Bài giảng - nghiệp vụ thư ký ( combo full slides 5 chương )

SECRETARIAL

SKILLS

N GH IỆP VỤ TH Ư KÝ

Phân tích nguyên nhân

Nghiệp vụ tổ chức, sắp xếp hoạt động của cơ quan và lãnh đạo

Nghiệp vụ giao tiếp hành chính

Quan hệ của người thư ký văn phòng với lãnh đạo và đồng nghiệp Đạo đức công vụ.

Nội dung

Nghiệp vụ chuẩn bị và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý và lãnh đạo

Mục tiêu môn học

1 N h ớ, h iể u , vậ n d ụ n g , p h â n t íc h , t ổ n g

h ợp , đ á n h g iá , t h ực h à n h , s á n g t ạ o, n h ữn g

n g h iệ p vụ c ủ a n g ười t h ư ký n h ư:

+ Côn g t á c vă n t h ư, s ắ p xế p lịc h là m việ c , + S ắ p c h u yế n đ i c ôn g t á c c ủ a c ơ q u a n và

n g ười lã n h đ ạ o; s ắ p xế p h ồ s ơ t à i liệ u t r on g

vă n p h òn g , c ơ q u a n ; + P h ụ c vụ t ổ c h ức s ự kiệ n , c u ộc h ọp c ủ a c ơ q u a n ; g ia o t iế p ứn g

xử vă n p h òn g ) c ủ a t h ư ký

2 Có kh ả n ă n g là m việ c t h à n h t h ạ o c ủ a m ột

n h â n viê n t h ư ký và đ á p ứn g m ọi yê u c ầ u

c ủ a n g h ề s a u kh i r a t r ườn g

I Khái niệm thư ký VP

IV Vai trò của người TK

V Năng lực của người TK

Công việc của tôi không phải là dễ dãi với mọi người Công việc của tôi là khiến họ trở nên tốt đẹp hơn

Steve Job

1.1 Khái niệm thư ký văn phòng

( concept )

Có nhiều khái niệm khác nhau

1 Văn thư, liên lạc thư tín và thủ tục hành chính ở một số cơ quan, tổ chức.

2 Là người được giao soạn thảo, ghi chép trong cuộc họp hay hội nghị.

3 Là người được đại diện hoặc được giao nhiệm vụ điều hành công việc

hàng ngày của cơ quan.

4 Là người giúp việc cho lãnh đạo cao nhất hay nhân vật cấp cao nào đó trong việc giao thiệp, giấy tờ, sắp xếp hay một số công việc quan trọng

khác.

Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc có

liên quan tới các lĩnh vực chuyên môn của một

văn phòng như: quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo các yêu câu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức, sắp xếp công việc hàng ngày

nhằm hồ trợ, phục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ quan, tổ

chức, doanh nghiệp

Chức năng

Tham mưu , tổng hợp

cho lãnh đạo Xử lý thông tin quan hoạt động Hậu cần cho cơ

—> Văn phòng là bộ máy tổng hợp thông tin của cơ quan, doanh nghiệp;

là nơi thu thập, xử lý thông tin cho hoạt động quản lý, tham mưu, là nơi chăm lo công việc hậu cần, cơ sở vật chất cho toàn bộ cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức.

1.1.2 Nhiệm vụ

( Mission )

Xây dựng chương trình , kế hoạch

Thu thập , xử lý thông tin

Quản lý , sắp xếp ,biên tập văn bản

 Tính thẩm quyền

 Tính trình tự , thủ tục

 Yêu cầu về nội dung và thể thức

SOẠN THẢO

Soạn thảo thư tín thương mại, thư cảm ơn, thư chúc mừng, thư hỏi giá và phúc đáp, thư báo giá, thư giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ, đơn đặt

hàng, thư khiếu nại, thư yêu câu thanh toán ,

Tổ chức giao tiếp , đối nội , đối ngoại

Duy trì hoạt động thường xuyên của

VP

Đảm bảo nhu cầu hậu cần

Chương 2

NHỮNG NĂNG LỰC VÀ PHẨM CHẤT CỦA NGƯỜI

THƯ KÝ

(The capacity and quality of the Office

Secretary)

