Bài giảng - Hệ thống thông tin kế toán ( combo full slides 6 chương )

Mục tiêu môn học• Nhận biết đặc trưng của một hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán • Nắm bắt các công cụ kỹ thuật mô tả hệ thống • Hiểu cách thức tổ chức dữ liệu trong hệ thố

HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN

Đề cương môn học

Chương 1: Tổng quan về HTTTKT

Chương 2: Phương pháp mô tả HTTTKT

Chương 3: Quy trình nghiệp vụ cơ bản trong HTTTKT Chương 4 : Kiểm soát nội bộ trong HTTTKT

Chương 5: Tổ chức thực hiện và vận hành HTTTKT Chương 6: Phần mềm ứng dụng trong kế toán

Thời lượng: 45 tiết (tương ứng 3 TC), trong đó:

9 buổi (5 tiết/buổi)

Mục tiêu môn học

• Nhận biết đặc trưng của một hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán

• Nắm bắt các công cụ kỹ thuật mô tả hệ thống

• Hiểu cách thức tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin

Mục tiêu môn học

• Nắm bắt được các chu trình kinh doanh trong doanh nghiệp và các hoạt động chính trong chu trình cũng như các vấn đề liên quan đến kế toán chu trình

• Hiểu được các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin

kế toán mới và công việc cần thực hiện

• Quy trình đánh giá, lựa chọn và tổ chức sử dụng phần mềm kế toán

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN HỆ THỐNG

THÔNG TIN KẾ TOÁN

MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG

• Nắm được các khái niệm cơ bản về HTTTKT

• Vai trò của HTTTKT trong doanh nghiệp

• Biết được đối tượng nghiên cứu của HTTTKT

• Biết được các thành phần của HTTTKT

1.1 Quá trình hình thành và xu hướng phát triển HTTTKT

1.1 Quá trình hình thành và xu hướng phát triển HTTTKT

1.1.2 Xu hướng phát triển

• HTTT kế toán sẽ không đơn thuần là HTTT xử lý

nghiệp vụ

• Bên cạnh các dữ liệu tài chính còn thu thập thêm các

dữ liệu phi tài chính

• Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán

• HTTT kế toán kết hợp với các hệ thống chức năng khác trong HTTT quản lý trở thành hệ thống hoạch định,

kiểm soát nguồn lực (ERP – Enterprise Resource

Planning) trong doanh nghiệp

• Đối phó nhiều rủi ro phát sinh

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

1.2.1 Khái niệm

Hệ thống là một tập hợp các thành phần có quan hệ với

nhau, tác động nhau nhằm đạt được mục tiêu

Hệ thống thông tin là một hệ thống gồm các thành

phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ

dữ liệu tạo thông tin hữu ích cho người sử dụng

B

A

Mục tiêu

• Hệ thống thông tin(information system) là:

– Một tập hợp của những con người, phần cứng, phần mềm máy tính, mạng lưới trao đổi và nguồn

dữ liệu– Lưu giữ, kết xuất, chuyển hóa và cung cấp thông tin trong tổ chức

– Để đạt được mục đích

 Hệ thống thông tin khác với công nghệ thông

tin như thế nào?

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

1.2.1 Khái niệm

IS v.s IT

– Hệ thống thông tin (information system)

• Bao gồm tất cả những nguồn lực và bộ phận cấu thành cần thiết để cung cấp thông tin và quá trình xử lý thông tin cho tổ chức

– Công nghệ thông tin (information technology)

• Bao gồm những phần cứng và phần mềm máy tính cần thiết để hệ thống có thể hoạt động

• Ví dụ: Công nghệ phần cứng máy tính, phần mềm máy tính

 IS sử dụng IT và một số nguồn lực khác

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

1.2.1 Khái niệm

Một hệ thống sẽ có nhiều hệ thống con tương ứng với các

– Các hệ thống con phải được thiết kế để tối đa hóa khả năng đạt được các mục tiêu của tổ chức

– Cho dù có thể làm ảnh hưởng tới chính hệ thống con

– Ví dụ: Bộ phận sản xuất (một hệ thống con) của một công ty có thể phải bỏ qua mục tiêu giữ

nguyên định mức chi phí nhằm đảm bảo mục tiêu của công ty là cung cấp sản phẩm đúng hạn

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

1.2.1 Khái niệm

 Mâu thuẫn mục tiêu (Goal conflict) xảy ra khi các

hoạt động của hệ thống con không thống nhất với các hoạt động của các hệ thống con khác trong một hệ

thống, hoặc mâu thuẫn với chính mục tiêu của hệ

thống chính

mục tiêu của các hệ thống con là đồng nhất với mục

• Các đặc tính cần thiết của thông tin:

