Dựa trên các kiến thức Đã học về kỹ năng Định vị bản thân trong giao tiếp, hãy thiết lập chân dung bản thân của chính bạn từ Đó, xác lập các yếu tố chuẩn mà bạn muốn hướng Đến Để có thể cải thiện, phát triển bản thân

Dựa trên các kiến thức đã học về kỹ năng định vị bản thân trong giao tiếp, hãy thiết lập chân dung bản thân của chính bạn.. Từ đó, xác lập các yếu tố chuẩn mà bạn muốn hướng đến để có th

Trường Đại học Tôn Đức Thắng KHOA KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

BÁO CÁO GIỮA KỲ MÔN HỌC: KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1 Đoàn Thị Phương Thảo 32200280 Mục 2

3 Phan Thị Kim Ngân 32200362 Phần A + Mục 1

4 Thi Trần Như Thảo 32200367 Mục 2

5 Trương Lê Triều Định 32200389 Mục 3 + Phần C +

M C L C Ụ Ụ

1 Dựa trên các kiến thức đã học về kỹ năng định vị bản thân trong giao tiếp, hãy thiết lập chân dung bản thân của chính bạn Từ đó, xác lập các yếu tố chuẩn mà bạn muốn hướng đến để có thể cải thiện, phát triển bản thân (03 điểm) 3

2 Từ thực tế học tập trong môi trường đại học, bạn hãy định hướng cách thức vận dụng các nhóm kỹ năng giao tiếp một cách chi tiết - để có thể học tập, làm việc hiệu quả với bạn bè, các đội nhóm sinh viên; cũng như nâng cao chất lượng giao tiếp với thầy cô và các phòng ban trong Nhà Trường (04 điểm) 5

3 Trong bối cảnh cạnh tranh việc làm sau ra trường gay gắt như hiện nay, bạn sẽ làm gì để

có thể nâng cao cơ hội tìm được cho mình một công việc như mong muốn và phát triển sự nghiệp của bản thân trong tương lai? (03 điểm) 7

A L I M Đ U Ờ Ở Ầ

Cu c cách m ng khoa h c - kỹ thu t vào nh ng năm 40 là ngu n g c ra đ iộ ạ ọ ậ ữ ồ ố ờcho m t xu th chung độ ế ượ ả ế ớc c th gi i theo đu i, đó là xu th “toàn c u hóa” N uổ ế ầ ếtoàn c u hóa sau cu c “Chi n tranh l nh” ch di n ra ch y u các lĩnh v c vầ ộ ế ạ ỉ ễ ủ ế ở ự ềkinh t và chính tr , thì đ n nay nó đã tr thành m t b i c nh chung c a th gi i ế ị ế ở ộ ố ả ủ ế ớ ở

t t c các lĩnh v c V i s phát tri n m nh mẽ và không ng ng c a n n kinh t triấ ả ự ớ ự ể ạ ừ ủ ề ế

th c, ngành công nghi p t ch c s ki n đã tr thành m t ph n không th thi uứ ệ ổ ứ ự ệ ở ộ ầ ể ếtrong đ i s ng xã h i, đờ ố ộ ược xem nh m t lĩnh v c đ ng l c có vai trò chi n lư ộ ự ộ ự ế ượctrong môi trường kinh doanh và giao ti p hi n đ i T các s ki n xã h i v vănế ệ ạ ừ ự ệ ộ ềhóa, th thao đ n các s ki n mang tính kinh t và chính tr nh h i ngh , h i th o,ể ế ự ệ ế ị ư ộ ị ộ ả

t a đàm, không ch đ n thu n là nh ng bu i g p g mà đây còn là c h i đ cácọ ỉ ơ ầ ữ ổ ặ ỡ ơ ộ ể

đ n v ho c t ch c, doanh nghi p đ n các qu c gia thúc đ y giao thơ ị ặ ổ ứ ệ ế ố ẩ ương, qu ngả

bá hình nh và phát tri n kinh t ả ể ế

Song, s hào nhoáng bên ngoài c a ngành công nghi p t ch c s ki nự ủ ệ ổ ứ ự ệkhông th che l p để ấ ược nh ng thách th c ph c t p mà các đ n v t ch c s ki nữ ứ ứ ạ ơ ị ổ ứ ự ệđang ph i đ i m t Trong đó, v n đ chi phí và các d ch v đi kèm luôn đả ố ặ ấ ề ị ụ ược xem

là y u t quy t đ nh thành b i c a m t s ki n N u m c chi phí đ xu t quá caoế ố ế ị ạ ủ ộ ự ệ ế ứ ề ấ

sẽ thu h p th trẹ ị ường khách hàng ti m năng, nh ng m t m c giá quá th p l iề ư ộ ứ ấ ạkhông tương x ng v i các giá tr đứ ớ ị ược b ra Do đó vi c phân tích và xác đ nh chiỏ ệ ị

ti t các chi phí, cùng v i vi c làm rõ danh m c d ch v bao g m và không bao g m,ế ớ ệ ụ ị ụ ồ ồkhông ch là m t quy trình đ n thu n, mà còn là m t chi n lỉ ộ ơ ầ ộ ế ược qu n tr có tínhả ịtoàn di n.ệ

Với việc hiểu rõ những khó khăn mà ngành tổ chức sự kiện đang gặp phải, trongbài báo cáo này nhóm chúng em sẽ thông qua các khái niệm có liên quan để xác định tầmquan trọng của các yếu tố về dịch vụ và chi phí Để giúp bài báo cáo này có giá trị thựctiễn và tính ứng dụng cao hơn, song song với việc sử dụng các ví dụ cụ thể chứng minhcho lập luận của mình, nhóm sẽ đưa ra một số đề xuất hành động để tối ưu hóa các khoảnchi phí được sử dụng trong quá trình tổ chức sự kiện

t đi n Chambers (1998), s ki n đừ ể ự ệ ược mô t là b t kỳ s vi c nào di n ra có k tả ấ ự ệ ễ ế

qu , bao g m nh ng tác đ ng b t ng ho c có kh năng x y ra, thu hút s chú ý.ả ồ ữ ộ ấ ờ ặ ả ả ự

