UC01: Login Use Case Description Description Xác nhận và ghi nhận thông tin hàng hóa nhập kho Actor Nhân viên kho, Hệ thống kho, Nhà cung cấp Trigger Hàng hóa được giao đến kho từ nhà cu
Giới thiệu
Mục tiêu
Bản phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho hàng này cung cấp mô tả chi tiết về các chức năng chính và thiết kế thiết yếu của hệ thống.
Các định nghĩa và từ viết tắt
5 CRUD Create/Read/Update/Delete a record in database
Bảng 1: Các từ viết tắt và thuật ngữ
Tham khảo
Bảng 2: Các tài liệu tham khảo
Phân tích yêu cầu
Mô tả dự án
Các đặc điểm nổi bật và những tính năng hệ thống có:
Tự động hóa quy trình kho
Hệ thống quản lý kho giúp tối ưu hóa thời gian cho nhiều giai đoạn khác nhau, giảm thiểu thời gian lao động thủ công và giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành.
Lợi ích của hệ thống này bao gồm việc giảm thiểu công việc thủ công cho người lao động, đồng thời hỗ trợ nhận hàng thông minh thông qua phương pháp cross-docking, cho phép chuyển hàng trực tiếp từ khu vực nhận đến vận chuyển mà không cần lưu kho Bên cạnh đó, hệ thống còn cung cấp nhiều phương thức chọn hàng hiệu quả như FIFO, LIFO, theo lô và theo giỏ hàng.
Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực
Hệ thống quản lý kho giúp con người kiểm soát lượng hàng tồn kho hiệu quả, giảm thiểu tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá nhiều, đồng thời hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện thủ công.
Cập nhật số lượng hàng hóa trong kho theo thời gian thực giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả Sử dụng công nghệ hiện đại như mã vạch và RFID cho phép định vị hàng hóa nhanh chóng Hệ thống hỗ trợ quản lý nhiều kho hàng từ xa một cách chính xác, với dữ liệu được đồng bộ trên toàn hệ thống, tối ưu hóa việc điều phối hàng hóa.
Tối ưu không gian lưu trữ
Hệ thống gợi ý vị trí đặt hàng tối ưu cho từng mặt hàng, phù hợp với kích thước hàng hóa, nhằm giảm thiểu thời gian tìm kiếm và di chuyển.
Hệ thống tự đánh giá năng suất và chất lượng công việc của từng nhân viên, giúp hỗ trợ họ làm việc hiệu quả hơn Từ đó, hệ thống có khả năng phân bổ công việc hợp lý, tối ưu hóa quy trình làm việc cho từng cá nhân.
Theo dõi hiệu suất của nhân viên giúp ghi nhận công việc và thời gian hoàn thành, từ đó lập kế hoạch công việc phù hợp với năng lực của từng nhân viên dựa trên thực tế Điều này không chỉ tối ưu hóa nguồn lực mà còn hỗ trợ chấm công và tính lương cho nhân viên một cách tự động.
So sánh 2 hệ thống thật
Hai Hệ Thống Quản Lý Kho Tồn Phổ Biến Hiện Nay
Hai hệ thống được ứng dụng rộng rãi hiện nay gồm:
1 Hệ Thống ERP (ví dụ SAP)
SAP ERP tích hợp module quản lý kho, kết nối chặt chẽ với quy trình mua hàng, bán hàng và sản xuất Công nghệ mã vạch và RFID cho phép theo dõi hàng hóa theo thời gian thực, trong khi AI và phân tích dữ liệu giúp dự đoán nhu cầu và tối ưu hóa mức tồn kho Hệ thống tự động hóa quy trình nhập/xuất kho, cung cấp cảnh báo đặt hàng và kiểm soát chất lượng hiệu quả Những ưu điểm nổi bật bao gồm độ chính xác cao, giảm chi phí tồn kho, và khả năng mở rộng, phù hợp cho các doanh nghiệp lớn với khả năng tích hợp đa nền tảng.
2 Hệ Thống Đám Mây (ví dụ Zoho Inventory)
Zoho Inventory là giải pháp quản lý kho dựa trên điện toán đám mây, cho phép người dùng truy cập từ bất kỳ thiết bị nào Hệ thống tích hợp IoT giúp giám sát điều kiện kho như nhiệt độ và độ ẩm, trong khi AI tối ưu hóa lộ trình vận chuyển Những tính năng nổi bật bao gồm cập nhật tồn kho theo thời gian thực, tự động đồng bộ đơn hàng với kênh bán, và cảnh báo mức tồn tối thiểu Với ưu điểm triển khai nhanh, chi phí thấp và phù hợp với SMEs nhờ tính linh hoạt và giao diện trực quan, Zoho Inventory là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp.