Thông tin

Văn bản

Công tác

Thủ tục hành chính

Giao tiếp

Nhiệ

m vụ

Tham mưu chuyên môn

Thu thập và xử

lý thông tin

Tổ chức công việc độc lập

Phối hợp

Từ ý tưởng tới văn bản

tin

Hoạt động

Tham mưu

Mắt xích

Tin cậy

Vị trí

Khả năng phục vụ

Nội dung các công việc cần thực hiện

Cách thức phối hợp làm việc

Hiểu sâu sắc về nghề nghiệp của mình

( Understanding the capacity)

Thành thạo các năng lực chuyên môn

(professional major)

o Thao tác thành thạo

o Đúng yêu cầu

Khả năng tryền đạt, hướng dẫn người khác

( Convey the experience)

Trình độ

Nỗ lực học

tập

Ý thức tìm hiểu chuyên môn, Văn bản.

Hiểu biết xã hội rộng ( Social understanding)

• Kỹ năng: Nghe, nói, đọc, viết,…

• Là yêu cầu cần thiết đối với thư ký nhằm:

=> Hiểu và xử lý thông tin

=> Phân tích, xử lý, tổng hợp thông tin

=> Soạn thảo các báo cáo, văn bản

ĐẶC BIỆT: thư ký có giao dịch với nước ngoài thì ngoại ngữ càng đặc biệt quan trọng.

Trình độ ngôn ngữ ( Use good English)

Năng lực quản lý thời gian ( ability to manage time)

• Yêu nghề và có ý thức vươn lên trong nghề nghiệp.

• Có ý thức kỷ luật, tự giác và trách nhiệm trong công việc.

• Cẩn thận và chu đáo

• Quảng giao, cởi mở và biết kiềm chế khi cần thiết.

• Kiên trì

• Năng động và linh hoạt.

Phẩm chất của người thư ký (qualities)

C HƯƠNG 3

QUẢN LÝ LÃNH ĐẠO (PROFESSIONAL PREPARATION AND PROVISION OF

INFORMATION FOR OPERATIONS MANAGEMENT AND

LEADERSHIP)

Thông tin là sự truyền bá cho biết những tin tức

và sự kiền, tình hình hoạt động nói chung.

Thông tin trong hoạt động quản lý tập hợp các thông tin khác nhau và các sự kiện xảy ra trong hoạt động

quản lý và môi trường bên ngoài có liên quan đến

hoạt động quản lý , và những thay đổi bên của hệ

thống quản lý vào môi trường xung quanh, như kiến tạo các biện pháp tổ chức, các yêu cầu vật chất,

nguồn lực, không gian và thời gian vào các khách thể quản lý.

KIẾN NGHỊ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

 Nắm rõ hoạt động của cơ quan

 Có hiểu biết xã hội rộng

XÁC ĐỊNH THÔNG TIN CẦN CUNG CẤP(information should

be provided)

 Đọc và ghi chép

 Sao chụp một phần hoặc toàn bộ tài

liệu, văn bản

 Thống kê số liệu, tính tỷ lệ, xác suất

 Đo đạc, quan sát, đối chiếu thông

tin

XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ P/PHÁP LẤY TIN (sources and methods of obtaining

information)

N h u c ầ u t h ô n g t in và n g u ồ n t in là

c ự c k ỳ q u a n t rọ n g

Trước đây chúng ta đã được nghiên cứu, thông tin được thu thập từ những nguồn nào?

N GUỒN THÔNG TIN (INFORMATION SOURCES)

Văn bản Thực tiễn

P HƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN (METHODS OF

P HƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN

Phương pháp sao chụp tài liệu

Phải thực hiện đúng quy trình, thủ tục sao chụp tài liệu Tùy theo loại tài liệu quan trọng hay tham khảo.

P HƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN

Nghe báo cáo

Nghe báo cáo kèm theo Văn bản và nghe báo cáo bằng lời, qua thông tin.

P HƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN

Phương pháp tra

cứu qua mạng

Internet

P HƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN

Khảo sát, điều tra

Bạn sẽ thu thập thông tin từ những nguồn nào khi có yêu cầu bạn làm báo cáo về tiến trình gia nhập WTO của Việt Nam Trong

báo cáo bạn sẽ viết gì?