Đi u này đã đề ược Accepted Practices Exchange (APEX) làm rõ h n khi s ki nơ ự ệ

được xem nh m t ho t đ ng đư ộ ạ ộ ượ ổc t ch c có c u trúc, nh m t cu c h p, h iứ ấ ư ộ ộ ọ ộngh , tri n lãm hay ti c chiêu đãi, v i nhi u ch c năng liên quan ch t chẽ v i nhau.ị ể ệ ớ ề ứ ặ ớTrong khi đó, t đi n ti ng Vi t đã nh n m nh khía c nh ý nghĩa xã h i khi coi sừ ể ế ệ ấ ạ ạ ộ ự

ki n là s vi c quan tr ng đang di n ra T nh ng đ nh nghĩa này, có th t ng h pệ ự ệ ọ ễ ừ ữ ị ể ổ ợ

r ng s ki n là m t ho t đ ng có t ch c, v i s tham gia c a nhi u ngằ ự ệ ộ ạ ộ ổ ứ ớ ự ủ ề ười, di nễ

ra t i m t không gian và th i đi m c th , nh m hạ ộ ờ ể ụ ể ằ ướng t i các m c tiêu đã đớ ụ ượcxác đ nh trị ước

Chính s đa d ng v cách ti p c n “s ki n” trong m i lĩnh v c, do v y c nự ạ ề ế ậ ự ệ ỗ ự ậ ầcăn c vào nh ng đ c tr ng mô t c a ngh Khi xem xét khái ni m “s ki n” trênứ ữ ặ ư ả ủ ề ệ ự ệgóc nhìn c a ngủ ườ ổi t ch c s ki n, d a vào đ c thù c a nh ng ho t đ ng khácứ ự ệ ự ặ ủ ữ ạ ộnhau mà s ki n đự ệ ược chia thành các lo i, bao g m:ạ ồ

 Các s ki n chính tr (h i ngh thự ệ ị ộ ị ượng đ nh, b u c t ng th ng, h p qu cỉ ầ ử ổ ố ọ ố

h i )ộ

 S ki n kinh t (h i ch , tri n lãm, di n đàn kinh t )ự ệ ế ộ ợ ể ễ ế

 S ki n văn hóa – xã h i (l h i truy n th ng, tu n hành vì môi trự ệ ộ ễ ộ ề ố ầ ường )

 Các s ki n liên quan đ n qu ng bá, kinh doanh (ra m t s n s n ph m m i,ự ệ ế ả ắ ả ả ẩ ớ

ký k t h p tác kinh doanh )ế ợ

 S ki n th thao, gi i trí (đ i nh c h i, world cup bóng đá )ự ệ ể ả ạ ạ ộ

 S ki n gây quỹ, thi n nguy n (Xuân tình nguy n, chự ệ ệ ệ ệ ương trình Trái timcho em )

 Các s ki n t ng h pự ệ ổ ợ

Các s ki n không ch là đi m nh n thu hút đ i chúng hi n không ch làự ệ ỉ ể ấ ạ ệ ỉ

đi m nh n thu hút đ i chúng mà còn đóng vai trò quan tr ng trong s phát tri nể ấ ạ ọ ự ể

c a ngành du l ch; tác đ ng sâu r ng đ n nhi u bên liên quan, t doanh nghi p lủ ị ộ ộ ế ề ừ ệ ữhành, khách s n, nhà hàng đ n chính quy n đ a phạ ế ề ị ương và c ng đ ng dân c Nóộ ồ ưđóng vai trò là m t đ ng l c đa chi u, k t n i và t i u hóa l i ích gi a đi m đ n,ộ ộ ự ề ế ố ố ư ợ ữ ể ế

doanh nghi p và ngu n nhân l c, t o nên m t h sinh thái du l ch năng đ ng vàệ ồ ự ạ ộ ệ ị ộsáng t o.ạ

- Đ i v i các đi m đ n, vi c t ch c các s ki n đ c bi t góp ph n quan tr ngố ớ ể ế ệ ổ ứ ự ệ ặ ệ ầ ọtrong vi c nâng cao s c h p d n du l ch, đ c bi t là đ i v i nh ng đ a phệ ứ ấ ẫ ị ặ ệ ố ớ ữ ị ương có

h n ch v tài nguyên du l ch truy n th ng Các s ki n không ch đ n thu n làạ ế ề ị ề ố ự ệ ỉ ơ ầ

ho t đ ng gi i trí, mà còn là công c chi n lạ ộ ả ụ ế ược đ xây d ng thể ự ương hi u, t oệ ạ

d ng các đi m nh n văn hóa đ c đáo và gi i quy t v n đ tính mùa v trongự ể ấ ộ ả ế ấ ề ụngành du l ch.ị

- T góc nhìn c a doanh nghi p du l ch, s ki n m ra không gian sáng t o đ phátừ ủ ệ ị ự ệ ở ạ ểtri n các s n ph m du l ch m i, nâng cao năng l c c nh tranh thông qua vi c tể ả ẩ ị ớ ự ạ ệ ổ

ch c các ho t đ ng chuyên nghi p nh s ki n gala hay các chứ ạ ộ ệ ư ự ệ ương trình teambuilding Đ i v i ngu n nhân l c trong ngành, kh năng qu n lý và t ch c s ki nố ớ ồ ự ả ả ổ ứ ự ệ

hi u qu tr thành m t l i th c nh tranh quan tr ng, góp ph n gia tăng giá trệ ả ở ộ ợ ế ạ ọ ầ ịngh nghi p và ti m năng thu nh p.ề ệ ề ậ