Các User chính + các chức năng chính của từng user:
Nhân viên kho có nhiệm vụ nhận hàng từ nhà cung cấp, kiểm tra chất lượng hàng hóa để đảm bảo an toàn và không hư hại Họ cần chọn hàng để giao cho khách hàng đúng số lượng và loại mặt hàng đã đặt Định kỳ, nhân viên kho sẽ kiểm tra số lượng hàng tồn để quản lý kho chặt chẽ, hạn chế thâm hụt và mất hàng hóa, đồng thời thực hiện kiểm kê để giảm thiểu tổn thất Hàng hóa cần được cất đúng vị trí đã định sẵn và không được thay đổi vị trí tùy ý Cuối cùng, việc kiểm soát các mặt hàng tồn kho lâu ngày sẽ giúp ngừng sản xuất những mặt hàng không cần thiết và tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu.
Hệ thống quản lý kho không chỉ giám sát người lao động và tiến độ làm việc của nhân viên, mà còn bao gồm các chức năng hỗ trợ cho nhân viên kho Đặc biệt, tính năng Smart Slotting được tích hợp giúp tối ưu hóa việc sắp xếp hàng hóa trong kho, nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành.
Nhân viên bán hàng có trách nhiệm lập đơn hàng và xuất hóa đơn cho khách hàng, đồng thời xử lý các sự cố liên quan đến thông tin đơn hàng khi gửi về kho Họ cũng cần thông báo cho khách hàng khi mặt hàng hết hàng hoặc không còn sản xuất nữa.
Nhà cung cấp cam kết giao đúng chất lượng mặt hàng cho đối tác, đảm bảo không xảy ra tình trạng đánh tráo đơn hàng Đồng thời, khi có mặt hàng mới, nhà cung cấp sẽ thông báo cho đối tác để giới thiệu và khảo sát nhu cầu nhập khẩu mặt hàng đó.
Actors và Use Cases
Diagram 01 – Hệ thống QL kho
Diagram 02 – Quản lý hàng hóa nhà cung cấp
Diagram 03 – Quản lý vận chuyển
Nhân viên kho chịu trách nhiệm nhập, xuất, lưu trữ và quản lý hàng hóa trong kho, sử dụng hệ thống để xác nhận đơn hàng và vị trí hàng hóa Họ ghi nhận thông tin hàng hóa vào hệ thống để cập nhật trạng thái tồn kho và ghi nhận các vi phạm chất lượng, yêu cầu nhà cung cấp xử lý lỗi, đồng thời kiểm tra hàng hóa nhập kho theo tiêu chuẩn chất lượng nhằm cải thiện quy trình sản xuất.
Khách hàng là những người mua sản phẩm hoặc dịch vụ từ hệ thống, có khả năng đặt hàng, theo dõi đơn hàng, thực hiện thanh toán, phản hồi về chất lượng sản phẩm/dịch vụ và yêu cầu hỗ trợ khi gặp vấn đề phát sinh.
6 Nhà vận chuyển Nhận hàng từ kho để giao cho khách hàng, tối ưu hóa đường vận chuyển để giao cho khách một cách nhanh chóng.
# Code Use Case Mô Tả
1 UC01 Nhận hàng Xác nhận và ghi nhận thông tin hàng hóa nhập kho, kiểm tra số lượng, chất lượng qua mã vạch/RFID.
2 UC02 Đảm bảo chất lượng Kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho hoặc xuất kho, đảm bảo đúng tiêu chuẩn.
3 UC03 Cất hàng Xác định vị trí lưu trữ tối ưu trong kho dựa trên kích thước, loại hàng và tần suất sử dụng.
4 UC04 Bổ sung tồn kho Tự động đề xuất đặt hàng khi mức tồn kho đạt ngưỡng tối thiểu, tránh thiếu hụt.
5 UC05 Sản xuất lắp ráp Quản lý nguyên vật liệu cần thiết cho quy trình sản xuất, cập nhật tồn kho sau khi lắp ráp.
6 UC06 Quản lí tồn kho Theo dõi số lượng hàng hóa theo thời gian thực, cảnh báo chênh lệch giữa hệ thống và thực tế.
7 UC07 Chọn hàng Hướng dẫn nhân viên lấy đúng hàng, đúng số lượng từ vị trí kho bằng thiết bị di động.
8 UC08 Smart Slotting Tối ưu hóa vị trí lưu trữ dựa trên dữ liệu bán hàng, giảm thời gian di chuyển trong kho.
9 UC09 Theo dõi lao động Giám sát hiệu suất làm việc của nhân viên (số đơn xử lý/giờ, thời gian hoàn thành nhiệm vụ).
10 UC10 Giao đơn hàng Tích hợp với đơn vị vận chuyển, tự động cập nhật trạng thái giao hàng cho khách hàng.
11 UC11 Tình trạng hàng hóa Giám sát điều kiện bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm) qua cảm biến
IoT, cảnh báo biến động.
