông tin xác nhận nội dung công việc đã thực tế thực hiện từ hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ chuyển đến

Hoạt động này sẽ thực hiện các nội dung :

- Xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế thực hiện giữa doanh nghiệp với khách hàng

- Lập hóa đơn bán hàng: ghi nhận nội dung nghiệp vụ bán hàng đã thực hiện

- Tổ chức theo dõi nghiệp vụ bán hàng : theo dõi các nội dung sau khi thực hiện bán hàng (trả lại, giảm giá), theo dõi nghĩa vụ thanh toán của khách hàng

1.2.2.4 Hoạt động thu tiền

Căn cứ vào nội dung hoạt động bán hàng đã thực hiện và được tổ chức theo dõi để thực hiện hoạt động thu tiền của khách hàng Yêu cầu của hoạt động thu tiền là đảm bảo thu đầy đủ, chính xác, kịp thời những hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ đã thực hiện

cũng như phản ánh đúng thực tế tình hình thanh toán của khách hàng.

Hoạt động thu tiền sẽ thực hiện các nội dung sau:

- Xác nhận nội dung nghĩa vụ thanh toán

- Lập chứng từ cho nội dung thanh toán của khách hàng

- Xác nhận thực tế thanh toán của khách hàng

- Ghi nhận nghiệp vụ thanh toán của khách hàng

1.3 Giới thiệu sơ lược về ERP

ERP (Enterprise Resource Planning - Hệ thống quản trị doanh nghiệp) là giải pháp

phần mềm tiên tiến, tích hợp các chức năng quản lý và điều hành toàn diện mọi hoạt động kinh doanh của một tổ chức trong một hệ thống duy nhất ERP giúp tự động hóa và kết nối hiệu quả các quy trình kinh doanh cốt lõi, bao gồm:

- Quản lý tài chính:

+ Nắm bắt và theo dõi chính xác thu chi, dòng tiền, ngân hàng, đầu tư

+ Quản lý hiệu quả tài sản cố định, khấu hao, tài sản lưu chuyển

+ Hỗ trợ lập báo cáo tài chính nhanh chóng, chính xác, tuân thủ quy định

- Quản lý chuỗi cung ứng:

+ Tối ưu hóa quy trình mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp uy tín

+ Quản lý kho hàng hiệu quả, theo dõi tồn kho theo từng mặt hàng

+ Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất, tối ưu hóa năng lực sản xuất

+ Quản lý hiệu quả các hoạt động phân phối, giao hàng

- Quản lý quan hệ khách hàng (CRM):

+ Lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng một cách tập trung

+ Hỗ trợ quy trình bán hàng, tiếp thị, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp + Nâng cao hiệu quả tương tác, thu hút và giữ chân khách hàng

- Quản lý nhân sự:

+ Tự động hóa quy trình tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự

+ Quản lý hiệu quả lương bổng, thưởng phạt, phúc lợi cho nhân viên.

+ Đánh giá hiệu suất làm việc, đề xuất chương trình phát triển nhân viên

- Quản lý dự án:

+ Lập kế hoạch, theo dõi tiến độ thực hiện dự án chi tiết

+ Quản lý hiệu quả nguồn lực, chi phí dự án

+ Đánh giá hiệu quả dự án, rút kinh nghiệm cho các dự án sau.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU

TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV TÔN HOA

SEN

2.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH MTV Tôn Hoa Sen

 Tên Công ty: CÔNG TY TNHH MTV TÔN HOA SEN

 Địa chỉ: Số 9 Đại lộ Thống Nhất, KCN Sóng Thần II, Phường Dĩ An, Thành phố

Dĩ An, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam

 Vốn điều lệ: 280.000.000.000 đồng (Hai trăm tám mươi tỷ đồng)

 Chủ sở hữu: Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen (100%)

 Người đại diện theo pháp luật: Ông TRẦN NGỌC CHU – Chủ tịch Công ty

 Giám đốc Điều hành: Ông NGUYỄN MINH PHÚC

 Ngành nghề kinh doanh : Sản xuất thép cán nguội, gia công cơ khí, xử lý và tráng phủ kim loại

Hình 2 Tích hợp hệ thống ERP

2.2 Cơ cấu tổ chức công ty

2.3 Hệ thống kế toán tại công ty

a) Mô hình tổ chức bộ máy kế toán:

Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung Công ty cũng áp dụng một số công nghệ để hỗ trợ công việc kế toán như: phần

mềm kế toán (NetViet), hệ thống quản lý tài liệu điện tử

b) Lập và luân chuyển chứng từ kế toán

Các chứng từ được sử dụng chủ yếu trong chu trình doanh thu của công ty bao gồm: phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, hợp đồng mua bán, phiếu thu tiền mặt, biên lai thanh toán,

c) Tổ chức hệ thống sổ kế toán

Hệ thống sổ kế toán của Công ty TNHH MTV Tôn Hoa Sen được tổ chức theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn liên quan, đảm bảo đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính, kế toán của công ty và đáp ứng yêu cầu kiểm tra, thanh tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

2.4 Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại công ty TNHH MTV Tôn Hoa Sen

2.4.1 Các chính sách liên quan đến hàng tiêu thụ tại công ty

a) Chính sách sản phẩm

Công ty TNHH MTV Tôn Hoa Sen có thế mạnh về sản xuất thép cán nguội, gia công cơ khí, xử lý và tráng phủ kim loại và luôn đặt chất lượng lên hàng đầu

b) Chính sách giá cả

Công ty TNHH MTV Tôn Hoa Sen áp dụng chính sách giá cả linh hoạt, dựa trên nhiều yếu tố như giá nguyên vật liệu đầu vào, chi phí sản xuất, nhu cầu thị trường, giá

cả của các đối thủ cạnh tranh nhằm đảm bảo lợi nhuận cho công ty và mang lại lợi ích cho khách hàng

Hình 3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty