Thế nào là công việc hành chính Để xử lý công việc hành chính hiệu quả, người làm công tác hành chính cần có những kỹ năng cơ bản gì phân tích và liên hệ với thực tiễn Để làm rõ vai trò của kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính

Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt phân công công việc Hành chính văn phòng bởi Hành chính văn phòng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI

KHOA LUẬT

TIỂU LUẬN HỌC PHẦN KỸ NĂNG XỬ LÝ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH

Lớp tín chỉ:

HỌC KỲ 2 NĂM HỌC 2023 - 2024

Đề tài: Thế nào là công việc hành chính? Để xử lý công

việc hành chính hiệu quả, người làm công tác hành chính cần có

những kỹ năng cơ bản gì? Phân tích và liên hệ với thực tiễn để

làm rõ vai trò của kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính Thực

hành soạn thảo 01 văn bản hành chính để triển khai thực hiện

01 nhiệm vụ năm học 2023 - 2024 của Trường Đại học Lao động

- Xã hội.

Họ và tên sinh viên:

Số thứ tự trong danh sách lớp tín chỉ:

Mã SV:

Ngày/tháng/năm sinh:

Lớp niên chế:

Họ và tên giảng viên: Nguyễn Hữu Phương

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Công việc hành chính là gì? Những kỹ năng cơ bản để xử lý công việc hành chính hiệu quả 3

1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò của công việc hành chính 3

1.2 Những kỹ năng cơ bản để xử lý công việc hành chính hiệu quả 4

2 Vai trò thực tiễn của kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính 7

2.1 Khái niệm văn bản hành chính 7

2.2 Vai trò thực tiễn của kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính 8

3 Soạn thảo 01 văn bản hành chính để triển khai thực hiện 01 nhiệm vụ năm học 2023 - 2024 của Trường Đại học Lao động - Xã hội 8 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Công việc hành chính văn phòng là công việc quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt phân công công việc Hành chính văn phòng bởi Hành chính văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo

cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo Vì vậy, nếu công việc Hành chính được phân công và thực hiện 1 cách có tổ chức, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của doanh nghiệp sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Vậy công việc hành chính là gì? Để xử lý hiệu quả công việc hành chính, người làm công tác hành chính cần

có những kỹ năng cơ bản gì?

Để giải đáp những câu hỏi nêu trên, em quyết định lựa chọn đề tài “Thế

nào là công việc hành chính? Để xử lý công việc hành chính hiệu quả, người

làm công tác hành chính cần có những kỹ năng cơ bản gì? Phân tích và liên hệ với thực tiễn để làm rõ vai trò của kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính Thực hành soạn thảo 01 văn bản hành chính để triển khai thực hiện 01 nhiệm vụ năm học 2023 - 2024 của Trường Đại học Lao động - Xã hội”

2 Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của đề tài

2.1 Mục tiêu

- Phân tích, làm rõ các khái niệm về công việc hành chính

- Thể hiện được vai trò và tầm quan trọng của kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính thông thường

2.2 Nội dung nghiên cứu:

- Nghiên cứu các vấn đề lý luận về công việc hành chính, các kỹ năng cơ bản của người làm công việc hành chính

- Thực hành soạn thảo 1 văn bản hành chính

3 Đối tượng, phạm vi, phương pháp nghiên cứu của bài luận

3.1 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Các khái niệm về công việc hành chính, các kỹ năng cơ bản của người thực hiện công tác hành chính

3.2 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận

- Phương pháp phân tích và tổng hợp

- Phương pháp quy nạp và diễn dịch

- Phương Pháp phân loại và hệ thống

NỘI DUNG

1 Công việc hành chính là gì? Những kỹ năng cơ bản để xử lý công việc hành chính hiệu quả

1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò của công việc hành chính

- Khái niệm: Công việc hành chính là những công việc cụ thể của cơ quan, đơn vị

bao gồm soạn thảo văn bản, tổ chức các sự kiện, hoạt động của cơ quan, tổ chức, đảm bảo anh ninh, trật tự, thông tin liên lạc, tài chính do các nhân viên hành chính trong văn phòng hoặc phòng hành chính thực hiện Họ làm việc với giấy tờ, máy móc, trang thiết bị văn phòng nhằm phục vụ hoạt động quản lý hành chính, điều hành công việc của cơ quan, đơn vị

- Đặc điểm: chủ yếu do nhân viên hành chính văn phòng hoặc phòng hành chính

thực hiện Nhưng công việc hành chính văn phòng luôn hiện diện ở toàn bộ lĩnh vực công tác trong cơ quan, đơn vị, trong các phòng, ban và toàn thể các thành viên trong cơ quan, đơn vị đều thực hiện công việc hành chính ở các mức độ và hình thức khác nhau

- Chức năng:

+ Là đầu mối tiếp nhận thông tin, công việc nhận văn bản đến, văn bản đi và điều phối các loại văn bản trong nội bộ cơn quan, đơn vị để chuyển đến các cấp có thẩm quyền giải quyết theo quy định

+ Soạn thảo văn bản hành chính thông thường, cá biệt trình các cấp có thẩm quyền ban hành

+ Tiếp nhận thông tin trực tiếp, thông tin gián tiếp từ lãnh đạo, cơ quan, từ các phòng ban và cá nhân trong cơ quan, xử lý văn bản đến, gửi văn bản đi và điều phối các văn bản trong cơ quan, đơn vị để chuyển đến các cấp có thẩm quyền giải quyết theo quy định

+ Theo dõi, điều phối các đơn vị, cá nhân trong cơ quan thực hiện nhiệm vụ theo tiến độ và lich làm việc của cơ quan

+ Tiếp nhận thông tin giao dịch, thư điện tử, điện thoại từ các cấp nhà nước, cơ quan, đơn vụ trong ngành và các đối tác, các quan hệ liên quan đến cơ quan

+ Lập hồ sơ vụ việc, lưu trữ hồ sơ theo quy định

+ Đảm bảo các điều kiện về hội trường, phòng họp dịch vụ, các cuộc họp, hội nghị, hội thảo của cơ quan, đơn vị

+ Đảm bảo điện nước, xăng xe phục vụ các hoạt dộng của tổ chức, cá nhân, cơ quan trong đơn vị

+ Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn cho các tổ chức, cá nhân của cơ quan, đơn vị thực hiện các nhiệm vụ bên ngoài trụ sở

+ Là đầu mối phối hợp giữa các phòng ban, các cá nhân trong cơ quan, đơn vị để thực hiện nhiệm vụ

+ Phụ trách các vấn đề tài chính trong cơ quan

+ Thực hiện mua sắm các tài sản khi được giao

+ Thực hiện công tác hậu cần, chuẩn bị trang thiết bị cho sự kiện

1.2 Những kỹ năng cơ bản để xử lý công việc hành chính hiệu quả

1.2.1 Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính:

- đơn vị hoặc các nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các

công việc như sau: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng

hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày (Khoản 2 điều 10 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)

1.2.2 Kỹ năng quản lý văn bản hành chính:

- Văn bản đi: là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành

- Trình tự quản lý văn bản đi:

Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản.

Bước 2: Đăng ký văn bản đi.

Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối

với văn bản giấy);

Ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử)

Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

Bước 5: Lưu văn bản đi.

(Điều 14 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)

1.2.3 Văn bản đến:

- Là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến

- Trình tự quản lý văn bản đến:

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến.

Bước 2: Đăng ký văn bản đến.

Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến.

Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

(Điều 20 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)

1.2.4 Quản lý, sử dụng con dấu:

- Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện quy định: + Không giao con cấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người

có thẩm quyền

+ Phải tự tay đóng dấu vào cac văn bản có giấy tờ của cơ quan, tổ chức

+ Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người

có thẩm quyền

- Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, dùng đúng mực dấu quy định

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì phảo đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấy được đóng lên đầu trang, trùm lên 1 phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phục lục

- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy đinh của Bộ trưởng, Thủ tướng, cơ quan quản lý ngành

1.2.5 Kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp, đối tác

- Kỹ năng lắng nghe:

+ Lắng nghe là 1 kỹ năng quan trọng trong giao tiếp

+ Trong giao tiếp, việc lắng nghe mang lại nhiều lợi ích giúp thu thập thông tin, thỏa mãn nhu cầu người nói, hạn chế nhữn sai lầm trong giao tiếp

- Kỹ năng đặt câu hỏi: trong giao tiếp trực tiếp, câu hỏi có vị trí quan trọng CÓ nhiều loại câu hỏi tùy theo mục đích và tình huống giao tiếp mà chọn câu hỏi cho phù hợp Có thể dùng câu hỏi để thu thập thông tin, tạo không khí, định hướng tư duy, đưa ra đề nghị,

- Kỹ năng thuyết phục: Là đưa ra tình tiết, sự kiện để phân tích, giải thích làm cho người khác thấy đáng tin và làm theo Cần lưu ý 1 số điều: lời lẽ phải ngắn gọn, có trọng tâm, nho nhã, lịch sự, cần thữ nhận những điểm có lý, ý kiến của người đối thoại,

- Kỹ năng tóm tắt văn bản: Khi tóm tắt văn bản cần loại bỏ những nội dung không cần thiết, diễn giải ngắn gọi, xúc tích, phản ánh trung thực nội dung trong gốc trong văn bản Khi viết cần xác định chủ đề chính của văn bản, nội dung viết cần phải có phần mở đầu, phần khai triển, phần kết