1.2 T ch c s ki n ổ ứ ự ệ

T i Vi t Nam, khái ni m v t ch c s ki n là m t thu t ng tạ ệ ệ ề ổ ứ ự ệ ộ ậ ữ ương đ i m iố ớ

m , vì v y có r t nhi u cách hi u khác nhau v thu t ng này Trẻ ậ ấ ề ể ề ậ ữ ước h t, đ i v iế ố ớcách ti p c n liên quan đ n d ch v t ch c s ki n thì đây đế ậ ế ị ụ ổ ứ ự ệ ược hi u nh m tể ư ộchu i các ho t đ ng t khâu l p k ho ch cho đ n khi tri n khai th c hi n cácỗ ạ ộ ừ ậ ế ạ ế ể ự ệ

ph n vi c chính c a s ki n, tuân theo nh ng nguyên t c t ch c xác đ nh, nh mầ ệ ủ ự ệ ữ ắ ổ ứ ị ằ

đ m b o vi c đ t đả ả ệ ạ ược các m c tiêu c a s ki n đó.ụ ủ ự ệ

Có th kh ng đ nh t ch c s ki n là m t lo i hình kinh doanh d ch v , r tể ẳ ị ổ ứ ự ệ ộ ạ ị ụ ấ

đa d ng do đó nó v a ch u s chi ph i c a đ c đi m kinh doanh d ch v nói chungạ ừ ị ự ố ủ ặ ể ị ụ

v a mang đ c đi m riêng bi t c a ngh t ch c s ki n, bao g m:ừ ặ ể ệ ủ ề ổ ứ ự ệ ồ  

- S n ph m c a t ch c s ki n mang tính t ng h p cao ả ẩ ủ ổ ứ ự ệ ổ ợ : T ch c s ki n c n đ nổ ứ ự ệ ầ ế

d ch v c a r t nhi u ngành ngh khác nhau nh : v n chuy n, l u trú, ăn u ng,ị ụ ủ ấ ề ề ư ậ ể ư ố

gi i trí, bi u di n, in n, an ninh, xây d ng, thi t k … Đ t o m t s ki n hoànả ể ễ ấ ự ế ế ể ạ ộ ự ệ

ch nh ph i qua nhi u bỉ ả ề ước mang tính d ch v nh : nghiên c u các y u t nhị ụ ư ứ ế ố ả

hưởng, l p k ho ch, chu n b các y u t c n thi t, ti n hành t ch c,… Nh ng đậ ế ạ ẩ ị ế ố ầ ế ế ổ ứ ư ể

ph c v cho các đ i tụ ụ ố ượng khách hàng c th c a t ng s ki n thì đòi h i nhi uụ ể ủ ừ ự ệ ỏ ề

h n các y u t h u hình Do đó, ngoài nh ng đ c đi m c b n c a ngành d ch vơ ế ố ữ ữ ặ ể ơ ả ủ ị ụthì s n ph m c a t ch c s ki n còn mang đ c đi m v s bi t l p, m t đ n v tả ẩ ủ ổ ứ ự ệ ặ ể ề ự ệ ậ ộ ơ ị ổ

ch c khác nhau lên k ho ch và th c hi n v i nh ng đ i ngũ khác nhau, ứ ế ạ ự ệ ớ ữ ộ  

- Lao đ ng trong t ch c s ki n là lao đ ng d ch v đ c thù, r t khó t đ ng hoá và ộ ổ ứ ự ệ ộ ị ụ ặ ấ ự ộ

c gi i hoá ơ ớ : Vì t ch c s ki n mang tính h n h p, v i nhi u ch c năng khác nhau,ổ ứ ự ệ ỗ ợ ớ ề ứ

h th ng ki n th c đa d ng, đòi h i đ i ngũ nhân s ph i có s k t h p nh pệ ố ế ứ ạ ỏ ộ ự ả ự ế ợ ịnhàng và đ ng b đ mang l i hi u qu m c tiêu và s thành công chung B i sồ ộ ể ạ ệ ả ụ ự ở ựpha tr n gi a tính ch t ngành ngh và đ c đi m ngành d ch v đã gây ra m t s cộ ữ ấ ề ặ ể ị ụ ộ ứ

ép c v th ch t và tinh th n đ i v i đ i ngũ lao đ ng trong ngành s ki n, hả ề ể ấ ầ ố ớ ộ ộ ự ệ ọ

ph i đ ng th i đáp ng các yêu c u v s năng đ ng, sáng t o đ theo k p ti n đả ồ ờ ứ ầ ề ự ộ ạ ể ị ế ộ

nh ng v n ph i duy trì m t tr ng thái chuyên nghi p đ i v i t t c m i ngư ẫ ả ộ ạ ệ ố ớ ấ ả ọ ườ  i

- Đ c đi m v v trí và c s v t ch t kỹ thu t trong t ch c s ki n ặ ể ề ị ơ ở ậ ấ ậ ổ ứ ự ệ : V trí và c sị ơ ở

v t ch t kỹ thu t trong t ch c s ki n r t phong phú, chúng có nh ng yêu c uậ ấ ậ ổ ứ ự ệ ấ ữ ầ