# Code Use Case Mô Tả
12 UC12 Cung cấp thông tin SP Hiển thị chi tiết sản phẩm (nguồn gốc, hạn sử dụng) qua hệ thống hoặc ứng dụng di động.
13 UC13 Báo cáo tình trạng đơn Tự động gửi thông báo trạng thái đơn hàng (đã xác nhận, đang giao, hoàn thành) cho khách.
14 UC14 Xử lí sự cố đơn hàng Cảnh báo và đề xuất giải pháp khi đơn hàng bị lỗi (thiếu hàng, sai địa chỉ, hư hỏng).
15 UC15 Xuất hóa đơn mua hàng Tự động tạo hóa đơn điện tử khi xuất kho, đồng bộ với hệ thống kế toán.
16 UC16 Quản lí lịch giao hàng Lập lịch giao hàng tối ưu, phân bổ phương tiện và nhân lực dựa trên địa điểm và khối lượng.
17 UC17 Xử lý vận chuyển hàng hóa Kết nối với hệ thống logistics, tính toán chi phí và lộ trình vận chuyển tối ưu.
2.3 Bảng phân quyền User vs Function
Code Nhân viên kho Nhân viên đặt hàng Hệ thống kho Nhà cung cấp Nhà vận chuyển
Code Nhân viên kho Nhân viên đặt hàng Hệ thống kho Nhà cung cấp Nhà vận chuyển
• Web: Đây có thể là một trang web hoặc ứng dụng web trên máy tính hoặc thiết bị di động, được truy cập thông qua trình duyệt web
• App: Đây là ứng dụng di động được cài đặt trực tiếp trên các thiết bị di động như điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng
• Mobile: Thuật ngữ này có thể ám chỉ cả ứng dụng di động và trang web tương thích với thiết bị di động
Web: JavaScript (với frameworks như React, Angular, hoặc Vue), HTML/CSS
App: Có thể sử dụng Swift hoặc Objective-C cho iOS, Java hoặc Kotlin cho Android.
Các giải thiết và phụ thuộc
• Gói phần mềm hệ thống nổi bật:
Web: Node.js, Express.js, MongoDB (hoặc các cơ sở dữ liệu khác như MySQL,
App: Xcode (cho iOS), Android Studio (cho Android)
Mobile: Xcode hoặc IntelliJ IDEA (cho iOS), Android Studio (cho Android)
Yêu cầu chức năng
UC01: Login
Name Nhận hàng vào kho Code UC01
Description Xác nhận và ghi nhận thông tin hàng hóa nhập kho
Actor Nhân viên kho, Hệ thống kho,
Trigger Hàng hóa được giao đến kho từ nhà cung cấp
Pre-condition Hàng hóa đã được kiểm tra sơ bộ trước khi nhập kho
Post condition Thông tin hàng hóa được cập nhật vào hệ thống
1 Mã vạch phải đúng định dạng
2 Số lượng nhập phải khớp với đơn đặt hàng
3.2 UC02: Đảm bảo chất lượng
Name Kiểm tra chất lượng hàng hóa Code UC02
Description Kiểm tra tiêu chuẩn chất lượng trước khi nhập/xuất kho
Actor Nhân viên kho, Hệ thống kho Trigger Hàng hóa được đưa vào khu vực kiểm tra
Pre-condition Hàng hóa đã được nhận vào kho
Post condition Hàng hóa được phân loại (đạt/không đạt) và cập nhật trạng thái
Main Flow: Login thành công
1 Nhập kết quả kiểm tra
2 Cập nhật trạng thái chất lượng
1 Hàng không đạt chuẩn phải được cách ly
2 Thông báo tự động cho nhà cung cấp nếu hàng lỗi
Name Xác định vị trí lưu trữ Code UC03
Description Tối ưu hóa vị trí lưu trữ dựa trên đặc tính hàng hóa
Actor Nhân viên kho, Hệ thống kho Trigger Hàng hóa đã được kiểm tra chất lượng
Pre-condition Hệ thống có dữ liệu về kích thước và loại hàng
Post condition Chuyển tới trang default với role tương ứng
Main Flow: Login thành công
2 Xác nhận vị trí lưu trữ
1 Hàng dễ vỡ phải lưu trữ ở khu vực riêng
2 Hàng bán chạy ưu tiên vị trí dễ lấy
3.4 UC04: Bổ sung tồn kho
Post condition Đơn đặt hàng được tạo và gửi đến nhà cung cấp
Main Flow: Login thành công
1 Đơn hàng phải được phê duyệt bởi quản lý
2 Thời gian giao hàng dự kiến tự động tính toán
MS01 "Tồn kho sản phẩm X đạt mức tối thiểu Vui lòng đặt hàng."