2 X Ử LÝ THÔNG TIN

(PROCESSING INFORMATION)

Phương pháp xử lý thông

tin

Phân loại và tổng hợp

thông tin

Phương pháp xử lý

thông tin

Phân tích thông tin

P HƯƠNG PHÁP XỬ LÝ THÔNG TIN

Lựa chọn thông tin

Xác định độ tin cậy thông

tin

XÁC ĐỊNH NHU CẦU THÔNG TIN

XÁC ĐỊNH THÔNG TIN CẦN CUNG CẤP

XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ P/PHÁP

CUNG CẤP THÔNG TIN VÀ CÁC HÌNH THỨC

CUNG CẤP THÔNG TIN (PROVIDES INFORMATION)

Cung câp thông tin bằng Văn bản

- Soạn thảo văn bản

- Sao chụp VB

- Tóm tắt, tổng hợp thông tin

- Cung cấp bằng phương tiện viễn thông: Máy fax, mạng nội bộ, Internet…

Cung câp thông tin phi văn bản

Cu n g c ấ p t h ôn g t in t r ực t iế p g iữa

n g ười c u n g c ấ p và n g ười c ó yê u

c ầ u n h ậ n t h ôn g t in (c h ủ yế u b ằ n g

lời n ói).

 Nắm rõ hoạt động của cơ quan

 Có hiểu biết xã hội rộng

XÁC ĐỊNH THÔNG TIN CẦN CUNG CẤP(information should

be provided)

 Đọc và ghi chép

 Sao chụp một phần hoặc toàn bộ tài

liệu, văn bản

 Thống kê số liệu, tính tỷ lệ, xác suất

 Đo đạc, quan sát, đối chiếu thông

tin

XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ P/PHÁP LẤY TIN (sources and methods of obtaining

information)

THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN

(collect and process information)

Thuận lợi Khó khăn Tình huống

Khả năng hợp tác trong lấy tin

và xử lý tin kém

Kỹ thuật ghi tốc ký (shorthand notes)

 Chọn bút : bút bi loại tốt, xuông mực đều, sắc

 Không ngắt lời người nói.

 Biết và phản ánh đúng nội dung của người nói.

ĐIỆN THOẠI (Phone)

SECRETARIAL

SKILLS

CHƯƠNG 3: NGHIỆP VỤ CUNG CẤP

THÔNG TIN CHO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

VÀ LÃNH ĐẠO

Providing information for management

and leadership activities

(6 tiết)

I NHU CẦU CUNG CẤP THÔNG TIN

III CUNG CẤP THÔNG TIN

IV CÁC NGHIỆP VỤ NHẬP DỮ LIỆU

Soạn thảo được

báo cáo thông

tin.

Bố trí điện thoại trong VP làm việc đúng quy cách

MỤC TIÊU

Thực hiện được giao tiếp qua điện thoại và sử dụng

kỹ năng viết tốc ký.

III CUNG CẤP THÔNG TIN

Tìm hiểu một cách chính xác các yêu cầu của người lãnh đạo

Xác định nguồn tin và phương pháp lấy tin

Cung cấp thông tin cho lãnh đạo hoặc bộ phận quản lý

Xác định thông tin cần cung cấp

Thu thập và xử lý thông tin

THỰC HÀNH XÁC ĐỊNH THÔNG TIN CẦN CÁO CÁO THEO YÊU CẦU CỦA LÃNH ĐẠO

Thư ký cần xác định các thông tin còn thiếu

và thu thập thông tin này từ ai??

Yêu cầu 1: Báo cáo về kế hoạch training và thực

tế training của Bộ phận Kinh doanh tại đơn vị? Yêu cầu 2: Báo cáo tài chính của công ty cho

cuộc họp Tổng công ty quý I/2025?

Yêu cầu 3: Báo cáo về định biên lương của đơn

vị ?

Yêu cầu 4: Báo cáo về doanh thu sau thuế của đơn vị?

Một việc quan trọng và bạn không muốn mình bỏ qua bất kì một chi tiết nào thì điều tốt nhất là nên ghi âm lại và về mở ra nghe.