đ c thù cho t ng lo i hình và quy mô c a các s ki n c th ặ ừ ạ ủ ự ệ ụ ể

Vi c phân lo i t ch c s ki n thệ ạ ổ ứ ự ệ ường được th c hi n b i nhi u chuyên giaự ệ ở ề

v i nhi u quan đi m khác nhau, tuy nhiên có th quy v nhóm sau:ớ ề ể ể ề

Phân lo i t ch c s ki n theo quy mô: ạ ổ ứ ự ệ Vi c phân chia s ki n theo quy mô, cóệ ự ệnghĩa là xác đ nh t m c c a nh ng s ki n đị ầ ỡ ủ ữ ự ệ ượ ổc t ch c (Trứ ương Th Bích Tiên,ị2012) Các chuyên gia thường chia s ki n thành 3 m c khác nhau, theo th tự ệ ứ ứ ựtăng d n t s ki n nh đ n s ki n v a và s ki n có quy mô l n.ầ ừ ự ệ ỏ ế ự ệ ừ ự ệ ớ

- Phân lo i t ch c s ki n theo hình th c ạ ổ ứ ự ệ ứ : Trong s đa d ng c a các hình th c tự ạ ủ ứ ổ

ch c s ki n, m t vài hình th c s ki n tiêu bi u có th k đ n nh : s ki nứ ự ệ ộ ứ ự ệ ể ể ể ế ư ự ệ

thương m i, s ki n l h i, s ki n giáo d c, chính tr … Nh ng đ n nay, đây v nạ ự ệ ễ ộ ự ệ ụ ị ư ế ẫ

được xem ch là cách ti p c n mang tính khái quát và tỉ ế ậ ương đ i B i vi c li t kê cácố ở ệ ệhình th c s ki n này ph thu c nhi u vào ch quan ngứ ự ệ ụ ộ ề ủ ười nghiên c u, và các tiêuứchí phân lo i cũng ch mang tính ch t ạ ỉ ấ ướ ệc l cá nhân

- Phân lo i t ch c s ki n theo m c đích, n i dung ạ ổ ứ ự ệ ụ ộ : Theo Joe Gold Blatt, t t c cácấ ả

s ki n đ u không ngoài 4 m c đích: k ni m, giáo d c, ti p th , h p m t Nh ngự ệ ề ụ ỷ ệ ụ ế ị ọ ặ ưđây v n đẫ ược đánh giá là cách ti p c n ch a toàn di n, vì tính h n h p c a nhi uế ậ ư ệ ỗ ợ ủ ề

s ki n mà r t khó có th tách b ch các s ki n v i m c đích khác nhau.ự ệ ấ ể ạ ự ệ ớ ụ  

- Phân lo i theo th i gian ạ ờ : cách phân lo i này, sẽ có hai cách ti p c n khác nhauỞ ạ ế ậ

v đ nh nghĩa th i gian Trề ị ờ ước h t, nhà t ch c s ki n d a vào th i gian s ki nế ổ ứ ự ệ ự ờ ự ệ

được di n ra đ chia thành s ki n ng n ngày và s ki n dài ngày Ngoài ra, khiễ ể ự ệ ắ ự ệ

d a vào t n su t di n ra s ki n mà các chuyên gia chia thành s ki n thự ầ ấ ễ ự ệ ự ệ ườngniên - đây là lo i s ki n đạ ự ệ ược di n ra vào các năm t i th i đi m nh t đ nh (nhễ ạ ờ ể ấ ị ư

h i ngh t ng k t, h p đ ng hộ ị ổ ế ọ ồ ương đ u và cu i năm, ); s ki n không thầ ố ự ệ ường

niên - không mang tính quy lu t và cũng không có hi n tậ ệ ượng l p l i các nămậ ạ ở(nh l khai trư ễ ương, tri n lãm, h i th o, ).ể ộ ả

1.3 L p k ho ch t ch c s ki n ậ ế ạ ổ ứ ự ệ

L p k ho ch (k ho ch hóa) hay ho ch đ nh là quá trình xác l p m c tiêu, huyậ ế ạ ế ạ ạ ị ậ ụ

đ ng và s p x p các ngu n l c, l a ch n cách th c t i u đ đ t độ ắ ế ồ ự ự ọ ứ ố ư ể ạ ược m c tiêu đãụxác đ nh.ị

K ho ch t ch c s ki n (Event planning) là quá trình lên k ho ch chi ti t cácế ạ ổ ứ ự ệ ế ạ ếcông vi c c n th c hi n m t cách chi ti t, rõ ràng, c th theo m t trình t nh tệ ầ ự ệ ộ ế ụ ể ộ ự ấ

đ nh d a trên ch đ , m c đích, ngân sách, khác nhau c a s ki n Đó có th là sị ự ủ ề ụ ủ ự ệ ể ự

ki n online, offline ho c k t h p c hai Bao g m nhi u nhi m v khác nhau t tệ ặ ế ợ ả ồ ề ệ ụ ở ấ

c các giai đo n c a s ki n nh tìm ki m đ a đi m t ch c, tìm ki m nhà tài tr ,ả ạ ủ ự ệ ư ế ị ể ổ ứ ế ợtruy n thông cho s ki n,…ề ự ệ

Trong ph m vi c a m t doanh nghi p hay t ch c, vi c l p k ho ch làạ ủ ộ ệ ổ ứ ệ ậ ế ạkhâu đ u tiên, là ch c năng quan tr ng c a quá trình qu n lý và là c s đ thúcầ ứ ọ ủ ả ơ ở ể

đ y ho t đ ng s n xu t kinh doanh có hi u qu cao, đ t đẩ ạ ộ ả ấ ệ ả ạ ược m c tiêu đ ra.ụ ềThông qua bướ ậc l p k ho ch, các nhà qu n lý d dàng xác đ nh đế ạ ả ễ ị ược phương

hướng ho t đ ng trong tạ ộ ương lai, d n d t đ i nhóm th c hi n các chi n lẫ ắ ộ ự ệ ế ược để

đ t đạ ược m c tiêu đ ra và tránh quỹ đ o phát tri n theo đụ ề ạ ể ường ziczac phi hi uệ

qu K ho ch không ch đ n thu n là công c qu n lý mà còn là n n t ng đả ế ạ ỉ ơ ầ ụ ả ề ả ể

ki m soát ch t lể ấ ượng, ti t ki m chi phí và nâng cao tr i nghi m c a khách hàng.ế ệ ả ệ ủ

