Giám đốc Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của doanh nghiệp chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị nếu có và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện
Trang 1CHỦ ĐỀ: PHÂN TÍCH MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY THEO SẢN PHẨM VÀ
ĐỊA BÀN KINH DOANH
I Mô hình tổ chức bộ máy quản trị theo sản phẩm
1 Hình thành các phòng ban
- Tổ chức bộ máy quản trị theo dòng sản phẩm, nhóm sản phẩm
- Mỗi dòng sản phẩm có đầy đủ các bộ phận chức năng riêng
* Sơ đồ tổ chức bộ máy quản trị theo sản phẩm
2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của giám đốc (tổng giám đốc), Giám đốc phụ trách và các phòng ban
2.1 Giám đốc
Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của doanh nghiệp chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị (nếu có) và chịu trách nhiệm trước pháp luật về
việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao, giám sát điều hành các bộ phận khác
Quyền hạn và nhiệm vụ của Giám đốc ( Tổng giấm đốc)
Đối với các vấn đề liên quan đến công việc hàng ngày của công ty
Giám đốc
Giám đốc phụ trách
SP A
Phòng tài chính – kế
toán Phòng marketing
Phòng nhân sự Phòng kỹ thuật
Giám đốc phụ trách
SP B
Phòng tài chính – kế
toán Phòng marketing Phòng nhân sự Phòng kỹ thuật
Giám đốc phụ trách
SP C
Phòng tài chính –
kế toán Phòng marketing Phòng nhân sự Phòng kỹ thuật
Trang 2- Trực tiếp điều hành và phân công nhiệm vụ để giải quyết các công việc hàng ngày của công ty, bao gồm các công việc sau:
+ Phân công giải quyết công việc cho các Phó Tổng Giám đốc;
+ Giao nhiệm vụ cho Kế toán trưởng, người đứng đầu phòng ban thực thi các công việc; để triển khai thực hiện các nhiệm vụ theo chức năng
+ Thu thập các thông tin liên quan đến các công việc hằng ngày của Công ty; + Ra quyết định giải quyết các công việc hằng ngày;
+ Kiểm tra nắm tình hình sản xuất, kinh doanh, an ninh trật tự và môi trường;
- Thực hiện các giao dịch với khách hàng và các cơ quan quản lý nhà nước theo lịch công tác;
- Đại diện cho Công ty trước các vụ tranh tụng giải quyết các tranh chấp dân sự kinh tế; Không được thực hiện các giao dịch dân sự với chính mình hoặc người/bên thứ ba mà mình cũng là người đại diện
- Ký các chứng từ và các hợp đồng, giao dịch theo thẩm quyền;
- Ký các văn bản quản lý Công ty theo thẩm quyền;
Đối với việc thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh và đầu tư của Công ty
- Kiểm tra đôn đốc cán bộ công nhân viên thực hiện các dự án đầu tư và kế hoạch kinh doanh của Công ty;
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty;
- Trực tiếp xử lý hoặc đề xuất các biện pháp xử lý các vướng mắc trong quá trình thực hiện dự án đầu tư, kế hoạch kinh doanh và đề xuất các biện pháp khắc phục
Đối với vấn đề tài chính
- Lập báo cáo tài chính hàng năm
- Nắm chắc tình hình tài chính của Công ty để phân bổ nguồn tài chính hợp lý thực hiện các dự án và các công việc cụ thể theo kế hoạch
Đối với vấn đề nhân lực
- Ký kết hợp đồng lao động, bố trí sử dụng, trả lương và các lợi ích khác đối với các Phó Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng, Người đứng đầu các Phòng ban, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị trực thuộc khác
- Quyết định tuyển chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, quyết định mức lương đối với các chức danh của cán bộ quản lý
- Quyết định mức lương, phụ cấp (nếu có) cho người lao động trong Công ty theo quy định của Công ty về tiền lương, tiền công;
- Tổ chức, biên chế bộ máy điều hành Công ty
+ Nắm vững trình độ, khả năng của các cán bộ thuộc thẩm quyền để xây dựng phương án bố trí cán bộ phù hợp, hiệu quả;
Trang 3+ Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của các đơn vị đảm bảo gọn nhẹ linh hoạt và hiệu quả cao;
+ Xây dựng tiêu chuẩn các chức danh cán bộ quản lý;
+ Xây dựng quy chế khen thưởng, kỷ luật;