3.5 UC05: Sản xuất lắp ráp
Name Quản lý nguyên vật liệu sản xuất Code UC05
Description Theo dõi và cập nhật nguyên vật liệu sau quá trình lắp ráp
Actor Nhân viên kho, Hệ thống kho Trigger Bắt đầu quy trình sản xuất
Pre-condition Định mức nguyên vật liệu đã được thiết lập
Post condition Tồn kho nguyên liệu được cập nhật sau khi lắp ráp
Main Flow: Login thành công
1 Nhập số lượng sử dụng
2 Trừ tồn kho nguyên liệu
1 Cảnh báo nếu nguyên liệu không đủ
3.6 UC06: Quản lý tồn kho
Name Kiểm kê tồn kho thời gian thực Code UC06
Description Giám sát số lượng hàng hóa và phát hiện chênh lệch
Actor Nhân viên kho, Hệ thống kho Trigger Thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất
Pre-condition Hệ thống có quyền truy cập dữ liệu tồn kho
1 Chênh lệch >5% phải điều tra nguyên nhân
MS01 "Phát hiện chênh lệch 10% tại khu vực A Vui lòng kiểm tra lại."
Name Hướng dẫn lấy hàng theo đơn Code UC07
Description Hướng dẫn nhân viên lấy đúng hàng từ vị trí kho
Actor Nhân viên kho, Hệ thống kho Trigger Đơn hàng được xác nhận và chuyển sang trạng thái "Chờ lấy hàng"
Pre-condition Đơn hàng đã được xác thực và tồn kho đủ
Post condition Hàng được lấy đúng số lượng và chuyển sang trạng thái "Sẵn sàng giao"
Main Flow: Login thành công
2 Hiển thị lộ trình lấy hàng
1 Ưu tiên lấy hàng theo thứ tự thời gian HSD
2 Cảnh báo nếu hàng hết hạn
MS01 "Hàng Z đã hết hạn Vui lòng không lấy hàng này."
Description Cho phép actor đăng nh p vào h thốngậ ệ
Actor Nhân viên kho, Nhân viên đặt hàng, Hệ thống kho
Trigger Actor bấm nút login
Post condition Chuyển tới trang default với role tương ứng
MS01 “Tên Đăng Nhập và/hoặc Mật Khẩu của bạn không chính xác Vui lòng kiểm tra và thử lại.”
Message thông báo khi actor nh p sai tên đăng nh p/m t khẩuậ ậ ậ
3.9 UC09: Theo dõi lao động
Name Giám sát hiệu suất nhân viên Code UC09
Description Theo dõi số lượng đơn hàng xử lý và thời gian hoàn thành
Actor Quản lý kho, Hệ thống kho Trigger Quản lý kho chấm công nhân viên
Post condition Báo cáo hiệu suất được tạo và lưu trữ
Main Flow: Login thành công
1 Xem báo cáo hiệu suất
1 Cảnh báo nếu hiệu suất dưới 70%
Name Tích hợp vận chuyển và cập nhật trạng thái
Description Đồng bộ thông tin giao hàng với đơn vị vận chuyển
Actor Nhân viên kho, Nhà vận chuyển, Hệ thống kho
Trigger Đơn hàng được đóng gói và sẵn sàng giao
Pre-condition Đơn hàng đã được xác nhận thanh toán
Post condition Trạng thái đơn hàng được cập nhật thành "Đang giao"
Main Flow: Login thành công
2 Gửi thông báo cho khách hàng
MS01 "Đơn hàng #123 đã được bàn giao cho đối tác vận chuyển XYZ."