M t k ho ch độ ế ạ ược xây d ng kỹ lự ưỡng sẽ t o ra s chuyên nghi p, gi m thi u cácạ ự ệ ả ểsai sót không đáng có và mang l i hi u qu t i u cho toàn b s ki n.ạ ệ ả ố ư ộ ự ệ  

Khi đ i chi u v i ngành công nghi p t ch c s ki n, vi c l p k ho ch chiố ế ớ ệ ổ ứ ự ệ ệ ậ ế ạ

ti t và bài b n đế ả ược xem nh y u t then ch t quy t đ nh thành công c a toàn bư ế ố ố ế ị ủ ộquá trình tri n khai K ho ch đóng vai trò là b n đ đ nh hể ế ạ ả ồ ị ướng, giúp các nhà

qu n lý ki m soát m i ho t đ ng, t khâu chu n b ban đ u đ n giai đo n k tả ể ọ ạ ộ ừ ẩ ị ầ ế ạ ếthúc s ki n Thông qua m t quy trình l p k ho ch chuyên nghi p, các đ i ngũ cóự ệ ộ ậ ế ạ ệ ộ

th xác đ nh rõ m c tiêu, phân b ngu n l c m t cách hi u qu , d phòng các r iể ị ụ ổ ồ ự ộ ệ ả ự ủ

ro ti m n và đ m b o tính th ng nh t trong t ng ho t đ ng c th ề ẩ ả ả ố ấ ừ ạ ộ ụ ể  

1.4 Chi phí

Chi phí (Cost) là kho n chi tiêu mà m t doanh nghi p ph i tr trong quáả ộ ệ ả ảtrình ho t đ ng kinh doanh Chi phí bao g m nhi u lo i, t chi phí c đ nh đ n chiạ ộ ồ ề ạ ừ ố ị ế

phí bi n đ ng, t chi phí tr c ti p đ n gián ti p, t chi phí s n xu t đ n chi phíế ộ ừ ự ế ế ế ừ ả ấ ế

qu n lý kinh doanh và chi phí tài chính.ả

Trong khi đó, chi phí c a ho t đ ng t ch c s ki n l i là t ng h p các tàiủ ạ ộ ổ ứ ự ệ ạ ổ ợkho n c n thi t đ lên k ho ch, phát tri n và hoàn thành m t s ki n Các chi phíả ầ ế ể ế ạ ể ộ ự ệnày bao g m tài kho n, trang thi t b , nhân s , qu ng bá s ki n, th c ph m và đồ ả ế ị ự ả ự ệ ự ẩ ồ

u ng, quà t ng, an ninh, gi y phép và các tài kho n chi phát sinh khác đ đ m b oố ặ ấ ả ể ả ả

s ki n di n ra ti n ích và thành công.ự ệ ễ ệ

Vì mang đ c thù là s h n h p c a nhi u d ch v và lo i hình kinh doanhặ ự ỗ ợ ủ ề ị ụ ạkhác nhau nên trong quá trình t ch c s ki n sẽ phát sinh r t nhi u các m c chiổ ứ ự ệ ấ ề ụphí có liên quan, thông thường người ta sẽ chia thành 4 nhóm c b n sau:ơ ả  

- Chi phí tr c ti p cho t ch c s ki n ự ế ổ ứ ự ệ : M t s cách đ tính chi phí thộ ố ể ường đượ ửc s

d ng nh , tính toán theo danh m c các hàng hóa, d ch v c n thi t cho s ki n;ụ ư ụ ị ụ ầ ế ự ệtính toán theo trình t công vi c trong chự ệ ương trình; tính toán theo hình th c h nứ ỗ

h p, ợ

- Giá tr tr cho nhà t ch c s ki n ị ả ổ ứ ự ệ : Khi nói đ n vi c l p k ho ch s ki n, phíế ệ ậ ế ạ ự ệ

d ch v là m t khía c nh thi t y u c a quy trình Nh ng kho n phí này thị ụ ộ ạ ế ế ủ ữ ả ường

đượ ộc c ng vào t ng chi phí c a m t s ki n và chúng có th thay đ i tùy thu c vàoổ ủ ộ ự ệ ể ổ ộ

lo i d ch v đạ ị ụ ược cung c p Nó thấ ường bao g m các kho n nh v , chi phí nhânồ ả ỏ ềcông, chi phí sáng t o và l i nhu n.ạ ợ ậ

- Các kho n thu , l phí ph i n p cho nhà n ả ế ệ ả ộ ướ : Đây là m t kho n chi phí quan c ộ ả

h n s d ki n; D phòng các tình hu ng phát sinh khác trong t ch c s ki n…)ơ ố ự ế ự ố ổ ứ ự ệcác kho n chi phí này cũng c n ph i xem xét trong khi l p d toán đ đ m b oả ầ ả ậ ự ể ả ảthành công cho s ki n.ự ệ

1.5 D ch v ị ụ

D ch v t ch c s ki n là t ng th các ho t đ ng chuyên nghi p đị ụ ổ ứ ự ệ ổ ể ạ ộ ệ ược h tr đỗ ợ ể

s ki n di n ra thu n l i thông qua vi c: lên k ho ch, th c thi và qu n lý t giaiự ệ ễ ậ ợ ệ ế ạ ự ả ừ

đo n đ u đ n khi k t thúc s ki n Nh m đáp ng và th a mãn t i đa các yêu c uạ ầ ế ế ự ệ ằ ứ ỏ ố ầ

được đ ra t khách hàng b ng vi c t o ra tr i nghi m t i u nh t.ề ừ ằ ệ ạ ả ệ ố ư ấ  