- Xây dựng phương án đào tạo nguồn nhân lực cho Công ty
+ Quy hoạch cán bộ quản lý kế cận
+ Lập kế hoạch đào tạo cán bộ ở trong nước và gửi đi đào tạo ở nước ngoài + Lập kế hoạch đào tạo cán bộ nghiên cứu khoa học công nghệ phù hợp với hoạt động của Công ty
+ Tổ chức bồi dưỡng trình độ cho cán bộ công nhân viên trong Công ty theo
kế hoạch được duyệt
- Xây dựng tiêu chuẩn chức danh, quy trình bổ nhiệm cán bộ;
- Miễn nhiệm khi năng lực cán bộ không đáp ứng được yêu cầu của công việc
và tiêu chuẩn của chức danh cán bộ đảm nhiệm, sức khoẻ không đủ đảm bảo yêu cầu công tác;
- Bãi nhiệm, cách chức khi cán bộ vi phạm pháp luật, Điều lệ Công ty, quy chế quản lý và các quy định khác của Công ty đối với từng chức danh cán bộ quản
lý thuộc thẩm quyền
Đối với vấn đề phát triển thị trường
- Khảo sát đánh giá tình hình thị trường ngoài nước, thị trường khu
vực và thế giới;
- Khảo sát đánh giá tình hình trong nước;
- Chính sách quảng cáo khuyến mại và bảo hành;
- Chính sách bán hàng và chăm sóc khách hàng
Đối với vấn đề về ký hợp đồng và các văn bản quản lý Công ty
Thẩm quyền quyết định và ký các loại hợp đồng và văn bản quản lý Công ty tuân theo các quy định tại Quy chế này, Điều lệ Công ty
2.2 Giám đốc Phụ trách các nhóm sản phẩm
Có chức năng, nhiệm vụ gần tương tự như giám đốc nhưng chỉ phạm vi nhóm sản phẩm mình phụ trách
Tổ chức, sắp xếp các phòng ban, nhà máy theo chức năng quyền hạn theo yêu cầu phát triển, quy mô của đơn vị sau khi phương án tổ chức được Ban Giám đốc công
ty duyệt
Được quyền ra chỉ thị, mệnh lệnh về công tác sản xuất, kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong toàn nhà máy theo chế độ hiện hành để phục vụ sản xuất
Được quyền giải quyết mọi công tác trong phạm vi mình phụ trách theo chủ trương, kế hoạch, về những vấn đề có tầm quan trọng đến cả nhà máy thì phải do Ban Giám đốc quyết định
Trang 4 Hoạch định chiến lược phát triển quảng bá sản phẩm dựa vào mục tiêu phát triển chung của doanh nghiệm nhằm nghiên cứu phát triển những lợi thế cạnh tranh của sản phầm đồng thời cải thiện những điểm hạn chế của mỗi sản phẩm nhằm năng cao sức cạnh tranh của sản phẩm, tìm kiếm thi trường kinh doanh nhằm phát triển mạng lưới sản phẩm
> Như vậy tuy vào đặc điểm của từng loại sản phẩm, các nhà phụ trách các sản phẩm khác nhau sẽ có cách tổ chức quản lí, phân bổ nguồn lực một cách dễ dàng cho từng bộ phận, tạo ra chuyên môn hóa cao để nâng cao năng suất lao động, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận
2.3 Các phòng ban
Phòng
Tài chính- kế
toán
- Tham mưu giám đốc doanh nghiệp trong lĩnh vực Tài chính
-Kế toán - Tín dụng của doanh nghiệp
- Kiểm soát bằng đồng tiền các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp theo các quy định về quản
lý kinh tế của Nhà nước và của doanh nghiệp
- Quản lý chi phí của doanh nghiệ
- Thực hiện công tác thanh tra tài chính các đơn vị trực thuộc doanh nghiệp
- Nhiệm vụ Phòng tài chính: tạo vốn, sử dụng vốn, quản lý vốn (chủ yếu là quản lý sự lưu thông, thanh toán và các quan hệ tín dụng)
- Nhiệm vụ phòng kế toán: kế toán sổ sách, tính toán chi phí – kết quả, xây dựng các bảng cân đối, tính toán lỗ lãi, thẩm định kế hoạch, thống kê, kiểm tra việc tính toán, bảo hiểm, thuế
Phòng
Marketing
- Nghiên cứu tiếp thị và thông tin, tìm hiểu sự thật ngầm hiểu của khách hàng
- Lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu
- Khảo sát hành vi ứng sử của khách hàng tiềm năng
- Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu
- Phát triển sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm với các thuộc tính mà
- Thu thập các thông tin về thị trường, hoạch định chính sách sản phẩm, hoạch định chính sách giá cả
- hoạch định chính sách phân phối, hoạch định chính sách hỗ trợ tiêu thụ
Trang 5thị trường mong muốn (thực hiện trước khi sản xuất sản phẩm, xây dựng nhà hàng,….)