Hạn chế: Lưu lại chứng cứ

3.ĐIỆN THOẠI

• Vai trò của ĐT trong VP

• Ưu điểm của điện thoại so với phương tiện truyền thông khác

• Bố trí điện thoại trong phòng làm việc sao cho phù hợp

• Nghệ thuật nói và nghe điện thoại

THỰC HÀNH GIAO TIẾP QUA ĐIỆN

THOẠI

Những kỹ năng của thư ký trong quá trình thu thập thông tin

Nắm vững, ghi nhớ nhu cầu thông tin để có thể chọn lọc thông tin và chính xác, tiết kiệm thời gianKỹ năng: đọc, nhanh, tập trung theo bố cục theo trình tự nhất định từ đầu đến cuối, tránh đọc ngược trở lại, gắn liền với tư duy để có thể hiểu ngay khi đọc vì đây là chìa khóa nhớ thông tin

Kỹ năng ghi chú: ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, nhất quán

Kỹ năng sử dụng các thiết bị hiện đại hỗ trợ trong văn phòng

Kỹ năng sử dụng thuần thục các hệ thống lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong tổ chức

Kỹ năng tổng hợp biên tập thông tin

Những kinh nghiệm tư chất hữu ích, cho việc thu thập thông tin

Kinh nghiệm làm việc sẽ tăng cường khả năng

thẩm định thông tin

Kinh nghiệm ghi chú lại những nguồn thông

tin, lưu các thông tin cần tìm được theo từng

vấn đề là hữu ích cho những lần sau

Sự nhạy bén và phán đoán trong việc nhận ra

nhu cầu thông tin cần đáp ứng và thông tin

hữu ích, liên quan, giúp người thư ký có nguồn

thông tin bổ ích và phong phú hơn

Có một trí nhớ tốt, phương pháp ghi nhớ khoa

học là một ưu điểm của thư ký trong công

việc này

Thực hiện thu thập và cung cấp

thông tin đối với thư ký giám đốc

Đề ra danh sách thông tin và thu thập thông tin theo cách đó

Khi đã xác định được phạm vi, nhu cầu thông tin và nguồn tìm kiếm, thư ký có trình tự làm việc hợp lý, ko bỏ sót nhu cầu thông tin nào, tiết kiệm thời gian, tránh bị chi phối bởi khi phải liên tục cân nhắc thông tin này có cần thiết hay không hoặc thu thập thông tin đã thu thập trc đó rồi

Xem lại phần thông tin đã lưu của những lần thu thập trước có liên quan tới vấn đề mình cần không

Sắp xếp lại thông tin nhằm tổ chức lại thông tin theo trình tư hợp lý

để dễ dàng tổng hợp và biên tập

Đính kèm các giấy tờ xác nhận nguồn gốc, giá trị khoa học và giá trị pháp lý của công ty

Tổng hợp, biên tập lại thông tin, hoàn chỉnh báo cáo, sắp xếp giấy

tờ, theo thứ tự vấn đề sao cho hợp lý, highlight vấn đề quan trọngTrình báo cáo

Trước khi làm giỏi hãy làm đúng trước khi làm

đúng hãy làm bằng cả trái tim !!!!!

THANK YOU!

CÔNG

VIỆC

HOẠT ĐỘNG

GIẢI PHÁP

G

VIEÄC

C

Đảm bảo sự phát triển liên tục

Điều chỉnh

Đảm bảo hiệu quả hoạt động

Nghiên cứu chọn việc và dự kiến

nội dung công việc

Xây dựng dự thảo

Trình lãnh đạo, ban hành chính thức, tổ chức thực hiện

Tổ chức thực hiện

Quy trình lập chương trình, kế hoạch

• Tên gọi

• Mục đích, yêu cầu

• Tên các công việc cần giải quyết

• Phạm vi thời gian và nội dung thực hiện

• Phương thức thực hiện

Dự Thảo

Lễ hội

Hội họp

Hội thảo

Sự kiện

KẾ HOẠCH, CHƯƠNG TRÌNH, CUỘC

HỌP

Mục đích, yêu cầu Thời gian, địa điểm Thành phần tham dự Nội dung công việc

Dự trù kinh phí

Lịch công tác hàng tuần ( working schedule)

Thứ trong tuần, ngày trong tháng Thời gian buổi sáng, buổi chiều Thời gian bắt đầu, kết thúc