1.5.1 D ch v bao g m ị ụ ồ

Trong đó, d ch v bao g m là các d ch v đã đị ụ ồ ị ụ ược th a thu n trong h p đ ng vàỏ ậ ợ ồ

n m trong ph n đ nh giá chi phí c a đ n v t ch c s ki n.ằ ầ ị ủ ơ ị ổ ứ ự ệ

Đ d dàng xác đ nh các d ch v mà bên công ty ho c đ n v t ch c s ki n có thể ễ ị ị ụ ặ ơ ị ổ ứ ự ệ ểcung c p thì ngấ ười ta thường d a vào ch c năng c a các d ch v đ phân thành 2ự ứ ủ ị ụ ểnhóm chính bao g m:ồ

 D ch v chính: ị ụ Nghiên c u và l p k ho ch s ki n, qu n lý đ a đi m,ứ ậ ế ạ ự ệ ả ị ể

qu n lý s ki n, l p k ho ch tài chính…ả ự ệ ậ ế ạ

 D ch v h u c n: ị ụ ậ ầ D ch v v n chuy n và đ a đón khách m i, d ch v l uị ụ ậ ể ư ờ ị ụ ưtrú, t ch c m ng thông tin n i b , ổ ứ ạ ộ ộ

1.5.2 D ch v không bao g m ị ụ ồ

D ch v không bao g m là các d ch v phát sinh, n m ngoài đi u kho n h p đ ngị ụ ồ ị ụ ằ ề ả ợ ồ

đã được th a thu n và ký k t t trỏ ậ ế ừ ước; khách hàng ho c ch đ u t có tráchặ ủ ầ ưnhi m thanh toán t t c các kho n phí phát sinh n u mu n s d ng thêm các d chệ ấ ả ả ế ố ử ụ ị

v đ c bi t này.ụ ặ ệ

Tùy vào yêu c u riêng c a ch đ u t mà các đ n v t ch c s ki n có th cungầ ủ ủ ầ ư ơ ị ổ ứ ự ệ ể

c p thêm các d ch v h tr khác nh , qu n lý r i ro và an ninh; truy n thông vàấ ị ụ ỗ ợ ư ả ủ ề

có th nh hể ả ưởng đáng k đ n m i khía c nh c a s ki n, t l a ch n đ a đi m vàể ế ọ ạ ủ ự ệ ừ ự ọ ị ể

d ch v ăn u ng đ n ch t lị ụ ố ế ấ ượng c a di n gi và ho t đ ng gi i trí Đ ng th i y uủ ễ ả ạ ộ ả ồ ờ ế

t này có tác đ ng đa chi u đ n nhi u đ i tố ộ ề ế ề ố ượng liên quan, t khách hàng, đ n vừ ơ ị

t ch c, nhà cung c p d ch v , đ i tác tài tr , đ n khách m i tham d , T m quanổ ứ ấ ị ụ ố ợ ế ờ ự ầ

tr ng c a "Chi phí và các d ch v bao g m ho c không bao g m" đọ ủ ị ụ ồ ặ ồ ược th hi n ể ệ ởnhi u khía c nh c th ề ạ ụ ể

2.1 Ki m soát ngân sách ch t chẽ ể ặ

Vi c xác đ nh rõ ràng các d ch v bao g m trong gói chi phí giúp đ n v tệ ị ị ụ ồ ơ ị ổ

ch c có cái nhìn toàn di n, minh b ch v ngu n l c s n có B i vì khi m i thứ ệ ạ ề ồ ự ẵ ở ọ ứ

được li t kê rõ ràng, đ n v t ch c sẽ d dàng hi u đệ ơ ị ổ ứ ễ ể ược mình đang có nh ng gìữ

và c n thêm nh ng gì, tránh hi u l m ho c b sót nh ng y u t quan tr ng Đi uầ ữ ể ầ ặ ỏ ữ ế ố ọ ềnày không ch là vi c li t kê đ n thu n các h ng m c chi phí, mà còn là m t côngỉ ệ ệ ơ ầ ạ ụ ộ

c qu n lý ngân sách chi n lụ ả ế ược Theo s li u th ng kê, 90% ngố ệ ố ườ ậi l p k ho chế ạ

s ki n g p ph i tình tr ng thi u ngân sách vào năm 2018, khi n vi c l p ngânự ệ ặ ả ạ ế ế ệ ậsách tr thành m t khía c nh c c kỳ quan tr ng trong vi c l p k ho ch s ki n.ở ộ ạ ự ọ ệ ậ ế ạ ự ệKho ng 30% ngân sách s ki n thả ự ệ ường b đ i lên do chi phí phát sinh ngoài dị ộ ự

ki n Ví d trong m t s ki n âm nh c ngoài tr i, n u không xác đ nh rõ chi phí dế ụ ộ ự ệ ạ ờ ế ị ựphòng cho th i ti t x u (nh thuê r p d phòng, thi t b che m a), ban t ch c cóờ ế ấ ư ạ ự ế ị ư ổ ứ

th ph i đ i m t v i kho n chi phí kh n c p lên đ n hàng trăm tri u đ ng B ngể ả ố ặ ớ ả ẩ ấ ế ệ ồ ằcách th u đáo phân tích t ng d ch v , nhà t ch c có th d trù chính xác, theo dõiấ ừ ị ụ ổ ứ ể ựcác kho n chi tiêu và n m ch c s ti n c a mình đang đi đâu, tránh đả ắ ắ ố ề ủ ược nh ngữkho n chi phí s ki n vào phút chót làm vả ự ệ ượt quá ngân sách