– Phù hợp (Relevance) – Tin cậy (Reliability) – Xác thực (Verifiability) – Đầy đủ (Completeness) – Đúng lúc (Timeliness) – Có thể hiểu được (Understandability) – Có thể truy cập (Accessibility)

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

1.2.1 Khái niệm

• Lợi ích của thông tin

– Giảm sự không chắc chắn– Cung cấp thông tin tốt hơn– Cải thiện năng suất lao động, chất lượng dịch vụ– Cải thiện các quyết định

– Cải thiện khả năng lập kế hoạch và chương trình hoạt động

– Gia tăng lợi thế cạnh tranh

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

1.2.1 Khái niệm

• Chi phí tạo ra thông tin

– Thu thập dữ liệu– Xử lý dữ liệu– Lưu trữ dữ liệu– Cung cấp thông tin cho người dùng

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

1.2.1 Khái niệm

• Thông tin được cung cấp cho:

– Người sử dụng bên ngoài (External users)

• Thông tin bắt buộc: Được yêu cầu bởi các cơ quan quản

lý nhà nước, ví dụ: các báo cáo tài chính; hoặc

• Thông tin cần thiết: Được yêu cầu để tiến hành các hoạt động kinh doanh với các đối tác, ví dụ như đơn đặt

hàng, xin vay vốn

– Người sử dụng nội bộ (Internal Users)

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

1.2.1 Khái niệm

• Người sử dụng tin nội bộ thường sử dụng rất

nhiều thông tin.

• Mục tiêu của việc sử dụng các thông tin này

nhằm đảm bảo lợi ích đạt được phải lớn hơn

chi phí bỏ ra.

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

1.2.1 Khái niệm

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

1.2.1 Khái niệm

Hệ thống thông tin kế toán

(Accounting Information System- AIS)

DN Thực hiện các hoạt động cung cấp hàng hóa dịch vụ có giá trị cho khách hàng

Kế toán Cung cấp các thông tin hỗ trợ hoạch định, thực hiện, kiểm soát, đánh giá các hoạt động của DN

HTTTKT Là một tập hợp gồm các thành phần được sử dụng nhằm thu thập, xử lý và lưu trữ các dữ

liệu cần thiết của quá trình SXKD nhằm cung cấp các thông tin kế toán, tài chính hữu ích cho người sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

Thông tin: DL được sắp xếp lại

cho có ý nghĩa phù hợp với người sử dụng

Thông tin

Dữ liệu

Xử lý dữ liệu: Là quá trình thu

thập, phân loại, tổng hợp, lưu trữ dữ liệu và truyền thông

Một số khái niệm liên quan đến hệ thống thông tin

• Dữ liệu (Data): là các sự kiện thô (raw facts) được thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý bởi một hệ thống thông tin.

• Nhập liệu (Input data): nhập liệu bằng tay hoặc quét tự động để

chuyển dữ liệu theo dạng có thể đọc được trên máy

• Xử lý thông tin (Information processing): ghi nhận, sắp xếp, cập nhật dữ liệu

• Dữ liệu đầu ra (Output data): dữ liệu đã được chuyển hóa thành

thông tin

Các tổ chức thu thập dữ liệu về:

– Những sự kiện xảy ra

– Những nguồn lực bị ảnh hưởng bởi các sự kiện này

– Những đối tượng tham gia vào sự kiện

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

1.2.1 Khái niệm

Dữ liệu vs Thông tin

– Dữ liệu

• Bao gồm những sự kiện và quan sát đơn thuần về hiện tượng hoặc giao dịch kinh tế

• Phản ánh những sự kiện về quá khứ và hiện tại

– Thông tin(information technology)

• Thông tin là dữ liệu đã được xử lý và sắp xếp để cung cấp nội dung có ý nghĩa với người sử dụng.

• Thông thường,thông tin chất lượng tốt có thể mang lại các quyết định tốt hơn

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

1.2.1 Khái niệm

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

Các hoạt động của chu trình chi phí

Các hoạt động của chu trình sản xuất

Các hoạt động của chu trình khác

Tập hợp theo

1 chuỗi các

hoạt động

cùng liên quan đến 1 nội dung

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

Quá trình

SXKD

 Chứng từ

 Tài khoản

 Đối tượng chi tiết

 Báo cáo tài chính

 Báo cáo quản trị

 Sổ kế toán

 Quy trình xử lý

 Phương thức

 Bộ máy kế toán

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

1.2.2 Đặc điểm

Chức năng hệ thống thông tin kế toán

Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động KD của DN

Chức năng HTTTKT

Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích

• Thông tin tài chính cho đối tượng bên ngoài DN

• Thông tin cho việc lập kế hoạch

• Thông tin cho việc kiểm soát thực hiện kế hoạch

• Thông tin cho việc điều hành hoạt động hàng ngày

Kiểm soát

• Tuân thủ qui trình hoạt động KD của DN

• Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin

• Hoạt động xử lý thông tin, đảm bảo chất lượng thông tin

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

1.2.2 Đặc điểm

Các đối tượng sử dụng HTTTKT

• Người sử dụng trực tiếp

• Nhà quản lý

• Chuyên gia tư vấn HTTT kế toán

• Kiểm toán viên

• Người cung cấp dịch vụ kế toán, thuế

(Theo IFAC, Guideline 11, “Information Technology in the Accounting Curriculum, 1995)