Các công việc trong ngày

Người phát biểu và chủ trì Thành phần tham dự

tt Nội dung công việc Người thực

hiện

Thời gian

Kết quả Ghi chú Bắt đâù Kết thúc

01 Tuyển dụng lao động Mr Minh 10/ 10/ 2009 30/ 10/ 2009 Tốt Tuyển 200 CN 02

• Các chức năng của một cuộc họp:

• Tranh đấu

• Sự hình thành nhóm

• Chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, sự đánh giá, và các truyền thống dân gian

• Công việc tập thể và sự đóng góp cá nhân

• Ra các quyết định quyết đoán và cam kết

• Đức tính của lãnh đạo và nhóm/ công việc nhóm

Kỹ năng điều hành một cuộc họp hiệu quả

TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP,

HỘI THẢO VÀ LỄ HỘI

04/03/2025 109

Giai đoạn chuẩn bị cho các cuộc họp, hội thảo và lễ hội

Tìm hiểu mục đích của cuộc họp, hội nghị

04/03/2025 110

Lên kế hoạch tổ chức cuộc

họp hoặc hội nghị

Xác định thành phần tham dự

Lập chương trình

Chuẩn

bị địa điểm và các trang thiết bị

Chuẩn

bị các văn bản, tài liệu phục vụ

Phối hợp với các bộ phận khác để chuẩn

bị cơ sở

vật chất

Chuẩn

bị kinh phí

04/03/2025 111

Công việc người thư ký trong thời gian diễn ra cuộc họp

Kiểm tra lại các công việc ở giai đoạn chuẩn bị

Điều hành chương trình cuộc họp

Ghi biên bản

04/03/2025 112

Công việc của thư ký sau khi cuộc họp kết thúc

Thu thập các tài liệu có liên quan để lập hồ sơ

Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, sắp xếp lại bàn ghế và hoàn trả trang thiết bị

Thu thập hoá đơn, chứng từ có liên quan

Kiểm tra lại lần cuối các thiết bị điện, nước và cảm ơn những người tham gia

Biên tập và soạn thảo một số thư từ, văn bản theo yêu cầu trên tinh thần những nội dung đã được trao đổi thảo luận và nhất trí trong cuộc họp

TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA CÁN BỘ TRONG CƠ QUAN VÀ LÃNH

ĐẠO

1 Xếp lịch cho các chuyến đi công tác

• Bộ phận lãnh đạo phải có

người ở nhà để giải quyết

công việc của cơ quan

• Cần kết hợp một số công

việc trong chuyến công tác

• Các chuyến đi không được

chồng chéo, trùng lặp về

mục đích

2 Nắm vững những thông tin cần

thiết về chuyến đi công tác.

- Mục đích của chuyến đi công tác.

- Thời gian bố trí của chuyến đi công tác.

- Lịch trình.

- Thành phần tham dự: bao gồm số lượng các thành viên,với vai trò, trách nhiệm của từng người trong đoàn.

- Xác định yêu cầu chuyến đi công tác.

- Tạm ứng kinh phí cho đoàn.

- Mục đích của chuyến đi công tác.

3 Chuẩn bị các điều kiện cần

thiết cho đoàn đi công tác

• - Giải quyết các thủ tục hành chính cho đoàn đi

công tác.

• - Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn.

• - Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện

ăn, ngủ và làm việc cho

• - Chuẩn bị tài liệu chuyên môn cho Đoàn công tác.

• - Chuẩn bị kinh phí và các trang thiết bị khác cho

đoàn công tác.

4 Công việc của thư ký trong thời gian lãnh đạo đi công tác

5 Công việc thư ký khi đoàn

công tác trở về

Hãy lập kế hoạch chuyến công tác cho lãnh đạo đến từ Đà Nẵng

TP Hồ Chí Minh dự hội thảo xúc tiến đầu tư.

NGHIỆP VỤ GIAO TIẾP

HÀNH CHÍNH

Các hình thức giao tiếp

Giao tiếp chính thức

Giao tiếp không chính thức

Giao tiếp ở thế yếu Giao tiếp ở thế cân bằng

Giao tiếp ở thế mạnh

Các nguyên tắc trong giao

Coi trọng

và vận dụng tốt các quy phạm khách quan trong giao

tiếp

Cần coi trọng ảnh hưởng của các mối quan hệ