Thu t ng d toán ngân sách t ch c s ki n (event budget planner) là vi cậ ữ ự ổ ứ ự ệ ệ

li t kê và tính toán các kho n chi phí theo k ho ch, d tính sẽ phát sinh trong quáệ ả ế ạ ựtrình t ch c s ki n Ngân sách t ch c s ki n do nhà đ u t s ki n quy tổ ứ ự ệ ổ ứ ự ệ ầ ư ự ệ ế

đ nh, nó là y u t c b n quy t đ nh đ n chị ế ố ơ ả ế ị ế ương trình, n i dung cũng nh ch tộ ư ấ

lượng c a các d ch v trong s ki n, hay nói cách khác nó là đi u ki n, là c s choủ ị ụ ự ệ ề ệ ơ ở

t ch c s ki n.ổ ứ ự ệ

M t l a ch n đ n gi n và có th d đoán độ ự ọ ơ ả ể ự ược, phí c đ nh (Flat Rate Fees)ố ị

được khách hàng a chu ng khi l p k ho ch cho các s ki n có ph m vi đư ộ ậ ế ạ ự ệ ạ ược xác

đ nh rõ ràng D a trên chị ự ương trình c a s ki n, nhà t ch c c n hình dung và xácủ ự ệ ổ ứ ầ

đ nh đ y đ các h ng m c liên quan đ tri n khai m t cách hi u qu Nh ng h ngị ầ ủ ạ ụ ể ể ộ ệ ả ữ ạ

m c này không ch t p trung vào quá trình th c hi n s ki n mà còn ph i chúụ ỉ ậ ự ệ ự ệ ả

tr ng đ n công tác chu n b nh m đ m b o m i bọ ế ẩ ị ằ ả ả ọ ước được th c hi n suôn s ự ệ ẻTheo mô hình này, ngườ ậi l p k ho ch s ki n sẽ đánh giá các yêu c u chung vàế ạ ự ệ ầ

đ a ra m t m c giá duy nh t bao g m t t c các d ch v c a h Đi u c n thi t làư ộ ứ ấ ồ ấ ả ị ụ ủ ọ ề ầ ế

ph i hi u nh ng gì đả ể ữ ược bao g m trong m c giá này (và nh ng gì không đồ ứ ữ ược bao

g m) đ tránh các chi phí b t ng M c giá c đ nh phù h p nh t v i các s ki nồ ể ấ ờ ứ ố ị ợ ấ ớ ự ệ

nh h n, ít ph c t p h n ho c khi ngỏ ơ ứ ạ ơ ặ ườ ậi l p k ho ch hi u rõ ràng, toàn di n vế ạ ể ệ ề

nh ng gữ ì s ki n sẽ đòi h i.ự ệ ỏ

Tháng 10/2017, l h i âm nh c Fyre Festival, đễ ộ ạ ược qu ng bá là m t s ki nả ộ ự ệ

xa hoa v i giá vé lên t i 100.000 đô la và nh ng du khách đã đ t vé sẽ đớ ớ ữ ặ ược h aứ

h n ch sang tr ng cùng "nh ng món ăn, ngh thu t, âm nh c và phiêu l uẹ ỗ ở ọ ữ ệ ậ ạ ưtuy t v i nh t" t i đ o đ o Great Exuma Bahamas, đã g p th t b i th m h i doệ ờ ấ ạ ả ả ở ặ ấ ạ ả ạ

qu n lý ngân sách kém Ban t ch c đã không tính toán kỹ các chi phí th c t , baoả ổ ứ ự ế

g m vi c v n chuy n khách m i, ch cao c p và các d ch v h u c n Ban đ u,ồ ệ ậ ể ờ ỗ ở ấ ị ụ ậ ầ ầ

h d ki n t ch c s ki n v i tiêu chu n 5 sao, nh ng khi s ki n c n k , phátọ ự ế ổ ứ ự ệ ớ ẩ ư ự ệ ậ ề

hi n ra ngân sách đã b đ i lên quá m c do không tính toán đ y đ các kho n chiệ ị ộ ứ ầ ủ ảphí nh l u trú, an ninh và c s h t ng H u qu là khi khách đ n n i, h ph iư ư ơ ở ạ ầ ậ ả ế ơ ọ ả

đ i m t v i m t "thành ph l u th m h a" thay vì bi t th nh qu ng cáo, nh ngố ặ ớ ộ ố ề ả ọ ệ ự ư ả ữchi c bánh sandwich phô mai m m trong h p x p đế ề ộ ố ược cung c p cho ngấ ười tham

d vì lý do ngân sách cho th c ăn b c t t 6 tri u còn 1 tri u cho s mi ng ăn tínhự ứ ị ắ ừ ệ ệ ố ệ

b ng nghìn, m t b c nh v đi u này đã lan truy n trên m ng xã h i vào th iằ ộ ứ ả ề ề ề ạ ộ ờ

đi m đó, cùng các d ch v thi t y u khác không để ị ụ ế ế ược đ m b o “Hàng dài nh ngả ả ữ

gương m t gi n d vì không có ch ng và th c ăn cùng v i khí h u khó chi u đãặ ậ ữ ỗ ủ ứ ớ ậ ề

bi n thiên đế ường c a s đ ng c p tr thành m t m h n đ n.”ủ ự ẳ ấ ở ộ ớ ỗ ộ

Hình 1: Hình ảnh nổi tiếng nhất từ Lễ hội Fyre là một chiếc bánh sandwich phô mai

tệ hại được phục vụ cho khách

Fyre Music Festival đã tr thành m t case study n i ti ng trong gi i s ki nở ộ ổ ế ớ ự ệcho th y r ng n u ban t ch c không xác đ nh rõ ràng các d ch v bao g m trongấ ằ ế ổ ứ ị ị ụ ồngân sách ngay t đ u, h có th g p ph i nh ng chi phí phát sinh kh ng l , d nừ ầ ọ ể ặ ả ữ ổ ồ ẫ