- Quản trị sản phẩm (chu kỳ sống sản phẩm): Ra đời, phát triển, bão hòa, suy thoái, và đôi khi là hồi sinh
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược marketing như 4P:
sản phẩm, giá cả, phân phối, chiêu thị; 4 C: Nhu cầu, mong muốn, tiện lợi và thông tin Đây
là kỹ năng tổng hợp của toàn bộ quá trình trên nhằm kết hợp 4P và 4C
Phòng Nhân sự
- Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong Phòng để hoàn thành kế hoạch ngân sách năm, kế hoach công việc của phòng/ban đã được phê duyệt từng thời kỳ
- Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực của toàn doanh nghiệp
- Xây dựng và triển khai kế hoạch lao động, đào tạo hằng năm theo định hướng cả doanh nghiệp
- Xây dựng và triển khai kế hoạch tiền lương , thưởng và các chế độ phúc lợi khác của NLĐ
- Lập kế hoạch nhân sự, tuyển dụng nhân sự, bố trí nhân sự, đánh giá nhân sự, phát triển nhân viên (đào tạo, bồi dưỡng, đề bạt), thù lao, quản lý nhân sự thông qua hồ sơ dữ liệu nhân sự, qua thống kê hoạt động của nhân viên, và hỗ trợ đời sống
Trang 6Phòng Kỹ thuật
- Tham mưu cho Giám đốc quản
lý các lĩnh vực sau:
- Công tác quản lý và giám sát kỹ thuật, chất lượng;
- Công tác quản lý Vật tư, thiết bị;
- Công tác quản lý an toàn, lao động, vệ sinh môi trường tại các
dự án; tìm kiếm, ứng dụng khoa học kĩ thuật vào sản xuất
- Bao gồm tất cả những công việc liên quan đến chuẩn bị kỹ thuật cho sản xuất, chuyển giao công nghệ, quản lý quy phạm, quy trình kỹ thuật, tham gia và trực tiếp xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật, quản lý máy móc, thiết bị, nghiên cứu phát triển kỹ thuật, ứng dụng phương pháp công nghệ mới, thiết kế sản phẩm mới, đề ra chiến lược công nghệ, xây dựng các định mức tiêu hao thiết bị, năng lượng, vật tư,
3 Cách thức triển khai công việc
Trong mô hình tổ chức bộ máy theo sản phẩm, mỗi nhà phụ trách sản phẩm khác nhau sẽ
có cách thức tổ chức, quản lý khác nhau nên mỗi nhóm sản phẩm có sẽ sự độc lập tương đối so với nhau
(1) Giám đốc sẽ trực tiếp giao nhiệm vụ cho các phụ trách sản phẩm theo yêu cầu phát triển quy mô của đơn vị sau khi phương án tổ chức được Ban Giám Đốc công
ty duyệt
(2) Phụ trách các nhóm sản phẩm ra chỉ thị, mệnh lệnh về công tác sản xuất, kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong nhóm phụ trách theo chế độ hiện hành để phục vụ sản xuất
giám đốc
phụ trách các nhóm sản
phẩm
các phòng ban
Trang 74 Ưu và nhược điểm của mô hình
Ưu điểm
Phân bổ nguồn lực và giao nhiệm vụ một cách rõ ràng, cụ thể do có sự phân chia chức năng nhiệm vụ của các phòng ban cho mỗi dòng sản phẩm
Tạo ra sự cạnh tranh giữa các bộ phận mang lại hiệu quả cao trong công việc
Đánh giá kết quả đơn giản và chính xác
Đề xuất dễ dàng và giải quyết tình huống nhanh chóng
Phát huy tối đa cạnh tranh của mỗi sản phẩm
Nhà quản trị cấp cao nhất có thời gian tập trung vào các vấn đề lớn
Am hiểu về nhu cầu và ứng xử nhanh với những thay đổi trong nhu cầu của khách hang
Nhược điểm
Tăng chi phí và nguồn lực do có nhiều bộ phận chức năng
Dễ gây sự tranh giành nguồn lực giữa các bộ phận
Do có tính cạnh tranh nên khó khăn trong việc phối hợp giữa các bộ phận với nhau
Dễ không đạt được mục tiêu toàn doanh nghiệp
Có thể làm giảm hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp
5 Điều kiện áp dụng mô hình tổ chức bộ máy quản trị theo sản phẩm
Với mô hình này thì điều kiện áp dụng phải thỏa mãn cơ bản 3 điều kiện sau:
Đa dạng sản phẩm:
Doanh nghiệp luôn phát triển cải biến, sáng tạo ra nhiều loại sản phẩm từ những sản phẩm truyền thống sẵn có, đồng thời cải biến và nhập ngoại nhiều loại sản phẩm cùng loại, phong phú về chủng loại và mẫu mã từ những sản phẩm thô đến sản phẩm qua chế biến
Tiềm lực tài chính:
Đây là một trong những điều kiện quan trọng giúp cho doanh nghiệp vươn xa hơn