1.2.6 Kỹ năng tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

- Thông thường kết cấu của một buổi hội nghị, hội thảo thường đơn giản, bao gồm phần phát biểu của một số nhân vật, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới (nếu có), trao đổi, thảo luận, cùng các tiết mục phụ như văn nghệ giải trí, trò chơi, rút thăm trúng thưởng. Tùy vào quy mô, tính chất cụ thể của từng chương trình mà người ta

phân thành nhiều bước khác nhau, nhưng nhìn chung lại thì quy trình tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo thường tiến hành qua những bước cơ bản như sau:

Bước 01: Xác định và thống nhất chủ đề hội nghị, hội thảo

Bước 02: Lên kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo:

Bước 03: Các công tác cần chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị, hội thảo:

Bước 04: Công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Bước 05: Kết thúc cuộc họp, hội nghị, hội thảo:

Bước 06: Xử lý thông tin cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Bước 07: Đánh giá hiệu quả của cuộc họp, hội nghị, hội thảo

2 Vai trò thực tiễn của kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính

2.1 Khái niệm văn bản hành chính

- Văn bản hành chính thông thường: là văn bản dùng để truyền đạt những thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước như: công bố, thông báo 1 chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của 1 cơ quan, tổ chức, ghi chép lại các ý kiến, kết luận của hội nghị, thôn tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa nhà nước với dân,

- Văn bản hành chính cá biệt là văn bản thể hiện nội dung về các quyết định quản

lý của các cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền như: các chỉ thị có nội dung đặc thù, quyết định về bổ nhiệm chức danh, miễn nhiệm chức danh; quyết

định tăng lương; quyết định khen thưởng; quyết định kỷ luật đối với các cán bộ, công chức, viên chức vi phạm; chỉ thị liên quan đến việc thúc đẩy cuộc thi đua,

2.2 Vai trò thực tiễn của kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính

2.2.1 Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng (công văn)

- Công văn cần viết ngắn gọn, rõ ràng Mỗi công văn thường chỉ nêu 1 vấn đề để tạo điều kiện cho việt nghiên cứu giải quyết

- Ngôn ngữ sử dụng trong công văn cần phải thực hiện đặc trưng của phong cách hành chính, nghĩa là phải thể hiện tính khách quan, lịch sự trong môi trường lập pháp, vận dụng linh hoạt cho phù hợp với nội dung của từng công văn

2.2.3 Ý nghĩa thực tiễn của kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính

- Là cơ sở tiền đề, giúp cho việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật có được tính hợp pháp và tính hợp lí

- Đối với các nhà làm luật, những chủ thể có nhiệm vụ thẩm tra, thẩm định văn bản hành chính thì những kỹ năng này giúp cho việc đánh giá các văn bản quy phạm

pháp luật trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn Chỉ cần nhìn vào bố cục trình bày là

có thể biết văn bản đó được có được soạn thảo theo đúng quy định không

- Đối với những người trực tiếp soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật, việc có được những kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính sẽ giúp biết được mình nên soạn thảo văn bản hành chính thế nào cho phù hợp với quy định

3 Soạn thảo 01 văn bản hành chính để triển khai thực hiện 01 nhiệm vụ năm học 2023 - 2024 của Trường Đại học Lao động - Xã hội

BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG – XÃ HỘI

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số 235/TB- ĐHLĐXH

Hà nội, ngày 20 tháng 09 năm 2023

THÔNG BÁO

Về việc nghỉ học để học Sinh hoạt công dân năm học 2023 – 2024

Căn cứ Kế hoạch đào tạo năm học 2023 - 2024;

Căn cứ lịch học Sinh hoạt công dân năm học 2023 – 2024

Nhà trường thông báo lịch nghỉ học của các khóa cụ thể như sau:

Hà Nội, ngày 27 tháng 9 năm 2023

1 Thời gian nghỉ học của các khóa

• Từ ngày 02/10/2023 - 08/10/2023: Các lớp đại học khóa 22

• Từ ngày 09/10/2023 - 15/10/2023: Các lớp đại học khóa 23

• Từ ngày 20/11/2023 - 26/11/2023: Các lớp đại học khóa 24

2 Lưu ý

Sinh viên học lại, học cải thiện điểm với khóa nào sẽ thực hiện nghỉ học theo lịch của khóa đó

• Các Khoa thông báo cho giảng viên thực hiện nghỉ giảng theo lịch trên

17

Nơi gửi:

- Hiệu trưởng (để b/cáo)

- SV các lớp ĐHCQ;

- CVHT các lớp;

KT HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG

Xuân

• Những ngày nghỉ học của các lớp không thực hiện học bù do lịch học đã bố trí đủ số tuần học

- Lưu: VT, QLĐT

TS Bùi Mỹ Xuân

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình: Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, Học viện Hành chính

2 Giáo trình: Hành chính văn phòng, Học viện Hành chính

3 Sách tham khảo: Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước Lưu Kiếm Thanh NXB Thống kê, Hà Nội

4 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015

5 Nghị định 30/2020/NĐ-CP