đ n nhi u h l y khác nghiêm tr ng nh Fyre t ng đ i m t: “L h i không đế ề ệ ụ ọ ư ừ ố ặ ễ ộ ược

di n ra và ph i tuyên b h y ngay trong bu i chi u c a ngày 1, ban t ch c tháoễ ả ố ủ ổ ề ủ ổ ứ

ch y thoát thân đ l i h u qu không ai gánh ch u Billy McFarland sau đó đã nh nạ ể ạ ậ ả ị ậ

được hàng ngàn đ n khi u n i t nh ng khách hàng đáng kính v vi c h đã th tơ ế ạ ừ ữ ề ệ ọ ấ

v ng và đánh m t ni m tin cũng nh ti n b c th nào vào thiên đọ ấ ề ư ề ạ ế ường mà anh ta

đã t o ra.”ạ

2.2 Th ướ c đo gián ti p cho ch t l ế ấ ượ ng và d ch v ị ụ

Chi phí không ch đ n thu n ph n ánh s ti n b ra mà còn th hi n m cỉ ơ ầ ả ố ề ỏ ể ệ ứ

đ đ u t vào ch t lộ ầ ư ấ ượng, ph m vi và tr i nghi m c a s ki n Hi u đạ ả ệ ủ ự ệ ể ược nh ngữtác đ ng tài chính liên quan đ n quy mô, đ a đi m và s ph c t p c a s ki n làộ ế ị ể ự ứ ạ ủ ự ệ

r t quan tr ng trong vi c qu n lý kỳ v ng và l p k ho ch ngân sách S tấ ọ ệ ả ọ ậ ế ạ ự ương tác

c a các y u t này nh hủ ế ố ả ưởng đáng k đ n l i nhu n trong c a b t kỳ s ki nể ế ợ ậ ủ ấ ự ệnào, khi n cho c ngế ả ườ ậi l p k ho ch s ki n và khách hàng đ u ph i n m b tế ạ ự ệ ề ả ắ ắ

được tác đ ng k t h p c a chúng ngay t đ u quá trình l p k ho ch.ộ ế ợ ủ ừ ầ ậ ế ạ

Quy mô s ki n có m i tự ệ ố ương quan tr c ti p v i chi phí – m t khái ni mự ế ớ ộ ệ

đ n gi n nh ng ph c t p Đ u tiên, các s ki n l n h n đòi h i nhi u ngu n l cơ ả ư ứ ạ ầ ự ệ ớ ơ ỏ ề ồ ự

h n: nhi u không gian h n, nhi u nhân viên h n và nhi u v t li u h n, t t c đ uơ ề ơ ề ơ ề ậ ệ ơ ấ ả ề

c ng l i Đi u này không ch liên quan đ n s lộ ạ ề ỉ ế ố ượng người tham d mà còn liênựquan đ n không gian c n thi t đ h có th tho i mái, s lế ầ ế ể ọ ể ả ố ượng phiên h p ho cọ ặ

ho t đ ng đạ ộ ược lên k ho ch và t ng th i lế ạ ổ ờ ượng c a s ki n Chi phí cho m iủ ự ệ ỗ

người có th gi m khi s lể ả ố ượng người tham d tăng lên, nh ng ngân sách chungự ư

v n sẽ tăng.ẫ

Nh v y, tr ng tâm c a vi c l p k ho ch s ki n là s cân b ng tinh tư ậ ọ ủ ệ ậ ế ạ ự ệ ự ằ ế

gi a vi c tuân th các ràng bu c v tài chính và duy trì ch t lữ ệ ủ ộ ề ấ ượng chung c a sủ ự

ki n M c dù không th ph nh n r ng ngân sách l n h n mang l i s linh ho tệ ặ ể ủ ậ ằ ớ ơ ạ ự ạ

h n, giúp các nhà t ch c s ki n tho i mái chi tiêu Tuy nhiên, khi ngân sách h nơ ổ ứ ự ệ ả ạ

h p, tr i nghi m ch t lẹ ả ệ ấ ượng cao tương t có v ngoài t m v i K ch b n này đòiự ẻ ầ ớ ị ả

h i m t cách ti p c n chi n lỏ ộ ế ậ ế ược h n Các nhà l p k ho ch s ki n ph i suy nghĩơ ậ ế ạ ự ệ ả

vượt ra ngoài khuôn kh đ u tiên các lĩnh v c chính sẽ mang l i l i t c đ u tổ ể ư ự ạ ợ ứ ầ ư

l n nh t và t o ra giá tr th c s cho ngớ ấ ạ ị ự ự ười tham d Tr i nghi m tích c c khôngự ả ệ ự

ch t o d u n m nh mẽ trong lòng khách tham d mà còn giúp xây d ng uy tín, sỉ ạ ấ ấ ạ ự ự ựchuyên nghi p cho t ch c s ki n và duy trì s tăng trệ ổ ứ ự ệ ự ưởng c a doanh nghi p.ủ ệ

Cu i cùng, ngân sách đóng vai trò là hố ướng d n, nh ng cách phân b các kho nẫ ư ổ ả

ti n kh d ng sẽ quy t đ nh s thành công c a s ki n Ch ng h n, m t khía c nhề ả ụ ế ị ự ủ ự ệ ẳ ạ ộ ạ

mà chi phí có th tác đ ng đ n đó là ch t lể ộ ế ấ ượng d ch v ăn u ng Các d ch v ănị ụ ố ị ụ

u ng cao c p r t đ t đ V i ngân sách khiêm t n h n, nh ng ngố ấ ấ ắ ỏ ớ ố ơ ữ ườ ậi l p k ho chế ạ

có th l a ch n các l a ch n th c đ n đ n gi n h n, giá c ph i chăng h n Tuyể ự ọ ự ọ ự ơ ơ ả ơ ả ả ơ