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

1.2.3 Vai trò của HTTTKT

• Tự động hoá và tích hợp những qui trình kinh doanh,

sản xuất chính

• Chia sẻ dữ liệu, thông tin trong phạm vi doanh nghiệp

• Cung cấp và truy vấn thông tin trực tuyến

• Mục tiêu của hầu hết các doanh nghiệp là tối

đa hóa giá trị của cổ đông và tối đa hóa giá trị

của khách hàng.

• Vai trò của HTTTKT được thể hiện như thế

nào trong mục tiêu chính của Doanh nghiệp?

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

1.2.3 Vai trò của HTTTKT

• Mục tiêu của chuỗi giá trị:

– xác định năng lực chủ đạo trong kinh doanh của Doanh nghiệp

– để có thể tạo được lợi thế cạnh tranh – và tạo ra giá trị của thành phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng lớn hơn giá trị của các yếu tố cấu thành.

• Giá trị được cung cấp bởi thực hiện một loạt

các hoạt động được gọi là chuỗi giá trị (value

chain) Bao gồm:

– Các hoạt động chính (Primary activities)– Các hoạt động hỗ trợ (Support activities)

• Các hoạt động này còn được gọi là hoạt động

theo “dòng” (“line”) và hoạt động theo “đối

tượng” (“staff”).

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

1.2.3 Vai trò của HTTTKT

• Hoạt động chính bao gồm:

– Vận chuyển bên trong (Inbound logistics)– Sản xuất và cung cấp dịch vụ (Operations)– Vận chuyển bên ngoài (Outbound logistics)– Bán hàng và tiếp thị (Marketing and sales)– Dịch vụ (Service)

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

1.2.3 Vai trò của HTTTKT

• Các hoạt động hỗ trợ bao gồm:

– Hạ tầng doanh nghiệp (Firm infrastructure)– Nhân sự (Human resources)

– Công nghệ (Technology)– Mua hàng (Purchasing)

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

1.2.3 Vai trò của HTTTKT

• Công nghệ thông tin có thể ảnh hưởng đáng kể tới sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động

trên.

• Chuỗi giá trị của một doanh nghiệp có thể

được kết nối với chuỗi giá trị của các khách

hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối của chính

doanh nghiệp đó.

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

1.2.3 Vai trò của HTTTKT

Pharmaceuticals, Inc.

Inbound Logistics Operations Outbound Logistics Marketing & Sales

Service

Smith Supply Co.

Inbound Logistics

Operations Outbound Logistics

Marketing & Sales

Service

Customer Pharmacy Inbound Logistics Operations Outbound Logistics Marketing & Sales

Pharmaceuticals, Inc.

Inbound Logistics Operations Outbound Logistics Marketing & Sales

Service

Smith Supply Co.

Inbound Logistics

Operations Outbound Logistics

Marketing & Sales

Service

Customer Pharmacy Inbound Logistics Operations Outbound Logistics Marketing & Sales

AIS và chiến lược của doanh nghiệp

• Trong kinh doanh, chiến lược:

– Là quan điểm của doanh nghiệp trong việc làm thế nào để cạnh tranh

– Là sự cam kết để thực hiện một chuỗi những hành động này thay vì những hành động khác để đạt

được mục tiêu– Là việc tạo ra vị trí duy nhất và có giá trị liên quan đến những hoạt động khác nhau

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

1.2.3 Vai trò của HTTTKT

AIS VÀ CHIẾN LƯỢC CỦA DOANH NGHIỆP

• Doanh nghiệp:

– Không giới hạn cơ hội đầu tư vào công nghệ

– Giới hạn nguồn lực đầu tư vào công nghệ

• Do đó, doanh nghiệp cần phải xác định hướng đầu tư để thu được lợi ích cao nhất.