3.11 UC11: Tình trạng hàng hóa
Name Giám sát điều kiện bảo quản Code UC11
Description Theo dõi nhiệt độ, độ ẩm trong kho bằng cảm biến IoT
Actor Hệ thống kho, Quản lý kho Trigger Cảm biến phát hiện biến động môi trường
Pre-condition Cảm biến IoT được kết nối và hoạt động
Post condition Thông báo cảnh báo nếu điều kiện vượt ngưỡng an toàn
Main Flow: Login thành công
2 Điều chỉnh môi trường kho
1 Lưu nhật ký môi trường hàng ngày
MS01 "Nhiệt độ khu vực B đạt 28°C Vui lòng kiểm tra hệ thống làm mát."
3.12 UC01: Cung cấp thông tin SP
Name Hiển thị thông tin chi tiết sản phẩm Code UC12
Description Cung cấp thông tin nguồn gốc, hạn sử dụng qua ứng dụng
Actor Nhân viên kho, Khách hàng,
Trigger Quét mã QR trên sản phẩm
Pre-condition Sản phẩm đã được đăng ký thông tin trong hệ thống
Post condition Thông tin sản phẩm được hiển thị trên thiết bị di động
Main Flow: Login thành công
1 Mã QR phải được in rõ ràng
3.13 UC01: Báo cáo tình trạng đơn
Name Tự động thông báo trạng thái đơn hàng Code UC13
Description Gửi email/SMS cho khách hàng khi đơn hàng thay đổi trạng thái
Actor Hệ thống kho, Khách hàng Trigger Đơn hàng chuyển trạng thái (ví dụ:
Pre-condition Khách hàng đã cung cấp thông tin liên hệ
Post condition Khách hàng nhận được thông báo kịp thời
Main Flow: Login thành công
1 Cập nhật trạng thái → Tự động gửi thông báo
1 Thông báo phải được gửi trong vòng 5 phút
2 Định dạng email theo chuẩn thương hiệu
MS01 “Đơn hàng #456 đã được giao thành công Cảm ơn quý khách!"
3.14 UC14: Xử lý sự cố đơn hàng
Name Giải quyết lỗi đơn hàng Code UC14
Description Cảnh báo và đề xuất giải pháp khi đơn hàng gặp sự cố
Actor Nhân viên kho, Nhà vận chuyển, Hệ thống kho
Trigger Phát hiện lỗi từ phản hồi khách hàng hoặc hệ thống
Pre-condition Đơn hàng đang ở trạng thái "Lỗi"
Post condition Sự cố được giải quyết và đơn hàng được cập nhật lại
Main Flow: Login thành công
1 Ưu tiên xử lý đơn hàng VIP
2 Tự động gửi bồi thường nếu lỗi do hệ thống
Description Tự động sinh hóa đơn và đồng bộ với hệ thống kế toán
Actor Hệ thống kho, Kế toán Trigger Hàng hóa được xuất kho thành công
Pre-condition Đơn hàng đã được thanh toán
Post condition Hóa đơn được lưu trữ và gửi cho khách hàng
Main Flow: Login thành công
2 Xác nhận gửi hóa đơn
1 Hóa đơn phải đúng mẫu pháp lý
2 Tự động lưu backup trên đám mây
MS01 “Tên Đăng Nhập và/hoặc Mật Khẩu của bạn không chính xác Vui lòng kiểm tra và thử lại.”
Message thông báo khi actor nh p sai tên đăng nh p/m t khẩuậ ậ ậ
3.16 UC16: Quản lý lịch giao hàng
Name Lập lịch giao hàng tối ưu Code UC16
Description Phân bổ phương tiện và nhân lực dựa trên địa điểm và khối lượng
Actor Hệ thống kho, Nhà vận chuyển
Trigger Đơn hàng được xác nhận và chuyển sang trạng thái "Lên lịch giao"
Pre-condition Thông tin địa chỉ giao hàng đầy đủ và chính xác
Post condition Lịch giao hàng được tạo và phân công cho nhà vận chuyển
Main Flow: Login thành công
1 Ưu tiên giao hàng trong cùng khu vực
3.17 UC17: Xử lý vận chuyển hàng hóa
UC02: List users in a division
Post condition Đơn hàng được đóng gói và giao cho đơn vị vận chuyển
Main Flow: Login thành công
1 Tự động so sánh chi phí giữa 3 đối tác
2 Ưu tiên thời gian giao nhanh nhất
Thiết kế hệ thống
Kiến trúc hệ thống
Framework + ngôn ngữ lập trình dùng để phát triển
Thiết kế dữ liệu
Thiết kế cơ sở dữ liệu hay Class Diagram
5 Hệ thống được xây dựng
(liệt kê các chức năng chính yếu của hệ thống)
Giao diện và mô tả
Giao diện và mô tả
6.1 Các chức năng đã hoàn thành
6.2 Các chức năng có thể phát triển
Danh mục từ viết tắt