dù sử dụng bất kì mô hình nào và không phải bất kì doanh nghiệp nào cũng đủ tiềm lực tài chính để hoạt động, bởi vậy doanh nghiệp nào có tiềm lực tài chính vững mạnh thì doanh nghiệp đó có cơ hội cao hơn trong hoạt động kinh doanh Tiềm lực tài chính giúp bôi trơn các bước hoạt động của doanh nghiệp (đầu vào, dây chuyền máy móc, nhân công, ban quản lý, ban tổ chức… ), có ưu thế cạnh tranh cao hơn trong thực hiện mục tiêu chiến lược
Khả năng quản lý:
Trang 8- Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà bộ máy quản lý cần hướng tới và đạt được Mục tiêu của bộ máy quan lý phải thống nhất với mục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,
- Xác định cơ cấu tổ chức quản lý theo khâu và cấp quản lý, phụ thuộc vào quy
mô của bộ máy quản lý, hệ thống các chức năng nhiệm vụ đã xác định và việc phân công hợp tác lao động quản lý Trong cơ cấu quản lý có hai nội dung thống nhất nhau, đó là khâu quản lý và cấp quản lý
- Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý là sự định hình các quan hệ của một cơ cấu quản lý trong đó xác định các cấp, các khâu, mối liên hệ thống nhất giữa chúng trong một hệ thống quản lý, về truyền thống có mô hình quản lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mưu và các kiểu phối hợp giữa chúng
- Xây dựng lực lượng thực hiện các chức năng quản lý căn cứ vào quy mô sản xuất kinh doanh, từ đó xác định quy mô của bộ máy quản lý và trình độ của lực lượng lao động và phương thức sắp xếp họ trong guồng máy quản lý, vào mô hình
tổ chức được áp dụng, vào loại công nghệ quản lý được áp dụng, vào tổ chức và thông tin ra quyết định quản lý
6 Ví dụ
sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam VNPT
Trang 9II Mô hình tổ chức bộ máy quản lý theo địa bàn kinh doanh
1 Hình thành các phòng ban
- Nhằm bao phủ thị trường về mặt địa lý
- Mỗi khu vực, địa bàn hành chính đều có địa diện
* Sơ đồ tổ chức bộ máy quản trị theo địa bàn kinh doanh
2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của giám đốc (tổng giám đốc), Giám đốc phụ
trách và các phòng ban
2.1 Tổng giám đốc
là người điều hành chung các hoạt động của công ty của cả 3 miền
Có chức năng nhiệm vụ quyền hạn giống như của giám đốc theo mô hình Tổ chức bộ
máy quản trị theo sản phẩm
2.2 Giám đốc phụ trách khu vực
Tổng giám
đốc
Giám đốc phụ trách khu
vực miền Bắc
Phòng tài chính – kế
toán Phòng marketing
Phòng nhân sự
Phòng kỹ thuật
Giám đốc phụ trách khu vực miền Trung
Phòng tài chính – kế
toán Phòng marketing Phòng nhân sự Phòng kỹ thuật
Giám đốc phụ trách khu vực miền Nam
Phòng tài chính – kế
toán Phòng marketing Phòng nhân sự Phòng kỹ thuật
Trang 10Có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn gần giống với giám đốc tuy nhiên chỉ trong phạm vi khu vực, miền mình giám sát, điều hành
2.3 Các phòng ban ( tương tự mô hình tổ chức bộ máy theo sản phẩm)
3 Triển khai công việc
3 Ưu và nhược điểm của mô hình
Ưu điểm
Có thể đề ra các chương trình hoạt động phù hợp theo đặc điểm nhu cầu của từng khu vục thị trường cụ thể
Có khả năng thích nghi với các thay đổi nhanh về nhu cầu tiêu dung và môi trường kinh doanh trên từng địa bàn
Giảm được chi phí liên quan đến vận chuyển
Sử dụng nguồn lực đã được đào tạo phù hợp với từng khu vực
Khai thác được lợi thế về nguồn lực tại từng khu vực
Nhược điểm
Khó duy trì hoạt động một cách nhất quán ở các khu vực
Đòi hỏi có nhiều cán bộ quản trị
giám đốc
giao nhiệm vụ
trực tiếp cho
các phụ trách
khu vực theo
đặc trưng của
từng địa bàn
sau khi phương
án được ban
giám đốc duyệt
phụ trách khu vực bao quát toàn
bộ thị trường, nhận định, đánh giá tiềm năng
để có kế hoạch triển khai các sản phẩm phù hợp với thị trường giao nhiệm vụ trực tiếp cho các phòng ban trong thị trường phụ trách
các phòng ban
thực hiện các nhiệm vụ do phụ trách khu vực giao theo đúng chức năng
và công việc