• Quyết định đầu tư này đòi hỏi một sự hiểu biết

về chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

AIS VÀ CHIẾN LƯỢC CỦA DOANH NGHIỆP

• Michael Porter chỉ ra rằng có 2 chiến lược

kinh doanh mà các công ty thường áp dụng:

– Chiến lược chuyên biệt hóa sản phẩm

– Chiến lược giá rẻ

AIS VÀ CHIẾN LƯỢC CỦA DOANH NGHIỆP

• Chiến lược chuyên biệt hóa sản phẩm là việc đặt cho sản phẩm một chuẩn mực khác biệt với các

đối thủ cạnh tranh,

• Ví dụ: Sản phẩm xe đua công thức 1: Ferrari

AIS VÀ CHIẾN LƯỢC CỦA DOANH NGHIỆP

• Chiến lược giá rẻ là đưa ra sản phẩm rẻ hơn các đối

thủ cạnh tranh Giá thấp tới mức có thể trong khi sản

phẩm vẫn đảm bảo các tính năng hoạt động hiệu quả

• Ví dụ: Xe Matiz của Daewoo

AIS VÀ CHIẾN LƯỢC CỦA DOANH NGHIỆP

• Porter cũng chỉ ra rằng các công ty phải chọn một chiến lược

trong 3 lựa chọn sau:

– Chiến lược cung cấp đa dạng (Variety-based strategic

position) đưa ra một nhóm các sản phẩm dịch vụ trong lĩnh vực nhất định.

– Chiến lược cung cấp theo nhu cầu (Needs-based strategic

position) Phục vụ phần lớn hoặc tất cả các nhu cầu của một nhóm khách hàng nhất định trong thị trường mục tiêu.

– Chiến lược cung cấp theo khả năng tiếp nhận

(Access-based strategic position) Phục vụ đối tượng khách hàng với những đặc điểm riêng biệt như vị trí địa lý hoặc số lượng

khách hàng

AIS VÀ CHIẾN LƯỢC CỦA DOANH NGHIỆP

• Lựa chọn một chiến lược rất quan trọng bởi nó giúp

doanh nghiệp tập trung nỗ lực vào một mục tiêu thay

vì cố gắng làm mọi thứ cho tất cả mọi người

• Một điều rất quan trọng là doanh nghiệp phải thiết kế các hoạt động của mình sao cho có sự bổ sung, hỗ trợ lẫn nhau để đạt được chiến lược đã chọn Kết quả của việc làm này là sự phối hợp mà các đối thủ cạnh tranh rất khó có thể làm theo

AIS VÀ CHIẾN LƯỢC CỦA DOANH NGHIỆP

• AIS có thể giúp một công ty lựa chọn và duy

trì vị trí chiến lược của mình.

– Yêu cầu những dữ liệu phải được thu thập trong

từng hoạt động

– Yêu cầu sự thu thập và tích hợp của cả dữ liệu tài

chính và phi tài chính

AIS và việc ra quyết định

• Nhà quản trị ở các cấp khác nhau thì tính chất

của thông tin yêu cầu khác nhau

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

1.2.3 Vai trò của HTTTKT

Người thực

hiện

Nhà quản lý bậc trung

Nhà quản lý

lược Tổng hợp

Tác nghiệp, vận

hành Tính chất của thông tin

Nhà quản lý cấp cao

Dòng thông tin và các cấp độ HTTT

Dự

toán

Báo cáo

• Có rất nhiều cấp độ của cấu trúc sử dụng trong việc ra quyết định:

– Quyết định có cấu trúc (structured decisions)

– Quyết định bán cấu trúc (Semistructured

• Có nhiều phạm vi mà ảnh hưởng của quyết định:

Quyết định tác nghiệp (Occupational control decisions)

• Liên quan tới hiệu quả của một nhiệm vụ cụ thể

• Thường theo diễn ra hàng ngày

Quyết định quản lý (Management control decisions)

• Liên quan tới sử dụng các nguồn lực để đạt được mực tiêu của doanh

nghiệp.

Quyết định chiến lược (Strategic planning decisions)

• Trả lời cho loại câu hỏi: “chúng ta cần làm gì khi chúng ta ở một gian

đoạn nhất định”

• Liên quan tới việc thiết lập

– Mục tiêu của doanh nghiệp – Chính sách để đạt được các mục tiêu trên.

AIS VÀ VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH

• Thông thường, các nhà quản lý cấp cao trong một

doanh nghiệp thường phải đưa ra:

– Các quyết định ít tính cấu trúc

– Các quyết định có phạm vi rộng (vd., Kế hoạch chiến lược)

• Các nhà quản lý cấp thấp hơn trong một doanh

nghiệp thường phải đưa ra:

– Các quyết định có tính cấu trúc

– Các quyết định tác nghiệp

AIS VÀ VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH

• AIS hỗ trợ trợ cho việc ra quyết định:

– Cung cấp thông tin phù hợp, kịp thời

– Cung cấp thông tin có độ chính xác cao

– Nhà quản trị có cái nhìn tổng quan hơn về hoạt

động của tổ chức

AIS VÀ VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH

• Tổ chức có thể được thiết kế theo mô hình chức năng (Functional Perspectives), hoặc theo mô hình quy

trình kinh doanh (Process Perspectives)

AIS và mô hình thiết kế của doanh nghiệp

1.2 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của HTTTKT

1.2.3 Vai trò của HTTTKT